Términos de Referencia Convocatoria ARL SURA S1 y S2 - DEF

CONVOCATORIA 01 – 2019
SELECCIÓN DE PRESTADORES EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL

TRABAJO PARA ATENCIÓN DE EMPRESAS PYME
1. INFORMACIÓN GENERAL
1.1 PRESENTACIÓN
Desde el pasado primero (1) de enero del año en curso, Seguros de Vida
Suramericana S.A y Seguros de Riesgos Laborales Suramericana S.A,
mediante la escritura pública número 5.116 del 17 de diciembre de 2018 de la
notaria 25 del circulo de Medellín, inscrita el 31 de diciembre de 2018 en la
Cámara de Comercio de la misma ciudad, formalizaron la fusión por absorción
entre dichas compañías, siendo Seguros de Riesgos Laborales Suramericana
S.A absorbida por la Seguros de Vida Suramericana S.A.
Seguros de Vida Suramericana S.A. pertenece al Grupo de Inversiones

Suramericana y es filial de Suramericana S.A., un holding constituido para
agrupar las inversiones en Seguridad Social y aseguramiento en Colombia.
Desde la creación del Sistema General de Riesgos Laborales,

SURAMERICANA se ha interesado por otorgar esta cobertura a los
empleadores y trabajadores colombianos por lo que desde entonces venimos
enfocando todos nuestros esfuerzos en la Gestión de los Riesgos Laborales de
la población trabajadora colombiana, procurando mejorar la calidad de vida de
las personas e impactar en la productividad de las empresas y de nuestro país.
Somos líderes en el mercado del sector privado en Colombia y tenemos un

cubrimiento en más de mil municipios y poblaciones.
Para la prestación de estos servicios el ramo ARL SURA ha decidido contratar

personas jurídicas especializadas, con idoneidad y experiencia significativa en
las áreas de prevención y promoción de los riesgos laborales contando para
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pág. 1
ello con un modelo de contratación con esquemas y políticas de administración
de prestadores que aseguran el cumplimiento de altos estándares de calidad,
idoneidad y oportunidad para satisfacer las necesidades de sus clientes.
Para efectos de la presente convocatoria y para el entendimiento de los

términos de referencia deberá tenerse en cuenta:
• ARL Sura: Ramo interesado en la prestación de los servicios.

• Seguros de Vida Suramericana S.A: Empresa contratante.
• Prestador: Oferente que presenta la propuesta.
1.2 OBJETO DE LA INVITACIÓN
ARL SURA está interesada en recibir las ofertas de todas las personas
jurídicas que cumplan con los requisitos y especificaciones requeridas en esta
convocatoria con el fin de vincularse como prestadores de servicios de
Seguridad y Salud en el Trabajo, para la atención de empresas Pyme afiliadas.
Los servicios comprenden:
Asesoría técnica: En sistemas de gestión en seguridad y salud en el trabajo,

cumplimiento normativo, identificación de peligros, gestión de riesgos
prioritarios y planes de emergencia.
Procesos administrativos en riesgos laborales: Para orientar a las

empresas en la afiliación de sus trabajadores, pago correcto de los aportes,
reporte de novedades, actualización de información, revisión de estados de
cartera y cobro de incapacidades.
ARL SURA cuenta con el material para desarrollar estos procesos y además
realizará la homologación de prestadores en los modelos técnicos y
administrativos.
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pág. 2
Esta prestación de servicios estará en función del grupo de empresas
asignadas de acuerdo con la siguiente tabla:
GRUPO CARACTERÍSTICA
1 Menos de 10 trabajadores clase de riesgo I, II y III
2 Entre 10 y 50 trabajadores clase de riesgo I, II y III
3 Más de 50 trabajadores clase de riesgo I, II y III
4 Clase de riesgo IV y V independiente del número de trabajadores
Nota: El ítem grupo, hace referencia a la clasificación de las empresas sólo

para este proceso de contratación.
Cada grupo tiene un protocolo de atención particular que se expone en el

anexo 1.
En el anexo 2 se especifican el número de empresas por grupo y departamento

con su municipio de ubicación.
Se aclara que, dentro de la vigencia del contrato, la ARL podrá solicitar que
sean atendidas nuevas empresas en cada uno de los protocolos; en dicho
caso, se firmará el otro sí que adicione las mismas.
Lo anterior, no constituye ningún compromiso para ninguna de las partes, es

decir, la ARL no estará obligada a solicitar la atención de más empresas a un
determinado prestador, ni los prestadores seleccionados estarán obligados a
aceptarlo, por lo que podrán revisar la solicitud, para evaluar su capacidad de
atención.
Así mismo, la ARL en cualquier momento, podrá revocarle y/o cambiar la

atención de empresas al prestador.
................................................................................
pág. 3
1.3 VIGENCIA DEL CONTRATO
La duración del contrato será de un año contado desde el momento de la

suscripción del mismo, el cual se renovará automáticamente sin perjuicio a que
entre las partes se pacte lo contrario.
Si alguna de las partes define que no se realizará prórroga del contrato, deberá
comunicar por escrito su decisión a la otra parte, con no menos de treinta (30)
días hábiles de antelación a la fecha de terminación de este.
1.4 DEFINICIONES:
Protocolo de atención: Conjunto de actividades sobre las cuales se debe

asesorar una empresa de acuerdo con sus características.
Prestador: Son las personas jurídicas que cuentan con infraestructura

humana, administrativa, tecnológica y física, para la prestación de los servicios
de Seguridad y Salud en el Trabajo.
1.5 PARTICIPANTES
Podrán participar personas jurídicas que cumplan con los requisitos

considerados en esta convocatoria, excepto empresas que sus dueños hayan
sido empleados en los dos (2) últimos años contados desde la presente
convocatoria de Seguros de Vida Suramericana S.A, de alguna de las
empresas filiales de Suramericana S.A, o aquellos que fueron empleados en su
momento, de Seguros de Riesgos Laborales Suramericana S.A.
Nota Aclaratoria:
Si usted actualmente presta servicios de prevención de riesgos, operaciones

y/o gestión administrativa y desea postularse, es necesario que participe en
esta convocatoria.
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pág. 4
2. REQUISITOS PARA INSCRIBIRSE - PERSONAS JURIDICAS
2.1 DOCUMENTOS GENERALES DE LA FIRMA:
• Carta de presentación de la propuesta (Anexo 3)

• Formato de inscripción a la convocatoria debidamente diligenciado (Anexo
4)
• Fotocopia del documento de identidad del representante legal de la
empresa
• Certificado de existencia y representación legal expedido por la entidad
correspondiente, no superior a 30 días
• Fotocopia del Rut de la empresa
• Certificación del representante legal o revisor fiscal que indique que los
pagos a la seguridad social integral de sus empleados se encuentran al día
• Estados financieros, balance y PYG de los dos últimos años, debidamente
firmados y aprobados
• Referencias bancarias de la firma
• Brochure de la firma
• Licencia de Seguridad y Salud en el Trabajo vigente de la empresa
• No se aceptarán uniones temporales ni consorcios
• Si su empresa está certificada en normas técnicas (ISO, OHSAS, etc.),
adjunte copia del certificado vigente.
• Cumplir con la normatividad aplicable de Seguridad y Salud en el Trabajo.
2.2 SERVICIOS OFERTADOS:
• Diligenciar debidamente el Anexo 5. Corresponde a la inscripción de

servicios, departamentos y municipios de cobertura y adjuntar la propuesta
económica, para lo cual se debe tener en cuenta:
- En los municipios marcados por el prestador, se cuenta con recursos
humanos y tecnológicos para prestar los servicios inscritos objeto de
esta convocatoria.
................................................................................
pág. 5
- El prestador podrá seleccionar uno o varios municipios en los cuales
desea ofertar servicios objeto de esta convocatoria.
- La tarifa ofertada incluye todos los costos inherentes a la prestación de
servicios incluyendo la elaboración y entrega de informes técnicos a ARL
SURA, incluyendo los costos generados por tiempos de desplazamiento,
transporte y hospedaje en caso de que aplique.
2.3 DOCUMENTOS GENERALES DE LOS ASESORES:
Diligenciar debidamente el Anexo_6. Corresponde al Listado de Recursos

humanos y tecnológicos con los que prestará el servicio.
Para el recurso humano adjuntar:

- Hoja de vida actualizada
- Diplomas y actas de grado, certificados de estudios relacionados con
SST
- Planilla de pago de la seguridad social integral del último periodo
- Copia de la licencia de SST vigente
- Certificaciones laborales de experiencia
- Certificado del curso de las 50 horas en SST
- Certificaciones con las que cuente el asesor para la entrega de servicios
(trabajo en alturas, matricula profesional CONTE, etc.)
Ningún asesor podrá prestar servicios si no cuenta con el certificado del curso
de las 50 horas y licencia vigente de SST.
2.4 EXPERIENCIA DE LA EMPRESA:
• Dos cartas de referencia de empresas o clientes aplicable a los servicios

técnicos a los que se está presentando, en la cual se indique el servicio
prestado y el tiempo.
• Diligenciar debidamente el Anexo_7, el cual corresponde a la experiencia y
trayectoria en la prestación del servicio por parte de la empresa. Anexe los
................................................................................
pág. 6
certificados más relevantes que acrediten la prestación de los servicios que
haya realizado en los últimos 5 años (mínimo 2, máximo 5 certificaciones).
2.5 REQUISITOS TECNICOS: Ver anexo 8
2.6 CRITERIOS DE EVALUACIÓN: Ver anexo 9
2.7 ACUERDOS DE SERVICIO PARA PRESTADORES DE ATENCÍÓN

EMPRESAS PYME: Ver anexo 10
3. PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS
3.1 CONDICIONES PARA LA PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS:
- Los documentos solicitados se deben enviar tal como se definen en el

capítulo 2 “Requisitos para inscribirse” y deben venir en el orden solicitado
en este documento, debidamente escaneados.
- En cuanto a los anexos adjuntos de esta convocatoria, deben ser
diligenciados en su totalidad y no deben ser modificados, ni alterados sus
contenidos y orden de la información registrada.
- Sólo se aceptarán aquellas propuestas que cumplan con las fechas de los
procesos estipulados y con los requisitos y las condiciones de presentación.
3.2 CRONOGRAMA DE LA INVITACIÓN
ACTIVIDAD FECHA Y HORA

Publicación en medios y redes sociales de la 14 de enero – 04 de febrero
invitación de 2019
Presentación de propuestas Hasta febrero 04 de 2019
Evaluación de las propuestas Hasta febrero 15 de 2019
................................................................................
pág. 7
Definición de prestadores seleccionados Febrero 15 de 2019
Formalización de la contratación para la

Hasta febrero 22 de 2019
prestación de los servicios
Proceso de homologación, entrenamiento y
entrega de material a los prestadores;
Febrero 25 a marzo 15 de
distribución de empresas por prestador,
2019
definición de esquemas de seguimiento y
planificación de auditorías.
Inicio de operación Marzo 18 de 2019
Acompañamiento y soporte en la puesta en

Marzo 18 a abril 30 de 2019
marcha
3.3 CONSIDERACIONES GENERALES DE ARL SURA PARA LA

SELECCIÓN DE LOS PRESTADORES
- ARL SURA realizará la selección de prestadores enmarcada dentro del

cumplimiento de los requisitos exigidos en la presente convocatoria.
- Definirá los montos totales a contratar con cada prestador enmarcado en los
presupuestos con que cuenta y los volúmenes a contratar.
- ARL SURA, verificará la información presentada por el prestador y que
sustenta la evaluación de los aspectos solicitados
- ARL SURA, se reserva el derecho de solicitar en cualquier momento
información adicional a los prestadores seleccionados.
4 CONTRATACIÓN
De ser seleccionado el prestador, se suscribirá un documento contractual en

donde se detallará los plazos, forma de pago, solución de controversias, entre
otros, y exigirá que el prestador cumpla con el manejo de derechos de autor,
garantías y pólizas, confidencialidad en el manejo de la información,
cumplimiento en el suministro y uso de los elementos de protección personal,
................................................................................
pág. 8
pagos de aportes a la seguridad social, entre otros y adicionalmente deberá
acogerse a las directrices técnicas emitidas por la compañía y las que
posteriormente considere necesarias.
4.1 Acuerdos de servicios para los prestadores de atención de empresas pymes

(Anexo 10)
NOTA:
Para información adicional sobre esta convocatoria, puede comunicarse con

Paula Andrea Builes Zapata al correo electrónico [email protected]
................................................................................
pág. 9
5. LISTADO DE ANEXOS:
Anexo 1: Protocolos de atención por grupo de empresa

Anexo 2: Relación de número de empresas por grupo y departamento –
municipio
Anexo 3: Carta de presentación del prestador
Anexo 4. Formato de inscripción a la convocatoria
Anexo 5. Inscripción de servicios, Departamentos y municipios de cobertura y
tarifas ofertadas.
Anexo 6. Corresponde al Listado de recursos humanos, físicos y tecnológicos
con los que se prestará el servicio
Anexo 7: Experiencia y trayectoria en la prestación del servicio
Anexo 8: Requisitos técnicos
Anexo 9: Criterios de Evaluación
Anexo 10: Acuerdos de servicio prestadores atención empresas pymes
................................................................................
pág. 10

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CONVOCATORIA 01 – 2019

SELECCIÓN DE PRESTADORES EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL

Seguros de Vida Suramericana S.A. pertenece al Grupo de Inversiones

Desde la creación del Sistema General de Riesgos Laborales,

Somos líderes en el mercado del sector privado en Colombia y tenemos un

Para la prestación de estos servicios el ramo ARL SURA ha decidido contratar

Para efectos de la presente convocatoria y para el entendimiento de los

• ARL Sura: Ramo interesado en la prestación de los servicios.

1.2 OBJETO DE LA INVITACIÓN

Los servicios comprenden:

Asesoría técnica: En sistemas de gestión en seguridad y salud en el trabajo,

Procesos administrativos en riesgos laborales: Para orientar a las

Nota: El ítem grupo, hace referencia a la clasificación de las empresas sólo

Cada grupo tiene un protocolo de atención particular que se expone en el

En el anexo 2 se especifican el número de empresas por grupo y departamento

Lo anterior, no constituye ningún compromiso para ninguna de las partes, es

Así mismo, la ARL en cualquier momento, podrá revocarle y/o cambiar la

La duración del contrato será de un año contado desde el momento de la

Protocolo de atención: Conjunto de actividades sobre las cuales se debe

Prestador: Son las personas jurídicas que cuentan con infraestructura

Podrán participar personas jurídicas que cumplan con los requisitos

Si usted actualmente presta servicios de prevención de riesgos, operaciones

2.1 DOCUMENTOS GENERALES DE LA FIRMA:

• Carta de presentación de la propuesta (Anexo 3)

2.2 SERVICIOS OFERTADOS:

• Diligenciar debidamente el Anexo 5. Corresponde a la inscripción de

2.3 DOCUMENTOS GENERALES DE LOS ASESORES:

Diligenciar debidamente el Anexo_6. Corresponde al Listado de Recursos

Para el recurso humano adjuntar:

2.4 EXPERIENCIA DE LA EMPRESA:

• Dos cartas de referencia de empresas o clientes aplicable a los servicios

2.5 REQUISITOS TECNICOS: Ver anexo 8

2.6 CRITERIOS DE EVALUACIÓN: Ver anexo 9

2.7 ACUERDOS DE SERVICIO PARA PRESTADORES DE ATENCÍÓN

3. PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS

3.1 CONDICIONES PARA LA PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS:

- Los documentos solicitados se deben enviar tal como se definen en el

3.2 CRONOGRAMA DE LA INVITACIÓN

ACTIVIDAD FECHA Y HORA

Evaluación de las propuestas Hasta febrero 15 de 2019

Formalización de la contratación para la

Inicio de operación Marzo 18 de 2019

Acompañamiento y soporte en la puesta en

3.3 CONSIDERACIONES GENERALES DE ARL SURA PARA LA

- ARL SURA realizará la selección de prestadores enmarcada dentro del

De ser seleccionado el prestador, se suscribirá un documento contractual en

4.1 Acuerdos de servicios para los prestadores de atención de empresas pymes

Para información adicional sobre esta convocatoria, puede comunicarse con

Anexo 1: Protocolos de atención por grupo de empresa

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