GESTION DE PROCESOS DINAMICOS

Cada vez ms se observan los esfuerzos orientados a adecuar las

organizaciones al complejo escenario en que se mueven. Cambios de reglas
de juego, incremento de la competencia, apertura al mundo a travs de la
tecnologa, hacen al cliente mucho ms exigente, modificando sus
demandas y necesidades.
La Gestin basada en los Procesos, surge como un enfoque que centra la
atencin sobre las actividades de la organizacin, para optimizarlas.
Concluyendo, la metodologa de aplicacin de la Gestin basada en
Procesos se trata de una herramienta de gestin adecuada para el momento
actual, constituyndose con fuerza como una alternativa exitosa para la
obtencin de resultados cada vez mejores.
Los cambios en la forma de plantear los problemas de la
organizacin
Desde comienzos de los aos 2000, el escenario en que funcionan las
empresas se ha vuelto cada vez ms complicado. Una serie de cambios
polticos y sociales tuvieron lugar modificando los estilos de vida,
revolucionando las reas econmicas y tecnolgicas, trayendo consigo la
necesidad de reconversin a las empresas, cuando no la quiebra y
desaparicin de gran cantidad de ellas.

Los clientes se vuelven cada vez ms exigentes y la competencia se

transform en feroz, creando un marco en que la necesidad de mejorar el
rendimiento operativo y el logro de la eficiencia se transforman en un
imperativo estratgico.

DESARROLLO

La gestin por procesos

Durante muchos aos, el diseo estructural de las empresas, no haba
evolucionado con relacin a los requerimientos del enfoque organizacional.

As el modelo de Gestin basada en los Procesos, se orienta a desarrollar la

misin de la organizacin, mediante la satisfaccin de las expectativas de
sus stakeholders -clientes, proveedores, accionistas, empleados, sociedad,.-
y a qu hace la empresa para satisfacerlos, en lugar de centrarse en
aspectos estructurales como cul es su cadena de mandos y la funcin de
cada departamento.
Los procesos
Un proceso es un conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas, que
se caracterizan por requerir ciertos insumos (inputs: productos o servicios
obtenidos de otros proveedores) y actividades especficas que implican
agregar valor, para obtener ciertos resultados (outputs).

Elementos del proceso

Los elementos que conforman un proceso son:
1. Inputs: recursos a transformar, materiales a procesar, personas a
formar, informaciones a procesar, conocimientos a elaborar y sistematizar,
etc.
2. Recursos o factores que transforman: actan sobre los inputs a
transformar. Aqu se distinguen dos tipos bsicos:
a) Factores dispositivos humanos: planifican, organizan, dirigen y
controlan las operaciones.
b) Factores de apoyo: infraestructura tecnolgica como hardware,
programas de software, computadoras, etc.
3. Flujo real de procesamiento o transformacin: La transformacin
puede ser fsica (mecanizado, montaje etc.), de lugar (el output del
transportista, el del correo, etc.), pero tambin puede modificarse una
estructura jurdica de propiedad (en una transaccin, escrituracin, etc.).
4. Outputs: son bsicamente de dos tipos:
a. Bienes: tangibles, almacenables, transportables. La produccin se puede
diferenciar de su consumo.
b. Servicios: intangibles, accin sobre el cliente. La produccin y el
consumo son simultneos.

No todas las actividades que se realizan en las organizaciones son procesos.

Para determinar si una actividad es un proceso tiene que cumplir con los
siguientes aspectos:

La actividad debe tener una misin o propsito claro.

Contiene entradas y salidas.

Se pueden identificar los clientes, proveedores y el producto final.

Debe ser susceptible de descomponerse en operaciones o tareas.

Arquitectura de Procesos

se debe distinguin como ya se ha mencionado, entre dos distintos tipos

bsicos:

1. Procesos del Negocio:

Atienden directamente la misin del negocio y satisfacen necesidades

concretas de los clientes, algunos procesos del negocio seran:

Satisfacer el pedido de un cliente: desde el contacto inicial hasta la

entrega del producto, incluyendo compras de insumos, confeccin y
cobranza.

Diseo del producto: creacin de modelos, preparacin de matrices,

etc.

2. Procesos de Apoyo:
Son aquellos servicios internos necesarios para realizar los procesos del
negocio. Tambin se los llama procesos secundarios. En el ejemplo anterior
se tendra entre otros:

Compra de artculos de oficina

Pago de anticipos

Pago de remuneraciones

Pago de impuestos

Mantenimiento de equipos

GESTION DE PROCESOS EMPRESARIALES

La gestin de procesos se puede considerar como la metodologa usada por

las organizaciones para mejorar el funcionamiento y con esto, como
consecuencia el rendimiento de la empresa.

Todo lo que pasa en una organizacin est interconectado, y un cambio en

un rea, proceso o componente de negocio o tecnologas de informacin
puede afectar otras reas.

logramos identificar como factor importante la concientizacin de que las

empresas son procesos unificados que actan de una manera especfica
para conseguir excelentes mejoras en medidas crticas, para el logro de
resultados o rendimiento, como son la minimizacin de costos, la calidad, la
productividad, rentabilidad, el servicio, la mejora continua, eficiencia y
eficacia.

PROCESO DE ORGANIZACIN, TIPOS Y TCNICAS DE ORGANIZACIN

Un proceso clsico de organizacin es el establecimiento de roles,

relaciones, autoridades y responsabilidades, con el objetivo de operar con la
eficiencia y eficacia requeridas para alcanzar los objetivos
Sus niveles
Institucional Establecimiento de la Visin y elaboracin de Estrategias.
Intermedio Transformacin de las estrategias en programas de accin.
Operacional Ejecucin cotidiana y eficiente de las tareas de la
organizacin.
Tipos de Organizaciones
las organizaciones son extremadamente heterogneas y diversas, por tanto,
dan lugar a una amplia variedad de tipos de organizaciones. Sin
embargo, y luego de revisar literatura especializada en administracin y
negocios, considero que los principales tipos de organizaciones
clasificados segn sus objetivos, estructura y caractersticas principales se
dividen en:
1) Organizaciones segn sus fines 2) organizaciones segn su formalidad y
3) organizaciones segn su grado de centralizacin.
Organizaciones Segn Sus Fines.- Es decir, segn el principal
motivo que tienen para realizar sus actividades. Estas se dividen en:
1. Organizaciones con fines de lucro: Llamadas empresas, tienen
como uno de sus principales fines (si no es el nico) generar
una determinada ganancia o utilidad para su(s) propietario(s)
y/o accionistas.
2. Organizaciones sin fines de lucro: Se caracterizan por tener
como fin cumplir un determinado rol o funcin en la sociedad
sin pretender una ganancia o utilidad por ello.
El ejrcito, la Iglesia, los servicios pblicos.
Organizaciones Segn su Formalidad.- Dicho en otras palabras,
segn tengan o no estructuras y sistemas oficiales y definidos para la
toma de decisiones, la comunicacin y el control. Estas se dividen en:
1. Organizaciones Formales: Este tipo de organizaciones se
caracteriza por tener estructuras y sistemas oficiales y
definidos para la toma de decisiones, la comunicacin y el
control.

Este tipo de organizaciones (formales), pueden a su vez, tener

uno o ms de los siguientes tipos de organizacin:
Organizacin Lineal: El nombre organizacin lineal
significa que existen lneas directas y nicas de
autoridad y responsabilidad entre superior y
subordinados. De ah su formato piramidal. Cada
gerente recibe y transmite todo lo que pasa en su rea
de competencia, pues las lneas de comunicacin son
estrictamente establecidas.
Organizacion Funcional: Es el tipo de estructura
organizacional que aplica el principio funcional o
principio de la especializacin de las funciones.
Organizacin Lnea-Staf: El tipo de organizacin
lnea-staff es el resultado de la combinacin de los tipos
de organizacin lineal y funcional, buscando incrementar
las ventajas de esos dos tipos de organizacin y reducir
sus desventajas.
Organizaciones Informales: Este tipo de organizaciones consiste
en medios no oficiales pero que influyen en la comunicacin, la toma
de decisiones y el control que son parte de la forma habitual de hacer
las cosas en una organizacin.

Organizaciones Segn su Grado de Centralizacin.- Es decir,

segn la medida en que la autoridad se delega. Se dividen en:
1. Organizaciones Centralizadas: En una organizacin
centralizada, la autoridad se concentra en la parte superior y
es poca la autoridad, en la toma de decisiones.
2. descentralizada, la autoridad de toma de decisiones se delega
en la cadena de mando hasta donde sea posible.
3. Tcnicas de organizacin
Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organizacin
racional.
 Mapa de procesos:
La definicin de los mapas de procesos de una compaa u organizacin
se contempla durante la elaboracin de su plan estratgico corporativo, con
el objetivo de conocer mejor y ms profundamente el funcionamiento y el
desempeo de los procesos y las actividades en los que se halla
involucrada, prestando una atencin especial a aquellos aspectos clave de
los mismos.

Mapa de procesos: definicin de los procesos segn tipologas

A grandes rasgos, podemos identificar 3 tipos de procesos en cualquier
compaa u organizacin. Consiguientemente, la definicin de los
correspondientes mapas de procesos deber adaptarse a las peculiaridades
que reviste cada caso:
1. Procesos estratgicos: su definicin corresponde a los cargos
de direccin y gerencia, y atiende principalmente a procesos de gran
calado estratgico que condicionan la definicin y la consideracin de los
dems procesos y actividades con vistas a ofrecer un soporte para la
toma de decisiones acertadas, fortalecer la operativa del negocio y
contribuir a mejorar la perspectiva del cliente.
3. Procesos clave: aportan valor a la relacin de la compaa o la
organizacin con sus clientes y usuarios, persiguiendo como fin principal
la satisfaccin de sus necesidades. En este tipo de procesos hallamos,
por ejemplo, los implicados en el diseo, la planificacin y la supervisin
de la estrategia comercial, de las cadenas de suministros y de los
proyectos logsticos, entre otros.
4. Procesos complementarios: tambin llamados procesos de
apoyo, complementan a los procesos definidos anteriormente. Pese a ser
procesos menores des de un punto de vista estratgico y corporativo,
condicionan enormemente el desempeo de procesos superiores y
determinan en muchos casos el xito o el fracaso de los mismos.

Cmo hacer un mapa de procesos paso a paso

1. Identificar a los actores que van a intervenir en l. Se

entiende por actores a todas aquellas personas, empresas o instituciones
que formen parte de la empresa de uno u otro modo.
2. Plasmar la lnea operativa. El segundo paso es establecer la
lnea que se sigue en el proceso /procesos a analizar. Para ello es
necesario responder a qu se dedica la empresa.
3. Identificar los procesos de apoyo. Seguro que el proceso
principal requiere de procesos extra que le ayuden a desarrollarse por
completo. Estos procesos de ayuda son los que hay que enumerar en
este punto.
4. Establecer los procesos estratgicos. Se conocen como
procesos estratgicos a todos aquellos que hacen referencia a la
direccin de la empresa: marketing, nuevos productos, contabilidad.

Definicin de Mejora Continua

La mejora continua, es una filosofa que intenta optimizar y aumentar la

calidad de un producto, proceso o servicio. Es mayormente aplicada de
forma directa en empresas de manufactura, debido en gran parte a la
necesidad constante de minimizar costos de produccin obteniendo la
misma o mejor calidad del producto, porque como sabemos, los recursos
econmicos son limitados y en un mundo cada vez ms competitivo a nivel
de costos, es necesario para una empresa manufacturera tener algn
sistema que le permita mejorar y optimizar continuamente.
 caractersticas:
1. Un proceso documentado. Esto permite que todas las personas
que son partcipes de dicho proceso lo conozcan y todos lo apliquen
de la misma manera cada vez
2. Algn tipo de sistema de medicin que permita determinar si
los resultados esperados de cierto proceso se estn logrando
(indicadores de gestin)
3. Participacin de todas o algunas personas relacionadas
directamente con el proceso ya que son estas personas las que da
a da tienen que lidiar con las virtudes y defectos del mismo.
"La estructura y diseo organizacional de la empresa"
Siendo el diseo organizacional un conjunto de medios que maneja la
organizacin con el objeto de dividir el trabajo en diferentes tareas y lograr
la coordinacin efectiva de las mismas, puede realizarse el esfuerzo
coordinado que lleve a la obtencin de objetivos.
A travs del diseo de la estructura de la organizacin se busca el logro de
un adecuado grado de eficacia y eficiencia de la organizacin.

La estructura formal es un elemento fundamental para proporcionar un

ambiente interno adecuado en la organizacin, en el que las actividades que
desarrollan sus miembros contribuyen al logro de los objetivos
organizacionales. En este sentido, una estructura es eficaz si facilita el logro
de los objetivos.
DISEO ORGANIZACIONAL
El diseo organizacional es un proceso, donde los gerente toman decisiones,
donde los miembros de la organizacin ponen en prctica dicha estrategia.
El diseo organizacional hace que los gerente dirijan la vista en dos
sentidos; hacia el interior de su organizacin y hacia el exterior de su
organizacin. Los conocimientos del diseo organizacional han ido
evolucionando.
Tipos de estructuras organizativas

El modelo lineal o jerrquico: es la estructura utilizada en

empresas pequeas dominadas por un empresario director. La
coordinacin de las tareas se hace va supervisin directa.

Estructura en lnea y staf: es aquella en la que se combinan las

relaciones de autoridad directa, propias de la estructura lineal, con
relaciones de consulta y asesoramiento (staffs). El staf est formado
 por personas o departamentos que no mandan directamente sobre
quienes forman la lnea, sino que esencialmente les asesoran

Estructura funcional: responde a la necesidad de contar con

especialistas en los distintos niveles jerrquicos. Cada funcin es

dirigida por un especialista (principio de especializacin). Se caracteriza

porque los subordinados reciben rdenes, comunicacin y
asesoramiento de varios jefes diferentes, cada uno de los cuales es
especialista en su funcin.

Qu tipos de estructura organizativa pueden darse en la empresa?

podemos hablar de distintos modelos de agrupacin:
Estructura en lnea
Es la estructura clsica que representa la jerarqua de una empresa. En ella
se recogen las relaciones de subordinacin y se mantiene el principio de
unidad de mando: cada persona recibe rdenes de un nico superior,
situado por encima en la jerarqua.

Estructura en lnea y staf

Este tipo de estructura mantiene como ncleo el modelo jerrquico, pero en
este caso se complementa con un conjunto de unidades de
apoyo constituidas por especialistas, que sirven para asesorar a los distintos
escalones jerrquicos
Estructura en comit
La principal caracterstica de esta modalidad, en relacin con las anteriores,
estriba en la forma de repartir la autoridad y las responsabilidades. A
diferencia de la estructura en lnea, donde se sigue estrictamente la
jerarqua, en las estructuras en comit se establece un sistema participativo
de la toma de decisiones, lo que cambia enormemente la relacin entre el
personal de la empresa y suele aumentar la motivacin.
Estructura matricial
Se trata de la estructura que reviste mayor complejidad. En ella se
combinan las ventajas de la agrupacin por funciones (especializacin) y las
de la agrupacin por productos (autonoma). Para logrado se establece
una doble lnea de autoridad: por un lado, existe un responsable para cada
funcin, y por otro hay un responsable para cada proyecto que se lleva en la
empresa.
Organizacin de aprendizaje
es un formato de organizacin que se centra en la gestin del intercambio
del conocimiento a todos los niveles, jerrquicos y funcionales de
la empresa.
El modelo clsico de organizacin empresarial, parte de que la empresa
cuenta con una frmula o diseo para llevar a cabo su actividad, as como
con una estructura jerrquica y un grupo de reglas o polticas.
La definicin bsica sera: la organizacin de aprendizaje es aquella que
facilita el aprendizaje de todos sus miembros, compartiendo globalmente la
informacin y experimenta en s misma una transformacin continua.
Caractersticas de una organizacin en aprendizaje
Se han identificado cinco factores fundamentales que caracterizan una
organizacin aprendiente:

Conciencia: sabe porqu hace lo que hace y sabe compartirlo con su

equipo y su entorno;

Cultura de aprendizaje: un clima organizacional que alimenta y

estimula el aprendizaje y la innovacin;

Procesos transversos: procesos que facilitan la interaccin ms all

de departamentos y fronteras;

Herramientas y tcnicas: mtodos, nuevos formatos que ayudan al

aprendizaje tanto individual como de equipo;

Habilidades y motivacin: para adaptar rpida y efectivamente la

direccin en pleno movimiento.