Una base datos es un conjunto de datos que ha sido

organizado bajo un mismo contexto y cuya información está

almacenada y lista para ser utilizada en cualquier momento.
Las bases de datos pueden almacenar información sobre
personas, productos, ventas o cualquier otra cosa.
Una base de datos organiza la información relacionada en
tablas las cuales están compuestas por columnas y filas. Una
tabla tendrá un número específico de columnas, pero tendrá
cualquier número de filas.

Si observas con detenimiento la imagen anterior, notarás que

una tabla se asemeja mucho a una hoja de Excel la cual
también está dividida en columnas y filas. Por esa razón Excel
ha sido utilizado por mucho tiempo, y por muchas personas,
como un repositorio de datos.

DISEÑO DE BASES DE DATOS EN EXCEL

Si diseñas y organizas adecuadamente la información dentro
de tu libro de Excel podrás consultar tus datos de una manera
fácil y eficiente, así que en esta ocasión hablaremos sobre las
mejores prácticas para crear una base de datos en Excel que
te permitirán organizar y estructurar adecuadamente la
información.

Como ejemplo analizaremos el caso de una pequeña librería

que desea crear un catálogo de sus libros en Excel así como
tener una lista de sus clientes y las órdenes de compra. Antes
de crear la base de datos en Excel comenzaremos por crear el
diseño siguiendo los pasos descritos en el artículo Diseño de
bases de datos.
PASO 1: IDENTIFICAR LAS TABLAS DE
LA BASE DE DATOS
Nuestro primer paso en el diseño de una base de datos en
Excel será identificar las tablas que ocuparemos para organizar
la información. Para nuestro ejemplo de la librería podemos
mencionar las siguientes tablas:

Para identificar adecuadamente las tablas de una base de

datos debes poner atención en las agrupaciones naturales de
la información, es decir, en los sujetos que interactúan en la
problemática analizada. En este caso los sujetos principales
son los libros, los clientes y las órdenes.

PASO 2: DETERMINAR LOS CAMPOS DE

LAS TABLAS
Una vez que hemos identificado las tablas debemos indicar el
nombre de cada una de sus columnas (campos). El nombre del
campo deberá ser descriptivo y nos ayudará a identificar cada
una de las propiedades de un elemento de la tabla.
Por ejemplo, para cada libro en venta en la librería
guardaremos su código ISBN, el título, el autor y el precio por
lo que dicha tabla quedará definida de la siguiente manera:

Los campos de cada tabla dependerán de la información que

está a tu disposición para ser ingresada en la base de datos.
Por ejemplo, algunas empresas o negocios tendrán interés en
capturar más información sobre sus clientes lo cual hará que su
tabla de Clientes tenga más campos que los mostrados en el
ejemplo anterior.

PASO 3: IDENTIFICAR LA LLAVE

PRIMARIA DE CADA TABLA
Una llave primaria nos permitirá identificar de manera única
cada uno de los registros de las tablas. En el caso de la tabla
Libros, el ISBN será la llave primaria ya que es un código único
internacional para cada libro publicado por lo que dicho número
jamás se repetirá.
En el caso de las tablas para Órdenes y Clientes crearemos un
número consecutivo que identificará de manera única cada una
de las filas.

PASO 4: IDENTIFICAR LAS RELACIONES

ENTRE TABLAS
Este paso es de utilidad para asegurarnos que podremos
vincular la información de las tablas a través de la relación que
existe entre dos de sus campos. Por ejemplo, si para una
determinada orden de compra quiero saber el título del libro
que ha sido vendido, bastará con relacionar la columna ISBN
de la tabla Órdenes con la columna ISBN de la tabla Libros
para conocer el título.
De manera similar, si deseo conocer el cliente para una
determinada orden de compra, solo deberé seguir la relación
indicada por el campo IDCliente en ambas tablas.

PASO 5: IDENTIFICAR DATOS

REPETIDOS EN TABLAS
Aun cuando pensemos que hemos terminado con el diseño de
nuestra base de datos, es importante hacer un breve ejercicio
con algunos datos reales para identificar la posible existencia
de datos repetidos y tomar las decisiones adecuadas para
evitarlos.

Por ejemplo, considera el caso de la tabla Libros donde

podríamos tener uno o más títulos escritos por el mismo autor.
En ese caso, estaríamos repitiendo el nombre y apellido del
autor en varios registros de la tabla.
Para evitar la repetición de datos lo recomendable es crear una
nueva tabla que almacene la información de los autores y
hacer referencia a dicha tabla a través de su campo llave tal
como se muestra en la siguiente imagen:

De esta manera evitaremos la repetición en el nombre de los

autores y también se evitará la captura de un sin número de
variantes del mismo. Para seguir con nuestro análisis, haremos
una captura de datos de prueba de una orden, por ejemplo:
Estos son los datos de la orden de compra número 1 donde el
cliente ha comprado 3 libros, siendo dos de esas copias del
mismo título. El problema con estos datos es que se repite el
número de orden y eso no sería posible ya que esa es nuestra
llave primaria en la tabla y no puede repetirse. Además para
cada registro se repite la Fecha, así como las columnas
IDCliente y TipoPago. Para resolver este problema debemos
crear una tabla adicional que almacenará los libros de cada
orden de compra de la siguiente manera:

Es así como el haber identificado datos repetidos en las tablas

nos ha hecho tomar la decisión de agregar tablas adicionales a
nuestro diseño para minimizar el espacio utilizado por nuestra
base de datos que será de gran importancia al momento de
que los datos crezcan. De esta manera nuestro diseño final
queda de la siguiente manera:

CREAR LA BASE DE DATOS EN EXCEL

Una vez que tenemos el diseño de la base de datos podemos
crearla fácilmente en Excel siguiendo dos recomendaciones:
 • Cada tabla del diseño será una tabla de Excel.
• Colocar cada tabla en su propia hoja de Excel.
El motivo para utilizar tablas de Excel es que existen
múltiples beneficios de utilizar tablas entre los cuales están los
filtros y el reconocimiento automático de nuevas filas y
columnas. Por otro lado, la razón por la cual colocar cada tabla
en su propia hoja de Excel es para facilitar el crecimiento de los
datos ya que si colocas varias tablas en una misma hoja
probablemente tendrás que moverlas o redefinirlas cada vez
que alguna de ellas aumente de tamaño y se sobrepongan
entre sí.
CONSULTAR LA BASE DE DATOS EN
EXCEL
Una vez que se ha creado la base de datos en Excel y
comiencen a crecer los datos, seguramente te encontrarás con
la necesidad de relacionar la información de diferentes tablas
para obtener datos complementarios. Por ejemplo, considera
las siguientes dos tablas:
La Hoja.Ordenes contiene una tabla llamada Ordenes y la
Hoja.Clientes contiene la tabla Clientes. Si al consultar la tabla
Ordenes deseo conocer el Email del cliente que ha efectuado
dicha compra, puedo utilizar funciones de Excel para obtener
dicha información. Ya que estoy utilizando tablas de Excel,
puedo hacer uso de las referencias estructuradas, por ejemplo:
=BUSCARV(Ordenes[IDCliente], Clientes, 5,FALSO)
Esta fórmula buscará el valor de la columna IDCliente, que
pertenece a la tabla Ordenes, dentro de la tabla Clientes y
devolverá la columna 5 de esta última tabla. Observa el
resultado de la fórmula:

El resultado de la fórmula es correcto ya que la orden número 1

fue hecha por el cliente con un IDCliente igual a 5 y que
corresponde a Luis cuyo Email es el mostrado en la celda F2.
De esta manera puedes relacionar la información de las
diferentes tablas en tu base de datos en Excel, ya sea
utilizando la función BUSCARV o la combinación de funciones
INDICE/COINCIDIR ya que ambas nos permite crear fórmulas
para buscar datos.
Si quieres practicar un poco más con este tipo de
fórmulas, descarga el libro de trabajo que contiene el ejemplo
que acabamos de realizar. Antes de finalizar este artículo, es
necesario hacer algunas aclaraciones importantes sobre
las bases de datos en Excel, pero para eso necesito explicar
un poco sobre los sistemas de gestión de bases de datos.
SISTEMAS DE GESTIÓN DE BASES DE
DATOS (DBMS)
Varias décadas atrás, cuando las computadoras comenzaron a
hacerse más rápidas y eficientes en el manejo de información,
se hizo necesaria la creación de un sistema que se encargase
de las operaciones con los datos. Desde la década de los años
sesenta se crearon los primeros sistemas de gestión de
bases de datos (DBMS por sus siglas en inglés), cuya
finalidad era facilitar el almacenamiento, modificación y
extracción de los datos.

El objetivo principal de un DBMS es coordinar y proteger el

acceso a la información y dicho objetivo se logra porque los
usuarios o aplicaciones solo pueden obtener datos utilizando
alguna interfaz o lenguaje de alto nivel como SQL y el sistema
de gestión de bases de datos se encargará de devolver la
información solicitada ya que el usuario, o aplicación, jamás
tiene contacto directo con los datos.

Es muy común que en el campo de la informática se hable de

que una base de datos debe tener un DBMS para ser
considerada como una verdadera base de datos. Un ejemplo
de un DBMS es el producto de Microsoft conocido como SQL
Server que es un motor de base de datos diseñado para el
ambiente empresarial.
EXCEL NO ES UN DBMS
Aunque exista una gran cantidad de personas que utilizamos
Excel para almacenar información, eso no lo convierte en
un sistema de gestión de bases de datos. Excel no tiene un
servicio que controle la inserción o eliminación de los datos
sino que el mismo usuario puede hacerlo directamente en la
aplicación.
Algunas desventajas que tenemos al utilizar Excel para
almacenar nuestros datos son las siguientes:

• Solo un usuario puede acceder a la información al mismo

tiempo.
• Excel comenzará a ponerse lento cuando la base de
datos crezca en gran manera.
• No es posible establecer un nivel de seguridad avanzado
como para proteger ciertos datos de ciertos usuarios.
CONCLUSIÓN
La realidad es que hay millones de usuarios de Excel que
utilizamos la herramienta como un repositorio de datos y
aunque no es formalmente un sistema de gestión de bases de
datos, es posible utilizarlo para guardar información útil.

Mi recomendación es que si te encuentras con que alguna de

las desventajas de Excel te está causando dolores de cabeza
con tu trabajo, entonces considera fuertemente la opción de
utilizar algún DBMS como Microsoft SQL Server o Access. Si
las capacidades de Excel han sido hasta ahora suficientes para
ti, entonces te recomiendo seguir los pasos descritos en este
artículo para hacer uso de las mejores prácticas en el diseño y
construcción de bases de datos en Excel y hacer más
eficiente el trabajo y organización de la información.