TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS DE OFICINA
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TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS DE OFICINA - Ma. Dolores Pérez Rodríguez
ÍNDICE
Créditos
Prólogo
UNIDAD 1: TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS DE OFICINA PARTE 1
Tema 1.1: La Empresa, los Flujos de Información y la Actividad
01. La Empresa
02. Los Flujos de Información
03. Tipos de Empresa
04. Lo Que Hemos Aprendido
Tema 1.2: La Comunicación y la Empresa
01. La Comunicación
02. El Proceso de Comunicación y los Elementos Que Intervienen
03. Importancia de la Calidad de las Comunicaciones
04. La Comunicación Verbal
05. La Comunicación No Verbal
06. La Comunicación en la Empresa
07. Lo Que Hemos Aprendido
Tema 1.3: La Comunicación Oral y Escrita en la Empresa
01. La Comunicación Oral
02. Normas de Comunicación Oral Más Habituales en la Empresa
03. La Comunicación Telefónica
04. Consejos Prácticos para el Correcto Uso del Teléfono
05. La Comunicación Escrita
06. Otras Formas de Comunicación: Redes Sociales
07. Lo Que Hemos Aprendido
Tema 1.4: Estructura y Organización Interna de la Empresa
01. Estructura y Organización Interna I
02. Estructura y Organización Interna Ii
03. Estructura y Organización Interna Iii
04. Circuitos Documentales
05. Adaptabilidad de las Estructuras Organizativas
06. Lo Que Hemos Aprendido
Tema 1.5: Los Impresos y Documentos
01. Los Impresos y Documentos
02. Contenido de los Impresos
03. Clases de Impresos y Documentos
04. Normalización de Impresos y Documentos
05. Acceso Electrónico y Digitalización de Documentos
06. Lo Que Hemos Aprendido
Tema 1.6: Documentos Relacionados con la Compra-Venta
01. El Pedido
02. Recepción de Mercancías
03. Facturación
04. Lo Que Hemos Aprendido
Tema 1.7: Las Operaciones Comerciales y Otras
01. Las Operaciones Comerciales y Otras
02. Cheques
03. El Pagaré
04. La Letra de Cambio I
05. La Letra de Cambio Ii
06. Lo Que Hemos Aprendido
Tema 1.8: Organización del Trabajo Contable. Los Libros de Contabilidad
01. Libros Contables Obligatorios y Auxiliares
02. El Libro Auxiliar de Caja
03. El Libro Auxiliar de Bancos
04. Los Libros Auxiliares de Clientes y de Proveedores
05. Otros Libros Auxiliares
06. Lo Que Hemos Aprendido
Tema 1.9: Contabilidad y Nociones del Patrimonio Empresarial
01. Concepto de Contabilidad
02. Clases de Contabilidad
03. Diferencias entre Contabilidad General y Contabilidad Analítica
04. Obligatoriedad de la Contabilidad
05. El Esquema Representativo del Patrimonio
06. El Inventario
07. Los Elementos Patrimoniales
08. Idea de las Masas Patrimoniales: Activo, Pasivo y Patrimonio Neto
09. Lo Que Hemos Aprendido
Tema 1.10: Principios Básicos de Contabilidad
01. Balances: Tipos
02. Significado Financiero del Activo y del Pasivo
03. Situaciones Patrimoniales
04. Las Cuentas. la Teoría del Cargo y del Abono
05. Métodos de Contabilidad: Partida Doble
06. Los Hechos Contables y sus Clases
07. Los Libros de Contabilidad
08. Ejemplo Resuelto
09. Lo Que Hemos Aprendido
Tema 1.11: El Plan General de Contabilidad
01. Marco Conceptual I
02. Marco Conceptual Ii
03. Normas de Registro y Valoración
04. Cuentas Anuales
05. Cuadro de Cuentas
06. Lo Que Hemos Aprendido
Tema 1.12: Definiciones y Relaciones Contables: Compras y Ventas
01. Grupo 6. Compras y Gastos
02. Grupo 7. Ventas e Ingresos
03. Documentos Asociados a Operaciones de Compra y Venta
04. Lo Que Hemos Aprendido
Tema 1.13: El Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA)
01. El Impuesto sobre el Valor Añadido (Iva)
02. La Contabilización del Iva
03. Resumen del Iva del Ejercicio Económico
04. El Recargo de Equivalencia (Re)
05. Lo Que Hemos Aprendido
Tema 1.14: Demás Gastos e Ingresos del Ejercicio
01. Gastos e Ingresos de Explotación
02. Gastos e Ingresos Financieros
03. Subvenciones, Donaciones y Legados
04. Gastos e Ingresos Excepcionales
05. Lo Que Hemos Aprendido
Tema 1.15: Gastos de Personal
01. Gastos de Personal
02. Sueldos y Salarios
03. Seguridad Social a Cargo de la Empresa
04. Sueldos Anticipados y Remuneraciones Pendientes de Pago
05. Contabilización de Una Nómina
06. Lo Que Hemos Aprendido
UNIDAD 2: TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS DE OFICINA PARTE 2
Tema 2.1: El Sistema Fiscal
01. Ordenamiento Tributario
02. Clases de Tributos
03. Conceptos Impositivos
04. Impuestos Directos e Indirectos
05. Lo Que Hemos Aprendido
Tema 2.2: Impuestos que Gravan la Actividad
01. Impuesto de Actividades Económicas
02. Impuesto sobre el Valor Añadido I
03. Impuesto sobre el Valor Añadido Ii
04. Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas I
05. Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas Ii
06. Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas Iii
07. Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas Iv
08. Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas V
09. Impuesto sobre Sociedades
10. Lo Que Hemos Aprendido
Tema 2.3: Formalización del Contrato de Trabajo
01. Concepto
02. Forma
03. Duración y Período de Prueba
04. Lo Que Hemos Aprendido
Tema 2.4: El Contrato Indefinido
01. Introducción
02. Contratos Indefinidos
03. Transformación de Contratos Temporales en Indefinidos
04. Lo Que Hemos Aprendido
Tema 2.5: Modalidades de Contratación Laboral
01. Contratos de Duración Determinada
02. Contrato de Trabajo para la Formación y el Aprendizaje
03. Contrato en Prácticas
04. Lo Que Hemos Aprendido
Tema 2.6: El Salario y sus Complementos
01. Salario. Salario Mínimo Interprofesional
02. Requisitos Formales
03. Modelo Oficial de Nómina o Recibo de Salarios
04. Lo Que Hemos Aprendido
Tema 2.7: Complementos Salariales
01. Complementos Salariales
02. Lo Que Hemos Aprendido
Tema 2.8: Gratificaciones Extraordinarias
01. Gratificaciones Extraordinarias
02. Lo Que Hemos Aprendido
Tema 2.9: Incentivos
01. Incentivos
02. Lo Que Hemos Aprendido
Tema 2.10: Devengos Extrasalariales
01. Devengos Extrasalariales
02. Lo Que Hemos Aprendido
Tema 2.11: Cotización a la Seguridad Social
01. Cotización
02. Afiliación de los Trabajadores a la Seguridad Social
03. Altas de los Trabajadores a la Seguridad Social
04. Bajas y Modificaciones de los Trabajadores a la S.S.
05. Libro de Visitas de la Inspección de Trabajo
06. Lo Que Hemos Aprendido
Tema 2.12: Prestaciones de la Seguridad Social
01. Incapacidad Temporal
02. Riesgo durante el Embarazo
03. Riesgo durante la Lactancia Natural
04. Maternidad
05. Paternidad
06. Incapacidad Permanente
07. Lo Que Hemos Aprendido
Tema 2.13: El Archivo. Clasificación. Sistemas de Archivo
01. Concepto de Archivo
02. Finalidad e Importancia del Archivo
03. Fases de Elaboración de un Archivo
04. Organización y Clasificación de un Archivo de Oficina
05. Acceso al Archivo de Oficina
06. Normas de Conservación de Documentos
07. Reproducción Mecánica de Documentos
08. Destrucción de Documentos
09. Sistemas de Clasificación
10. Clasificación Nominativa
11. Clasificación Geográfica
12. Clasificación por Materias y Asuntos
13. Clasificación Numérica
14. Clasificación Cronológica y Mixta
15. Clasificación Decimal Universal
16. Ventajas e Inconvenientes de los Distintos Sistemas de Clasificación
17. Expedientes y Tipos de Carpetas
18. Mobiliarios y Ficheros
19. Archivo mediante Microfilme
20. Archivos Informáticos
21. Instalaciones y Medidas de Seguridad
22. Lo Que Hemos Aprendido
Glosario
Bibliografía
TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS DE OFICINA
El contenido de este manual es propiedad de:
ICB. S.L. (Interconsulting Bureau S.L.)
Avda. Ortega y Gasset, 198
P.I. Alameda 29006 – MALAGA
Tfno: 902 33 99 00
www.icbeditores.com
CÓDIGO: TRMAIC002074
ISBN: 978-84-9021-422-0
ISBN EPUB: 978-84-9021-648-4
DEPÓSITO LEGAL:
No está permitida la reproducción total o parcial del presente manual bajo cualquiera de sus formas gráficas o audiovisuales sin la autorización previa y por escrito de los titulares del depósito legal.
Impreso en España - Printed en Spain
PRÓLOGO
La profunda experiencia de profesionales dedicados a la enseñanza ha hecho posible la elaboración de este manual. Se caracterizan por su hondo conocimiento sobre las necesidades del alumnado, por el uso de una innovadora metodología de aprendizaje así como por aplicar diferentes técnicas de motivación garantizando de este modo el éxito de la formación que imparten.
El propósito de este manual es el de ser una guía útil para el aprendizaje, siendo eminentemente práctica y didáctica.
La estructura del manual en módulos, temas y epígrafes facilita la comprensión de los contenidos, que pueden estar apoyados por ilustraciones, esquemas, resúmenes, bibliografía, glosario,…
Además, también puede incluir diferentes tests, cuestionarios de evaluación, actividades o casos prácticos con el objeto de que el alumno asimile los conceptos teórico-prácticos del curso.
Para lograr la calidad educativa se ha precisado del asesoramiento de pedagogos, profesionales de la enseñanza y expertos conocedores en cada una de las disciplinas, con el objeto de que el resultado final sea óptimo y el más apropiado a las necesidades educativas.
Desde la humildad del formador, queremos aportar a este apasionante mundo en el que vivimos, caracterizado por profundos cambios tecnológicos, de mentalidad y de actitud ante los acontecimientos, herramientas que faciliten la adaptación a un futuro condicionado por el cambio continuo.
Por último, agradecer la colaboración de todos los compañeros en este proyecto, sin la cual éste no habría sido una realidad.
UNIDAD 1.1
TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS DE OFICINA PARTE 1
La Empresa, los Flujos de Información y la Actividad
La Empresa
Los Flujos de Información
Tipos de Empresa
LA EMPRESA
Si nos preguntasen: ¿sabes qué es una empresa? Contestaríamos que sí, pero ¿sabríamos explicarlo?
El concepto de empresa es un concepto muy amplio y diversificado, lo cual dificulta su definición. Pues bien, en este tema nos vamos a dedicar a su estudio.
CONCEPTO DE EMPRESA
Definimos la empresa de la siguiente forma: la empresa es la unidad económica de producción básica, es decir, combina distintos factores del entorno, tales como, tierra, trabajo y capital, en unas cantidades determinadas, para la producción, hacia el entorno, de bienes y servicios, con el ánimo de alcanzar unos objetivos definidos, bajo la dirección y supervisión del empresario
.
El Sistema Empresa
De la anterior definición podemos decir que la empresa se dedica a producir todos aquellos bienes y servicios que necesitamos, desde la botella de leche que compramos diariamente hasta el corte de pelo que nos hacemos de vez en cuando.
Para todo ello, la empresa requiere de unas materias primas, por ejemplo, los minerales extraídos de las minas, un abogado para representar a un acusado y el dinero de un capitalista.
Todo ello dirigido por el empresario, el cual establece qué hay que hacer, cómo, cuándo, etc.
Con todo ello, nos damos cuenta que la empresa se relaciona continuamente con el entorno, puesto que éste le proporciona los factores productivos y le dice qué es lo que necesitan para que la empresa lo produzca.
FACTORES PRODUCTIVOS
Los factores productivos son: tierra, trabajo y capital, sirven para que la empresa pueda funcionar y conseguir sus objetivos.
Por lo tanto, para la obtención de bienes y servicios la empresa emplea los siguientes factores:
Tierra: utilizamos este término de forma general, incluyendo el conjunto de recursos naturales imprescindibles para la producción, sin los que la organización empresarial no podría trabajar. Por ejemplo: la tierra, la energía eléctrica y el agua.
Trabajo: formado por las personas que se encuentran dentro de la empresa aportando su esfuerzo y afán, tanto físico como intelectual, para la obtención de bienes y prestación de servicios. Las personas que forman parte de la empresa son los trabajadores y el empresario.
Capital: este factor está constituido por las inversiones que se introducen en la empresa, como son: el dinero físico, las acciones y los bonos, además por los edificios, las máquinas, las patentes, las marcas, etc., y todos aquellos bienes que se utilizan para producir otros bienes.
ELEMENTOS
Se consideran elementos de una empresa a todos aquellos que de manera directa o indirecta influyen en el funcionamiento de la misma, es decir, aquellos que van a utilizar los factores productivos.
Básicamente nos encontramos con los siguientes:
Empresario: órgano individual o colectivo que establece los objetivos empresariales y toma las decisiones oportunas para alcanzarlos. Hemos de diferenciar entre los accionistas, quienes arriesgan su dinero percibiendo a cambio unos beneficios, y los directivos, quienes administran la empresa.
Trabajadores: es el conjunto de personas que aportan a la empresa su esfuerzo físico o intelectual para la consecución de los objetivos empresariales, a cambio de una retribución salarial.
Tecnología: es el conjunto de procesos productivos y técnicas para la obtención de bienes y servicios, por ejemplo, los ordenadores, las máquinas, etc.
Proveedores: son personas o empresas que proporcionan bienes o servicios que son imprescindibles para la actividad empresarial, por ejemplo: materias primas, etc.
Clientes: son personas o empresas que compran los bienes producidos o los servicios prestados por la empresa.
Competencia: conjunto de empresas que producen o prestan los mismos bienes o servicios y con las cuales se ha de luchar constantemente para atraer y retener a los clientes.
Organismos públicos: son el Estado Central, los Organismos Autonómicos y los Ayuntamientos, los cuales condicionan la actividad de la empresa a través de normas fiscales, laborales, etc.
Elementos de la Empresa
FUNCIONES
Para la obtención de los objetivos empresariales es muy importante que los factores y los elementos productivos estén interrelacionados y organizados, no vale que trabajen por sí solos han de formar un todo unitario y desarrollar una serie de funciones, y todo ello en permanente interrelación con el entorno.
Las funciones empresariales son seis: función de dirección y gestión, función productiva, función financiera, gestión de los recursos humanos, función comercial y función administrativa.
Vamos a comentarlas brevemente:
Funciones de la Empresa
FUNCIÓN DE DIRECCIÓN Y GESTIÓN
La función de dirección es muy importante, debido a que es un proceso que trata de lograr los objetivos que la organización se ha marcado.
Tareas de la Función de Dirección y Gestión
La función de dirección y gestión se divide en las tareas de planificación, organización, coordinación y control:
Planificación: es un proceso de toma de decisiones por anticipado, tanto de los objetivos empresariales como de las acciones a realizar para su consecución, de la empresa como de cada unidad de la misma.
Es decir, qué se desea conseguir, qué debe hacerse para lograrlo, cómo, dónde, quién y cuándo se hará.
Organización: comprende una serie de actividades a través de las cuales todos los elementos de la empresa se encuentran coordinados, mediante la división de funciones y del trabajo a través de una jerarquía de autoridad.
Coordinación: supone ajustar la acción de las personas, máquinas y todo el conjunto de la empresa, de forma que cada una contribuya en tiempo oportuno a un fin común.
Control: estudia si se han logrado o no los objetivos perseguidos.
Si no se han alcanzado los resultados establecidos por la planificación, realiza los cambios oportunos para que eso no ocurra de nuevo y poder conseguir así el objetivo deseado.
FUNCIÓN PRODUCTIVA
La función productiva o técnica es el conjunto de actividades que hemos de desarrollar para obtener bienes o prestaciones de servicios.
Imaginemos por ejemplo, una cadena de producción de coches, donde se llevan a cabo un montón de tareas hasta que se produce un coche completo.
La función productiva se desarrolla en tres etapas: preparación, ejecución y control.
Etapa de preparación: requiere organizar todos los materiales necesarios para hacer un coche desde las ruedas al motor.
Etapa de ejecución: supone hacer el coche.
Etapa de control: es comprobar que el coche funciona.
FUNCIÓN FINANCIERA
La función financiera se encarga de conseguir los recursos económicos y financieros necesarios para que la actividad empresarial pueda llevarse a cabo.
Es decir, consigue el dinero imprescindible para poder adquirir maquinaria, pagar los salarios, comprar materia prima, etc.
GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS
La gestión de los recursos humanos aporta las personas necesarias para la empresa e incide en sus conductas, orientándolas hacia la consecución de los objetivos de la empresa. Por lo tanto, se encarga de seleccionar, contratar, formar, ascender y motivar al personal de la organización.
Por ejemplo, en la cadena de producción de coches hace falta una persona que les ponga las ruedas, el departamento de recursos humanos seleccionará a un trabajador, lo contratará, le explicará lo que tiene que hacer y le motivará a realizar su trabajo de la mejor forma posible.
FUNCIÓN COMERCIAL
La función comercial se divide en dos partes. Una parte, es la venta de productos o prestación de servicios, y otra parte, la compra de materiales necesarios para la producción del bien o prestación del servicio en cuestión.
Por ejemplo, se encargará de comprar los neumáticos al mejor precio y también de vender los coches al mayor número posible de compradores, a través de la publicidad y otros medios de marketing.
FUNCIÓN ADMINISTRATIVA
La función administrativa controla toda la documentación que entra y sale de la empresa, desde las facturas de proveedores hasta la elaboración de las nóminas del personal.
OBJETIVOS DE LA EMPRESA
Todo el mundo tiene sus propias metas u objetivos, por ejemplo para un estudiante universitario es licenciarse, para un desempleado conseguir un puesto de trabajo y para un niño de 5 años aprender a leer.
Entonces, ¿cuáles son los objetivos de una empresa?
Los objetivos los podemos clasificar en:
Objetivos de rentabilidad: que centran a la empresa en la consecución del máximo beneficio, a través del control de gastos e ingresos.
Objetivos de crecimiento: la empresa intentará extenderse en el mercado mediante nuevos productos, nuevos servicios y nuevos mercados.
Objetivos sociales: en el mundo actual las posibilidades de trabajo, consumo, realización personal e integración social de la mayoría de los individuos dependen de las empresas. Por ello, la empresa tiene una amplia responsabilidad respecto de la sociedad.
LOS FLUJOS DE INFORMACIÓN
Llegados a este punto ya sabemos lo que es una empresa, los factores productivos, los elementos, funciones y objetivos, pero nos falta su arteria principal: la información.
La información fluye como la sangre por el cuerpo humano, sin ella no podría funcionar. Por lo tanto, si no sabemos lo que debemos fabricar o si no sabemos cómo hacerlo, no sirve de nada tener la última tecnología.
CONCEPTO
Cuando en un momento determinado de nuestras vidas tenemos que decidirnos por una opción, por ejemplo, realizar un curso de formación profesional ocupacional o buscar trabajo, ante esta situación lo que intentamos es reunir la máxima información posible, es decir, del curso nos informamos si es o no interesante y si me va a permitir luego conseguir un puesto de trabajo.
Con respecto a la búsqueda de empleo intentamos informarnos a través de los periódicos y amigos si hay o no oferta de empleo.
Una vez tengamos toda esa información nos decidiremos por una u otra opción, puesto que hemos reducido la incertidumbre inicial que teníamos.
Todo lo anteriormente expuesto lo podemos trasladar a la empresa, puesto que se han de tomar decisiones y recopilar información suficiente para ello. Por ejemplo, la empresa debe decidir si fabricar coches u ordenadores, si vender sus productos en Andalucía o en toda España, etc.
Por consiguiente, la información es necesaria para la toma de decisiones, así como para la comunicación entre los miembros de la organización y su entorno.
La empresa lo que hace es tomar una determinada información, es decir, captarla, procesarla y emitirla, así produce otra información de mayor valor para la toma de decisiones.
Por lo tanto, la información en la empresa permite el desarrollo de su actividad y facilita su supervivencia.
El Sistema de Información-Decisión-Acción
No debemos confundir la información con la comunicación, puesto que la comunicación nos permite la posibilidad de devolver
o regular
el mensaje recibido, mientras que la información tan sólo es un flujo dirigido de datos
que pasa a través del canal de la comunicación.
Desde un punto de vista estático, la información es un conjunto de datos elaborados, de forma que tienen significado para alguien en un momento determinado.
Desde un punto de vista dinámico, es la transmisión de datos a través de un canal de comunicación a un usuario.
Y un dato es el elemento de conocimiento que carece de significado por sí mismo si está fuera de contexto, por ejemplo, árbol.
Los flujos de información son necesarios para que la empresa desempeñe su actividad, es decir, para que sus miembros puedan conocer los datos que les permitan tomar sus decisiones y puedan comunicarse entre sí para desarrollar sus funciones y permitir el logro de los objetivos fijados.
Un flujo de información, por ejemplo, sería la tarifa de precios de uno de mis proveedores de neumáticos, la cual pasa por el departamento comercial y el administrativo.
TIPOS DE FLUJO DE INFORMACIÓN
Los flujos de información hacen referencia a las direcciones y sentidos en que se transmite la información y se pueden clasificar de la forma siguiente (Bueno Campos, 1996):
POR SU DIRECCIÓN
Flujos descendentes: relaciones de autoridad entre jefes y subordinados.
Flujos ascendentes: relaciones de control de resultados entre subordinados y superiores.
Flujos horizontales: relaciones de coordinación o de desempeño de tareas en equipo entre miembros del mismo nivel jerárquico.
POR SU DEFINICIÓN
Flujos formales: relaciones definidas y comunicadas a los miembros.
Flujos informales: relaciones interpersonales de comunicación que se producen entre los miembros.
POR SU FUNCIÓN
Flujos de planificación: relaciones informativas entre los miembros para la elaboración de los planes, programas y presupuestos de la empresa.
Flujos de decisión: relaciones informativas orientadas a la elección económica para lograr los objetivos pretendidos por la empresa.
Flujos de control: relaciones informativas para seguir las acciones anteriores y poder tomar decisiones correctoras que permitan asegurar el logro de los objetivos.
ELEMENTOS DEL FLUJO DE INFORMACIÓN
Los elementos que componen el flujo de información son:
Elementos humanos: captan, procesan, almacenan y proporcionan datos e informaciones a los usuarios que los demanden, en cualquier nivel de la organización, por ejemplo, la recepcionista y un cliente de la empresa.
Elementos materiales: se utilizan para la captación, tratamiento, almacenaje y transmisión de datos e información, por ejemplo, fichas, documentos, archivos, ordenadores, teléfono, etc.
Procedimientos, métodos y técnicas: tratan los datos y obtienen las informaciones.
La información: conjunto de datos estructurados de acuerdo a los mensajes a comunicar.
TIPOS DE EMPRESA
Las empresas las podemos clasificar según al sector de actividad al que se dedica:
Sector primario: son las empresas que se dedican a la extracción de productos naturales o con alguna transformación, son de este tipo las explotaciones agrarias, ganaderas y forestales, la minería, la pesca, etc. A las empresas de este sector se las denomina extractivas.
Sector secundario: son las empresas que se dedican a la adquisición de bienes al sector primario, básicamente, para luego transformarlos en otros bienes, por ejemplo, una fábrica de embutidos o una fábrica de coches. A las empresas de este sector se las denomina industriales o productivas.
Sector terciario: incluye las empresas que adquieren productos del sector secundario y los venden a terceros, por ejemplo, un concesionario de coches. También aquellas que prestan servicios, por ejemplo, una academia o un hospital. A las empresas de este sector se las denomina comerciales y de servicios.
En los países desarrollados el sector más importante es el terciario, mientras que en los países menos desarrollados es el sector primario y a medida que sus economías mejoran, la importancia del sector terciario también.
Según el tamaño de la empresa:
Microempresa: son aquellas que cuentan con un máximo de hasta 10 trabajadores y generalmente son de propiedad individual. No vende grandes volúmenes, ni necesitan un gran capital para funcionar, aunque no quiere decir que no sea importantes en el mercado, todo lo contrario, puede ser un primer paso para un gran proyecto
Pequeñas empresas: se define como aquella que ocupa a menos de 50 personas, tienen como objetivo ser rentables e independientes, no poseen una elevada especialización en el trabajo, su actividad no es intensiva en capital y sus recursos financieros son limitados.
Medianas Empresas: son aquellas que poseen entre 50 y 250 trabajadores, suelen tener áreas más definidas, con responsabilidades y funciones bien delimitadas. Los procesos suelen estar automatizados.
Estos tres tipos de empresas forman las denominadas PYME (las microempresas y las pequeñas y medianas empresas), vitales para la promoción del empleo y la competitividad, siendo motores de la economía de un país.
Grandes empresas: son aquellas que tienen más de 250 trabajadores, generalmente tienen instalaciones propias, sus ventas son millonarias y sus trabajadores están sindicalizados. Además, estas empresas tienen posibilidades de acceder a préstamos y créditos con facilidad, incluso con entidades financieras internacionales.
En función de la forma jurídica, siendo las más comunes:
Empresario individual o autónomo: Persona física que realiza cualquier actividad empresarial por su cuenta y riesgo, no es exigible legalmente capital mínimo para iniciarla. La principal desventaja es que responde con su patrimonio personal, presente o futuro, de las deudas generadas en su actividad frente a terceros.
Frente a este claro inconveniente, se ha creado otra figura denominada emprendedor de responsabilidad limitada: Nueva figura que responde limitadamente bajo determinadas condiciones.
Comunidad de Bienes: Contrato por el cual la propiedad de una cosa o de un derecho pertenece proindiviso a varias personas.
Sociedad Civil: Contrato por el que dos o más personas ponen en común capital, con el fin de desarrollar una actividad empresarial y repartir entre si las ganancias. Realizan la actividad por su cuenta y riesgo, tampoco es exigible legalmente capital mínimo.
Sociedad Mercantil: Se caracterizan por la delimitación de la responsabilidad de los socios frente a las deudas de la empresa. La legislación exige capital mínimo para su constitución, en el caso de las sociedades de responsabilidad limitada sería de 3.000 € estando dividido en participaciones y en el caso de las anónimas sería de 60.000 €, hablamos ya de acciones.
Son menos comunes, pero igualmente sociedades mercantiles, las sociedades limitadas de formación sucesiva, sociedades limitadas de nueva empresa, sociedades laborales (tanto de responsabilidad limitada como anónima, donde los trabajadores tienen un protagonismo especial, que les viene dado por su participación en el capital), sociedades colectivas, comanditarias, de garantía recíproca, agrupaciones de interés económico o entidades de capital riesgo.
Por último nombrar a las Cooperativas igualmente sociedades mercantiles constituidas por personas que se asocian, en régimen de libre adhesión y baja voluntaria, para realizar actividades empresariales, encaminadas a satisfacer sus necesidades y aspiraciones económicas y sociales, con estructura y funcionamiento democrático. Son los Estatutos los que fijarán el capital social mínimo. Existen las de primer y segundo grado. Las más conocidas son las cooperativas agrarias.
La realidad del marco de actuación de las empresas hoy en día, es significativamente diferente de la tónica que hasta épocas muy recientes prevalecía en nuestro país. Más allá del tipo de empresa, o de su estructura, debemos pensar que todo tuvo un principio, y que detrás de la panadería, de un pequeño hostal o de un despacho de abogados, hay alguien que pensó que podía aportar algo más y decidió autoemplearse. Puede ser una forma de integrarse en el mercado laboral, aunque por supuesto no la única, para emprender hay que estar dispuesto a asumir riesgos. Todo comienza con una idea, sólo hay que confiar y destacar entre el montón. Estudios demuestran que a más formada que está la población más fácilmente florece el espíritu empresarial. Nuevas tecnologías que triunfan fuera de España, ventas de segunda mano, una pelota de golf ecológica o empresas on-line, sin sede física, sólo apoyadas en la red, son historias de éxito que a pesar de todo se propusieron ser mejores y diferentes y lo están consiguiendo.
Una oportunidad de negocio, inversión o incluso autoempleo, podría ser las más que conocidas Franquicias, es decir, cuando dos personas físicas o jurídicas se ponen de acuerdo de manera que el franquiciador aporta la idea del negocio (o el servicio, o la marca o los conocimientos) y el franquiciado crea la empresa siguiendo las indicaciones del franquiciador para explotar el negocio. A cambio de tal cesión el franquiciador recibe un canon. A pesar de tener bastantes ventajas, como por ejemplo posicionarnos desde un punto de vista estratégico en los mercados, hacernos más competitivos, o dar valor a la marca, también hay que sopesar los inconvenientes, pues el beneficio es compartido, falta de libertad para organizar o según que franquicia el precio bien de entrada o de los cánones son altos, hay que tener en cuenta que lo que realmente se firma es un contrato, su incumplimiento puede tener consecuencias.
LO QUE HEMOS APRENDIDO
La empresa es la unidad económica de producción, es decir, combina distintos factores del entorno, tales como tierra, trabajo y capital, en unas cantidades determinadas, para la producción, hacia el entorno, de bienes y servicios, con el ánimo de alcanzar unos objetivos definidos, bajo la dirección y supervisión del empresario.
Los factores productivos son la tierra, el trabajo y el capital, que sirven para que la empresa pueda funcionar y conseguir sus objetivos.
Los elementos de una empresa son aquellos que de forma directa o indirecta influyen en el funcionamiento de la misma.
Las funciones empresariales son seis: dirección y gestión, productiva, financiera, gestión de los recursos humanos, comercial y administración.
Los objetivos empresariales son: el máximo beneficio, el crecimiento y responsabilidad social.
Los flujos de información son necesarios para que la empresa desempeñe su actividad, es decir, para que sus miembros puedan conocer los datos que les permitan tomar sus decisiones y puedan comunicarse entre sí para desarrollar sus funciones y permitir el logro de los objetivos fijados.
La empresa se puede clasificar en función de su actividad, por lo tanto, nos encontramos con tres sectores: primario, secundario y terciario.
La empresa se puede clasificar en función de su actividad, por lo tanto, nos encontramos con tres sectores: primario, secundario y terciario, en función del tamaño: microempresas, pequeñas, medianas o grandes empresas y en función de su forma jurídica: empresario individual o autónomo, comunidad de bienes, sociedad civil o mercantil (anónima, limitada, laboral, colectivas, comanditarias, de garantía recíproca, agrupaciones de interés económico, entidades de capital riesgo o cooperativas).
Hablamos de Franquicia cuando dos personas físicas o jurídicas se ponen de acuerdo de manera que el franquiciador aporta la idea del negocio (o el servicio, o la marca o los conocimientos) y el franquiciado crea la empresa siguiendo las indicaciones del franquiciador para explotar el negocio. A cambio de tal cesión el franquiciador recibe un canon.
UNIDAD 1.2
TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS DE OFICINA PARTE 1
La Comunicación y la Empresa
La Comunicación
El Proceso de Comunicación y los Elementos que Intervienen
Importancia de la Calidad de las Comunicaciones
La Comunicación Verbal
La Comunicación No Verbal
La Comunicación en la Empresa
LA COMUNICACIÓN
Podemos decir que en términos generales no hay expresión oral sin comunicación. Es obvia la voluntad de comunicar cuando narramos algo, expresamos nuestros sentimientos o queremos conseguir algo. Es lo que ocurre también en determinadas situaciones sociales: cócteles, reuniones con personas desconocidas, hablar ante un auditorio, un jefe, un subordinado o un cliente, tratar de convencer de las ventajas de una marca o simplemente cuando expresamos nuestra opinión.
Ahora bien, al inicio de cualquier comunicación hay dos factores fundamentales e imprescindibles: tener algo que comunicar y querer hacerlo.
Esto es algo que parece obvio, pero que no siempre se da. En muchas ocasiones el que habla ante un público olvida cuál es el mensaje que quiere transmitir o lo que quiere conseguir de sus oyentes. Otras veces el olvido ha sido previo y no ha estructurado la exposición de forma que quede resaltado el objeto de su comunicación.
En otros casos falla la voluntad de comunicar. El ponente no hace el esfuerzo necesario para captar la atención de sus oyentes o ni tan siquiera para acercarse a ellos. Olvida que tiene delante a personas que quiere convencer o de las que quiere obtener algo.
En la expresión escrita parece que en general tenemos más en cuenta estos elementos de la comunicación, el contenido de nuestro mensaje y la forma de hacerlo. Sin embargo, los resultados no son deseados, de ahí la necesidad de desarrollar también habilidades de comunicación escrita.
Por tanto, esa necesidad de comunicarse con los demás, ha llevado al hombre a desarrollar unos sistemas de comunicación cada vez más perfectos.
En el Diccionario de la Lengua de la Real Academia Española, la Comunicación se define, en un sentido general, como transmisión de señales mediante un código común al emisor y al receptor
.
Así, entendemos por comunicación el conjunto de instrumentos, medios o recursos que nos permiten transmitir sensaciones, ideas, pensamientos, imágenes, a los demás.
El medio más usado es la palabra, tanto hablada como escrita, siguiendo un proceso que va desde que se gesticula o escribe, hasta que llega a la compresión del receptor.
EL PROCESO DE COMUNICACIÓN Y LOS ELEMENTOS QUE INTERVIENEN
Los elementos que intervienen en el proceso de comunicación son los siguientes:
EMISOR, persona que emite el mensaje o información y que será quien tome la iniciativa de comunicar.
RECEPTOR, persona que recibe el mensaje.
MENSAJE, es el conjunto de ideas, sentimientos o sensaciones que el emisor envía al receptor.
CODIGO, conjunto de normas y símbolos que sirven para transmitir el mensaje, debe ser común al receptor y emisor para que éste pueda interpretarlo.
La codificación es el proceso que permite transformar las ideas en símbolos, imágenes, sonidos, etc., mientras que el proceso de descodificación permite al receptor darle significado a esos símbolos recibidos del emisor.
CANAL, medio a través del cual se emite el mensaje.
RETROALIMENTACIÓN, es una reversión del proceso de comunicación, que expresa la reacción que ha tenido el receptor sobre la comunicación.
La retroalimentación es opcional, es decir, puede o no producirse, aunque cuanto mayor sea la retroalimentación, más eficaz será la comunicación.
Proceso de Comunicación
Toda comunicación supone, por tanto, un intercambio de señales entre un emisor y un receptor, así como la existencia de un sistema de codificación y descodificación que permita expresar e interpretar los mensajes.
Todo ello estará situado en un contexto o situación particular, donde a veces pueden existir interferencias o filtros que no permitan una perfecta comunicación, originados por experiencias útiles o niveles culturales distintos de emisor y receptor.
CARACTERÍSTICAS DE ALGUNOS ELEMENTOS DEL PROCESO
CARACTERÍSTICAS DEL EMISOR Y RECEPTOR
Los elementos receptor y emisor son imprescindibles en toda transmisión informativa y poseen unas características particulares:
Una persona puede ser, en general, unas veces emisor y otras veces receptor, e incluso las dos cosas a la vez. En una conversación con un amigo/a, unas veces tú hablas y otras veces te limitas a escucharle a él / ella.
El emisor y el receptor pueden estar separados en el tiempo, en el espacio o en ambas cosas a la vez sin que por ello deje de producirse la comunicación. Así, tú puedes leer libros de autores que ya no viven y ver en televisión imágenes que se producen en otros países.
Puede haber un receptor y varios emisores, también un emisor que se dirige a varios receptores, e incluso varios emisores y varios receptores en un proceso de comunicación determinado. De lo primero