Diseno de Una Estructura Drogueria San Juan de Dios Cali Posada 2014
Diseno de Una Estructura Drogueria San Juan de Dios Cali Posada 2014
Diseno de Una Estructura Drogueria San Juan de Dios Cali Posada 2014
SANTIAGO DE CALI
2014
DISENO DE UNA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL APLICADA A LA
DROGUERIA SAN JUAN DE DIOS UBICADA EN LA CIUDAD DE CALI
Director.
SANTIAGO DE CALI
2014
CONTENIDO
Pág.
1. JUSTIFICACIÓN .......................................................................................................................7
3. OBJETIVOS ............................................................................................................................ 12
3.1 OBJETIVO GENERAL................................................................................................... 12
3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS ........................................................................................ 12
5. METODOLOGIA ..................................................................................................................... 25
5.1 TIPO DE ESTUDIO ........................................................................................................ 25
5.2 MÉTODO DE INVESTIGACIÓN .................................................................................. 25
5.3 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN ............................................. 26
5.4 FUENTES DE INFORMACIÓN .................................................................................... 26
6. RESULTADOS ............................................................................................................................. 27
6.1 DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL DEL PROCESO DE PROCESOS
Y FUNCIONES ........................................................................................................................... 27
6.1.1 Direccionamiento estratégico ............................................................................... 27
6.1.2 Misión de la droguería ........................................................................................... 27
6.1.3 Visión de la droguería ............................................................................................ 27
6.1.4 Valores ..................................................................................................................... 27
6.1.5 Procesos administrativos ...................................................................................... 28
6.1.6 Organigrama de la droguería ............................................................................... 28
6.1.7 Procesos y procedimientos de compra de la droguería ................................... 30
6.1.8 Diagrama proceso de compra .............................................................................. 30
6.1.9 Infraestructura física de la Farmacia / Droguería .............................................. 33
6.1.10 Procesos del servicio farmacéutico ..................................................................... 39
6.1.11 Funciones del personal ......................................................................................... 40
7. CONCLUSIONES................................................................................................................... 48
8. RECOMENDACIONES ......................................................................................................... 50
BIBLIOGRAFÍA .............................................................................................................................. 52
LISTA DE TABLAS
Pág.
Pág.
7
gestión del mercado, considerando que cada producto y cada región se comporta
de manera diferente.
1
ZACCAGNINO Nelson fusiones y cultura organizacional: el caso HP-COMPAQ. Seminario de tesis.
Organizacion empresaria. Setiembre de 2005
2
AGENCIA EFE. Citado por: RRP. Agencia de Noticas Perú. Publicado 7 de Julio de 2013. [En línea]
Disponible en: http://www.rpp.com.pe/2013-07-12-microsoft-anuncia-remodelacion-integral-de-su-
estructura-organizativa-noticia_612574.html [Consultado 15 de mayo de 2014]g
8
cargos, permite dar claridad a las funciones de cada persona respecto a las
estrategias.
9
2. APROXIMACION AL PROBLEMA
La Droguería San Juan de Dios ha ido creciendo a través del tiempo sin embargo
no tiene una estructura formal, plenamente documentada, las funciones,
actividades y procesos han sido distribuidos bajo la conveniencia de los
empleados o la situación, por instrucción directa el administrador o propietario. Ha
tomado como base algunas normas legales que regulan a las farmacias y
droguerías en Colombia, pero no se ha documentado ningún procedimiento o
proceso o funciones de cargos. En tal sentido, se ha creado dentro de la droguería
una cultura que obedece a una estructura informal, donde existe un exceso de
instrucciones verbales, una incorrecta distribución de funciones y
responsabilidades, al igual que una deficiente comunicación y autoridad.
10
Proponer un manual de funciones y procesos no solo se justifica porque así lo
establece la norma colombiana; Ley 2200 de 2005 y la Resolución 1403 de 2007.
Sino porque estos documentos son claves para mejorar la atención a los clientes,
gracias a ellos se podrá llevar un control sobre los procedimientos y actividades en
las que se manipulan medicamentos y productos de uso personal, garantizando
las normas de higiene y salubridad, además se enfocan en orientar al cliente
durante la compra para que este pueda realizar un consumo razonable del
medicamento conforme lo expresan los profesionales de la salud. Mejorando el
desempeño en los procesos internos aporta para que la empresa pueda tener
mejores resultados en el mercado, procesos estandarizados contribuyen a
reducir costos y pérdidas de mercancías por mala manipulación.
11
3. OBJETIVOS
Definir las áreas funcionales de la droguería con los respectivos cargos que
se encuentran en cada área.
12
4. MARCO DE REFERENCIA
3
ALVAREZ MEDINA María Lourdes. Historia del Pensamiento Administrativo. Edición en Español.
Editorial Pearson Educación. México. 2005. P.179
4
HALL H Richard, Organizaciones, estructura y proceso, Editorial Pretince/Hall Internacional 1977,
P. 52
13
estructura organizacional, definida como la forma en la cual se ordena
formalmente las unidades de organización para lograr de mejor manera
los propósitos institucionales clave, como son la visión, la misión, una
cultura propia, los objetivos y las estrategias. Aparece entonces la
denominada Organización Formal”5.
Estructura Lineal
5
BETANCOUR Benjamín, MORRIS Edison G. Diseño Organizacional, la estructura, Editorial, MBA
ediciones 2000, P. 3.
6
LOPEZ Vargas Memphis; Administración, principios organizacionales y gestión empresarial,
Editorial Pretextos Grupo Editorial, Universidad Autónoma de Colombia, 2003
14
Estructura línea-accesoria (línea staff)
Estructura por Divisiones
Estructura Matricial
Estructura por unidades estratégicas de negocios
Estructura adhocratica
7
BETANCOUR Benjamín, MORRIS Edison G. Diseño Organizacional, la estructura, Editorial, MBA
ediciones 2000.
15
asignación de responsabilidades, etc., no es más que un modelo de
representación simplificado de la estructura organizacional formal. No obstante es
de gran utilidad para lograr una rápida visualización de algunos aspectos formales
sumamente importantes.
16
es decir, la estructura se caracteriza por su regularidad. Estas actividades
constituyen lo que puede denominarse procesos organizacionales. 8
De acuerdo a autores como Gibson, Ivancevich & Donnely, son cuatro las
decisiones clave de la dirección de una organización que definen su estructura.
Estas se relacionan con:
8
DONNELLY, 1.,GIBSON, J. & IVANCEVICH. La Nueva Dirección de Empresas: De la Teoría a la
Práctica. Colombia: Editorial McGraw Hill. 1998.
9
REPÚBLICA DE COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA. Decreto 2200
de 2005.Por el cual se reglamenta el servicio farmacéutico y se dictan otras disposiciones
10
REPÚBLICA DE COLOMBIA. Ministerio de la Protección Socia. Resolución 1403 de 2007.
Por la cual se determina el Modelo de Gestión del Servicio Farmacéutico, se adopta el Manual de
Condiciones Esenciales y Procedimientos y se dictan otras disposiciones.
17
El Decreto 2200 de 2005, también establece lineamientos que afectan las
operaciones internas, como la gestión de inventarios. Entre los procesos sobre el
manejo de los medicamentos que el decreto reconoce figuran:
18
1403 de 2007 del Ministerio de la Protección Social, por la cual se establece el
Manual de Gestión del Servicio Farmacéutico.
19
a) Contar con una sección especial e independiente, que ofrezca la
privacidad y comodidad para el administrador y el paciente, que cuente con
un lavamanos en el mismo sitio o en sitio cercano.
b) Tener una camilla, escalerilla y mesa auxiliar.
c) Contar con jeringas desechables, recipiente algodonero y cubetas.
d) Tener toallas desechables.
e) Contar con los demás materiales y dotación necesaria para el
procedimiento de inyectología.
11
REPÚBLICA DE COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA. Decreto 2200
de 2005.Por el cual se reglamenta el servicio farmacéutico y se dictan otras disposiciones
12
REPÚBLICA DE COLOMBIA. Ministerio de la Protección Socia. Resolución 1403 de 2007.
Por la cual se determina el Modelo de Gestión del Servicio Farmacéutico, se adopta el Manual de
Condiciones Esenciales y Procedimientos y se dictan otras disposiciones.
20
4.3 MARCO CONCEPTUAL
21
interesado, sin que se presenten retrasos que pongan en riesgo la salud y/o la
vida del paciente. También garantizará el ofrecimiento inmediato de la información
requerida por los otros servicios, usuarios, beneficiarios y destinatarios. Contará
con mecanismos para determinar permanentemente la demanda insatisfecha de
servicios y corregir rápidamente las desviaciones que se detecten. La entidad de
la que forma parte el servicio farmacéutico garantizará los recursos necesarios
para que se cumpla este principio.
22
Prevención. Prever factores de riesgo derivados del uso inadecuado de
medicamentos y dispositivos médicos, así como los problemas relacionados con
su uso.
23
la organización y del Estado, así como, el Sistema de Gestión de la Calidad de los
Procesos, Procedimientos y Servicios Ofrecidos.
24
5. METODOLOGIA
Este trabajo de grado se hará haciendo uso del estudio descriptivo que permite
describir los problemas de la Droguería, en cuanto a la configuración de las áreas,
cargos, procesos, procedimientos, actividades, líneas de comunicación y mando.
El estudio se realizará entre los meses de abril a mayo de 2014, para esto se
usarán técnicas de recolección de datos como observación participante,
entrevistas, y recopilación documental.
13
DEFINICION .DE. Método inductivo. [En línea] Disponible en: http://definicion.de/metodo-
inductivo/ [Consultado el 15 de Enero de 2014]
25
5.3 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
26
6. RESULTADOS
“Drogueria San Juan de Dios en 10 años, quiere ser reconocida como empresa
competitiva, que se caracteriza por un excelente servicio, despachando
medicamentos de buena calidad”
6.1.4 Valores
Drogueria San Juan de Dios se caracterizar por contar con personas que trabajan
con cualidades morales y culturales como: honestidad, responsabilidad,
cumplimiento, etc.
Principios. Los criterios que orientan las actividades de Drogueria San Juan de
Dios se centran en ofrecer servicios humanos, seguro, oportuno, de fácil acceso a
la población, eficiente, brindando productos y servicios de buena calidad.
27
6.1.5 Procesos administrativos
Gestión de personal
Gestión financiera
Gestión de mercadeo y ventas.
28
contrata por prestación de servicios y solo tiene como responsabilidad la
elaboración de estados financieros y la liquidación de los impuestos.
29
6.1.7 Procesos y procedimientos de compra de la droguería
La Droguería cuenta con varios procesos, los que pueden dividir en dos grandes
grupos, los operativos que tienen que ver directamente con la dispensación de
medicamentos y los administrativos que son aquellos que no tienen relación
directa con la atención al cliente. En la gráfica 1 (Ver página 19) se ilustran todos
los procesos que se realizan en la droguería.
14
REPÚBLICA DE COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA. Decreto 2200
de 2005.Por el cual se reglamenta el servicio farmacéutico y se dictan otras disposiciones
15
REPÚBLICA DE COLOMBIA. Ministerio de la Protección Socia. Resolución 1403 de 2007.
Por la cual se determina el Modelo de Gestión del Servicio Farmacéutico, se adopta el Manual de
Condiciones Esenciales y Procedimientos y se dictan otras disposiciones.
30
Simbología16
16
MERCADO, SALVADOR. Administración aplicada a la teoría y práctica. Pág. 365
31
Diagrama de procesos de compra
32
6.1.9 Infraestructura física de la Farmacia / Droguería
6.1.9.1 Áreas
La Farmacia Droguería dispondrá básicamente de las siguientes áreas:
33
i. Área de cuarentena de medicamentos, en ella también se podrán
almacenar de manera transitoria los productos retirados del mercado.
j. Área para manejo y disposición de residuos, de acuerdo con la
normatividad vigente.
Deberá contar con unidad sanitaria, por sexo, en proporción de una por cada
quince (15) personas que laboren en el sitio. En éste caso se cuenta con un baño
completamente sellado, con todas las condiciones higiénicas del caso.
La droguería cuenta con una distribución de las áreas acorde a las disposiciones
que establece la ley. En la siguiente gráfica se muestra la forma como se
organizan las áreas en la droguería.
34
En el momento la droguería no ofrece servicicos de inyectorlogia, para poder
ofrecer servicios de inyectología la droguería tendría que cumplir las condiciones
siguientes:
Horario de la droguería
35
Lunes a sábado: 6:00 AM a 6: 00 (24 HORAS)
36
2. Prevención. Prevenir factores de riesgo derivados del uso inadecuado de
medicamentos y dispositivos médicos, así como los problemas relacionados
con su uso.
37
c) Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos.
e) Dispensación de medicamentos.
17
REPUBLICA DE COLOMBIA. Ministerio de la Protección Social. Decreto 2200 de 2005.
38
6.1.10 Procesos del servicio farmacéutico
Selección
Adquisición
Recepción y almacenamiento
Distribución y dispensación de medicamentos y dispositivos médicos
Participación en grupos interdisciplinarios, información y educación al
paciente y la comunidad sobre uso adecuado de medicamentos y
dispositivos médicos
Destrucción o desnaturalización de medicamentos y dispositivos médicos.
La droguería San Juan de Dios como se cataloga como baja complejidad, la cual
se caracteriza porque está en la capacidad de realizar los siguientes procesos.
39
d) Distribución de medicamentos y dispositivos médicos. Esto aplica para la
venta corporativa cuando se vende a instituciones, que se realiza la distribución en
las instalaciones de cada cliente.
Administrador
Regente de farmacia
Auxiliar de farmacia
Contador Público.
Cada uno de estos cargos tienen un contacto directo con los inventarios, a
excepción del contador público que es el responsable de auditar las mercancias
existentes, contabilizar en cantidades y en dinero las existencias.
Funciones por cargos:
40
Funciones del cargo de administrador.
Contador Público
Auxiliar de farmacia
41
CARGO JEFE INMEDIATO CARGOS A
COORDINAR
ADMINISTRADOR
Propietario Regente de farmacia
Contador Público
Auxiliar de farmacia
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES D S M O
Establecer una política de compras X
Seleccionar a los proveedores X
Programar la compras X
Registrar los ingresos de mercancía comprada X
Descargar del sistema contable de devoluciones, perdidas y
X
deterioros
Realizar el conteo físico de existencias X
Revisar y auditar las diferencias encontradas entre el conteo
X
físico y el contable
Gestionar la manipulación de productos vencidos,
X
deteriorados o alterados.
Tomar decisiones cuando el gerente no se encuentre X
Autorizar compras cuando el gerente no se encuentre
Las demás que designe el propietario. X
Nota. D= Diarias S=Semanal M= Mensual O= Ocasional
42
Perfil del administrador
Características
Prototipo Edad: 20-45 años
Género: Indiferente.
Requisitos propios del cargo Ser regente de farmacia con experiencia en el
administración de farmacias o droguerías.
Formación académica Regente de farmacia
Tecnólogo químico especializado en farmacia
Diplomado en administración, mercado o ventas.
Experiencia 2. Año mínimo
Habilidades Planificación y organización
Seguridad de gestión
Control de procedimientos
Orientación a la acción
Asertividad
Iniciativa
Auto confianza
Sociabilidad
Fuente. Elaboración propia.
43
Responsabilidades y funciones del regente de farmacia
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES D S M O
Atender al paciente o cliente X
Revisar las formulaciones médicas X
Asesorar al paciente en el consumo del medicamento X
Despachar el medicamento X
Registrar la venta en el sistema contable. X
Informar cambios en los inventarios X
Registrar casos adversos reportados en la droguería X
Asesorar al administrador en la compra de mercancía X
Colaborar en los conteos físicos de productos. X
Informar sobre productos vencidos, deteriorados o alterados.
Las demás que designe el propietario. X
Nota. D= Diarias S=Semanal M= Mensual O= Ocasional
Características
Prototipo Edad: 20-45 años
Género: Indiferente.
Requisitos propios del cargo Conocimiento en ventas y servicio al cliente
Formación académica Regente de farmacia
Tecnólogo químico especializado en farmacia
Experiencia Dos (2) Años mínimo
Habilidades Planificación y organización
Seguridad de gestión
Control de procedimientos
Orientación a la acción
Asertividad
Iniciativa
Auto confianza
Sociabilidad
Fuente. Elaboración propia.
44
Tabla 8: Identificación del cargo auxiliar de farmacia.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES D S M O
Atender al paciente o cliente X
Despachar ventas de productos cosméticos y aseo personal X
Despachar productos cosméticos y aseo personal X
Registrar la venta en el sistema contable. X
Informar cambios en los inventarios X
Asesorar al administrador en la compra de mercancía X
Colaborar en los conteos físicos de productos. X
Informar sobre productos vencidos, deteriorados o alterados.
Mantener limpias y organizadas las áreas de la droguería.
Las demás que designe el propietario. X
Nota. D= Diarias S=Semanal M= Mensual O= Ocasional
45
Perfil del auxiliar de farmacia
Características
Prototipo Edad: 20-45 años
Género: Indiferente.
Requisitos propios del cargo Experiencia en atención al público.
Formación académica Estudiante de regencia de farmacia
Experiencia Un (1) Año mínimo
Habilidades Planificación y organización
Seguridad de gestión
Control de procedimientos
Orientación a la acción
Asertividad
Iniciativa
Auto confianza
Sociabilidad
Fuente. Elaboración propia.
46
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES D S M O
Atender al paciente o cliente X
Despachar ventas de productos cosméticos y aseo personal X
Despachar productos cosméticos y aseo personal X
Registrar la venta en el sistema contable. X
Informar cambios en los inventarios X
Asesorar al administrador en la compra de mercancía X
Colaborar en los conteos físicos de productos. X
Informar sobre productos vencidos, deteriorados o alterados.
Mantener limpias y organizadas las áreas de la droguería.
Las demás que designe el propietario. X
Nota. D= Diarias S=Semanal M= Mensual O= Ocasional
Características
Prototipo Edad: 20-45 años
Género: Indiferente.
Requisitos propios del cargo Experiencia en atención al público.
Formación académica Estudiante de regencia de farmacia
Experiencia Un (1) Año mínimo
Habilidades Planificación y organización
Seguridad de gestión
Control de procedimientos
Orientación a la acción
Asertividad
Iniciativa
Auto confianza
Sociabilidad
Fuente. Elaboración propia.
47
7. CONCLUSIONES
48
productos perdidos. Respecto a los indicadores propuestos para medir las
mejoras se recomendó establecer una cuantificación de los procesos diagnósticos
y los formalizados y documentados.
49
8. RECOMENDACIONES
50
También es importante tener un concepto claro de estructura
organizacional, para que las organizaciones adquieran el grado de
formalidad y estén encaminadas a la consecución de un mismo objetivo.
Es importante que se diseñe un modelo bien sea este o uno mas ampliado
para todas las droguerías y/o farmacias, para que estas tengan un estándar
o patrón de trabajo.
51
BIBLIOGRAFÍA
52