Procotolo Generico de Manejo Documental y Archivistico2015 Modelo 1
Procotolo Generico de Manejo Documental y Archivistico2015 Modelo 1
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SG-SAGD-01
I. ANTECEDENTES
1. Objetivo
2. Normas de gnero
3. mbito
4. Glosario
Para los efectos de este protocolo, las palabras que se detallan, tendrn
el alcance siguiente:
1
Protocolo realizado por la Secretara General del Consejo de la Judicatura.
2
Artculo 20 del Cdigo Civil
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PROTOCOLO GENRICO DE MANEJO DOCUMENTAL Y
ARCHIVSTICO PARA LAS UNIDADES JUDICIALES
SECRETARA GENERAL
SG-SAGD-01
3
Fuente: Diccionario Jurdico Guillermo Cabanellas
4
Idem
5
Diccionario de Terminologa Archivsitica, Gobierno de Espaa
6
Consejo de la Judicatura de Mxico, Municipio San Luis Potos.
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ARCHIVSTICO PARA LAS UNIDADES JUDICIALES
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5. Atencin en informacin
6. Recepcin de solicitudes
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Estos horarios pueden variar de acuerdo a las actividades de cada unidad judicial.
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Artculo 19 de la Ley Orgnica de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica (LOTAIP) De la
Solicitud y sus Requisitos.- El interesado a acceder a la informacin pblica que reposa, manejan o
producen las personas jurdicas de derecho pblico y dems entes sealados en el artculo 1 de la
presente Ley, deber hacerlo mediante solicitud escrita ante el titular de la institucin. En dicha solicitud
deber constar en forma clara la identificacin del solicitante y la ubicacin de los datos o temas motivo
de la solicitud, la cual ser contestada en el plazo sealado en el artculo 9 de esta Ley, adicional, se
debe tomar en consideracin las limitaciones previstas en la ley de la niez y adolescencia.
9
Se encuentra vigente la Resolucin 3 del Consejo Nacional de la Judicatura publicada en el Registro
Oficial 204, de 5 de noviembre de 2003. Captulo IV del Sistema Informatizado de Seguimiento de
causas.
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NOTAS:
Por ningn motivo las causas prestadas a usuarios externos pueden salir
del rango de custodia de documentacin o fuera de la unidad judicial.
10
Artculo 347 Cdigo Orgnico Integral Penal.- Destruccin de registros.- La persona que destruya de
cualquier modo, registros autnticos o instrumentos originales de autoridad pblica o procesos
judiciales, ser sancionada con pena privativa de libertad de siete a diez aos.
11
Estos plazos pueden variar, en el caso que el juez requiera el expediente para pruebas u otras
diligencias.
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8. Ingreso de escritos
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Este coordinador est considerado para las unidades que posean ms de tres ventanillas de atencin y
por volumen de requerimientos.
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NOTA:
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Estos horarios pueden variar de acuerdo a las actividades de la unidad judicial.
14
Este coordinador est considerado para las unidades que posean ms de tres ventanillas de atencin
o por volumen de requerimientos.
15
Estos horarios pueden variar de acuerdo a las actividades de la unidad judicial.
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ARCHIVSTICO PARA LAS UNIDADES JUDICIALES
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DA MES AO
FECHA:
Seor Coordinador de la unidad judicial / Coordinador del rea de archivo central judicial
Consejo de la Judicatura
Presente
OTROS:
Nombres y
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apellidos: Atentamente,
CC:
Direccin:
Telfono:
Correo electrnico:
Casillero judicial:
TRMITE GRATUITO
DA MES AO
FECHA:
Seor/a Coordinador/a de la unidad judicial / Coordinador del rea de archivo central judicial
Consejo de la Judicatura
Presente
Asunto: Solicitud de copias simples
BOLETA DE
MOTIVOS
EXCARCELAMIENTO
COPIA DEL CD DE LA
AUDIENCIA
ACTA DE AUDIENCIAS:
ESPECIFIQUE
OTROS:
Nombres y
apellidos:
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CC: Atentamente,
Direccin:
Telfono:
Correo
electrnico:
Casillero
judicial:
Entrega memoria externa o CD S NO
_________________________
FIRMA DEL SOLICITANTE
TRMITE GRATUITO
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La matriz se podr realizar en cualquier hoja de clculo.
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Estos horarios pueden variar de acuerdo a las actividades de la unidad judicial.
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DA MES AO
FECHA:
Doctor
(Nombre del Juez, Coordinador de la Unidad, Responsable del rea de archivo, segn corresponda)
Consejo de la Judicatura
Presente
Jurisdiccional
Administrativo
Solicito . juegos de copias certificadas de...(todo el expediente solo parte como: razn, citacin,
entre otros) del juicio que describo a continuacin:
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OTROS:
Atentamente,
Nombres y apellidos:
CC:
Direccin:
Telfono:
_________________________
Correo electrnico:
FIRMA DEL SOLICITANTE
Casillero judicial:
TRMITE GRATUITO
Nota: Todo trmite es personal o con carta de autorizacin, se acompaa la copia de cdula de
ciudadana o credencial del abogado patrocinador. Este formulario lo encuentra en la pgina
web o debe ser proporcionado por personal de informacin de la judicatura.
DA MES AO
FECHA:
Doctor
Nombre del Coordinador
Consejo de la Judicatura
Presente
Asunto: Solicitud de copias certificadas
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BOLETA DE
MOTIVOS
EXCARCELAMIENTO
COPIA DEL CD DE LA
AUDIENCIA
ACTA DE AUDIENCIAS:
ESPECIFIQUE
OTROS:
Atentamente,
Nombres y
apellidos:
CC:
Direccin: _________________________
FIRMA DEL SOLICITANTE
Telfono:
Correo
electrnico: TRMITE GRATUITO
Casillero judicial:
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Salvo en unidades penales, en las cuales se debe tomar en consideracin el art. 576 del COIP, se
pueden solicitar copias certificadas en cualquiera de las materias no penales, con las excepciones que
determina el art. 66 numeral 19 de la Constitucin de la Repblica del Ecuador y cdigo de la niez y
adolescencia.
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Este coordinador est considerado para las unidades que posean ms de tres ventanillas de atencin y
por volumen de requerimientos.
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Estos horarios pueden variar de acuerdo a las actividades de la unidad judicial.
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COIP Art. 576: Los sujetos procesales tendrn derecho a solicitar copias de los registros de las actuaciones y
diligencias procesales, de los registros de las audiencias de las providencias judiciales y en general del expediente,
salvo las que tendrn el carcter de reservado, de las providencias judiciales y en general del expediente.
La copia ser siempre electrnica, salvo necesidad justificada de copia fsica, en tal caso la o el coordinador de la
unidad judicial expedir la copia certificada, a costa de la persona solicitante.
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Civil y mercantil, laboral, inquilinato, familia y niez, Tribunal Contencioso Administrativo, Fiscal y
Cortes Provinciales, en casos de unidades multicompetentes de acuerdo a la materia.
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11.6.2 Notificar al casillero judicial del usuario externo que las copias
estn listas y se acerque a retirar los documentos en la unidad
judicial.
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DIA MES AO
FECHA:
Seora/Seor
Coordinador de la Unidad Judicial
Consejo de la Judicatura
Ciudad
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Atentamente,
_________________________
FIRMA DEL SOLICITANTE
Nombre :
CC:
Direccin:
Telfono:
Correo:
TRMITE GRATUITO
DIA MES AO
FECHA:
Seora/Seor
Coordinador de la Unidad
Consejo de la Judicatura
Ciudad
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Atentamente,
_________________________
FIRMA DEL SOLICITANTE
Nombre :
CC:
Direccin:
Telfono:
Correo:
TRMITE GRATUITO
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UNIDAD JUDICIAL...
DEL CANTN .
FORMULARIO DE SALIDA E INGRESO DE EXPEDIENTES (F.01)
LISTA No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
FIRMA ENTREGA
NOMBRE CARGO
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RESPONSABLE DEL
REA DE ARCHIVO
CENTRAL JUDICIAL
Recepcin de Intercalacin y
Recepcin de causas Entrega de procesos y
listados, procesos y bsqueda de
nuevas verificacin de actas
requerimientos procesos
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14.1.2. El perfil del responsable del rea de archivo central judicial, ser:
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Si por motivo de fotocopiado la causa debe abandonar la unidad judicial el tcnico de archivo debe ser
responsable de su custodia hasta el retorno al rea de archivo central judicial.
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14.2.2 El perfil del tcnico del rea de archivo central judicial, ser:
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MAANA TARDE
HORARIOS DE SOLICITUD DE
EXPEDIENTES 8:00 A 9:00 12:00 A 13:00 16:00 A 17:00
HORARIOS DE DESPACHO DE
EXPEDIENTES 8:00 A 9:00 12:00 A 13:00 16:00 A 17:00
HORARIOS DE DEVOLUCIN DE
8:00 A 9:00 12:00 A 13:00 16:00 A 17:30
EXPEDIENTES
25
Son casos excepcionales jueces de flagrancia y violencia, a quienes la informacin debe remitirse
inmediatamente
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15 17 18 19 20 21
0,60 m
SALIDA DE EMERGENCIA
14 1m 1m 0,60 m
0,80 m 0,90 m
13
12
11
10
metros de 0,60 m
6 5 4 3 2 1
columna
SG-SAGD-01
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Manual de archivstica, Jos Ramn Cruz Mundet.
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DP17-203-13
Direccin Provincial de Pichincha - Unidad Tercera de la Familia Causas
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S1E1B1
Sector 1 Estantera 1 Bandeja 1
17.1. Las etiquetas de caja deben ser impresas en papel contac tamao A4,
en grupos de seis.
17.2. Se debe procurar pegar en el centro de las cajas las etiquetas para una
correcta visualizacin.
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17.4. Las etiquetas de las cajas debern tener las siguientes especificaciones:
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Fuente: Secretara General, Contrato 001-2014 Consultora para dimensionamiento del volumen documental en las Direcciones Provinciales del Consejo de la Judicatura
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ANEXO - INVENTARIOS
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