Caso Mantaro Retail Final

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CASO: TIENDAS MANTARO RETAIL S.C.R.L

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Administracin de empresas

CTEDRA CATEDRTICO ESTUDIANTES

: : :

SISTEMAS DE INFORMACION MG. MARTINEZ BRAVO FERMIN MUOS AGUILAR, Joel RICCI SIERRA, Rosario ROJAS YANEZ, Andrea SANTOS TITO, Suxan TAYPE ROJAS, Helen

Huancayo Per
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INTRODUCCION

Desde la clase de computadora, tipo de red, SGBD, modelo de base de datos, Datawarehouse, pasando por los flujos de informacin, la gestin de sta y los vicios o manas que suelen darse a nivel informacional en una empresa. Todos estos son temas tan densos pero de vital importancia para la organizaciones, entendindose como tal, al grupo de personas que trabajan juntas de un modo ordenado durante un periodo de tiempo para conseguir una serie de objetivos. Siendo as indispensable, manejar la informacin de una manera coherente, saber qu? informacin se va a necesitar en cada proceso, cundo? se va a requerir, dnde? se encuentra y cmo? debera presentarse. Esto es complicado, ya que en muchas ocasiones, dentro de la misma organizacin la informacin no fluye como debiera. Hay informacin importante que podra servir para varios departamentos o reas, pero sta queda retenida y no se comparte, algunas veces por no saber cmo hacerlo y otras por la inseguridad que genera compartirla. Por todo esto, es importante que las organizaciones se den cuenta de la importancia que tiene la gestin de la informacin, para su crecimiento y desarrollo dentro del mercado, a travs de sus profesionales de la informacin. Tiendas Mantaro no es ajena a esta situacin, ya que est formada por varios departamentos, los cuales necesitan compartir informacin en forma real. En sus inicios, como todo negocio familiar, la gestin de la informacin era realizada de manera convencional, al pasar los aos surgieron nuevas necesidades de informacin, modernizndose as el proceso de gestin de la informacin.

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INDICE
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Administracin de empresas

CAPITULO I GENERALIDADES

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1.1

REFERENCIA HISTRICA : Tiendas Mantaro es una unidad de negocio del grupo de INVERSIONES COMERCIALES RIO GRANDE SRL dedicada a la comercializacin de electrodomsticos, bicicletas y muebles para el hogar, inicio sus operaciones el 5 de julio de 1975, teniendo como fundadores y dueos de la empresa a la seora Basilia Aguirre y el seor Mario Quispe. Sus operaciones iniciaron en el stano de galeras Ana Mara, ubicada en la calle real N 761, tienda nmero 9. La primera denominacin que tuvo fue representaciones Mario Quispe Poma teniendo en ese entonces solo dos trabajadores a su cargo. En noviembre de 1978 se apertura la segunda tienda, con el mismo giro de negocio en la calle Mantaro N 770, donde laboraban 2 vendedores, 1 empleado de servicio y el seor Mario Quispe. En 1985 se adquiere la propiedad que colinda con Mantaro N770, Mantaro 754, 764 y 768, lo que constituye la apertura de la tercera tienda, llegando a emplear a 5 vendedores, 2 administrativos y el seor Mario Quispe. Se inicia la constitucin del hotel Mantaro en 1990, que est ubicado en Mantaro 754, 764 y 768. En 1996 el hotel Mantaro inicio sus operaciones en la ciudad de Huancayo. Al igualmente a fines del ao
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2007 sus operaciones la radio y la inmobiliaria.

inicia

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Hoy en da tiendas Mantaro cuenta con 31 empleados entre administrativos y vendedores. Dentro de sus planes de expansin est previsto abrir 2 tiendas antes de fin de ao. La gerencia general est a cargo del Eco. Mario Quispe Aguirre hijo de los fundadores de la empresa. A partir del ao 2010 tiendas Mantaro est trabajando con una nueva razn social que es MANTARO RETAIL SCRL. Actualmente est ubicada en la calle real 1098 y cuenta con una expansin de 700m2, constituyndose en una de las tiendas ms grandes e importantes de este rubro en la ciudad de Huancayo ubicndose entre las tres tiendas de este rubro con mayor participacin de ventas en la ciudad de Huancayo, junto a cadenas como EFE Y LA CUARACAO.
1.2

LOCALIZACION: Tiendas Mantaro se encuentra ubicada en la Calle Real N 1096 de la Provincia de Huancayo.

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1.3

DATOS GENERALES A.- DENOMINACION DE LA INSTITUCION


RUC: 20487186474 Razn Social: MANTARO RETAIL S.C.R.L. Tipo Empresa: sociedad comercial con responsabilidad limitada Condicin: Activo Fecha de inscripcin: 31/10/2009 Fecha Inicio Actividades: 01/12/2009 Actividad Comercial: Otros Tipos de Venta por Menor. Direccin Legal: Calle Real N 1096 (Altura de Hunuco y Real)

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Distrito /

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Ciudad: Huancayo

Provincia: Huancayo Departamento: Junn Actividades econmicas:


-

Principal CIUU 52335 VTA. MIN. EQUIPOS DE USO DOMESTICO

Secundaria CIUU 74996 OTRAS ACTVIDADES EMPRESARIALES NCP.

Representante Legal de MANTARO RETAIL S.C.R.L.


-

Gerente General: Quispe Aguirre Mario Enrique

B.- ACTIVIDAD DE LA EMPRESA Tiendas Mantaro es una empresa dedicada a la venta de aparatos electrodomsticos para el hogar, adems de computadoras, muebles, bicicletas, etc. con amplia trayectoria en el mercado y ms de 20 aos bridando productos de calidad. Dada su trayectoria, TIENDAS MANTARO cuenta con una cartera de clientes de considerable magnitud, la cual pasa de generacin en generacin, y se enorgullece de ser la cadena de TIENDAS ms antigua de la Provincia de Huancayo en este rubro. Durante su existencia, la compaa ha atravesado buenos y malos momentos con apertura de ventas en la ciudad, con prohibicin de las mismas, con mercado recesivo, con fuerte oferta y demanda, sabiendo siempre adaptarse a las reglas de mercado y saliendo adelante en cada circunstancia.
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1.4. ESTRUCTURA Y ORGANIZACION DE LA EMPRESA 1.4.1. ORGANIGRAMA

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JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS

GERENTE GENERAL

ASESOR CONTABLE

ASESOR LEGAL

JEFE DE COMERCILIZACIN Y MARKETING JEFE DE VENTA

JEFE DE ALMACEN

CRDITOS Y COBRANZA

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CAPITULO II DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

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2.1

VISIN Ser una cadena de tiendas lder en la regin central, con recursos humanos eficientes y proactivos, brindando productos de alta calidad y satisfaciendo necesidades de nuestros clientes

VISION PROPUESTA: Ser para el ao 2017, una de las empresas comercializadoras de electrodomsticos ms reconocida de la regin central, posicionndonos en la mente de todos nuestros clientes con recursos humanos altamente competitivos y productos de alta calidad.

2.2

MISIN Mejorar la calidad de vida del cliente, mediante la comercializacin de productos elctricos y electrodomsticos para el hogar, con precios competitivos y con eficiente servicio

MISION PROPUESTA: Mejorar la calidad de vida de nuestros clientes, mediante la comercializacin de electrodomsticos de marcas reconocidas en el pas, con los ms altos estndares de calidad, precios competitivos y eficiente servicio.
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2.3

SLOGAN Todo electro, menores precios, mejor servicio

SLOGAN PROPUESTO: Todo electro, buenas marcas a menores precios

2.4

VALORES
SATISFACCION DEL CLIENTE: Escuchndolos y

mejorando nuestros servicios para satisfacer sus necesidades y mejorar su calidad de vida.
HONESTIDAD: Siendo los ms sinceros y

transparentes entre todas las personas que conforman la organizacin.


LEALTAD: Basada en el compromiso de defender en lo

que creemos y en quien somos.


AMOR AL TRABAJO: En cada una de las actividades

que se realicen.

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TRABAJO EN EQUIPO: motivando el esfuerzo conjunto y de permanente coordinacin entre todas las reas de la empresa con respeto, para el mejoramiento de los procesos.
RESPONSABILIDAD: cumpliendo con todas las normas

y directivas de la empresa buscando el bien comn.

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CAPITULO III Gestin DE LA Informacin

3.1

GESTIN DE LA INFORMACIN EN EL PASADO

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Tiendas Mantaro

se fund en el ao 1975 por los seores Mario Quispe y la seora Basilia Aguirre, inicindose como una microempresa que desarrollaba sus actividades en un Stand ubicado en la galera Ana Mara, la actividad econmica que desempeaba era la comercializacin de productos electrodomsticos pero en pequeas cantidades, es decir tenan un inventario de dos televisores, dos radio grabadoras, dos licuadoras, etc. La informacin bsica que se gestionaba era principalmente las compras y ventas de sus productos mediante tecnologas convencionales; es decir usando un cuaderno que registraba a diario cada una de estas actividades, resultando sencillo ya que la rotacin de productos era muy pequea. Desde su fundacin hasta el ao 1980 el stand ubicado en las galeras Ana Mara haba experimentado un fehaciente crecimiento, pero el manejo de la informacin era llevado casi de la misma manera que en sus inicios, salvo por la implementacin de mquinas de escribir ya que no estaban familiarizados al uso de equipos computacionales adems que eran muy costosos, solamente implementaron un sistema de krdex por el que llevaban el control del inventario de sus productos.

Ya por el ao de 1985 la empresa decidi trasladarse a un local ubicado en el Jirn Mantaro, pues haba experimentado un crecimiento considerable en los volmenes de inventario y ventas de productos, contratndose as a una mayor cantidad de personal; hablamos de cinco personas, una cajera, una secretaria y tres personas encargadas de las ventas adems de los fundadores que se encargaban del rea administrativa; por esta razn se gener una gran necesidad de implementar otro tipo de sistema de informacin para manejar adecuadamente su informacin.
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Observando

todos estos inconvenientes se tom la decisin de adquirir una computadora para llevar un registro de clientes, compras y ventas mediante hojas de clculo del programa MS Excel, pero los procesos no estaban automatizados, los vendedores an llevaban registros manuales, emitan comprobantes de pago elaborados manualmente y los procesos se tornaban ineficientes. En el ao de 1990 se contrataron ms vendedores llegando a un total de 10 vendedores y se adquirieron ms computadoras pero la gestin de la informacin todava era ineficiente hasta el ao 2000 donde la gerencia toma como decisin contratar a un Tcnico en Sistemas que se encargue del diseo de la estructura y creacin de la base de datos, as como la implantacin de una aplicacin para poder controlar y manipular la informacin. Ya en el ao 2002 se implanta el primer Sistema de Informacin utilizando el Sistema Gestionador de Base de Datos MS Visual FoxPro 6.0 para el entorno MS DOS, permitiendo a los vendedores automatizar el proceso de ventas ya que se evitan errores que anteriormente se cometan con el uso de archivos y tecnologas convencionales como el de copiar manualmente el cdigo de un producto, ya que despus de que el vendedor captaba al cliente este hacia una nota de pedido ingresando el cdigo del producto y algunas especificaciones tcnicas, con esto el cliente se diriga a la caja a cancelar o dejar un monto a cuenta, la cajera copiaba el cdigo de la nota de pedido para emitir el comprobante, existiendo en este proceso errores de digitacin por confusin en la lectura del cdigo, por ejemplo; el vendedor escribi el cdigo del producto el cual contena la letra s pero la cajera dio lectura a la nota de pedido y consider a s como el nmero 5 y emita el comprobante, el cliente despus de 2 meses regresaba a la tienda por un servicio tcnico para el producto comprado, pero el cdigo del producto que figura en el comprobante difera del cdigo del
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producto en s,

impidiendo que el cliente reciba el servicio tcnico, esta aplicacin estuvo vigente hasta que surgi un problema en el ao 2006, donde todo el sistema colapso ocasionado una prdida considerable de la informacin dentro de la organizacin; todo ello ocasionado por fallas en el fluido elctrico.

A finales del 2009 se empieza a trabajar con otra versin del Sistema Gestionador de Base de Datos MS Visual FoxPro 7.0 para entorno MS Windows, logrando establecer un sistema que trabaja en red para todos los rganos de lnea y operativo, lo cual agiliza principalmente las operaciones en ventas, logstica y cobranzas, teniendo como mens: el mdulo de administracin, clientes, crditos, reportes, ventas, registro de compras y control de almacn; los cuales solo pueden ser modificados mediante claves por el Gerente, el Administrador y El Jefe de almacn.

Ese mismo ao, se nota un incremento masivo del uso del internet, crendose as la pgina web www.tiendasmantaro.com, la cual brinda informacin de los productos comercializados, precios y modelos.

3.2

GESTIN DE LA INFORMACIN EN EL PRESENTE Actualmente en Tiendas Mantaro se sigue haciendo uso de la aplicacin MS Visual FoxPro 7.0. Tanto en el departamento de comercializacin, como en el de crditos esta aplicacin es utilizada para el proceso de ventas, como nos
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cuenta el Jefe ingresar un cliente

de Ventas: Para el proceso de ventas lo primero que se hace al

a) Bsqueda y calificacin: se le da la bienvenida al

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cliente...
b) Acercamiento previo: Buenas tardes, En qu le

podemos ayudar?..
c) Acercamiento: como un acto de confianza se le da la

mano, y se le pregunta: Qu producto est buscando?..


d) Presentacin

demostracin:

mostrarle

el

producto, dar las caractersticas del producto, como las ventajas y modelos de los productos
e) Manejo de objeciones: despejar las dudas que tiene

del producto...
f) Cierre: convencer al cliente, no hablar mucho, solo dar

informacin necesaria. En este paso del proceso de ventas, el cliente y vendedor se dirigen a la seccin donde se proceder al cierre de la venta donde se realiza el ingreso de la informacin a la aplicacin:

Se selecciona en la aplicacin el cdigo del

vendedor para iniciar la transaccin.

Se pregunta al cliente la forma de pago, si es al

crdito, contado o por medio de cooperativa; si es en soles o dlares.

Si es un cliente que por primera vez compra en la

tienda se procede a ingresar sus datos (nombres, apellidos, direccin, nmero de DNI)
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Despus se ingresa el modelo del producto, lo que

ayuda a ubicar el producto, si est en almacn o en exhibicin.

Se ingresa el monto del producto y se procede a la

impresin de la boleta o factura.

Lo que permite a la empresa, obtener los datos de sus clientes, es decir guarda la informacin relevante de cada cliente que realiza una compra y genera un historial de compras, as como las ventas realizadas por cada vendedor. En el departamento de almacn, hace uso del mdulo de registro de compras y control de almacn, en donde el Jefe de almacn cada 15 das ingresa los datos de las nuevos productos adquiridos durante la quincena y revisa el stock de los productos, ya que la aplicacin no permite la actualizacin instantnea de los datos, existiendo as redundancia de datos, ya que no se discrimina los nuevos registros de los antiguos. Tiendas Mantaro no cuenta actualmente con una persona que de mantenimiento a la aplicacin, solo existe un vendedor de equipos computacionales el cual realiza este procedimiento, ste nos menciona:

En Tiendas Mantaro trabajamos con mdulos de atencin..., contamos con un servidor que almacena las ventas diarias, que est subdividido por categoras, nombre del cliente, stock del producto, etc. y se realiza un reporte mensuales del control de ventasContamos con tres mquinas de facturacin, dos mquinas que se utilizan en
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caja. El sistema

operativo es compatible con Windows 98, XP y Seven; la plataforma es bastante liviana; no se requiere del uso de Internet puesto que es una red LAN, para lo cual encriptamos nuestro datos el mantenimiento se realiza cada 15 das para evitar que se cuelgue el sistema. Como se menciona anteriormente en Tiendas Mantaro se opt por una red LAN para evitar que no se cuelgue el sistema, lo cual perjudicara las ventas que se realizan.

A inicios del ao 2012 se contrat a un especialista para que disee un nuevo sistema que mejore los procesos, pero despus de 3 meses de implementado este Sistema Gestionador de Base de Datos se apreci una serie de deficiencias, lo que ocasion el regreso al anterior sistema.

3.3

GESTION DE LA INFORMACIN EN EL FUTURO El administrador de la empresa MANTARO RETAIL S.C.R.L., el Sr. Jaime Yaranga Hinojosa considera que con el pasar de los aos se ha tornado ms complejo el manejo de la informacin y cree que es necesario realizar un cambio total del sistema de informacin actual con que cuenta la empresa, ya que no satisface por completo las necesidades, una de ellas es que actualmente existen muchas lneas de producto y el sistema actual no discrimina esos datos; adems que muestra algunas falencias que dificulta la toma de decisiones; como el registro redundante de los clientes cuando hacen una compra y la falta de informacin en el reporte de los mismos, por ejemplo cuando un vendedor es nuevo y no conoce al cliente que realizar una compra, realiza un nuevo registro de ste, asimismo registra la fecha y el producto que compr el cliente pero al momento de generar el reporte no se visualiza dicha informacin.
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Es por ello que para el no se conoce con certeza al profesional ni el

2013 se tiene planeado cambiar por completo el sistema de informacin, programa que puedan utilizar para implantar un nuevo sistema, pero el administrador considera necesario que se desarrolle en el entorno web, esto porque uno de sus objetivos estratgicos a mediano plazo es establecer otros puntos de venta en la selva central, as que piensa realizar una convocatoria a nivel regional y si es posible viajar a la ciudad de Lima para contratar una empresa especialista en desarrollar un sistema que automatice sus procesos, le permita satisfacer todas sus necesidades informticas y ayude a la toma de decisiones para as satisfacer las necesidades de los clientes con calidad en los productos y servicios para su fidelizacin, incrementar la competitividad y as lograr sus objetivos estratgicos y por consecuencia su visin organizacional.

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CAPITULO IV PREGUNTAS

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Lnea del tiempo del sistema de informacin de tiendas Mantaro

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