Cartilla de Proveedores V 12 PDF

CORPORACIN DE CIENCIA Y TECNOLOGA
PARA EL DESARROLLO DE LA INDUSTRIA NAVAL, MARTIMA Y FLUVIAL
CARTILLA: ABC DEL PROVEEDOR DE MATERIALES Y SERVICIOS

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CDIGO: C-GESLOG-001
VERSIN N: 0.0.12
FECHA DE APROBACION: 31-Jul-2014
CARTILLA: ABC DEL PROVEEDOR DE

MATERIALES Y SERVICIOS DE COTECMAR
DIVISION DE GESTIN LOGSTICA

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
GERENCIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
AO 2014


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VERSIN N: 0.0.12
TABLA DE CONTENIDO
1.
PRESENTACIN GENERAL DE LA EMPRESA ........................................................................ 4

1.1. Qu es cotecmar? ................................................................................................................. 4
1.2. Polticas Corporativas para las Compras ............................................................................... 2
1.3. Principios Orientadores en las Compras ................................................................................ 3
1.4. Glosario de trminos .............................................................................................................. 4
1.5. Lnea anticorrupcin/ linea de transparencia ......................................................................... 5
2. GESTIN DE PROVEEDORES EN COTECMAR ....................................................................... 5
2.1. Inscripcion de proveedores nacionales y extranjeros ............................................................ 5
2.2. Actualizacin de proveedores nacionales y extranjeros ........................................................ 5
2.3. Deberes y derechos ............................................................................................................... 6
2.4. Evaluacin de desempeo ..................................................................................................... 9
2.5. Programa desarrollo de proveedores ................................................................................... 10
2.6. Bloqueo e inactivacion de la inscripcion de los proveedores .............................................. 12
2.6.1. Bloqueo de la inscripcin ................................................................................................ 12
2.6.2. Cancelacin de la inscripcin .......................................................................................... 13
3. ASPECTOS INHERENTES A LA PRESTACION DE SERVICIOS DENTRO DE LAS
INSTALACIONES DE COTECMAR .......................................................................................... 14
3.1. Socializacin de lineamientos generales previo al ingreso a las plantas ............................. 14
3.2. Obligaciones en seguridad, salud en el trabajo y ambiente- SSTA- para proveedores de
COTECMAR ....................................................................................................................... 15
4. INSTRUCCIONES GENERALES PARA LA ENTREGA DE MATERIALES, PRESTACIN
DE SERVICIOS Y PROCESO DE FACTURACIN .................................................................. 17
4.1. Suscripcin de plizas y aprobacin de las mismas ............................................................ 17
4.2. Requisitos para la recepcin de mercancias entregas perfectas........................................ 18
4.3. Proceso de homologacin de material ................................................................................. 20
4.4. Facturacin .......................................................................................................................... 21
4.5. Forma de pago ..................................................................................................................... 22
5. VARIOS......................................................................................................................................... 23
5.1. Derogatorias......................................................................................................................... 23
5.2. Vigencia ............................................................................................................................... 23
ANEXOS .............................................................................................................................................. 24


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LISTA DE ANEXOS
Anexo 1.
Listado de materiales y servicios clasificados segn Matriz de gestin de Compras
25
Anexo 2
Causales de inhabilidad o incompatibilidad para vinculacin como
Proveedor/ contratista de COTECMAR.
29
Anexo 3
Suscripcin de Plizas
30
Anexo 4
Requisitos ambientales a cumplir por cada grupo de materiales y servicios
31


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1. PRESENTACIN GENERAL DE LA EMPRESA

La presente cartilla pretende establecer parmetros objetivos y transparentes de relacin con los
proveedores, en donde se visualicen claramente las condiciones fijadas para los procesos de
clasificacin, inscripcin, evaluacin de desempeo, desarrollo y certificacin de proveedores de la
Corporacin; as como tambin procura crear la cultura de eficiencia y responsabilidad en cada uno
de estos procesos en mencin.
Las condiciones del mercado actual conllevan a que las organizaciones sean flexibles y adaptables
a los cambios que presenta el entorno, adoptando lo mejor de las mejores prcticas
internacionalmente reconocidas a nuestras organizaciones. De all, que COTECMAR en su
constante bsqueda de incrementar los estndares de competitividad en el sector, adopte procesos
y procedimientos que aseguren la obtencin de estos objetivos de forma exitosa y apropie practicas
reconocidas de la gestin de proveedores.
Es por esto, que COTECMAR ha visto la necesidad de afianzar las relaciones con sus proveedores
los cuales son parte fundamental para el alcance de los objetivos propuestos, ya que la
competencia no es entre empresas sino entre redes de abastecimiento, de tal manera que se busca
fortalecer el proceso de integracin con los proveedores, as como estrechar los lazos de confianza
con los mismos.
1.1.
QU ES COTECMAR?
La Corporacin de Ciencia y Tecnologa para el Desarrollo de la Industria Naval, Martima y Fluvial

COTECMAR, es una corporacin de participacin mixta Estatal mayoritaria, sin nimo de lucro;
orientada al diseo, construccin, mantenimiento y reparacin de buques y artefactos navales. Las
Principales sedes de COTECMAR, se encuentran ubicadas en los puertos de Mamonal (Sector
Industrial) y Bocagrande (Sector Turstico) en la ciudad de Cartagena de Indias, capital del
Departamento de Bolvar.
Planta Mamonal
Planta Bocagrande


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MISIN
VISIN
COTECMAR
desarrolla
capacidades
cientficas y tecnolgicas, a travs de la
innovacin en productos, servicios y procesos,
para satisfacer las necesidades de la Armada
Nacional y de la Industria Naval, Martima y
Fluvial, enmarcado en una cultura de
crecimiento integral de sus colaboradores y de
respeto por el medio ambiente.
En el ao 2022, COTECMAR, apoyada en sus

aliados estratgicos, se habr consolidado en
Latinoamrica como lder innovador de la
industria naval, martima y fluvial, superando las
expectativas de la Armada Nacional y del
mercado particular, reflejo del desarrollo
tecnolgico alcanzado por Colombia en el
Sector Astillero
Estos Valores enmarcan la filosofa Corporativa
definiendo el comportamiento ideal sobre el
cual debe descansar la cultura organizacional:
Innovacin
Responsabilidad Social
Integridad
Liderazgo
Compromiso
POLITICA INTEGRAL
COTECMAR es una Corporacin de ciencia y

tecnologa
con
vocacin
innovadora
enmarcada en un modelo de gestin del
conocimiento que mejora continuamente,
satisfaciendo a nuestros grupos de inters en
la prestacin de servicios de Diseo,
Construccin, Mantenimiento, Reparacin,
Modernizacin,
Conversin
y
Desmantelamiento de Buques y Artefactos
Navales y Servicios a la Industria, procurando
el desarrollo del talento humano y la

apropiacin y dominio de las tecnologas.
En COTECMAR estamos comprometidos con
el cumplimiento de los requisitos legales y
reglamentarios aplicables, la gestin integral
de los riesgos corporativos, la prevencin de
la contaminacin, lesiones y enfermedades,
derivadas de la actividad astillera en un marco
de beneficio mutuo entre la Corporacin y su
entorno social y econmico.


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1.2.
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POLTICAS CORPORATIVAS PARA LAS COMPRAS
CLIENTE:
Anticiparse a las necesidades logsticas de la corporacin, garantizando el suministro de
materiales y servicios que permitan cubrir las expectativas de los clientes, buscando
soluciones ptimas utilizando al mximo el potencial de los proveedores.
PROCESO:
Manejar un sistema integral de gestin de proveedores que permita garantizar la satisfaccin
de las necesidades logsticas de conformidad con las exigencias de la Corporacin,
minimizando los riesgos inherentes al proceso y realizando un seguimiento a las tendencias
tecnolgicas y comerciales en torno al proceso logstico.
PROVEEDOR:
Realizar alianzas o convenios a largo plazo con proveedores estratgicos logrando sinergias
importantes y reduciendo actividades de menor valor agregado, disminuyendo costos y
propendiendo por la eficiencia en la gestin de compra.
Las facultades para las compras no sern limitadas a las adquisiciones sino que se extendern para
el arrendamiento de materiales o servicios, y/o la celebracin de todos los acuerdos que permitan el
correcto flujo de abastecimiento para los diferentes proyectos.
El presente manual se fundamenta en las polticas corporativas emanadas en el cdigo de

tica y buen gobierno de COTECMAR


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1.3.
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PRINCIPIOS ORIENTADORES EN LAS COMPRAS
Los principios que orientarn los lineamientos generales para adelantar los procesos de contratacin
de COTECMAR son los siguientes:
Eficacia: Propende porque los procesos y procedimientos internos, relacionados con la
gestin logstica se realicen de acuerdo a lo planificado con el fin de obtener el resultado
propuesto y el cumplimiento de los objetivos de COTECMAR.
Celeridad: En desarrollo de los procesos logstico, los funcionarios de COTECMAR
adoptarn todas las medidas necesarias para agilizar el trmite en la toma de decisiones,
con el fin de que los mismos se cumplan en el menor tiempo.
Economa: El proceso logstico se realizar buscando el uso eficiente de los recursos,
maximizando el provecho de stos, y racionalizando su uso, sin sacrificar los estndares de
calidad de COTECMAR.
Publicidad: COTECMAR dar a conocer, de oficio o a solicitud de parte, mediante los
mecanismos que considere idneos o convenientes, la informacin pertinente al proceso
logstico de que trata este Manual. Lo anterior sin perjuicio de la confidencialidad que debe
existir en los procesos de evaluacin y en la documentacin que por su naturaleza tiene
carcter de reservado o que goce de una especial proteccin como el caso de los derechos
derivados de la propiedad intelectual.
Imparcialidad: EL proceso logstico y los que en el intervienen se deben asegurar que stos
se desarrollarn en igualdad de condiciones y de forma ntegra, de acuerdo con los
principios descritos en este Manual.
Moralidad: Las actuaciones desarrolladas con ocasin de los procesos logsticos estarn
basadas en los principios legales que dirigen y juzgan el comportamiento del ser humano
como tal y como miembro de la sociedad.
Igualdad: COTECMAR ofrecer igual trato a todos los intervinientes en el proceso logstico
de la corporacin.


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1.4.
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GLOSARIO DE TRMINOS
Corporacin: Entindase COTECMAR

Homologacin: Verificacin del cumplimiento de ciertas especificaciones o caractersticas
de un bien o producto, por parte de Cotecmar o una autoridad oficial que la Corporacin
designe.
Maestro de Proveedores: Base de datos en la que se registra y clasifica a los Proveedores
y Contratistas de COTECMAR, de acuerdo con los lineamientos establecidos en el Sistema
de Gestin de Proveedores de COTECMAR.
Manual Logstico: Es el documento mediante el cual se recopilan los lineamientos,
principios y pautas que deben ser tenidos como gua de aplicacin para las compras que se
adelanten en COTECMAR.
Matriz De Gestin de Compras: Herramienta utilizada para establecer una clasificacin
estratgica de los materiales y servicios que adquiere COTECMAR de acuerdo con el
impacto en la operacin, el costo, la especialidad del mercado y el riesgo asociado al
aprovisionamiento. El complemento de esta herramienta es la Matriz de Gerencia de
Suministros
Matriz de Gerencia de Suministros: Es la herramienta adoptada por COTECMAR, que
tiene como base la clasificacin de los materiales y servicios requeridos por la Corporacin a
travs de la Matriz de Gestin de Compras, cuyo objetivo es establecer las estrategias de
abastecimiento a aplicar a los distintos Proveedores segn la clasificacin de los productos a
adquirir, determinando as el tipo de negociacin que se va a aplicar. Dicha herramienta
involucra el anlisis de los siguientes elementos: factor crtico para la adquisicin, estrategia
comercial, seleccin objetiva de oferentes, estrategia para la administracin de inventarios y
elementos para la obtencin del mejor negocio para la Corporacin.
Oferente: El proponente, o Proveedor de COTECMAR, en calidad de participante en un
proceso de seleccin.
Pedido: Es un documento que genera COTECMAR mediante el cual se concreta la
aceptacin de la oferta mercantil o por el que se materializa unilateralmente la adquisicin
del bien o servicio ofrecido por los Proveedores y/o contratistas, con el fin de aceptar el
ofrecimiento o la venta del bien o servicio que ser realizado por COTECMAR.
Proceso de Seleccin: Es aquel mediante el cual se invita a un nmero plural de personas
naturales o jurdicas para que, en igualdad de oportunidades y condiciones, presenten sus
propuestas y se seleccione objetivamente entre ellas la ms favorable. Cuando nicamente
se invita a participar a personas determinadas, ser un Proceso de Seleccin Cerrada; y
cuando se invita pblicamente a participar a personas indeterminadas, ste se denominar
Invitacin Abierta.


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Proveedor: Persona natural o jurdica, privada o abierta, nacional o extranjera, que

individualmente o en conjunto con otra(s) se obliga(n) a una determinada prestacin, segn
las especificaciones del objeto de la compra o del servicio contratado, a cambio de una
contraprestacin.
1.5.
LNEA ANTICORRUPCIN/ LINEA DE TRANSPARENCIA
Para garantizar la transparencia en sus negociaciones, la Corporacin ha creado la lnea

No.
01-8000-969096,
la
lnea
local
6535529
y
el
correo
electrnico:
[email protected] para que se denuncien las anomalas observadas en las mismas.
Se garantiza reserva en la informacin suministrada.
2. GESTIN DE PROVEEDORES EN COTECMAR

2.1.
INSCRIPCION DE PROVEEDORES NACIONALES Y EXTRANJEROS
Los requisitos, formularios y documentos requeridos para la inscripcion de proveedores Nacionales

y Extranjeros en COTECMAR se encuentran descritos en el procedimiento P-GESLOG-002
INSCRIPCIN EN EL MAESTRO DE PROVEEDORES. Estos documentos son facilitados por la
Divisin de Gestin Logstica de la Corporacin a aquellos oferentes interesados en pertenecer al
grupo de proveedores de COTECMAR.
2.2.
ACTUALIZACIN DE PROVEEDORES NACIONALES Y EXTRANJEROS
ACTUALIZACIN DE DATOS
El proveedor podr actualizar sus datos cuando presente cambios a nivel Jurdico, Legal, Financiero
o desee inscribir un servicio o producto adicional. De igual forma, cuando COTECMAR considere
necesario la actualizacin de los documentos, esto ser informado oficialmente al proveedor.
La Divisin de Gestin Logstica a travs del analista de Proveedores realizar consultas
trimestrales del Boletn de Responsables Fiscales de la Contralora General de la Republica vigente,
de la cual en caso de generarse una coincidencia, se reportar para bloqueo de la inscripcin, al
igual que en cada solicitud de actualizacin de proveedores.
CALIFICACIN DE PROVEEDORES ACTIVOS
Los documentos sujetos a actualizacin a nivel Jurdico y/o Financiero son los siguientes:
Certificado de existencia y representacin legal de la Cmara de Comercio o su equivalente,
con fecha de expedicin no superior a un (1) mes.


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Certificado de renovacin de la Matrcula Mercantil.

Presentacin de estados financieros actualizados del periodo que COTECMAR requiera (si
aplica, segn los parmetros de inscripcin)
En caso de cambio del Representante Legal durante la vigencia de la inscripcin, se requiere enviar:
Certificado de existencia y representacin legal de la Cmara de Comercio con fecha de
expedicin no superior a un (1) mes. Para personas naturales aplica el certificado de
matrcula de persona natural de la Cmara de Comercio con igual vigencia.
Para la inscripcin de nuevos productos o servicios es necesario (Ver anexo 1):
Carta solicitando la inscripcin del nuevo producto y/o servicio. Para lo anterior, es necesario
que el proveedor certifique que el nuevo producto o servicio, se encuentra dentro del objeto
social descrito en el certificado de existencia y representacin legal vigente al momento de la
solicitud, as mismo para los casos que aplique, la divisin de gestin logstica solicitara al
rea correspondiente evaluacin tcnica sobre el nuevo producto y/o servicio.
Licencias y permisos ambientales o gubernamentales aplicables.
La informacin suministrada por los Proveedores para obtener el registro en el Maestro de
Proveedores, ser de carcter reservado, y no ser compartida por COTECMAR con terceros
sin que exista orden de autoridad judicial competente en tal sentido o sea expresamente
autorizado por el respectivo Proveedor. As mismo, COTECMAR solamente utilizar la
informacin aportada por los Proveedores con fines de contratacin por parte de
COTECMAR.
En los casos en que COTECMAR lo requiera, dentro del desarrollo de los procesos de seleccin, se
podrn requerir adicionalmente los siguientes documentos:
Declaracin de Renta del ltimo ao.
Certificacin de Paz y Salvo con el pago de aportes parafiscales y a la seguridad social de
sus trabajadores, debidamente firmado por contador pblico o revisor fiscal. En esta
certificacin debe constar el pago hasta el mes inmediatamente anterior a la fecha de
expedicin.
2.3.
DEBERES Y DERECHOS
DE LOS PROVEEDORES
Deberes del PROVEEDOR:

Cumplir a cabalidad con las condiciones acordadas o pactadas contractualmente.
Obrar con buena fe en las distintas etapas contractuales.


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Garantizar la calidad del servicio contratado y responder por ste.

Mantener bajo estricta confidencialidad, toda informacin a la que haya tenido acceso
actuando en cumplimiento de sus servicios, incluyendo informacin de antecedentes,
clientes, proveedores, informes comerciales y financieros, equipos, instalaciones,
recursos humanos, insumos, sistemas y proyectos, productos, servicios, estrategias
comerciales y en general, caractersticas particulares de los materiales o servicios que
provea o indique COTECMAR. La obligacin de confidencialidad establecida en este
acuerdo a cargo de EL PROVEEDOR, permanecer durante todo el trmino de duracin
de este acuerdo y los veinticuatro meses (24) siguientes, a partir de la fecha de
finalizacin del mismo.
No acceder a peticiones o amenazas de quienes acten por fuera de la Ley, con el fin de
obligarlos a hacer u omitir algn acto o hecho. Cuando se presenten tales peticiones o
amenazas, el Proveedor deber informar inmediatamente su ocurrencia ante las
autoridades competentes, para que ellos adopten las medidas y correctivos necesarios.
El proveedor no podr ceder el pedido o contrato, ni en todo ni en partes a terceras
personas, sin previa autorizacin escrita de COTECMAR.
Acoger las normas de seguridad y reglamentaciones internas vigentes, cuando se
encuentren dentro de las instalaciones de la Corporacion.
Respetar las prcticas de empleo justas y congruentes con los derechos humanos en el
lugar de trabajo, no practicar ni apoyar en sus subcontratistas, el trabajo infantil o forzado
y proporcionar un entorno seguro de trabajo.
Cumplir con las leyes aplicables, relacionadas con horas laborales, compensacin,
condiciones mnimas de trabajo, y toda la legislacin nacional relacionada con la salud
ocupacional y el medio ambiente.
Cumplir con lo establecido en el Cdigo de etica corporativo,teniendo en cuenta que los
proveedores hacen parte del mbito de aplicacin de dicho cdigo.
Derechos del PROVEEDOR:

Recibir el respectivo contrato o pedido por parte de COTECMAR, antes de realizar los
trabajos.
Acudir a las dependencias respectivas de la Corporacin para recibir informacin amplia
y precisa sobre la ejecucin del contrato o pedido.
Acudir a las autoridades respectivas, con el fin de obtener la proteccin de los derechos
derivados del contrato o pedido y la sancin para quienes los desconozcan o vulneren.
Conocer los resultados obtenidos en la evaluacin de desempeo.
Ser escuchado para aclarar su desempeo frente al servicio ofrecido, cuando ste no se
encuentre conforme con los resultados obtenidos en la evaluacin.
Recibir el pago del servicio o bien suministrado en las condiciones y plazos establecidos.


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DE COTECMAR
Deberes de COTECMAR:
Adelantar revisiones peridicas en la ejecucin del contrato o pedido, para verificar que los
Proveedores cumplan con lo pactado contractualmente, teniendo como principio fundamental
la buena fe.
Adoptar las medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y ejecucin del contrato
o pedido, las condiciones tcnicas, econmicas y financieras existentes al momento de
contratar.
Instaurar las acciones pertinentes para exigir el cumplimiento de las obligaciones a cargo del
Proveedor.
Dar instruccin necesaria al inicio del contrato o pedido al personal perteneciente al
Proveedor en lo relacionado a especificaciones de calidad, seguridad industrial, medio
ambiente, calificacin de personal, programacin de los servicios y cumplimiento del contrato
o pedido.
Evaluar el desempeo del Proveedor.
Exigir al Proveedor el uso de normas y estndares de calidad en el desarrollo y ejecucin del
contrato o pedido, cuando asi lo requiera. asi como el cumplimiento de las normas de
seguridad y medio ambienteinternas, establecidas en COTECMAR.
Exigir el cuidado, manipulacin y correcto almacenamiento de los recursos suministrados al
proveedor.
Derechos de COTECMAR:
Recibir los materiales y servicios solicitados, en las condiciones pactadas contractualmente.
Reclamar ante el Proveedor ante situaciones de descuido, manipulacin inadecuada y
almacenamiento incorrecto de los recursos suministrados a, para el desarrollo y ejecucin
del trabajo.
Suspender y/o rechazar el la recepcion del bien y/o servicio acordado cuando no cumpla con
los estandares exigidos por la Corporacin.
Realizar llamados de atencin al Proveedor, cuando ste no cumpla con los requisitos de
calidad, seguridad industrial, medio ambiente, calificacin de personal, programacin de los
servicios e incumplimiento en lo pactado.
Aplicar las sanciones necesarias a que haya lugar de acuerdo al resultado de la evaluacin
de desempeo.


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2.4.
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EVALUACIN DE DESEMPEO
Dentro del proceso de gestin de proveedores, se encuentra la evaluacin de desempeo, en la

cual se evalan todos los proveedores y contratistas activos en la base de datos de la Corporacin.
El fin principal de esta evaluacin es valorar de manera sistemtica y peridica el desempeo del
proveedor con la Corporacin, desde el punto de vista de calidad, oportunidad, salud ocupacional y
manejo ambiental. Lo anterior, permitir tener un diagnstico que repercutir en la clasificacin
dentro de las diferentes fases del programa de desarrollo a proveedores.
La evaluacin podr realizarse al finalizar la entrega del bien y/o servicio, asi como tambien
trimestralmente, o cuando la Corporacion asi lo requiera, con el fin de llevar control y verificacin del
cumplimiento del mismo. Al momento de la calificacin trimestral, se entrega un documento con los
resultados al proveedor o contratista.
El nivel de desempeo del proveedor o contratista se determina con base a los resultados de las
evaluacines de desempeo acumuladas durante la vigencia de la inscripcion, segn la siguiente
escala de calificacin:
ESCALA
Proveedor Excelente
Proveedor Bueno
RANGO
Entre 100- 95%
Entre 80% 94.99%
Proveedor que Requiere Mejorar Entre 70% 79.99%

Proveedor que No Cumple
Menor del 70%
Aquellos proveedores cuyo informe trimestral refleje un desempeo inferior a 70% y su participacin
en la corporacinsea de caracter frecuente y activa, se le citara a una reunion con la Division de
Gestion Logistica para identificar la causa de las debilidades y establecer compromisos y planes de
mejora. De igual forma, si COTCECMAR lo considera pertinente podr cancelar o suspender la
inscripcion de proveedor.
Para los proveedores que mantengan durante el ao un resultados superior al 95% seran
postulados a reconocimeintos por parte de la Corporacion y se tendrn en cuenta para establecer
cualquier tipo de relacin comercial.


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2.5.
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VERSIN N: 0.0.12
PROGRAMA DESARROLLO DE PROVEEDORES
OBJETIVO PLANTEADO
Asegurar el flujo de la cadena de abastecimiento, proporcionando un acompaamiento a las
actividades de nuestros proveedores que permita la estandarizacin y parametrizacin de sus
actividades internas en alineacin con los objetivos de la Corporacin que permitan garantizar la
calidad e integralidad de los materiales y servicios ofrecidos a la Corporacin.
Dado como base para este sistema de gestin de proveedores, el ciclo PHVA (planear, hacer,
verificar y actuar), se tiene dentro del actuar, el desarrollo de las actividades encaminadas a
solventar las deficiencias presentadas en los diferentes proveedores y contratistas, que afectan o
impactan notablemente los estndares de calidad de la corporacin. Esta fase del sistema de
gestin de proveedores, se establece como una de las actividades de responsabilidad social
empresarial de COTECMAR.
Con el fin de ampliar lo anteriormente referenciado, se expone el siguiente flujograma que evidencia
el recorrido objetivo de un proveedor de materiales o servicios de COTECMAR:
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VERSIN N: 0.0.12
Grafico 10. Flujograma Gestin de Proveedores de COTECMAR
La gestin de proveedores no se limita a una clasificacin y evaluacin de los proveedores; para

poder afianzar las relaciones es necesario incorporar en la mejora continua de la corporacin,
actividades que permitan el desarrollo de la industria nacional en el sector naval.
Las pequeas y medianas empresas conforman el principal objetivo de un plan de desarrollo de
proveedores, sin embargo en este programa se contemplan las empresas para las distintas
actividades, de acuerdo al resultado de su evaluacin de desempeo a pesar de su tamao.
Las actividades realizadas son planificadas para obtener resultados a mediano y largo plazo, en las
cuales es necesario llegar a conocer a fondo los proveedores para que dichos resultados sean
positivos para ambas empresas, adems los beneficios no se limitan a las empresas, sino al
crecimiento del sector Industrial y la comunidad en general, una eventual mejora en una empresa
conlleva al desarrollo econmico y tecnolgico aumentando la generacin de empleo.
Las actividades van acorde al tipo de empresa, al bien o servicio que provee y a sus resultados
obtenidos durante la Evaluacin de Desempeo. Los resultados obtenidos en los indicadores de
cada proveedor sern analizados para determinar el plan de desarrollo a implementar, as tambin
se determinara cules son las metas esperadas y la finalidad que se busca con el proveedor, es
decir, cual es el estatus o valoracin que debe tener en la prxima evaluacin, de esta manera si el
proveedor alcanza sus metas continua a la etapa de Certificacin como proveedor Cotecmar.
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VERSIN N: 0.0.12
Para nuestra corporacin este es un paso ms en la bsqueda de aliados estratgicos y mejora de

la productividad, garantizando que todos nuestros proveedores ofertan materiales o servicios acorde
a nuestros requerimientos y con los niveles o estndares calidad ptimos para el efecto de nuestra
produccin interna, adems de aportar rendimiento en cuanto a capacidad de respuesta a
imprevistos, asistencia tcnica, tiempos de entrega, etc.
Este programa busca promover el desarrollo de los encadenamientos productivos y el mejoramiento
en la competitividad de las cadenas de valor del sector Naval, Martimo y fluvial, motivando el
perfeccionamiento de los eslabones de la cadena y el desarrollo integral de los mismos.
2.6.
BLOQUEO E INACTIVACION DE LA INSCRIPCION DE LOS PROVEEDORES
Luego de haber abordado todas las medidas pertinentes para la conciliacin entre el contratista o
proveedor y la corporacin sobre algn inconveniente que afecte directamente la prestacin del
servicio o el suministro de materiales se procedern de acuerdo a las siguientes medidas:
2.6.1. BLOQUEO DE LA INSCRIPCIN
Se podr aplicar por alguna de las siguientes causas:
Cuando el proveedor no actualice los datos y no renueve la documentacin solicitada dentro
del plazo establecido para tal fin.
Cuando a COTECMAR se notifique que el Proveedor se le hubiere suspendido su personera
jurdica.
Cuando el proveedor incumpla las obligaciones derivados del contrato o pedido de
materiales o servicios con COTECMAR y por su causa se afecte a la Corporacin en la
ejecucin de las obras o proyectos que est desarrollando.
Cuando el Proveedor renuncie a la asignacin de un contrato de COTECMAR, alegando
incapacidad tcnica o econmica y a criterio de COTECMAR no sea justificable.
Cuando al Proveedor se le inicie un proceso judicial o administrativo, por posible evasin de
impuesto o por posible no pago de aportes fiscales, sueldos, seguridad social o parafiscales,
la no afiliacin de sus trabajadores a la seguridad social completa, as como tambin por
posible conducta anti tica o contraria a la responsabilidad social empresarial.
Cuando en un mismo trimestre, el proveedor presente tres (3) llamados de atencin
debidamente soportados y justificados.
Cuando el Proveedor se le inicie un proceso judicial por posible enriquecimiento ilcito o por
posible delito en contra de la administracin pblica, por posible manejo de recursos de
indebida procedencia o por contrabando o por posible manejo de bienes hurtados a
COTECMAR.
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El Bloqueo podr aplicarse por un trmino no inferior a seis (6) meses, dependiendo de la
circunstancia que la origine, plazo en el cual no se le podrn realizar compras. El lapso del bloqueo
ser notificado por escrito al proveedor, manifestando la circunstancia que lo origin.
Vencido el trmino del bloqueo, el Proponente deber solicitar una nueva inscripcin de obtener
resultados satisfactorios para su ingreso, entrar en un perodo de SEGUIMIENTO.
2.6.2. CANCELACIN DE LA INSCRIPCIN
Se podr aplicar por alguna de las siguientes causas:
Incumplimiento a la tica y la Moral: Sobornar o intentar sobornar a funcionarios de
COTECMAR o cualquier tipo de accin u omisin que pueda constituir un hecho punible.
Adicionalmente, presentar comportamiento irrespetuoso, irreverente u ofensivo por parte del
proveedor hacia funcionarios, trabajadores o clientes que prestan sus servicios en
COTECMAR.
Cuando el Proveedor utilice informacin reservada de COTECMAR, sin autorizacin formal y
escrita de un trabajador autorizado por la Corporacin, para emitir tales permisos.
Cuando al Proveedor se le demuestre falsedad de documento pblico o privado, debido a
inconsistencia en algn documento para su inscripcin.
Cuando fallezca el Proveedor siendo persona natural.
Cuando el Proveedor siendo persona jurdica solicite su disolucin o su liquidacin.
Cuando al Proveedor, COTECMAR le declare la terminacin unilateral de un contrato por
razones imputables al Proveedor.
Cuando ante un reclamo de garanta a COTECMAR, el Proveedor no asuma ante
COTECMAR su correspondiente responsabilidad.
Cuando al Proveedor se le condene por fallo judicial por enriquecimiento ilcito, o por delito
en contra de la administracin pblica o por delito en contra de la administracin de justicia,
o por manejo de recursos de indebida procedencia, o por contrabando o por manejo de
bienes hurtados a COTECMAR.
Cuando el Proveedor atente contra las instalaciones de COTECMAR o la integridad del
personal que la conforma o del Cliente.
Cuando por circunstancias objetivamente comprobadas o comprobables, diferentes a las
mencionadas anteriormente, se encuentre que su inscripcin resulte o pueda resultar
inconveniente, riesgosa o inviable, de conformidad con lo establecido en la presente cartilla
y/o documentos que la complementen.
Cuando en su actuar el proveedor proceda en contra o sin observacin de las lneas de
conducta, criterios orientadores, compromisos, mecanismos, procedimientos y prcticas
corporativas definidos en el Cdigo de tica de COTECMAR.
La cancelacin podr aplicarse por un trmino no inferior a dos (2) aos, la cual ser notificada por
escrito, as como su lapso de cancelacin, dependiendo de la circunstancia que la origin.
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CDIGO: C-GESLOG-001
VERSIN N: 0.0.12
Vencido el trmino de la cancelacin, el Proponente deber solicitar una nueva inscripcin y, de

obtener resultados satisfactorios para su ingreso, entrar en un perodo de SEGUIMIENTO.
3. ASPECTOS INHERENTES A LA PRESTACION DE SERVICIOS DENTRO DE LAS
INSTALACIONES DE COTECMAR
3.1.
SOCIALIZACIN DE LINEAMIENTOS GENERALES PREVIO AL INGRESO A LAS

PLANTAS
Para COTECMAR es importante que todo el personal que ingresa a la Corporacin vinculado a
travs de un proveedor de servicios reciba una socializacin de los lineamientos generales de la
empresa, previo al inicio de los trabajos correspondientes, La cual aborda los siguientes temas:
Salud Ocupacional:
Polticas y Normas de Salud Ocupacional.
Reglamento de higiene y seguridad industrial, divulgacin de riesgos y control de peligros.
Responsabilidades y autoridad.
Qu hacer en caso de un accidente de trabajo.
Plan de Emergencias: alarmas, rutas de evacuacin y puntos de encuentro.
Sistema interno de verificacin de cobertura en seguridad social integral.
Recorrido guiado a las instalaciones de la planta.
Seguridad Fsica.
Polticas y procedimientos de Seguridad Fsica.
Responsabilidad de Seguridad Fsica.
Generalidades del Cdigo de Proteccin de Buques e Instalaciones portuarias (PBIP): nivel
de proteccin, oficial de proteccin.
Sistemas de Gestin Ambiental:
Generalidades del Sistema de Gestin Ambiental en COTECMAR (incluido el enfoque).
Residuos slidos (aprovechables y ordinarios), oleosos y biolgicos.
Residuos peligrosos.
Residuos industriales.
Programas de inters ambiental.
Aspectos e Impactos ambientales asociados a sus actividades.
La asistencia a todas estas socializaciones deber ser previo al inicio de labores cuando se ingresa
por primera vez a la planta o cuando COTECMAR efecte el requerimiento correspondiente.
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3.2.
CDIGO: C-GESLOG-001
VERSIN N: 0.0.12
OBLIGACIONES EN SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y MEDIO AMBIENTESSTA- PARA PROVEEDORES DE COTECMAR
Sin perjuicio de las obligaciones que para cumplir el objeto del pedido o contrato asuma el
CONTRATISTA, deber en cuanto aplique sujetarse y dar estricto cumplimiento a las siguientes
obligaciones en Seguridad, Salud en el trabajo y medio Ambiente:
Cumplir con todas las polticas de SSTA, No alcohol y drogas establecidas por COTECMAR
y con los requisitos legales vigentes aplicables a la(s) respectiva(s) actividad(es) a
desarrollar en COTECMAR.
Suministrar los elementos de proteccin personal y uniformes acordes a las actividades que
se va a realizar y a los riesgos inherentes a las mismas, de acuerdo a la matriz de EPP para
contratistas.
Realizar los exmenes mdicos de pre empleo, control y retiro de sus trabajadores.
Los inspectores S&SO de las empresas contratistas deben tener como mnimo formacin
tcnica o tecnolgica certificada en Salud Ocupacional o especializacin en Salud
Ocupacional. (no se admite para este cargo aprendices SENA y/o practicantes universitarios)
Asignar supervisor de produccin de tiempo completo permanente en el sitio de trabajo, que
responda por sus trabajadores durante la ejecucin de la obra y este deber poseer una lista
del personal bajo su responsabilidad con datos personales como: nombre, direccin y
telfono para casos de emergencia.
Solicitar al inspector o cualquier supervisor de seguridad industrial de COTECMAR asignado
a la obra o proyecto una inspeccin de seguridad a equipos, herramientas o elementos con
el fin de verificar su estado antes de iniciar labores.
Realizar charlas diarias sobre seguridad para cubrir temas relacionados directamente con el
trabajo, diligenciando un formato para el registro de asistencia con el nombre y firma de los
participantes.
Permitir la realizacin de inspecciones de seguridad por parte de COTECMAR a travs de
cualquier funcionario miembro de COPASO o Jefe de Produccin, supervisor de produccin,
Jefe de Salud Ocupacional, Supervisor de Seguridad o Inspector de seguridad industrial.
Informar oportunamente al Jefe de produccin, Supervisor de Produccin, Jefe de Seguridad,
Supervisor de Seguridad o al Inspector de seguridad industrial, sobre cualquier condicin u
acto inseguro relacionado con sus actividades o de otros contratistas vecinos a su zona de
trabajo, que puedan generar accidente de trabajo, enfermedad laboral o dao a la propiedad.
Asistir puntualmente a las actividades de divulgacin, capacitacin o entrenamiento en
materia de SSTA, que COTECMAR organice para sus contratistas.
Todos los trabajadores de la firma contratista deben asistir a la induccin obligatoria de
Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente, que imparte COTECMAR de lunes a
viernes en el horario de 8:15 am a 9:15 am.
Dejar el entorno medioambiental, en las mismas condiciones en que se encontraba al inicio
de la actividad.
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CDIGO: C-GESLOG-001
VERSIN N: 0.0.12
Efectuar limpieza y disposicin de embalajes, basuras, residuos y/o utensilios generados

empleados como consecuencia de la actividad contratada, en las tolvas dispuestas por
COTECMAR.
No verter productos contaminantes tales como aceites, grasas, pinturas, solventes,
desengrasante, desechos residuos industriales, a los cuerpos de agua, canales, cauces o
recurso suelo dentro del complejo o sede de COTECMAR donde se ejecuten los servicios o
actividades contratadas.
En caso de usar contenedores y bidones para el almacenamiento de residuos lquidos
peligrosos (hidrocarburos, sustancias qumicas), estos deben estar cerrados, sealizados y
en buen estado.
No efectuar lavado de vehculos, herramientas o equipos dentro de las instalaciones de
COTECMAR.
No emplear sustancias o productos que degraden la capa de ozono.
Colocar lonas, plsticos impermeables y/o rejillas de contencin moviles en las zonas en las
que se prevea que pueden filtrarse residuos lquidos indeseados al recurso suelo tales como
aceites, combustibles pintura, disolventes, productos qumicos, etc.
No efectuar deforestacin dentro de las reas del complejo.
En caso de causar daos ambientales en la zona de influencia de COTECMAR EL CONTRATISTA

deber restaurar el entorno ambiental alterado bajo la supervisin y visto bueno de la oficina
Sistema Integrados de Gestin y supervisor del contratode COTECMAR.
El contratista adoptar las medidas oportunas para el estricto cumplimiento de la legislacin

medioambiental vigente que sea de aplicacin al trabajo realizado, la cual se especifica en el
Anexo 4 de la Cartilla de Proveedores, dependiendo el tipo de servicio. Se dar formacin e
instrucciones especficas en materia de buenas prcticas medioambientales al personal que
sea dispuesto para prestar servicios en COTECMAR.
El contratista se compromete a suministrar informacin inmediata a COTECMAR sobre
cualquier incidente medioambiental que se produzca en el curso del trabajo que se le confa.
COTECMAR podr recabar con posterioridad un informe escrito referente al hecho y sus
causas.
El CONTRATISTA debe conoccer su plan de contingencias asociado a sus actividaes en
caso de ocurrir incidentes ambientales
El contratista queda obligado al cumplimiento estricto de las directrices que establezca
COTECMAR dentro del sistema de Gestin Ambiental, para lo cual estn disponibles los
procedimientos operativos y las instrucciones de trabajo en la pgina web de COTECMAR.
Hacer uso racional y eficiente de los recursos naturales tales como: Agua Potable, Energa
Elctrica y Combustibles (gases).
Si en la ejecucin de los trabajos y/o actividades surge algn tipo de duda relacionada con la
afectacin de los recursos naturales, se deber detener la actividad de inmediato, la duda o
falta de conocimiento no sern utilizadas como excusa para incumplir las obligaciones que le
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CDIGO: C-GESLOG-001
VERSIN N: 0.0.12
apliquen en materia ambiental mientras ejecute labores en COTECMAR, en este caso se

consultar a la Oficina Sistemas Integrados de Gestin o al supervisor del Contrato.
Adoptar las medidas adecuadas para controlar la generacin anormal de ruido ocupacional
(Emisiones superiores a 75 dB(A)).
Poseer en buen estado los sistemas de acople para la descarga, trasvase, recepcin y
almacenamiento de lquidos (Vlvulas, mangueras, tuberas y tanques) con el objetivo de
evitar derrame de sustancias y/o residuospeligrosos (Pintura, Combustibles, Aceites, aguas
oleosas, aguas residuales y otros) al medio.
Toda empresa contratista en armona con las disposiciones legales debe tener disponibles en los
puestos de trabajo las Hojas de Seguridad (MSDS) de Materiales y Productos utilizados o
generados en la labor y capacitar a los empleados en el conocimiento de dichas hojas de seguridad.
Las MSDS deben estar en lengua espaol.
COTECMAR monitorear el cumplimiento de lo establecido en el contrato o sus anexos a

travs del SUPERVISOR del contrato y verificacin de JOFSIG. Si existen incumplimientos y
el Proveedor no los corrige o se negare hacerlo, se aplicar alguna de las siguientes
sanciones, dependiendo de la gravedad del incumplimiento:
Llamado de Atencin por escrito segn formato normalizado F-GEN-006.
Suspensin de las actividades hasta corregir la situacin, asumiendo los gastos o
prdidas consiguientes a cargos del Contratista.
Terminacin unilateral y con justa causa por parte de COTECMAR del contrato o
pedido, sin perjuicio de la imposicin de las dems sanciones que legal o
contractualmente resulten procedentes.
Facilitar todos los medios necesarios y cooperar con el equipo auditor para la realizacin de
auditoras en SSTA.
4. INSTRUCCIONES GENERALES PARA LA ENTREGA DE MATERIALES, PRESTACIN
DE SERVICIOS Y PROCESO DE FACTURACIN
4.1.
SUSCRIPCIN DE PLIZAS Y APROBACIN DE LAS MISMAS
Cuando COTECMAR lo estime pertinente, el proveedor o contratista deber constituir a su cargo,

dentro del trmino establecido en el contrato, oferta mercantil, pedido, una garanta expedida por
una compaa de seguros legalmente constituida, para amparar los diferentes riesgos que del
mismo se deriven, segn las coberturas y trminos necesarios para cubrir tales riesgos; sobre su
obligatoriedad se solicita verificar el pedido y el anexo de plizas que enva la divisin de
adquisiciones, expuesta en el anexo 2.
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4.2.
CDIGO: C-GESLOG-001
VERSIN N: 0.0.12
REQUISITOS PARA LA RECEPCIN DE MERCANCIAS ENTREGAS PERFECTAS
Lugar de Entrega de Mercanca:

Los materiales solicitados por la Corporacin mediante el respectivo pedido, deben ser entregados
en el Almacn que se estipule en el documento, bien sea en la sede de Mamonal, en la sede de
Bocagrande o en la zona donde COTECMAR lo requiera. Salvo en casos excepcionales,
COTECMAR recoger los elementos en las instalaciones del Proveedor de materiales. Los fletes y
acarreos deben estar incluidos dentro del valor del material, no se aceptan envos para pago de flete
contra entrega.
Horarios de Entrega de Mercanca:
El horario de recepcin de los materiales solicitados por la Corporacin es:
Almacn
Telfono
Celular
Correo Electrnico
Das de la
semana
Lunes a Viernes
Planta Mamonal
6535035
3168754037
[email protected]
Sbados, Domingos
y Festivos
Planta
Bocagrande
6535522
3157182075
[email protected]
Lunes a Viernes
Horarios
7:00 am a 12:00 am y de
1:00 pm a 4:00 pm en
portera Planta Mamonal
Entregas por urgencia a
convenir
7:00 am a 12:00 am en la
Guardia BN1
Para la entrada a COTECMAR Planta Bocagrande, ubicada en la Base Naval ARC. Bolvar (BN1),
debe tramitarse su ingreso mediante comunicacin escrita al menos con 24 horas de anticipacin,
informando los nombres y cdulas de las personas que ingresan, as como los datos de los
vehculos (Tipo, color, marca y placa), en caso de no estar registrados en el Departamento de
Seguridad de BN1. Esto debe ser coordinado con el Analista de Adquisiciones o, el Almacenista de
Bocagrande en el PBX 6535035, extensiones:
PLANTA MAMONAL
PLANTA BOCAGRANDE
Jefe Divisin Adquisiciones 6535035 -1531
Analistas de adquisiciones
6535515
Analistas de Adquisiciones 1509,1510,
Almacn
3157182075
1511,1506,1526,
1529,1530
Almacn de Mamonal
1520
En los casos en los cuales en el pedido, contrato u oferta mercantil, sea pactado que el lugar de
entrega de los materiales corresponda a un lugar diferente a los almacenes que posee la
Corporacin en las plantas de Mamonal y Bocagrande, en la ciudad de Cartagena, la recepcin de
dichos materiales estar a cargo del gerente del proyecto o la persona quien haga sus veces, en un
horario a convenir entre las partes. En estos casos, el gerente de proyecto, responder por la
custodia de los materiales recibidos, quien por lo anterior, deber velar por su correcto
almacenamiento.
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CDIGO: C-GESLOG-001
VERSIN N: 0.0.12
Transporte de los Materiales

El Proveedor debe cumplir con la legislacin nacional vigente en cuanto a seguridad vial y el
transporte de mercancas y sustancias peligrosas por carretera. Decreto. 1609/02, Dec. 173/01,
Res. 9606/03, Res.4959/06 del Ministerio del Trasporte, entre otras.
Aviso de Despacho
Este mensaje especifica la informacin bsica sobre los materiales enviados bajo condiciones
aceptadas previamente, con el fin de enterar a COTECMAR el horario de entrega y as programar
mejor la recepcin del pedido, por lo anterior, esta informacin debe ser suministrada por va correo
electrnico por el proveedor a los correos referenciados en el respectivo pedido, con mnimo 24
horas de anticipacin a la fecha de entrega de los materiales. En este aviso se especifican tipo de
empaque, cantidades, volumen, peso y condiciones mnimas de almacenamiento, lo cual permite
preparar la recepcin del material. Adicionalmente, confirmar si la entrega de los materiales es
parcial o total.
Instrucciones de Uso:
El nmero del Aviso de Despacho debe ser igual al nmero del Pedido.
El Proveedor de materiales puede manejar el formato estipulado en Excel y tenerlo
predefinido.
El Proveedor de materiales debe especificar si se entrega el TOTAL de lo solicitado en el
pedido o si es una entrega PARCIAL.
Tipos de Empaque:
Bultos
Cajas o Corrugados
Huacales de Madera
Canastillas
Bolsas plsticas
Producto Suelto (favor indicar la clase de material en la casilla de TIPO DE EMPAQUE)
Favor especificar si la mercanca viene en Estiba.
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VERSIN N: 0.0.12
Estructura del Mensaje Aviso de Despacho (en los casos en los que se requiera previa
coordinacin con el almacn):
PARA: JEFE DE ALMACN
DE: NOMBRE DEL PROVEEDOR DE MATERIALES
ASUNTO: NMERO DE AVISO DE DESPACHO (IGUAL AL No. PEDIDO) RAZON SOCIAL
PROVEEDOR DE MATERIALES
ESTADO DE LA ENTREGA (PARCIAL O TOTAL)
ITEMS PENDIENTES (DAR SOLO EL NUMERO)
FECHA DE ENTREGA (DA, MES, AO, HORA)
LUGAR DE ENTREGA (BOCAGRANDE O MAMONAL)
ESPECIFICACIONES DE LA ENTREGA:
TIPO DE EMPAQUE
CANTIDAD
VOLUMEN
PESO APROX (KGS)
(dimensiones y caractersticas especiales)

OBSERVACIONES
NOMBRE DEL CONTACTO
CARGO DEL CONTACTO
TELFONO
CIUDAD
Autorizaciones para la Entrega de los Materiales.

La nica forma mediante la cual la Corporacin pedir materiales, es mediante el envo del
respectivo Pedido. Los materiales que sean entregados por el Proveedor de materiales sin este
requisito NO son asumidos como obligacin de la Corporacin, y debe ser solucionado con la
persona que lo solicit y/o lo retir de las instalaciones del Proveedor de materiales.
Devolucin y Rechazo de Materiales
COTECMAR se reserva el derecho a devolver o rechazar los materiales al Proveedor, cuando stos
no sean de las especificaciones requeridas en el pedido, o cuando el material presente alguna
imperfeccin, mediante el respectivo formato de Devolucin de Materiales al Proveedor o cuando los
materiales lleguen despus de la fecha de entrega estipulada en el pedido, estando el Proveedor,
obligado a elaborar la respectiva nota crdito por el valor de la devolucin dentro de los 10 das
calendarios siguientes a su recepcin (Ley 1231 de 2008, Art. 2)
4.3.
PROCESO DE HOMOLOGACIN DE MATERIAL
Se realizar Homologacin de material a los productos que Cotecmar considere pertinentes de

acuerdo con el Procedimiento P-COPSER-006 HOMOLOGACIN DE MATERIAL CRTICO, es
decir, pruebas de campo y tcnicas, cuyos resultados sern consignados en el formato F-COPSER-
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VERSIN N: 0.0.12
017 EVALUACIN DE MATERIAL CRTICO (HOMOLOGACIN), este procedimiento tiene

aplicacin actual esencialmente en la homologacin de pinturas.
4.4.
FACTURACIN
Direccin de Radicacin
Las facturas y sus anexos debern ser radicadas en la planta de COTECMAR ubicada en la zona
industrial de Mamonal kilmetro 9.
Para el caso de los pedidos, luego de las liquidaciones de los trabajos, el proveedor debe enviar las
facturas en un tiempo mximo de cinco (5) das luego de la liquidacin, adjuntando lo soportes
correspondientes.
Requisitos para la recepcin de facturas
Factura de Venta
La factura representa el derecho a una contraprestacin en dinero o en especie por los materiales o
servicios prestados, la presentacin de la factura supone como principio general, que los materiales
fueron entregados al comprador o el servicio fue prestado de forma total o parcial.
Para efectos tributarios la factura de venta debe cumplir con los requisitos previstos en el artculo
617 de estatuto tributario y la ley 1231 de 2008 como son:
a. Estar denominada expresamente como factura de venta;
b. Apellidos y nombres o razn social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio;
c. Apellidos y nombres o razn social y NIT del adquiriente de los materiales o servicios, junto con
la discriminacin de IVA pagado;
d. Llevar un nmero que corresponda a un sistema de numeracin consecutiva de facturas de
venta;
e. Fecha de expedicin;
f. Descripcin especifica o genrica de los artculos vendidos o servicios prestados;
g. Valor total de la operacin;
h. Nombre o razn social y NIT del impresor de la factura;
i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Adicionalmente el artculo 3 de la ley 1231 de 2008, modifica el artculo 774 del cdigo de comercio
incluyendo 3 requisitos para que surta efectos como titulo valor:
j. Fecha de Vencimiento;
k. Fecha de recibo, con indicacin del nombre o identificacin o firma de quien sea el encargado de
recibirla;
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l.
CDIGO: C-GESLOG-001
VERSIN N: 0.0.12
El emisor, vendedor o prestador del servicio, deber dejar constancia en el original de la factura,
del estado de pago del precio o remuneracin y las condiciones de pago si fuere el caso.
Los proveedores y contratistas pertenecientes al rgimen simplificado no estn obligados a facturar,

no obstante de hacerlo, debern cumplir los requisitos establecidos en las normas tributarias.
Documento soporte
Los documentos soporte de la factura son: el Vale de entrada de Almacn para el caso de los
materiales y para servicios la Hoja de entrada de Servicios. Ambos documentos sern recibidos por
el proveedor va e- mail.
La remisin en original solo se presentar a la entrega de mercanca sea en el almacn Planta
Mamonal o Bocagrande.
Excepciones en la presentacin de facturas de Proveedores y Contratistas
Para la aplicacin de las disposiciones de la presente cartilla se exceptan los siguientes materiales
y servicios que por su naturaleza, tipo de servicio y modalidad no requieren de la totalidad de las
formalidades que se dictan en la presente cartilla en la presentacin de facturas, no obstante deben
contar como mnimo con la firma o sello de recibido a satisfaccin por parte del rea responsable:
Tipo de Servicio
Condiciones de Tramite de Facturas
1.
Servicios Pblicos
Contrato, convenio o pliza vigente.
2.
Correo
Contrato o Pedido y recibido a satisfaccin por parte del rea responsable.
3.
Tiquetes Areos
Contrato, solicitud del servicio y recibido a satisfaccin por parte de la Gerencia de

Talento Humano o a quien se designe.
4.
Pagos a terceros por

descuentos de nmina
Contrato, convenio o pliza y visto bueno de la Gerencia de Talento Humano o a

quien se designe.
4.5.
FORMA DE PAGO
Los pagos se efectan mediante transferencia electrnica de acuerdo a las condiciones establecidas
en los pedidos, as como en los contratos suscritos por COTECMAR. La notificacin de los pagos la
realiza la Corporacin al correo electrnico.
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VERSIN N: 0.0.12
5. VARIOS
5.1.
DEROGATORIAS
A partir de la vigencia de la presente Cartilla, los lineamientos contenidos en anteriores

disposiciones, quedan derogados y por consiguiente sin validez, de tal suerte que no se deber dar
aplicacin.
5.2.
VIGENCIA
La presente cartilla se expide a los (31) das del mes de Julio de 2014 y rige a partir de la fecha de
su expedicin.
Capitn de Navo MARTIN ALONSO ORDUZ RODRIGUEZ

Gerente Financiero y Administrativo COTECMAR
Revis:
TN Luis Alejandro Villegas Portocarrero
Jefe Departamento Administrativo
Actualizo:
Lina Diaz
Analista Supply Chain
Silvia Florez
Analista de Proveedores
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VERSIN N: 0.0.12
ANEXOS
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VERSIN N: 0.0.12
ANEXO 1.
LISTADO DE MATERIALES Y SERVICIOS SEGN MATRIZ DE GESTION DE COMPRAS
CLASIFICACIN PROVEEDORES POR TIPO DE MATERIALES

TIPO A
MOTORES Y GENERADORES
REPUESTOS PARA MOTOR
SISTEMAS AUXILIARES
LAMINAS BALISTICAS
MAQUINARA Y EQUIPO ESPECIALIZADO
SISTEMAS
ESPECIALES
(ELECTRICOS,
ELECTRNICOS
REFRIGERACIN,
ACONDICIONADO, COMUNICACIONES, COMPUTO, ETC)
ELEMENTOS ESPECIALES HABITACIONALES (PUERTAS Y MAMPAROS NO
ESTRUCTURALES)
SISTEMAS DE PROPULSIN: MOTORES PROPULSORES, CAJAS REDUCTORAS,
LINEAS DE EJE, PROPELAS, COJINETES, CHUMACERAS DE EJES)
EQUIPOS DE CONTROL, NAVEGACIN Y COMUNICACIN
LICENCIAS
MATERIALES Y EQUIPOS SINCROELEVADOR
TIPO B
LMINAS
ACCESORIOS NAVALES
TUBERAS, VLVULAS Y ACCESORIOS
BOMBAS
ELEMENTOS ELCTRICOS Y ELECTRNICOS
VIDRIOS
SOLDADURA
NODOS, PERFILERA, PLATINAS, BARRAS DE ACERO Y ALUMINIO
ACABADO Y AMOBLAMIENTO (MENAJE, LINEN, CHALECOS, AMOBLAMIENTO,
ENTRETENIMIENTO)
MATERIALES COMPUESTOS (AISLAMIENTO)
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VERSIN N: 0.0.12
TIPO C
GRANALLA
ACCESORIOS PARA REFRIGERACIN
MAQUINARIA Y EQUIPO DE MEDICIN
FILTROS
BATERAS, TRANSFORMADORES, PANELES
TABLEROS Y CABLES
BITAS
RESINAS Y SUS DERIVADOS
HILOS, TELAS, PLSTICOS
EQUIPO DE TRATAMIENTO AGUAS NEGRAS, EQUIPO DE TRATAMIENTO DE AGUA
POTABE, SISTEMA DE SUCCIN, CALENTADOR DE AGUA
SISTEMA DE GOBIERNO / MECNICO DE MANIOBRAS (PILOTO AUTOMTICO,
CADENAS, TIMN, SERVOMOTOR, ANCLAS, CADENAS, CABRESTANTES, BALSAS
SALVAVIDAS, BOTES INFLABLES, WINCHES)
TIPO D
ABRASIVOS (INCLUIDA ARENA PARA SANDBLASTING)

MANGUERAS Y SUS ACCESORIOS
ACCESORIOS PARA SOLDADURA
PINTURAS Y RECUBRIMIENTOS
TORNILLOS, TUERCAS, ARANDELAS
CAUCHOS, EMPAQUES Y SELLOS
CORREAS
ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERA
GASES INDUSTRIALES
EQUIPOS DE CMPUTO Y COMUNICACIONES (GRAL)
FERRETERA Y CONSTRUCCIN
RODAMIENTOS
MADERAS
LUBRICANTES Y QUMICOS INDUSTRIALES
MEDICAMENTOS Y ELEMENTOS DE ENFERMERA
PAPELERA Y TILES DE OFICINA
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VERSIN N: 0.0.12
VESTUARIO Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

HERRAMIENTAS
TIPO E
MATERIALES DESCRITOS ANTERIORMENTE SUMINISTRADOS POR UN PROVEEDOR

EXTRANJERO CON O SIN DOMICILIO EN EL PAS
CLASIFICACIN PROVEEDORES POR TIPO DE SERVICIO

TIPO A
LICNCIAMIENTO DE DISEOS
MANTENIMIENTO Y REPARACIN DE MOTORES
OBRAS CIVILES
SUMINISTRO DE PERSONAL
TIPO B
CAMBIO DE ACERO, TUBERA Y MECANIZADO

MANTENIMIENTO Y REPARACIN DE SISTEMAS AUXILIARES Y PRINCIPAES
SANDBLASTING, RASQUETEO Y APLICACIN DE PINTURA
TIPO C
COMUNICACIN, REDES Y SISTEMAS INFORMTICOS

CAPACITACIN Y DESARROLLO
SALUD OCUPACIONAL Y SEGURIDAD INDUSTRIAL
SERV. DE DISEO E INGENIERA DE DETALLE
SERV. DE CASINO Y CAFETERA
VIGILANCIA
TRANSPORTE DE PERSONAL AISLAMENTO TRMICO
INTERMEDIACIN ADUANERA HOSPEDAJE Y TRANSPORTE AEREO SERV. DE
RECOLECCIN Y DISPOSICIN DE RESIDUOS
AMBULANCIA Y PRIMEROS AUXILIOS
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VERSIN N: 0.0.12
FINANCIEROS Y DE SEGUROS ASESORA Y CONSULTORA
TIPO D
TRABAJOS DE CARPINTERA Y TAPICERA

ALQUILER DE MAQUINARIA Y EQUIPO
ALQUILER DE ANDAMIOS
INSPECCIN Y ENSAYO
PUBLICIDAD
ALQUILER DE HERRAMIENTAS
SERVICIO DE REMOLQUE
INVESTIGACIN
MANTENIMIENTO DE SISTEMAS ELCTRICOS Y ELECTRNICOS
INSTALACIN Y MANTENIMIENTO DE REDES DE GASES Y OXIGENO
MANTENIMIENTO DE VLVULAS
INSTALACIN/ REMOCIN/ MONTAJE DE PIEZAS Y ACCESORIOS
LIMPIEZA DE TANQUES
LIMPIEZA Y MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES
MANTENIMIENTO DE SISTEMAS HIDRULICOS
MANTENIMIENTO DE SISTEMAS DE REFRIGERACIN
MANTENIMIENTO DE VEHCULOS
ASEO, LIMPIEZA Y DESINFECCIN
MANTENIMIENTO DE SISTEMAS DE AIRE COMPRIMIDO
TIPO E
SERVICIOS DESCRITOS ANTERIORMENTE SUMINISTRADOS POR UN PROVEEDOR

EXTRANJERO CON O SIN DOMICILIO EN EL PAS.
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VERSIN N: 0.0.12
ANEXO 2.
CAUSALES DE INHABILIDAD O INCOMPATIBILIDAD PARA VINCULACION COMO
PROVEEDOR/CONTRATISTA DE COTECMAR
Segn lo dispuesto en el cdigo de tica y Buen Gobierno Corporativo de COTECMAR, se encuentran como
causales de inhabilidad o incompatibilidad para los destinatarios del mismo, los siguientes eventos:
1. En la celebracin de contratos con COTECMAR: No podrn celebrar contratos con COTECMAR las
siguientes personas:
a. La persona que haya sido condenada por delitos contra el Orden Econmico y Social, la
Seguridad Pblica, la Salud Pblica, Administracin la Pblica y/o la Existencia y Seguridad del
Estado.
b. La persona natural o jurdica que no cumpla con su obligacin de realizar los aportes a los
sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y a las cajas de compensacin familiar,
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, de conformidad
con lo establecido en la Ley 789 de 2002.
c.
La persona natural cuyo cnyuge, compaero o compaera permanente preste sus servicios
como contratista o proveedor de COTECMAR. La misma prohibicin ser aplicable al cnyuge,
compaero o compaera permanente del representante legal, accionista, socio o miembro de la
junta directiva de la sociedad contratista.
d. El abogado que se encuentre sancionado por el Consejo Superior de la Judicatura.

e. La persona que haya sido excluida del ejercicio de su profesin.
f.
La persona natural o el representante legal de la persona jurdica que sea miembro del Consejo
Directivo de COTECMAR o el cnyuge, compaero(a) permanente, los parientes dentro del cuarto
grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil de dichos miembros.
g. La persona natural o la persona jurdica cuyo representante legal, sea el cnyuge, compaero(a)
permanente o pariente que se encuentre dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de
afinidad, primero civil, de un funcionario de COTECMAR que ocupe un cargo directivo en la
empresa.
2. Incompatibilidades. Para efectos de determinar las posibles incompatibilidades, COTECMAR se regir
por las contempladas en la Constitucin Nacional, la Ley y en el Manual de Contratacin vigente.
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ANEXO 3
SUSCRIPCIN DE PLIZAS PARA PROVEEDORES DE COTECMAR
Dentro de los cinco (5) das calendario siguientes a la fecha de recepcin del pedido, el PROVEEDOR
deber constituir por su cuenta y entregar a la Corporacin, una garanta expedida por una compaa
de seguros legalmente establecida en Colombia, cuyo beneficiario y asegurado ser COTECMAR.
Los amparos, vigencias y sumas aseguradas sern las que ms adelante se describen.
1. Amparo del buen manejo e inversin del anticipo:
1.1 Vigencia: Por el plazo de ejecucin del pedido y treinta (30) das ms, contados a partir de la fecha del
respectivo pedido.
1.2. Suma asegurada: Equivalente al cien por ciento (100%) del valor total entregado en calidad de anticipo
antes de IVA.
IMPORTANTE: TENER EN CUENTA QUE PARA CALCULAR Y CONSTITUIR LAS SUMAS ASEGURADAS DE LOS AMPAROS
DESCRITOS A CONTINUACIN DEBE TOMARSE EL VALOR DEL PEDIDO MAS EL IVA. ESTO, DEBIDO A QUE LAS RDENES
NO TRAEN ESTE IMPUESTO INCLUIDO.
2. Amparo de cumplimiento:
2.1 Vigencia: Por el plazo de ejecucin del pedido y cuatro (04) meses ms, contados a partir de la fecha del
respectivo pedido.
2.2 Suma asegurada: Equivalente, al treinta por ciento (30%) del valor total del pedido incluido IVA.
3. Amparo de calidad del bien y/o servicio:
3.1 Vigencia: Por un (01) ao contado a partir de la fecha de recepcin a satisfaccin del bien y/o servicio.
3.2 Suma asegurada: Por el cuarenta por ciento (40%) del valor del pedido incluido IVA. SIEMPRE DEBE
QUEDAR INCLUIDA LA SIGUIENTE NOTA: NOTA: La vigencia del amparo de calidad es de un (01) ao
contado a partir de la fecha de recepcin a satisfaccin del bien y/o servicio
4. Amparo de prestaciones Sociales
4.1 Vigencia: Por el tiempo de ejecucin del pedido ms 3 aos
4.2 suma asegurada: Equivalente, al diez por ciento (10%) del valor total del pedido incluido IVA
5. Amparo de Responsabilidad Civil Extracontractual con alcance contractual:
5.1. Vigencia: Por un trmino un ao.
5.2. Suma asegurada: con suma asegurada mnima de ochenta millones de pesos ($80.000.000)
M/CTE en el que expresamente se incluya que se ampara la responsabilidad civil extracontractual con alcance
contractual en el que pueda incurrir el contratista derivada de las labores y operaciones que realice ste en
las instalaciones de COTECMAR y que incluyan los daos a naves, buques, equipos portuarios y/o
similares.
NOTA: LAS PLIZAS DEBERN ESTAR DEBIDAMENTE FIRMADAS Y SELLADAS POR EL REPRESENTANTE LEGAL DE LA
EMPRESA Y SER ENVIADAS LOS ORIGINALES A LA OFICINA DE CONTRATOS C O N S U C O R R E S P O N D I E N T E
C E R T I F I C AD O O R E C I B O D E P AG O . UBICADA EN MAMONAL KM 9, PARA SU REVISIN CON COPIA DEL PEDIDO.
SE DEBE ADJUNTAR A LAS PLIZAS COPIA DEL PEDIDO Y EL PRESENTE ANEXO
RECUERDE QUE SU APROBACION ES REQUISITO PARA EL PAGO DE SU FACTURA
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ANEXO 4.
REQUISITOS MEDIOAMBIENTALES A CUMPLIR POR CADA GRUPO DE MATERIALES Y SERVICIOS
GRUPO DE SERVICIOS
REQUISITOS AMBIENTALES A CUMPLIR

PARA LA INSCRIPCIN
REQUISITOS AMBIENTALES A CUMPLIR PARA LA

EJECUCIN
NORMATIVA APLICABLE
Suministro de arena para

Sandblasting.
1. Tener y presentar a COTECMAR fotocopia de Titulo

Minero, Licencia Ambiental o permiso de
aprovechamiento de material de arrastre; otorgada por la
autoridad ambiental competente. Si no los tiene deber
presentar evidencia donde conste que est realizando los
trmites para su obtencin.
1. Salvo Conducto para el transporte de la arena. Este documento debe

entregarse en el Almacn General cada vez que se entreguen materiales con
cargo a un pedido o contrato.
Ley 1382 de 9febrero de 2010 por la cual se

modifica la Ley 685 del 2001 por la cual se expide
el cdigo de minas
1. No verter a los cuerpos de agua, canales, cauces o en el suelo los residuos

slidos, semislidos y lquidos resultantes de las labores de limpieza de tanques.
2. Recepcionar o almacenar los residuos en bidones o cubitanques sin fisuras,
cerrados, sealizados y en buen estado, para lo cual se deben colocar lonas,
plsticos impermeables y/o rejillas de contencin moviles en las zonas donde se
ejecute
esta
labor.
Servicio de Limpieza y
Desgasificacin
de
Tanques.
N/A
3. No disponer en el suelo, canales internos y cuerpos de agua superficiales los

Elementos de Proteccin Personal usados; estos deben disponerse en los sitios
designados por COTECMAR, para almacenamiento de residuos..
4. Efectuar limpieza y disposicin de embalajes, basuras, residuos y/o utensilios
generados empleados como consecuencia de la actividad contratada, en las
tolvas dispuestas por COTECMAR.
Decreto 3930 del 2010 usos del agua y residuos

lquidos.
Decreto 4741 del 2005 Por el cual se reglamenta
parcialmente la prevencin y manejo de los
residuos o desechos peligrosos generados en el
marco de la gestin integral
5. No se podrn solicitar los servicios de transporte y disposicin final de

residuos peligrosos con gestores diferentes a los inscritos en COTECMAR ni por
solicitud del cliente ni por autorizacin del contratista o su representante.


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VERSIN N: 0.0.12
1. Brindar un manejo seguro y ambientalmente adecuado de los residuos o

desechos recepcionados para realizar una o varias de las etapas de manejo, de
acuerdo con la normatividad vigente.
2. Expedir a COTECMAR un certificado de gestin de residuos, de acuerdo con
los trminos del proceso de gestin que haya realizado y segn el tipo de
residuo.
Servicio de transporte y
disposicin
final
de
residuos
ordinarios
y
especiales (industriales):
Basuras,
Escombros,
Caracolejos,
Podas,
Retales de madera, discos
de esmeril, mangueras de
oxicorte etc.
3. Los vehculos destinados a la recoleccin y transporte de residuos slidos

ordinarios debern garantizar la correcta prestacin del servicio y no permitir el
vertido de lquidos y lixiviados en lugares no autorizados
1. Tener y presentar fotocopia a COTECMAR de las
licencias, permisos y autorizaciones para el transporte,
recoleccin y disposicin final.
4. En caso de utilizar volquetas o vehculos con trojas, estos debern colocar

durante la recoleccin y transporte, un cobertor o carpa que cubra los residuos
en su totalidad. Estos vehculos no se podrn utilizar para el transporte de
personas y alimentos.
5. Disponer los residuos ordinarios y especiales no peligrosos en rellenos
sanitarios autorizados por la autoridad ambiental competente. Para el caso de los
escombros, estos debern ser dispuestos en escombreras autorizadas por la
autoridad ambiental competente.
Decreto 1713 de 2002 Gestin Integral de

Residuos Slidos
Decreto 1140 de 2003
Unidades de
almacenamiento en el servicio de aseo.
Decreto 1505 de 2003 Reglas Planes de Gestin
Integral
de
Residuos
Slidos
Resolucin 541 de 1994 Por medio de la cual se
regula el cargue, descargue, transporte,
almacenamiento y disposicin final de escombros,
materiales, elementos, concretos y agregados
sueltos, de construccin, de demolicin y capa
orgnica, suelo y subsuelo de excavacin
Resolucin 0096 de 2011 regula disposicin final
de escombros
6. Entregar certificado a COTECMAR donde especifique el sitio de disposicin y

la cantidad de residuos retirados.
1. Los vehculos destinados para el transporte de residuos reciclables no
peligrosos deben tener la carrocera de los contenedores o platones en buen
estado.
Servicio de Transporte y
Disposicin de Residuos
Slidos
reciclables
(Hierro, cobre etc.)

recoleccin y almacenamiento temporal.
2. Cubrir la carga transportada con material resistente.

3. Expedir a COTECMAR un certificado de gestin de residuos, de acuerdo con
los trminos del proceso de gestin que haya realizado y segn el tipo de
residuo. 4. Entregar certificado a COTECMAR donde especifique el sitio de
disposicin y la cantidad de residuos retirados.

Residuos Slidos
Integral
de
Residuos
Slidos
Decreto 2695 de 2000 Reciclaje


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Servicio de Transporte,
Tratamiento y Disposicin
final
de
Residuos
Peligrosos: combustibles
residuales,
Aceites
usados, Aguas residuales
domesticas de sentinas,
aguas
oleosas
de
sentinas,
solidos
impregnados
de
hidrocarburos, envases o
embalajes
de
hidrocarburos
y
productos
qumicos,
lodos
de
los
pozos
spticos etc.
CDIGO: C-GESLOG-001
1. Tener y presentar fotocopia a COTECMAR, de las

licencias, permisos y autorizaciones de carcter
ambiental que le exige la normatividad vigente, para la
realizacin de su actividad (permisos de operacin,
permiso de vertimientos, emisiones atmosfricas, propios
de la actividad que realiza). 2. Plan de Contingencias
para atender emergencias.
VERSIN N: 0.0.12
1. Brindar un manejo seguro y ambientalmente adecuado de los residuos o

desechos recepcionados para realizar una o varias de las etapas de manejo, de
acuerdo con la normatividad vigente. 2. Expedir a COTECMAR un certificado de
gestin de residuos, de acuerdo con los trminos del proceso de gestin que
haya realizado y segn el tipo de residuo. 3. Poseer un plan de contingencia
actualizado para atender cualquier accidente o eventualidad que se presente
durante las labores de gestin de los residuos de COTECMAR, contar con
personal preparado para su implementacin y presentar a COTECMAR copia del
mismo. En caso de tratarse de un derrame de estos residuos el plan debe seguir
los lineamientos del Decreto 321 por el cual se adopta el Plan Nacional de
Contingencia contra Derrames de Hidrocarburos, Derivados y Sustancias
Nocivas.4. Los vehculos utilizados para el transporte de los residuos peligrosos
deben cumplir con los requisitos del decreto 1609 de 2002.5. Cumplir con los
requisitos de la lista de chequeo ambiental de COTECMAR. 6. presentar los
certificados de transporte, tratamiento y disposicin final especificando el tipo de
residuos y la cantidad, gestionada.
Decreto 4741 de 2005 Por el cual se reglamenta

marco de la gestin integral.
Resolucin 1609 de 2002 por el cual se
reglamenta el manejo y transporte terrestre
automotor de mercancas peligrosas por carretera.


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CDIGO: C-GESLOG-001
VERSIN N: 0.0.12
1. Entregar los productos qumicos clasificados, etiquetados y con las hojas de

datos de seguridad (HDS).
2. La unidad de transporte y/o vehculo de carga destinado al transporte
de mercancas peligrosas debe:
Suministro de Productos
Qumicos
(materias
primas,
para
fumigaciones),
Combustibles y Gases
Industriales.
1. Portar y presentar fotocopia del certificado del curso

bsico obligatorio de capacitacin para conductores que
transporten mercancas peligrosas.
2. Plan de Contingencia para el manejo, manipulacin y
transporte de sustancias peligrosas.
a. Tener rtulos de identificacin de acuerdo con lo estipulado en la Norma

Tcnica Colombiana 1692 segunda actualizacin para cada clase de material
peligroso.
b. Identificar en una placa el nmero de las Naciones Unidas (UN) para cada
material que se transporte, en todas las caras visibles de la unidad de transporte
y la parte delantera de la cabina del vehculo de transporte de carga.
c. Tener elementos bsicos para atencin de emergencias tales como: extintor
de incendios, ropa protectora, linterna, botiqun de primeros auxilios, equipo
para recoleccin y limpieza, material absorbente y los dems equipos y
dotaciones especiales de acuerdo con lo estipulado en la Tarjeta de
Emergencia.
d. Tener el sistema elctrico con dispositivos que minimicen los riesgos de
chispas o explosiones
e. Portar mnimo dos (2) extintores tipo multipropsito de acuerdo con el tipo y
cantidad de mercanca peligrosa transportada.
f. Contar con un dispositivo sonoro o pito, que se active en el momento
en el cual el vehculo se encuentre en movimiento de reversa. 7. Los vehculos
que transporten mercancas peligrosas en cilindros deben poseer dispositivo
de cargue y descargue de los mismos.
Resolucin 1609 de 2002 por el cual se

reglamenta el manejo y transporte terrestre
automotor de mercancas peligrosas por carretera.
NTC 1692 Rotulado y etiquetado de embalajes y
envases de las mercancas peligrosas.
Decreto 4741 de 2005 Por el cual se reglamenta
g. En ningn caso el vehculo cargado con mercancas peligrosas puede circular

con ms de un remolque y/o semirremolque.
h. Para el transporte de Combustible se debe entregar: A. certificado de
existencia y representacin legal, expedido por la Cmara de Comercio
respectiva, en caso de personas jurdicas. B. Pliza vigente de seguro de
responsabilidad civil extracontractual, la cual debe cubrir al menos los
siguientes riesgos: 1. Muerte o lesiones a una persona. 2. Daos a bienes de
terceros. 3. Muerte o lesiones a dos o ms personas.
i) Portar la Tarjeta de Registro Nacional para el Transporte de Mercancas
Peligrosas.
3. Cumplir con los requisitos de la lista de chequeo de COTECMAR. 4. Entregar
certificado a COTECMAR donde especifique el tipo de residuo, tipo de
tratamiento, sitio de disposicin y la cantidad de residuos retirados.
Servicios de Transporte
(Rutas) y Alquiler de
Maquinaria pesada.
1. Certificado de revisin tcnico mecnica y de gases. 2.

Plan de mantenimiento.
1, Queda prohibido realizar mantenimientos o reparaciones de repotenciacin a

equipos dentro de las instalaciones de Cotejar.
Resolucin 910 de 2008 Por la cual se

reglamentan los niveles permisibles de emisin de
contaminantes que debern cumplir las fuentes
mviles terrestres
Ley 769 de 2002, Por la cual se expide el Cdigo
Nacional de Trnsito Terrestre y se dictan otras
disposiciones, modificada por la
Ley 1383 de 2010 Cdigo Nacional de Transito


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Suministro de Madera.
CDIGO: C-GESLOG-001
1. Concesin o permiso de aprovechamiento forestal

persistentes y/o Registro de empresa forestal en bosques
naturales ubicados en terrenos de dominio privado o del
estado.
VERSIN N: 0.0.12
1. Presentar fotocopia de la remisin de movilizacin de madera descortezada o

de productos forestales de transformacin primaria provenientes de sistemas
agroforestales o cultivos forestales con fines comerciales (salvoconducto de
transporte del recurso natural)
Decreto 1791 del 1996 por medio del cual se

establece el rgimen de aprovechamiento forestal
modificado por el Decreto 2803 del 2010 por el
cual se reglamenta la ley 1377 del 2010, sobre el
registro de cultivos forestales y sistemas
agroforestales con fines comerciales, de
plantaciones
protectorasproductoras,
la
movilizacin de productos forestales de
transformacin primaria y se dictan otras
disposiciones.
1. Los vehculos destinados para el transporte de escombros, concretos,

agregados sueltos, de construccin, de demolicin y carga orgnica, suelo y
subsuelo de excavacin deben tener la carrocera de los contenedores o
platones en buen estado.
2. Cubrir la carga que transporta con material resistente.
3. No disponer los escombros, concretos, agregados sueltos, de construccin, de
demolicin y carga orgnica, suelo y subsuelo de excavacin en reas de
espacio pblico.
Obras civiles.

recoleccin y disposicin y dems estipulado por la
legislacin ambiental vigente.
4. Entregar los certificados de disposicin final de residuos al Interventor de la

obra, una vez realizada la disposicin.
5. Los vehculos mezcladores de concreto y con alto contenido de humedad
deben de tener dispositivos de seguridad, para evitar el derrame del material de
mezcla durante el transporte.
6. Disponer los escombros en escombreras autorizadas y No arrojar basura y
escombros a fuentes de aguas y bosques.

Residuos Slidos Decreto 2695 de 2000 Reciclaje

Resolucin 0096 de 2011 Regula disposicin final
de escombros
7. No realizar quema de basura y/o escombros.

8. Cubrir en su totalidad y de manera adecuada o almacenar en recintos
cerrados materiales slidos susceptibles de emitir al aire polvo y partculas
contaminantes.
1. Recolectar y entregar las colillas de los nodos en el almacn de soldadura.
2. Disponer los retales de lmina o de material en las tolvas asignadas para la
recoleccin de estas.
Cambio de acero.
1. certificado de calibracin de las mquinas de

soldadura, (con el objeto de verificar el consumo de
energa de acuerdo a las especificaciones del fabricante.
3. No verter los retales de metal, discos de esmeril, nodos de sacrificio, colillas

de soldar y mangueras de oxicorte en el suelo, canales internos o cuerpos de
agua superficiales.
4. No disponer en el suelo, canales internos y cuerpos de agua superficiales los
Elementos de Proteccin Personal usados, estos deben disponerse en los sitios
designados por COTECMAR.
Ley 697 del 2001 mediante la cual se fomenta el

uso racional y eficiente de la energa, se promueve
la utilizacin de energas alternativas y se dictan
otras disposiciones.
Decreto 2331 de 2007, Estmulos al uso eficiente y
racional de la energa
5. Mantener actualizados los registros de mantenimiento de los equipos.


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Instalacin,
remocin,
montaje de piezas y
accesorios (Mecnica).
Aplicacin de Pinturas,
recubrimientos y pisos.
CDIGO: C-GESLOG-001
N/A
VERSIN N: 0.0.12

slidos, semislidos y lquidos resultantes de las labores de instalacin, remocin
y montaje de piezas mecnicas.2. Recepcionar o almacenar los residuos lquidos
(Aceites) en bidones o cubitanques sin fisuras, cerrados, sealizados y en buen
estado, para lo cual se deben colocar lonas y/o plsticos impermeables en las
zonas donde se ejecute esta labor.3. No disponer en el suelo, canales internos y
cuerpos de agua superficiales los Elementos de Proteccin Personal usados,
estos deben disponerse en los sitios designados por COTECMAR.4. Efectuar
limpieza y disponer los embalajes, basuras, y dems residuos y/o utensilios
generados como consecuencia de la actividad contratada, en los sitios
designados COTECMAR.5. No se podrn solicitar los servicios de transporte y
disposicin final de residuos peligrosos con gestores diferentes a los inscritos en
COTECMAR, ni por solicitud del cliente ni por autorizacin del contratista o su
representante.
slidos, semislidos y lquidos resultantes de las labores de aplicacin de
pinturas, recubrimientos y pisos.
2. Colocar lonas, plsticos impermeables y rejillas de contencin mviles en las
zonas donde se haga la preparacin, mezclado y envasado de las pinturas o
cualquiera de sus componentes (solventes, catalizadores etc.) con el fin de
prevenir derrames que puedan filtrarse en el suelo o llegar a los canales internos
de COTECMAR o a la Baha de Cartagena. Si se llegaran a presentar derrames
los residuos deben ser recogidos y dispuestos en el centro de acopio de residuos
peligrosos del respectivo complejo o sede (Mamonal - Bocagrande).
N/A
3. No disponer en el suelo, canales internos y cuerpos de agua superficiales las
latas de pintura, brochas, rodillos, pinceles, Wipes, Elementos de Proteccin
Personal usados y dems residuos que se generan como producto del trabajo
realizado. Los residuos deben disponerse en los sitios designados por
COTECMAR para almacenamiento temporal de residuos peligrosos..

sueltos, de construccin.
Resolucin 0096 de 2011 Regula disposicin final
de escombros

lquidos.
Decreto 4741 del 2005 Por el cual se reglamenta
marco
de
la
gestin
integral.
Decreto 1713 del 2002 Plan de gestin integral de
residuos solidos
Decreto 2695 de 2000 Reciclaje
4. Plan y registro de mantenimiento de los equipos.

residuos peligrosos con gestores diferentes a los inscritos en COTECMAR, ni por
solicitud del cliente ni por autorizacin del contratista o su representante.


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CDIGO: C-GESLOG-001
VERSIN N: 0.0.12
1. No disponer o verter los caracolejos, los abrasivos (Arena, Escoria de Cobre) y

dems residuos que se generen, en los canales internos de COTECMAR ni en
los cuerpos de agua superficiales (Baha de Cartagena).
Sandblasting y Rasqueteo
N/A
2. Los caracolejos no podrn permanecer en las instalaciones de COTECMAR

mas de 8 horas, debern ser transportados en vehculos carpados, se debern
disponer en un relleno sanitario autorizado por la autoridad ambiental
competente, el gestor deber entregar a COTECMAR el certificado de transporte
y disposicin final otorgado por el relleno sanitario donde indique el tipo de
residuo y la cantidad recibida.
3. Plan y registro de mantenimiento de los equipos.
Decreto 1713 del 2002 Plan de gestin integral de

residuos solidos
Decreto 1140 de 2003
Unidades de
almacenamiento en el servicio de aseo.
Integral
de
Residuos
Slidos
4. Los caracolejos y los abrasivos no podrn ser dispuestas en las tolvas de

residuos ordinarios.
residuos con gestores diferentes a los inscritos en COTECMAR, ni por solicitud
del cliente ni por autorizacin del contratista o su representante.
Suministro de bombillas y
lmparas de descarga,
tubos
fluorescentes,
bateras, pilas, tneres,
Residuos o perifricos de
computadores.
N/A
1. Exigir a los proveedores programas pos consumo que garanticen la devolucin

de estos productos una vez que hagan cumplido su vida til. En caso de no
contar con estos programas, se dar plazo hasta el 31 de junio 2013 para que
presenten un programa de Pos consumo de Lmparas y Bombillas.
2. A partir del 31 de Junio de 2013, una vez sean devueltos los residuos de
lmparas y bombillas, se debe solicitar al proveedor un certificado donde se
especifique el tipo de residuo entregado y la cantidad.
1. Contar con bombas de vaco para realizar el cambio de refrigerante

Mantenimiento de
acondicionados,
MANTENIMIENTO
SISTEMAS
REFRIGERACION
aires
N/A
DE
2. los envases de los refrigerantes no se podrn disponer dentro de las

instalaciones de COTECMAR.
3. A partir del 01 de Enero de 2013 no usar las siguientes sustancias agotadoras
de la capa de ozono: CFCs, Halones, Tetracloruro de carbono; los HFC's
podrn ser usados hasta el 31 de Diciembre de 2014.
Resolucin 1511 del 2010 por la cual se establece

los sistemas de recoleccin selectiva y gestin
ambiental de residuos de bombillas y se adoptan
otras disposiciones.
Resolucin 361 de 2011
Resolucin 503 de 2009 aclara R372 Planes de
devolucin postconsumo bateras usadas
Resolucin
1739
de
2010
Bombillas,
Computadores
y
Pilas
usadas.
ley 29 del 1992 Por medio de la cual se aprueba el
"Protocolo de Montreal relativo a las sustancias
agotadoras de la capa de ozono", suscrito en
Montreal el 16 de septiembre de 1987, con sus
enmiendas adoptadas en Londres el 29 de junio de
1990 y en Nairobi el 21 de junio de 1991.
Decreto 4741 de 2005 por el cual se reglamenta
parcialmente la prevencin y el manejo de los
Resolucin 222 de 2011 PCB


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CDIGO: C-GESLOG-001
VERSIN N: 0.0.12
1. Almacenar los residuos en la zona de almacenamiento temporal con el fin

impedir la proliferacin de insectos, roedores, la produccin de olores, el arrastre
de desechos y la afectacin de la esttica del lugar.
Suministro
alimentacin
de
N/A
2. Hacer Mantenimiento semanal a las trampas de grasas (si las hay) y disponer
los residuos (grasas) a travs de un gestor externo autorizado por la autoridad
ambiental.

lquidos.
Integral de Residuos Slidos
Decreto 1140 de 2003 Unidades de
Almacenamiento en el Servicio de Aseo.
3. No verter los aceites de cocina usados a travs de lo los lavaplatos ni sifones.

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CORPORACIN DE CIENCIA Y TECNOLOGA

PARA EL DESARROLLO DE LA INDUSTRIA NAVAL, MARTIMA Y FLUVIAL

CARTILLA: ABC DEL PROVEEDOR DE MATERIALES Y SERVICIOS

FECHA DE APROBACION: 31-Jul-2014

CARTILLA: ABC DEL PROVEEDOR DE

DIVISION DE GESTIN LOGSTICA

CORPORACIN DE CIENCIA Y TECNOLOGA

CARTILLA: ABC DEL PROVEEDOR DE MATERIALES Y SERVICIOS

FECHA DE APROBACION: 31-Jul-2014

PRESENTACIN GENERAL DE LA EMPRESA ........................................................................ 4

CORPORACIN DE CIENCIA Y TECNOLOGA

CARTILLA: ABC DEL PROVEEDOR DE MATERIALES Y SERVICIOS

FECHA DE APROBACION: 31-Jul-2014

CORPORACIN DE CIENCIA Y TECNOLOGA

CARTILLA: ABC DEL PROVEEDOR DE MATERIALES Y SERVICIOS

FECHA DE APROBACION: 31-Jul-2014

1. PRESENTACIN GENERAL DE LA EMPRESA

La Corporacin de Ciencia y Tecnologa para el Desarrollo de la Industria Naval, Martima y Fluvial

CORPORACIN DE CIENCIA Y TECNOLOGA

CARTILLA: ABC DEL PROVEEDOR DE MATERIALES Y SERVICIOS

FECHA DE APROBACION: 31-Jul-2014

En el ao 2022, COTECMAR, apoyada en sus

COTECMAR es una Corporacin de ciencia y

el desarrollo del talento humano y la

CORPORACIN DE CIENCIA Y TECNOLOGA

CARTILLA: ABC DEL PROVEEDOR DE MATERIALES Y SERVICIOS

FECHA DE APROBACION: 31-Jul-2014

POLTICAS CORPORATIVAS PARA LAS COMPRAS

El presente manual se fundamenta en las polticas corporativas emanadas en el cdigo de

CORPORACIN DE CIENCIA Y TECNOLOGA

CARTILLA: ABC DEL PROVEEDOR DE MATERIALES Y SERVICIOS

FECHA DE APROBACION: 31-Jul-2014

PRINCIPIOS ORIENTADORES EN LAS COMPRAS

CORPORACIN DE CIENCIA Y TECNOLOGA

CARTILLA: ABC DEL PROVEEDOR DE MATERIALES Y SERVICIOS

FECHA DE APROBACION: 31-Jul-2014

Corporacin: Entindase COTECMAR

CORPORACIN DE CIENCIA Y TECNOLOGA

CARTILLA: ABC DEL PROVEEDOR DE MATERIALES Y SERVICIOS

FECHA DE APROBACION: 31-Jul-2014

Proveedor: Persona natural o jurdica, privada o abierta, nacional o extranjera, que

LNEA ANTICORRUPCIN/ LINEA DE TRANSPARENCIA

Para garantizar la transparencia en sus negociaciones, la Corporacin ha creado la lnea

2. GESTIN DE PROVEEDORES EN COTECMAR

INSCRIPCION DE PROVEEDORES NACIONALES Y EXTRANJEROS

Los requisitos, formularios y documentos requeridos para la inscripcion de proveedores Nacionales

ACTUALIZACIN DE PROVEEDORES NACIONALES Y EXTRANJEROS

CORPORACIN DE CIENCIA Y TECNOLOGA

CARTILLA: ABC DEL PROVEEDOR DE MATERIALES Y SERVICIOS

FECHA DE APROBACION: 31-Jul-2014

Certificado de renovacin de la Matrcula Mercantil.

Deberes del PROVEEDOR:

CORPORACIN DE CIENCIA Y TECNOLOGA

CARTILLA: ABC DEL PROVEEDOR DE MATERIALES Y SERVICIOS

FECHA DE APROBACION: 31-Jul-2014

Garantizar la calidad del servicio contratado y responder por ste.

Derechos del PROVEEDOR:

CORPORACIN DE CIENCIA Y TECNOLOGA

CARTILLA: ABC DEL PROVEEDOR DE MATERIALES Y SERVICIOS