GMD Indraperu

Auditoria de Sistemas
CONSORCIO GMD S.A. INDRA PERU

S.A.
INTEGRANTES
MAMANI YANA, FRANKLIN RONALD
PALOMINO MARTINEZ, JULIO CESAR
HERRERA VILCARIMA, ROBERTO HENRY
FELIX INGA, SANDRA
OCHOA GUZMAN, GABRIEL
2014-II
AUDITORIA DE SISTEMAS
2014-II
CONSORCIO
GMD S.A INDRA
PERU S.A.
UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DEL PERU 1
2014-II
CAPITULO I
VISION, MISION Y VALORES
2014-II
1. PERFIL DE LA EMPRESA
El Consorcio GMD S.A INDRA PERU S.A. trabaja para satisfacer con excelencia los
requerimientos de su Cliente ONP. Teniendo en cuenta que el mercado y los negocios
evolucionan en forma continua, concentra todos sus esfuerzos en desarrollar soluciones de
vanguardia para que su empresa pueda alcanzar con xito sus objetivos y obtener mayores
resultados gracias a la optimizacin de sus recursos.
El Consorcio GMD S.A INDRA PERU S.A est convencido de que cuanto mejor entiende a su
cliente podr responder pro activamente y con eficacia a sus necesidades. Pues los principios
que respaldan sus operaciones son: calidad, innovacin, confianza y confiabilidad.
2. MISIN
Ser reconocido como un socio estratgico de la ONP con el que cuenta para brindar un servicio
de calidad a los pensionistas y agregar valor a todas sus actividades operativas, llegando a
convertirse en un modelo a seguir por los dems proveedores de la ONP debido a su excelencia
y calidad en el servicio.
3. VISIN
Brindar un servicio de calidad en la Administracin y Custodia de Expedientes y Legajos, dentro
del marco legal vigente, basando nuestra gestin en procesos ptimos, eficientes y con altos
estndares de calidad.
4. VALORES DE LA EMPRESA
Lograr la satisfaccin de nuestro cliente ONP, a travs del CUMPLIMIENTO de los compromisos
contractuales.
Mantener la EFICIENCIA del servicio en base a la implementacin y mejora continua en los
procesos operativos.
Asegurar el COMPROMISO del personal a travs de la gestin de sus competencias para el
logro de los objetivos propuestos.
2014-II
CAPITULO II
REQUERIMIENTOS DEL NEGOCIO
2014-II
1. REQUERIMIENTOS DEL NEGOCIO:

Regularizacin de Documentos y Expedientes.
Control de la produccin y realizacin de las proyecciones de cada una de las
transacciones de los archivos que comprende el servicio.
Produccin y gestin de archivos.
Optimizacin de los procesos.
Mejorar la toma de decisiones referentes a la proyeccin de productividad.
Tener informacin en tiempo real acerca del monto que facturara la ONP.
2014-II
CAPITULO III
PROCESOS DEL NEGOCIO
2014-II
1. PROCESO DE NEGOCIO LA EMPRESA

1.1. rea de Pensionamiento (Archivo Central)
Mapa De Procesos Del Servicio De Archivo De La Divisin De Pensionamiento
2014-II
1.2. Procedimiento
Los procedimientos para el Archivo Central son los siguientes:
1.2.1. Recepcin de Expedientes, Ingresos nuevos y retornos.

1.2.2. Re lotizado de Expedientes.
1.2.3. Inventario Lgico de Expedientes.
1.2.3.1. Inventario del archivo externo.
1.2.3.2. Inventario del archivo interno.
1.2.4. Inventario Fsico de Expedientes.
1.2.5. Permanencia de Expedientes en los archivos.
1.2.6. Atencin de Requerimientos.
1.2.6.1 Atencin de Requerimientos en Archivo Central.
1.2.6.2 Atencin de Requerimientos de Urgentes.
1.2.6.3 Atencin de Requerimientos en Archivo Externo.
1.2.7 Procedimiento de Derivacin.
1.2.8 Procedimiento de Derivacin para el Archivo Anexado.
1.2.1. RECEPCION DE EXPEDIENTES, INGRESOS NUEVOS Y RETORNOS
1. El Usuario autorizado, deriva los expedientes lgicamente a travs del Mdulo de

Derivacin NSTD al Archivo Central y genera su respectiva Hoja de Ruta, luego
entrega los expedientes fsicamente al Operador de AC.
2. El Operador de AC recibe fsicamente los expedientes con la Hoja de Ruta, verifica

si la cantidad de expedientes coincide con lo indicado en la Hoja de Ruta y valida
que los 3 ltimos folios coincida con lo indicado en la Hoja de Control de Folios.
3. Si no coincide con lo indicado en la Hoja de Ruta, el Operador del AC devuelve la

Hoja de Ruta para su regularizacin al Usuario autorizado. Retorna al punto 2.
4. Si coincide, el Operador del AC pistolea la Hoja de Ruta y los expedientes uno a uno
para ser recibidos lgicamente a travs del mdulo de derivacin NSTD generando
la Hoja de Recepcin correspondiente.
2014-II
5. El Operador del AC imprime dos copias de la Hoja de Recepcin y le entrega una

copia al usuario con firma y sello en seal de recibido mas no de conformidad, luego
solicita un V B al Usuario autorizado, archiva la otra copia.
6. El Operador de AC realiza el control de calidad a los expedientes verificando que los

folios estn completos con respecto a lo que indica la Hoja de Control de Folios,
verificando el estado de conservacin del expediente, que los documentos no estn
sueltos.
7. Si el expediente no es conforme, el Operador del AC coloca el Check List indicando

el motivo de la devolucin en el lugar observado.
8. El Operador de AC encargado del control de calidad, separa fsicamente los

expedientes conformes e inconformes de acuerdo al control de calidad.
9. El Operador del AC pistolea el expediente y actualiza el ingreso de expedientes

nuevos y/o retornos de los expedientes al Archivo en el SGA.
10. En caso fuera retorno de expediente, el Operador del AC modifica los folios de
acuerdo a lo que figura en ltimo folio y en la Hoja de Control de Folios del
expediente esto lo realiza en movimiento registro de retorno de expedientes del
SGA.
11. En caso fuera el ingreso de un nuevo expediente, el Operador del AC registra en

mantenimiento, tabla de expedientes del SGA todos los datos que figuran en la
tapa del expediente (N expediente, riesgo, apellidos y nombres, fecha de inicio de
tramite).
12. Una vez terminado el control de calidad y la actualizacin al SGA, el Operador del
AC ingresa los expedientes para la devolucin mediante lectura de cdigo de
barras de cada uno a travs del MAI, registrando el motivo de la devolucin en un
plazo mximo de 48 horas das hbiles.
13. Si el expediente es no conforme, el Operador del AC genera la Hoja de Devolucin

y la Hoja de Ruta del Expediente e Imprime las mismas.
14. El Operador del AC devuelve los expedientes al usuario autorizado para su

regularizacin.
15. El Usuario autorizado recibe lgicamente los expedientes a travs del Mdulo de
Derivacin NSTD, generando la Hoja de Recepcin correspondiente y a su vez lo
recibe en fsico. El procedimiento retorna al punto 2.
16. Si el expediente est conforme, el Operador del AC proceder con la aceptacin de

los registros generados durante el da en el MAI, generando la Hoja de Aceptacin.
2014-II
17. El Operador del AC verifica si los flderes y folios registrados en el MAI coinciden
con los expedientes fsicos. Si coincide contina al punto 22.
18. Sino coincide con el fsico, el Operador del AC verifica si el nmero de folios
registrados en el sistema sean menor a los folios del expediente en fsico.
19. Si es menor, entonces el Operador del AC edita los flderes y folios en el MAI.
Proceso continua al punto 22.
20. Caso contrario (si el nmero de folios registrados en el sistema sean mayor a los
folios del expediente en fsico), el Operador del AC entrega el expediente al
Supervisor del AC.
21. El Supervisor del AC previa revisin editar los folios y flderes en el MAI, luego
entregar al Operador para su re lotizado.
22. El Operador del AC aplica el procedimiento de re lotizado.

23. Fin del procedimiento
UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DEL PERU

10
2014-II
CAPITULO IV
TABLEROS DE CONTRO PARA LOS
PROCESOS

11
2014-II
CAPITULO V
CONTROL: PREVENTIVO, DETECTIVO Y
CORRECTIVO

12
2014-II
1. CONTROL PREVENTIVO
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
Uso de software para el control de acceso al personal autorizado a ciertas

gerencias y/o oficinas de la empresa.
El software de seguridad de acceso a un sistema donde solo el usuario con
cierto perfil puede ingresar y trabajar en ello.
Seguimiento del cauce de los archivos de la entrega y conformidad del mismo
para cada destino final.
Aseguramiento de que toda la informacin se haya analizado y enviado a la
gerencia destinataria.
Uso de software para el control de acceso que permite nicamente el acceso a
archivos sensitivos a personal autorizado.
2. CONTROL DETECTIVO
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
El registro de todo el personal solamente autorizado para el ingreso de cierta

area de la gerencia y/o oficina de la empresa.
Registro de actividad diaria, el intento de acceso a cierto perfil y el error
constante para entrar al sistema deja informacin para correccin.
Corroboracin del documento y/o archivo para su destinatario, el cual se
autentificara en su recepcin.
Un programa de auditora, para descubrir a posteriori errores o fraudes que no
haya sido posible evitarlos con controles preventivos.
El reportaje peridico de la ejecucin con variaciones de reportes de las
cuentas atrasadas.
3. CONTROL CORRECTIVO
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.
El bloqueo de accesos al sistema mandando una alerta a la secretaria para su

aprobacin de ingreso o no de cierto personal no laborable de ciertas
gerencias y/o oficinas de la empresa.
Mantencin de un control de la base de datos con la rplica de la base de
datos de los usuarios.
Control y retorno del documento y/o archivo el cual sea el destino equivocado
para su envi a la gerencia correcta y constatada con documento previo.
Asesora sobre el conocimiento de las normas para as no poder reincidir en
cuestiones del mal uso.
Planificacin de contingencia y procedimientos de respaldo.

13

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1. PROCESO DE NEGOCIO LA EMPRESA

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1.2.1. Recepcin de Expedientes, Ingresos nuevos y retornos.

1.2.1. RECEPCION DE EXPEDIENTES, INGRESOS NUEVOS Y RETORNOS

1. El Usuario autorizado, deriva los expedientes lgicamente a travs del Mdulo de

2. El Operador de AC recibe fsicamente los expedientes con la Hoja de Ruta, verifica

3. Si no coincide con lo indicado en la Hoja de Ruta, el Operador del AC devuelve la

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5. El Operador del AC imprime dos copias de la Hoja de Recepcin y le entrega una

6. El Operador de AC realiza el control de calidad a los expedientes verificando que los

7. Si el expediente no es conforme, el Operador del AC coloca el Check List indicando

8. El Operador de AC encargado del control de calidad, separa fsicamente los

9. El Operador del AC pistolea el expediente y actualiza el ingreso de expedientes

11. En caso fuera el ingreso de un nuevo expediente, el Operador del AC registra en

13. Si el expediente es no conforme, el Operador del AC genera la Hoja de Devolucin

14. El Operador del AC devuelve los expedientes al usuario autorizado para su

16. Si el expediente est conforme, el Operador del AC proceder con la aceptacin de

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