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Cmo Facturar Electrnicamente con Aspel-SAE 4.6

Aspel-SAE 4.6 est capacitado para generar Comprobantes Fiscales Digitales (CFD), de acuerdo a
las especificaciones tcnicas previstas en el rubro C del Anexo 20 de la Resolucin Miscelnea
Fiscal. El sistema maneja todos los elementos de seguridad necesarios para la generacin de
CFD, para ello, realiza las siguientes tareas:

Manejo y control de folios asignados por el SAT al contribuyente.
Generacin del CFD de acuerdo a las disposiciones, clculo de la cadena original y
formacin del Sello Digital de cada comprobante.
Entrega del CFD al cliente, ya sea en formato XML o en su representacin impresa.
Envo de los archivos XML y PDF (representacin impresa) por e-mail a los clientes.
Generacin de reporte mensual en formato TXT para su envo al SAT.
Registro del movimiento en Aspel-COI, para llevar la contabilidad electrnica.
Consulta de los CFDs asociados a las operaciones de compras y ventas.

Qu se debe hacer para facturar electrnicamente?
Para emitir CFDs, es necesario contar con:
1. Firma Electrnica Avanzada (FIEL).
2. Certificado de Sello Digital (CSD).
3. Rango de folios electrnicos aprobados por el SAT.
Cmo se obtienen?

Una vez que se cuenta con los requisitos anteriores, se est en posibilidad de emitir comprobantes
digitales a travs de Aspel-SAE 4.6, para ello se debe:

1. Instalacin del sistema Aspel-SAE 4.6

a) Instalar Aspel-SAE 4.6 (en caso de que as se requiera) y corroborar el acceso al sistema.
b) Actualizar al ltimo re-instalable, lo cual se realiza ingresando a la opcin Ayuda / Servicio
de actualizacin en lnea y solicitar la actualizacin con la tecla de funcin F4.

2. Ubicando el certificado digital

Copiar los archivos del Certificado de Sello Digital en un directorio del disco duro. Sugerencia:
Crear una carpeta de nombre Certificados en el Directorio de Archivos Comunes Aspel
(C:\Archivos de programa \ Archivos comunes \ Aspel) y ah depositar los archivos del certificado,
los cuales son:
El Certificado de Sello Digital (*.cer) que se descarg del servicio CertiSAT Web.
La Llave privada (*.key) generada con la aplicacin SOLCEDI.

NOTAS:
1. Si se requiere hacer pruebas, se podrn utilizar los certificados que otorga el SAT para tal
efecto, y se pueden obtener en la siguiente direccin:
http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/e_sat/comprobantes_fiscales/15_15564.html
Al terminar el periodo de pruebas, se debe configurar el Certificado de Sello Digital que
emite el SAT para la empresa.
2. Al configurar Aspel-SAE con los certificados de la empresa, se debe tener mucho cuidado de
no confundir los archivos del Certificado de Sello Digital, con los de la Firma Electrnica
Avanzada (FIEL), ya que son muy similares.


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3. Configuracin de Aspel-SAE

Ruta de Acceso: Utileras / Configuracin
En la seccin de facturas

Para que el sistema, pueda emitir comprobantes fiscales digitales, hay que definir los siguientes
parmetros:

a) Sellos digitales: se deber de indicar la ruta donde se almacenan los archivos del
certificado de sello digital, el de la llave privada, as como escribir la contrasea.





Archivo del
certificado *.cer

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b) Direccin fiscal detallada: Definir los datos fiscales de la empresa utilizando los
campos destinados para cada uno de los datos.
c) Lugar de Expedicin: En caso de emitir la Factura Electrnica desde una sucursal, se
debe indicar el lugar de expedicin, de lo contrario, estos campos se deben dejar
vacos.

Figura 3-1. Configurando el Certificado de Sello Digital
Archivo de la llave
privada *.key
Contrasea
del Certificado
El sistema
muestra la
vigencia de los
certificados
Anotar la direccin
fiscal detallada
Se debe escribir
el RFC de l
empresa SIN
GUIONES
a


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En caso de que el CFD se
emita desde una sucursal,
agregar esta informacin,
de lo contrario se deben
dejar los campos vacos





















Figura 3-2. Ejemplo de los datos fiscales detallados de la empresa.



d) Definicin de folios digitales para Facturas: En la seccin Por documento, definir
los folios que se van a utilizar, pulsando el botn y posteriormente indicar la
informacin necesaria como es:
La serie que va a utilizarse para las facturas digitales.
Tipo de comprobante Digital (al pulsar esta opcin, mostrar una ventana en
donde se definirn los siguientes puntos).
o Nmero de aprobacin.
o Ao de aprobacin.
o Nmero de folios solicitados.
Formato de impresin.
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Se recomienda
que la serie no
sea mayor a 2
caracteres

Figura 3-3. Definicin de folios para Facturas Digitales.














Figura 3-4. Definicin de datos para folios digitales


NOTA: Aspel-SAE 4.6 permite emitir tanto facturas digitales como de forma tradicional
impresa, slo hay que configurar las series para cada caso.


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e) Definicin de folios digitales para Notas de Crdito: Si se van a emitir notas de
crdito digitales, se debe de configurar las series y folios para ste tipo de documentos
en la opcin de Devoluciones, dicha configuracin es muy similar a la de las facturas
y se debe tener una serie diferente para estos documentos. Un ejemplo de esto, se
puede observar en la siguiente figura:

























Figura 3-5. Definicin de folios para Notas de Crdito.














Figura 3-6. Definicin de datos para folios digitales.

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En la seccin de Inventarios

Se debe verificar que las etiquetas de los impuestos, se muestren en el orden correcto, es decir,
el IEPS siempre ser el impuesto 1, para los impuestos 2 y 3, pueden ser utilizados para las
retenciones de ISR e IVA respectivamente (como se observa en la figura 3-7), indicando el
porcentaje con valor negativo, finalmente el IVA ser el impuesto 4, stos podrn tener los
porcentajes respectivos que se manejen en la empresa.



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Figura 3-7. Verificando impuestos


4. Verificacin de esquemas de impuestos

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios / Archivos / Catlogo de Esquemas de Impuestos

Si se van a utilizar esquemas de impuestos diferentes al estndar, se debe verificar que los
impuestos que se van a utilizar se encuentren aplicados de forma correcta, para ello se debe:

a) En el mdulo de Inventarios, ingresar al men Archivos / Esquemas de Impuestos.
b) Seleccionar el esquema que se vaya a utilizar y pulsar el botn .
c) Definir el porcentaje que se va a aplicar para cada impuesto.
d) Indicar sobre que precio se va a aplicar o de lo contrario, seleccionar la opcin Exento si
no se maneja ese impuesto.
e) Guardar los cambios.



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Si el impuesto
IEPS no se utiliza,
se debe indicar
como Exento

Figura 4-1. Verificando impuestos

En caso de manejar retenciones, se recomienda dar de alta un nuevo esquema de impuestos
que se utilizar con la retencin, para ello se debe indicar en el impuesto 2 (Ret. ISR), el
porcentaje de impuesto de retencin a manejar CON SIGNO NEGATIVO, el porcentaje de IVA
y los otros impuestos, debern configurarse como Exentos, como se muestra en la figura 4-2:




















Figura 4-2. Ejemplo de la creacin del nuevo esquema de impuestos


Si se encuentran en periodo de pruebas, al finalizar stas (si este es el caso), se deber de realizar
la configuracin pertinente del sistema en el rea de produccin con los sellos, folios e informacin
real.


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5. Definicin de la forma de emisin al cliente
Ruta de Acceso: Mdulos / Clientes y CxC y/o el icono

Aspel-SAE permite enviar va e-mail los CFDs a los clientes que as lo requieran. Esta modalidad
se podr configurar al momento de dar de alta al Cliente o ingresando al detalle mediante la opcin
Edicin / Modificar.

A continuacin se debe seleccionar la seccin Comprobantes fiscales digitales y seleccionar la
opcin Por mail y en el campo siguiente, se podr indicar la direccin de correo electrnico a
quien se enviar el CFD.



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Figura 5-1. Indicando si el CFD se va a imprimir y/o enviar por E-mail











6. Configuracin de la Plantilla de Addenda

Aspel-SAE genera las Addendas a travs de plantillas, dichas plantillas se puede descargar desde:
http://www.aspel.com.mx/bconocimiento/bconocimiento.html e incluye un documento de
implementacin. En caso de que la plantilla con los requerimientos del cliente no se encuentre
publicada, podr ser generada por el usuario o cotizar el servicio en Aspel, enviando la solicitud y
especificaciones a: [email protected].


Cabe destacar, que las Addendas se configuran nicamente para aquellos clientes que as lo
soliciten, ya que NO es indispensable para que el CFD emitido sea vlido fiscalmente.


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7. Generacin de CFDs

Elaboracin de la factura digital
Ruta de Acceso: Mdulos / Facturas y vendedores y el icono .

Para la elaboracin de la factura se debe realizar el siguiente procedimiento:

a) Ingresar al catlogo de Facturas y activar la opcin Edicin / Agregar o el icono .
b) Seleccionar el tipo de folio con la tecla F9 o dando clic el cono .










Figura 7-1. Seleccionando el folio electrnico

NOTA: La definicin de un folio como predefinido se puede realizar en la opcin Utileras /
Perfiles de Usuario.

c) Si se gener una Cotizacin, Pedido o Remisin previamente, se podr enlazar la Factura a
cualquiera de estos documentos, slo bastar con indicarlo en la primer opcin y as evitar la
doble captura.






















Figura 7-2. Enlazando la Factura digital a un documento previo


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d) En caso de ser necesario, indicar la informacin en los campos de la factura como fecha del
documento, clave del cliente, descuentos, as como la informacin de las partidas como
cantidad, productos, precios, etc.





















Figura 7-3. Ejemplo de la elaboracin de una factura con folio digital


e) Al guardar la factura, el sistema muestra una ventana en donde es posible revisar la
informacin fiscal del cliente y verificar que los datos se encuentran en el campo correcto
(con el botn modificar puede corregirse algn dato), al momento de pulsar el botn grabar,
los posibles cambios quedarn almacenados en los campos correspondientes, en ese
momento se genera el comprobante fiscal digital.


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Figura 7-4. Verificando la informacin Fiscal del cliente.


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Elaboracin de Notas de Crdito
Ruta de Acceso: Mdulos / Facturas y vendedores y el icono .

Para generar una nota de crdito, se utiliza la opcin de Devoluciones y el proceso es muy
similar a la elaboracin de una factura, slo basta tomar en cuenta lo siguiente:
Enlazar la devolucin a la factura (si as se requiere).
Indicar un folio digital para devoluciones.
Verificar que el resto de la informacin sea la correcta.
Grabar el documento.


8. Visualizacin del CFD

De forma impresa

Ruta de Acceso: Mdulos / Facturas y vendedores / Reportes / Emisin de Documentos

Para visualizar la factura electrnica en su representacin impresa, al momento de guardar el
documento el sistema pregunta si se desea imprimir o bien, se puede re-imprimir a travs de la
emisin de documentos y seleccionando el formato Emisin de facturas digitales.qr2, de
esta forma se puede entregar la impresin a los clientes que no soliciten el archivo, como una
factura tradicional, la cual, cumple con todas las disposiciones que marca el SAT.


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Figura 8-1. Vista preliminar de una Factura Electrnica impresa.



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Con el visor de Aspel.
Ruta de Acceso: Mdulos / Facturas y vendedores y el icono

Despus de guardar el documento, se puede consultar el archivo XML de la factura o nota de
crdito con el visor de Aspel, seleccionando dicho documento y pulsando el botn antes
mencionado. Tambin se puede guardar una copia del archivo en otra ubicacin y con el
nombre que se requiera pulsando el botn . Tambin es posible visualizar
Facturas digitales recibidas an cuando stas no hayan sido generadas desde Aspel-SAE.






















Figura 8-2. Visualizando el CFD con el visor de Aspel.

Desde el archivo XML

Los archivos de la factura electrnica, se generan con la extensin XML y se almacenan
generalmente en la ruta del DAC en: \Comprobantes\SAE\Empresa nn\aaaa\mm\dd (en donde:
nn=nmero de empresa, aaaa=ao, mm=mes y dd=da).

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Figura 8-3. Ejemplo de la ruta en donde generalmente se almacena el archivo xml.


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9. Contabilizacin de los CFDs

Ruta de Acceso: Utileras / Interfase COI.

Para cumplir con las disposiciones fiscales referentes al tema de la facturacin electrnica, al
momento de grabar una factura o devolucin quedan registrados los movimientos contables a
detalle en Aspel-SAE, para despus poder realizar su registro en la contabilidad mediante el
sistema Aspel-COI 5.x.

La contabilizacin de los movimientos generados en Aspel-SAE se puede realizar en lnea desde
este ltimo, sin necesidad de entrar al programa de Aspel-COI. Es importante destacar que la
contabilizacin de CFDs es exactamente igual que la de facturas tradicionales y por lo tanto no
requieren de algn proceso especial o adicional para ser contabilizados en Aspel-COI.

Desde la ventana de Interfase COI, con la opcin Agregar se podrn generar las plizas
posteriormente contabilizarlas hacia Aspel-COI.


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Se pueden contabilizar
las ventas por da o por
periodo
Para contabilizar CFDs se
debe activar esta opcin












Figura 9-1. Alta de plizas desde Aspel-SAE


Para generar la pliza que contabiliza los CFDs, se debe realizar activando la opcin Por
documento, esto es con la finalidad de que quede registrado el movimiento con la fecha, hora,
minuto y segundo de la operacin por cada documento como lo solicita la autoridad.

Para contabilizar los movimientos, se debe seleccionar el registro de la pliza y dar clic en el botn
.


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Detalle por
documento

Figura 9-2. Pliza de ventas


10. Reporte mensual de Folios utilizados al SAT

Ruta de Acceso: Mdulos / Facturacin / Reportes / Reporte Mensual al SAT.

Para cumplir con el obligacin del contribuyente que indica que se debe generar un reporte
mensual de los CFDs expedidos en el periodo, el sistema genera un archivo que atendiendo a las
caractersticas tcnicas previstas en el rubro A del Anexo 20 de la Resolucin, cuenta con la
informacin y estructura necesaria, para ser ledo por el SICOFI.














Figura 10-1. Reporte mensual de facturas al SAT.

En este dialogo se podr indicar el mes y ao de emisin, as como la ruta donde se generar el
archivo con los datos de los CFDs generados en el periodo sealado.

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Posteriormente, el sistema mostrar un mensaje en el que indica que el archivo fue creado
exitosamente:








Figura 10-2. Mensaje despus de generar el reporte de facturas

Y se podr visualizar dicho archivo desde el bloc de notas:


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Figura 10-3. Consulta del reporte mensual de facturas al SAT.