Comunicacion en La Empresa
Comunicacion en La Empresa
Comunicacion en La Empresa
INTRODUCCION
CARACTERISITCAS DE LA COMUNICACION
LA COMUNICACIN HUMANA.
La vida del hombre sin el acto comunicativo sera inconcebible. El hombre por
naturaleza es un ser gregario, que requiere de la interaccin con sus semejantes
para su existencia. En este sentido la comunicacin ocupa un lugar privilegiado en
la creacin y desarrollo de las sociedades. Para llevar a cabo de la comunicacin
se requiere el uso de lenguajes. En sentido amplio, lenguaje es todo aquello que
nos permite realizar la comunicacin.
Lenguaje
Habla
Norma Lingstica
EL PROCESO DE LA COMUNICACIN
Emisor
Mensaje
Ser breve.
Receptor
Retroalimentacin
Caractersticas de la retroalimentacin
CULTURA.
IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIN
La comunicacin debe considerarse de forma integral, aunque se potencien y
tengan vida propia sus mltiples facetas. Una de las definiciones ms sencillas de
comunicacin la establece Elas Ramos Corrales, Director de Comunicacin de
Imagen de Caja Madrid, que la considera como una simple transferencia de
informacin, ideas, comprensin entre personas. Pero si la definicin es sencilla,
lograr realmente esa comunicacin es una tarea difcil, ya que requiere una
metodologa, una organizacin y una estrategia cada vez ms compleja, a medida
que se avanza hacia una comunicacin corporativa.
Informacin interna
En una buena empresa digital esta informacin est accesible a los integrantes de
la empresa a travs de una Intranet o Extranet con diversos grados de acceso. En
esta red interna se debe estructurar la distribucin de informacin emitida por los
gestores de la empresa, los gestores de proyectos y los miembros de produccin,
y se deben disear las correspondientes herramientas que favorezcan el dilogo a
mltiples bandas, la resolucin de dudas, la planificacin del trabajo... los anuncios
particulares, las Web recomendadas, los artculos seleccionados, los chistes
volantes de la Red y todo aquello que favorezcan el desarrollo del trabajo de
calidad en un ambiente distendido.
Hay una capa de informacin interna que puede ser accesible al exterior de forma
premeditada. Clientes y proveedores pueden tener acceso activo o pueden recibir
una parte de la informacin interna. Incluso nuestra competencia puede tener
acceso a ciertas informaciones no mostradas al pblico, naturalmente
intercambiadas por otras informaciones internas. La competencia es justo esto:
compartir informacin para afrontar mejor los retos del presente.
Tambin debemos tener en cuenta que los trabajadores de una empresa digital
acostumbran a ser unos potentes generadores de informacin y opinin relativa a
la empresa. Por un lado los trabajadores deben tener un compromiso de
confidencialidad, pero por otro lado es inevitable que en unas profesiones como
las que estamos mencionando se produzcan filtraciones de informacin y
sobretodo de opinin a travs de mensajes, chats, cenas y copas. Adems,
cuando un trabajador se muda a la competencia (un hecho bastante habitual en el
sector) se lleva una buena dosis de informacin y, naturalmente, su opinin
personal. En el peor de los casos, es mejor que la competencia que ha contratado
a tu ex-trabajador se entere de lo bien que trabajas internamente, que del caos
que reina en toda la empresa. La diferencia entre una opinin u otra radica
sobretodo en la correcta gestin de la informacin interna.
Informacin privada o ambiental
Las personas que acceden a esta informacin tienen un alto grado de confianza y
de responsabilidad. Dentro del equipo gestor de la empresa se deben manejar con
mucho cuidado, y los coordinadores de proyectos deben estar al corriente de
aquellas informaciones que les conciernan directamente. En principio no hay
motivo para el que los miembros de produccin accedan a esta informacin. No
digamos ya nuestra competencia, nuestros clientes y proveedores.
En los ltimos aos las tecnologas de encriptacin han pasado de ser una
herramienta para expertos a convertirse en una aplicacin sencilla y de cmodo
uso. Almacenar y transmitir esta informacin de forma cifrada es una precaucin
sencilla que nos puede ahorrar grandes disgustos.
VIAS DE COMUNICACION
Comunicacin descendente
Los problemas con los que se encuentra la comunicacin descendente son que
muchas organizaciones saturan los canales de comunicacin descendente
sobrecargndoles de mensajes, y dando como resultado rdenes que pueden
confundir y frustrar a los subordinados; la direccin dan a menudo a sus
subordinados rdenes contradictorias y excluyentes, causndoles confusin y
ansiedad; adems es poco clara, muchas rdenes son comunicadas con prisas y
vaguedad; puede haber comunicaciones en serie o formando una cadena de
mensajes en un sentido, que va de un individuo a otro sin la seguridad del
feedback, con la siguiente distorsin acumulativa. La comunicacin descendente
puede reflejar la falta de consideracin de los superiores hacia sus subordinados,
con mensajes repetitivos que implican falta de confianza en los receptores.
Comunicacin ascendente
Fluye desde los miembros de ms bajo nivel hacia los de ms alto nivel. Suele ir
acompaada de muchas dificultades que la hacen en la prctica inexistente. En
cada nuevo escaln de ascenso de una informacin se encuentra con una
competencia de mensajes, que intentan subir por un cauce progresivamente ms
estrecho. La apertura de la va comunicativa ascendente est basada en una
adecuada planificacin y en un mtodo de seleccin de la informacin de inters.
Comunicacin horizontal
La poltica de comunicacin
Por tanto, esta primera fase consiste en la presentacin del plan de comunicacin
a los responsables de la empresa y la formacin en comunicacin en todos los
niveles, y finalmente, la puesta en marcha de los soportes de comunicacin. Pero,
no todo acaba ah, porque no hay que olvidarse de hacer un seguimiento y un
control del plan de comunicacin mediante cuestionarios de clima laboral y
entrevistas con los responsables. Garrigs afirma que sin un compromiso, ninguna
accin interna que se plantee la empresa podr llegar a materializarse, al constituir
en s mismo el principal obstculo.
Son muchos los motivos que impiden la aplicacin efectiva de las polticas de
comunicacin, pero entre ellos quizs la ms importante es la falta de compromiso
explcito de la direccin. Entre los motivos podra citar: la cultura de la empresa; el
incremento de las estructuras organizativas de la empresa; un fuerte aparato
burocrtico; la rivalidad entre las distintas unidades funcionales, que hace que
cada una opere de forma aislada; poca capacitacin de los mandos intermedios, lo
que les lleva a no comprender la importancia de transmitir la informacin o no
saber cmo hacerlo; el uso de medios y soportes insuficientes.
El director de comunicacin
La mayora de las investigaciones sobre la informacin en la empresa se ha
centrado en el estudio del comportamiento de los directivos, cuya actividad es
fundamentalmente de orden informacional. Segn Mitzberg, los principales roles
de un directivo son el interpersonal (relacionarse con las personas de rango
inferior, similar o superior), informacional (absorber y utilizar informacin interna y
externa) y el decisional (tomar decisiones, ya sean tcticas o estratgicas), todos
ellos consistentes en ltimo extremo, en el manejo de la informacin.
ORGANIZACIN Y COMUNICACIN
Relaciones.
Cada trabajador pasa una cantidad de tiempo elevado realizando sus funciones a
lo largo de su vida por lo que la interaccin con las personas que nos rodean es
sumamente importante. Las organizaciones tienen que detectar las necesidades
que pueden tener los trabajadores y, si es posible, satisfacerlas. Hay tres grandes
variables a nivel general que influyen en ste tema, las relacionadas con factores
polticos, dependiendo de la estrategia global, valorando situaciones
socioculturales y recalcando la importancia de los aspectos psicolgicos.
Si una organizacin quiere tener una comunicacin adecuada y actual tiene que
respetar y promover una serie de principios, que son los siguientes:
Flexible: facilita todo tipo de comunicaciones, tanto las formales como las
informales, lo importante es saber cundo se tiene que producir cada una de ellas.
En toda empresa hay que procurar que todos los aspectos posibles que
colaboran en su funcionamiento estn organizados, incluida la comunicacin. sta
ha de tener unos objetivos y planes prefijados, apoyada en diversas direcciones y
canales para su expansin, utilizando a su vez un nmero suficiente de
instrumentos que puedan satisfacer las necesidades que se plantean. Cuando
hablamos de lo relativo a la comunicacin, buscando mejorarla, hay que tener
presente que, como todas las cosas que se quieren hacer bien, no hay que pensar
en que la mejora se produzca a corto plazo, sino que es preciso dejar un margen
de medio o largo plazo. Si realmente queremos mejorar la comunicacin en
nuestra empresa, lo primero ser hacer un diagnstico de en qu situacin nos
encontramos, teniendo en cuenta lo siguientes puntos:
El flujo
La comunicacin tanto dentro como fuera de las empresas puede ser de dos
tipos, vertical (ascendente o descendente) u horizontal (o lateral), vamos a
comentar a continuacin ambas.
Vertical ascendente:
Vertical descendente:
Redes
La informacin que se emite y recibe necesita unos canales para que sea
efectiva. En las organizaciones empresariales podemos distinguir principalmente
dos, formales e informales.
DIFICULTADES EN LA COMUNICACION
Una persona con ideas preconcebidas solo oye las partes de la conversacin que
mejor se acomodan a sus ideas. A veces, ni siquiera escucha y sus respuestas
son totalmente irrelevantes a las cuestiones de quin le est hablando. Otras
veces ignora o deforma los hechos, etc
b. Una vez utilizada esta estrategia, vuelve a conectar, pero slo para decir lo que
tiene que decir, simplemente esperando que su interlocutor termine de hablar.
El oyente puede superar en parte este problema tomando nota de lo que se le est
sugiriendo y volviendo a escuchar nuevamente con rapidez. Esta facultad o
habilidad de or y desor se desarrolla rpidamente con la prctica y agudiza
nuestra eficacia en la forma de escuchar. Recordaremos los puntos, notas o
palabras claves que hemos tomado, en los que queremos intervenir o apelar.
BARRERAS EN LA COMUNICACIN
Adems de los problemas antes indicados, existen otros que hacen casi imposible
la comunicacin. Las condiciones ambientales, como el ruido de una fbrica puede
dificultar las comunicaciones, incluso cualquier distraccin banal pueden
dificultarla tambin.
Seguro que alguna vez nos hemos encontrado en una situacin donde nuestro
interlocutor se ha distrado por algn motivo sin importancia.
El momento puede ser inadecuado, es decir, la persona que nos tiene que
escuchar puede estar ocupada en un asunto o trabajo muy importante o urgente.
Los errores personales por parte de quien comunica pueden ser una barrera
infranqueable en la comunicacin. Un conferenciante incapaz de expresarse
correctamente dejar mucho de desear y desvirtuara la eficacia del mensaje.
Son las barreras generadas por una falta de conciencia entre el emisor y el
receptor, con relacin al significado y sentido que poseen o adquieren las
palabras, los enunciados, las oraciones y los smbolos empleados en la estructura
de un mensaje. Estas barreras estn directamente relacionadas con el contexto
semntico. Las diferencias de significado y del sentido de las palabras y
expresiones pueden deberse a diversos problemas generados, tanto por el emisor,
como por el receptos.
Por parte del emisor, puede haber problemas en la estructura del mensaje, como
seran:
Estas barreras de una manera muy particular del ser humano de percibir y
concebir el mundo que le rodea. Cada individuo es diferente en Cuanto a su
personalidad, conformada por su carcter, temperamento y sus experiencias
vividas. La herencia y el ambiente interactan para formar la personalidad de cada
sujeto. A la manera individual de percibir los fenmenos se le denomina marco de
referencia o filtro individual.
Demostrar inters por la persona que comunica el mensaje. Nuestra atencin total
debe estar reservada para todas personas. Cualquier persona que se acerque a
nosotros puede considerar que tiene algo importante que decir, puede tratar de
expresarnos alguna idea, algn sentimiento o alguna preocupacin; tambin
podra solicitarnos algn consejo o algn tipo de ayuda.
Estar atentos y saber interrogar al emisor del mensaje. Algunas personas realizan
esfuerzos para expresar las cosas con claridad pero no siempre se toman estas
ideas en el sentido ms correcto, y es de esta manera como despus de una
discusin o conflicto se llega al consenso de poder estar hablando de lo mismo en
trminos diferentes. Como una de las diversas causas se puede resear la falta de
conocimiento o la poca convivencia con las personas, el estar distrado, agotado o
cansado. No debemos quedarnos con dudas, debemos aclarar lo que no nos
parece correcto, si alguna de las partes est equivocada evitemos los conflictos
que adems de ser incmodos resultan ser intiles por que dejan slo culpas y
resentimientos.
Hay que aprender a ceder. Las personas testarudas que poseen algn tipo de
experiencia o que tienen las mejores opiniones y/o conocimientos; estn
predispuestos a convencer a los dems, y a obligar de ser necesario, a que
muchos de ellos se sientan identificados con su propio modo de parecer, pensar y
de actuar, esto trae como consecuencia que se resta valor a los juicios y a las
opiniones de los dems. Tampoco resulta extrao que nazcan sentimientos de
inconformidad y crtica y sern personas inmersas en constantes conflictos, las
ltimas personas con las que nadie querr tratar.
Adems de estos elementos, es preciso sealar algunos otros que nos ayudan a
hacer eficaz nuestra comunicacin:
Comprender los sentimientos ajenos como si fuesen los propios. Es preciso evitar
las crticas, burlas, o comentarios inapropiados respecto a lo se que expresa. De
ser necesario se puede corregir algn aspecto.
Analice cada gesto o movimiento, procure poner atencin a la entonacin con que
se dicen las cosas, porque existen personas que hacen demasiada hondura al
hablar. Primero se interroga de la manera ms sutil y luego se aclara para evitar
formarse juicios equivocados
Incluir temas de inters en las conversaciones. Algunos tpicos sirven para formar
criterios o mejor an nos pueden servir para ayudar a mejorar a otras personas.
Las conversaciones triviales en la mayora de los casos aburren o cansan.
Viva en perfecta armona decdase y trcese un nuevo rumbo, obtenga una mejor
comunicacin con quienes lo rodean.
"Cuando alguien habla demasiado, sus palabras suenan sin orse." (Konrad
Adenauer).
"No hables sino cuando ests perfectamente instruido o cuando te veas obligado a
romper el silencio. Slo en este caso vale ms hablar que callar; fuera de ste,
ms vale callar que hablar." (Scrates).
"No hay sendero que lleve a una persona a hacer carrera ms rpidamente y a
crearse una buena reputacin que la destreza del buen orador." (Philip D. Armour).
"Para hacerse comprender lo primero que hay que hacer con la gente es hablarle
a los ojos." (Napolen).
"Recuerde que no basta con decir una cosa correcta en el lugar correcto, es mejor
todava pensar en no decir algo incorrecto en un momento tentador." (Benjamin
Franklin).
"Siempre hay tiempo para soltar las palabras, pero no para retirarlas." (Baltasar
Gracin)
"Un buen orador siempre ser un simple hablador y estar perdido si no sabe
captar a la audiencia con su corazn y su mente." (Wilson Mizner).
"Una persona que acta bajo la influencia de sus sentimientos sabe proyectar su
yo real de una forma natural y espontnea. Un orador que demuestra inters, sabe
despertar normalmente inters." (Dale Carnegie).
"Yo s que usted cree comprender lo que piensa que yo he dicho, pero no s si se
da cuenta de que lo que usted ha odo no es lo que yo quera decir." (Pierre
Rataud de su libro "Tcnicas de Venta").
"Si no sabis comunicar bien con los dems, no sabris convencer ni motivar. Si
no sabis comunicar estaris mal informados y no podris dirigir ni controlar con
eficacia." (Roberta Papin).
"No hables demasiado, que quien mucho habla mucho yerra y da indicios de saber
poco. No hay cosa de ms peligro ni de menos autoridad que las demasiadas
palabras." (Santa Teresa de Jess).
"Aprendamos a decir las cosas con presteza, claramente, de forma sencilla y con
una determinacin serena: hablemos poco, pero con claridad; no digamos ms
que lo que es estrictamente necesario." (Emile Cou).
La administracin no tiene nada que ver con adivinar sino con saber. Los que
ocupan cargos de responsabilidad deben poseer la informacin que necesitan
para tomar decisiones acertadas (Al Gore).
Internet
www.Igov.org/id/attachment.drt?art=18768G
www.claudioroman.com/2007/02/16/aprender-a-vender
www.adrformacion.com/cursos/liderazgo/leccion3/tutorial4.htm
www.uji.es/pinazo/200/tenez.htm
www.razonypalabra.com
www.monograficos.com/trabajos11/gerencia/gerencia.html
www.portalcomunicacion.com
www.marketingdirecto.com/estudios/CRM_nov05.pdf
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