ERP (Enterprise Resource Planning)

Introducción

Es indudable que el ambiente competitivo en el que se vive en el ámbito empresarial

actualmente, requiere de promover los procesos y actividades de negocio que generan
las ventajas competitivas de las compañías ante sus más fuertes competidores.

Por esto, desde hace ya varios años, se ha dado mayor importancia a las Tecnologías de
Información y su alineación con las estrategias del negocio para mejorar sus procesos
clave de negocio. Prueba de ello, es el incremento tan sustancial de adquisiciones de
paquetes de software empresariales tales como el ERP (Enterprise Resource Planning),
con el cual los directivos de las compañías esperan tener integradas todas las áreas o
departamentos de la compañía que apoyan para la generación de sus productos y
servicios.

Hoy más que nunca las empresas requieren de herramientas que les proporcionen
control y centralización de su información, esto con el fin tomar las mejores decisiones
para sus procesos y estrategias de negocios. Los ERP son una solución robusta para
aquellas empresas que buscan una solución universal a la centralización de su
información.

La implementación de un sistema de ERP por lo general es larga y compleja, ya que

implica rediseñar los esquemas de trabajo. Su implementación es de alto riesgo, ya que
envuelve complejidad, tamaño, altos costos, un equipo considerable de desarrollo,
además de inversión de tiempo.

En la mayoría de las empresas, se requiere remplazar la infraestructura existente, lo que

implica inversión de capital adicional, especialización y hasta la posibilidad de parar el
negocio temporalmente para la implementación: por otra parte es importante señalar que
el grado de experiencia de los proveedores es un factor importante para el buen
funcionamiento del sistema.

¿Qué es un ERP?
El ERP es un sistema integral de gestión empresarial que está diseñado para modelar y
automatizar la mayoría de procesos en la empresa (área de finanzas, comercial,
logística, producción, etc.). Su misión es facilitar la planificación de todos los recursos
de la empresa.
Lo más destacable de un ERP es que unifica y ordena toda la información de la empresa
en un solo lugar, de este modo cualquier suceso queda a la vista de forma inmediata,
posibilitando la toma de decisiones de forma más rápida y segura, acortando los ciclos
productivos. Con un ERP tendremos la empresa bajo control e incrementaremos la
calidad de nuestros servicios y productos. La implantación de un ERP conlleva la
eliminación de barreras ínter departamentales, la información fluye por toda la empresa
eliminando la improvisación por falta de información (www.adpime.com).

Los ERP (Enterprise Resource Planning) son una evolución de los sistemas MRP, los
cuales estaban enfocados únicamente a la planificación de materiales y capacidades
productivas. Los ERP disponen de herramientas para efectuar la planificación de los
trabajos en planta.

Esta planificación se efectúa enfrentando los requerimientos de materiales y capacidad

de los productos a fabricar contra las existencias y capacidades sin asignar. Los ERP
más completos ofrecen módulos para planificar a capacidad finita. Los ERP son el
núcleo de otras aplicaciones como pueden ser el CRM (Gestión de las relaciones con los
clientes), Data Mining (Conversión de datos en información útil), etc.

En resumen, los sistemas ERP unifican información de las diferentes áreas (finanzas,
recursos humanos, ventas, manufacturación, etc,) de la empresa en un solo lugar,
haciendo más fácil la toma de decisiones dentro de la empresa. El software ERP planea
y automatiza muchos procesos con la meta de integrar información a lo largo de la
empresa y elimina los complejos enlaces entre los sistemas de las diferentes áreas del
negocio

La implementación de los ERPs no son fáciles, se requiere de un largo período de

implementación, además de integrar varios factores que conlleven al éxito de la puesta
en marcha. Todas las áreas de la empresa juegan un papel importante, desde la alta
dirección hasta el departamento de Tecnologías de Información. Es importante que los
usuarios estén convencidos de los beneficios que se obtendrán con los ERPs, pues esto
facilitará la implementación en la empresa.

Anteriormente sólo las grandes empresas podían adquirir este tipo sistemas, esto debido
a los altos costos, sin embargo en la actualidad las pequeñas y medianas empresas están
incursionando en la implementación de dichos sistemas.
Beneficios e impactos

Varios son los puntos de vista en cuanto a los diferentes beneficios que se esperan en
una implementación de un ERP, así como los impactos que este tendrá en la
organización.
Es importante mencionar que las diferentes marcas creadoras de software ERP (SAP,
Oracle, etc.) tiene sus beneficios característicos. Sin embargo la mayoría de los ERP
tienen en común varios beneficios: Aquí algunos de los beneficios que podrían
adquirirse al implementar cualquiera de ellos:

• Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales

• Integración entre las funciones de las aplicaciones
• Reduce los costos de gerencia
• Incrementa el retorno de inversión
• Fuente de Infraestructura abierta

Éstos son simplemente varios beneficios que usted puede lograr al implementar un
software ERP para su negocio. Como se menciono anteriormente, hay varia marcas
desarrolladoras de ERP, siempre es bueno asegurarse de los beneficios que ofrece cada
unos de ellos, para esto es importante poner una versión de prueba antes de que usted
decida casarse con uno de ellos. (www.chozamsoftware.com)

Hay cinco razones por las cuales las empresas desean emprender un ERP:

Integración de la información financiera. - El CEO (Chief Executive Officer) siempre

busca tener información financiera verás, en su búsqueda financiera se puede
encontrarse con muchas versiones diferentes a la real. Cada departamento tiene por lo
regular sus propios números financieros, finanzas tiene su propio juego de números, el
área de ventas tiene otra versión y las diferentes unidades comerciales de la empresa
pueden tener sus números propios referente a cuanto están contribuyendo para la
empresa. Con la implementación de los ERP todos tendrán solo una versión de los
números, con esto no habrá vuelta de hojas, todo estará unificado.

Integración de la información de los pedidos de los clientes - Con los sistemas ERP es
posible centralizar y darle un seguimiento a los pedidos de los clientes, desde que se
recibe el pedido hasta que se surte la mercancía. Esto en lugar de tener varios sistemas
los cuales se encarguen del seguimiento de los pedidos, ya que por lo regular se originan
problemas de comunicación entre los sistemas. Con los ERPs esto será más fácil.

Estandarizar y agilizar los procesos de manufacturación – Compañías manufactureras

– los sistemas de ERP vienen con los métodos estándares para automatizar algunos de
los pasos de un proceso de fabricación. Estandardizar esos procesos y usar un solo
sistema informático, integrado pueden ahorrar tiempo, aumentar productividad y reducir
la cuenta principal.

Minimiza el inventario - Los ERPs agiliza el flujo del proceso industrial más
fácilmente, y mejora la visibilidad del proceso de cumplimiento de orden por parte de la
empresa. Eso puede origina que los inventarios sean reducidos, ayuda a los usuarios
para que desarrollen mejores planes de entrega con respecto a los pedidos de los
clientes. Claro esta que para mejorar realmente el flujo de la cadena de suministro, sería
necesario implementar un sistema que administre dicha, sin embargo los ERPs ayudan
en gran parte.

Estandarización de la información de RH (Recursos Humanos) – Especialmente en

compañías con múltiples unidades de negocios, RH puede no tener un simple método
unificado, para seguir el tiempo de los empleados y comunicarse con ellos sobre
beneficios y servicios. ERP puede encargarse de eso.

Para arreglar estos problemas, las compañías a menudo pierden de vista el hecho de que
los sistemas o paquetes ERP no son más que unas representaciones genéricas de las
formas típicas de hacer negocio en las empresas. Mientras que la mayoría de los
paquetes son exhaustivamente integrales, cada industria tiene sus características que lo
hacen único.

La mayoría de los sistemas de ERP fueron diseñados para ser usados para las compañías
industriales discretas. Sin embargo hay industrias que se han relacionado fuertemente
con los vendedores de ERP para que estos desarrollen su centro de negocios en base a
las necesidades de la empresa.
Pero definitivamente no todo lo que rodea a un ERP es bueno, también tienen sus
desventajas:

• Son muy caros.

• Requiere cambios en la compañía y procesos para su instalación.
• Son complejos y muchas compañías no pueden ajustarse a ellos.
• Hay pocos expertos en ERPs.

En todo el mundo hay casos exitosos de la implementación de un ERP, aunque no todos

son igual de sorprendentes, solo por mencionar algunos, tenemos a los siguientes:

Cinsa que utilizó un ERP de ORACLE, GAN AHMSA que utilizó el ERP de SAP,
KODAK que utilizo el FOUTH SHIFT, MEXICANA DE TELECOMUNICACIONES
que utilizo el ERP de iBaan, SOFT CHOICE que utilizo el ERP de ORACLE y por
último CASA MARZAM que utilizó el CARDINAL. (www.infojobs.net)
Como podemos ver todas las empresas anteriores son exitosas y aunque no se deba
precisamente a la implementación del sistema en ellas, sí tiene mucho que ver en sus
logros. De nada les serviría su crecimiento si no supieran manejarlo y adaptarse a la
nueva situación del mundo donde el manejo de la información es vital.

En resumen, los beneficios que ofrece un ERP son bastantes, hay que tomar en cuenta
que cada marca desarrolladora de ERPs ofrece diversas ventajas, aquí lo recomendable
antes de adquirir o implementar un ERP es hacer un estudio de los beneficios que se
requieren para la empresa, así como hacer una prueba piloto del ERP que se desea poner
en marcha.
En ocasiones las empresas recurren a consultores expertos en el área, con el fin de
apoyarse en sus conocimientos. A menudo está práctica es saludable para las empresas,
sin embargo es importante mencionar que son muy caras.

ERP en las empresas

Actualmente nos encontramos en una economía global y competitiva, por lo cual es

indispensable que los administradores de las empresas desarrollen estrategias que les
ayuden a satisfacer las necesidades de clientes quienes son cada vez más exigentes;
anticipándose a sus requerimientos y dándoles un trato personalizado a cada uno de
ellos. En la actualidad, las compañías buscan implementar sistemas para que manejen
todas las áreas del negocio de tal forma que estén integrados. Muchas han buscado
nuevas herramientas tecnológicas para poder optimizar los procesos operativos internos
para así ahorrar costos y ser más eficientes, lo que tiene como consecuencia un mejor
posicionamiento y la atracción o bien conservación de clientes. Los sistemas de ERP
forman parte fundamental de las estrategias de las grandes empresas actuales.

Es importante que las empresas identifiquen cuales son sus necesidades, para así saber
que sistema implementar; así se evitará elegir un sistema muy sofisticado para una
pequeña empresa, lo que provocará que no se recupere la inversión; o bien elegir un
sistema muy simple para sus necesidades, lo que implicará rediseñar en un futuro, para
lo que se requiere una nueva inversión.
Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), integra los procesos relevantes de
una empresa. Las transacciones quedan registradas desde su captura en una sola base de
datos, en la cual se puede consultar en línea la información relevante. El sistema consta
de varias aplicaciones cuya integración soporta la administración de la cadena de
suministro y las operaciones día con día. Las ventajas que ofrece la implementación de
un sistema ERP son: Control de la operación, eficiencia administrativa, productividad,
servicio a clientes, ahorros en costos operativos, visibilidad de las operaciones, soporte
a toma de decisiones, preparación para e-business, diferenciación, entre otras; apoyando
a distintas áreas de la organización como: compras, recursos humanos, almacenes,
finanzas, mercadotecnia, etc... El procedimiento de implementación cuenta con 6 etapas
las cuales son: Definición, entrenamiento, modelación, configuración, puesta en vivo y
refinación.

La implementación de un sistema de ERP por lo general es largo y complejo ya que

implica rediseñar los esquemas de trabajo. Su implementación es de alto riesgo, ya que
envuelve complejidad, tamaño, altos costos, un equipo considerable de desarrollo,
además de inversión de tiempo. En la mayoría de las empresas, se requiere remplazar la
infraestructura existente, lo que implica inversión de capital adicional, especialización y
hasta la posibilidad de parar el negocio temporalmente para la implementación: por otra
parte es importante señalar que el grado de experiencia de los proveedores es un factor
importante para el buen funcionamiento del sistema.

Después de la implementación es importante asegurarse de la calidad y en la mejora del

desempeño, para que así el sistema funcione correctamente a largo plazo. También se
debe analizar constantemente el retorno de inversión y aspectos clave como la
optimización (El proceso de la optimización es una herramienta para mostrar los
beneficios de la implementación del sistema de ERP y alcanzar la esperada eficiencia
organizacional), la cual proporciona ideas que no fueron consideradas durante la
implementación como por ejemplo la expansión del software implementado; es
importante ver a la optimización como un proceso de mejora continua.

El éxito de la implementación del sistema depende de la habilidad de la empresa para

integrar y consolidar la funcionalidad del sistema de ERP. Si una empresa tiene bien
estructurada y con una metodología bien definida la implementación de un sistema de
ERP, y logra progresar desde la etapa de selección hasta la etapa de operación, puede
reducir el grado de riesgo y mejorar la probabilidad de que dicha implementación sea un
éxito.
Un estudio en Israel encontró que diferentes compañías de manufactura ganaron
beneficios diferentes también de las otras empresas en la implementación del mismo
sistema de ERP (1. La mayoría de las implementaciones fueron adiciones al sistema
actuales o expansiones a módulos actuales para soportar otras funciones o tareas que
fueran únicas para esa empresa.

“Neumáticos Goodyear” , fundada en 1898, actualmente se extiende en seis continentes

en donde produce anualmente casi 150 millones de cubiertas de todos los tipos; vende
sus productos en 185 países, los fabrica en 77 plantas distribuidas en 27 de ellos y ocupa
un total de 88.000 personas; cuenta con reconocimientos como: la certificación del
cumplimiento de las normas internacionales de calidad ISO 9002, la certificación QS
9000 para proveedores de la industria automotríz y la certificación ISO 14000 referida
al cuidado y protección del medio ambiente.

Esta empresa definió como objetivo para toda la región, contar con sistemas y procesos
comunes e integrados con el fin de contar con información consolidada en toda la
región, fortaleciendo así las actividades de la corporación en América Latina, por lo que
se implemento un sistema ERP, proyecto que comenzó en el mes de abril de 1998 y
constó de dos etapas iniciadas simultáneamente en abril de 1998. En 1998 entraron en
producción el proceso de Gestión Comercial, que abarcó desde la carga de un pedido
hasta el pago de los clientes y al mismo tiempo, la gestión de compras, proponiéndose el
desafío de establecer la implementación en forma conjunta como un mismo proceso
encadenado.

Cuando los administradores de una empresa se deciden a invertir una gran cantidad
de capital en una implementación de un sistema de ERP hay un cambio total de cómo
opera la empresa, comparado con la manera tradicional. Las organizaciones que pueden
adaptarse armoniosamente a un sistema de ERP pueden aprovechar al 100% las
ventajas y colocarse delante de las demás, creando una ventaja competitiva
Un problema de empresas que han ido creciendo con el paso de los años, es que éstas
han ido adquiriendo diversas compañías, las cuales manejan sistemas transaccionales
más pequeños unidos por otro ERP, y en muchos casos diseñado especialmente a las
necesidades de cada compañía, por lo que se tiene que hacer una gran inversión para la
adaptación de éstos sistemas.

La clave principal del proyecto de la compañía Neumáticos Goodyear fue el trabajo en

equipo en el que debieron integrarse profesionales de distintas compañías provenientes
de los diferentes proveedores de los sistemas elegidos sumados a la gente de
Neumáticos Goodyear.
En una economía global, muchas veces el éxito de una compañía depende de las
inversiones que ésta haga en tecnología. La implementación de un sistema de ERP es
un reto actual para las compañías; y si se logra su buena implementación y mejora
continua puede significar el éxito en la misma.

Proveedores

 La integración total de los módulos ofrece real compatibilidad a lo largo de las

funciones de una empresa. Esta es la característica más importante del sistema
SAP y significa que la información se comparte entre todos los módulos que la
necesiten y que pueden tener acceso a ella. La información se comparte, tanto
entre módulos, como entre todas las áreas.

 IBM es también una empresa que provee e instala un sistema de e-business, en

cualquier empresa. IBM es una empresa líder en este sector gracias a los
servicios que ofrece, ya que estos servicios integran todas las partes necesarias
tanto en software como en hardware.

 Business Objects, esta empresa se encarga de proveer e instalar un sistema de e-

Business, añadiendo también cualquier tipo de conexión de red. Esta empresa
basa en la comunicación entre todas las partes de un negocio como pieza
fundamental, por esta razón la implantación de los servicios de red es tan
fundamental en su producto.

 ADempiere™ es un proyecto guiado por la comunidad la cual desarrolla y

soporta una solución de código abierto para negocios del mismo nombre, la cual
ofrece la funcionalidad de Planeación de Recursos Empresariales,
Administración de la Relación con los Clientes y Administración de la Cadena
de Suministro (derivado de sus siglas en inglés: ERP, CRM, SCM
respectivamente).

 Compiere es una solución que integra ERP + CRM (gestión de las relaciones
con los clientes) bajo interfaces Windows y Web. Es una solución internacional
basada en los flujos de trabajo que realiza el personal de la empresa. Es una
solución 100% Java sobre base de datos Oracle, con servidor de aplicaciones
JBOSS. Actualmente ya no publica el código fuente ni todos los binarios, por lo
que puede dejar de ser considerado software libre. OpenBravo está basado en
una versión muy anterior de este software.

 CK-ERP es un ERP y CRM de código abierto que consta de 20 módulos o

aplicaciones que incluyen facilidades para la gestión de la contabilidad de la
empresa, pagos, ingresos, pedidos u órdenes de compra, gestión de ventas,
cotizaciones recibidas, gestión del punto de venta, gestión de recursos humanos
o personal, gestión de nóminas, gestión de contactos, entre otros. Su interfase
online, es bastante simple pero es fácilmente adaptable a las necesidades de
cualquier empresa. Sólo funciona en entornos Windows.

 FacturaLUX es software libre de tipo ERP (Enterprise Resource Planning)

orientado a la administración, gestión comercial, finanzas y en general a
cualquier tipo de aplicación donde se manejen grandes bases de datos y procesos
 administrativos. Genera aplicaciones multiplataforma (windows, linux, Mac,...).
Aunque algunos módulos solo están disponibles en la modalidad de venta, es
software libre bajo licencia GPL.

 OpenXpertya es un ERP y CRM de código abierto, con integración de servicios

en línea. Utilizaba inicialmente la base de datos Oracle, aunque ahora admite
otras. Está desarrollado en España bajo el patrocinio del Principado de Asturias
y por tanto, está adaptado a la legislación española. Es un ERP Java, por tanto
está básicamente orientado a ventanas, aunque también tiene módulos web para
interacturar con todo tipo de clientes (web, dispositivos móbiles, TPVs, etc),
Dispone también de los principales módulos que debe contener todo ERP.

 TinyERP es un software de ERP bajo licencia GPL. Inicialmente desarrollado en

Bélgica, hay traducciones al español en versiones anteriores. TinyERP es un
ERP reducido (5-50 usuarios) y principalmente enfocado a la PYME, aunque
dispone de módulos como gestión de proyectos o estadísticas, más habituales de
empresas de mayor tamaño.

Conclusión

En la actualidad las tecnologías de información juegan un papel importante en las

estrategias de negocios, ya que están cambiando la forma en que las empresas realizan
sus procesos. Los sistemas de información permiten a las compañías lograr ventajas
competitivas de diferentes maneras: coordinando actividades de valor en localidades
que se encuentran en una amplia geografía, o también mediante la creación de nuevas
interrelaciones entre los negocios, ampliando el alcance de las industrias.

Asimismo le sirve a las empresas para soportar sus estrategias competitivas, ya sea para
ir un paso delante de la competencia o reducir las ventajas que la misma pueda
presentar.

El ERP es un sistema integral de gestión empresarial que está diseñado para modelar y
automatizar la mayoría de procesos en la empresa (área de finanzas, comercial,
logística, producción, etc.). Su misión es facilitar la planificación de todos los recursos
de la empresa.

Como todo sistema, tiene sus ventajas y sus desventajas, de los beneficios más comunes
e importantes podemos mencionar:

• Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales

• Integración entre las funciones de las aplicaciones
• Reduce los costos de gerencia
• Incrementa el retorno de inversión
• Fuente de Infraestructura abierta

De las desventajas podemos mencionar:

• Son muy caros.

 • Requiere cambios en la compañía y procesos para su instalación.
• Son complejos y muchas compañías no pueden ajustarse a ellos.
• Hay pocos expertos en ERPs.
Antes de implementar un ERP, es importante que la empresa considere los beneficios
que desea para su organización y en base a ello buscar la mejor solución en el mercado.

Bibliografía

 Esteves J., Pastor J. “An ERP Lifecycle-based Research Agenda. 1st

International Workshop on Enterprise Management and Resource Planning:
Methods, Tools and Architectures” EMRPS’99.
 Esteves J., Pastor J. Enterprise Resource Planning Systems Research: “An
Annotated Bibliography. Communications of the Association for Information
Systems” CAIS
 Parr A., Shanks G., Darke P. “Identification of Necessary Factors for Successful
Implementation of ERP Systems in New information technologies in
organisational processes.” Kluwer academic publishers.
 Robey D., Ross J., Boudreau M. 2000. “Learning to Implement Enterprise
Systems: An Exploratory Study of the Dialectics of change.“ MIT Center for
Information Systems Research, working paper, nº. 311
 Aladwani A. “Change Management Strategies for Successful ERP
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