Manual de Contratacion Ministerio de Defensa
Manual de Contratacion Ministerio de Defensa
Manual de Contratacion Ministerio de Defensa
( 3 1 JUL. 2014
CONSIDERANDO:
Que el artculo 160 del Decreto 1510 de 2013, establece que las entidades estatales sometidas al
Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica deben contar con un Manual de
Contratacin en el que se sealen las funciones y procedimientos internos de contratacin, los
funcionarios intervinientes, las tareas que por virtud de la delegacin o desconcentracin de
funciones se deben realizar y en general los aspectos propios de los procesos de seleccin,
vigilancia y control de su gestin contractual.
Que el Manual de Contratacin adoptado en la presente resolucin, establece las pautas aplicables
en la actividad contractual del Ministerio de Defensa Nacional y sus Unidades Ejecutoras de
conformidad con lo establecido en la Ley aplicable, en procura de unificar sistemtica y eficazmente
los procedimientos en pro de la satisfaccin del inters pblico y a efecto de cumplir los fines de la
contratacin estatal.
Que con la adopcin del Manual el Ministerio de Defensa Nacional y sus Unidades Ejecutoras, se
pretende concretar los procesos de seleccin de contratistas para ejecutarlos de forma
transparente, eficiente y eficaz.
Que la gestin contractual del MDN debe adelantarse de conformidad con las disposiciones jurdicas
aplicables a la contratacin estatal. Sin perjuicio de lo anterior, los destinatarios del presente
Manual debern aplicar aquellas disposiciones normativas que sobre la materia se expidan con
posterioridad a la vigencia del mismo.
Que el Manual de Contratacin del Ministerio de Defensa Nacional, y sus Unidades Ejecutoras, hace
parte del presente Acto Administrativo.
RESOLUCIN NMERO 6302 DE 2014 3 A
1 JUL 2014
HOJA No. 2
Continuacin de la Resolucin "Por la cual se adopta el Manual de Contratacin del Ministerio de Defensa Nacional y sus Unidades
Ejecutoras"
En mrito de lo expuesto,
RESUELVE
PBLIQUESE Y CMPLASE
VoBo:
Secreta o eneral - MDN
MINISTERIO DE DEFENSA
NACIONAL
2014
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Resolucin No.
CONSIDERANDO:
Que el artculo 160 del Decreto 1510 de 2013, establece que las entidades estatales
sometidas al Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica deben
contar con un Manual de Contratacin en el que se sealen las funciones y
procedimientos internos de contratacin, los funcionarios intervinientes, las tareas que
por virtud de la delegacin o desconcentracin de funciones se deben realizar y en
general los aspectos propios de los procesos de seleccin, vigilancia y control de su
gestin contractual.
Que con la adopcin del Manual el Ministerio de Defensa Nacional y sus Unidades
Ejecutoras, se pretende concretar los procesos de seleccin de contratistas para
ejecutarlos de forma transparente, eficiente y eficaz.
Que la gestin contractual del MDN debe adelantarse de conformidad con las
disposiciones jurdicas aplicables a la contratacin estatal. Sin perjuicio de lo anterior,
los destinatarios del presente Manual debern aplicar aquellas disposiciones normativas
que sobre la materia se expidan con posterioridad a la vigencia del mismo.
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Resolucin No.
Que harn parte integral del presente Manual de Contratacin las guas, manuales,
circulares y dems lineamientos que expida la Agencia Nacional de Contratacin
Colombia Compra Eficiente.
1.2. OBJETIVOS
1.2.1. Objetivo General
1.2.2. Objetivos Especficos
1.4. PRINCIPIOS
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Resolucin No.
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Resolucin No.
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CAPTULO I.
ASPECTOS GENERALES DE LA CONTRATACIN DE LA ADMINISTRACIN
PBLICA
Este Captulo expone los lineamientos generales que el responsable contractual debe
tener en cuenta al momento de adelantar cualquiera de los procedimientos de
seleccin de contratistas contemplados en el Estatuto General de Contratacin de la
Administracin Pblica. Se establecen en ste las directrices mnimas a tener en cuenta
en cualquiera de las diferentes modalidades de contratacin que se adelanten, ya sea
Licitacin, Seleccin Abreviada, Concurso de Mritos, Contratacin Directa o Mnima
Cuanta.
El Ministerio de Defensa es una entidad pblica de orden nacional que hace parte del
Sector Central de la Administracin Pblica Nacional, tal como lo estipula la Ley 489 de
29 de Diciembre de 1998, cuyos objetivos primordiales son: la formulacin y adopcin
de las polticas, planes generales, programas y proyectos del Sector Administrativo
Defensa Nacional, para la defensa de la soberana, la independencia y la integridad
territorial, as como para el mantenimiento del orden constitucional y la garanta de la
convivencia democrtica.
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1.2. OBJETIVOS
En el anterior contexto, el presente Manual sirve adems para dotar a sus destinatarios
de un instrumento gua en los procesos de contratacin estatal, para garantizar el
cumplimiento de los altos niveles de calidad y eficiencia en su gestin, y as cumplir y
lograr los cometidos institucionales.
Aplica para el Ministerio de Defensa y todas las unidades ejecutoras con sus
dependencias que demanden bienes, servicios y obra pblica necesarios para el
cumplimiento de la misin constitucional. Inicia con la etapa precontractual, en la cual
se deben elaborar los estudios y documentos previos, identificando entre otros
elementos, la necesidad de los bienes y/o servicios requeridos con base en el Plan
Anual de Adquisiciones, contina con la etapa contractual y culmina con la liquidacin
del contrato o etapa postcontractual.
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Resolucin No.
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1.4. PRINCIPIOS
Los principios que rigen la contratacin estatal estn amparados en los principios que
rigen la funcin administrativa y que le son igualmente aplicables, los cuales estn
delimitados en el artculo 209 de la Constitucin Poltica y el Cdigo de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, los cuales son: Igualdad,
Moralidad, Eficacia, Celeridad, Imparcialidad y Publicidad.
1.5.2. DELEGACIONES
1
Artculo 23 y subsiguientes de la Ley 80 de 1993.
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Ley 489 de 1998; artculo 21 de Ley 1150 de 2007; y las dems normas vigentes que
las reglamentan, modifican o adicionan.
Estas se encuentran detalladas en la Resolucin No. 2240 de 2014, y las que puedan
llegar a modificarla, en donde el Ministerio de Defensa deleg al Comando General de
la Fuerzas Militares, Ejrcito Nacional, Armada Nacional, Fuerza Area, Gestin General
del Ministerio, Direccin General de Sanidad Militar y de las Fuerzas, Direccin General
Martima en la competencia para adelantar todas las actividades precontractuales,
contractuales y pos contractuales necesarias para el cumplimiento de los fines del
Estado, as mismo, la competencia para la ordenacin del gasto, expedir los actos
administrativos relativos a la actividad contractual, y celebrar los contratos y convenios
segn la cuanta del proceso, jerarqua y funciones del delegatario.
As mismo, deleg segn los bienes y/o servicios que conforman el objeto contractual
para cada uno de los siguientes temas:
De acuerdo con la Resolucin de Delegacin No. 2240 de 2014, y las que puedan llegar
a modificarla, se estipula como delegacin especial, las siguientes:
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delegacin.
A la Direccin de Contratacin Estatal del Ministerio de Defensa o quien haga sus veces
en cada Unidad Ejecutora, le compete
adelantar los procesos de seleccin de contratistas bajo las polticas trazadas en este
Manual y con sujecin a lo previsto en las guas o instructivos internos que para tal fin
adopte dicha rea. As mismo es su responsabilidad actualizar y publicar la informacin
de los procesos de seleccin en el Portal nico de Contratacin. Lo anterior, sin
perjuicio de las funciones o delegaciones conferidas a otras dependencias del
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Segundo Comandante de Fuerza, Jefe Logstico o quien haga sus veces en cada
Fuerza, y Subdirector General de la Polica Nacional definen la necesidad de las
adquisiciones.
Captulo II.
VIGILANCIA Y CONTROL EN LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL
Los artculos 115 y 116 de la Ley 489 de 1998 facultan a los representantes legales de
las entidades pblicas para crear y organizar Comits Internos de Trabajo con el fin de
atender las necesidades del servicio y cumplir con eficiencia y eficacia los objetivos,
polticas y programas de la entidad. Adicionalmente en los Manuales de Contratacin
de las entidades estatales al ser una norma de carcter interno, se sealan adems de
los aspectos administrativos del trmite y desarrollo contractual, las acciones que se
derivan de la vigilancia y control de la ejecucin contractual. En virtud de lo anterior, y
para el mejoramiento continuo de la actividad contractual se cre:
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2. Planear, dirigir y organizar con relacin a los procesos que sean seleccionados,
la verificacin y evaluacin de las actuaciones adelantadas en materia de
contratacin y ejecucin de los recursos, incluyendo los aspectos de carcter
tcnico, jurdico, financiero y de ejecucin.
7. Formular cuando sea del caso las denuncias penales, fiscales o disciplinarias a
que haya lugar, con base en los resultados de los procesos de vigilancia y
verificacin que sean desarrollados.
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10. Las dems que le sean asignadas de acuerdo a la naturaleza del grupo interno
de trabajo.
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Capitulo III.
CONSULTA, ASESORA E INSTANCIAS DE COORDINACIN PROCESOS DE
CONTRATACIN
La dems que sean necesarias para garantizar una seleccin objetiva y las que
se encuentren relacionadas en el Manual de Contratacin.
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Los comits harn las recomendaciones e informes respectivos, que sern el soporte
tcnico, jurdico, econmico, financiero y administrativo de que dispondr el Comit de
Adquisiciones del Ministerio de Defensa Nacional o la Unidad Ejecutora respectiva, para
revisar y avalar la seleccin de un contratista; no obstante el competente contractual o
el mismo Comit podrn apartarse bajo su total responsabilidad de los conceptos,
informes y recomendacin emitidas por los evaluadores, justificando por escrito las
razones de su decisin.
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La funcin estructuradora cesar al cierre del proceso, salvo que durante la etapa
subsiguiente sean requeridos para precisar aspectos referidos al pliego.
3.2.2 Funciones:
En general deber hacerse el estudio integral que soporte la necesidad que la entidad
pretende satisfacer mediante el anlisis de las condiciones econmicas, jurdicas y
tcnicas, as como de las financieras, del negocio a celebrar. Lo anterior conforme lo
previsto por la ley en aplicacin del principio de planeacin.
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6. Propender por actualizar las normas tcnicas, jurdicas y econmicas para que
sean incluidas en el pliego.
11. Para el caso de compras centralizadas unificar criterios entre las Unidades
Ejecutoras en cuanto a plazos de entrega y forma de pago.
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15. Analizar y proponer cuando sea el caso las modificaciones al pliego, a fin de
expedir adendas.
16. Resolver las inquietudes formuladas hasta el cierre del proceso a travs de
proyectos de formularios de preguntas y respuestas, para someterla a
consideracin del Competente Contractual.
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Dentro de este numeral se establecen una serie de funciones que competen a nivel
general, al ejercicio de la tarea de evaluacin de ofertas, destacando que en el proceso
de seleccin de contratistas, intervienen diferentes funcionarios y dependencias
interesadas en el bien o servicio a contratar y de la necesidad a satisfacer.
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Resolucin No.
b. Verificar la calidad de los bienes y/o servicios ofertados, hacer las observaciones
pertinentes, y/o rechazar los ofrecimientos que no correspondan a las calidades o
caractersticas exigidas en el pliego, aplicando lo solicitado en el mismo.
e. Para los casos de seleccin en los que proceda, asistir a la audiencia pblica de
adjudicacin del proceso de seleccin, interviniendo en lo que resulte de su
competencia.
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b. Verificar que los ofrecimientos recibidos sean acordes con las condiciones de
precio, y calidad sealada en el pliego conforme con cada modalidad de
seleccin.
c. Verificar los precios del mercado cumpliendo con los parmetros estipulados en
la normatividad vigente.
d. Verificar que los valores propuestos incluyan los impuestos de ley si a stos hay
lugar.
e. Verificar que los ofrecimientos recibidos estn acordes con los trminos
INCOTERMS sealados en el pliego, cuando aplique.
3 Verificacin que deber ser realizada por Funcionarios del rea de finanzas del MDN o de la Unidad Ejecutora si los hay
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Resolucin No.
Dirigir los trmites administrativos e identificar las pautas sobre las condiciones
referidas a la agrupacin y consolidacin de la totalidad de los documentos necesarios
para la iniciacin de un proceso contractual.
Estudio previo.
Especificaciones tcnicas (anexo separado)
Certificado de disponibilidad presupuestal y/o autorizacin de vigencias
futuras.
Anexo contentivo de las cantidades mnimas y las condiciones de pago.
(Sern preparados por los comits estructuradores.)
Propuesta o alternativas de acuerdo de compensacin industrial (offset)
para casos en los que aplique.
Estos documentos sern entregados por los Gerentes de Proyecto particulares de cada
una de las Unidades Ejecutoras para dar inicio al proceso contractual que busca la
adquisicin de bienes y/o servicios que se requieran.
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En lo tcnico.
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g. Dirigir la actividad de los comits y avalar con su firma los formularios de preguntas
y respuestas, as como las adendas que se expidan.
i. Dirigir las labores de los comits asesores y evaluadores, rindiendo las aclaraciones
y directrices que se hicieren necesarias.
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q. Avalar con su firma el anexo tcnico del contrato y/o de los contratos resultantes.
r. Disponer lo necesario para obtener dentro de los tres (3) das hbiles siguientes a la
firma del contrato su registro presupuestal y el cumplimiento de los requisitos de
legalizacin.
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CAPITULO IV.
PLANEACIN DE LA CONTRATACIN
Esta etapa debe efectuarse con previa antelacin al inicio del contrato
calculando los trminos de duracin del proceso de seleccin.
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Para cada vigencia fiscal, las Unidades ejecutoras del Sector Defensa elaborarn el
Plan Anual de Adquisiciones teniendo en cuenta el Formato Plan de Compras
Unificado.
El Plan Anual de Adquisiciones para el Ministerio y Unidades Ejecutoras, debe ser una
herramienta de gestin administrativa efectiva para el uso racional y estratgico de los
recursos pblicos, y as desarrollar habilidades y competencias para su programacin,
elaboracin, ejecucin, control y evaluacin dentro de un marco de gerencia efectiva,
sin que la entidad se encuentre obligada a efectuar los procesos de adquisicin que se
incluyen en el Plan Anual de Adquisiciones.
Los Ordenadores del Gasto de las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa, se
deben reunir con sus equipos de trabajo con el fin de proyectar los planes especficos,
dejando constancia de la aprobacin de los mismos.
Los insumos para realizar los planes son: el Plan de Desarrollo, el Plan Operativo Anual
de Inversiones (POAI) y el proyecto del presupuesto de gastos de la siguiente vigencia
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fiscal que contiene los techos de funcionamiento e inversin por dependencia; con el
fin de que las adquisiciones estn articuladas con los objetivos de la organizacin. De
igual manera, para su preparacin, se recolecta informacin de diferentes fuentes
histricas, bases de datos, ndice de precios u otros datos necesarios para hacer la
proyeccin de cifras, que permitan formular dichos planes lo ms ajustados a la
realidad, respetando los principios de economa y eficacia contemplados en la norma,
en busca de la estandarizacin y consistencia en las adquisiciones.
El Plan Anual de Adquisiciones debe identificar los elementos a ser adquiridos con
cargo a los rubros de Gastos Generales e Inversin (Concepto del gasto), de acuerdo
al Decreto de Liquidacin de Presupuesto de cada vigencia fiscal y sus
correspondientes resoluciones de distribucin y el Plan de Inversiones previsto para
cada vigencia.
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Logsticas de las Fuerzas o quien haga sus veces, las oficinas de presupuesto, las
Jefaturas de Planeacin de cada Fuerza.
4.1.2 Anlisis
Despus de la elaboracin de los planes por la Unidad Ejecutora y la revisin por cada
ordenador del gasto, se remite a las Jefaturas de Planeacin de cada Fuerza, para su
consolidacin, aprobacin y posterior presentacin a los Segundos Comandantes de
cada Fuerza.
4.1.3 Adopcin
Los Ordenadores del Gasto de todas las dependencias con delegacin para contratar
deben hacer seguimiento a la ejecucin del Plan Anual de Adquisiciones en los
trminos establecidos por las normas internas y externas, con el fin de realizar los
ajustes correspondientes por lo menos una vez durante su vigencia en el mes de
Agosto de cada anualidad o cuando se presenten cambios que modifiquen los
elementos que hacen parte del Plan Anual de Adquisiciones, de lo cual se debe remitir
la informacin a las Jefaturas de Planeacin de cada Fuerza.
CAPITULO V
ETAPAS DE LA CONTRATACIN
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Los procedimientos Unidad Ejecutora Funcionarios que laboran en Las estipuladas en:
presupuestales, (Oficina de Presupuesto la oficina de presupuesto o Normatividad legal vigente,
financieros y de pago. o quien haga sus veces) quien haga sus veces. Manual de Contratacin,
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Resolucin de Delegacin
vigente, Directiva
Permanente No. 09 de 2014,
y las que la modifiquen o
adicionen, y directivas
expedidas por las oficinas de
Presupuesto del Ministerio de
Defensa y sus Unidades
Ejecutoras.
El manejo de las Unidad Ejecutora Asesores jurdico, econmico Las estipuladas en:
controversias y la (Oficina de contratos o y tcnico, Supervisores y Normatividad legal vigente,
solucin de conflictos quien haga sus veces) Ordenador del Gasto Manual de Contratacin
derivados de los Procesos Comit de Adquisiciones
de Contratacin
ACTIVIDAD RESPONSABLE
Designacin del Gerente de proyecto, Comit Ordenador del Gasto
Estructurador y Evaluador (Acto administrativo).
Elaboracin de Estudios y Documentos Previos Gerente de Proyecto, Comit Estructurador.
Solicitud y expedicin del Certificado de Ordenador del Gasto y Direccin de Presupuesto
Disponibilidad Presupuestal (CDP).
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As mismo, para la elaboracin del estudio previo se debe tener en cuenta las
directrices estipuladas en la Directiva permanente No. 09 de 2014 Polticas de
Contratacin Sector Defensa de recursos ordinarios y extraordinarios y las que la
modifiquen o adicionen.
Los estudios previos deben ser elaborados y/o revisados por los comits
estructuradores designados por el Ordenador del Gasto. Dichos estudios debern
contener los elementos mnimos descritos en el artculo 20 del Decreto 1510 de 2013
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Resolucin No.
Es menester que dentro del estudio previo, se haga una delimitacin esquemtica,
precisa y concreta de la necesidad a satisfacer dentro del proceso contractual a surtir,
acorde con las finalidades estatales.
Expresin escrita y detallada de las razones que justifican el qu, el por qu y el para
qu de la contratacin. En este punto se debe consignar las razones por las cuales se
necesita contratar y lo esperado con la contratacin a celebrar, con la finalidad de
justificar y soportar la inversin de los recursos del Estado, como evidencia de la
debida planeacin. Debe describirse la necesidad de realizar el proyecto y la
contratacin de servicios, obras y bienes, haciendo especial nfasis en los aspectos
ms relevantes, que expliquen de manera clara el entorno de la situacin y enumeren
los problemas, dificultades y complicaciones que se estn presentando o que podran
llegar a presentarse en caso de no llevarse a cabo la contratacin.
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Servicios conexos: entendidos como aquellos que se derivan del cumplimiento del
objeto del contrato, como capacitaciones, mantenimientos preventivos y correctivos,
soportes tcnicos, entrega de manuales, instalacin, transporte etc.
-Codificacin del bien, obra o servicio segn las Naciones Unidas - UNSPSC:
Definidos los bienes, obras y servicios a contratar, se deben codificar de acuerdo con la
Gua para la Codificacin de bienes y servicios de Naciones Unidas, los cuales fueron
previamente identificados en el Plan Anual de Adquisiciones.
Se debe tener en cuenta que un nico proceso contractual puede incluir la compra de
mltiples bienes y/o servicios, por lo tanto, debe existir una relacin directa en la
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Ver Gua para la Codificacin de Bienes y Servicios de acuerdo con el cdigo estndar
de productos y servicios de Naciones Unidas, publicado por Colombia Compra Eficiente
en el siguiente link: http://www.colombiacompra.gov.co/es/manuales
En todo proceso contractual deben indicarse las razones o argumentos de orden legal y
reglamentario que justifican la seleccin del contratista, en los trminos del artculo 2
de la Ley 1150 de 2007, teniendo en cuenta la modalidad de seleccin.
Nota: Para el caso de contratacin directa se debe justificar las razones que soportan
dicha modalidad, en virtud del principio de seleccin objetiva, lo cual servir de
fundamento para la expedicin del acto administrativo que justifica la contratacin
directa en los casos que aplique.
Corresponde al costo econmico que tendr el bien o servicio objeto del contrato a
celebrar, para lo cual es imperativo el contar con una correcta elaboracin y anlisis
tcnico que lo soporte, en el que deber constar la realizacin de las comparaciones
del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o
condiciones del mercado y los estudios y deducciones de la entidad o de los
organismos consultores o asesores designados para ello.
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Resolucin No.
La definicin de la forma de pago del valor del contrato deber realizarse de acuerdo
con la naturaleza de la contratacin y los lineamientos presupuestales del Ministerio de
defensa Nacional Unidad Ejecutora. La forma de pago definida debe mantener las
condiciones econmicas existentes al momento de la suscripcin del contrato y facilitar
su ejecucin al contratista.
En los estudios previos, con el fin de proteger los recursos pblicos y garantizar su
correcto funcionamiento e inversin, se sugiere evidenciar las razones tcnicas y
econmicas del pacto de anticipos o pagos anticipados.
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Resolucin No.
Para ello, se deben indicar los requisitos habilitantes que debern cumplir los
proponentes y su forma de acreditacin, teniendo en cuenta: a) el Riesgo del Proceso
de Contratacin; b) el valor del contrato objeto del Proceso de Contratacin; c) el
anlisis del sector econmico respectivo; y d) el conocimiento de fondo de los posibles
oferentes desde la perspectiva comercial.
En este apartado del estudio previo debe quedar claro la respuesta a los siguientes
interrogantes:
Acto seguido se debe relacionar cul de los factores de seleccin se eligi o eligieron,
de acuerdo con la modalidad de seleccin que aplique.
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Si el precio del bien o servicio es regulado, se deber indicar la variable sobre la cual
se hace la evaluacin de las ofertas.
En los estudios previos se debern tipificar los riesgos que puedan presentarse en el
Proceso de Contratacin, con el fin de cuantificarlos y sealar el sujeto contractual que
soportar, total o parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia prevista en caso de
presentarse, o la forma en que se recobrar el equilibrio contractual, cuando se vea
afectado por la ocurrencia del riesgo.
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El anlisis de riesgos se har por todos los integrantes del comit estructurador
jurdico, econmico y tcnico.
Ver Manual para la Identificacin y Cobertura del Riesgo, publicado por Colombia
Compra Eficiente, el cual se puede consultar en el siguiente link:
http://www.colombiacompra.gov.co/es/manuales.
Estimados los riesgos previsibles, deber establecerse como mitigar tales riesgos, de
acuerdo con los trminos previstos en el artculo 110 y siguientes del Captulo I, Ttulo
III del Decreto 1510 de 2013 y dems normas que lo modifiquen, adicionen o
sustituyan. En aquellos eventos donde no se exija garanta igualmente debern
justificarse las razones.
Se debe verificar:
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Resolucin No.
En este tem de los estudios previos se debe tener en cuenta adems, los pases con
los cuales se tenga la obligacin de Trato Nacional con fundamento en el Principio de
Reciprocidad de conformidad con los artculos 20 y 21 de la Ley 80 de 1993.
Adicionalmente, el artculo 150 del Decreto 1510 de 2013, indica que el trato nacional
se conceder a:
a) los oferentes, bienes y servicios provenientes de Estados con los cuales
Colombia tenga Acuerdos Comerciales, en los trminos establecidos en tales
Acuerdos Comerciales;
b) a los bienes y servicios provenientes de Estados con los cuales no exista un
Acuerdo Comercial pero respecto de los cuales el Gobierno Nacional haya
certificado que los oferentes de Bienes y Servicios Nacionales gozan de trato
nacional, con base en la revisin y comparacin de la normativa en materia de
compras y contratacin pblica de dicho Estado. En este caso el certificado es
expedido por el Ministerio de Relaciones Exteriores y puede ser consultado en el
siguiente link: http://www.colombiacompra.gov.co/es/certificaciones-de-trato-
nacional-por-reciprocidad;
c) a los servicios prestados por oferentes miembros de la Comunidad Andina de
Naciones teniendo en cuenta la regulacin andina aplicable a la materia, los
cuales pueden ser consultados en el siguiente link:
http://www.comunidadandina.org/Quienes.aspx.
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Tales estudios o permisos slo se requieren para contratos que por su impacto,
naturaleza y condiciones tcnicas sean necesarios, antes de la iniciacin del respectivo
proceso contractual, a fin de evitar nuevos procesos, gastos inoficiosos o inadecuados,
encarecimiento de productos, perjuicios a terceros, entre otras razones.
Es el caso de los contratos de obra pblica requieren adems de los estudios previos
esta clase de documentos adicionales.
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Resolucin No.
Aviso de convocatoria: El cual adems de A ms tardar con la publicacin del Gerente de Proyecto
publicarse en el SECOP debe publicarse en la proyecto de pliego de condiciones.
pgina web de la entidad. Artculo 21 del Comits estructuradores
Decreto 1510 de 2013.
Funcionario encargado del
Convocatorias limitadas a Mipyme, cuando manejo de la pgina del SECOP
proceda segn artculo 152 del Decreto 1510
de 2013
Proyecto de pliego de condiciones. El proyecto de pliegos de condiciones Gerente de Proyecto
se publicar por lo menos con 10 das
Observaciones al proyecto de pliego de hbiles de antelacin a la fecha que Comits estructuradores
condiciones: Durante la publicacin del ordena la apertura del proceso.
proyecto de pliego de condiciones. (Artculo Funcionario encargado del
23 del Decreto 1510 de 2013). manejo de la pgina del SECOP
Audiencia Informativa Dentro de los tres das hbiles Gerente de Proyecto
siguientes a la publicacin del
proyecto de pliego de condiciones, Comits estructuradores
podr, de acuerdo con la naturaleza y
la complejidad del proceso, llevarse a
cabo una audiencia informativa con el
fin de precisar aspectos relacionados
con el proceso.
Publicacin SECOP respuestas Observaciones Se dar respuesta por lo menos un Gerente de Proyecto
al proyecto de pliego de condiciones da antes de la apertura.
Comits estructuradores
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artculo 30 de la Ley 80 de 1993). Es el acto administrativo que dispone manejo de la pgina del SECOP
las condiciones generales de la
Se incluirn las modificaciones pertinentes licitacin pblica ordenando su
acorde con las observaciones surgidas al apertura formal, previo concepto de
proyecto de pliego de condiciones o las dems la Direccin de Finanzas del Ministerio
que haya detectado la administracin. de Defensa Nacional cuando se trate
de compras centralizadas.
Deber contener los requisitos mnimos Las unidades ejecutoras podrn
establecidos en el Artculo 22 del Decreto solicitar concepto presupuestal previo
1510 de 2013. a sus dependencias competentes.
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Resolucin No.
Cierre del proceso licitatorio. Momento Debe ser proporcional a la Gerente de Proyecto
mximo hasta el cual se pueden presentar complejidad del bien, obra o servicio
ofertas. Puede ser ampliado por un trmino no a adquirir, de manera que se le Comits Estructuradores y
superior a la mitad del inicialmente fijado, garantice a los proponentes la Evaluadores
cuando lo estime conveniente la entidad o a preparacin de ofertas.
solicitud de un nmero plural de posibles
oferentes. (Numeral 5 de la Ley 80 de 1993, Comit de Cierre o funcionarios
modificado por el artculo 89 de la Ley 1474 de la Oficina de Contratacin o
de 2011). quien haga sus veces.
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Resolucin No.
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Resolucin No.
Elaboracin minuta del contrato: Debe Durante el trmino establecido en el Comits Evaluadores y
elaborarse con base en el proyecto de minuta pliego de condiciones funcionario jurdico encargado
anexo al pliego de condiciones. del proceso.
Ordenador del Gasto
Publicacin del Contrato Una vez cumplidos los requisitos Funcionario encargado de la
mencionado se proceder a publicar pgina del SECOP
el contrato en el SECOP, de
conformidad con el artculo 19
decreto 1510 de 2014.
Aprobacin Garanta nica El contratista deber traerla mximo Ordenador del Gasto -
dentro de los 5 das hbiles siguientes Jurdico encargado del proceso
a la suscripcin del contrato y deber
ser aprobada por el Ordenador del
Gasto en el menor tiempo posible
Remisin de documentos al supervisor Cumplidos los requisitos de Funcionario designado en la
perfeccionamiento y ejecucin se Oficina de Contratacin o quien
remitirn al supervisor o interventor haga las veces
segn el caso, todos los antecedentes
en copia simple y el contrato
perfeccionado con sus requisitos de
ejecucin para que asuma el control
de su ejecucin.
Mediante acto administrativo motivado la entidad podr extender por una sola vez el
plazo previsto hasta por un trmino equivalente a la mitad del inicialmente establecido.
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Resolucin No.
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Resolucin No.
El Decreto 1510 de 2013 reglamenta cada una de las causales de Seleccin Abreviada,
sin embargo para efectos de este Manual, se detallarn las causales ms utilizadas y
comunes al interior del Ministerio de Defensa Unidades Ejecutoras que de acuerdo con
el reglamento tienen diferente procedimiento:
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Resolucin No.
Comits estructuradores
Aviso de convocatoria: El cual debe publicarse A ms tardar con la publicacin del Gerente de Proyecto
en el SECOP, de acuerdo con lo sealado en el proyecto de pliego de condiciones.
Artculo 21 del Decreto 1510 de 2013. Comits estructuradores
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Resolucin No.
Cierre del Plazo para presentar propuestas. Debe ser proporcional a la Gerente de Proyecto
complejidad del bien, obra o servicio
Momento mximo hasta el cual se pueden a adquirir, de manera que se le Comits Estructuradores y
presentar ofertas. Puede ser ampliado por un garantice a los proponentes la Evaluadores
trmino no superior a la mitad del inicialmente preparacin de ofertas. No debe ser
fijado, cuando lo estime conveniente la inferior a cinco das hbiles contados
entidad o a solicitud de un nmero plural de desde el da de la fecha de apertura. Comit de Cierre o funcionarios
posibles oferentes. (Numeral 5 del artculo 30 de la Oficina de Contratacin o
de la Ley 80 de 1993, modificado por el quien haga sus veces.
artculo 89 de la Ley 1474 de 2011).
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Resolucin No.
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Resolucin No.
Elaboracin Minuta del contrato: Debe Durante el trmino establecido en el Comits Evaluadores y
elaborarse con base en el proyecto de minuta pliego de condiciones funcionario jurdico encargado
anexo al pliego de condiciones. del proceso.
Ordenador del Gasto
Perfeccionamiento, ejecucin y Pago. El Durante el trmino establecido en el Comits Evaluadores y
perfeccionamiento del contrato ocurre cuando pliego de condiciones funcionario jurdico encargado
est suscrito por las partes. del proceso.
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Resolucin No.
Publicacin del Contrato Una vez cumplidos los requisitos Funcionario encargado de la
mencionado se proceder a publicar pgina del SECOP
el contrato en el SECOP, de
conformidad con el artculo 19
decreto 1510 de 2014.
Aprobacin Garanta nica El contratista deber allegar la Ordenador del Gasto
Garanta mximo dentro de los 5 das Jurdico encargado del proceso
hbiles siguientes a la suscripcin del
contrato y deber ser aprobada por el
Ordenador del Gasto en el menor
tiempo posible
Remisin de documentos al supervisor Cumplidos los requisitos de Funcionario designado en la
perfeccionamiento y ejecucin se Oficina de Contratacin o quien
remitirn al supervisor o interventor haga las veces
segn el caso, todos los antecedentes
en copia simple y el contrato
perfeccionado con sus requisitos de
ejecucin para que asuma el control
de su ejecucin.
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Resolucin No.
El pliego determinar mrgenes mnimos de mejora de ofertas por debajo de los cuales
los lances no sern aceptables.
El pliego determinar mrgenes mnimos de mejora de ofertas por debajo de los cuales
los lances no sern aceptables.
En caso de que el proponente no haga nuevas posturas del precio dentro del certamen
dicho precio inicial se considerara su propuesta final.
Si en el curso de una subasta dos (2) o ms proponentes presentan una postura del
mismo valor, se registrar nicamente la que haya sido enviada cronolgicamente en
primer lugar, conforme con la ley 527 de 1999.
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Resolucin No.
Respecto a las fallas tcnicas que puedan ocurrir durante la subasta inversa
electrnica, se estar a lo previsto en el artculo 45 del decreto 1510 de 2013.
a) La entidad abrir los sobres con las ofertas iniciales de precio y comunicar a los
participantes en la audiencia, nicamente, cul fue la menor de ellas;
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Resolucin No.
En la subasta presencial slo sern vlidos los lances que, observando el margen
mnimo mejoren el precio de arranque o el menor lance de la ronda anterior, segn el
caso.
Para estos efectos se verificar que quien asista sea el representante legal o el
apoderado del proponente, debiendo en este ltimo evento allegar el poder con
presentacin personal.
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Resolucin No.
Estudios Previos: (Diligenciar formato Tienda Virtual del Discrecional Gerente del Proyecto Comits
Estado Colombia Compra eficiente. Ver seccin 5 de la Gua (Teniendo en estructuradores
para comprar en la Tienda Virtual del Estado Colombiano en: cuenta los
http://www.colombiacompra.gov.co/amp). tiempos
establecidos por
Oficio de Solicitud de contratacin con la descripcin Colombia Compra
de la necesidad y valor del contrato: Eficiente para tal
fin)
- Verificar y analizar el contenido de la solicitud junto
con los documentos adjuntos los cuales son el
Acuerdo marco de Precios, CDP, los formatos
diligenciados de CDP, y Estudio previo.
- Verificar que los bienes y/o servicios a adquirir sean
de caractersticas tcnicas uniformes y se
encuentren en el catalogo derivado de la
celebracin de acuerdo marco de precios de
Colombia Compra eficiente.
- Diligenciar para firma el formato certificacin
autorizacin del Ordenador del Gasto.
- Diligenciar para la firma del Ordenador del Gasto en
la que se determine que es indispensable para el
buen funcionamiento de la entidad realizar la
contratacin (cuando aplique)
Solicitud Colombia Compra eficiente Acuerdo Macro: Segn tiempo Oficina de Contratacin quien haga
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Resolucin No.
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Resolucin No.
Vigencias Futuras.
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Resolucin No.
Carta de Intencin. Es el documento donde Teniendo en cuenta los plazos Oficina de Contratacin o quien
la entidad estatal manifiesta por escrito su establecidos en la Reglamento de la haga sus veces en la Unidad
intencin de adquirir por BMC, bienes y/o Bolsa Ejecutora.
servicios de caractersticas tcnicas uniformes
y comn utilizacin. En l se establecer como Gerente de Proyecto y Comits
mnimo: - Objeto a contratar indicndose las estructuradores
cantidades mnimas de bienes y/o servicios a
adquirir para la(s) Unidad(es) Ejecutora(s). -
Presupuesto oficial destinado a la adquisicin.
- Es procedente discriminar el valor, nmero y
fecha del certificado de disponibilidad
presupuestal y cuando en el proceso
intervenga ms de una Unidad Ejecutora
discriminar la participacin de cada una de
ellas relacionando la informacin antes
mencionada. Si el proceso se soporta con
vigencias futuras se indicar el nmero de la
autorizacin de vigencias futuras, ao y valor.
- Precio mximo de compra de los bienes y/o
servicios a adquirir, al cual se llegar luego de
realizar el anlisis econmico basado en
estudios de mercado objetivamente
examinados. - Determinar el precio mximo
de la comisin a pagar incluido IVA sobre el
valor final en que se negocie la adquisicin de
los bienes y/o servicios. - Plazo del contrato
de mandato o comisin y forma de pago,
determinando lo que corresponde asumir a
cada Unidad Ejecutora.-Plazo de entrega de
bienes y/o servicios y forma de pago,
determinando lo que corresponde asumir a
cada Unidad Ejecutora. - Experiencia y perfil
del comisionista. - Inhabilidades e
incompatibilidades del comisionista.
- Dentro de las funciones del comisionista que
representa a la Unidad Ejecutora, ste
suministrar la informacin que a continuacin
se indica: * La informacin solicitada por la
Unidad Ejecutora para suscribir el contrato de
mandato o de comisin. * El comisionista
suministrar cada uno de los comprobantes de
negociacin operacin de mercado abierto por
Unidad Ejecutora debidamente refrendada la
cual contendr nmero de operacin, el
comisionista vendedor, la cantidad, el valor
por concepto de los bienes y/o servicios as
como, el valor de la comisin, el servicio de
registro en Bolsa y el asiento en la Cmara de
Riesgo Central de Contraparte de la BMC. * El
comisionista que representa a la Unidad
Ejecutora facturar de acuerdo con los
requisitos legales por cada una de las
Unidades Ejecutoras, esto con el fin de
pagarle el valor de su comisin. * El
comisionista suministrar a la Unidad
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Resolucin No.
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Resolucin No.
Diligenciamiento de la ficha tcnica de De acuerdo con los plazos Gerente de Proyecto Comits
negociacin por la Unidad Ejecutora, establecidos en el Reglamento de la Estructuradores
teniendo en cuenta la informacin establecida Bolsa
por la BMC, en donde entre otros aspectos se
incluya: nombre de la entidad, generalidades
de la adquisicin, presupuesto estimado, plazo
de ejecucin del contrato de mandato, plazo
de entrega de los bienes y/o servicios,
obligaciones del proveedor, requisitos del
proveedor, garantas adicionales del
proveedor, cantidades a adquirir, forma de
pago al proveedor, forma de pago al
comisionista, programacin de pagos acorde
con el PAC aprobado.
Publicidad en la Bolsa para seleccionar Teniendo en cuenta los plazos Bolsa Comisionista
comisionista establecidos en la Reglamento de la
La Bolsa convocar pblicamente a travs de Bolsa
su pgina Web a los comisionistas
previamente inscritos, interesados en actuar
como mandatario de la Unidad Ejecutora en el
proceso de adquisicin, sealando el perfil y
requisitos exigidos.
Rueda de Bolsa para seleccin del Teniendo en cuenta los plazos Bolsa Comisionista
comisionista establecidos en la Reglamento de la
Conforme el reglamento y procedimiento de Bolsa
Bolsa el comisionista seleccionado es aqul
que oferta en rueda, a travs de una puja a la
baja un porcentaje de comisin que se ajusta
a travs de la aplicacin de la media
aritmtica y que por regla general, es inferior
al porcentaje calculado por la Unidad
Ejecutora y manifestado previamente a la
BMC.
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Resolucin No.
Verificacin, control, vigilancia y aprobacin. Se debe tener en cuenta las fechas Integrantes de los Comits
para sesionar)
Grupo de Accin para la transparencia Gerente de Proyecto
Institucional. (Cuando sea necesario)
Comits estructuradores
Seleccionar objetivamente un Debe tenerse en cuenta los requisitos Gerente de Proyecto
comisionista debidamente acreditado, habilitantes para hacer una seleccin
conforme al artculo 53 del Decreto 1510 objetiva. Comits estructuradores
de 2013. Esta seleccin se realiza, mediante
un procedimiento competitivo, realizado de El procedimiento ser el sealado por
conformidad con los reglamentos internos de la respectiva Bolsa.
la bolsa. Las normas y procedimientos
aplicables a la seleccin de los comisionistas
sern los contenidos en los artculos 52 y
siguientes del Decreto 1510 de 2013 y en la
reglamentacin que las bolsas expidan en su
desarrollo. La entidad puede exigir al
comisionista el cumplimiento de requisitos
adicionales a su condicin, siempre y cuando
stos sean adecuados y proporcionales al
objeto a contratar y a su valor.
Compromiso o Registro Presupuestal del Oficina de presupuesto o quien
Comisionista. haga sus veces en la Unidad
Ejecutora.
El registro presupuestal en el SIIF se realizar
con base en el contrato de mandato. Para
realizar el procedimiento interno que
corresponda, las Unidades Ejecutoras
verificarn lo dispuesto por el Ministerio de
Defensa Nacional Direccin de Finanzas en
la Gua No. 19 del 24 de Junio de 2014, en la
cual actualizan la gua financiera de
adquisicin bienes y servicios en bolsa de
productos.
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Resolucin No.
Bolsa Comisionista
Es el procedimiento mediante el cual distintos
proveedores representados por comisionistas Teniendo en cuenta los plazos
vendedores mediante pujas a la baja ofertan establecidos en la Reglamento de la
los distintos bienes y/o servicios codificados Bolsa
por la Bolsa. El resultado de la operacin se
acredita al comisionista vendedor, mediante la
expedicin de una boleta de negociacin
denominada comprobante de negociacin
operacin de mercado abierto.
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Resolucin No.
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Resolucin No.
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Resolucin No.
El Registro Presupuestal en el SIIF se Teniendo en cuenta los plazos Oficina de presupuesto o quien
registrar con fundamento en el comprobante establecidos en la Reglamento de la haga sus veces en la Unidad
de negociacin operacin de mercado abierto, Bolsa Ejecutora Supervisor del
para lo cual las Unidades Ejecutoras Contrato
considerarn lo dispuesto por el Ministerio de
Defensa Nacional Direccin de Finanzas en
la Gua No. 19 del 24 de Junio de 2014, en la
cual actualizan la gua financiera de
adquisicin bienes y servicios en bolsa de
productos. Para la programacin del plan de
pagos se tendr cupo disponible PAC para
pagar la obligacin en su totalidad, en el lapso
dispuestos en la carta de intencin despus de
realizada la negociacin.
Proveedores.
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Resolucin No.
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Resolucin No.
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Resolucin No.
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Resolucin No.
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Resolucin No.
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Resolucin No.
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Resolucin No.
Audiencia de asignacin de riesgos (Artculo Dentro de los 3 das hbiles Gerente de Proyecto
39 del Decreto 1510 de 2013) siguientes a la apertura del proceso
de seleccin Comits Estructuradores
Si a solicitud de un interesado es necesario
celebrar una audiencia para precisar el
contenido y alcance de los pliegos de
condiciones, este tema se tratar en la
audiencia de riesgos.
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Resolucin No.
Conformacin de lista de posibles oferentes. De conformidad con el cronograma Oficina de Contratacin o quien
establecido en el Pliego de haga sus veces.
Sorteo: En caso de que el nmero de posibles Condiciones
oferentes sea superior a 10, la entidad podr Gerente de Proyecto
hacer sorteo, para seleccionar mximo diez
interesados con quienes continuar el Proceso Comit jurdico Estructurador
de Contratacin. Se realizar por el sistema de
balotas de la siguiente manera:
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Resolucin No.
Cierre del plazo para presentar propuestas. Debe ser proporcional a la Gerente de Proyecto
complejidad del bien, obra o servicio
Momento mximo hasta el cual se pueden a adquirir, de manera que se le Comits Estructuradores y
presentar ofertas. Puede ser ampliado por un garantice a los proponentes la Evaluadores
trmino no superior a la mitad del inicialmente preparacin de ofertas. No debe ser
fijado, cuando lo estime conveniente la inferior a cinco (5) das hbiles Comit de Cierre o funcionarios
entidad o a solicitud de un nmero plural de contados desde el da de la fecha de de la Oficina de Contratacin o
posibles oferentes. (Numeral 5 de la Ley 80 de apertura. quien haga sus veces.
1993, modificado por el artculo 89 de la Ley
1474 de 2011).
Evaluacin de las propuestas: De acuerdo con El plazo para la evaluacin ser Comits Evaluadores
los requisitos y criterios sealados en el pliego estipulado por la dependencia
de condiciones y con las reglas de encargada del proceso, de acuerdo
subsanabilidad sealadas en el Artculo 5 Ley con la naturaleza, objeto y cuanta de
1150/2007. la misma.
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Resolucin No.
Respuesta a las observaciones presentadas a El plazo ser determinado en el pliego Gerente de Proyecto
la evaluacin y publicacin de las respuestas de condiciones y en todo caso deber
en el SECOP. darse respuesta en el Acto de Comits Evaluadores
Adjudicacin.
Funcionario encargado del
manejo de la pgina del SECOP
Comit de Adquisiciones: Con anterioridad a la expedicin del Gerente de Proyecto
En sesin del comit de adquisiciones se acto de adjudicacin.
presentar el informe de verificacin y Comits Evaluadores
evaluacin de las ofertas, as como la
recomendacin de adjudicacin y/o Miembros del Comit de
declaratoria desierta realizada por los comits Adquisiciones
respectivos. Esta ser avalada por el comit
de adquisiciones. A la sesin asistir el Ordenador del Gasto
competente contractual.
Resolucin de adjudicacin: La adjudicacin se Segn la fecha sealada en el pliego Gerente de Proyecto
efecta mediante resolucin motivada, la cual de condiciones.
deber ser notificada personalmente al Comits Evaluadores
adjudicatario y comunicada a los dems
proponentes. Ordenador del Gasto
Elaboracin Minuta del Contrato: Debe Durante el trmino establecido en el Comits Evaluadores y
elaborarse con base en el proyecto de minuta pliego de condiciones funcionario jurdico encargado
anexo al pliego de condiciones. del proceso.
Ordenador del Gasto
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Resolucin No.
Publicacin del Contrato Una vez cumplidos los requisitos Funcionario encargado de la
mencionado se proceder a publicar pgina del SECOP
el contrato en el SECOP, de
conformidad con el artculo 19
decreto 1510 de 2014.
Aprobacin Garanta nica El contratista deber traerla mximo Ordenador del Gasto
dentro de los 5 das hbiles siguientes Jurdico encargado del proceso
a la suscripcin del contrato y deber
ser aprobada por el Ordenador del
Gasto en el menor tiempo posible
Remisin de documentos al supervisor Cumplidos los requisitos de Funcionario designado en la
perfeccionamiento y ejecucin se Oficina de Contratacin o quien
remitirn al supervisor o interventor haga las veces
segn el caso, todos los antecedentes
en copia simple y el contrato
perfeccionado con sus requisitos de
ejecucin para que asuma el control
de su ejecucin.
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Resolucin No.
Publicacin del aviso de solicitud de El que se considere razonable para Gerente de Proyecto
expresiones de inters y del proyecto de que los interesados alleguen la
pliegos. Los cuales deben publicarse en el documentacin que soporte el Comits estructuradores
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Resolucin No.
Publicacin del informe de precalificacin y Los interesados pueden hacer Gerente de Proyecto
presentacin de observaciones comentarios al informe de
precalificacin dentro de los dos (2) Comits estructuradores
das hbiles siguientes a la
publicacin del mismo. Artculo 70 del Funcionario encargado del
Decreto 1510 de 2013. manejo de la pgina del SECOP
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Resolucin No.
3. Toda intervencin deber ser hecha por la persona o las personas previamente
designadas por el interesado, y estar limitada a la duracin mxima que la entidad
haya sealado con anterioridad.
4. Durante la audiencia los asistentes debern observar una conducta respetuosa hacia
los servidores pblicos y los dems presentes. Quien preside la audiencia podr tomar
las medidas necesarias para preservar el orden y correcto desarrollo de la misma,
pudiendo excluir de ella, a quien con su comportamiento altere su normal curso.
5. Se podr prescindir de la lectura del borrador del acto administrativo de
conformacin de la lista, si la entidad ha dado a conocer oportunamente su texto con
la debida antelacin para su lectura por parte de los oferentes.
6. Terminadas las intervenciones de los asistentes a la audiencia, se proceder a
adoptar la decisin que corresponda y se notificar a los presentes de conformidad con
el artculo 219 del Decreto-ley 19 de 2012.
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Resolucin No.
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Resolucin No.
Audiencia de aclaraciones y de asignacin de De acuerdo con la fecha sealada Oficina de Contratacin o quien
riesgos: (Artculo 30, numeral 4 Ley 80 de 1993 en el cronograma del pliego de haga sus veces
modificado por el Artculo 220 Decreto 019 de condiciones
2012, en concordancia con el artculo 39 del Gerente de Proyecto
Decreto 1510 de 2013).
Comits estructuradores
Si a solicitud de un interesado es necesario
celebrar una audiencia para precisar el contenido
y alcance de los pliegos de condiciones, este tema
se tratar en la audiencia de riesgos.
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Resolucin No.
Verificacin de los requisitos habilitantes en el El plazo para la evaluacin ser Gerente de Proyecto
caso del concurso abierto y evaluacin de las estipulado de acuerdo con la
propuestas: De acuerdo con los requisitos y naturaleza, objeto y cuanta de la Comits estructuradores
criterios sealados en el pliego de condiciones y misma
con las reglas de subsanabilidad sealadas en el Funcionarios que hacen parte
Artculo 5 Ley 1150 de 2007. del Comit de Adquisiciones.
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Resolucin No.
Revisin contrato: Debe elaborarse con base en el Durante el trmino establecido en Comits Evaluadores y
proyecto de minuta anexo al pliego de el pliego de condiciones funcionario jurdico encargado
condiciones. del proceso.
Ordenador del Gasto
Publicacin del Contrato Una vez cumplidos los requisitos Funcionario encargado de la
mencionados se proceder a pgina del SECOP
publicar el contrato en el SECOP,
de conformidad con el artculo 19
decreto 1510 de 2013.
Aprobacin Garanta nica El contratista deber allegar Ordenador del Gasto
mximo dentro de los 5 das Jurdico encargado del proceso
hbiles siguientes a la suscripcin
del contrato y deber ser
aprobada por el Ordenador del
Gasto en el menor tiempo posible
Remisin de documentos al supervisor Cumplidos los requisitos de Funcionario designado en la
perfeccionamiento y ejecucin se Oficina de Contratacin o quien
remitirn al supervisor o haga las veces
interventor segn el caso, todos
los antecedentes en copia simple
y el contrato perfeccionado con
sus requisitos de ejecucin para
que asuma el control de su
ejecucin.
Comunicacin al contratista sobre fecha de Remitidos los documentos al Funcionario designado en la
iniciacin supervisor o interventor segn el Oficina de Contratacin o quien
caso, se comunicar al contratista haga las veces Supervisor del
la fecha de iniciacin del contrato Contrato
siempre y cuando sta fecha no
est condicionada a la aprobacin
de la garanta, a lo cual ser
necesario esperar la aprobacin
para dar inicio al contrato
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Resolucin No.
a) Urgencia manifiesta. (Ley 80 1993, literal f, numeral 2, artculo 24, 41, 42, 43
de la ley 80 de 1993. Corte Constitucional en sentencia No.772 del 10 de
diciembre de 1998. Resolucin de Delegacin Vigente, Decreto 111 de 1996).
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Comits estructuradores
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Resolucin No.
Evaluacin de la Oferta. De acuerdo con los El plazo para la evaluacin ser Comits Evaluadores
requisitos y criterios sealados en la solicitud estipulado por la dependencia
de oferta y con las reglas de subsanabilidad encargada del proceso, de acuerdo
sealadas en el Artculo 5 Ley 1150 de 2007. con la naturaleza, objeto y cuanta de
la misma
El ofrecimiento ms favorable para la entidad
se determinar de acuerdo con lo sealado en
la solicitud de oferta.
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Resolucin No.
FIRMA DEL CONTRATO. Segn cronograma Solicitud de Direccin de Finanzas del MDN
Invitacin (cuando aplique).
Se contar con el concepto previo de la
Direccin de Finanzas del Ministerio o de la Comit jurdico segn funciones
Unidad Ejecutora, para concepto presupuestal asignadas.
y de comercio exterior (cuando aplique ste)
anexando copia del formulario de beneficiario Oficina de contratacin o quien
de la cuenta SIIF y de la certificacin haga sus veces.
bancaria. (Este trmite debe darse por lo
menos con 5 das hbiles de antelacin a la Ordenador del Gasto.
firma del competente contractual).
Registro Presupuestal. Se expide por la Fuerza Segn cronograma de la invitacin a Oficina de Presupuesto o quien
respectiva previa entrega de la copia del ofertar haga las veces.
contrato suscrito por las partes y el supervisor
del contrato. La copia del contrato se remitir
al Gerente de Proyecto para el cumplimiento
requisito.
Aprobacin de la Garanta. (Cuando aplique) Para su cumplimiento el Ministerio Ordenador del Gasto
entregar al proveedor copia del Jurdico encargado del proceso
contrato suscrito y este dentro de los
tres (3) das hbiles siguientes,
constituir una garanta a favor del
Ministerio de Defensa Nacional
Unidad Ejecutora. El Ministerio
aprobar la garanta expidiendo el
volante respectivo.
Remisin documentacin al supervisor Cumplidos los requisitos de Funcionario designado en la
perfeccionamiento y ejecucin se Oficina de Contratacin o quien
remitirn al supervisor o interventor haga las veces
segn el caso, todos los antecedentes
en copia simple y el contrato
perfeccionado con sus requisitos de
ejecucin para que asuma el control
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Resolucin No.
de su ejecucin.
Nota:
Una vez se defina el uso de la modalidad de Contratacin Directa para bienes, obras y
servicios para la seguridad y Defensa Nacional, la Direccin de Contratacin del
Ministerio de Defensa, expedir el correspondiente documento para la reglamentacin
de la misma.
Para gastos reservados, se expidi la Ley 1219 del 16 de julio de 2008, por medio de la
cual se establece el rgimen de contratacin con cargo a gastos reservados. Esa
disposicin tiene carcter especial y predomina normativamente sobre el decreto 1510
de 2013, de all que su aplicacin es preferente frente a las regulaciones ordinarias de
los procesos de seleccin. As lo considera el pargrafo del artculo 6 del Ttulo VI de
la resolucin de delegacin No. 2440 del 19 de Marzo de 2014: PARAGRAFO: Para
adelantar las contratacin con cargo a Gastos Reservados, el funcionario competente,
deber tener en cuenta lo previsto en la ley 1219 de 2008 por la cual se establece el
Rgimen de Contratacin con cargo a gastos reservados.
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Resolucin No.
Segn fue establecido en la Ley 1097 de 2006, las erogaciones que se ejecuten con
cargo a gastos reservados que de conformidad con el concepto del ordenador del
gasto no puedan ser ejecutadas por los canales ordinarios, no se sujetarn a las
normas y procedimientos previstos en el Estatuto de Contratacin Estatal. Dichas
erogaciones se sometern al procedimiento especial creado a travs de esta ley.
Lo anterior no impide que el ordenador del gasto acuda a los procedimientos ordinarios
del Estatuto de Contratacin Estatal (Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2008, Decretos
reglamentarios), como norma general siempre y cuando el bien est dentro de cada
una de las causales taxativamente sealadas en la ley para aplicar una modalidad de
seleccin. Cuando se dan los supuestos de la norma para acudir a la contratacin
directa, no depender del criterio subjetivo del ordenador del gasto el invitar a uno o a
varios, sino en primer lugar de la naturaleza del bien o servicio a adquirir y de las
justificaciones tcnico-econmicas del mercado para contratar con uno slo.
Esto no quiere decir que previo al proceso y para efectos de decidir con quin se
contrata, la entidad no haya hecho un anlisis del mercado con obtencin de varias
ofertas (de ser posible), puesto que dicho estudio, es el que servir de soporte y
justificacin para la contratacin con la empresa seleccionada.
El estudio previo es vital para no caer en una seleccin direccionada o dirigida, de all
que cuando el anlisis del mercado es claro y determina que hay una oferta ms
favorable a la entidad entre todas las recibidas previamente, el ordenador del gasto
aplicar la contratacin directa con los supuestos de la norma. No obstante lo anterior,
cuando no hay claridad en el estudio previo y hay dudas en el anlisis del
mercado, as el supuesto de la norma se d, puede el competente contractual
acudir a la contratacin directa con pluralidad de ofertas para garantizar el principio
de transparencia, puesto que en caso contrario se podra estar violando el principio de
economa.
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Resolucin No.
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Resolucin No.
Los Gerentes de Proyecto, como los miembros de los comits de un proceso que por
su naturaleza sea clasificado como reservado o confidencial, debern suscribir un
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Resolucin No.
Oficinas de Contratacin y
Presupuesto o quien haga sus
veces.
Comit adquisiciones (Opcional Ordenador Discrecional Gerente de Proyecto
del Gasto Resolucin de delegacin
vigente) Comits estructuradores
Funcionarios que hacen parte
del Comit de Adquisiciones
Invitacin pblica: Gerente de Proyecto
La invitacin se publicar por un
Con la firma de la invitacin por parte del trmino no inferior a un (1) da hbil Comits estructuradores
funcionario competente, se entiende aprobada (artculo 94 de la Ley 1474 de 2011,
la apertura del proceso contractual por lo que artculo 85 del decreto 1510 de Funcionario encargado del
no se requerir de acto adicional alguno. 2013). manejo de la pgina del SECOP
Cierre del Proceso de Contratacin y Apertura De acuerdo con el cronograma Gerente de Proyecto
de propuestas: En la fecha sealada en la establecido en la invitacin.
invitacin, de lo cual se dejar constancia en El trmino para presentar la oferta no Comits estructuradores
el acta. podr ser inferior a un (1) da hbil.
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Resolucin No.
Publicacin del informe de evaluacin. Por lo menos un (1) da hbil Gerente de Proyecto
Durante dicho trmino los proponentes podrn
formular observaciones (Numeral 5 del Jurdico encargado del proceso.
artculo 85 del Decreto 1510 de 2013).
Funcionario encargado del
manejo de la pgina del SECOP
Comunicacin de la aceptacin de la oferta y De acuerdo a lo establecido en la Gerente de Proyecto
respuesta a observaciones de la verificacin invitacin.
de requisitos habilitantes. Jurdico encargado del proceso.
Comunicacin al contratista sobre fecha de Segn cronograma del proceso Oficina de contratacin o quien
iniciacin. Remitidos los documentos al haga sus veces.
supervisor o interventor segn el caso, se
comunicar al contratista la fecha de iniciacin Supervisor.
del contrato siempre y cuando sta fecha est
condicionada a la aprobacin de la garanta,
cuando esta ltima se exija (artculo 87
Decreto 1510 de 2013).
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Resolucin No.
De otra parte, se debe entender que los bienes de consumo masivo sern aquellos que
se ofrecen de manera continua y cuantiosa a la poblacin, que es lo que ocurre en los
grandes almacenes.
Las reglas a aplicarse en este tipo de adquisiciones son las establecidas en el artculo
86 del Decreto 1510 de 2013.
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Resolucin No.
5.3.1. EL CONTRATO
Clases de garantas:
Deber aportarse por parte del contratista el comprobante de pago de los impuestos
en los casos que sea procedente.
- Del contrato.
- Copia de la propuesta.
- De las garantas con su correspondiente aprobacin.
Los supervisores de los contratos suscritos por Ministerio de Defensa Nacional Unidad
Ejecutora estn obligados a acatar las observaciones y decisiones del competente
contractual, en los eventos de discrepancias en su ejecucin y no estn autorizados a
expedir cumplidos para pagar obligaciones, hasta tanto no se pronuncie
favorablemente el competente contractual.
Este numeral enlista una serie de funciones que competen a nivel general a la funcin
de seguimiento en el aspecto tcnico, administrativo y legal, que describir en forma
general los procesos de esta labor. Para facilitar la comprensin de estas funciones, es
importante tener en cuenta que en el proceso contractual y en la ejecucin de los
contratos, intervienen diferentes funcionarios, dependiendo obviamente del servicio o
bien a contratar y de las necesidades que deba cubrir cada una de las dependencias
del Ministerio. Quien ejerza la supervisin de un contrato en el Ministerio de Defensa
Nacional Unidad Ejecutora, tendr pleno conocimiento del objeto contratado para
constatar su debida ejecucin cumplir las funciones descritas a continuacin:
De estas reuniones levantar una ayuda memoria suscrita por los que en ella
intervinieron y la misma contendr como mnimo los asuntos discutidos, las
decisiones, acciones y compromisos a ejecutar. Copia de ella se enviar a la
Direccin de Contratacin Estatal del Ministerio o quien haga sus veces en la
Unidad Ejecutora, dentro de los tres (3) das hbiles siguientes a su suscripcin,
para su correspondiente archivo.
El supervisor verificar que el contratista entregue los bienes y/o servicios que
ofert. En el evento que por concepto tcnico, algunos de los bienes y/o
servicios no sean acordes con el contrato y la oferta, ste exigir al contratista
su modificacin en el menor tiempo posible, o en el indicado en el contrato. En
este evento se proceder as:
Si el bien y/o servicio es entregado por el contratista con algn defecto menor,
el supervisor podr devolverlo para que aquel corrija o subsane los defectos, en
un trmino que el supervisor considere perentorio sin afectar el plan logstico
de la Fuerza.
Para todos los eventos el supervisor se apoyar en los conceptos emitidos por
los comits receptores del bien, (tcnico) quienes se pronunciarn sobre sus
defectos indicando si son mayores o menores, o si afectan su durabilidad,
funcionalidad, o el aspecto que resulte pertinente.
Para que el supervisor expida el acta de recibo final del contrato verificar que
todas las obligaciones estn cumplidas y procede el pago final. Esta acta
contendr como mnimo la descripcin de los bienes y/o servicios recibidos, el
valor final del contrato, incluyendo reajustes si proceden. Copia del acta se
enviar a la Direccin de Contratacin Estatal o quien haga sus veces en la
Unidad Ejecutora para su respectivo archivo.
- Para los contratos suscritos en pesos la (s) obligacin (es) y orden (es) de
pagos debidamente suscritos por el ordenador del gasto y dems
documentos que respalden dicho pago.
- Para los contratos suscritos en moneda extranjera la (s) obligacin (es) y
orden (es) de pago debidamente suscritos por el ordenador del gasto (sin
ajuste y con ajuste), el reporte Swift y dems documentos que respalden
los pagos de divisas. Si el contrato proyecta gastos de nacionalizacin
deber anexar copia de las declaraciones de importacin debidamente
canceladas y copia de la (s) obligacin (es) y orden (es) de pago
debidamente suscritos por el ordenador del gasto.
5Cfrsobre exigencias presupuestales en la fase precontractual: Juan Carlos Expsito Vlez. La Configuracin del contrato de la administracin pblica en derecho
colombiano y Espaa, Bogota, Universidad Externado de Colombia , 2003, p. 593
Estatal del Ministerio de Defensa Nacional o quien haga sus veces en la Unidad
Ejecutora, proceder mediante acto administrativo motivado a liquidar
unilateralmente el contrato.
G. En el aspecto Legal.
Enviar copia del acta de recibo final y/o parcial a la dependencia de contratos
del Ministerio o quien haga sus veces en la Unidad Ejecutora, cada mes o en el
plazo previsto en el contrato.
Elaborar y suscribir el acta de iniciacin del contrato cuando sea del caso.
Suscribir las actas de recibo parcial y final de los bienes y servicio del contrato.
Rechazar los bienes o servicios que a su criterio no cumplan las normas tcnicas
descritas en el contrato.
Verificar que las garantas que ampara el cumplimiento del contrato, estn
vigentes e informar en su oportunidad al Ministerio sobre los inconvenientes
presentados.
El actual estatuto contractual consagra dos (2) causales legales de cesin de los
contratos, relacionadas con las inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes al
contratista (Ver artculo 9 de la Ley 80 de 1993), a las que se suman las dems que
se dispongan en las normas y la realizada por mutuo acuerdo entre las partes.
Cuando se celebra esta cesin, se est entregando los derechos y obligaciones objeto
del mismo, es decir que la persona a quien se le cede el contrato cesionario- queda
con la obligacin de ejecutar el contrato a favor del Ministerio de Defensa Unidad
Ejecutora.
Para el caso de la cesin de mutuo acuerdo, es decir, previa autorizacin del Ministerio
de Defensa Unidad Ejecutora, el procedimiento es el siguiente:
a. El contratista debe solicitar mediante oficio al ordenador del gasto o su delegado
para contratar, la autorizacin para realizar la cesin del contrato, indicando su
justificacin y las causas que le imposibiliten seguir ejecutando el mismo.
g. Hacer las publicaciones a que haya lugar conforme las normas vigentes aplicables.
Una vez se haya autorizado la cesin del contrato, el supervisor deber entregar a la
oficina de Presupuesto o quien haga sus veces, copia del acta de la respectiva cesin y
las condiciones de la misma. Lo anterior con el fin de modificar la informacin contable
y presupuestal de los contratistas del Ministerio de Defensa Unidad Ejecutora.
Cuando se celebra esta cesin, se est entregando a un tercero los derechos de pago y
todo lo que de l se derive. (Ver Capitulo 1 Cdigo Civil Colombiano)
Para que se produzca la suspensin del contrato, se deben de cumplir varios requisitos
como son:
c. Informe de seguimiento del contrato donde se d cuenta del estado del contrato
desde el punto de vista tcnico, administrativo, jurdico, contable, etc.
d. El acta por medio de la cual se suspende el contrato debe suscribirse por las partes
del mismo, esto es, contratante y contratista, y llevar el visto bueno del supervisor
y/o interventor.
e. Copia del acta de suspensin deber ser remitida a la Compaa Aseguradora para
que esta ltima registre la modificacin en la respectiva pliza. Esta obligacin
corresponde al supervisor o interventor del contrato.
f. Superados los hechos que llevaron a la suspensin del contrato, las partes debern
suscribir el acta de reinicio, de la cual se deber remitir copia a la Compaa
Aseguradora. Esta obligacin corresponde al supervisor y/o interventor del contrato,
quienes debern solicitar copia de la pliza con su respectiva modificacin.
econmico y jurdico de contratacin. Este concepto surtir trmite por conducto del
Director de Contratacin Estatal o quien haga sus veces.
Esta inicia una vez vence el plazo del contrato hasta la liquidacin del mismo. Este es
el perodo en el cual contratante y contratista, realizan una revisin a las obligaciones
contradas respecto a los resultados financieros, contables, jurdicos y tcnicos, para
declararse a paz y salvo de las obligaciones adquiridas. Aqu se hacen los
reconocimientos y ajustes a que hubiere lugar a travs de acuerdos, conciliaciones y
transacciones.
No todos los contratos deben ser liquidados, verbigracia los contratos de prestacin de
servicios y de apoyo a la gestin, de conformidad con el artculo 217 del Decreto - Ley
0019 de 2012; no obstante el Ordenador del Gasto podr determinar lo contrario.
5.4.1 Acta de terminacin. Vencido el plazo y cumplido el objeto del contrato, las
partes suscribirn el acta de entrega y recibo de la obra, bien o servicio, en la que
expresamente constar el cumplimiento con sujecin al contrato o a los ajustes
necesarios que deben ejecutarse dentro del trmino que en sta se seale, para
otorgar la garantas correspondientes (Vg. calidad de los bienes, estabilidad de obra o
cualquiera otra sealada en el contrato).
Contra el acto administrativo que ordena la liquidacin unilateral proceden los recursos
que dispongan las normas vigentes aplicables.
Liquidacin Judicial
El interesado podr solicitar la liquidacin judicial del contrato cuando esta no se haya
logrado de mutuo acuerdo y el Ministerio de Defensa Unidad Ejecutora, no lo haya
liquidado unilateralmente dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del
plazo convenido para liquidar de mutuo acuerdo o, en su defecto, del trmino
establecido por la ley, lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el artculo 141
del Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley
1437 de 2011).
NOTA: La liquidacin del contrato tiene como propsito hacer un ajuste final de
cuentas y de finiquitar el negocio mediante el reconocimiento de saldos a favor de
alguna de las partes o de declararse a paz y salvo, segn el caso, es decir, el acto de
liquidacin debe limitarse a la rendicin de cuentas y a pagar los saldos econmicos
adeudados, pero el trmino de la liquidacin no puede utilizarse para el cumplimiento
del objeto contractual
CAPITULO VI
REGIMEN SANCIONATORIO EN MATERIA CONTRACTUAL
SANCIONES. Previa aplicacin del precepto Constitucional del Debido Proceso citado
en la Clusula anterior, examinados los argumentos y documentos presentados por el
Contratista frente a su presunto incumplimiento, se decidir sobre el mismo. Si de los
mismos resulta configurado el incumplimiento, la entidad mediante acto administrativo
motivado en el que se declare el incumplimiento del contratista, impondr las multas
pactadas en el contrato, con el fin de conminar al contratista a cumplir con sus
obligaciones.
CAPITULO VII
RGIMEN DE INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES Y CONFLICTOS DE
INTERES
contrapuestos que exigen que stas se realicen con arreglo a criterios de imparcialidad,
eficacia, eficiencia, moralidad y transparencia
Lo anterior dado que esta figura jurdica atiende a la moralizacin del ejercicio de la
funcin pblica y a los aspectos ticos que impiden que una determinada persona se
relacione con la administracin pblica.
NOTA: En materia disciplinaria se aplicarn las leyes 734 de 2002 y 836 de 2003
respectivamente, segn las calidades de su destinatario.
CAPITULO VIII
ADMINISTRACIN DE CONTROVERSIAS Y SOLUCIN DE CONFLICTOS
En todo caso, las partes podrn acudir a los mecanismos alternativos de solucin de
conflictos.
CAPITULO IX
ADMINISTRACIN Y GESTION DE DOCUMENTOS
En ese orden de ideas, al igual que las disposiciones, formatos, y procedimientos del
proceso de Contratacin Administrativa, los servidores pblicos con funciones
inherentes a la contratacin, debern observar las directrices y lineamientos que se
impartan desde el proceso de Gestin Documental.
Ahora bien, una vez legalizado el contrato y designado el funcionario que ejercer la
supervisin, le corresponde a ste ltimo mantener el expediente actualizado y en
orden hasta la liquidacin del mismo. Tratndose de interventoras, deber consignarse
como obligacin del contratista, incluir dentro del expediente del contrato, cada uno de
los documentos e informes que se originen con ocasin de su ejecucin.
CAPITULO X
INFORMACION Y BUENAS PRCTICAS EN LA GESTION CONTRACTUAL
En los procesos de seleccin adelantados bajo los parmetros del presente Manual, al
interior de la institucin y en sus relaciones con los administrados siempre deber
predominar una actuacin ajustada a la tica y las buenas costumbres. En tal sentido,
los funcionarios encargados de la actividad contractual en el Ministerio y sus Unidades
Ejecutoras, asumen un compromiso de tica y moralidad en sus actuaciones,
garantizando condiciones de equidad y justicia en la gestin administrativa.
Las polticas establecidas en el Manual desarrollan las disposiciones legales que rigen la
contratacin estatal, garantizando la gestin transparente del Ministerio y sus Unidades
Ejecutoras, la satisfaccin del inters pblico de las necesidades colectivas para el
logro de los fines estatales.
de Defensa Nacional.
En la Etapa de Planeacin
3. Gestionar vigencias futuras para aquellos contratos cuyo plazo de ejecucin supera
la vigencia fiscal.
7. Consultar el marco jurdico que regula el bien, servicio u obra que se pretende
contratar, para determinar los requisitos de orden legal que deben verificarse.
Ejemplo: autorizaciones de Ministerios, avales, entre otros.
En la Etapa Precontractual
1. Los anexos de los estudios previos deben llevar el nombre y la firma de quien los
elabor y revis.
4. Los informes de verificacin/evaluacin deben ser detallados, no basta con decir "no
cumple", hay que decir el por qu, lo mismo sucede cuando se seala "cumple" para
que los informes sean claros y permitan el derecho de contradiccin. De igual forma,
se deben sealar las fechas de traslado.
7. Entre el plazo para que los proponentes presenten sus observaciones y el plazo
mximo para expedir adendas debe existir por lo menos un da hbil, para que el
comit asesor respectivo tenga el suficiente tiempo de analizar la pertinencia de
modificar el pliego de condiciones.
8. Todas las observaciones que se reciban dentro de los procesos de seleccin deben
responderse de fondo, as se trate de observaciones extemporneas segn el
cronograma y no es pertinente darle el trato de derecho de peticin respondiendo en
forma posterior a la adjudicacin.
10. Se deben tener claros los criterios que sirvan para determinar en qu casos el
pacto de anticipo es imprescindible para la correcta ejecucin del contrato.
15. Los procesos de seleccin deben tener reglas claras que no induzcan a error a los
proponentes y que impidan la formulacin de ofrecimientos de extensin ilimitada o
que dependan de la voluntad exclusiva de la entidad.
16. El cronograma de los procesos de seleccin debe contener plazos suficientes para
que los interesados analicen la informacin del proceso y puedan preparar y disear
sus ofertas, de igual forma debe fijar un plazo razonable para la evaluacin de las
ofertas, de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar.
17. La visita de obra adems de NO ser obligatoria, debe informarse con suficiente
anticipacin para que los interesados puedan asistir a la misma.
La entidad debe rechazar la oferta del proponente que dentro del trmino
previsto en el pliego o en la invitacin, no responda al requerimiento que le
haga la entidad para subsanarla.
21. En todos los procesos de seleccin, sin importar su modalidad, las ofertas
econmicas deben evaluarse antes de IVA, lo anterior en aras de garantizar el principio
de igualdad.
22. Los principios del Estatuto Contractual son transversales a todos los regmenes
especiales de contratacin.
23. Durante el proceso precontractual, se podr hacer uso de la facultad de sanear los
vicios de procedimiento o de forma, en virtud del artculo 49 de la Ley 80 de 1993.
29. Toda comunicacin con los oferentes debe realizarse por los medios establecidos
en los Pliegos de Condiciones o Invitacin Pblica y a travs de los correos
institucionales.
4. No solo la garanta que se constituye para el inicio del contrato debe ser revisada y
aprobada, sino tambin aquellas que se expiden para las modificaciones al
contrato, esto es, para adiciones, modificaciones, prrrogas, suspensiones y
reanudaciones.
9. Toda modificacin a los contratos que implique una modificacin del riesgo deber
ser notificada a la compaa aseguradora que expidi la pliza.
10. Durante la ejecucin del contrato se deben revisar y monitorear los riesgos de la
contratacin y adoptar las medidas necesarias para mitigarlos.
12. El supervisor debe asegurar que las garantas se encuentren vigentes por el
trmino previsto en el contrato, de ah la importancia de comunicar a las
compaas aseguradoras las suspensiones y reinicios de los contratos.
13. Antes de cualquier modificacin unilateral por parte de la entidad se deben agotar
todos los instrumentos y mecanismos que le permitan una solucin de comn
acuerdo.
14. Todo contrato estatal sin importar el rgimen legal bajo el cual se suscriba debe
tener un supervisor o interventor.
15. Todo requerimiento efectuado a un contratista debe ser por escrito e ir con copia a
la compaa aseguradora.
17. Los consorcios y uniones temporales deben constituir un RUT para cada contrato y
una vez liquidado deben cancelarlo.
18. Las adiciones deben estar soportadas el presupuesto y debe indicarse si afectan o
no la forma de pago pactada en el convenio inicial.
19. Se mantendr el equilibrio del contrato durante toda su ejecucin, por ello la
entidad reconocer y pagar los imprevistos en los contratos a los que haya lugar,
debidamente justificados. (Ver Circular N 73 del 4 de febrero de 2013 y N 221
del 18 de junio de 2013).
20. El supervisor y/o interventor del contrato verificar el cumplimiento del pago de la
Seguridad Social Integral, Parafiscales y ARL. (Ver Circular N 247 del 10 de julio
de 2013).
21. En los contratos de obra, una vez se firme el acta de recibo final de la obra, es
deber del supervisor y/o interventor, remitir copia del acta de recibo a la compaa
aseguradora, para que as pueda iniciar la vigencia de la pliza de estabilidad.
Adicionalmente, es deber del supervisor y/o interventor del contrato comunicar a
las aseguradoras sobre las modificaciones a las especificaciones tcnicas que se
hagan a travs de actas de modificacin de obra.
22. El supervisor del contrato deber hacer seguimiento a las actividades posteriores a
la liquidacin del contrato, como las de velar por la calidad, estabilidad y
mantenimiento del bien o servicio entregado durante el trmino de duracin de las
garantas, las condiciones de disposicin final o la recuperacin ambiental de las
obras o bienes.
23. De acuerdo con el artculo 37 del decreto 1510 de 2013, una vez vencidas los
trminos de las garantas de calidad, estabilidad y mantenimiento o las condiciones
de disposicin final o recuperacin ambiental de las obras o bienes, debe dejarse
constancia del cierre del expediente del proceso de contratacin.
24. Las comunicaciones que con ocasin a la ejecucin del contrato se realicen con el
contratista se harn por escrito y se dejar constancia de ello en el expediente del
contrato, an si aquella se realiza por medios electrnicos.
25. En aras de disminuir las controversias contractuales, las partes podrn pactar
mecanismos alternativos de solucin de conflictos.
1. La liquidacin finiquita la relacin entre las partes del negocio jurdico, por ende, no
puede con posterioridad demandarse reclamaciones que no se hicieron en ese
momento.
CAPITULO XI
NORMAS SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE LAS REGLAS DEL MODELO
ESTNDAR
El cumplimiento de las reglas del modelo estndar de control interno est relacionado
con los controles establecidos en el procedimiento. Para el proceso de Contratacin
Administrativa se tienen los comits de contratacin, las directivas permanentes y el
manual que definen requisitos mnimos, tiempos, responsables, al igual que las normas
que rigen el proceso contractual.
CAPITULO XII
UTILIZACIN DE HERRAMIENTAS ELECTRNICAS PARA LA GESTIN
CONTRACTUAL
realizar un control sobre las tareas y/o actividades que se deben realizar en las etapas
pre-contractual, contractual y pos-contractual.
CATALOGACIN
El estructurador del proceso contractual deber realizar la consulta de los artculos que
requiere para satisfacer su necesidad en el Sistema Integrado de Catalogacin de
Defensa, para obtener: datos de identificacin, de usuarios, de fabricantes y
comercializadores, de estandarizacin, de gestin del material, de estado/ cancelacin
del NIN, de caractersticas, de transporte y documentacin tcnica.
Finalmente, los canales virtuales para los clientes externos, usuarios y posibles
oferentes, encuentran comunicacin directa a travs de los correos electrnicos de
CAPITULO XIII
MECANISMOS DE PARTICIPACION CIUDADANA
Lnea del Honor, el cual es un medio en el que la ciudadana puede presentar quejas,
denuncias, inquietudes, peticiones entre otros aspectos relacionados con la actividad
contractual de la Institucin.
JU A PIN O BUENO
stro de lefen Nacional