UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

DISEO DE UN SISTEMA CONTABLE COMPUTARIZADO PARA EL REA DE

CRDITOS DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRDITO DE EMPLEADOS
GUATEMALTECOS DE LA MISIN DIPLOMTICA AMERICANA ACREDITADA
EN GUATEMALA

TESIS

PRESENTADA A LA HONORABLE JUNTA DIRECTIVA DE LA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

POR

WILLIAM WALTER CARRANZA OLIVA

PREVIO A CONFERRSELE EL TTULO DE

CONTADOR PBLICO Y AUDITOR

EN EL GRADO ACADMICO DE

LICENCIADO

Guatemala, noviembre 2007

HONORABLE JUNTA DIRECTIVA

DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

Decano

Lic. Jos Rolando Secaida Morales

Secretario

Lic. Carlos Roberto Cabrera Morales

Vocal 1.

Lic. Cantn Lee Villela

Vocal 2.

Lic. Mario Leonel Perdomo Salguero

Vocal 3.

Lic. Juan Antonio Gmez Monterroso

Vocal 4.

S.B. Roselyn Janette Salgado Ico

Vocal 5.

P.C. Deiby Boanerges Ramrez Valenzuela

PROFESIONALES QUE REALIZARON LOS EXMENES

DE LAS REAS PRACTICAS BSICAS

rea de Matemtica

Lic. Carlos Humberto Garca lvarez

rea de Auditoria

Lic. Carlos Roberto Mauricio Garca

rea de Contabilidad

Lic. Pedro Rolando Brol Liuti

PROFESIONALES QUE REALIZARON

EL EXAMEN PRIVADO DE TESIS

Presidente:

Lic. Sergio Arturo Sosa Rivas

Examinador:

Licda. Enma Yolanda Chacn Ordez

Examinador:

Lic. Mario Ren Ruano Torres

ORDEN DE IMPRESION

ACTO QUE DEDICO

A DIOS:

Piedra fundamental de mi vida,

refugio durante la tormenta y
consuelo en medio de las
tribulaciones.
Agradezco
la
oportunidad que me brinda de poder
culminar mi carrera.

A MI PATRIA:

Guatemala.

A LA UNIVERSIDAD SAN CARLOS

DE GUATEMALA:

En especial a la Facultad
Ciencias
Econmicas
por
formacin
acadmica
conocimientos adquiridos.

de
la
y

A MIS PADRES:

Carlos Edgar Carranza Pernilla y

Margarita
Oliva
Muralles
de
Carranza.
Como un humilde
homenaje de agradecimiento por
darme la vida; por el amor y el
apoyo incondicional que me han
brindado en todo momento.

A MIS HERMANOS:

Marvin, Milton y Zucely. Con cario

especial.

A MIS AMISTADES:

Como agradecimiento por el apoyo

espiritual y afectivo que me han
demostrado siempre.

A:

Lic. Erik Roberto Flores Lpez.

Por su orientacin en la elaboracin
de esta tesis. Gracias por todo su
apoyo.

NDICE
DESCRIPCIN

PGINA

INTRODUCCIN

i
CAPTULO I

ASPECTOS GENERALES DE LAS COOPERATIVAS EN GUATEMALA

1.
1.1
1.2
1.3
1.4

Generalidades
Definiciones
Finalidad
Caractersticas y clases de cooperativas
Marco legal vigente de las cooperativas

1
1
5
5
7

CAPTULO II
ASPECTOS GENERALES DE LOS SISTEMAS CONTABLES

2.
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5

Contabilidad
Sistema contable
Caractersticas de un sistema contable
Sistema de contabilidad manual / mecnico
Sistema de contabilidad computarizado
Proceso de informacin contable por medio de procesamiento
electrnico de datos (PED)

16
16
25
34
35
36

CAPTULO III
CONTROL INTERNO COMO HERRAMIENTA DE SISTEMATIZACIN

3.1
3.2
3.3
3.4
3.5

Control interno
Elementos del control interno
Objetivos del control interno
Mtodos de evaluacin de control interno
Control interno de sistemas

38
39
42
42
55

CAPTULO IV
SISTEMAS DE INFORMACIN COMPUTARIZADOS

4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
4.9

Definicin
Caractersticas de los sistemas de informacin
Etapas del procesamiento de informacin
Componentes del sistema de informacin computarizado
Tipos y usos de los sistemas de informacin automatizados
Fases de un sistema computarizado
Evaluacin de funcionamiento
Seguridad de los sistemas
Atributos de calidad de la informacin

61
62
63
65
72
75
87
92
98

NDICE
DESCRIPCIN

PGINA
CAPTULO V

PROPUESTA DEL DISEO DE UN SISTEMA CONTABLE COMPUTARIZADO

PARA EL AREA DE CRDITOS DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRDITO DE EMPLEADOS GUATEMALTECOS DE LA MISIN DIPLOMTICA
ACREDITADA EN GUATEMALA
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
5.8

Caractersticas generales de la cooperativa sujeta de estudio

Sistema de contabilidad manual utilizado actualmente por la cooperativa
Propuesta del diseo de un sistema contable computarizado
Elementos del sistema a disear
Niveles de seguridad
Planeamiento estratgico del manejo de informacin
Diagrama de flujo de datos. Secuencia lgica de los procesos previos
al ingreso de informacin al sistema, como parte de la solucin
planteada en esta tesis
Guas de procedimientos y de control, aplicables al sistema
contable computarizado, diseado para la Cooperativa sobre
la que se realiza el caso prctico

99
105
110
119
127
129

CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
BIBLIOGRAFA
ANEXOS GENERALES (1 16)
ANEXOS DE POLIZAS CONTABLES (1 7)
GLOSARIO

149
150
151

133
134

INTRODUCCIN
Las cooperativas de ahorro y crdito en la actualidad han dejado de ser pequeas
asociaciones y han tomado un lugar importante en el mbito financiero de nuestra
sociedad, se han convertido en instituciones que ofrecen amplitud de productos
financieros con buenas ventajas competitivas comparadas con el sistema
bancario, sin ser sta una de sus finalidades; permiten el acceso de sus asociados
a financiamientos con intereses bajos.
Para las cooperativas de ahorro y crdito el servicio crediticio constituye su
columna vertebral, como consecuencia, el propsito del presente trabajo de tesis
es dar a conocer el diseo de un sistema contable computarizado para el rea de
crditos de una cooperativa, con la finalidad de demostrar la importancia y las
ventajas de contar con un sistema computarizado que permita mantener
informacin exacta, oportuna, confiable y segura y que sta sirva para la toma de
decisiones.
Previo a la presentacin de los procedimientos que se deben seguir para disear
un adecuado sistema contable computarizado, es conveniente conocer algunas
definiciones, caractersticas y conceptos importantes que se manejan en el mbito
del cooperativismo por lo que stas se describen en el captulo I; adems, se hace
nfasis en los requisitos de constitucin y operacin de una cooperativa y la
legislacin que las rige en el mbito guatemalteco.
En el captulo II se presentan aspectos generales de los sistemas de informacin
contable, tanto para el sistema de contabilidad manual mecnica, como para el
sistema de contabilidad computarizado, describiendo para cada uno su
importancia, sus funciones bsicas, las fases del proceso contable y sus
caractersticas.
Otro tema importante es el control interno como herramienta de sistematizacin.
En el captulo III se presenta una definicin del mismo, su importancia, sus

elementos y procedimientos, sus objetivos y mtodos de evaluacin, tambin se

presentan las tcnicas de evaluacin aplicables a los sistemas computarizados; se
incluyen ejemplos de los controles preventivos, detectivos, correctivos, generales y
especficos, todos ellos enfocados al rea de sistematizacin contable.
En el captulo IV se desarrollan temas relacionados con los sistemas de
informacin computarizados, presentando una definicin de los mismos, sus
caractersticas y componentes. Se describen las distintas fases de un sistema
computarizado, tales como la fase de planeacin, anlisis, diseo (parte medular
de este trabajo), implementacin, prueba piloto y evaluacin de funcionamiento; en
este mismo captulo se desarrolla el tema de las etapas del procesamiento de
informacin, en el que se describen los tipos y usos de los sistemas de
informacin automatizados; adems de tratar el tema de la seguridad y
documentacin de los sistemas.
El caso prctico se desarrolla en el captulo V, describiendo las caractersticas y
procedimientos de registro de crditos utilizados por la entidad en la que se realiz
el estudio. Derivado de la investigacin, se desarrolla el diseo de un sistema
contable computarizado para el rea de crditos de la cooperativa en mencin,
indicando los atributos de calidad que la informacin debe contener, el
planeamiento estratgico de la misma, las caractersticas y los elementos que
debe contener el sistema a disear, los procesos y las verificaciones que debe
realizar. Se concluye con la presentacin de las guas de procedimientos y de
controles tanto generales como especficos, en las que se proponen los
lineamientos a seguir.
Por ltimo se presentan las conclusiones y recomendaciones a las que se llegaron
luego de la realizacin del trabajo.

ii

CAPITULO I

ASPECTOS GENERALES DE LAS COOPERATIVAS EN GUATEMALA

1.

GENERALIDADES

1.1

DEFINICIONES

1.1.1 COOPERATIVISMO
Es una doctrina, un movimiento, una actitud.

Se ha instituido, practicado,

difundido y consolidado en todo el mundo, sistema que hermana al hombre,

hacindole comprender que la superacin es posible mediante una organizacin
que forma conciencia clara y definida en un grupo a travs del esfuerzo propio y
ayuda mutua (3:7)

1.1.2 PRINCIPIOS COOPERATIVOS

El cooperativismo es una doctrina con un alto contenido de valor humano y a sus
principios se les ha considerado como la inspiracin filosfica del movimiento. Se
distingue de cualquier otro sistema empresarial basado en el lucro, porque su
prioridad es tratar de solucionar los problemas econmicos, sociales y tambin
humanos de los asociados.
En las cooperativas se habla de valores y principios cooperativos que determinan
y

condicionan

su

quehacer.

Los

valores

son

la

autoayuda,

la

autorresponsabilidad, la democracia, la igualdad, la equidad y la solidaridad.

Adems, los asociados, dirigentes y empleados de una cooperativa deben pautar
sus

comportamientos

por

valores

ticos

tales

como

la

honestidad,

la

responsabilidad social y la preocupacin por los dems. Sobre estos valores debe
apoyarse la organizacin y el funcionamiento democrtico de una cooperativa.

-1-

Estos valores y principios se han dividido de la siguiente manera:

Principios y Valores
Personales

Principios de la Doctrina
Cooperativa

Ejercicio personal sobre sus propios Dignificacin del hombre

valores y principios.
Ayuda Mutua
Solidaridad
Equidad
Democracia
Una persona, un voto
La educacin cooperativista

Principios y valores de la
Institucin
Integridad
Lealtad
Creatividad
Eficiencia
Solidaridad
Transparencia
Honestidad

Los principios cooperativos se toman como un patrn en el comportamiento de los

cooperativistas y sus empresas. La aplicacin de estos principios requiere de
reglamentos que de acuerdo a cada caso, resuelvan sus necesidades. (3:7)

1.1.3 DEFINICION DE COOPERATIVA

Una cooperativa es una asociacin de 20 ms personas, que buscan mediante
el trabajo colectivo el progreso personal y comunitario. Es una asociacin libre y
voluntaria de personas que se unen bajo el lema Esfuerzo propio y ayuda mutua,
con el fin de prestarse servicio bajo el amparo de las leyes del pas, por medio de
una empresa econmica (Artos. 2, 3 y 4) (36:1,2).
Segn el artculo 2 de la LEY GENERAL DE COOPERATIVAS Y SU
REGLAMENTO, (Decreto 82-78), indica: Las cooperativas de ahorro y crdito
son asociaciones titulares de una empresa econmica al servicio de sus
asociados, que se rigen en su organizacin y funcionamiento por las disposiciones
de la presente ley. Tendrn personalidad jurdica propia y distinta de la de sus
asociados, al estar inscritas en el Registro de Cooperativas. (36: 1)
Toda cooperativa es de responsabilidad limitada; por consiguiente,

por las

obligaciones que contraiga, responde nicamente el patrimonio de la cooperativa.

Las reglas de funcionamiento de toda cooperativa constituyen sus estatutos, los
cuales deben contener:
a)

Forma de administracin y fiscalizacin de la cooperativa;

b)

Manera en que se ejerce la representacin legal;

-2-

c)

Requisitos de las convocatorias a Asambleas Generales;

d)

Plazo de reunin de la Asamblea General anual para elegir autoridades

y aprobar estados financieros; y

e)

Reglas para la disolucin y liquidacin de la cooperativa (36: 10)

Las cooperativas tendrn como rganos administrativos: La Asamblea General, El

Consejo de Administracin y la Comisin de Vigilancia.

Podrn tener otros

comits de gestin y control.

Las cooperativas de primer grado o de base son las que estn formadas por 20
ms personas.

Las cooperativas de segundo grado o federaciones son

cooperativas formadas por cooperativas de primer grado. Como ejemplo de stas

se mencionan: FENACOAC, que es la federacin nacional de cooperativas de
ahorro y crdito y servicios varios;
cooperativas de las Verapaces;

FEDECOVERA, que es la federacin de

FEDECOCAGUA, que es la federacin

de

cooperativas de productos de caf de Guatemala (fuente informativa: INACOP).

Las Cooperativas de tercer grado o confederaciones son las integradas por dos o
ms federaciones o cooperativas de segundo grado.

Actualmente existe la

CONFECOOP, que es la Confederacin Guatemalteca de Federaciones de

Cooperativas. (38: 2)

1.1.4

INSTITUTO NACIONAL DE COOPERATIVAS (INACOP)

Naci como una entidad estatal, descentralizada y autnoma, con personalidad

jurdica, patrimonio propio y discrecionalidad funcional. El 29 de diciembre de
1978, se public el Decreto Legislativo No. 82-78, Ley General de Cooperativas
que crea al Instituto Nacional de Cooperativas INACOP, entidad encargada de
impulsar el desarrollo de nuestro pas.
La ley General de Cooperativas declara de inters nacional la promocin de las
organizaciones cooperativas (arto. 1).

-3-

A travs de esta ley, el Estado se

compromete a impulsar una poltica de apoyo hacia las cooperativas. Es por ello
que se crea el Instituto Nacional de Cooperativas INACOP-.
El INACOP tendr como objetivos:
a)

Cumplir y hacer cumplir las leyes y reglamentos relacionados con las

cooperativas;

b)

Promover la organizacin de cooperativas de los distintos tipos y clases;

c)

Proporcionar asistencia tcnica y administrativa a los grupos precooperativos y a las cooperativas. (Arto. 32) (36:12)

Para cumplir con sus objetivos el INACOP cuenta con oficinas ubicadas
estratgicamente en todo el territorio nacional, divididas en ocho oficinas
regionales y veintisis subregionales formadas por tcnicos especialistas en
cooperativismo y capacitados en las diferentes reas de la administracin,
mercadeo, legal, humana y social que asisten en plan regular y a requerimiento a
las cooperativas para fomentar su crecimiento y desarrollo.
El Registro de Cooperativas, es parte del INACOP, y es el encargado de inscribir a
las cooperativas as como de emitir certificaciones que las mismas necesiten.
Para finalizar se puede mencionar algunas ventajas que las cooperativas ofrecen
a sus miembros:
a)

Fcil constitucin y obtencin de personalidad jurdica;

b)

Asistencia regular o a requerimiento por parte del INACOP;

c)

Exoneraciones Fiscales;

d)

Posibilidad de obtener financiamiento;

e)

El trabajo en grupo es ms eficaz en muchas ocasiones que el trabajo

individual, lo que aumentar el nivel de vida de los asociados y de sus
comunidades.

-4-

1.2 FINALIDAD
Los principios que toda cooperativa debe tener para ser considerada como tal,
segn el arto. 4 de la ley general de cooperativas son:
a)

Procurar el mejoramiento social y econmico de sus miembros

mediante el esfuerzo comn;

b)

No perseguir fines de lucro, sino de servicio a sus asociados;

c)

Ser de duracin indefinida y de capital variable, formado por

aportaciones nominativas de igual valor transferibles slo entre los
asociados;

d)

Funcionar conforme a los principios de libre adhesin, retiro voluntario,

inters limitado al capital, neutralidad poltica y religiosa e igualdad de
derechos y obligaciones de todos sus miembros;

e)

Conceder a cada asociado un slo voto, cualquiera que sea el nmero

de aportaciones que posea. El ejercicio del voto podr ser delegado,
cuando as lo establezcan los Estatutos.

f)

Distribuir los excedentes y las prdidas en proporcin a la participacin

de cada asociado en las actividades de la cooperativa;

g)

Establecer un fondo de reserva irrepartible entre los asociados; y

h)

Fomentar la educacin e integracin cooperativa y el establecimiento de

servicios sociales (36: 2)

1.3 CARACTERISTICAS Y CLASES DE COOPERATIVAS

1.3.1 INTEGRALES
Son cooperativas integrales las que se ocupan de varias actividades econmicas
con el objeto de satisfacer necesidades complementarias de los asociados.

1.3.2

ESPECIALIZADAS

Son cooperativas especializadas las que se ocupan de una sola actividad

econmica como agrcolas, pecuarias, artesanales, de comercializacin, de
-5-

consumo, de ahorro y crdito, de transporte, de vivienda, de seguros, de

educacin.

1.3.3 CLASES DE COOPERATIVAS

a) Ahorro y crdito
b) Agrcolas
c) Agroindustriales
d) De consumo
e) De produccin
f) De comercializacin
g) De transportes
h) De vivienda
i) De servicios especiales
j) De pesca

1.3.4 REQUISITOS DE CONSTITUCIN Y OPERACIN

1.3.4.1

PROCEDIMIENTO PARA CONSTITUIR UNA COOPERATIVA

La constitucin de una cooperativa se puede realizar de dos formas:

1)

Acta simple autorizada por el Alcalde de la Jurisdiccin,

2)

Por Escritura Pblica.

1.3.4.2

LEGALIZACIN DE UNA COOPERATIVA

Los requisitos para legalizar una cooperativa son los siguientes:

a)

Solicitud de asistencia tcnica por escrito, por el grupo;

b)

Capacitacin de cooperativismo al grupo;

c)

Elaboracin y aprobacin de Estatutos;

d)

Pago de aportaciones; y

e)

Elaboracin del plan de trabajo.

-6-

1.3.4.3

LEYES APLICABLES AL COOPERATIVISMO

a)

Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala;

b)

Ley General de Cooperativas, Decreto 82-78;

c)

Reglamento de la Ley de Cooperativas;

d)

Los estatutos y reglamento de la cooperativa

e)

Cdigo de Comercio;

f)

Leyes tributarias (por operaciones ajenas a los asociados);

g)

Ley de lavado de dinero u otros activos;

h)

En lo aplicable el resto de leyes del pas; y

1.4 MARCO LEGAL VIGENTE DE LAS COOPERATIVAS

1.4.1 CONSTITUCION POLTICA DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA

En nuestra Constitucin Poltica, est tipificado lo relacionado con las
Cooperativas en la seccin dcima Rgimen Econmico y Social, artculo 119
Obligaciones del Estado, en las literales e) y k), que textualmente dicen:
Fomentar

Proteger

la

creacin

funcionamiento

de

cooperativas

proporcionndoles la ayuda tcnica y financiera necesaria. Y, proteger la

formacin de capital, el ahorro y la inversin. (26: 24, 25)

1.4.2 LEY GENERAL DE COOPERATIVAS Y SU REGLAMENTO

Ante la necesidad de la creacin de un organismo especializado que centralice,
oriente, fiscalice y coordine a las asociaciones cooperativas y que asuma la
responsabilidad de autorizacin y registro de dichas organizaciones consideradas
de utilidad social, se crea el decreto nmero 82-78, que contiene la Ley General
de Cooperativas, la cual se crea como respuesta a la urgencia de dictar normas
que

aseguren

un

desenvolvimiento

ordenado

armnico

del

movimiento

cooperativista y que garantice a las asociaciones y a terceros su participacin en

las mismas, a travs de la fiscalizacin y vigilancia de parte del Estado (36, 1)

-7-

Esta ley consta de 65 artculos en los que se dictan los procedimientos a seguir
para la integracin, constitucin e inscripcin de Cooperativas; as como su
fiscalizacin, las prohibiciones y sanciones; la proteccin estatal con que cuenta;
la constitucin del INACOP, su organizacin y administracin, descripcin de sus
funciones y su rgimen financiero.
El artculo 26 de esta ley trata lo concerniente a la fiscalizacin de las
cooperativas, el cual textualmente dice:

Las cooperativas, federaciones y

confederaciones estarn sujetas a la fiscalizacin del Estado, el cual la ejercer a

travs de la Inspeccin General de Cooperativas adscrita al Instituto Nacional de
Cooperativas. (36: 10)
Respecto al rgimen de fiscalizacin, en el artculo 27 se lee textualmente: Para
que la Inspeccin General de Cooperativas (INGECOP) pueda cumplir a cabalidad
su funcin, las entidades cooperativas estn obligadas a:
a)

Adoptar las normas contables que establezca la Inspeccin General de

Cooperativas;

b)

Llevar libros de actas y registros contables autorizados por la Inspeccin

General de Cooperativas;

c)

Enviar las nminas de las personas electas para los distintos rganos de
la cooperativa, dentro de los diez (10) das de la eleccin; y

d)

Remitir a la Inspeccin, dentro de los treinta (30) das de celebrada la

Asamblea Ordinaria Anual, la memoria de labores y los estados
financieros del ejercicio. (36: 10)

1.4.3 AMBITO TRIBUTARIO Y LAS COOPERATIVAS

Los principales aspectos enmarcados en una Cooperativa de Ahorro y Crdito,
para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, se resumen de la siguiente
manera:

1)

Deberes Formales;

2)

Beneficios Fiscales y 3)

Sanciones.

-8-

Infracciones y

Dentro de los deberes formales, en el artculo 112, captulo IV del Decreto 6-91,
Cdigo Tributario, se establecen los deberes formales de los contribuyentes.
A continuacin se transcriben todos los numerales que contienen dichos deberes:
a)

Cuando las leyes lo establezcan:

1. Llevar los libros y registros referentes a las actividades y operaciones
que se vinculen con la tributacin.
2. Inscribirse en los registros respectivos, aportando los datos y
documentos necesarios y comunicar las modificaciones de los mismos.
3. Presentar

las

declaraciones

que

correspondan

formular

las

ampliaciones o aclaraciones que les fueren solicitadas.

4. Cumplir con cualquier otro deber formal que establezcan las
disposiciones legales respectivas.
b)

Conservar en forma ordenada, mientras no haya transcurrido el plazo de

prescripcin, los libros de contabilidad, los libros y registros especiales y
los documentos y antecedentes de las operaciones que se relacionen
con su situacin tributaria, debern conservar asimismo, por igual plazo
los documentos en que conste el cumplimiento de las obligaciones
tributarias.

c)

Facilitar a los funcionarios fiscales autorizados, las inspecciones o

verificaciones en cualquier local, establecimientos comerciales, oficinas,
depsitos, archivos, as como camiones y medios de transporte.

d)

Permitir a la Administracin Tributaria revise las declaraciones, informes

y documentos, comprobantes, relacionados con hechos generadores de
obligaciones tributarias.

e)

Comunicar cualquier cambio de situacin tributaria de los contribuyentes

o responsables.

f)

Concurrir a las oficinas tributarias cuando su presencia sea requerida, siempre

que en la situacin se haga constar el objeto de la diligencia (34: 63-66)

Tanto los beneficios fiscales como las infracciones y sanciones, se describen

dentro de cada una de las leyes tributarias, las cuales se mencionarn en las
-9-

siguientes pginas, enfatizando los aspectos ms relevantes con relacin a las

cooperativas de ahorro y crdito.

1.4.3.1

LEY DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA Y LAS COOPERATIVAS

Segn el artculo 6 Rentas Exentas de la ley del Impuesto Sobre la Renta, las
cooperativas estn exentas (beneficio fiscal) del pago de impuesto, tal como lo
indica textualmente el inciso o de dicha ley: Las rentas de las cooperativas
legalmente constituidas en el pas, provenientes de las transacciones con sus
asociados y con otras cooperativas, federaciones y confederaciones de
cooperativas.

Sin embargo, las rentas, intereses y ganancias de capital

provenientes de operaciones con terceros, estarn afectas al impuesto establecido

en esta ley (28: 3-5)
No obstante lo anterior, las cooperativas se ajustan a las disposiciones generales
de la ley del Impuesto Sobre la Renta en lo concerniente a:
9 Depreciaciones y amortizaciones que corresponda; las depreciaciones de
sus activos fijos, segn lo indicado en el arto. 19. (28: 9)
9 Los contribuyentes obligados a llevar contabilidad de acuerdo con el Cdigo
de Comercio, para los efectos tributarios, deben cumplir con las
obligaciones contenidas en dicho cdigo en materia de llevar libros,
registros, estados financieros y comprobantes numerados (Arto. 46) (28: 28)
9 Adems debern preparar y adjuntar a su declaracin jurada lo siguiente:
1. Balance general
2. Estado de resultados (productos y gastos)
3. Estado de flujo de efectivo
9 Presentacin anual de declaracin jurada y anexos ante la Administracin
Tributaria. Esta declaracin deber presentarse bajo juramento de decir
verdad, aun cuando se trate de personas cuyas rentas estn parcial o
totalmente exentas, o cuando, excepcionalmente, no haya desarrollado
actividades durante el perodo de liquidacin definitiva anual

- 10 -

(Arto. 54) (28: 32)

Esta declaracin se deber hacer dentro de los primeros tres meses del
ao calendario, es decir, durante los meses de enero, febrero o marzo,
determinando las rentas exentas y afectas, si las hubiera y pagando el
impuesto que fuera procedente.

1.4.3.2

LEY

DEL

IMPUESTO

AL

VALOR

AGREGADO

LAS

COOPERATIVAS:
En el artculo 7 y numeral 5 de la ley en mencin, se seala:

Las cooperativas

no cargarn el Impuesto al Valor Agregado (IVA) cuando efecten operaciones de

venta y prestacin de servicios con sus asociados, cooperativas, federaciones,
centrales de servicio y confederaciones de cooperativas. En sus operaciones con
terceros deben cargar el impuesto correspondiente. El impuesto pagado por las
cooperativas a sus proveedores, forma parte del crdito fiscal. En el caso de las
cooperativas de ahorro y crdito, estn exentos los servicios que prestan, tanto a
sus asociados como a terceros (31: 7)
A su vez, el artculo 9 del reglamento de la ley del IVA nuevamente recalca que
estn exentas de cargar el impuesto en las operaciones de venta o prestacin de
servicios a que se refiere el artculo 7 de la ley del IVA, debiendo pagar el
impuesto en la adquisicin de los bienes y servicios que se utilicen para el
desarrollo de sus actividades. (31: 9)
De esta ley la nica obligacin es emitir facturas especiales. Aplica cuando la
cooperativa adquiere bienes y servicios que por la naturaleza de las actividades la
persona que vende o presta el servicio no extienda o no le entregue la factura.
Para el efecto debe observar las siguientes restricciones:
1.

No podr emitirse entre contribuyentes del impuesto.

2.

No podr emitirse en las operaciones de carcter habitual que se realicen

entre personas individuales.

- 11 -

Se exceptan de esta obligacin, los casos en que el emisor de la factura

especial haga constar en la misma que el vendedor o prestador del servicio
se neg a emitirle factura correspondiente. Arto. 52. (31: 27)
De la emisin de facturas se deriva la obligacin de retener e ingresar a las cajas
fiscales el impuesto del IVA y el Impuesto Sobre la Renta aplicado a las facturas
especiales, el cual debe hacerse efectivo los primeros diez das hbiles del mes
siguiente al mes calendario en que fueron retenidas las mismas.

1.4.3.3

LEY DEL IMPUESTO SOBRE PRODUCTOS FINANCIEROS Y LAS

COOPERATIVAS

Inicialmente las Cooperativas quedaban exentas; sin embargo, con la emisin del
Decreto 44-2000 del Congreso de la Repblica de Guatemala, que deroga la literal
c) del artculo 9, del decreto 26-95, se elimina el beneficio de la exencin a
instituciones de carcter no lucrativo como las Cooperativas.
Se crea un impuesto especfico que grave los ingresos por intereses de cualquier
naturaleza, incluyendo los provenientes de ttulos-valores, pblicos o privados, que
se paguen o acrediten en cuenta a personas individuales o jurdicas, domiciliadas
en Guatemala, no sujetas a la fiscalizacin de la Superintendencia de Bancos,
conforme a la presente Ley Arto. 1 (29)
Las cooperativas son sujetos pasivos que estn obligadas al pago de este
impuesto (Arto. 3) y deben pagar el 10% (Arto. 7) sobre los ingresos por
intereses(29) y enterarlos a las cajas fiscales dentro de los primeros 10 das del
mes siguiente al mes calendario en que se efectuaron las retenciones.
Pero en materia de retencin que deben realizar los asociados en lo relacionado a
las tasas activas, fue emitido el oficio No. O-SAT-IRG-002-2001 el 17 de enero
del ao 2001 y fue dirigida a la Confederacin de Federaciones Cooperativas que
en su tercer prrafo literalmente dice:

- 12 -

En el caso concreto consultado, por

tratarse de asociados campesinos que no llenan los requisitos para ser

propietarios de empresas, ni para llevar contabilidad de acuerdo al Cdigo de
Comercio, no deben practicar la retencin del Impuesto Sobre Productos
Financieros cuando paguen intereses a la Cooperativa y sta, cuando por tal
circunstancia la Cooperativa deber declarar estos ingresos dentro del rgimen
normal de tributacin del Impuesto Sobre la Renta. El 24 de marzo del 2004 el
Superintendente de Administracin Tributaria, el Lic. Willy W. Zapata, envi a los
representantes legales de CONFECOOP y FENACOAC, la confirmacin del oficio
No. O-SAT-IRG-002-2001,

ratificando que los cooperativistas que pagan su

deuda y los intereses a su Cooperativa,

no deben practicar la retencin del

Impuesto Sobre Productos Financieros.

1.4.3.4

LEY DEL IMPUESTO EXTRAORDINARIO Y TEMPORAL DE APOYO

A LOS ACUERDOS DE PAZ

Las cooperativas gozan de exencin de este impuesto segn se describe en el

artculo 4 de esta ley, el cual habla de las exenciones y que en su inciso e
literalmente se lee: Las asociaciones, fundaciones, cooperativas, federaciones,
centrales de servicio y confederacin de cooperativas, centros educativos y
culturales, las asociaciones deportivas gremiales, sindicales, profesionales, los
partidos polticos y las entidades religiosas y de servicio social o cientfico, que
estn legalmente constituidas y autorizadas, siempre que la totalidad de los
ingresos que obtengan y su patrimonio se destinen exclusivamente a los fines de
su creacin y que en ningn caso distribuyan beneficios, utilidades o bienes entre
sus integrantes. De lo contrario no sern sujetos de esta exencin.(27)

1.4.3.5

LEY DEL IMPUESTO DE TIMBRES FISCALES Y DE PAPEL

SELLADO ESPECIAL PARA PROTOCOLOS

Segn el artculo 10 numeral 5, indica que todos los actos y contratos que
realicen las Cooperativas con terceros pagaran el impuesto establecido en esta
ley, por la operacin realizada, en consecuencia con la cooperativa debe pagar el
impuesto por los medios establecidos por la Administracin Tributaria.

- 13 -

Sin

embargo, estn exentas del impuesto todos los actos y contratos realizados por
las Cooperativas, Federaciones y Confederaciones de Cooperativas, entre s y con
sus asociados. (32)

1.4.3.6

LEY CONTRA EL LAVADO DE DINERO U OTROS ACTIVOS

Segn la ley contra el lavado de dinero y otros activos, las entidades financieras
se consideraban vulnerables y expuestas al Lavado de Dinero u Otros Activos por:
a)

La naturaleza similar de sus operaciones en el mercado financiero con

las operaciones de las instituciones financieras reguladas,

b)

Falta de supervisin directa del rgano de supervisin del sistema

financiero nacional,

c)

Por la probabilidad alta de xito de la estrategia utilizada por los

lavadores de dinero,

d)

Caractersticas de los segmentos de mercado a los que atiende,

e)

Calidad de pas poco cooperante dado a Guatemala. (33)

El 17 de diciembre del 2001, fue publicada la Ley contra el Lavado de Dinero y

Otros Activos (Decreto 67-2001), que tiene por objeto prevenir, vigilar y sancionar
el lavado de dinero u otros activos procedentes de la comisin de cualquier delito
y establece las normas que para este efecto debern observar las personas
obligadas y las autoridades competentes.
Con posterioridad, fue emitido el reglamento contenido en el Acuerdo Gubernativo
118-2002. El alcance de esta ley y su reglamento fue aplicado a las Cooperativas
a partir del 15 de noviembre del 2002, cuando fue publicada una reforma al
reglamento, contenido en el Acuerdo Gubernativo 438-2002, pues se consider
que las cooperativas son asociaciones con personalidad jurdica, titulares de una
empresa econmica al servicio de sus asociados y que dentro de ese sector un
buen nmero de cooperativas realizan operaciones de ahorro y crdito y que, por
su naturaleza, pueden ser utilizadas para la comisin del delito de lavado de
dinero u otros activos, por lo que se hace necesario conocer la identidad y

- 14 -

actividades de sus asociados y ahorrantes, evitando as que por comisin u

omisin se haga uso indebido de sus servicios y productos, por lo tanto, las
cooperativas federadas acordaron aprobar una poltica interna de Normas y
Procedimientos para la aplicacin de la Ley contra el lavado de dinero u otros
activos y su Reglamento y la persona que tendr bajo su responsabilidad el
cumplimiento de los programas y procedimientos internos; adems, de que el
enlace entre la Cooperativa y la Intendencia de Verificacin Especial y otras
autoridades competentes, ser el Oficial de Cumplimiento de cada cooperativa.

1.4.3.7

LEY DE BANCOS Y GRUPOS FINANCIEROS

Segn el Decreto 19-2002, en su artculo 96 Delito de Intermediacin Financiera

literalmente indica lo siguiente: Comete delito de intermediacin financiera toda
persona individual o jurdica, nacional o extranjera, que sin estar autorizada
expresamente de conformidad con la presente Ley o leyes especficas para
realizar operaciones de tal naturaleza, efecta habitualmente en forma pblica y
privada, directa o indirectamente, por s misma o en combinacin con otra u otras
personas individuales o jurdicas, en beneficio propio o de terceros, actividades
que consistan en, o que se relacionen con, la captacin de dinero del pblico o de
cualquier instrumento representativo de dinero. El o los responsables de este
delito sern sancionados con prisin de cinco a diez aos inconmutables, lo cual
excluye la aplicacin de cualesquiera de las medidas sustitutivas contempladas en
el Cdigo Procesal Penal, y con una multa no menor de diez mil ni mayor de cien
mil unidades de multa la cual tambin ser impuesta por el tribunal competente
de orden penal. (30)
Artculo 4. Excepciones. Las entidades que reciban depsitos o aportaciones de sus
asociados y de terceros, tales como las cooperativas, las sociedades mutualistas, las
asociaciones

comunitarias

de

desarrollo,

empresas

comunitarias

asociativas,

organizaciones no gubernamentales y organizaciones privadas de desarrollo, entre otras,

y que sean normadas por una ley especial, quedan exceptuadas de las disposiciones de
esta Ley. En todo caso, tales entidades estarn obligadas a presentar las informaciones
peridicas u ocasionales que les requiera la Superintendencia de Bancos. (30)

- 15 -

CAPITULO II
ASPECTOS GENERALES DE LOS SISTEMAS CONTABLES

2.

CONTABILIDAD

La contabilidad es una tcnica que se utiliza para producir sistemtica y

estructuralmente, informacin financiera, expresada en unidades monetarias, de
las diversas transacciones que realiza una empresa.

2.1

SISTEMA CONTABLE

Un sistema es un conjunto de reglas o principios sobre una materia

racionalmente enlazados entre s. Conjunto de cosas que relacionadas entre s,
ordenadamente, contribuyen a determinado objeto. (41: 1)
Un sistema de informacin computarizado contable sigue un modelo bsico y,
adems, un sistema de informacin bien diseado, ofreciendo as control,
compatibilidad, flexibilidad y una relacin aceptable de costo / beneficio. En el
sistema contable de cualquier empresa, independientemente del sistema contable
que utilice, se deben ejecutar tres pasos bsicos: 1. Registro de la actividad
financiera, 2. Clasificacin de la informacin y 3. Resumen de la informacin,
utilizando como base la informacin relacionada con las actividades financieras.
Los pasos anteriores constituyen los medios que se utilizan para crear la
informacin contable; sin embargo, es importante agregar que el proceso contable
incluye algo ms que la creacin de informacin; tambin involucra la
comunicacin de esta informacin a quienes estn interesados y la interpretacin
de la informacin contable para ayudar en la toma de decisiones.
1. Registro de la actividad financiera: En un sistema contable se debe llevar
un registro sistemtico de la actividad comercial diaria en trminos econmicos.
En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden
expresar en trminos monetarios y que se deben registrar en los libros de
- 16 -

contabilidad. Una transaccin se refiere a una accin terminada mas que a una
posible accin a futuro.
2. Clasificacin de la informacin: Un registro completo de todas las
actividades comerciales implica, comnmente, un gran volumen de datos,
demasiado grande y diverso para que pueda ser til para las personas
encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la informacin se clasifica en
grupos o categoras. Se deben agrupar aquellas transacciones de las cuales se
recibe o paga dinero, dada su importancia financiera (Balance General) y
econmica (Estado de Resultados).
3. Resumen de la informacin: Para que la informacin contable pueda ser
utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida (reportes
ejecutivos). Por ejemplo, una relacin completa de las transacciones de venta
de una empresa, como Hiper Paiz sera demasiado extensa y complicada
para que cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables
de comprar mercancas necesitan la informacin de las ventas resumidas por
producto. Los gerentes de almacn necesitarn la informacin de ventas
resumida por departamento, mientras que la alta gerencia de Hiper Paiz
necesitar la informacin de ventas resumida por almacn. (41: 3, 4)
Constituye parte del sistema de informacin de la compaa el conjunto
coordinado de procedimientos y tcnicas que proporcionan datos vlidos, luego de
ordenar, clasificar, resumir y registrar hechos y operaciones econmicas, que
brinda informacin sobre la composicin del patrimonio del ente.
La informacin contable debe atender a situaciones del pasado, del presente y del
futuro.

Del pasado, porque sirven de base para las comparaciones que permiten
determinar los vaivenes y la situacin de la organizacin en pocas distintas.

Del presente, porque va indicando la calidad y la direccin del desarrollo de

los acontecimientos, marca la realidad concreta a la fecha.

- 17 -

Del futuro porque sin descuidar lo que pasa hoy, permite poner atencin en el
maana y gerenciar con anticipacin.

En la actualidad, la informacin contable, en Guatemala, se aplica en todas las

empresas, sean estas pequeas, medianas o grandes aunque vara en cuanto a
los medios que se utilizan para llevar los registros. Por ejemplo, las empresas
pequeas y algunas medianas utilizan libros tanto principales como auxiliares.
Sus registros los hacen a mano. Algunas empresas medianas y grandes, utilizan
sistemas electrnicos.

Sus registros los hacen en computadoras, siempre

aplicando el sistema de partida doble y rindiendo los informes a travs de los

estados financieros, que ordenan las leyes comerciales, tributarias y otras, que se
usan a nivel interno.

2.1.1

DEFINICIONES CONTABLES Y DE INFORMACIN FINANCIERA

Las transacciones que una empresa o ente econmico realiza, originan aumentos
o disminuciones en sus activos, pasivos, capital, costos, gastos y productos. Para
poder operar tales movimientos, es necesario contar con un instrumento que
registre en forma clara,

ordenada y comprensible dichas variaciones.

Este

instrumento se denomina cuenta, la cual se representa con una T que

corresponde a una representacin esquemtica de un libro contable que agrupa
las cuentas que integran la contabilidad de una empresa, conocido como Libro
Mayor.

Todas las cuentas utilizan el mismo formato, la parte izquierda se

denomina debe (cuentas con saldo deudor) y la parte derecha se denomina

haber (cuentas con saldo acreedor).
La cuenta es un instrumento escrito donde se anotan en forma clara, ordenada y
comprensible los valores monetarios indicados en los documentos contables.
Ejemplo:
CUENTAS POR COBRAR
Nombre de la
cuenta

DEBE

HABER

Q. 500.00

Q250.00

Saldo deudor

Saldo acreedor

- 18 -

La palabra PARTIDA en contabilidad significa: Operacin Contable.

Por

ejemplo, se dice: asiente la partida, que se podra traducir como: asiente la

operacin contable; sin embargo, en algunas ocasiones, la palabra partida
tambin significa: cuentas o cantidades. Por ejemplo se dice: partidas de activo,
con lo cual se refieren a cuentas o cantidades del activo. La primera acepcin es
la que ms se usa.
La acepcin PARTIDA DOBLE es un sistema de contabilidad que consiste en
que en toda partida asentada en el libro diario tiene que haber una o varias
cuentas de cargo y una o varias de abono. Para todo cargo debe haber un abono
y viceversa.
A la igualdad que debe existir entre el activo y el pasivo ms capital o patrimonio
neto, se le conoce como ECUACIN PATRIMONIAL. Tambin se puede definir
como: igualdad entre el total de los dbitos y el total de los crditos en un sistema
de partida doble. Total dbitos = Total crditos. La ecuacin patrimonial tambin
se conoce con los nombres de: ecuacin contable y ecuacin del balance general.

2.1.2 IMPORTANCIA
Mucha gente piensa en la contabilidad simplemente como un campo altamente
tcnico que slo los contadores profesionales practican. En realidad, casi todos
utilizan la informacin contable diariamente. La informacin contable es el medio
por el cual se miden y se dan a conocer los eventos econmicos; la informacin
que se obtenga de los sistemas contables, debe ser til, oportuna, confiable y
exacta.

La contabilidad va ms all del proceso de creacin de registros e

informes. El objetivo final de la contabilidad es la utilizacin de esta informacin,

su anlisis e interpretacin. (41: 2)

2.1.3 CONTABILIDAD COMO UN SISTEMA DE INFORMACIN

Al considerar la contabilidad como un sistema de informacin, la atencin se
centra en la informacin que proporciona la contabilidad, los usuarios de la

- 19 -

informacin y el apoyo que brinda la informacin en las decisiones financieras.

Estas relaciones se ilustran en el siguiente diagrama:
CONTABILIDAD COMO UN SISTEMA DE INFORMACIN
SISTEMA DE INFORMACIN

USUARIOS DE INFORMACIN
9
9
9
9

Inversionistas
Acreedores
Gerentes
Propietarios

Clientes habituales

9
9

Empleados
Agencias reguladoras
SAT
INGECOP
INACOP

DETERMINACION DE COSTOS, GASTOS E

INGRESOS
9 Costo de empleados
9 Costo de proceso
9
9
9
9
9
9
9

Costo basado en actividades

Ventas
Activos y pasivos
Planta y equipo
Prstamos y patrimonio
Efectos por cobrar, por pagar y
efectivo
Flujos de efectivo
De operaciones

APOYO EN DECISIONES
Anlisis
costo/volmen/utilidad
Evaluacin de desempeo
Anlisis incremental
Elaboracin de presupuesto
Asignacin de capital
Ganancias por accin
Anlisis de razones

De financiacin
De inversin

El diagrama anterior muestra la informacin que se produce por medio de la

contabilidad determinacin de costos e ingresos, activos y pasivos y flujos de
efectivo.

Esta informacin satisface las necesidades de los usuarios de la

informacin - inversionistas, acreedores, gerentes, etc.- y apoya muchas clases

de decisiones financieras evaluacin de desempeo y asignacin de capital -,
entre otros.

2.1.4 SISTEMA DE CONTABILIDAD

Un sistema de contabilidad, consta de un proceso contable, el cual abarca todas
las fases por las que pasa la contabilidad, desde que la transaccin comercial es
efectuada hasta que los estados financieros son entregados al usuario. El asiento
de una transaccin comercial bajo un sistema de contabilidad manual, requiere
que el registro se haga fsicamente en los libros de la contabilidad.

- 20 -

2.1.4.1

LOS LIBROS DE CONTABILIDAD.

PRINCIPALES Y AUXILIARES.

REQUISITOS LEGALES: HABILITACIN Y AUTORIZACIN

LOS LIBROS DE CONTABILIDAD: son un conjunto de hojas con rayados
especiales que se utilizan para el registro de los eventos, acontecimientos,
operaciones, situaciones, etc. que se producen en una empresa durante el
desarrollo de sus actividades mercantiles. La contabilidad, adems de poderse
llevar en libros, tambin puede llevarse por procedimientos mecanizados, en hojas
sueltas, fichas, en computadoras o por cualquier otro sistema, siempre que
permita su anlisis y fiscalizacin. Los libros deben mantenerse en el domicilio
fiscal del contribuyente o en la oficina del contador, debiendo este ltimo estar
debidamente registrado en la Superintendencia de Administracin Tributaria.
LIBROS PRINCIPALES DE CONTABILIDAD: son los libros imprescindibles que
deben llevar todos los comerciantes / contribuyentes, siempre que su activo
exceda de Q25,000.00, ya que de lo contrario no est obligado a llevarlos. (35: 91)
El Cdigo de Comercio en su artculo 368 Contabilidad y registros indispensables
dicta: Los comerciantes estn obligados a llevar su contabilidad en forma
organizada, de acuerdo con el sistema de partida doble y usando principios de
contabilidad generalmente aceptados. Al efecto debern llevar, cuando menos,
los siguientes libros y registros: 1. Inventario, 2. De primera entrada o libro diario,
3. Mayor o centralizador, 4. De estados financieros. Adems, podrn utilizar
otros que estimen necesarios por exigencias contables o administrativas o en
virtud de otras leyes especiales.

Tambin podrn llevar la contabilidad por

procedimientos mecanizados, en hojas sueltas, fichas o por cualquier otro sistema,

siempre que permita su anlisis y fiscalizacin (35: 91).
Asimismo, de conformidad con el artculo 37 de la Ley del IVA, tambin se
consideran en nuestro pas como libros obligatorios los de compras y servicios
recibidos y ventas y servicios prestados (31: 22).

- 21 -

LIBROS AUXILIARES DE CONTABILIDAD: son libros que las empresas utilizan

de acuerdo a sus necesidades. Estos libros no son ordenados por ninguna ley,
por lo tanto no existe la obligacin de llevarlos; sin embargo, son de mucha
utilidad, ya que la informacin que proporcionan sirve de base para operar algunos
libros principales, as como para hacer comparaciones con algunas cuentas.
Ejemplo de estos libros son: Libro de Caja, Bancos, Cuentas por cobrar, Clientes,
Prstamos, Deudores de cuentas por cobrar,

Proveedores, Acreedores,

Documentos por cobrar, Documentos por pagar, etc.

HABILITACIN DE LIBROS:

Antes de hacer uso de los 6 libros principales

indicados

deben

anteriormente,

se

Administracin Tributaria (SAT).

habilitar

en

la

Superintendencia

de

Este acto consiste en llenar un formulario

proporcionado por SAT junto con los 6 libros y pagar Q0.50 por cada hoja por
concepto de habilitacin. Para comprobar que los libros fueron habilitados, la
SAT les adhiere una calcomana y un sello que le estampan en la primera y ltima
pginas de cada libro. La informacin que contiene la calcomana es la siguiente:
9 Nombre del libro
9 Nmero de folios habilitados
9 Nombre o razn social
9 Direccin
9 NIT
9 Nmero de resolucin
9 Fecha
9 Nmero correlativo de calcomana
AUTORIZACIN: De igual forma, antes de hacer uso de los cuatro primeros
libros (inventarios, diario, mayor y estados financieros), debe solicitarse su
autorizacin al Registro Mercantil por medio de un escrito, ya que no tiene
formulario para dicho acto. Por la autorizacin se pagan Q0.15 por cada hoja. La
autorizacin de los libros indicados, consiste tambin en dos calcomanas que se
adhieren en la primera y ltima pginas de cada libro.

- 22 -

Cabe mencionar que las Cooperativas no son entidades mercantiles por lo que
estn exentas de llenar este requisito; sin embargo, como se indica en el captulo I
de esta tesis (Pg. 08), segn la Ley General de Cooperativas, los libros contables
deben ser autorizados por el ente fiscalizador, INGECOP, segn lo exige el
artculo 27 de la citada ley. Al momento de hacer el presente estudio, no hay
cobro alguno por la autorizacin de los libros de las Cooperativas.

2.1.4.2

ETAPAS O FASES DEL PROCESO CONTABLE

INVENTARIO: cuando una empresa inicia sus operaciones mercantiles, el primer

asiento se hace en el libro de inventarios, es decir se elabora un inventario, el cual
contiene el registro detallado de todos los activos, pasivos y capital de la empresa.
BALANCE GENERAL DE APERTURA: despus de elaborado el inventario, con
base en el resumen del mismo, se asienta en el libro de estados financieros un
Balance General de Apertura, el cual contendr en forma clasificada, las cuentas
de activo, pasivo y capital contable. Este balance se hace para cumplir con lo
ordenado por el artculo 374 del Cdigo de Comercio. (35: 92)
PARTIDAS DE DIARIO: con base en el Balance General de Apertura, se asienta
en el libro diario, la partida nmero uno o partida de apertura, cargando todas las
cuentas de activo y abonando todas las cuentas de pasivo y capital contable.
Posteriormente, se van registrando las dems partidas conforme se van
efectuando las transacciones comerciales,

siempre que las mismas estn

documentadas.
MAYORIZACIN DE LAS PARTIDAS DE DIARIO: las cuentas de las partidas de
diario se trasladan al libro mayor, en la misma forma que dichas cuentas estn en
el libro diario; es decir, si la cuenta est en el debe en el libro diario, se traslada

- 23 -

al debe del libro mayor y si la cuenta est en el haber en el libro diario, se

traslada al haber del libro mayor.
BALANCE DE COMPROBACIN: mensualmente, con base en el libro mayor, se
elabora en el libro de estados financieros, un balance de comprobacin, el cual se
hace a cuatro columnas, la primera se llama DEBE la segunda HABER, la
tercera DEUDOR y la cuarta ACREEDOR.

Las primeras dos columnas se

utilizan para asentar la suma mensual del debe y del haber de cada cuenta en
el libro mayor. Las ltimas dos columnas, se utilizan para asentar el saldo deudor
o acreedor de la cuenta, es decir, se establece la diferencia entre el debe y el
haber de cada cuenta, si el debe es mayor que el haber, el saldo es deudor.
Si el haber es mayor que el debe, el saldo es acreedor.
ESTADOS FINANCIEROS: con base en el ltimo balance de comprobacin, se
asientan en el mismo libro los estados financieros bsicos, denominados: Estado
de Resultados, Balance General y Estado de Flujo de Efectivo.
PARTIDAS DE LIQUIDACIN Y CIERRE: para terminar el proceso contable, con
base en el Estado de Resultados y el Balance general, se asientan en el libro
diario unas partidas que se llaman partidas de liquidacin y cierre, las que al
mayorizarlas hacen que el debe y el haber de cada cuenta en el libro mayor
sumen exactamente lo mismo, con lo cual unas cuentas quedan liquidadas y otras
quedan cerradas. Las cuentas que quedan liquidadas o eliminadas que son las
del Estado de Resultados, aparecern algunas en el siguiente ejercicio contable
conforme el mismo vaya avanzando ya que generalmente vuelven a tener
movimiento. Las cuentas que quedan cerradas, que son las del Balance General,
se abrirn todas de nuevo desde el primer da en que se inicie el nuevo ejercicio.

- 24 -

2.2 CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA CONTABLE

A continuacin se describen las caractersticas mnimas que debe contener la
informacin contable:

Exacta
Verdadera y fidedigna
Responder con exactitud a los datos Los registros e informes deben expresar la real
consignados en los documentos originales situacin de los hechos.
(facturas, cheques y otros)
Clara
Referida a un nivel
La informacin debe ser presentada de tal forma Elaborada segn el destinatario.
que su contenido no induzca a error y
comprendida por el comn de los miembros de
la empresa.
Econmica
Con un costo inferior al beneficio que reporta.

Oportuna
Que est disponible al momento en que se
requiera su informacin.

2.2.1 PRESENTACIN RAZONABLE Y CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS

INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD
Por relacionarse con el tema investigado, a continuacin se presentan los prrafos
del 13 al 16 de la Norma Internacional de Contabilidad No. 1 (NIC 1), emitida por
el IASB (International Accounting Standards Board), actualmente vigentes en
Guatemala, la cual dicta: (13) Los estados financieros reflejarn razonablemente,
la situacin, el desempeo financiero y los flujos de efectivo de la entidad. Esta
presentacin razonable exige proporcionar la imagen fiel de los efectos de las
transacciones, as como de otros eventos y condiciones, de acuerdo con las
definiciones y los criterios de reconocimiento de activos, pasivos, ingresos y
gastos fijados en el Marco Conceptual (de la norma citada). Se presume que la
aplicacin de las NIIF, acompaada de informacin adicional, cuando sea preciso,
dar lugar a estados financieros que proporcionen una presentacin razonable.
(14) Toda entidad cuyos estados financieros cumplan con las NIIF efectuar, en
las notas, una declaracin explcita y sin reservas, de dicho cumplimiento. En los

- 25 -

estados financieros no se declarar que se cumplen las NIIF a menos que

aquellos cumplan con todos los requisitos de stas.
(15) En la prctica totalidad de los casos, la presentacin razonable se alcanzar
cumpliendo con las NIIF aplicables. Esta presentacin razonable tambin requiere
que la entidad:
a)

Seleccione y aplique las polticas contables de acuerdo con la NIC 8

Polticas Contables, Cambios en las Estimaciones Contables y Errores.
En la NIC 8 se establece una jerarqua normativa, a considerar por la
gerencia en ausencia de una Norma o Interpretacin que se aplique
especficamente a una partida.

b)

Presente la informacin, incluida la referente a las polticas contables, de

manera que sea relevante, fiable, comparable y comprensible.

c)

Suministre informacin adicional cuando los requisitos exigidos por las

NIIF resulten insuficientes para permitir a los usuarios comprender el
impacto de determinadas transacciones, as como de otros eventos o
condiciones, sobre la situacin y el desempeo financieros de la entidad.

(16) Las polticas contables inadecuadas no quedarn legitimadas por el hecho de

dar informacin acerca de las mismas, ni tampoco por la inclusin de notas u otro
material explicativo al respecto. (10: 314 - 315)

2.2.1.1

HIPTESIS DE NEGOCIO EN MARCHA

Al elaborar los estados financieros, la gerencia evaluar la capacidad que tiene la

entidad para continuar en funcionamiento. Los estados financieros se elaborarn
bajo la hiptesis de negocio en marcha, a menos que la gerencia pretenda liquidar
la entidad o cesar en su actividad, o bien no exista otra alternativa ms realista
que proceder de una de estas formas. Cuando la gerencia, al realizar esta
evaluacin, sea consciente de la existencia de incertidumbres importantes,

- 26 -

relativas a eventos o condiciones que pueden aportar dudas significativas sobre la

posibilidad de que tal entidad siga funcionando normalmente, proceder a
revelarlas en los estados financieros. En el caso de que los estados financieros
no se elaboren bajo la hiptesis de negocio en marcha, tal hecho ser objeto de
revelacin explcita, junto con las hiptesis alternativas sobre las que han sido
elaboradas, as como las razones por las que la entidad no puede ser considerada
como un negocio en marcha. (10: 316)

2.2.1.2

BASE CONTABLE DE ACUMULACIN (O DEVENGO)

Salvo en lo relacionado con la informacin sobre flujos de efectivo, la entidad

elaborar sus estados financieros utilizando la base contable de acumulacin (o
devengo).
Cuando se emplea la base contable de acumulacin (o devengo), las partidas se
reconocern como activos, pasivos, patrimonio neto, ingresos y gastos (los
elementos de los estados financieros), cuando satisfagan las definiciones y los
criterios de reconocimiento previstos en el Marco Conceptual para tales
elementos. (10: 317)

2.2.1.3

UNIFORMIDAD EN LA PRESENTACIN

La presentacin y clasificacin de las partidas en los estados financieros se

conservar de un perodo a otro, a menos que:
a)

Tras un cambio en la naturaleza de las actividades de la entidad o una

revisin de sus estados financieros, se ponga de manifiesto que sera
ms apropiada otra presentacin u otra clasificacin, tomando en
consideracin los criterios para la seleccin y aplicacin de polticas
contables de la NIC 8; o

b)

Una Norma o Interpretacin requiera un cambio en la presentacin. (10:

317, 318)

- 27 -

2.2.1.4

MATERIALIDAD O IMPORTANCIA RELATIVA Y AGRUPACIN DE

DATOS

Cada clase de partidas similares, que posea la suficiente importancia relativa,

deber ser presentada por separado en los estados financieros. Las partidas de
naturaleza o funcin distinta debern presentarse separadamente, a menos que
no sean materiales.
La aplicacin del concepto de materialidad o importancia relativa implica que no
ser necesario cumplir un requerimiento de informacin especfico, de una Norma
o de una Interpretacin, si la informacin correspondiente careciese de
materialidad o importancia relativa. (10: 318)

2.2.1.5

COMPENSACION

No se compensarn activos con pasivos, ni ingresos con gastos, salvo cuando la

compensacin sea requerida o est permitida por alguna Norma o Interpretacin.
(10: 318)

2.2.1.6

INFORMACIN COMPARATIVA

A menos que una Norma o Interpretacin permita o requiera otra cosa, la

informacin comparativa, respecto del perodo anterior, se presentar para toda
clase de informacin cuantitativa incluida en los estados financieros.

La

informacin comparativa deber incluirse tambin en la informacin de tipo

descriptivo y narrativo, siempre que ello sea relevante para la adecuada
comprensin de los estados financieros del perodo corriente.
Cuando se modifique la forma de presentacin o la clasificacin de las partidas de
los estados financieros, tambin se reclasificarn los importes correspondientes a
la informacin comparativa, a menos que resultase impracticable hacerlo. Cuando
los importes comparativos se reclasifiquen, la entidad deber revelar:
a)
b)

La naturaleza de la reclasificacin;
El importe de cada partida o grupo de partidas que se han reclasificado;
y,

- 28 -

c)

El motivo de la reclasificacin.

Cuando la reclasificacin de los importes comparativos resulte impracticable, la

entidad deber revelar:
a)

El motivo para no reclasificar los importes; y,

b)

La naturaleza de los ajustes que tendran que haberse efectuado si los

importes hubieran sido reclasificados (10: 319, 320).

2.2.2 POLITICAS CONTABLES

Segn la definicin de la Norma Internacional de Contabilidad (NIC) # 8, Polticas
Contables son los principios, bases, acuerdos, reglas y procedimientos
especficos adoptados por la entidad en la elaboracin y presentacin de sus
estados financieros. (10: 393) A continuacin se transcriben los prrafos 10 y 11
de la norma en mencin, los cuales indican:
10. En

ausencia

de

una

Norma

Interpretacin

que

sea

aplicable

especficamente a una transaccin o a otros hechos o condiciones, la

gerencia deber usar su juicio en el desarrollo y aplicacin de una poltica
contable, a fin de suministrar informacin que sea:
a)

Relevante para las necesidades de toma de decisiones econmicas de

los usuarios; y,

b)

Fiable, en el sentido de que los estados financieros:

(i)

presenten

de

forma

fidedigna

la

situacin

financiera,

el

desempeo financiero y los flujos de efectivo de la entidad;

(ii)

reflejen la esencia econmica de las transacciones, otros eventos

y condiciones, y no simplemente su forma legal;

(iii)

sean neutrales, es decir libres de prejuicios o sesgos;

(iv)

sean prudentes; y,

(v)

estn completos en todos sus extremos significativos.

- 29 -

11.

Al realizar los juicios descritos en el prrafo 10, la gerencia deber referirse, en

orden descendente, a las siguientes fuentes y considerar su aplicabilidad:

a) los requisitos y directrices establecidos en las Normas e Interpretaciones

que traten temas similares y relacionados; y,
b) las definiciones, as como los requisitos de reconocimiento y medicin,
establecidos para activos, pasivos, ingresos y gastos en el Marco
Conceptual.
Al realizar los juicios descritos en el prrafo 10, la gerencia podr considerar
tambin los pronunciamientos ms recientes de otras instituciones emisoras de
normas, que empleen un marco conceptual similar al emitir normas contables, as
como otra literatura contable y las prcticas aceptadas en los diferentes sectores
de la actividad, en la medida que no entren en conflicto con las fuentes sealadas
en el prrafo 11. (10: 395, 396)

2.2.2.1

UNIFORMIDAD DE LAS POLTICAS CONTABLES

La entidad seleccionar y aplicar sus polticas contables de manera uniforme

para transacciones, otros eventos y condiciones que sean similares, a menos que
una Norma o Interpretacin exija o permita especficamente establecer categoras
de partidas para las cuales podra ser apropiado aplicar diferentes polticas. Si
una Norma o Interpretacin exige o permite establecer esas categoras, se
seleccionar una poltica contable adecuada y se aplicar de manera uniforme a
cada categora. (10: 396)

- 30 -

2.2.2.2

CAMBIOS EN POLTICAS CONTABLES

La entidad cambiar una poltica contable slo si tal cambio:

a)

es requerido por una Norma o interpretacin; o,

b)

lleva a que los estados financieros suministren informacin ms fiable y

relevante sobre los efectos de las transacciones, otros eventos o condiciones
que afecten a la situacin financiera, el desempeo financiero o los flujos de
efectivo de la entidad. (10: 397)

Los usuarios de los estados financieros tienen la necesidad de poder comparar

los estados financieros de una entidad a lo largo del tiempo a fin de identificar
tendencias en su situacin financiera, desempeo financiero y flujos de efectivo.
En consecuencia, se aplicarn las mismas polticas contables dentro de cada
perodo, as como de un perodo a otro, excepto si se presentase algn cambio en
una poltica contable que cumpliera alguno de los criterios de los incisos a) b)
anteriores.
Las siguientes situaciones no constituyen cambios en las polticas contables:
a)

La aplicacin de una poltica contable para transacciones, otros eventos

o condiciones que difieren sustancialmente de aquellos que han ocurrido
previamente; y

b)

La aplicacin de una nueva poltica contable para transacciones, otros

eventos o condiciones que no han ocurrido anteriormente, o que, de ocurrir,
carecieron de materialidad.(10: 397)

2.2.2.3

NORMATIVA PRUDENCIAL

Las cooperativas de ahorro y crdito tienen sus propias polticas y reglamentos de

crdito creados para mantener una buena administracin. La cooperativa sobre la
que se realiza la presente tesis, no es la excepcin; sin embargo, existen normas
de aplicacin general incluidas en la Normativa Prudencial relacionadas con la

- 31 -

Administracin del Crdito.

Es conveniente aclarar que esta normativa es de

observancia obligatoria para todas las Cooperativas de Ahorro y Crdito

guatemaltecas que pertenecen a la FENACOAC. La Cooperativa sobre la que se
basa el presente estudio, no pertenece a FENACOAC, no obstante es conveniente
conocer algunas de las disposiciones que contiene la Normativa Prudencial con
relacin a los crditos:
a)

No se pueden otorgar a no asociados de la Cooperativa. Cualquier crdito

que no cumpla con esta norma, deber crersele estimacin para prstamos
incobrables por el equivalente al 100% del crdito concedido.

b)

Queda prohibido a las Cooperativas el otorgamiento explcito de crditos

para cancelar crditos morosos en otras instituciones.

c)

Las Cooperativas aprobarn sus crditos, en los montos, plazos y formas de

pago, en funcin al destino del crdito y la fuente de ingresos del deudor.

d)

La Cooperativa puede hacer novaciones o prrrogas a crditos morosos,

siempre y cuando se encuentren cancelados completa y efectivamente los
intereses adeudados. En los casos establecidos en la Poltica de Crditos,
en los cuales se capitalicen los intereses, se deber utilizar el procedimiento
establecido en el siguiente inciso.

e)

Si se capitalizan intereses devengados no pagados en una renovacin,

refinanciamiento o en la concesin de nuevos crditos, para resolver el
problema de pago de un asociado, los intereses devengados se debern
registrar como productos en forma proporcional y en el momento en que se
realicen los pagos de capital efectuados al crdito.

f)

Cualquier pago de crditos que se reciba con cheques que resulten

rechazados por el banco liberado, cualquiera que sea su causa, deber ser
revertida la operacin contable de la disminucin del crdito.

g)

La Cooperativa deber tener un control auxiliar de los crditos de los

asociados, el cual mensualmente determinar el nivel de concentracin total
y por el destino de los crditos.

- 32 -

h)

La Cooperativa deber tener una poltica respecto a los requerimientos de

garantas reales en funcin del monto de crdito solicitado. El monto de
crdito a otorgar no deber exceder del 70% del valor del avalo.

i)

Las Cooperativas efectuarn un avalo tcnico siguiendo el criterio bancario,

para determinar el valor de un bien ofrecido en garanta para el otorgamiento
de un crdito; para el efecto, deber incluir y desarrollar en la poltica de
crdito, un captulo diferente a las polticas de avalo.

Es de aclarar que la Cooperativa sujeta a estudio, toma en consideracin algunos

de los aspectos aqu mencionados.

2.2.3 COSTO DE PRODUCIR INFORMACIN CONTABLE

Los sistemas contables deben ser efectivos en trminos de costos, es decir, el
valor de la informacin producida debe exceder el costo de producirla.
El alcanzar el control, la compatibilidad y la flexibilidad cuesta dinero.

Estos

costos reducen la utilidad neta de una compaa, por eso los administradores
deben, por lo general, arreglrselas con menos que con el sistema de informacin
contable perfecto.

Ellos buscan un sistema que ofrezca beneficios mximos al

mnimo costo, esto es, una favorable relacin costo/beneficio. (5: 7)

2.2.4 FUNCIONES BSICAS DE UN SISTEMA CONTABLE

Al desarrollar informacin sobre la posicin financiera de un negocio y los
resultados de sus operaciones, cada sistema contable realiza las siguientes
funciones bsicas:
1.

Interpreta y registra los efectos de las transacciones de negocios.

2.

Clasifica los efectos de transacciones similares de tal forma que permita la

determinacin de los diversos totales y subtotales de utilidad para la
gerencia y utilizados en los informes de contabilidad.

- 33 -

3.

Resume y transmite la informacin contenida en el sistema a quienes

toman decisiones.

Las diferencias en los sistemas contables surgen principalmente de la forma y

velocidad con la cual se llevan a cabo estas funciones.

Un sistema contable

manual, puede ser muy til para ilustrar los conceptos bsicos de contabilidad,
pero es muy lento y dispendioso para satisfacer las necesidades de la mayora de
las organizaciones de negocios. En un negocio grande, las transacciones pueden
ocurrir a una tasa de muchos cientos o miles por hora. Para mantener el ritmo de
un flujo tan rpido de informacin contable, estas compaas deben utilizar
sistemas contables que, en su mayora, estn computarizados. Muchos negocios
pequeos continan utilizando sistemas contables manuales, pero los modifican
para satisfacer sus necesidades en la forma ms eficiente posible (5: 14)

2.3 SISTEMA DE CONTABILIDAD MANUAL/ MECNICO

La contabilidad de una empresa, entidad o negocio se puede llevar de manera
manual y se desarrolla de esta forma al menos en un alto porcentaje, aunque se
utilizan algunas mquinas sumadoras o calculadoras. La mayora de los trabajos
son realizados de forma manual, desde el asiento de una partida contable y los
registros auxiliares que esta conlleve, hasta la realizacin de los estados
financieros; en estos sistemas, el factor hombre es la base. La mayor debilidad de
los sistemas manuales es que se vuelven lentos cuando se trata de procesar
grandes cantidades de informacin, en cuyo caso sera necesario el uso de gran
nmero de personas y de espacio fsico.
Un sistema manual tambin puede ser mecnico debido a que el proceso de
registro de las transacciones contables debe llevar un orden secuencial y lgico,
es decir, la contabilidad solamente permite registrar eventos o transacciones bajo
un adecuado orden. Por ejemplo: Una factura de compra, debe ser ingresada a la
contabilidad a travs de una partida contable que debe registrarse en el Libro

- 34 -

Diario, para luego ser trasladada al Libro Mayor, seguidamente se debe registrar
en el estado financiero llamado Flujos de Efectivo,

finalmente debe ser

registrada en el Estado de Resultados para reflejar su impacto en el giro del

negocio. (40)

2.4 SISTEMA DE CONTABILIDAD COMPUTARIZADO

La importancia de la contabilidad computarizada es que es ms veloz ya que por
medio de la creacin del software o programas creados en el computador se
pueden realizar labores hasta antes propias de los contadores.
Se puede proporcionar informacin con mayor rapidez que uno manual, porque la
computadora realiza en forma instantnea tareas que consumen mucho tiempo
cuando se hacen en forma manual.
Se puede manejar un volumen de operaciones mayor, se reduce mucho el nmero
de errores, porque la computadora hace los clculos con mayor exactitud que un
ser humano.
El uso de la computadora asegura cada asiento con exactitud, esto evita errores,
como el doble pase, el pase a una cuenta equivocada, pasar un dbito como un
crdito o viceversa y pasar una cantidad equivocada.
En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden producir
automticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes
Especiales que ayuden a la administracin a tomar decisiones.

Mediante la

contabilidad computarizada la labor del contador es prcticamente intelectual. El

contador nada mas deber asegurarse de que la configuracin y entrada de una
transaccin sean conectadas, el sistema har el resto. (39: 8)

- 35 -

2.5 PROCESAMIENTO DE INFORMACIN CONTABLE POR MEDIO DE

PROCESAMIENTO ELECTRNICO DE DATOS (PED)
La mayora de los sistemas paquetes, para el rea contable, estn preparados
para trabajar en dos formas diferentes:
a. Independientes
b. Interactivos en red (Integrados)

2.5.1 SISTEMAS INDEPENDIENTES

Un sistema independiente es aqul que no esta interconectado o integrado a
ningn otro sistema. Por ejemplo: un sistema de crditos, controla nicamente los
crditos; uno de inventarios controla solamente los inventarios. No es necesario
informarle si una venta se realiz de contado o al crdito puesto que ese sistema
nada tiene que ver con el control de efectivo o con los clientes de la empresa. Un
sistema de contabilidad industrial, controlar los costos de produccin, pero no el
aumento o disminucin del capital social de la empresa, el cual se registrar en el
sistema de contabilidad general. Un sistema para el control de bancos y
conciliaciones bancarias, no podr controlar una compra de activos fijos, ni las
depreciaciones que deber soportar una compra de activos fijos, ni las
depreciaciones que deber soportar ese tipo de activo, etc.
2.5.2

SISTEMAS INTEGRADOS

El avance espectacular en la tecnologa de los denominados discos duros y de los

microprocesadores, ha convertido a las denominadas computadoras personales
en pequeos y gigantes con una gran capacidad de almacenamiento
(normalmente entre 512 MB y 1GB) y ha permitido el trabajo de multiusuarios con
base en las denominadas redes de micros.

- 36 -

2.5.2.1

COMPUTACION CLIENTE / SERVIDOR

La computacin cliente / servidor es una estrategia de uso de redes que se basa

en el concepto de que algunas funciones se manejan de manera ptima
localmente y otras se manejan mejor en un sitio central. Por tanto, la computacin
cliente / servidor es una combinacin del enfoque de tiempo compartido
(consistente en una sola computadora compartida por varios usuarios que
obtienen acceso a travs de terminales), caracterizado por el uso central y el
enfoque de procesamiento distribuido, que hace hincapi en el uso local. En la
computacin cliente / servidor, puede intervenir redes de rea amplia, pero la
configuracin por lo regular consiste en una o ms LAN (Local Area Network)
interconectadas fsica, satelital o remotamente.
La red que actualmente est generando ms inters es la LAN, conformada por
estaciones de trabajo situadas en las oficinas de los usuarios. Una estacin de
trabajo es una configuracin micro adaptada a las necesidades del usuario. Cada
estacin de trabajo se usa como mquina autnoma, pero tambin puede acceder
a dispositivos de almacenamiento o de salida, llamados perifricos (por ejemplo
una impresora, un escner y una unidad de disco duro), que estn en otros puntos
de la red. Los perifricos son controlados por otra microcomputadora llamada
servidor de red o servidor de archivos.
conectadas al servidor por medio de un bus.
longitud limitada. (14: 291, 292)

- 37 -

Las estaciones de trabajo estn

Un bus es un solo circuito de

CAPITULO III

CONTROL INTERNO COMO HERRAMIENTA DE SISTEMATIZACIN

3.1

CONTROL INTERNO

3.1.1 DEFINICION
El Sistema de Control Interno, significa todas las polticas y procedimientos
adoptados por la administracin de una empresa para ayudar a lograr el objetivo
de asegurar, tanto como sea factible, la conduccin ordenada y eficiente de su
negocio, incluye adhesin a polticas administrativas, salvaguarda de activos,
prevencin y deteccin de fraude y error, precisin e integridad de registros
contables y oportuna preparacin de informacin financiera confiable. (20: 53)
Aunque esta definicin es bastante general, estas normas cubren tambin el
procesamiento de datos por computadora.
Los controles internos se consideran generalmente superiores a otros mtodos de
control porque:
9 Son automticos y continuos.
9 Usualmente constituyen una forma econmica de control.
9 Son fuertes pues es preciso que varias personas se pongan de
acuerdo para evitarlos.
El Contador Pblico y Auditor debe asegurarse que los controles internos incluyan:
1.

Adecuada segregacin de funciones al iniciar y autorizar una transaccin;

2.

Procedimientos de documentacin;

3.

Registro de transacciones;

4.

Custodia de activos resultantes;

5.

Instalaciones que den seguridad para su mantenimiento y salvaguarda;

6.

Pliza de seguros; y

7.

Planificacin y ejecucin de supervisin peridica.

- 38 -

Un elemento importante del control interno, es la adecuada segregacin de

funciones para la elaboracin, revisin y autorizacin de transacciones, contando
con evidencia escrita.
El control interno se divide a su vez en Control Interno Contable que consiste en
los mtodos, procedimientos y plan de organizacin que se refieren sobre todo a
la proteccin de los activos y a asegurar que las cuentas y los informes financieros
sean confiables; y, Control Interno Administrativo, cuyos procedimientos y
mtodos se relacionan sobre todo con las operaciones de una empresa y con las
directivas polticas e informes administrativos.

3.1.2 IMPORTANCIA
Permite el manejo adecuado de los bienes,

funciones e informacin de una

empresa determinada, con el fin de generar una indicacin confiable de su

situacin y sus operaciones en el mercado(20: 53, 54)

3.2

ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO

Para efectos de una auditoria de estados financieros, la estructura de control

interno de una entidad, consiste en los siguientes elementos:

Ambiente de

Control, Sistema Contable y Procedimientos de Control (20: 54)

3.2.1 AMBIENTE DE CONTROL

El ambiente de control representa el efecto colectivo de varios factores en
establecer, realzar o mitigar, la efectividad de procedimientos y polticas
especficas. Tales factores incluyen lo siguiente:
-

La filosofa y estilo de operacin de la gerencia.

Estructura organizacional de la entidad.

Funcionamiento del consejo de administracin y sus comits, en particular el

comit de auditoria.

- 39 -

Mtodos de control administrativo para supervisar y dar seguimiento al

desempeo, incluyendo auditoria interna.

Polticas y prcticas del personal.

Diferentes influencias externas que afectan las operaciones y prcticas de

una entidad, tales como exmenes de organismos regulatorios bancarios.

El ambiente de control refleja actitud, conciencia y acciones en general, del

consejo de administracin, la gerencia, los dueos y otros, en relacin a la
importancia de control y su incidencia en la entidad.

3.2.2 SISTEMA CONTABLE

El sistema contable consiste en los mtodos y registros establecidos para
identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar e informar las transacciones de una
entidad, as como mantener la contabilizacin del activo y pasivo que le es
relativo.
Un sistema contable efectivo toma en cuenta el establecimiento de mtodos y
registros que:
-

Identifican y registran todas las transacciones vlidas.

Describan oportunamente todas las transacciones con suficiente detalle

para permitir la adecuada clasificacin de las mismas, para incluirse en la
informacin financiera.

Cuantifican el valor de las operaciones de modo que se registre el valor

monetario adecuado en los estados financieros.

Determinan el perodo en que las transacciones ocurren permitiendo

registrarlas en el perodo contable apropiado.

Presentan debidamente las transacciones y revelaciones correspondientes

en los estados financieros.

- 40 -

3.2.3

LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

Los procedimientos de control son aquellos procedimientos y polticas adicionales

al ambiente de control y del sistema contable, establecidos por la gerencia para
proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos especficos de
la entidad.

Los procedimientos de control incluyen diferentes objetivos y se

aplican a diferentes niveles organizativos y de procesamiento de datos. Asimismo,

podrn integrarse a componentes especficos del ambiente de control y del
sistema contable.

Por lo general, podran catalogarse como procedimientos

correspondientes a:
-

Debida autorizacin de transacciones y actividades.

Segregacin de funciones que disminuyen las oportunidades para cualquier

persona de estar en posibilidades de tanto perpetrar, como ocultar errores u
obligaciones en el curso normal de sus funciones, asignando a diferentes
personas las responsabilidades de autorizar las transacciones, registrarlas y
custodiar activos.

Diseo y uso de los documentos y registros apropiados para ayudar a

asegurar el registro adecuado de transacciones y hechos, tales como vigilar el
uso de documentos de embarque foliados.

Dispositivos de seguridad adecuados sobre el acceso y uso de activos y

registros, tales como instalaciones aseguradas y autorizacin para acceso a
los programas de cmputo y los archivos de datos.

Arqueos independientes de desempeo y evaluacin debida de cifras

registradas, tales como arqueos administrativos, conciliaciones, comparacin
entre

activos

contabilidad

registrada,

controles

programados

en

computadora, revisin administrativa de informes que resumen el detalle de

los saldos de cuentas. (Por ejemplo, un listado por antigedades de saldos
de cuentas por cobrar) y revisin de usuarios de informes generados por
computadora (20: 54 - 56).

- 41 -

3.3 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

Los principales objetivos del control interno son:
a)

La obtencin de informacin financiera correcta y confiable, promoviendo la

proteccin, confiabilidad, oportunidad y veracidad de la captacin de datos, su
procesamiento y emisin de resultados;

b)

La proteccin de los activos de la entidad, estableciendo la seguridad de los

mismos, a travs de vigilar y evaluar su adquisicin, utilizacin y resguardo,
permitiendo su ptimo aprovechamiento en la empresa;

c)

La promocin de eficiencia de operacin y adhesin a las polticas de la

empresa,

implementando

mtodos,

tcnicas

procedimientos

que

contribuyan a la mejor realizacin de las operaciones y requerimientos de la

empresa;
d)

Establecer y hacer cumplir las normas y polticas de la empresa a travs de la

supervisin; y

e)

Establecer acciones necesarias para el adecuado diseo e implementacin de

sistemas computarizados.

3.4

MTODOS DE EVALUACIN DE CONTROL INTERNO

El Contador Pblico y Auditor debe entender los sistemas para poder evaluarlos.
El control interno de sistemas puede evaluarse a travs de ciertas tcnicas,
mtodos y procedimientos; que van desde los tradicionales en la prctica de
auditoria hasta especializados en el rea de sistemas, que tambin son utilizados
por analistas y diseadores de sistemas.

Estos se clasifican en tres grandes

grupos: 1) Instrumentos de recopilacin de informacin;

2)

Tcnicas

de

evaluacin aplicables a los sistemas computarizados y 3) Tcnicas especiales de

sistemas computarizados.

- 42 -

3.4.1 INSTRUMENTOS DE RECOPILACIN DE INFORMACIN

La primera actividad que el Contador Pblico y Auditor debe realizar, es la
recopilacin de informacin sobre el aspecto que va a auditar; con el objeto de
analizar los resultados y emitir un juicio. Los instrumentos que puede utilizar son
los siguientes: a) Entrevista; b) Cuestionarios; c) Observacin; d) Inventarios y
e)

Muestreo.

La inadecuada prctica en la recopilacin de informacin,

entendida como comunicacin, ha originado que muchos profesionales de la

contadura pblica y auditora y ejecutivos financieros administrativos,
encuentren algunas limitaciones en el ejercicio de sus actividades.

3.4.1.1

ENTREVISTA

Es la recopilacin de informacin que se realiza en forma directa, en la que el

Contador Pblico y Auditor interroga, investiga y confirma directamente con el
entrevistado sobre los aspectos que se auditan, al utilizar una gua de entrevistas
que contiene una serie de preguntas. Un requisito esencial es evitar el rechazo y
resistencia del entrevistado.

3.4.1.2

CUESTIONARIOS

Permiten recopilar gran cantidad de informacin, debido a que contienen

preguntas sencillas cuyas respuestas no implican ninguna dificultad. Su aplicacin
es de carcter impersonal y libre de influencias y compromisos para el
entrevistado.

Este mtodo recuerda las caractersticas posibles de control y

destaca aquellas que no existen y que es necesario disear e implementar. Al

final, debe emitirse una conclusin sobre las respuestas obtenidas.

3.4.1.3

OBSERVACIN

Permite recolectar directamente la informacin necesaria sobre el comportamiento

del sistema computarizado de la empresa, actividades y operaciones relacionadas
con el mismo.

La funcin principal del Contador Pblico y Auditor es observar el

- 43 -

funcionamiento de lo que evala. A continuacin ejemplos de su uso en auditoria

de sistemas: a) Directa; b) Indirecta; c) Participativa y d) Introspeccin.

3.4.1.3.1 OBSERVACIN DIRECTA

Es cuando el Contador Pblico y Auditor entra en contacto directo con el
fenmeno y analiza su comportamiento:
9 Observar la forma en que ingresan los usuarios al centro de cmputo, a fin
de conocer las medidas de seguridad establecidas.
9 Observar a los usuarios su forma de utilizar el sistema.
9 La observacin (monitoreo) hecha por el administrador de una red acerca
del trabajo que realizan los usuarios con el sistema, a fin de validar las
bases de datos, privilegios y restricciones.

3.4.1.3.2 OBSERVACIN INDIRECTA

Se efecta sin tener contacto directo con el objeto observado:
9 Monitoreo de actividades de usuarios en una red.
9 Seguimiento de las fases de desarrollo de un nuevo sistema; no se evala
el desarrollo sino las fases terminadas.
9 Pruebas de escritorio para corroborar la programacin adecuada de un
sistema.
9 Estudio paralelo de adquisicin de equipo de cmputo.

3.4.1.3.3 OBSERVACIN PARTICIPATIVA

En sta el Contador Pblico y Auditor tiene la oportunidad de formar parte del
fenmeno observado o sistema como si fuera un integrante del mismo. Disea
algunos experimentos con el propsito de conocer el comportamiento del sistema
bajo ciertas condiciones. A continuacin algunos ejemplos:
9 Procesamiento del sistema con datos ficticios.
9 Modificacin de operaciones y rutinas bsicas de proceso, para evaluar
repercusiones de cambios en el sistema; siempre que se tomen medidas
pertinentes como el respaldo del programa original.

- 44 -

3.4.1.3.4 INTROSPECCIN
Es el examen interno del comportamiento y actuacin del sujeto observado
(sistema). Su propsito es entender mejor el comportamiento, caractersticas y
desenvolvimiento:
9 Asistir a los cursos de capacitacin de usuarios.
9 Estar presente en el anlisis del sistema actual para un nuevo diseo de
sistema. Slo se observa el comportamiento de los analistas, con ello
puede determinar durante el proceso qu tan oportunamente se cumplen
las fases y si se emplean las herramientas y metodologas adecuadas.
9 Altera algn dato pues tericamente el sistema es inviolable.

Con ello

conoce la seguridad del sistema desde el interior del mismo.

9 Acceder a los niveles y privilegios que se pueda de una red, para evaluar
restricciones, contraseas, seguridad, proteccin y confiabilidad de datos.
El Contador Pblico y Auditor, slo puede acceder a los niveles que le
permita el administrador; por ningn motivo puede acceder a otros niveles
sin autorizacin.
La prueba consiste en entrar hasta donde pueda sin la aprobacin de los
directivos.

Los niveles de acceso para los usuarios de sistemas son los

siguientes:
9 Consulta: el usuario solo puede consultar informacin.
9 Captura de datos: el usuario slo puede alterar datos que le permite el
sistema.
9 Modificacin de programacin y datos:

el usuario tiene privilegios de

modificar datos sustanciales del sistema e incluso del programa.

9 Administrador de red: tiene todos los privilegios para alterar libremente los
datos, programas, niveles de privilegios y dems acciones del sistema, por
lo tanto, debe ser una persona de confianza.

- 45 -

3.4.1.4

INVENTARIOS

Los formatos para inventarios son tiles para recopilar los bienes y materiales que
posee un rea de sistemas, y comparar existencias reales con registros contables.
9 Inventario de software: el propsito es conocer la existencia del software,
su uso adecuado, resguardo, aprovechamiento, licencias.

Se debe

identificar el software que est instalado, el que se encuentre oculto

(entendindose por software oculto el que no sea del conocimiento de la
mayora de usuarios del sistema, por ejemplo, el utilizado para rastrear las
herramientas utilizadas por cada uno, pginas web visitadas, tiempo
invertido dentro de cada aplicacin, etc.) y el que estuvo instalado. Esto se
logra con el uso de utileras modernas que permiten identificar y recuperar
el software borrado. El propsito es tener un registro del total de software
que hay en la empresa, ya sea de cada computadora instalada, el de red, el
adquirido a terceros (llamado software comercial),

desarrollado en la

empresa (llamado software desarrollado), sistemas operativos, lenguajes,

etc. Se anota su versin, licencia de uso, y responsables del resguardo,
incluyendo los programas fuente.
9 Inventario del hardware:

se evala su uso adecuado, resguardo,

aprovechamiento y el espacio fsico en que se encuentra. El siguiente paso

es realizar la revisin documental del mismo en registros contables, facturas
y otros registros que avalen que es propiedad de la empresa, as como el
derecho de su uso.
9 Inventario de respaldos de base de datos y programas: evala el respaldo
y periodicidad con la que se llevan a cabo, que sean adecuados, que estn
custodiados y existan nicamente las copias permitidas.
9 Inventario de respaldos de informacin backups: es el inventario de los
respaldos de informacin de la empresa, con el fin de evaluar su forma de
almacenamiento, proteccin, custodia, periodicidad de las actualizaciones
y utilidad de los respaldos.

- 46 -

9 Inventario de documentos:

se realiza para verificar la existencia de

manuales (de usuarios, tcnicos y diagramas de flujo), que contribuyan al

buen desempeo de las actividades, as como para conocer el
funcionamiento y aplicacin de sistemas.

Se debe corroborar que el

personal utilice los manuales de usuario para el desarrollo del trabajo.

3.4.1.5

MUESTREO

Permite elegir una muestra de manera sencilla, razonable y confiable, debido a

que consiste en determinar algn criterio de seleccin que, a juicio del Contador
Pblico y Auditor, tiene que cumplir cada uno de los elementos seleccionados
siempre y cuando este criterio sea til para el aspecto del sistema a evaluar.
En muchos casos no es posible revisar todas las actividades, transacciones y
procesamientos de datos que se realizan cotidianamente; sin embargo, para emitir
una opinin sobre el funcionamiento de esas operaciones, es necesario
evaluarlas. Esta herramienta es fundamental debido a que el Contador Pblico y
Auditor se apoya en los propios sistemas para disear la muestra, seleccionar la
probabilidad de captura de datos y despus procesar esa informacin para
elaborar cuadros y grficas representativos de los resultados, si no puede utilizar
aplicaciones computarizadas que ofrece el mercado para obtenerlas; adems,
ahorra tiempo, trabajo y puede emitir un dictamen oportuno y razonablemente
confiable.

3.4.2 TCNICAS

DE

EVALUACIN

APLICABLES

LOS

SISTEMAS

COMPUTARIZADOS
El Contador Pblico y Auditor adapta las principales tcnicas de evaluacin
aplicadas en una auditoria tradicional, a las caractersticas de los sistemas
computarizados.

Dichas caractersticas se indican a continuacin: a) Examen;

b) Inspeccin; c) Comparacin y d) Revisin documental.

- 47 -

3.4.2.1

EXAMEN

Consiste en analizar y poner a prueba la calidad y cumplimiento de las

operaciones cotidianas en la empresa. Tambin se utiliza para evaluar registros,
planes, programas, controles y todos los aspectos que afectan la administracin y
control de la entidad.
Dentro del ambiente de sistemas esta herramienta se utiliza para inspeccionar la
correcta operacin del sistema, analizar el desarrollo adecuado de proyectos
informticos, examinar la forma en que se realiza la captura y procesamiento de
datos, as como la emisin de resultados, medidas de seguridad de sus programas
y bases de datos.
- Examen de resultados del sistema: pruebas que realiza el Contador Pblico y
Auditor e incluso el desarrollador del sistema al ciclo normal de captura,
procesamiento y emisin de resultados.

Es recomendable realizar la

comprobacin manual y comparar con el resultado del sistema, esto ayuda a

evaluar la confiabilidad y veracidad del procesamiento.
- Pruebas de implantacin: son las comprobaciones previas a la implantacin de
un sistema, estas se realizan a travs de procesamiento de datos supuestos o
verdaderos, se compara el resultado del sistema con los obtenidos en forma
manual o con otro sistema similar. Existen tres formas de realizar las pruebas
de implantacin:
9 Pruebas piloto: son pruebas que se realizan a los sistemas antes de
empezar su diseo detallado con el fin de identificar la problemtica y
efectuar correcciones.
9 Pruebas en paralelo: se operan los mismos datos tanto en el sistema
nuevo como en el anterior para comparar los resultados, con esto se
garantiza el funcionamiento del sistema.

Tambin se pueden realizar

pruebas en el sistema nuevo con datos falsos.

- 48 -

9 Pruebas de programas de aplicacin o de escritorio: de manera manual

se compara cada uno de los pasos que siguen las rutinas de
procesamiento de nuevos sistemas; con el propsito de localizar las
posibles deficiencias. Los diagramas de sistemas es uno de los ejemplos
ilustrativos de estas pruebas, el diseador, programador e incluso el
Contador Pblico y Auditor puede simular el funcionamiento del sistema a
travs del seguimiento de las operaciones que ste realiza por medio de
simbologa con significados especficos.

3.4.2.2

INSPECCIN

Se realiza a cualquier actividad, operacin y componentes que rodean los

sistemas.

Tiene como propsito monitorear el desarrollo cotidiano de las

funciones para evaluar y si es necesario corregir su desarrollo:

9

Sistemas de seguridad fsica y lgica de equipos, personal y sistemas.

Formatos para captura de datos y procedimientos en su introduccin al

sistema, proceso y salida.

Distribucin geogrfica del mobiliario, equipos y sistemas.

Uso, funcionalidad, configuracin, niveles de seguridad y aprovechamiento

de redes de cmputo.

Control de calidad y distribucin de la informacin generada.

3.4.2.3

COMPARACIN

Consiste en cotejar datos obtenidos de un rea de la empresa con otra, para

detectar desviaciones.

En algunos casos, los resultados obtenidos del

procesamiento deben compararse con resultados obtenidos de manera manual de

los mismos datos.

3.4.2.4

REVISIN DOCUMENTAL

Es la revisin de documentos que avalan los registros de operaciones y

actividades de la empresa relacionada con aspectos financieros, registros de
activos, etc. Esta tcnica consiste en verificar el registro correcto de datos en

- 49 -

documentos formales y la emisin de los resultados. Adems de revisar el registro

de las operaciones y resultados; se revisan los manuales de usuarios o de
sistemas y diagramas de flujo con objeto que el Contador Pblico y Auditor
comprenda cmo fueron registradas las operaciones.

3.4.3 TCNICAS ESPECIALES DE SISTEMAS COMPUTARIZADOS

En la auditoria de sistemas se utilizan mltiples herramientas y tcnicas
tradicionales de la auditoria que permiten hacer una eficiente revisin del
funcionamiento de los sistemas, su administracin y los diferentes aspectos del
ambiente de sistemas; sin embargo, es conveniente que el Contador Pblico y
Auditor tambin conozca y utilice otras herramientas, tcnicas y procedimientos
especficos en la evaluacin de sistemas computarizados: a) Gua de auditoria;
b) Modelos de simulacin; c) Evaluacin; d) Lista de verificacin; e) Anlisis
de diagramacin de sistemas y f) Programas para revisin por computadora.

3.4.3.1

GUA DE AUDITORIA

Es una herramienta importante en cualquier auditoria de sistemas; en ella se

anotan las actividades a evaluar, dentro de las cuales estn: seguridad fsica de
acceso a sistemas. Es un documento formal que incluye la descripcin detallada
de todos los puntos a evaluar, procedimientos a seguir, herramientas para
recopilacin, anlisis de informacin, observacin y pruebas. Son tiles para el
Contador Pblico y Auditor independientemente de su experiencia y conocimiento
en este tipo de auditorias, la gua de evaluacin le permite realizar de forma
eficiente y efectiva su revisin. Con base en sta se elaboran los cuestionarios.

3.4.3.2

MODELOS DE SIMULACIN

Esta herramienta se utiliza en el anlisis y diseo de sistema y tambin son tiles

para el Contador Pblico y Auditor ya que mediante el uso de un modelo que
simula el comportamiento del sistema, programa, base de datos o actividad que se
deba revisar, permite obtener conclusiones para corregir sus posibles fallas o
problemas antes de implantarlo.

- 50 -

Los analistas de sistemas utilizan modelos antes de programar un sistema; los

cuales se prueban con datos ficticios o reales pero sin validez para no afectar su
operacin normal. El Contador Pblico y Auditor hace pruebas para verificar la
forma en que se realiza la captura, procesamiento y emisin de informes. Se
evala el comportamiento de bases de datos, hardware, diseo e instalacin de
red.

Respecto de las bases de datos se evala la integridad, seguridad y

confiabilidad de la informacin, existencia de redundancia y seguridad de acceso.

El Contador Pblico y Auditor debe supervisar y tomar medidas preventivas de
seguridad y de control, necesarias para salvaguardar la informacin antes de
aplicar cualquier prueba o simulacro al sistema, con el propsito de contar con el
respaldo del sistema original, por si el funcionamiento se llegara a alterar debido a
las pruebas que se realicen. Se puede hacer pruebas en sistemas paralelos, uno
es en el propio sistema con datos reales o ficticios y el otro en un modelo
semejante al sistema que se evala con el propsito de comparar los resultados
de ambos.
En la simulacin a travs de diagramas de flujo de sistemas, se utilizan smbolos
universalmente aceptados, los cuales tienen un significado especfico y
determinado previamente a fin de que todos lo entiendan de la misma forma. La
diagramacin es una tcnica especial de auditora de sistemas.

3.4.3.3

EVALUACIN

Permite mediante pruebas concretas determinar si se cumple con la actividad

revisada conforme lo que se espera de ella.

En una evaluacin de carcter

cuantitativo o cualitativo, el resultado se determina por la diferencia que se

encuentre entre el valor esperado y el valor obtenido mediante las pruebas de
auditoria. El siguiente paso es la elaboracin y presentacin de informe para su
valoracin y solucin.

- 51 -

La importancia de las evaluaciones de sistemas radica en:

9 Son el apoyo para el desempeo ptimo del trabajo, ya que permite
identificar la problemtica y proponer mejoras a su desempeo.
9 Proporciona informacin valiosa sobre el aspecto del sistema que se
evala, ya que permite analizar a fondo su comportamiento, aplicacin y
utilidad para la empresa.
9 Al emitir el informe sobre el resultado de la evaluacin del rea de sistemas,
se ayuda a los responsables de la misma a tomar mejores decisiones
respecto a la problemtica en el desempeo de las actividades de sistemas
y con ello se optimizan los servicios del sistema.

3.4.3.4

LISTA DE VERIFICACIN

Este mtodo de recopilacin y evaluacin de auditoria es sencillo, cmodo, fcil

de utilizar y permite encontrar desviaciones.

Consiste en elaborar una lista

ordenada en la cual se anotan todos los aspectos a revisar del funcionamiento del
sistema, sus componentes, desarrollo de una actividad o cualquier otro aspecto
relacionado. Esta lista se complementa con una o varias columnas en las que se
califica el cumplimiento.

3.4.3.5

ANLISIS DE DIAGRAMACIN DE SISTEMAS

Herramienta que utilizan los desarrolladores de sistemas debido a que por medio
de estos diagramas el analista puede representar los flujos de informacin,
actividades, operaciones, procesos y los dems aspectos que intervienen en el
desarrollo de los propios sistemas. El Contador Pblico y Auditor, de acuerdo a su
experiencia, conocimientos y habilidades debe aprovechar para su evaluacin lo
siguiente:
9 Solicitar los diagramas del sistema para analizar su lgica de desarrollo,
contenido y congruencia con lo que el usuario espera.
9 Evaluar que la codificacin de instrucciones (programacin) sea de acuerdo
con el diseo del sistema.

- 52 -

9 Evaluar el desarrollo correcto de las actividades, procedimientos y

operaciones del sistema, con base en el anlisis de los diagramas de
sistemas y verificar la forma en que los usuarios operan el programa y si
con ello se satisfacen las necesidades informticas (16).
Diccionario de datos: ayuda a identificar el contenido y composicin de las
bases de datos, forma y tamao de los archivos. Contiene la identificacin del
campo, descripcin, tipo de datos que admite y la cantidad de dgitos que acepta.
La funcin del Contador Pblico y Auditor en la evaluacin de bases de datos es
revisar los aspectos relacionados con el diseo, elaboracin y aplicacin.

(24)

Diagrama de flujo de datos: se utiliza para evaluar programas, bases de datos,

programacin de sistemas, ya que permite seguir perfectamente los datos. Lo
importante del diagrama es que permite identificar operaciones, actividades,
participantes, flujo de informacin y alternativas que se siguen durante el proceso,
todo visualmente desde su inicio hasta su terminacin.
Es la representacin visual como verbal de procedimientos usados en el manejo
de datos y distribucin de informacin. Se divide en dos categoras: de sistemas
y programas. El primero es general, describe el paso lgico de datos por todas las
partes de un sistema. El de programas detalla la lgica de cmo se debe procesar
datos, es una gua para codificar y probar un programa (13: 213).
La importancia y utilidad de los mismos es que se interpretan por personas no
expertas en computacin. Para la elaboracin de diagramas de flujo se utilizan
algunos smbolos que facilitan su interpretacin y que se muestran en la siguiente
pgina.

- 53 -

SMBOLOS DE DIAGRAMAS DE FLUJO DE PROGRAMAS (24):

Smbolo terminal
indica el principio y
final de un diagrama
de flujo.

Proceso
seala las instrucciones
de programa que realiza
la manipulacin de datos.

Proceso definido
define un conjunto de
instrucciones dentro de
un programa que tiene
un objeto definido.

Conector
permite unir partes de
un diagrama de flujo
que se encuentran
dentro de una misma
pgina.

Lneas de flujo
indica la direccin del
procesamiento o flujo
de datos.

Conector fuera de
pgina
sirve para conectar
partes de un
diagrama de flujo
que se extiende ms
de una pgina.

Anotacin
permite al programador
aadir comentarios al texto
de un programa.

Decisin
seala la realizacin de
operaciones lgicas
donde se comparan
dos datos.

Teclado en lnea
indica el uso de un
teclado para
proporcionar datos
directamente a la
computadora.

Almacenamiento fuera
de lnea
indica almacenamiento de
datos, no en computadora,
en archivadores, etc.

Almacenamiento
en lnea
dispositivos de
almacenamiento en
lnea (ejemplo
discos magnticos).

Operacin manual
describe una
operacin fuera de
lnea en la cual los
datos se manejan sin
ayuda mecnica o
electrnica.

Documento
identifica cualquier documento
impreso usado en el
procesamiento o derivado
de l.

Proceso
indica una operacin
de proceso o un
programa usado en
el procesamiento.

Intercalacin
define una operacin
fuera de lnea en la
cual dos conjuntos de
datos se unen
formando uno solo.

Despliegue en pantalla
define el uso de una
pantalla de rayos
catdicos para
operaciones de salida,
donde se presentan los
datos.

Operacin de
teclado
marca el uso de un
dispositivo de
teclado fuera de
lnea para preparar
los datos.

Preparacin
elaboracin de
documentos.

Cinta de transmisin
muestra el empleo de
Cintas de mquinas
sumadoras o totales de
lotes para verificar los
totales del proceso.

Operacin Auxiliar
operacin mecnica
o elctrica fuera de
lnea que
complementa el
manejo de datos.

Lnea de
comunicacin
denota la
transmisin en
lnea a travs de las
telecomunicaciones

Reordenacin
una operacin fuera de
lnea donde los datos de
uno o ms archivos se
manipulan en otros.

Clasificacin
indica la operacin
fuera de lnea para
ordenar datos.

Entrada / Salida
cualquier operacin
indicada por el
programa, incluye
salida impresa como
en pantalla.

permite

- 54 -

3.4.3.6

PROGRAMAS PARA REVISIN POR COMPUTADORA

Esta tcnica se utiliza por la auditoria de sistemas pues permite revisar desde la
misma computadora y mediante un programa especfico el funcionamiento del
sistema, una base de datos o un programa especfico. Algunos ejemplos de estos
programas son: Programas de revisin elaborados por desarrolladores: los
elaboran distribuidores y fabricantes de software de acuerdo con una necesidad o
propsito especfico, aunque tambin son desarrollados por la misma empresa.
Programas de revisin elaborados por el Contador Pblico y Auditor: es muy
frecuente que este profesional desconozca el uso del lenguaje o programas de
desarrollo, por lo que recurre a los anlisis de sistemas con la intencin de que
stos interpreten sus necesidades de cmputo, bajo estas circunstancias adopta el
papel de usuario del sistema. El programador sigue las instrucciones del analista,
efecta la codificacin de instrucciones, pruebas correspondientes y libera el
programa para que el Contador Pblico y Auditor lo aplique en su revisin.

3.5

CONTROL INTERNO DE SISTEMAS

Lo que se persigue es: Obtener informacin para la toma de decisiones en forma

rpida; justifica la necesidad de poseer un sistema computarizado que cuente con
adecuados controles que garantice exactitud y confiabilidad de registros.

El

Contador Pblico y Auditor debe obtener suficiente comprensin del sistema

contable y procedimientos de control debido a que estos pueden ser afectados por
el sistema de informacin empleado. (16)
El Contador Pblico y Auditor debe revisar y evaluar durante la implementacin de
sistemas computarizados que stos incluyen controles internos slidos y
especiales, pues sus caractersticas son diferentes a los sistemas manuales,
dichas caractersticas son:
a)

Consistencia de funcionamiento: desempean funciones exactamente como

se les programe.

Pero si el programa no se elabor y prob en forma

correcta, puede procesar transacciones errneas.

- 55 -

b)

Procedimientos de control programados:

son controles incluidos en los

programas que sustituyen a las operaciones manuales de control que

garantizan la integridad, exactitud y validez de datos que se procesan y
conservan.

Estos se dividen en contables y de control.

Los contables

actualizan saldos y la base de datos para realizar consultas, por lo que

permiten ahorrar tiempo y mejorar la productividad de la empresa. Los de
control efectan revisiones sobre la informacin ingresada, el procesamiento,
archivos de datos y salidas de informacin.
c)

Actualizacin sencilla de una transaccin en archivos mltiples o de base de

datos: una entrada sencilla al sistema de contabilidad puede automticamente
actualizar todos los registros asociados con la transaccin.

d)

Vulnerabilidad de los datos y medios de almacenamiento: robo, prdida,

destruccin intencional o accidental de los mismos.

Los controles internos de los sistemas incluyen tanto procedimientos manuales

como integrados en programas para prevenir riesgos originados por la ausencia
de controles adecuados. Los riesgos en los sistemas son:
9 Seguridad: un sistema es seguro si se puede confiar en que el software se
comporte como los usuarios esperan que lo haga.
9 Confidencialidad: la informacin debe ser utilizada nicamente por el
personal autorizado.
9 Integridad: la informacin puede ser modificada nicamente por el personal
autorizado para ello y de manera confiable, es necesario dejar para el
efecto bitcoras que permitan comprobar cambios realizados y las personas
que interactan con el sistema.
9 Disponibilidad: la informacin tiene que permanecer accesible para el
personal autorizado.
9 Exactitud: la informacin debe ser oportuna y de calidad.
9 Eficiencia y eficacia: la informacin debe ser procesada en tiempo y sin
descuidar la calidad de la misma.

- 56 -

El conocimiento que en la empresa existe una preocupacin y vigilancia por el

control de acceso a los programas, archivos, computadoras, resulta suficiente en
muchos casos para desanimar a posibles delincuentes.
Para llevar a cabo la revisin y comprensin de los controles mencionados
anteriormente, se sugiere considerar la Declaracin Internacional de Auditoria
Evaluacin del Riesgo y el Control Interno, Caractersticas y Consideraciones del
Sistema de Informacin Computarizado, emitido por el Comit Internacional de
Prcticas de Auditoria con sede en Londres - Inglaterra,

aprobado para su

publicacin en octubre de 1991.

Los controles internos de sistemas involucran tanto procedimientos manuales
como integrados en programas; comprenden controles preventivos, detectivos,
correctivos, generales que afectan el entorno del sistema de informacin y los
controles especficos sobre aplicaciones contables. (6)

3.5.1 CONTROLES PREVENTIVOS

Son aquellos que reducen la frecuencia con que ocurren las causas de error;
previenen operaciones no autorizadas; son sutilmente incorporados en los
procesos; son los de ms bajo costo. Entre estos, se encuentran los siguientes:
9

AUTORIZACIN

CONTRASEAS

CUSTODIA SEGURA

DEFINICIN DE RESPONSABILIDAD

FORMAS PRENUMERADAS

CONFIABILIDAD DEL PERSONAL

FORMAS PREIMPRESAS

ENTRENAMIENTO

DOCUMENTO DE RETORNO

COMPETENCIA PERSONAL

ENDOSO

MECANIZACIN

CANCELACIN

SEGREGACIN DE FUNCIONES

3.5.2 CONTROLES DETECTIVOS

Estos controles no impiden que ocurra una causa de error sino que accionan la
alarma despus de que ha ocurrido; pueden impedir la continuidad de un proceso;

- 57 -

requieren de ciertos gastos operativos moderados. A continuacin se mencionan

algunos controles detectivos:
9
9
9
9

VERIFICACIN DE VALIDEZ
FECHAS
VERIFICACIN DE LA DIGITACIN
APROBACIN

TOTALES DE CORRIDA A CORRIDA

9
9
9

DOCUMENTO DE ENVO
NUMEROS CONSECUTIVOS DE LOTE
CIFRAS DE CONTROL DE CANTIDADES
CIFRAS DE CONTROL DE NMERO DE
DOCUMENTOS
CIFRAS DE CONTROL SIN SIGNIFICADO
MONETARIO
TOTALES DE LOTE
VERIFICACIN DE REBASAMIENTO
VERIFICACIN DE FORMATO

9
9
9

9
9
9
9

VERIFICACIN DE INTEGRIDAD
DGITO VERIFICADOR
RAZONABILIDAD
VERIFICACIN DE LMITE

9
9
9

IGUALACIN / COMPARACIN
CLASIFICACIN POR ANTIGEDAD
CUENTA DE PARTIDAS PENDIENTES DE
PROCESAR
COTEJO
AUDITORIA PERIDICA
ETIQUETAS

9
9
9
9
9

3.5.3 CONTROLES CORRECTIVOS

Estos controles ayudan a la investigacin y correccin de las causas de los errores
que hayan sido detectados; la accin correctiva es siempre necesaria; son casi
siempre muy costosos. Dentro de ellos, se mencionan los siguientes:
9
9
9

REPORTES DE DISCREPANCIAS O
INCONSISTENCIAS
RASTRO DE AUDITORIA
ESTADSTICAS DE ERRORES Y SU
FUENTE

9
9
9

CORRECIN
AUTOMATIZADA
DE
ERRORES
RESPALDO Y RECUPERACIN (BACK UP)
REINCLUSIN EN EL PROCESO

3.5.4 CONTROLES GENERALES

Afectan todo el entorno de procesos de datos, no se centran en ninguna aplicacin
concreta, sino a toda la empresa, los cuales son:
a)

Organizacin:

son importantes por la necesidad de separacin de tareas

incompatibles (analistas, programadores, operadores y usuarios)

b)

Operativos:

garantizan que los procedimientos programados se aplican

uniformemente, tanto en el almacenamiento como en el procesamiento de

datos.
c)

Desarrollo de sistemas:

asegura que se incluyen en el sistema controles

esenciales durante su desarrollo y mantenimiento. Con la implementacin de

- 58 -

nuevos sistemas se logra mejorar los registros contables, captura y proceso de

datos.
d) Acceso: se realizan para evitar el uso inapropiado y no autorizado del equipo,
archivos de datos y programas para prevenir el fraude. Tienen por objetivo
evitar modificaciones no autorizadas o destruccin de datos.
En el caso prctico se incluyen guas de auditoria por cada uno de estos
elementos enfocados a la Cooperativa sobre la que se realiza la investigacin.

3.5.5 CONTROLES ESPECFICOS

Su objetivo es lograr que los datos se procesen de acuerdo con las necesidades y
normas de la empresa, que los reportes y listados se emitan puntualmente,
adems de entregarse en forma exclusiva y controlada a usuarios autorizados;
tambin garantizan que al detectar algn error se ponga de manifiesto y se
devuelva para su correccin inmediata.
Estos controles se centran en las operaciones bsicas de todo proceso: entrada,
proceso y salida. Pues un dato de entrada se transforma en informacin til a
travs del procesamiento.

3.5.5.1

CONTROLES DE ENTRADA

Garantizan que las transacciones se registren correctamente y en su totalidad.

Adems el uso y acceso al equipo debe estar restringido y dejar que la
computadora

ejerza

revisin

por

medio

de

procedimientos

de

control

programados. Los controles de entrada deben garantizar que:

9 Se realiza control de calidad de la informacin, previo a ingresarla al
sistema.
9 Se introducen todos los datos que se reciban de los usuarios.
9 Los datos estn autorizados por quien corresponda.
9 Que no se producen errores al transcribirlos e introducirlos (validar
informacin).

- 59 -

9 En caso que se produzcan errores, se corrigen de forma controlada y en su

totalidad.
9 Existen validaciones automticas de entrada por lotes (Batch) o en lnea
(On Line).

3.5.5.2

CONTROLES DE PROCESO

Deben garantizar que los datos de archivos y saldos de cuentas son correctos y
que se actualicen automticamente. La exactitud del procesamiento depende de
la precisin de la programacin. Los datos que se guardan en un archivo deben
ser revisados peridicamente a fin de confirmar si son correctos o hacer los
ajustes necesarios. Los objetivos bsicos de los controles del procesamiento son
los siguientes:
9 Descubrir prdida de datos o falta de procesamiento.
9 Determinar que las funciones aritmticas se ejecutan correctamente.
9 Determinar que todas las transacciones se asienten en el registro indicado.
9 Asegurar que los errores descubiertos en el procesamiento se corrijan
satisfactoriamente.

3.5.5.3

CONTROLES DE SALIDA

Estos son muy importantes y se realizan cuando los usuarios revisan los informes
y datos de salida (en papel, pantalla o algn medio magntico) y se adopta la
accin correctiva apropiada.

Permiten verificar, comparar y corregir datos

ingresados para evitar modificaciones no autorizadas o discrepancias significativas

en la informacin (14: 231, 232)
De igual forma que con los controles generales, en el caso prctico, se presentan
las guas de auditoria de controles especficos de entrada, proceso y salida de
informacin enfocados en la entidad sobre la que se realiza el presente trabajo de
estudio.

- 60 -

CAPITULO IV
SISTEMAS DE INFORMACION COMPUTARIZADOS
4.1

DEFINICIN

Qu es un sistema? Es un conjunto de componentes que interaccionan entre s

para lograr un objetivo comn.
Un sistema de informacin se define como un conjunto de elementos que
interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa. En un
sentido amplio, es el medio por el cual los datos o informacin fluyen del trabajo
de una persona o departamento hacia otros dentro de la organizacin, para
facilitar la toma de decisiones, control y operacin. (7: 2)
En la actualidad la mayora de estos sistemas incluyen computadoras que unidas
entre si por medio de una red de rea local, permiten a varios usuarios el acceso,
registro y consultas a datos compartidos. Lo fundamental es trabajar con registros
en lnea y que el flujo de informacin sea en tiempo real; con ello cualquier
transaccin actualiza la informacin y sta es consultada por los dems.
El punto de partida de la implementacin de un sistema computarizado es evaluar
el existente, enumerar problemas y determinar cmo stos permiten solucionarlos;
al ayudar a efectuar operaciones de manera eficiente, con menos esfuerzo y
eliminar duplicidad de tareas. (14: 14)
En un sistema computarizado es necesario establecer una distincin entre datos
e informacin; los primeros se consideran hechos aislados y habitualmente se
encuentran en archivos (formados por registros, estos por campos y los ltimos
por grupos de caracteres), el procesamiento de stos da lugar a informacin que
constituye uno de los recursos valiosos con que cuenta la empresa. (14: 15)

- 61 -

Los sistemas suministran informacin y su objetivo fundamental es que sta sea

til para distintos usuarios; al realizar sus tareas y confiar en ella para la toma de
decisiones. (14: 16)
Existen sistemas especficos de inventarios, cuentas por pagar, activos fijos,
contabilidad; en un sistema integrado, stos estn interrelacionados y son
interdependientes.

Los resultados sern muy poco satisfactorios si cada

componente del sistema se disea independientemente sin considerar a los otros;

la salida de una porcin del sistema sirve como entrada de otra. En este caso se
le denomina mdulo a cada sub-sistema que forma parte de uno ms grande.
Cualquier operacin que se realice en los distintos mdulos actualiza
automticamente la base de datos o inclusive la contabilidad. (5: 172)
Los sistemas de informacin hacen realidad el anhelo de toda empresa de
incrementar el volumen de trabajo, disminuir el costo de procesar transacciones y
errores. Constituyen una forma de reducir el nmero de usuarios operacionales o
evitar que aumenten al crecer el volumen de trabajo.
Los usuarios son las personas que operan un sistema de informacin, los que
proveen de material de entrada y consumen material de salida.

4.2

CARACTERSTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

Entre las caractersticas importantes se pueden mencionar:

9 Confiabilidad: consiste en que la informacin se encuentra libre de errores y
refleje la realidad que pretende representar.
9 Oportunidad: significa que la informacin debe suministrarse a los usuarios
a tiempo para ser til en la toma de decisiones. Procesada en tiempo sin
descuidar la calidad de la misma.

- 62 -

9 Equilibrio entre costo y beneficio: los beneficios que se derivan de la

informacin deben exceder a los costos de suministrarla. Esta evaluacin
es sustancialmente un proceso de juicios de valor.
9 Pertinencia: la informacin que reciben los usuarios debe ser pertinente con
sus tareas y responsabilidades.

4.3

ETAPAS DEL PROCESAMIENTO DE INFORMACIN

INFORMACIN: Un sistema de informacin es un conjunto de elementos que

interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.
El equipo computacional: El hardware necesario para que el sistema de
informacin pueda operar. El recurso humano que interacta con el Sistema de
Informacin, el cual est formado por las personas que utilizan el sistema.
Un sistema de informacin electrnico realiza cuatro actividades bsicas: entrada,
almacenamiento, procesamiento y salida de informacin.
ENTRADA DE INFORMACIN: Es el proceso mediante el cual el Sistema de
Informacin toma los datos que requiere para procesar la informacin. Las
entradas pueden ser manuales o automticas. Las entradas manuales son
aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las
automticas son datos o informacin que provienen o son tomados de otros
sistemas o mdulos. Esto ltimo se denomina interfases automticas.
Las unidades tpicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales,
las cintas magnticas, las unidades de disquete, los cdigos de barras, los
escneres, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre
otras.
ALMACENAMIENTO DE INFORMACIN: El almacenamiento es una de las
actividades o capacidades ms importantes que tiene una computadora, ya que a
travs de esta propiedad el sistema puede recordar la informacin guardada en la
seccin o proceso anterior.

- 63 -

Esta

informacin

suele

ser

almacenada

en

estructuras

de

informacin

denominadas archivos. La unidad tpica de almacenamiento son los discos

magnticos o discos duros, los discos flexibles o disquetes y los discos compactos
(CD-ROM), etc.
PROCESAMIENTO DE INFORMACIN: Es la capacidad del Sistema de
Informacin para efectuar clculos de acuerdo con una secuencia de operaciones
preestablecida. Estos clculos pueden efectuarse con datos introducidos
recientemente en el sistema o bien con datos que estn almacenados.
Esta caracterstica de los sistemas permite la transformacin de datos fuente en
informacin que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace
posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyeccin
financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance
general de un ao base.
SALIDA DE INFORMACIN: Es la capacidad de un Sistema de Informacin para
dar salida a la informacin procesada o bien datos de entrada al exterior. Las
unidades tpicas de salida son las impresoras, terminales, disquetes, cintas
magnticas, la voz y los graficadores entre otros.
Es importante aclarar que la salida de informacin de un Sistema Informtico,
puede constituir la entrada a otro Sistema de Informacin o mdulo. En este caso,
tambin existe una interfase automtica de salida. Por ejemplo, el Sistema de
Control de Crditos tiene una interfase automtica de salida con el Sistema de
Contabilidad, ya que genera las plizas contables de los movimientos procesales
de los crditos. Tambin generar reportes de intereses pendientes de cobro o
cartera contaminada (en mora). (41)

- 64 -

continuacin

se

presenta

el

esquema

del

proceso

ENTRADA

ALMACENAMIENTO PROCESO SALIDA de la informacin:

Entrada de
Datos

Entrada de
Datos

Proceso

Interfase
Automtico
de Entrada

Interfase
Automtico de
Salida
Almacenamiento

4.4 COMPONENTES DEL SISTEMA DE INFORMACIN COMPUTARIZADO

Un sistema de informacin se integra por equipo informtico, bases de datos,
programas de aplicacin, procesamientos manuales y automatizados que llevan a
cabo el procesamiento de informacin.

Es decir para crear un sistema de

informacin se combinan: a) Hardware; b) Software; c) Humanware; d) Bases

de datos y e) Redes. (17: 42)

4.4.1 HARDWARE
Son componentes materiales o la parte fsica que hace posible el funcionamiento
del software. Formado por computadoras, impresoras, mdems, etc. Se deben
considerar sus caractersticas de capacidad de memoria, velocidad de
procesamiento y respuesta, capacidad de disco, etc.
En algunas empresas por su tamao, caractersticas y volumen de transacciones
puede ser suficiente el uso de una sola computadora y para otras ser necesaria
una red con varios equipos interconectados. La eleccin de hardware est muy
ligada a los requerimientos de software. (17: 42)

- 65 -

4.4.2 SOFTWARE
Son las instrucciones que en forma de programas informticos ordena al
hardware que desarrolle determinadas tareas. Fsicamente el software se ingresa
a la computadora mediante un teclado o algn otro dispositivo similar. Se graba
en la memoria y al ejecutarse identifica datos, los procesa, archiva y produce
datos de salida.
Un programa es un conjunto de instrucciones que al ser ejecutadas por la
computadora realiza una tarea o funcin especfica. Un sistema de informacin se
forma por varios programas que se entrelazan entre s y conforman el software del
sistema.
El software se clasifica en cuatro diferentes categoras:
9 Sistema operativo: es un programa de control principal, almacenado de
forma permanente en la memoria. Interpreta instrucciones del usuario que
solicita diversos tipos de servicios, como visualizacin, impresin o copia de
archivos de datos, presenta una lista de todos los archivos existentes en un
directorio o ejecuta un determinado programa.
9 Lenguajes de programacin: se llama programa al conjunto de rdenes que
le indican a la computadora qu debe realizar. El conjunto de smbolos o
palabras que se utilizan para representar stas rdenes recibe el nombre
de lenguajes de programacin. En la actualidad se les denominan de alto
nivel, porque se asemejan al lenguaje humano.
9 Software de uso general: ofrece un gran nmero de aplicaciones: hojas de
clculo, procesamiento de texto, manejo de Bases de Datos.
9 Software de aplicacin: diseado para realizar tareas especficas, como
nminas, cuentas por pagar, control de inventarios, control de cuentas por

- 66 -

cobrar, etc. Todas estas aplicaciones procesan datos, actualizan archivos

al agregar, modificar o borrar datos y generan informacin, siendo este el
caso que se propone en la presente tesis.
Como el proceso de diseo y desarrollo de sistemas es costoso y lleva tiempo, el
mercado desarrolla aplicaciones estndar que se conocen como sistemas
comparados o programas en paquete. Los proveedores de los mismos incorporan
opciones que permiten a los usuarios elegir el modo de operacin del programa
sin tener que escribirlo de nuevo. Se puede instalar software comprado a terceros
o escribir programas diseados a la medida del solicitante, la eleccin depende del
costo de cada alternativa, cules son los requerimientos de informacin de la
empresa, as como el volumen de transacciones diarias.
Es importante considerar la conveniencia de adquirir un software estndar
(paquete) o desarrollar uno a la medida. Cualquiera que sea la opcin, se debe
seguir una metodologa adecuada para garantizar que las aplicaciones creadas
sean apropiadas, incluyan controles adecuados y satisfagan las necesidades de la
administracin y usuarios.
La ventaja del primero es obtener toda la informacin que se necesite y del
segundo radica en que otorga mejor precio de adquisicin y el proceso de
implementacin se realiza en menor tiempo. (17: 45, 46)

4.4.3 HUMANWARE
Las personas se requieren para la operacin de todos los sistemas de
informacin. Estos recursos humanos incluyen usuarios finales y especialistas en
SI. Los usuarios finales (tambin llamados usuarios o clientes) son personas
que utilizan un sistema de informacin o la informacin que ste genera. Pueden
ser contadores, vendedores, ingenieros, empleados de oficina, clientes o gerentes.
La mayora son usuarios finales de informacin. Los especialistas en SI son
personas que desarrollan y operan sistemas de informacin: analistas de

- 67 -

sistemas, programadores, operadores de computadores y otro personal de SI

gerencial, tcnico y de oficina. En resumen, los analistas de sistemas disean
sistemas de informacin con base en los requerimientos de informacin de los
usuarios finales, los programadores preparan programas de computador con base
en las especificaciones de los analistas de sistemas y los operadores de
computadores operan sistemas computacionales grandes. (17: 44)

4.4.4 BASES DE DATOS

Es una coleccin de datos que se comparte y usan entre un nmero de diferentes
usuarios y fines. Permite que personas de reas funcionales distintas compartan
un grupo comn de datos para sus propias aplicaciones.
Los sistemas de bases de datos comprenden dos componentes: la base de datos
y el sistema de administracin de la base de datos (SABD), que es el software con
el que se crea, mantiene y opera la base de datos.
Los sistemas de bases de datos dan mayor confiabilidad y por ende un riesgo
reducido de fraude o error en el sistema de contabilidad donde se usan, derivado
de sus caractersticas consideradas en la Declaracin Internacional de Auditoria
Sistemas de Bases de Datos.
9 Se logra consistencia de datos porque estos se registran y actualizan una
sola vez, mejor que en los sistemas que no son de bases de datos en
donde los mismos se almacenan en varios archivos y se actualizan en
diferentes momentos.
9 La integridad de datos se mejora con el uso efectivo de recursos incluidos
en Sistema de Administracin de Base de Datos, como recuperacin,
rutinas de re-inicio, rutinas generalizadas de edicin y validacin;
caractersticas de seguridad; y, control.

- 68 -

9 El Sistema de Administracin de Bases de Datos facilita los procedimientos

de control y de auditoria; se incluyen funciones para generar informes de
inconsistencias.
La gestin y control de la base de datos, es responsabilidad del administrador de
la misma, l determina quines son los propietarios de datos y quines tienen
acceso.

El acceso se puede restringir a consultas o tambin actualizacin y

modificacin, lo cual se controla por un mecanismo de contraseas, de modo que

quien no tenga la clave adecuada no pueda ingresar.

Las bases de datos

almacenan informacin semi-permanente de la empresa (archivos maestros) y

operaciones diarias o peridicas (archivos de transacciones). (17: 46)
4.4.4.1

LENGUAJES DE ALTO NIVEL

Por lo general se piensa que los ordenadores son mquinas que realizan tareas
de clculos o procesamiento de textos. La descripcin anterior es slo una forma
muy esquemtica de ver una computadora. Hay un alto nivel de abstraccin entre
lo que se pide a la computadora y lo que realmente comprende. Existe tambin
una relacin compleja entre los lenguajes de alto nivel y el cdigo mquina. Los
lenguajes de alto nivel son normalmente fciles de aprender porque estn
formados por elementos de lenguajes naturales, como el ingls. Por desgracia
esta forma de trabajar es un poco frustrante, dado que a pesar de que las
computadoras parecen comprender un lenguaje natural, lo hacen en realidad de
una forma rgida y sistemtica.
4.4.4.2

INTRPRETES Y COMPILADORES

La traduccin de una serie de instrucciones en lenguaje ensamblador (el cdigo

fuente) a un cdigo mquina (o cdigo objeto), no es un proceso muy complicado
y se realiza normalmente por un programa especial llamado compilador. La
traduccin de un cdigo fuente de alto nivel a un cdigo mquina tambin se
realiza con un compilador, en este caso ms complejo, o mediante un intrprete.
Un compilador crea una lista de instrucciones de cdigo mquina, el cdigo objeto,

- 69 -

basndose en un cdigo fuente. El cdigo objeto resultante es un programa rpido

y listo para funcionar, pero que puede hacer que falle el ordenador si no est bien
diseado. Los intrpretes, por otro lado, son ms lentos que los compiladores ya
que no producen un cdigo objeto, sino que recorren el cdigo fuente una lnea
cada vez. Cada lnea se traduce a cdigo mquina y se ejecuta. Cuando la lnea
se lee por segunda vez, como en el caso de los programas en que se reutilizan
partes del cdigo, debe compilarse de nuevo. Aunque este proceso es ms lento,
es menos susceptible de provocar fallos en la computadora.
4.4.4.3

VIRUS

Virus (informtica), programa de ordenador que se reproduce a s mismo e

interfiere con el hardware de una computadora o con su sistema operativo (el
software bsico que controla la computadora). Los virus estn diseados para
reproducirse y evitar su deteccin. Como cualquier otro programa informtico, un
virus debe ser ejecutado para que funcione; es decir, el ordenador debe cargar el
virus desde la memoria del ordenador y seguir sus instrucciones. Estas
instrucciones se conocen como carga activa del virus. La carga activa puede
trastornar o modificar archivos de datos, presentar un determinado mensaje o
provocar fallos en el sistema operativo.
Existen otros programas informticos nocivos similares a los virus pero que no
cumplen ambos requisitos de reproducirse y eludir su deteccin. Estos programas
se dividen en tres categoras: caballos de Troya, bombas lgicas y gusanos. Un
caballo de Troya aparenta ser algo interesante e inocuo, por ejemplo un juego,
pero cuando se ejecuta puede tener efectos dainos. Una bomba lgica libera su
carga activa cuando se cumple una condicin determinada, como cuando se
alcanza una fecha u hora determinada o cuando se teclea una combinacin de
letras. Un gusano se limita a reproducirse, pero puede ocupar memoria de la
computadora y hacer que sus procesos vayan ms lentos.

- 70 -

4.4.5 REDES
Es la manera de conectar varias computadoras entre s, que comparten recursos
entre usuarios tales como: archivos, programas de aplicacin, impresoras, etc. La
finalidad es lograr una adecuada divisin del trabajo, una buena estructura
organizacional, facilitar la delegacin lgica de autoridad y responsabilidad.
En los sistemas de redes, existe un servidor central en el que concentra todos los
recursos importantes del sistema, procesadores, memorias, discos duros de
almacenamiento, sistemas operativos, paquetera y todo el software dedicado al
manejo de red.
Las consideraciones de control, caractersticas de hardware y software son
diferentes al estar entrelazadas las computadoras. Los componentes de una red
en forma bsica son:
1.

Servidor: es la mquina principal que se encarga de administrar los recursos

de red, flujo de informacin, coordinar la interaccin con las terminales,
controlar el acceso y guardar en forma eficiente nuevos datos en archivos de
la base de datos.

2.

Estacin de trabajo o terminales: es una computadora que se encuentra

conectada al servidor por medio de algn tipo de cable. Por medio de la cual
mltiples usuarios tienen acceso a archivos compartidos.

Los tipos de

terminales que pueden usarse son:

9

Terminal tonta: se constituye por un teclado bsico y un monitor, no

tiene capacidad de proceso. La entrada a travs del teclado se enva
desde la terminal al servidor y la salida de video se enva desde ste a
la Terminal.

Terminal inteligente: formado por un teclado bsico y un monitor con

funciones adicionales de validacin de datos, mantener registros de

- 71 -

transacciones y desempear otros procedimientos locales. Se utilizan

para aplicaciones que requieren de procesamiento moderado.
3.

Sistema operativo de red: es el software que se encarga de administrar y

controlar en forma general la red. (Intranet)

4.

Recursos a compartir: son aquellos dispositivos de hardware como

impresoras, scanner, etc.

5.

Hardware de red: se utilizan para interconectar a los componentes de red,

como tarjetas, cableado entre servidores, estaciones de trabajo y cables para
conectar los perifricos, Hub, tarjetas inalmbricas.

La distribucin del cable que interconecta distintas computadoras se define como

topologa de red. Las topologas fsicas de red comunes son: estrella, bus lineal y
anillo. (17: 47)

4.5

TIPOS Y USOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN AUTOMATIZADOS

Los Sistemas de Informacin cumplen tres objetivos bsicos dentro de las

organizaciones:
1.

Automatizacin de procesos operativos.

2.

Proporcionar informacin que sirva de apoyo al proceso de toma de

decisiones.

3.

Lograr ventajas competitivas a travs de su implantacin y uso. (39)

4.5.1 SISTEMAS TRANSACCIONALES

Sus principales caractersticas son:

A travs de stos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra,

debido a que automatizan tareas operativas de la organizacin.

- 72 -

Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Informacin que se implanta en las
organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la
organizacin.

Son intensivos en entrada y salida de informacin; sus clculos y procesos suelen

ser simples y poco sofisticados.

Tienen la propiedad de ser recolectores de informacin, es decir, por medio de estos

sistemas se ingresan las grandes bases de datos para su explotacin posterior.

Son fciles de justificar ante la direccin general, ya que sus beneficios son visibles y
palpables. (39)

4.5.2 SISTEMAS DE APOYO A LAS DECISIONES

Las principales caractersticas de estos son:

Suelen

introducirse

despus

de

haber

implantado

los

Sistemas

Transaccionales ms relevantes de la empresa, ya que estos ltimos

constituyen su plataforma de informacin.

La informacin que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la

alta administracin en el proceso de toma de decisiones.

Por lo general son intensivos en clculos y escasos en entradas y salidas de

informacin. As, por ejemplo, un modelo de planeacin financiera requiere
poca informacin de entrada, genera poca informacin como resultado, pero
puede realizar muchos clculos durante su proceso.

Suele invertirse en mano de obra. Debido a ello, la justificacin econmica

para el desarrollo de estos sistemas es difcil, ya que no se conocen los
ingresos del proyecto de inversin.

Por lo regular son Sistemas de Informacin interactivos y amigables, con

altos estndares de diseo grfico y visual, ya que estn dirigidos al usuario
final.

Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza, son repetitivos y

de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un

- 73 -

Sistema de Compra de Materiales que indique cundo debe hacerse un

pedido al proveedor o un Sistema de Simulacin de Negocios que apoye la
decisin de introducir un nuevo producto al mercado.

Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin
la participacin operativa de los analistas y programadores del rea de
informtica.

Este tipo de sistemas puede incluir la programacin de la produccin, compra de

materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulacin de
negocios, modelos de inventarios, etc. (39)
4.5.3 SISTEMAS ESTRATGICOS
Sus principales caractersticas son:

Su funcin primordial no es apoyar la automatizacin de procesos operativos

ni proporcionar informacin para apoyar la toma de decisiones.

Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organizacin, por lo

tanto no pueden adaptarse fcilmente a paquetes disponibles en el mercado.

Tpicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a travs de su

evolucin dentro de la organizacin. Se inicia con un proceso o funcin en
particular y a partir de ah se van agregando nuevas funciones o procesos.

Su funcin es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como

ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En
este contexto, los Sistemas Estratgicos son creadores de barreras de
entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automticos en los bancos
es un Sistema Estratgico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no
posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puerta al pblico,
tendr que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus
competidores.

Apoyan el proceso de innovacin de productos y proceso dentro de la

empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una
forma de hacerlo es innovando o creando productos y procesos.

- 74 -

Un ejemplo de estos Sistemas de Informacin dentro de la empresa puede ser un

sistema

MRP

(Manufacturing

Resource

Planning),

enfocado

reducir

sustancialmente el desperdicio en el proceso productivo, o bien, un Centro de

Informacin que proporcione todo tipo de informacin; como situacin de crditos,
embarques, tiempos de entrega, etc. En este contexto los ejemplos anteriores
constituyen un Sistema de Informacin Estratgico si y slo s, apoyan o dan
forma a la estructura competitiva de la empresa.
Por ltimo, es importante aclarar que algunos autores consideran un cuarto tipo de
sistemas de informacin denominado Sistemas Personales de Informacin, el cual
est enfocado a incrementar la productividad de sus usuarios. (39)

4.6 FASES DE UN SISTEMA COMPUTARIZADO

4.6.1 FASE DE PLANIFICACIN

La creacin de un sistema de informacin basado en la computadora CBIS por
sus siglas en ingls (Computer Based Information System) requiere el mismo
grado de planificacin que cualquier proyecto importante, como la introduccin de
un nuevo producto o la construccin de una planta nueva. Dentro de los beneficios
de planificar el proyecto de CBIS se encuentran:
9 Definir el alcance del proyecto. Qu unidades organizacionales,
actividades o sistemas intervendrn? Cules no intervendrn? Esta
informacin proporcionar un estimado inicial de la escala de los recursos
requeridos.
9 Detectar posibles reas problemticas. La planificacin revelar qu
cosas pueden fallar y cmo pueden prevenirse.
9 Determinar el orden de las tareas. Se requerirn muchas tareas
individuales para crear el sistema.

- 75 -

Estas tareas se acomodan en una

secuencia lgica basndose en las prioridades de la informacin y la

necesidad de ser eficientes.
9

Establecer una base para el control. Se deben especificar con antelacin

ciertos niveles de desempeo y mtodos de medicin. (14: 189, 190)

4.6.1.1 PASOS DE LA FASE DE PLANIFICACIN

Durante las primeras fases del desarrollo de un sistema, el analista de sistemas
es el especialista en informacin que tiene la responsabilidad primaria de trabajar
con el usuario. Otros miembros del equipo, como los administradores de bases de
datos y especialistas en redes, desempean papeles de apoyo. Las fases son:
a)

Reconocer el problema. Por lo regular, son los gerentes de la compaa,

los no gerentes y elementos del entorno de la compaa los que reconocen la
necesidad de un proyecto de CBIS.

Son pocos los casos en que los

especialistas en informacin de la unidad de servicios de informacin

proporcionan el estmulo, ya que no siempre estn en el lugar en que pueden
percibirse los sntomas de un problema.
b)

Definir el problema. Una vez que el gerente se da cuenta de que existe un

problema, debe entenderlo lo bastante bien para buscar una solucin. No
obstante, el gerente no intenta recabar toda la informacin en este punto; slo
procura identificar dnde existe un problema y qu lo est causando.

c)

Fijar los objetivos del sistema.

El gerente y el analista de sistemas

preparan una lista de los objetivos que el sistema debe cumplir para satisfacer
a los usuarios.

En este punto, los objetivos se expresan nicamente en

trminos generales; posteriormente se harn ms especficos.

d)

Identificar las restricciones del sistema. El nuevo sistema no operar libre

de restricciones. Algunas restricciones las impone el entorno, como cuando el
gobierno pide informes fiscales y los clientes requieren informacin de
- 76 -

facturacin. Otras restricciones las impone la gerencia de la compaa, como

la condicin de usar hardware ya existente o tener el sistema funcionando
para cierta fecha.

Es importante identificar estas restricciones antes de

comenzar a trabajar realmente en el sistema. As, tanto el diseo del sistema

como las actividades del proyecto se ajustarn a las restricciones.
e)

Realizar un estudio de factibilidad. Un estudio de factibilidad es una breve

mirada a los principales factores que influirn en la capacidad del sistema
para alcanzar los objetivos deseados.

Existen seis dimensiones de

factibilidad:
-

Tcnica

Se

cuenta

con

hardware

software

para

realizar

el

procesamiento necesario?
-

Rendimiento econmico Se justifica monetariamente el sistema

propuesto comparando sus beneficios y sus costos?

Rendimiento no econmico Se justifica el sistema propuesto con base

en beneficios que no pueden medirse en trminos monetarios?

Legal y tica

El sistema propuesto operar dentro de las fronteras

legales y ticas?
-

Operativa El diseo del sistema recibir el apoyo de la gente que debe

ponerlo a trabajar?

De programacin

Ser posible implementar el sistema dentro de las

restricciones de tiempo impuestas?

El analista de sistemas rene la informacin necesaria para contestar estas
preguntas primordialmente entrevistando a empleados clave del rea usuaria.
f)

Preparar una propuesta de estudio de sistema. Si el sistema y el proyecto

parecen factibles, ser necesario realizar un estudio de sistemas con todas
las de la ley. El estudio de sistemas proporcionar la base detallada para
disear el nuevo sistema en trminos de qu debe hacer y cmo debe
hacerlo.

El analista prepara una propuesta de estudio de sistema que

- 77 -

proporciona al gerente una base para decidir si incurrir o no en el gasto del

anlisis. El punto ms importante que se debe entender en lo que toca a la
propuesta es que gran parte del contenido se basa en estimados.

Se

aprender ms a medida que se desenvuelva el ciclo de vida, pero a estas

alturas los estimados son la mejor informacin con que se cuenta.

g)

Aprobar o rechazar el proyecto de estudio. El gerente y el comit director

sopesan los pros y contras del proyecto y diseo de sistemas propuestos y
deciden si proceder o no: una decisin a favor / en contra. Para tomar su
decisin, el comit hace dos preguntas clave:
-

El sistema propuesto alcanzar sus objetivos?

El proyecto de estudio propuesto es la mejor forma de realizar el

anlisis de sistemas?

Si la decisin es a favor, el proyecto pasa a la fase de estudio. Si la decisin es

en contra, todas las partes dirigen su atencin a otras cosas.
h)

Establecer un mecanismo de control. Antes de iniciarse el estudio del

sistema, el comit director establece el control del proyecto especificando lo
que se har y cundo se har. La cantidad de tiempo requerida para cada
tarea se especifica en meses-persona. Un mes-persona es el tiempo que
una persona, trabajando durante todo un mes natural, tardar en llevar a
cabo la tarea. Si se asignan varias personas a una tarea, es posible reducir
el nmero de meses calendario que se requieren para llevar a cabo la
tarea, aunque no necesariamente de forma lineal.

Supervisin del avance del proyecto. Una vez establecido el programa del
proyecto, se debe documentar en una forma que facilite el control. Se pueden
usar varias tcnicas de documentacin, que incluyen diversos tipos de esquemas,
grficas y diagramas. Existe una gran cantidad de sistemas de administracin de
proyectos en software para producir la documentacin requerida. (14: 190 193)

- 78 -

4.6.2 FASE DE ANLISIS

Una vez completada la planificacin y establecido el mecanismo de control, el
equipo de proyecto pasa al anlisis del sistema existente. El anlisis de sistemas
es el estudio de un sistema existente con el propsito de disear un sistema nuevo
o mejorado. Durante la fase de anlisis, el analista de sistemas sigue trabajando
con el gerente y el comit director de MIS (Management Information System, en
espaol se traduce como Sistema de Informacin Gerencial), quien interviene en
puntos cruciales.
La fase de anlisis comprende las siguientes etapas:
a)

Anunciar el estudio de sistemas. Cuando una compaa implementa una

nueva aplicacin de computadora, la gerencia toma medidas para asegurar la
cooperacin de los empleados. Una preocupacin inicial son los temores de
los empleados respecto a la forma como la computadora podra afectar su
trabajo.

La mejor forma de combatir estos temores es comunicar a los

empleados: (1) las razones que tiene la compaa para iniciar el proyecto y
(2) los beneficios del nuevo sistema, tanto para la compaa como para los
empleados.

La gerencia puede reunirse con los empleados en sesiones

individuales o de grupo y puede usar material escrito como memorandos y

boletines de la compaa para anunciar el estudio. En el caso de compaas,
cuyas operaciones estn dispersas, los anuncios tambin pueden hacerse
mediante videocintas.
b)

Se rene el equipo de proyecto que

Organizar el equipo de apoyo.

realizar el estudio de sistema.

Muchas compaas tienen como poltica

nombrar a un usuario, no a un especialista en informacin, como jefe del

proyecto. Es crucial para el xito del proyecto que los usuarios desempeen
papeles activos, no pasivos.

- 79 -

c)

Definir las necesidades de informacin. Los analistas se enteran de las

necesidades de informacin de los usuarios realizando diversas actividades
de recoleccin de informacin, que incluyen entrevistas personales,
observaciones, bsquedas de archivo y encuestas. De todos esos mtodos,
la entrevista personal es la preferida, por las razones siguientes:
-

Ofrece la oportunidad de tener comunicacin en ambas direcciones y de

observar el lenguaje corporal.

Estimula entusiasmo por el proyecto tanto por parte de los usuarios como
de los especialistas en informacin.

Establece un vnculo de confianza mutua entre los usuarios y los

especialistas en informacin.

Proporciona a los participantes en el proyecto la oportunidad de expresar

diferentes opiniones, incluso opuestas.

ste es el punto del SLC (System Life Cicle, en espaol: Ciclo de Vida de un
Sistema) en el que el analista rene la documentacin del sistema existente. El
analista revisa la documentacin que se haya preparado cuando se cre el
sistema actual y aade documentacin nueva si es necesario. La documentacin
incluye diagramas de flujo, diagramas de flujo de datos y otras descripciones
grficas y narrativas de procesos y datos.

A menudo se usa el trmino

diccionario de proyecto para describir toda la documentacin que define un

sistema.

La tendencia es mantener el diccionario del proyecto en forma

electrnica, no en papel.
d)

Definir los criterios de desempeo del sistema. Una vez definidas las
necesidades de informacin del gerente, ya es posible especificar en
trminos exactos qu es lo que debe lograr el sistema: los criterios de
desempeo. Por ejemplo, un gerente de mercadotecnia que necesita un
informe mensual de gastos puede insistir en los criterios de desempeo
siguientes:
-

El informe debe prepararse tanto en forma impresa como en pantalla.

- 80 -

El informe debe estar listo no ms de tres das despus de fin de mes.

El informe debe comparar los ingresos y gastos reales y presupuestados,

tanto para el mes inmediato anterior como para el ao a la fecha.

Desde luego, estas especificaciones slo se adoptarn como criterios de

desempeo si el equipo de proyecto conviene en que son alcanzables.
e)

Preparar la propuesta de diseo. El analista de sistemas proporciona al

gerente la oportunidad de tomar una segunda decisin, ya sea en contra o a
favor. Aqu, el gerente debe aprobar la fase de diseo y el apoyo para esa
decisin est incluido en la propuesta de diseo.

f)

Aprobar o rechazar el proyecto de diseo. El gerente y el comit

director

de

MIS

(Management

Information

System,

en

espaol:

Administrador del Sistema de Informacin) evalan la propuesta de diseo y

determinan si darn o no su aprobacin. En algunos casos, puede pedirse al
equipo que realice otros anlisis y que vuelva a presentar la propuesta de
diseo; o bien, puede abandonarse el proyecto. Si se da la aprobacin, el
proyecto pasa a la fase de diseo. (14: 194, 195)

4.6.3 FASE DE DISEO

Ya que se entiende el sistema existente y los requisitos que debe cumplir el
nuevo sistema, el equipo de proyecto puede abordar el diseo del nuevo sistema.
El diseo de sistema es la determinacin de los procesos y datos que un nuevo
sistema requiere. Si el sistema es computarizado, el diseo puede incluir una
especificacin de los tipos de equipo que se usarn. (14: 196)
Para satisfacer los requerimientos de informacin y control, se debe contar con la
participacin de personal especializado en diseo y desarrollo de programas a la
medida.

El nuevo sistema debe contar con la flexibilidad de poder

interrelacionarse con los mdulos de contabilidad que en un futuro se puedan

- 81 -

implementar.

Tambin debe contener los mens, submens y la forma

mecanismos de entrada, proceso y salida de la informacin, as tambin, la forma

de distribucin de la informacin generada y las polticas de mantenimiento al
mismo. (14: 196)
El sistema debe agilizar la informacin de tal forma que diariamente se cuente con
saldos actualizados, abonos efectuados, intereses percibidos, mora, intereses
moratorios, con respecto a los diversos prstamos que maneja la cooperativa,
tales como: largo plazo, plazo fijo, emergencia mdica, funerarios, anticipo a
aguinaldo, anticipo a bono 14, etc.

A continuacin se describen brevemente los

pasos de la fase de diseo:

a)

Preparar el diseo de sistema detallado. El analista trabaja con el usuario

y documenta el diseo del nuevo sistema empleando herramientas como las
que se describen a continuacin:
Modelado de datos
Modelado de procesos

Modelado de objetos

Diagrama de entidades relaciones

Diccionario de datos
Forma de diseo de pantalla / impresora
Sistema de flujo del programa
Diagrama de flujo del programa
Diagrama de flujo de datos
Ingls estructurado
Modelo de relacin de objetos

Algunas de las herramientas permiten al analista preparar la documentacin de

manera descendente, comenzando con el panorama general e introduciendo
gradualmente ms detalles. Este enfoque descendente es una caracterstica del
diseo estructurado en el que el diseo pasa del nivel de sistema al nivel de
subsistemas.
b)

Identificar configuraciones alternativas del sistema.

El analista debe

identificar ahora la configuracin no la marca ni el modelo del equipo de

cmputo que mejor permitir al sistema realizar el procesamiento.

- 82 -

La

identificacin es un proceso secuencial que inicia con la identificacin de

diversas combinaciones que pueden llevar a cabo cada tarea.
continuacin

se

listan algunas combinaciones que podran considerarse

para el sistema de captura de informacin de prstamos:

ELEMENTOS DEL SISTEMA

ALTERNATIVAS

Entrada

Terminal con teclado

Lector ptico

Bitcora de prstamos

Cinta magntica
Disco magntico

Archivo de crdito de asociados

Cinta magntica
Disco magntico

Archivo de prestamos rechazados

Cinta magntica
Disco magntico

Archivo de prstamos aceptados

Cinta magntica
Disco magntico

Archivo de prstamos cancelados

Impresora
Terminal con teclado

Procesamiento

Por categora
En lnea

El analista elimina las combinaciones de equipos que obviamente son

incompatibles o inaceptables, reduciendo las alternativas a un nmero razonable.
c)

Evaluar configuraciones alternativas del sistema. El analista, trabajando

en estrecha colaboracin con el gerente, evala las alternativas.

Se

selecciona la que mejor permita al subsistema satisfacer los criterios de

desempeo, dadas las restricciones.
d)

Seleccionar la mejor configuracin.

El analista evala todas las

configuraciones de subsistemas y ajusta la mezcla de dispositivos para que

todos los subsistemas se ajusten a una sola configuracin. Cuando termina,
el analista presenta la recomendacin al gerente para su aprobacin. Si el
gerente aprueba la configuracin, se busca la aprobacin del comit director

- 83 -

de MIS (Management Information System, que en espaol significa:

Administrador del Sistema de Informacin). El resultado de este proceso de
diseo es una configuracin de equipo que le permita al sistema alcanzar sus
objetivos dentro de sus restricciones. Esta especificacin del sistema ser la
base para los trabajos que se efecten en la fase de implementacin.
e)

Preparar la propuesta de implementacin.

El analista prepara una

propuesta de implementacin que bosqueja los trabajos de implementacin

por realizar, los beneficios esperados y los costos.
f)

Aprobar o rechazar la implementacin del sistema.

La decisin de

continuar con la fase de implementacin tiene especial importancia porque la

implementacin incrementar considerablemente el nmero de participantes.
Si los beneficios esperados del sistema exceden los costos, se aprobar la
implementacin. (14: 197, 198)

4.6.4 FASE DE IMPLEMENTACIN

Implementacin

es la adquisicin e integracin de los recursos fsicos y

conceptuales que producen un sistema funcional.

a) Planear la implementacin. Ahora que solo queda una fase de desarrollo
antes de que el nuevo sistema entre en funciones, los gerentes y los
especialistas en informacin automatizada entienden muy bien lo que se
necesitar hacer para implementar el diseo del sistema. Ellos pueden utilizar
estos conocimientos para crear un plan de implementacin muy detallado.
b) Anunciar la implementacin. El proyecto de implementacin se anuncia a los
empleados de forma similar a como se anunci el estudio del sistema. El
propsito de este anuncio es informar a los empleados de la decisin de
implementar el nuevo sistema y solicitar su cooperacin.

- 84 -

c) Obtener los recursos de hardware. El diseo del sistema se presenta a los

proveedores de los tipos de equipos de cmputo incluidos en la configuracin
aprobada. A cada proveedor se le proporciona una solicitud de propuesta que
les permita seleccionar las unidades de cmputo ms apropiadas para la tarea.
d)

Obtener los recursos de software. Cuando una compaa decide crear su

propio software de aplicacin, el programador usa la documentacin preparada
por el analista de sistemas como punto de partida. El programador podra
preparar

documentacin

ms

detallada,

como

ingls

estructurado

(seudocdigo) o diagramas de flujo de programa. Se realiza la codificacin y

se prueban los programas. El producto final es una biblioteca de programas de
aplicacin. Si se compra software de aplicacin preescrito, la seleccin del
proveedor de software puede seguir el mismo procedimiento que se emplea
para seleccionar los proveedores de hardware.
e) Preparar la base de datos. El administrador de base de datos se encarga de
todas las actividades relacionadas con los datos, incluida la preparacin de la
base de datos. En algunos casos se hace necesario recolectar datos nuevos;
en otros es preciso modificar el formato de los datos existentes para que se
ajusten al nuevo diseo de sistema. Se llevan a cabo estas tres tareas y se
introducen los datos en la base de datos.
f) Preparar las instalaciones fsicas. Si el hardware del nuevo sistema no cabe
en las instalaciones existentes, ser necesario realizar una construccin nueva
o una remodelacin. Un cuarto de computadora que aloja a una mainframe o a
una minicomputadora grande requiere una combinacin compleja de piso
levantado, controles especiales de temperatura y humedad, medidas de
seguridad, equipo para deteccin y extincin de incendios y cosas por el estilo.
La construccin de tales instalaciones debe programarse de manera que
coincida con el plan general del proyecto.

- 85 -

g) Educar a los participantes y usuarios. Lo ms probable es que el nuevo

sistema afectar a mucha gente.

Algunos harn que el sistema funcione.

stos son los participantes e inclusive los capturistas de datos, codificadores

y otro personal de oficina y administrativo. Otras personas usarn las salidas
del sistema. A toda esta gente es preciso educarla en cuanto al papel que
desempearn en el sistema.
h) Preparar la propuesta de corte y cambio. El proceso de suspender el uso
del sistema antiguo e iniciar el uso del nuevo se llama corte y cambio.
Cuando se hace evidente que todos los trabajos de desarrollo se estn
acercando a su conclusin, el equipo de proyecto recomienda al gerente
realizar el corte y cambio.

La propuesta puede adoptar la forma de un

memorando o de un informe oral.

i) Aprobar o rechazar el corte y cambio al nuevo sistema. El gerente y el
director de MIS (Management Information System, por sus siglas en ingls, que
significa: Administrador del Sistema de Informacin), revisan la situacin del
proyecto y aprueban o bien rechazan la recomendacin.

Si la gerencia

aprueba la recomendacin, fija la fecha para el corte y cambio. Si la gerencia

rechaza la recomendacin, especifica las acciones por realizar y las tareas por
terminar antes de que vuelva a considerar el corte y cambio; luego, se fija una
nueva fecha.
j) Corte y cambio al nuevo sistema. Hay cuatro estrategias bsicas para el
corte y cambio: piloto, inmediata, por fases y paralelas.

Un piloto es un sistema de prueba implementado en un subconjunto de la

operacin total, como una oficina o un rea geogrfica. Por ejemplo, la
fuerza area podra probar un nuevo sistema de inventarios en una sola

- 86 -

base area. Si el piloto tiene xito, el sistema se implementa en el resto de

la operacin, empleando una de las otras estrategias de corte y cambio.
-

Inmediata. La estrategia ms sencilla es realizar la conversin del sistema

antiguo al nuevo en un da dado; sin embargo, este enfoque solo es factible
en el caso de compaas pequeas o sistemas pequeos, pues los
problemas de sincronizacin crecen a medida que aumenta la escala de la
operacin.

Por fases. En un corte y cambio por fases, el nuevo sistema se pone en

uso parte por parte. Por ejemplo, la compaa podra cambiar el sistema de
captura de pedidos, luego el de inventarios y as sucesivamente; o bien, se
podra efectuar el corte y cambio para todos los sistemas en un sitio, luego
en otro, etc. El corte y cambio por fases se utiliza mucho en el caso de
sistemas a gran escala.

Paralela.

Un corte y cambio en paralelo requiere mantener el sistema

antiguo hasta que el nuevo se ha probado perfectamente. Este enfoque es

el que ofrece ms proteccin contra fallos pero es el ms costoso, ya que
es preciso mantener dos conjuntos de recursos.
El corte y cambio marca el final de la porcin de desarrollo del ciclo de vida del
sistema. Ahora puede comenzar el uso del sistema. (14: 199 - 206)

4.7 EVALUACIN DE FUNCIONAMIENTO

El Contador Pblico y Auditor debe prever la revisin y evaluacin del sistema
contable computarizado, verificando que ste incluya controles internos slidos y
especiales, en la entrada, proceso y salida de la informacin, la operacin correcta
del sistema, as como el desarrollo del mismo, la forma en que se realizar la
captura y el procesamiento de datos, as como emisin de reportes, asientos
contables, medidas de seguridad de programas y bases de datos.

- 87 -

4.7.1 VERIFICACIN DE CONTROL INTERNO

Debe contener guas de procedimientos de control y registro de las operaciones
de las principales actividades relacionadas con el sistema computarizado, estas
guas se han incluido en el caso prctico.

4.7.2 DOCUMENTACIN DEL SISTEMA

Previo a que el auditor inicie la aplicacin de tcnicas especficas para auditar
aplicaciones

en

PED,

es

necesario

obtener

informacin

relativa

la

documentacin del sistema, la que puede agruparse como se indica en las

siguientes pginas.

4.7.2.1

DIAGRAMA DE FLUJO

El diagrama de flujo es una herramienta til para el anlisis de auditoria, pues el

mismo identifica todo el procesamiento manual y computarizado en una aplicacin;
muestra todos los archivos y transacciones sujetos a procesamiento, quin lleva a
cabo el procesamiento y qu es lo que se hace. La complejidad de la aplicacin
determinar qu tan extenso debe ser el diagrama de flujo. Identifica y sigue la
pista de cada documento y archivo de transacciones a travs de la aplicacin,
haciendo nfasis en las tareas de procesamiento que implican control.
Cada paso importante del procesamiento debe identificarse en forma precisa o
acompaarse de una breve descripcin narrativa. Desde el punto de vista del
auditor, existen dos buenas razones para que los diagramas de flujo se organicen
en columnas:

La representacin del procesamiento por responsabilidades proporciona un

buen mecanismo para evaluar la segregacin de funciones dentro de una
aplicacin.

Este formato de los diagramas hace resaltar uno de los tipos de situaciones
ms propensas a error que puede presentarse en la evaluacin de

- 88 -

sistemas: la interrelacin o interaccin entre departamentos u otras

entidades organizacionales.
Una vez terminado, el diagrama de flujo presenta una imagen general que ayuda
en muchas formas al anlisis posterior de la aplicacin, pues stos presentan:

Qu es lo que sucede durante el procesamiento normal de las

transacciones, los archivos y los datos de salida.

Muchos de los controles incorporados en el flujo del procesamiento de la

aplicacin.

El tipo de utilizacin que se da actualmente (o lo planeado) a los distintos

archivos dentro de la aplicacin.

4.7.2.2

PROGRAMAS FUENTE

Los programas fuente (escritos en lenguaje simblico) de las aplicaciones que

correspondan, son listados y a travs de un anlisis detallado de las instrucciones
que contiene, se obtiene informacin relativa al proceso que se realiza por
computador. A esta revisin se le denomina tambin verificacin de escritorio o
verificacin de la codificacin de los programas.
Las dificultades relativas a esta tcnica de recopilacin de informacin, se refieren
principalmente al nivel de experiencia requerido, pues no existen muchas
personas suficientemente capacitadas para efectuar esta revisin, ya que resulta
bastante difcil rastrear la lgica del programa a travs de los listados de
codificacin.

4.7.2.3

DISEO DE ARCHIVOS

Un archivo en computacin, es una coleccin de registros que tienen una relacin

en comn. Los elementos que deben tomarse en consideracin para el diseo de
archivos, son:

- 89 -

- Los datos que deben contener los archivos, de acuerdo con las salidas o
reportes que se necesiten.
- Frecuencia de actualizacin de los archivos.
- Dispositivo en que debe ubicarse el archivo.
Atendiendo a la volatilidad de la informacin que contienen, los archivos pueden
clasificarse en maestros y de transacciones.

Un archivo maestro es un

archivo de informacin semipermanente, que generalmente se actualiza

peridicamente; el archivo de transacciones, llamado tambin de detalle,
contiene informacin corriente, operaciones diarias o peridicas y usualmente
sirve para actualizar a un archivo maestro. Los archivos se pueden organizar
principalmente:
a)

Archivos secuenciales. Los registros son almacenados en forma

ascendente y colocados adyacentemente uno al otro, de tal manera que
puedan ser grabados y ledos en su secuencia fsica.

Esta organizacin

requiere que para recobrar un registro especfico todos los registros

precedentes son consultados.
b)

Archivos secuenciales con ndice. La organizacin secuencial con ndice

implica una lista o ndice separado que contiene referencia o informacin
relativa a la ubicacin de los registros; este ndice puede formar parte del
archivo o estar separado fsicamente, formando otro archivo.

El ndice

asociado al archivo hace posible que despus de un rpido acceso

secuencial al mismo, se pueda localizar un registro individual en un
procesamiento secuencial.
c)

Archivos de acceso directo. La organizacin directa ignora la secuencia

fsica de los registros almacenados y los mismos son accesados con base en
su localizacin fsica en el dispositivo de almacenamiento (discos, tambores
magnticos, memorias USB, etc.)

- 90 -

4.7.3 SISTEMAS DE RESPALDO

En esta fase de la documentacin del sistema, debe considerarse lo relativo al
respaldo del hardware, los programas, la documentacin, los procedimientos y los
archivos de datos.

4.7.3.1

RESPALDO DEL HARDWARE

Al respecto, todas las instalaciones de computacin deben hacer arreglos formales

para una capacidad de procesamiento alterno, en caso de que su centro de datos
quede daado. Estos planes pueden asumir varias formas e implican el uso de
otra institucin o de otra instalacin. Una descripcin detallada de los diversos
planes de respaldo mas comunes, se puede encontrar en este mismo captulo
bajo el ttulo PLANIFICACIN PARA CONTINGENCIAS, numeral 4.8.4.
a)

RESPALDO DE LOS PROGRAMAS (BACK UP): Consiste en tres reas

bsicas: el software del sistema operativo, el software de las aplicaciones y de los

programas de aplicacin.
El software del sistema operativo debe estar respaldado por lo menos por dos
copias de la versin en uso. Una copia debe estar almacenada en la biblioteca
(de cintas, discos y dispositivos magnticos u pticos), para que est
inmediatamente disponible en caso el original sea daado y la otra copia debe
estar en un sitio seguro, en otro local.

Estas copias deben ser probadas

peridicamente y actualizadas cuando haya algn cambio al original.

El software de las aplicaciones, que incluye versiones de programas fuente y
programas objeto, debe ser respaldado en la misma forma que el software del
sistema operativo, incluyendo las pruebas y actualizacin de las copias de
respaldo.

La documentacin del sistema operativo y de los programas de

aplicaciones, tambin debe ser respaldada.

- 91 -

Cierto nivel mnimo de

documentacin debe ser mantenido en un local distinto y debe incluir copias

vigentes de:

b)

Graficas de flujo de las aplicaciones;

Narraciones descriptivas de todos los sistemas y programas;

Distribucin de los archivos para las corridas de programas; y

Manuales de usuarios.

RESPALDO

DE

LOS

PROCEDIMIENTOS:

Los

manuales

de

procedimientos tambin son necesarios durante la recuperacin derivada de un

desastre; por lo tanto copias de todos los procedimientos relacionados con PED
deben estar almacenados en lugar distinto. Estos incluyen manuales sobre los
sistemas y normas de programacin, biblioteca de documentacin y de archivos,
procedimientos de control de datos y procedimientos que sealan los planes para
las operaciones de PED durante las emergencias.
c)

RESPALDO DE LOS ARCHIVOS DE DATOS: Los archivos de datos deben

ser respaldados en el local y fuera de l, para permitir, en determinado momento,

su recuperacin. La retencin de los archivos vigentes de datos o de archivos
maestros ms antiguos y los archivos de transacciones necesarios para ponerlos
al da, es importante para continuar el procesamiento en caso de desastre.

4.8 SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS

La seguridad de los sistemas se refiere a la proteccin de todos los recursos de
informacin de la compaa contra amenazas de personas no autorizadas. La
compaa implementa un programa de seguridad eficaz de los sistemas
identificando primero los puntos vulnerables e implementando despus las
protecciones y medidas necesarias para contrarrestarlas.

- 92 -

4.8.1 OBJETIVOS DE SEGURIDAD

La seguridad de sistemas busca lograr tres objetivos principales: confidencialidad,
disponibilidad e integridad.
-

Confidencialidad. La compaa busca proteger sus datos e informacin

para que no se revelen a personas no autorizadas.

Los sistemas de

informacin para ejecutivos, los sistemas de informacin de recursos

humanos y los sistemas de contabilidad como nminas, cuentas por cobrar,
compras y cuentas por pagar son especialmente crticos en este aspecto.
-

Disponibilidad.

El propsito del CBIS (Computer Based Information

System) o Sistema de Informacin Basado en Computadora, es

proporcionar sus datos e informacin a quienes estn autorizados para
usarlos. Este objetivo es importante sobre todo en los subsistemas del
CBIS orientados hacia la informacin: MIS (Management Information
System) o Administracin de Sistemas de Informacin, DSS (Decision
System Support) o Apoyo a Decisiones y sistemas expertos.
-

Integridad.

Todos los subsistemas del CBIS debern proporcionar una

imagen exacta de los sistemas fsicos que representan.

4.8.2 AMENAZAS A LA SEGURIDAD
Cuando alguien obtiene acceso no autorizado a los recursos de informacin de la
compaa, esa persona se convierte en un delincuente ciberntico. Algunos de
estos delincuentes son empleados, otros son gente de fuera.

Cuando los

delincuentes cibernticos son empleados de los competidores de la compaa,

reciben el nombre de espas industriales.
-

Revelacin no autorizada y robo. Cuando la base de datos y la biblioteca

de software se ponen a disposicin de personas que no tienen derecho a
acceder a ellas, el resultado es la prdida de informacin o de dinero. Por
ejemplo, los espas industriales adquieren informacin competitiva valiosa,
y los delincuentes cibernticos se apropian de los fondos de la compaa.

- 93 -

Uso no autorizado. Las personas que de ordinario no tienen derecho a

usar los recursos de la compaa hacen uso de ellos.

El hacker es

representativo de este tipo de delincuente: una persona a la que le gusta

jugar con la computadora y disfruta al dominar los detalles de su
funcionamiento.

Por ejemplo, un hacker puede meterse en la red de

computadoras de una compaa, obtener acceso al sistema telefnico y

hacer llamadas de larga distancia no autorizadas.
-

Destruccin no autorizada y negativa a prestar servicios. Las personas

pueden daar o destruir el hardware o software, causando un paro en las
operaciones de cmputo de la compaa. Ni siquiera es necesario que el
delincuente ciberntico est presente. l o ella puede conectarse con la
red de computadoras de la compaa desde una terminal remota y causar
perjuicios fsicos como por ejemplo monitores daados, discos inoperables,
impresoras atascadas y teclados inhabilitados.

Modificacin no autorizada.

Se pueden hacer cambios a los datos,

informacin y software de la compaa.

Algunos cambios pasan

desapercibidos y hacen que los usuarios de las salidas del sistema tomen
decisiones equivocadas. Un tipo de modificacin especialmente daino es
el causado por software mal intencionado. El software mal intencionado
consiste en programas completos o segmentos de cdigo que realizan
funciones que los propietarios del sistema no quieren. Dichas funciones
borran archivos o hacen que el sistema se paralice. Hay varios tipos de
software mal intencionado, siendo el ms popular el virus.

Otros tipos

reciben nombres tan extraos como puertas secretas, bombas lgicas,

caballos de Troya, gusanos, bacterias y conejos.
La base de seguridad contra las amenazas de personas no autorizadas es el
control de acceso. El razonamiento es sencillo: si las personas no autorizadas no
tienen acceso a los recursos de informacin, no pueden causar dao.

- 94 -

4.8.3 CONTROL DE ACCESO

El control de acceso se logra mediante un proceso de tres pasos que incluye
identificacin del usuario, validacin del usuario y autorizacin del usuario.
-

Identificacin del usuario.

Los usuarios se identifican inicialmente

proporcionando algo que conocen, como una contrasea. La identificacin

tambin puede incluir la ubicacin del usuario, por ejemplo un nmero
telefnico o un punto de ingreso en la red.
-

Validacin del usuario.

Una vez efectuada la identificacin inicial, los

usuarios verifican su derecho a tener acceso proporcionando algo que

tienen, como una tarjeta o ficha inteligente, un chip de identificacin. La
validacin del usuario tambin puede efectuarse proporcionando algo que
el usuario es, como una firma o un patrn de voz.
-

Autorizacin del usuario.

Una vez que el usuario ha pasado las

verificaciones de identificacin y validacin, se le autoriza para ciertos

niveles o grados de uso. Por ejemplo, un usuario puede estar autorizado
nicamente para leer un archivo, mientras que otro puede estar autorizado
para hacer cambios.
La identificacin y validacin emplean perfiles de usuario o descripciones de
usuarios autorizados. La autorizacin emplea archivos de control de acceso
que especifican los niveles de acceso que puede tener cada usuario.
Hasta que un usuario ha satisfecho las tres funciones de control de acceso, puede
usar el contenido de la base de datos y la biblioteca de software. Se mantiene una
bitcora de auditora para toda la actividad de control de acceso, como la fecha,
la hora y la identificacin de la terminal y se usa para preparar informes de
seguridad.
4.8.4 PLANIFICACIN PARA CONTINGENCIAS
Una operacin de cmputo que ofrece un nivel de seguridad razonable ante
delincuentes cibernticos y desastres naturales no se logra de la noche a la

- 95 -

maana; requiere la ejecucin de una estrategia bien planeada.

Un plan para

contingencias es un documento formal, por escrito, que detalla las acciones que
deben emprenderse en caso de haber una perturbacin, o una amenaza de
perturbacin, en cualquier parte de la operacin de cmputo de la compaa.
Las compaas han constatado que, en vez de confiar en un slo plan amplio para
contingencias,

la mejor estrategia es crear varios subplanes que contemplan

contingencias especficas.

Entre los subplanes ms comunes estn el plan de

emergencia, el plan de respaldo y el plan de registros virtuales.

a)

El plan de emergencia. Especifica las medidas que garantizan la seguridad

de los empleados cuando ocurre un desastre.

Las medidas incluyen

sistemas de alarma, procedimientos de evacuacin y sistemas de supresin

de incendios.
b)

El plan de respaldo. La compaa debe tomar medidas para contar con

instalaciones de cmputo de respaldo en caso de que las instalaciones
normales se destruyan o daen tanto que no puedan usarse. Estas medidas
constituyen el plan de respaldo.

El respaldo puede consistir en alguna

combinacin de redundancia, diversidad y movilidad.

-

Redundancia. Se duplica el hardware, software y los datos de modo que,

si la unidad original queda incapacitada, la unidad de respaldo puede
continuar con el procesamiento.

Diversidad. Los recursos de informacin no se instalan todos en el mismo

lugar.

Las compaas grandes por lo regular establecen centros de

cmputo individuales para diferentes reas de sus operaciones.

-

Movilidad. Las compaas pequeas celebran convenios recprocos con

otros usuarios del mismo tipo de equipo para que cada compaa pueda
ofrecer respaldo a la otra en caso de ocurrir una catstrofe. Las compaas
grandes pueden lograr movilidad contratando un servicio de respaldo en
sitios calientes o fros. Un sitio activo (hot site) es una instalacin de
cmputo completa que un proveedor pone a disposicin de sus clientes

- 96 -

para que la usen en caso de haber una emergencia. Un sitio inactivo

(cold site) a menudo llamado cascarn vaco, es construido por la
compaa en un lugar separado de las instalaciones de cmputo normales
e incluye slo los edificios pero no la computadora. La computadora se
obtiene del proveedor y se instala en el cascarn vaco cuando acaece un
desastre.
Dado que las computadoras estn sujetas a averas y son indispensables para
continuar las operaciones, todas las compaas necesitan algn tipo de plan de
respaldo.
c)

El plan de registros vitales. Los registros vitales de una compaa son

aquellos documentos en papel, microformas y medios de almacenamiento
magnticos y pticos que son necesarios para que la empresa pueda
funcionar.

El plan de registros vitales especifica cmo se protegern

dichos registros. Adems de proteger los registros en las instalaciones de

cmputo, se deben almacenar copias de respaldo en algn sitio remoto.
Todos los tipos de registro se transportan fsicamente al sitio remoto, pero
los registros computarizados se pueden transmitir electrnicamente.
Actualmente se cuenta con tres servicios de transmisin electrnica.
-

Bvedas electrnicas.

Esto implica la transmisin electrnica de los

archivos de respaldo por lotes, digamos al final del da.

-

Diarios remotos. Esto implica la transmisin de datos de transacciones en

el momento en que ocurren las transacciones. Los datos se utilizan luego
para actualizar por lotes la base de datos del sitio remoto.

Sombras de bases de datos.

Esto implica la actualizacin de bases de

datos duplicadas en el sitio remoto en el momento en que ocurren las

transacciones.

- 97 -

4.9 ATRIBUTOS DE CALIDAD DE LA INFORMACIN

A continuacin se describen los atributos que deben estar presentes en la
informacin de alta calidad:

DIMENSIN TIEMPO:
Oportunidad: La informacin debe suministrarse en el momento que sea
necesaria.
Actualidad: La informacin debe ser reciente al momento de suministrarse.
Frecuencia: La informacin debe suministrarse con la frecuencia que sea necesaria.
Perodo:

La informacin puede proporcionarse sobre perodos pasados,

presentes y futuros.

DIMENSIN CONTENIDO:
Exactitud: La informacin debe estar libre de errores.
Pertinencia:

La informacin debe estar relacionada con las necesidades de

informacin de un destinatario especfico para una determinada situacin.

Integridad: Debe suministrarse toda la informacin que sea necesaria.
Brevedad: Debe proporcionarse slo la informacin que se necesite.
Alcance: La informacin puede tener un alcance amplio o estrecho, o un enfoque
interno o externo.
Desempeo: La informacin puede revelar el desempeo, al medir las actividades
logradas, el progreso alcanzado o los recursos acumulados.

DIMENSIN FORMA:
Claridad: La informacin debe suministrarse en un formato que sea fcil de entender.
Detalle: La informacin puede proporcionarse en un formato detallado o de resumen.
Orden: La informacin puede ordenarse en una secuencia predeterminada.
Presentacin: La informacin puede presentarse en forma narrativa, numrica, grfica u
otras formas.

Medios: La informacin puede proporcionarse en la forma de documentos de

papel impresos, presentaciones de video u otros medios.
- 98 -

CAPITULO V
PROPUESTA DEL DISEO DE UN SISTEMA CONTABLE COMPUTARIZADO
PARA EL AREA DE CREDITOS DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRDITO DE EMPLEADOS GUATEMATECOS DE LA MISIN DIPLOMTICA
AMERICANA ACREDITADA EN GUATEMALA (APLICACIN)
En un inicio se presentan las caractersticas generales sobre las que opera
actualmente la Cooperativa objeto de estudio.

Seguidamente se desarrolla el

diseo de la aplicacin computarizada, que se propone para mejorar los

procedimientos operativos y administrativos en el rea de crditos de la
Cooperativa, el cual ser programado por un ingeniero en sistemas que ser
acompaado por un auditor para que se cumpla con todos los requerimientos y
controles previamente definidos con las autoridades, funcionarios, usuarios
internos y externos de la Cooperativa, tomando en cuenta el ambiente de control
interno que le es aplicable. Adicionalmente, se incluyen los anexos propuestos
que debern implementarse.

5.1 CARACTERISTICAS GENERALES DE LA COOPERATIVA SUJETA DE

ESTUDIO
Como marco de referencia, se presenta la situacin en la que se encuentra la
Cooperativa sujeto de estudio, describiendo la forma en que est organizada, los
prstamos que otorga a sus Asociados y los procedimientos manuales que utilizan
para el registro de los mismos, informacin obtenida mediante la observacin y
entrevistas realizadas a los colaboradores de la Cooperativa; seguidamente, se da
a conocer la propuesta para mejorar dichos procedimientos.
La entidad a investigar, es una Cooperativa guatemalteca de ahorro y crdito
ubicada en la ciudad capital de Guatemala.

Su capital est integrado en su

totalidad por las aportaciones que sus Asociados realizan de forma catorcenal o
quincenal. Fue constituida formalmente el ocho de febrero de mil novecientos

- 99 -

ochenta y funciona dentro de la misin diplomtica.

Cuenta actualmente con

veintisiete aos de existencia y con 233 Asociados, quienes aportan una cantidad
fija que puede variar segn la capacidad econmica y la conveniencia del
Asociado, sin que dicha cantidad aportada pueda ser menor a setenta y cinco
quetzales (Q75.00) por perodo de pago.
En cuanto a sus operaciones activas, la Cooperativa maneja los siguientes tipos
de prstamo: a) Largo plazo; b) Plazo fijo; c) Funerarios; d) Emergencia
mdica; e) Anticipo sobre bono 14; y, f) Anticipo sobre aguinaldo.
Actualmente, todos los Asociados tienen derecho a hacer varios prstamos segn
sus aportaciones, sus ahorros y su capacidad de pago.

Por cada prstamo

otorgado, se lleva un registro manual de cuentas corrientes,

bajo el sistema

kardex en el que se hacen los abonos respectivos a capital, los cargos generados
por los intereses y se lleva control de los saldos.

A la fecha, todos estos

procedimientos se hacen de forma manual por lo que se invierte bastante tiempo

en esta actividad, con los consiguientes riesgos.
La Cooperativa no cuenta con espacio fsico suficiente para archivar todos los
documentos de soporte que se genera con el registro de prstamos; tampoco
cuenta con oficinas propias. La oficina es un slo espacio en el que aparte del
archivo de los documentos de soporte, estn las 2 colaboradoras de la
Cooperativa, quienes se encargan de registrar las actividades de la misma. No
hay contador de planta, ya que se presenta cada 3 meses en la oficina de la
Cooperativa y solamente presenta estados financieros al final de cada perodo
fiscal, lo que genera inoportunidad de la informacin contable, principalmente por
el manejo manual de la informacin.
Por lo anteriormente expuesto, existe la posibilidad de incurrir en error al procesar
informacin crediticia que afecte en: clculo de intereses, en operaciones
matemticas, en los saldos de las cuentas corrientes de los Asociados, una rebaja

- 100 -

de saldo no operada o acreditada a un Asociado distinto, etc.

A esto se une la

debilidad que existe en el control interno, lo que no permite verificar datos, ni llevar
un registro adecuado de los mismos. A raz del crecimiento de su capital y del
nmero de Asociados, el volumen de operaciones se ha incrementado,
paralelamente a la necesidad de disear un sistema contable computarizado para
las operaciones crediticias, que fortalezca el control interno de la Cooperativa
dando como resultado eficiencia y eficacia.
Las actividades contables y administrativas se han centralizado en una persona
que tiene veinticinco (25) aos de trabajar para la Cooperativa.

Tomando en

consideracin que los miembros de las juntas directivas (quienes son electos
dentro de los mismos Asociados cada 2 aos), no se involucran formalmente en la
contabilidad ni en la administracin de la Cooperativa, da lugar a que exista
incertidumbre en cuanto a la credibilidad y confiabilidad de los datos.
Espordicamente se han hecho conciliaciones bancarias en las que se han
encontrado errores por duplicidad de depsitos o bien, el no registro de los
mismos en la contabilidad, entre otras deficiencias.

Por otra parte, en la

Cooperativa existen dos clases de Asociados:

a)

Los Asociados que son empleados directos de la Misin Diplomtica que

estn bajo planilla, y

b)

Los Asociados que trabajan para la Misin Diplomtica pero que son
subcontratados.

Los empleados que estn bajo planilla son los que reciben su salario directamente
del Departamento del Tesoro del pas al que pertenece la Misin Diplomtica (en
adelante se le denominar el pas), a travs de una transferencia electrnica
de fondos a una cuenta de depsitos monetarios individual en un banco local. A
estos empleados se les paga su salario cada catorce das a manera de cubrir en
un ao veintisis (26) perodos de pago o Pay Periods, como se les conoce en
ingls.

- 101 -

Con este tipo de empleados no hay dificultad en cuanto al cobro de aportaciones o

de abonos a prstamos e intereses, debido a que cada catorcena de forma
automtica se descuenta en el pas de origen de los fondos el valor, previamente
autorizado por el mismo empleado, para ser abonado a la Cooperativa; esta
autorizacin de descuento, es respaldada por un formulario llamado Allotment of
Pay (Acuerdo de Pago) (ver anexo 1), que se le requiere al Asociado presentarlo
a la Cooperativa como garanta de la recepcin de los fondos, luego de haberlo
presentado en la oficina de contabilidad de la Misin Diplomtica en cuestin.
Para tener validez, debe llevar el sello de recibido por parte del departamento
contable de la Misin Diplomtica.
La Cooperativa recibe de parte del Departamento del Tesoro del pas un slo
cheque por las aportaciones, abonos a prstamos e intereses de todos los
empleados de la Misin que estn bajo planilla y que sean Asociados de la
Cooperativa. La operatoria se muestra en el Flujograma siguiente:

ASOCIADO BAJO PLANILLA

Formulario de
Pago
(ALLOTMENT
OF PAY)

Recibo de
Pago

COOPERATIVA

Copia para
expediente de
Asociado

Recepcin depsito de
cheque /
Emisin de
Recibos a
Asociados

DEPTO. CONTABLE DE
MISION DIPLOMATICA

Original para el
Departamento
de Planilla

Emisin de
cheque (cada
perodo de
pago)

El proceso de pago por parte de los Asociados que son subcontratados, es distinto
debido a que a este tipo de Asociados no les paga la Misin Diplomtica
directamente sino una empresa local guatemalteca. La Cooperativa ha logrado
convenir con las empresas, efectuar el mismo proceso que con el Departamento

- 102 -

del Tesoro del pas de origen; es decir, cada quincena ellos descuentan a sus
empleados la cantidad que previamente se han comprometido abonar y de esta
forma, la Cooperativa recibe un slo cheque por el valor total de aportaciones y
abonos a intereses y prstamos por parte de los Asociados subcontratados; no
obstante, las empresas involucradas no siempre envan el cheque en un tiempo
prudencial.
Por otra parte, ha dado dificultad cuando algn Asociado subcontratado es
despedido o bien renuncia a su cargo, pues se han quedado algunos casos sin
resolver y prstamos pendientes de pago que se han debido cobrar a los fiadores
respectivos. Cabe mencionar que la Cooperativa hasta hace 3 aos comenz a
manejar la cuenta Reservas para Cuentas Incobrables. Como poltica de la
Cooperativa en estudio es no manejar efectivo, todos los pagos son efectuados
por medio de cheques voucher.

5.1.1 FINALIDAD
Por ser de utilidad en la presente investigacin, se mencionan los principales
objetivos que se persiguen, segn el artculo 3 de los estatutos de la Cooperativa
sujeta a estudio:
a)

Procurar el mejoramiento social y econmico de sus asociados, a travs de

la realizacin de proyectos y servicios relacionados con tales aspectos;

b)

Fomentar el hbito de ahorro entre los asociados, creando con ello

servicios de crdito gil con inters razonable;

c)

Eliminar de las relaciones socio-econmicas, los objetivos de lucro

sustituyndolos por los de prestacin de servicios; y

d)

Desarrollar o combinar cualquier otra actividad cooperativa que incremente

la prestacin de servicios a sus asociados y comunidad en general, siempre
que sean compatibles, que estn en concordancia con la Ley y que tiendan a
la superacin eficaz del cooperativismo.

- 103 -

Segn el artculo 4, del mismo cuerpo legal citado, para lograr sus objetivos,
efectuar las siguientes operaciones:
a)

Recaudar el valor de las aportaciones;

b)

Recibir las cuotas para fines especficos acordados por la Asamblea

General;

c)

Recibir los ahorros de los Asociados;

d)

Gestionar asesora tcnica de organismos especializados en la materia, ya

sean stos nacionales o extranjeros;

e)

Gestionar y conceder prstamos a los Asociados que faciliten la realizacin

de sus propsitos;

f)

Fomentar la educacin cooperativa;

g)

Federarse o establecer acuerdos con otras cooperativas; y,

h)

Realizar cualquier otra operacin afn o complementaria a las actividades

con que la cooperativa opere y que no est en contraposicin del
cooperativismo.

5.1.2 ORGANIGRAMA ACTUAL DE LA COOPERATIVA OBJETO DE ESTUDIO

ORGANIGRAMA DE COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

ASAMBLEA GENERAL DE ASOCIADOS

JUNTA DIRECTIVA

COMISIN DE VIGILANCIA

CONSEJO DE ADMINISTRACIN

GERENCIA

COMIT DE CREDITOS

COMIT DE EDUCACIN

CONTADOR

PRESIDENTE

PRESIDENTE

ASISTENTE

SECRETARIO

SECRETARIO

- 104 VOCAL

VOCAL

5.2

SISTEMA DE CONTABILIDAD MANUAL UTILIZADO ACTUALMENTE

POR LA COOPERATIVA

A continuacin se presenta el sistema manual de registro de crditos utilizado

actualmente por la Cooperativa objeto de estudio, presentando inicialmente la
clasificacin de prstamos que tienen vigentes, con una breve descripcin de cada
uno de ellos, seguido de un Flujograma de procedimientos previo a la propuesta
del diseo de sistema computarizado.
Cabe mencionar que todos los anexos a los que se hace referencia en este
captulo del trabajo de investigacin, han sido elaborados a la medida, segn las
necesidades de la Cooperativa, los anexos forman parte integral de la propuesta y
aportacin que este trabajo da a la Cooperativa. Lo anterior no quiere decir que
no puedan adaptarse a otras cooperativas de la misma categora.

5.2.1 CLASIFICACIN DE PRSTAMOS

Se presentan los diferentes prstamos que la Cooperativa proporciona a sus
Asociados, plazo mximo para su cancelacin, el porcentaje de inters mensual
aplicable, los lmites mximos autorizados y las amortizaciones anuales.

NOMENCLATURA DE
PRSTAMOS
Prstamo Largo Plazo
Prstamo Plazo Fijo
Prstamo Emergencia
Mdica
Prstamo Funerario
Prstamo Anticipo
sobre Aguinaldo
Prstamo Anticipo
sobre Bono 14

5 aos
9 meses

% INTERESES
MENSUAL
1%
1%

1 ao
2 aos

0.5%
0.5%

3 meses

1%

50% Salario

Cheque prefechado

3 meses

1%

50% Salario

Cheque prefechado

PLAZO

AMORTIZACIONES
MAXIMO
ANUALES*
AUTORIZADO
Q
75,000.00
26/24
Q
3,000.00
18

Q
Q

15,000.00
13,000.00

26/24
26/24

*Esta columna indica el nmero de amortizaciones que durante el ao se realizan a cada uno de los
prstamos. La entidad diplomtica tiene como poltica de beneficio para sus empleados, realizar los pagos a
cuenta de salarios cada 14 das, es decir, 13 sueldos al ao, a ello se debe que varios de stos prstamos
cuentan con 26 amortizaciones, excepto los empleados que estn sub-contratados por medio de empresas
locales, las amortizaciones se realizan 24 veces al ao, puesto que gozan de 12 sueldos al ao distribuidos en
pagos quincenales.

- 105 -

Los prstamos de emergencia mdica (ver anexo 2) y funerario (ver anexo 3), no
requieren de mayor explicacin ya que como sus nombres lo indican, son
utilizados para los fines especficos. Se requiere que el Asociado enve adjunto a
la solicitud, el original y las copia del formulario Allotment of Pay (Acuerdo de
Pago), debidamente firmado (ver anexo 1).

Si se aprueba el prstamo, ste

documento se enva al departamento de Contabilidad de la Misin Diplomtica,

para su respectivo proceso.

El empleado incrementar su aportacin a la

Cooperativa con el afn de abonar al nuevo prstamo y a los intereses

respectivos. En el caso de los prstamos sobre anticipo de Aguinaldo y Bono 14,
ambos pueden solicitarse sin necesidad de requerir firma de fiadores. Se solicita
un cheque pre fechado como garanta y no es necesario mencionar la finalidad de
los mismos. La variante con relacin a las personas que no manejan cuenta de
depsitos monetarios, es que deben presentar una constancia de ingresos
reciente. Estos prstamos se dan a un plazo no mayor de 3 meses, siendo as que
el prstamo anticipo sobre bono 14, se da en el mes de abril de cada ao y por
consiguiente, el prstamo anticipo sobre aguinaldo, se da en el mes de
septiembre.

En cuanto al Prstamo a Plazo Fijo, es un prstamo hasta de

Q3,000.00 que se da a un plazo mximo de 9 meses (18 amortizaciones). Para

este tipo de prstamo, se requieren fiadores y un cheque pre fechado como
garanta, llenar la solicitud correspondiente (ver anexo 4) y la carta de compromiso
del deudor (ver anexo 5). Este tipo de prstamo es utilizado por los Asociados
para cubrir alguna emergencia que no sea ni mdica, ni funeraria. El Prstamo
Largo Plazo es otorgado a todo aquel Asociado que rena los requisitos mnimos
indispensables para poder aplicar al mismo, por ejemplo: capacidad de pago,
solvencia

econmica,

grado

aceptable

de

endeudamiento,

aportaciones

acumuladas, solicitud de prstamo firmada por el interesado y por 2 fiadores (ver

anexo 4), carta de compromiso del deudor (ver anexo 5), carta de compromiso del
fiador (ver anexo 6), contrato de mutuo (ver anexo 7), formulario de Allotment of
Pay (Acuerdo de pago, ver anexo 1).

La finalidad de este prstamo vara

dependiendo de las necesidades de cada uno de los Asociados.

La tasa de

inters que se aplica a este prstamo en la actualidad es del 1% mensual, con 26

- 106 -

amortizaciones anuales a un plazo no mayor de 5 aos. Cuando un Asociado se

retrasa en algn pago de su prstamo, la Cooperativa tiene como poltica aplicar el
3% de inters anual por mora sobre el inters vencido.

5.2.2 FLUJOGRAMA
OPERATIVOS

DE

PROCEDIMIENTOS

DEL

REA

DE

ADMINISTRATIVOS

CRDITOS

PREVIO

Y
SU

AUTOMATIZACIN
A continuacin se detallan los pasos que se realizan actualmente para poder
aprobar un crdito en la Cooperativa sobre la que se realiza el presente estudio,
acompaado de su respectivo Flujograma:

DESCRIPCIN
Asociado lleva todos los
formularios requeridos para el tipo
de prstamo que se trate,
debidamente llenos y firmados.
2. Asistente de la Cooperativa, revisa
y verifica que la documentacin
est correcta.
3. Si hace falta algn requisito, remite
la documentacin al Asociado para
que ste termine de completarla.
4. Si la documentacin est en orden,
la asistente enva al Comit de
Crditos el expediente para su
respectivo anlisis.
5. El Comit de Crditos realiza
anlisis de crdito para determinar
si se aprueba la solicitud. Para
esto, se basa en:
a)
Capacidad de pago,
b)
Grado de endeudamiento (no
ms del 30% del total de sus
ingresos),
c)
Tiempo de laborar para la
Misin Diplomtica,
d)
Aportaciones acumuladas,
e)
Historial crediticio dentro de la
Cooperativa, y
f)
Fiadores (mismo anlisis que
para el solicitante de prstamo).

ASOCIADO

COMIT
ASISTENTE DE
DE
COOPERATIVA CRDITOS

TESORERIA

1. El

DESCRIPCIN

3
4

ASOCIADO

ASISTENTE DE

- 107 -

COMIT

TESORERIA

COOPERATIVA
6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.
13.

Si el crdito es aprobado, el Comit

de Crditos levanta un acta en la
que se deja constancia de la
aprobacin del crdito otorgado, en
caso contrario, la documentacin se
remite al Asociado con el respectivo
dictamen indicando las razones de
la negacin del prstamo.
Se manda de vuelta la papelera al
asistente administrativo de la
Cooperativa, con las firmas de
aprobacin, para que emita el
cheque correspondiente.
Con el cheque emitido, se enva de
nueva cuenta el expediente al
Comit de Crditos para que el
Presidente de Crditos firme el
cheque. Cabe mencionar que todos
los cheques necesitan de 2 firmas:
una del Presidente del Comit de
Crditos y la otra del Tesorero de la
Cooperativa; en ausencia de
cualquiera de los dos funcionarios,
el Presidente de la Junta Directiva
tiene firma registrada para poder
solventar alguna emergencia o
eventualidad.
El cheque firmado por crditos es
remitido, junto con el expediente, al
Tesorero para su respectiva firma y
tomar nota de la erogacin.
El cheque debidamente firmado, se
devuelve al Asistente Administrativo
de la Cooperativa para que lo
entregue al Asociado.
El Asociado recibe el cheque,
debiendo firmar el voucher del
mismo
como
constancia
de
recibido.
El asistente abre un expediente por
el nuevo crdito otorgado.
El expediente original por el nuevo
crdito es archivado bajo el nmero
del Asociado y se registra el mismo
en una tarjeta kardex para iniciar el
proceso de cobro.

DE
CRDITOS
6

10
11

12

13

5.2.3 REGISTRO ACTUAL DE PRSTAMOS

Esta etapa del proceso se refiere a los prstamos que previamente fueron
aprobados. Al recibir la copia del cheque voucher firmada de recibido por parte

- 108 -

del Asociado que sali beneficiado con el prstamo, la Asistente Administrativa

agrega toda la documentacin al expediente del Asociado.
A cada Asociado se le abre un expediente en el momento que comienza a formar
parte de la Cooperativa y en ese mismo expediente (kardex), se lleva el historial
de todos los prstamos adquiridos por el Asociado, tanto los vigentes como los
cancelados.
En el citado kardex se detalla el nombre y nmero del Asociado, el monto
aprobado del prstamo, los abonos a capital, el pago de intereses y el saldo final.
Estos registros se deben actualizar cada catorcena o quincena, segn el caso. El
ingreso de la informacin se hace en forma manual.
Si un Asociado tiene ms de un prstamo, su nombre aparecer en los registros
del kardex y de los tipos de prstamos que tenga vigentes. Luego de haber
ingresado toda la informacin de pagos, la Asistente debe revisar tarjeta por
tarjeta y recolectar los saldos finales para incluirlos en el recibo prenumerado que
se le entrega a cada Asociado. Cada recibo consta de un original y 2 copias, es
llenado a mquina de escribir mecnica por la misma Asistente, entrega el original
al Asociado en los siguientes 6 das hbiles posteriores a la recepcin del pago;
una copia es para contabilidad y la otra para los archivos de administracin de la
Cooperativa.

5.2.4 CALCULO Y REGISTRO DE INTERESES SOBRE PRSTAMOS

El clculo de los intereses se hace sobre la base del ao comercial (360 das).
Actualmente la Cooperativa objeto de estudio, maneja 2 tasas de inters, tal como
se indico anteriormente, para los prstamos a largo plazo, plazo fijo, anticipo
sobre bono 14 y aguinaldo, se utiliza la tasa del 1% mensual de inters; para los
prstamos de emergencia mdica y funerario, se tiene vigente la tasa del 0.5%
mensual de inters.

- 109 -

Segn los estatutos de la Cooperativa, la tasa de inters se puede incrementar o

disminuir, toda vez la decisin sea aprobada a travs de un consenso general
efectuado por medio de votacin de la Asamblea General y con el cincuenta ms
uno de los Asociados activos.

5.3

PROPUESTA

DEL

DISEO

DE

UN

SISTEMA

CONTABLE

COMPUTARIZADO

5.3.1 ESQUEMA DEL SISTEMA DE COMPUTACIN PROPUESTO

La aplicacin se elaborar en una plataforma de multiusuario y multitarea, por
medio de una red.

Se programar, por parte de un profesional del rea de

sistemas (ingeniero), siendo l quien se encargar de recomendar las

herramientas de desarrollo del programa ms adecuadas.
Se crear una aplicacin orientada a satisfacer los requerimientos especficos de
la oficina de la Cooperativa que se describe ante la Junta Directiva y se capacitar
al personal en el uso de aplicaciones del sistema propuesto y en el mantenimiento
de los registros de los Asociados y las transacciones que estos realicen.
El plan que se incluye en la siguiente pgina, describe los objetivos, alcance y
actividades necesarias que el Contador Pblico y Auditor deber realizar para
coadyuvar a lograr un adecuado diseo de un sistema computarizado en el rea
de crditos de una cooperativa de ahorro y crdito.

- 110 -

PLAN DE DISEO DEL SISTEMA COMPUTARIZADO PARA EL AREA DE

CRDITOS DE UNA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRDITO:
No.

DESCRIPCIN

1. OBJETIVOS

2.

Disear un sistema computarizado para el control y registro de las cuentas por cobrar
que permita:
1) Disponer diariamente de saldos confiables y correctos de todas las cuentas por
cobrar que maneja la cooperativa.
2) Controlar abonos a cuenta y exactitud en clculo de intereses.
3) Registro oportuno de los ingresos por pagos a cuenta, con su respectivo
acreditamiento.
4) Detectar cuentas incobrables y cuentas morosas.
5) Identificar el tipo de morosidad del asociado: por plazo, por garanta, etc.
6) Identificar si el tipo de garanta ofrecido procede o no, de acuerdo con el
prstamo solicitado.
7) Anlisis crediticio.
8) Proporcionar al encargado de crditos informacin sobre la solvencia y
capacidad de pago de cada asociado, de tal forma que al momento de solicitar
un prstamo si el asociado no cuenta con los requisitos mencionados, el sistema
lo alerte al respecto.
9) Cumplir con los requisitos fiscales y formales respecto al acreditamiento de los
excedentes por distribuir e intereses sobre ahorros.
10) Generacin de plizas contables.
ALCANCE

3.

La participacin del Contador Pblico y Auditor en el proceso del diseo comprende

principalmente: elaboracin de nomenclatura contable, evaluacin del funcionamiento
del sistema de informacin, elaboracin de plizas contables, inclusin de controles
esenciales, sugerir las correcciones para realizar pruebas, programas y
procedimientos que ste determine y la documentacin de todo el sistema, la que
debe quedar en propiedad de la cooperativa.
ACTIVIDADES
1
2
3
4

Evaluacin del costo y beneficio del sistema a implementar

Evaluacin de requerimientos de informacin, ingreso y salida
Prestar asesora al analista del sistema
Evaluar el nuevo sistema
- Cumplimiento de las funciones del personal informtico y usuarios del
sistema
- Operacin de sistemas y controles incorporados
- Proteccin, custodia y niveles de acceso a bases de datos
- Proteccin y respaldo de archivos e informacin
- Pruebas Pilotos
- Dar seguimiento al sistema en paralelo
- Informacin histrica y estadstica
- Capacitacin de usuarios
Elaborar guas de controles y procedimientos para usuarios

- 111 -

REF.

A continuacin se presenta una propuesta del men principal para el sistema,

seguido de las descripciones de cada uno de sus elementos:
MENU DEL SISTEMA
ADMINISTRADOR

INGRESOS

REPORTES

MODIFICACIONES

CONTABILIDAD

USUARIO

NUEVO ASOCIADO

ASOCIADOS

ABONOS A CAPITAL

GENERACIN DE
POLIZAS
CONTABLES

NIVELES DE SEGURIDAD

PRESTAMOS

RECIBOS DE INGRESOS

AJUSTES

CIERRE MENSUAL

TASAS DE INTERES

RENOVACIONES

APORTACIONES

ESTADISTICAS

PRSTAMOS

BITACORA

CUENTAS MOROSAS

CIERRE ANUAL

RENOVACIONES
POLIZAS CONTABLES

El men constar de cuatro mens principales, los que se muestran en el diagrama anterior en color gris;
cada uno de estos mens cuenta con diferentes sub mens y opciones en las que puede trabajar el usuario
segn la actividad que le competa hacer o necesite ejecutar y, segn el acceso que tenga, dependiendo del
nivel de seguridad con que cuente.

A continuacin se presentan los diferentes prstamos que la Cooperativa proporciona a sus

asociados, la codificacin propuesta por razones de cambio al sistema computarizado, el plazo
mximo para su cancelacin, el % de inters mensual, los lmites mximos autorizados y las
capitalizaciones anuales
NOMENCLATURA DE PRSTAMOS:

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

NOMENCLATURA DE PRSTAMOS

CDIGO
PROPUESTO

PLAZO

% INTERESES
MENSUAL

Prstamo Largo Plazo

Prstamo Plazo Fijo
Prstamo Emergencia Mdica
Prstamo Funerario
Prstamo Anticipo sobre Aguinaldo

1.1.3.1
1.1.3.2
1.1.3.3
1.1.3.4
1.1.3.5

5 aos
9 meses
1 ao
2 aos
3 meses

1%
1%
0.5%
0.5%
1%

Prstamo Anticipo sobre Bono 14

1.1.3.6

3 meses

1%

- 112 -

MAXIMO

CAPITALIZACIONES

AUTORIZADO

ANUALES

Q
Q
Q
Q

75,000.00
3,000.00
15,000.00
13,000.00
50% Salario

26/24
18
26/24
26/24
Cheque prefechado

50% Salario

Cheque prefechado

5.3.2 DESCRIPCIN DEL SISTEMA

5.3.2.1

MEN DE ADMINISTRACIN

DESCRIPCIN DEL SISTEMA

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

Hecho por:
Revisado por:

Firma
wwco

Fecha
14/09/2007

DESCRIPCIN DEL MEN DE ADMINISTRACIN

Esta opcin deber ser utilizada exclusivamente por la o las personas asignadas por la
Junta Directiva para establecer los parmetros de accesibilidad al sistema.
a) USUARIO. El administrador del sistema bajo la opcin Usuarios, puede dar acceso a
nuevos usuarios, proporcionndoles un nombre de usuario, una clave de acceso,
misma que podr cambiar el usuario luego de haber ingresado la primera vez al
sistema con la clave proporcionada por la administracin; el sistema deber solicitar
cambio de clave por lo menos una vez al ao a cada usuario de manera automtica,
con la finalidad de mantener la seguridad del mismo.
b) NIVELES DE SEGURIDAD. Con la opcin de Niveles de Seguridad, delimita el
acceso al sistema, las funciones y roles que podr ejecutar y los reportes que tendr
autorizado consultar. El formato que deber aparecer en pantalla al seleccionar estas
opciones es el que se muestra en el numeral 5.5 de este trabajo. Al finalizar el ingreso
de la informacin, deber grabar la informacin siguiendo las indicaciones que el
mismo sistema le solicita, en este caso las teclas SHIFT + F1 sern asignadas para la
funcin de grabar en todas las herramientas del sistema.
c)

TASAS DE INTERES. En esta opcin el administrador podr efectuar cualquier

cambio que sea sugerido por la Junta Directiva y aprobado por la Asamblea General
para cambiar las tasas de inters de los prstamos, pudiendo aumentarlas o
disminuirlas segn sea el caso. Podr agregar prstamos nuevos, modificar los
nombres y los cdigos de los ya existentes. Por ser operaciones demasiado
sensitivas, el sistema deber mantener alto grado de seguridad para hacer los
cambios por lo que pedir confirmacin de las modificaciones de informacin luego de
haber enviado el comando SHIFT + F1 por lo que el administrador deber aceptar la
confirmacin (en el caso que as sea) y volver a teclear el comando SHIFT + F1.

d)

ESTADSTICAS. El administrador tendr la opcin de consultar Estadsticas

referentes a la cantidad de datos e informacin con la que se alimenta el sistema; la
cantidad de prstamos otorgados por mes, por trimestre, por cdigo de prstamo, por
Asociado, la frecuencia de los mismos, los Asociados que se encuentran morosos,
cantidades en mora por Asociado y por tipo de prstamo, segn la necesidad de
informacin.

e)

BITCORA. Finalmente con la opcin Bitcora podr verificar quin de los usuarios
es el que ms datos ingresa al sistema (productividad laboral) y el tipo de informacin
que ingresa, las horas de ingreso y salida del sistema por cada uno de los usuarios,
las herramientas que utiliz y las transacciones efectuadas por los mismos.

- 113 -

5.3.2.2

MEN DE INGRESOS

DESCRIPCIN DEL SISTEMA

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

Hecho por:
Revisado por:

Firma
wwco

Fecha
14/09/2007

DESCRIPCIN DEL MEN DE INGRESOS

En esta opcin, los usuarios con permiso para ingresar informacin al sistema podrn
utilizar los sub-mens como se describe a continuacin:
a) NUEVO ASOCIADO. En esta opcin, se podr ingresar la informacin de todo nuevo
Asociado que se una a la Cooperativa, de tal forma que al presionar o dar clic en esta
opcin, les deber aparecer en pantalla el formato que se ejemplifica en el numeral
5.4.3.1 del presente trabajo. El sistema NO grabar informacin alguna si no recibe el
comando SHIFT + F1 tal como se indica en la referencia mencionada. El ingreso de
la informacin de un nuevo asociado al sistema, generar una pliza contable tal como
se indica en el anexo de plizas contables # 1.
b) PRSTAMOS. En este sub men el usuario dar ingreso a todos los prstamos
nuevos que hayan sido autorizados por el Comit de Crditos. La informacin que
deber ingresar es la que se presenta en el inciso 5.4.3.2 de este trabajo. Debido a
que es informacin sensitiva, el sistema requerir confirmacin de informacin luego
de haber enviado el comando de GRABAR por lo que el usuario deber aceptar
dicha confirmacin si est seguro de toda la informacin ingresada, en caso contrario
puede cancelar la confirmacin para no cargar nada en la base de datos. Luego de
aceptada la confirmacin deber teclear de nuevo el comando SHIFT + F1 para
concluir con el proceso. La pliza contable que se generar es la ejemplificada en el
anexo de plizas contables # 2.
c) RENOVACIONES. En esta opcin el usuario podr ingresar todas las renovaciones
de cualquier tipo de prstamo, deber tener cuidado al ingresar el cdigo del prstamo
para que ste quede adherido a la base de datos correspondiente y la tasa de inters
sea la misma que el prstamo original. Bajo esta opcin la ampliacin del crdito ser
tratada como una enmienda y quedar en el sistema bajo el prstamo original (ver
anexo de plizas contables # 3). En los estatutos de la Cooperativa se indica que el
Asociado podr efectuar dos renovaciones por prstamo, por lo que el sistema
solicitar el nmero de renovacin que corresponde cada vez que se utilice esta
opcin. Luego de las 2 renovaciones a las que tiene derecho cada asociado, el
sistema no aceptar una tercera renovacin, rechazando la solicitud y congelando la
opcin de GRABAR para mayor seguridad. Dando una alerta al usuario como a
continuacin se ejemplifica:
CODIGO DE PRESTAMO
1.1.3.1
PRESTAMO ORIGINAL
RENOVACION 1

Q
Q

MONTO
75,000.00
20,000.00

FECHA
Dic/01/2004
Oct/15/2005

RENOVACION 2

10,000.00

Jun/10/2006

- 114 -

5.3.2.3

MEN DE REPORTES
DESCRIPCIN DEL SISTEMA
COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

Hoja 1/2
Hecho por:
Revisado por:

Firma
wwco

Fecha
14/09/2007

DESCRIPCIN DEL MEN DE REPORTES

Es en esta opcin donde el usuario podr generar los reportes que sean necesarios tanto
para analizar la aprobacin de un nuevo prstamo, la renovacin de otro o bien cuando a
requerimiento de un Asociado o de la Junta Directiva se solicite un estado de cuenta
especfico o un reporte de cuentas morosas, adems de generar las plizas contables
correspondientes al rea de crditos cuando stas sean requeridas de forma impresa por
parte del ente que la Cooperativa designe para la revisin de las mismas o a solicitud de la
Junta Directiva. Luego de haber parametrizado el reporte solicitado, ste se desplegar en
pantalla y si se necesita imprimir, se utilizar el comando SHIFT + F4. Para todos los
tipos de reportes el comando de impresin es el mismo: SHIFT + F4. Si la consulta es
solamente en pantalla, al terminar, se deber pulsar la tecla ESC con la cual el sistema
regresa al men principal. A continuacin se describen cada uno de estos. Vase tambin
pg. 149 de ste trabajo.
a) ASOCIADOS.
Bajo este sub men se podr solicitar un reporte general de
Asociados permitiendo parametrizar los campos necesarios, es decir, se podrn
solicitar reportes generales de Asociados con sus datos generales (domicilio, nmero
de cdula, edad, por mencionar algunos), basndose ya sea por orden alfabtico o por
nmero de Asociado; se podr incluir nmero de prstamos vigentes y sus respectivos
montos, prstamos cancelados, aportaciones, ahorros, intereses pagados y cuentas
morosas (Vase anexo 8). De igual forma, se podr solicitar un reporte especfico
basndose bien por nmero de Asociado o por apellidos y nombres con la misma
informacin que en los reportes generales. Su funcin principal es proporcionar
informacin a la Junta Directiva, Comit de Crditos o bien Comisin de Vigilancia con
respecto al status de la cartera o de un Asociado en especfico, lo que permitir
realizar un anlisis crediticio basado en informacin confiable y oportuna.
b) RECIBOS DE INGRESOS. Bajo esta funcin se podr obtener la informacin para
imprimir los RECIBOS DE INGRESOS A BANCOS (Vase anexo 9). Dichos recibos
se entregan cada perodo de pago o bien cada quincena, segn sea el caso, a cada
uno de los Asociados e incluirn la pliza contable generada por tal transaccin. En
este recibo se desglosa la informacin correspondiente a los abonos que
corresponden al perodo de pago que se est trabajando y los nuevos saldos de sus
obligaciones, total de intereses pagados, nuevo saldo en aportaciones y ahorros.
c) APORTACIONES. Se pueden generar reportes por nmero de Asociado, por
apellidos y nombres, generales (de todos los Asociados) y especficos (de un rango
especfico de Asociados o de uno solo). La finalidad de esta funcin es visualizar las
cantidades acumuladas por Asociado en lo referente a sus aportaciones, esto ser de
ayuda al comit de crditos (Ver anexo 8 y 10). Cabe mencionar que para poder optar
a un prstamo, se requiere de una cantidad mnima en aportaciones, no pudiendo ser
sta menor al 33% del total del prstamo.
PRESTAMOS. Si se desea saber las cantidades monetarias desembolsadas por cada uno
de los tipos de prstamo que se manejan en la Cooperativa, en este sub men se podrn
generar todos los reportes de prstamos que se requieran, por tipo de prstamo o por
orden de fechas, ya sea mensual, trimestral o anual. Ver anexos 11, anexos de plizas
contables 2 y 3.

- 115 -

Hoja 2/2

DESCRIPCIN DEL SISTEMA

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

Hecho por:
Revisado por:

Firma
wwco

Fecha
14/09/2007

CONTINUACIN DESCRIPCIN DEL MEN DE REPORTES

d) CUENTAS MOROSAS.
El apoyo principal que este reporte tendr, ser la
oportunidad de la informacin para poder tomar las medidas correctivas pertinentes
sobre los saldos que se encuentren en ste. De igual forma se podr delimitar la
salida de informacin del sistema, ya sea de forma especfica (por cdigo de
Asociado) o bien de manera general (un listado general de las cuentas morosas), por
orden de fecha (por perodo de pago o bien mensual, trimestral o anual) Ver anexo 12
e) RENOVACIONES. Bajo este sub men el usuario podr accesar al listado de
renovaciones pudiendo solicitarlo por nmero de Asociado o por medio de los
apellidos y nombres del mismo. La importancia de este reporte radica en que para
cada Asociado detallar el total de renovaciones que lleva realizadas por cada uno de
los prstamos que existen en la Cooperativa, es decir, si un Asociado ha efectuado
renovaciones en varios tipos de prstamo, ste reporte permitir visualizarlos. Tanto
el Comit de Crditos como la Comisin de Vigilancia podrn hacer uso para el
anlisis de endeudamiento. Ver anexo de plizas contables # 3
f)

POLIZAS CONTABLES. El sistema propuesto est enfocado al rea de crditos de la

Cooperativa sobre la que se desarrolla el presente estudio; no obstante, el sistema
deber contar con la debida parametrizacin de las transacciones de cartera que
permita generar plizas contables de esta rea y de las operaciones relacionadas con
ahorros y recepcin de aportaciones. Es en esta opcin donde el sistema permitir
visualizar las plizas contables que hayan sido generadas durante un perodo de
tiempo determinado. La informacin que se podr visualizar a travs de este reporte,
ser la que se genere en el sub men de Contabilidad. Ejemplo de las plizas se
pueden ver en los anexos 9, 13, anexos de plizas contables 1, 2, 3. Es importante
tomar en consideracin que el sistema deber contar con la flexibilidad de poder
agregar otros mdulos a futuro, segn vayan surgiendo nuevas necesidades, de tal
forma que el sistema pueda integrarlos a los mens ac sugeridos y desarrollados, tal
el caso de inventarios, cuentas por pagar, etc.

- 116 -

5.3.2.4

MEN DE MODIFICACIONES
DESCRIPCIN DEL SISTEMA
COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

Hecho por:
Revisado por:

Firma

Fecha

wwco

14/09/2007

DESCRIPCIN DEL MEN DE MODIFICACIONES

Todo tipo de modificaciones y ajustes que se deban efectuar a transacciones previamente
registradas en el sistema se debern realizar en esta opcin.
a) ABONOS A CAPITAL. Por medio de este sub men se podrn registrar todos
aquellos abonos extraordinarios que cualquier Asociado desee realizar a cuenta de sus
obligaciones con la Cooperativa, no importando el tipo de prstamo y la cantidad a
abonar. El nico requisito es que el Asociado haya cumplido con el abono de la cuota
bsica a cuenta del prstamo, del perodo que se trate. El formato de recibo es el
indicado en el anexo 9 en el que se incluye la pliza contable. Al seleccionar esta
opcin, el sistema generar un pequeo formulario que aparecer en pantalla y se
requerir que el usuario lo complete con la informacin requerida en las casillas de
color blanco, tal como se presenta a continuacin; las casillas de color gris representan
campos no habilitados para ser manipulados ya que el sistema tomar de las bases de
datos, los registros que vayan relacionados con los cdigos que se ingresen al mismo.
Ejemplo:
ABONOS A CAPITAL
Asociado #:

Nombre:
Cdigo de prstamo:

Nombre de prstamo:
Saldo actual:
Cantidad a abonar:
Nuevo saldo:
Observaciones:
SHIFT + F1 = Grabar
SHIFT + F2 = Eliminar
SHIFT + F3 = Modificar
SHIFT + F4 = Imprimir

b) AJUSTES. Este sub men permite al usuario del sistema ajustar cualquier operacin
que por error se haya ingresado mal al sistema. Los ajustes podrn realizarse a favor
o en contra de los saldos sobre prstamos, intereses, aportaciones y ahorros; sin
embargo, para que el sistema acepte un ajuste, necesitar la aprobacin del
administrador, por lo que previo a ser grabado el ajuste en el sistema, ste emitir una
llamada de atencin en pantalla y solicitar la aprobacin del administrador del
sistema para poder continuar con el proceso, caso contrario, el proceso quedar
cancelado. La pliza que generar ser la que se ejemplifica en el anexo de plizas
contables # 4.
AVISO IMPORTANTE

Usted ha solicitado efectuar un ajuste, para

que sea procesado por el sistema, deber ser
aprobado por el Administrador.
Usuario:
Clave:

- 117 -

5.3.2.5

MEN DE CONTABILIDAD

DESCRIPCIN DEL SISTEMA

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

Hecho por:
Revisado por:

Firma

Fecha

wwco

14/09/2007

DESCRIPCIN DEL MEN DE CONTABILIDAD

Bajo esta opcin, se podr generar la informacin contable relacionada con la cartera
crediticia de la Cooperativa.
GENERACIN DE POLIZAS CONTABLES. En este sub men, el usuario podr
solicitar al sistema la generacin de las plizas contables que surjan a consecuencia del
otorgamiento de crditos, pagos tanto a capital como intereses, no limitndose a estos
sino tambin a las transacciones relacionadas con la recepcin de aportaciones y
abonos a cuentas de ahorros tal como se ejemplifica en los anexo de plizas contables
# 1 - 5.
b)

CIERRE MENSUAL. El acceso tanto a esta opcin como a la siguiente, puede ser
delegada a un miembro de la Comisin de Vigilancia o algn otro miembro que indique
la Junta Directiva de la Cooperativa, por el grado de sensibilidad que a este punto,
tiene la informacin contable. Al accesar esta opcin y solicitar el cierre mensual, el
sistema no permitir ningn cambio posterior dando por concluido el proceso mensual
de la informacin. Esta opcin permite actualizar las bases de datos en las que se
encuentran las cifras acumuladas por cada uno de los rubros que componen tanto la
cartera crediticia como lo concerniente a aportaciones y ahorros, en otras palabras,
sta opcin har la funcin de libro mayor de las cuentas, acreditando o debitando las
mismas segn el caso. Si hubiese necesidad de hacer algn cambio y la opcin de
Cierre Mensual ya fue ejecutada, el cambio ser tratado como un Ajuste debiendo
utilizar el sub men creado para esa opcin (Vase men de Modificaciones) Por
razones de seguridad, el sistema solicitar confirmacin del cierre mensual dando una
segunda oportunidad al usuario de revisar la informacin ingresada al sistema. Vase
anexo de plizas contables # 6.

c) CIERRE ANUAL. Esta opcin deber ser utilizada por la Comisin de Vigilancia u otro
ente que determine la Junta Directiva. Una vez hayan sido revisadas todas las
cuentas de cartera, aportaciones y ahorros y se haya verificado la exactitud de las
cuentas tomando de base el ltimo reporte mensual acumulado, generado por el
sistema. La funcin de esta opcin luego de solicitar su ejecucin es restringir
modificaciones, ajustes o cambios en la informacin contable, es por ello la
importancia que tiene el que el sistema confirme el cierre anual siguiendo el mismo
patrn que el indicado para la funcin de cierre mensual. El formato de la pliza
contable a utilizar, presenta los rubros totales por cada una de las cuentas que durante
el ao tuvieron movimiento, de la cual se puede extraer fcilmente la informacin para
los estados financieros respectivos. (Vase anexo de plizas contables # 7)

- 118 -

5.4

ELEMENTOS DEL SISTEMA A DISEAR:

DETERMINAR LAS

ENTIDADES, PROCESOS, ALMACENES Y FLUJO DE DATOS

5.4.1 ENTIDADES
-

Asociados

Solicitudes

Encargados de Operaciones (usuarios)

Aportaciones / Ahorros

Administracin / Tesorero

Prstamos / Pagos

Consejo Administrativo / Junta Directiva

Ahorro

(depsitos)
-

Tasas de Inters

5.4.2 ENTRADAS DE INFORMACIN

FORMULARIO DE SOLICITUD DE INGRESO DEL ASOCIADO (ver anexo 10)
El sistema deber contar con una estructura de campos en la base de datos en la
que se puedan ingresar los siguientes datos:
i.

Generalidades del Asociado. Informacin contenida y tomada

de la solicitud de ingreso del Asociado.

ii.

Aportaciones.

SOLICITUDES DE PRSTAMOS (vase anexos del 1 al 7)

1)

Prstamos.

2)

Abonos a prstamos.

3)

Ajustes por pagos a cuenta de capital.

4)

Renovacin de prstamos.

5.4.3 PROCESOS
El sistema deber contar con opciones de entrada de informacin como las que se
presentan en las siguientes pginas, formando stas parte del men principal para
que el usuario pueda ingresar los datos al sistema.

- 119 -

5.4.3.1

REGISTRO DE SOLICITUD

A continuacin se presenta un ejemplo de la pantalla que el sistema deber

mostrar al usuario para ingresar a cada uno de los Asociados con la informacin
recopilada a travs de la solicitud de ingreso (ver anexo 14)
INGRESO DE NUEVOS ASOCIADOS
Nombre del Asociado:
Direccin residencia:
Fecha de nacimiento: dd/mm/aa
Cdula No.
NIT:
Telfono: TRABAJO / CASA
Lugar de trabajo: AGENCIA / SECCION
Sueldo Mensual:
Estado Civil:
Sexo:

Beneficiario 1: NOMBRE / PARENTESCO

Beneficiario 2: (Opcional)**
Beneficiario 3: (Opcional)**
Fecha de Ingreso: AUTOMATICO
Cantidad a aportar:
Cantidad a ahorrar:

Asignado
automticamente
por el sistema.

NMERO DE ASOCIADO:
SHIFT + F1 = Grabar
SHIFT + F2 = Eliminar
SHIFT + F3 = Modificar
SHIFT + F4 = Imprimir

**El beneficiario 2 y 3 son opcionales debido a que la Cooperativa tiene como poltica solicitar un
solo beneficiario; sin embargo, a requerimiento escrito por parte de algn Asociado, pueden ser
inclusive, 3 beneficiarios.

- 120 -

5.4.3.2

REGISTRO DE PRSTAMOS (Vase anexos del 1 al 7)

Se sugiere que la base de datos de prstamos sea alimentada por el asistente

contable - administrativo con la informacin siguiente:

INGRESO DE INFORMACIN DE PRSTAMOS

Nmero de Asociado:
Solicitud de Prstamo No. AUTOMATICO

Cdigo de Prstamo:

Cdigo de Fiador 1:

Cdigo de Fiador 2.
Monto de Prstamo:
Plazo pactado:
Perodos de Pago (PP):(1) Catorcenal (2) Quincenal (3) Mensual
Amortizaciones anuales:AUTOMATICO
Cantidad a abonar por PP:
Abono a aportaciones:
Garantas recibidas:
Tiempo de servicio:
Referencias Comerciales 1:
Referencias Comerciales 2:
Referencias Comerciales 3:
Referencias Crediticias 1:
Referencias Crediticias 2:
Referencias Crediticias 3:
Revisado y aprobado por Comit de (Nombre del Presidente de Crditos en
Crditos: funciones)
(Nombre y cargo de la persona que revis la
Vo.Bo. de Consejo Administrativo: papelera)
Fecha de otorgamiento de crdito:
Cheque No.:

Banco:
Asignado
Prstamo No.:
automticamente por
el sistema.

La base de datos ser alimentada por una nica vez con toda la informacin con la
que se cuente en los kardex y, posteriormente, debe ser actualizada en el
momento en que se eroga el pago de un prstamo.

- 121 -

5.4.3.3

REGISTRO DE RECIBOS (vase anexo 9)

Para poder alimentar la base de datos del sistema y generar los respectivos
recibos para los Asociados, se recomienda utilizar el siguiente formato:

INGRESO DE INFORMACIN PARA

GENERACIN DE RECIBOS
Nmero de Asociado:
Perodo de Pago a operar:
Fecha de operacin:
Forma de Pago:* E/C/D

Aportacin:
Auxilio Pstumo:
Cdigo de Prstamo # 1:
Monto a aplicar: **
Saldo:
Cdigo de Prstamo # 2:
Monto a aplicar: **
Saldo:
Cdigo de Prstamo # 3:
Monto a aplicar: **
Saldo:
Cdigo de Prstamo # 4:
Monto a aplicar:**
Saldo:
Procesado por:

* E = Efectivo C = Cheque D = Depsito

** Estos montos debern ser calculados de forma automtica por el sistema. Con
base en el nmero de Asociado y el Cdigo de Prstamo, se deber parametrizar
la base de datos de tal forma que automticamente proporcione el monto mnimo
a amortizar al prstamo por cada perodo de pago que se ingrese al sistema,
tomando de base el perodo de tiempo mximo para cancelar cada uno de los
prstamos.

- 122 -

5.4.3.4

ESTADO DE CUENTA (vase anexos 10, 11 y 15)

Cuando un Asociado o el Consejo de Administracin necesiten saber el

movimiento de la cuenta de un Asociado, el sistema deber contar con una opcin
que permita generar un estado de cuenta, en el que se puedan verificar los
saldos de las aportaciones y de los abonos a los prstamos otorgados y sus
respectivos cargos por intereses. Adems, deber permitir que se impriman los
estados de cuenta que se le soliciten, con tan slo ingresar el nmero de
Asociado; el reporte podr estar compuesto por varios Asociados a la vez, en tal
sentido se propone el reporte contenido en el anexo 8.

5.4.3.5

VERIFICACIN DE SALDOS VENCIDOS

El sistema deber emitir una alerta, como recordatorio, el primer da hbil de cada
mes sobre los Asociados que no presenten movimiento por ms de treinta das
calendario, de tal forma que el operador del sistema solicite emisin de un reporte
con los datos de los Asociados morosos para enviarlo al rgano que el Consejo de
Administracin haya designado. Si el ltimo pago recibido corresponde a un mes
anterior al actual (ya vencido), se sugiere el formato contenido en el anexo 12; se
deber aplicar la tasa de inters por mora al valor que corresponda.

5.4.3.6

DEFINICIN DE TASAS DE INTERS Y AJUSTES AL SISTEMA

Considerando los niveles de seguridad y los roles de las personas que tengan
autorizacin por parte del Consejo de Administracin para poder definir estos
parmetros, debern ingresar con su usuario y clave de acceso al sistema para
poder efectuar los cambios necesarios. Todo cambio deber estar documentado
en acta y firmado por los miembros del Consejo de Administracin. A continuacin
se presenta un ejemplo de la pantalla en la que se debern realizar los cambios
mencionados:
Pantalla # 1
CAMBIOS SENSITIVOS EN SISTEMA
Usuario:Presidente
Clave de acceso al sistema:************

- 123 -

Pantalla # 2

CAMBIOS SENSITIVOS EN SISTEMA

Tasa de inters LP: *
Tasa de inters PF:
Tasa de inters EM:
Tasa de inters FU:
Tasa de inters BO:
Tasa de inters AG:
SHIFT + F1 = Grabar
SHIFT + F2 = Eliminar
SHIFT + F3 = Modificar
SHIFT + F4 = Imprimir

Al enviar el comando SHIFT + F1, se deber visualizar en pantalla una alerta

como se ejemplifica a continuacin:

SI

Ha solicitado un cambio en la tasa de

inters XYZ. Tasa actual XY%. Tasa
nueva a aplicar XZ%. Desea continuar
con la operacin?

NO

*Es importante mencionar que todas las tasas de inters se trabajan como inters compuesto, por lo que el
proceso de clculo interno por parte del sistema, para cada prstamo ser el mismo. (Ver anexo 16)

La misma secuencia se sugiere para cualquier ajuste que se requiera efectuar en

la base de datos de la cartera crediticia.

El sistema deber contar con

restricciones de fecha para los cambios y ajustes que se realicen, de tal forma que
no tengan efecto retroactivo y que sean tomados en cuenta por el sistema desde
la fecha en que se hace el cambio o ajuste.
Los comandos para las funciones Grabar, Eliminar, Modificar e Imprimir
sern las mismas para todas las herramientas con que cuente el sistema,
independientemente si son funciones de administracin, de un mando medio o
bien de un usuario procesador de transacciones bsicas ya que su uso est
restringido a los niveles de acceso.

5.4.4 ALMACENES O BASES DE DATOS

Se debern mantener dos bases de datos, una con la informacin general de los
Asociados, la cual tendr todas las generalidades de los Asociados, direccin,
referencias comerciales, laborales y dems.
- 124 -

La otra base de datos deber

contener exclusivamente la informacin relacionada con los crditos otorgados, a

manera de poder mantener segregada la informacin y que puedan hacerse
consultas independientes con la finalidad de mantener informacin susceptible en
dispositivos de almacenamiento diferentes:
-

Base de datos dbasociados

(Informacin de referencia, modificada por el ingreso de

nuevos asociados a la Cooperativa)

Base de datos dbcrditos

(Detalle de transacciones. Informacin modificada por los

cambios en los valores de los datos.)

5.4.5 FLUJO DE DATOS

Un diagrama de flujo de datos DFD (data flow diagram), muestra cmo los flujos
de datos vinculan sistemas de procesamiento de datos.

A continuacin se

presenta un ejemplo de este diagrama, que se considerar en el sistema

propuesto:

Asociados

Solicitud de Prstamo Aprobadas

Prstamos autorizados
1.1 Captura de
informacin

1.2 Cartera de
Prstamos

Pago
de los
asociados

1.3
Elaboracin
de Cheques

Estados de cuenta
Prstamos emitidos
1.4
Cuentas
por Cobrar

Datos de prstamo
a contabilidad

Datos de cuentas por cobrar

a contabilidad

Datos
de
Ptmo.
Ptmos.
otorgados

En el diagrama anterior se muestra cmo los flujos de datos vinculan cuatro

subsistemas de procesamiento de datos, siendo estos: captura de informacin
(1.1), cartera de prstamos (1.2), elaboracin de cheques (1.3) y cuentas por
cobrar (1.4).

As mismo, cada subsistema se puede documentar con mayor

detalle. Cada una de las flechas de las figuras representa un flujo de datos y
puede documentarse como una entrada en el diccionario de datos.

- 125 -

El diccionario de datos es la descripcin formal del contenido de una base de

datos.

Proporciona un lenguaje comn que todos los creadores de sistemas

pueden usar para describir los recursos de datos de una compaa.

En el diagrama siguiente, se tom de ejemplo el subsistema de cartera de
prstamos el cual consiste, a su vez, en cuatro subsistemas, numerados del 1.1.1
al 1.1.4 que pueden documentarse en niveles todava ms bajos del sistema.
Asociados

Solicitudes
de
prstamos
rechazadas
editadas

Rechazos editados
Solicitud de Prstamo

1.1.1
Editar datos Prstamos editados
de prstamo

Avisos de
solicitudes de
prstamos
rechazadas

Archivo de
crdito de
asociados

Prstamos editados y verificados

1.1.2
Calcular y
verificar
crdito

Datos de crdito

Rechazos por crdito

Prstamos
aceptados

Prstamos
aprobados

1.1.3 Firmar
contrato de
prstamos

1.1.4
Contabilizar
prstamos
aprobados

Datos de prstamos

Fecha de aprobacin

- 126 -

Solicitudes de
prstamo
rechazadas
por Comit de
Crdito

Bitcora
de
prstamos

5.4.6 SALIDAS DE INFORMACIN POR PANTALLA, DISCO O PAPEL

-

Recibo catorcenal o quincenal por aportaciones / abono a prstamos (ver

anexo 9)

Listado de asociados y estatus (ver anexo 8, 10 y 15)

Reportes histricos y detallados para el Consejo de Administracin (ver anexos

11 y 12)

5.5

NIVELES DE SEGURIDAD

Por el tamao de la Cooperativa, el sistema contar con cuatro niveles de

seguridad. El nmero uno, que indique el ms bajo nivel de seguridad; el nmero
dos y tres, indicarn niveles medios; y el nmero cuatro, deber indicar un alto
nivel de seguridad.

Se recomienda crear para cada usuario del sistema, una

clave de acceso junto con un nombre de usuario; con esto, el sistema reconocer
quin ingresa, que operaciones tendr permitido realizar, bitcora del tiempo que
utiliza el sistema, qu herramientas y qu informacin manejar, qu reportes
generar, qu tipo de consultas podr realizar, etc.

A continuacin se presenta

una propuesta de la pantalla que podra crearse para ingresar la informacin de

los usuarios:
ADMINISTRADOR DE USUARIOS
Nombre del usuario:
Nombre corto a usar:
* Nivel de acceso:
Clave de acceso:
* 1 = Seguridad baja 2 y 3 = Seguridad media 4 = Alta seguridad
SHIFT + F1 = Grabar informacin
SHIFT + F2 = Eliminar informacin
SHIFT + F3 = Modificar informacin
SHIFT + F4 = Imprimir Informacin

- 127 -

Se recomienda utilizar los siguientes niveles de seguridad:

NIVEL 1: ADMINISTRACIN. A este nivel, el usuario puede crear nombres para
nuevos usuarios, otorgar claves de acceso personal ms conocidas como
Passwords por su nombre en ingls, delimitar el acceso de los usuarios a la
informacin, cambiar o modificar informacin sensible como la tasa de inters,
efectuar ajustes a la cartera de crditos, ingresar datos, hacer consultas, generar
reportes y otros que se consideren necesarios por el Consejo de Administracin
de la Cooperativa.
NIVEL 2: USUARIO TIPO A. En el nivel 2 de seguridad, se podr agrupar a los
usuarios que tengan acceso a emitir los distintos reportes que el sistema genere.
Tendrn acceso a ingresar informacin de nuevos Asociados, hacer consultas de
saldos tanto de la cartera crediticia como saldo de las cuentas bancarias, podr
efectuar proyecciones de deuda y otras operaciones que determine el Consejo de
Administracin de la Cooperativa.

NIVEL 3:

USUARIO TIPO B. En el nivel 3 de seguridad, se agruparn los

usuarios que tengan acceso a ingresar informacin para alimentar el sistema, con
los valores monetarios, cdigos de prstamos, generalidades de los Asociados,
consultas, impresin de recibos, de estados de cuenta, ejecucin de Back Ups,
etc.

NIVEL 4:

USUARIO TIPO C.

En el nivel 4 de seguridad se agrupar a los

usuarios que solamente tengan acceso a realizar consultas, pudiendo ser stos
los Asociados, los miembros de la Junta Directiva o Consejo de Administracin. El
Asociado podr consultar su estado de cuenta anotando como clave de acceso su
nmero de Asociado y algn otro signo o dgitos que l considere prudente
agregar.

- 128 -

5.6

PLANEAMIENTO ESTRATGICO DEL MANEJO DE INFORMACIN

5.6.1 DETERMINAR

LAS

HERRAMIENTAS

EQUIPO

TECNOLGICO

NECESARIO PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA

Se

deben

determinar

las

herramientas

(Hardware)

necesarias

para

el

funcionamiento del sistema. Las especificaciones mnimas del equipo de cmputo

que se propone para el equipamiento de la oficina se describe a continuacin:
-

3 computadoras Bsico Intel Pentium IV de 17ghz o superior.

Disco duro de 40 GB o superior.

Debe contener un mnimo de 1GB de memoria RAM con 256 de Memoria

Cashe.

Monitor SVGA de 0.28 no entrelazado de 17.

Teclado, mouse ptico con scroll, multimedia.

Dispositivos de salida:

Impresora capaz de soportar el volumen de

impresin que requiera la Cooperativa; se sugiere la adquisicin de una

impresora laser B/W con velocidad de impresin 60 pginas por minuto y
volumen entre 3,000 y 3,500 hojas por cartucho.
-

Regleta APC con disparador automtico.

UPS (segn se requiera) para proteccin de equipo de cmputo 700 w.

Dispositivo de Back up: USB Memory, CD & DVD Burner o disco duro
externo para respaldo de informacin de 200 GB o superior.

Se determina que la inversin en hardware para poder poner a trabajar el

sistema oscilar entre Q25,000.00 y Q30,000.00 debiendo tomar en cuenta
que la Cooperativa actualmente cuenta con la donacin de equipo de
cmputo realizada por parte de una agencia de la Misin Diplomtica.

El costo de levantar una red que conecte las computadoras entre s es de

Q1,500.00, tomando en cuenta tarjetas red de 100 Mbps ms un switch
para la red de 100 Mbps. (costo corroborado con personal del
departamento de sistemas de la Misin Diplomtica).

- 129 -

5.6.2 CARACTERSTICAS DEL SOFTWARE A IMPLEMENTAR

Para sistematizar el rea de crditos se considera necesario implementar un
sistema de informacin con las siguientes caractersticas:
- Manipular datos

- Procesar datos

- Generar estadsticas

- Producir informacin

- Operar transacciones

De lo anterior, se concluye que por el tipo de procesamiento requerido, el sistema

ideal es un TPS (Sistema de Procesamiento de Transacciones), el cual involucra
la administracin de actividades como un control de crditos otorgados y provee
medios para almacenamiento y recuperacin de informacin. Se consult sobre el
costo del sistema a personal del rea de Sistemas de la Misin Diplomtica
quienes han coincidido en que el valor del Software basndose en las
caractersticas mencionadas, oscila entre Q.23,000.00 y Q. 26,000.00 que incluye
la propiedad de la documentacin y los programas fuente a favor de la
Cooperativa, es de mencionar que el sistema diseado ser programado por
personal de la Misin Diplomtica por lo que el costo del mismo disminuir.
Adems, se recomienda crear un Back-up completo del sistema y de la
informacin, quedando como un sistema auxiliar de manejo de datos con el
propsito de cubrir cualquier eventualidad presentada por fallas en el sistema
primario.
Se evaluar la posibilidad de poder adquirir el hardware a travs de donaciones
que usualmente hacen agencias de la Misin Diplomtica, tal como se mencion
anteriormente;

con respecto al software, se tiene el apoyo del personal del

departamento de Sistemas de la Misin Diplomtica quienes aseguraron poder

colaborar con la elaboracin del mismo.

5.6.3 NOMENCLATURA CONTABLE

A continuacin se propone la nomenclatura contable con la que el sistema computarizado
contable trabajar, no limitndose a las cuentas indicadas, pudiendo agregar o eliminar
cuentas segn las necesidades y consideraciones que a futuro considere la Junta

- 130 -

Directiva de la Cooperativa. Para efectos especficos del diseo de sistema enfocado al

rea de crditos, parte medular de este trabajo, las cuentas a utilizar por el sistema
computarizado, son las relacionadas con la cartera de crditos, aportaciones, ahorros,
intereses y bancos; estas cuentas se encuentran en color gris dentro de la nomenclatura
propuesta. No obstante, como valor agregado al trabajo desarrollado y como se indica al
inicio de este apartado, se propone la siguiente nomenclatura, incluyendo las cuentas
principales de los Estados Financieros:
CUENTAS DE BALANCE GENERAL
1
ACTIVO
1.1.
ACTIVO CORRIENTE
1.1.1
Caja
1.1.1.1 Caja Chica
1.1.2
Bancos
1.1.2.1 Banco De Solidz, S.A.
1.1.2.1.1 Depsitos Monetarios
1.1.2.1.2 Depsito de Ahorros
1.1.2.1.3 Depsitos a Plazo Fijo
1.1.3
Cartera de Crditos
1.1.3.1 Largo Plazo
1.1.3.2 Plazo Fijo
1.1.3.3 Emergencia Mdica
1.1.3.4 Funerario
1.1.3.5 Anticipo s / Aguinaldo
1.1.3.6 Anticipo s / Bono 14
1.1.4
Cuentas por Cobrar
1.2
ACTIVO NO CORRIENTE
1.2.1
Inventarios
1.2.2
Propiedad, Planta y Equipo
1.2.2.1 Mobiliario y Equipo
1.2.2.2 Equipo de Computo
2
2.1
2.1.1
2.1.2
2.1.3
2.1.4
2.1.4.1
2.1.4.2
2.1.4.3

Continuacin...

PASIVO
PASIVO CORRIENTE
Cuentas por Pagar
Depsitos de Ahorro
Intereses por Pagar Depsitos de Ahorro
Impuestos por Pagar
ISR
IVA
IPF

- 131 -

2.1.5
2.1.5.1
2.1.5.2
2.1.5.3
2.1.5.4
2.1.5.5
2.1.6
2.1.6.1
2.1.6.2
2.2
2.2.1
2.2.1.1
2.2.1.2
2.2.1.3
2.2.1.4
2.2.2

Retenciones
ISR
IVA
IPF
Cuota Patronal IGSS
Cuota Laboral IGSS
Depreciaciones Acumuladas
Dep. Acda. Mob y Equipo
Dep. Acda. Equipo de Computo
PASIVO NO CORRIENTE
Provisiones
Provisin Bono 14
Provisin Aguinaldo
Provisin Indemnizaciones
Provisin para Ctas. Incobrables
Obligaciones Largo Plazo

3
3.1
3.1.1
3.1.1.1
3.1.1.2
3.1.1.3
3.2
3.2.1
3.2.2
3.2.3
3.3
3.3.1
3.3.2

CAPITAL
PATRIMONIO
Aportaciones
Ordinarias
Extraordinarias
Otras
RESERVAS
Reserva para Obras Sociales
Reserva para Educacin
Reserva Irrepartible
RESULTADO DEL EJERCICIO
Excedente del Ejercicio
Prdida del Ejercicio

CUENTAS DEL ESTADO DE RESULTADOS

4
4.1
4.1.1
4.1.2
4.1.3
4.1.4
4.1.5
4.1.6
4.2
4.3

Continuacin...
INGRESOS
5.2
INTERESES SOBRE PRESTAMOS
GASTOS DE ADMINISTRACIN
Intereses s/ptmos. Largo Plazo
5.2.1
Sueldos Ordinarios
Intereses s/ptmos. Plazo Fijo
5.2.2
Sueldos Extraordinarios
Intereses s/ptmos. Emergencia Mdica
5.2.3
Bonificaciones
Intereses s/ptmos. Funerarios
5.2.4
Vacaciones
Intereses s/ptmos. Adelanto s/Aguinaldos 5.2.5
Aguinaldo
Intereses s/ptmos. Adelanto s/Bono 14
5.2.6
Bono 14
Cuota Patronal IGSS
MULTAS POR CHEQUES RECHAZADOS 5.2.7
5.2.8
Cuota Laboral IGSS
MULTAS POR REINGRESO

5
5.1
5.1.1
5.1.2
5.1.3
5.1.4
5.1.5

GASTOS
GASTOS DE OPERACIN
Papelera y Utiles de Oficina
Gastos Generales
Mant. de Equipo de Oficina y Computo
Depreciacin Mob. y Equipo
Depreciacin Equipo de Computo

- 132 -

6
6.1
6.2
6.3

INGRESOS FINANCIEROS
Intereses s/Depsitos Monetarios
Intereses s/ Depsitos de Ahorro
Intereses s/Depsitos Plazo Fijo

7
7.1
7.2

GASTOS FINANCIEROS
Intereses gto. s/Ahorros
Intereses gto. s/Aportaciones

5.7 DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS. SECUENCIA LGICA DE LOS

PROCESOS PREVIOS AL INGRESO DE INFORMACIN AL SISTEMA,
COMO PARTE DE LA SOLUCIN PLANTEADA EN ESTA TESIS
COMIT DE
DESCRIPCIN
ASOCIADO
ASISTENTE CREDITOS
RECEPCIN DE SOLICITUDES DE NUEVOS
ASOCIADOS:
1.

2.

3.

Solicitud de Ingreso. El Asociado enva

su solicitud de ingreso a las oficinas de la
Cooperativa.

Verificacin de documentos requeridos.

El asistente de la Cooperativa verifica que
la documentacin recibida cuente con todos
los requisitos. De no ser as, se contina
con el paso # 3, de lo contrario, se pasa al
paso # 4.

Documentos Incompletos.
De faltar
documentos o algn requisito, el Asistente
Administrativo devuelve la solicitud junto
con los dems documentos al Asociado
para que complete lo pendiente.

Ingreso de informacin al sistema. Con

los documentos completos, el Asistente
ingresa todos los datos al sistema. Deber
utilizar el men llamado Ingreso de Nuevos
Asociados. Vase numeral 5.4.3.1 de esta
tesis.
RECEPCIN DE DOCUMENTOS PARA
PRSTAMOS:
5. Solicitud de prstamo.
El Asociado
interesado, deber llenar la forma
correspondiente segn el tipo de prstamo
que desee solicitar y presentarla con los
documentos que se requieran, en las
oficinas de la Cooperativa.
4.

6. Revisin de papelera. El Asistente deber

verificar que todos los documentos vengan
debidamente llenos y que cumpla con todos
los requisitos.
7.

Devolucin de papelera.
El Asistente
deber devolver la papelera al Asociado en
caso de encontrar que no cumple con
alguno de los requisitos establecidos.

- 133 -

DESCRIPCIN
8.

ASOCIADO

COMIT DE
ASISTENTE CREDITOS

Traslado de solicitud y documentos a

Comit de Crditos. Si todo est en
orden, se remite el expediente al Comit de
Crditos para que sea ste quien realice el
anlisis crediticio y dictamine si procede o
no el otorgamiento del prstamo.

9. Negacin del prstamo.

Luego de la
evaluacin crediticia, en caso de negarse el
prstamo, se deber notificar por escrito al
Asociado las causas por las que se le neg
y se le devolver la papelera completa. La
notificacin deber estar firmada por el
Presidente y el Secretario del Comit de
Crditos.

10. Aprobacin del prstamo.

De ser
aprobado el prstamo, se remite el
expediente al Asistente de la Cooperativa
para que alimente el sistema con los datos
del nuevo prstamo.

10

11. Ingreso del nuevo prstamo al sistema.

Se deber ingresar la informacin al
sistema, bajo el men llamado Registro de
Prstamos (vase numeral 5.4.3.2 de ste
trabajo)

11

5.8 GUIAS DE PROCEDIMIENTOS Y DE CONTROL APLICABLES AL

SISTEMA

CONTABLE

COMPUTARIZADO

DISEADO

PARA

LA

COOPERATIVA SOBRE LA QUE SE REALIZA EL CASO PRACTICO

El rol del auditor en el mbito de sistemas, en un sentido amplio, (auditoria interna
/ auditoria externa), abarca tanto el acompaamiento profesional al personal de
sistemas durante las etapas de planificacin, anlisis, diseo e implementacin de
un sistema computarizado, como tambin, la preparacin de guas de
procedimientos y de control, que permitan asegurar, tanto como sea factible, la
conduccin ordenada y eficiente del negocio o entidad que se trate, fortaleciendo
la adhesin a polticas administrativas y brindando seguridad razonable en cuanto
a la prevencin y deteccin de fraude y error, precisin e integridad de los
registros contables y oportuna preparacin de informacin financiera confiable. Es

- 134 -

por ello que se sugieren las siguientes guas de procedimientos y de controles

generales y especficos que debern existir en el proceso de diseo del sistema
computarizado propuesto para el rea de crditos de la Cooperativa en estudio, es
de aclarar que las guas que ac se indican, son totalmente flexibles y pueden ser
adaptadas a las necesidades de cualquier otra Cooperativa.

5.8.1

GUIAS DE PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO DEL SISTEMA CONTABLE

COMPUTARIZADO DISEADO

En las siguientes pginas se incluyen guas de procedimientos para el registro de

las operaciones contables del rea de crditos en el sistema contable
computarizado propuesto.

Cdigo

Procedimiento

001

Ingreso de nuevos asociados al sistema

002

Aprobacin e ingreso de crditos al sistema

003

Bancos

004

Pagos a cuenta de crditos.

005

Generacin de reportes y plizas contables del sistema.

- 135 -

INGRESO DE NUEVOS ASOCIADOS AL

SISTEMA
GUA DE PROCEDIMIENTOS -Cdigo 001No.

Hoja 1/1
Hecho por:
Revisado por:

Firma
wwco

ACTIVIDADES

Fecha
14/09/2007

Responsable

I. OBJETIVOS
1.
2.
3.

Registro oportuno del ingreso de asociados a la Cooperativa.

Mantener actualizada la base de datos con los nuevos ingresos.
Disponer de informacin exacta y confiable.

II. POLTICAS
1.

2.
3.

Los asociados debern ser empleados guatemaltecos de la Misin Diplomtica

Americana acreditada en Guatemala o bien, empleados subcontratados que
laboren directamente en alguna agencia de la Misin Diplomtica cuyas
prestaciones sean pagadas por una compaa con quien la Misin tenga contrato.
Los nuevos asociados se ingresarn al sistema hasta el momento en que se cuente
con toda la documentacin requerida para tal efecto.
Proporcionar al nuevo asociado, el cdigo de asociado que el sistema le asigne.

III. PROCEDIMIENTOS
1.
2.
3.

4.

Recibir la papelera de solicitud de ingreso a la Cooperativa y revisar que cumpla

con todos los requisitos, segn se indica en el Flujograma de la pgina 133 en los
pasos del 1 al 4.
Bajo el men de INGRESOS, ingresar al sub men Nuevos Asociados y llenar los
datos que solicitar el sistema, tal como se indica en el numeral 5.4.3.1 pgina 120
de ste trabajo.
El sistema generar de forma automtica un recibo de ingresos (ver anexo 9) con
base en la informacin ingresada segn lo indicado en el numeral anterior; al nuevo
asociado se le entregar el recibo original impreso, como constancia de su ingreso
a la Cooperativa.
Automticamente el sistema generar una pliza contable, tal como se ejemplifica
en el anexo de plizas contables # 1, sta puede ser impresa en ese momento, al
final del mes o segn la necesidad de informacin de la Junta Directiva o de otro
ente fiscalizador de la Cooperativa.

Asistente
Contable
Administrativo *
Operador
PED
Operador
PED
Designado por
Junta Directiva

* El asistente contable administrativo, puede fungir como el contador de la

Cooperativa puesto que el tamao de la entidad lo permite.

- 136 -

APROBACIN E INGRESO DE CRDITOS AL

SISTEMA
GUA DE PROCEDIMIENTOS -Cdigo 002No.

Hoja 1/2
Hecho por:
Revisado por:

ACTIVIDADES

Firma
wwco

Fecha
14/09/2007

Responsable

I. OBJETIVOS
1.
2.
3.
4.

Proporcionar al comit de crditos informacin y elementos de juicio para

determinar si el crdito solicitado puede ser aprobado.
Controlar crditos otorgados, cantidades y plazos.
Disponer de informacin confiable para verificar la capacidad de pago del asociado.
Registro oportuno del otorgamiento de crditos con su respectivo egreso de bancos.

II. POLTICAS
1.
2.
3.

4.

5.
6.

7.

8.

Los crditos se aprueban y otorgan cuando la capacidad de pago y la aportacin del

asociado cubre por lo menos la parte proporcional de intereses y el mnimo
requerido de abono a capital.
Los crditos se deben otorgar nica y exclusivamente a los asociados de la
Cooperativa, por ningn motivo se pueden otorgar crditos a personas ajenas a la
Cooperativa.
Por cada crdito solicitado, el asociado deber llenar una carta compromiso del
deudor en la que autoriza a que de forma directa se le descuente del sueldo lquido
la cantidad que aportar a la Cooperativa en cada perodo de pago y su respectiva
distribucin.
Cuando el tipo de crdito solicitado requiera de fiadores, el asociado interesado
deber presentar 2 fiadores, con la respectiva solicitud de crdito debidamente
firmada de aceptacin por parte de los dos fiadores. Los fiadores debern ser
asociados activos de la Cooperativa y demostrar que tienen liquidez financiera.
Deben existir integraciones sobre el comportamiento de abonos a crditos con
relacin a montos y plazos, cuentas pendientes o morosas e historial de pagos.
Las personas autorizadas para firmar cheques no desempearn funciones de
preparacin ni registro en el sistema de los crditos. Antes de firmar los cheques,
debern verificar la documentacin y que stos se giren exclusivamente a nombre
del asociado que se trate.
Excepto los prstamos funerarios y los de emergencia mdica, todos los dems
debern salir a nombre del asociado. Esta medida de control se debe tomar debido
a que los 2 prstamos mencionados gozan de un inters anual del 6%. Los
cheques de los prstamos mencionados debern salir a nombre de la entidad o
mdico que prest el servicio, segn sea el caso.
Los cheques no constituyen desembolsos en tanto no son entregados a los
asociados y deben ser NO NEGOCIABLES.

III. PROCEDIMIENTOS
1.

2.

El sistema generar un reporte en pantalla de los crditos otorgados y pendientes

de cancelar (si los hubiere) por parte del asociado que solicite un crdito. Se
deber imprimir el reporte y adjuntarlo a la solicitud de crdito por procesar (Ver
anexo 15)
Anlisis de la solicitud de crdito. Comprobar la capacidad de pago y la solvencia
del asociado que solicita el crdito con base en el reporte emitido por el sistema.

3.

Revisar que todos los crditos aprobados, cuenten con la firma de autorizacin por
parte del comit de crditos en la solicitud que corresponda (Ver anexos 1 7)

4.

Ingresar las solicitudes al sistema, para lo cual el sistema (mdulo de crditos)

presentar en pantalla el formato sugerido en el numeral 5.4.3.2, pgina 121 de
ste trabajo.
Emitir reporte de crditos otorgados (Ver anexo 11) mensualmente y enviarlo a la
comisin de vigilancia para su revisin.

5.

- 137 -

Asistente
Contable Administrativo
Comit o
Analista de
crditos
Asistente
Contable Administrativo
Operador PED
Asistente
Contable Administrativo

APROBACIN E INGRESO DE CRDITOS AL

SISTEMA
GUA DE PROCEDIMIENTOS -Cdigo 002-

Hoja 2/2
Hecho por:
Revisado por:

No.

ACTIVIDADES

6.

ALIMENTAR EL SISTEMA CON LOS NUEVOS CRDITOS APROBADOS

REGISTRNDOLOS CON ESTATUS A DE APROBADO, CON ESTO EL
SISTEMA SABR QUE EL DESEMBOLSO AN NO SE HA EFECTUADO,
SOLAMENTE GENERAR LOS CHEQUES VOUCHERS (VER ANEXO 13) PARA
SER FIRMADOS POR EL PRESIDENTE DEL COMIT DE CRDITOS Y EL
TESORERO (EN AUSENCIA DEL TESORERO, DEBER FIRMAR EL
PRESIDENTE DE LA JUNTA DIRECTIVA)
REVISAR QUE LA CANTIDAD DESEMBOLSADA A TRAVS DE CADA CHEQUE,
COINCIDA CON LA CANTIDAD APROBADA DE CRDITO.
FIRMAR CHEQUES APROBADOS Y DEVOLVERLOS AL ASISTENTE DE LA
COOPERATIVA PARA QUE PROCEDA A LA ENTREGA DE LOS MISMOS.

Firma
wwco

Fecha
14/09/2007

Responsable

CONTINUACIN DE PROCEDIMIENTOS

7.
8.

9.

El asociado debe firmar y fechar el voucher del cheque como prueba de aceptacin
del crdito y entregar el voucher original al asistente contable.

10.

Ingresar al sistema (mdulo de crditos) el nmero de cheque y cambiar el status

del cheque. Cambiarlo de A a E que representa el Egreso y la entrega del
cheque, con lo cual se realiza el desembolso. El sistema generar la pliza
contable que corresponda, cargando las cuentas de prstamos y abonando la
cuenta de bancos. (Vase anexo de plizas contables # 2)
Verificar cartera de crditos cotejando los saldos emitidos por el sistema a travs
del reporte de cartera de crditos contra los saldos registrados en la contabilidad.
(Ver anexo 11)
Revisar mensualmente contra reporte generado por el sistema (mdulo de crditos)
las cuentas de los asociados que han cado en morosidad y crear medidas
correctivas y de sancin cuando proceda. (Ver anexo 12)
Analizar anualmente y presentar a la junta directiva, la posibilidad de incrementar o
rebajar el % de inters sobre los crditos otorgados, con base en la solvencia y
liquidez de la Cooperativa.

11.
12.
13.

- 138 -

Operador
PED

Comit de
crditos
Comit de crditos
y Tesorero. En
ausencia del
Tesorero podr
firmar el Presidente
de la JD.

Asistente
Contable Administrativo
Asistente
Contable Administrativo
Comit de
crditos
Comisin de
vigilancia
Comisin de
vigilancia con
comit de
crditos

BANCOS
GUA DE PROCEDIMIENTOS - Cdigo 003-

Hoja 1/1
Hecho por:
Revisado por:

No.
I. OBJETIVOS

ACTIVIDADES

1.
II. POLTICAS

CONTROLAR LAS EROGACIONES MONETARIAS.

Firma
wwco

Fecha
14/09/2007

Responsable

1.

Ninguna salida de efectivo se deber ejecutar si no cuenta con su respectivo cheque

voucher no negociable y la documentacin de soporte correspondiente que autorice
el mismo.
2. Se otorgarn cheques de crditos 2 veces al mes, respetando las fechas que para el
efecto indique el Comit de Crditos.
3. Los cheques que se emitan por razones ajenas al otorgamiento de crditos, tal el
caso de pago de servicios y compras diversas podrn ser emitidos en el momento
que se requiera, previa autorizacin.
4. Enviar reportes mensuales de las erogaciones a la Comisin de Vigilancia.
5.
EFECTUAR CONCILIACIONES BANCARIAS MENSUALES Y COTEJAR CONTRA
LOS REPORTES DE SALIDAS DE DINERO.
III. PROCEDIMIENTOS
1.
2.
3.

4.
5.

Todo cheque emitido deber contar con 2 firmas, una ser del presidente del Comit
de Crditos y la otra del Tesorero o en su ausencia, del Presidente de la J.D. (Ver
anexo 13)
Ningn cheque de crdito ser aprobado si no cuenta con la documentacin
requerida, las aprobaciones y autorizaciones necesarias. (Ver anexos 1 7)
Los cheques emitidos por pago de servicios o compras, debern estar justificados y
documentados, incluyendo como anexos al mismo: factura original, descripcin del
servicio recibido, firma de la persona que solicit el servicio o el bien (cuando
proceda).
Realizar conciliaciones bancarias mensuales y enviar reporte a Comisin de
Vigilancia para su revisin y archivo.
Revisar conciliaciones bancarias e investigar las causas de cualquier diferencia
encontrada, dejando en punto de acta todas las decisiones tomadas al respecto.

- 139 -

Asistente
Contable Administrativo
Comit de
crditos
Asistente
Contable Administrativo
Tesorero
Comisin de
Vigilancia

PAGOS A CUENTA DE CRDITOS

GUA DE PROCEDIMIENTOS -Cdigo 004-

No.

Hoja 1/2
Hecho por:
Revisado por:

Firma
wwco

Fecha
14/09/2007

ACTIVIDADES

Responsable

I. OBJETIVOS
1.

2.

VERIFICAR QUE LOS PAGOS EFECTUADOS POR LOS ASOCIADOS A

CUENTA DE SUS CRDITOS SE REGISTREN OPORTUNAMENTE Y
COMPROBAR QUE LOS CLCULOS Y EL REGISTRO DE INTERESES SOBRE
LOS MISMOS SEAN CORRECTOS.
ASEGURARSE QUE TODOS LOS CHEQUES RECIBIDOS POR PAGOS A
CUENTA, TENGAN FONDOS, PREVIO A OPERARLO EN EL SISTEMA.
II. POLTICAS

1.
2.

Revisar mensualmente la cartera crediticia.

Aceptar pagos a cuenta de crditos, toda vez se haya cumplido con el pago de la
cuota mnima requerida ordinariamente.
3.
OPERAR EN EL SISTEMA NICA Y EXCLUSIVAMENTE LOS CHEQUES QUE
HAYAN SIDO COMPLETAMENTE PROCESADOS Y CONFIRMADOS POR EL
BANCO.
III. PROCEDIMIENTOS
1.
2.
3.

4.
5.
6.

7.

Con ayuda del sistema (mdulo de crditos), mensualmente se deber imprimir el

reporte de la cartera de crditos y trasladarlo a la Comisin de Vigilancia para su
revisin. (Ver anexo 11)
Verificar mensualmente los datos ingresados al sistema, tomando una muestra
selectiva de los crditos otorgados y cotejndolos contra los recibos de ingresos
(Anexo 9) Se verifica tambin el clculo de los intereses.
Si se encuentra alguna discrepancia, se efectuar corte de recibos de ingresos y
se deber revisar el 100% de la cartera. Investigar diferencias y autorizar el
registro del ajuste en el sistema, generando la pliza contable que corresponda
(vase anexo de plizas contables # 4)
Informar lo sucedido a Junta Directiva en la sesin ordinaria siguiente.
Depositar diariamente los cheques recibidos en la (s) cuenta (s) de depsitos
monetarios que para su efecto, tenga la Cooperativa.
Imprimir semanalmente el estado de cuenta del banco para verificar que los
cheques depositados hayan sido cobrados, paso siguiente, se deben ingresar al
sistema dichos cheques y emitir los recibos de ingresos que aplican.
Al momento de liquidar un prstamo en su totalidad, la papelera deber ser
devuelta al asociado con una nota firmada por el presidente de la Cooperativa,
donde se haga constar que el prstamo fue cancelado en su totalidad, se
exceptan los casos en los cuales el asociado cancela un prstamo con la
apertura de otro. Para este efecto, la papelera del prstamo cancelado se adjunta
al nuevo y no ser sino al final de la cancelacin del prstamo nuevo que se le
devuelva toda la papelera.

- 140 -

Operador
PED
Comisin de
Vigilancia
Comisin de
Vigilancia
Comisin de
Vigilancia.
Tesorero
Tesorero
verifica /
Operador PED
Asistente
Contable Administrativo
informa sobre
liquidacin de
prstamo.
Comisin de
Vigilancia
verifica
informacin.

GENERACIN DE REPORTES Y PLIZAS

CONTABLES DEL SISTEMA
GUA DE PROCEDIMIENTOS Cdigo 005No.

Hoja 1/1
Hecho por:
Revisado por:

Firma
wwco

Fecha
14/09/2007

ACTIVIDADES

Responsable

I. OBJETIVOS
1.

QUE EL SISTEMA GENERE REPORTES QUE GOCEN DE FLEXIBILIDAD CON

BASE EN LAS NECESIDADES DE INFORMACIN DE LA COOPERATIVA.

2.

CONTAR CON INFORMACIN CONFIABLE, EXACTA Y OPORTUNA PARA LA

ADECUADA TOMA DE DECISIONES POR PARTE DE LA JUNTA DIRECTIVA.
II. POLTICAS

1.

Generar e imprimir plizas contables mensualmente para verificar los movimientos

de cuenta.
2.
Generar reportes mensuales cuando por requerimiento de la Junta Directiva, el
Consejo de Administracin, la Comisin de Vigilancia o Comit de Crditos los
soliciten, de la cartera de crditos por tipo de crdito, por plazo, por antigedad de
saldos no limitndose a los anteriores sino incluyendo reportes por agencia, por
seccin, por tasa de inters, por Asociado, por garanta, etc.
3.
Generar reportes al final de un perodo fiscal (generalmente un ao) que sirvan de
base para la generacin de Estados Financieros
III. PROCEDIMIENTOS
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Emitir e imprimir el primer da hbil de cada mes, las plizas contables (vanse
anexos de plizas contables 1 5) y enviarlos a Comisin de Vigilancia para su
anlisis y aprobacin.
Cuando sea necesario o solicitado por algn ente de la Junta Directiva, emitir e
imprimir reportes por Asociado, por garanta, por seccin, por agencia, por tasa de
inters, por tipo, plazo, antigedad de saldos etc.
Al final de cada perodo de pago, imprimir los recibos de pago respectivos,
habiendo verificado previamente con el Tesorero que el dinero est debidamente
depositado en la(s) cuenta(s) bancaria (s) que para tal efecto tenga la Cooperativa.
Verificar y aprobar los movimientos de cuentas a travs de la generacin de las
plizas contables mensuales, tal como se indica en el numeral 5.3.2.5, pgina 118
de este trabajo. (Vase anexo de plizas contables # 6).
Realizar el cierre anual de la informacin tal como se indica en el numeral 5.3.2.5
Previo a realizar cualquier modificacin a los reportes, sta deber ser aprobada y
autorizada por la Junta Directiva ante quienes se deber exponer y argumentar las
razones de la (s) modificacin (es).

- 141 -

Asistente
Contable Administrativo
Operador
PED
Operador
PED
Comisin de
Vigilancia
Comisin de
Vigilancia
Comisin de
Vigilancia

5.8.2 GUIAS DE CONTROLES GENERALES

GUIA DE CONTROLES GENERALES DE

ORGANIZACIN
COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.
No.

Hoja 1/4
Hecho por:
Revisado por:

DESCRIPCIN DE CONTROL
CONTROLES GENERALES DE ORGANIZACIN

2
3
4

5
6

Por lo menos dos personas de la Junta Directiva o bien del Consejo de

Administracin deben conocer los programas; es recomendable que
quienes hayan participado en el diseo de un sistema, mantengan
posteriormente los documentos de soporte para referencia y aclaracin de
dudas.
Dentro de las atribuciones de la Comisin de Vigilancia, debe existir la
funcin que garantice el cumplimiento de normas de control, identificacin
de riesgos y sugerir controles que deben implementarse.
Debe existir un plan de formacin de personal en lo concerniente al
sistema que se implementar.
La contratacin de equipo, programas y servicios, debe contener normas
mnimas de control:
Equipo: fechas de entrega, garanta total, asistencia del fabricante durante
la instalacin e implementacin.
Programas: fecha de entrega, formacin del usuario en cuanto al uso del
sistema (manual del usuario), garanta, clusula en que se especifique la
propiedad intelectual del software, consultas, entrega de programas
acompaados por documentacin completa: especificaciones funcionales,
tcnicas, flujogramas.
Se recomienda despedir inmediatamente al culpable de fraude, recoger
toda la documentacin que pertenezca a la cooperativa, notificar a todos
los departamentos y anular las claves de acceso.
Antes de instalar equipos debe preverse sus necesidades especiales
como: aire acondicionado, ventilacin, alimentacin elctrica especial,
humedad, espacio, mantenimiento, etc.

- 142 -

Firma
wwco

Fecha
14/09/2007

OBSERVACIN
/ REF.

GUIA DE CONTROLES GENERALES

OPERATIVOS
COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.
No.

Hoja 2/4
Hecho por:
Revisado por:

DESCRIPCIN DE CONTROL
CONTROLES GENERALES OPERATIVOS

1
2

4
5
6
7

En el diseo de nuevos sistemas participa personal de operacin para

lograr que los controles que se implementen sean funcionales.
La documentacin de los sistemas debe incluir obligatoriamente un
manual de operacin, que indique:
9 Cules son datos de entrada, de dnde vienen y en qu forma.
9 Cules son los procesos a los que hay que someter los datos.
9 Qu reportes se obtienen: en formato de papel, en pantalla, en
CD, nmero de copias, a quin van destinados.
Todas las actividades que se desarrollen en computadora, deben quedar
registradas automticamente en un listado (denominado comnmente log)
que indica la operacin realizada, desde dnde se ejecut, quin la inici,
sobre qu archivo y hora en que se efectu.
Impartir oportunamente cursos de formacin a operadores y normas de
seguridad contra incendio, inundacin, etc.
Permitir acceso a las computadoras al personal previamente autorizado.
Seguridad y proteccin de informacin, delimitar accesos, bases de datos,
informacin privilegiada y establecer contraseas de acceso (password).
La obtencin de copias de seguridad de archivos, bases de datos,
programas, etc., es algo obligatorio para evitar cualquier posible incidente
fortuito, por ejemplo de interrupcin del suministro elctrico o bien,
informacin infectada con algn virus. De preferencia se tendr una copia
fuera de la oficina de la Cooperativa.
El resultado y procesamiento del sistema debe garantizar la confiabilidad y
oportunidad de la informacin por medio de validaciones peridicas de los
reportes de salida.

- 143 -

Firma
wwco

Fecha
14/09/2007

OBSERVACIN
/ REF.

GUIA DE CONTROLES GENERALES DE

DESARROLLO
COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.
No.

Hoja 3/4
Hecho por:
Revisado por:

DESCRIPCIN DE CONTROL
CONTROLES GENERALES DE DESARROLLO

2
3

4
5
6

8
9
10

Los programas desarrollados por la empresa contratada y los paquetes

comprados a terceros deben documentarse con suficiente detalle para
facilitar pruebas posteriores, modificaciones y capacitacin del personal y
sobre todo analizar los controles que se hayan incorporado. Contendr
como mnimo: cmo se opera el programa, diseo de registros, bases de
datos, pantalla e impresora, organigramas y flujogramas.
Contar con la participacin activa de usuarios finales en el desarrollo de
nuevos sistemas.
Realizar de forma peridica y sorpresiva compilaciones de programas para
determinar si la versin est actualizada y no se han efectuado cambios
no autorizados. El auditor contratado, verificar que los programas
instalados sean los mismos con los que efectu las pruebas.
Todos los programas llevan incorporados procedimientos de recuperacin
de datos y archivos.
Los programas que ya no se utilicen deben borrarse inmediatamente del
fichero y de la papelera. (mantenimiento del software)
Las solicitudes de cambios a los programas deben estar autorizadas e
incluir detalles suficientes para que puedan ser diseados y probados.
Los usuarios deben estar al tanto que el sistema se va a modificar y cmo
les afectarn los cambios.
La conversin de datos del antiguo sistema al nuevo es crtica y requiere
la supervisin de los auditores (informacin histrica). Se debe determinar
la fecha del cambio del sistema, lo indicado es efectuarlo en poca de
cierre del perodo fiscal, de no ser posible, se requerir de mayor control.
El traslado puede ser automtico o en forma manual y al finalizar, se debe
verificar:
9 La base de datos debe estar limpia de cualquier dato de prueba.
9 Despus de la carga se requiere la impresin de reportes.
Se debe prever un tiempo de funcionamiento en paralelo (sistema antiguo
y sistema nuevo), para verificar lo adecuado de su funcionamiento y
finalmente, todas las operaciones se realizan en el nuevo sistema.
Se prever tiempo suficiente de capacitacin de usuarios.
Auditoria Interna (para la Cooperativa sujeta a estudio, sta funcin la
realiza la Comisin de Vigilancia), participa en la aceptacin de nuevos
programas para garantizar que se cumplan las normas de control de la
entidad en todas las fases del desarrollo. Se debe probar el sistema con
datos de prueba, por lo cual, los programadores deben corregir problemas
detectados.

- 144 -

Firma
wwco

Fecha
14/09/2007

OBSERVACIN
/ REF.

GUIA DE CONTROLES GENERALES DE

ACCESO
COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.
No.

Hoja 4/4
Hecho por:
Revisado por:

DESCRIPCIN DE CONTROL
CONTROLES GENERALES DE ACCESO

2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

La proteccin de claves de acceso es esencial para mantener un

adecuado control sobre datos y programas.
Un administrador de
seguridad se encarga de asignar y mantener contraseas de acceso que
se aplican de diferentes maneras:
9 Permitir acceso a los archivos a ciertas personas o terminales.
9 Tener acceso a informacin seleccionada.
9 Requiere una clave para cierto tipo de operacin.
Las claves de acceso deben cambiarse con frecuencia y se suprimirn las
de empleados despedidos.
Se analizan con cuidado los mensajes de deteccin de direccin duplicada
que aparezcan en el registro de log de la computadora pues es sntoma
de un espa activo.
En los programas que manejen terminales es conveniente incorporar una
rutina que desconecte automticamente una terminal si desde ella se han
hecho varias tentativas seguidas de acceso sin xito.
Se habilita un sistema que registre todos los accesos que se hagan a
programas fuente.
Se evita que personas ajenas al procesamiento de datos tengan acceso a
las computadoras.
Asignacin de equipo, terminales y privilegios de acuerdo al nivel de
usuario, importancia y polticas de la cooperativa.
Revisin peridica de los niveles de acceso autorizados.
Seguridad de los sistemas de redes, segn caractersticas de instalacin,
nmero de terminales y tipos de conexin.
Resguardo de mobiliario y equipo de cmputo, asignacin documental.
Inventario de hardware, registro contable, caractersticas, configuracin,
procesador, velocidad.

- 145 -

Firma
wwco

Fecha
14/09/2007

OBSERVACIN
/ REF.

5.8.3 GUIAS DE CONTROLES ESPECFICOS

GUIA DE CONTROLES ESPECFICOS DE

ENTRADA
COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.
No.

DESCRIPCIN DEL
CONTROL
ENTRADA

Los controles de integridad y

totalidad
tienen
por
objeto
garantizar
la
alimentacin
completa de datos.

Los controles de exactitud tienen

por objeto asegurarse que los
datos claves son registrados
correctamente, estos se clasifican
de la siguiente manera:
a)
Controles de prstamos:
se procura dar un cdigo a
cada prstamo con el mayor
nmero de datos.
b)
Control de razonabilidad:
se utiliza para comprobar si los
datos son razonables con
relacin a una norma o dato
anterior.
Los controles de integridad y
validacin: son los que tienen por
objeto
determinar
campos
especficos que deben llenar
ciertas caractersticas en caso
contrario rechazar la transaccin y
emitir un mensaje de error.
La computadora ejecuta clculos
pertinentes siempre que sea
posible: sumas, restas, clculo de
porcentajes, multiplicaciones, etc.

Los controles de validez tienen por

objeto
garantizar
que
las
operaciones no son ficticias y que
han sido autorizadas.

Dar normas a los operadores para

deteccin y tratamiento de errores.

Hoja 1/3
Hecho por:
Revisado por:

Firma
wwco

APLICACIN DE CONTROL

Fecha
14/09/2007

Ref.

El sistema solicitar, de manera secuencial, las formas Anexo

prenumeradas, lo que permitir detectar nmeros 9, 10,
faltantes o duplicados de los documentos; la agrupacin
11 y
de documentos, el control de totales de prstamos
15
otorgados y la comparacin de elementos de entrada con
los documentos originales.
Cada prstamo se identificar con un cdigo, que al ser Anexo
digitado, el programa desplegar la descripcin del 10, 11,
mismo, los detalles de la tasa de inters, forma de 15 y 16
clculo, etc., esto permite verificar si es correcto su
ingreso al sistema.
El sistema calcular lmites mnimos y mximos de
manera automtica, de las cantidades en prstamos a
poder ser otorgados a cada Asociado, con base en la
informacin sobre aportaciones, ahorros, prstamos
activos, abonos, etc., del Asociado que se trate. Lo
anterior es de utilidad para el control de prstamos que
sobrepasen las cantidades establecidas por el sistema, o
bien sobrepasen la capacidad de pago del Asociado.
Se comprueba que un campo especfico sea alfabtico Pg. 121
(nombres, descripciones) o numrico estrictamente. Se numeral
exige se llenen campos obligatorios que son necesarios 5.4.3.2 y
para identificar las transacciones (# de Asociado, NIT, Pg. 122
numeral
monto solicitado de prstamo, cdigo del prstamo, etc.).
5.4.3.3
El sistema calcular automticamente el valor a pagar de
intereses por cada perodo, el abono a capital, la cantidad
a acreditar a las aportaciones y a ahorros; finalmente
indicar la cantidad mnima que el Asociado debe aportar
por cada perodo de pago, para poder ser otorgado el
prstamo.
Los diversos contratos que se utilizan para solicitar un
prstamo, tales como: Emergencia Mdica, Prstamo
Funerario, Prstamo L.P., Prstamo Plazo Fijo, etc.,
deben contener como mnimo firma del Asociado, firma
de los fiadores, firma de autorizacin por parte del Comit
de Crditos. El sistema permitir a Junta Directiva y
Comisin de Vigilancia saber qu prstamos fueron
denegados,
autorizados y otorgados, a travs de
consultas y slo se permite a personal autorizado el
acceso a datos y programas al digitar sus contraseas en
las terminales.
Proceso de datos slo corrige errores de transcripcin.
No se interrumpe el proceso de captura de datos. Se
someten a los mismos controles que los datos normales.
El usuario da la orden de volver a introducir los datos.

- 146 -

Anexo
10 y 16

Anexos
Del 1 al
7

Pg. 117
numeral
5.3.2.4

GUIA DE CONTROLES ESPECFICOS DE

PROCESO
COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.
No.

5
6

DESCRIPCIN DEL
CONTROL
PROCESO
Se debe efectuar comparacin
peridica de los datos de un
archivo con los datos originales
y los activos que representan.

Hoja 2/3
Hecho por:
Revisado por:

Firma
wwco

Fecha
14/09/2007

APLICACIN DEL CONTROL

Ref.

El sistema generar reportes que permiten efectuar Anexo

verificaciones de clculo y comparaciones con datos 8, 10
del sistema de control de prstamos. Es importante y 13
que los activos representados por los saldos que
estn en los archivos estn protegidos debidamente.
El auditor verificar que la revisin del programa en
la que efectu las pruebas para la implementacin
sea la misma que se encuentra instalada en el
sistema.

Se verificar peridicamente
que los programas que se
utilizan
son
correctos
y
contengan la ltima versin.
Estas pruebas resultan muy
importantes,
sobre
todo
despus de efectuar alguna
modificacin.
Cada proceso llevar cuenta El sistema llevar totales de control. El total de
de las transacciones y al final ingresos de efectivo a cuenta de prstamos se
emitir un listado-resumen.
relaciona con los datos del Reporte de la Cartera de
Prstamos con lo cual, se verifica la exactitud de
registros automticos e integridad de los mismos.
Como
se
trabajar
con El control de prstamos otorgados se efecta en
importes
monetarios,
los valores monetarios, el sistema deber efectuar
procesos debern dar saldo sumas y operaciones cruzadas en el Reporte de
inicial (antes del proceso), el Prstamos.
valor de las transacciones
tratadas y el saldo final. Esta
tcnica garantiza el uso del
archivo apropiado al llevar un
control mediante totales de
corrida a corrida.
Si
existe
problema
de El sistema llevar un contador especial de las
redondeo, se mantendr un cantidades que se sumen o se resten.
control aparte del mismo.
Siempre que sea necesario se El sistema deber emitir de forma automtica un
aplicarn
controles
de listado mensual de los prstamos que no presenten
razonabilidad
movimiento en su saldo, el primer da hbil de cada
mes, con el cual se detectarn las cuentas morosas.
Con respecto a las salidas de Se utilizarn cheques voucher prenumerados y en
efectivo, se controlarn a orden cronolgico para cualquier salida de efectivo,
travs de cheques voucher.
incluyendo en el mismo la partida contable.

- 147 -

Anexo
8, 10,
15 y
16
Anexo
8 y 10

Anexo
12
Anexo
13

GUIA DE CONTROLES ESPECFICOS DE

SALIDA
COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.
No.

DESCRIPCIN DEL
CONTROL
SALIDA
En los listados de salida
aparecer un resumen de
transacciones y totales de
control.

Uno
de
los
controles
esenciales tiene lugar cuando
los usuarios revisan reportes
y datos de salida.

Si se ha excedido el lmite
mximo autorizado de un
prstamo, se generar un
mensaje de alerta para
rectificar
la
cantidad
y
verificar la documentacin.
Es conveniente numerar las
pginas de los listados para
evitar que se pierda alguna
despus de separarse.

Deben
existir
controles
adecuados sobre archivos
para
evitar
que
sean
destruidos o accesados por
error.

Identificacin y marcaje de
documentos.

Manuales de usuario y
explotacin, creados por el
ingeniero en sistemas a cargo
del programa o la empresa
que se contrate para tal
efecto.

Hoja 3/3
Hecho por:
Revisado por:

Firma
wwco

Fecha
14/09/2007

APLICACIN DEL CONTROL

Ref.

Los reportes del sistema mostrarn un resumen

de transacciones y los totales de control, as
como las plizas contables generadas por las
operaciones de crdito, de aportaciones y de
ahorros.
Las formas se deben ingresar al sistema y para
efectuar la revisin de su correcto ingreso, el
sistema genera el reporte correspondiente, el
cual se distribuye a los usuarios involucrados
para su verificacin.
Cuando un prstamo rebase el lmite mximo
autorizado, el sistema generar una alerta en
pantalla y una impresin del mismo para que se
rectifique la cantidad del mismo y se verifique la
documentacin.

Anexo 9,
10, 11,
plizas
contables
1-6
Anexo 9,
10, 11, 12,
13 y 15

Ver pg.
112
Nomenclatura

de
prstamos

Se nombrar a una persona encargada de Anexo 8 y

10
controlar que se entreguen los listados con
exactitud y puntualidad a los usuarios. En las
guas de procedimiento se indica quienes son los
usuarios de la informacin.
Pg.
9
Proteccin fsica y lgica de archivos.
9
Anlisis peridico de contenido de 127 - 128
numeral 5.5
archivos.
9
Obtencin de copias de seguridad de
archivos. (Back Up)
9
Creacin de archivos de prueba con
datos ficticios.
9
El usuario autorizar las modificaciones
de archivos.
9
Control de acceso a archivos mediante
contraseas.
Anexo
El presidente del Comit de Crditos colocar un
sello de APROBADO o NO APROBADO, junto 4, 7 y 13
con su firma a cada expediente de solicitud de
prstamo. En caso de aprobacin, se deber
anotar en dicho expediente el nmero de cheque
con el que se hace efectivo el prstamo.
Anexos
La capacitacin del personal debe incluir
generacin de reportes, asientos contables Del 8 al 15
automticos y realizar consultas. Lo anterior se y de plizas
verificar a travs de mens diseados para cada contables
Del 1 al 7
usuario y se complementa con aspectos de
seguridad, segregacin de funciones y una
adecuada supervisin por parte de la Comisin
de Vigilancia de la Cooperativa.

- 148 -

CONCLUSIONES
1.

Las Cooperativas de Ahorro y Crdito son entidades sin fines de lucro

porque su prioridad es tratar de solucionar los problemas econmicos,
sociales y tambin humanos de sus Asociados. Fueron creadas para servir
a sus Asociados y ofrecer un lugar seguro, cmodo y conveniente para
depositar sus ahorros, accesar a prstamos y otros servicios a tasas
razonables, contribuyen al desarrollo de la comunidad y representan una
buena alternativa ante la inestabilidad que actualmente presenta el sistema
bancario guatemalteco.

2.

La aplicacin adecuada de controles y la sistematizacin de procedimientos

en el proceso de crdito tanto en la aprobacin, formalizacin y registro, as
como en la verificacin de las operaciones, permite que los registros
administrativos y contables proporcionen informacin exacta, confiable y
oportuna de la situacin financiera de la Cooperativa, para una adecuada
toma de decisiones por parte de los rganos directivos y administrativos de
la Cooperativa.

3.

El diseo del sistema computarizado propuesto en este trabajo, permite

manejar la informacin bajo un ambiente PED adecuado, reduce el tiempo
invertido en el proceso operativo de informacin crediticia, permite obtener
exactitud en los datos, incrementa la oportunidad y confiabilidad de la
informacin contable que genera y optimiza el espacio fsico con que cuenta
la Cooperativa.

- 149 -

RECOMENDACIONES
1. Se debe promover la cultura cooperativista dentro de todos los miembros de
estas entidades, procurando mantener la fidelidad a los principios bajo los que
fueron creadas, reflejndolos en el giro normal de sus operaciones y evitando
cualquier desvo de sus objetivos; recordando que su base es la cooperacin,
la accin conjunta y la ayuda mutua. Dar a conocer la forma de operar, el
funcionamiento y los beneficios que se obtienen de las Cooperativas, a las
personas que desconocen del tema, a travs del INACOP, entidad que ha sido
creada con esa finalidad.
2. Se recomienda evaluar constantemente la estructura de control interno del
sistema computarizado para determinar que opera debidamente y actualizarla
segn los cambios que llegaran a surgir, con la finalidad de manejar una
cartera crediticia sana y productiva,

contar con informacin financiera

confiable, razonable, segura y oportuna, para la toma de decisiones.

3. Analizar y evaluar por parte de los miembros de juntas directivas de
Cooperativas, los beneficios administrativos y contables que se obtienen al
sistematizar el rea de crditos, brindando entre otros aspectos, un mejor
servicio a sus Asociados, con adecuados procedimientos de control
automatizados, adaptados a las necesidades de informacin de la entidad y de
los mismos Asociados, contando con datos exactos y oportunos.

- 150 -

BIBLIOGRAFA
LIBROS
1.

Arthur W. Holmes. AUDITORIA, PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS. Unin

Tipogrfica Editorial Hispano Amrica, S.A. de C.V. Mxico, 1987 952 p.

2.

Cashin, James A. ENCICLOPEDIA DE LA AUDITORIA. Paul D. Neuwirth,

John F. Levy; Trad. Jaime Mainou Abad, Eugenia Lindegaard, Gerardo
Glvez y Jaime Lindegaard Segunda Edicin Barcelona Espaa: Ocano
Grupo Editorial S.A., 1994 1315 p.

3.

Centro regional de ayuda tcnica, Agencia Internacional para el Desarrollo

(AID) Mxico / Buenos Aires.
ADMINISTRACIN MODERNA DE
COOPERATIVAS. Traduccin: Editorial Roble. 1. Edicin Mxico 1973
609 p.

4.

Cuesta Tern, Alvaro Mara. BIBLIOTECA PRCTICA DE CONTABILIDAD:

CONTABILIDAD ANALTICA. Tomo 4. Madrid, Espaa: Cultural, S.A. 1987
375 p.

5.

DANOS PAUL, IMHOFF, JR. EUGENE A. INTRODUCTION TO FINANCIAL

ACCOUNTING. VON HOFFMAN PRESS, INC. NEW YORK USA, 1992
1008 P.

6.

Fitzgerald, Jerry. INTERNAL CONTROLS FOR COMPUTER SYSTEMS. 2a.

Edicin. Prentice Hall, U.S.A., 1999. s. p.

7.

Forkner, Irvine & McLeod, Raymond Jr. COMPUTERIZED BUSINESS

SYSTEMS. AN INTRODUCTION TO DATA PROCESSING. John Wiley &
Sons, Inc. U.S.A., 1973 501 p.

8.

Guajardo Cant, Gerardo. CONTABILIDAD FINANCIERA. 4. Edicin.

McGraw-Hill Interamericana Editores, S.A. de C.V. Mxico. 2004 550 p.

9.

Instituto Guatemalteco de Contadores Pblicos y Auditores. Comisin de

principios de contabilidad y normas de auditoria. NORMA DE AUDITORIA #
14.
EVALUACIN DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO.
Guatemala, 1992.

10. Instituto
Mexicano
de
Contadores
Pblicos
A.C
NORMAS
INTERNACIONALES DE INFORMACIN FINANCIERA. Editorial Equus
Impresores, S.A. de C.V., Mxico, junio 2005 1500 p.
11. Instituto
Mexicano
de
Contadores
Pblicos
A.C
NORMAS
INTERNACIONALES DE AUDITORIA. Traduccin: Jorge Amenabar Surez
Arana - Quinta Edicin Mxico: Instituto, 2000 603 p.
- 151 -

12. Kiger Jack E., Loeb, Stephen E., May Gordon S., ACCOUNTING
PRINCIPLES. Random House, Inc. New York USA, 1984 994 p.
13. Lucas, Henry C. Jr. CONCEPTOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN
PARA LA ADMINISTRACIN. Traduccin Arturo Garca del Razo y Jos
Gerardo Lara Portal 2. Edicin Mxico: McGraw-Hill Interamericana de
Mxico S.A. de C.V., 1989 551 p.
14. McLeod, Raymond Jr. SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL.
Edicin. Prentice Hall Hispanoamericana, S.A. Mxico. 2000 657 p.

7.

15. Meigs Robert, Williams Jan R., Haka Susan F., Bettner Mark S.,
CONTABILIDAD.
LA BASE PARA DECISIONES GERENCIALES.
Traduccin: Gladys Arango Medina. 11. Edicin. Irwin McGraw-Hill, 2000
707 p.
16. Muoz Razo, Carlos. AUDITORIA DE SISTEMAS COMPUTACIONALES.
Naucalpan de Jurez, Mxico: Pearson Educacn de Mxco S.A. de C.V.,
2002 796 p.
17. OBrian, James A. SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL.
Edicin. McGraw-Hill Interamericana, S.A. Colombia. 2001 700 p.

4.

18. Orilia, Lawrence S. INTRODUCCIN AL PROCESAMIENTO DE DATOS

PARA LOS NEGOCIOS. Traduccin: Alberto Torfer Martell Mxico D.F.:
Editorial Calypso S.A., 1984 744 p.
19. Orlia, Lawrence S. COMPUTACION APLICADA A LOS NEGOCIOS.
Traduccin: Alberto Torfer Martell Mxico: Editorial Libros McGraw-Hill de
Mxico S.A. de C.V., 1985 316 p.
20. Prez Orozco, Gilberto Rolando / Perdomo Salguero, Mario Leonel.
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA. 1. Edicin. Editores:
ECAFYA. Impresos Garve, S.A. Guatemala, 1996 179 p.
21. Porter, Thomas Jr., AUDITORIA DE SISTEMAS ELECTRONICOS. Editorial
Herrer Hnos. Sucs., Mxico, 1977
22. Solivera Gonzlez, Juan Francisco.
BIBLIOTECA PRCTICA DE
CONTABILIDAD. LA INFORMTICA EN CONTABILIDAD Y AUDITORA.
Tomo 9 Madrid, Espaa: Cultural S.A., 1987 312 p.
23. Van Horne, James C. ADMINISTRACIN FINANCIERA. Traduccin: Mara
del Carmen Paniagua Gmez de Reyes.
9. Edicin.
Prentice-Hall
Hispanoamericana, S.A. 894 p.

- 152 -

24. Weiderhold, Gio. DISEO DE BASES DE DATOS.

McGrawHill. Mxico, 1998. s. p.

2.

Edicin.

Irwin

25. Zorrilla Arena, Santiago, Torres Xamar Miguel. GUIA PARA ELABORAR LA
TESIS. 2. Edicin. Irwin McGraw-Hill. Mxico, mayo de 1997 111 p.

LEYES Y NORMAS
26. Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala, Reformada por consulta
popular Acuerdo Legislativo 18-93. 79 p.
27. Congreso de la Repblica de Guatemala. Decreto 19-04. LEY DEL
IMPUESTO EXTRAORDINARIO Y TEMPORAL DE APOYO A LOS
ACUERDOS DE PAZ. Guatemala 2004. s. p.
28. Congreso de la Repblica de Guatemala. Decreto 26-92.
IMPUESTO SOBRE LA RENTA. Guatemala 2006. 47 p.

LEY

DEL

29. Congreso de la Repblica de Guatemala. Decreto 26-95. LEY DEL

IMPUESTO SOBRE PRODUCTOS FINANCIEROS. Guatemala 2000. s. p.
30. Congreso de la Repblica de Guatemala. Decreto 19-2002. LEY DE
BANCOS Y GRUPOS FINANCIEROS. Impreso en Ediciones Legales
Comercio e Industria. Guatemala 2006. s. p.
31. Congreso de la Repblica de Guatemala. Decreto 27-92.
IMPUESTO AL VALOR AGREGADO. Guatemala 2006. 66 p.

LEY

DEL

32. Congreso de la Repblica de Guatemala. Decreto 37-92. LEY DEL

IMPUESTO DE TIMBRES FISCALES Y DE PAPEL SELLADO ESPECIAL
PARA PROTOCOLOS Y SUS REFORMAS. Impreso en Ediciones Legales
Comercio e Industria. Guatemala 2006. s. p.
33. Congreso de la Repblica de Guatemala. Decreto 67-2001. LEY CONTRA
EL LAVADO DE DINERO U OTROS ACTIVOS. Impreso en Ediciones
Legales Comercio e Industria. Guatemala 2006. s. P.
34. Congreso de la Repblica de Guatemala.
Decreto 6-91.
CDIGO
TRIBUTARIO.
Impreso en Ediciones Legales Comercio e Industria.
Guatemala 2006. 101 p.
35. Congreso de la Repblica de Guatemala. Decreto 7-70.
COMERCIO Y SUS REFORMAS. Guatemala 2006. 202 p.

- 153 -

CODIGO DE

36. Congreso de la Repblica de Guatemala. Decreto 82-78. LEY GENERAL DE

COOPERATIVAS Y SU REGLAMENTO. Guatemala 1998. 47 p.

OTROS MEDIOS DE CONSULTA:

38. Folleto con informacin general emitido por INACOP.
39. http://www.monografias.com/trabajos13/conta/conta.shtml#compu
40. Biblioteca de Consulta Microsoft Encarta 2004.
Corporation. Reservados todos los derechos.

1993-2003 Microsoft

41. http://www.gestiopolis.com/recursos3/docs/fin/mancontbas.htm

- 154 -

ANEXOS GENERALES

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

DIRECCION
TELEFONO 5555-4321
GUATEMALA, C.A.
NIT 0000-0

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

DIRECCION
TELEFONO 5555-4321
GUATEMALA, C.A.
NIT 0000-0

ANEXO 2
SOLICITUD PARA PRESTAMO DE EMERGENCIA MEDICA PARA ASOCIADOS
Y BENEFICIARIOS
CODIGO DE PRSTAMO:

1.1.3.3

Lugar y fecha: ____________________________________

Asociado No. _______
Nombre del Asociado: ______________________________
Nombre de la persona que utilizar el servicio mdico:
_________________________________________________
Asociado

Esposo (a)

Padre

Madre

Hijo(a)

Qu plan utilizar?
RPN

Convencional

Otros
RPN

El asociado cubre el 20% de la emergencia mdica presentando el carn del seguro, sin contar con un reintegro.
CONVENCIONAL
El Asociado cubre el 100% de la emergencia mdica, en espera del 80% de reintegro por parte de la
Aseguradora menos el deducible si lo hubiera.
OTROS
No contando con seguro mdico, el Asociado cubre el 100% de la emergencia.
____________________
FIRMA DEL ASOCIADO
_____________________
NUMERO DE ASOCIADO

RECIBIDO POR: ______________________

APROBADO POR: _____________________
COMIT DE CREDITOS
REVISADO POR: _______________________
COMISIN DE VIGILANCIA

NOTA:
A futuro puede analizarse la posibilidad de abrir un fondo para emergencias mdicas al que se aporte catorcenal, quincenal
o mensualmente una cantidad X que sirva de soporte ante cualquier eventualidad, especialmente beneficiara a los
Asociados que no cuentan con seguro mdico, sin que sea esto un requisito para quienes quieran participar en la aportacin
al fondo. Podra analizarse tambin la posibilidad que los Asociados que aporten a dicho fondo, el % de inters a cobrar por
esos prstamos sea menor al que normalmente se maneja.

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

DIRECCION
TELEFONO 5555-4321
GUATEMALA, C.A.
NIT 0000-0

ANEXO 3
SOLICITUD PARA PRESTAMO FUNERARIO
CODIGO DE PRSTAMO:

1.1.3.4

Lugar y fecha: ____________________________________

Asociado No.: _______
Nombre del Asociado: ______________________________
Cantidad solicitada: Q._______________________
El prstamo ser utilizado para:
a)

Compra de terreno funerario

b)

Adquisicin de un servicio funerario

c)

Gastos funerarios

En caso de ser un servicio funerario o cobertura de gastos funerarios, indicar

quin es la persona a la que se le prestar el servicio:
Asociado

Esposo (a)

Hijo(a)

Hermano (a)

Padre

Madre

NOMBRE DEL BENEFICIARIO: _______________________________________

____________________
FIRMA DEL ASOCIADO
_____________________
NUMERO DE ASOCIADO

C.C.

Archivo

RECIBIDO POR: ______________________

APROBADO POR: _____________________
COMIT DE CREDITOS
REVISADO POR: _______________________
COMISIN DE VIGILANCIA

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

DIRECCION
TELEFONO 5555-4321
GUATEMALA, C.A.
NIT 0000-0

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

SOLICITUD DE PRESTAMO No.
Cta. No.

Nombre Completo: ___________________________________

Direccin Particular (casa): ____________________________
Seores Comit de Crdito:
Por medio de la presente solicito un prstamo por la cantidad de Q __________ (
_________________ ) Quetzales para invertirlo en _________________________
comprometindome a cancelarlo en un plazo de _________. Propongo que la cancelacin sea
catorcenal
quincenal
mensual cada uno ms ____% de
en abonos de Q _________
intereses variable sobre el saldo deudor.
Tambin me comprometo a seguir aportando la cantidad de Q ______
catorcenal
mensual, a que voluntariamente me compromet al ingresar a la Cooperativa.
quincenal
Ofrezco como garantas:
______________________________
______________________________
______________________________

Ningn prestario podr variar el destino del prstamo ni desmejorar

la garanta otorgada. En tales casos la Cooperativa podr dar por
vencido el plazo y exigir el pago total e inmediato de los saldos
pendientes con intereses y costos. Sin otra formalidad que la del
hecho. De ser necesaria su apertura, el juicio civil respectivo se
tramitar por la va ejecutiva.

Firma del solicitante

el

de

ANEXO 4
Hoja 1/2

Trabajo en ___________________ Direccin _____________________

Sueldo al mes Q ______________ Otros ingresos Q _______________
Tiempo de servicio ____________ Ocupacin: ___________________
A la fecha tengo las siguientes deudas y compromisos:
Debo a

Direccin

Telfono

Cantidad Q

Gastos cada mes por alquiler de mi casa Q_____________

Otros gastos (comida, ropa, etc.) al mes Q _____________
REFERENCIAS
COMERCIALES

Direccin

Telfono

RESOLUCIN DEL COMIT DE CRDITO

Guatemala ___ de ________ de ______

En la ciudad de

INFORME DEL SOLICITANTE

del

como notario doy fe:

que consta en el Acta No.

del libro de Actas del Comit
En la sesin de fecha
se aprob
deneg
la presente solicitud por un total de Q __________ autorizando al
Tesorero o Gerente para entregar en efectivo Q ____________ y poner en Aportaciones del Socio
Q
__________________.
Los abonos sern de Q ______________ cada
_________Garantas:___________________________________________
Otros: ____________________________________________________
Por su parte, el Consejo de Administracin revis la presente solicitud junto con la papelera de
soporte requerida y firma dando visto bueno al presente crdito, a travs de su representante legal,
quien firma junto con el presidente del comit de crditos la presente solicitud en seal de
aprobacin unnime.
(f)_____________________ (f)_____________ (f)_______________
Consejo de Administracin
Crditos
Tesorera
Prstamo otorgado el da: _______ Cheque No.______ Banco _______
Comprobante de salida No. _____

Prstamo No. _____

___________________________________________________
Tesorero

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

DIRECCION
TELEFONO 5555-4321
GUATEMALA, C.A.
NIT 0000-0

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

DIRECCION
TELEFONO 5555-4321
GUATEMALA, C.A.
NIT 0000-0

Anexo 4
Hoja 2/2

INFORME DE TESORERA
Datos del asociado solicitante:
Nombre: ___________________________ No. _______
Fecha de Ingreso: ____________________
Aportaciones:
________
Saldo prstamo: Q ___________________

Datos de los fiadores propuestos por el Asociado solicitante:

1.
Nombre:___________________________ No. ________
Fecha de ingreso:
Aportaciones:
Saldo Prstamo:

Firma:

2.
Nombre:____________________________ No. _______
Fecha de ingreso:
Aportaciones:
Saldo Prstamo:

Firma:

CODIGO DE PRSTAMO: 1.1.3.1 (Largo Plazo)

CODIGO DE PRSTAMO: 1.1.3.2 (Plazo Fijo)

c.c.
Comit de Crditos
Comisin de Vigilancia

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

DIRECCION
TELEFONO 5555-4321
GUATEMALA, C.A.
NIT 0000-0

ANEXO 5
CARTA DE COMPROMISO DEL DEUDOR

Guatemala,

de

de

Seores
COOPERATIVA AMERICANA, R.L.
Presente

Seores:
Por este medio autorizo al Presidente y Tesorero(a) de la COOPERATIVA
AMERICANA, R.L. para obtener de (contratista)
bajo cuyo contrato
trabajo, el pago del recibo que le presente la cooperativa en forma:
catorcenal

quincenal

mensual

correspondiente a:
APORTACIONES Q___________,
ABONO A PRESTAMO Q__________,
AHORROS Q _______ y AUXILIO POSTUMO Q__________ ms intereses del
____% mensual variable sobre saldos de prstamos.

Asimismo, autorizo descontar de mis APORTACIONES, SUELDO, HORAS EXTRAS,

INDEMNIZACIN y CUALQUIER OTRO INGRESO QUE PERCIBA, el saldo que
est pendiente con la COOPERATIVA AMERICANA, R.L., en caso dejara mi trabajo
por cualquier motivo.

Atentamente,

FIRMA

NOMBRE
NUMERO DE CUENTA
c.c.
Comisin de Vigilancia
Asociado

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

DIRECCION
TELEFONO 5555-4321
GUATEMALA, C.A.
NIT 0000-0

ANEXO 6
CARTA DE COMPROMISO DEL FIADOR
Guatemala,

de

de

Seores
NOMBRE DE LA ENTIDAD
Presente
Seores:
Por este medio autorizo al Presidente y Tesorero(a) de la NOMBRE DE LA
ENTIDAD para obtener de (contratista)
bajo cuyo contrato
trabajo, el pago del recibo que le presente la cooperativa en forma:
catorcenal

quincenal

mensual

correspondiente al ABONO A PRSTAMO DEL ASOCIADO DEUDOR

___________________________________, por la cantidad de Q. ___________
ms intereses del _____% mensual variable sobre saldos de prstamos, si en
caso el asociado deudor antes mencionado se retirara de la institucin sin
cumplir con la cancelacin de su prstamo, una vez NOMBRE DE LA
ENTIDAD haya presentado la documentacin correspondiente al departamento
de contabilidad de la Misin Diplomtica o del contratista segn el caso.
Atentamente,

FIRMA DEL FIADOR

NOMBRE DEL FIADOR
NMERO DE ASOCIADO DEL FIADOR

ADJUNTO RECIBO DE PAGO FIRMADO POR FIADOR

c.c.
Comit de Crditos
Expediente del asociado Deudor

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

DIRECCION
TELEFONO 5555-4321
GUATEMALA, C.A.
NIT 0000-0

Anexo 7
Hoja 1/2

CONTRATO DE MUTUO
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO LA AMERICANA, R. L.
Por Q. _______________________________ Contrato No. _________ Asociado No.________
En la ciudad de: ______________ el _______ de _____________ de ______
NOSOTROS:
______________________________ de___ aos, ________________, ___________________;
(Presidente y/o Representante Legal)

(Estado Civil)

(Nacionalidad)

_______________________ de este domicilio, acto en representacin de la Cooperativa arriba

(Profesin u Oficio)

mencionada;

________________________

de_____aos,

(Deudor)

_____________,
(Estado Civil)

_______________, ___________________ de este domicilio, con cdula de vecindad nmero

(Nacionalidad)

(Profesin u Oficio)

de orden _____ y registro No.________________, sealo como lugar para recibir notificaciones, citaciones
o emplazamientos en __________________________________________________.
(direccin particular de casa)

Ambos aseguramos ser de las generales expuestas, hallarnos en el libre ejercicio de nuestros derechos
civiles y de palabra por este acto celebramos contrato de MUTUO, contenido en las clusulas siguientes:
PRIMERA. - La Cooperativa por medio de su representante legal, concede al otro compareciente un
prstamo por la suma total de ______________________________________ (Q ____________) en las
meses, a partir del
condiciones siguientes: a) El plazo para la devolucin del capital mutuado ser de:
da de hoy, para concluir el
de
de
; b)
el deudor se compromete a efectuar______
amortizaciones por el valor de
(Q
), cada una, el da de pago
catorcenal
quincenal
mensual hasta la total cancelacin del mismo, sin necesidad de cobro o requerimiento alguno;
c) La cantidad mutuada devengar desde esta fecha intereses del
por ciento mensual variable, sobre
saldos no cancelados; d) La falta de pago de una sola de las mensualidades en concepto de capital o de
intereses, dar derecho a la Cooperativa para dar por vencido el plazo y exigir el cumplimiento de la
obligacin en juicio ejecutivo por la totalidad de lo adeudado, intereses y costas procesales; e) As mismo,
podr darse por vencido el plazo si se da al dinero mutuado un destino distinto para el que fue concedido; f)
Los intereses devengados se pagarn en
la forma
siguiente:
catorcenal,
quincenal
mensual; g) La Cooperativa tendr derecho a cobrar el medio por ciento de
inters mensual sobre los saldos morosos de capital e intereses en concepto de multa por retraso en el pago
puntual de las obligaciones. SEGUNDA. Por su parte el Seor (deudor)__________________________
dice: a) Que por este motivo se reconoce liso y llano deudor de la Cooperativa de Ahorro y Crdito
AMERICANA, R.L, por la suma de _____________________________ (Q_________) que de ella ha
recibido el da de hoy a su entera satisfaccin; b)
Se compromete a usar la suma recibida en la forma
que ha indicado en su solicitud segn el plan de inversin, el cual reconoce como parte de este contrato, as
como el Reglamento de Crdito de la Cooperativa; c) Que renuncia la fuero de su domicilio y se somete a
los Tribunales que la Cooperativa acreedora elija, en caso de incumplimiento y responder en todo caso por
gastos y costas judiciales, relevndola de la obligacin de prestar fianza en los casos exigidos por la ley; d)
En garanta de la suma mutuada deja afectas todas sus aportaciones pagadas y depsitos que tenga en la
Cooperativa, autorizando al (a) (Gerente/Tesorero) __________________________________ a aplicar
tales participaciones en pago de su obligacin, adems quedan afectos sus bienes presentes y futuros,
especialmente, ________________________ garanta que no podr enajenarlo, ni gravar de alguna forma
bajo pena de nulidad de los contratos y de las responsabilidades penales del caso. TERCERA. Por mi
parte, Yo _________________________ de_____aos, ___________, _________________,
(Fiador)

(Estado Civil)

(Nacionalidad)

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

DIRECCION
TELEFONO 5555-4321
GUATEMALA, C.A.
NIT 0000-0

ANEXO 7.1
Hoja 2/2
______________________ de este domicilio, con residencia en_______________________ con
(Profesin u Oficio)

(direccin particular de casa)

cdula
de
vecindad
nmero
de
orden:_____
y
registro
No.___________;
_____________________________de _____ aos, ________________, _________________,
(Fiador)

(Estado Civil)

(Nacionalidad)

______________________ de este domicilio, con residencia en_______________________ con

(Profesin u Oficio)

(direccin particular de casa)

cdula de vecindad nmero de orden: _______ y registro No. ___________; por este acto me (nos)
constituyo (constituimos) en fiador (es) solidario (s) y mancomunado (s) del deudor principal, en toda la
extensin de la obligacin que contrae y de las prrrogas si llegaren a causarse, renuncio (renunciamos) al
fuero de mi (nuestro) domicilio y me (nos) someto (sometemos) a los Tribunales que la Cooperativa elija
en caso de incumplimiento de la obligacin contrada y garantizo (garantizamos) esta fianza con mis
(nuestros) bienes presentes y futuros. CUARTA. Los comparecientes leemos lo escrito, e impuestos de su
contenido, valor, objeto y efectos legales, los aceptamos, ratificamos y firmamos.

(Presidente y/o Representante Legal)

(Deudor)

(Gerente o Tesorero)

(Fiador)

En la ciudad de

(Fiador)

el

de

de

como notario doy fe:

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

DIRECCION
TELEFONO 5555-4321
GUATEMALA, C.A.
NIT 0000-0

ANEXO 8
USUARIO:
FECHA Y HORA:

WWCO
Nov/03/2006 14:36 p.m.
Pg. # 1

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

EJEMPLO DE LA PLANILLA DE ASOCIADOS DE LA COOPERATIVA
Se ejemplifica la planilla de los asociados, asigndoles un cdigo conforme a su ingreso a la Cooperativa. Dicho cdigo servir
para identificarlos en el sistema computarizado.

ASOCIADOS ACTIVOS
AGUIRRE, Rubn
ANGELINES FERNNDEZ,
Cleotilde
DE LAS NIEVES, Ma.
Antonieta

CDIGO DE
ASOCIADO

DIRECCIN**

120

1a. Av. 1-11 zona 1

108
145

GMEZ BOLAOS,
Roberto

198

MEZA, Florinda

205

PEREZ, Juan

101

VILLAGRAN, Carlos

234

VIVAR, Edgar

PERODO DE
APORTACIN*

246

2a. Av. 2-22 zona 2

3a. Av. 3-33 zona 3
4a. Av. 4.44 zona 4
5a. Av. 5-55 zona 5
6a. Av. 6-66 zona 6
7a. Av. 7-77 zona 7
8a. Av. 8-88 zona 8

001
001
001
001
001
002
001
002

ABONO A
APORTACIONES
3.1.1.1 ***
Q
Q
Q
Q
Q
Q
Q
Q

AHORROS
2.1.2 ***

RECIBIDO POR
CADA
PERODO DE
APORTACIN

100.00

Q
50.00

150.00

75.00

Q
500.00

575.00

75.00

Q
300.00

375.00

75.00

Q
250.00

325.00

125.00

Q
25.00

150.00

75.00

Q
100.00

175.00

75.00

Q
30.00

105.00

Q
1,200.00

1,350.00

150.00

*Perodos de aportacin:
001
002
003

Catorcenal
Quincenal
Mensual

En la actualidad el 99% de los asociados se maneja bajo perodos catorcenales de aportacin.

** ACLARACIN: Las direcciones utilizadas son ficticias.

*** La numeracin se refiere al cdigo asignado en la nomenclatura contable numeral 5.6.3 de este trabajo.

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

DIRECCION
TELEFONO 5555-4321
GUATEMALA, C.A.
NIT 0000-0

ANEXO 9

COOPERATIVA AMERICANA, R.L.

Direccin
Tel. 55554321
Guatemala, C.A.

RECIBO DE INGRESOS

No. 00001

Fecha:
Asociado No.

Forma de pago
E/C/D**

Total recibido:

Fecha de
cheque/depsito

No. de cheque o
depsito

Nombre de la Cuenta
BANCO DE SOLIDEZ,
S.A.

CANTIDAD
Q

Nombre de la Cuenta

Cantidad a abonar

Banco

Cuentas a acreditar:
Cdigo de cuenta
1.1.2.1

Cuentas a abonar:
Cdigo de cuenta
3.1.1.1
2.1.2
1.1.3.1
1.1.3.2
1.1.3.3
1.1.3.4
1.1.3.5

Aportaciones
Ahorros
Largo Plazo
Plazo Fijo
Emergencia Mdica
Funerario
Anticipo s/Aguinaldos

Q
Q
Q
Q
Q
Q
Q

1.1.3.6

Anticipo s/Bono 14

Q
Total

Nuevo Saldo

Q.

EXPLICACIN:

Recibido por:
Aprobado por:
Copias:
Original
Amarillo
Verde
Azul

Asociado
Operador PED
Contabilidad
Tesorero (a)

** E= Efectivo C= Cheque D= Depsito

Procesado por:
Revisado por:

No. de Cuenta

Q.

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

DIRECCION
TELEFONO 5555-4321
GUATEMALA, C.A.
NIT 0000-0

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

DIRECCION
TELEFONO 5555-4321
GUATEMALA, C.A.
NIT 0000-0

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

DIRECCION
TELEFONO 5555-4321
GUATEMALA, C.A.
NIT 0000-0

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

DIRECCION
TELEFONO 5555-4321
GUATEMALA, C.A.
NIT 0000-0

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

DIRECCION
TELEFONO 5555-4321
GUATEMALA, C.A.
NIT 0000-0

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

DIRECCION
TELEFONO 5555-4321
GUATEMALA, C.A.
NIT 0000-0

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

DIRECCION
TELEFONO 5555-4321
GUATEMALA, C.A.
NIT 0000-0

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

DIRECCION
TELEFONO 5555-4321
GUATEMALA, C.A.
NIT 0000-0

ANEXOS DE PLIZAS
CONTABLES

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

DIRECCION
TELEFONO 5555-4321
GUATEMALA, C.A.
NIT 0000-0

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

DIRECCION
TELEFONO 5555-4321
GUATEMALA, C.A.
NIT 0000-0

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

DIRECCION
TELEFONO 5555-4321
GUATEMALA, C.A.
NIT 0000-0

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

DIRECCION
TELEFONO 5555-4321
GUATEMALA, C.A.
NIT 0000-0

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

DIRECCION
TELEFONO 5555-4321
GUATEMALA, C.A.
NIT 0000-0

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

DIRECCION
TELEFONO 5555-4321
GUATEMALA, C.A.
NIT 0000-0

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

COOPERATIVA LA AMERICANA, R.L.

DIRECCION
TELEFONO 5555-4321
GUATEMALA, C.A.
NIT 0000-0