Este documento describe el proceso de consolidación de información para la presentación de estados financieros semestrales al organismo regulador de bancos en Bolivia (ASFI) por parte del Banco Económico. Se identifican errores en la presentación anterior que resultaron en multas, y el objetivo es reducir estos errores mediante el desarrollo de herramientas de control y gestión. El documento también proporciona antecedentes sobre el Banco Económico, su misión, servicios y estructura organizacional.
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Este documento describe el proceso de consolidación de información para la presentación de estados financieros semestrales al organismo regulador de bancos en Bolivia (ASFI) por parte del Banco Económico. Se identifican errores en la presentación anterior que resultaron en multas, y el objetivo es reducir estos errores mediante el desarrollo de herramientas de control y gestión. El documento también proporciona antecedentes sobre el Banco Económico, su misión, servicios y estructura organizacional.
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Este documento describe el proceso de consolidación de información para la presentación de estados financieros semestrales al organismo regulador de bancos en Bolivia (ASFI) por parte del Banco Económico. Se identifican errores en la presentación anterior que resultaron en multas, y el objetivo es reducir estos errores mediante el desarrollo de herramientas de control y gestión. El documento también proporciona antecedentes sobre el Banco Económico, su misión, servicios y estructura organizacional.
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Practicas Industriales
Jhon Diego Hurtado Viveros Pgina 1
0. INTRODUCCION:
El sistema financiero es el medio en el cual se realizan los movimientos de recursos financieros entre aquellos agentes econmicos deficitarios y superavitarios en sus ahorros. Estos movimientos de recursos se efectan a travs de un conjunto orgnico de instituciones que generan, administran y canalizan los recursos del ahorro a la inversin.
Esta movilizacin de recursos se realiza a travs del Sistema Financiero Indirecto o de Intermediacin Financiera y/o del Sistema Financiero Directo o Mercado de Valores.
En el Sistema financiero Indirecto, o de Intermediacin Financiera, los recursos se canalizan a travs de instituciones financieras bancarias y no bancarias, tales como bancos, comerciales, empresas de seguros, empresas de reaseguros, mutuales de ahorro y prstamo para vivienda, cooperativas de ahorro y crdito, financieras y otras, caracterizadas por captar el ahorro, asumir el riesgo de la rentabilidad pactada con el cliente (normalmente rentabilidad es fijas) y canalizar tales fondos de acuerdo a sus prioridades, sin ninguna participacin del ahorrista.
El Sistema Financiero Directo, o Mercado de Valores, canaliza los recursos superavitarios hacia los deficitarios a travs de la emisin de valores, recurriendo a los intermediarios con que cuenta este sistema tales como las Bolsas, los Agentes de Bolsa, las Cajas de Valores, los Fondos Mutuos y otras entidades, establecindose una relacin directa entre el agente superavitario y el deficitario, a travs de la decisin del primero de dnde colocar sus recursos. Los agentes participantes en ambos segmentos del sistema financiero no son independientes entre s; por el contrario, es comn encontrar intermediarios del sistema financiero indirecto que participan activamente en el sistema directo y viceversa. As mismo, entidades que en algn momento son colocadores de recursos, en otras oportunidades actan como demandantes de ellos, tanto en un mercado Practicas Industriales
Jhon Diego Hurtado Viveros Pgina 2 como en el otro, o en ambos, mostrando de esta manera que ambos sistemas no son excluyentes ni competitivos, sino que pueden ser complementarios.
Los sistemas formales de la Intermediacin Financiera y del Mercado de Valores, con todos los intermediarios que lo, componen se halla regulado y controlado por los organismos estatales nacionales y sectoriales, cuya misin primordial es fijar las normas que deben cumplirse por parte de cada uno de los intermediarios del sistema, a fin de precautelar el uso y destino del ahorro o de los supervit sectoriales e institucionales, que constituyen el motor del sistema financiero. 0.1 OBJETIVOS GENERALES Adquirir conocimientos prcticos en las diferentes reas de la organizacin y as poder relacionar la misma recurriendo a informacin terica obtenida en la universidad y de esa manera poder aplicarla as elaborando un seguimiento en el rea de Contabilidad y hacer un control a la elaboracin de las formas y anexos semestrales que se presenta a la ASFI. 0.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS Adquirir experiencia sobre el funcionamiento y el desarrollo de las formas y anexos semestrales que son realizados en la organizacin. Ver el funcionamiento real de contabilidad, en los aspectos de control de la informacin recopilada por los dems reas del Banco Econmico y control de las formas y anexos semestrales. Conocer la situacin actual de la organizacin. Conocer las diversas operaciones del proceso para identificar los puntos donde se necesitan de la aplicacin de las tcnicas de control de calidad. Reducir de un 73% de los errores observados por la ASFI a menos del 30% para julio del 2010. Reducir el gasto designado para saldar las multas impuestas por la ASFI en la presentacin de Estados de Resultados. Realizar en base a la recopilacin de datos un aporte a la organizacin, a partir del desarrollo de herramientas de control y de gestin.
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Jhon Diego Hurtado Viveros Pgina 3 1. GENERALIDADES DE LA ORGANIZACIN 1.1 TIPO DE RAZON SOCIAL La razn social de la organizacin es Banco Econmico S.A., Conveniencia Mutua. 1.2 ANTECEDENTES El Banco Econmico surge como propsito empresarial en diciembre de 1989 cuando un grupo de hombres de negocios de la regin de Santa Cruz, Bolivia, ligados principalmente a actividades productivas y de servicios, se rene con la inquietud de formar un proyecto financiero de largo aliento, que a partir de dicha regin, se expanda al resto del pas y ms adelante, al exterior. El objetivo fundamental de esta idea era atender las demandas de la Pequea y Mediana Empresa, sectores no atendidos por la Banca tradicional. Mediante escritura pblica N 69 de fecha 16 de mayo de 1990 se constituy, en la ciudad de Santa Cruz de la Sierra, la Sociedad Annima denominada Banco Econmico S.A., con capital privado autorizado de Bs. 20.000.000, establecindose su domicilio en la ciudad de Santa Cruz, siendo su objeto social la realizacin de actividades bancarias. La Superintendencia de Bancos y Entidades Financieras, mediante resolucin N SB/005/91 de fecha 5 de febrero de 1991 otorg el Certificado de Funcionamiento para que inicie sus actividades efectuando todas las operaciones financieras permitidas por ley.
Con dicha autorizacin el Banco Econmico inicia sus actividades el da 7 de Febrero de 1991 con tres lneas de negocio fundamentales: la colocacin de recursos, la captacin de fondos y por ltimo el negocio de servicios. Los tres estn ntimamente relacionados, sin el uno no funcionara el otro. Desde su inauguracin, el Banco Econmico ha tenido un crecimiento sostenido acelerado, proporcionalmente mayor al resto de los bancos del sistema financiero Practicas Industriales
Jhon Diego Hurtado Viveros Pgina 4 boliviano. El Banco Econmico ha logrado en su corta vida un buen posicionamiento en el segmento de la pequea y mediana empresa, reforzado estos ltimos aos por la buena aceptacin que ha tenido el proyecto Mi Socio en el mercado nacional y sobre todo entre los pequeos y medianos negocios. En la institucin se practica la Gerencia de puertas abiertas y la prestacin de servicios personalizada. En el Banco Econmico y las Agencias Mi Socio se ofertan una amplia gama de productos y servicios para satisfacer las diversas necesidades de los PYMES. Cuenta con una distribucin estratgica de Sucursales y Agencias en Santa Cruz, Montero, La Paz, El Alto, Cochabamba y Quillacollo, siempre cerca de sus clientes. En los ltimos aos el Banco Econmico obtuvo reconocimientos importantes como el Trofeo de Plata, (primer lugar) en Mercadeo Financiero en Latinoamrica, otorgado por la Federacin Latinoamericana de Bancos (FELABAN) en Miami, agosto del 2007, por su campaa comunicacional de Mi Socio, habiendo competido con bancos latinoamericanos importantes, en este concurso. Misin
Ser un banco de intermediacin financiera y servicios financieros rentable y solvente, enfocada a brindar oportunidades de negocio principalmente a los pequeos y medianos empresarios, a travs de una atencin personalizada y de conveniencia mutua, con recursos humanos calificados y tecnologa innovadora, contribuyendo al desarrollo econmico y social del pas. Visin
"Llegar a ser lder en brindar oportunidades de negocio al segmento de la pequea y mediana empresa". Practicas Industriales
Jhon Diego Hurtado Viveros Pgina 5 1.3 TIPO DE INDUSTRIA Banco Econmico es una entidad bancaria que realiza transacciones financieras y prestacin de crditos a las Pymes. Es una empresa de prestacin de servicios financieros para las Pymes, porque depende de la prestacin de crditos a este sector de la demanda financiera. 1.4 TIPO DE ORGANIZACIN. La organizacin del Banco Econmico es una Sociedad Annima. 1.5 UBICACIN Su ubicacin est en la calle Ayacucho esquina Independencia, en el centro de la ciudad, en el lado Suroeste de la plaza 24 de Septiembre. 1.7 ORGANIGRAMA. 2. LINEA DE SERVICIOS Cajas Banca Personas Banca Pequea Empresa Banca Mediana Empresa Banca Privada DPFs Mi Socio SAFI
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Jhon Diego Hurtado Viveros Pgina 6 3. DIAGNOSTICO DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD. En el departamento de contabilidad del Banco Econmico S.A., se consolida toda la informacin para la realizacin de las Formas C, D, E y los Anexos Semestrales para la presentacin de informacin sobre los estados financieros del Banco a la Autoridad Suprema del Sistema Financiero (ASFI). En el departamento de contabilidad no solo se encarga de este proceso en especfico, puesto que se encarga de la parte contable del Banco en sus diferentes servicios y brinda informacin sobre los estados financieros que tiene la entidad. Pero en esta oportunidad nos vamos a centrar en dar solucin a los errores observados en la presentacin de las formas y anexos semestrales a la ASFI que costaron una serie de multas a la entidad por el ente controlador por parte del estado.
3.1 PROCESO DE CONSOLIDACION DE LA INFORMACION.
Todas las entidades bancarias y financieras estn fiscalizadas por el estado a travs de la ASFI, a la cual entregan los estados financieros y todas las transacciones realizadas en todas las entidades bancarias y financieras. Existe una red enlazada por la ASFI a travs del Sistema de Informacin Financiera (SIF, por sus siglas en ingles), es un software usado por el Banco que le permite conocer ha detalle todas las transacciones realizada por sus clientes y a la ASFI conocer ha detalle toda la informacin sobre el movimiento financiero en todas las entidades supervisadas por ella. Cada semestre se presenta las formas y anexos semestrales a la ASFI como una forma de corroborar en un informe todos los movimientos que da a conocer el SFI. Se presenta en un plazo de veinte das despus de terminado el semestre. Practicas Industriales
Jhon Diego Hurtado Viveros Pgina 7 En la consolidacin de esta informacin presentada a la ASFI participan todos los departamentos que existen en Banco, puesto que los anexos semestrales y las formas C y D son elaborada por todos los departamentos de la entidad y solo la forma E es realizada por Contabilidad, y toda esta informacin es recopilada por Contabilidad y esta presenta a la ASFI. A continuacin se detalla el proceso de consolidacin de la informacin en un diagrama de proceso. DIAGRAMA 3.1.1: DIAGRAMA DE PROCESO DE CONSOLIDACION DE LA INFORMACION PARA LAS FORMAS Y ANEXOS SEMESTRALES.
Circulariza la comunicacin interna para pedir informacin a los dems departamentos con 25 das de anticipacin.
Se enva la comunicacin interna.
Reciben la comunicacin interna.
Se almacena la comunicacin interna
Contabilidad enva e-mail haciendo recordatorio de la informacin pedida.
Realizan la informacin pedida para los anexos y formas semestrales en la comunicacin interna.
Envan la informacin para las formas y anexos semestrales a Contabilidad.
Contabilidad consolida toda la informacin.
Contabilidad elabora las formas y anexos semestrales.
Revisa la informacin recopilada a nivel de saldo.
Envan los informes a la ASFI.
FUENTE: Elaboracin propia con datos del Banco Econmico.
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Jhon Diego Hurtado Viveros Pgina 8 3.1.1 Descripcin del proceso de consolidacin de la informacin Circulariza la comunicacin interna. Se redacta la comunicacin interna con la descripcin tcnica y formatos de las Notas y Anexos Semestrales a los encargados de elaborar dichos estados de resultados, exigiendo los detalles que por norma de ASFI se tienen que cumplir. Enva la comunicacin interna. Se realiza con 25 das de anticipacin a todos las reas que participan en la elaboracin de los Estados de Resultados, para que tengan tiempo de realizarlas. Reciben comunicacin interna. El rea destinataria recibe la comunicacin interna. Almacena la comunicacin interna. Una vez recibida la comunicacin interna es almacenada en la bandeja de entrada en el escritorio del encargado de realizar el Anexo o Nota Semestral que le corresponde realizar. E-mail recordando la informacin solicitada. Contabilidad enva un recordatorio por va electrnica para los encargados de elaboracin de la informacin que se necesita para presentar a la ASFI. Elaboracin de la Informacin Solicitada. Se elabora la informacin requerida en la comunicacin interna con las especificaciones que son manifiestas con todos los formatos establecidos. Envan informacin a contabilidad. Consolidacin de la informacin. Contabilidad recibe toda la informacin emitida por todos los encargados de elaborarla y va formando el cuerpo del documento a presentar. Elaboracin de Anexos y Notas Semestrales. Contabilidad elabora los Anexos y Notas Semestrales segn los estndares establecidos por la ASFI. Practicas Industriales
Jhon Diego Hurtado Viveros Pgina 9 Revisin de la Informacin. Contabilidad revisa toda la documentacin a nivel de saldo y no sobre el procedimiento de las reas del Banco porque la desconoce. Envan los Anexos y Notas Semestrales a la ASFI.
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Jhon Diego Hurtado Viveros Pgina 10 4. IMPLEMENTACIN DEL SEIS SIGMA. 4.1 DEFINIR.
En el departamento de Contabilidad del Banco Econmico S.A., se consolida toda la informacin para la realizacin de las Formas C, D, E y los Anexos Semestrales para la presentacin de informacin sobre los estados financieros del Banco a la Autoridad Suprema del Sistema Financiero (ASFI). En la trazabilidad realizada a las circulares de la ASFI desde el ao 2008 hasta 2010, con observaciones de errores en la presentacin de los informes semestrales y por retrasos en el envo de la informacin. Se presenta un detalle a continuacin.
Desde el 2008 al 2010 hubieron dieciocho multas al banco. Una fue hecha por el Ministerio de Trabajo y las dems por la ASFI. Retraso en la entrega de informes, deudas y aguinaldos. Errores en la presentacin de informes semestrales a la ASFI.
Por ello el problema se presenta de la siguiente manera: Los retrasos en la entrega de informes en la ASFI y el Ministerio de Trabajo ocasionaron multas en el Banco, el 73% segn los Eventos de Riesgos Operativos registrados el 2004 y 2010.
Por lo tanto solucionar este problema en el departamento de contabilidad es el primer paso para la implementacin de la DMAIC.
4.1.1 Problemas ms significativos.
Los errores ms concurrentes estn detallados en el siguiente cuadro.
CUADRO4.1.1: ERRORES INCURRIDOS OBSERVADOS POR LA ASFI CONCEPTO OCURRENCIAS No jalan el formato de la ASFI. 39 Error de formato del Excel. 31 Error al digitar los datos. 16 No revisar todo la forma antes de enviar. 8 Cambio de formatos de las fechas de un ordenador a otro. 4 FUENTE: Elaboracin propia con datos del Banco Practicas Industriales
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En el cuadro anterior se puede observar las veces que fueron observados los errores citados en diferentes circulares de la ASFI, pues estos son los ms repetitivos desde la gestin 2005 al 2010.
4.1.2 Equipo formado.
Para dar solucin al problema presentado se conform un equipo de seis personas, tres de contabilidad y tres de OyM (Organizacin y Mtodos), para tratar el problema desde su raz.
4.2 MEDIR
4.2.1 Diagrama de procesos del departamento de Contabilidad.
Circulariza la comunicacin interna para pedir informacin a los dems departamentos con 25 das de anticipacin.
Se enva la comunicacin interna.
Reciben la comunicacin interna.
Se almacena la comunicacin interna
Contabilidad enva e-mail haciendo recordatorio de la informacin pedida.
Realizan la informacin pedida para los anexos y formas semestrales en la comunicacin interna.
Envan la informacin para las formas y anexos semestrales a Contabilidad.
Contabilidad consolida toda la informacin.
Contabilidad elabora las formas y anexos semestrales.
Revisa la informacin recopilada a nivel de saldo.
Envan los informes a la ASFI. Practicas Industriales
Jhon Diego Hurtado Viveros Pgina 12 4.2.2 Descripcin de los puntos crticos en la consolidacin de la informacin. Almacena comunicacin interna. En esta etapa del proceso, quien recibe la comunicacin interna almacena el documento en la bandeja de entrada que est en su escritorio. No es la nica comunicacin interna que recibe el funcionario encargado de elaborar la parte que le corresponde realizar de los Anexos y Notas Semestrales. La comunicacin se mezcla entre otras circulares y pasa inadvertida por el encargado que tiene que realizarla. Y luego cuando revisa ya tiene mucho tiempo encima para presentar dicha informacin. Realiza la informacin pedida. Una vez encontrada la comunicacin interna por medio del recordatorio va e-mail de contabilidad se comienza con la elaboracin de la informacin. Como ya tiene poco tiempo para realizar lo que le corresponde del documento a presentar a la ASFI el funcionario del Banco comienza a realizar el pedido segn le parece correcto. De esta manera no siguen los formatos de presentacin establecidos por la ASFI y ah comienzan los problemas descritos en el punto anterior: Se pierden los formatos exigidos por la ASFI, hay errores en las sumatorias de los estado de resultados que se presentan en el documento final y comienza la mala digitacin del documento por el estrs que representa estar con el tiempo encima. Prcticamente el funcionario realiza el pedido de contabilidad a su criterio y por cumplimiento y no mide las consecuencias que ello puede trae al Banco. Revisa la informacin. Contabilidad una vez haya elaborado los Anexos y Formas Semestrales revisa la documentacin recibida a nivel de saldo para observar si cuadran son el SFI los datos obtenidos pero no lo hace a fondo con todos los procesos puesto que no conoce los procedimientos de las dems reas del Banco. Es por eso que a la ASFI llegan a dejar pasar los defectos encontrados por el mismo ente regulador de los estados financieros y de esa manera ASFI encuentra defectos en el informe.
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Jhon Diego Hurtado Viveros Pgina 13 4.2.3 Anlisis de la capacidad de la Lnea Base.
La lnea base del histrico de errores observados por la ASFI, nos da un Entitlement de 4.5 errores y una lnea base de 8.75.
FUENTE: Elaboracin propia con datos de circulares con observaciones de la ASFI El Entitlement de las mejores presentaciones de informes por semestre a la ASFI es 4.5 errores por semestre. 4.2.4 Tcnicas LEAN En este proceso vamos a utilizar una de las tcnicas del Lean llamada Poka Yoke y el Jidoka.
4.2.4.1 Poka Yoke, en Ingles significa error proofing es un proceso de mejora para prevenir un defecto especfico que pueda ocurrir. Que consiste en:
Sistema de deteccin: Lgica que permite detectar el problema en el momento que sucede.
Sistema de Alarma: Una vez detectado el problema se dispara una alarma (Visual o Sonora) que alerta al operario.
0 2 4 6 8 10 12 14 E r r o r e s
C o m e t i d o s
Defectos ASFI Defectos ASFI Entitlement Lnea Base Practicas Industriales
Jhon Diego Hurtado Viveros Pgina 14 S a m p l e
M e a n 6 5 4 3 2 1 20 10 0 _ _ X=8,82 UCL=22,74 LCL=-5,10 S a m p l e
R a n g e 6 5 4 3 2 1 16 8 0 _ R=5,23 UCL=17,10 LCL=0 Sample V a l u e s 6 5 4 3 2 1 12 8 4 20 16 12 8 4 0 20 10 0 Within Ov erall Specs Within StDev 4,64081 Cp 0,72 Cpk 0,63 CCpk 0,72 Ov erall StDev 3,36371 Pp 0,99 Ppk 0,87 Cpm * Process Capability Sixpack of C1 Xbar Chart Tests performed with unequal sample sizes R Chart Tests performed with unequal sample sizes Last 6 Subgroups Capability Histogram Normal Prob Plot AD: 0,462, P: 0,206 Capability Plot 4.2.4.2 Jidoka, que significa Calidad en la fuente, automatizacin con un toque humano. Para llegar a un sistema productivo de cero errores es necesario evitar que cualquier pieza o producto defectuoso avance en el proceso productivo. Pasos
1. Detectar la anormalidad 2. Parar 3. Fijar o corregir la condicin anormal 4. Investigar las causas raz e implementar las contramedidas
4.2.5 Habilidad inicial de los Procesos
Esta metodologa me indica cmo se encuentra en la actualidad el proceso a medir y si en el futuro puedo aplicar la herramienta del DMAIC. Grfico 4.2.4.1: CAPACIDAD DEL PROCESO DE CONTABILIDAD FUENTE: Elaboracin propia con datos del Banco Econmico S.A.
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Jhon Diego Hurtado Viveros Pgina 15 Con los datos y la informacin que nos muestra los grficos el Cpk nos indica que el proceso se encuentra por debajo del estndar Seis Sigma y que en estos momentos el proceso no puede ser Seis Sigma. Pero a largo plazo por el Cp, nos dice que el proceso se debe seguir trabajando para llegar a ser esbelto. 4.2.6 Plan de Recopilacin de Datos. Los datos recopilados para obtener la informacin presentada se tuvo que recurrir a las circulares de la ASFI que envi al Banco en calidad de observaciones por errores cometidos y en consecuencia estableciendo multas al Banco. Se realiz una trazabilidad a cada una de las circulares recibidas de parte de la ASFI y de esa manera se lleg a obtener los resultados mostrados en los cuadros anteriores. 4.2.7 Anlisis Grfico y Estadstico. Grfico 4.2.6.1: CARTA PARA DEFECTOS C, PARA LOS ESTADOS FINANCIEROS DE BANCO ECONMICO FUENTE: Elaboracin propia con datos del Banco Econmico S.A.
Con esta carta podemos ver que el proceso estadsticamente es un proceso estable, pero refleja la realidad con respecto a los defectos encontrados en los informes presentados a la ASFI, se producen muchos defectos, pues un promedio de 8.75 defectos por informe. Lo que me dice que el proceso estable pero incapaz. Por eso necesita mejoras si el objetivo obtener re-certificacin ISO 9001:2008. 0 5 10 15 20 25 Grfico de control "c" Defectos c LCS LES Practicas Industriales
Jhon Diego Hurtado Viveros Pgina 16 Grfico 4.2.6.2: CARTA DE CONTROL C CON LMITES VARIABLES PARA LOS DEFECTOS DE LOS INFORMES A LA ASFI POR EL BANECO S.A.
FUENTE: Elaboracin propia con datos del BANCO ECONMICO S.A. Con los lmites variables de esta grfica de control nos dice que estadsticamente es estable, pero llevndonos a la realidad y corroborando con la anterior carta, el proceso es incapaz puesto que existe mucha variabilidad y muchos defectos a pesar que se encuentran dentro de la especificacin. 4.2.8 Anlisis de Modos y Efectos de Fallas (AMEF). Es un proceso sistemtico para la identificacin de las fallas potenciales del diseo de un producto o de un proceso antes de que stas ocurran, con el propsito de eliminarlas o de minimizar el riesgo asociado a las mismas. En su ms rigurosa forma, el AMEF es un sumario de pensamientos incluyen un anlisis basado en la experiencia de cmo un proyecto es desarrollado. Sample S a m p l e
C o u n t 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 25 20 15 10 5 0 _ C=8 UCL=16,49 LCL=0 13 7 12 9 7 12 3 6 13 8 C Chart of C1 by C1 Practicas Industriales
Jhon Diego Hurtado Viveros Pgina 17 4.2.9 Oportunidades LEAN Principios de LEAN Uso eficiente de los recursos Trabajo en equipo Comunicacin Mejora continua Las herramientas LEAN a utilizar para el departamento de Contabilidad en la consolidacin de la informacin que presenta semestralmente a la ASFI son las siguientes: Poka Yoke, en Ingles significa error proofing es un proceso de mejora para prevenir un defecto especfico que pueda ocurrir. Que consiste en: Sistema de deteccin: Lgica que permite detectar el problema en el momento que sucede. Sistema de Alarma: Una vez detectado el problema se dispara una alarma (Visual o Sonora) que alerta al operario. Jidoka, que significa Calidad en la fuente, Automatizacin con un toque humano. Para llegar a un sistema productivo de cero errores es necesario evitar que cualquier pieza o producto defectuoso avance en el proceso productivo. Pasos 1. Detectar la anormalidad 2. Parar 3. Fijar o corregir la condicin anormal 4. Investigar las causas raz e implementar las contramedidas
Las 5 S derivan de cinco palabras japonesas que conforman los pasos a desarrollar para lograr un ptimo lugar de trabajo, produciendo de manera eficiente y efectiva. Practicas Industriales
Jhon Diego Hurtado Viveros Pgina 18 Paso En Japons Traduccin Equivalente 1 Seiri Ordenar Sorting 2 Seiton Organizar Storage 3 Seiso Limpiar Shining 4 Seiketsu Estandarizar Standardize 5 Shitsuke Entrenar y disciplinar Sustaining Cuadro 4.2.8.1 PASOS DE LA HERRAMIENTA KAIZEN 5Ss FUENTE: Banco Econmico S.A. Principios de (5s) Fabrica Visual Hacer de la limpieza la forma de simplificar las operaciones Un lugar para todo y todo en su lugar Empujar las responsabilidades de limpieza en toda la organizacin Entregar los lineamientos de la limpieza Las reas en especfico incluyen: rea de desechos / procedimientos de desecho Almacenamiento con tableros de orden Equipo limpio y etiquetado Lneas de movimiento marcadas (Aceras) Asignacin de almacenes (WIP y espera)
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Jhon Diego Hurtado Viveros Pgina 19 4.3 ANALIZAR Para realizar el anlisis sobre los problemas que existen en la presentacin de los informes semestrales a la ASFI se sostuvo una reunin con las partes de contabilidad que confeccionan el informe semestral de los estados financieros del Banco a la ASFI. La primera reunin que sostuvieron fue el da jueves 06 de mayo de 2010 en la cual se acord llevar a cabo las mejoras propuestas. En esta reunin se trataron los errores ms significativos que se presentan en el diagrama de Pareto a continuacin:
Grfico4.3.1: Pareto de errores en los informes presentados a la ASFI PARETO Cambio de f ormatos d No rev isar Error en digitar Error sumatorias Exc Sin f ormatos ASFI F r e c u e n c i a 120 100 80 60 40 20 0 P o r c e n t a j e 100 50 0 8 16 31 39
FUENTE: Elaboracin propia con datos del Banco Econmico S.A. Donde los tres primeros errores representan el 73% de todos los errores reportados por la ASFI desde el 2005 al 2010, y fueron los motivos a tratar en dicha reunin del equipo de trabajo en conjunto entre representantes de Contabilidad y OyM (Organizacin y Mtodos). Practicas Industriales
Jhon Diego Hurtado Viveros Pgina 20 En esta reunin se acord lo siguiente como medidas de mejoras inmediatas en la consolidacin de la informacin donde participan las otras reas del Banco: Estandarizar el pedido de la informacin a las reas que participan en el informe que se presenta a la ASFI. Mediante los Macros de Excel automatizar la elaboracin del informe. Delegar la informacin a quien corresponde dentro del Banco. Responsabilizar la multa de la ASFI al rea que cometi el error durante la presentacin del informe. Son las conclusiones a las que se lleg para realizar las mejoras en la presentacin de informes semestrales a la ASFI y as evitar las multas que se les cobra al Banco. 4.3.1 Identificar fuentes de variacin y sus causas raz Las fuentes de variacin de entregar informes semestrales con errores a la ASFI son: No adecuar el informe a los formatos de la ASFI. Al copiar de Excel a Word. Error al digitar los informes. Son las variaciones ms comunes observadas por la ASFI en todos los informes que tienen errores en su presentacin. Las causas raz que ocasionan estas variaciones en la presentacin de los informes semestrales a la ASFI son detallados en los diagramas de Ishikawa que se presentan a continuacin:
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Jhon Diego Hurtado Viveros Pgina 21 Diagrama 4.3.1.1: ISHIKAWA DE ERRORES MS SIGNIFICATIVOS
FUENTE: Elaboracin propia. Informacin Procesos Software Lugar de trabajo Funcionario Mantenimiento No jalan formato de la ASFI Trabajo amontonado Fatiga por la carga operativa Se mezcla con otros No llega a tiempo Se pierden los formatos Tareas pendientes Practicas Industriales
Jhon Diego Hurtado Viveros Pgina 22 DIAGRAMA 4.3.1.2: ISHIKAWA DE ERRORES MS SIGNIFICATIVOS
FUENTE: Elaboracin propia
Informacin Procesos Software Lugar de trabajo Funcionario Mantenimiento Error en digitacin. Contaminacin acstica Desconocen formatos Presin por el tiempo Fatiga por la carga operativa
File apilados en el escritorio Practicas Industriales
Jhon Diego Hurtado Viveros Pgina 23 Diagrama 4.3.2.3: ISHIKAWA DE ERRORES MS SIGNIFICATIVOS
FUENTE: Elaboracin propia Informacin Procesos Software Lugar de trabajo Funcionario Mantenimiento Se jalo mal de Excel a Word. Se pierden los formatos Desconocen formatos Presionado por el tiempo de entrega File apilados en escritorio Practicas Industriales
Jhon Diego Hurtado Viveros Pgina 24 Error al jalar los formatos ASFI. Es el error ms significante, puesto que la mayora de las observaciones ASFI son porque en contabilidad no se presentan los Anexos y Formas Semestrales segn los formatos establecidos de la ASFI y este es el error ms incurrido. La causa de primer nivel es porque los funcionarios como estn apretados en el tiempo por mezclar la comunicacin interna con las dems que recibe y no elabora con tiempo lo que le corresponde del documento no se preocupa por cumplir con los requisitos establecidos en la comunicacin interna que recibe. Error en digitacin. Es la segunda principal por lo que la ASFI ha incurrido en sancionar con multas los errores cometidos en la elaboracin del documento de estados de resultados que se presenta. Esto se da por la falta de concentracin en el trabajo por la carga horaria que est sobre los operarios del BANCO cuando elaboran el documento. Se jalan mal de Excel a Word. Es la tercera causa principal por la cual se ha multado al BANCO en la presentacin de los estados de resultados semestrales a la ASFI. Este problema es el siguiente, como todos los Estados Financieros se los realiza en Excel pero el documento entero est escrito en Word y cuando se copia y pega de Excel a Word muchas veces se pierden los formatos y sumatorias que se realizaron en las hojas de clculos de Excel y eso es un grave problema puesto que se considera como una malversacin de fondos y que se ocultan los verdaderos estados de cuentas del BANCO. Practicas Industriales
Jhon Diego Hurtado Viveros Pgina 25 Este error le cuesta caro al Banco cuando se incurre en este tipo de fallas y por ello es preciso eliminarlas. 4.4 INCREMENTAR El proyecto sera implementado antes de enviar la circular de la comunicacin interna a las dems reas del Banco para la presentacin de los informes semestrales a la ASFI. Para ello se realiz un cronograma para la implementacin de las mejoras aprobadas en la reunin que se sostuvo con el equipo de trabajo para analizar este caso. Cuadro 4.4.1: CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIN DE LAS MEJORAS Actividades 21 % 22 % 23 % 24 % 25 % 28 % 29 % 30 % 1 % 2 % 5 % 6 % 7 % 8 % 9 Macros de excel Estandari zar el pedi do de l a i nformaci n Del egar i nformaci n a qui n corresponda Responsabi l i zar l a mul ta JUNIO JULIO FUENTE: Elaboracin propia 4.4.1 Plan de mejoras con Macros de Excel Con las macros de Excel se pretende realizar los Poka Yoke, para que no se vuelvan a cometer los errores en los anteriores informes presentados a la ASFI. De esta manera se busca reducir los errores con respecto al mtrico establecido por el entitlement calculado. Se realizar una hoja de clculo en el Excel con la fuente de informacin con la que se elabora la nota E, de tal manera que en el informe final, los funcionarios involucrados en la confeccin del documento, simplemente tengan que introducir los datos en los estados financieros y de resultados que se presentan y ya no elaborar todo el documento que les compete realizar. Por ello se tuvo que recopilar toda la informacin desde el SFI, hasta que es elaborada en el Excel.
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Jhon Diego Hurtado Viveros Pgina 26 Cuadro 4.4.1.1: CLASIFICACIN DE LAS VARIABLES DEL ESTADO FINANCIERO, FORMA E Variable 12 Composicin de los grupos de los estados financieros Nota 8, pag. 25 Disponibilidades Nota 8, a) pag. 25 Variable 13 Inversiones temporarias Nota 8, b1) pag. 26 Tasa de rendimiento de las Inversiones Temporarias. A. Actual " Composicin de las Inversiones temporarias " Variable 14 Inversiones permanentes Nota 8, b2) pag. 27 Composicin del grupo de Inversiones permanentes " Explicacin de la composicin de Inversiones permanentes " Variable 15 Cartera directa y contingente Nota 8, c) pag. 28 Composicin del rubro de Cartera directa y contingente " Variable 16 Clasificacin cartera por clase de cartera Nota 8, c1) pag. 29 Ao actual " Ao anterior " Variable 17 Clasificacin de cartera por sector econmico Nota 8, c2) pag. 30 Ao actual " Ao anterior Nota 8, c2) pag. 31 Variable 18 Clasificacin de cartera por tipo de garanta, estado de crdito y respectivas previsiones Nota 8, c3) pag. 31 Ao actual " Ao anterior Nota 8, c3) pag. 32 Variable 19 Clasificacin de cartera segn la calificacin de crditos en montos y porcentajes Nota 8, c4) pag. 32 Ao actual " Ao anterior Nota 8, c4) pag. 33 Variable 20 Clasificacin de cartera por concentracin crediticia por nmero de clientes, en montos y porcentajes Nota 8, c5) pag. 33 Ao actual " Ao anterior Nota 8, c5) pag. 34 FUENTE: Elaboracin propia con datos del Banco Econmico S.A. Cuadro 4.4.1.2: MACRO DE EXCEL PARA LA FORMA E Nota 8, a) Disponibilidades 2010 2009 Bs. Bs. Caja Banco Central de Bolivia Bancos y Corresponsales del pais Bancos y corresponsales del exterior Documentos de cobro inmediato
FUENTE: Elaboracin propia con datos del Banco Econmico S.A. En este cuadro se introducirn directamente los datos para la elaboracin de la Forma E, que se presentar a la ASFI.
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Jhon Diego Hurtado Viveros Pgina 27 Cuadro 4.4.1.3: FUENTE DE INFORMACIN PARA LA MACRO DE EXCEL Previsiones 20,330,010 Total Pasivo 1,910,036,391 Posicin neta - activa (pasiva) -14,867,093 4 2009 2008 Bs Bs Caja 117,408,871 61,024,952 Banco Central de Bolivia 123,269,618 259,833,888 Bancos y corresponsales del pas 1,299,058 45,108 Bancos y corresponsales del exterior 15,118,774 21,853,622 Documentos de cobro inmediato 10,171,710 3,951,128 267,268,031 346,708,698
FUENTE: BANCO ECONMICO S.A
Cuadro 4.4.1.4: ESTADO FINANCIERO, FORMA E QUE SE PRESENTA A LA ASFI NOTA 8 COMPOSICION DE LOS GRUPOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
Los estados financieros al 31 de diciembre de 2009 y 2008 estn compuestos por los siguientes grupos:
a) Disponibilidades
La composicin del grupo al 31 de diciembre de 2009 y 2008, es la siguiente: 2009 2008 Bs Bs Caja 117.408.871 61.024.952 Banco Central de Bolivia 123.269.618 259.833.888 Bancos y corresponsales del pas 1.299.058 45.108 Bancos y corresponsales del exterior 15.118.774 21.853.622 Documentos de cobro inmediato 10.171.710 3.951.128 ---------------- ---------------- 267.268.031 346.708.698 ========== ==========
FUENTE: BANCO ECONMICO S.A. De esta manera los funcionarios del Banco simplemente introducirn los datos que le corresponde en el Estado Financiero Forma E y aparecer directamente en el esta hoja que se muestra en el cuadro 4.4.1.4. Practicas Industriales
Jhon Diego Hurtado Viveros Pgina 28 Se enviar juntamente con la circular de la comunicacin interna a todos los que participan en la elaboracin del informe. Con las macros de Excel no solo se realiza un Poka Yoke, sino que tambin se estandariza el pedido de la informacin y de esta manera ya no se tendrn problemas con los formatos que pide la ASFI. 4.4.2 Plan de mejoras con 5S La metodologa de las 5S, es necesaria implementarla en contabilidad por la cantidad de documentos que manejan a diario para que tengan un mejor control visual acerca de su propio ambiente laboral y de esa manera reducir al mnimo toda posibilidad del sndrome de la Ventana Rota, por el caos que se genera por la cantidad de documentos sin ordenar ni estndares de organizacin para materiales de escritorio. Cuadro 4.4.2.1: CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIN DE LAS CINCO ESES A CONTABILIDAD DEL BANCO ECONMICO. CINCO ESES DEL AL ORDENAR 20/07/2010 29/07/2010 ORGANIZAR 29/07/2010 7/8/2010 LIMPIAR 7/8/2010 10/8/2010 ESTANDARIZAR 10/8/2010 14/08/2010 ENTRENAR Y DISCIPLINAR 14/08/2010 18/08/2010 FUENTE: Elaboracin propia El cronograma est basado de acuerdo de cmo se lo implant en la unidad de Organizacin y Mtodos, tomando en cuenta las esperas que se tuvieron cuando se implement en dicha unidad.
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Jhon Diego Hurtado Viveros Pgina 29 4.5 CONTROLAR Plan de control de mtricos Con el THROUHGTPUT YIELD, se pretende establecer los parmetros de control para seguir mejorando cada da, puesto que esta herramienta me refleja la realidad en la que se encuentra mi proceso con respecto a lo ideal. Por ello este mtrico quedar documentado para guiar a futuros planes de mejoras en toda el rea de contabilidad.
Cuadro 4.5.1: THROUHGTPUT YIELD PARA LOS DEFECTOS ENCONTRADOS POR LA ASFI SEM 1 SEM 2 SEM 3 SEM 4 SEM5 SEM 6 SEM 7 SEM 8 SEM 9 SEM 10 SEM 11 SEM 12 TOTAL Forma C 99.412% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 99.412% Forma D 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% Forma E 97.647% 98.235% 98.824% 94.118% 97.059% 98.235% 94.118% 99.412% 97.647% 98.824% 97.059% 99.512% 74.190% Forma I 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% Forma J 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% 100.000% Anexos 95.294% 99.412% 97.059% 98.824% 97.647% 97.059% 97.647% 98.582% 98.214% 95.294% 99.412% 98.824% 76.224% OTROS 100000.000% 100000.000% OPORTUNIDAD DE ERROR ROLLED TY THROUHGTPUT YIELD FUENTE: Elaboracin propia con datos del BANCO ECONMICO S.A. Los resultados que muestra la tabla manifiesta que se tiene que trabajar mucho en la Forma E y en los Anexos Semestrales, puesto que son los que ms bajo rendimiento presentan segn las expectativas de la ASFI.
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Jhon Diego Hurtado Viveros Pgina 30 5. COSTOS DE LA IMPLEMENTACIN DEL SEIS SIGMA. Uno de los principales objetivos de la implementacin de la herramienta de calidad del Seis Sigma es de reducir los costos de operacin de la empresa y obtener mayor margen de contribucin. 5.1 Costos de las multas que ha tenido el banco. Los registros revisados desde el 2008 hasta el 2009 a los que se me permitieron llegar para realizar la trazabilidad del problema son pocos ya que son de uso restringidos, por lo tanto a continuacin se tiene un registro de las multas desde el 2008 al 2009 con las que se han sancionado al Banco. Cuadro 5.1.1: REGISTRO DE MULTAS DEL AO 2008 Cdigo Sub Cuenta Fechade Ocurrencia Fechade Descubrimiento MododeDescubrimiento EventoProdujo Prdida Monto Prdida Cuenta Afectada DescripcindelEvento Dec-08 7/29/2008 12/17/2008 CartaSBEF Observacione saNotasa EEFF 30.06.08 5,700 459.11 OmisiondeNota1, Nota8ynota10 Dec-08 9/30/2008 12/17/2008 CartaSBEF Atrasoenel enviodela informacion balanceal 30.09.08 300 459.11 Enviodela informacionfuerade hora Dec-08 01Y02de Oct.2008 12/17/2008 CartaSBEF Enviodela informacion conretraso 600 459.11 Enviodela informacionfuerade hora FUENTE: BANCO ECONMICO S.A.
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Jhon Diego Hurtado Viveros Pgina 31 Cuadro 5.1.2: REGISTRO DE MULTAS AO 2009 Fechade Ocurrencia Fechade Descubrimiento MododeDescubrimiento EventoProdujo Prdida Monto Prdida Cuenta Afectada DescripcindelEvento 1/30/2009 1/30/2009 RecibodeMultaemitidoporel MinisteriodeTrabajo SI 121,894 257 Presentaciondeplanillasde aguinaldoconatrasode30 dias 8/3/2009 7/31/2009 EmisindeCircularporla ASFITramiteNo.463680 MultaporRetrasopagode acuotacinprimer semestre/2009 SI 3301 257 Elpagodeacuotacin primersemestredelaG- 2009,seevidencioun retrasode5dasrespectoa lafechadevencimiento indicadaenlaCarta Circular No.SB/IG/956//2009 5/18/2009 5/19/2009 EmisindeCircularASFIR- 485/2009TrmiteNo.451549 Multaporretrasoenelenvo deinformacinhastamayo 2009 SI 300 257 1.Elinformededeuda agregadafuegeneradoel 18/05/09yenviadoala ASFIdentrodelplazodela norma.Remitido nuevamentepor instruccionesdelaASFIel 19/05/09. 3/2/2009 8/10/2009 EmisindeCircularASFI- 1926/2009Trmite No.451549Multaporretraso enelenvodeinformacin hastaSEPT.2009 SI 47,800 257Y 142.04.102 Seomitielimportedela cuentacontingenteenla nota8c.alosEE.FFde Dic.08 8/19/2009 8/20/2009 EmisindeCircularASFI- 1926/2009Trmite No.451549Multaporretraso enelenvodeinformacin hastaSEPT.2009 SI 300 257 1.Encajedefecha18/08/09 lainformacinfueremitida el19/08/09fueradelplazo. 4/21/2009 5/26/2009 EmisindeCircularASFIR- 233/2009Multaporretraso enelenvodeinformacin encajeelectrnico SI 900 257 1.Elinformefuegenerado enfecha22/04/09y enviadoalaASFIdentro delplazo,reprocesadoa solicituddelaASFI p/identificacindelerror internamenteensusistema enfecha24/04/2009 FUENTE: BANCO ECONMICO S.A. Practicas Industriales
Jhon Diego Hurtado Viveros Pgina 32 En resumen el BANCO ha cancelado un total de Bs. 181.085 por motivos de multas por la ASFI en los aos 2008 y 2009, sin contar desde el 2005 al 2007 y el primer semestre del 2010 que son los aos que se usaron como datos para la realizacin de este documento. El BANCO tiene destinado un monto total de Bs. 100.000 para pagar multas con que sancionan a la entidad por lo que en dos aos simplemente se han ido en pagar errores en la presentacin de Anexos y Formas Semestrales. Con la implementacin de Seis Sigma se busca eliminar estas multas por que corre riesgo la re-certificacin de la Norma ISO-9001:2008 de la unidad de contabilidad del Banco y porque se tenido que usar ms dinero del destinado en pagar multas. A continuacin se presenta la tendencia como objetivo de cada ao de multas a pagar por la metodologa Seis Sigma como mximo en el Banco por el tema de Anexos y Formas Semestrales a la ASFI. Cuadro 5.1.3: TENDENCIA DE MULTAS PAGAR EN BS. EN LOS PRXIMOS AOS 2010 Sem 2 Sem 3 Sem 4 Sem 5 Sem 6 27000 8100 2430 729 218.7 2011 2012
FUENTE: ELABORACIN PROPIA El clculo anterior realizado es de la siguiente manera: Como se tiene por objetivo de reducir a menos de 30% el pago de multas cada que se presenta informe a la ASFI, cada semestre el objetivo es alcanzar ese lmite de pago como mximo y en el prximo semestre tener como meta pagar como mximo el 30% de la multa del semestre anterior, puesto que el proceso an no puede ser considerado seis sigma por las deficiencias que an se tiene que corregir.
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Jhon Diego Hurtado Viveros Pgina 33 5. RESULTADOS DEL DIAGNSTICO La Forma E y los Anexos Semestrales elaborados no cuentan con un control de verificacin, lo cual es difcil controlar la cantidad de estados de resultados que se presenta a la ASFI de forma correcta por los funcionarios involucrados en el Banco. Tambin realice muestras en las cuales pude detectar las fallas ms frecuentes en el rea de contabilidad. Una vez obtenidas las muestras se pudo realizar las mejoras en la elaboracin de las Formas E y Anexos Semestrales y por consecuencia el LEI es de 4.5 de Entitlement de defectos por muestra con respecto al 8.75 de lnea base que expresan las muestras. Pero con la implementacin del Entitlement cada semestre se podr mejorar la elaboracin de dichos estados de resultados.
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Jhon Diego Hurtado Viveros Pgina 34 6. CONCLUSIONES Durante el tiempo de la practica fui participe de las operaciones detallada en este informe dentro del departamento de contabilidad. Las mejoras a realizar estn en lnea con el proceso de re certificacin de contabilidad con la Norma ISO 9001:2008. Para lograr los objetivos propuestos en esta pasanta en el Banco se ha visto la necesidad de aplicar tcnicas del Seis Sigma dentro de contabilidad como una ayuda a la Norma ISO 9001:2000, por los errores aun cometidos en dicha rea certificada. Se cuenta con el apoyo del Gerente Nacional de Operaciones y Finanzas, el Directorio y el Jefe Nacional de Contabilidad. 7. RECOMENDACIONES Se sugiere hacer tomar en cuenta la metodologa del Seis Sigma, para as tener un control exacto de la produccin, utilizando las herramientas estadsticas, estudios de tiempos, contar con registros estandarizados para tener un mejor control de lo que se elabora, de esta manera se garantizara estados de resultados con un porcentaje mnimo de error.