Circular Ejemplo

Secretaría de Educación
Subdirección de Registro y Certificación Escolar
Circular No. SEV/UPECE/SRYCE/003/2008

Xalapa-Enríquez, Ver. 8 de Junio de 2008
C.C. Jefes de Oficina de Registro y Certificación Escolar

de las Delegaciones Regionales, Jefes de Sector,
Supervisores Escolares, Directores de Escuelas y
Profesores de Grupo del Nivel de Educación Preescolar.
PRESENTE.
Con el propósito de dar cumplimiento a las actividades de fin de cursos del Proceso de
Certificación de Estudios del Nivel de Educación Preescolar, Periodo Escolar 2008-2009,
ruego a ustedes observar las siguientes recomendaciones generales.
1. DE LA RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS :
1.1. Verificar que le sea entregada la siguiente documentación:
a) Oficio de Remisión de Certificados.

b) Certificados de Estudios impresos.
c) Formatos REL impresos; uno por cada grupo de Tercer Grado, en original y 2
copias.
d) Formato de Reporte de Fin de Cursos de Educación Preescolar (RFCEP) en original
y dos copias.
2. DEL LLENADO FINAL DEL CERTIFICADO:
2.1. Revisar que los certificados no estén manchados, maltratados o ilegibles, de lo

contrario, cancelarlos y solicitar su reposición inmediata, mediante oficio y a través de la
Supervisión Escolar. La etapa de solicitud de reposición de los certificados comprende,
desde su recepción en el Plantel hasta el 17 de julio del presente año.
2.2. Revisar que los datos del certificado sean correctos y que el nombre del alumno
coincida con el de la copia certificada del acta de nacimiento, en caso contrario,
cancelarlo y en la forma REL indicar éste movimiento con el número (4) en la columna
“Situación”; solicitar su REPOSICIÓN como se indica en el apartado (2.1), presentando
el certificado cancelado con la anotación, en tinta roja, del error y de su corrección; esta
última también debe aparecer en el oficio de solicitud de la reposición .
1
2.3. Para los alumnos que no salió su certificado impreso (OMITIDO), se solicitará la
expedición mediante oficio a la Supervisión Escolar, con todos los datos requeridos para
su elaboración, anexando fotocopia del acta de nacimiento cotejada por el Director(a)
del plantel.
2.4. Signar el certificado, utilizando tinta negra, con la firma del Director(a).
2.5. Como el nombre del Director(a) no aparece impreso en los certificados, anotarlo
mecanográficamente, con letras mayúsculas, debajo de la línea destinada para ello,
omitiendo el título profesional, ejemplos:
VINICIO JAN ZURUTUZA ROA SAMANTHA ROCHA TREJO

EL DIRECTOR _ EL DIRECTOR _
2.6. El sello S.E.N. (SISTEMA EDUCATIVO NACIONAL) será impreso con tinta negra y se
colocará en el recuadro inferior del anverso del documento, donde dice: SELLO
SISTEMA EDUCATIVO NACIONAL.
2.7. Por ningún motivo se entregarán certificados mal sellados, con borrones, tachaduras o
enmendaduras; el Director(a) de la escuela es responsable de la expedición
correcta de los certificados y de la entrega oportuna a los alumnos.
3. DEL LLENADO DE LA REL
3.1. Evitar borrones, tachaduras o enmendaduras; de lo contrario, se devolverá para su

reposición.
3.2. Marcar, en la columna “SITUACIÓN DEL CERTIFICADO”, el número que

corresponda según el código impreso en el recuadro que aparece en la esquina
superior derecha del formato.
3.3. Agregar en el número progresivo que continúa después del último alumno
reportado, los datos de los certificados elaborados por omisión o reposición,
si el formato cuenta con espacio; de lo contrario se procederá a elaborar una REL
auxiliar.
3.4. En la columna firma del padre o tutor, deberán firmar éstos, según sea el caso,
única y exclusivamente, con tinta negra; en su defecto, deberán plasmar su huella
digital.
2
3.5. Por ningún motivo se entregarán certificados mal sellados, con borrones,
tachaduras o enmendaduras; el Director(a) de la escuela es responsable de la
expedición correcta de los certificados y de la entrega oportuna a los
alumnos.
4. DE LA CLAVE ÚNICA DE REGISTRO DE POBLACIÓN:
4.1. El certificado podrá ofrecer, en el renglón destinado a la impresión de la clave

CURP, las siguientes hipótesis válidas:
a) Clave CURP completa (dieciocho literales).
b) Sin Clave CURP (en blanco).
4.2. En caso de error en la Clave CURP, deberá reportarse el certificado a la Oficina de

Registro y Certificación Escolar de la Delegación Regional como cancelado,
mediante oficio, para su reposición, anexando la fotocopia de la cédula CURP y el
Acta de Nacimiento.
4.3. En caso de que el certificado que no posea la clave CURP, deberá entregársele al
padre o tutor, indicándole que esa circunstancia no hace inválido el documento,
pudiendo presentarlo en el nivel de educación primaria o en cualquier otra
instancia CON LA SEGURIDAD DE QUE TIENE PLENO VALOR OFICIAL.
4.4. Todas las disposiciones de este apartado deberán observarse en los formatos IAR
(INSCRIPCIÓN DE ALUMNOS Y RELACIÓN DE FOLIOS DE CONSTANCIAS DE
ACREDITACIÓN Y DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS DE EDUACIÓN
PREESCOLAR) Y REL.
5. DE LA DEVOLUCIÓN DE LOS CERTIFICADOS NO ENTREGADOS A LOS

ALUMNOS:
5.1. Los certificados con SITUACIÓN DE NO ENTREGADOS en el Plantel, podrán ser

recogidos por los padres o tutores en la Oficina de Registro y Certificación Escolar
de la Delegación Regional correspondiente, del 1° al 29 de agosto del año en curso
previa identificación. Después de esta fecha, los certificados no reclamados serán
devueltos a esta Subdirección.
5.2. Los certificados cancelados por duplicidad, baja o cualquier otra causa deberán ser
remitidos mediante oficio a la Oficina de Registro y Certificación Escolar de la
Delegación Regional correspondiente, junto con la documentación de fin de cursos.
3
5.3. Entregar en los casos de extravío, destrucción o robo de certificados, el Acta

levantada ante el Ministerio Público.
6. DE LA COMPROBACIÓN DE CONSTANCIAS DE ACREDITACIÓN DE PRIMERO Y

SEGUNDO GRADO POR LA SUPERVISIÓN ESCOLAR EN LAS OFICINAS DE
REGISTRO Y CERTIFICACIÓN ESCOLAR DE LAS DELEGACIONES REGIONALES.
6.1 Anotar en la Constancia de Acreditación cancelada el folio de la Constancia por la

que fue repuesta.
6.2 Entregar relacionadas por separado las Constancias canceladas y en blanco,

ordenadas del folio menor al mayor.
6.3 Presentar el Acta de dotación de Constancias que recibieron, para la justificación

respectiva.
6.4 Presentar, en los casos de extravío, destrucción o robo de las Constancias, Acta
levantada por la Escuela ante el Ministerio Público.
6.4 Entregar el cuadro de la comprobación de Constancias que fue proporcionado por la

Delegación Regional.
7 DE LA ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN DE FIN DE CURSOS A LAS OFICINAS DE

REGISTRO Y CERTIFICACIÓN ESCOLAR DE LAS DELEGACIONES REGIONALES.
7.1 La Supervisión Escolar integrará en tres tantos, original y dos copias, un expediente
con los formatos REL (cancelando con una línea roja, colocándola debajo del último
alumno certificado), la factura de los certificados recibidos, la presente Circular
firmada de recibido por los Directores y el formato RFCEP con la información de fin
de cursos, empastándolos con papel cascarón de 29 Cm. X 38 Cm. y con un broche
Baco en el margen izquierdo, cuidando que la documentación quede centrada en el
empastado para protegerla en sus orillas superior, inferior y derecha; dichos tantos
se rotularán con el número de Zona, Sector y con el nombre de la Delegación
Regional correspondiente.
Las escuelas Particulares que hayan obtenido su autorización en este periodo
escolar deberán incluir, en el segundo expediente, fotocopia de su Acuerdo de
Incorporación.
7.2 De la misma manera se procederá con los formatos IAR de 1º., 2º. y 3er. grados,
separando cada paquete por grado: el original para la Subdirección de Registro y
Certificación Escolar, primera copia para la Delegación Regional y segunda copia
para la Supervisión Escolar (cancelando de igual manera que la REL).
4
7.3 El original y una copia de los expedientes así elaborados serán entregados por la
Supervisión Escolar a la Delegación Regional correspondiente del 9 al 25 de julio,
reservándose para su uso el tercer tanto en copia; la Delegación Regional, a su vez,
remitirá el original de los expedientes a esta Subdirección de Registro y Certificación
Escolar, a más tardar el 7 de septiembre del año en curso, conservando para sí el
primer tanto en copia.
7.4 En los Formatos IAR y REL, se deberá cancelar el espacio que quede en blanco
después del registro del último alumno, con una línea diagonal de color rojo,
trazada de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.
7.5 La Delegación Regional, antes de firmar y sellar de validación los formatos IAR y
REL, deberá revisar su correcta elaboración.
Seguro de contar con el valioso apoyo que siempre nos han otorgado, hago propicia la
ocasión para expresarles mi reconocimiento y consideración distinguida.
Av. Araucarias # 315 Atentamente

Col. INMECAFE
Xalapa, Veracruz 91190
Tels: 01 (228) 8.13.63.36 /
8.12.57.97 ext. 103
E-mail : [email protected]
www.sev.gob.mx
Lic. Roberto Martínez López
Subdirector

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1.1. Verificar que le sea entregada la siguiente documentación:

a) Oficio de Remisión de Certificados.

2. DEL LLENADO FINAL DEL CERTIFICADO:

2.1. Revisar que los certificados no estén manchados, maltratados o ilegibles, de lo

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3. DEL LLENADO DE LA REL

3.1. Evitar borrones, tachaduras o enmendaduras; de lo contrario, se devolverá para su

3.2. Marcar, en la columna “SITUACIÓN DEL CERTIFICADO”, el número que

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4. DE LA CLAVE ÚNICA DE REGISTRO DE POBLACIÓN:

4.1. El certificado podrá ofrecer, en el renglón destinado a la impresión de la clave

a) Clave CURP completa (dieciocho literales).

b) Sin Clave CURP (en blanco).

4.2. En caso de error en la Clave CURP, deberá reportarse el certificado a la Oficina de

5. DE LA DEVOLUCIÓN DE LOS CERTIFICADOS NO ENTREGADOS A LOS

5.1. Los certificados con SITUACIÓN DE NO ENTREGADOS en el Plantel, podrán ser

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5.3. Entregar en los casos de extravío, destrucción o robo de certificados, el Acta

6. DE LA COMPROBACIÓN DE CONSTANCIAS DE ACREDITACIÓN DE PRIMERO Y

6.1 Anotar en la Constancia de Acreditación cancelada el folio de la Constancia por la

6.2 Entregar relacionadas por separado las Constancias canceladas y en blanco,

6.3 Presentar el Acta de dotación de Constancias que recibieron, para la justificación

6.4 Entregar el cuadro de la comprobación de Constancias que fue proporcionado por la

7 DE LA ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN DE FIN DE CURSOS A LAS OFICINAS DE

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