Examen de Español

´
Las palabras que se acentúan en la última sílaba.

Cantar, llegó, camión.
Llevan tilde cuando terminan en -n, -s, o vocal.
Se llaman AGUDAS.
´
Palabras que se acentúan en la penúltima sílaba.
mesa, lápiz, mármol, silla, palabra.
Llevan tilde cuando no terminan ni en -n, ni en -s, ni en vocal.
Se llaman LLANAS.
´
Palabras que se acentúan en la antepenúltima sílaba.
médico, murciélago, miércoles.
Se llaman ESDRÚJULAS.
Palabras que se acentúan en las sílabas antes siempre llevan tilde, pero hay pocas - la
mayoría son compuestas.
ej. pregúntaselo (imperativo).
Se llaman SOBRE ESDRÚJULAS.
El Acento
Las palabras agudas, graves, esdrújulas y sobresdrújulas
Importante es destacar que todas las palabras en castellano llevan acento.
El acento es la mayor intensidad de la voz para destacar una sílaba respecto a las demás.
Algunas palabras llevan un tilde identificando el acento ortográfico.
Todas las palabras llevan acento pero no todas llevan tilde.
Existen reglas para determinar en qué sílaba va el acento ortográfico (tilde).
Los cuatro tipos de palabras que determinan la acentuación son:
 Agudas
 Graves
 Esdrújulas
 Sobresdrújulas
LAS PALABRAS AGUDAS
Las palabras agudas son las que llevan acento (la intensidad de la voz) en la última sílaba.
Importante destacar que no todas las palabras agudas llevan acento ortográfico (tilde).
Las palabras agudas llevan tilde si terminan en vocal:
 Perú - sofá - café - rubí - menú - marroquí - bebé
Las palabras agudas llevan tilde si terminan en N o S:
 también - algún - jamás - según - sillón - además - organización - capitán - alemán -
anís - canción
Hay palabras agudas que tienen tilde a pesar de NO terminar en vocal, N o S. Esto es por la
ruptura del diptongo:
 Raúl, baúl, raíz, maíz
Ejemplos de palabras agudas CON tilde:
 Perú - acción - sofá - café - organización - vudú - capitán - rubí - francés - sillón -
camarón - país - japonés
Ejemplos de palabras agudas SIN tilde:
 amor - cantidad - papel - reloj - capaz - pared - estoy - avestruz - virtud - fatal -
contador
Las palabras agudas también se llaman oxítonas.
LAS PALABRAS GRAVES (PALABRAS LLANAS)
Las palabras graves (o palabras llanas) son la que llevan la intensidad de la voz en
la penúltima sílaba.
Cabe recalcar que no todas la palabras graves llevan acento ortográfico (tilde).
Las palabras graves NO llevan tilde si terminan en VOCAL o en N o S:
Ejemplos de palabras graves CON tilde:
 árbol - cárcel - ángel - difícil - túnel - azúcar - lápiz - césped - fácil - útil - carácter -
débil
Ejemplos de palabras graves SIN tilde:
 problema - adulto - martes - zapato - volumen - pesca - amazonas - tasa - piso -
corazones*
* Corazón (con tilde - palabra aguda) - Corazones (sin tilde - palabra grave)
La palabra corazón lleva acento cuando es singular porque la intensidad de la voz está en
la última sílaba y termina en N. Pero cuando se convierte en plural, la intensidad de la voz
pasa a la penúltima sílaba y como termina en S, ya no lleva tilde. Corazón es una palabra
aguda, Corazones es una palabra grave.
Algunos otros ejemplos de palabras con el mismo cambio:
 organización - organizaciones
 nación - naciones
 objeción - objeciones
 declaración - declaraciones
 explicación - explicaciones
 guión - guiones
Palabras graves y el diptongo IA
Hay palabras graves que se acentúan a pesar de terminar en vocal, rompiendo de esta
forma el diptongo (ia).
 María - antropología - biología - oftalmología.
Las palabras graves (o palabras llanas) también se llaman paroxítonas.
LAS PALABRAS ESDRÚJULAS
Las palabras esdrújulas son las que llevan la intensidad de la voz en la antepenúltima
sílaba.
Importantísimo destacar que en este caso todas las palabras se acentúan con el acento
ortográfico (tilde) siempre.
Ejemplos de palabras esdrújulas:
 América - Bélgica - Sudáfrica - música - miércoles - sílaba - máquina - gramática -
económico - pájaro - séptimo - cuídate - brújula - gótico - hígado - ejército -
características - cállate - dámelo - fósforo - cáscara - cerámica - oxígeno - didáctico
- válido
Las palabras esdrújulas también se llaman proparoxítonas.
LAS PALABRAS SOBRESDRÚJULAS
Las palabras sobresdrújulas son las que llevan la intensidad de la voz en la sílaba anterior a
la antepenúltima sílaba. Todas llevan tilde.
Estas palabras sobresdrújulas que llevan tilde generalmente son verbos que van unidos a
los complementos indirecto y directo o son adverbios.
Ejemplos de palabras sobresdrújulas:
 cuéntamelo - devuélveselo - éticamente - fácilmente - explícaselo - rápidamente -
juégatela - véndemelo - repíteselo - frívolamente - ágilmente - ábremelo - dígaselo
- cálidamente - difícilmente - dibújamelo - dócilmente - gánatela
Adverbios que terminan en -MENTE
De acuerdo a lo que dice la RAE, si el adjetivo lleva tilde, el adverbio conserva la tilde. Pero
en caso contrario, si el adjetivo no lleva tilde el adverbio tampoco.
Adjetivo CON tilde -> Adverbio CON tilde
 Difícil - Difícilmente
 Fácil - Fácilmente
 Cortés - Cortésmente
Adjetivo SIN tilde -> Adverbio SIN tilde
 Constante - Constantemente
 Tonto - Tontamente
Reglas de acentuación
1. LAS PALABRAS SEGÚN SU ACENTO
Las palabras, en español, tienen una sílaba llamada tónica, que es la que, al pronunciarla,
suena más fuerte. Las otras se llaman sílabas átonas, porque su intensidad de voz es
menor que la tónica. En algunas ocasiones, la vocal de la sílaba tónica se marca mediante
un signo ortográfico que se coloca en la parte superior de ésta (´). Este signo se denomina
tilde o acento gráfico. Atendiendo a su sílaba tónica, las palabras, en español, pueden
clasificarse en:
AGUDAS:
Son aquellas palabras cuyo golpe de voz recae sobre la última sílaba.
cajón, partir, atril, sofá
LLANAS O GRAVES:
Son palabras de más de una sílaba. El golpe de voz recae sobre la penúltima sílaba.
árbol, camisa, silla, lápiz
ESDRÚJULAS Y SOBREESDRÚJULAS:
Son aquellas palabras de más de dos sílabas. El golpe de voz recae sobre la antepenúltima
sílaba (esdrújulas) o antes de la antepenúltima (sobreesdrújula).
cántaro, pájaro, íntimo, cándido, cámbiaselo
cántaro, pájaro, íntimo, cándido, cámbiaselo
2. REGLAS GENERALES DE ACENTUACIÓN GRÁFICA (Empleo de la tilde)
Llevan acento ortográfico (o tilde [´])
1ª Regla:
Llevarán tilde las palabras agudas terminadas en vocal (a,e,i,o,u) y en las consonantes -n y
-s.
Anís – papá – cajón – sartén – maniquí – venís.
2ª Regla:
Llevarán tilde las palabras Ilanas que terminen en consonante, que no sea ni -n, ni -s.
Útil – lápiz – álbum – alcázar.
3ª Regla:
Llevarán tilde todas las palabras esdrújulas y sobreesdrújulas.
Cándido – esdrújula – cuéntaselo – celebérrimo.
3. REGLAS PARTICULARES DE LA ACENTUACIÓN GRÁFICA
LA TILDE DIACRÍTICA
Hay palabras que, atendiendo a las reglas generales de acentuación gráfica, no deberían
llevar tilde. Sin embargo, algunas palabras admiten lo que se llama la tilde diacrítica, cuya
función es la de evitar la confusión en la lengua escrita entre dos palabras que se escriben
de la misma forma.
NO LLEVA TILDE LLEVA TILDE DIACRÍTICA
El (artículo) Él (pronombre personal)

El sol reluce Él sabe tocar la flauta
De (preposición) Dé (verbo dar)

Iros de aquí. Quiero que me dé esto.
Se (pronombre) Sé (verbo saber y verbo ser)

Se acabó. Sé tú mismo; sé que lo harás.
Tu – mi (determinantes posesivos) Tú – mí (pronombres personales)

Tu padre está ahí. Tú no debes ir allí.
Mi juguete está estropeado Eso es para mí.
Sí (afirmación y pronombre)
Si (condicional)
Creo que sí que iré.
Si no llueve, iré
Lo tomó para sí.
Mas (conjunción) Más (adverbio)

Le llamé, mas no contestó. No quiero más.
Te (pronombre) Té (sustantivo – infusión)

Te mandaré más trabajo. Tómate ya ese té.
ACENTUACIÓN DE LOS DIPTONGOS Y LOS TRIPTONGOS
Los diptongos y triptongos llevarán tilde cuando sigan la regla general de acentuación. La
tilde se colocará sobre la vocal abierta del diptongo o triptongo.
Reunión – exceptuéis – tráigamelo – efectuáis.
ACENTUACIÓN DE LOS HIATOS
Cuando el hiato es el resultado de la destrucción de un diptongo, es decir, cuando hay dos
vocales junta pertenecientes a sílabas diferentes, y una de ellas es una -i o una -u, se
pondrá la tilde sobre la i o la u, aunque no siga la regla general.
Subían – oíamos – incluía – raíz
ACENTUACIÓN DE LOS EXCLAMATIVOS E INTERROGATIVOS
Las palabras que, quien, cual, cuando, cuanto, donde y como llevarán tilde siempre que
sean utilizados exclamativos y como interrogativos.
¿Cómo sabes todo eso? ¿Quién te lo ha dicho? ¡Qué vacaciones tan divertidas! ¿Cuántas
botellas quedan?
ACENTUACIÓN DE LAS PALABRAS COMPUESTAS
 Las palabras compuestas siguen las reglas generales de acentuación gráfica, como si se
tratara de una palabra simple.
decimoséptimo – ciempiés.
 Se exceptúan de esta regla los adverbios en -mente, como ágilmente, cortésmente,
QUE SÍ MANTIENEN EL ACENTO GRÁFICO de la palabra primitiva. Cuando la
composición de la palabra sea mediante guión, las dos palabras simples mantendrán,
si lo llevan como simples, su tilde.
Físico-químico – hispano-francés
 Ojo: Hasta ahora, cuando uníamos a los verbos pronombres personales átonos, si el
verbo llevaba tilde, se mantenía. acercó – acercóse. Pues bien, ahora esto se ha
modificado, y los verbos seguirán siempre las reglas generales de acentuación: acercó
– acercose. (Sin tilde porque es llana acabada en vocal)
 Si el verbo no lleva tilde, cuando unimos los pronombres personales, sigue la regla
general de acentuación como si se tratara de una palabra simple.
di – díselo; dame – dámelo; cuenta – cuéntaselo.
LA TILDE EN LAS LETRAS MAYÚSCULAS
Es necesario colocar la tilde en las letras mayúsculas cuando les corresponda por regla
general.
Álvaro – Ávila – Álava
Redacción de
documentos
Las personas que deseen escribir un informe, un proyecto, una memoria
o cualquier tipo de documento, encontrarán en estas páginas los
recursos y las técnicas esenciales para diseñar escritos claros,
estructurados y capaces de convencer.
Los servicios de redacción de documentos, que podrás encontrar online,

constituyen una gran ayuda para resolver las dificultades que surgen
durante el proceso de redacción de un documento empresarial,
académico, administrativo o simplemente un documento personal.
Aquí te proporcionamos las herramientas necesarias para que puedas

resolver con éxito cada una de las etapas de la redacción del escrito,
desde la delimitación del objetivo hasta la revisión final, pasando por la
recogida de información, la representación gráfica de los datos y la
redacción del primer borrador.
Aquí podrás conocer cuestiones como:
 ¿Cómo se redacta un documento?

 ¿Cómo se recoge, selecciona y ordena la información que dará
cuerpo a un documento?
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 ¿Cómo aumentar la comprensión general de un documento?
Este portal te ayudará a comunicarte con tus clientes y colegas de una

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corregir o reescribir tus documentos, para asegurarnos de que causen la
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Tú probablemente sepas qué es lo que quieres decir, pero no encuentras

las palabras adecuadas para transmitir el mensaje. Pero no te
preocupes: nosotros estamos para ayudarte en la tarea de redactar tus
documentos.
Documentos para el
trabajo
 Cómo redactar un oficio
¿Tienes que redactar un oficio y no sabes cómo hacerlo?
 Cómo redactar un informe
Conoce algunos tips y consejos para saber cómo redactar un informe.
 Cómo redactar una solicitud
¿Tienes que redactar una solicitud y no sabes cómo hacerlo?
 Documentos mercantiles
Conoce los diferentes tipos de documentos mercantiles que existen.
 Documentos de negocios
Conoce diferentes tipos de documentos de negocios que puedes

encontrar.
Documentos legales
 Carta de certificación de ingresos
Modelo de carta de certificación de ingresos por contador.
 Modelo de declaración jurada
Elabora tu propia declaración jurada siguiendo unos sencillos consejos.
 Documento fuente
Conoce qué es un documento fuente. Tipos de documentos fuente.
 Cómo redactar una carta documento
Consejos útiles a tener en cuenta al redactar una carta documento.
 Carta documento
¿Has escuchado hablar de las cartas documento pero no sabes qué

son?
 Documentos respaldatorios
¿Qué se entiende por documentos respaldatorios?
 Documentos de adopción
Documentos de adopción necesarios para una adopción internacional.

 Legalización de documentos
Qué es la legalización de documentos. Cuándo legalizar un documento.
Procesamiento de
documentos
 Clasificación de documentos
Algunos consejos para realizar una exitosa clasificación de documentos.
 Documentos electrónicos
Algunas consideraciones sobre el uso de documentos electrónicos.
 Proteger documentos
Conoce cómo puedes proteger tus documentos para evitar peligros.
 Destrucción de documentos
¿Cómo se debe llevar a cabo la destrucción de documentos?
 Documentos compartidos
Consejos y referencias para iniciarse en el tema de compartir

documentos.
 Editar documentos PDF
Cómo editar documentos PDF - Programas y herramientas para editar

PDF.
 Gestión documental
Qué es la gestión documental y cómo puede beneficiar nuestra empresa.
 Gestión de documentos
Qué es un sistema de gestión de documentos.
 Digitalización de documentos
Cuestiones a tener en cuenta al pensar en digitalizar sus documentos.
Documentos académicos
 Qué es un documento curricular
¿Qué es un documento curricular? ¿Cuáles son sus partes?
 Documento curricular

Cómo redactar un oficio
¿Tienes que redactar un oficio y no sabes cómo hacerlo?
No sufras más. Aquí te brindamos algunos consejos esenciales para que

sepas cómo cómo redactar un oficio sin problemas.
Una carta de oficio se escribe cuando se tiene el objetivo de transmitir

una información de tipo oficial que tiene su origen y procedencia en una
institución, ya sea privada o pública.
Es decir, un oficio es un documento o comunicación escrita de carácter

netamente protocolario.
Dada esta última característica, la respuesta a la pregunta de cómo

redactar un oficio no te debería ofrecer muchos problemas.
Cómo redactar un oficio

La importancia de tener claro el cómo redactar un oficio es evidente al
considerar que estos documentos tienen como función el relacionamiento
de órganos administrativos de la más alta jerarquía. Por esto es que
debe ir firmado por el máximo representante legal de la institución que lo
emite.
Para saber cómo redactar un oficio, en principio hay que tener en cuenta
que existen dos tipos de este tipo de comunicación:
1. El oficio simple o directo

Es cuando el contenido va dirigido a una sola persona.
2. El oficio múltiple
Es el que se utiliza cuando el mismo contenido va dirigido a
distintos y varios destinatarios.
En cuanto al diseño de puesta en página de la información, el saber
cómo redactar un oficio equivale a conocer la siguiente estructura:
 En primer lugar aparecen la Fecha y el lugar desde donde se

escribe.
 Luego, la numeración del expediente que corresponda al caso,

según el modelo de carta y con las siglas de la oficina y el año de
expedición.
 En tercer lugar debe aparecer el organismo o destinatario que

recibirá el oficio.
 En cuarto, una breve y concisa explicación del asunto a tratar.
 El quinto paso contiene el texto explicativo, en el cual es posible

extenderse y optar por frases más o menos complejas o
explicaciones que requieran de mayor tiempo de exposición.
 En sexto lugar aparecerá un saludo o una despedida cordial.
 Por último una firma a mano y con bolígrafo cerrará el oficio.
Por último y a modo de conclusión, la solución al asunto de cómo

redactar un oficio encuentra respuesta más que nada en la repetición y
automatización de hacerlo.
Cómo redactar un informe
Conoce algunos tips y consejos para saber cómo redactar un informe
Para comenzar cabe aclarar que un informe se trata de un texto que
puede estar escrito en prosa técnica, científica o comercial y que tiene el
objetivo de comunicar información, generalmente dirigida a personas o
entidades capacitadas para tomar decisiones; de allí la importancia de
saber cómo redactar un informe.
Cómo redactar un informe

El destinatario de un informe se trata de una persona o un grupo de
personas; gente que al recibirlo deberá leerlo y evaluarlo.
Por ello, saber como redactar un informe será crucial para la efectividad
de la información manejada a la hora de resolver las situaciones en él
planteadas.
Existen tres tipos de informe:
 Expositivo
 Interpretativo
 Demostrativo
Conocer las características de cada uno resulta ser de los primeros

pasos para saber cómo redactar un informe:
El informe Expositivo narra un hecho o una secuencia de hechos sin

análisis ni interpretaciones del autor; por consiguiente, sin conclusiones
ni recomendaciones.
El informe Interpretativo narra los hechos, los interpreta y analiza para

obtener conclusiones y dar recomendaciones.
El informe Demostrativo presenta una tesis planteada por el autor y la
descripción de los pasos que se han seguido para su demostración y las
conclusiones obtenidas.
Hay una estructura general que es de inevitable conocimiento a la hora

de saber cómo redactar un informe: introducción, desarrollo y conclusión.
En la introducción se presenta el problema y los objetivos buscados

(¿Para qué? ¿Por qué? y ¿Con qué?).
El desarrollo habla de los procedimientos, la metodología utilizada para

recabar la información: experimentos, entrevistas, etc. (¿Cómo?). Y en la
conclusión, se presentan los resultados obtenidos utilizando cuadros,
tablas, gráficos, etc. (¿Qué se encontró?).
Resulta obvio, aunque necesario, aclarar que la definición que se tenga

en las respuestas de las preguntas planteadas facilitará la resolución de
la cuestión de cómo redactar un informe.
Por último, algunos consejos para una mejor redacción de su informe:

presentar la información con objetividad; mencionar el mayor número de
datos posibles, presentarlos organizada y jerarquizadamente; citar las
fuentes de información consultadas; usar párrafos cortos y exponer
concreta y precisamente las conclusiones y recomendaciones.
Cómo redactar una solicitud
¿Tienes que redactar una solicitud y no sabes cómo hacerlo?
Redactar una carta de solicitud o una solicitud cualquiera sea la forma, el

objetivo o la motivación, siempre será la de exponer clara, correcta y
persuasivamente una solicitud por la que se desea obtener un beneficio,
sea este de carácter laboral, (solicitud de empleo, por ejemplo, o de
ascenso del puesto actual), de tipo comercial (una carta de solicitud de
información de precios o solicitando un catálogo, por ejemplo) o de
cualquier otro tópico en el cual una parte de una relación solicita, pide,
exige o simplemente desea algo que puede proporcionarle la otra parte
de la misma relación.
Cómo redactar una

solicitud
Para la consulta de cómo redactar una solicitud, pueden existir
incontables respuestas, pero tomemos lo que de alguna manera aparece
común entre todas esas posibilidades.
Hoy en día cada vez más empresas tienen ya prevista la solución a la

cuestión de cómo redactar una solicitud, tanto para sus clientes como
para sus mismos trabajadores, proponiendo formularios prediseñados
cuyo formato consiste en un modelo carta de solicitud, de modo que los
solicitantes solo los rellenen y expongan así sus solicitudes.
Pero también siguen existiendo los casos en que no existe ese formulario
y el solicitante debe redactar su propio modelo de carta de solicitud.
Existen ciertos aspectos que son necesarios a la hora de saber cómo

redactar una solicitud.
En lo posible ir directamente al asunto de la carta y dejar suficientemente
claro en su primer párrafo lo que se solicita es una de las claves del
éxito.
El uso de un lenguaje claro, sencillo, conciso y sin demasiada formalidad

es la respuesta más efectiva a la cuestión de cómo redactar una
solicitud: sin vueltas, aludir explícitamente a aquello que se solicita.
Por último, y como sucede en una instancia directa, en la que se utiliza el

diálogo como forma de comunicación, es muy bueno agradecer al final
de la carta; se trata de una formalidad en la que es conveniente dar por
hecho que la solicitud va a tener respuesta positiva.
Documentos mercantiles
Conoce los diferentes tipos de documentos mercantiles que existen.
Los documentos mercantiles llegaron de la mano de la complejización de

las actividades comerciales.
En un principio los acuerdos se sellaban en forma verbal, pero los pactos

firmados y establecidos por escrito suplantaron a esta costumbre y hoy
en día toda transacción que se lleve a cabo se debe reflejar en un
documento.
Tal es la importancia de este tipo de documentos, que se han creado
normas específicas, leyes y disposiciones técnicas particulares para el
manejo de los documentos mercantiles. Se han dispuesto reglas para su
impresión, archivo y conservación.
Según algunas definiciones, los documentos mercantiles son los

documentos comerciales que merecen confianza, credibilidad.
Los documentos mercantiles se dividen en:
Negociables
No negociables
Los primeros sustituyen al dinero en efectivo y se pueden intercambiar
por él. Dentro de esta categoría están:
Las letras de cambio

Los pagarés
Los cheques
Veamos aquí algunas definiciones de los documentos mercantiles
negociables:
LETRA DE CAMBIO
En este documento mercantil figura una suma de dinero que debe ser
pagada por un tercero a quien se designe en la propia letra de cambio.
En este caso, la persona que libra el documento otorga un crédito a
quien lo recibe y este se compromete a pagar el importe señalado antes
de la fecha de vencimiento acordada.
La propiedad de la letra de cambio se puede transferir a un tercero, por lo

cual el librador no tiene por qué ser la persona que entregue el
documento.
Además, este tipo de documento mercantil se puede presentar ante una

entidad financiera para descontar. De esta forma, la entidad pagará al
tenedor el importe determinado en la letra y cobrará al librador una vez
que se cumpla la fecha de vencimiento.
EL CHEQUE
Por medio de un cheque el librador autoriza a otra persona a extraer
dinero de una cuenta bancaria.
La función del cheque es ordenar a la institución financiera que pague

(con el dinero de la cuenta del emisor) una determinada suma de dinero
expresada en el documento.
En este documento mercantil debe figurar:
La denominación del cheque inserta en el título.

El nombre del que ha de pagar, que necesariamente habrá de ser un
banco o entidad financiera.
La cantidad que se ha de pagar, expresada en números y letras. En caso
de que ambas expresiones no coincidan, predominará la cantidad en
letra.
También debe estar expresado el lugar de pago. Si se designan varios
lugares, será válido el primero mencionado.
Fecha y lugar de emisión del cheque.
Firma del librador o del que emite el cheque.
El cheque puede ser emitido para que se pague a cualquier persona que
lo presente ante la institución financiera (al portador) o para que sea
pago a una persona determinada (no a la orden), para lo cual se efectúa
un endoso.
EL PAGARÉ
Con este documento una persona establece formalmente que promete el
pago de una deuda determinada en una fecha posterior, que será
acordada entre las partes y figurará en el documento.
Al igual que los cheques, los pagaré pueden ser “al portador” o
“endosables” y pueden ser emitidos por empresas, por el Estado o por
particulares.
Entre los documentos mercantiles no negociables encontramos los

recibos y las facturas.
Estos documentos son aquellos que sirven de base para los registros en
los libros de contabilidad y a la vez probar desde el punto de vista legal la
realización de una operación mercantil.
Documentos de negocios
Conoce diferentes tipos de documentos de negocios que puedes

encontrar.
Documentos de negocios
Los documentos de negocios son comprobantes escritos que se originan

en las transacciones mercantiles y/o financieras.
Pueden ser emitidos por comerciante o empresas y su función es la de

demostrar la relación establecida entre las partes que intervienen, las
fases de ese negocio y las obligaciones que surgen.
Es decir que los documentos de negocios son la base de la contabilidad

de cada empresa.
Tipos de documentos de negocios
Existen varios tipos de documentos de negocios, que veremos más
adelante, pero todos ellos se pueden clasificar en documentos internos o
externos.
Los primeros son los que fueron emitidos fuera de la empresa que los
recibe. Por ejemplo, un recibo por un pago realizado o una factura por
una compra.
En tanto, los documentos de negocios internos son aquellos que emite

una empresa y que pueden ser entregados a terceros o mantenerse en
los archivos propios.
En este caso, por ejemplo, hablamos de una factura de venta o los

recibos recogidos en la cobranza a los clientes.
Aquí veremos algunos ejemplos de documentos de negocios y sus
funciones:
Orden de compra o Nota de pedido

Este documento de negocios es enviado por el comprador al vendedor
para especificar cuáles son exactamente los bienes que desea comprar,
el precio y cómo los pagará. Normalmente este documento se emite por
duplicado y no genera ningún registro contable
Nota de venta
Con este documento el vendedor responde al comprador luego de recibir
su orden de compra y permite cerrar el negocio, confirmando el pedido
realizado. Con la nota de venta tampoco de realizan asientos contables.
Remito
Cuando el comprador recibe un remito lo utiliza para compararlo con el
pedido y de esa forma chequear si se recibió todo lo que fue solicitado.
Mientras, cuando el vendedor recibe el duplicado del remito firmado por
su cliente lo guardará como comprobante de la entrega correcta del
pedido recibido.
Factura
Por medio de la factura el vendedor detalla al comprador las mercaderías
que entran en la transacción realizada, junto a las cantidades, la
naturaleza, el precio y demás condiciones de la venta.
Cheque
El cheque es un documento de negocios que se emite para otorgar el
poder a un tercer a retirar fondos de una cuenta bancaria. La función del
cheque es la de ser un instrumento de pago, ya que el emisor no deberá
retirar el dinero de su cuenta, sino que librará este documento contra el
banco, con la orden de que éste pague al portador.
Ticket
Este documento de negocios se emite únicamente por compras contado
y esa es justamente la diferencia que tiene con la factura, que puede ser
entregada en caso de compras a crédito.
Recibo
El recibo es la constancia de que se han recibido los valores o bienes
que intervienen en una transacción.
Nota de débito
Este documento sirve para notificar al comprador que se cargó en su
cuenta un importe determinado.
Nota de crédito
Con este documento de negocios el vendedor informa al comprador que
se ha cargado en su cuenta una determinada suma de dinero.
Pagaré
Este es un documento que expresa, de forma escrita, que la persona que
lo emite se obliga a pagar a quien lo recibe una determinada suma de
dinero, en una fecha que se expresa también en el texto.
Carta de certificación de ingresos
Modelo de carta de certificación de ingresos por contador.
Cuando vamos a abrir una cuenta en un banco, a solicitar una nueva

tarjeta de crédito, a pedir un crédito en una empresa o institución
financiera, a alquilar una casa o una oficina... Siempre se nos exige,
entre otros documentos, la presentación de un recibo de sueldo que
demuestre nuestra capacidad de hacer frente al pago de las cuotas en el
futuro.
Sin embargo, si tú no eres empleado, sino que te encuentras trabajando

de forma independiente, lo que necesitarás presentar es una carta de
certificación de ingresos por contador.

El contador público es por mandato legal fedatario público, calificativo
que lo hace depositario de un atributo especial que se predica de sus
manifestaciones, al punto de afirmarse que las certificaciones que de él
emanan se consideran veraces y tienen valor probatorio.
La fe pública contable se traduce en la confianza que se otorga a la firma

del contador público, quien recibe de la ley la importante función de
certificar el contenido de determinados actos y documentos.
Un contador público en el ejercicio de su profesión, es solicitado

constantemente por personas naturales para que se les certifique
ingresos a través de una carta de certificación de ingresos, con destino a
las entidades financieras. Por lo general, estas personas naturales no
llevan contabilidad.
Los asalariados y la mayoría de las personas naturales no están

obligados a llevar contabilidad, o si lo están, no la llevan.
Esto hace que, por lo general, el contador certifique este tipo de

información basándose únicamente en la buena fe del cliente, pues no
posee la información necesaria y suficiente para respaldar lo que está
certificando.
El contenido de las disposiciones normativas aludidas, determina que

tratándose de personas obligadas a llevar contabilidad, la firma de
estados financieros por parte de un contador público, supone que los
mismos se han tomado de los libros de contabilidad del solicitante de los
servicios profesionales.
Modelo de carta de certificación de ingresos por contador

Compartimos a continuación un modelo de carta de certificación de
ingresos por contador.
Se trata de un modelo básico y estándar, que es aceptado por la mayoría

de los bancos e instituciones de crédito.
Lugar, __________ de ________ .-
A quien corresponda:
El suscripto _________ contador público, certifica que el Sr. ________,

con documento de identidad número __________ y con domicilio en la
calle ______________, de la ciudad de ________________ es socio
administrador / accionista de la empresa _____________, inscripta en
_________ con el RUC / NIF N° ___________ y en Seguridad Social con
el N° ____________, con domicilio en la calle ___________ y que gira en
el ramo de ___________________.
La empresa inició actividades en el mes de ____________________.
El Sr. ______________ ha efectuado de la empresa retiro a cuenta de

utilidades en forma promedio mensual por la cantidad de $
__________________.
Para su presentación ante quien corresponda, se emite el presente en el

lugar y la fecha antes mencionados.
Firma
Contador Público
(INCLUYE AQUÍ UN TIMBRE PROFESIONAL)

Modelo de declaración jurada
Elabora tu propia declaración jurada siguiendo unos sencillos consejos.
Una declaración jurada es un documento mediante el cual una persona
declara ante autoridades administrativas o judiciales la veracidad de
cualquier hecho o información, asumiendo la responsabilidad legal de lo
declarado.
Mediante esta declaración se presume como verdadero lo señalado por

el declarante hasta que se acredite lo contrario.
Puede utilizarse un modelo de declaración jurada para declarar que no
se posee ningún tipo de deuda financiera ni hipotecas.
También puede declararse cuáles son los ingresos brutos de una
persona en el caso de solicitar una beca de estudios o un préstamo de
dinero en un banco.
Para realizar una declaración jurada se debe acudir a un notario quien
tiene un modelo de declaración jurada que le permitirá redactarla
correctamente.
Si bien puedes tú redactar la declaración inicialmente, ella siempre
deberá ser verificada por un profesional en la materia que además
deberá atestiguar la veracidad de lo manifestado en la misiva.
Modelo de declaración jurada
A continuación veamos un modelo de declaración jurada sobre ingresos
anuales promedio de una persona para solicitar un crédito en un banco.
Mediante el presente documento:
Yo, _________, de nacionalidad_____________, identificado/a con

documento de identidad número ___________, de ocupación
_____________, con domicilio en ________________, declaro bajo
juramento que al momento de solicitar la apertura de una cuenta en el
Banco ________ no cuento con ningún documento que verifique
formalmente la información sobre mis ingresos anuales promedio,
información requerida por la entidad.
Por esta razón, declaro que los fondos que movilizaré a través de esta
cuenta son lícitos y corresponden a los ingresos que percibo por mi
ocupación declarada en este mismo documento. El monto promedio de
mis ingresos anuales es _____________ brutos.
Me afirmo y me ratifico en lo expresado, en señal de lo cual firmo el
presente documento en la ciudad de ________________________, a los
_________ días del 20
___________ (Firma)
___________ (Aclaración de firma)
Documento fuente
Conoce qué es un documento fuente. Tipos de documentos fuente.
Documento fuente
El documento fuente captura los datos clave de cada transacción
comercial que se produce.
Incluye los hechos básicos del movimiento, su fecha, el propósito y su

cuantía.
Además, durante las auditorías los documentos fuente se utilizan como

pruebas de cada transacción que se produjo.
Documento fuente
La realización del documento fuente puede ser propia (es decir, de la
empresa que lo posee) o ajena (de un cliente o proveedor).
Por ejemplo, puede ser una factura que entregó un proveedor a quien se
le compró mercadería o una factura propia, que indique una venta.
Con cada documento fuente que se emita o se obtenga se irán

realizando los asientos que configuran la contabilidad de la empresa.
Otros pueden ser un cheque cancelado, una nota de crédito para un

cliente de devolución o la cinta de la caja registradora.
Tipos de documentos fuente

Los documentos fuente se dividen en dos tipos.
Los documentos justificativos

Según las definiciones disponibles, estos son todas las disposiciones y
documentos legales que determinan las obligaciones y derechos de la
dependencia o entidad para demostrar que cumplió con los
ordenamientos jurídicos y normativos aplicables.
Los documentos comprobatorios

Aquellos ddocumentos originales que generan y amparan los registros
contables de la dependencia o entidad.
De modo de mantener un orden claro, quien realiza la contabilidad de la

empresa debe asignar a cada documento fuente una identificación única.
Lo más común es que se indique a cada uno con un código numérico o
alfanumérico, que ayuda a clasificar las transacciones o documentos por
tipo o categoría.
Esto se hace para el caso de que sea necesario ubicar un determinado

documento fuente, no haya que revisar en cada carpeta o archivador,
sino que se tenga un conocimiento exacto de dónde encontrar cada uno.
Documento fuente: Formato

El documento fuente puede crearse en papel o en formato electrónico.
De hecho, los sistemas que se utilizan actualmente para llevar la
contabilidad de las empresas permiten escanear los documentos
recibidos en papel e integrarlos como imagen a la información general de
la compañía.
Pero también hay casos en que no se incluyen como imagen, sino que el
programa dispone de una función de formularios en la que se insertan los
datos de los documentos fuente y se generan como comprobantes
electrónicos, con el mismo valor que el original.
Firma. Además de incluir los requisitos de fecha, propósito y valor, es

deseable que los documentos fuente incluyan el nombre y la dirección de
las partes que participaron en la transacción.
Cómo redactar una carta documento
Consejos útiles a tener en cuenta al redactar una carta documento.
En el ámbito empresarial, redactar una carta documento es el medio

idóneo para plantear inquietudes, sugerir e informar.
Aunque la tecnología ha determinado que el soporte para hacerlo haya

ido cambiando, la técnica para redactar un texto de este tipo sigue siendo
el mismo.

Existen decenas de tipos de cartas, pero hay algunos conceptos
generales que se deben tener en cuenta en la redacción de cualquier
carta, y que se aplican a todos los modelos de cartas documento.
Toda carta documento ha de tener un encabezamiento. En el

encabezamiento hay que redactar el lugar y la fecha, la dirección del
destinatario y el saludo. Además, se suele indicar allí el motivo por el que
usted está escribiendo.
Luego está el cuerpo principal. Allí hay una introducción, en la que se

agradece a la otra parte el tiempo dedicado a la lectura de la carta y se
refiere a misivas anteriores que hayan podido haber en relación al mismo
tema.
Después se plantea la sustancia o el núcleo de la carta. En esta parte se

establece una descripción del problema y se incluye los efectos
negativos o positivos que podría acarrear.
Finalmente, en la conclusión se realiza una síntesis o reflexión final que

intentará ser representativa de lo que se dijo antes.
Por último, la redacción de una carta documento se cierra con una

despedida, una firma, el nombre de quien escribió y el cargo que ocupa
dentro de la empresa.
Algunos ejemplos de este tipo de cartas son aquellas en las que se

solicita un aumento de sueldo.
Estas hay que redactarlas de tal forma de resaltar los aspectos positivos
de su trabajo y no los negativos.
Además, no siempre es demasiado útil querer pasar como el mejor en el

rol que desempeña en la empresa, pues no sólo no funcionarán sino que
pueden llegar a poner en riesgo su permanencia en el lugar. Sí es bueno
enumerar algunos de sus logros en la compañía.
En las cartas de excusa, por otro lado, siempre hay que dejar claramente
establecido cuál fue el error que se cometió y que se acepta la culpa de
que eso haya sucedido.
En la carta documento debe aparecer, además del arrepentimiento por

los daños causados, soluciones para repararlos y una promesa de no
reincidencia.
Carta documento
¿Has escuchado hablar de las cartas documento pero no sabes qué
son?
Carta documento
Una carta documento es el instrumento más eficaz para cuando su

correspondencia requiera valor legal.
Así es definido por una de las muchas empresas argentinas que prestan
el servicio de envío de cartas documento, tan de moda entre la farándula
de ese país.
Carta documento
Mecanismo de envío de carta documento
El mecanismo para enviar una carta documento es el siguiente: la
persona que desea enviar la carta documento concurre a una sucursal
del correo y solicita el formulario especial (emitido por el Correo Oficial),
que consta de un original y dos copias.
El original se envía al destinatario, el remitente conserva una copia y la

otra queda archivada por un término de cinco años.
La carta documento tiene valor legal o fedatario, o sea que lo que se

busca es certificar de modo fehaciente que el destinatario recibió el
contenido del mensaje, que está enterado de lo que se intentaba
comunicarle por parte del remitente.
Para esto se utiliza un sistema de certificación para la entrega, de modo

que no quede duda que el mensaje fue recibido. Así, en un posible
proceso judicial, la carta documento puede ser utilizada como prueba.
Normalmente se utiliza la carta documento para reclamar un derecho a

otra persona, empresa u organismo privado u gubernamental.
¿Qué hacer cuando se recibe una carta documento?

Cuando una persona recibe una carta documento debe contactarse con
su abogado, para que inmediatamente se envíe una contestación.
Y en caso de no tener un letrado a la mano, el destinatario de la carta

debe responderla, pero sin aportar datos que puedan complicar su
situación.
Se recomienda redactarla de la siguiente forma:
Rechazo por improcedente, inexacta y maliciosa su carta documento

Nº........., fecha............, recepcionada el día.......
Reservo derechos y acciones.
Queda Ud. notificado.
Ejemplo de carta documento

Aquí te ofrecemos un ejemplo para un caso puntual, que puede servir de
modelo para reclamar ante una situación que requiera la presentación de
una carta documento.
Ciudad de ........., ......de .....................de 2006
En mi carácter de propietaria del departamento identificado con la letra

.......del piso.......... del edificio de la calle ................., de la ciudad de
.............., impugno la liquidación de expensas correspondiente al mes
de......................... de 2009. Fundamento la misma en lo previsto en el
artículo ...... de la ley ...........
Sin perjuicio del encuadre legal efectuado, es un ejercicio abusivo de su
derecho pretender el cobro de la suma de $.......................... en concepto
de expensas del mes de Junio de 2009 siendo que en el mes de Junio de
2008 aboné la suma de $...................... por el mismo concepto y que
durante el año 2008 el gasto promedio fue de $ .......................... Se trata
de un aumento muy superior al 100% y por ello, inaceptable. En su
carácter de representante legal del consorcio es su responsabilidad
mantener en un adecuado nivel los gastos comunes y por ello lo intimo a
que tome las medidas necesarias para que las expensas vuelvan a sus
valores históricos. Caso contrario accionaré judicialmente.
El primer párrafo del artículo ..... de la ley ....... impone la obligación de
abonar los gastos comunes del edificio en proporción al valor de cada
unidad y Ud. en las liquidaciones enviadas no hace referencia al
porcentaje del edificio que cada unidad representa. Por tal motivo, lo
intimo a que incorpore ese dato fundamental para el cálculo del valor de
las expensas comunes. Caso contrario accionaré judicialmente.
El segundo párrafo del artículo ..... de la ley ........ prevé la oposición en
caso de que se pretenda efectuar sobre el edificio innovaciones de costo
excesivo y ese debería ser nuestro caso en razón de que el convenio
colectivo del SUTERH durante el año 2006 solo tuvo una leve variación y
los honorarios de la administración, ninguna. Por lo expuesto lo intimo a
que detenga la liquidación del gasto que provoca el aumento del valor de
las expensas. Caso contrario accionaré judicialmente.
Documentos respaldatorios
¿Qué se entiende por documentos respaldatorios?
El documento respaldatorio es aquel que da soporte a las actuaciones

jurídicas, relaciones comerciales o archivos informáticos.
Se aplican, entonces, a distintas áreas como la contabilidad, el derecho y

la ciencia de la informática; en todos los casos, el documento
respaldatorio tiene valor de prueba de que sus condiciones originales
existieron o en un terreno más práctico, de que los archivos de ese disco
duro perdido, están en su respectivo respaldo.
Vamos parte por parte. En informática, los documentos respaldatorios
refieren a la copia de la información contenida en los computadoras de
escritorio o portátiles con un objetivo de seguridad.
Si el sistema falla o todo el disco duro se hecha a perder, allí está el

respaldo para salvar la información contenida.
Los expertos recomiendan una copia de seguridad de la información al

menos cada seis meses o hacerla con mayor frecuencia en caso de
documentos clave.
El respaldo debe hacerse en unidades externas como CDs o DVDs,

memorias flash (pen drives, etc.) o en otro disco duro.
Pero esta visión de documento respaldatorio es la más primitiva y toma a

un disco duro en particular como unidad a “rescatar”. No por ello, claro,
deja de ser esencial para los usuarios individuales.
Pero ¿qué ocurre en empresas, donde varios operadores generan en red

gran cantidad de información productiva cada día? ¿Cómo se respalda?
Por lo general, los sistemas operativos y demás aplicaciones cuentan

con la opción de copias de seguridad.
En caso de que el documento falle, puede recurrirse a la última copia.

Cada usuario dispone de la frecuencia de respaldo.
Para operaciones de respaldo más complejas, que impliquen redes por
ejemplo, existe una batería de software destinado específicamente al
respaldo.
Estos programas actúan como una especie de espías que andan por
todos los recovecos de la red y cada vez que hayan alguna información
nueva, le hacen una copia de seguridad que guardan en un gran disco
dispuesto para tal fin. Su trabajo podrá ser “inútil” por meses o años, pero
al otro día del cataclismo, estos muchachos podrán restaurar el mundo.
Claro que se puede programarlos para que su vigilancia sea más o

menos obsesiva.
En contabilidad, el documento respaldatorio es aquel que respalda las

operaciones comerciales. El soporte, en papel o digital, que comprueba
cualquier tipo de vínculo más allá de la versión de cada una de las
partes.
El documento respaldatorio más famoso y determinante es la factura. Es

el documento final de una compraventa. Depende de la legislación de
cada país, pero como mínimo, la factura debe ser emitida por duplicado.
Este documento respaldatorio, también, tiene valor jurídico como prueba
llegada la eventualidad de un litigio.
Luego hay una serie de documentos respaldatorios para distintas

operaciones:
La nota de compra es el documento que rubrica una persona o empresa
para hacerle un pedido a un comerciante. Se emiten dos, por lo general,
una para el archivo del que pide o otra para el comerciante que debe
cumplir con el pedido. Este documento, sin embargo, no obliga a la
operación; es solamente el pedido.
El remito, en cambio, es un documento respaldatorio que obliga a la

transacción porque se emplea para el envío de los bienes vendidos. Se
listan y detallan estos objetos y el comprador, en caso de conformidad,
firma el remito y queda concretada la operación: uno se obligó a entregar
y el otro, a pagar. Solo resta la factura.
Hay otros tipos de documentos respaldatorios, como las notas de débito

(comprobante de débito de una determinada suma de una cuenta), la de
crédito (comprobante de crédito en una cuenta bancaria) y el recibo: se
comprueba que el dinero de determinada deuda ha sida recibido.
Pero la clave para todo documento respaldatorio es el archivo y su

organización. Algunos tienen valor de prueba y otros no, pero todo un
sistema de documentos respaldatorios dependerá de “una copia más” de
cada uno de estos documentos para el archivo.
Documentos de adopción
Documentos de adopción necesarios para una adopción internacional.
Documentos de adopción
Un gran número de documentos de adopción son requeridos para una

Adopción Internacional.
La compilación de los papeles necesarios generalmente se

denomina"dossier".
Su dossier pasará a través de un proceso de autenticación, luego será

presentada al gobierno del país donde es oriundo el niño que usted
desea adoptar.
Cada país tiene sus propias condiciones para la adopción de un niño,

pero la mayoría exige algunos Documentos de Adopción básicos que
detallamos más abajo.
Documentos necesarios para adoptar
Certificados de Nacimiento
Usted puede obtener los certificados de nacimiento necesarios para
usted y su esposo o esposa (si aplica) del gobierno de su país,
generalmente de la dependencia más cercana a su domicilio.
Certificado de Matrimonio
Si aplica.
Certificado de Divorcio
Si aplica, usted puede obtenerlo de la Oficina de Asuntos Civiles o
Dirección Nacional de Registro Civil.
Estado Financiero
Usted debería elaborar una página hecha en computadora donde detalle
todos sus ingresos financieros (incluyendo cuentas bancarias y cualquier
otra cosa que pueda aplicar). Usted y su esposo o esposa (si aplica)
deberían tener esto certificado por un escribano.
Carta del Empleador

Asegúrese de que la carta esté certificada por un notario.
Si usted es empleado, su empleador debe dejar constancia de su
posición en la empresa, cuánto tiempo ha trabajado allí, y cuál es su
salario actual.
Si usted tiene su propia empresa y tiene un contador, su contador

debería hacer esta constancia para usted; si no tiene un contador,
encuentre a alguien que pueda certificar sus ingresos.
Certificado Médico
Después de su examen físico básico con su médico, pídale que le
escriba una carta en su libreta membretada certificando su estado de
salud. Debe contener su firma y debe ser certificada por un notario. Su
trabajador social también requerirá esto.
Reporte de Antecedentes Penales

Solicite una constancia que certifique que usted y su esposo o esposa
están libres de antecedentes penales. Pida asistencia al trabajador
social. Su certificado debe estar notariado.
Estudio del Hogar

Cuando termine de realizar su programa de Estudio del Hogar, el
asistente social que lo entreviste escribirá un documento notariado de 5 a
8 páginas. Esto incluirá información básica acerca de usted y las razones
por las cuales usted está calificado para realizar una adopción de
acuerdo a la entrevista.
Sitios donde puede encontrar más información sobre Documentos de

Adopción:
Adoption Services Worldwide Inc.
Adoption Home Study Service
Legalización de documentos
Qué es la legalización de documentos. Cuándo legalizar un documento.
Los documentos emitidos por un país, que necesitan ser utilizados en

otro país, deben ser "autenticados" o "legalizados" antes de que sean
reconocidos como válidos en un país extranjero.
En este proceso, denominado "legalización de documentos", se colocan

varios sellos en el documento.
Diferentes países requieren diferentes niveles de legalización, y tienen

diferentes procedimientos.
Algunas consideraciones importantes
Hay ciertos aspectos peculiares en la legalización de documentos para

países extranjeros.
Tales documentos deberían ser ejecutados de acuerdo a los

requerimientos del país emisor, y atravesar un cierto procedimiento para
ser validados o legalizados en el país extranjero.
Tal procedimiento se conoce como "legalización de documentos", e

involucra certificación / autenticación jerárquica de varios pasos de parte
de oficiales del gobierno autorizados.
El procedimiento estándar de la legalización de documentos debería ser

finalizado por una certificación especial en un consultado o la sección
consular de la embajada del país de destino.
Con frecuencia, este procedimiento de legalización de documentos es

reemplazado por un procedimiento simplificado, resultando en un
procedimiento normal de certificación de apostillado o anotación.
Esto es aplicable cuando tanto el país emisor como el país de destino

integran un acuerdo internacional sobre simplificación de procedimientos
de legalización de documentos, como lo es la Convención Hague de
1961.
Adicionalmente, un documento que tiene como objetivo ser presentado
en otro país, es frecuentemente ejecutado en el idioma del país emisor, y
necesita ser traducido al idioma oficial del país de destino, la traducción
del documento debe ser realizada de acuerdo a los requerimientos del
país de destino, y certificada por un notario público del país de destino.
Además, un documento debe cumplir los requisitos específicos para ser

aceptado en la oficina de trámite, y debe ser adecuado según los
estándares de los documentos locales, que generalmente son
presentados en conformidad con un cierto estilo o modelo.
Al parecer, un documento para un país extranjero es casi siempre

bastante costoso, sin mencionar los gastos del envío internacional. Toma
semanas, e incluso meses, prepararlo.
Todo lo antes mencionado hace que la tarea de la legalización de un

documento para ser presentado en un país extranjero, sea un asunto
muy delicado, que requiere una implementación competente. Incluso el
más pequeño error seguramente le costará cientos de dólares y mucho,
mucho tiempo.
Clasificación de documentos
Algunos consejos para realizar una exitosa clasificación de documentos.
En una empresa, un club, una biblioteca o incluso en un usuario

particular, la clasificación de documentos representa un verdadero
desafío.
¿Cómo organizar la información de modo de hallarla con facilidad cuando

se necesite? Hay varias respuestas ajustadas a las necesidades de cada
persona o entidad.
Para empezar, la clasificación de documentos depende siempre de los

archivos que se buscan ordenar y categorizar; no es lo mismo un
memorándum interno que una factura, un libro contable o una
compraventa.
Organización y clasificación de documentos
La clasificación de documentos, entonces, necesita previamente de una
buena nomenclatura de categorías para poder agrupar los documentos
de manera lógica y que garantice la agilidad de la búsqueda.
En general, el éxito de toda clasificación dependerá de que las

categorías sean las más acertadas.
En casa, en la computadora personal, tal vez baste con la creación de un

sistema de carpetas y subcarpetas donde se organicen los archivos por
tipo: música, fotos, videos, documentos.
Pero a mayores niveles productivos, las empresas necesitan de sistemas

más sofisticados para la clasificación de documentos.
El crecimiento de la digitalización de los documentos trajo consigo la

creación de software muy variado para su clasificación.
Hoy, existen programas capaces de gestionar, organizar, compartir o

distribuir los más variados tipos de documentos. Muchas de estas
opciones también cuentan con un buscador para ir más rápido por entre
las categorías y los documentos almacenados.
Se puede adquirir software para clasificación de facturas, de documentos
legales (leyes, normas, reglamentos), de documentos de texto, de
imagen. Todos organizados según la categorización que se le cargue al
sistema de compartimentos de clasificación.
Clasificación de documentos - Criterios

Un primer criterio para la clasificación de documentos es el tiempo. La
organización de documentos por año, mes y día de creación o ingreso
del documento es primordial y suficiente para muchos a la hora de
trabajar con una clasificación satisfactoria.
Sin embargo, al agregar más variables se agilita la gestión de los

documentos. En caso de instituciones con múltiples sedes, el criterio
“espacio” ayudará mucho. Para el sistema de clasificación (sea o no por
la vía de un software específico) no será lo mismo un documento emitido
en Madrid que en Montevideo.
Otro clásico criterio de clasificación de documentos será el tipo. Facturas,

informes, normas... cada cosa irá en su lugar dentro del sistema. La
jerarquía, es decir el rango de importancia, también puede aportar mucha
agilidad al proceso.
Algunos instrumentos informáticos de clasificación de documentos

también toman los antecedentes. Esto es: cuanto más consultado es un
documento en la información, adquiere mayor importancia y el sistema lo
ubica en un lugar más accesible porque predice que volverá a ser
consultado.
Documentos electrónicos
Algunas consideraciones sobre el uso de documentos electrónicos.
Empresas y particulares, instituciones educativas, de salud, bibliotecas,

entre otros, están transformando sus recursos impresos o grabados en
documentos electrónicos.
De esta forma, los protegen del paso del tiempo, los comparten con
mayor cantidad de personas y disponen de ellos de una forma mucho
más cómoda.
Hoy en día, los documentos electrónicos se han transformado, más que

en una moda, en una necesidad.
La digitalización de documentos pone al alcance de los usuarios, de
forma rápida, fácil, segura y económica.
Para entender mejor la necesidad de los documentos electrónicos

podemos poner como ejemplo a un centro de salud. Llega un paciente en
una urgencia y es necesario administrarle penicilina, una sustancia a la
cual muchas personas son alérgicas.
La situación es desesperada y gracias a que su historia clínica estaba

disponible en formato digital, los médicos le pudieron salvar la vida
inyectando el medicamento justo, al instante.
De otra forma, se hubiera perdido tiempo en ir al archivo, buscar en los

registros y llevar esa información hasta el lugar de atención.
Veamos algunas desventajas de mantener los archivos en papel y no

transformarlos en documentos electrónicos:
Es necesario elaborar índices y disponer de grandes y cuidados lugares

de almacenaje.
Es necesario depurar los archivos frecuentemente, con la consecuente
pérdida de tiempo que eso genera.
Desgaste y riesgos de rotura o pérdida por la manipulación.
Pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos,
Retraso en firmas y autorizaciones,
Muchas veces el trabajo se tiene que hacer por duplicado, en caso de
necesitar más de una copia de cada documento, con lo cual se genera
una enorme pérdida de tiempo.
Falta de seguridad y confiabilidad; el acceso de muchas personas a los
archivos permite que se hagan cambios sin permiso o que los datos
guardados sean alterados.
Ahora, en cambio vemos las ventajas de pasar los archivos a

documentos electrónicos.
Existen muchas empresas que prestan el servicio de digitalización de la

información y una de ellas, Digitaliza.com, señala estos puntos como los
centrales a la hora de tomar la decisión.
Elimina el extravío de documentos.

Permite un rápido y fácil acceso a la información.
Resguarda la información en múltiples formatos electrónicos
Controla el acceso a la información por niveles de seguridad.
Firmas digitales.
Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de documentos
mediante búsqueda entre los archivos.
Índices de búsqueda de la información.
Permite almacenar todo tipo de documentos (tamaño, formato, color,
etc.).
Resguarda la documentación.
Optimiza el espacio físico convirtiendo pilas de papel en un simple CD-
ROM o almacenado en una maquina.
Protege la información teniendo varios respaldos de la información.
Agiliza y hace más eficiente el servicio a clientes.
Ordena de manera lógica los expedientes.
Permite una fácil distribución de documentos vía Internet o intranet.
Protege los documentos contra la acción de agentes externos y deterioro
de los mismos.
Reduce costos de operación. Incrementa la productividad.
Permite simultaneidad de usuarios para el mismo documento.
Diferentes sistemas operativos pueden tener acceso a los archivos digital
Proteger documentos
Conoce cómo puedes proteger tus documentos para evitar peligros.
Proteger documentos
En casa o en el trabajo, podemos tener documentos privados,

confidenciales, que queremos proteger del acceso o de la edición de los
demás.
Para esto, en los distintos programas de edición de textos se dispone de

la opción “Proteger documentos”, “Cifrar documentos” o “guardar con
contraseña”.
Además, existen programas de encriptación, bastante sencillos en su

uso, que permiten proteger los documentos que se desee, ya sea de la
vista o la modificación de terceros.
Proteger documentos
Las opciones para proteger documentos, como dijimos, son dos: proteger
su edición o su acceso. Veamos una por una.
Microsoft Office, que es el software más utilizado, permite de modo muy

sencillo la protección de los documentos que se generen.
En el menú “Archivo”, seleccionamos la opción “Guardar como”, y allí en

“Herramientas” tendremos las opciones de introducir contraseña para su
apertura o para su modificación.
Además, existe la opción de guardar el documento como de “Solo

lectura”, de modo que cualquier usuario pueda abrirlo, pero no editarlo.
Estas opciones para proteger los documentos son independientes unas

de otras.
En el editor de textos Writer de Open Office, la versión gratuita del

Microsoft Office, que es cada vez más utilizada, también existe la opción
de introducir una contraseña para proteger los documentos generados,
aunque con algunas restricciones.
En este caso también se debe acceder al menú “Archivo” y allí a

"Guardar Como", aunque la opción de poner contraseña estará
disponible únicamente para aquellos documentos que se guarden en el
formato ODT.
Para utilizar esta opción, la contraseña debe de tener un mínimo de 5

caracteres y sólo cuando se alcance esa cantidad se activará la casilla
“Aceptar” para terminar la operación.
Proteger documentos - Qué programas usar

Una de las opciones de software para proteger documentos es
CryptoForge, un programa que permite proteger la privacidad de
archivos, carpetas y mensajes confidenciales. Una vez que la
información ha sido encriptada puede ser almacenada en un medio
inseguro o transmitida en una red insegura (como Internet) y aún así
permanecer en el más estricto secreto.
Otro de los programas disponibles para proteger documentos es

Cryptext, una opción sencilla de usar y además, gratis. Con este software
se puede encriptar ficheros de modo potente y el programa se agrega a
las opciones del menú contextual de Windows, por lo que estará siempre
disponible de modo cercano para el usuario.
Más información:
• http://www.openoffice.org
• http://www.cryptoforge.com.ar
• http://cryptext.softonic.com
Destrucción de documentos
¿Cómo se debe llevar a cabo la destrucción de documentos?
Destrucción de documentos
La destrucción de documentos es un elemento clave para un

funcionamiento responsable de toda empresa.
Datos de clientes, de empleados, de transacciones importantes, números

de cuentas, cheques anulados, y un largo etcétera.
En cada oficina o sección de una compañía se guardan documentos

clave, que pasado el tiempo de su uso se vuelven inútiles y requieren ser
destruidos.
En todo el mundo, diversas empresas o particulares ofrecen el servicio

de destrucción de documentos y explican el por qué de la importancia de
este servicio.
Destruir documentos
Técnicas de destrucción de documentos
Algunos empresarios prefieren comprar una máquina de destrucción de

documentos y realizar esta tarea en su propia empresa.
Esto, si bien presenta la ventaja de no tener que pagar por el servicio,

tiene también el punto en contra de tener que destinar horas de trabajo
de sus propios empleados para la tarea.
Ese tiempo es pago y, a la larga, se termina transformando más en un

problema que en una solución.
Ante esta realidad, son muchas las empresas que se dedican a prestar el
servicio de destrucción de documentos, ya sea en el local del contratante
o en sus propias instalaciones.
Y si bien puede resultar inseguro para quien entrega sus documentos a

otro para que se tome el trabajo de destruirlos, cada una de estas
empresas ofrece y certifica el transporte seguro de los documentos y
permite que sea presenciado el momento en que se destruyen.
¿Qué destruir?
Son múltiples las informaciones que cada empresa maneja y por tanto,
son muchos los documentos de los cuales necesitan deshacerse.
¿Qué Documentos se deben Destruir?

Los prestadores del servicio de destrucción de documentos recomiendan
que se destruyan los siguientes:
Listados de Clientes
Historiales de Personal/Recursos Humanos
Curriculum Vitae
Ofertas/Concursos
Listados de Inventarios
Tarifas
Facturas incorrectas
Informes de I+D
Presupuestos
Planes de Marketing
Información contable
Cheques cancelados
Números de cuenta y de Tarjetas de Crédito
Información de Crédito a Clientes
Contratos
Registros/Declaraciones de Impuestos
Registros de la Seguridad Social
Informes médicos
Solicitudes de empleo
Nóminas
Firmas
Correo
Historiales médicos
Seguridad. Safety Doc, una de las empresas que se dedica a la
destrucción de documentos, señala en su página web: “En el entorno
competitivo en que nos movemos hoy, cualquier competidor o periodista
podría encontrar información sensitiva de su compañía entre la cantidad
de papel que tira cada día.
Ejemplos recientes en diferentes medios de comunicación nos han

demostrado que no se protegen suficientemente estos datos, y el daño
puede ser irreparable para su compañía”.
Por eso, sin dudas el servicio de destrucción de documentos se vuelve
un punto muy importante para las empresas que quieran mantener bien
cuidada su privacidad y la confianza de sus clientes y empleados. De
hecho, Destruc Document, otra de las empresas que ofrece el servicio,
asegura que sus clientes los consideran sus “socios en seguridad”.
Contactos. Algunas de las empresas que brindan este servicio de

destrucción de documentos son:
- www.safetydoc.es
- www.destrucdocument.com.uy
- www.ironmountain.com.ar
- www.allsafe.es
- www.dataeraser.es
Documentos compartidos
Consejos y referencias para iniciarse en el tema de compartir
documentos.
Documentos compartidos
A un grupo de tres estudiantes se le encarga preparar una investigación

sobre un tema determinado.
Cada uno trabaja y sus horarios están superpuestos, por lo que no

pueden reunirse a redactar el informe.
¿Cómo podrán entonces armar el texto y presentarlo en tiempo?
La respuesta son los documentos compartidos en Internet.
Otro caso podría ser el de un teletrabajador que necesita enviar un

informe a su jefe, para que este le haga correcciones.
Y nuevamente, la solución: los documentos compartidos.
Compartir documentos
El correo electrónico representa una buena solución cuando queremos
enviar información vía Internet, pero para ver las ventajas de los
documentos compartidos pongámonos en la situación de los estudiantes
que deben preparar la investigación.
Uno de ellos prepara un borrador y lo envía a sus compañeros. Cada uno

lo recibe, realiza correcciones y reenvía el texto.
Esto se da, por lo menos, dos veces por cada uno. Por lo tanto, al cabo
del día habrá seis versiones del mismo documento, ninguna aprobada en
conjunto y todas diferentes. Poco práctico.
Para facilitar este tipo de trabajos, es que hoy en día se puede apelar a
los documentos compartidos.
Es decir, un solo documento es creado en una plataforma y todos

trabajarán sobre el mismo. Así, no hay distintas versiones ni confusión.
La opción más usada a la hora de apelar a los documentos compartidos

es Google Docs, una de las aplicaciones del buscador.
Quienes tienen una cuenta de usuario pueden publicar y editar allí sus
documentos y comunicar al resto de los interesados que está disponible
el texto para su revisión.
Las opciones, en el caso de Google Docs van más allá de de los

documentos de texto, ya que también se pueden compartir hojas de
cálculo, presentaciones y videos.
Compartir Documentos: Otras opciones

Veamos ahora otras opciones para entrar en el mundo de los
documentos compartidos:
- DocShare es un servicio de publicación e intercambio de documentos

online, en el que los usuarios registrados tienen la posibilidad de subir
cualquier todo tipo de contenidos escritos, publicándolos online a la vista
de millones de usuarios de todo el mundo.
- Slideshare es un espacio gratuito donde los usuarios pueden enviar

presentaciones Powerpoint u OpenOffice, que luego quedan
almacenadas en formato Flash para ser visualizadas online. Admite
archivos de hasta 20 Mb de peso, sin transiciones entre diapositivas.
- Zoho Share es el nuevo componente destinado a compartir documentos

online de la suite de aplicaciones web Zoho. Esta aplicación es similar a
Google Docs, aunque tiene algunas características de red social, ya que
los usuarios podrán comentar y aplicar puntaje sobre los documentos.
- Scribd es un sitio social editorial, donde decenas de millones de
personas comparten escritos y documentos originales, en múltiples
formatos.
Más información:
- http://www.google.com/apps/intl/es/business/collaboration.html
- http://www.slideshare.net
- https://share.zoho.com/homepage
- http://www.scribd.com
Editar documentos PDF
Cómo editar documentos PDF - Programas y herramientas para editar
PDF.
Editar documentos PDF
PDF (que en inglés significa Portable Document Format, o sea formato

de documento portátil) es un formato utilizado para almacenar
información generado especialmente para aquellos documentos que
tienen destino de impresión.
De todos modos, cada vez se utiliza más con propósitos de visualización,

ya que ofrece muchas posibilidades en cuanto a la inclusión de
imágenes, gráficos, links e incluso audios.
Editar Documentos PDF

Debido a que se trata de un formato “encapsulado”, el creador del
documento tendrá la tranquilidad de que el destinatario verá el contenido
tal y como él lo armó en primer lugar.
Aunque han surgido algunos programas destinados a Editar Documentos

PDF, esto no es lo más común y eso es lo que aumenta la sensación de
seguridad de estos documentos.
Una de las principales ventajas de los documentos en PDF es que se

pueden abrir con cualquier sistema operativo, sin que varíe su formato o
se deforme su contenido, y para ello sólo es necesario utilizar el Adobe
Acrobat Reader (creado por quienes generaron este formato), un
programa muy extendido, pero que tiene además sus múltiples versiones
sustitutas y gratuitas.
Para editar un documento PDF es necesario tener alguno de los tantos

programas disponibles en Internet y aquí hay un pequeño resumen de
cómo crear un PDF.
Open Office. Este paquete de programas de distribución gratuita, que

constituye la alternativa más extendida al Microsoft Office, incluye la
opción de guardar los archivos que allí se editan en formato PDF.
No es necesario hacer conversiones posteriores, ni otras acciones,
simplemente se edita el documento deseado y se lo guarda en formato
PDF.
Impresoras Virtuales. Entre otras opciones para editar documentos PDF,

están las llamadas “impresoras virtuales”, con las cuales luego de editar
el documento deseado en el programa que sea, se hace el mismo
proceso que para imprimir, salvo que en lugar de recibirlo en papel y
fuera de la PC, lo recibiremos en formato PDF y guardado en el disco de
la computadora.
Para esto es necesario instalar alguna de las tantas aplicaciones

disponibles en la web. Si se busca editar documentos PDF con
programas de la familia Adobe, la opción será el Acrobat Distiller. Pero
también podemos acceder a otros programas gratuitos, como el
CutePDF, una de las opciones más recomendadas para editar este tipo
de documentos.
También está disponible el programa llamado PrimoPDF, que ofrece la

opción de optimizar el documento editado en formato PDF para ser
visualizado en pantalla, para impresión o para transportarlo en
dispositivos portátiles, así como agregarle contraseña para aumentar el
nivel de seguridad.
Otra aplicación también muy conocida para editar documentos en

formato PDF es el PDFCreator, que contiene una gran variedad de
funciones, entre ellas la posibilidad de utilizarlo en red.
También existen diversas opciones para editar documentos PDF en

línea, es decir sin instalar ningún programa en nuestra computadora. Una
de las más recomendadas es Zamzar (www.zamzar.com), que además
ofrece la opción de convertir múltiples tipos de documentos a distintos
formatos.
Gestión documental
Qué es la gestión documental y cómo puede beneficiar nuestra empresa.
Gestión documental
La gestión documental supone una gran oportunidad para aquellas
empresas que deseen mejorar su eficiencia, su productividad y, por
tanto, dejar más contentos a sus clientes.
Actualmente existen en el mercado múltiples sistemas de gestión

documental, cada uno con distintas funcionalidades y precios, que, según
el caso, serán elegidos por los empresarios que deseen dar este paso en
sus oficinas.
Gestión Documental
Organizar los miles de documentos que forman parte de la gestión de
toda organización significa una valorización de su operativa, un negocio
más ágil y por tanto más seguro.
La empresa Yerbabuena Software, que ofrece mediante Internet su

sistema de gestión documental llamado Nuxeo EP, muestra algunos
datos sobre la incidencia en el tiempo y el espacio que se destina al
almacenamiento de documentos en las empresas.
- El 16% de las horas de trabajo se utilizan para la búsqueda de

información.
- El 60% del tiempo de trabajo se gasta en la entrega de documentación.
- El 85% de los documentos generados nunca vuelven a utilizarse.
- El 60% están obsoletos.
- El 50% son copias de otros documentos.
- Se pierden unas 10 horas al mes en encontrar documentos perdidos.
De estos puntos se desprende que en toda empresa se pierde tiempo,

espacio y dinero en mantener información que, probablemente, no sea
utilizada y otra que, en caso de ser necesaria, será muy difícil de
encontrar.
Así, la necesidad de una buena gestión documental se hace clara y, en
estos tiempos, la mayoría está apuntando a instalar un sistema que le
haga más fácil la gestión.
Claro que la instalación de un sistema de gestión documental no es

gratuita, pero una vez dado el paso, será claro que no fue una pérdida de
dinero. Veamos algunas ventajas de la gestión documental para el
funcionamiento de las empresas:
Mejora en la gestión y rapidez. Al tener sus documentos ordenados, cada
empleado destinará menos tiempo a la búsqueda de documentos,
maximizando así el rendimiento de sus horas de trabajo.
La documentación está a disposición de forma instantánea, con lo cual, si

se trata de una empresa que ofrezca servicios directamente al público,
los clientes se irán más que satisfechos. Mejora en el uso del espacio. La
gestión documental colabora en el ahorro de espacio, ya que a la hora de
clasificar, todos esos documentos innecesarios que veíamos antes, serán
eliminados. Ya no habrán documentos duplicados, copias innecesarias o
doble registro de datos. Con un solo ejemplar digitalizado, se permitirá el
acceso instantáneo de múltiples agentes a la información.
Gestión Documental - Qué tener en cuenta

Antes de tomar la decisión de contratar un software de gestión
documental es recomendable hacerse estas preguntas:
Almacenamiento - ¿Dónde guardaremos nuestros documentos? ¿Cuánto

pagaremos para almacenarlos?
Recuperación - ¿Cuánto tiempo demora el personal en encontrar

documentos necesarios? ¿Qué opciones tecnológicas están disponibles
para la recuperación?
Clasificación - ¿Cómo organizamos nuestros documentos? ¿Cómo

aseguramos que estén archivados siguiendo el sistema más apropiado?
Seguridad - ¿Cómo evitar la pérdida, la violación o la destrucción no

deseada de documentos? ¿Cómo mantenemos la información crítica
oculta?
Custodia - ¿Cómo decidimos qué documentos conservar? ¿Por cuánto

tiempo deben ser guardados? ¿Cómo procedemos a su eliminación?
Gestión de documentos
Qué es un sistema de gestión de documentos.
Gestión de documentos
Un sistema de Gestión de Documentos (DMS, por sus siglas en inglés)

es un programa informático utilizado para rastrear y archivar documentos
electrónicos y/o imágenes de documentos de papel escaneados.
En el sentido más amplio, los sistemas de Gestión de Documentos

pueden variar mucho, desde una simple caja de zapatos hasta un
completo Sistema de Gestión de Contenido Empresarial.
Gestión de documentos: Aspectos básicos de la gestión

Hay varias cuestiones comunes vinculadas a la gestión de documentos,
tanto si es un sistema informal, d-hoc, un método basado en papel para
una persona, como si es formal, estructurado, elaborado por
computadora para muchas personas de muchas oficinas.
La mayoría de los métodos de gestión de documentos tienen las

siguientes áreas:
Ubicación
¿Dónde se archivarán los documentos? ¿Adónde necesitará ir la gente
para acceder a los documentos?
Las caminatas a los depósitos de documentos o archiveros vendrían a

ser los homólogos de los sistemas de navegación "en pantalla" utilizados
por los sistemas de Gestión de Contenidos.
Llenado
¿Cómo serán llenados los documentos?
¿Qué métodos serán utilizados para organizar o indexar los documentos

y permitir su acceso posterior?
Los sistemas de Gestión de Contenidos utilizarán típicamente una base

de datos para archivar la información de llenado.
Recuperación
¿Cómo serán encontrados los documentos?
En general la recuperación se relaciona con la navegación a través de
los documentos y la recuperación de cierta información específica.
Seguridad
¿Cómo serán protegidos los documentos?
¿Cómo el personal no autorizado será imposibilitado de ver, modificar o

destruir los documentos?
Recuperación tras desastres

¿Cómo pueden los documentos ser recuperados en caso de destrucción
por incendios, inundaciones o desastres naturales?
Período de retención
¿Cuánto tiempo deberían los documentos ser guardados?
Como las organizaciones crecen y las regulaciones se incrementan,

lineamientos informales para guardar varios tipos de documentos dejan
lugar a prácticas más formales para el registro de documentos.
Archivo
¿Cómo pueden preservarse los documentos para su legibilidad en el
futuro?
Distribución
¿Cómo pueden los documentos estar disponibles para la gente que los
necesita?
Flujo de trabajo
Si los documentos necesitan pasar de una persona a otra, ¿cuáles son
las reglas respecto a cómo su trabajo debería fluir?
Creación
¿Cómo se crean los documentos? Esta pregunta se vuelve más
importante cuando muchas personas necesitan colaborar, y surge la
logística del control de la versión y la autoría.
Autenticación
¿Hay alguna forma de asegurad la autenticidad de un documento?
Gestión de documentos - Un poco de historia...

Comenzando en la década de los 80, un gran número de fabricantes
comenzó a desarrollar sistemas para gestionar documentos de papel.
Estos sistemas gestionaban documentos de papel, lo cual incluir no sólo

documentos impresos y publicados, sino también fotografías,
impresiones, etc.
Más tarde, un segundo sistema fue desarrollado para gestionar

documentos electrónicos; por ejemplo, todos estos documentso, o
archivos, creados en computadoras y frecuentemente archivados en la
computadora local del usuario.
Los primeros sistemas de gestión de documentos electrónicos fueron

desarrollados para gestionar archivos de tipo propietario, o un número
limitado de formatos de documentos.
Muchos de estos sistemas fueron más tarde conocidos como sistemas

de creación de imágenes o copias, porque sus principales habilidades
eran capturar, almacenar, indexar y recuperar archivos en formatos de
imagen.
Estos sistemas permitían a una organización capturar faxes y

formularios, guardar copiar de los documetos como imágenes, y guardar
los archivos de imagen en un disco por seguridad y rápida recuperación
(la recuperación era posible porque el sistema manejaba la extracción del
texto del documento mientras era capturado, y el indexador de textos
brindaba funcionalidades de recuperación de texto).
Los sistemas de Gestión de Documentos evolucionaron hasta que los

sistemas fueron capaces de manejar cualquier tipo de formato que
pudiera ser guardado en una red. Las aplicaciones crecieron y
maduraron conforme fueron creciendo y madurando los documentos
electrónicos, las herramientas de colaboración, seguridad y
funcionalidades de auditoría.
Digitalización de documentos
Cuestiones a tener en cuenta al pensar en digitalizar sus documentos.
Digitalización de documentos
Almacenar, administrar, consultar, preservar... la digitalización de

documentos es el método más eficiente y rentable para cada una de
estas tareas.
Basta decir que 300.000 horas ocupan aproximadamente 80 metros

cuadrados de una empresa, mientras que 300.000 imágenes necesitan
nada más que 30 CDs.
En los últimos años la digitalización de documentos ha crecido y ya no

quedan empresas, instituciones o particulares que no apelen a ella.
Digitalizar documentos
Consejos para pensar en Digitalizar sus Documentos Personales y
Corporativos
La digitalización de documentos supone una revolución en el manejo de

la información. No sólo porque grandes cantidades de datos pueden ser
almacenadas en dimensiones muy pequeñas, sino porque además se
libera a los objetos de la dependencia de su existencia material.
Es decir, un cuadro, un informe, una fotografía o lo que sea, ya no

necesitan que alguien se acerque a ellos para conocerlos, sino que por
medio de una computadora están a disposición del mundo entero.
Incluso en el funcionamiento de miles de empresas en todo el mundo la

digitalización de documentos está cambiando la gestión y organizando
mejor el trabajo de cientos de miles de empleados.
Documentación importante y –en muchos casos- confidencial corre

riesgo de ser perdida o robada al mantenerse en un formato físico.
En cambio, un documento digitalizado gana en seguridad y puede ser,

incluso, protegido mediante una contraseña para que sólo puedan
ingresar a él determinadas personas.
Asimismo, la digitalización supone la oportunidad de ahorrar espacio y

tiempo en la manutención de sus archivos.
Como decíamos antes 300.000 imágenes caben en 30 CDs, y estos 30
CDs en una caja. Si comparamos, la cuenta es clara: digitalizar es la
mejor opción.
Se ahorra espacio y horas de trabajo del personal, y se gana en

seguridad y conservación de los datos.
Este punto, el de la conservación, es muy importante. Imaginemos que

un informe impreso pasa por las manos de cientos de personas en pocos
días. Sus hojas se gastarán, el papel tendrá arrugas y quizá una taza de
café se derrame sobre él y el único ejemplar se pierda.
Sin embargo, si se optó por el camino de la digitalización de documentos,

ya no será necesario ni siquiera gastar papel en imprimir esos datos.
Desde el monitor de la computadora el informe estará a disposición de
quien lo necesite y, si se vuelca el café, lo que habría que suplantar, en
todo caso, será el teclado.
Otra de las ventajas de la digitalización de documentos es que gracias a

este proceso se puede permitir el acceso inmediato a determinada
información que puede ser crítica.
Por ejemplo, si en un centro de salud la historia clínica de los pacientes

está digitalizada, ante una emergencia no es necesario ir al archivo y
buscar alfabéticamente o por número la carpeta con los datos del
enfermo.
Las imágenes digitales se pueden almacenar en los discos internos de

cualquier computadora personal, en arreglos de discos o sistemas de
almacenamiento masivo, con respaldos en discos CD-R o DVD que
garantizan su conservación en óptimas condiciones.
Muchas empresas de todo el mundo brindan el servicio de digitalización

de documentos, para que quienes decidan pasar su información a este
formato puedan desligarse de este proceso y destinar su tiempo a sus
tareas diarias. Aquí, algunas de estas empresas:
- Kernel Doc - www.kerneldoc.net
- Hisoft - www.hisoft.com.mx
- 3Scan - www.3scan.com.ar
- Iniziar - www.iniziar.com
- Microfile - www.microfile.com.uy
Qué es un documento curricular
Un documento curricular es el proceso de toma de decisiones por el cual
el profesorado de una determinada etapa educativa establece, a partir
del análisis del contexto de su centro, una serie de acuerdos acerca de
las estrategias de intervención didáctica que va a utilizar, con el fin de
asegurar la coherencia de su práctica docente.
Qué es un documento curricular

En España, las partes que debe contener un Documento Curricular
quedan recogidas actualmente por artículo 49 del Real Decreto 82/1996,
de 26 de enero, por el que se aprueba el Reglamento Orgánico de las
Escuelas de Educación Infantil y de los Colegios de Educación Primaria:
a) Adecuación de los objetivos generales de la educación al contexto
socioeconómico y cultural del centro, y a las características de los
alumnos, teniendo en cuenta lo establecido en el proyecto educativo del
centro.
b) Distribución de los objetivos, contenidos y criterios de evaluación de
las distintas áreas.
c) Decisiones de carácter general sobre metodología didáctica, los
criterios para el agrupamiento de alumnos y para la organización espacial
y temporal de las actividades.
d) Criterios generales sobre evaluación de los aprendizajes y promoción
de los alumnos.
e) Orientaciones para incorporar, a través de las distintas áreas, los
contenidos de carácter transversal.
f) Organización de la orientación educativa y el plan de acción tutorial.
g) Criterios y procedimientos previstos para realizar las adaptaciones
curriculares apropiadas para los alumnos con necesidades educativas
especiales.
h) Materiales y recursos didácticos que se van a utilizar, incluidos los
libros para uso de los alumnos.
i) Criterios para evaluar y, en su caso, revisar los procesos de enseñanza
y la práctica docente de los maestros.
j) Programación de actividades complementarias y extraescolares.
Recientemente se ha propuesto por la Ley Orgánica de Educación y su
decreto de enseñanzas mínimas de 7 de diciembre de 2006 la supresión
del Documento Curricular y su sustitución por la concreción del currículo,
como documento de reflexión pedagógica incluido dentro del proyecto
educativo, aunque aprobado previamente por el Claustro, tal y como era
el caso del proyecto curricular.
Características y reglas para la mejor elaboración de un
documento administrativo
La eficiencia de la actuación administrativa estásupeditada a la comunicación correcta de su
contenido.
Uno de los problemas más frecuentes que se plantea a la hora de elaborar un documento
administrativo (DA) es la confusión en la estructura. Así, se confunde la diligencia (Hago constar)
con el certificado (Certifico); la nota interior con el oficio, o incluso con la carta; el anuncio con
el aviso; la solicitud con el recurso; la notificación con la resolución, etcétera. Y es que es
fundamental que el destinatario de un DA pueda identificarlo rápidamente, a primera vista, sin
necesidad de bucear en el texto hasta averiguar qué le quieren decir.
Estructura básica
La estructura es el modo en que se organiza el DA, es decir la forma en que se distribuyen
ordenadamente las distintas partes del texto. Esta ordenación se realiza mediante la separación
de párrafos. En general los textos administrativos presentan una estructura básica, que se
complica o desarrolla más o menos según la naturaleza del documento:
 Identificación del emisor (autoridad que dicta el acto administrativo).
 Motivación o justificación del acto.
 Parte dispositiva o resolución.
 Inclusión final de la fecha y otros elementos que contextualizan el acto.
Este patrón estructural coincide, más o menos, con el esquema de la oración gramatical: sujeto –
verbo – predicado (Yo, alcalde [sujeto], dispongo [verbo] tal o cual cosa [complemento 1] por
determinadas razones [complemento 2]).
Fórmulas y modelos
En la elaboración del DA, por regla general, quienes redactan no firman: redactor y emisor no
coinciden en la misma persona.
Esta circunstancia constriñe la libertad de expresión del redactor, que recurrirá
a fórmulas y modelos consensuados. En este sentido, cualquier propuesta de cambio requerirá la
aceptación del firmante.
El estilo administrativo viene determinado por fórmulas que inician, prolongan o finalizan: casi
todos los actos administrativos se expresan en documentos mediante fórmulas. El abuso en el
empleo de esas fórmulas puede considerarse como uno de los defectos de estilo del lenguaje
administrativo. La parte perversa de este aspecto es el uso ciego del copia/pega, que dará lugar a
verdaderos disparates.
En definitiva, la estructura vendrá determinada por el emisor (la Administración o el ciudadano),
la tipología (documentos resolutorios, informativos o de los ciudadanos) o incluso el medio por el
que se ponga a disposición del destinatario (electrónico o en papel). Y todo conjugado con
el principio de inteligibilidad (que el DA pueda ser entendido), lo que exige, a su vez, un buen uso
del español y una clara legibilidad (aspecto físico).
A continuación doy quince criterios para elaborar un documento administrativo:
1. Disposición adecuada a la norma institucional de los elementos de identidad
corporativa(símbolos, fuentes y tamaño o cuerpo de la letra, colores, etcétera).
2. Se deberá disponer el texto en párrafos breves y utilizando un lenguaje comprensible(sencillo y
directo) para los ciudadanos.
3. Se evitarán saludos y despedidas, así como otras fórmulas de cortesía, que no tienen cabida en
el lenguaje administrativo.
4. En los documentos con un destinatario individual es conveniente incluir un título. Es un recurso
formal que facilita la comprensión del mensaje por su receptor. El título denomina el tipo de acto
que contiene (notificación, diligencia, nota interior, etcétera).
5. Únicamente se requerirán del ciudadano los datos imprescindibles para la tramitación
correspondiente, evitando solicitar datos ya conocidos o en poder de la Administración.
6. En los documentos destinados a ser cumplimentados por los ciudadanos se
incluirán instrucciones claras y concisas.
7. El centro o unidad de procedencia estará debidamente identificado, con la dirección
postalcompleta, número de teléfono y correo electrónico, para que el destinatario pueda ponerse
en contacto.
8. Se evitará el lenguaje sexista y cualquier otro lenguaje discriminatorio. Se atenderá a la forma
femenina de títulos, profesiones y cargos. Sustantivos no marcados, desdoblamientos y dobletes
son posibles, siempre y cuando no se alargue la frase hasta hacer incomprensible el mensaje.
9. Los documentos básicos de información deberán contar con versiones
simplificadas para personas con discapacidad intelectual o problemas de comprensión escrita.
10. La primera vez que se incluyan unas siglas deben ir precedidas de la denominación completa.
Se evitarán siempre las abreviaturas.
11. En los formularios, los datos han de seguir un orden lógico y distinguiendo
los espaciosdestinados para que rellene el interesado.
12. En los formularios hay que prever la posibilidad de mecanización a la hora de disponer
los espaciados, campos para cumplimentar o rellenar…, así como su posterior archivo.
13. Se pueden, y deben, incorporar elementos que faciliten la comprensión del texto, tales como
ciertos tipos de letra, formatos, colores. Y combinarlos con márgenes y espacios en blanco… Es
decir, que hay que aprovechar aquellos recursos gráficos que nos ofrecen los medios electrónicos
e informáticos para el diseño de los impresos.
14. Si el impreso dispone de varias copias, habrá que distinguir en cada una al destinatario (para
la Administración, para el interesado, para el banco, etcétera).
15. El número de ejemplares se adecuará a las necesidades objetivas, por lo que se
evitarán tiradas excesivas y no justificadas.
Podría concluir con la afirmación de que la eficiencia de la actuación administrativa está
supeditada a la comunicación correcta de su contenido.

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Las palabras que se acentúan en la última sílaba.

El (artículo) Él (pronombre personal)

De (preposición) Dé (verbo dar)

Se (pronombre) Sé (verbo saber y verbo ser)

Tu – mi (determinantes posesivos) Tú – mí (pronombres personales)

Mas (conjunción) Más (adverbio)

Te (pronombre) Té (sustantivo – infusión)

Los servicios de redacción de documentos, que podrás encontrar online,

Aquí te proporcionamos las herramientas necesarias para que puedas

Aquí podrás conocer cuestiones como:

 ¿Cómo se redacta un documento?

Este portal te ayudará a comunicarte con tus clientes y colegas de una

Tú probablemente sepas qué es lo que quieres decir, pero no encuentras

¿Tienes que redactar un oficio y no sabes cómo hacerlo?

 Cómo redactar un informe

Conoce algunos tips y consejos para saber cómo redactar un informe.

 Cómo redactar una solicitud

¿Tienes que redactar una solicitud y no sabes cómo hacerlo?

Conoce los diferentes tipos de documentos mercantiles que existen.

Conoce diferentes tipos de documentos de negocios que puedes

Modelo de carta de certificación de ingresos por contador.

 Modelo de declaración jurada

Elabora tu propia declaración jurada siguiendo unos sencillos consejos.

Conoce qué es un documento fuente. Tipos de documentos fuente.

 Cómo redactar una carta documento

Consejos útiles a tener en cuenta al redactar una carta documento.

¿Has escuchado hablar de las cartas documento pero no sabes qué

¿Qué se entiende por documentos respaldatorios?

Documentos de adopción necesarios para una adopción internacional.

Qué es la legalización de documentos. Cuándo legalizar un documento.

Algunos consejos para realizar una exitosa clasificación de documentos.

Algunas consideraciones sobre el uso de documentos electrónicos.

Conoce cómo puedes proteger tus documentos para evitar peligros.

¿Cómo se debe llevar a cabo la destrucción de documentos?

Consejos y referencias para iniciarse en el tema de compartir

Cómo editar documentos PDF - Programas y herramientas para editar

Qué es la gestión documental y cómo puede beneficiar nuestra empresa.

Qué es un sistema de gestión de documentos.

Cuestiones a tener en cuenta al pensar en digitalizar sus documentos.

¿Qué es un documento curricular? ¿Cuáles son sus partes?

¿Qué es un documento curricular? ¿Cuáles son sus partes?

No sufras más. Aquí te brindamos algunos consejos esenciales para que

Una carta de oficio se escribe cuando se tiene el objetivo de transmitir

Es decir, un oficio es un documento o comunicación escrita de carácter

Dada esta última característica, la respuesta a la pregunta de cómo

Cómo redactar un oficio

1. El oficio simple o directo

 En primer lugar aparecen la Fecha y el lugar desde donde se

 Luego, la numeración del expediente que corresponda al caso,

 En tercer lugar debe aparecer el organismo o destinatario que

 En cuarto, una breve y concisa explicación del asunto a tratar.

 El quinto paso contiene el texto explicativo, en el cual es posible

 En sexto lugar aparecerá un saludo o una despedida cordial.

 Por último una firma a mano y con bolígrafo cerrará el oficio.

Por último y a modo de conclusión, la solución al asunto de cómo

Cómo redactar un informe

Existen tres tipos de informe:

Conocer las características de cada uno resulta ser de los primeros

Lugar, __ de .-

El suscripto _ contador público, certifica que el Sr. ,

Yo, _, de nacionalidad_____, identificado/a con