PRocEsoS

REVISTA ECUATORIANA DE HISTORIA

29, 1 semestre 2009, Quito
ISSN: 1390-0099
MESA REIJ()iVDA
Los ARCHIVOS HISTRICOS EN ECUADOR.
UN BAlANCE
Desde hace algunos aos la Asociacin de Historiadores del Ecuador
(ADHIEC) y el Congreso Ecuatoriano de Historia vienen alertando a la opi-
nin pblica, a la comunidad cientfica y a los poderes pblicos acerca del
acelerado deterioro y la desatencin que sufre el patrimonio documental.
Durante los ltimos decenios, el Estado central, los gobiernos locales, el
Consejo Nacional de Archivos y el denominado Archivo Nacional mostraron
una pasmosa indiferencia ante esta situacin.
El decreto que declar en estado de emergencia al patrimonio cultural,
expedido por el presidente Rafael Correa en diciembre de 2007, permiti
que se desarrolle el primer inventario nacional del patrimonio cultural. En
esta singular ocasin, los historiadores pudimos obtener que se incluya en
este mbito tanto a los archivos histricos como a los fondos bibliogrficos
antiguos. En el futuro inmediato ser posible identificar con indicadores cua-
litativos, cuantitativos y espaciales, ms especficos, la magnitud del proble-
ma y las acciones emergentes para la rehabilitacin de estos "lugares de la
memoria".
Con el propsito de discutir la problemtica del patrimonio documental,
el Ministerio de Cultura de Ecuador organiz una mesa redonda con la par-
ticipacin de historiadores y archiveros el 7 de abril de 2009, en el audito-
rio Agustn Cueva, de dicha entidad. Por la importancia del tema, Procesos:
revista ecuatoriana de historia, incluye los textos escritos de aquellas pre-
sentaciones.
Guillermo Bustos,
editor
148
PROCESOS 29, 1 semestre 2009
EL CONSEJO NACIONAL DE ARcmvos:
ANLISIS DE SU ESTRUCTURA Y FUNCIONAMIENTO
Ramiro vila Paredes*
MARCO LEGAL VIGENTE
En qu marco jurdico se inscriben los archivos en el Ecuador? La Ley
del Sistema Nacional de Archivos promulgada en junio de 1982 y su
Reglamento, expedido el ao siguiente, constituyen el marco legal vigente.
Esta legislacin permiti que el Ecuador cumpliera con retraso los compro-
misos que suscribi ante la Conferencia Intergubernamental sobre planea-
miento de las infraestructuras nacionales de documentacin, bibliotecas y
archivos, celebrada por la UNESCO en Pars, en septiembre de 1974.
Esta Ley, con casi 30 aos de vigencia, establece el Sistema Nacional de
Archivos integrado por el Consejo Nacional, el Comit Ejecutivo, la
Inspectora General y los archivos pblicos y privados.
Qu estructura administrativa, atribuciones y responsabilidades estable-
ci la ley vigente? Se crearon bsicamente tres entes: el Consejo Nacional de
Archivos, su Comit Ejecutivo y la Inspectora General de Archivos. El pri-
mero, como instancia mxima de gobierno, est integrado por los siguientes
representantes:
El subsecretario de Cultura que lo preside; el director del Archivo
Nacional; el director del Archivo Biblioteca de la Funcin Legislativa, el
director o jefe del Archivo de la Corte Suprema, el jefe del Archivo de la
Presidencia de la Repblica, el jefe del Archivo del Ministerio de Defensa; el
jefe o director de los archivos del Ministerio de Relaciones Exteriores; un
representante de la Asociacin Ecuatoriana de Administradores de
Documentos y Archivos; un representante de los archivos municipales; y, un
representante de los archivos privados.
Entre las atribuciones del Consejo constan las siguientes:
Velar por el cumplimiento de la ley y reglamentos.
Dictar la poltica general sobre archivos.
Dictar sus reglamentos internos.
Cuidar la buena conservacin del patrimonio documental del Estado.
Recuperar material documental del Estado que estuviere en manos privadas.
lO Archivero e historiador, profesor universitario, ex presidente de la Asociacin de
Historiadores del Ecuador (ADHIEC) y ex director del Archivo Histrico del Banco Central
del Ecuador.
PRocESOS 29,1 semestre 2009
149
Supervisar el funcionamiento del Sistema Nacional de Archivos.
Gestionar que las universidades establezcan escuelas de archivologa y cursos
de especializacin.
Designar a los vocales del Comit Ejecutivo. Aprobar sus informes.
Aprobar las pro formas presupuestarias de las dependencias a su cargo.
Contratar asesoras.
Sesionar ordinariamente cada trimestre y extraordinariamente cuando fuere
necesario.
Nombrar a los funcionarios del Consejo, al inspector general de Archivos y al
director del Archivo Intermedio y las dems de la ley.
Por su parte, al Comit Ejecutivo se integra los siguientes miembros: el
presidente del Consejo Nacional de Archivos, el inspector general de
Archivos y tres vocales (con sus respectivos suplentes). Entre sus atribucio-
nes se especifican las siguientes:
Elaborar estudios de reforma a la ley.
Dictar normas que unifiquen procedimientos, mtodos, tcnicas y sistemas
desde la generacin del documento hasta su destino final para la conserva-
cin, administracin y evaluacin del patrimonio documental.
Calificar los documentos que deben ser declarados patrimonio documental.
Planificar y controlar la organizacin del Sistema NacionaL
Efectuar y auspiciar publicaciones.
Proponer categoras de puestos y escalafn del personaL
Planificar y realizar cursos de capacitacin.
Cooperar con organismos nacionales y extranjeros.
Sesionar ordinariamente una vez al mes.
Nombrar al personal de la Inspectora y de la Secretara.
Presentar al Consejo Nacional informes trimestrales.
Las dems de la ley y reglamentos.
BALANCE SOBRE LA GESTIN
DEL CONSEJO NACIONAL DE ARCHIVOS
En qu forma el Consejo Nacional de Archivos ha cumplido/incumpli-
do sus responsabilidades? El anlisis realizado se lo ha hecho sobre la base
de revisar las actas de sesiones del Consejo desde 1982 hasta el ao 2000.
Hay fuertes indicios de que la situacin posterior no ha variado significati-
vamente. En apretada sntesis destaco lo siguiente:
En cuanto a los miembros, hubo unos que se mantuvieron a 10 largo de
20 aos y otros que permanecieron alrededor de seis meses. Entre los que
mantuvieron una alta permanencia constan los directores del Archivo del
Congreso y del Archivo Nacional. Entre los que ms rotaron estuvieron los
representantes del Ministerio de Defensa.
150
PRocESOS 29, 1 semestre 2009
La membresa del Consejo se concentra en funcionarios pblicos de Quito; no
hay una de todo el pas. Tampoco se contempl incluir a
los principales usuarios del sistema como son los sectores acadmicos: uni-
versidades, gremios de historiadores profesionales y de cientficos sociales.
El Consejo no se ha reunido con la periodicidad dispuesta en la ley.
Asimismo, no se ha propiciado la creacin de programas o de carreras de
estudio en las universidades para profesionalizar al sector. Algn programa
que se desarrolla actualmente en una universidad ha sido producto de una
iniciativa particular (es el caso de las universidades San Francisco, Catlica de
Quito, Cristiana Latinoamericana y Bolvar de Guaranda).
La labor de cuidado del patrimonio documental ha sido insuficiente al punto
que se han perdido importantes acervos de forma lamentable. Recordemos el
incendio en el Hospital Eugenio Espejo y en la Maternidad Isidro Ayora.
De manera injustificada se ha incumplido la ley al no haber nombrado al ins-
pector general de Archivos desde el inicio de vigencia de la ley hasta ahora,
cuyo cargo, atribuciones y responsabilidades constan en las disposiciones
vigentes.
Otro aspecto que es necesario analizar es el referido a la duracin de funcio-
nes del director del Archivo NacionaL En el Reglamento a la Ley del Sistema
Nacional de Archivos constaba un lapso para el ejercicio de esta funcin que,
posteriormente, fue derogado, dejando la funcin con duracin ilimitada. Es
necesario restablecer la disposicin inicial del Reglamento a la Ley para que
el cargo de director del Archivo Nacional est sujeto a un perodo de varios
aos, precisamente por la naturaleza de esta funcin. Este asunto es funda-
mental para el desarrollo institucional y permitir una adecuada alternabilidad
en la funcin, oportuna rendicin de cuentas, consolidacin y vigorizacin
tcnica y administrativa.
En cuanto al Comit Ejecutivo:
No se han dictado las normas tcnicas que garanticen el procesamiento de la
informacin (descripcin archivstica) de manera estandarizada y con el mni-
mo rigor correspondiente. Casi ningn archivo pblico cuenta con un mni-
mo inventario o con catlogos tcnicamente confeccionados. Tampoco se ha
emitido ninguna normativa que asegure la buena conservacin fsica de los
repositorios y se prevea cualquier tipo de desastre.
No existe una verdadera categorizacin de los puestos de los servidores en
este sector ni se ha propiciado su debido escalafn para lograr un adecuado
funcionamiento y rendimiento.
No ha sesionado con la debida periodicidad.
En trminos globales, hasta el momento ni el Consejo Nacional de
Archivos ni su Comit Ejecutivo han rendido cuentas de las atribuciones y
funciones que la ley les asigna.
Finalmente, se evidencia la necesidad de un cumplimiento pleno de la
ley. Por ejemplo, se debe proceder a nombrar al inspector general de
PROCESOS 29) 1 semestre 2009
151
Archivos y cumplir cabal y oportunamente con todas las obligaciones de los
rganos del Sistema NacionaL Atendiendo a los nuevos rasgos que presenta
nuestro pas en la actualidad, se precisa modificar la composicin del Consejo
Nacional de Archivos, disminuyendo el nmero de sus miembros y modifi-
cando su representatividad para un funcionamiento ms gil y efectivo, y
para que se integren los principales actores de todas las regiones del pas.
Ms all de la frecuente crtica a la efectividad de las disposiciones lega-
les, creo que en general la Ley del Sistema Nacional de Archivos, con sus
limitaciones, pudo haber hecho efectiva la preservacin del patrimonio
documental ecuatoriano. Sin embargo, ni el Consejo ni el Comit tuvieron la
visin de construir una poltica pblica.
EL INVENTARIO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
EN ECUADOR
Luca Moscoso Cordero*
El 21 de diciembre de 2007, el presidente Rafael Correa firm el Decreto
816 declarando el "Estado de Emergencia del Patrimonio Cultural" a nivel
nacional, con el objeto de establecer medidas y mecanismos para el control,
uso y acciones orientadas a la conservacin y preservacin de los bienes
patrimoniales. Los decretos No. 945 y 949, expedidos en el 2008, aprobaron
el proyecto, asignaron recursos e inmediatamente fue creada la Unidad de
Gestin del Proyecto del Decreto de Emergencia, entidad dedicada a la eje-
cucin de un proyecto con tres componentes: aseguramiento, intervencin
e inventario/registro de bienes culturales.
El proyecto incluye el inventario y registro del "Patrimonio Documental"
que comprende: archivos (permanentes y pasivos de instituciones pblicas);
bibliotecas con fondos antiguos; patrimonio fotogrfico, sonoro y flmico-
audiovisual.
El inventario del patrimonio fotogrfico y sonoro es realizado por la
Corporacin Taller Visual y Corporacin Musicolgica Ecuatoriana CONMU-
SICA, respectivamente. El patrimonio flmico-audiovisual lo asume el
Consejo Nacional de Cine (CNC). El registro de archivos y fondos antiguos
de bibliotecas qued a cargo de las universidades pblicas seleccionadas
* Historiadora, presidenta encargada de la Asociacin de Historiadores del Ecuador
(ADHIEC) y coordinadora nacional del Registro de Patrimonio Documental del Ministerio
Coordinador del Patrimonio Natural y Cultural/INPC/Unidad de Gestin del Proyecto de
Emergencia.
152
PROCESOS 29, 1 semestre 2009
(ver cuadro). Hasta el mes de marzo de 2009 se levantaron 8.424 fichas, de
las cuales alrededor de 3.000 corresponden a registros de archivos y biblio-
tecas con fondos antiguos.
En dilogo con varios actores institucionales, el rea de Patrimonio
Documental de la Unidad de Emergencia dise las fichas e instructivos para
el registro correspondiente. Las fichas estn divididas en tres secciones gene-
rales que permiten obtener la informacin: 1. ubicacin; 2. descripcin del
bien; y, 3. estado de conservacin. En cuanto al mbito territorial cubierto,
el registro se estableci a partir de las cabeceras cantonales, tomando en
cuenta archivos eclesisticos, pblicos y privados.
Las instituciones ejecutoras iniciaron el registro a partir de la elaboracin
de lneas base, planes de trabajo y cronogramas. A las pocas semanas, los
reportes de los inventariadores indicaban la crtica situacin de la docu-
mentacin en el sector pblico.
Los resultados del registro informan que la documentacin, en la mayo-
ra de los casos, est ubicada en sitios inadecuados: hacinada en terrazas,
stanos, bodegas e incluso servicios higinicos; los archivos se ubican en edi-
ficios ruinosos y no poseen el mobiliario necesario, y los encargados de su
custodia no tienen ninguna capacitacin en organizacin y conservacin pre-
UNIVERSIDADES EJECUTORAS, REGIONES Y PROVINCIAS
NORTE LITORAL CENTRO SUR SUR
Universidad Escuela Universidad Universidad de Regional
INPC-Austro Andina Simn Politcnica del Tcnica de Cuenca (UC)
Bolvar, Sede Ecuador (ESPOL) Ambato (UTA)
Ecuador (UASB-E)
Carchi
Imbabura
Pichincha
Cotopaxi
Sto. Domingo
Tschilas
Sucumbos
Napo
Orellana
Manab
Guayas
Santa Elena
Los Ros
El Oro
Esmeraldas
Galpagos
Corporacin Taller Visual
Bolvar
Tungurahua
Chimborazo
Pastaza
Caar Azuay
Loja
Morona Santiago
Zamora Chinchipe
Patrimonio fotogrfico /nivel nacional
Corporacin Musicolgica Ecuatoriana Patrimonio sonoro / nivel nacional
Consejo Nacional de Cinematografa Patrimonio flmico-audiovisual / nivel
nacional
PROCESOS 29, 1 semestre 2009
153
ventiva de documentos. Las autoridades de las diferentes instituciones des-
conocen que tienen la obligacin de preservar el patrimonio documental.
Los datos obtenidos demuestran que el patrimonio documental est en una
situacin de desastre. En muchos archivos se ubic importante documentacin
colonial y de la repblica temprana, en psimo estado de conservacin.
Por las razones expuestas, la Unidad de Emergencia consider necesaria
la realizacin de una consultora que trabaje con la informacin levantada
por las universidades y con inspecciones directas en los archivos, reporta-
dos como vulnerables, para obtener datos ms exactos que permitan una
futura intervencin; el informe habla de un alarmante 2% de archivos en
ptimas condiciones.
El 7 de octubre de 2008, en el Ministerio de Cultura se realiz una reu-
nin de trabajo con el fin de tratar la delicada situacin por la que atravie-
san los archivos pblicos del Ecuador. El Ministerio Coordinador del
Patrimonio propuso: a) fortalecer los archivos permanentes; b) crear archi-
vos histricos cantonales o provinciales, segn las necesidades regionales; y,
c) revisar la Ley del Sistema Nacional de Archivos.
Durante los meses de enero a marzo de 2009 se public la "Gua de con-
servacin preventiva de Bibliotecas y Archivos" y fue reproducido el
"Instructivo para organizacin de archivos" que estaba publicado en el
Registro Oficial No. 735 de 2005, con carcter de uso obligatorio para las ins-
tituciones. Estos dos productos se distribuyeron, a nivel nacional, a todos los
contenedores inventariados.
PASADO y PRESENTE DE LOS ARCmvOS
mSTRICOS EN ECUADOR
Guillermo Bustos*
A partir del siglo XIX, tres instituciones culturales acompaaron el pro-
ceso histrico de construccin de la nacin en el mundo moderno: el archi-
vo, la biblioteca y el museo nacional. Esta trada de instituciones asumi la
tarea de guardar las huellas insustituibles que dan cuenta de la vida social,
poltica y cultural de los distintos actores sociales y tnicos que poblaron el
actual Ecuador; y cuyas luchas, aspiraciones, realizaciones y sentidos de per-
tenencia moldearon la experiencia histrica de la comunidad nacional.
,. Historiador, profesor de la Universidad Andina Simn Bolvar, Sede Ecuador, y ex
presidente de la Asociacin de Historiadores del Ecuador (ADHIEC).
154
CREACIN DE LOS ARCHIVOS
NACIONALES
PROCESOS 29, 1 semestre 2009
Desde que los pases latinoamericanos iniciaron su vida como Estados
independientes surgi la necesidad de organizar la informacin relativa a la
administracin pblica. Tambin surgi la preocupacin de evitar la destruc-
cin de la documentacin de origen colonial. Unos pases antes que otros
emprendieron la creacin de un ente institucional que asumiera la responsa-
bilidad de guardar aquella valiosa informacin. Mxico (1823) y Brasil (1838)
fueron los que ms temprano crearon sus respectivos archivos nacionales. En
el transcurso del siglo XIX, Per, Colombia, Venezuela, Chile y Bolivia, por
ejemplo, siguieron el mismo ejemplo. Ecuador, recin en 1938, dio curso a la
efectiva organizacin de su archivo nacional. En ese momento, Rafael Euclides
Silva, primer jefe y palegrafo del archivo, reconoca con crudeza al respecto:
"Nuestros ricos archivos coloniales y republicanos han permanecido arrumba-
dos en hmedos stanos, sin el debido cuidado y la obligada veneracin que
merecen ( ... ) Lamentamos decirlo. Se ha pensado ( .. .) que un Archivo es un
intil montn de papeles viejos, ms dignos de la hoguera que del estudio."
EL PATRIMONIO DOCUMENTAL
DURANTE LOS SIGLOS XIX Y XX
El Estado ecuatoriano mostr una sistemtica indiferencia hacia las ins-
tituciones de la memoria nacional. Los ms notables historiadores ecuatoria-
nos del siglo XIX, Pedro Fermn Cevallos y Federico Gonzlez Surez, criti-
caron la manera en que se haba descuidado y destruido el patrimonio docu-
mental, y coincidieron en emplear la palabra "incuria" (negligencia, descui-
do), para calificar la manera en que se haban desatendido la memoria docu-
mental. Durante las primeras dcadas del siglo XX, intelectuales de todas las
tendencias ideolgicas, desde Jacinto Jijn y Caamao (conservador) hasta
Enrique Tern (socialista) o Roberto Andrade (liberal) reclamaron el grave
perjuicio que la desatencin sistemtica de los repositorios documentales
representaba para el pas.
EL ARCHIVO NACIONAL:
FORTALEZA Y FALENCIAS
Durante los ltimos setenta aos, el Archivo Nacional realiz una con-
tribucin importante pero tambin incurri en una grave falta. En el primer
caso, cumpli una funcin trascendental al preservar y organizar la docu-
PROCESOS 29, 1 semestre 2009
155
mentacin que recibi al momento de su creacin y la que pudo incorporar
posteriormente. La mayor parte de su repositorio proviene del perodo colo-
nial y en menor medida del perodo republicano del siglo XIX.
No obstante, a lo largo de las ltimas dcadas, el archivo nacional per-
maneci indiferente de la realidad archivstica del pas. Se abstuvo de cum-
plir el rol indelegable que ejecutan todos los archivos nacionales en cual-
quier lugar del mundo. Indiferencia estatal hacia este sector cultural, falta de
recursos econmicos, inobservancia del Consejo Nacional de Archivos de
sus responsabilidades, bajo nivel de preparacin tcnica en el personal que
labora en los archivos y, fundamentalmente, carencia de una visin o pro-
yecto informado acerca de la cabal naturaleza de lo que significa un archi-
vo nacional y un sistema nacional de archivos, derivaron en el lamentable
resultado de que el pas carezca de la ms elemental poltica de preserva-
cin de su patrimonio documental.
Durante algunos decenios el Archivo Nacional funcion en la Casa de la
Cultura Ecuatoriana. Hace pocos aos cuando el archivo sali al local en que
actualmente funciona, el hecho fue presentado como la ganancia de un mayor
espacio fsico para ambas instituciones. Esta justificacin resulta indicativa del
valor que la Casa de la Cultura conceda a la memoria histrico-documental
del pas. El edificio en que hoy funciona el Archivo Nacional es ms amplio
que el anterior, empero no puede recibir ms documentacin de la que ya
posee. Qu clase de visin es aquella que supone que el Archivo Nacional
debe permanecer estancado en el tiempo y falto de espacio y preparacin
para enriquecer sus repositorios con nueva documentacin que rescate de su
segura destruccin? A dnde se trasladar la documentacin patrimonial que,
segn el Inventario Nacional, est en inminente riesgo de destruccin?
EXPERIENCIAS EXCEPCIONALES
Todo lo que se ha logrado preservar, organizar y poner a disposicin del
pblico provino de esfuerzos aislados de ciertos entes pertenecientes al sec-
tor pblico (como los fondos bibliogrficos antiguos y los archivos histri-
cos organizados por el Banco Central, el Archivo Histrico Alfredo Pareja
Diezcanseco de la Cancillera y el fondo bibliogrfico antiguo de la
Biblioteca de la Universidad Central) o de la tarea de algunas entidades pri-
vadas sin finalidad de lucro (Archivo-Biblioteca Aurelio Espinosa Plit,
Instituto de Investigaciones histrico-culturales Nuevo Alaus, el trabajo que
el Instituto de Estudios Avanzados -IDEA- realiza en la Curia de Riobamba
y en el Fondo Leonidas Proao, por ejemplo). Aquellas positivas experien-
cias conviene valorarlas y difundirlas, y de ellas se puede proyectar un
aprendizaje colectivo.
156
PROCESOS 29, 1 semestre 2009
La Asociacin de Historiadores del Ecuador (ADHIEC), y la Universidad
Andina Simn Bolvar, Sede Ecuador, han organizado diversos eventos de
anlisis y capacitacin en temas archivsticos. La "Declaracin Final" del
"Congreso Ecuatoriano de Historia 2004", celebrado en Cuenca, por ejemplo,
demand del Estado y los gobiernos locales la expedicin de polticas pbli-
cas que "salven el patrimonio documental en grave riesgo."
BALANCE FINAL
La inexistencia de una poltica pblica sobre el manejo del patrimonio
documental, el fracaso del Consejo Nacional de Archivos en cumplir sus res-
ponsabilidades, la falta de conocimiento y estima que la sociedad y el apa-
rato educativo tienen sobre los repositorios de la memoria local, regional y
nacional, se combinaron fatdicamente para producir los estremecedores
resultados que arroja el inventario del patrimonio documental a nivel nacio-
nal. Los pasos que ha dado el gobierno del presidente Rafael Correa para
preservar el patrimonio cultural, y revertir la fatal "incuria" con que se ha tra-
tado al patrimonio documental en el pas, pueden representar un ajuste de
cuentas con el pasado y el advenimiento de cambios sustanciales.
Los ARCmvOS ADMINISTRATIVOS: GNESIS
DE LOS DOCUMENTOS mSTRICOS y PATRIMONIALES
Jorge Y pez Cruz
QU ES UN ARCHIVO ADMINISTRATIVO
Y CUL ES SU IMPORTANCIA?
Los archivos administran los documentos que testimonian los hechos y
actividades que las personas e instituciones desarrollan en el cumplimiento
de su misin y objetivos. Por este motivo tienen especial importancia para
la gestin de las organizaciones y se convierten en los repositorios de la
memoria institucional a los cuales acudimos en bsqueda de antecedentes,
para verificar cumplimiento de procesos y trmites, la ejecucin de proyec-
tos e investigaciones, la atencin de demandas de orden legal, administrati-
vo, fiscal o ciudadano, como base para la toma de decisiones informadas y
la eficiencia administrativa de las organizaciones.
.. Archivero, profesor universitario y miembro de Archiveros sin Fronteras
Internacional (AsF).
PROCESOS 29, 1 semestre 2009
157
Adicionalmente, en la administracin pblica y la gestin del gobierno
central y secciona les , los archivos organizados facilitan el acceso a la infor-
macin pblica y estimulan la participacin ciudadana garantizando as el
cumplimiento de los preceptos constitucionales en esta materia; sustentan a
la rendicin de cuentas y propician la transparencia de los gobiernos; pro-
pugnan la lucha contra la corrupcin; disminuyen la vulnerabilidad jurdica
del Estado; coadyuvan a la planificacin del desarrollo nacional; registran las
relaciones, convenios y tratados internacionales; sistematizan la legislacin;
y los veredictos de la administracin de justicia.
Los archivos tambin documentan la vida de las comunidades y de las
naciones a las que pertenecen, su entorno, las relaciones internas y con otras
comunidades, pueblos y naciones. Son parte esencial del patrimonio cultu-
ral de la nacin, pues en ellos se sustenta su identidad, y permiten conocer
las races de los pueblos, su desarrollo y sus experiencias colectivas.
En el caso de las personas y las familias, los archivos documentan
hechos sobre las personas desde su nacimiento hasta su defuncin, pasan-
do por los aspectos de salud, educacin, patrimonial, sentimental, deporti-
vo, turstico, familiar, etc., ahora incluso con registros e informacin del indi-
viduo aun antes de su nacimiento, dejando huellas y recuerdos que se plas-
man en formularios, registros, carns, libretas escolares, cartas, certificados,
fichas mdicas o historias clnicas, escrituras, fotografas, grabaciones de
audio y video, ete., en diversos tipos de soportes y formatos.
MARCO LEGAL DE LOS ARCHIVOS
ADMINISTRATIVOS
En primer lugar, la Constitucin vigente, recientemente aprobada, garan-
tiza en su artculo 18 el derecho de todas las personas a: buscar, recibir,
intercambiar, producir y difundir informacin veraz, verificada, oportuna,
contextualizada y plural; as como a "acceder libremente a la informacin
generada en entidades pblicas o en las privadas que manejen fondos del
Estado o realicen funciones pblicas", sin que exista "reserva de informacin
excepto en los casos expresamente establecidos en la ley", sealando ade-
ms que "en caso de violacin a los derechos humanos, ninguna entidad
pblica negar la informacin".
En el mismo marco legal, encontramos que el artculo 379 establece que
"Son parte del patrimonio cultural tangible e intangible relevante para la
memoria e identidad de las personas y colectivos, y objeto de salvaguarda
del Estado, entre otros: (. .. ) Los documentos, objetos, colecciones, archivos,
bibliotecas y museos que tengan valor histrico, artstico, arqueolgico,
158
PROCESOS 29, 1 semestre 2009
etnogrfico o paleontolgico", sealando expresamente a los archivos como
objetos de salvaguarda nacional.
En segundo lugar, la Ley del Sistema Nacional de Archivos contiene dis-
posiciones muy importantes para la conformacin y desarrollo de un siste-
ma archivstico de mbito nacional, sistema que posibilite la adecuada ges-
tin de los archivos en todos los niveles y etapas del ciclo de vida de los
documentos y el resguardo de la documentacin calificada de patrimonio
documental. Para ello prev la creacin de los rganos administrativos res-
ponsables de la definicin de polticas, legislacin, normas, coordinacin y
auditora, encaminadas al funcionamiento del sistema en mencin, no obs-
tante, aun cuando han transcurrido cerca de 27 aos desde su promulgacin,
no ha existido capacidad institucional para hacer efectivo el cumplimiento
de los postulados y objetivos de la ley.
Esta normativa legal se encuentra apoyada, sobre todo en lo relaciona-
do con el acceso a los documentos pblicos, por la Ley Orgnica 24, de
Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica, publicada en el
Suplemento del Registro Oficial No. 337 de 18 de mayo de 2004, que al desa-
rrollar los preceptos constitucionales contiene disposiciones especficas
sobre la responsabilidad de la custodia de los archivos, el acceso a la infor-
macin pblica, la reforma o reestructuracin de la Ley del Sistema Nacional
de Archivos y la capacitacin del recurso humano que trabaja en estas uni-
dades de informacin y documentacin; no obstante, existen otros cuerpos
legales que inciden y afectan a la gestin de documentos y archivos tanto
fsicos como electrnicos y digitales.
UNA VISIN SISTMICA PARA
LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES
La carencia de un manejo sistmico e integrado de la documentacin y
los archivos de las instituciones ha determinado que stos constituyan islas
de informacin inconexas, que generan grandes reas de amnesia informa-
tiva para las organizaciones y provocan la duplicacin de elementos y recur-
sos necesarios para la gestin documental. Esto tambin ha inducido a que
a estas unidades de documentacin no se les asigne recursos adecuados y
se destine hacia ellas a personal sin conocimientos tcnicos archivsticos
para la organizacin y prestacin de servicios y, en muchos casos, sin inte-
rs de adquirirlos, lo que ha trado como consecuencia la deficiente organi-
zacin de los archivos con el correspondiente desperdicio de tiempo y tra-
bajo de los usuarios cuando requieren documentacin, la dispersin de los
documentos, la existencia de expedientes incompletos y documentos inco-
nexos, la dispersin del control y de la responsabilidad sobre la custodia y
PROCESOS 29, 1 semestre 2009
159
conservacin de la documentacin, en definitiva, la existencia de unidades
de archivo en condiciones precarias que constituyen factores de riesgo de
prdida y destruccin de grandes volmenes de documentos.
Esta realidad ha incidido para que al interior de las instituciones el archi-
vo ocupe una posicin marginal, ubicada al final del proceso administrativo
y considerada como el rea que se encarga de recoger lo que ya no sirve y
donde se conserva lo que no ha sido destruido, por lo que, adems de no
asignarle los recursos suficientes y adecuados, es considerado un costo ele-
vado para la organizacin, aunque no prescindible.
Lo descrito en prrafos anteriores sucede en los archivos administrativos
de gran parte de las instituciones pblicas y tambin del sector privado, que
aun cuando se rigen por normativas distintas a las sealadas anteriormente,
las consecuencias para unas y otras son similares, pues, como se ha mani-
festado, de una eficiente organizacin de los archivos depender, en buena
medida, la eficiencia de las organizaciones.
Por ello insistimos en que el cabal cumplimiento de las funciones tcni-
cas de estas unidades, junto al funcionamiento integral de los archivos de
oficina, el archivo central o general, el archivo intermedio y el archivo his-
trico, posibilitara, a ms del acceso y adecuada conservacin de los docu-
mentos, la liberacin y optimizacin de espacio en las oficinas; la optimiza-
cin del equipamiento asignado; la reduccin del tiempo invertido en tareas
de gestin documental; la disminucin del tiempo de acceso a la documen-
tacin; y, por tanto, la reduccin de costos operativos, propiciando la efica-
cia, la eficiencia y la productividad de las organizaciones.