Manual Comercial Pro PDF
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3
Índice
Manual CONTPAQi® Comercial Pro ................................................. 1
Pasos para instalar CONTPAQi® Comercial Start ......................................... 11
Primera vez en el sistema ............................................................... 16
Abrir por primera vez el sistema ............................................................ 16
Configuración de la primera empresa ...................................................... 16
Generación de base de datos y empresas ............................................ 20
Definición de base de datos .................................................................. 20
Estructura de Carpetas Predefinidas ....................................................... 21
Pasos para crear una base de datos......................................................... 22
Definición de empresa ........................................................................ 27
Pasos para crear una empresa ............................................................... 27
Conociendo el sistema ................................................................... 29
Áreas de trabajo en CONTPAQi® Comercial Pro.......................................... 30
Secciones ....................................................................................... 30
Módulo ..................................................................................... 31
Catálogo: .................................................................................. 31
Consulta: .................................................................................. 31
Grafica: .................................................................................... 32
Cambiar orden de Módulos. ............................................................. 32
Sección CONTPAQi Comercial................................................................ 33
Sección Organización ......................................................................... 33
Sección Ventas ................................................................................. 34
Sección Compras y Gastos .................................................................... 34
Sección Productos y servicios ................................................................ 35
Sección Manufactura .......................................................................... 35
Sección Tesorería.............................................................................. 36
Sección Contabilidad.......................................................................... 36
Barra de herramientas ........................................................................ 37
Pestaña General: ......................................................................... 37
Pestaña Lista: ............................................................................. 37
Pestaña Gráfica: .......................................................................... 38
Menú CONTPAQI COMERCIAL ................................................................. 39
Nueva Base de Datos ..................................................................... 39
Abrir Base de datos. ..................................................................... 39
Cambiar Contraseña...................................................................... 41
Respaldar Base de Datos. ............................................................... 41
Vista principal ................................................................................... 43
Sección Favoritos ............................................................................... 43
4
Configuración inicial de la empresa ................................................... 45
Configurar la divisa ............................................................................ 45
Pasos para configurar la divisa .............................................................. 45
Ruta de respaldo ............................................................................... 46
Tipo de costeo .................................................................................. 47
Cómo defino el tipo de costeo. ............................................................. 47
Unidades ......................................................................................... 48
Configuración de impuestos .................................................................. 49
Configuración de documentos ............................................................... 50
Alta de catálogos .......................................................................... 51
Cinta de opciones .............................................................................. 51
Opciones Guardar, imprimir o cerrar. ...................................................... 51
Botones Resumen y General.................................................................. 52
Entidad ...................................................................................... 53
Cómo creo una entidad ....................................................................... 54
Módulo Organización ..................................................................... 56
Contactos ....................................................................................... 56
Cómo edito o elimino un contacto ..................................................... 58
Vehículos ....................................................................................... 59
Cómo edito o elimino un Vehículo ................................................................... 60
Divisas ............................................................................................ 60
Cómo registrar una divisa .................................................................... 61
Cómo edito o elimino una divisa ............................................................ 62
Condiciones de pago ........................................................................... 63
Cómo edito o elimino una Condición de pago ............................................. 66
Proyectos ........................................................................................ 67
Cómo registrar un proyecto .................................................................. 67
Cómo edito o elimino un proyecto .......................................................... 68
Centros de costo ................................................................................ 70
Cómo registrar un centro de costo.......................................................... 70
Cómo edito o elimino un Centro de costo ................................................. 71
Regiones.......................................................................................... 73
Cómo edito o elimino una Región ........................................................... 74
Zonas ............................................................................................. 74
Cómo registrar una zona ..................................................................... 74
Cómo edito o elimino una Zona ............................................................. 75
Tipos de Gasto. ................................................................................. 76
Módulo Productos y servicios ........................................................... 78
Almacenes y Sucursales ....................................................................... 78
Categorías........................................................................................ 81
Cómo edito o elimino una Categoría ....................................................... 82
Lista de precios ................................................................................. 83
Cómo edito o elimino una Lista de precios ................................................ 84
Matriz ............................................................................................. 85
Cómo edito o elimino una Matriz ........................................................... 87
Producto ......................................................................................... 88
Cómo registrar un producto.................................................................. 88
5
Cómo edito o elimino una Producto ........................................................ 93
Cómo defino el precio de un Producto ..................................................... 93
Clásica ..................................................................................... 93
Por volumen ............................................................................... 94
Lista de precios ........................................................................... 96
Manejo de Paquetes. .......................................................................... 98
Servicios......................................................................................... 101
Adaptación Masiva de Precios. .............................................................. 103
Módulo Compras ......................................................................... 105
Proveedor ....................................................................................... 105
Cómo registrar un Proveedor tomando los datos de una entidad .................... 107
Cómo edito o elimino un Proveedor ...................................................... 109
Módulo Ventas ........................................................................... 110
Tipo cliente ..................................................................................... 110
Clientes.......................................................................................... 111
Cómo registrar a un cliente tomando los datos de una entidad ...................... 114
Cómo edito o elimino un Cliente .......................................................... 116
Limite de Credito............................................................................ 117
Movimientos de Compra ............................................................... 119
Partes de un documento ..................................................................... 119
Pasos para crear un documento ............................................................ 120
Tipos de documentos................................................................... 125
Cotización....................................................................................... 125
Solicitud de Compra .......................................................................... 125
Órdenes de Compra ........................................................................... 125
Herramientas adicionales en los documentos de Orden de Compra ................. 125
Historial de Entregas ................................................................... 125
Resumen de entregas .................................................................. 126
Recepciones de Compra ...................................................................... 126
Limpiar Pedidos Parcialmente ........................................................ 126
Devoluciones ................................................................................... 128
Facturas Compra .............................................................................. 128
Recibos de Honorario Proveedor ........................................................... 128
Nota de Crédito Proveedor .................................................................. 128
Nota de cargo Proveedor .................................................................... 128
Comparativa documentos Compras ....................................................... 129
Movimientos de Venta ................................................................. 130
Partes de un documento ..................................................................... 130
Tipos de documentos ......................................................................... 136
Previsión de venta........................................................................... 136
Cotizaciones.................................................................................. 136
Pedidos ....................................................................................... 136
Ventas ......................................................................................... 136
6
Entregas/Remisiones ........................................................................ 136
Devoluciones ................................................................................. 136
Factura Cliente .............................................................................. 136
Nota de Crédito Cliente .................................................................... 137
Nota de Cargo Cliente ...................................................................... 137
Recibo de Honorarios ....................................................................... 137
Recibo de arrendamiento .................................................................. 137
Recibo de Donativo ......................................................................... 137
Ordenes de Servicio ......................................................................... 137
Pedidos a consignación ..................................................................... 137
Entregas a consignación ...................................................................... 138
Devoluciones de Consignación .............................................................. 138
Comparativa documentos Compras ....................................................... 138
Importar movimientos desde una hoja de Excel® ...................................... 139
Consideraciones: ....................................................................... 139
7
Pasos para crear documentos a partir de XML Emitidos ............................... 204
Consideraciones ............................................................................... 208
Gestión de almacén..................................................................... 209
Introducción .................................................................................... 209
Entrada de Almacén......................................................................... 209
Salida de Almacén ........................................................................... 209
Movimiento entre almacenes .............................................................. 210
Ajuste de inventario. ....................................................................... 211
Gastos ..................................................................................... 212
Gasto ............................................................................................. 212
Estructura de un documento de Gastos ................................................... 213
Barra de Menú: ......................................................................... 213
Nombre del Módulo: ................................................................... 213
General: ................................................................................. 213
Encabezado:............................................................................. 213
Área de movimientos: ................................................................. 214
Área de Totales: ........................................................................ 214
Tipos de documentos de Gastos ............................................................ 219
Gasto .......................................................................................... 219
Gastos de terceros .......................................................................... 219
Reintegros .................................................................................... 219
Comprobación de Gastos ................................................................... 219
Pagos de impuestos ......................................................................... 219
Devolución de impuestos ................................................................... 219
Gastos financieros ........................................................................... 219
Productos financieros ....................................................................... 219
Comprobación de Gastos desde XML Recibidos. ......................................... 220
Recursos Humanos ...................................................................... 230
Tesorería ................................................................................. 259
Catálogos ........................................................................................ 259
Cuentas Bancarias. .......................................................................... 259
Tarjetas .................................................................................. 263
Caja Chica ............................................................................... 266
Caja Fuerte .............................................................................. 267
Casa de cambio ......................................................................... 268
Deudores y Acreedores. ............................................................... 270
Documentos módulo Tesorería. ............................................................ 272
Ingresos ....................................................................................... 272
Cobros Cliente .......................................................................... 273
Otros Ingresos ........................................................................... 278
8
Egresos. ....................................................................................... 280
Pagos Proveedor. ....................................................................... 280
Pago Empleados ........................................................................ 284
Otros Egresos ............................................................................ 285
Registro de un Ingreso/Egreso a varios documentos. ............................. 286
Traspasos. ...................................................................................... 294
Préstamos otorgados y Prestamos recibidos. ............................................ 297
Préstamo Otorgado (Pagare) .......................................................... 297
Registro de Cobro Pagare (Préstamos otorgados).................................. 300
Resumen de préstamos otorgados. .................................................. 304
Prestamos Recibidos. .................................................................. 305
Pago Pagaré (Préstamos Recibidos) .................................................. 306
9
Seguridad ................................................................................. 334
Ingreso al módulo de Seguridad ............................................................ 334
Crear un grupo ................................................................................. 334
Agregar permisos de grupo. ................................................................ 335
Agregar Permisos por Pantalla ........................................................ 336
Permisos de grupo por empresa. ..................................................... 337
Contraseña maestra .................................................................... 340
Activar o desactivar seguridad ....................................................... 340
Mostrar mensajes de Contabilidad ................................................... 341
Copiar, Editar o eliminar un grupo o usuario ............................................ 342
Configuración de Vistas ................................................................ 342
Configurar una vista .......................................................................... 343
Propiedades .................................................................................... 343
Colores .......................................................................................... 347
Filtros ............................................................................................ 348
Configuración de Vistas y consultas........................................................ 350
Crear una vista ................................................................................. 350
Importación de catálogos desde Excel® ............................................ 354
Preparación del archivo en Excel .......................................................... 354
Proceso para realizar la importación de Catálogos. .................................... 355
Documentos periódicos ................................................................ 358
Documentos Periódicos ...................................................................... 358
Pasos para realizar un documento periódico ............................................ 358
Manejo de Series .............................................................................. 362
Pasos para crear un documento con series .............................................. 363
Manejo de Pedimentos de importación. .................................................. 366
Crea un documento con Pedimentos de importación .................................. 368
Detalle de pedimento ....................................................................... 369
Manejo de lote y fecha de caducidad ..................................................... 370
Crea un documento con lote y fecha de caducidad .................................... 370
Consultas referentes a Lotes ................................................................ 372
Consulta Lotes y Caducidad ................................................................. 372
Consulta Lotes disponible.................................................................... 372
10
Pasos para instalar CONTPAQi® Comercial Start
Para realizar la instalación realiza los siguientes pasos:
Paso Acción
1 Localiza el instalador, haz clic derecho y selecciona Ejecutar como
administrador.
11
Pasos para instalar CONTPAQi® Comercial Start, continúa…
Paso Acción
3
Marca la opción “Estoy de acuerdo con los términos y
condiciones anteriores” posteriormente haz clic el botón
Siguiente
12
Pasos para instalar CONTPAQi® Comercial Start, continúa…
Paso Acción
4 Haz clic en Siguiente para continuar.
13
Pasos para instalar CONTPAQi® Comercial Start, continúa…
Paso Acción
5 Haz clic en Siguiente y selecciona el tipo de instalación
14
Pasos para instalar CONTPAQi® Comercial Start, continúa…
Paso Acción
6 Haz clic en Instalar.
15
Primera vez en el sistema
Abrir por primera vez el sistema
Paso Acción
1 Selecciona “Es la primera instalación en mi negocio” y haz clic en
Siguiente para continuar con la configuración.
16
Primer base de datos, continúa…
Paso Acción
3 Captura los datos correspondientes a tu empresa y haz clic
en Siguiente para continuar.
17
Primer base de datos, continúa…
Paso Acción
5 Activa la casilla Activar Seguridad para solicitar un usuario y
contraseña y haz clic en Siguiente.
18
Primer base de datos, continúa…
19
Generación de base de datos y
empresas
En este apartado conocerás la definición de una base de datos y una empresa en
CONTPAQI® Comercial Pro.
Al abrir el sistema por primera vez y seguir los pasos del asistente de configuración se
genera la base de datos ComercialSP.mdb en la ruta C:\Compac\ComercialSP\BD, este
archivo corresponde a una versión de Access 2003 y es donde se almacenarán las empresas
que generemos en CONTPAQi® Comercial Start/Pro al abrirlo por primera vez.
El archivo ComercialSPModelo.mdb, de
la ruta C:\Program Files
(x86)\Compac\ComercialSP sirve como
plantilla para la creación de bases de
datos y actualizar las bases de datos
existentes en caso de una actualización.
Empresa
Empresa
Base de datos
20
Estructura de Carpetas Predefinidas
Al instalar CONTPAQi® Comercial Start/Pro se generarán una estructura de Carpetas
recomendadas para el uso de tus empresas. Dichas carpetas se encuentran en la ruta
C:\Compac\ComercialSP\.
La carpeta BD contiene las bases de datos creadas desde el sistema. La primera base de
datos que encontraras en dicha carpeta es ComecialSP.mdb.
La carpeta Formatos contiene archivos HTML que servirán como formatos base de
impresión en tus documentos. Estos archivos podras modificarlos posterioremente.
Las carpetas restantes están vacias y podras utilizarlas para guardar tus XML Recibidos,
XML Emitidos, Exportar tus vistas a Excel® Etc…
Usa estas carpetas para separar la información de tus empresas. Crea una nueva carpeta
con el nombre de tu empresa, copia todas las carpetas, excepto BD, y pega el contenido.
Ejemplo:
21
Pasos para crear una base de datos
Realiza los siguientes pasos para crear una base de datos en CONTPAQi® Comercial Pro.
Paso Acción
C:\Compac\ComercialSP\BD
22
Pasos para crear una base de datos, continúa…
Paso Acción
23
Pasos para crear una base de datos, continúa…
Paso Acción
Captura los datos de la empresa, los campos en color azul son de captura
6.
obligatoria. Al finalizar pulsa el botón siguiente.
24
Pasos para crear una base de datos, continúa…
Paso Acción
25
Pasos para crear una base de datos, continúa…
Paso Acción
26
Definición de empresa
Una empresa en CONTPAQi® Comercial Pro, es donde capturarás tus catálogos de
clientes, productos, servicios, pedidos, ventas, facturas de compra, etc. Así como llevar
el control de la contabilidad y cuentas de Bancos. Cada empresa puede tener sus propios
catálogos y opcionalmente compartirlos con otras empresas, siempre y cuando estén
dentro de la misma base de datos.
Paso Acción
27
Pasos para crear una empresa, continúa…
Paso Acción
28
Pasos para crear una empresa, continúa…
Para editar la información de la empresa puedes hacer clic en el botón Editar y para
suprimir la empresa presiona el botón Eliminar.
La opción Añadir existente permite seleccionar una entidad que se registró previamente
en el menú organización. Al añadir una empresa existente esta se mostrará en el listado
de empresas.
29
Conociendo el sistema
En este documento conocerás las áreas de CONTPAQi® Comercial Pro en donde puedes
interactuar y registrar los movimientos de tu empresa.
Al elegir una sección, esta mostrará en la parte superior los módulos que le corresponden,
estos módulos contienen consultas, catálogos, herramientas o información especifica,
dicha información varía según el módulo que selecciones
Ejemplo: al seleccionar la sección Ventas, el contenido de la parte superior mostrará los
módulos de los documentos de ventas, catálogos de clientes, tipos de clientes o consultas
que mostrarán información.
Módulos
Secciones
30
Áreas de trabajo en CONTPAQi® Comercial Pro, continúa…
Qué es un módulo
Es parte principal del sistema, nos ayuda con la administración de los recursos que se
pueden realizar en el software.
Un módulo es un icono agrupado en las secciónes del sistema, dependiendo de la sección
que tengas seleccionada se mostrarán los módulos correspondientes y las opciones con
que puedes interactuar.
Estos módulos pueden clasificarse de las siguientes formas.
Catálogo:
Al seleccionar este módulo podras visualizar en la parte izquierda superior un botón
llamado nuevo. Al pulsar dicho botón lograrás visualizar las ventanas para capturar algun
registro en el sistema como Clientes, Empleados, Proveedores, Cuentas Bancarias, etc.
Ejemplo:
Al estar en la sección Ventas y hacer clic sobre el módulo Clientes, visualizarás en la parte
izquierda superior el botón Nuevo.
Consulta:
Cuando seleccionas este tipo de módulo, visualizarás en la parte izquierda el botón
Actualizar. No será posible agregar registros desde estos módulos a menos que existe un
botón con alguna función pre establecida fuera del área de acciones.
Ejemplo:
En la misma sección Ventas al desplegar los sub modulos de Cliente podrás visualizar la
consulta Nuevos Clientes por Mes. Al seleccionar este módulo se mostrará en la parte
izquierda el botón Actualizar, cuya función es refrescar la vista actual.
31
Grafica:
Este módulo se caracteriza por mostrar una consulta en grafica 3D.Ejemplo,
Selecciona el módulo Mejores 20 Clientes y visualizarás una consulta en 3D.
Ctrl + =
32
Conociendo el sistema, continúa…
Sección Organización
Aquí podrás encontrar catálogos de empresas, tipos de gasto, contactos, centros de costo,
divisas, etc. Estos catálogos ayudaran a personalizar más la configuración de tu empresa
creando o modificando los registros que necesites, también encontraras herramientas para
cargar y visualizar XML recibidos o emitidos junto con consultas que te darán información
referente a números de serie e información de contactos o empresas.
33
Conociendo el sistema, continúa…
Sección Ventas
Sección en donde puedes crear los documentos de cotización, pedido, venta, facturación
y demás documentos orientados a ingresos. También podrás dar de alta clientes, tipos de
cliente o revisar consultas que mostrarán información importante referente a las ventas.
34
Conociendo el sistema, continúa…
Sección Manufactura
CONTPAQi® Comercial Pro te permite llevar un control de producción con la sección
Manufactura, en donde podrás registrar las ordenes de producción , salidas de insumos y
entrada de productos terminados.
35
Conociendo el sistema, continúa…
Sección Tesorería
En esta sección llevaras el control de cuentas bancarias, tarjetas, caja chica, todo
referente a cobros de clientes y pagos a proveedor. Te permitirá realizar traspasos entre
cuentas bancarias, las cuentas por pagar y cuentas por cobrar son consultas disponibles
que puedes revisar en esta sección. Cuenta con la herramienta movimientos bancarios y
Estados de cuenta.
Sección Contabilidad
CONTPAQi® Comercial Pro permite automatizar la elaboración de pólizas y creación de
cuentas contables, en esta sección podrás crear tu catálogo de cuentas o importarlo
directamente de CONTPAQi® Contabilidad. Lograrás enviar tu contabilización de una
forma transparente y automatizada.
36
Conociendo el sistema, continúa…
Barra de herramientas
Esta se localiza en la parte superior y se divide en dos pestañas: General, Lista y Grafica.
De las cuales solo la pestaña General es la única que siempre esta fija.
Pestaña General:
Muestra un menú fijo en donde podrás ver los botones de configuración Cambiar empresa,
Nueva empresa, Mantenimiento, cambiar usuario, Seguridad, formatos, configurar
correo, etc. Esta pestaña siempre será la misma, no importa en el módulo que te
encuentres.
Pestaña Lista:
Es una pestaña dinámica que cambiará según el módulo en que te encuentres, por
ejemplo, si seleccionas la sección Ventas y pulsas clic sobre el módulo Facturas cliente,
la pestaña lista mostrará todas las opciones disponibles para trabajar con facturas cliente,
en cambio, si seleccionas la sección Contabilidad y presionas clic sobre catálogo de
cuentas, la pestaña CONTABILIDAD mostrará las funciones que podemos realizar a una
cuenta.
37
Barra de herramientas, continúa…
Pestaña Gráfica:
Esta pestaña aparecerá en los modulos que tengan el siguiente icono:
Estos módulos mostrarán una grafica 3D dependiendo la sección en que
te encuentres y la pestaña tendrá los controles para visualizar el
grafico.
38
Menú CONTPAQI COMERCIAL
Este menú se encuentra en la parte superior izquierda. Podrás crear, abrir, compactar o
respaldar las bases de datos de CONTPAQi® Comercial Pro, en este apartado podras
visualizar la opción para importar catálogos desde una hoja de Excel y el botón opciones.
Acciones de la
base de datos.
Importar
catálogos
Opciones generales.
39
Menú CONTPAQI COMERCIAL, continúa…
Al abrir una base de datos esta podrá solicitar un usuario y contraseña. Posteriormente
el sistema se conectara la base de datos mostrando el listado de empresas.
Despues de abrir la base de datos, esta se mostrará como activa con el número 1, pin
verde y será parte del listado de base de datos recientes.
40
Menú CONTPAQI COMERCIAL, continúa…
Cambiar Contraseña
Al trabajar en Access es posible asignar una contraseña al archivo mdb. Usa esta opción y
sigue el asistente para agregar la contraseña.
Al no definir una ruta para el respaldo de la base de datos se tomará por omisión la ruta
C:\Archivos de Programa(86)\Compac\ComercialSp
Para definir una ruta personalizada del respaldo haz clic en el menu CONTPAQI COMERCIAL
y selecciona el botón Opciones.
41
Menú CONTPAQI COMERCIAL, continúa…
En el apartado Respaldo define la ruta donde se creará la copia de tu base de datos. Luego
haz clic en el botón Aceptar para guardar los cambios.
Nota: No es posible asignar un nombre al respaldo, este lo toma del nombre de la base de
datos.
42
Vista principal
Es el área en donde se mostrarán las vistas, registros y datos informativos del módulo
activo. Es un área dinámica ya que cambiará constantemente según el módulo en el que
te encuentres.
Sección Favoritos
Esta sección es el icono en forma de estrella y su principal función es agrupar los módulos
que usas frecuentemente, creando un acceso rapido sin necesidad de ingresar a la sección
donde se encuentra originalmente.
43
Sección favoritos, continúa…
Favoritos nunca desaparece y puedes agregar los módulos de una forma sencilla. Solo haz
clic derecho sobre el módulo que agregarás a favoritos y seleccióna Añadir a Favoritos.
Posteriormente selecciona Favoritos y revisa que el módulo ya se muestra.
Nota: La sección favoritos se define por usuario. Significa que cada usuario podrá tener
sus propios favoritos.
44
Configuración inicial de la empresa
En este apartado encontrarás información básica para configurar tu empresa y comenzar
a trabajar con la captura de documentos, así como registrar algunos catálogos que te
ayudarán a agilizar la captura de productos, servicios, clientes y proveedores.
Configurar la divisa
La divisa es el tipo de moneda que usara CONTPAQi® Comercial Pro para los cálculos
monetarios.
45
Ruta de respaldo
La ruta de respaldo es donde se generará una copia de la base de datos activa, con todas
sus empresas en formato ZIP.
Para configurar la ruta de respaldo, realiza lo siguiente:
Paso Acción
46
Tipo de costeo
El tipo de costeo es el método que se calculará el costo del producto al ingresar al
almacén. Actualmente CONTPAQi® Comercial Pro tiene cuatro tipos de costeo PEPS,
UEPS, promedio y último costo.
Paso Acción
47
Unidades
Las unidades son la medida en que se vende o compra un producto.
Para crear una unidad, realiza lo siguiente:
Paso Acción
48
Configuración de impuestos
En este apartado definirás la tasa de IVA que aparecerá pro omisión en tus documentos.
Para predeterminar la tasa de IVA, realiza lo siguiente:
Paso Acción
Selecciona Impuestos en
2
la parte izquierda,
posteriormente haz clic
en la pestaña
Compuestos.
Marca la tasa de IVA que manejaran tus empresas y haz clic en Aceptar para
3
guardar los cambios.
49
Configuración de documentos
En este módulo lograras definir qué control de existencia llevarás en tus documentos,
entre estos podrás habilitar el uso de Pedimentos, Números de serie y Lote.
Toma en cuenta que todas las configuraciones aplicadas en este manual aplicarán
para todas las empresas de la base de datos.
Paso Acción
Nota: configura las casillas que necesitas para el uso de Pedimentos de importación,
Número de serie o Lote y fecha de caducidad.
50
Alta de catálogos
Conocerás los diferentes tipos de catálogos que existen en CONTPAQi® Comercial Pro y
los pasos para registrar cada uno de ellos.
Cinta de opciones
A continuación, se mencionarán las opciones y botones que se muestran en todos los
catálogos.
51
Botones Resumen y General
El botón Resumen Muestra una vista previa con la información del catálogo. No es una
ventana editable por el usuario y solo es de carácter informativa.
El botón General nos mostrará el área de edición del catálogo mostrando los datos
principales de captura. Al abrir cualquier catálogo es la primera vista que se muestra. El
icono que se visualizará corresponde al módulo en el que estemos.
52
Entidad
Una entidad refiere a cualquier empresa o persona que pueda interactuar con nuestro
negocio dependiendo el tipo de transacción que realice con la empresa.
Del mismo modo, la empresa sería una entidad para los clientes y los proveedores, siendo
pues una relación recíproca. En general el concepto de entidad se refiere a todo aquello
que funciona como una unidad, con un objetivo o intereses comunes.
Por ejemplo:
La empresa Empaques plásticos SA de CV nos provee las cajas para empacar nuestro
producto terminado, por lo cual lo convierte en un proveedor. Hasta este punto la entidad
Empaques plásticos SA de CV es una entidad que interactúa como proveedor a mi
empresa.
Por otro lado, Empaques plásticos SA de CV nos compra productos para el uso de sus
trabajadores, en el momento que realizamos la venta de nuestros productos a dicha
empresa, esta pasa a ser parte de nuestros clientes.
Al crear una entidad de negocio podrás crear documentos de venta o compra, dependiendo
el módulo en el que te encuentres, en ese momento la entidad pasará a ser parte de
nuestros clientes o proveedores y se mostrará en su catálogo correspondiente.
¿Dondé visualizo mis entidades’
Para visualizar las entidades selecciona el módulo Organización y posteriormente
Empresas. En la parte derecha se mostrará el listado de empresas. Las empresas que se
crean desde el botón Nueva empresa se distinguen por medio del icono del edificio, en
cambio las entidades no lo tienen
Empresa
Entidad
53
Entidad, continúa…
Paso Acción
54
Entidad, continúa…
Paso Acción
55
Módulo Organización
Contactos
Los contactos son un catálogo para tener el registro de direcciones, números de teléfono
y nombre de personas. Estos datos podemos ligarlos a Empresas y Empleados.
Este módulo te será de ayuda para llevar el control de empleados en el módulo Recursos
Humanos.
Para crear un contacto, realiza lo siguiente:
Paso Acción
1
Selecciona el módulo Organización y posteriormente haz clic en
Contactos.
2
Haz clic en el botón Nuevo.
56
Contacto, continúa…
Paso Acción
3
Captura los datos del contacto y haz clic en Guardar & Cerrar.
4
Haz clic sobre el icono
Información adicional y haz clic
en el botón insertar para
agregar una imagen.
5
Haz clic en Guardar & Cerrar para registrar los cambios
57
Contacto, continúa…
58
Vehículos
En este catálogo registraras los vehículos que usan las empresas.
Para crear un Vehículo, realiza lo siguiente:
Paso Acción
59
Vehículos, continúa…
Paso Acción
60
Divisas
En este catálogo podrás registrar los tipos de moneda que tienen tus clientes o
proveedores. CONTPAQi® Comercial Pro tiene por omisión tres tipos de divisas
registradas, Euro, Us Dólar y Peso mexicano.
Paso Acción
61
Cómo registrar una divisa. Continúa…
Paso Acción
62
Condiciones de pago
Una condición de pago es definir en cuantas parcialidades se documentará una factura y
las fechas de dichos pagos.
En este catálogo definirás las diferentes condiciones de pago que manejaras en tus
documentos. CONTPAQi® Comercial Pro tiene 13 condiciones de pago registradas. Puedes
modificar cualquiera de estos registros.
Para crear una condición de pago, realiza lo siguiente:
Paso Acción
2
Haz clic en el botón nuevo.
63
Cómo crear una Condición de pago. continúa…
Paso Acción
64
Cómo crear una Condición de pago. continúa…
Paso Acción
65
Cómo crear una Condición de pago. continúa…
Paso Acción
66
Proyectos
CONTPAQi® Comercial Pro te permite clasificar tus documentos en proyectos, de esta
forma podrás consultar de manera sencilla los documentos por Proyecto.
Paso Acción
67
Cómo registrar un proyecto. Continúa…
Paso Acción
68
Para asignar un proyecto al documento, solo ingresa o crea un documento de Compra o
Venta, posteriormente localiza el campo Proyecto en la parte superior derecha y despliega
el listado. Selecciona el proyecto para el documento.
69
Centros de costo
Un Centro de Costo es una forma de clasificar los documentos según el gasto de la
empresa. Estos gastos generán costos sin una utilidad para la empresa.
En CONTPAQi® Comercial Pro podrás llevar el control de Centros de costo mediante este
módulo.
Paso Acción
70
Cómo registrar un Centro de costo. Continúa…
Paso Acción
71
Cómo edito o elimino un Centro de costo. Continúa…
Para agregar solo basta con abrir o crear un documento existente de Ventas o Compras y
define el centro de costo que corresponde.
72
Regiones
Este catálogo ayudará a la clasificación de almacenes. Por omisión ya se tienen pre
cargados 9 Regiones
Para crear una región, realiza lo siguiente:
Paso Acción
73
Cómo edito o elimino una Región
Si al momento de crear la Región, tuviste algún error de captura en los datos, puedes
editar dicha información. Solo haz doble clic sobre el registro y visualiza la ventana para
editar la información o pulsa el botón Editar.
Si deseas eliminar una Región selecciona el registro y presiona la tecla <supr> o haz clic
en el botón Suprimir, posteriormente acepta el mensaje de confirmación.
Zonas
Otro método para clasificar la información de la empresa es registrando el catálogo de
Zonas. Este catálogo se asignara posteriormente a Clientes y empleados.
Paso Acción
74
Cómo registrar una zona. Continúa…
Paso Acción
75
Tipos de Gasto.
En este módulo definirás los tipos de gasto que maneja tu empresa asi como la parte
deducible y la forma de pago.
Realiza los siguientes pasos para registrar los tipos de gasto:
Paso Acción
76
Tipo de gastos. Continúa…
Paso Acción
3 Captura los datos del tipo de gasto como Categoria, Nombre, Tipo,
Amortización, Impuesto, orden y Deducible.
77
Módulo Productos y servicios
Almacenes y Sucursales
Crea los almacenes para ingresar la existencia de tus productos. Este catálogo compartirse
para otras empresas y ayudará a clasificar otros documentos que no afectan inventario.
Paso Acción
78
Almacenes y Sucursales. continúa…
Paso Acción
79
Almacenes y Sucursales. continúa…
Paso Acción
Si habilitaste las casillas Almacén de Entrada o Almacén de Salida es probable que se muestre el
siguiente mensaje.
Esto se debe por que existe otro almacén predeterminado de Entrada. Solo haz clic en el botón Sí
para continuar.
80
Categorías
Este catálogo clasificará, de forma general, los productos y servicios que registremos en
CONTPAQI® Comercial Pro.
Paso Acción
81
Categorías. continúa…
Paso Acción
Si deseas eliminar una categoría selecciona el registro y presiona la tecla <supr> o haz
clic en el botón Suprimir, posteriormente acepta el mensaje de confirmación.
82
Lista de precios
Este catálogo te ayudará a registrar los diferentes precios de productos o Servicios.
Paso Acción
83
Cómo edito o elimino una Lista de precios
Si al momento de crear la lista de precios, tuviste algún error de captura en los datos,
para editar dicha información. Solo haz doble clic sobre el registro y visualiza la ventana
para editar la información o pulsa el botón Editar.
Si deseas eliminar una lista de precios selecciona el registro y presiona la tecla <supr> o
haz clic en el botón Suprimir, posteriormente acepta el mensaje de confirmación.
84
Matriz
Este catálogo define las características del producto como por ejemplo el tamaño, color,
material.
Ejemplo:
Nota: A un producto puedes asignar hasta dos matrices detallando las características del
producto.
Para crear una Matriz, realiza lo siguiente:
Paso Acción
85
Matriz. continúa…
Paso Acción
86
Matriz. Continúa…
Paso Acción
87
Producto
En este apartado registrarás los productos de tu empresa y definirás los precios.
Este catálogo contiene varios parámetros que definirán el comportamiento del precio del
producto en los documentos, a continuación, se detallará las opciones en la ventana de
captura del producto.
Paso Acción
88
Cómo registrar un Producto. continúa…
Paso Acción
89
Cómo registrar un Producto. continúa…
Paso Acción
90
Cómo registrar un Producto. continúa…
Paso Acción
91
Cómo registrar un Producto. continúa…
Paso Acción
Haz clic en el botón Guardar & Cerrar para registrar los cambios.
12
92
Cómo edito o elimino una Producto
Si al momento de crear un Producto, tuviste algún error de captura en los datos, para
editar dicha información, haz clic sobre el registro o en el botón Editar.
Si deseas eliminar un producto selecciona el registro y presiona la tecla <Supr> o haz clic
en el botón Suprimir, posteriormente acepta el mensaje de confirmación.
Clásica
Precio lista: Este precio será fijo y se definirá el importe en el campo Precio Lista.
93
Cómo defino el precio de un producto. continúa…
Por volumen
Al configurar este apartado podrás definir hasta que cantidad de productos tomaran un
determinado precio. Podrás elegir un precio fijo, aumentar un porcentaje al costo o al
precio Lista.
Ejemplo: En este caso al vender hasta tres unidades tomará el precio de $100.00 pesos,
en caso de vender hasta cinco unidades el precio será de $90.00 pesos, si la venta del
producto es hasta 10 unidades el producto tendrá un precio de $80.00.
Ejemplo:
Al vender hasta 3 unidades, el precio será de $100.00.
Al vender hasta 5 unidades, el precio será de $90.00
Al vender hasta 10 unidades, el precio será de $80.00
Ejemplo:
Al vender hasta 3 productos, el precio será el Precio costo $106.67 + 20%
Al vender hasta 5 productos, el precio será el Precio costo $106.67 + 16%
Al vender hasta 3 productos, el precio será el Precio costo $106.67 + 13%
94
Por precio lista
Otra opción es capturar un porcentaje en la columna %P.Lista. El precio se calculará de
acuerdo al Precio Lista más el porcentaje capturado en dicha columna.
Ejemplo:
Al vender hasta 3 productos el precio será el %P.Lista $100.00 + 20%
Al vender hasta 5 productos el precio será el %P.Lista $100.00 + 16%
Al vender hasta 3 productos el precio será el %P.Lista $100.00 + 13%
95
Cómo registrar un Producto. continúa…
Lista de precios
CONTPAQi® Comercial Pro te permite definir los importes de venta de acuerdo a tu Lista
de precios previamente capturada. De esta forma al capturar el documento y seleccionar
el producto, te solicitara la lista de precios requerida para su venta.
96
Cómo registrar un Producto. continúa…
Realiza los siguientes pasos para definir el cálculo del precio del producto.
Paso Acción
97
Manejo de Paquetes.
CONTPAQi® Comercial Pro te permite crear un catálogo de paquetes en donde agruparas
varios productos o servicios para su venta.
El primer paso para crear un paquete es generar sus componentes. Los componentes serán
productos o servicios registrados previamente desde el catálogo de productos para
posteriormente relacionarlos al paquete que agrupara a dichos productos o servicios.
Para crear un Paquete, realiza lo siguiente:
Paso Acción
98
Manejo de Paquetes. continua…
Paso Acción
99
Manejo de Paquetes. continua…
Importante: Al realizar la venta del paquete este tomara las existencias disponibles de tu
almacén.
100
Servicios
Los Servicios son un catálogo que no afecta existencias ni costos, pero servirán
para definir un ingreso o egreso para nuestra empresa dependiendo el documento
donde se capture dicho servicio.
Para crear un servicio, realiza lo siguiente:
Paso Acción
101
Servicio, continua...
Paso Acción
102
Adaptación Masiva de Precios.
Esta herramienta te ayudará a modificar los importes del Precio Lista, Precio
Promoción, Precio costo y listas de precio por Tipo de cliente en el catálogo
de productos.
Localiza esta herramienta en la parte derecha superior del módulo Productos
en la sección Productos y Servicios.
Para lograr activar esta herramienta selecciona los productos que tendrán la
modificación de importes.
103
Adaptación masiva de precios. continua…
104
Módulo Compras
Proveedor
Es la empresa o persona que nos abastecerá de productos y/o servicios, en este módulo
aprenderás a crear los proveedores de tu empresa.
Para crear un proveedor, realiza lo siguiente:
Paso Acción
105
Proveedor. continua…
Paso Acción
Una vez creada la empresa captura los datos del proveedor y haz clic
5.
en el botón Guardar & Cerrar.
106
Proveedor. continua…
107
Cómo registrar un Proveedor tomando los datos de una entidad. continúa…
Paso Acción
Captura los datos del proveedor y haz clic en el botón Guardar & Cerrar.
7
108
Cómo registrar un Proveedor tomando los datos de una entidad. continúa…
109
Módulo Ventas
Tipo cliente
Este catálogo ayudará a clasificar los clientes por tipos y ayudar a clasificar tu
información.
Para crear un Tipo de cliente, realiza lo siguiente:
Paso Acción
110
Módulo de ventas. continúa…
Clientes
Es la empresa o persona que comprará nuestros productos y/o servicios, en este módulo
aprenderás a crear los clientes de tu empresa.
Para crear un cliente, realiza lo siguiente:
Paso Acción
111
Clientes. continua…
Paso Acción
112
Cliente. continua…
Paso Acción
113
Cómo registrar a un cliente tomando los datos de una entidad
Paso Acción
114
Cómo registrar un cliente tomando los datos de una entidad. continúa…
Paso Acción
115
Cómo registrar un cliente tomando los datos de una entidad. continúa…
Paso Acción
116
Limite de Credito.
Es posible bloquear a los clientes que hayan excedido su limite de crédito o dar un aviso
al vendedor.
Para activar estas alertas ingresa al catálogo de clientes en la sección Ventas.
Posteriormente haz doble clic sobre el cliente que limitarás de acuerdo a su limite de
crédito.
Una vez definido el limite de crédito para el cliente ingresa al menu CONTPAQI
COMERCIAL. Luego haz clic en el botón Opciones.
117
En la siguiente ventana haz clic en Documento. Luego localiza el apartado Limite de
crédito, verás 3 opciones.
118
Movimientos de Compra
En este apartado aprenderás a crear los documentos relacionados con los movimientos a
proveedor y su afectación en saldos, existencias y costos.
Toma en cuenta que para seguir en este tema es recomendable revisar el tema “Alta de
Catálogos”
Partes de un documento
Barra de Herramientas: En esta se mostrarán los botones de Archivos, Mostrar, Acciones.
Algunas opciones pueden cambiar dependiendo el documento y la configuración de la
empresa.
119
Partes de un documento, continuación…
Paso Acción
1
Selecciona el módulo Compras y Gastos, haz clic sobre el tipo
de documento que necesitas crear.
120
Pasos para crear un documento, continúa…
Paso Acción
5
Selecciona el proveedor y haz clic en aplicar.
121
Pasos para crear un documento, continúa…
Paso Acción
9
Despliega la columna Unidad y seleccionar la unidad de medida
que llevara el producto o servicio.
122
Pasos para crear un documento, continúa
Paso Acción
Valida que el precio unitario sea el correcto, en dado caso que requieras
13
hacer un cambio haz clic sobre el campo y captura el importe que
necesitas.
123
Pasos para crear un documento, continúa
Paso Acción
Haz clic en el campo Divisa para seleccionar el tipo de moneda que tendrá
15
el documento.
124
Tipos de documentos
La afectación de saldos, existencias y costos depende del tipo de documento que generes
en el sistema. Es importante que conozcas qué características tiene cada documento para
realizar un correcto uso de CONTPAQi® Comercial Pro.
Cotización
Es un documento informativo que no genera registro contable, ni movimientos en el
almacén. Es la acción o efecto de estimar un valor de un producto o servicio.
Usa este documento cuando necesitas cotizar algún producto o servicio de tu proveedor.
Solicitud de Compra
Una solicitud de compra es un pedido interno entre departamentos de tu empresa, para
que el responsable de compras provea de algún elemento que tu departamento necesite.
No afecta cuentas contables ni movimientos en el almacén.
Genera este documento cuando necesites la solicitud de algún producto o servicios a tu
departamento de compras.
Órdenes de Compra
La orden de compra es un documento que emite el comprador de tu empresa para solicitar
mercancía a tu proveedor. Indica la cantidad, detalle, precio y condiciones de pago entre
otros datos. Este documento no afecta cuentas contables ni almacenes, solo afectara las
unidades pendientes por entregar en la consulta Kardex.
Realiza este documento cuando tu proveedor confirme los costos, unidades y condiciones
de pago para la mercancía que solicitas
125
Herramientas adicionales en los documentos de Orden de compra, continúa
Resumen de entregas
Con esta herramienta podrás consultar que productos se surtieron, en color verde se
visualizan los productos ya surtidos, en rojo los productos que no se surtieron y en color
naranja los movimientos que se surtieron parcialmente. Para mostrar esta ventana haz
clic en el botón
Recepciones de Compra
Es el proceso de validación de cantidades, costos y estado físico de las mercancías.
Es donde recibimos toda la mercancía pedida a nuestros proveedores, se hace su debida
revisión y todos los procesos de almacenaje. Este documento no afecta cuentas contables,
pero ya afecta el almacén y disminuye las unidades por entregar.
Usa este documento cuando realices una recepción de mercancía de tu proveedor.
Solo selecciona los documentos que están parcialmente surtidos y haz clic el botón
. La acción que realizará en los documentos es agregar un movimiento en negativo en las
partidas que están parcialmente surtidas.
126
Recepciones de compra, continúa
127
Devoluciones
Este documento ampara la devolución de mercancía recibida del proveedor. No afecta
cuentas contables y disminuye las existencias en el almacén.
Crea este documento cuando hayas generado una orden recepción de compra y decidas
regresar la mercancía.
Facturas Compra
Es un documento mercantil que refleja toda la información, impuestos, método de pago,
importes, etc. de una operación de compra/venta. Este documento afecta solo cuentas
contables.
Usa este documento para registrar los saldos pendientes con tu proveedor.
128
Tipo de documentos, continúa…
Cotización
Solicitud de Compra
Órdenes de Compra
Recepciones de Compra
Devoluciones de Compra
Facturas Compra
Recibos de Honorario
129
Movimientos de Venta
En este apartado aprenderás a crear los documentos relacionados con los movimientos a
Clientes y su afectación en saldos, existencias y costos.
Toma en cuenta que para seguir en este tema es recomendable revisar el tema “Alta de
Catálogos”
Partes de un documento
130
Movimientos de Venta, continúa…
2.
Haz clic sobre el botón Nuevo.
131
Moviemientos de Venta, continúa…
Paso Acción
4 Haz clic en el icono con forma de edicifio, a lado del campo Cliente
.
5 Selecciona el Cliente y haz clic en aplicar.
132
Moviemientos de Venta, continúa…
Paso Acción
Nota: Esta opción solo esta disponible para CONTPAQi® Comercial Pro
8 Haz clic en la columna Cantidad, en la zona de movimientos y captura
las unidades del movimiento.
133
Moviemientos de Venta, continúa…
134
Movimientos de Venta, continúa…
Paso Acción
135
Tipos de documentos
La afectación de saldos, existencias y costos depende del tipo de documento que generes
en el sistema. Es importante que conozcas qué características tiene cada documento para
realizar un correcto uso de CONTPAQi® Comercial Pro.
Previsión de venta
Este documento funciona para crear un presupuesto de ventas para tu empresa. No afecta
saldos ni inventario.
Puedes usar este documento cuando quieras enviar al departamento de ventas una meta
de venta sobre determinados productos.
Cotizaciones
Es un documento informativo que no genera registro contable. Cotización son la acción y
efecto de cotizar (poner precio a algo, estimar a alguien o algo en relación con un fin,
pagar una cuota). Usa este documento cuando algún cliente pregunte por los precios de
tus productos.
Pedidos
Es el documento que hace oficial un requerimiento de tu cliente, confirmando unidades
por entregar y precio de tus productos. No afecta saldos, ni inventarios, pero si afecta
Cantidades por entregar.
Ventas
Documento por el cual la mercancía ya es propiedad de tu cliente. En este documento no
se afectan saldos, pero disminuye el inventario de tu empresa.
Entregas/Remisiones
Es posible que, al realizar una venta de algún producto, por algún motivo siga en tu
almacén, por ejemplo: La mercancía se solicitó a otro almacén, pero el cliente realizo el
pago por adelantado. En una mueblería se vendió un refrigerador, pero el cliente solicito
su envió a domicilio por lo cual el refrigerador se vendió, pero se quedó en tu almacén
hasta realizar la entrega.
Este documento ayudará a quitar el estado de No entregado en los documentos. No afecta
saldos, ni movimientos al inventario.
Devoluciones
Este documento afectará con una entrada tu inventario, realiza un documento de
devolución cuando tu cliente devuelva la mercancía. Este documento no afecta saldos,
pero si afecta el inventario.
Factura Cliente
Posterior a la venta es necesario realizar la afectación del saldo del cliente, la Factura
Cliente realizará el cargo a las cuentas por cobrar y es el documento que podrás timbrar
en CONTPAQi® Comercial Pro. Puedes globalizar los documentos de Venta en una factura
cliente.
136
Tipos de documentos, continúa…
Recibo de Honorarios
Es un documento fiscal y contable cuyo propósito es comprobar tanto el pago del pago por
alguna actividad profesional o servicio prestado.
Este documento afecta solo cuentas por cobrar y no afecta inventarios.
Recibo de arrendamiento
El recibo de arrendamiento es un documento que prueba la existencia de una transacción
comercial de arriendo de una propiedad entre el legítimo dueño y un tercero autorizado.
Este documento afecta cuentas por cobrar, no afecta inventarios.
Recibo de Donativo
Los Recibos de Donativo son Comprobantes Fiscales Digitales de Ingreso. Este tipo de
comprobante debe ser realizado acorde al anexo 20 de la resolución miscelánea fiscal
conteniendo, además de los elementos que encontramos en la generalidad de los
comprobantes, el Complemento Donatarias.
Este documento afecta cuentas por cobrar, no afecta inventarios.
Ordenes de Servicio
En este documento podrás en listar los servicios que puedes asignar a un cliente para
posteriormente facturarlos.
No afecta saldos, ni inventarios.
Pedidos a consignación
Es similar al documento de Pedido, afectara dos almacenes a la vez, el almacén
seleccionado en el documento y el almacén de consignación. Solo afecta las cantidades
por entregar en ambos almacenes.
137
Entregas a consignación
Este documento generará la entrada al almacén de consignación y la salida del almacén
donde se encuentra la mercancía a consignar.
Este documento no afecta cuentas por cobrar, pero si afecta movimientos al inventario.
Devoluciones de Consignación
Este documento genera una salida sobre el almacén de consignación y una entrada para
el almacén donde salió originalmente el producto.
Usa este documento cuando tu cliente haya devuelto la mercancía en consignación.
Previsión de Venta
Cotizaciones
Pedidos
Ventas
Entregas/Remisiones
Devoluciones
Facturas Cliente
Recibos de Honorarios
Recibos de Arrendamiento
Recibos de Donativo
Ordenes de servicio
Pedidos a consignación
Entregas a consignación
Devoluciones de
consignación.
138
Importar movimientos desde una hoja de Excel®
Otra herramienta con la que cuenta CONTPAQi® Comercial Pro es la importación de
movimientos desde una Hoja de Excel, toma en cuenta que esta herramienta no está
disponible para los documentos de la sección Recursos Humanos. A continuación, se
realizarán los pasos para cargar los movimientos desde la hoja de Excel.
Consideraciones:
1. El archivo de Excel debe iniciar con los encabezados de los movimientos desde la
celda A1.
Realiza los siguientes pasos para cargar los movimientos desde Excel.
Paso Acción
139
Importar movimientos desde la hoja de Excel, continúa…
Paso Acción
140
Manufactura
En este apartado conocerás el tema Manufactura de CONTPAQi® Comercial Pro en el que
puedes registrar movimientos relacionados con el proceso de producción de tu empresa.
Un ciclo de producción es el periodo que transcurre desde el inicio del proceso productivo
o inversión en materias primas, hasta el cobro del producto vendido.
141
Manufactura, continúa…
142
Alta de insumos y producto terminado.
Antes de realizar movimientos en el modulo de Manufactura es recomendable que tengas
en cuenta los siguientes conceptos.
Lo mas recomendable es registrar tus insumos y productos terminados para lograr trabajar con el
módulo de Manufactura.
Paso Acción
143
Alta de insumos y producto terminado, continúa…
Paso Acción
144
Alta de insumos y producto terminado, continúa…
Paso Acción
Precio
Clave Producto Costo
INS05 Empaque 0.5
INS04 Tuerca 0.3
INS03 Navaja 0.77
INS02 Mango Plastico 0.45
INS01 Tornillo 0.3
145
Alta de insumos y producto terminado, continúa…
Paso Acción
146
Alta de insumos y producto terminado, continúa…
Paso Acción
147
Alta de insumos y producto terminado, continúa…
Paso Acción
148
Alta de insumos y producto terminado, continúa…
Paso Acción
Entrada de Insumos.
Una vez registrados los insumos es necesario registrar las entradas de tus insumos a tus
almacenes. Esto lo puedes realizar creando un documento de Recepción de Mercancia o
una Entrada del Almacén. Realizando la entrada podras crear las Salidas de Insumos
correctamente.
149
Orden de Producción
Es la solicitud para producir determinado producto y en ella se especifica la cantidad de
producto terminado que se desea obtener.
150
Generar Orden de Producción
Al hacer clic en la opción Orden de Producción, automáticamente se habilitarán las
opciones disponibles para este tipo de documento, como lo muestra la siguiente imagen:
Para crear el documento presiona el botón Nuevo y captura los datos que se te piden en
cada campo.
151
Generar Orden de producción, continúa…
Desde esta ventana se podrán realizar también los documentos: Salida de insumos y
Entrada Productos Terminados.
Una vez finalizado el registro, guárdalo con los botones Guardar & Cerrar o
Guardar & Nuevo.
Una vez capturado el pedido de producción, estarás listo para iniciar el proceso productivo
y afectar las cantidades en inventario, de los insumos y los productos terminados
involucrados en el proceso productivo.
152
Generar Orden de producción, continúa…
Realiza lo siguiente para registrar una Orden de Producción para el Producto Terminado
Tijeras.
Paso Acción
153
Salida de insumos
Los insumos son materiales, materia prima o bienes que se utilizan para crear o producir
otros bienes; tienen la propiedad de transformarse para ser parte del producto final.
La salida de insumos se utiliza para indicarle al sistema de que almacén va a tomar esos
insumos y que cantidad es la que debe considerarse, basándose en la orden de producción.
Para crear el documento presiona el botón Nuevo y captura los datos que se te piden
en cada campo.
Una vez finalizado el registro, guárdalo con los botones Guardar & Cerrar o
Guardar & Nuevo.
154
Generar salida de insumos, continúa…
Observa que la barra de herramientas de este documento, cuenta con opciones que son
generales para la mayoría de los documentos, sin embargo, cada documento cuenta con
opciones adicionales propias, en caso de que estas sean necesarias.
155
Generar salida de insumos, continúa…
2 Una vez abierto el documento localiza el botón Salida de insumos y haz clic
sobre el.
156
Generar salida de insumos, continúa…
Paso Acción
157
Entrada Productos terminados
Este documento representa la entrada del producto final al almacén. CONTPAQi®
Comercial Pro permite destinar un almacén para insumos, del cual se puede realizar
la salida y la entrada del producto terminado, puede ir directo al almacén de venta.
Para crear el documento presiona el botón Nuevo y captura los datos que se te piden
en cada campo.
Una vez finalizado el registro, guárdalo con los botones Guardar &
Cerrar o Guardar & Nuevo.
Al realizar la Entrada de Productos Terminados, el estatus de entrega
del pedido de producción cambiará, pudiendo ser “Entregado”, “Entregado
Parcialmente” o “Entregado de Más”.
158
Generar entrada de productos terminados, continúa…
Recuerda que la barra de herramientas del documento, cuenta con opciones que son
generales para la mayoría de los documentos, sin embargo cada documento cuenta con
opciones adicionales propias, en caso de que estas sean necesarias.
159
Generar entrada de productos terminados, continúa…
Entrada de productos Terminados desde la orden de producción.
Realiza los siguientes pasos para dar entrada a los productos terminados desde la orden
de producción.
Paso Acción
2 Una vez abierto el documento, haz clic sobre el botón Crear Entrada
Productos Terminados.
160
Generar entrada de productos terminados, continúa…
Paso Acción
161
Consultas
Con esta opción de CONTPAQi® Comercial Pro, podrás hacer consultas de los productos
en producción así como de las órdenes por entregar.
Productos en producción
Realiza consultas de los Productos en producción seleccionando la siguiente opción:
162
Mensajes de Advertencia.
Si al intentar dar salida a los Insumos, desde la Orden de Producción, aparece el siguiente
mensaje.
Valida lo siguiente:
1. Las cantidades disponibles de los insumos se encuentren en el almacén
seleccionado en el documento. De tener otro almacén solo realiza el cambio de
almacén y vuelve a intentar crear la salida.
163
Configuración para Factura
Electrónica
Actualmente es indispensable realizar el timbrado de los documentos realizados a nuestros
clientes. CONTPAQi® Comercial Pro, te permite configurar tu empresa para lograr
timbrar tus documentos fiscales y cumplir con las disposiciones del SAT.
Configuración de la empresa
Previamente se recomienda realizar el respaldo de la base de datos para asegurar el
contenido de tu información.
Una vez revisado el RFC realiza el siguiente procedimiento para configurar tu empresa
para el manejo de CFDI.
164
Configuración de la empresa en el manejo de CFDI
Realiza los siguientes pasos para configurar la empresa en el manejo de CFDI:
Paso Acción
165
Configuración de la empresa en el manejo de CFDI, continúa…
Paso Acción
166
Configuración de la empresa en el manejo de CFDI, continúa…
Paso Acción
167
168
Configuración de la empresa en el manejo de CFDI, continúa…
Paso Acción
169
Configuración de la empresa en el manejo de CFDI, continúa…
Paso Acción
10 En la parte inferior define donde se guardarán los XML Emitidos del sistema,
define esta ruta en el apartado Guardar en. Ten encuenta que todos los XML,
PDF y HTML que generes en el sistema se guardarán en esta ruta.
170
Configuración de la empresa en el manejo de CFDI, continúa…
Paso Acción
171
Configuración de la empresa en el manejo de CFDI, continúa…
Paso Acción
Da un clic a la pestaña General y pulsa el botón Formatos.
1.
En la siguiente ventana pulsa doble clic sobre Ventas. Este paso desplegara
2.
los sub módulos
172
Configuración de la empresa en el manejo de CFDI, continúa…
Paso Acción
En la parte derecha haz clic en el botón Añadir.
4.
173
Configuración de la empresa en el manejo de CFDI, continúa…
Paso Acción
A partir de aquí el documento ya tiene un formato asignado. Pulsa Aceptar
6.
para continuar.
Puedes repetir a partir del paso 4 para agregar más formatos. El formato
7
que tiene la palabra (Default) es el que se tomará por omisión en la vista
previa.
174
Configuración de la empresa en el manejo de CFDI, continúa…
Una vez asignado el formato deberás abrir una Factura Clientes e ir al menú Factura
Cliente como se muestra en la imagen y haz clic en Imprimir.
En el apartado documento valida que tu formato Factura este seleccionado y haz clic en
Pre visualizar para ver tu documento con el formato editado.
175
Configuración de la empresa en el manejo de CFDI, continúa…
Para ver los cambios aplicados en tu formato, puedes dejar la ventana de impresión
abierta y pulsar previsualizar las veces que necesitas para monitorear tu formato.
176
Timbrado de documentos
Posterior a la configuración de la empresa, lograrás realizar el timbrado de documentos
desde los módulos Pedidos, Ventas y Facturas Cliente.
Pedidos y Ventas.
En estos módulos puedes realizar el timbrado de los documentos presionando el botón
177
Timbrado de documentos, continúa…
Si faltará algún dato en los datos del cliente o tu empresa, se enlistarán los detalles que
impiden el timbrado.
178
Facturas Cliente
Para timbrar los documentos de Facturas Clientes solo ingresa a la sección Ventas y
haz clic sobre el módulo Facturas Clientes, basta con seleccionar el documento y
hacer clic en el botón Timbrar CFDI.
179
Facturas cliente, continúa…
Es posible timbrar varios documentos a la vez, solo selecciona las facturas cliente que
necesitas presionando la tecla <Shift> o <Crtl> y dando clic a los registros.
Posteriormente presiona Timbrar CFDI.
180
Facturas cliente, continúa…
Formato PDF
Formato XML
Formato HTML
Para visualizar nuevamente los errores de timbrado, solo selecciona un registro con
181
Visualizar Documento timbrado, continúa…
Enviar documentos
Para enviar un documento solo selecciona la Factura timbrada en el módulo Facturas
Cliente y haz clic en el botón . Recuerda que el cliente debe tener una cuenta de
correo registrada, de no tenerla se mostrará la siguiente ventana.
182
Cancelar una Factura Timbrada
Es posible que al timbrar un documento este tenga algún dato incorrecto y sea necesario
volver a generar la factura. Es posible realizar la cancelación de un documento desde el
módulo Facturas Cliente seleccionando el documento o los documentos a cancelar.
183
Configuración del Metodo de Pago.
Actualmente el SAT establece agregar la clave del método de pago en el articulo 29-A,
fracción VII, inciso c, del código fiscal de la Federación en el XML de nuestros documentos
timbrados.
En este apartado conoceras los pasos para definir el método de pago en los documentos
de Factura Cliente.
Realiza lo siguiente para asignar los métodos a tus clientes y posteriormente agregarlo en
el documento de Factura Cliente.
Paso Acción
184
,
Configuración del Metodo de Pago Continua…
Paso Acción
185
,
Configuración del Metodo de Pago Continua…
Paso Acción
186
,
Configuración del Metodo de Pago Continua…
Paso Acción
187
Configuración del Metodo de Pago,Continua…
Paso Acción
Al realizar estos pasos se agrego la entidad financiera con los datos de la cuenta bancaria
al cliente. Al generar un documento de Factura Cliente y seleccionar la pestaña CFDI,
podremos identificar el método de pago y su cuenta bancaria previamente.
188
Timbrado de documentos con addenda.
El uso de addendas en los documentos es indispensable para cumplir con ciertos requisitos
no fiscales en los XML. En este módulo se mostrarán los pasos para trabajar con estos
requisitos.
Al trabajar con las addendas podrás capturar información en los siguientes apartados
dependiendo de la addenda.
- Empresa.
- Producto.
- Documento.
- Movimiento.
El primer paso es bajar las definiciones de las addendas que necesites. Realizaremos el
ejemplo con la ADDENDA “CASA LEY MERCADERIAS”, realiza los siguientes pasos para
bajar la definción.
Paso Acción
189
Timbrado de documentos con Addenda,Continua…
Paso Acción
5 Una vez bajada la addenda, ingresa a la sección Ventas y haz clic sobre el
módulo Clientes. Abre al cliente con el cual usarás la addenda.
190
Timbrado de documentos con Addenda,Continua…
Paso Acción
Botón
Ventana Cliente Barra de menus ventana Empresa.
(Si no se requieren capturar datos en la
empresa, no se visualizará este botón)
191
Timbrado de documentos con Addenda,Continua…
Paso Acción
10 Una vez capturados los datos de la addenda haz clic en el botón Guardar y
Cerrar tanto de la ventana de la Empresa y el Cliente.
192
Timbrado de documentos con Addenda,Continua…
Paso Acción
193
Timbrado de documentos con Addenda,Continua…
Paso Acción
13 Ya capturados los datos haz clic en el botón Guardar y Cerrar para registrar
los cambios en el producto.
15 Haz clic en el botón addenda para capturar los datos del documento.
194
Timbrado de documentos con Addenda,Continua…
Paso Acción
16 Una vez capturados los datos de la addenda, agrega a los movimientos del
documento el producto que contiene la información de la addenda.
17 Haz clic sobre el campo Addenda en los movimientos para capturar los
datos de la addenda. Al finalizar haz clic en el botón Aceptar.
18 Al llenar los datos del documento y los movimientos, podras vizualisar una
vista previa de la addenda. Para ver este apartado haz clic en el botón
Previsualizar Addenda/Complemento.
195
Timbrado de documentos con Addenda,Continua…
Paso Acción
196
Creación de documentos a partir de
un XML
CONTPAQi® Comercial Pro tiene la facilidad de crear documentos a partir de tus XML
recibidos o emitidos, dando de alta catálogos de clientes, proveedores, productos, pólizas
y cuentas contables de forma automática en pocos clics.
Configuración previa
Antes de comenzar a trabajar con la creación de documentos a partir de los XML es
recomendable que generes las carpetas en donde guardaras los XML recibidos y
emitidos de la empresa.
XML Recibidos
XML Emitidos.
197
Creación de documentos a partir de un XML, continúa…
Paso Acción
En la siguiente ventana haz clic en CFDI y valida que en el campo Tipo de
2
Comprobante este seleccionado CFDI. De no ser asi, cambia esta opción.
Una vez habilitado el uso de CFDI, define las rutas en donde están tus XML
3
Emitidos y XML Recibidos.
198
Creación de documentos a partir de un XML, continúa…
199
Pasos para crear documentos a partir de XML Recibidos
Realiza los siguientes pasos para crear documentos a partir de un XML.
Paso Acción
Guarda los XML en la carpeta que configuraste en las opciones generales
1
para XML recibidos.
200
Creación de documentos a partir de un XML, continúa…
Paso Acción
Comenzará el proceso de cargado de los XML, mostrando una barra de
3
avance.
201
Creación de documentos a partir de un XML, continúa…
Acción
Paso
Define el tipo de documento y opcionalmente si estará relacionado
7
con un centro de costo.
202
Creación de documentos a partir de un XML, continúa…
Paso Acción
203
Pasos para crear documentos a partir de XML Emitidos
Realiza los siguientes pasos para crear documentos a partir de un XML.
Paso Acción
Deposita los XML en la carpeta que configuraste en las opciones
1
generales para XML Emitidos.
204
Creación de documentos a partir de un XML, continúa…
Paso Acción
3
Comenzará el proceso de cargado de los XML mostrando una
barra de avance
4
Al finalizar se mostrará una ventana con los resultados
5
Una vez cargados los XML, podrás visualizarlos en el listado de
XML Emitidos.
205
Creación de documentos a partir de un XML, continúa…
Paso Acción
Al crear los productos podrás elegir si tomarás el nodo identificación como
7
clave del producto, haz clic en el botón Sí, para generar la clave del producto.
206
Creación de documentos a partir de un XML, continúa…
Ingresa a la sección Ventas y selecciona el módulo Clientes. Confirma que con los pasos
anteriores se crearon los registros de este catálogo.
Revisa la sección Productos y Servicios, sobre el módulo Productos. Al igual que los
clientes, al generar documentos a partir de un XML, se registrarán los productos en tu
catálogo.
207
Consideraciones
Toma en cuenta los siguientes puntos cuando cargues XML a tu empresa.
- Al mover o eliminar los XML de las carpetas que configuraste en las opciones
generales, deberás volver a colocar los XML en la ubicación correcta y volver a
importarlos.
- Si cambias de equipo la base de datos, los XML deberán quedar en la misma
ubicación que el equipo anterior. De lo contrario no podrás consultar la
información.
208
Gestión de almacén
La gestión del almacén es importante para el ajuste o traspaso de inventarios, ya que se
generarán movimientos sin afectar saldos o involucrar a clientes o proveedores.
Introducción
Este módulo lo podrás localizar en la sección Productos y Servicios. En este módulo
podrás generar documentos de Entrada de almacén, Salida de almacén,
Movimientos entre almacenes, Ajuste de inventario y Toma de inventario.
Entrada de Almacén.
Este documento ingresará las existencias de los productos al almacén seleccionado, por
omisión no genera costo y solo afecta cantidad en almacén.
Salida de Almacén
Este documento realizará las salidas de los productos del almacén seleccionado, sin
afectar saldos de clientes o proveedores.
209
Movimiento entre almacenes
Este documento ayudará a traspasar la mercancía de un almacén A hacia un almacén B.
Realizando la salida del almacén A y generando la entrada en el almacén B de los productos
capturados.
Kardex
210
Ajuste de inventario.
Este documento ajustará las unidades del almacén según la cantidad que tengas presente
o real en tu almacén.
Al abrir el documento solicitará el almacén a ajustar y las cantidades presentes de tu
almacén. Por ejemplo, en el sistema de CONTPAQi® Comercial Start/Pro, tienes
registrado 5 unidades en el almacén B, pero en tu almacén realmente contaste 3 unidades.
En este caso realiza el documento Ajuste de inventario indicando el almacén y las
cantidades presentes que tienes de tu producto.
211
Gastos
Un gasto es un egreso o salida de dinero que una persona o empresa debe pagar para un
artículo o por un servicio ajeno al giro de su negocio.
También podemos definir el gasto como la inversión necesaria para administrar la empresa
o negocio, ya que sin eso sería imposible que funcione cualquier ente económico;
normalmente esta salida de dinero “no es recuperable”.
Gasto
Para acceder al módulo de Gastos es necesario seleccionar el apartado de Compras y
Gastos de nuestro menú lateral izquierdo.
212
Estructura de un documento de Gastos
Barra de Menú:
En este apartado se muestran las distintas opciones a agrupar de cada módulo,
normalmente divididas en el Nombre del Módulo y General.
General:
En este menú se mostrarán las barras de herramientas divididas en los apartados de
Archivos, Mostrar y Acciones. Algunas opciones pueden cambiar dependiendo el
documento y la configuración de la empresa.
Encabezado:
Es la parte del documento en donde se capturan los datos generales como son: la fecha
del documento, el almacén, el proyecto, etc.
Los datos del encabezado pueden variar según el tipo de documento en el que estés
trabajando.
213
Estructura de un documento de gastos, continúa…
Área de movimientos:
Es la parte del documento donde se captura el desglose de las partidas que lo avalan.
Estas partidas pueden contener: la Descripción, Cantidad, Tipo de gasto, Impuesto,
Deducible, etc.
Área de Totales:
En este apartado se totalizará el área de movimientos y dependiendo el módulo serán los
valores que se visualizarán.
214
Estructura de un documento de Gastos, continúa…
Paso Acción
215
Estructura de un documento de Gastos, continúa…
Paso Acción
216
Estructura de un documento de Gastos, continúa…
Pas Acción
o
Haz clic en la columna Descripción para capturar el detalle del Gasto que
8
ampara el movimiento.
217
Estructura de un documento de Gastos, continúa…
Paso Acción
218
Tipos de documentos de Gastos
La afectación de saldos depende del tipo de documento que generes en el sistema. Es
importante que conozcas qué características tiene cada documento para realizar un
correcto uso de CONTPAQi® Comercial Pro.
Gasto
Es el documento que genera una Cuenta por Pagar por conceptos de Gasto de nuestra
Empresa.
Gastos de terceros
Este documento genera una cuenta por Pagar por concepto de Gasto por comprobar a un
representante de Gastos de nuestra empresa.
Reintegros
Este documento se utiliza cuando existen pagos en efectivo ya que se deberá regresar
dicho dinero al representante del gasto.
Comprobación de Gastos
En este documento se agrupan los comprobantes y gastos realizados por el tercero.
Pagos de impuestos
Estos documentos son para capturar los pagos realizados a la autoridad por concepto de
Impuestos.
Devolución de impuestos
Aquí capturarás los reembolsos realizados por la autoridad por concepto de impuestos.
Gastos financieros
En este documento se capturan los Gastos por concepto de Gastos Financieros ya sea por
comisiones bancarias, intereses u otros gastos financieros.
Productos financieros
Estos documentos son para capturar los movimientos de productos Financieros que maneje
la empresa.
219
Comprobación de Gastos desde XML Recibidos.
Es posible crear documentos de Comprobación de Gastos, Gastos de terceros y
reintegros desde los XML Recibidos.
Es recomendable validar que los XML Recibidos ya se encuentren cargados en CONTPAQi®
Comercial Start/Pro, para esto puedes revisar la pagina 161 donde se hace referencia a
este tema.
Realiza los siguientes pasos para realizar una comprobación de Gastos desde los XML
Recibidos.
Paso Acción
Sobre el listado de XML Recibidos haz clic en uno y luego haz clic en el botón
2
Comprobación de gastos en la parte derecha superior.
220
Comprobación de Gastos desde XML Recibidos… Continua…
Paso Acción
221
Comprobación de Gastos desde XML Recibidos… Continua…
Paso Acción
222
Comprobación de Gastos desde XML Recibidos… Continua…
Paso Acción
223
Comprobación de Gastos desde XML Recibidos… Continua…
Paso Acción
Para generar un comprobante sin XML solo haz clic en el botón Recibo sin XML
9
Agrega la fecha de pago, Proveedor y monto del Recibo sin XML. Posteriormente
10
define el método de pago. Al finalizar haz clic en Aceptar.
224
Comprobación de Gastos desde XML Recibidos… Continua…
Paso Acción
225
Comprobación de Gastos desde XML Recibidos… Continua…
Paso Acción
Para generar la comprobación de Gastos y los Gastos de terceros solo haz clic
13
en Generar Comprobación de gastos.
226
Comprobación de Gastos desde XML Recibidos… Continua…
Pas Acción
o
227
228
Comprobación de Gastos desde XML Recibidos… Continua…
Pas Acción
o
229
Recursos Humanos
Introducción:
En esta sección podrás llevar el control de los empleados de tu empresa, recibos de
nómina, pago de comisiones, Etc. Como recomendación para iniciar a usar esta sección es
recomendable definir la estructura de la empresa, sus divisiones y tipos de área.
Para ingresar a esta sección haz clic en Recursos Humanos.
O
Puedes verlo así
Una vez dentro de la sección lograrás ver los módulos disponibles de la siguiente forma.
Catálogos
Documentos
230
231
Comenzaremos por capturar los catálogos de esta Sección. Como ejemplo se creará una
estructura donde se definirá dos áreas, dos departamentos, dos perfiles de puesto y 3
Empleados de acuerdo a la siguiente grafica.
Vendo de Todo
Empresa SA de CV
Áreas: Este catálogo define de forma general la división de las actividades en la empresa.
Para crear una nueva área solo haz clic en la sección Recursos Humanos y selecciona el
módulo Áreas. Luego haz clic en el botón Nuevo.
232
Una vez dentro de la ventana de captura solo define el nombre del Área y haz clic en
Guardar y Cerrar.
Crea el área Administración para completar el diagrama inicial. Deberás visualizar los
registros del siguiente modo.
Departamentos: Una vez definidas las áreas de la empresa, comienza a clasificar los
departamentos que formarán parte de un área. En la misma sección de Recursos Humanos
haz clic sobre el módulo Departamentos y luego haz clic en el botón Nuevo.
233
Ya en la ventana de captura selecciona el área que pertenece al departamento, define el
nombre del Departamento. El segmento contable se llenará en automático al momento de
contabilizar los sobre recibos. Si deseas otro segmento contable puedes modificar este
dato.
234
Perfiles de Puesto
Los Perfiles de Puesto Clasifica las actividades que tendrá el trabajador en la empresa.
Es importante destacar que en este catálogo definirás si el puesto aplica para la Posición
de Ventas la cual se refiere que el empleado que tenga este puesto podrá verse en el
listado Vendedor en los documentos.
Para comenzar a capturar este catálogo haz clic en la sección Recursos Humanos,
selecciona el módulo Perfiles de Puesto y haz clic en el botón Nuevo.
Posteriormente define el nombre del Perfil de Puesto. La posición y el campo Nivel son
datos informativos que te ayudarán a clasificar tus Perfiles.
Si requieres que los empleados, con este Perfil de Puestos, se muestren en la lista de
vendedores de tus documentos. Habilita la casilla Posición de Ventas.
235
Haz clic en Guardar y Cerrar para registrar el Perfil de Puesto. Valida que tu registro se
generó correctamente.
Registra al Perfil de Puesto Vendedor MTY y habilita la Posición de Ventas para este
perfil. Luego crea el Perfil de Puesto para Contador, en este paso NO habilites la casilla
Posición de Ventas, ya que con este puesto no se deberán clasificar los documentos.
Los registros deberán mostrarse de la siguiente forma.
Los perfiles de Puesto Vendedor GDL y Vendedor MTY, tiene habilitada la casilla Posición
de Ventas.
236
Empleados
Es un contacto que se registra como un trabajador. Esto significa que se debe crear el
contacto para posteriormente registrarlo como un Empleado.
Realiza lo siguiente para capturar a un empleado.
El empleado pertenece al Área Operaciones, Departamento Ventas, Perfil de Puesto
Vendedor MTY.
Paso Acción
237
Empleados, continúa…
Paso Acción
Se abrirá la ventana de captura para el contacto. Agrega los datos personales del
4
empleado en esta ventana. Haz clic en Guardar y Cerrar para registrar los
cambios.
El contacto se agregará al listado, solo haz clic en Aplicar para asignar el contacto
5
al empleado.
238
Empleados, continúa…
Paso Acción
239
En este punto ya se han capturado los datos del puesto del empleado. Al definir un Puesto
con Posición de Venta al empleado, este se mostrará en el listado de Vendedores. Al
finalizar el registro del empleado se mostrará como clasificar un documento por Vendedor.
Realiza los siguientes pasos para completar la captura de un empleado.
Paso Acción
Registra los datos del Empleado restantes como IMSS, CURP, RFC, Sueldo Diario,
1
Salario Base, etc.
Nota: Es necesario que los datos IMSS, CURP y RFC tengan una estructura correcta
ya que posteriormente podrás timbrar el sobre recibo.
Los datos de Comisión son datos informativos.
Una vez registrados los campos, haz clic en Guardar y Cerrar para registrar al
2
empleado. Valida que el empleado se registró correctamente.
240
Con los pasos anteriores, crea a los empleados siguientes empleados con los siguientes
datos. El resto de los datos invéntalos.
Por omisión este módulo esta agrupado por las columnas Empresa y Área.
241
Días Festivos.
Este catálogo solo es un listado de los días festivos de tu empresa, es posible compartir el
listado con otras empresas o solo registrarlo para la empresa activa.
Para crear un día festivo selecciona la sección Recursos Humanos y haz clic en el módulo
Días Festivos. Posteriormente haz clic en el botón Nuevo para comenzar a registrar un
día festivo.
Captura la fecha del día festivo y define si se festejara todos los años activando la casilla
con el mismo nombre.
Si este día solo requieres verlo para una empresa en específico, marca la casilla Empresa
Activa.
Para finalizar describe el nombre del día festivo en el campo Festividad y haz clic en
Guardar y Cerrar.
242
Percepciones y deducciones.
En este módulo podrás registrar las percepciones o deducciones que requieras para
capturar la nómina. Para hacer una referencia genérica entre un registro de percepción y
una deducción, los llamaremos conceptos. Estos conceptos solo te ayudarán a clasificar
los importes del sobre recibo. No realizan cálculos, ni tienen un control de acumulados o
formulas.
Realiza los siguientes pasos para registrar una Percepción ó Deducción.
Paso Acción
243
Empleados, continúa…
Paso Acción
244
Nota: Es posible agregar por área una cuenta contable. Solo define el nombre del área,
desplegando los registros con la tecla <espacio> y en la parte derecha selecciona la cuenta
contable.
Ejemplo:
Al guardar el registro valida que este se muestre en el listado. Recuerda que, si el nombre
del concepto comenzó con la palabra Percepción, se categorizara en el apartado de
Percepciones.
245
Captura de Recibos de Nómina
La captura de sobre recibos se realizará desde el módulo Recibos de Nómina. En el
documento sobre recibos agregarás las percepciones y deducciones del empleado con sus
partes gravadas y exentas.
Es importante hacer énfasis en que no se realizan cálculos automáticamente, ni se tienen
acumulados. La captura de todos los datos es manual.
Realiza los siguientes pasos para capturar el sobre recibo de un empleado.
Paso Acción
Captura la fecha del Recibo de nómina, opcionalmente define una serie y folio.
2
Selecciona al Empleado y define la Fecha de inicio del periodo y Fecha Fin del
3
periodo que pagaras en este recibo de nómina.
246
Captura de Recibo de Nómina, continúa…
Paso Acción
Captura algunas percepciones, estas sumarán al total del recibo. Al agregar una
6
deducción esta restará al total del recibo de nómina.
247
Captura de Recibo de Nómina, continúa…
Paso Acción
Captura los Recibos de Nominas para los empleados que registraste previamente siguiendo
los pasos anteriores. Al finalizar deberás tener una vista parecida a la que se muestra a
continuación.
El Recibo de Nómina generará una Cuenta por Pagar, la cual podrás visualizar en la sección
Tesorería, haciendo clic sobre el módulo Cuentas por Pagar. Usa la búsqueda rápida para
localizar a tus empleados.
248
Relacionar XML
Si el Recibo de Nómina fue timbrado en otro sistema, puedes relacionar un XML a tus
documentos de Nómina. Solo selecciona un registro y haz clic en el botón Relacionar XML.
Posteriormente se abrirá un explorador de archivos para que selecciones tu archivo XML.
Selecciona el XML y haz clic en el botón Abrir.
Posteriormente se validarán 3 puntos para relacionar el XML. Los cuales podrás elegir
entre continuar o cancelar el proceso. Estas validaciones se realizan para los siguientes
datos del XML:
• RFC Emisor
• Fecha de XML
• Importe total
Si el RFC Emisor del XML no coincide con el RFC de tu empresa. Se mostrará el siguiente
mensaje.
Al hacer clic en el botón Si, continuara con el proceso de relacionar el XML al Recibo de
Nómina. Al hacer clic en No, se cancelará el proceso para relacionar el XML.
También se valida la fecha del Recibo de Nómina contra el XML. Si el XML tiene otra fecha,
se mostrará el siguiente mensaje.
249
Al seleccionar el botón Sí, se actualizará la fecha del documento Recibo de Nómina a la
fecha del XML. Si haces clic en No, seguirá el proceso para relacionar el XML.
La ultima validación es en el importe total del XML contra el Recibo de Nómina. Si el
importe total no coincide se visualizará este mensaje.
Si los datos del XML corresponden correctamente con tu recibo de nómina y decidiste
continuar con la relación del XML, aun cuando alguna de las validaciones no coincide con
tu documento. Se mostrará el siguiente mensaje.
250
Al abrir el recibo de nómina con el XML relacionado podrás ver el UUID del XML.
251
Una vez seleccionado el recibo de nómina haz clic en el botón Timbrar CFDI que se localiza
en la parte derecha superior.
Si llegaras a tener algún error en el timbrado podrás una ventana con el mensaje de error.
252
Timbrado masivo
Puedes seleccionar varios documentos y posteriormente realizar el timbrado usando la
tecla <ctrl> para seleccionar algunos registros o la tecla <Shift> para seleccionar un rango
de documentos.
Ya que los documentos se encuentran seleccionados haz clic en el botón Timbrar CFDI.
253
Visualizar Documento timbrado
Después de timbrar los documentos es posible visualizar los registros en formato PDF,
HTML y XML. Selecciona un documento y localiza el apartado Factura electrónica.
Recuerda agregar un formato para el módulo de Recibos de Nómina.
Selecciona el formato en el que se visualizará tu documento.
Formato PDF
Formato XML
Formato HTML
Para visualizar nuevamente los errores de timbrado, solo selecciona un registro con
254
Para enviar uno o varios Recibos de Nómina, selecciona uno o varios documentos y
posteriormente haz clic en el botón Enviar por eMail.
Este proceso dará aviso al SAT de cancelación y marcará el documento como cancelado,
no afectará cuentas por pagar.
255
Pago de Recibos de Nóminas.
Como mencionamos el Recibo de Nóminas genera una Cuenta por Cobrar por lo que se
deberás pagar el documento de Recibo de Nóminas.
Puedes realizar este procedimiento desde el mismo documento. Abre un Recibo de Nómina
y localiza el botón Registro de pagos.
Se mostrará la ventana Nueva transacción. Agrega los datos para registrar el pago y haz
clic en Aceptar para registrar el pago del documento.
256
Valida que el pago se registró dentro del Recibo de Nómina.
Pago Masivo.
Es posible realizar un pago masivo de sobre recibos donde se generará un documento de
Pago Empleado y se relacionará con los documentos seleccionados.
Selecciona varios Recibos de Nomina y haz clic en el botón Pago masivo.
257
Este proceso abrirá un documento Pago Empleado donde sumará el saldo de los
documentos y lo tomará como el importe de este documento.
Selecciona de que Cuenta Bancaria, Tarjeta o caja realizaras el pago de estos documentos.
Al final del documento verás los Recibos de Nómina que seleccionaste ya saldados. Para
finalizar haz clic en el botón Guardar y Cerrar.
258
Tesorería
En esta sección conocerás como registrar tus catálogos de cuentas bancarias, tarjetas,
cajas chicas, etc. y registrar los movimientos de ingreso y egreso a dichos catálogos.
Podrás realizar la conciliación de tus movimientos bancarios y revisar reportes para CXC Y
CXP.
Dentro del módulo de Tesorería podrás:
• Gestionar tus cuentas bancarias, tarjetas, caja chica, Caja fuerte, etc.
• Administrar el alta de deudores y acreedores.
• Registrar los ingresos y egresos
• Manejar los traspasos entre cuentas
• Manejar el seguimiento de préstamo recibido y otorgado
• Importar los estados de cuenta y la conciliación de los movimientos bancarios.
Catálogos
Esta sección es la más importante dentro de nuestro módulo, pues daremos de alta
nuestras Cuentas bancarias, Tarjetas, Caja chica, Caja fuerte, Casa de Cambio,
Lista de Cheques por Cobrar, Acreedores y Deudores.
Cuentas Bancarias.
Este es el primer catálogo de la sección tesorería, en este módulo lograrás crear tus
cuentas bancarias y validar los saldos en tránsito y en el banco.
Realiza los siguientes pasos para crear una cuenta bancaria.
Paso Acción
259
Alta cuenta bancaria, continúa…
Paso Acción
Llena los datos fiscales de la empresa Bancaria, al finalizar haz clic en Guardar y
4
Cerrar para continuar.
260
Alta cuenta bancaria, continúa…
Paso Acción
Captura los datos restantes de la cuenta bancaria, y tipo de Moneda que llevara
6
la cuenta.
261
Alta cuenta bancaria, continúa…
Paso Acción
Define las Formas de pago asociadas y al finalizar haz clic en Guardar y Cerrar
7
para registra tu cuenta bancaria.
262
Alta cuenta bancaria, continúa…
263
Alta cuenta bancaria, continúa…
Realiza los siguientes pasos para crear una tarjeta
Paso Acción
264
Alta cuenta bancaria, continúa…
Paso Acción
265
Alta cuenta bancaria, continúa…
Pas Acción
o
Valida que tu tarjeta se registró correctamente. Este módulo solo llevara el saldo de la
tarjeta.
Caja Chica
Se refiere a una cantidad de dinero la cual haz recibido y no se ha ingresado a una
Cuenta Bancaria ó Tarjeta.
Como ejemplo imagina que tienes una caja en donde cobras tu mercancía y recibes
pagos en efectivo. Este efectivo se registrará en tu Caja Chica hasta que lo deposites
a una Cuenta Bancaria o tarjeta.
Para registrar este catálogo solo selecciona el módulo Caja Chica y haz clic en
Nuevo.
266
Alta cuenta bancaria, continúa…
En este catálogo puedes definir el Nombre, Moneda, Segmento y Comentarios. Solo con
capturar el Nombre puedes guardar la Caja Chica. Haz clic en Guardar y Cerrar para
registrar la caja.
Caja Fuerte
El módulo de tesorería te ayudará a llevar el control de los saldos dentro de tu caja
fuerte, dentro de la vista podrás observar el saldo
Usa este catálogo cuendo tu Caja chica tenga un monto muy elevado de efectivo y
necesites resguardarlo en la Caja Fuerte.
Para registrar este catálogo solo selecciona el módulo Caja Fuerte y haz clic en
Nuevo.
267
En este catálogo puedes definir el Nombre, Moneda, Segmento y Comentarios. Solo con
capturar el Nombre puedes guardar la Caja Fuerte. Haz clic en Guardar y Cerrar para
registrar la caja.
Casa de cambio
En este catálogo solo registraras las empresas que funcionan como casa de cambio.
Haz clic en el módulo Casa de Cambio en la sección Tesorería y haz clic en el botón
Nuevo.
268
Alta cuenta bancaria, continúa…
Registra los datos de la empresa y haz clic en Guardar y Cerrar para continuar.
Una vez registrada la empresa, haz clic en Guardar y Cerrar para guardar la Casa de
Cambio. Si es el primer registro se mostrará la siguiente ventana. Haz clic en Sí para
continuar.
269
Alta cuenta bancaria, continúa…
Deudores y Acreedores.
El Deudor es aquella entidad que debe un importe a la empresa, ya sea por un préstamo,
inversión, realización de un pago a nombre de la empresa.
El Acreedor es aquella entidad a la que la empresa debe dinero por inversiones, o
préstamos.
Al ser muy similar la captura de estos catálogos se realizará la explicación haciendo
referencia a los dos módulos.
Para capturar estos catálogos ingresa a la sección Tesorería y haz clic en alguno de los
módulos Deudores o Acreedores luego haz clic ene l botón Nuevo.
Una vez dentro de la ventana de Captura, registra el nombre del Deudor o Acreedor y
relaciónalo con una entidad de negocio. Si la entidad no existe podrás registrarla desde
esta ventana.
270
Alta cuenta bancaria, continúa…
En la ventana de captura del Acreedor podrás seleccionar si este es a Corto o Largo plazo.
Haz clic en Guardar y Cerrar para registrar los cambios, si es el primer registro aparecerá
la ventana donde puedes definir si este catálogo será el predeterminado en tus
documentos.
271
Documentos módulo Tesorería.
Dentro del módulo de tesorería podremos crear documentos, mismos que van de la
mano con los catálogos que acabamos recién dados de alta.
Los diferentes documentos modelo a realizar son:
• Ingresos
• Egresos
• Otros (Traspasos)
• Préstamos Otorgados
• Préstamos Recibidos
Ingresos
Comencemos con los Ingresos, como a la entrada de dinero en la empresa,
dentro del módulo existen dos tipos de documento, Cobros de Cliente y Otros
ingresos.
272
Cobros Cliente
Desde este módulo podrás registrar los pagos de tus clientes o consultar los pagos
que hayas registrado.
Paso Acción
Ingresa a la sección Tesorería y haz clic en Cobros Cliente. Luego haz clic en el
1
botón Nuevo.
Una vez dentro de la ventana de captura agrega el Folio, Fecha operación donde
2
registrarás el Cobro en el sistema y la Fecha de afectación cuando realmente
afecto el pago a tus cuentas.
273
Documentos módulo de Tesorería, continúa…
Paso Acción
274
Documentos módulo de Tesorería, continúa…
Paso Acción
275
Documentos módulo de Tesorería, continúa…
Pas Acción
o
En este ejemplo se asoció el total del documento de Cobro a la Factura Cliente No. 5.
La factura quedo parcialmente pagada. Haz doble clic sobre el registro de la factura
y se abrirá la Factura.
276
Documentos módulo de Tesorería, continúa…
Pas Acción
o
277
Cierra la Factura Cliente y valida que en la base del documento de Cobro existe una barra con color
2
verde. El color verde significa que el importe del documento de Cobro fue aplicado al 100%, el color
naranja se muestra cuando el importe del documento de Cobro fue aplicado parcialmente.
Nota: Si aplicaste un importe más alto del documento de Cobro a una factura, se mostrará un color
rojo.
Ejemplo: En este ejemplo se aplicó $100.00 a un documento de Factura Cliente, el documento de
Cobro Cliente tiene un importe de 1200, los cuales ya fueron aplicados, al aplicar $100.00 a otro
documento la barra inferior se mostrará de color rojo con la leyenda “Aplicado de más” y el
importe excedente.
278
También podemos registrar ingresos diferentes a un Cobro de un cliente, es por ello
que podemos manejar Otros ingresos. En esta categoría podremos detectar que la
principal diferencia es que, al generar un nuevo documento, podremos escoger las
siguientes entidades:
• Cliente
• Proveedor
• Empleado
• Acreedor
• Deudor
279
Egresos.
Se denomina egreso a la salida de dinero de una empresa, por lo tanto, puedes crear
Pagos de Proveedor, Pagos Empleado y Otros Egresos.
Pagos Proveedor.
Usa este documento para saldar las Facturas Compra de tus proveedores.
Paso Acción
Ingresa a la sección Tesorería y haz clic en Pagos Proveedor. Luego haz clic en
1
el botón Nuevo.
Una vez dentro de la ventana de captura agrega el Folio, Fecha operación donde
2
registrarás el pago en el sistema y la Fecha de afectación cuando realmente se
reflejó en tu estado de cuenta.
280
Documentos módulo de Tesorería, continúa…
Paso Acción
281
Documentos módulo de Tesorería, continúa…
Paso Acción
282
Documentos módulo de Tesorería, continúa…
Una vez capturados los datos anteriores podrás agregar la Referencia, No.
Autorización, Clave de Rastre, Descripción y Comentarios del documento.
El campo Descripción agregará en automático la leyenda “Pago Proveedor”
asociando el nombre del proveedor al que realizaras el pago.
Ya con los datos completos del documento solo bastaría con relacionar el importe del
documento Pagos Proveedor con los documentos de tu Proveedor.
283
Documentos módulo de Tesorería, continúa…
Pago Empleados
El pagar nuestra nómina, también es un egreso, por lo que contamos con los
Pagos Empleado, los cuales nos ayudarán a realizar este rol dentro de nuestra
empresa. Para realizar un documento de Pagos Empleado, ingresa a la sección
Tesorería y haz clic en Pagos Empleado. Posteriormente haz clic en el botón
Nuevo.
Realiza los mismos pasos para registrar un documento de Pagos Proveedor, solo
que, en vez de seleccionar un proveedor, se mostrará el listado de Empleados.
Posteriormente se mostrarán los sobre recibos del empleado.
Selecciona el Método de pago con el cual realizaste el pago de los sobre recibos.
284
Documentos módulo de Tesorería, continúa…
Al seleccionar el empleado lograrás ver los sobre recibos que están pendientes de
pago.
Asocia los pagos del mismo modo que lo haces con los Pagos Proveedor, puedes
apoyarte con los botones que están en la parte superior para hacerlo de un modo
automatico.
Otros Egresos
Es posible registrar otros egresos de la empresa que no estén clasificados como Pago
a proveedor o pago a empleado. Usa el módulo Otros Egresos para crear estos
documentos.
Ingresa a la sección Tesorería y haz clic en Otros Egresos, haz clic en el botón Nuevo
para comenzar la captura.
285
Documentos módulo de Tesorería, continúa…
Llena los datos de la misma forma que los documentos de Pagos Proveedor y Pagos
Empleado. La diferencia que notarás es en el campo Entidad donde podrás
seleccionar otros catálogos para registrar el documento.
286
Documentos módulo de Tesorería, continúa…
Realiza los siguientes pasos para registrar el Pago a proveedor y asociarlo a
diferentes documentos.
Pas Acción
o
Ingresa a la sección Tesorería y haz clic en el módulo Pagos Proveedor, luego haz clic en el botón
1
Nuevo.
Captura el Monto del documento y en el pimer campo de entidad selecciona la Cuenta Bancaria,
3
Tarjeta o Caja donde se afectara el saldo.
287
Documentos módulo de Tesorería, continúa…
Pas Acción
o
Se mostrará la ventana de filtro donde podremos buscar los documentos por Nombre, RFC,
5
UUID, Fecha, Monto, Divisa. Para localizar los documentos de todos los proveedores agrega la
fecha del 1 enero 2016 al 31 diciembre 2016. Esta fecha te dará los documentos con saldo
pendiente.
Haz clic en Aplicar para mostrar los documentos de estas fechas. Se mostrarán los documentos
6
de todos los proveedores.
288
Aplica los pagos y haz clic en Guardar y Cerrar para registrar los cambios.
7
Es posible realizar este procedimiento desde los documentos del Cliente, Proveedor
o Recibos del empleado. En el ejemplo siguiente seleccionaremos varias Facturas
Cliente para diferentes Clientes y generaremos un documento de Cobro Cliente. A este
procedimiento se llama Cobro Masivo.
Pas Acción
o
Manten presionada la tecla <Ctrl> y haz clic sobre diferentes Facturas de diferentes
2
clientes.
289
290
Documentos módulo de Tesorería, continúa…
Pas Acción
o
Una vez seleccionados los documentos haz clic en el botón Cobro Masivo. Se mostrará
3
el documento de Cobro Cliente con el monto del saldo pendiente de las facturas
seleccionadas y en la parte inferior podras visualizar los documentos ya saldados.
291
292
Documentos módulo de Tesorería, continúa…
Pas Acción
o
Define el metodo de pago. Recuerda que no será posible agregar el metodo de pago
5
“Transferencia” cuando el documento de Cobro es para varios clientes.
293
Documentos módulo de Tesorería, continúa…
Traspasos.
El traspaso nos ayuda a documentar el movimiento del flujo de efectivo entre nuestras
cuentas.
Usa este documento cuando necesites traspasar un saldo de una cuenta a otra. Ya sea
cuenta bancaria, tarjeta o caja.
Realiza los siguientes pasos para traspasar el saldo de una tarjeta a una Cuenta
Bancaria.
Pas Acción
o
Agrega el Folio, Fecha de operación tanto para la cuenta origen como la cuenta
2
destino.
294
295
Traspasos, continúa…
Pas Acción
o
296
Selecciona la entidad y cuenta donde ingresara el importe origen.
6
Traspasos, continúa…
Pas Acción
o
Para ello podrás visualizar los módulos Préstamos otorgados y Prestamos recibidos
en la sección Tesorería.
Pas Acción
o
297
Ingresa a la sección Tesorería y haz clic sobre el módulo Prestamos otorgados luego
1
haz clic en el botón Nuevo para comenzar a capturar un prestamo.
Agrega los datos del deudor y su entidad financiera. Si la entidad no existe haz clic
en Sí para agregar la entidad del deudor.
298
Al llenar los datos de la empresa y el deudor solo haz clic en Guardar y Cerrar para
registrarlo. Si es el primer deudor se mostrará la ventana para agregarlo como el
registro predefinido.
299
En la parte inferior del documento captura la condición de pago del documento y opcionalmente
5
captura una referencia.
Puedes validar la agenda de pagos para revisar como se realizarán los pagos
6
Haz clic en Guardar y cerrar para registrar los cambios. Valida que el prestamo se registro
7
correctamente.
300
Al registrar el Préstamo otorgado es necesario registrar los Cobros, a estos
documentos se les conoce como Cobro Pagare.
Pas Acción
o
301
Préstamos otorgados, continúa…
Pas Acción
o
Haz clic en Guardar y Cerrar para registrar el pago. Valida que el registro se guardo
5
correctamente.
302
Si necesitas clasificar los documentos por deudores, haz clic en el botón Propiedades,
6
haz clic en Campos y agrega la columna Deudor al listado. Procuera que esta columna
este al inicio de la vista.
303
Arrastra la columna Deudor a la Zona de Agrupamiento para clasificar los documentos.
7
304
Esta consulta te ayudará a revisar los saldos de los Préstamos otorgados, donde
mostrará los pagarés y los cobros. Por omisión esta consulta esta agrupada por el
Deudor y Referencia.
Prestamos Recibidos.
Son los prestamos recibidos por la empresa de otras entidades, normalmente
financieras.
305
Préstamos otorgados, continúa…
Pago Pagaré (Préstamos Recibidos)
Este documento saldara los Pago Pagare (Prestamos Recibidos). La forma de
captura es igual a la de Cobro Pagare (Préstamos Otorgados). Solo selecciona el
acreedor y los importes que llevará el documento. Haz clic en Guardar y Cerrar para
registrar el documento
Puedes revisar la consulta Resumen de préstamos recibidos para ver los saldos de
este módulo.
306
Herramientas
Dentro del menú herramientas
podremos observar dos categorías
Movimientos bancarios y Estados
de cuenta, mismos que nos
ayudarán a entender la información
que tenemos dentro de nuestro
módulo.
Movimientos bancarios
Es una vista donde puedes visualizar los diferentes documentos de Tesorería y con
las afectaciones a las cuentas bancarias, cajas chicas, etc.
Al ser una vista, cuenta con todas las bondades para la misma, como filtrar, mover las
columnas, entre otras.
307
Estados de cuenta
Dentro de esta opción podremos importar nuestro estado de cuenta bancario, con
esta información podrás comparar con el reporte Movimientos bancarios y así ver
de una manera más sencilla que se tenga toda la información correcta, tanto en la
entidad bancaria, como en el sistema.
Paso Acción
Localizar el botón Importar archivo Excel para importar el Estado de
1
cuenta desde Excel®
Hay que seleccionar la ruta donde se encuentra el Estado de cuenta.
2
308
Importar estado de cuenta, continúa…
Paso Acción
Dentro de esta vista podrémos ver que se cargarón todos los movimientos
4
correctamente.
Relacionar transacción
Una vez cargado el Estado de cuenta, podemos relacionar las transacciones con los
movimientos generados en el sistema, para ello hay que seguir los siguientes pasos:
Paso Acción
Seleccionar el movimiento que deseamos relacionar.
1
Hacemos clic en el botón Relacionar Transacción.
2
309
Relacionar transacción, continúa…
Paso Acción
Realizamos la búsqueda del movimiento a relacionar, una vez identificado,
3
terminamos con Asociar pago.
310
Nueva transacción
Con esta operación será posible crear un Pago a Proveedor, desde un movimiento del
Estado de Cuenta. Para ello hay que hacer lo siguiente:
Paso Acción
Seleccionar el movimiento que deseamos relacionar.
1
Hacemos clic en el botón Nueva transacción.
2
311
Consultas
Dentro de consultas contamos con cinco vistas que te ayudarán a ver la información
de tus entidades.
• Cuentas por cobrar.
• Cuentas por Pagar.
• Depósitos x identificar.
• Gastos detallados
• Gastos por año.
Cómo podemos ver en la siguiente imagen, podemos ver por cliente, los documentos
creados, las fechas de cobro y si tienen algo vencido, hasta por más de 90 días.
312
Cuentas por pagar
Esta consulta te mostrará todos los documentos de Proveedores y Empleados
pendientes de pago, los saldos de los documentos se divirán en 30, 60, 90 o mas de
90 dias dependiendo de las condiciones de pago del documento.
Depósitos x identificar
Con esta vista nos es más sencillo localizar los depósitos y si alguno de ellos no se
encuentra asociado con algún movimiento de la empresa.
Gastos detallados
Para conocer los gastos que se tienen como empresa, la vista de Gastos detallados,
nos ayuda a visualizar todos los movimientos registrados en la empresa.
Podemos observar todo tipo de documentos, desde facturas, hasta pago de
préstamos de nuestras entidades, y una sumatoria del total de los gastos realizados.
313
Gastos por año
Visualiza los gastos realizados por año visualizando únicamente los totales por año.
314
Contabilidad
Dentro del módulo de Contabilidad podrás realizar lo siguiente:
• Gestionar tu catálogo de cuentas y sincronízalo con CONTPAQi® Contabilidad
• Definir los tipos de póliza que vas a generar
• Crear las definiciones de asientos que vas a manejar para generar las pólizas
• Vitalizar las pólizas generadas por sistema y sintonízalas con CONTPAQi® Contabilidad
• Generar el cierre de periodo
• Crear las pólizas de amortización basado en las compras de activo (Disponible solo en
versión Pro)
Configuración previa
Antes de iniciar a conocer el módulo realizaremos la configuración inicial dentro del
menú CONTPAQI COMERCIAL hacer clic en el botón Opciones y seleccionamos
Contabilidad.
315
Contabilidad, continúa…
316
Contabilidad, continúa…
Uso de Bimoneda
Al habilitar esta casilla podras visualizar en las pólizas la columna Debe M.E. y Haber
M.E.
Vista de la póliza.
En el campo usuario, agrega los datos de inicio de sesión que usas para firmarte en
CONTPAQi® Contabilidad, es recomendable que sea el usuario Supervisor. Al
finalizar haz clic en Detectar Empresas para validar la conexión.
317
Contabilidad, continúa…
Una vez dentro de la sección podras visualizar los módulos de esta sección.
318
Ingreso a la sección Contabilidad, continúa…
• Catálogos
• Asientos Contable
• Reporte
Catálogos
En esta sección podremos identificar la estructura principal de la contabilización.
Encontraremos Catálogo de Cuentas, Tipos de póliza y Definición de asientos.
Catálogo de cuentas
Dentro del sistema, al seleccionar Catálogo de cuentas podrás visualizar el árbol de
cuentas. CONTPAQi® Comercial Start y Pro cuentan con un catálogo preinstalado
del SAT y una configuración para realizar la contabilización automáticamente.
En este módulo podras localizar las opciones para Sincronizar las cuentas de
CONTPAQi® Comercial Start/Pro a CONTPAQi® Contabilidad o Importar el
catálogo de cuentas CONTPAQi® Contabilidad a CONTPAQi® Comercial Start/Pro.
319
Catálogo de cuentas continúa…
Nota: Recuerda que para realizar cualquiera de estas opciones es necesario que
tengas seleccionada la empresa de CONTPAQi® Contabilidad en las opciones
generales.
Importar catálogo.
Haz clic sobre el botón impotar catálogo para copiar el catálogo de cuentas de
CONTPAQi® Contabilidad a CONTPAQi® Comercial Start/ro.
320
Catálogo de cuentas, continúa…
Para la importación del catálogo hay que seleccionar el botón Importar catálogo lo
que realizará es una conexión con CONTPAQi® Contabilidad y comenzará a copiar
la información del catálogo de cuentas a CONTPAQi® Comercial Start/Pro.
321
Catálogo de cuentas, continúa…
322
Tipos de póliza
En esta sección del sistema podrás encontrar los tipos de póliza
• Ingreso
• Egreso
• Diario
• Venta
• Compra
• Nómina
• Gasto
• Gasto por comprobar
• Depreciación
• Compra de Activo
Aunque sean más las pólizas, aun así, el sistema es compatible con los tipos de póliza
de CONTPAQi® Contabilidad, para explicarlo nos apoyaremos con la siguiente
imagen:
323
Tipos de póliza, continúa…
Por lo que podemos deducir que de la póliza Diario hasta Compra Activo, en el sistema
contable se manejarán de tipo Diario.
Sí deseas agregar un nuevo tipo de póliza, lo puedes realizar desde el botón Nuevo y
llenar los campos requeridos en la ventana, como el Valor, Texto (Nombre) y el
identificador de CONTPAQi® Contabilidad.
324
Definición de asientos
Una vez que ya conoces lo principal de la contabilidad de la empresa, como el
catálogo y los tipos de pólizas que maneja, es momento de realizar la definición de
asientos contables.
Por omisión vamos a encontrar prediseñados los asientos para los tipos de pólizas
existentes.
325
Definición de asientos, continúa…
• Encabezado
• Módulos
En la parte derecha se tiene el apartado Módulo, aquí indicaras si la definición
contable evaluara un módulo para crear la póliza, puedes asignar una definición
contable a varios módulos.
• Movimientos
Dentro de movimientos, si deseamos, editar alguno de los movimientos hay que
agregar la información que deseemos en el campo indicado.
326
Definición de asientos, continúa…
Estas condiciones tienen la misma lógica que las formulas de Excel® por lo que será
muy sencillo poder asignarla a nuestro asiento contable.
Asientos Contables
Pólizas
En esta sección podremos encontrar las pólizas generadas de nuestros documentos.
Podremos ver un listado de las pólizas generadas, al ser una vista puedes configurarlo
como lo necesitas, por mes, o tipo de póliza, etc.
327
Pólizas, continúa…
Si abrimos algún
documento, podremos
visualizar la creación de la
póliza según la definición
del asiento contable
previamente configurado.
328
Pólizas, continúa…
Para generar una póliza manual, será necesario hacer clic en Nuevo para después
poder capturar los datos correspondientes.
Nos abrirá una ventana donde hay que capturar el encabezado y los movimientos de
la misma, terminamos al guardar.
329
Pólizas, continúa…
• Volver a generar periodo completo: Sí por algún motivo, las pólizas de cierto
periodo son erróneas no hay necesidad de duplicarlas o modificarlas
manualmente, con este botón podrás generarlas de nuevo en ambos sistemas.
• Volver a generar Pólizas seleccionadas: Sí solo deseas ciertas pólizas, solo
se seleccionan y listo.
330
Pólizas, continúa…
Cierre Contable
Es posible realizar el cierre contable. Para ralizarlo solo ingresa al módulo Cierres
Contables y haz clic en Cerrar periodo.
Al hacer clic sobre Cerrar periodo deberás seleccionar el periodo y luego haz clic en
Generar.
331
Cierre contable, continúa…
El resultado será que las pólizas que están en el periodo que seleccionaste se
mostrarán del siguiente modo.
Reabrir un Periodo.
Para reabrir un periodo, solo haz clic en el periodo cerrado y selecciona Reabrir
periodo.
332
Cierre contable, continúa…
Reporte
Estatus por periodo
Quieres conocer el total de pólizas por periodo y si se encuentra cerrado, esta es la
opción.
Desde aquí también podrás cerrar los periodos o abrirlo según sean las necesidades
del usuario.
333
Seguridad
El manejo de la seguridad es un tema importante para los clientes ya que no todos los
usuarios deben tener acceso a todos los módulos del sistema o información que no les
corresponde revisar.
Es por eso que CONTPAQi ® Comercial Pro tiene un módulo llamado Seguridad en donde
lograrás registrar usuarios y grupos, así como los accesos que pueden tener en el sistema.
Crear un grupo
Un grupo es catálogo donde se agruparán los usuarios del sistema. El grupo es al que
se asignarán los permisos en el sistema y heredará dichos permisos a los usuarios
que agrupa.
Selecciona el grupo Admin y haz clic derecho para mostrar las opciones,
posteriormente haz clic en Añadir Grupo. Define el nombre del grupo y presiona el
botón Ok.
334
Crear un grupo, continúa…
Haz clic sobre el grupo que creaste, en este ejemplo es Contabilidad. Al seleccionarlo se
mostrará en la parte derecha los módulos y secciones que puede tener acceso el grupo.
Al marcar una casilla, el módulo estará disponible para el grupo.
Marca las casillas a las que el grupo tendrá acceso y haz clic en Aceptar para guardar los
cambios.
335
Crear un grupo, continúa…
336
Crear un grupo, continúa…
Para realizar esta configuración solo selecciona el grupo que registraste y cambia la
opción, del campo empresas, Todas a una empresa en particular.
337
Crear un grupo, continúa…
Al tener habilitada la opción “Todas en el campo empresas”, los permisos del grupo
aplicaran por igual en las empresas que esten abiertas.
338
Crear un grupo, continúa…
Otra opción que puedes configurar es que el grupo no tenga acceso a la empresa, solo
haz clic sobre el grupo, selecciona la empresa y deshabilita la opción Acceso del
Grupo NombreGrupo.
Creación de Usuarios
Haz clic en la pestaña General y selecciona el icono de Seguridad posteriormente haz
clic derecho sobre el grupo donde necesitas crear a tu usuario y selecciona Añadir
usuario. En este ejemplo el grupo es Contabilidad.
339
Creación de usuario, continúa…
Valida que el usuario aparece en el grupo que seleccionaste. Recuerda que el usuario
heredara los permisos del grupo.
Contraseña maestra
La Contraseña maestra es una clave que se asigna a CONTPAQi® Comercial Pro para
ingresar con cualquier usuario ingresando dicha clave.
Define esta clave y podrás utilizarla cuando tus usuarios olviden la contraseña de su
cuenta o pierdas la contraseña del usuario admin.
340
Creación de usuario, continúa…
Ingresa a este apartado haciendo clic derecho al usuario y selecciona Editar Usuario. Después
des habilita la opción Mostrar mensajes de contabilidad si no requieres que se muestren
dichos mensajes.
341
Copiar, Editar o eliminar un grupo o usuario
Para Copiar, eliminar o editar un grupo o usuario solo basta con hacer clic derecho sobre
el registro y seleccionar editar o eliminar.
Grupo.
342
Configuración de Vistas
La vista es la forma en que se mostrarán los registros en la pantalla principal de
CONTPAQi® Comercial Start/Pro. Logrando identificar de una forma rápida la
información almacenada.
Propiedades
En esta opción lograras Quitar columnas o agregar columnas, agrupar, ordenar y dar
formato a los registros mostrados en la ventana principal.
343
Propiedades, continúa…
El botón Agrupar por… Organizarás tus registros por diferentes criterios, mostrando
la información agrupada por grupos y sub grupos.
344
Propiedades, continúa…
En el listado no se aprecia el nombre del cliente al que se realizó la Factura cliente. Este campo
se agregará al presionar el botón Propiedades y seleccionando Campos…
Al localizar el campo cliente y presionar añadir, el campo cliente aparecerá al final del
listado. Podrás cambiar el orden presionando las flechas que se muestran en la parte
derecha.
345
Propiedades, continúa…
346
Propiedades, continúa…
Colores
En CONTPAQi® Comercial Pro es posible condicionar el color de los registros, para
ingresar a esta configuración solo presiona el botón colores de la cinta de Opciones.
Al hacer clic en este botón se mostrará los formatos condicionados donde agregaras
el color a un campo y su condicionante para que lo aplique. En algunos módulos ya
se tienen algunas configuraciones previas.
En el caso del módulo Facturas Cliente, se muestra la siguiente configuración.
347
Colores, continúa…
Filtros
Los filtros son condicionantes que mostrarán solo la información que cumpla con los
requerimientos que asignemos. Para localizar los filtros localiza los botones Filtro y Filtro
Avanzado
348
Filtros, continúa…
Al hacer clic sobre Filtro Avanzado se mostrará los campos a evaluar y las condicionantes
que podemos agregar. En este ejemplo se mostrarán solo los documentos cancelados del
módulo Facturas Cliente.
349
Configuración de Vistas y consultas
Al ingresar a una vista o consulta es posible realizar algunas configuraciones para
agrupar, filtrar, ordenar o agregar color a los registros y posteriormente lograr
guardar esta configuración en vistas personalizadas.
Podrás localizar las vistas en la parte izquierda del sistema de CONTPAQi® Comercial
Start/Pro.
350
Crear una vista, continúa…
En este ejemplo el filtro, como lo dice su nombre, mostrará solo los documentos
eliminados de las Facturas Clientes. Para realizar esto solo debemos seleccionar la vista
recien creada y quitar todos los filtros.
Una vez eliminado el filtro, se mostrarán todas los registros de Facturas Clientes, incluso
los eliminados.
Haz clic sobre Filtro Avanzado para definir los registros a mostrar.
351
Crear una vista, continúa…
Aunque esta el Filtro Avanzado aplicado, este no pertenece a la vista. El objetivo de una
vista es mostrar algunos registros sin aplicar un filtro avanzado.
Para lograr esto deberás asociar el Filtro Avanzado a la vista de la siguiente forma.
352
Crear una vista, continúa…
Quita el filtro avanzado presionando el botón Filtro Avanzado . Luego haz clic en Quitar
filtro.
Valida que tu vista ya muestra los documentos eliminados sin aplicar ningún filtro.
353
Importación de catálogos desde
Excel®
La importación de catálogos es una forma rápida y sencilla de ingresar información en el
sistema de CONTPAQi® Comercial Start/Pro, sin depender de macros o funciones
adicionales. la descripción es incorrecta.
• Cobros y Pagos
• Empresa
• Contacto
• Cliente
• Proveedor
• Producto
• Documento
• Tipo de gasto
Pero es importante los archivos de Excel® que contienen la información a cargar, solo
contengan los encabezados e información necesaria. Comenzando desde la celda A1.
Ejemplo archivo en Excel® con información de Clientes en donde la información comienza
desde la celda A1.
Encabezado de columnas
Si la información comienza en otra celda o tiene una celda combinada antes es posible que no
puedas visualizar tu información al tratar de importar el catálogo.
354
Proceso para realizar la importación de Catálogos.
Realiza los siguientes pasos para cargar un catálogo desde Excel®. En este ejemplo
se realizara la importación de un catálogo de clientes
Paso Acción
Valida que la información de tu archivo de Excel® comience desde la
1
celda A1.
355
Importación de catálogos desde Excel®, continúa…
Paso Acción
Después de abrir el archivo de Excel®, aparecerá una ventana en
5
donde se mostrarán las columnas del archivo de Excel® en la parte
izquierda y en la parte derecha los campos en donde relacionaras los
datos del archivo en Excel®.
356
Importación de catálogos desde Excel®, continúa…
Paso Acción
Una vez conciliadas las columnas de Excel® contra los campos de
8
CONTPAQi® Comercial Start/Pro, haz clic en Importar para enviar
los datos al sistema.
357
Documentos periódicos
En este apartado aprenderás a trabajar los documentos periódicos en CONTPAQi®
Comercial Start/Pro
Documentos Periódicos
Es posible generar documentos automáticamente dependiendo la fecha en la que
configuremos su creación. Este tipo de documentos te ayudarán a no olvidar generar
un pago, cobrar un documento o realizar un pedido entre otras cosas.
Paso Acción
Ingresa a la sección de Organización y selecciona el módulo
1
Documentos periódicos, posteriormente haz clic en el botón Nuevo
en la parte izquierda superior.
358
Documentos periódicos continúa…
Paso Acción
En la siguiente ventana define la fecha del documento periódico. Agrega una
2
Empresa. Es posible que agregues un almacén, Centro de costo y Proyecto de
ser requerido.
359
Documentos periódicos continúa…
Paso Acción
En el siguiente apartado define el Tipo de documento que se creara
5
periodicamente. En este ejemplo seleccionaremos Recibo de
Arrendamiento (cliente)
360
Documentos periódicos, continúa…
Al finalizar los pasos anteriores se creará el documento periódico, pero este no se mostrara
en el módulo que le corresponde.
361
Manejo de Series
En esta sección conocerás como trabajar con productos usando series. Recuerda tener un
respaldo de tu empresa antes de realizar cualquier cambio.
Antes de empezar revisa que la empresa tenga habilitado el uso de series en el documento,
revisa este punto ingresando al menú CONTPAQI COMERCIAL, en el apartado Documentos
y valida que este habilitado la casilla Número de serie.
Posteriormente configura el producto para que pueda usar números de serie, esto lo
podrás aplicar en la sección Productos y Servicios, en el módulo productos. Abre tu
producto y marca la casilla Manejo de Número de serie.
362
Pasos para crear un documento con series
Realiza los siguientes pasos para crear un documento de entrada con series.
Paso Acción
Selecciona la sección de Compras y Gastos, posteriormente haz clic sobre
1
el módulo Recepción de compra, crea un nuevo documento.
363
Pasos para crear un documento con series continúa…
Paso Acción
En este ejemplo se dará de alta la serie abc10001 a la serie
4
abc10010. Por lo que se crearan 10 números de serie.
Al finalizar la captura haz clic en el botón Añadir para ver los
números de serie.
Haz clic en aceptar para agregar al documento las partidas con los
5
números de serie, si los números de serie son mayores al número de
partida, se mostrará un mensaje para ajustar la cantidad de
movimientos.
364
Pasos para crear un documento con series continúa…
Al generar una salida del producto con series, se habilitará el botón Números de Serie en
el documento de salida y nos permitirá seleccionar las series que se ligarán al producto.
Solo despliega los Números de series y selecciona el rango de series a vender.
365
Manejo de Pedimentos de importación.
Para trabajar con pedimentos de importación deberás revisar que este habilitada esta
función, esto puedes revisarlo en el menú CONTPAQI COMERCIAL y haz clic en el botón
Opciones. Ve al apartado Documentos y valida este habilitada la casilla Pedimento de
Importación
Configuración general de la empresa
366
Manejo de pedimentos de importación continúa…
Una vez que registres los datos del pedimento solo pulsa Guardar y Cerrar para continuar.
367
Crea un documento con Pedimentos de importación
Realiza los siguientes pasos para crear un documento de entrada con pedimentos de
importación.
Paso Acción
Ingresa al módulo Recepción de compra de la sección Compras y Gastos.
1
Crea un nuevo documento y agrega los datos del encabezado, selecciona
el pedimento que diste de alta previamente.
Agrega los movimientos del documento, insertando los productos que usan
2
pedimentos y gurda los cambios.
368
Crea un documentos con pedimentos continúa…
Para revisar los documentos en donde estas usando el pedimento, solo ingresa al catálogo
de pedimentos de importación y abre el registro que deseas consultar.
Detalle de pedimento
Puedes revisar la relación de pedimentos y productos desde la sección de Compras y
Gastos, en el módulo Pedimentos de importación. Solo desglosa el sub módulo
Reportes y haz clic en Detalle de pedimento.
369
Manejo de lote y fecha de caducidad
Previamente habilita la opción Lote y fecha de caducidad de la configuración
general, en el apartado de documentos y configura al producto para que acepte el
uso Lotes.
Paso Acción
Ingresa a la sección de Compras y Ventas, haz clic sobre el módulo
1
Recepciones de Compra y haz clic en el botón Nuevo para crear un
documento de recepción de compra.
370
Crea un documento con lotes y fecha de caducidad continúa…
Paso Acción
Agrega la Cantidad de Lotes, el Número de lotes y la fecha de
4
caducidad, al finalizar haz clic en el botón Añadir.
371
Consultas referentes a Lotes
Es posible revisar en una consulta los lotes disponibles y la fecha de caducidad.
Ingresa a la sección de Productos y Servicios, localiza el módulo Reportes y
Graficas, aquí encontrarás las consultas Lotes disponibles y Lotes y Caducidad.
372