Carnés Universitarios

Gestión de proyectos
CAT. Juan Jose Lira Prera
Facultad de Ingeniería

Santiago González, 15251

Jorge Rodríguez, 15178
Erick Rios, 15144
Jose Franco, 15579
Carlos Brolo, 14206
Kenneth Catún, 15621
Diego Morataya, 15196

Guatemala, 22 de Mayo de 2018

Índice

Objetivos 3

Antecedentes / Marco Teórico 4

Situación Inicial 10

Diseño de Solución 12

Implementación 13

Conclusiones y Recomendaciones 15

Bibliografía 15

Anexos 15
Objetivos
● Establecer que la universidad sea capaz, en conjunto con una entidad bancaria, de aportar
al alumnado la facilidad de utilizar el documento de identificación del ​carné como forma
de pago, para consumos dentro de la Universidad.
● Gestionar el diseño de un software de pago dentro de la universidad que se conecte con
una plataforma virtual bancaria, en el cual se pueda vincular los créditos de cada
estudiante al adquirir un servicio dentro de ella.
● Analizar y estudiar la posibilidad de la implementación de un sistema coordinado de
carnés universitarios mediado por la universidad y una entidad bancaria.
Antecedentes / Marco Teórico

Francisco Marroquín
La Universidad Francisco Marroquín presenta actualmente un sistema de varios usos para los
carnés de los estudiantes; que se enfoca en en tres áreas las cuales son el ingreso a las
instalaciones de la universidad - uso habitual y primordial de los carnés universitarios -, la
agilización de gestiones en la biblioteca ubicada en el interior de dicha universidad,
primordialmente el préstamo de documentos, libros y artículos relacionados, y como herramienta
para el control de asistencia a las múltiples conferencias que se imparten en dicha casa de
estudios superiores. De esa cuenta, se puede observar claramente que el rango de aplicación para
el uso del carné en dicha universidad se orienta principalmente a tres campos bien definidos, e
igualmente se puede notar que su alcance es limitado y muy específico. El detalle que más debe
de resaltarse dentro de los usos que se le dan al carné en dicho universidad es su uso aplicado a
conferencias, que es muy particular y que igualmente puede ser una herramienta muy útil y
práctica, además de beneficiosa para el control y el manejo interno de estas actividades, por lo
que, en lo que concierne a esta universidad, es uno destacado y potencial uso de la identificación
de los estudiantes.

Rafael Landívar
La universidad Rafael Landívar cuenta no solo con carne para estudiantes, sino también con
carnés profesionales egresados de la Universidad. Este carné sirve como identificador personal
ex alumno y permiten enlazar esta información con beneficios internos y externos que ofrece el
Departamento de egresados. Los beneficios incluyen la atención médica en el Centro
Landivariano de Salud Integral, el acceso a laboratorios de computación, descuentos en cursos de
educación continua, oportunidades de contacto profesional, accesos a la bolsa de empleo y
acceso a la feria del empleo.

Universidad del Istmo

La Universidad del Istmo cuenta con un sistema de carné que permite al estudiante utilizar su
documento Universitario como tarjeta de débito VISA, teniendo una cuenta en el Banco
Industrial en la que se deposita el dinero para usos como el pago de matrícula, pago en los
distintos restaurantes de la cafetería de la Universidad, pago de Colegiatura y el pago de
impresiones, fotocopias, consumos varios de la Universidad. Además se utiliza para las
asignaciones a cursos del siguiente semestre, el alquiler de libros y el alquiler de audiovisuales,
extensiones, equipo de laboratorio, computadoras, etc. Y por último, este permite el uso de la
tarjeta afuera de la Universidad como tarjeta de débito.
Tecnología y Sistema
El Banco BAC Credomatic cuenta con una aplicación que permite a los usuarios vincular su
tarjeta de crédito o débito a otros dispositivos u otras aplicaciones. Se crea una interfaz entre los
diferentes software que permite a las instituciones que proveen un servicio o producto verificar si
un cliente cuenta con suficientes fondos para efectuar la compra. Funciona principalmente con
los pagos en línea, o recargo por servicios que se hacen automáticamente. Este método se
denomina Web Service.

Tecnología RFID
Por sus iniciales:”Radiofrecuencia de Identificación”, esta no es más que un sistema que permite
la comunicación sin cables entre dos o más objetos, en dónde uno emite señales de radio y el otro
responde en función de la señal recibida (Dipole Rfid, 2018)..
Sus principales características son:
● Poder Automatizar con seguridad la introducción de datos en los ordenadores, en tiempo
real y sin necesitar de un humano.
● El código de barras que posee es fiable sólo cuando se lee, es decir, cuando se realiza la
acción de lectura. Por lo que su lectura se da en cualquier momento y en cualquier lugar.

Esta tecnología puede ser utilizada en: Control de inventarios, trazabilidad, movimiento de
mercancías, control de procesos industriales, automatización de procesos, asset tracking, control
de accesos y vehículos, entre otros (Dipole Rfid, 2018).

Situación Inicial
Actualmente el carné universitario no permite más que el ingreso a parqueos o el ingreso
peatonal a la universidad. Todos los demás procesos como el acceso a la biblioteca o poder
utilizar equipo de la universidad requiere dejar el carné físicamente, el cual se devuelve al
usuarios hasta que se retire de la biblioteca o bien devuelva los objetos que prestó de
audiovisuales. Así pues el préstamo de libros en la biblioteca requiere de ingresar datos
manualmente por el usuario sin que exista una forma eficiente de corroborar devoluciones o qué
libros se han prestado. En ocasiones algunos estudiantes deben asistir a un mínimo de
conferencias para cumplir con ciertos requisitos de algunos cursos. Como constancia de
asistencia, los estudiantes deben firmar una hoja de asistencia en la entrada de la conferencia.
Esto vuelve bastante ineficiente los métodos ya que requiere mucho tiempo y además no se tiene
un control adecuado.

Se tomó como referencia los carnés que se utilizan en otras universidades, los cuales cumplen
con funciones como método de asistencia o método de pago, pero no ambas juntas. Se busca
implementar un carné que cumpla con funciones similares y con aplicacion a mas departamentos
en la Universidad.

Análisis costo/beneficio: Desde el punto de de vista de la Universidad

Costos Beneficios

● Adquirir dispositivos compatibles con ● Procedimientos más rápidos dentro de

el programa la universidad y mejoras en el control
● Software y Hardware especializado de acceso y préstamo de artículos
● Desarrollar una tarjeta con incorpore ● Se pueden realizar estudios de
todas las funciones (sensores, chips consumos o de actividad de los
con los datos personales, banda estudiantes.
magnética). Lo cual sería recrear los
carnets al menos que haya una forma
de renovarlos
● Mano de obra especializada

Análisis costo/beneficio: Desde el punto de de vista del banco

Costo Beneficio

● Desarrollo de un método seguro para ● Con un aproximado de 2000

los datos bancarios que se incorpore al estudiantes, serian 2000 cuentas
carné universitario bancarias nuevas
● Elaboración de un sistema que permita ● Existiría una posibilidad de que los
la conexión de datos monetarios estudiantes decidan usar el banco en
algún futuro.
Análisis Estratégico
Mercado: Estudiantes de la Universidad del Valle
Partes Interesadas:
● Banco
● Universidad
● Empresa que implemente el sistema

Actualidad
● A ninguna de las partes les interesa en gran medida implementar este sistema ya que
requiere de una alta inversión y llegar a acuerdos entre diferentes partes
● El tema de la seguridad de los datos financieros es de gran importancia e impedimento
para seguir desarrollando el proyecto por parte del Banco
● Realmente no se obtienen beneficios notables y económicos
● No se sabe si los estudiantes realmente utilizaran el carné como un método de pago
Diseño de Solución
Se busca un carné que incorpore todas las funciones anteriormente descritas. Seria una tarjeta
con diferentes dispositivos que permita volverlo multiusos, más o menos como el de la siguiente
figura:

Figura 1: Modelo del carné universitario

Para que el sistema funcione se necesita de dispositivos adicionales con repecepcion RFID para
identificar los códigos y registrar las actividades realizadas por el carné. Además se requiere del
manejo y desarrollo de software para gestionar una base de datos e interpretar los resultados. Por
el lado de las finanzas, se requiere de una aplicación o incorporación de los datos financieros en
el documento de forma segura y que permita realizar pagos en diferentes establecimientos.

Inversión inicial
● Equipo
● Instalación de equipo
● Desarrollo de Software
Mejoras esperadas después de implementación
● Mejorar el control y eficiencia de procedimiento internos de la universidad
● Obtener registros sobre las actividades de los alumnos y asistencia a clases
● Ofrecer la facilidad a los estudiantes de utilizar un documento común para todo

Mejoras para el banco

● Un incremento en la cantidad de cuentas bancarias y posibles servicios financieros que se
puedan necesitar los estudiantes

Implementación

Para tener la idea de la implementación de este sistema se tuvo la oportunidad de conversar con
gente que tiene experiencia laboral con otras organizaciones que han implementado sistemas de
acceso. En términos generales, para implementar un sistema de accesos se necesita un panel de
control central al que se le conectan diferentes dispositivos que utilizan la tecnología RFID
(Identificación por radiofrecuencia). Para utilizar esta tecnología se requiere instalar un
transmisor en el carné que pueda ser detectado por lectores compatibles en los puntos de acceso
(talanqueras, biblioteca, audiovisuales, entradas peatonales, etc.). Esta lectura es enviada por
impulsos magnéticos a través de un cable a un panel de control que contienen una pequeña base
de datos con los códigos que tienen acceso. En el panel se detecta si el codigo que esta
solicitando la entrada coincide con alguno en la base de datos y determina si permitir o no el
ingreso. En dado caso que se permita, se registra información como fecha, hora, estudiante
asignado a dicho código, y el dispositivo en el que se registró la entrada. Así pues se requiere
otro dispositivo de salida que funciona igual, por lo que en cada acceso se requiere un dispositivo
que marque entrada y otro para salida. El de entrada puede depender del de salida, para que no se
pueda registrar una entrada sin haber registrado antes una salida. Existen diferentes dispositivos
de acceso como escáneres biométricos o sensores de proximidad. La base de datos del panel de
control central es gestionada con ayuda de un software por medio de una computadora.
Si se desea complementar estos registros con algo más sofisticado como por ejemplo, que en la
biblioteca se puedan tomar registros sobre préstamos de libros u otras funciones auxiliares, se
requiere del desarrollo de un software adicional que permita gestionar los datos generados por
los dispositivos RFID para un uso personalizado.

Con respecto al carné como un método de pago, se requiere una tercera parte que complementa
el funcionamiento del carné para este fin. Se requiere de un software especializado y seguro
desarrollado por la institución financiera. Este tipo de servicio se conoce como Web Service, lo
cual permite el intercambio de información entre dos aplicaciones. Esto requiere de la creación
de una interfaz entre el software del banco y el de la universidad que permita el intercambio de
información para determinar si el propietario del carné cuenta con suficientes fondos para hacer
un determinado pago. Sin embargo esto está limitado a compras o pagos dentro de la universidad
ya que para compras en el exterior se requiere otro sistema y existen limitaciones por seguridad.

Después de la conversación con el especialista, se obtuvo la idea de instalar escáneres

biométricos en los salones de clase para facilitar la toma de asistencia a los profesores.

Ventajas Desventajas

● Permite unificar dos documentos en ● Requiere de una alta inversión inicial

uno solo
● Capacitación al personal para uso de
● Los procesos para tomas de asistencia, softwares auxiliares
préstamos de libros u objetos en
audiovisuales se vuelve más eficiente ● Incorporar esta tecnología puede
y más ordenado incrementar el costo de los carnés de
los estudiante
● El carné puede ser utilizado como
método de pago dentro de la ● Incorporar equipo sofisticado que
universidad tiene vida útil corta

● Se deben cambiar todos los carnés

actuales y desperdiciar los existentes

● Pueden haber robos monetarios al

perder un carnet o usos inadecuados.
Costo e impacto real
● Sensores de proximidad o escáneres biométricos: $300-$800 Cada uno
● Conexiones bajo tierra: se requiere evaluar si la distancia entre los dispositivos y el panel
de control permite el uso de cables UTP, la necesidad de usar amplificadores de señal o si
la distancia es muy grande, la utilización de fibra óptica
● Sensores en el suelo para las talanqueras: $500
● Instalación de los dispositivo y mano de obra
● Cada panel de control permite 5 licencias, por lo que sería necesario comprar más. El
costo aproximado por licencia es de $1000 (Renovación anual de aproximadamente 17%
anual)
● Desarrollo de softwares auxiliares: el costo está entre $60 y $90 la hora de programación
con un tiempo aproximado de desarrollo de 4 meses (Costo total de aproximadamente
$5000)
● Se debe evaluar si las talanqueras y el control de acceso peatonal son compatibles con el
nuevos sistema, si no, habria que reemplazarlos
Conclusiones y Recomendaciones
Con base a objetivos: responde sí alcanzó el objetivo y cómo o no y por qué

● A pesar que se trató de conversar con las autoridades bancarias correspondientes, fue
imposible, debido a los protocolos y las políticas de privacidad con respecto a
particulares, de sus procedimientos y acciones en este tipo de procesos.
● Para la implementación de este tipo de procesos se necesita más tiempo y dedicación para
los trámites de aprobación de esta herramienta, debido a la elaboración de un nuevo
software y de la instalación de nuevo equipo.
● Se necesita de una interfaz compleja entre el nuevo software bancario y el de servicios,
los cuales serán enlazados con una interfaz virtual de la entidad bancaria; para la cual es
necesitan permisos legales entre la universidad y el banco.
● Se requiere de una revisión para determinar si los nuevos dispositivos a implementar son
compatibles con los que están instalados actualmente, de lo contrario se requerirá de una
nueva inversión.
●

Bibliografía
Referencias bibliográficas y de internet

Anexos