Formato para La Presentación Del Proyecto de Grado
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PROYECTO DE GRADO
1. IDENTIFICACIN
Nombre y apellidos: Magnolia Quintero Rengifo
Correo electrnico: [email protected]
Telfono:
Nombre y apellidos: Alba Luca Betancourt Velsquez
Correo electrnico: [email protected]
Telfono:
2. TUTOR DEL TRABAJO DE GRADO
Nombre y apellidos: Jos David Rodrguez Rojas
Correo electrnico: [email protected]
Telfono: 3108174517
Formacin acadmica: Ingeniero Electrnico de la Universidad Distrital y Magster en
Sistemas y redes de comunicaciones de la Universidad Politcnica de Madrid (Espaa).
Cuenta con una trayectoria de 13 aos de investigacin en conceptos de Documento
electrnico y gestin electrnica de documentos.
parmetros o lineamentos para encauzar a los correos electrnicos (que es gran parte lo que
se dijera sobre estndares anteriormente), es necesario probar, a ciencia cierta, si realmente
se cumplen e implementan para luego de acuerdo a esto, generar una modalidad que
otorgue
Esta ltima parte del prrafo no est del todo claro, as que miren opciones para
expresar la idea pero de una mejor forma.
5. JUSTIFICACIN
Los documentos de archivo tienen un ciclo de vida que se resume en las siguientes fases:
creacin, uso, mantenimiento y eliminacin o conservacin. Aqu hablan un poco ms
sobre estas fases.
Teniendo en cuenta lo anterior, la premisa de la que se parte en la presente investigacin es
que a los documentos electrnicos se les deben dar el mismo tratamiento archivstico que se
le da a los documentos fsicos.
Lo que les subrayo en gris claro es porque esta afirmacin es importante para su
investigacin pero no s si sea adecuada; en otras palabras, esta afirmacin deben
consultarla con su tutor a ver l qu opina y si cree que es viable.
Actualmente, gracias al avance de las nuevas tecnologas de la informacin y la
comunicacin, en casi todos los pases se est trabajando sobre la interoperabilidad entre
las entidades con el fin, tanto de tener accesibilidad a la informacin, como de promover
una mejor relacin entre ciudadanos y gobierno, situacin que ha derivado en la
formulacin de estrategias de gobierno en lnea. La utilizacin de herramientas
electrnicas, entre las cuales cabe destacar el e-mail, ha sido un elemento cardinal en este
proceso, razn por la cual creemos que profundizar sobre esta temtica contribuir a
mejorar la eficiencia de la administracin pblica.
El aporte que se pretende con este trabajo de investigacin, es el de promover la cultura del
uso del correo electrnico en las entidades del Estado para que se articule con toda la
normatividad vigente, la cual se caracteriza por apuntarle, entre otras cuestiones, al uso de
los medios electrnicos y a los procesos de gestin documental en conformidad con la Ley
594 de 2000 y la Ley 1712 de 2014 que trata del acceso a la informacin.
Otro aporte que se puede mencionar es en relacin con la organizacin de la administracin
pblica; en este sentido, aqu se considera que si en las entidades del Estado implementan
mecanismos que permitan el uso del correo electrnico, los funcionarios pblicos sern
conscientes del valor agregado que brinda el uso de esta herramienta tecnolgica tan
importante hoy en da como medio de informacin y comunicacin. Un factor a tener en
cuenta es que dichos funcionarios deben entender que lo que se hace fsicamente tambin
se puede realizar a travs del correo electrnico si se aplican los principios de la gestin
documental, hecho que adems redundar en la consolidacin de una cultura organizacional
en las entidades gubernamentales.
Es precisamente en virtud de lo anterior que la presente tesis doctoral est pensada no slo
para generar nuevo conocimiento en lo que respecta al campo archivstico, sino tambin
para ayudar al mejor funcionamiento de las entidades del Estado Colombiano asegurando
una gestin efectiva, eficiente y eficaz.
Ya est mucho mejor este apartado.
6. OBJETIVOS
6.1 OBJETIVO GENERAL
Elaborar una gua que contenga en donde se formulen cules son los criterios archivsticos
electrnicos aplicada que se deben aplicar al e-mail, obligando con el fin de orientar sobre
esta cuestin a los funcionarios de las entidades del Estado colombiano y de este modo as
contribuir al mejoramiento de la administracin pblica a utilizarla con el fin de lograr el
mejoramiento en la gestin de los archivos electrnicos a travs del e-mail.
Revisen el objetivo general de acuerdo a mis indicaciones y miren si es lo que
realmente quieren decir; si no es, me escriben e intentamos buscar la forma de
redactarlo ms claramente.
6.2 OBJETIVOS ESPECFICOS
Los objetivos especficos s se hacen con puntos o nmeros, por lo que deben ser
formulados de manera muy concreta. Por ejemplo:
1. Concientizar a los servidores pblicos que son responsables de la organizacin,
conservacin, uso y manejo de los documentos utilizados en el correo electrnico, de la
importancia que tiene un adecuado tratamiento de la informacin para el buen
funcionamiento de la entidad.
Crear una gua que contenga criterios archivsticos electrnicos aplicada al e-mail para
2. Formular unos lineamientos orientados a promover el uso del correo electrnico en las
entidades del Estado colombiano, teniendo en cuenta las reglas y principios generales que
regulan la funcin archivstica.
3. liminar informacin redundante y duplicada en los correos electrnicos e Incrementar la
eficacia y eficiencia administrativa en la organizacin
Aqu falta algo para terminar la idea.
7. MARCO DE REFERENCIA
7.1 MARCO TERICO (Obligatorio)
Les quit varios prrafos porque no deberan ir aqu, as que se los puse en antecedentes.
All les explico cmo deben construir ese apartado porque tampoco lo estn haciendo
adecuadamente.
Por lo que leo de su Proyecto, el marco terico todava no est definido. Lo que deben
buscar es un autor o dos que les sirva de referencia para explicar qu es un documento
electrnico y cmo se debe tratar desde la archivstica (en su caso particular, enfatizando en
el e-mail). Ahora que ya volvieron a tener comunicacin con su tutor, pdanle que les
proporcione bibliografa para este punto especfico.
El tema que es objeto de esta investigacin hace necesario que este apartado se desarrolle a
partir de los postulados tericos que se han formulado en relacin con el ciclo de vida de
Antes, el uso del correo electrnico dentro de una institucin era ms para uso interno (es
decir, para mandar fundamentalmente informacin o avisos) ya que no se contaba con una
buena infraestructura para interconectarse externamente; sin embargo, hoy en da la
tecnologa es tan avanzada que el correo electrnico es un medio muy rpido y eficiente en
cuestin de los correos comerciales como Hotmail, Yahoo, Gmail, etc.
Aunque no dejan de ser una gran herramienta de comunicacin a nivel mundial, cabe anotar
que un problema que se observa en relacin con los correos institucionales es que stos
desde siempre han sido muy limitados en varios aspectos, por lo que sus ya que los
principales problemas de estos inconvenientes son: a) la baja capacidad; : Dentro de los
correos un gran problema es la capacidad muy limitada que se tiene ya que no se tiene. b) la
deficiencia en el diseo de la configuracin; c) la falta de supervisin y monitoreo, y d) el
incumplimiento de estndares operativos (citacin en prrafo).
La alusin a este tema es importante porque el gobierno colombiano, a travs de las
Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (TIC), est promoviendo el uso del
correo electrnico para la comunicacin entre ciudadanos y Estado porque contribuye a la
agilizacin de los trmites. En la misma lnea, as mismo el uso del correo debe garantizar
que los mensajes y/o documentos sean conservados y puedan ser accesibles en cualquier
momento, contribuyendo a preservar la memoria institucional de acuerdo con las polticas
especficas, establecidas por la alta Direccin y por los responsables de la gestin
documental de una determinada la entidad pblica. acordes a la normatividad archivstica
electrnica.
una baja capacidad, control de spam, funcionalidad o administracin, listas negras y la
infraestructura con la que cuenta la empresa o lugar.
Problemtica
Como se mencion anteriormente en los antecedentes los principales problemas que tienes
los correos institucionales son los siguientes:
El segundo concepto que se quiere recalcar es el de gestin documental; para la elaboracin
del presente trabajo de grado se toma como punto de referencia principal la Ley 594 de
2000 del Archivo General de la Nacin (AGN), la cual dice que es que define la gestin
documental, como el : conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la
planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y
conservacin (citacin en prrafo).
Igualmente adems se tendr en cuenta: a) el Decreto 2609 de 2012, el cual reglament el
Ttulo V de la mencionada ley Ley 594 de 2000 sobre el uso de las nuevas tecnologas y
soportes teniendo en cuenta siempre en conformidad con los principios y procesos
archivsticos; b) , igualmente, se tendr en cuenta otras las normas y teoras no slo
nacionales sino tambin internacionales, que describen cmo aplicar a los medios
electrnicos el concepto de archivo total, que segn el AGN es el proceso integral de los
documentos en todo su ciclo vital (citacin e prrafo).
Lo que est en gris lo ponen en una nota a pie de pgina sin olvidar agregar la citacin en
prrafo.
Para terminar, con la presente propuesta de investigacin se requiere elaborar una gua para
que los funcionarios pblicos cumplan con los requisitos que exige la normatividad
archivstica en lo referente al archivo total aplicada al correo electrnico como documento
de archivo, pues este tiene valor probatorio, legal, histrico, informativo, entre otros.
Esto ya lo dijeron atrs; si esta redaccin es mejor que como la pusieron antes, entonces
cmbienlo de sitio, pero por favor no repitan ms la idea.
Finalmente, el ltimo trmino que es pertinente mencionar es el de la preservacin con
respecto a un Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos. Lo primero que se debe
decir al respecto es que ste puede definirse como la preservacin a largo plazo conlleva a
que se implemente un Sistema de gestin de documentos electrnico, el cual es un sistema
computarizado, un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar documentos
electrnicos y/o imgenes digitales de documentos originalmente soportados en papel. El
trmino puede ser relacionado con conceptos como sistemas de administracin de
contenido (CMS) y es comnmente visto como un sistema de administracin de contenido
corporativo y relacionado con el trmino Digital Asset Management (Universitat
Politcnica de Catalunya, 2013)2. Ahora bien, es importante que el sistema pueda garantizar
el mantenimiento y la conservacin de la autenticidad, fiabilidad, y accesibilidad de los
documentos a largo plazo.
Para serles sincera, y en vista de que ustedes ponen una nota al pie pero no tiene
informacin la nota y citan una fuente en prrafo que tampoco est en la bibliografa, me da
la impresin que esto lo copiaron y pegaron. Ya sabes que esto es inadmisible, si es as;
pero si no lo es, entonces deben citarlo adecuadamente.
Interesa sealar que el documento electrnico de archivo en la administracin pblica se
debe gestionar de manera adecuada sin afectar la autenticidad, integridad, inalterabilidad,
fiabilidad y disponibilidad con el fin de garantizar el valor de evidencia a lo largo del ciclo
de vida del mismo; de esta manera las instituciones del Estado interactan con la sociedad
prestando as un mejor y efectivo servicio. Con el uso del correo electrnico como
documento de archivo se obtienen beneficios como la agilidad en los trmites, ahorro
econmico, aporte a la ecologa, menos consumo del papel, entre otros.
De hecho, con el propsito de pretende que sus entidades utilicen lo menos posible el
papel, el gobierno colombiano por lo que ha venido estableciendo unos lineamientos
orientados a lograr el desarrollo armonizado de los procesos asociados con la gestin de
documentos electrnicos de archivo y otros sistemas de gestin que garanticen la
conservacin y uso adecuado del patrimonio documental. Por tal razn, las entidades deben
reglamentar el uso del correo electrnico a travs de actos administrativos con el fin de que
la informacin que generan sus funcionarios en el da a da al realizar sus actividades, sea
2No veo la nota al pie.
8. ANTECEDENTES DE INVESTIGACIN
En esta sesin se presenta la revisin a la literatura que ustedes realizan sobre el objeto de
investigacin.
En el ao de 1971 el Ingeniero Ray Tomlinson crea aparece el correo electrnico, creado
por, con el propsito de que sirva como herramienta de comunicacin; dcadas despus
este recurso se ha convertido , convirtindose en la actualidad en uno de los principales
medios de comunicacin en las entidades estatales, privadas y en general, en todos los
mbitos en los que se requiera informacin.
Las palabras subrayadas en verde significan que debes buscar sinnimos para no repetir.
Las entidades del Estado, a raz del crecimiento exponencial que el e-mail est teniendo en
el proceso administrativo, deben buscar mecanismos y estrategias que permitan la
10. CRONOGRAMA
NO.
TAREA
SUBTAREA
RESPONSABLE (S)
FECHAS
(SEMANAS
MESES)
ELABORACIN
DEL PROYECTO
ALBA LUCIA
BETANCOURT.MAGNOLIA
QUINTERO
01 OCTUBRE
2014 A
NOVIEMBRE 22
2014
ENTREGA DE
INFORMES AL
TUTOR
ALBA LUCIA
BETANCOURT.MAGNOLIA
QUINTERO
01 NOVIEMBRE
2014 A MAYO DE
2015
EJECUCIN
DEL PROYECTO
ALBA LUCIA
3.1 REVISIN DOCUMENTAL
BETANCOURT.MAGNOLIA
QUINTERO
JUNIO 15 DE
2015 A
OCTUBRE DE
2015
ENTREGA DE
INFORMES AL
TUTOR
ALBA LUCIA
BETANCOURT.MAGNOLIA
QUINTERO
OCTUBRE 1 A
31 DE 2015
ENTREGA
TRABAJO
ALBA LUCIA
BETANCOURT.MAGNOLIA
QUINTERO
NOVIEMBRE 20
DE 2015
ALBA LUCIA
BETANCOURT.MAGNOLIA
QUINTERO
NOVIEMBRE 30
DE 2015
DEFINITIVO
PRESENTACIN
PBLICA DE
RESULTADOS
Las actividades concuerdan con lo que plantean pero el cuadro no es el que se pidi.
Vayan al aula virtual que all hay un foro en dnde se les dan las indicaciones. Esto
tambin se les seal en retroalimentaciones anteriores.
11. BIBLIOGRAFA