INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIN Y RECREACIN DE LOS TRABAJADORES

Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica

DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Divisin de Planificacin y Presupuesto
Procedimientos:

Pginas: 1 de 18 Fecha: 10/06/09

FONDOS DE CAJAS CHICAS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE FONDO DE CAJA CHICA

INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIN Y RECREACIN DE LOS TRABAJADORES

Elaborado: Sindria Gonzlez

Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica

DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Divisin de Planificacin y Presupuesto
Procedimientos:

Pginas: 2 de 18 Fecha: 10/06/09

INDICE

1. OBJETIVO GENERAL. 2. ALCANCE GENERAL. 3. BASE LEGAL. 4. CAPITULO I FONDO DE CAJA CHICA Y FONDOS ESPECIALES A. NORMAS GENERALES. B. PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO Y CONTROL. 5. CAPITULO II FORMULARIOS.

INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIN Y RECREACIN DE LOS TRABAJADORES

Manual de Normas y Procedimientos de Fondos de Cajas Chica

DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Elaborado: Divisin de Planificacin y Presupuesto Sindria Gonzlez

Pginas: 3 de 18

Fecha: 10/06/09

Procedimientos:

OBJETIVO GENERAL

El presente manual tiene como propsito establecer de forma clara y concisa los criterios, normas y procedimientos administrativos aplicables al manejo y control de los Fondos de Caja Chica asignados a las unidades Administrativas de la Institucin en el marco de las regulaciones legales vigentes. Se pretende garantizar un alto grado de confiabilidad al unificar los procedimientos de todas las unidades involucradas que integran la administracin de la Institucin, lo cual permitir: Una afectiva y eficiencia administracin de los Fondos de Caja Chica otorgados. Ofrecer una va para facilitar las auditorias administrativas y evaluacin de gestin.

INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIN Y RECREACIN DE LOS TRABAJADORES

Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica

DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Divisin de Planificacin y Presupuesto
Elaborado: Sindria Gonzlez

Pginas: 4 de 18

Fecha: 10/06/09

Procedimientos:

ALCANCE GENERAL

El presente manual de normas y procedimientos es aplicable a todas las Unidades Administrativas involucradas en el manejo y control de los Fondos de Caja Chica. Su alcance esta establecido en cada uno de los procedimientos que forman parte de las actividades de manejo y control de los mencionados Fondos, los cuales estn normados en este manual. Estas normas son de carcter general aplicables a todos los Fondos de Caja Chica que se establezcan para el funcionamiento de cualquier dependencia y/o colonia vacacional de la Institucin. Todos los Fondos de Caja Chica y Fondo de Apertura se regirn por este manual.

INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIN Y RECREACIN DE LOS TRABAJADORES

Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica

DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Divisin de Planificacin y Presupuesto
Elaborado: Sindria Gonzlez

Pginas: 5 de 18 Fecha: 10/06/09

Procedimientos:

BASES LEGALES

CONSTITUCIN DE LA REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA: (Gaceta Oficial 36.860 de fecha 30/12/1999) Articulo 287; 289 De la Contralora General de la Repblica LEY ORGNICA DE LA ADMINISTRACIN FINANCIERA DEL SECTOR PBLICO (LOAFSP) (Gaceta Oficial 34.904 de fecha 07/04/2008) TITULO I. Disposiciones generales TITUTLO IX. De las responsabilidades LEY ORGNICA DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA (LOCGR) (Gaceta Oficial 37.347 de fecha 17/12/2001) Articulo 09 De los rganos sujetos a la Ley Artculo 82; 83; 84 De las Responsabilidades Captulo II. Del control interno Captulo V. De control de gestin LEY CONTRA LA CORRUPCIN (Gaceta Oficial Extraordinaria 5.637 de fecha 07/04/2003) Artculo 01; 02; 03; 04 Disposiciones Generales Artculo 06; 07; 13; 16; 17; 18; 19; 21; 22 De los principios para prevenir la corrupcin y salvaguarda del patrimonio pblico.

INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIN Y RECREACIN DE LOS TRABAJADORES

Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica

DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Divisin de Planificacin y Presupuesto
Procedimientos:
Elaborado: Sindria Gonzlez

Pginas: 6 de 18 Fecha: 10/06/09

BASES LEGALES

DECRETO

LEY

SOBRE

SIMPLIFICACIN

DE

TRMITES

ADMINISTRATIVOS (Gaceta Oficial 36.845 del 07/12/1999) TITULO II. De la simplificacin de los tramites administrativos Captulo II. De la simplificacin, transparencia, celeridad y eficacia de la actividad administrativa. Captulo III. De la actividad de la Administracin Pblica al servicio de los ciudadanos Captulo IV. De la desconcentracin de los procesos decisorios REGLAMENTO N 1 DE LA LEY ORGANICA DE LA ADMINISTRACIN FINANCIERA DEL SECTOR PBLICO SOBRE EL SISTEMA PRESUPUESTARIO (Gaceta Oficial Extraordinaria 5.781 de fecha 12/08/2005) Captulo III. Del rgimen presupuestario de la Repblica y sus Entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales. Seccin X. De fondos en anticipo de los rganos de la Repblica. Captulo IV. De la ejecucin del presupuesto de los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales. Seccin II. De los fondos en anticipo y caja chica de los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales. Artculo 95. Definicin de los fondos de anticipo. Artculo 96. Constitucin de los fondos de anticipo. Artculo 97. Autorizacin del funcionamiento de cajas chicas. Artculo 98. Prohibicin de transferencias de fondos entre responsables de fondos en anticipo.
INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIN Y RECREACIN DE LOS TRABAJADORES

Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica

DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Divisin de Planificacin y Presupuesto
Procedimientos:

Pginas: 7 de 18 Fecha: 10/06/09

BASES LEGALES

Elaborado: Sindria Gonzlez

Articulo 99. Obligacin de reintegrar los excedentes de los fondos. Articulo 125. Valor de la unidad tributaria. PROVIDENCIA QUE ESTABLECE LAS NORMAS GENERALES DE EMISIN DE FACTURAS Y OTROS DOCUMENTOS (Providencia Administrativa N 0591 de fecha 28/08/2007) Captulo I. Disposiciones generales Artculo 06 De los medios de emisin Captulo III. De los documentos Artculo 12; 13; 14; 15 De las facturas (Seccin I) Artculo 36 Disposiciones Comunes

INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIN Y RECREACIN DE LOS TRABAJADORES

Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica

DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Divisin de Planificacin y Presupuesto
Procedimientos:

Pginas: 8 de 18 Fecha: 10/06/09

NORMAS GENERALES

Elaborado: Sindria Gonzlez

1. La creacin de los Fondos de Caja Chica, as como los aumentos o disminucin de estos, ser autorizado mediante punto de cuenta por la mxima autoridad del Instituto. 2. El Fondo de Caja Chica debe establecerse sobre la base del presupuesto asignado a la unidad para la cual se crea, previa verificacin de su asignacin por partidas. El mismo se calcular sobre la base del presupuesto correspondiente a las partidas 4.02 y 4.03 y no podr ser mayor al 10% de la sumatoria anual de los crditos presupuestarios de las partidas anteriormente mencionadas, asignados a la dependencia. 3. Podrn establecerse Fondos de Caja Chica para las unidades ejecutoras que funcionan en la Sede Central y las Colonias Vacacionales. 4. Los responsables del Fondo sern el Administrador de la dependencia y/o Jefes de las unidades ejecutoras (Divisiones, Coordinaciones y Direcciones) del Instituto. 5. El Jefe de la Direccin de Administracin y/o la Direccin de Auditoria Interna podrn ejecutar los arqueos del Fondo cuando estimen necesario. Cualquier diferencia hallada ser responsabilidad del Funcionario que tenga a cargo el manejo del Fondo. 6. Los funcionarios responsables del Fondo deben cumplir con la caucin establecida en el Reglamento N 1 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico.

INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIN Y RECREACIN DE LOS TRABAJADORES

Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica

DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Divisin de Planificacin y Presupuesto
Procedimientos:

Pginas: 9 de 18 Fecha: 10/06/09

NORMAS GENERALES

Elaborado: Sindria Gonzlez

7. Cuando el funcionario encargado de manejar el Fondo de Caja Chica o cese en el ejercicio de sus funciones deber suscribir con el funcionario que lo sustituya un acta que contenga, por lo menos: a) Monto de los Fondos existentes en efectivo. b) Estados de cuenta bancarios actualizados con sus respectiva conciliacin (sea el caso). c) Listado de comprobantes de egresos del Fondo. 8. El Fondo debe cerrarse financiera, presupuestaria y contablemente al final de cada perodo fiscal o cuando se agoten los recursos presupuestarios asignados. 9. Los Pagos que se hagan a travs del Fondo deben contar con la respectiva disponibilidad presupuestaria, para lo cual se har el precompromiso. 10. La orden de pago inicial ser codificada financieramente por el monto asignado al Fondo de Caja Chica. Las ordenes de pago subsiguientes, que se emitan para la reposicin del Fondo, deben tener el compromiso presupuestario a los fines de que se hagan las imputaciones correspondientes a las partidas autorizadas y comprometidas en el fondo, de acuerdo a los gastos causados y pagado. 11. Todo erogacin efectuada a travs del Fondo de Caja Chica debe tener los soportes que renan las condiciones mnimas de legitimidad, exactitud, necesidad, responsabilidad, legalidad.

INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIN Y RECREACIN DE LOS TRABAJADORES

Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica

DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Divisin de Planificacin y Presupuesto
Procedimientos:

Pginas: 10 de 18 Fecha: 10/06/09

NORMAS GENERALES

Elaborado: Sindria Gonzlez

Los recibos por servicios realizados por personas naturales debern venir acompaados de copia de la cdula de identidad del beneficiario del pago. Las facturas debern ser originales y cumplir con las deposiciones legales exigidas por el SENIAT. En ambos casos estos documentos debern estar a nombre del Instituto Nacional para la Capacitacin y recreacin de los Trabajadores (INCRET) y su respectivo nmero de RIF G-20008181-3. 12. El funcionario que maneja el Fondo debe llevar el control de los gastos girados contra el mismo, mediante el Formulario 001. 13. No podrn pagarse con recursos derivados del Fondo de Caja Chica: a) Sueldos y Salarios. b) Alquileres de inmuebles. c) Contratacin de proyectos. d) Construccin, reparacin y conservacin de obras. e) Donaciones. f) Bebidas alcohlicas. g) Ayudas econmicas. h) Servicios Bsicos (Telfono pre y post pago, electricidad, agua, etc) y aquellos de carcter peridico. i) Gastos no relacionados directamente con el funcionamiento de la dependencia. j) Los Gastos establecidos dentro de las partidas presupuestarias 4.01, 4.04; 4.07 del clasificador presupuestario de recursos y egresos vigente.
INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIN Y RECREACIN DE LOS TRABAJADORES

Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica

DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Divisin de Planificacin y Presupuesto
Procedimientos:

Pginas: 11 de 18 Fecha: 10/06/09

NORMAS GENERALES

Elaborado: Sindria Gonzlez

Podr exceptuarse eventualmente, en todo o en parte, la presente disposicin en caso de situaciones de emergencia comprobada, que pueda poner en peligro las actividades de la dependencia. En estos casos las emergencias deber estar validadas por la mxima autoridad de la Institucin. 14. El responsable del manejo del Fondo, deber solicitar la reposicin del monto correspondiente a los pagos efectuados cuando se haya utilizado, al menos, el setenta y cinco por ciento (75%) del mismo. A travs de el Formulario CH-002. Para ello debe relacionar (foliar) y enviar a la Divisin de Planificacin y Presupuesto correspondiente, todas las facturas y compromisos cancelados acompaados con la solicitud de orden de pago. La solicitud debe estar sujeta a los formularios y procedimientos indicados en esta normativa. 15. Se solicita reposicin de Fondo de la Caja Chica dos (02) veces al mes. 16. Cada Fondo de Caja Chica funcionar con un monto mximo de doscientas unidades tributarias (200 U.T). 17. El monto mximo de cada gasto a cancelar con cargo a los Fondos de Caja Chica no podr ser superior a veinte unidades tributarias (20 U.T.) 18. El Valor de la unidad tributaria ser el vigente para el inicio del ejercicio econmico financiero y el mismo se mantendr durante la ejecucin de la Ley de Presupuesto. 19. Por ningn motivo el responsable del Fondo podr: a) Hacer efectivo cheques a travs del Fondo.

INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIN Y RECREACIN DE LOS TRABAJADORES

Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica

DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Divisin de Planificacin y Presupuesto
Procedimientos:

Pginas: 12 de 18 Fecha: 10/06/09

NORMAS GENERALES

Elaborado: Sindria Gonzlez

b) Hacer uso del dinero del Fondo de Caja Chica para negocios particulares. c) Apoderarse de un sobrante. d) Hacer otorgamiento de vales, para uso de los Fondos a titulo personal o en calidad de prstamo. 19. Todas las facturas, recibos, deben ser avaladas, selladas y firmadas por el responsable (custodio) del Fondo.

INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIN Y RECREACIN DE LOS TRABAJADORES

Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica

DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Divisin de Planificacin y Presupuesto
Procedimientos:

Pginas: 13 de 18 Fecha: 10/06/09

FONDOS DE CAJAS CHICAS

CONSTITUCIN Y AUMENTO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA:

Elaborado: Sindria Gonzlez

RESPONSABLE Unidad Solicitante

Si no cree procedente la misma informa a la Unidad Solicitante. 3. Si cree procedente la solicitud, acta de acuerdo a la misma. En caso de

Presidencia

Creacin define la naturaleza y el monto del Fondo de Caja Chica. Si en Aumento del Fondo, acuerda el monto con la Unidad segn sus necesidades. 4. Remite la solicitud (punto de cuenta) a la Direccin de Administracin. 5. Recibe decisin y acta de acuerdo a la misma. En caso de negacin informa a la Unidad Solicitante.

Direccin de Administracin

ACCIN 1. Solicita a la Presidencia la creacin o aumento del Fondo, a travs de un Punto de Cuenta. 2. Recibe la solicitud (Punto de Cuenta) y analiza la conveniencia de la creacin o del aumento del Fondo de caja Chica.

Elaborado: Sindria Gonzlez

INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIN Y RECREACIN DE LOS TRABAJADORES

Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica

DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Divisin de Planificacin y Presupuesto
Procedimientos:

Pginas: 14 de 18 Fecha: 10/06/09

FONDOS DE CAJAS CHICAS

CONSTITUCIN Y AUMENTO DE LOS FONDO DE CAJA CHICA:

RESPONSABLE Direccin de Administracin 6. Si es ACCIN aprobado, enva Solicitud o Aumento (punto de cuenta) al la Divisin de Contabilidad y ordena la constitucin del Fondo mediante orden de pago a favor de la unidad solicitante. Divisin de Contabilidad 7. Recibe Solicitud o Aumento (punto de cuenta) del Fondo. En caso de ser Aumento realiza registro contable del aumento del Fondo y emite orden de pago. 8. Si es creacin del Fondo se comunica a la Unidad Solicitante.

INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIN Y RECREACIN DE LOS TRABAJADORES

Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica

DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Divisin de Planificacin y Presupuesto
Procedimientos:

Pginas: 15 de 18 Fecha: 10/06/09

FONDOS DE CAJAS CHICAS

REPOSICIN Y LIQUIDACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA: RESPONSABLE Unidad Solicitante ACCIN 1. Solicita la reposicin del Fondo con sus respectivos anexos, a travs del Formulario CH-002 a la Divisin de Planificacin y Presupuesto. Divisin de Planificacin y Presupuesto 2. Recibe la solicitud, verifica la documentacin (Control Previo) y clasifica los gastos a la respectiva cuenta especifica, para as consolidar el gasto por cuenta. 3. Enva la consolidacin de los gastos a la unidad solicitante. Unidad Solicitante 4. Recibe y realiza la respectiva Solicitud de Disponibilidad Presupuestaria segn sistema. 5. Enva Divisin de Planificacin y Presupuesto 6. Recibe gastos. 7. Enva Aprobacin a de la Disponibilidad Direccin de Presupuestaria Administracin. a la la Divisin Solicitud de de y Planificacin y Presupuesto la Solicitud de Disponibilidad. Disponibilidad, pagando los comprometiendo, causado

INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIN Y RECREACIN DE LOS TRABAJADORES

Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica

DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Divisin de Planificacin y Presupuesto
Procedimientos:

Pginas: 16 de 18 Fecha: 10/06/09

FONDOS DE CAJAS CHICAS

REPOSICIN Y LIQUIDACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA: RESPONSABLE Direccin de Administracin Divisin de Contabilidad ACCIN 8. Recibe y ordena la reposicin del Fondo a la Divisin de Contabilidad. 9. Recibe ordenes y Aprobacin de Disponibilidad, para realizar la respectiva orden de pago y realizar el registro contable. 10. Enva orden de pago a la Divisin de Planificacin y Administracin Presupuesto, Direccin y Presidencia para de sus

respectivas firmas.

INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIN Y RECREACIN DE LOS TRABAJADORES

Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica

DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Divisin de Planificacin y Presupuesto

Pginas: 17 de 18

Fecha: 10/06/09

Procedimientos:

FONDOS DE CAJAS CHICAS

FORMULARIOS