Departamento de Compras de Un Hotel
Departamento de Compras de Un Hotel
Departamento de Compras de Un Hotel
COMPRAS DE UN HOTEL
Control de Costos de Alimentos y Bebidas
19/Noviembre/2016
INTRDUCCION
El departamento de compras es uno de los ms importantes del
Descripcin breve
Toda la informacin recopilada sobre el
departamento de compras de un
hotel/restaurante, funciones, puestos, etc.
ORGANIGRAMA
En algunos hoteles el gerente de compras est bajo supervisin
directa del gerente general depende del gerente administrativo
o del contralor general.
Gerente de
compras
Comprador
Secretaria
Proporciona reportes
Vigila mximos, mnimos y la circulacin de mercanca.
Formula pedidos a los proveedores
Supervisa que se surtan los pedidos
Anota los porqu de la eleccin del proveedor
Elabora catlogos catlogos de artculos y proveedores.
CHOFER DE COMPRAS:
Compra mercanca para el hotel dentro de la ciudad.
Evala la calidad de la mercanca
Evala la validez de las facturas
Paga algunas mercancas que compra l directamente
Entrega mercanca al almacn o cocina
Transporta la mercanca comprada en el vehculo del hotel
Entrega las hojas de pedido a algunos proveedores locales.
POLTICAS DE COMPRA: Son variadas dependiendo del tema;
Toda compra mayor de cierta cantidad se pagar con cheque
El departamento de compras se encargar de las
reclamaciones y de los ajustes con proveedores
Los presupuestos y las cotizaciones de proveedores son
confidenciales
Todo rechazo o devolucin de mercancas debe ser del
conocimiento del gerente.
COMPRAS DIRECTAS:
Aunque se deben evitar en la mayor medida posible las
compras directas son necesarias cuando se presentan eventos
imprevistos y se terminan algn producto indispensable para el
servicio.
MUESTRAS:
Algunos proeedores llevan muestras de muy buena calidad de
sus productos al venderlos.
DEVOLUCIONES O RECHAZOS:
Toda devolucin o rechazo de alguna mercanca por parte del
almacenista o del jefe de departamento debe ser del
conocimiento inmediato del gerente de compras quin se
encarga de resolver el problema de inmediato.
COMPRA DE ARTICULOS DE REVENTA: Esto sucede con tres
aspectos:
Compras de alimentos y bebidas para ser revendidos en el
restaurante como helados y pastelera.
Compras de artculos que la misma cajera vende.
Compra de productos que el hotel vende en alguna tienda
interna del mismo hotel.
COMPRA DE ARTICULOS A CONSIGNACIN:
Este mtodo generalmente se utiliza en las reas de alimentos
y bebidas del hotel y consiste en que el proveedor nos entrega
la mercanca y solo le pagaremos lo que se consuma.
COMPRAS CORPORATIVAS:
Cuando se compra mercanca en grandes cantidades se
pueden lograr grandes descuentos especialmente en vinos,
licores, blancos y productos de limpieza. Este tipo de compras
se puede hacer en 3 formas posibles:
1. Compras a nivel cadena
2. Compras de asociacin
3. Hoteles independientes
SISTEMA DE CONTROL DE COMPRAS
Introduccin: El sistema de compras o aprovisionamiento compr
ende la estructura, las
polticas, el plan de organizacin y el conjunto de mtodos y pr
ocedimientos de la empresa
dirigidos a asegurar el suministro al hotel de materias prim
as y servicios con un flujo
adecuado y continuo, de manera que satisfaga sus necesidade
s en las mejores condiciones
de
mercado.
El departamento de compras en el hotel tiene una gran importa
ncia y debe ser tratado como
OBJETIVOS DE CONTROL
Objetivos administrativos u operativos
1 - Continuidad del suministro - Tiempos de reposicin
l hotel
- Roturas de Stock
- Distribucin del suministro dentro de
4 - Costes de compras
- Transporte
- Colocacin
- Almacenamiento
5 - Poltica de pagos
Mantenimiento
Publicidad,
Marketing, etc.
Recepcin,
Administracin
Compras
Perecederos
No Perecederos
Perecederos
No Perecederos
y Activo
Operacional
Droguera
Perfumera
Droguera
Activo
Operacional
Repuestos
Activo
Operacional
Material
Publicitario
Material
Oficina
Material
Informtico
Almacenamiento
Cocina
Economato
Bodega
Economato
Economato
Almacn
Especfico
Economato
Almacn
Especfico
Economato
Almacn
especfico
Almacn
Especfico
de Economato
Almacn
Especfico
PAGOS
1. RECEPCIN DE FACTURAS. Los proveedores envan mensual
mente su factura con todos
los albaranes servidos durante el mes. El jefe de compras
verifica que la factura
incluya
todas las compras servidas en el periodo, segn sus hojas de
- Proveedores.
- Bancos.
No emitir nunca talones al portador o firmar cheques en blanco
5. ESTADSTICAS DE COMPRAS. Toda la informacin contable p
asa lgicamente a formar
parte de los estados financieros. Estos de por s a veces s
on insuficientes para
satisfacer
todas las necesidades de informacin
de la direccin,
por lo que
en la
industria
se
manejan
diferentes tipos de estadsticas que
ayudan a la
interpretacin de los
datos
contables y
facilitan en consecuencia la toma de decisiones por parte de
los responsables.
Las estadsticas ms utilizadas en compras son:
- Importes por artculo.
- Importes por grupos de artculos.
- Importes por proveedor.
Todas ellas referidas a un periodo concreto y al
acumulado
anual.
6. CONTROL DE INVENTARIOS. La realizacin de inventarios es
de una gran
importancia,
siendo imprescindible el llevarlos a cabo
como mnimo con
periodicidad
de un mes. El
valor de los activos figurados en balance
cada mes debe
corresponder
precisamente con el
valor del inventario, no dejando nunca
valores tericos producto
del
clculo
de consumos o
coste de venta de tipo terico, por
ello es importante
realizarlos
de
un
modo programado a
fin de que su
valoracin se corresponda con
la de los activos
reales en poder de la empresa.
A continuacin se marcan algunas pautas a tener en cuenta a la
hora de su realizacin: