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Muchas veces al referirnos a compras utilizamos también la palabra adquisición. Comprar y

adquirir para fines prácticos es igual pero debemos tener claro que no es lo mismo. Una compra
es una adquisición pero una adquisición no necesariamente se da por medio de una compra.
Adquirir significa hacerse dueño de algún objeto material o de algún derecho. Una adquisición
puede darse por varias vías, como lo son que nos hayan regalado dicho objeto o derecho, que nos
lo hayan heredado, que hayamos hecho un trueque para conseguirlo, y otra de las vías para
realizar una adquisición es la compra, la cual involucra un desembolso monetario, es decir un pago
por la obtención de la propiedad de un bien o derecho. Por otro lado un abastecimiento implica
realizar compras de manera cíclica y su función es asegurar que haya los recursos materiales que
la empresa requiere para su funcionamiento, el abastecimiento abarca la compra, recepción y
almacenamiento (mediante el control y rotación de inventarios) de los recursos materiales.

En las empresas las compras no se realizan por gusto, sino que son resultado del surgimiento de
una necesidad (la cual tiene que ver con el logro de los objetivos de la empresa). Dicha necesidad
debe de ser detectada y ubicada dentro de la empresa para así poder justificar que se efectué una
compra que satisfaga dicha necesidad.

Una vez detectada y justificada la necesidad el siguiente paso para realizar una buena compro (y
de hecho por mucho el momento clave de las compras) es la elección del mejor proveedor, para lo
cual debemos primero tener varias opciones de los proveedores que puedan satisfacer nuestras
necesidades. Una vez teniendo nuestras opciones de proveedores las evaluaremos sus cualidades,
las calidades que ofrecen, sus precios, el tiempo de entrega de los materiales y los tipos de
financiamiento que tienen, en base a todo lo anterior se seleccionará al proveedor que mejor se
acople y mejor satisfaga las necesidades de nuestra empresa y se efectuara la compra.

         

Hay dos situaciones que dan origen a la compra en las empresas, la primera es cuando el
departamento o encargado de compras recibe una Ô
  
Ô  por parte de otra
persona o departamento de la empresa. Y la segunda es cuando el propio encargado de las
compras (ya sea persona o departamento) identifica una necesidad dentro de su departamento o
de algún otro departamento que pueda ser cubierta mediante una compra.

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El área de Compras es un equipo de la Gerencia Administrativa de la Compañía, el cual tiene la

responsabilidad de obtener materiales, abastecimientos, productos y servicios que necesitan los
demás departamentos de la empresa para realizar sus actividades, lo cual lo convierte en un
mediador entre la empresa y los proveedores.

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Dentro de las funciones que realiza el área de compras podemos encontrar las siguientes:
Investigación de precios*, elección de proveedores, relaciones con los mismos, emisión de
órdenes de compra, inspección de pedido, investigaciones de mercado*, cobertura de facturas.
(*.- esto es solo cuando no hay un área de mercadotecnia o si se realiza en colaboración con la
misma)

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Debemos tener claro que el área o departamento de Compras en una organización debe perseguir
siempre los siguientes objetivos:

ïm peducción de los Costos y obtención de utilidades:

La reducción de los costos se puede dar en varias vertientes, en la primera el área de

compras debe buscar trabajar con el menor número de recursos económicos posibles,
buscando la eficiencia y eficacia en sus procesos de selección de proveedores y operación
dentro de la organización. Al mismo tiempo se dice que el área de compras es capaz de
lograr una reducción en los costos ya que ella es la responsable de buscar adquirir tanto la
materia prima como los servicios que la empresa utiliza para el logro de sus objetivos, y al
hacerlo debe de buscar conseguirlos al menor precio posible, ya sea mediante la búsqueda
del proveedor que mejor trato les ofrezca o mediante la negociación con los diversos
proveedores. El adquirir los insumos a un menor precio (ojo, sin que ello signifique
sacrificar calidad) se verá reflejado en la obtención de un margen de utilidades mayor.

ïm ÷rindar un servicio

El departamento de compras debe servir y apoyar a los demás departamentos de la

organización en lo que se refiere a identificar y satisfacer las necesidades que cada uno de
estos tenga y que puedan ser satisfechas mediante la realización de una compra. El
servicio que otorga Compras se hace tangible mediante el asesoramiento que otorga para
la contabilización, para realizar inventarios y para el almacenaje así como mediante la
 concertación de contratos y convenios que puedan favorecer a otro departamento. El
departamento de compras debe mantener informada a la administración de todas sus
actividades.

ïm Vbtener financiamientos:

El área de Compras debe buscar que sus proveedores le otorguen financiamientos para
realizar las compras, estos compromisos deben de realizarse solo mediante la autorización
de la administración y deben de seguir procedimientos estrictos que permitan su control,
así como el cumplimiento con los parámetros que la empresa establezca para las
compras.

ïm Controlar los tratos comerciales con los proveedores

El área de compras debe de ser quien se encargue únicamente de las negociaciones con
los proveedores, para evitar que otras personas se enteren de información que solo les
interesa al comprador y al proveedor. Esta confidencialidad sirve para mantener buenas
relaciones con los proveedores, lo cual nos otorga mayar confianza y seguridad en que
recibiremos tanto el trato como la mercancía en las mejores condiciones y según lo
pactado y lo planeado.

La importancia de Compras radica en el papel que desempeña dentro de la organización para que
ésta tenga éxito, ya que la utilidad en una entidad está determinada en gran medida por cuan
efectiva fue la administración de los bienes y servicios adquiridos.

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Para comprender las adquisiciones que la empresa lleva a cabo, las mismas se clasifican y agrupan
según su naturaleza y características, es necesario aclarar que ésta ͞clasificación de las compras͟
no es única y puede variar dependiendo de cada autor y del enfoque o la visión del mismo y en el
ámbito empresarial debe acoplarse a las necesidades de cada Vrganización. A continuación se
presenta la siguiente clasificación:

ïm Compras anticipadas: son las que pueden ser planeadas y llevadas a cabo de antemano, es
el caso del abastecimiento. También pueden ser compras especulativas, las cuales
dependen del criterio que se tenga sobre el futuro.
ïm Compras de emergencia: Es cuando debemos realizar compras no planeadas, sin la cuales
la empresa no podría cumplir con sus objetivos.
ïm Compras de excedentes: consiste en comprar más de lo que se va a utilizar, para tener una
reserva de materia prima en caso de emergencia, o imprevistos.
 ïm Compras de artículos relacionados: Son aquellas compras que no van destinadas a la
producción, sino a la operación de la empresa ya sea en áreas contables o administrativas.
ïm Compras de elementos especiales: Se dan por ejemplo en la compra de maquinaria, son
compras de artículos importantes para la empresa pero que no van relacionadas con los
insumos que esta utiliza.

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Las compras y por ende el abastecimiento se rigen por principios básicos, es decir por reglas que
regulan el ejercicio de la compra en las entidades. Son cuatro los principios básicos:

ïm Calidad:

La calidad de un producto no indica que este hecho del mejor material, el que un artículo
sea de calidad lo que implica es que ese artículo satisfaga una necesidad que yo tenga. Si
lo que yo necesito es un material con una duración intermedia, por más que existan
materiales de mayor duración, para mí estos no tendrán la calidad que yo busco pues no
satisfacen mis necesidades. A lo anterior se le llama 
    es decir que el
producto tenga las características que a mí me convengan, dentro de estas características
podemos encontrar el 

del material. Vtro elemento que va implícito dentro de la
calidad es la 
 , es decir que el material o servicio sea fácil de encontrar y
adquirir.

Un factor que entra en escena y que es responsabilidad tanto del proveedor como del
comprador es el 
Ô
    , por el momento hablamos del control de la calidad
desde el punto de vista del comprador, y es que éste es responsable de verificar que los
artículos que adquiere cumplan con las especificaciones y características acordadas.

ïm Cantidad:

La cantidad de lo que se debe comprar es un factor fundamental, en cuanto a la cantidad

nunca debemos olvidar que generalmente el comprar por mayoreo reduce los costos de
la mercancía pues podemos aprovechar ofertas y promociones, pero no hay que dejarse
seducir siempre por este supuesto ͞ahorro͟ pues debemos ser conscientes de que
debemos justificar la cantidad que estamos comprando, teniendo que analizar si es
realmente la que vamos a ocupar o no, pues varios gastos se van a generar a partir de la
compra como es el almacenaje de la mercancía, costo que puede ser eliminado o
reducido comprando solo lo que se requiere y en el momento en el que se requiere. El
simple hecho de realizar un pedido ya es un costo para nosotros. Existe una fórmula
matemática que se puede utilizar para saber cuál es la cantidad ideal de materia prima
que se debe pedir en cada orden y cada cuando realizar las ordenes y es la formula
matemática de 
  

.
 Un factor a considerar también para la cantidad a comprar son las condiciones y
tendencias del mercado, si los precios van a la alza se debe extender el lapso de
incremento de las compras, pero si los precios van a la baja se recomienda disminuir las
mismas.

ïm Precio:

El precio es el valor monetario que se le pone a un bien o servicio y el cual sirve para
determinar el valor de cambio para dicho bien o servicio. Es necesario buscar obtener el
mejor precio por parte de nuestros proveedores, los cuales pueden ofrecernos
descuentos o promociones para mejorar el trato.

ïm Servicio:

El servicio se refiere al extra que nos da nuestro proveedor, podemos ejemplificar lo que
el servicio significa exponiendo el caso de una automotriz X, la cual si nosotros le
compramos una flotilla de automóviles no otorgara revisiones semestrales el primer año
de forma gratuita y nos hará una descuento los siguientes dos años del 20% si realizamos
los chequeos automotrices con ellos. Todo aquel plus que otorga el proveedor con la
compra que no se refiere al precio conforma al servicio. Muchas veces debemos elegir no
al proveedor que nos dé el mejor precio a la hora de comprar, sino aquel que nos ofrezca
aparte de un buen precio, el mejor servicio, en todo caso esta elección recae en el criterio
del responsable de las compras, el cual deberá ponderar los pros y contras al realizar su
elección para después poder justificar la misma ante la administración.