Propuesta Sap Business One Guatemala
Propuesta Sap Business One Guatemala
Propuesta Sap Business One Guatemala
Propuesta de Implementacin
RESUMEN EJECUTIVO
AEI GUATEMALA, de acuerdo al anlisis realizado en cuanto a los requerimientos de negocio para la
implementacin de SAP Business One. La aplicacin es clave dentro del desarrollo de gestin del negocio de AEI
GUATEMALA, ya que automatizara todos los procesos de negocio y ofrece un panorama veraz unificado sobre la
informacin actualizada crtica de negocios que requieren las compaas en todas sus reas funcionales de
negocios. La citada visibilidad de 360 grados incluye los siguientes procesos de negocio;
SOFTWARE SAP BUSINESS ONE
- Finanzas y contabilidad
- Presupuestos
- Compras e importaciones
- Ventas y facturacin
- Tesorera (bancos, cuentas por pagar y cuentas por cobrar)
- Administracin de los Inventarios
- Administracin de las listas de precios
- Gestin de CRM Administracin de relacin con clientes y proveedores
- Cristal Reports (una licencia incluida)
- XL Reporter (PANELES EJECUTIVOS KPI) (una licencia incluida)
- Activos Fijos
- Consolidacin de empresas para SAP Business One
- Presupuestos y proyecciones
- Nominas y Planillas ASEINFO
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En base a la experiencia y considerando la problemtica que hasta el momento nos ha sido planteada,
recomendamos a la empresa la implementacin de SAP Business One, que es una solucin informtica para la
planeacin y control de los recursos empresariales y que ha sido diseada especficamente para organizaciones
como AEI GUATEMALA. SAP Business One ha probado mundialmente su efectividad y los resultados que hemos
obtenido en ms de 300 proyectos de este tipo lo respaldan.
La implementacin de SAP Business One en AEI GUATEMALA puede permitir a la empresa obtener los siguientes
beneficios:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
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Servicios Profesionales de Consultora: Estos servicios comprenden todas las actividades que realizan nuestros
consultores certificados en su empresa, para hacer que SAP Business One sea funcional y opere de acuerdo con
las necesidades de informacin que nos sean planteadas. Estas actividades son:
Anlisis de los procesos de operacin y administracin de la empresa,
Configuracin de SAP Business One,
Realizacin de pruebas de funcionalidad, de acuerdo con la configuracin establecida,
Capacitacin a usuarios de SAP Business One,
Definicin de reportes adicionales,
Supervisin de la carga de saldos inciales de Contabilidad, Presupuestos, Cuentas por Pagar, Cuentas
por Cobrar, Inventarios, Compras e Importaciones y ventas.
Puesta en marcha de SAP Business One y supervisin de su funcionamiento,
Definir desarrollos de funcionalidad adicional,
Definir desarrollos de interfaces de SAP Business One con otras aplicaciones,
Adecuacin, de acuerdo con las necesidades de AEI GUATEMALA, de los siguientes formatos de
impresin: una Factura, una Nota de Crdito, un Cheque, una Cotizacin y una Orden de Compra,
Configuracin de tres alertas y autorizaciones relativas a: Desviaciones de Presupuesto, Descuento Total
en Documentos, Margen de Utilidad por Documento y Desviacin del Lmite de Crdito.
Capacitacin Gerencial
Revisin Post Implementacin a los 3 meses de haber salido en vivo
Las actividades antes descritas se realizarn exclusivamente en la razn social AEI GUATEMALA y DOS
EMPRESAS ADICIONALES.
Mantenimiento: El mantenimiento se refiere a todas las mejoras y correcciones que se realizan a SAP Business
One, y que se proporcionan al cliente en forma de nuevas versiones del producto, las cuales garantizan su
correcto funcionamiento y vigencia tecnolgica.
Soporte Tcnico: El soporte tcnico se refiere a la ayuda que proporcionan nuestros consultores a los usuarios,
para la solucin de problemas y aclaracin de dudas relativos a la operacin de SAP Business One. BEXAP tiene a
disposicin de sus clientes un centro de atencin telefnica que proporciona servicio de las 08:00 a las 18:00
horas.
Para poder acceder a los servicios de Mantenimiento y Soporte Tcnico, as como a la compra de Licencias de
Uso adicionales, el cliente debe de contar con una Pliza de Mantenimiento Anual vigente, la cual tiene un
costo equivalente al 17% del costo total de las Licencias de Uso adquiridas. De acuerdo con las polticas de SAP a
nivel mundial, esta pliza es obligatoria durante el primer ao de adquisicin de SAP Business One.
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Plataforma Tecnolgica
Como lo hemos descrito con anterioridad, la implementacin de SAP Business One requiere de una plataforma
tecnolgica que incluye Equipos de Cmputo y Comunicaciones, as como Sistemas Operativos y Bases de Datos.
A continuacin detallamos la plataforma tecnolgica requerida para la adecuada operacin de la solucin:
Debe contar con una herramienta antivirus y antispy que garantice un ambiente de trabajo seguro.
Windows debe estar actualizado de acuerdo con el Service Pack ms reciente.
La versin de Microsoft SQL Server debe ser: SQL 2005 Standard Edition Service Pack 1.
La velocidad de la red debe ser de 100 Mbps con un protocolo TCP/IP nicamente. La conexin a la red
debe ser mediante un Switch.
El servidor no debe de ser el controlador de dominio (Active Directory) ni tener alguna otra aplicacin
que demande recursos excesivos. No recomendamos que en dicho servidor este almacenada la Pgina
Web de la empresa, ya que los puertos pueden estar abiertos facilitando los ataques externos.
Las caractersticas mnimas, requeridas y recomendadas de los servidores en donde se instalar SAP
Business One se muestran a continuacin:
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Mnimos
Sistema Operativo
Requeridos
Recomendados
Microsoft
Windows
2003
Server
Windows 2003
32 bits. Idioma:
va a tener ms de 4 Gb de
Ingls
Memoria RAM o ms de 4
Procesadores. Idioma: Ingls
CPU
1x Intel Pentium
IV
Servidor
para
Aplicaciones
Memoria RAM
Espacio Libre en HD
1 GB
Ms de 10 usuarios: 1024MB +
+ 128 MB x nmero de
de 10.
Sistema Operativo
particin de 2Gb y
Operativo. La capacidad de
de 20GB
los
transacciones.
volumen de transacciones.
discos
depende
del
CD Rom
24x o superior
24x o superior
24x o superior
Monitor
colores o superior
superior
superior
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Software
Microsoft IE 6.0
SP1
Microsoft SQL
Standard Edtiion
Edition
Idioma: Ingls
Idioma: Ingls
Standard Edition
Microsoft Data
Access Components
2.8 (MDAC) o
superior
*Es necesario bajarlo de Internet (en ingls).
Las estaciones de trabajo que utilizar cada empleado deben tener instalado Windows XP Profesional con
Service Pack 2, con los respectivos Service Packs (hot fix) para un mejor funcionamiento. A continuacin
presentamos los requerimientos para las estaciones de trabajo:
Mnimos
Sistema Operativo
Requeridos
Espacio Libre en HD
512 MB
Si se van a utilizar add-ons hay que
agregar 80 MB por cada add-on.
10 GB
1GB *
Si se van a utilizar add-ons hay que
agregar 128 MB por cada add-on
20 GB
CD Rom
24x o superior
24x o superior
Monitor
Software
CPU
Memoria RAM
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Los equipos deben contar con la memoria RAM requerida si el manejo de informacin en SAP Business
One es muy elaborada y se requiere de la emisin de un buen nmero de reportes y autorizaciones. Los
requerimientos de memoria son especialmente crticos, si se usan mdulos de SAP Business One
desarrollados por terceros (add-ons).
Las conexiones remotas deben realizarse a travs de Terminal Services, Galeon o Citrix. En ste caso,
debe aumentarse la Memoria RAM del Servidor a razn de 128 Mb por cada usuario remoto.
Si la instalacin de SAP Business One cuenta con add-ons y estos sern ejecutados va clientes remotos
(terminal services o Citrix), la Memoria RAM del Servidor debe incrementarse a razn de 256 Mb por
cada usuario remoto.
Los servidores debe de ser utilizados nicamente para las aplicaciones de SAP Business One, SQL Server
y Terminal Server o Citrix segn corresponda.
El ancho de banda entre las localizaciones remotas se debe reservar un espaci para el uso exclusivo de
las aplicaciones de SAP Business One.
Citrix ha demostrado ser ms eficiente que Terminal Server para el manejo de las sesiones remotas de
SAP Business One.
Es importante conocer la capacidad de expansin de procesadores y de memoria RAM de los servidores
para futuras actualizaciones.
Considerar la opcin de mantener un stock de partes para el Servidor compuesto por: un procesador, un
disco duro de cada una de las capacidades y un banco de memoria RAM. El tiempo de adquisicin de
estos componentes es en ocasiones largo y se corre el riesgo de obsolescencia tecnolgica, lo que
redundara en un paro de la operacin en el caso de una falla del equipo.
Considerar la opcin de instalar un Firewall por hardware para proteger la integridad de los datos.
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PLAN DE TRABAJO
Para poder alcanzar el xito del proyecto, es necesario seguir los pasos propuestos por la metodologa de
implementacin de SAP Business One, adecundola con los tiempos y requerimientos especficos del proyecto
para AEI GUATEMALA.
Tambin ser necesario integrar equipos de trabajo que permitan la realizacin de las diversas tareas implicadas
en el plan de trabajo. En base a la experiencia que hemos tenido con proyectos similares, sugerimos que la
integracin de dichos equipos sea de la siguiente manera:
Director
Cliente
Director
Consultora
Bexap
Lder de
Proyecto
Lder de
Proyecto
Bexap
Cliente
Consultor
Responsable
de rea
Usuarios
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Director Cliente: Es el General o Presidente de AEI GUATEMALA. Su funcin principal es asegurar que los
recursos tcnicos, humanos y financieros de la empresa se encuentren disponibles para realizar la
implementacin de SAP Business One. Es un factor de decisin importante para dirimir diferencias y establecer
instrucciones precisas para el logro de los objetivos planteados.
Director de Consultora BEXAP: Interacta directamente con el Presidente o Director General de la empresa. Su
funcin primordial es asegurar que proyecto se realice en la forma y tiempo pactados con el cliente. Asigna los
recursos tcnicos y humanos de BEXAP al proyecto y asegura que realicen las tareas de acuerdo con los
parmetros establecidos.
Lder de Proyecto BEXAP: Define a detalle y coordina las actividades del plan de trabajo para la conclusin
exitosa del proyecto.
Lder de Proyecto Cliente: Trabaja estrechamente coordinado con el Lder de Proyecto BEXAP, asegurando que
se obtenga la informacin necesaria para la definicin detallada de las actividades del plan de trabajo. Es el
punto de enlace entre el personal de AEI GUATEMALA y BEXAP.
Consultor: Configura SAP Business One, capacita a los usuarios finales, realiza pruebas, define reportes,
interfaces y prototipos, aclara dudas y resuelve problemas que se presentan durante el proceso de
implementacin.
Responsable de rea: Son los gerentes de cada rea funcional de la empresa. Su funcin primordial es facilitar
informacin relativa a sus procesos y controles, implementar las modificaciones sugeridas a los procesos
operativos y de control y validar las pruebas realizadas, asegurando que los recursos tcnicos y humanos bajo su
responsabilidad, se encuentren disponibles para la realizacin exitosa del proyecto de implementacin.
Usuarios: Utilizan las funciones especficas de SAP Business One, capturan informacin, emiten reportes y
verifican que la informacin capturada en el sistema sea congruente con los resultados que esperados. Los
usuarios son responsables tambin de la operacin del nuevo sistema.
Nuestra estimacin inicial para la duracin de este proyecto es de 12 semanas en total para poner en
produccin el nuevo sistema. Lo anterior depender de la capacidad de los usuarios para asimilar el cambio, de
la disponibilidad de la informacin y de los equipos de trabajo, as como las modificaciones requeridas a los
procedimientos operativos, los cuales deben coincidir en gran medida con los procesos de control sugeridos por
SAP Business One.
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Esta es la representacin grfica del Plan de Trabajo Propuesto (ESTANDAR), el cual incluye las principales tareas
a desarrollar. Un ejemplar detallado y con fechas especficas para su proyecto, le ser entregado por nuestro
personal al inicio del mismo.
SEMANAS
ACTIVIDAD
DURACION
Definiciones
Prototipo
10
11
12
3.6
Capacitacin
3.6
Puesta en Marcha
5.2
Liberacin de la Solucin
0.4
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Reportes de Avance
Con la periodicidad que se acuerde al inicio de la etapa de implantacin, realizaremos con ustedes juntas de
avance, cuyo objetivo primordial es revisar el apego al plan de trabajo y definir nuevos rumbos de avance.
Como preparacin a estas reuniones, nuestros consultores debern elaborar el siguiente:
REPORTE DE AVANCE
Consultor:
Objetivo:
Cliente:
Fecha:
horas:
CC:
Resumen
Actividades
Concluidas
No. Actividad Plan
Descripcin
Fecha Real
Fecha Plan
11
Avanzadas
No. Actividad Plan
Descripcin
Avance Real Da
Avance Plan Da
Retrasadas
No. Actividad Plan
Descripcin
Avance
Tareas Cliente
No. Actividad Plan
Descripcin
Fecha de Entrega
Responsable
NOTA: Las tareas aqu mencionadas solo corresponden a las que surgieron y se encargaron durante este periodo de actividad. Por lo tanto
no se mencionan aquellas que correspondan a otro periodo si desea consultar dichas actividades, favor de consultar reportes pasados,
mensuales o en su caso el plan de trabajo.
Tareas Bexap
No. Actividad Plan
Descripcin
Fecha de
Entrega
Responsable
NOTA: Las tareas aqu mencionadas solo corresponden a las que surgieron y se encargaron durante este periodo de actividad. Por lo tanto
no se mencionan aquellas que correspondan a otro periodo si desea consultar dichas actividades favor de consultar reportes pasados,
mensuales o en su caso el plan de trabajo.
Descripcin
Usuario
BSG
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licenciamiento
mantenimiento 2,009
implementacin primera empresa
implementacin segunda empresa
implementacin tercera empresa
$
$
$
$
$
31,620.00
3,162.00
20,000.00
5,000.00
5,000.00
$
$
$
3,800.00
323.00
1,500.00
Consolidacin Financiera
7,750.00
$
$
34,662.00
8,000.00
Nominas, licenciamiento
Nominas, mantenimiento primer ao
Nominas, implementacin (contra demanda)
$
$
15,000.00
1,924.00
137,741.00
>
>
>
USD$
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Cantidad
P recio Unitario
Total
Usuario Profesional
12
2,500.00
Usuario CRM
1,250.00
10
750.00
7,500.00
12
750.00
9,000.00
Usuario S DK
6,500.00
S ubtotal $
Total Licenciamiento $
>
31,620.00
3,162.00
34,782.00
Total
20,000.00
5,000.00
5,000.00
>
>
>
46,500.00
6,324.00
Correlativo
(5,580.00)
(9,300.00)
30,000.00
30,000.00
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Forma de pago
Contra la
SAP BUSINESS ONE
Aceptacin
Licenciamiento
31,620.00
3,162.00
34,782.00
Contra la
Etapa
Etapa
Etapa
Etapa
Etapa
Aceptacin
Analisis
P rototipo
Capacitacin
Arranque
Soporte
Implementacin Fase I
6,000.00
2,520.00
4,900.00
2,380.00
2,800.00
Implementacin Fase II
1,500.00
630.00
1,225.00
595.00
700.00
$ 1,400.00
$
350.00
1,500.00
630.00
1,225.00
595.00
700.00
350.00
ACTIVOS FIJOS
Correlativo
Activos Fijos
Total
3,800.00
10
1,500.00
11
323.00
TOTAL CONSOLIDACIN
ACTIVOS FIJOS
Contra la
30 dias
Aceptacin
Despus
Licenciamiento
1,900.00
1,900.00
161.50
161.50
2,061.50
5,623.00
2,061.50
Contra la
Etapa
Etapa
Etapa
Etapa
Etapa
Aceptacin
Analisis
P rototipo
Capacitacin
Arranque
Soporte
450.00
189.00
367.50
178.50
210.00
105.00
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CONSOLIDACION
Correlativo
Consolidacin
12
Modelo de consolidacin
13
Usuarios consulta
Total
1,250.00
TOTAL CONSOLIDACIN
4,000.00
3,750.00
7,750.00
TOTAL
FORMA DE P AGO
USD$
Ac eptac in
2,325.00
Contra la instalac in
2,325.00
1,550.00
1,550.00
7,750.00
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PRESUPUESTOS
Correlativo
TOTAL
15
Ektos Presupuestos
599.00
4,792.00
16
1 S ervidor de Proyecciones
20,000.00
20,000.00
17
Usuario Administrador
2,995.00
2,995.00
18
Usuario Diseador
1,875.00
1,875.00
19
Usuarios Consulta
1,250.00
20
5,000.00
S ubtotal $
34,662.00
8,000.00
S ervicios de implementacin
TOTAL P ROYECCIONES
PRESUPUESTOS
Licenciamiento
Implementacin Presupuestos
Contra la
30 dias
60 dias
Aceptacin
Despus
Despus
13,864.80
10,398.60
42,662.00
$ 10,398.60
13,864.80
10,398.60
10,398.60
Contra la
Contra la
Contra la
Contra la
Aceptacin
Instalacin
Capacitacin
Salida en Vivo
2,000.00
2,000.00
2,000.00
2,000.00
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NOMINAS Y PLANILLAS
Correlativo
21
NOMINAS Y P LANILLAS
Total
Parametros Generales
S eguridad
Estructura Organizativa
Expedientes de Personal
Acciones de Personal
Administracin de salarios (Nominas y Planillas)
Impuestos sobre la renta (IS R)
Portal de autogestin
Interfase S AP Business One
Asistente de Reportes
Portal de autogestin
15,000.00
22
1,924.00
23
16,924.00
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20
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21
b) Actualizaciones. Entrega de paquetes de actualizacin (service packs, patch, etc.) que SAP libere
durante el periodo del plan, le sern entregadas sin costo alguno. Bexap ofrece el servicio de pruebas
tcnicas y funcionales de la migracin a la nueva versin, una vez realizadas por nosotros se les dar
acceso a servidores de pruebas para probar su operacin y evitar el riesgo de alguna falla. En el caso de
los desarrollos hechos por Bexap o add-on adquiridos por nosotros se garantizar el funcionamiento de
los mismos. Si es un add-on o desarrollo que no realizo Bexap nicamente se realizar la prueba de
conectividad a SAP Business One.
c)
1800 Gratuito -
Acceso a Soporte Telefnico Bexap. Con este servicio usted puede resolver los
problemas tcnicos relacionados con la operacin diaria de SAP Business One, por telfono o mediante
una conexin remota. Estos problemas deben estar debidamente documentados
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22
Early watch
Es un servicio de SAP Business One que les permite a nuestros clientes automticamente obtener y
analizar informacin importante acerca del hardware y software de la instalacin.
La informacin compilada en el reporte le ayudar a prevenir problemas potenciales en el software y
hardware de la implementacin de SAP Business One.
Ventajas:
Herramienta para soporte proactivo
Le permite obtener al cliente un reporte profesional sin la necesidad de contar con un rea de
tecnologas de informacin.
Fcil de instalar y utilizar
Es necesario estar al corriente con su contrato de mantenimiento para poder adquirir mdulos o
licencias adicionales.
Mantenimiento y soporte anual a partir del segundo ao, los rubros por producto se detallan a continuacin;
Mantenimiento anual a partir del segundo ao
SAP Business One
Activos Fijos
Consolidacin Financiera
Presupuestos y Proyecciones
Nominas y Planillas
USD$
6,324.00
646.00
1,550.00
6,932.40
1,924.00
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