Manual de Usuario Gestion Empresarial INTEVEP S.

A Nomina

Preparado por: Urdaneta Jose Patri ia !epe" Gestion Empresarial INTEVEP S.A

#i iem$re% &'()

TA*+A #E ,-NTENI#,AP.TU+- I II. Introduccinx III. Informacin General de la Aplicacin......x ,AP.TU+- II 1. Descripcin Tcnica de la Aplicacin.....x 1.1. Periodos de la N/mina .....x 1.2. Estatus del 0e1istro de Gesti/n x 1.3. Estatus de la N/mina ..x 1.4. E2e u ion ,al ulo de Nomina ..x 1.5. #ia1rama E2e u ion de la Nomina x 1. . !eriodos de "omina x 1.#. E2e u ion ,al ulo de Nomina x 1.$. Adelanto 3uin enal .x 2. N/mina 0e1ular .x 2.1. A2uste re1ular ,orre i/n .............x

2.2. Adelanto de Utilidades ........x 2.3. A2ustes de Utilidades ................x 2.4. Adelanto 0e1ular 4 Va a iones ..........x 2.5. N/mina Guarder5a ..........x 2. . N/mina Adelanto de Presta iones ..........x 2.#. Pro eso 1eneral de ,al ulo de Nomina ..........x 2.$. Estru tura del Modulo de ,6l ulo de la N/mina ..........x 2.%. Visuali"a ion del ,6l ulo de N/mina ..........x 3. Ta$las 7 re1istros de N/mina ..........x 4. ,uadros In8orma ion Te ni a

5. Dia&ramas de casos de usos

Ta'la de (i&uras.

9i1 (. Entrada al Sistema 9i1 &. Sap Eas7 A 9i1 ). Transa ess.

ion PP-ME.

9i1 :. Menu Medidas de Personal.

,ap5tulo I GENE0A+I#A#ES (. ,-NT0-+ #E VE0SI-NES ! #E ,AM*I-S )l *ersionamiento + los cam'ios producidos de este documento, as- como las fec.as + responsa'les de los mismos, se refle/an en la si&uiente ta'la0 0esponsa$le 1"om're responsa'le2 9e ;a del D-a3mes3a4o Estado 1)n desarrollo, re*isin2 ,am$ios e8e tuados en 5ersin 6ri&inal

II. Introdu

i/n

)l presente manual de sistema .a sido preparado como .erramienta de aplicacion para el personal de 77777 7777 777. )l mismo tiene como funcin conocer + comprender el proceso de c8lculo de la "mina descri'iendo las principales relaciones con otros mdulos del sistema + sus efectos en dic.o c8lculo en el am'iente 9A!:;<=. )l manual permite introducir al usuario 'a/o el pro&rama estandar <SAP=, especificamente en el area de "omina, as- como tam'in descri'ir0 todas las etapas >ue se encuentran presentes en el calculo de la misma, cumpliendo con el propsito de facilitar el aprendi?a/e de analisis usuario: aplicacin SAP >0, para as- lo&rar >ue las acti*idades lle*adas a ca'o en lo referente al calculo de "omina Administrati*a sean eficientes + producti*os, permitiendo reducir el tiempo de respuesta + la adaptacion al cam'io. III. In8orma i/n General de la apli a i/n @a aplicacin A9A!, 9istemas Aplicaciones + productos en procesamiento de datosB. )l nom're de 9A! es al mismo tiempo el nom're de la )mpresa + el del sistema inform8tico. )ste sistema comprende muc.os mdulos completamente inte&rados, >ue a'arca pr8cticamente todos los aspectos de la administracin empresarial. <ada mdulo reali?a una funcin diferente, pero esta dise4ado para tra'a/ar con otros mdulos. @a inte&racin total de los mdulos ofrece real compati'ilidad a lo lar&o de las funciones de una empresa. )sta es la caracter-stica m8s importante del sistema 9A! + si&nifica >ue la informacin se comparte entre todos los mdulos >ue la necesiten + >ue pueden tener acceso a ella. @a informacin se comparte, tanto entre mdulos, como entre todas las 8reas. El m/dulo >,M SAP% permite una &estin eficiente de la informacin + procesos tanto cualitati*os como cuantitati*os del personal mdulos de 9A! como con posi'les aplicaciones externas. de una or&ani?acin, e inte&ra toda esta informacin + procesos tanto con los dem8s

)ntendemos como or&ani?acin una empresa indi*idual >ue cuenta con diferentes departamentos como Cecursos ;umanos, (inan?as, IDD, <6 entre otros. !ara cual>uier or&ani?acin, los recursos .umanos, son considerados como el acti*o m8s importante. @ue&o, para mantener los datos relacionados con los empleados re>ueriremos de un sistema >ue &arantice la consistencia + fia'ilidad de los mismos dentro de la or&ani?acin.

,ap5tulo II (. #es rip i/n T? ni a de la Apli a i/n )l sistema 9A! C33 tiene un con/unto de normas est8ndares en el 8rea de softEare de ne&ocios. )l sistema 9A! C33 ofrece soluciones est8ndares para las necesidades enteras de informacin de una compa4-a. Durante la definicin de un modelo de <8lculo de nmina apo+ado en la funcionalidad de 9A! A9A! ;<= !FB, una de las acti*idades de m8s rele*ancia e importancia es la creacin de los conceptos cla*es de nmina A<<:"minasB >ue ser8n los custodios de la informacin &enerada durante el proceso. !osterior a un an8lisis ex.austi*o de las diferentes asi&naciones, deducciones, acumulados, 'eneficios, prstamos, reportes de &astos, acumulados, promedios, retroacti*idades + conceptos pro*enientes de tiempos, la creacin de cada una de dic.as interpretaciones a la manera de <<: "minas es la acti*idad m8s importante. )l C33 es un )C! A)nterprise Cesource !lannin&B de ori&en alem8n, creado por 9A!. )s un sistema inte&rado de &estin >ue permite controlar todos los procesos >ue se lle*an a ca'o en una empresa, a tra*s de mdulos. @as aplicaciones o mdulos de 9A! C33 se di*iden en tres &randes 8reas0 (inanciera, lo&-stica + de Cecursos ;umanos. )stos tres &rupos no son independientes unos de otros. Adem8s de stos, existen otros componentes, llamados <ross Aplications, >ue son *8lidos para todas las aplicaciones. @os principales mdulos del sistema C33 inclu+en cientos de procesos de ne&ocio para satisfacer las necesidades de las empresas en sus aplicaciones de &estin e informacin. @as aplicaciones del pro&rama funcionan de modo inte&rado, de forma >ue existe una conexin impl-cita entre los procesos financieros + lo&-sticos, + tam'in con los .umanos.

@os diferentes mdulos >ue componen el sistema C33 son0 9inan"as: (I AGestin financieraB <6 A<ontrollin& o <onta'ilidad de costesB )< A<ontrollin& <orporati*oB I= AGestin de in*ersionesB TC ATesorer-aB +o15sti a: @6 A@o&-stica &eneralB 9D A5entas + Distri'ucinB == AGestin de =aterialesB !! A!laneamiento de la produccinB != A=antenimientoB G= A<ontrol de calidadB !9 A9istema de control de pro+ectosB H= AGestin de almacenesB 0e ursos >umanos: !A AAdministracin de personalB !D ADesarrollo + planificacin personalB I9 A9olucin *ertical para industriasB Adem8s de estas soluciones est8ndares, el am'iente de desarrollo de 9A! + su sistema de informacin, pro*een a los clientes con poderosas .erramientas para desarrollo + adaptacin del sistema a los re>uerimientos indi*iduales Apersonali?acinB. )l am'iente de desarrollo del sistema C33 ofrece a los usuarios su propio len&ua/e de pro&ramacin de cuarta &eneracin AAIA!34B, creado especialmente para las necesidades comerciales. )l amplio ran&o de ser*icios >ue ofrece el sistema, sin em'ar&o, es solamente una de las causas del xito del sistema C33. 9A! soporta el concepto de sistema a'ierto, construccin de interfaces AGJIsB, ser*icios, so're los actuales est8ndares.

(.(. Periodos de la N/mina Determina el per-odo para el >ue se crea un resultado del c8lculo de la nmina. @a duracin de los per-odos de c8lculo de nmina pueden diferirK por e/emplo, un per-odo de c8lculo de nmina puede ser un mes, una semana.

(.&. Estatus del 0e1istro de Gesti/n: )l proceso de c8lculo de los diferentes tipo de nminas en un periodo est8n determinados por los estatus del re&istro de &estin. ( +i$re para el 6l ulo !ermite el 'lo>ueo de los datos para pasado + presente, para reali?ar el c8lculo de la "mina Ce&ular. & +i$re para orre correcciones. i/n !ermite la modificacin de los datos del pasado + presente, para .acer

0e1istro de Gesti/n: <ontrola las etapas indi*iduales del c8lculo de nmina. Men@ Sap Eas7: Cecursos ;umanos L <alculo De "mina L America L 5ene?uela L ;erramientas L Ce&istro de Gestin o Transaccin !AM3.

(.). Estatus de la N/mina ) Veri8i ar resultados de N/mina <on&ela el estado de la "mina para la emisin de reportes + la *erificacin de resultados. Ilo>uea los datos de infotipos en el pasado + presente. : 9inali"ada <ierra el periodo de "mina + da comien?o a otro periodo.

Antes de poder *isuali?ar el estatus de "omina accedemos a la !A2M atra*es del menu 9A! )as+ Acces.

!osteriormente de .a'er ele&ido el numero de personal, indicamos el numero de Infotipo en este caso es el MM3 para *isuali?ar el estatus de "omina In8otipo '''): Visuali"a ion Estatus de la N/mina

(.:. E2e u ion ,al ulo de Nomina. A continuacion se muestra el acceso a la transaccion e/ecucion de "omina.

9i1. Transa

ion P,''AM(BA,A+,% E2e utar Nomina.

(.C. #ia1rama E2e u ion de la Nomina. )l calculo de la nomina pasa a tra*es de ciertas etapas .asta su posterior finali?acion, como lo son la simulacion, la @i'eracion, inicio de calculo, correcciones dia&ramacion0 + posterior finali?acion. A continuacion se muestra su

9i1. #ia1rama Pro eso de Nomina. (.D. Periodos de Nomina. @a "omina puede estar esta'lecida en distintos periodos de tiempo de acuerdo a las politicas o acuerdos de cada sociedad.

9i1. Periodos de las Nominas

(.B. E2e u ion ,al ulo de Nomina. !or medio de la transaccion !<MMN=1#N<A@<, se &enera el pro&rama de calculo de nomina.

9i1. Pro1rama de al ulo de Nomina. (.E. Adelanto 3uin enal. <orresponde a la nmina >ue se calcula + pa&a durante los >uince primeros d-as del mes. !osee las si&uientes caracter-sticas0 1 9e cancela 4MO del salario '8sico sin deducciones. 2 9e e/ecuta 'a/o la transaccin !<MMN=1#N<A@<. 3 =oti*o de "mina )special AMM1. 4 5ariante reci'o de pa&o I"T)5)!.

&. N/mina 0e1ular. 9e emplea para cancelar el pa&o a los tra'a/adores. !osee las si&uientes caracter-sticas0 1 <ancela tra'a/ador. 2 Cefle/a los pa&os adicionales reali?ados. 3 Cefle/a las Deducciones @e&ales +3o *oluntarias. 4 9e e/ecuta 'a/o la transaccin !<MMN=1#N<A@<. 5 5ariante reci'o de pa&o0 I"T)5)!. &.(. A2uste re1ular ,orre i/n. el porcenta/e AOB del salario '8sico >ue corresponde al

)sta nmina se utili?a para reali?ar rec8lculos de'ido a >ue de'e cancelarse al&Pn retroacti*o, por concepto de pa&os o deducciones re&istrados tard-amente Afuera del periodo actualB, a uno o *arios tra'a/adores. 1 De'e especificar la fec.a de e/ecucin. 2 9e e/ecuta 'a/o la transaccin !<MMN=1#N<A@<. 3 <on @i>uidacin )special I A"mina <orreccinB. 4 5ariante reci'o de pa&o I"T)5)!.. &.&. Adelanto de Utilidades. )sta "mina se utili?a para cancelar las utilidades acumuladas por los tra'a/adores al mes de 6ctu're. 1 9e cancelan dentro de la nmina re&ular 'a/o el concepto 3#1M Adelanto de Jtilidades. 2 @os periodos en >ue se e/ecuta son los si&uientes0 )mpleados =ensuales, periodo 1M 3 9e e/ecuta 'a/o la transaccin !<MMN=1#N<A@<. 4 5ariante reci'o de pa&o I"T)5)!

&.). A2ustes de Utilidades )sta "mina se utili?a para cancelar las utilidades acumuladas en los meses de no*iem're + diciem're. 1 9e cancelan dentro de la nmina re&ular 'a/o el concepto 3#11 A/uste de Jtilidades. 2 9e cancela en el mes de diciem're )mpleados =ensuales, periodo 12 3 9e e/ecuta 'a/o la transaccin !<MMN=1#N<A@<. 4 5ariante reci'o de pa&o QAGC C)<II6 I"T)5)!.

&.:. Adelanto 0e1ular 4 Va a iones "mina de adelanto re&ular con moti*o de nmina especial Q5A< + se utili?a para cancelar las *acaciones + 'ono *acacional a los tra'a/adores. 1 9e car&an por el infotipo %M2M 2 De'e especificar la fec.a de e/ecucin. 3 Aplica para todas las 8reas de nmina Aexcepto Ru'iladosB. 4 9e e/ecuta 'a/o la transaccin Q57. 5 5ariante reci'o de pa&o I"T)5)!. &.C. N/mina Guarder5a )sta nmina especial se utili?a para cancelar el pa&o de &uarder-a a los tra'a/adores. 1 De'e especificar la fec.a de e/ecucin. 2 Aplica para todas las 8reas de nmina. 3 9e e/ecuta 'a/o la transaccin !<MMN=1#N<A@<. 4 =oti*o especial QGJA. 5 5ariante reci'o de pa&o C)<II6 I"T)5)!. &.D. N/mina Adelanto de Presta iones )sta nmina especial se utili?a para cancelar el adelanto de prestaciones a los tra'a/adores. 1 De'e especificar la fec.a de e/ecucin. 2 Aplica para todas las 8reas de nmina. 3 9e e/ecuta 'a/o la transaccin !<MMN=1#N<A@<. 4 =oti*o especial 9"M1. 5 5ariante reci'o de pa&o QAGC C)<II6 I"T)5)!.

&.B. Pro eso 1eneral de ,al ulo de Nomina

&.B.( Pro eso 1eneral 6l ulo de la N/mina & ,lasi8i a ion de Insumos:

&.B.& Pro eso 1eneral de ,al ulo de Nomina. ) In8otipos re3ueridos para la N/mina @os insumos re>ueridos para el c8lculo de la nmina son almacenados en las ta'las AInfotiposB, los cuales permiten lle*ar un re&istro .istrico de los datos in&resados o modificados por cada tra'a/ador + >ue repercuten en el c8lculo de la nmina.

&.E Estru tura del Modulo de ,6l ulo de la N/mina 4In8otipos re3ueridos para la N/mina.

&.E.( Estru tura del Modulo de ,6l ulo de la N/mina. 4In8orma i/n re3uerida para el pa1o de la N/mina.

&.E.& Inte1ra i/n on otros m/dulos de SAPA>,M

&.E.) In8otipos de N/mina <IN9-TIP- ''(:=. )n el infotipo MM14 De*en&os3deducciones peridicas, se puede introducir montos o cantidad3unidad de un <<:"mina Acla*es concepto de nminaB >ue se pa&an o descuentan peridicamente. @os de*en&os + deducciones peridicas son elementos de remuneracin adicionales >ue pueden ser re&istrados en cual>uier per-odo de c8lculo de nmina. <IN9-TIP- ''(C=. )l infotipo !a&os <omplementarios AMM15B permite re&istrar un importe +3o un *alor + una unidad de medida 'a/o un concepto de nmina, el cu8l permite reali?ar pa&os o deducciones adicionales en un periodo determinado. )stos se reali?an de forma irre&ular + siempre de'en re&istrarse en el momento de su ori&en, ellos no tiene *i&encia para periodos su'si&uientes. <IN9-TIP- '&DB=. )n el Infotipo !a&os complementarios nmina especial AM2 #B es posi'le almacenar <<:nminas >ue pueden cancelarse 'a/o nminas re&ulares nminas especiales. E2emplos0 !a&o de prstamo "ue*o empleado, <omputador !ersonal AInicial + adicionalB, !ersonal, Gasto de re&istro, !a&o de Guarder-a. <IN9-TIP- ')FF=. )l Infotipo Impuesto so're la renta AM3%%B es o'li&atorio para cada empleado, permite calcular el porcenta/e de retencin >ue de'e ser deducido de los in&resos del empleado, de acuerdo a la informacin suministrada a tra*s de la forma A&ente de Cetencin de Impuestos AC:I.

&.F Visuali"a ion del ,6l ulo de N/mina <lPster de "mina0 permite *isuali?ar los resultados detallados del c8lculo de la nmina.

+a ruta de Men@ SAP EAS!: Cecursos ;umanos 3 <alculo de la nmina 3 Amrica 3 5ene?uela 3 ;erramientas 3 !<N!AFC)9J@T. ). Ta$las 7 re1istros de N/mina. Al&unas ta'las almacenadas en el clPster de la nmina son0 CT0 )s la ta'la de resultados de la nmina, en ella se almacenan los re&istros de los cc:nminas >ue .an sido procesados completamente.

H!I!0 Ta'la >ue contiene la informacin '8sica del empleado, como e/emplo0 8rea de nmina, 8rea de personal, sociedad, &rupo de personal, su'di*isin, entre otros.

*T: <ontiene la informacin para el pa&o de la nmina .

SI: ,ontiene la in8orma i/n $6si a para el se1uro so ial <IT':''=.

( SIAEVA+: ,ontiene la in8orma i/n de los aportes al se1uro so ial.

( TAG: ,ontiene la in8orma i/n $6si a para el Impuesto so$re la renta <IT')FF=.

( TAGAEVA+: ,ontiene la in8orma i/n de las reten iones reali"adas.

PSAEVA+: ,ontiene la in8orma i/n de las utilidades a umuladas 7 an eladas.

IN,EAEVA+: ,ontiene la in8orma i/n de los aportes reali"ados al IN,E.

+P>AEVA+: ,ontiene la in8orma i/n de los aportes reali"ados al 9A-V.

).&. 0e i$o de Pa1o

).&. Trans8eren ia *an aria

@a funcin de Ceport crea autom8ticamente una fec.a de e/ecucin de pro&rama + una caracter-stica de Identificacin. )stos datos se utili?an para crear las transferencias 'ancarias + &enerar los c.e>ues pertinentes =enP 9A! )A9F0 Cecursos ;umanos 3 <alculo de la "mina 3 Amrica 3 5ene?uela 3 "omina 3 !<MMN=1#N<DTAM : !ro&rama. ant. I9= 0 Transferencia

(ec.a + ;ora de la transferencia. Al *isuali?ar el resultado cuando presiona el campo @ista, recuerde almacenar la fec.a de e/ecucin + cdi&o para uso posterior. )/emplo 2M.M .2M12, 1#3 1!.

=enP 9A! )A9F0 Cecursos ;umanos 3 <8lculo de la "mina 3 Amrica 3 5ene?uela 3 "mina 3 !<MMN=1#N((6T : <rear I9=

Al e/ecutar el reporte aparecer8 la *entana >ue se muestra a continuacin. !resione so're el cdi&o resaltado pasando as- a la si&uiente pantalla.

)n la si&uiente pantalla se presentan las columnas de informacin tales como la fec.a de e/ecucin, el identificador, el monto total de la transferencia 'ancaria, el tipo de moneda, el usuarios >ue e/ecuta el reporte. @a cla*e del receptor, el formato del 'anco ele&ido.

9eleccionar el re&istro + presionar el 'otn DoEnload resaltado en la ima&en.

Aparece una *entana. !resione =atc. <ode para 'uscar la u'icacin donde almacenar el arc.i*o a ser transferido.

!resione el 'otn aceptar. 9i los datos son satisfactorios de'e aparecer el si&uiente mensa/e en la parte inferior.

9e &enera un arc.i*o txt con los datos necesarios para reali?ar la transferencia. <ada 'anco define las estructura del arc.i*o.

).). ,onta$ili"a ion de Nomina <Pasos=:

Men@ SAP EAS!: Cecursos ;umanos 3 <alculo de la nmina 3 Amrica 3 5ene?uela 3 acti*idades si&uientes 3 por periodos de nmina 3 e*aluacin 3 transferencia (I3<6 3 !<MMN=%%N<I!) : !reparar asientos.

).).( +o1 E2e u i/n ,onta$ili"a i/n: )n el lo& se *isuali?an los nPmeros de personal tratados + una estad-sticaK si fuera necesario, puede des&losarse el 8r'ol para *isuali?ar informacin detallada.

).:. An6lisis de #o umentos =enP 9A! )A9F0 Cecursos ;umanos 3 <alculo de la "mina 3 Amrica 3 5ene?uela 3 Acti*idades 9i&uientes 3 !or !eriodos de "mina 3 )*aluacin 3 transferencia (I3<6 !<!M : Tratar (I3<6

).:.(. 0esumen del #o umento !uede lle*ar a ca'o las si&uientes acti*idades0 1 2 3 5isuali?ar el documento @i'erar el documento 5isuali?ar documentos de (inan?as A9lo despus de conta'ili?adosB.

).C. ,ompro$ante de ,onta$ili"a i/n

& +i$erar #o umento:

) ,onta$ili"ar #o umento:

).D 0eportes SAP >,M Estandar:

).D.( #entro de los reportes estandar tenemos: 1 Altas + 'a/as 2 @ista de empleados 3 @ista de cumplea4os 4 Ani*ersarios 9er*icio ).D.& Vin ulados a Nomina: 1 Transaccin !<MMN=%%N<HTC 2 Transaccin !<MMN=1#N<@R" ).D.& 0eportes SAP >,M Ad;o 4Huer7 SAP>'A:E'''C(': 1 9e utili?a para reali?ar informes so're datos ;C >ue no est8n incluidos en los est8ndar.

:. ,uadros In8orma ion Te ni a: :.(. Version de so8tIare So8tIare 9A! C35 )C! :.&. Am$iente Versi/n .M ;C + AIA!

0e urso =odulo 9A! ;C :.). SerJidores SerJidor 7xxxxxxxxxx 7xxxxxxxxxx 7xxxxxxxxxx :.:. Personal responsa$le Nom$re 7 Apellido 7xxxxx xxxxxx 7xxxxx xxxxxx ,ar1o 7xxxxxx 7xxxxxx

Versi/n #2M

#ire i/n IP xxx.xx.xx.xx xxx.xx.xx.xx xxx.xx.xx.xx

Indi ador 7xxxx 7xxxx

Tel?8onos xxxxxx xxxxxx