CONOCIMIENTO EN NEGOCIOS

Centro de Entrenamiento y Capacitacin (C.E.C)

Andrs Alonso Castao Vsquez Lic. en Comunicacin Organizacional Publicista [email protected]

ndice 1. Entrenamiento 2. Modelo de Capacitacin 3. Mtodos de Aprendizaje 4. Necesidades de Capacitacin y medios 5. Programa y esquema de entrenamiento 6. Evaluacin 7. Conclusiones 8. Bibliografa

INTRODUCCIN

Al hablar de capacitacin dentro de una organizacin, siempre se piensa en el esquema tradicional, charlas o conferencias espordicas, teniendo siempre como finalidad el tema a instruir; sin pensar en cual es la mejor forma de entregar el contenido en cuestin. Hoy en da los modelos y sistemas de capacitacin han evolucionado de tal forma de poder adecuarse a las necesidades y cultura de la empresa; en el siguiente informe se presentara un de los modelos ms utilizados a nivel mundial, donde juegan un papel preponderante las necesidades de capacitacin y los mtodos de aprendizaje que se han de utilizar en la entrega del contenido seleccionado. Con el fin de poder brindar una orientacin sobre el contenido de este informe, se adjunta flujo grama donde se da una visin de cuales han de ser los temas que se abordara en este informe.

ENTRENAMIENTO

MODELO DE CAPACITACION

TEORIA

METODOS DE APREDIZAJE

NECESIDADES Y MEDIOS

PROGRAMA Y ESQUEMA DE ENTRENAMIENTO

APLICACIN

EVALUACION

Entrenamiento

Para comenzar a interiorizarnos en el tema, es adecuado definir el concepto de entrenamiento; Para ello nos basaremos en las definiciones brindadas por los autores Chiavenato y Amaro Guzmn, podemos concluir que Entrenamiento es el acto de proporcionar medios que permitan el aprendizaje en un sentido positivo y beneficiosos para que los individuos de una empresa puedan desarrollar de manera ms rpida sus conocimientos, aptitudes y habilidades; otorgando beneficios tales como: a. Preparar personal para la ejecucin inmediata de las diversas tareas peculiares de la organizacin. b. Proporcionar al personal oportunidades para el continuo desarrollo en sus cargos actuales, como en otras funciones para las cuales la persona puede ser considerada. c. Cambiar la actitud de las personas, para crear un clima ms satisfactorio entre empleados, aumentar la motivacin y hacerlos ms receptivos a las tcnicas de supervisin y gerencia. El entrenamiento asegura la ejecucin satisfactoria del trabajo, e igualmente constituye una herramienta para los cambios originados por nuevas tecnologas, tambin permite al personal de la empresa desempear sus actividades con el nivel de eficiencia requerido por sus puestos de trabajo, lo que consecuentemente, contribuye a su autorrealizacin y al logro de los objetivos organizacionales; como beneficios especficos para la organizacin, el entrenamiento ofrece: a. b. c. d. e. f. g. h. i. Mejorar los sistemas y mtodos de trabajo Mejorar el proceso de comunicacin en la empresa Reducir los rechazos y desperdicios en la produccin y/o servicios Disminuir ausencias y rotacin de personal Reducir costos por mantenimiento de las maquinarias, equipos, etc. Reducir el tiempo de aprendizaje Aminorar la carga de trabajo de los jefes Reducir los costos para trabajos extraordinarios Reducir los accidentes de trabajo.

Modelo de Capacitacin Ahora que entendemos que es el entrenamiento y su importancia, cabe preguntarse cul es la mejor forma de estructurar un programa de capacitacin o entrenamiento; para ello es necesario pensar en si es mejor tener al ideal o formar al ideal?; esta interrogante radica principalmente en el desempeo que se espera del funcionario, el cual esta directamente relacionado con las competencias que este posea. Al igual que los procesos de una organizacin, el desempeo y las competencias

deben ser evolutivas, lo cual exige que el modelo de capacitacin tambin debe serlo. El modelo ideal de capacitacin de una empresa que basa sus perfiles de cargo en las competencias y donde los procesos operativos juegan un papel preponderante, es el modelo basado en la gestin por competencia, ya que este evoluciona en conjunto con las nuevas exigencias, permitiendo as preparar a los funcionarios para los desafos de un futuro a corto o largo plazo.
Esquema de Modelo de Entrenamiento Basado en Gestin Por Competencias

Necesidades de Entrenamiento

Programa de Entrenamiento

Ejecucin de Entrenamiento

Evaluacin del Entrenamiento

Retroalimentacin
En el modelo de gestin por competencia se hace necesario desglosar y agrupar los temas en las competencias que involucra el mismo; a su vez las competencias que involucra cada tema, deben ser enseadas de formas particulares, esto para que los conocimientos sean asumidos con mayor facilidad, creando as una base de datos practica, dinmica y operativa en los capacitando. Mtodos de Aprendizaje Con el fin de ejemplificar la subdivisin de tcnicas o herramientas que se pueden utilizar en este modelo de entrenamiento, se han seleccionado dos propuestas de divisiones, las cuales permitirn explicar de una manera clara la antes mencionada subdivisin. El primero es propuesto por el profesor Rolf Arnold, donde se explica el nivel de penetracin que posee cada tcnica con relacin a la competencia que se desea fortalecer o ensear; y la segunda propuesta es del seor Idalberto Chiavenato, donde se subdivide el entrenamiento en uso, tiempo y aplicacin; donde se describe el tipo de entrenamiento, la finalidad y los medios a utilizar, para conseguir el mismo fin que con la primera propuesta.

Procedimientos Administrativos
Mtodo Ideal

Procedimientos Tcnicos
Mtodo Ideal

Procedimientos Operativos
Mtodo Ideal

Mtodos de Aprendizaje

Mtodos de Por Transmisin

Mtodos de Por Accin

Modelo de Arnold
Configuracin Metodologa y didctica Medio de Capacitacin Competencia en materia tcnica (conocimientos tcnicos y tcnicas laborales) Competencia en materia de Mtodos (Tcnicas de Aprender y de Trabajar) Competencia en materia de relaciones sociales y direccin (trabajo en equipo, mtodo de comunicacin)

Aprendizaje por transmisin

Discurso / Conferencia Dialogo en Clase Uso de Medios Cerrados Superlerning Proyecto Guiado Simulacro

+ + + + + + + + + + + -

+ + + + + + + + + + + + +

Aprendizaje por accin

Proyecto de Organizacin Propia Mtodo de texto Gui Trabajo en equipo Segn pregunta guiada Trabajo en individual Segn pregunta guiada Metaplan Ejercicios Artsticos Mtodos basados en Vivencias

Aprendizaje por experiencia

+ Importante para promover la competencia en Cuestin - De menor Importancia para la promocin de la Competencia.

Modelo de Chiavenato
TIPOS CLASIFICACIN FINALIDAD MEDIOS

En cuanto al Uso

1. Entrenamiento orientado al contenido 2. Entrenamiento orientado al proceso

En cuanto al Tiempo

En cuanto al Lugar de Aplicacin

Transmitir conocimientos o informacin Cambiar actitudes, desarrollar conciencia acerca de s mismo y desarrollo de habilidades 3. Entrenamiento Transmitir mixto informacin, cambiar actitudes y comportamientos 1. Entrenamiento Adaptacin y de induccin o ambientacin inicial integracin en la del nuevo empleado empresa 2. Entrenamiento Entrenamiento despus del constante, para ingreso del mejorar el trabajador desempeo del empleado 1. Entrenamiento Transmitir las en el sitio de enseanzas trabajo necesarias a los empleados 2. Entrenamiento Transmitir fuera del lugar de conocimientos y trabajo habilidades

Tcnicas de lectura, recursos individuales, instruccin programada, etc. Roleplaying, entrenamiento de grupos, entrenamiento de la sensibilidad, etc. Conferencias, estudios de casos, simulaciones, juegos, rotacin de cargos, etc. Programa de induccin

Entrenamiento en el sitio de trabajo y entrenamiento fuera del sitio de trabajo Rotacin de entrenamiento de etc. cargos, tareas,

Aulas de exposicin, estudios de casos, simulaciones, vdeo conferencia, dramatizacin, etc.

Los modelos antes descritos permiten realizar una seleccin aleatoria de diferentes mecanismos o medios de aprendizaje, los cuales tienen por finalidad lograr una mayor compresin y absorcin del conocimiento entregado a los capacitando; lo cual hace que las capacitaciones no sean montonas, aburriendo a los capacitando, haciendo perder el inters en el tema que s esta exponiendo. Necesidades y Medios Teniendo claro los modelos antes expuestos, nos encontramos en condiciones de realizar el levantamiento de necesidades de capacitacin que posee actualmente la Gerencia Comercial, donde se consideraron las reas de. Estaciones, seguridad, Canal de Ventas, Personal de Aseo y Oficinas de atencin al cliente. En este levantamiento se han agrupado las necesidades en reas generales, dejando el detalle especifico de los temas para la malla de entrenamiento, la

cual se desarrollara en una segunda etapa, donde ya se tengan claros los objetivos que persiguen las rea dentro de los temas propuestos. Junto con presentar las necesidades de entrenamiento que posee la Gerencia Comercial, tambin se hace la referencia a los medios o herramientas ideales para conseguir alto nivel de aprendizaje, tal como se mencionara en los prrafos anteriores.

REA DE CONOCIMIENTO

TEMAS

REA

TIPOS DE CAPACITACIN

MEDIOS RECOMENDADOS

Administrativos

Conferencias; E-Learning; Papers /Diaporamas; Dialogo en Clases; Discursos; Tcnicas de Lectura; Instruccin Programada.

PROCEDIMIENTOS

Tcnicos

Estudio de Casos; Anlisis de video; Rotacin de Cargos; Roll Playing

Operativos

Simulacin; Dramatizacin; Demostracin; Conferencias y Reuniones Participativas; recorridos 3D

PSICO PROFESIONAL

Personal

Ejercicios Artsticos; Juegos Serio; Proyecto Guiado

Grupal

Ejercicios Artsticos; Juegos Serio; Proyecto Guiado; Vivencias

Validadas

BUENAS PRACTICAS

Externas

Reuniones Participativas; Discurso de Referentes.

Referentes

Internas

Programa o Estructura. Con las bases tericas ya asentadas, se puede estructurar el programa o esquema bajo el cual se realizaran las capacitaciones, para llevar a cabo el desarrollo de dicha estructura, se debe enumerar los requerimientos necesarios; pensando en la creacin de un Centro de Entrenamiento y Capacitacin (C.E.C). - Requisitos de Infraestructura Salas (de conferencia, reuniones, cibercentros, salas de proyecciones, salas de simulacin, salas de ejercicios y practica) Bibliotecas / Videotecas Oficinas - Requisitos de Materiales Equipos de Computacin Equipos de Proyeccin Videos (DVD, VHS, etc.) Equipos de Sonido Ficticios para simulaciones

- Requisitos de Personal Administrador de Capacitacin. Ser quien coordine la disponibilidad y mantencin tanto de salas como de equipos; por otra parte deber estructurar distribucin de presupuesto asignados y la direccin del resto del personal de Centro de Entrenamiento. Coordinador de Capacitacin. El Coordinador de Capacitacin ha de ser la persona encargada de estructurar las planillas de capacitacin velando por la continuidad y evolucin de los programas de capacitacin propuestos para el personal interno y externo de Metro. Relatores o Profesores. En primer lugar se har una bsqueda interna y en reas ms especificas se deber contar con personal externo el cual ser contratado en base a su experiencia y conocimiento del tema.

Programa o Estructura Si bien ya se ha hablado de las directrices tericas, las necesidades y los requisitos de este proyecto; se debe dejar en claro que el eje central del proyecto es el programa de capacitacin; este debe ser continuo y evolutivo, para dar respuesta a las necesidades que se le presenten a la organizacin. Para que el programa de Entrenamiento sea exitoso, es necesario estructurar el programa centrado en el Entrenamiento y en el Reentrenamiento continuo de los funcionarios; a modo de explicar de una manera ms sencilla se adjunta la siguiente grafica:

C.E.C
Indicadores Negativos Re -Entrenamiento

Entrenamiento

CALIFICACIN DEL FUNCIONARIO

Indicadores Positivos 2 Nivel Entrenamiento

FUNCIONARIO CAPACITADO

Se Evalu lo aplicado INDICADORES EVALUACIN

Se Aplica lo Aprendido

Evaluacin La etapa final de proceso de entrenamiento es la evaluacin de los resultados obtenidos, por lo general el problema ms comn de cualquier programa de entrenamiento. La evolucin de un programa de entrenamiento se compone de diversas miradas las cuales a su vez se componen de un numero especifico de indicadores. La evaluacin sobre el nivel de Eficiencia del programa, se basa en los siguiente aspectos: 1. Determinar hasta qu punto el entrenamiento produjo en realidad las modificaciones deseadas en el comportamiento de los empleados. 2. Demostrar si los resultados del entrenamiento presentan relacin con la consecucin de las metas de la empresa. Sin duda que las etapas de evaluacin de un proceso de capacitacin son:

Normas de Evaluacin

Integrante s: Examen

Examen anterior al curso Transferen cia al puesto

Empleados capacitados

Seguimiento A

posterior al curso

r r Los criterios que se emplean para evaluar la efectividad de la u capacitacin se basan en los siguientes resultados: l a A Las reacciones de los capacitados al contenido del programa y al d proceso general. r i proceso de Los acontecimientos que se hayan adquirido mediante el a capacitacin. n a Los cambios en el comportamiento que se deriven del curso de C a capacitacin. r r i b e r

, V i v i Los resultados o mejoras mensurables para cada miembro a de la n organizacin como menor tasa de rotacin, de accidentes o a G ausentismo. a r b Otro mecanismo de evaluacin es la eficacia, la cual se mide bajo los u siguiente parmetros: l i n a) Aumento de la eficacia organizacional. s b) Mejoramiento de la imagen de la empresa. k i c) Mejoramiento del clima organizacional. , d) Mejores relaciones entre empresa y empleado S e) Facilidad en los cambios y en la innovacin. o f) Aumento de la eficiencia. l e d a programa El ultimo mtodo y el ms importante en la evaluacin de un d tareas y de entrenamiento, es el que se realiza a nivel de G operaciones, en este caso los indicadores deben ser: e n a) Aumento de la productividad. o b) Mejoramiento de la calidad de los productos y servicios. v e c) Reduccin del ciclo de la produccin. s e d) Reduccin del tiempo de entrenamiento , e) Reduccin del ndice de accidentes. L f) Reduccin del ndice de mantenimiento de mquinas y equipos a u r Sin duda que para un sistema tan complejo como el propuesto la a evaluacin debe considerar todos los aspectos antes mencionados, J generando as una gama de indicadores que incluyan eficiencia, a eficacia y operatividad; son estos estndares los que definirn si el u programa esta funcionando bien o debe ser modificado; r o en su defecto el nivel de impacto que tuvo en los capacitando. e g u i b e r r y ,

Conclusin

E d u a r d o L

i g Sin duda los procesos de capacitacin o entrenamiento, independiente o del modelo; son beneficiosos para la organizacin y para quienes n reciben la capacitacin. i Mientras ms altas sean las metas que se pretendan conseguir con el entrenamiento ms , elevados sern los costos de implementacin; por ese motivo es bueno aclarar que los costos de implementacin del programa se rentabilizaran al mediano plazo, G ya que al contar con personal ms calificado, los costos en mantencin, entrenamiento y e accidentabilidad se reducen ampliamente. o r Al pensar en implementar un centro de entrenamiento y capacitacin; se debe g considerar que es un proyecto a largo plazo por lo cual se deben definir etapas, lasi cuales han de estar dentro de la capacidad tanto en recursos monetarios como en recursos humanos. n Como un primera etapa de acuerdo a la recoleccin de necesidades sugiero a comenzar por las buenas practicas y el entrenamiento Psico Profesional; mientras en paralelo M de comienza a desarrollar las mallas de capacitacin para cada tema segn a los intereses y objetivos que cada rea desee reforzar. n r i q u e , M a r i a n o M a r g a r i t , Bibliografa. F e r n a n

o M o n f o r De Sousa, Maria C. (2001); Anlisis de Necesidades de Entrenamiento, basado t en el Modelo de Competencias e Arnold, Rolf; Formacin de Profesionales, Nuevas tendencias y , perspectivas; Capitulo 4 . Belly Pablo (2003); Aunque no lo veamos el conocimiento esta. M a Belly, Pablo (2003); Nuevas Tendencias en la era del Conocimiento. r mental para Mayor Gutierrez, Roberto; El Ajedrez como entrenamiento i ejecutivos. n a N e i r a , F l a v i a S u a r e z , P a b l o