Manual Excel PAD 2013
Manual Excel PAD 2013
Manual Excel PAD 2013
Contenido
1. Anlisis Estadstico de datos:
a. Uso de funciones estadsticas:
PROMEDIO, MAX, MIN, CONTAR, CONTARA, SUMAR.SI, CONTAR.SI,
SUMAR.SI.CONJUNTO, CONTAR.SI.CONJUNTO, FRECUENCIA, ESTIMACION.LINEAL,
TENDENCIA, JERARQUIA, PRONOSTICO, REPETIR, ALEATORIO, ALEATORIO.ENTRE
2. Anlisis Y si: (para clculos de costos, y de produccin)
a. Buscar Objetivo
b. Tabla de datos
c. Administrador de escenarios
i. Comparacin de mltiples resultados en cuadros de costos
ii. Creacin de cuadros de resultados para la toma de decisiones
3. Graficas o Diagramas para la planificacin y la toma de decisiones
a. Diagrama Spider
b. Grfica del Punto de Equilibrio
4. Calculo de Pronsticos
a. Clculo matemtico de pronsticos
b. Mtodo grfico con lneas de tendencia
c. Calculo de Pronsticos en accidentes de transito
5. Simulacin de negocios (en empresas de produccin y ventas; y empresas de servicio)
a. Uso de la funcin ALEATORIO para la simulacin de eventos
b. Creacin de cuadros de simulacin con las funciones Aleatorio y Pronostico
6. Anlisis de Encuestas para Estudio de Mercado
a. Tabla de frecuencias
b. Histogramas de frecuencias
7. Calculo de Planillas de Salarios
a. Clculos de tiempos de trabajo, horas extras y tardanzas
b. Uso de funciones condicionales anidadas
c. Obtencin de boletas de pago
8. Cuadro de Programas de Produccin
a. Calculo de tiempos de trabajo de maquinas
b. Graficas de la distribucin de cargas de trabajo de las maquinas
c. Graficas del avance de la produccin diaria y acumulada
9. Anlisis de las Ventas
Captulo 1
1. Usar Funciones avanzadas para calcular valores
Conociendo ya las funciones bsicas de Excel, como son:
Suma, Promedio, Max, Min, Contar, Contara, Entero, Redondear, Si, Y, O,
Buscarv, Buscarh, Subtotales, Indirecto.
Aqu una explicacin breve de otras funciones ms avanzadas como:
Sumar.si, Contar.si, K.esimo.mayor, K.esimo.menor, Redondear.mas, Redondear.menos,
Aleatorio, Esblanco, Esnumero, Estexto, Eserror, BdMax, Hoy, Ahora.
Funcin SUMAR.SI
Suma selectivamente las celdas que coinciden con el argumento criterio.
Sintaxis
SUMAR.SI(rango,criterio,rango a sumar)
Dnde:
Rango Es el rango de celdas que se desea evaluar.
Criterio Es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que
determina qu celdas se van a sumar. Por ejemplo, el argumento
criterio puede expresarse como 32; "32"; ">32"; "manzanas"; D4.
Rango a sumar Son las celdas que se van a sumar. Las celdas contenidas en
Rango a sumar se suman slo si las celdas correspondientes del
Rango coinciden con el Criterio. Si Rango a sumar se omite, se
suman las celdas contenidas en el argumento Rango.
Para calcular la valorizacin acumulada de las casas de cada propietario haga usted lo
siguiente:
Como hemos podido ver, esta funcin puede seleccionar en un rango cuales valores se
van a sumar, teniendo en cuenta una cierta condicin. Sin embargo, la funcin solo
puede evaluar una sola condicin de criterio:
Todas las casas que sean de un determinado propietario:
=SUMAR.SI(A4:A10,"Jorge",C4:C10)
La Funcin CONTAR.SI
Cuenta las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.
Sintaxis
CONTAR.SI(rango,criterio)
Rango Es el rango de celdas que se desea evaluar.
Criterio Es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que
determina qu celdas se van a contar. Por ejemplo, el argumento
criterio puede expresarse como 32; "32"; ">32"; "manzanas";D4.
La funcin CONTARSI cuenta el nmero de veces que aparece un valor en un rango
de celdas, por ejemplo:
Contar el nmero de celdas en el rango B4:B10 que contienen el texto "Sur".
=CONTAR.SI(B4:B10,"Sur ")
2. Frmulas Matriciales:
a. Cmo crear un total basndose en varias condiciones
Nota.- En Excel algunas frmulas pueden escribirse como frmulas matriciales. Para esto hay que
escribir la frmula y al finalizar hay que presionar la combinacin de teclas Ctrl+Shift+Enter, esto
hace que la formula se encierre entre llaves al momento de ingresar a la celda, quedando de
esta forma: {=formula}
La Funcin ALEATORIO
Genera un nmero completamente al azar entre 1
y 0.
Sintaxis
ALEATORIO()
Esta funcin carece de argumentos.
El siguiente ejemplo simula el lanzamiento de un
dado
=ENTERO(ALEATORIO()*6)+1
La funcin Aleatorio multiplicada por 6 generar un numero entre 0 y 5.9999. La funcin
Entero truncar la parte decimal de stos nmeros quedando as enteros del 0 al 5, y
al aumentarles 1 stos finalmente serian nmeros entre 1 y 6.
Escrita esta frmula, bastara con presionar la tecla de funcin [F9] para recalcular la
frmula y entonces ALEATORIO generar otro nmero al azar.
La Funcin HOY
Da como resultado la fecha del sistema.
Sintaxis
HOY()
Esta funcin carece de argumentos.
=HOY() dara como resultado: 07/06/2015
La Funcin AHORA
Da como resultado la fecha y hora del sistema.
Sintaxis
AHORA()
Esta funcin carece de argumentos.
=AHORA() dara como resultado: 07/06/2015 03:21
Esto es debido a que la funcin Suma ignora los datos tipo texto en el rango a sumar.
Ejemplo:
Se desea validar un cuadro para que en la columna Cantidad solo permita escribir
nmeros enteros y positivos. Entonces, cuando se trate de escribir en una celda una
cantidad como 7.3 que es un numero decimal, deber aparecer un mensaje de error
como el que se ve a la derecha, impidiendo ingresar este nmero.
A B
1 Personal Cantidad
2 Empleados 138
3 Vigilantes 11
4 Secretarias 24
5 Gerentes 8
6 Tcnicos 7.3
7 Supervisores
8 Vendedores
9
Nota.- Cuando se especifique el tipo de datos que se permiten, esto no afectar al formato. Para dar
formato a las celdas, como nmeros, fechas u horas, haga clic en el men Formato/Celdas y, a
continuacin, haga clic en la ficha Nmero. Seleccione el formato que desee en el cuadro
Categora y luego seleccione las opciones que desee.
Una frmula para un lmite puede evaluar los datos nicamente en la hoja de clculo en que se
hayan configurado las restricciones. Para utilizar en una frmula los datos de otra hoja de
clculo, o de otros libros, introduzca una referencia de celda para los datos externos en una
celda de la hoja de clculo activa o defina un nombre para los datos externos en la hoja de
clculo activa. La frmula puede hacer referencia a la celda o al nombre en la misma hoja de
clculo. Por ejemplo, si los datos que desea utilizar en una frmula estn en la celda A6 de la
primera hoja de clculo de un libro denominado Presupuesto.xls, puede definir el nombre
DatosVlidos en la hoja de clculo activa para que sea =[Presupuesto.xls]Hoja1!$A$6 y,
posteriormente, introducir una referencia =DatosVlidos cuando se especifiquen los lmites para
los datos.
Ejemplo1
1.- En una hoja de clculo escriba una lista de varios nombres de nios y sus
respectivas edades, tal como se muestra en la figura siguiente.
Observe que las edades de Laura y Miguel fueron escritas errneamente.
observe que irn desapareciendo los crculos rojos que encerraban a las edades
equivocadas.
Ejemplo2
En otro caso; suponga que se tiene un registro de ventas con la relacin de las facturas
emitidas en un mes y se desea verificar que los nmeros de factura no aparezcan
repetidos, en cuyo caso habra que analizar el motivo del error y corregirlo, ya sea
cambiando el nmero de la factura por el correcto, o eliminando el registro de la factura
por estar duplicada.
1.- En una hoja en blanco escriba los datos del Registro de Ventas que se muestra en
la imagen siguiente:
A B C
1 REGISTRO DE VENTAS
2
3 Fecha N Factura Monto
4 02-Oct 001-0124 S/. 1,306.00
5 02-Oct 001-0126 S/. 510.00 Esta factura debera ser la 001-0125
6 03-Oct 001-0126 S/. 1,364.00
7 03-Oct 001-0127 S/. 432.00
8 03-Oct 001-0128 S/. 935.00
9 03-Oct 001-0129 S/. 399.00 Esta factura se repite y deber eliminarse
10 03-Oct 001-0129 S/. 399.00
11 04-Oct 001-0130 S/. 220.00
12 04-Oct 001-0131 S/. 1,199.00
13 04-Oct 001-0132 S/. 778.00
14 05-Oct 001-0132 S/. 257.00 La factura de abajo debera ser la 001-0133
15 06-Oct 001-0134 S/. 384.00
16
2.- En este cuadro seleccionar todas las celdas con los nmeros de factura de la
columna B, y con el men Datos/Validacin se valida segn como se muestra en
la ventana de dialogo a continuacin:
La frmula =B4<>B5 verificar cuando dos celdas consecutivas se repitan.
A medida que se vayan corrigiendo los errores en los nmeros de las facturas, al igual
que en el ejemplo anterior, los crculos rojos tambin se irn desapareciendo.
A
1 3,473.50 Estilo millares #,##0.00
2 S/. 672.25 Estilo moneda S/. #,##0.00
3 13.7% Estilo porcentual 0.0%
4 (79.5) Negativos entre parntesis (0.00)
5 4-Jun Fechas con da y mes d-mmm
A
6 64.5 Kg Para pesos en kilogramos 0.0 Kg
7 37.4 C Grados centgrados 0.0C
8 000254 Para cdigos 000000
9 IGV 19% Texto y porcentaje IGV 0%
10 4 puntos Nmero y texto 0 puntos
Tenga en cuenta que en todos los ejemplos anteriores las celdas tienen datos
numricos y aunque el formato ha cambiado su apariencia, el contenido de ellas
sigue siendo numrico y puede operarse matemticamente en cualquier frmula.
Nota.- Cuando se crean formatos personalizados, estos formatos solo tendrn validez dentro del libro
en el cual se crearon.
Para poder crear formatos personalizados hay que seguir unas cuantas reglas, las
cuales pasamos a indicar a continuacin:
Nota.- El smbolo de arroba @ representa el contenido de la celda cuando este contenido es del tipo
texto.
Utilice cdigos de formato que describan cmo desea mostrar un nmero, una fecha u
hora, una moneda, porcentajes o notacin cientfica y un texto o espacio.
Ejemplo:
A un grupo de celdas con diferentes datos se le da el siguiente formato personalizado:
[AZUL]#,##0.00_) ; [ROJO](# ,##0.00) ; Sin Valor ; @ anulada
A
1 -8734.9 Nmero negativo
2 0 Cero
3 Factura Texto
4 6254.258 Nmero positivo
5 Boleta Texto
A
1 (8,734.90) Entre parntesis y color rojo
2 Sin Valor Cero cambia a Sin Valor
3 Factura anulada Se le agrega la palabra anulada
4 6,254.26 Redondea y de color azul
5 Boleta anulada Se le agrega la palabra anulada
Como se puede ver, cada celda adquiere el formato que le corresponde segn el
contenido que esta tenga.
Horas, minutos y segundos Para presentar horas, minutos y segundos, incluya en una
seccin los siguientes cdigos de formato.
# muestra nicamente los dgitos significativos y no muestra los ceros sin valor.
0 (cero) muestra los ceros sin valor si un nmero tiene menos dgitos que la
cantidad ceros en el formato.
? agrega los espacios de los ceros sin valor a cada lado del separador decimal,
para alinear los decimales con formato de fuente de ancho fijo, como Courier
New. Tambin puede utilizarse ? para las fracciones que tengan un nmero de
dgitos variable.
Separador de millares
Para ver una coma como separador de los millares o para ajustar la escala de un
nmero mediante un mltiplo de mil, incluya una coma en el formato de nmero.
Color
Para definir el color de una seccin del formato, escriba en la seccin el nombre de
uno de los siguientes ocho colores entre corchetes. El color debe ser el primer
elemento de la seccin.
Condiciones
Para definir los formatos de nmero que se aplicarn nicamente si coinciden con las
condiciones que se hayan especificado, encierre la condicin entre corchetes. La
condicin consta de un operador de comparacin y un valor. Por ejemplo, el siguiente
formato muestra los nmeros iguales o inferiores a 100 en color rojo y los nmeros
superiores a 100 en color azul.
[Rojo][<=100];[Azul][>100]
Agregar caracteres
Para ver texto y nmeros en una celda, encierre los caracteres de texto entre comillas
("") o ponga delante de un solo carcter una barra invertida (\). Incluya los caracteres
en la seccin correspondiente de los cdigos de formato. Por ejemplo, introduzca el
formato $ 0.00 "Exceso";-$ 0.00 "Defecto" para ver un importe negativo como "-$125.74
Defecto". El espacio y los siguientes caracteres se muestran sin comillas: $ - + / ( ) : ! ^
& ' (comilla simple izquierda) ' (comilla simple derecha) ~ { } = < >
Agregar espacio
Para crear un espacio con el ancho de un carcter en un formato de nmero, incluya un
subrayado _ seguido del carcter. Por ejemplo, si despus de un subrayado se cierra
un parntesis _) entonces los nmeros positivos se alinearn correctamente con los
nmeros negativos que estn entre parntesis.
Repetir caracteres
Para repetir el carcter siguiente en el
formato para llenar el ancho de la
columna, incluya un asterisco (*) en el
formato de nmero.
Por ejemplo, introduzca $*=#,##0.00 para
incluir suficientes signos = despus del
signo monetario para llenar una celda. El resultado sera: $=====2,716.25
1.- En el men Formato, haga clic en Celdas y haga clic en la ficha Nmero.
2.- En la lista Categora, haga clic en Personalizada.
3.- En la parte inferior del cuadro Tipo, haga clic en el formato personalizado que desee
eliminar.
4.- Haga clic en Eliminar.
Solamente pueden eliminarse los formatos personalizados. Microsoft Excel aplicar el
formato predeterminado (General) a todas las celdas del libro a las que se haya dado
formato mediante el formato personalizado que se ha eliminado.
Cuando se introduce una fecha en una celda, dicha fecha aparece en un formato de
fecha predeterminado o en un formato aplicado a la celda antes de introducir la fecha.
El formato de fecha predeterminado se basa en la configuracin de la ficha Fecha del
cuadro de dilogo Configuracin regional, al que se tiene acceso desde el Panel de
control de Windows. Si estos valores de fecha han cambiado, cualquier fecha existente
en los libros no formateados con el comando Formato de celdas tambin cambia.
Captulo 2
1. Buscar Objetivo
Cuando se desea obtener un resultado deseado en una formula y para ello es necesario
ajustar el valor de un dato que necesita la frmula para calcularse, entonces se puede
utilizar la opcin Buscar objetivo
En una hoja de clculo se desean calcular los costos y utilidades para el siguiente caso:
Se proyecta la fabricacin de 125 carteras. Si los gastos de materiales y mano de obra
son de 15 y 10 soles respectivamente, cul sera la utilidad obtenida si las carteras se
venden a un precio de 45 soles cada una.
Otros datos:
El 5% de la produccin sale defectuosa
Solo se logra vender el 90% de la produccin
Los vendedores ganan una comisin de S/.4 por cada cartera
Una vez obtenido los clculos, se desea incrementar las utilidades sin incrementar el
monto de la inversin. Para ello sera necesario aumentar el precio de venta, o en todo
caso reducir los costos de produccin o de ventas.
Si la meta es obtener una utilidad de 1000 soles, y para ello se decide cambiar el precio de
venta; entonces es cuando se puede utilizar la funcin buscar objetivo de Excel. Para ello
deber hacer lo siguiente:
1.- Seleccionar la celda D27 donde se encuentra el
clculo de la utilidad.
2.- En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de
datos, haga clic en Anlisis de Hiptesis y
despus en Buscar objetivo.
3.- En el cuadro Definir la celda, verifique que este
escrita la referencia de la celda que contenga
la frmula que desea resolver. (En el ejemplo
estar la celda D27)
4.- En el cuadro Con el valor, especifique el resultado que desee. (En el ejemplo sera -
1000)
5.- En el cuadro Cambiando la celda, indique la referencia de la celda que contenga el
valor que desee ajustar. (En el ejemplo sera la celda C21)
Si no se quiere cambiar el precio de venta, sino que se decide mejor reducir los costos
comprando el material a un precio ms barato, o cambiando el pago de la mano de obra,
entonces; vuelva a escribir 45 soles en el precio de venta y seleccionando la celda D27 de
la utilidad, llame al comando Buscar objetivo y elija como celda cambiante la del precio del
material (la celda C16), o la del costo de mano de obra (celda C17), En cuyo caso Excel
volver a obtener la utilidad de 100 soles pero en esta ocasin cambiando los valores del
costo de material o del pago de la mano de obra respectivamente.
3.- En la casilla Celda de entrada columna escribir: C16, que es la celda donde se
desea reemplazar los diferentes costos unitarios del material, y luego clic en
Aceptar.
Entonces aparecern los siguientes resultados en la tabla de sensibilidad:
Costo Unit. Materiales Utilidad % Rentab.
S/. 1,875.00 S/. 1,000.00 33%
S/. 15.00 S/. 1,875.00 S/. 1,000.00 33%
13.00 1,625.00 1,250.00 45%
12.00 1,500.00 1,375.00 51%
10.00 1,250.00 1,625.00 67%
2.- En la casilla Celda de entrada fila escribir: C21, que es la celda donde se desea
reemplazar los diferentes precios de venta de las carteras, y en la, Celda de entrada
columna escribir: C16, que es la celda donde se desea reemplazar los diferentes
costos unitarios del material; luego haga clic en Aceptar.
Entonces se tendrn los siguientes resultados en esta otra tabla de sensibilidad:
Para identificar claramente cules son las combinaciones de costo y precio de venta que
ms nos convienen podemos dar formato condicional a las diferentes utilidades. Para lo
cual haga usted lo siguiente:
1.- Seleccionar el rango B56:E59 y elija la ficha Inicio/Formato condicional/Resaltar
reglas de celda/Es mayor que
3. Administrar Escenarios
Los escenarios en Excel, son una forma de presentar en pantalla a travs de un solo
cuadro, varias combinaciones de datos y resultados, sin necesidad de tener mltiples
copias del mismo cuadro.
Para entender mejor esto, veamos en el anlisis de costos anterior como podramos
comparar los resultados para tres combinaciones de datos segn las siguientes opciones:
Opcin Optimista:
Compra de material a: 10 soles
Venta del producto a: 50 soles
2.- En la ventana de dialogo que aparece, hacer clic en el botn Agregar, escriba el
nombre del primer escenario y elija las celdas de datos cambiantes, y luego
Aceptar:
4.- Repita los pasos 2 y 3 para los otros dos escenarios: el de la Opcin Probable, y el
de la Opcin Optimista. Entonces se tendr lo siguiente en la ventana del
Administrador de Escenarios:
Entonces se insertar una nueva hoja de clculo en el libro actual, y all aparecer el
cuadro resumen siguiente:
En la hoja de clculo Escenarios del ejemplo anterior, crear los siguientes 3 escenarios:
En Lima:
Compra de material a: 14 soles
Mano de obra: 10 soles
% de impuesto IGV : 18%
Venta del producto a: 48 soles
8. Repita los mismos pasos anteriores para las tablas de Material, Mano de Obra y
Precio, poniendo como Celda de entrada columna las celdas C7, C8 y C12
respectivamente. Entonces se tendr lo siguiente en la pantalla:
Diagrama Spider
2000
1800 Precio
1600
Produccin
1400
1200
Utilidad
1000
Mano Obra
800
600 Material
400
200
0
-30% -20% -10% 0% 10% 20% 30%
Desvo
Como puede verse en el grfico, suponiendo que bajo las condiciones actuales de costos
se viene recaudando una utilidad de 1000 soles (punto 0% de desviacin), entonces se
puede afirmar que:
Un porcentaje de aumento en el Precio de venta del producto, producira mayor
utilidad que el mismo porcentaje de aumento en la Produccin. Por ejemplo
aumentar 10% al Precio de venta nos dara ms utilidades que aumentar 10% en
las unidades producidas.
Asimismo, un porcentaje en la disminucin de los gastos de Mano de Obra,
producira menos incremento en la utilidad que el mismo porcentaje de disminucin
en el costo del material. Esto es por ejemplo, reducir un 10% en el pago de Mano de
Obra, nos dara menos utilidad que reducir un 10% en la compra de materiales.
En B22: =D$3
En B23: =D$3
En C22: =B$6*A22+B22
En C23: =B$6*A23+B23
En D22: 0
En D23: =B$11*A23*0.8/(1+C$13)
En E24: 0
En E25: =(B19*B6)+GF
PUNTO DE EQUILIBRIO
Ingresos
Netos, 250,
S/. 22,689.08
S/. 5,651.26
GFijo +
G.Variable,
250, S/.
Soles
14,500.00
Utilidad, 200,
S/. 12,500.00
G.Fijo, 250,
S/. 4,500.00
Prod: 200 S/.
P.Eq: 89 S/. -
-
Unidades
10. Adicionalmente en las celdas I24:I27 se crear un grupo de datos que tambin se
adjuntar al grfico anterior. Las formulas en estas celdas son las siguientes:
En I25: =" Mat. y M.O.: "&B6
En I26: =" Precio Vta.: "&B11
En I27: =" U.Vendidas: "&C11
13. Aparecer una copia del rango seleccionado, tal como se ve a continuacin.
14. Seguidamente arrastre esta imagen y ubquela sobre el grafico del punto de
equilibrio, tal como se muestra en la siguiente figura, con lo cual se tendr as
terminada la grfica del punto de equilibrio.
15. Los valores de este grafico dependen de los datos del anlisis de costos calculados
en las celdas de la hoja de clculo. Entonces, si variamos los datos del anlisis de
costos, inmediatamente se podrn apreciar estos nuevos resultados en la grfica
del punto de equilibrio. Para realizar estos cambios ms cmodamente se podrn
agregar botones de formulario del tipo Control de nmero como se pueden
apreciar junto a algunas celdas del cuadro de costos.
Captulo 3
1. Lneas de Tendencia en los Grficos
a. Utilidad de las lneas de tendencia
Las lneas de tendencia se usan para mostrar grficamente las tendencias de los datos
y analizar los problemas de prediccin. Este anlisis tambin se denomina anlisis de
regresin. Mediante el uso del anlisis de regresin, puede representarse una lnea de
tendencia en un grfico ms all de los datos actuales para predecir los valores futuros.
Por ejemplo, en el siguiente grfico se utiliza una lnea de tendencia simple que
muestra la previsin para cuatro trimestres indicando una clara tendencia de aumento
en los ingresos.
Media mvil.- Tambin se puede crear una media mvil, que suaviza las fluctuaciones
en los datos y muestra la trama o tendencia con ms claridad.
No pueden agregarse lneas de tendencia a las series de datos en los grficos 3D,
radiales, circulares, de superficie o de anillos.
1.- En el grfico, haga clic en la serie de datos en la que desea agregar la lnea de
tendencia o la media mvil.
2.- En el Ficha Presentacin/Anlisis/Lnea de tendencia, elija la clase de lnea de
tendencia que desee o haga clic en la media mvil que desee.
Si se selecciona Polinomial, adicionalmente introduzca en el cuadro Orden el valor
potencial que corresponda.
Si se selecciona Media mvil, introduzca en el cuadro Perodo el nmero de
perodos que va a utilizarse para calcular la media mvil.
Ejemplo
Para analizar las proyecciones en un grfico de lneas; tambin puede agregar una
lnea de tendencia de la siguiente forma: una vez creado el grafico sealar con el
puntero del mouse la lnea y llamar al men contextual con un clic derecho del mouse,
luego elegir la opcin Agregar lnea de tendencia.
(Si se reemplaza x en la ecuacin por el nmero del mes se obtienen los pronsticos
de las ventas de esos meses.)
Si luego de tener la lnea de tendencia en el grfico, se ingresan los valores de venta
de los meses faltantes, la lnea de tendencia as como la ecuacin se ajustaran en el
grfico actualizndose a estos nuevos valores. Posteriormente se puede agregar
formato a los elementos del grfico, as como a la lnea de tendencia y a la ecuacin en
el grfico, tal como se ve en la figura.
Otras formas en las que se puede mostrar el mismo anlisis de ventas con la lnea de
tendencia se muestran a continuacin en los grficos siguientes:
En un grfico de Barras:
2. Anlisis de Regresin
Cuando se tengan datos o resultados histricos de ciertos eventos realizados, y se
desee conocer cules sern los resultados futuros para eventos semejantes, entonces;
se puede utilizar el mtodo grfico, o sino el mtodo matemtico para llegar a esos
resultados deseados de manera estimada.
Se pueden graficar los datos y luego agregar una lnea de tendencia.
Se pueden utilizar las funciones: Estimacion.Lineal, Pronostico, o Tendencia
1. Crear el siguiente cuadro de ventas para el ao 2009, e ingrese los datos de las
ventas en la columna B solo hasta el mes de Junio.
2. Seleccione el rango A3:B15 y cree el grafico de tipo Dispersin tal como se muestra
en la figura. Luego agregue una lnea de tendencia y muestre la ecuacin en el
grfico.
3. Teniendo la ecuacin de la lnea de tendencia, escriba en la celda C10 la frmula:
=657.1*A10+3033 y luego copie esta frmula para los dems meses.
4. Finalmente seleccione el rango C3:C15 y presione Ctrl+C, luego haga un clic dentro
del grfico y presione Ctrl+V. Entonces el grafico se ver como en la siguiente
figura.
d. La funcin PRONOSTICO
Calcula los valores futuros de Y para nuevos valores de X, basndose en valores
conocidos de Y, y valores conocidos de X.
Es probable que esta definicin de la funcin les haya parecido un trabalenguas, pero
la esta funcin calcula los mismos valores de Y que se obtuvieron con la ayuda de la
funcin Estimacion.Lineal. Para poder entender mejor lo que hace la funcin veamos lo
que sigue a continuacin:
x Es el nuevo valor de x.
y_conocido Es el rango de valores histricos ya conocidos de Y.
x_conocido Es el rango de valores histricos ya conocidos de X.
6. En la grfica hacer clic derecho en la lnea del Acumulado, y elegir la opcin Dar
formato a serie de datos, luego elegir la opcin Eje secundario, y Cerrar.
7. Seleccionada la lnea de Acumulado, elegir en la ficha Diseo/ Cambiar tipo de
grfico/ Columna/ Columna agrupada. Luego en la ficha Presentacin/Leyenda
elegir la opcin Mostrar leyenda en la parte inferior.
8. En la lnea Fallecidos hacer clic derecho/ Agregar lnea de tendencia/ Lineal. Estilo
de lnea/ Tipo de guin/ Guin.
9. Seleccionar la lnea Pronstico, y en la ficha Diseo/Cambiar tipo de grfico/
Dispersin/ Dispersin solo con marcadores.
10. En la leyenda seleccionar Lineal (fallecidos) y borrarlo con la tecla Suprimir.
11. Seleccionar la serie Acumulado y en la ficha Formato/Estilos de forma, hacer clic en
el botn Ms y elegir uno de los colores de la ltima fila Efecto intenso nfasis.
12. Clic derecho en el Eje Secundario, elegir Dar formato a eje, luego marcar la opcin
Mxima/Fija y escribir el valor 4500.
13. Clic derecho en el Eje Horizontal, elegir Dar formato a eje, luego marcar Mnima/Fija
y escribir el valor 39814, y en Mxima/Fija escribir el valor 40178.
350 4,000
3,500
Acumulado del ao
300
Fallecidos por Mes
3,000
250
2,500
200
2,000
150
1,500
100
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Captulo 4
1. Simulacin de Negocios
Si se tiene informacin histrica de los resultados de un negocio, y se desea saber
cmo nos podra ir en el futuro, entonces ya vimos que se puede recurrir a los anlisis
de regresin con las funciones ESTIMACION.LINEAL, PRONOSTICO y TENDENCIA.
Pero qu pasa si se quiere emprender un negocio y no se cuenta con informacin
histrica, pues nunca antes se haba realizado un negocio de esta clase, o al menos es
la primera vez que usted lo va a realizar, pero desea saber cmo nos podra ir, y cuanto
se podra ganar con l.
Entonces lo que se puede hacer es crear un modelo de simulacin de ese negocio.
Lograr que Excel simule que se est llevando a cabo la realizacin de ese negocio
simulando que vienen los clientes da a da, que a veces se vende ms y otros das
menos, que los precios varan en el mercado, y que los ingresos oscilan entre tal y cual
cantidad. Es decir llevar a cabo el negocio de manera virtual a travs de la
computadora para ver cmo nos podra ir, sin necesidad que hagamos realmente la
inversin del tiempo y del dinero.
De este modo y segn como se desenvuelva usted con este negocio en la pantalla,
podremos saber si este conviene llevarlo a cabo o no. Es algo as como el juego de
Monopolio que simula un negocio de Bienes Races, o los juegos de computadora que
simulan que usted esta piloteando un avin o est en una guerra con naves
extraterrestres, o los juegos de estrategia.
Para lograr esto con Excel, se va a recurrir a una funcin llamada ALEATORIO, la cual
se encargara de simular las diferentes situaciones que podran darse en los negocios,
creando valores al azar entre determinados lmites segn la clase de negocio que se
desea realizar. Por ejemplo, yo no s cuantos clientes podran venir a mi negocio en un
da, o cuantos productos saldrn defectuosos, o cual ser la variacin del precio da a
da; pero si se que estas cantidades oscilancada una entre un mnimo y un mximo
estimado. Entonces, que la funcin ALEATORIO genere estos nmeros al azar dentro
de esos mrgenes, y de este modo crearemos modelos de simulacin.
=ENTERO(ALEATORIO()*6)+1
Una vez calculada la tabla de sensibilidad, ingrese las formulas en las celdas C15, C16
y C17, como se muestra en la figura siguiente:
Y una vez terminado el modelo, por cada vez que presione la tecla [F9], Excel calcular
en la celda C17 las utilidades que obtendramos en los prximos meses.
Bastar con presionar la tecla [F9] para calcular una nueva simulacin cada vez.
Como podr apreciar al presionar varias la tecla [F9], el nmero de veces que los
resultados a fin de ao sales negativos es muy bajo comparado con el nmero de
veces en que el negocio es positivo. Esto quiere decir que si abrisemos un negocio de
Cabinas de Locutorio, la posibilidad de que nos vaya bien es mucho mayor de que no
vaya a ir mal, o sea que este negocio no es de mucho riesgo. Pero todo depende como
ya sabemos de cmo administramos el negocio.
Si no quisiramos que pase esto, porque ya no tiene sentido que se calculen los
pronsticos para aquellos meses en que se tienen los ingresos reales; entonces
desearamos que a medida que se vayan escribiendo los ingresos reales de cada
mes, simultneamente se vayan borrando los pronsticos de esos meses. Para
lograr esto hagamos lo siguiente:
5. En la celda C6 modifique la formula escribiendo lo siguiente:
=SI(B6=,PRONOSTICO(A6,B$4:B$15.A$4:A$15),)
6. Luego copiar esta frmula hasta el mes de diciembre.
Nota.- Lafuncin No DispoinibleND(), dar como respuesta el mensaje #N/A que es un mensaje de
error. En las versiones anteriores de Excel, hasta la versin 2007, esta funcin se escriba como
NOD(), pero en la versin 2010 su nombre fue cambiado por ND(). Sin embargo para aquellas
computadoras que tienen instalada la Revisin N2 de la versin 2010 de Excel, entonces ya
pueden volver a usar los antiguos nombres de las funciones de Excel.
14. Escriba los ingresos reales de los siguientes meses Mayo y Junio.
15. Haga un clic derecho en la lnea azul de los ingresos reales, y elija Agregar lnea
de tendencia, luego clic en Cerrar. y dele formato al grfico.
16. Seleccione el rango B4:B15 use la ficha Inicio/Formato condicional/ Conjunto de
iconos, y elija los iconos de flechas.
17. Vuelva a llamar a la ficha Inicio/Formato condicional/Barra de datos, y elija uno de
los colores de la lista de opciones que aparece.
Finalmente la hoja de clculo deber verse as:
1. En B5 escriba: =ALEATORIO.ENTRE(1,10)
2. En C5 escriba: =ALEATORIO.ENTRE(800,7000)
3. En D5 escriba:
=ELEGIR(ALEATORIO.ENTRE(1,7),"Toshiba","Lenovo","Vaio","HP","Acer","Dell","Ot
ras")
10. Seleccionar en la grfica la 1ra columna de la serie Ciclo, y presione Suprimir para
borrar esta serie.
14. Seleccionar las lneas de la segunda serie (Porcentajes) y haga un clic derecho/Dar
formato a serie de datos, y en la ventana que aparece seleccionar el botn de
opcin Eje secundario, y Cerrar
15. Seleccionada la serie porcentaje, y elegir la Ficha Diseo/Agregar elemento del
grafico / Etiqueta de datos/Encima.
16. Seleccionar las columnas y hacer un clic derecho/Dar formato a serie de datos, y en
la ventana buscar la opcin Ancho del intervalo y escribir 20%, luego clic en Cerrar.
17. Ficha Diseo/Seleccionar datos, en la ventana que aparece al lado derecho bajo la
opcin Etiquetas del eje horizontal haga un clic en el botn Editar, y al aparecer
otra ventana que solicita por un rango de rtulos del eje, seleccionar con el mouse
el rango F5:F14 (en la ventana se ver como: =Hoja1!$F$5:$F$14, y clic en
Aceptar, y Aceptar otra vez.
18. Seleccione las columnas rojas, y en la ficha Formato/Estilos de forma, haga clic en
el botn Ms de los botones Abc, Abc y elija uno de los colores de la ltima fila.
19. Luego seleccione la lnea verde con tringulos, y dele formato como se muestra a
continuacin:
Este Histograma por ciclos nos va a decir en que ciclo de estudios se encuentran los
clientes que nos compraran ms computadoras.
De forma similar siguiendo los mismos pasos del grafico anterior, crear un grfico de
Histograma por Precios, el cual deber quedar tal como se muestra a continuacin:
Terminado los clculos y grficos, y ordenada toda la hoja de clculo deber verse as:
Una vez que se realicen las encuestas reales en cada centro de estudios, bastara con
ingresar los resultados de estas en las columnas C,B y D, y automticamente se
calcularn las tablas de frecuencias y se graficarn los histogramas, y de este modo
podramos saber en cada universidad a que grupo de alumnos deberamos ofrecer
nuestras computadoras, y que precios y marcas deberamos ofrecer en la
demostracin. De esta manera nuestra campaa de ventas sera mucho ms exitosa.
La fbrica cuenta en una de sus secciones con 5 obreros cuyos horarios de trabajo
normal son desde las 8:00 am hasta las 5:00 pm, con una hora de descanso para
almorzar. La labor se realiza de lunes a sbado.
Las tarifas de pago del personal son las siguientes:
Pago de horas normales: S/. 5.30 la hora
Pago de horas extras: S/. 6.00 la hora
Descuento por tardanza: S/. 0.20 por minuto
Cada vez que el obrero ingresa a la fbrica debe marcar su hora de ingreso, y al salir
igualmente marca su hora de salida.
Con esta informacin, se desea calcular cunto gana cada obrero al final de la semana.
Para que sea ms sencillo ver como se calculan los pagos y descuentos del primer
obrero, veamos este croquis:
En el cuadro de planillas, se van a escribir las frmulas para calcular los pagos y
descuentos para el primer obrero, pero estas frmulas debern ser escritas de modo
que cuando se copien para el resto del personal, tambin calculen correctamente sus
pagos y descuentos.
Para los siguientes clculos que vamos a ver, no voy a escribir la formula final que
obtendra el clculo definitivo de cada columna de la planilla, sino que voy a ir
escribiendo poco a poco las operaciones que supuestamente se necesitan para cada
calculo, y as segn las respuestas obtenidas, corregir las formulas hasta obtener el
clculo final que se desea.
1. Calculo de las horas normales en F8:
Para este clculo habra que restar la hora oficial de salida (5:00 pm) menos la hora
de ingreso del trabajador (8:35 am):
De este modo ya se tendran calculados los pagos diarios de cada trabajador. Pero
los obreros no cobran todos los das, sino cada fin de semana, entonces; es
necesario calcular cunto cobrara cada obrero por semana, es decir hay que sumar
los pagos de los 6 das de lunes a sbado
Para lograr esto, no es necesario que se escriba ninguna frmula, pues esto se
puede obtener simplemente ordenando la planilla alfabticamente por obrero, y
luego utilizando el comando Subtotal que se encuentra en la ficha Datos de la cinta
de opciones de Excel.
8. Calculo del Pago Semanal de cada obrero:
Realizar los siguientes pasos:
Seleccionar la celda B7
FichaDatos/Subtotal
En la lista desplegable Para cada cambio en elegir la opcin Apellidos y
Nombres; y luego Aceptar.
En la hoja Boleta:
Cod D5
7. Programacin de la Produccin
RPA72
RPX90
WPA80 SPX34
Como la suma total de piezas producidas en F16 no alcanzan las 7000 que ha pedido
el cliente, entonces; se va a aumentar el tiempo de trabajo de la maquina WPA80 en el
da 8 de junio a fin de que la produccin llegue a 7000 piezas. Para lograr esto vamos a
utilizar la opcin Buscar Objetivo:
8. Seleccione la celda F16
9. Ficha Datos/Anlisis Y si/Buscar objetivo:
10. Ingrese los datos que se observan en la ventana anterior y luego clic en Aceptar.
La mquina WPA80 deber entonces trabajar el da 8 de junio hasta las 14:32 de la
tarde para cumplir con el pedido del cliente.
El cuadro de Produccin se ver entonces as:
A pesar que con este ajuste del tiempo de trabajo, ya se logr alcanzar la meta de la
produccin requerida, pero; la distribucin de la carga de trabajo diaria no es muy
uniforme que digamos: hay das que las maquinas producen mucho y otros que casi
producen poco. En la columna de Produccin esta diferencia entre lo que se produce
un da u otro da no es muy notoria, es decir no se aprecia muy bien cuanto ms se
produce en un da respecto a los dems. Si se tuviera un grfico de estos valores de la
produccin entonces si se podra apreciar cuan diferente es la cantidad que se produce
cada da.
A continuacin, vamos a crear un grfico (o mejor dicho un pseudo grfico) que nos
permita darnos cuenta que tan bien estamos distribuyendo la carga de trabajo entre las
maquinas da a da.
Efectivamente; ahora nos damos cuenta que hay das que se trabaja casi 5 veces lo
que en otro da. Lo cual no es nada recomendable, pues una mquina que se esfuerza
mucho tiene ms posibilidades que empiece a fallar o a malograrse ms prontamente.
La carga de trabajo entonces debera haberse distribuido ms uniformemente durante
estos 15 das.
Finalmente Aceptar.
Entonces al ver los colores de las barra en cada da, nos damos cuenta que todo el
trabajo lo estamos cargando a una sola maquina, la RPX90 de color rojo. La mquina
verde SPX34 solo trabaja un da, la azul WPA80 aparece en tres das solamente, y la
maquina RPA72 naranja no se la ve en ningn dia de trabajo. Entonces; ya viendo lo
que ocurre, vamos a hacer una reprogramacin de las cargas de trabajo para la
produccin de las piezas de plstico que necesitamos:
20. Seleccione la celda B15 y elija en la lista de validacin la maquina naranja RPA72.
21. Seleccione la celda B8 y tambin elija la maquina RPA72.
22. En la celda B11 elija la maquina SPX34.
Una empresa distribuidora tiene el reporte de sus ventas diarias durante los 9 primeros
meses del ao en un cuadro ubicado en A3:L500, y quiere obtener un cuadro resumen
de sus ventas mensuales por cada uno de los productos vendidos, y adems analizar
grficamente los resultados de estas ventas.
En la columna A se encuentran los nombres de las marcas de los productos vendidos.
En la columna B estn las fechas de venta. Y en la columna C la cantidad vendida en
miles de paquetes. El resto de las columnas de la D a la L con ttulos de Ene a Set se
encuentran vacas.
1. Saque una copia del rango N3:W8 en Y3:AH8, y luego borre el contenido del rango
Z4:AH8.
En este grafico como los meses estn en el eje horizontal es fcil ver que el mes de
mayor venta fue el mes de Setiembre. Pero si se quisiera saber cul fue el producto de
mayor venta entonces habra que tener en el eje horizontal a los productos. Esto se
logra de la siguiente manera:
4. Seleccionar el grafico.
5. Ficha Diseo/Cambiar entre filas y columnas
Ahora se puede apreciar que Familia y Suave no son los de mayor venta, pero an no
se sabe cul es el producto ms vendido. La pelea estara entre Huggies, Scott y
Kotex, y para averiguarlo hay que hacer lo siguiente:
6. Seleccionar el grafico
7. Ficha Diseo/Cambiar tipo de grfico
8. Elegir el grafico de Cilindros apilados, y Aceptar
11. Para obtener los totales, seleccione el rango O25:X30 y haga un click en el botn
de Autosuma
Una tienda comercial que vende artculos con tarjeta de crdito desea llevar el control
de las deudas de los clientes que se atrasan en el pago de sus cuotas, cuyas fechas de
vencimiento se encuentran en la columna C.
Todos los clientes de esta lista tienen dos deudas contradas con la empresa comercial,
una de las deudas esta en moneda nacional (nuevos soles) y la otra en moneda
extranjera (dlares), y tienen un atraso en sus pagos de 0 a 10 das como mximo.
Nuestra labor consiste en llamar a estos clientes y hacerles recordar que deben venir a
hacer efectivo sus pagos cuyos montos ya debemos tener calculados con los intereses
del mes y la mora por los das de atraso.
En la hoja Contratos se puede apreciar la lista de estos clientes y el estado de sus
cuentas vencidas.
En la Hoja Tablas se tiene una tabla con los tipos de cambio del dlar de los ltimos
diez das, y otra tabla con las tasas de inters mensual segn el monto de las deudas
de los clientes, y las tasas de inters moratorio por cada da de atraso en los pagos.
Para calcular el Cuadro Resumen por Das de Atraso, previamente hay que dar
nombre de rango a las columnas del cuadro de Cuentas Vencidas:
1. Seleccionar todo el cuadro de Estado de Cuentas Vencidas (puede usar Ctrl + *)
2. Ficha Formulas/Crear desde la seleccin
3. Desactivar la casilla Columna izquierda. Solamente debe quedar activada la casilla
Fila superior.
4. Clic en el botn Aceptar.
Si adems del monto de la deuda en soles de los clientes, tambin se quisiera obtener
el clculo de la deuda en Dlares, y tambin la suma total de ambas deudas, y as
todas las dems columnas del cuadro de Cuentas Vencidas, entonces; habra que
crear un cuadro resumen por das de atraso con 7 columnas para cada uno de los
rubros a calcular.
Pero eso no ser necesario, si es que realizamos lo siguiente:
Validar la celda D3 para que muestre los rubros del cuadro de deudas:
Para obtener el Cuadro Resumen por Distritos, que se muestra en la siguiente figura;
se va a crear una tabla dinmica tomando como base los datos del cuadro de Cuentas
Vencidas:
a) Suma del Monto en Soles del distrito de Surco, con ms de 3 das de atraso.
Captulo 5
1. La Herramienta Solver de Excel
b. La herramienta Solver
Solver es una herramienta para resolver y optimizar ecuaciones mediante el uso de
mtodos numricos.
Solver se puede utilizar para optimizar funciones de una o ms variables, sin o con
restricciones. Microsoft Excel Solver utiliza diversos mtodos de solucin, dependiendo
de las opciones que se seleccionen:
Para los problemas de programacin lineal, Solver utiliza el Mtodo Simplex.
Para problemas lineales enteros, utiliza Branch and Bound.
Para problemas no lineales, utiliza el Cdigo de Optimizacin no lineal
(GRG2).
Con Solver, se puede buscar el valor ptimo para una celda, denominada celda
objetivo, en donde se escribe la frmula de la funcin objetivo: f(x1 , x2 , ..., xn ).
Solver cambia los valores de un grupo de celdas, denominadas celdas cambiantes, y
que estan relacionadas, directa o indirectamente, con la frmula de la celda objetivo.
En estas celdas se encuentran los valores de las variables de decisin: x1, x2, ..., xn.
Los modelos ms realistas tienen factores de restriccin que es necesario aplicar a
ciertos valores.
Estas restricciones se pueden aplicar a las celdas de las variables de decisin (celdas
cambiantes) o a cualquier otra celda que tenga una funcin (frmula) de estas celdas.
Se puede agregar restricciones a Solver, escribiendo una frmula gj(x1 , x2 , ..., xn ) en
una celda, y especificando que la celda deber ser mayor o igual, igual, o menor o igual
que otra celda que contiene la constante bj.
Tambin, si fuese el caso, se puede especificar que los valores sean enteros, para
evitar resultados absurdos en algunos problemas.
Maximizar Ganancias:
6. Para definir las restricciones haga clic en el botn Agregar, y en las casillas
seleccione las celdas que desea relacionar, as como el tipo de relacin entre ella;
luego haga clic en Aceptar. Repita este paso para cada restriccin que se desee
definir.
7. Una vez definida todas las restricciones haga clic en el botn Resolver, y en la
siguiente ventana haga clic en Aceptar.
Minimizar Gastos:
Una escuela prepara una excursin para 400 alumnos. La empresa de transporte tiene
8 mnibus pequeos de 40 asientos y 10 mnibus grandes de 50 asientos, pero solo
dispone de 9 choferes. El alquiler de un mnibus pequeo cuesta 60 soles y el de uno
grande 80 soles.
Calcular cuntos mnibus de cada tipo hay que contratar para que la excursin resulte
lo ms econmica posible para la escuela.
6. Para definir las restricciones haga clic en el botn Agregar, y en las casillas
seleccione las celdas que desea relacionar, as como el tipo de relacin entre ellas;
luego haga clic en Aceptar. Repita este paso para cada restriccin que se desee
definir.
7. Cuando se haga tenga una restriccin de solo nmeros enteros en las respuestas,
entonces ser necesario ingresar al botn Opciones del lado derecho de la
ventana, y all desactivar la casilla Omitir restricciones de enteros y luego
Aceptar. De no hacerlo as las respuestas que nos de Solver podran salir con
decimales.
8. Una vez definida todas las restricciones haga clic en el botn Resolver, y en la
siguiente ventana haga clic en Aceptar.
g. Problemas No Lineales
1. Ingrese los datos que se dan en el problema para los costos por m2 del suelo,
muros y techo: en las celdas C9, D9, y E9.
2. En C12, D12 y E12 escriba 1 como valor inicial para cada dimensin.
3. Escriba la frmula de la funcin objetivo la cual se desea minimizar. Esta frmula es
la suma de las superficies del suelo, muros y techo, por sus respectivos costos por
m2.
En C15: C12*D12*C9+2*C12*E12*D9+2*D12*E12*D9+C12*D12*E9
4. Luego escriba las frmulas para las restricciones:
El largo es el doble del ancho:
En B18: =D12 y en D18 escribir =2*C12
El almacn debe tener un volumen total de 1500 m3.
En B19: =C12*D12*E12 y en D19 escribir 1500
5. Una vez escritos los datos y formulas en las celdas de Excel, usaremos la
herramienta Solver:
Elija la ficha Datos/ Solver, y en la ventana que aparece ingresar los datos tal como
se muestra a continuacin:
7. En las celdas C12, D12 y E12 aparecern las dimensiones optimas del almacn con
lo cual se obtendra el mnimo costo de construccin, cuyo monto aparecer
calculado en la celda C15 (42,859.83 soles).
Luego de hacer clic en el botn Resolver, Solver habr encontrado la siguiente solucin:
ANEXOS
Teclas de Funcin en Microsoft Excel