MOAC Excel 2016 Core
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MOAC Excel 2016 Core
Este curso se licencia, no se vende. No puede copiar, adaptar, modificar, preparar trabajos
derivados, distribuir, mostrar públicamente, vender o utilizar este curso para fines comerciales sin
el consentimiento previo por escrito de Microsoft Corporation.
Este curso se le proporciona “tal cual”. Microsoft no otorga ninguna garantía, ni expresa ni implícita.
La información y las opiniones expresadas en este curso, así como las URL y otras referencias a sitios
web de Internet, pueden cambiar sin previo aviso.
Algunos de los ejemplos representados aquí se proporcionan solo con fines ilustrativos y son
ficticios. No pretenden tener una asociación o conexión, esto tampoco debe inferirse.
Puede utilizar este curso para fines personales. Este curso no le proporciona ningún derecho legal
sobre ninguna propiedad intelectual e industrial de los productos de Microsoft.
ISBN: 978-1-11-927299-1
III
Prefacio
Bienvenido al programa Microsoft Official Academic Course (MOAC) de Microsoft Office 2016.
MOAC representa la colaboración entre Microsoft Learning y la editorial John Wiley & Sons, Inc.
Microsoft y Wiley se unieron para crear una serie de libros de texto que ofrecieran soluciones de
enseñanza convincentes e innovadoras para los instructores y destrezas de aprendizaje superiores
para los alumnos. Estos libros de texto maximizan la transferencia de conocimientos en un tiempo
mínimo gracias a la preparación e instrucción por el conocimiento en profundidad de los creadores
de Microsoft Office y Windows, así como por la elaboración de los libros de texto por una
editorial de reconocida mundialmente debido a la calidad pedagógica de sus productos. Se desafía
a los alumnos a que logren su potencial usando nuevos conocimientos técnicos como miembros
altamente productivos del área de trabajo.
Debido a que esta base de datos proviene directamente de Microsoft, arquitecto del sistema Office
2016 y creador de los exámenes de Microsoft Office Specialist (MOS), los estudiantes tienen la
seguridad de que se abordarán los temas más relevantes para el éxito personal y profesional. La
participación directa de Microsoft no solo le asegura que el contenido de los libros de texto MOAC
es preciso y está actualizado; también significa que los estudiantes recibirán la mejor instrucción
posible para tener éxito en los exámenes de certificación y en el entorno de trabajo.
CARACTERÍSTICAS PEDAGÓGICAS
El material del curso de MOAC relativo al sistema Microsoft Office 2016 está diseñado para englobar
todos los objetivos de aprendizaje de ese examen de MOS, lo que se denomina su “dominio
objetivo”. Muchas características pedagógicas se han desarrollado de forma específica para los
programas Microsoft Official Academic Course.
Mediante una extensa información sobre los procedimientos y conceptos técnicos integrados, a lo
largo del libro de texto se plantean desafíos para el alumno y el instructor por igual. A continuación,
mostramos una lista de funciones clave de cada lección diseñadas para preparar a los alumnos para
el éxito en los exámenes de certificación y en el lugar de trabajo:
• Cada lección comienza con una Matriz de conocimientos de la lección. Más que una lista
estándar de objetivos de aprendizaje, la matriz de conocimientos correlaciona cada conocimiento
de software tratado en la lección con el dominio del objetivo de examen MOS específico.
• Cada lección se abre con una Orientación sobre el software. Esta característica proporciona
una visión general de las características de software con las que trabajarán los estudiantes en esta
lección. La orientación detallará las propiedades generales del software o de las características
específicas, tales como una cinta o un cuadro de diálogo, e incluye una imagen grande de la
pantalla con etiquetas.
• Instrucciones paso a paso concisas y frecuentes enseñan a los alumnos características nuevas
y ofrecen la oportunidad de ponerlas en práctica. Los pasos numerados proporcionan
instrucciones paso a paso detalladas que sirven de ayuda para que los alumnos adquieran
conocimientos de software. Los pasos también muestran resultados e imágenes de la pantalla
para que coincidan con lo que los estudiantes deben ver en las pantallas del equipo.
• Ilustraciones: las imágenes en pantalla proporcionan información visual a medida que los alumnos
van realizando los ejercicios. Estas imágenes refuerzan los conceptos clave, proporcionan pistas
visuales acerca de los pasos que se deben realizar y permiten a los alumnos comprobar su progreso.
• Evaluación de conocimientos: proporciona preguntas en una serie de pruebas en las que los
estudiantes deben responder Verdadero/Falso o elegir entre varias opciones, todo ello sobre
conceptos aprendidos en la lección.
• Proyectos: proporcionan actividades de final de lección progresivamente más difíciles.
• Archivos en línea: el sitio web de apoyo del estudiante contiene los archivos de datos necesarios
para cada lección.
V
Los programas de Microsoft Official Academic Course van acompañados de una generosa variedad de
recursos que incorporan extensas imágenes del libro de texto para formar un paquete pedagógico
coherente. Estos recursos proporcionan todo el material que los instructores necesitan usar para
impartir sus cursos. Los recursos disponibles en línea para su descarga incluyen:
• Las Guías del instructor contienen Soluciones para todos los ejercicios del libro de texto, así
como resúmenes de capítulo y notas para la clase. Estas guías están disponibles en el sitio de
apoyo del libro del instructor.
• Los Archivos de solución de todos los proyectos del libro están disponibles en línea en el sitio
del Libro complementario del instructor.
• Un juego completo de presentaciones en PowerPointestá disponible en el sitio del Libro
complementario del instructor para mejorar las presentaciones del aula Adaptadas a la cobertura
de actualidad del texto y a la matriz de conocimientos, estas presentaciones están diseñadas para
transmitir conceptos claves abordados en el texto.
• Los Archivos de datos de estudiantes están disponibles en línea en el sitio del Libro
complementario del instructor y, en el caso de los estudiantes, en el sitio del Libro
complementario del estudiante.
JOYCE J. NIELSEN
Joyce J. Nielsen ha trabajado en la industria editorial durante más de 25 años como autora, editora
de desarrollo, editora técnica y jefa de proyecto. Se ha especializado en títulos sobre Microsoft
Office, Windows, Internet y tecnología general para editores minoristas y editores educativos
líderes. Es autora o coautora de más de 40 libros sobre computación y ha editado varios miles de
publicaciones sobre TI y más de dos mil artículos en línea. Joyce también trabajó como analista de
investigación para un desarrollador de un centro comercial importante. Allí, se dedicó a desarrollar
y documentar aplicaciones de bases de datos y de hojas de cálculos utilizadas en todo el país.
Cuenta con una Licenciatura en Ciencias en Análisis cuantitativo empresarial de la Kelley School
of Business de la Universidad de Indiana en Bloomington. Actualmente vive en Tucson, Arizona.
Este contenido se creó utilizando la versión de escritorio de Office 2016 Professional. Si usted se ha
registrado en Office 365, puede agregar o actualizar algunas características.
VII
Contenido breve
APÉNDICE A 271
ÍNDICE 275
VIII
Información general
1
MATRIZ DE CONOCIMIENTOS DE LA LECCIÓN
Conocimientos Objetivo del examen Número de objetivo
ORIENTACIÓN DE SOFTWARE
Pantalla inicial de Microsoft Excel
Microsoft Office Excel 2016 ofrece herramientas avanzadas que permiten a los usuarios organizar,
analizar, administrar y compartir información fácilmente. Las celdas, las filas y las columnas de
las hojas de cálculo, así como las mismas hojas de cálculo como parte de un libro constituyen el
fundamento de Excel y las ubicaciones donde trabajará. La mayoría de las herramientas que utiliza
al trabajar en Excel se encuentran en la cinta que se muestra en la parte superior de la ventana.
Dicha cinta está organizada enpestañas de comandos orientadas a la realización de tareas.
Cada pestaña está dividida engrupos de comandos con comandos y opciones relacionados con
el nombre del grupo. Debido a que se puede personalizar la cinta y a que pueden aparecer nuevas
pestañas según la configuración, como las pestañas Desarrollador y Complementos, es posible que
la pantalla se vea diferente a la de la Figura 1-1.
Barra de herramientas
de acceso rápido Pestañas de comandos Barra de título
Pestaña Archivo
Cinta
Cuadro de nombres
Etiquetas de filas
Figura 1-1
Libro en blanco de Excel
1
2 Lección 1
INICIAR EXCEL
Para trabajar de forma eficiente con Microsoft Excel, es preciso familiarizarse con su interfaz de usuario
principal. Para abrir Microsoft Excel 2016 en Windows 10, diríjase a la esquina inferior izquierda de
la pantalla, haga clic en Inicio, luego, en Todas las aplicaciones y, por último, en Excel 2016.
Excel abre una lista de plantillas y, en la mayoría de los casos, solo se elige un libro en blanco o se
abre un archivo anterior. En la Figura 1-1, se muestra un libro o archivo de hoja de cálculo. Un
libro es similar a un libro físico con muchas páginas. El nombre del archivo (Libro1) y el nombre
del programa (Excel) aparecen en la barra de título en la parte superior de la pantalla. Libro1
(o Libro2, Libro3 y así sucesivamente) es el título temporal del libro hasta que lo guarda con el
nombre que elija. El nuevo libro contiene una hoja de cálculo (Hoja1) predeterminada (similar
a la primera página en un libro), donde se escribe la información. Si un libro tiene más páginas
(u hojas de cálculo), use las pestañas de las hojas que se encuentran justo por encima de la barra de
estado y se identifican como Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Con el botón Nueva hoja (+) puede cambiar el
nombre de las hojas de cálculo para identificar el contenido tantas veces como sea necesario.
Haga clic en un libro en blanco para Haga clic para obtener más
iniciar un nuevo archivo información sobre Excel
Figura 1-2
Pantalla inicial de
Microsoft Excel
Archivos recientes que ha abierto Haga clic en otras plantillas para ver qué puede
(si los hay) hacer en Excel o para empezar con un ejemplo
Información general 3
Nota Si utiliza Excel a menudo, es posible que quiera anclar la aplicación al menú Inicio. En el menú
Todas las aplicaciones, haga clic con el botón secundario del mouse en el nombre de la aplicación
y elija Anclar a Inicio. También puede seleccionar Más y luego Anclar a la barra de tareas para que
pueda hacer clic en el icono de la barra de tareas de Windows en la parte inferior de la pantalla para
iniciar Excel.
Una hoja de cálculo es una cuadrícula compuesta por filas, columnas y celdas. Cada columna de
una hoja de cálculo empieza en la parte superior de la hoja de cálculo y llega hasta la parte inferior
de esta. Están identificadas con una letra. Cada fila empieza en el borde izquierdo de la hoja de
cálculo y continúa hacia la derecha. Están identificadas con un número. Cada cuadro o celda de
la cuadrícula se identifica por la intersección de una columna y una fila. Así, la primera celda de
una hoja de cálculo abierta es A1. Escriba la información en la celda activa o seleccionada, cuyo
contorno se resaltará con un rectángulo en negrita. Esto también se denomina la celda actual o celda
resaltada.
2. Del lado derecho de la Barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en la flecha
desplegable. En la lista desplegable, seleccione Abrir. El icono Abrir se agregará a la
barra de acceso rápido. Vuelva a hacer clic en la flecha abajo y seleccione Impresión
rápida en la lista desplegable (véase la Figura 1-3).
4 Lección 1
Figura 1-3
Personalización de la
barra de herramientas
de acceso rápido
3. A continuación, haga clic con el botón secundario del mouse en cualquier punto de
la Barra de herramientas de acceso rápido y luego seleccione Mostrar la barra de
herramientas de acceso rápido por debajo de la cinta de opciones.
4. Haga clic con el botón secundario del mouse en la pestaña Inicio y haga clic en Contraer
la cinta de opciones. Ahora solo las pestañas se muestran en pantalla. Esto aumenta el
área de trabajo.
5. Vuelva a hacer clic con el botón secundario del mouse en la pestaña Inicio y elija
Contraer la cinta de opciones para anular la selección de la opción y que se puedan
volver a ver los comandos de la cinta.
6. Del lado derecho de la Barra de herramientas de acceso rápido, que ahora se muestra
debajo de la cinta, haga clic en la flecha desplegable. Haga clic en Mostrar encima de la
cinta de la lista desplegable.
7. Haga clic con el botón secundario del mouse en el comando Abrir y seleccione
Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido.
8. En el lado derecho de la Barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en la flecha
desplegable y en Impresión rápida para quitar la marca de verificación del menú y así
eliminar el icono de Impresión rápida de la Barra de herramientas de acceso rápido.
Tome nota Para agregar a la barra de acceso rápido comandos que no aparecen en la lista desplegable, haga
clic en Más comandos en el menú desplegable. Se abrirá el cuadro de diálogo Opciones de Excel.
También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en la Barra de herramientas de acceso
rápido o en cualquier pestaña de la cinta y seleccionar Personalizar barra de herramientas de acceso
rápido para abrir el cuadro de diálogo Opciones de Excel.
Figura 1-4
Formato de celdas, cuadro
de diálogo
4. Tenga en cuenta que la pestaña Fuente del cuadro de diálogo está activa. Desplácese
hacia abajo en la lista Fuente, haga clic en Cambria y, a continuación, en ACEPTAR.
Ahora la celda B1 está activa.
5. Escriba 456 en esta celda y, a continuación, presione la tecla TAB. Observe la diferencia
de tamaño y aspecto entre este número y el que escribió en la celda A1.
6. Haga clic en la pestaña Vista.
7. En el grupo Vistas de libro, haga clic en Diseño de página. En esta vista, puede
ver dónde están los márgenes y dónde hay saltos de página, y puede agregar un
encabezado o un pie de página (véase la Figura 1-5).
6 Lección 1
Figura 1-5
Vista Diseño de página
Regla vertical
8. En el grupo Vistas de libro, haga clic en Normal para que la hoja de cálculo ya no
muestre reglas, encabezados, pies de página ni saltos de página.
Como se demuestra en este ejercicio, puede visualizar una vista previa de la hoja de cálculo impresa
si hace clic en la pestaña Vista de la cinta y, a continuación, en Diseño de página en el grupo Vistas
de libro. Esta vista le permitirá ajustar las páginas antes de imprimir. Puede cambiar el diseño y el
formato de la hoja de cálculo tanto en esta vista como en la vista Normal. También puede usar las
reglas para medir el ancho y el alto de la ventana, y determinar si necesita cambiar los márgenes o
la orientación de impresión.
Dividir, comando
Figura 1-6
Cómo trabajar en una
ventana dividida
Barras de desplazamiento
10. Haga clic en Dividir para eliminar la división. Dejarán de verse los datos de la celda H40.
Nota El comando Dividir es especialmente útil cuando se necesitan comparar diversas partes de una larga
hoja de cálculo.
Cuando se trabaja con una hoja de cálculo que contiene pocos datos, es fácil desplazarse por ella
y centrarse en celdas concretas. Sin embargo, a medida que adquiera experiencia trabajando con
Excel, es posible que acabe trabajando en hojas de cálculo mucho más grandes. La capacidad de
ver más de una sección de una hoja de cálculo al mismo tiempo mediante el uso de las ventanas
divididas es especialmente útil cuando necesita comparar diferentes secciones de datos.
Nota Una hoja de cálculo puede ser muy grande o muy pequeña según sus necesidades. Las columnas
disponibles van desde la A hasta las letras XFD y las filas disponibles pueden ir desde 1 hasta
1.048.576.
5. Presione Ctrl+Flecha derecha. La celda D27, la última columna del intervalo de datos, se
convierte en la celda activa.
6. Presione Ctrl+Flecha abajo. Se visualizará la última fila posible de la hoja de cálculo.
7. Presione Ctrl+Inicio.
8. Use la barra de desplazamiento vertical para navegar desde el principio hasta el final de
los datos.
9. Si el mouse tiene un botón de rueda, gire dicho botón adelante y atrás para desplazarse
rápidamente por la hoja de cálculo.
Figura 1-7
Cuadro de diálogo Ir a
Figura 1-8
Cuadro de diálogo Ir a
Especial
Evaluación de conocimientos
Proyectos
CERRAR Excel.
2 Trabajar con Microsoft Excel 2016
Información general 11
ORIENTACIÓN DE SOFTWARE
Pestaña Inicio de Excel
La cinta de Microsoft Office Excel 2016 está compuesta por una serie de pestañas. Cada una está
relacionada con tipos específicos de tareas que se realizan en Excel. La pestaña Inicio, que se muestra
en la Figura 2-1, contiene los comandos que los usuarios utilizan más a menudo cuando crean
documentos de Excel. Al estar los comandos visibles en la superficie de trabajo, el usuario puede ver,
con solo echar un vistazo, la mayoría de las tareas que quiere llevar a cabo. Cada pestaña contiene
grupos de comandos relacionados con tareas o funciones específicas.
Cortar
Selectores de cuadros
Pegar Copiar de diálogo de comandos Grupo de comandos Flechas de botones de comandos
Barra de fórmulas
Figura 2-1
Cinta, barra de fórmulas
y opciones de comando
Algunos comandos tienen una flecha asociada. En la Figura 2-1, se pueden ver las flechas de opciones
asociadas a Autosuma y a Buscar y seleccionar. Esto indica que, además de la tarea predeterminada,
hay otras opciones disponibles para esa tarea. Asimismo, algunos de los grupos tienen Selectores
de cuadros de diálogo asociados. Si hace clic en ellos, se mostrarán comandos adicionales que no
aparecen en la cinta. En la Figura 2-1, los grupos Portapapeles, Fuente, Alineación y Número tienen
cuadros de diálogo o paneles de tareas asociados, mientras que Estilos, Celdas y Editar no lo tienen.
12 12
Trabajar con Microsoft Excel 2016 13
CREACIÓN DE LIBROS
Hay tres maneras de crear un nuevo libro de Microsoft Excel. Puede abrir un libro nuevo en blanco
cuando inicie Excel o utilizando la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage. Puede abrir
un libro de Excel ya existente, introducir datos nuevos o adicionales y guardar el archivo con otro
nombre, creando así un libro nuevo. También puede usar una plantilla para crear un libro nuevo.
Una plantilla es un modelo que ya ha sido configurado para mostrar ciertos tipos de datos, tales
como informes de ventas, facturas, entre otros.
Figura 2-2
Opciones disponibles después
de iniciar Excel
1. Haga clic en Libro en blanco. Si acaba de iniciar Excel, aparecerá Libro1 – Excel en la
barra de título de la parte superior de la ventana. Se abrirá un libro en blanco con la
celda A1 activa.
2. En la celda A1, escriba Fabrikam Inc. Esto constituye el título principal de la hoja de
cálculo. Tenga en cuenta que a medida que escribe, el texto aparece en la celda y en la
barra de fórmulas (véase la Figura 2-3). Véase la definición de barra de fórmulas en la
sección “Edición del contenido de una celda” más adelante en esta lección.
14 Lección 2
Figura 2-3
El texto escrito aparece en la
barra de fórmulas y en la celda
activa
Barra de fórmulas
Celda activa
3. Presione Entrar. El texto se escribe en la celda A1, aunque parece como si fluyera hacia
la celda B1.
4. En la celda A2, escriba 123 Fourth Street y presione Entrar.
5. En la celda A3, escriba Columbus, OH 43204 y presione Entrar.
6. En ocasiones, se necesita un área de trabajo rápido para completar otra tarea mientras
se está en medio de un libro. Puede abrir otro libro como área de borrador. Haga clic en
la pestaña Archivo y, en el panel izquierdo, haga clic en Nuevo. Aparecen las distintas
plantillas disponibles (véase la Figura 2-2).
7. En la vista Backstage, haga clic en Libro en blanco. Se abrirá otro libro de Excel y
aparecerá Libro2 en la barra de título.
8. En la celda A1, escriba Llamadas telefónicas y presione Entrar.
9. En la celda A2, escriba Vuelo de David Ortiz UA 525 llegada a las 4:30 p. m. y presione
Entrar.
10. Haga clic en la pestaña Archivo para abrir la vista Backstage. En el panel izquierdo, haga
clic en Cerrar para cerrar el libro Llamadas telefónicas. En el cuadro de mensaje, haga
clic en No guardar.
Figura 2-4
Guardar como, cuadro
de diálogo
Nota Guarde el libro a menudo, en especial antes de abrir otro libro u otra impresión, o después de
introducir información.
Guardado en OneDrive
OneDrive es una aplicación basada en la nube que permite almacenar y sincronizar los archivos,
de modo que pueda recuperarlos en cualquier lugar y compartirlos con otros usuarios si así lo
desea. OneDrive es también un excelente lugar para almacenar los archivos de copia de seguridad
de documentos importantes. OneDrive viene con versiones recientes de Windows y Microsoft
Office. También hay disponible una aplicación de escritorio gratuita para dispositivos móviles. Este
ejercicio da por sentado que ya tiene acceso a OneDrive.
16 Lección 2
3. Haga clic en el botón Nueva carpeta del cuadro de diálogo Guardar como.
4. En el cuadro de texto Nueva carpeta, escriba Excel Lesson 2 para guardar una carpeta
para esta lección en OneDrive y presione Entrar.
5. Haga doble clic en el icono Excel Lesson 2 para pasar a esa carpeta.
6. Guarde el archivo con el mismo nombre (o escriba 02 Fabrikam Address Solution en el
cuadro Nombre de archivo) y luego haga clic en el botón Guardar.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
4. Haga clic en Este PC para volver a la unidad de disco que usó antes.
5. En el panel derecho, haga doble clic en Excel Lesson 2.
6. Haga clic en el cuadro Nombre de archivo. Luego, haga clic detrás de Fabrikam y escriba
Broad para que el nombre sea 02 Fabrikam Broad Address Solution.
7. Haga clic en Guardar. Acaba de crear un libro nuevo al guardar un libro ya existente
con otro nombre.
8. Haga clic en la pestaña Archivo y, en el panel izquierdo, haga clic Guardar como y luego,
en Examinar.
9. En el cuadro Nombre de archivo, escriba 02 Fabrikam Broad Address Template Solution.
10. En el cuadro de tipo de Guardar como, haga clic en la flecha desplegable y elija Plantilla
de Excel. Haga clic en el botón Guardar.
Nota Las plantillas se guardan automáticamente en otra ubicación, de modo que puedan abrirse con la
opción Archivo, Nuevo.
Si crea una plantilla basada en el archivo de ejemplo para usarla para cada libro nuevo, eliminará la
posibilidad de perder datos por haber sobrescrito un archivo después de escribir datos nuevos. Para
usar la plantilla, elija Archivo > Nuevo > Personal y seleccione la plantilla que guardó. Al salir, se le
solicitará que guarde el archivo con otro nombre.
Figura 2-6
El comprobador de
compatibilidad muestra
que no hay problemas de
compatibilidad
18 Lección 2
Figura 2-7
Cambie las opciones de tipo de
archivo en la vista Backstage
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Figura 2-8
Vista de Backstage con
información sobre el
formato PDF/XPS
HAGA UNA PAUSA. CIERRE el libro y DEJE Excel abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Nota Adobe PDF (formato portátil de documentos) garantiza que su archivo impreso o consultado
conserve el formato deseado, pero el archivo no se puede modificar fácilmente. También puede
guardar sus libros en formato de página web para usarlo en sitios web con opciones de Página
web de un solo archivo o página web en el cuadro de diálogo Guardar como. Para importar datos
a otro formato, también puede probar los formatos Texto (delimitado por tabuladores) o CSV
(delimitado por comas). Todas estas opciones están disponibles en el menú desplegable de tipo
Guardar como o en la pestaña Exportar.
Solución de Si escribe datos incorrectos, puede hacer clic en la celda y volver a escribir la entrada. En las
problemas secciones siguientes, verá cómo editar texto.
4. Escriba Extensión y luego presione Entrar. Observe que la celda activa se mueve a la
primera celda de la fila siguiente.
5. Escriba Cristian Lebron y presione Tab.
6. Escriba 101 y luego presione Entrar. Parece que el nombre de Cristian Lebron está
cortado.
7. Haga clic en la celda A5 y observe que la entrada completa de Daniel Toro aparece en
la barra de fórmulas.
8. Haga clic en la celda A6, escriba David Ortiz y presione Entrar.
9. Escriba Constanza Bahena y luego presione Entrar.
10. Escriba Nicole Negron y luego presione Entrar.
11. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 2 del equipo como 02 Fabrikam
Employees Solution. El archivo debe lucir como el de la Figura 2-9.
Figura 2-9
El libro completo de 02
Fabrikam Employees
Nota El texto se almacena en una única celda, incluso cuando parece que se extiende a las celdas
adyacentes. Si una entrada es más larga que el ancho de la celda y la celda siguiente contiene datos,
los datos se muestran truncados. Para editar los datos, debe ir a la celda donde comienza el texto y
no a las celdas adyacentes.
Figura 2-10
Cambio de tamaño de una
columna
Flecha de dos puntas
3. Arrastre la el puntero flecha de doble punta entre las columnas B y C hasta que la
información en pantalla muestre Ancho: 20 (145 píxeles) o un número similar (véase la
Figura 2-11). Luego, suelte el botón del mouse.
Figura 2-11
Cuando arrastra el puntero
de flecha de doble punta,
la información en pantalla
muestra el ancho de la
columna
HAGA UNA PAUSA. CERRAR el libro y DEJE Excel abierto para el ejercicio siguiente.
Nota Cuando escriba texto que sea más largo que el ancho de la celda, parecerá como si el texto se
extendiera a la celda contigua. Sin embargo, cuando escriba en la celda siguiente, el texto desbordado
no se mostrará. El texto sigue estando ahí. A menudo es más fácil corregir un trabajo si los anchos
de columna coinciden con el texto más largo. Puede hacer doble clic en los marcadores de columna
para ajustar automáticamente a la entrada más amplia o arrastrar el marcador de columna para
ajustar el ancho de la columna al ancho deseado.
significa resaltar el texto que debe cambiarse. Puede seleccionar una única celda o parte del texto
de la celda en la barra de fórmulas antes de realizar los cambios. También puede hacer doble clic en
una celda para colocar el punto de inserción para la edición.
Figura 2-12
La celda activa y la barra
de fórmulas muestran la Barra de fórmulas
misma información
Celda activa
Figura 2-13
Aunque parece que el texto
está en B1, se trata de texto
extendido desde A1
No se muestra nada en la
barra de fórmulas
4. Haga clic en la celda A1 y en la barra de fórmulas. Luego, haga doble clic en Incorporated
para seleccionarlo. Escriba Inc. y luego presione Entrar.
5. Escriba Ventas y luego presione Entrar.
6. Haga clic en la celda A2 y luego, haga clic después de Ventas en la barra de fórmulas.
7. Presione Inicio El punto de inserción se moverá al principio de la barra de fórmulas.
Trabajar con Microsoft Excel 2016 23
Nota Mientras está editando en la barra de fórmulas, puede presionar Inicio para ir al principio, Fin para
ir al final o las teclas de flecha izquierda o derecha para mover un carácter a la vez. Presione Suprimir
para suprimir los caracteres situados después del punto de inserción. Presione la tecla Retroceso
para suprimir los caracteres anteriores al punto de inserción.
HAGA UNA PAUSA. CERRAR el libro sin guardar y DEJE Excel abierto para el ejercicio
siguiente.
Nota Si edita el contenido de una celda y cambia de opinión antes de presionar Entrar, presione Esc y
se restaurará el texto original. Si cambia el contenido de una celda y luego no quiere el cambio,
haga clic en el botón Deshacer de la Barra de herramientas de acceso rápido o presione Ctrl+Z. Se
restaurará el texto eliminado.
Puede editar una celda haciendo doble clic en ella y escribiendo el texto de reemplazo en la celda.
O bien, puede hacer clic en la celda y en la barra de fórmulas.
• El punto de inserción aparece como una barra vertical, y la mayoría de los comandos están
inactivos.
• Puede mover el punto de inserción utilizando las teclas de flecha izquierda y derecha.
• El indicador de Edición aparece en el extremo izquierdo de la barra de estado.
Utilice la tecla Inicio del teclado para mover el punto de inserción al principio de la celda y utilice
la tecla Fin para mover el punto de inserción al final de la celda. Puede agregar caracteres nuevos en
la ubicación del punto de inserción.
Para seleccionar varios caracteres mientras se encuentra en modo de Edición, presione Mayúsculas
mientras presiona las teclas de flecha. También puede usar el mouse para seleccionar caracteres
mientras edita una celda. Solo tiene que hacer clic y arrastrar el puntero del mouse sobre los
caracteres que desea seleccionar.
Al igual que en los ejercicios anteriores, existen varias formas de modificar los valores o el texto que
escribe en una celda:
HAGA UNA PAUSA. CIERRE el libro sin guardar y DEJE Excel abierto para el ejercicio
siguiente.
Ingreso de fechas
Las fechas se usan a menudo en las hojas de cálculo para realizar un seguimiento de datos durante un
período de tiempo especificado. Al igual que el texto, las fechas pueden utilizarse como encabezados
de fila o de columna. Sin embargo, se considera a las fechas números de serie. Esto significa que son
secuenciales y se pueden sumar, restar y utilizar en los cálculos. Las fechas también pueden utilizarse
en fórmulas y en la elaboración de gráficos y tablas. La forma en que se muestra inicialmente una
fecha en una celda de una hoja de cálculo depende del formato en el que escriben los caracteres.
En Excel 2016, el formato de fecha predeterminado usa cuatro dígitos para el año. Las fechas se
justifican a la derecha de las celdas de forma predeterminada..
Figura 2-14
Si no escribe todas las fechas
de la misma manera, los
formatos del libro serán
incoherentes
7. En la celda B9, escriba 1/1/17 y presione Entrar. Observe que el valor cambia pero que
el formato sigue siendo el mismo.
8. Haga clic en el botón Deshacer para volver al libro que se muestra en la Figura 2-14.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Excel interpreta los años de dos dígitos de 00 a 29 como los años 2000 a 2029. Los años de dos
dígitos que abarcan desde 30 hasta 99 se interpretan como los años comprendidos entre 1930 y 1999.
Si escribe 28/1/28, la celda mostrará 28/1/2028. Si escribe 28/1/37, la celda mostrará 28/1/1937.
Si escribe 28 de enero 2020, la fecha se mostrará como 28-ene-20. Si escribe 28/01 sin especificar
el año, Excel interpretará la fecha como perteneciente al año en curso. En la celda se verá 28-ene,
y la barra de fórmulas mostrará 28/1 seguido del año en curso. En la próxima sección, aprenderá a
aplicar un formato coherente a una serie de fechas.
Nota Cuando especifica una fecha en una celda con un formato determinado, se aplica automáticamente
formato a la celda, aunque elimine la entrada. Los siguientes números que especifique en la celda se
convertirán al formato de la fecha de la entrada original.
Para usar el controlador de relleno, señale la esquina inferior derecha de la celda o el rango hasta
que el puntero del mouse se convierta en una +. Haga clic en el controlador de relleno y arrástrelo
desde las celdas que contienen datos a las celdas que desea llenar con esos datos o haga que Excel
continúe automáticamente una serie de números, combinaciones de números y texto, fechas o
períodos de tiempo, basándose en un patrón establecido. Para elegir un rango para las series, escriba
26 Lección 2
las dos primeras entradas, selecciónelas y luego utilice el controlador de relleno para ampliar la
serie mediante el patrón de las dos celdas seleccionadas. En este ejercicio, usará el comando de
Autorrellenar y el controlador de relleno para rellenar celdas con datos.
Figura 2-15
Menú desplegable Rellenar
Botón de Rellenar
Opciones de Rellenar
3. En el menú, haga clic en Hacia la derecha. Todas las celdas se rellenarán con el contenido
de C4 (enero).
4. Haga clic en el botón Deshacer.
5. Seleccione el intervalo C9:C13 y haga clic en el botón Rellenar. Elija Hacia abajo. El
contenido de C9 se copiará en las cuatro celdas adicionales.
6. Haga clic en el botón Deshacer.
7. Haga clic en la celda C4, seleccione el controlador de relleno de la esquina inferior
derecha de la celda (véase la Figura 2-16), arrástrelo a E4 y libérelo. Aparecerá el botón
Opciones de autorrelleno junto al rango, y se mostrará de enero a marzo.
Figura 2-16
El puntero del mouse cambia
a un + negro en la esquina
inferior derecha de un rango
seleccionado
Controlador de relleno
Figura 2-17
Puede rellenar con números,
formatos u otras opciones
Opciones de
autorrelleno, botón
HAGA UNA PAUSA. CIERRE el libro y DEJE Excel abierto para el ejercicio siguiente.
Después de rellenar las celdas con el controlador de relleno, aparece el botón Opciones de autorrelleno
para que pueda elegir cómo se rellenará la selección. En Excel, la opción predeterminada es copiar el
contenido y el formato originales. Con el autorrelleno, puede seleccionar cómo aparece el contenido
de la celda original en cada celda del rango rellenado.
Nota Cuando escribe datos suficientes para que Excel reconozca una serie, el controlador de relleno hará
el resto. Por ejemplo, para registrar ventas diarias, puede que quiera que las columnas consecutivas
estén etiquetadas con los días de la semana. Si escribe Lunes en la primera celda, puede rellenar el
resto de los días arrastrando el controlador de relleno desde la celda de Lunes para completar la serie.
Excel reconoce “enero” como el comienzo de una serie natural y completa la serie hasta donde llegue
el controlador de relleno. Por definición, una serie natural es una serie con formato de texto o
números que se extienden en una secuencia normal como meses, días de la semana, números u
horas. Por ejemplo, una serie de números natural podría ser 1, 2, 3, o 100, 200, 300, o una serie
natural de texto podría ser lunes, martes, miércoles o enero, febrero, marzo. Para diferentes series
naturales, véase la Tabla 2-1.
Tabla 2-1
Selección inicial Serie extendida
Ejemplos de series con
Autorrellenar 1 1, 1, 1, 1, …
1, 2 3, 4, 5, …
Qtr1 Trim2,Trim3,Trim4,Trim1, …
1.ocualquier texto 2.o cualquier texto, 3.o cualquier texto, 4.o cualquier texto, …
Nota Tenga en cuenta que tal vez tenga que seleccionar dos celdas en lugar de una para seguir algunos
de los patrones anteriores. Para crear su propia lista personalizada, vaya a Archivo > Opciones >
Avanzadas > Sección General > Modificar listas personalizadas
Figura 2-18
El Relleno rápido muestra Escribir el nombre de la primera
la lista posible de todos los persona en B2
nombres
Escriba las primeras dos letras de
la segunda persona en B3 y Excel
supondrá automáticamente que
quiere todos los nombres en la
columna B
9. Presione Entrar para aceptar la sugerencia. Los apellidos restantes se completan en la columna.
10. GUARDAR el libro como 02 Customers Solution.
Solución de
problemas
4. Con el puntero de copia visualizado, mantenga presionado el botón izquierdo del mouse
y arrastre la selección a la derecha, hasta que aparezca H12:H22 en la información en
pantalla desplazable junto a la selección.
5. Suelte el botón del mouse y deje de presionar Ctrl. Los datos en A12:A22 también
aparecen en H12:H22.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
podrá arrastrar la celda o el rango de celdas a otra ubicación. Cuando se mueven datos, estos
reemplazan los datos existentes en las celdas de destino. En este ejercicio, practicará mover una serie
de datos de un rango de celdas a otro.
Figura 2-19
Libro 02 Customer Houses
Nota Cuando se intenta mover una selección a una ubicación que contiene datos, se abre un cuadro
de diálogo de advertencia. “Aquí ya hay datos. ¿Quieres reemplazarlos?” es un recordatorio de que
mover los datos a una nueva ubicación reemplaza los datos existentes. Puede haga clic en Aceptar
o cancelar la operación.
Puede pegar (insertar) los elementos seleccionados desde el Portapapeles en una nueva ubicación
de la hoja de cálculo. Los datos cortados (movidos) se extraen de la hoja de cálculo, pero siguen
estando disponibles para usarlos en varias ubicaciones. Si copia varios elementos y luego hace clic
en Pegar, solo se pegará el último elemento copiado. Para obtener acceso a varios elementos, debe
abrir el panel del portapapeles. En este ejercicio, usará comandos del grupo Portapapeles y el panel
del Portapapeles para copiar y pegar datos de celdas.
Figura 2-20
Menú Opciones de pegado
6. Bajo Pegar valores, seleccione la primera opción. Observe que los valores del rango
B21:B31 ya no tienen formato.
7. Haga clic en el botón Deshacer.
8. Seleccione H11:I22 y presione Eliminar.
9. Presione Ctrl+Inicio para volver a la parte superior del libro. Haga clic en el botón Cerrar
situado en la esquina superior derecha del panel de Portapapeles para cerrarlo.
10. GUARDAR el libro como 02 Customer Houses Solution.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Nota Si se posiciona sobre las opciones de Pegado en el menú contextual o las opciones de pegado en el
grupo Portapapeles, podrá ver los cambios antes de aplicarlos en realidad.
32 Lección 2
7. Haga clic en la pestaña Resumen del cuadro de diálogo para ver las propiedades que introdujo.
8. Haga clic en la pestaña Estadísticas para ver la fecha de modificación del archivo.
9. Haga clic en ACEPTAR para cerrar el cuadro de diálogo Propiedades.
10. Presione Esc para volver a la hoja de cálculo.
11. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 2 como 02 Customer Houses Prop Solution.
Después de guardar el archivo, la pestaña Estadísticas registrará cuándo se obtuvo acceso al archivo
y cuándo se modificó. También identificará a la persona que guardó el archivo por última vez.
Después de guardar un libro, la barra de título del cuadro de diálogo Propiedades mostrará el
nombre del libro.
Evaluación de conocimientos
Proyectos
PREPÁRESE. Si es necesario, ABRIR el libro 02 Focus Group Solution que creó en el proyecto
anterior.
1. Haga clic en la pestaña Archivo.
2. Haga clic en Propiedades y luego, en Propiedades avanzadas. Haga clic en la pestaña
Resumen.
34 Lección 2
3. Haga clic en el campo Título, escriba Solicitudes de grupo focal y presione Tab.
4. En el campo Asunto, escriba Ventas y presione Tab.
5. En el campo Autor, escriba [su nombre] y luego presione Tab cuatro veces.
6. En el campo Palabras clave, escriba 20-30, opciones, prioridades.
7. Haga clic en ACEPTAR.
8. GUARDAR el libro como 02 Focus Properties Solution en la carpeta Excel Lesson 2.
9. CERRAR el archivo.
CERRAR Excel.
Uso de Office Backstage
3
MATRIZ DE APTITUDES DE LA LECCIÓN
Aptitudes Objetivo del examen Número de objetivo
ORIENTACIÓN DE SOFTWARE
Vista Backstage de Microsoft Excel 2016
La cinta es una interfaz visual que permite trabajar en un archivo y realizar tareas como cambiar las
fuentes, crear gráficos y dar formato a números. Por otra parte, la vista Backstage es una interfaz
visual con la que puede utilizar y dominar funciones de administración de archivos de Excel. Esto
permite realizar acciones sobre un archivo en vez de dentro de un archivo. El panel de navegación del
lado izquierdo de la vista Backstage (véase la Figura 3-1) le da acceso a comandos relacionados con
el libro y el archivo por medio de una serie de pestañas, entre las que se encuentran Nuevo, Abrir,
Guardar, Guardar como, Imprimir, Compartir, Exportar, Cerrar, Cuenta y Opciones. Cada pestaña
le brinda opciones y configuraciones relacionadas para administrar los archivos de libro de Excel.
Botón
Volver al
documento
Pestañas
del panel de
navegación
Cerrar
libro
Figura 3-1
Vista Backstage: pestaña Abrir
35
36 Lección 3
Figura 3-2
Selección de un área
de impresión
2. Haga clic en la pestaña Archivo y luego haga clic en Imprimir en el panel de navegación.
3. Bajo Configuración, haga clic en el primer botón, denominado Imprimir hojas activas
(el nombre del botón cambia si realiza una selección diferente). Se mostrará un menú
desplegable de opciones para establecer el área de impresión.
4. En el menú que aparece, haga clic en Imprimir selección. Acaba de establecer el área de
impresión. Observe que en el panel de Vista previa de impresión a la derecha se puede ver
únicamente la lista de ítems que se llevarán y no el texto de las filas 1 y 2 (véase la Figura 3-3).
Uso de Office Backstage 37
PAUSA. GUARDE el libro en una nueva carpeta llamada Excel Lesson 3 con el nombre
03 Contoso Potluck Solution y CIERRE Excel.
Nota Especificar un área de impresión desde la vista Backstage no guarda la configuración con el libro.
Si quiere guardar el área de impresión para usarla en otro momento, seleccione el rango del área
de impresión y luego, en la pestaña Diseño de página, haga clic en Área de impresión y luego en
Establecer área de impresión. Para restablecer el área de impresión, seleccione Área de impresión
y luego haga clic en Borrar área de impresión.
PAUSA. CIERRE el libro sin guardar los cambios. DEJE Excel abierto para el siguiente ejercicio.
Figura 3-5
Impresión de un libro completo
Seleccionar Imprimir todo el libro
Opciones de margen
Opciones de escala
40 Lección 3
• La opción actual es Sin escalado, así que el documento se imprimirá con el mismo tamaño que
el de la hoja de cálculo.
• Si quiere incluir todo el contenido de la hoja de cálculo en una sola página, seleccione Ajustar
hoja en una página.
• Si solo hay un par de columnas adicionales, haga clic en Ajustar todas las columnas en una página.
• Si solo hay un par de filas adicionales, haga clic en Ajustar todas las filas en una página.
4. En este caso, deberá agrandar el tamaño del texto sin cambiar la fuente. Haga clic en
Personalizar opciones de escala. Se abrirá el cuadro de diálogo Configurar página.
5. Asegúrese de que la pestaña Página esté seleccionada y active Horizontal para que la
página se imprima horizontalmente.
6. En el ajuste de escala, escriba 175 para el% del tamaño normal.
7. Haga clic en la pestaña Hoja y, en la sección Imprimir, active la casilla Líneas de división.
8. Haga clic en ACEPTAR para volver a la vista Backstage. Observe que la parte inferior de la
pantalla sigue indicando 1 de 1. Esto significa que solo se imprimirá una única página y
que la vista preliminar muestra texto más grande con cuadros alrededor de cada celda.
9. Sin imprimir el documento, haga clic en el botón Volver al documento y luego, en la hoja
de cálculo HR-P2.
10. Presione Ctrl+P para ir a la pestaña Imprimir de la vista Backstage y observe que la parte
inferior de la pantalla indica que el documento se imprimirá en dos páginas.
11. Cambie la configuración para imprimir con las opciones Horizontal, Ajustar hoja en una
página y agregue líneas de división basándose en los pasos anteriores de esta sección.
La Vista previa de impresión debe verse como en la Figura 3-7.
Figura 3-7
Vista final de la hoja de
cálculo HR-P2 en la Vista
previa de impresión
12. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 3 como 03 Contoso Potluck HR Print Ready
Solution.
Nota Después de personalizar la Barra de herramientas de acceso rápido y la cinta en los ejercicios
siguientes, seguirá los pasos para restablecer la configuración predeterminada de Excel.
5. Siguiendo el mismo proceso, mueva cinco comandos más que ejecute a menudo a la
Barra de herramientas de acceso rápido. Cuando haya acabado, haga clic en ACEPTAR
para aplicar los cambios (los cambios no surtirán efecto hasta que haga clic en aceptar).
6. Observe que la Barra de herramientas de acceso rápido ahora incluye botones de
comandos adicionales. Del mismo modo, puede eliminar cualquier comando que
agregara a la barra de herramientas. En cualquier momento, puede restablecer la barra
de herramientas en sus valores predeterminados.
7. Haga clic con el botón secundario del mouse en cualquier punto de la Barra de
herramientas de acceso rápido y luego seleccione Mostrar la barra de herramientas de
acceso rápido por debajo de la cinta. Cerca de la esquina inferior derecha del cuadro
de diálogo Opciones de Excel, haga clic en el botón Restablecer y luego,
en Restablecer únicamente la barra de herramientas de acceso rápido. Haga clic en
Sí para confirmar y luego, en ACEPTAR.
Personalización de la cinta
Tal como se mencionó en la Lección 1, la cinta es una interfaz visual que permite manipular
objetos en la hoja de cálculo. Puede agregar una pestaña nueva de la cinta, agregar un grupo en
cualquier pestaña de la cinta y agregar comandos dentro de un grupo. Los grupos de comando de
las pestañas de la cinta predeterminadas se relacionan por las funciones. Por ejemplo, en la pestaña
Inicio, el grupo Fuente permite cambiar la fuente, el tamaño de la fuente, agregar negrita, cursiva o
subrayado, o cambiar el color de la celda o de la fuente.
El cuadro de diálogo Opciones de Excel también ofrece selecciones para personalizar la cinta. Puede
agregar y quitar comandos, y puede cambiar la ubicación de los comandos de la cinta para facilitar
el acceso a los comandos que ejecuta con más frecuencia. En este ejercicio, utilizará los comandos
del cuadro de diálogo Opciones de Excel para crear una nueva pestaña y un grupo de comandos
para que contengan los comandos que ejecuta con frecuencia. Luego, restablecerá la personalización
para volver a la cinta predeterminada.
Figura 3-9
Personalización de la cinta
Figura 3-10
Cuadro de diálogo Cambiar Símbolo de mano
nombre de grupo
Pestaña recién
Opción Personalizar cinta resaltada Pestaña Archivo agregada Grupo personalizado
Figura 3-11
Comandos de la
cinta agregados
10. Haga clic en ACEPTAR para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Excel. Cuando salga,
verá su pestaña llamada Mi nueva pestaña en la cinta.
11. Haga clic en la pestaña Mi nueva pestaña. Los comandos se mostrarán en Mi nuevo
grupo, en la pestaña.
12. Haga clic con el botón secundario del mouse en cualquier lugar de la cinta y luego, haga
clic en Personalizar la cinta. Cerca de la esquina inferior derecha del cuadro de diálogo
Opciones de Excel, haga clic en el botón Restablecer y luego, en Restablecer todas las
personalizaciones. Haga clic en Sí para confirmar y luego, en ACEPTAR.
y tipos de datos específicos. Este ejercicio lo familiarizará con la ubicación de las plantillas y con la
forma de seleccionarlas y de utilizarlas.
Solución de En algunos casos necesitará buscar una plantilla si no aparece de forma predeterminada. Si no
problemas puede encontrar la plantilla Seguimiento de proyectos, escríbala en el cuadro de búsqueda de
plantillas en línea.
3. Haga clic en el botón Crear. Observe que hay dos hojas de cálculo en este libro:
el Seguimiento de proyectos con los datos de ejemplo que puede cambiar y la
Configuración que le permite incorporar una lista de categorías y de empleados. Cuando
haya terminado de buscar esta plantilla, haga clic en Archivo y luego, en Cerrar. Si se le
solicita, no guarde los cambios.
4. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Nuevo.
5. Busque la plantilla Calendario académico, haga clic en ella y luego, en el botón Crear.
6. Haga clic en el año y utilice la flecha arriba o abajo para cambiar al año en curso si
es necesario. Haga clic en el nombre del mes y seleccione el mes actual de la lista
desplegable.
7. Desplácese hacia abajo en la hoja de cálculo para ver los meses adicionales que se
muestran en la plantilla.
8. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 3 con el nombre 03 My Calendar Solution.
9. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Nuevo. Observe que la
plantilla Calendario académico aparece como el tercer elemento de la lista de plantillas
porque se usó recientemente.
10. Haga clic en el cuadro Buscar plantillas en línea en la parte superior de la pantalla.
Escriba Presupuesto y luego presione Entrar. Observe que Excel muestra una lista de
plantillas descargadas, así como también una lista de Categoría a la derecha para que
pueda delimitar la búsqueda (véase la Figura 3-12).
46 Lección 3
Nota Puede modificar el libro de calendario con su nombre, el nombre de la empresa y sus fotos favoritas
para personalizar el calendario y adaptarlo a sus gustos o usarlo como un regalo para los demás.
Uso de Office Backstage 47
Evaluación de conocimientos
Proyectos
CERRAR Excel.
48 Lección 3
ORIENTACIÓN DE SOFTWARE
Excel le permite crear un gran número de fórmulas simplemente escribiendo en una celda o
utilizando el puntero del mouse para seleccionar las celdas que se incluirán en una fórmula. Por
ejemplo, puede crear fórmulas básicas de adición, sustracción, multiplicación y división utilizando
estos métodos. Sin embargo, como ya descubrió en lecciones anteriores, la interfaz de usuario
dispone de herramientas que le facilitan el trabajo con datos. En esta lección, utilizará unos cuantos
grupos de comandos de la pestaña Fórmulas para mostrar fórmulas y rangos de nombre para
utilizarlos en fórmulas.
Cuadro de nombres Barra de fórmulas Ver y editar rangos con nombre Asignar nombre Crear desde la selección Mostrar fórmulas
Figura 4-1
La pestaña Fórmulas
en Excel 2016
Utilice la Figura 4-1 como referencia a lo largo de esta lección a medida que se familiarice con
algunos de los grupos de comandos de la pestaña Fórmulas y los utilice para trabajar con fórmulas.
Aprenderá sobre los comandos adicionales de la pestaña Fórmulas en la siguiente lección, que
aborda las funciones.
49
50 Lección 4
3. Haga clic en la celda A1. Observe que el resultado de la fórmula se muestra en la celda,
pero que la fórmula en sí aparece en la barra de fórmulas (véase la Figura 4-2).
Figura 4-2
Visualización de una fórmula
en la barra de fórmulas
4. Haga doble clic en la celda A1. La fórmula aparecerá en la celda activa y en la barra de
fórmulas. Puede editar la fórmula de este modo.
5. Presione Entrar.
6. En la pestaña Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en Mostrar
fórmulas. Se mostrará la fórmula de la celda A1.
Nota Mientras visualiza las fórmulas en la hoja de cálculos, no verá los resultados de estas fórmulas.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Una fórmula es una ecuación que realiza cálculos, como sumas, restas, multiplicaciones y divisiones,
con los valores de una hoja de cálculo. En Excel, un valor puede ser un número, una dirección de
celda, una fecha, texto o datos booleanos, aunque por lo general es un número o una dirección de
celda en términos de fórmulas. Una fórmula consiste en dos elementos: operandos y operadores
de cálculo. Los Operandos identifican los valores que se utilizarán en el cálculo. Un operando
puede ser un valor constante o una variable como una referencia de celda, un rango de celdas u otra
fórmula. Una constante es un valor de texto o un número que se introduce directamente en una
fórmula. Una variable es un símbolo o un nombre que representa otra cosa, ya sea una dirección
de celda, un rango de celdas y así sucesivamente. Los Operadores de cálculo especifican los
cálculos que se realizarán. Para que Excel pueda distinguir entre las fórmulas y los datos, todas las
fórmulas empiezan con un signo igual (=).
Nota Puede empezar una fórmula con un signo más (+) o un signo menos (−) como operador de inicio
de cálculo, pero Excel lo cambiará a un signo igual cuando presione Entrar. Excel no reconoce
una fórmula del tipo 3+4= como fórmula legítima. Excel la tratará como una cadena de caracteres
normal.
Uso de fórmulas básicas 51
Tabla 4-1
Operador aritmético Nombre Cálculo Ejemplo
Operadores aritméticos
de Excel + Signo más Suma 5+2
Negación –5
Cuando crea una fórmula, aparece en la barra de fórmulas y en la misma celda. Cuando complete
la fórmula y presione Entrar, el valor se mostrará en la celda y la fórmula en la barra de fórmulas
si selecciona la celda. Puede editar una fórmula en la celda o en la barra de fórmulas, de la misma
forma en la que puede editar cualquier entrada de datos.
Cuando hace clic en el botón Mostrar fórmulas de la pestaña Fórmulas, se muestran todas las
fórmulas de la hoja de cálculo. Vuelva a hacer clic en el botón Mostrar fórmulas para desactivar la
visualización de fórmulas.
Figura 4-3
Paréntesis agregados a la
fórmula
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para utilizarlo en el siguiente ejercicio.
52 Lección 4
Excel aplicará las reglas de las matemáticas para determinar cómo se calculan las fórmulas.
A continuación, se muestra el orden en el que se aplicarán los operadores aritméticos:
•Número negativo (−)
•Porcentaje (%)
•Exponenciación (ˆ)
•Multiplicación (*) y división (/) (de izquierda a derecha)
•Suma (+) y resta (−) (de izquierda a derecha)
Por ejemplo, considere la ecuación original:
7 + 8 * 3 / 2 − 4 = 15
Si seguimos las prioridades de los operadores aritméticos, la primera operación será 8 multiplicado
por 3, y el resultado se dividirá por 2. Luego, se agregará 7 y se restará 4.
Puede utilizar los paréntesis en una fórmula para reemplazar el orden estándar de operaciones.
Excel realiza primero los cálculos de las fórmulas que están entre paréntesis. Los paréntesis que
están dentro de paréntesis se denominan paréntesis anidados. Los cálculos se realizan primero
en las fórmulas que están en el conjunto de paréntesis más profundo, y de izquierda a derecha si
los paréntesis anidados se encuentran en el mismo nivel. Por lo tanto, el resultado de la siguiente
ecuación con paréntesis será diferente al de la anterior:
((7 + 8) * (3 / 2)) − 4 = 18.5
Si seguimos las prioridades de los operadores aritméticos, la primera operación es la suma de 7 + 8
multiplicado por el cociente de 3 dividido por 2. A continuación, se resta 4.
Nota Al modificar una fórmula compleja, si decide revertir a la fórmula original y volver a empezar, solo
tiene que presionar Esc. Si ya presionó Entrar, solo tendrá que hacer clic en el botón Deshacer de
la Barra de herramientas de acceso rápido.
Figura 4-4
Introducción de una referencia Introducción de una
de celda relativa referencia de celda relativa
Nota Puede utilizar mayúsculas o minúsculas cuando escribe una referencia de celda en una fórmula. Por
ejemplo, no importa si escribe B4 o b4 en la fórmula que introduce. Excel cambia la referencia a
mayúscula cuando presiona Entrar.
3. Presione Entrar. La fórmula de la celda B18 utiliza una referencia de celda relativa a la
celda B3.
4. Copie la celda B18 en la celda B21. El resultado visualizado cambia a 400.
5. Observe en la barra de fórmulas que la fórmula de la celda B21 es =B6+500-100, pero la
fórmula que copió es =B3+500-100. Eso es porque la referencia de celda original de la
celda B3 cambió a la celda B6 cuando copió la fórmula tres celdas más abajo y la celda
B6 está en blanco. La referencia de celda se ajusta de manera relativa a la posición en la
hoja de cálculo.
6. Una forma alternativa de utilizar una referencia de celda consiste en hacer clic en la
celda a la que se hace referencia mientras se crea o se modifica una fórmula. Con la
celda B21 activa, haga clic en la barra de fórmulas y seleccione B6.
7. Haga clic en la celda B3. La celda B3 se resalta y queda rodeada por un borde azul
punteado, y la celda B3 aparece en la barra de fórmulas en lugar de celda B6. Presione
Entrar.
8. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 4 como 04 Budget Cell References Solution.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Utilice referencias de celda relativas cuando quiera que la referencia se ajuste automáticamente al
copiar o al rellenar la fórmula en filas o en columnas de rangos de celdas. De forma predeterminada,
las nuevas fórmulas de Excel utilizan referencias relativas.
En este ejercicio, aprenderá dos métodos para crear fórmulas utilizando referencias relativas:
Nota Al crear una hoja de cálculo, considere la posibilidad de utilizar referencias de celda relativas a
menos que sepa que habrá motivo para no ajustar el identificador de la celda al insertar o al eliminar
filas y columnas.
7. GUARDAR el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Una referencia de celda absoluta se refiere a una celda o un rango de celdas específico, sin
importar dónde se encuentra la fórmula en la hoja de cálculo. Las referencias de celda absolutas
incluyen dos signos de dólar en la fórmula, delante de la letra de la columna y del número de la fila.
La referencia de celda absoluta $B$3, por ejemplo, siempre se refiere a la columna (B) y a la fila (3).
Cuando copie la fórmula en cualquier celda de la hoja de cálculo, la referencia absoluta no se
ajustará a las celdas de destino.
Uso de fórmulas básicas 55
Figura 4-6
Una referencia de celda mixta
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Una referencia de celda mixta es una referencia de celda que usa una referencia de fila o de
columna absoluta, pero no ambas.
Figura 4-7
Creación de un vínculo con una
hoja de cálculo del mismo libro
La fórmula incluye una
referencia a la hoja de cálculo
Detalles de gastos, que se
encuentra en el mismo libro que
la hoja de cálculo Resumen
La celda D8 muestra el
resultado de una fórmula
que hace referencia a una
celda en la hoja de cálculo
Detalles de gastos
4. GUARDAR el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Uso de fórmulas básicas 57
El formato de una fórmula que se refiere a una celda en una hoja de cálculo diferente es
nombreDeHoja!DirecciónDeCelda. Es decir, escribe el nombre de la hoja de cálculo externa
seguido de un signo de exclamación, y luego, la dirección de la celda en la hoja de cálculo externa.
Para los nombres de las hojas de cálculo que incluyen un espacio o más, debe encerrar el nombre
entre comillas simples, similar a ‘nombreDeHoja’!DirecciónDeCelda.
También se puede referir a un rango de celdas de una hoja de cálculo externa. Por ejemplo, en el
ejercicio, puede utilizar una fórmula similar, =SUMA(‘Detalles de gastos’!B8:M8)/12 para lograr
el mismo resultado. Esta forma suma los valores del rango B8:M8 y luego los divide por 12 para
conseguir el pago mensual promedio de electricidad durante un año.
Microsoft llama vínculos a las referencias a celdas de otras hojas de cálculo en otros libros porque,
esencialmente, se crea un vínculo con los datos de esas ubicaciones remotas.
Figura 4-8
Una referencia externa a una
celda en otro libro
La fórmula incluye una referencia
externa a la hoja de cálculo Resumen
en el 04Presupuesto2016 libro
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para utilizarlo en el siguiente ejercicio.
El par de corchetes [ ] identifica el nombre del libro, y Resumen! identifica la hoja de cálculo dentro
de ese archivo.
58 Lección 4
El nombre del rango aparece en el Cuadro de nombres Las celdas resaltadas que forman parte del rango
Figura 4-9
Uso del Cuadro de nombres
para dar nombre a un rango
5. Otra forma de dar nombre a un rango consiste en utilizar el cuadro de diálogo Nombre
nuevo. Seleccione B16:M16.
6. En la pestaña Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, haga clic en Asignar nombre.
Aparecerá el cuadro de diálogo Nombre nuevo (véase la Figura 4-10).
7. Excel utiliza el encabezado de fila como el nombre de rango que se muestra en el
cuadro de texto Nombre. Puede cambiar el nombre si así lo desea. Para este ejercicio,
dejará el nombre predeterminado.
8. Abrir la lista desplegable Ámbito. Sus opciones son Libro, Detalles de gastos y Resumen.
Las dos últimas entradas corresponden a hojas individuales del libro. Cierre la lista
desplegable y deje el Libro seleccionado.
Uso de fórmulas básicas 59
Figura 4-10
Uso del cuadro de diálogo
Nombre nuevo para dar nombre
a un rango
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Tal como aprendió en la lección 2, un rango es un grupo de celdas adyacentes que se seleccionan
para llevar a cabo operaciones en todas las celdas seleccionadas. Se hace referencia a un rango de
celdas separando la primera y la última celda del rango con dos puntos como, por ejemplo, B1:B9
y D4:G9.
Un rango con nombre es un grupo de celdas, en ocasiones, de una sola celda, con un nombre
designado. El motivo más habitual para dar un nombre un rango es referirse a él en fórmulas y
funciones. Nombrar rangos o una celda individual según los datos que contienen es una técnica
de ahorro de tiempo, aunque no lo parezca cuando se trabaja con archivos de datos limitados en
ejercicios de práctica. Sin embargo, nombrar un rango de una hoja de cálculo grande o compleja
permite trasladarse rápidamente a la ubicación, como si fuera un favorito.
Después de seleccionar un rango de celdas, puede dar nombre al rango con tres métodos diferentes:
• Escribiendo un nombre en el Cuadro de nombres ubicado junto a la barra de fórmulas.
• Utilizando el cuadro de diálogo Nombre nuevo.
• Utilizando el cuadro de diálogo Crear nombres a partir de la selección.
Las reglas y las pautas para dar nombre a rangos son las siguientes:
• Los nombres de rango no pueden incluir espacios. Microsoft recomienda que se use el carácter de
subrayado (_) o el punto (.) para separar palabras, como Lista_de_frutas o Presupuesto.Personal.
• Los nombres de rangos no pueden ser los mismos que una referencia de celda, como A7 o $B$3.
Todos los nombres tienen un ámbito, ya sea una hoja de cálculo específica o el libro entero. El
ámbito de un nombre es la ubicación dentro de la cual Excel reconoce el nombre sin cualificación.
Excel requiere que un nombre sea único dentro de su ámbito, pero puede utilizar el mismo nombre
en diferentes ámbitos. En el cuadro de diálogo Nombre nuevo, si selecciona un nombre de hoja de
cálculo en la lista Ámbito, el ámbito será el nivel de hoja de cálculo local. Si se selecciona Libro, el
alcance será a escala global del libro.
Si definió un rango con nombre después de escribir una referencia de celda en una fórmula, tal vez
desee actualizar la referencia de celda existente al nombre definido. Seleccione una celda vacía, haga
clic en la flecha junto a Definir nombre y haga clic en Aplicar nombres. En el cuadro de diálogo
Aplicar nombres, haga clic en uno o varios nombres y en ACEPTAR.
Nota Puede utilizar el mismo nombre para rangos equivalentes de otras hojas de cálculo dentro de un
libro. Incluya el nombre de la hoja de cálculo entre paréntesis antes del nombre de rango para
identificar a qué hoja de cálculo se refiere.
Después de crear los rangos con nombre, puede seleccionar un nombre de la lista desplegable
Cuadro de nombres para seleccionar el rango con nombre en la hoja de cálculo.
PASO A PASO Crear de una fórmula que funciona en un rango con nombre
PREPÁRESE. USE la hoja de cálculo que modificó en el ejercicio anterior.
1. En la hoja Detalles de gastos, haga clic en A21.
2. Escriba Gastos del primer trimestre y presione Entrar.
3. En la celda B21, escriba =SUMA(.
4. En la pestaña Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, haga clic en Utilizar en la fórmula.
5. Seleccione GastosTR1 en la lista (véase la Figura 4-11), escriba ) para cerrar la fórmula y
presione Entrar. La cantidad total de gastos de enero a marzo aparece en celda B21.
CERRAR Excel.
Uso de fórmulas básicas 61
Evaluación de conocimientos
Proyectos
PREPÁRESE. Antes de iniciar estos pasos, ABRIR Excel y el libro 04 Práctica de Operaciones
del Proyecto.
1. Seleccione C3 y luego modifique la fórmula escribiendo paréntesis en torno a 5+2.
Presione Entrar. La nueva fórmula debería ser =(5+2)*8. El valor de C3 cambia de 21 a 56.
2. Seleccione D2. Haga clic en la barra de fórmulas y escriba paréntesis alrededor de 65–29.
Presione Entrar. La nueva fórmula debería ser =(65–29)*8+97/5. El valor de D2 cambia de
–147,6 a 307,4.
3. Seleccione D2. Haga clic en la barra de fórmulas y escriba paréntesis alrededor de 97/5.
Presione Entrar. La nueva fórmula debería ser =(65–29)*8+(97/5). El valor de D2 sigue
siendo el mismo en 307,4.
4. Seleccione D2. Haga clic en la barra de fórmulas y cambie los paréntesis para que la
fórmula sea =(65–(29*8)+97)/5. Presione Entrar. El valor de D2 cambia a –14.
5. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 4 como 04 Solución Para Operaciones de
Proyecto y CERRAR.
CERRAR Excel.
62 Lección 4
Resumen de datos con funciones Realizar cálculos con la función SUMA. 4.1.2
Realizar cálculos con la función CONTAR. 4.1.4
Realizar cálculos con la función PROMEDIO. 4.1.5
Realizar cálculos con las funciones MIN y MAX. 4.1.3
La pestaña Fórmulas de Excel 2016 se muestra en la Figura 5-1 y proporciona acceso a una biblioteca
de funciones y de fórmulas. En esta pestaña, puede utilizar los comandos para insertar funciones y
totales, y mostrar un mapa visual de las celdas que dependen de una fórmula rápidamente.
Figura 5-1
En esta lección, aprenderá a usar una variedad de funciones básicas para realizar cálculos en una
hoja de cálculo de presupuesto.
63
64 Lección 5
Solución de
problemas
3. Haga clic en la celda C7. Haga clic en la pestaña Fórmulas y luego, en la parte superior
del botón Autosuma. La función SUMA aparecerá con los argumentos introducidos, pero
solo se incluye C6. Escriba C3: delante de C6 para corregir el rango (véase la Figura 5-2).
Presione Entrar. El resultado, 1340, es la suma de los gastos sin servicios de febrero.
Figura 5-2
Uso de la función SUMA
La alternativa a la función SUMA consiste en crear una fórmula de suma utilizando las referencias
de celda para cada valor de celda que debe agregarse, como se indica a continuación:
=B7+C7+D7+E7+F7+G7+H7+I7+J7+K7+L7+M7
La manera más fácil de lograr el mismo resultado consiste en utilizar la función SUMA o Autosuma.
La Autosuma es una característica integrada de Excel que reconoce las celdas adyacentes en filas y en
columnas como la selección lógica para realizar la Autosuma.
Figura 5-3
Los resultados de las funciones
CONTAR,CONTARA
y CONTARBLANCO
7. GUARDAR el libro.
Figura 5-4
Los resultados de la función
PROMEDIO
4. GUARDAR el libro.
Figura 5-5
Se selecciona el rango erróneo
para la función MIN
4. Haga clic en la celda B9, mantenga presionada la tecla Mayús y haga clic en la
celda M9. El rango B9:M9 aparecerá en la función, que ahora se ve de la siguiente
forma = MIN(B9:M9). Véase la Figura 5-6. Presione Entrar. Aparece el resultado 150,
que es la cuenta de electricidad más baja prevista para el año.
Usar las funciones 67
Figura 5-6
Modificación de la función MIN
5. Copie la celda P9 en la celda P10. El resultado, 70, es la factura del gas mínima prevista
para el año.
6. GUARDAR el libro.
Figura 5-7
Los resultados de la
función MAX
CERRAR Excel.
68 Lección 5
Evaluación de conocimientos
Proyectos
CERRAR Excel.
Usar las funciones 69
ORIENTACIÓN DE SOFTWARE
Aplicación de formatos a las hojas de cálculo de Excel
La pestaña Inicio de Excel que se muestra en la Figura 6-1 contiene comandos de formato y edición
que lo ayudarán a mejorar el aspecto y la legibilidad de las hojas de cálculo. Usará comandos de casi
todos los grupos en esta pestaña a medida que aprende a aplicar formato a datos, copiar formatos
y aplicar estilos.
Figura 6-1
Pestaña Inicio
Excel ofrece varias formas de dar formato al texto y a los valores de una hoja de cálculo. En el
mundo de los negocios, las hojas de cálculo generalmente se imprimen y se comparten con otros.
Por lo tanto, es conveniente que las hojas de cálculo sean tan atractivas y comprensibles como sea
posible.
70 70
Dar formato a rangos y celdas 71
Figura 6-2
Cuadro de diálogo Insertar
8. Observe que las celdas que anteriormente se encontraban en O3:O9 se desplazan una
celda a la derecha. La hoja de cálculo debe lucir similar a la de la Figura 6-3.
72 Lección 6
Comando Insertar
Figura 6-3
Hoja de cálculo después de
insertar celdas
Las adiciones y los cambios son actividades habituales en los libros de Excel 2016. Después de crear
y guardar un libro de Excel para realizar el seguimiento de los pacientes tratados mensualmente,
el ayudante administrativo de Contoso descubrió que era preciso efectuar correcciones y agregar
datos adicionales. En el ejercicio anterior, se hicieron las correcciones y adiciones.
Cuando hace clic en la flecha del botón Insertar en el grupo Celdas de la pestaña Inicio, el menú
indica que puede insertar celdas, filas y columnas de la hoja de cálculo, o incluso una nueva hoja
de cálculo en un libro.
Si hace clic en el botón Insertar del grupo Celdas, se insertará una celda en blanco y, de forma
predeterminada, las celdas existentes se desplazarán hacia abajo en la columna. Si, sin embargo,
hace clic en la flecha del botón Insertar y selecciona Insertar celdas, se abrirá el cuadro de diálogo
Insertar que se muestra en la Figura 6-2 y podrá elegir desplazar las celdas hacia la derecha o hacia
abajo, insertar una fila o insertar una columna en una hoja de cálculo.
Figura 6-4
Hoja de cálculo después
de eliminar celdas
8. GUARDAR el libro y CERRAR el archivo.
Cuando hace clic en la flecha que se encuentra debajo del comando Eliminar del grupo Celdas de
la pestaña Inicio, observe que puede eliminar una celda, una fila de la hoja de cálculo o una hoja
de cálculo completa.
En la lección 2 “Trabajo con Microsoft Excel 2016”, aprendió que eliminar una celda no es lo
mismo que borrar el contenido de esta. Una hoja de cálculo de Excel es como varias pilas de
cajas. Las cajas están alineadas unas junto a otras y encima de otras para formar una cuadrícula.
El lado abierto de cada caja mira en dirección del usuario. Puede sacar el contenido de la caja y, por
consiguiente, vaciarlo, pero la caja seguirá estando en la pila. Esto equivale a borrar el contenido de
una celda. El mismo principio se aplica cuando se presiona la tecla Supr del teclado, simplemente
está eliminando el contenido de la celda. Sin embargo, cuando saca una caja de la pila, la caja entera
sale. Esto equivale a eliminar una celda ejecutando el comando Eliminar celdas.
Solución de El formato manual se aplica únicamente a las celdas seleccionadas. Por lo tanto, debe seleccionar
problemas la celda o un rango de celdas antes de aplicar el formato.
3. En la pestaña Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en el botón Centrar, tal como
se muestra en la Figura 6-5. Ahora, las etiquetas de columna están centradas
horizontalmente.
Figura 6-5
Botones de alineación
La alineación vertical afecta verticalmente la ubicación del contenido de una celda. Las opciones
en el grupo Alineación de la pestaña Inicio son Alinear en la parte superior, Alinear en el medio y
Alinear en la parte inferior. También puede seleccionar Justificar o Distribuido, que están disponibles
en el cuadro de diálogo Formato de celdas, que se muestra en la Figura 6-6. Para obtener acceso al
cuadro de diálogo, haga clic en el selector de cuadro de diálogo en la esquina inferior derecha del
grupo Alineación de la pestaña Inicio.
Dar formato a rangos y celdas 75
Figura 6-6
Pestaña Alineación del cuadro
de diálogo Formato de celdas
• Superior (o Alinear en la parte superior): la línea superior del texto aparece en la parte superior
de la celda.
• Centrar (o Alinear en el medio): el texto está centrado en el centro, entre la parte superior e
inferior de la celda.
• Inferior (o Alinear en la parte inferior): El texto aparece en la parte inferior de la celda. Esta es
la alineación vertical predeterminada.
• Justificar: El texto se extiende de forma uniforme por toda la celda. Excel ajustará el texto y
ajustará automáticamente la altura de la fila, si es necesario.
• Distribuido: El texto se extenderá uniformemente entre la parte superior de la celda y la parte
inferior, con un espacio en blanco como separación.
Figura 6-7
Menú Fuente
Excel proporciona muchas fuentes, como Arial, Calibri y Times New Roman, en el menú Fuente.
Para mejorar el diseño general de una hoja de cálculo, por lo general se amplía el tamaño de fuente
de los títulos y las etiquetas.
El tamaño de la fuente se mide en puntos. Cada vez que haga clic en Disminuir tamaño de fuente
o Aumentar tamaño de fuente, el tamaño cambiará en función de una cantidad establecida que
coincida con las opciones de tamaño de la lista Tamaño de fuente. Los puntos se refieren a la
medición de la altura de los caracteres de una celda. Un punto equivale a 1/72 pulgadas.
En el cuadro de diálogo Opciones de Excel (seleccione Archivo > Opciones), en la página General,
puede cambiar la fuente predeterminada que se usa en todos los libros nuevos.
Solución de Si elige otra fuente o tamaño de fuente predeterminado, dicha fuente se usará únicamente
problemas en los libros que cree después de cambiar el valor predeterminado y reiniciar Excel. Los libros
existentes no se verán afectados.
Cuando seleccione texto, celdas, filas o columnas para darles formato, puede utilizar la minibarra de
herramientas que se muestra en la Figura 6-9, para aplicar las funciones de formato que seleccione.
Esta minibarra de herramientas es una herramienta de formato que aparece por encima o por
debajo del menú contextual cuando hace clic con el botón secundario del mouse en una celda. Esta
barra de herramientas única proporciona los comandos de formato utilizados con más frecuencia.
A diferencia de la Barra de herramientas de acceso rápido, que se puede personalizar, esta minibarra
de herramientas no se puede personalizar.
Figura 6-9
Minibarra de herramientas
3. Seleccione A3:O3, abra el menú Color de fuente y bajo Colores estándar, haga clic en el
cuadro de color Azul (el tercero desde la derecha).
4. GUARDAR el libro.
PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
El último color aplicado aparece en el botón Color de fuente. Para aplicar ese color, seleccione las
celdas y haga clic en Color de fuente. Para aplicar un color de texto diferente, haga clic en la flecha
que se encuentra junto al botón Color de fuente. Puede elegir un color de tema o un color estándar.
También puede hacer clic en Más colores para abrir el cuadro de diálogo Colores. Allí, podrá elegir
entre colores estándar adicionales o crear colores según sus propias especificaciones.
3. Seleccione A4:B8 y haga clic en el botón Negrita. Los nombres y los apellidos aparecerán
en negrita.
4. GUARDAR el libro.
PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Los atributos de carácter especiales ofrecen un atractivo visual que va más allá de cambios en la
fuente y el tamaño de fuente. También puede llamar la atención hacia un dato específico al aplicar
estas características especiales.
Para aplicar el subrayado, haga clic en el botón Subrayado en el grupo Fuente. También puede hacer
clic en la flecha que se encuentra junto al botón Subrayado y luego seleccionar Subrayado doble de
la lista.
Dar formato a rangos y celdas 79
Cuando aplica subrayado a las celdas, solo el contenido de la celda aparecerá subrayado. Para crear
la apariencia de una regla continua, o de subrayado, a lo largo de la parte inferior de una celda, debe
aplicar un borde. Obtendrá más información sobre bordes más adelante en la lección.
Figura 6-12
Cuadro de color Azul,
Énfasis 1, 80% más claro en la
herramienta Color de relleno
Sin relleno (nada) es el color de fondo predeterminado. La paleta de colores que utiliza para aplicar
color de fuente muestra los mismos colores que la paleta para el color de fondo.
Al igual que pasa cuando selecciona un color de fuente, después de seleccionar un color y aplicarlo
al fondo de una celda, el botón Color de relleno adopta dicho color. Para aplicar el color que se
muestra en el botón Color de relleno, solo tiene que seleccionar y hacer clic en el botón. Para aplicar
otro color de relleno, haga clic en la flecha situada junto a Color de relleno y aplique un color del
tema o un color estándar. También puede hacer clic en Más colores para abrir el cuadro de diálogo
Colores y personalizar una mezcla de colores.
Puede aplicar a las celdas tanto un efecto de trama como un color de fondo. Para ello, primero tiene
que seleccionar el rango de celdas al que quiere aplicar un color de fondo con efectos de trama y, a
continuación, hacer clic en el selector de cuadros de diálogo del grupo Fuente. Se abrirá el cuadro
de diálogo Formato de celdas. Haga clic en la Relleno. Tal como se muestra en la Figura 6-13, puede
realizar una selección en el cuadro Estilo de trama para agregar una trama al color de fondo.
80 Lección 6
Figura 6-13
Agregar una trama al color
de fondo de una celda
Figura 6-14
Menú Formato de número
Dar formato a rangos y celdas 81
5. Seleccione Moneda Los números ahora reciben el formato de dólares, con dos espacios
decimales que representan los centavos.
6. Con B4:D8 aún seleccionado, en el menú Formato de número, seleccione Contabilidad.
Este formato permite alinear a la izquierda el signo de dólar en cada celda.
7. En el grupo Número, haga clic en el botón Disminuir decimal dos veces para no mostrar
espacios decimales. Los botones Aumentar decimales y Disminuir decimales se muestran
en la Figura 6-15. Ahora los números se muestran redondeados a dólares completos.
Disminuir decimales
Aumentar decimales
Nota Aplicar formato a un número no afecta al valor de la celda. El formato simplemente cambia la
apariencia del número.
El menú Formato de número contiene varias opciones que le permiten aplicar rápidamente formatos
de número habituales. Cuando hace clic en una de estas opciones, la celda activa adopta el formato
de número especificado. También puede seleccionar un rango de celdas (o incluso una fila o una
columna completa) antes de hacer clic en una opción de formato de número. En la Tabla 6-1 se
resumen los distintos formatos disponibles en el menú Formato de número.
82 Lección 6
Tabla 6-1
Formato de Descripción
Opciones preestablecidas de número
formato de número de Excel
del menú Formato de número General Este es el formato predeterminado que Excel aplica cuando introduce texto o un
número en una celda.
Número Este formato se utiliza para la visualización general de números, con dos decimales de
manera predeterminada.
Moneda Este formato se utiliza para valores monetarios generales y muestra el símbolo de
moneda predeterminado con dos decimales.
Contabilidad Este formato también se utiliza para valores monetarios. Los símbolos de moneda y los
puntos decimales están alineados en este formato.
Fecha corta Este formato muestra los días, los meses y los años en el estilo dd/mm/aaaa de forma
predeterminada.
Fecha larga Este formato muestra las fechas en formato largo, como domingo, 15 de enero de 2017.
hora Este formato se aplica a un único formato: 12:00:00 a. m. Si desea elegir otro formato de
tiempo, debe utilizar el cuadro de diálogo Formato de celdas.
Porcentaje Este formato muestra el número con un signo de porcentaje y dos decimales.
Científico Este formato muestra los números con notación exponencial (con una E): por ejemplo,
2.00E+05 = 200,000; 2.05E+05 = 205,000.
En la mayoría de los casos, los formatos de número proporcionados en el menú Formato de número
son suficientes. Sin embargo, es posible que en ocasiones quiera tener más control sobre cómo
aparecen los valores. Excel ofrece control sobre los formatos de número mediante el cuadro de
diálogo Formato de celdas.
La pestaña Número del cuadro de diálogo Formato de celdas muestra 12 categorías de formatos de
número entre las que puede elegir. La mayoría también están disponibles en el menú Formato de
número. Sin embargo, cuando seleccione una categoría en el cuadro de lista del cuadro de diálogo
Formato de celdas, el lado derecho de la pestaña cambiará para mostrar las opciones.
Por ejemplo, la categoría Número tiene tres opciones que puede controlar:
Las categorías de formato de número que son exclusivas de la pestaña Número del cuadro de
diálogo Formato de celdas están descritas en la Tabla 6-2.
Dar formato a rangos y celdas 83
Tabla 6-2
Formato de número Descripción
Categorías de formato de
número adicionales Especial Contiene formatos de número adicionales específicos para su país. En los
Estados Unidos, hay cuatro (Código postal, Código postal+4, Número de
teléfono y Número de Seguridad Social). En Canadá, hay dos (Número de
teléfono y Número de Seguridad Social). En la mayoría de los países, no hay
ninguno.
Texto Cuando se aplican a un valor, Excel trata el valor como texto (aunque parezca un
número). Esta característica es útil para artículos tales como números de pieza.
Figura 6-16
Hoja de cálculo con formato
aplicado y ajuste del texto
4. GUARDAR el libro.
Puede quitar el ajuste de texto seleccionando la celda o las celdas correspondientes y volviendo a
hacer clic en el botón Ajustar texto.
Figura 6-17
Hoja de cálculo con formato
aplicado y con las celdas de las
dos primeras filas combinadas
y centradas
Combinadas y centradas
9. GUARDAR el libro.
PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Una celda combinada se crea combinando dos o más celdas adyacentes de manera horizontal o
vertical. Cuando combina celdas, las celdas seleccionadas se convierten en una celda grande que se
extiende a lo largo de varias columnas o de filas.
Dar formato a rangos y celdas 85
Para dividir o separar la combinación de celdas después de combinarlas, presione Ctrl+Z. Si no,
abra el menú Combinar y centrar y seleccione Separar celdas para dividir las celdas combinadas.
Puede volver a dividir las celdas que se han fusionado, pero no puede dividir una celda única de una
hoja de cálculo, que no se haya combinado previamente.
7. Abra la lista Color y bajo Colores estándar, seleccione el cuadro de color Azul
(el tercero desde la derecha bajo Colores estándar). Luego, haga clic en las líneas
de los bordes superior e inferior que se muestran en la vista previa a la derecha para
aplicar el color. Haga clic en ACEPTAR y luego haga clic en una celda en blanco para
que pueda ver el resultado. Véase la Figura 6-19.
86 Lección 6
Figura 6-19
Hoja de cálculo con un borde
azul en las partes superior
e inferior de las etiquetas
de encabezado
Los bordes se utilizan generalmente para los títulos, las etiquetas y los totales.
En el grupo Fuente, el botón Bordes muestra el último borde estilo de borde utilizado, y el nombre
del botón cambia de acuerdo al nombre de ese estilo. Haga clic en el botón Borde (no en la flecha)
para aplicar ese estilo otra vez. También puede hacer clic en la flecha y elegir un estilo de borde
diferente. Haga clic en Más bordes para aplicar un borde personalizado o en diagonal.
En la pestaña Borde del cuadro de diálogo Formato de celdas, haga clic en un estilo de línea y
seleccione un color. Puede seleccionar un estilo de borde de los preestablecidos o puede crear un
estilo con las opciones de ubicación de línea en el área de borde. Para eliminar un borde, haga clic
en la línea de borde en el panel de vista previa del cuadro de diálogo Formato de celdas.
Figura 6-20
Copiar formato
Puntero de mouse para copiar
formato
Puntero de mouse para
copiar formato
Nota Puede hacer doble clic en Copiar formato si desea aplicar formatos a diversas selecciones.
Figura 6-21
Uso del cuadro de diálogo
Pegado especial
Con Pegado especial, selecciona una celda o un rango de celdas con el contenido o el formato que
desea copiar, emite el comando Copiar o Cortar y luego selecciona Pegado especial. Al utilizar los
botones en un menú o el cuadro de diálogo Pegado especial, puede elegir qué quiere pegar en una
celda o un rango diferentes. Algunas de las opciones de pegado incluyen fórmulas, solo el valor
mostrado como resultado de una fórmula, el formato de la celda, el ancho de la columna, todo
menos los bordes de la celda, los valores y los formatos de número y los valores, y los vínculos.
Un estilo es un conjunto de atributos de formato que puede aplicar a una celda o un rango de
celdas más fácilmente que estableciendo cada atributo por separado. Para aplicar un estilo de celda
a una celda o un rango activo, haga clic en Estilos de celda en el grupo Estilos de la pestaña Inicio y,
a continuación, elija el estilo de celda que desee aplicar. Puede aplicar más de un estilo a una celda
o rango.
Dar formato a rangos y celdas 89
Figura 6-22
Galería de Estilos de celda
Figura 6-23
Hoja de cálculo con estilos de
celda aplicados
10. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 6 como 06 Contoso Cell Styles Solution y,
a continuación, CERRAR el archivo.
Los atributos de estilo incluyen fuentes y tamaños de letra, formatos de número, bordes y sombreado.
Excel tiene varios estilos predefinidos que se pueden aplicar. También puede modificar o duplicar
un estilo de celda para crear un estilo de celda personalizado.
Cuando apunta a los estilos definidos en la galería de estilos de celda, puede ver el formato que se
utilizará cuando aplica cada estilo. Esta característica le permite evaluar el formato sin tener que
aplicarlo realmente.
Experimente y combine estilos para lograr el efecto deseado. Por ejemplo, puede hacer clic en un
estilo de celda temático, que se aplicará sombreando la celda. A continuación, puede volver a hacer
clic en Estilos de celda y en Encabezado 1. Se aplicará un tamaño de fuente más grande, negrita y
un borde inferior grueso.
Figura 6-24
Dos tipos de hipervínculos
insertados en una hoja
de cálculo
Hipervínculos
13. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 6 como 06 Contoso Hyperlink Solution.
Figura 6-25
Cuadro de diálogo Mayor que
y celdas que muestran
el formato condicional
Dar formato a rangos y celdas 93
El formato condicional es una eficaz función de Excel que le permite especificar cómo deben
mostrarse las celdas que cumplen una determinada condición. Por lo tanto, por formato condicional
se entiende que Excel aplica formato automáticamente, basándose en criterios establecidos.
Figura 6-26
Cuadro de diálogo Nueva
regla de formato
94 Lección 6
Figura 6-27
Hoja de cálculo con el 10%
superior y el 10% inferior
de las reglas aplicadas
14. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 6 como 06 Patient Visits Conditional
Formatting Revised Solution y, a continuación, CERRAR el archivo.
CIERRE Excel.
Asimismo, puede visualizar el Administrador de reglas para ver cuáles son las reglas en vigor para
la hoja de cálculo y aplicar dichas reglas en el momento adecuado. Desde el cuadro de diálogo
Administrador de reglas de formato condicionales, puede agregar nuevas reglas, editar reglas
existentes o eliminar una regla o todas las reglas. Las reglas se aplicarán en el orden en el que aparecen
en el administrador de reglas. Puede aplicar todas las reglas, o puede aplicar reglas específicas para
analizar los datos. Aplicar formato es visible cuando está abierto el cuadro de diálogo Administrador
de reglas de formato condicionales. Por lo tanto, puede experimentar con los formatos que desea
aplicar y el orden en el que se aplican.
Dar formato a rangos y celdas 95
Evaluación de conocimientos
Proyectos
CERRAR Excel.
96 Lección 6
Trabajo con filas y con columnas Insertar y eliminar columnas o filas. 1.3.5
Ajustar el alto de las filas y el ancho de las columnas. 1.3.7
Ocultar o mostrar filas y columnas. 1.4.2
Pegar datos con las opciones de pegado especial. 2.1.3
Uso de temas Cambiar temas del libro. 1.3.6
Inserción de encabezados y pies de página Insertar encabezados y pies de página. 1.3.8
Preparación de un documento para su Mostrar títulos de columnas y filas repetidos en 1.5.5
impresión hojas de cálculo de varias páginas.
Cambiar las vistas de un libro. 1.4.4
Establecer la escala de impresión. 1.5.4
ORIENTACIÓN DE SOFTWARE
Aplicación de formatos a las hojas de cálculo de Excel
Excel 2016 ofrece muchas herramientas para mejorar la apariencia de las hojas de cálculo vistas en
pantalla o impresas. Para mejorar cómo se muestra una hoja de cálculo en la pantalla de un equipo
o para preparar una hoja de cálculo para imprimirla, deberá ejecutar comandos que se encuentran
principalmente en la pestaña Inicio y la pestaña Diseño de página, tal como se muestra en la
Figura 7-1. El uso y la aplicación de las opciones de formato de los grupos de comandos de estas
pestañas permite garantizar que las hojas de cálculo serán más útiles, más legibles y más atractivas.
Grupo Temas Grupo Configurar página Grupo Ajustar área de impresión Grupo Opciones de la hoja
Figura 7-1
Grupos de comandos de la pestaña Inicio y la pestaña Diseño de página
97
98 Lección 7
Figura 7-2
Menú Insertar
4. Para insertar varias filas a la vez, haga clic en el encabezado de la fila 25, mantenga
presionada la tecla Ctrl y, a continuación, haga clic en los encabezados de las filas
34 y 43. Haga clic con el botón secundario del mouse en cualquiera de las filas
seleccionadas y seleccione Insertar en el menú contextual. Las filas en blanco
aparecerán sobre las filas seleccionadas, de modo que los datos de cada mensajero
queden separados por una fila en blanco.
5. Haga clic en el encabezado de la columna D para seleccionar la columna completa. Esta
columna contiene la zona de entrega.
6. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botón Eliminar
y seleccione Eliminar columnas de hoja. Desaparecerá la columna Zona.
Dar formato a hojas de cálculo 99
7. Haga clic con el botón secundario del mouse en el encabezado de la fila 3 y seleccione
Insertar en el menú contextual. En la celda A3, escriba Zona 1.
8. Seleccione A3:I3. En la pestaña Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en el botón
Combinar y centrar. El texto “Zona 1” se centrará entre las columnas de datos.
9. GUARDAR el libro en la carpeta Lección de Excel 7 como 07 Messenger Row-Column
Solution.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Figura 7-4
Disminución de la altura de
una fila arrastrando la línea
límite
4. Seleccione la fila 2. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del
botón Formato y seleccione Autoajustar alto de fila. Mantenga seleccionada la fila, vuelva
a hacer clic en la flecha del botón Formato y seleccione Alto de fila. El cuadro de diálogo
Altura de fila indica que la fila mide 18.75 puntos de altura. Haga clic en ACEPTAR.
5. GUARDAR el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Alto de fila, o la medición de arriba abajo de una fila, se mide en puntos; un punto equivale a
0.35 milímetros. La altura predeterminada de una fila es de 15 puntos, aunque puede especificar
una altura de fila que abarque entre 0 y 409 puntos. Ancho de columna es la medida de
izquierda a derecha de una columna. Aunque puede especificar un ancho de columna de 0 a 255
caracteres, el ancho de columna predeterminado es de 8.43 caracteres (basándose en la fuente y el
tamaño de fuente predeterminados). Si se establece el ancho de una fila o la altura de una columna
en 0, la fila o la columna correspondiente se ocultará.
Como aprendió en la lección 2, cuando el texto que escribe supera el ancho de columna, dicho
texto desborda a la siguiente columna o bien se trunca cuando la siguiente celda contiene datos.
Del mismo modo, si el valor introducido en una columna supera el ancho de columna, aparece el
símbolo ####, que indica que el número es más largo que el ancho de columna.
Nota Para autoajustar rápidamente las entradas de todas las filas de una hoja de cálculo, haga clic en el
icono Seleccionar todo en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo (en la intersección de los
encabezados de las columnas y las filas) y, a continuación, haga doble clic en uno de los límites de fila.
Según cómo estén alineados los datos en las columnas, es posible que parezca que los datos de la
hoja de cálculo están apretados o demasiado separados cuando usa la opción Autoajustar ancho
de columna. Esto se debe a que esta opción ajusta el ancho de columna a la anchura exacta de la
entrada más larga de la columna. Por lo tanto, después de usar esta opción, tal vez quiera utilizar
el mouse para arrastrar el límites derecho de columna de todas las columnas que parezcan estar
demasiado llenas o tienen demasiado espacio en blanco. Espacio en blanco es el área vacía de
un documento, en la que no aparece contenido.
Nota Puede utilizar Copiar formato para copiar el ancho de una columna en otras columnas. Para
ello, seleccione el encabezado de la primera columna, haga clic en Copiar formato y luego, en el
encabezado de la columna o las columnas en las que desea aplicar el ancho de columna.
En Excel, puede cambiar el ancho predeterminado de todas las columnas de una hoja de cálculo
o un libro. Para ello, haga clic en Formato y, a continuación, seleccione Ancho predeterminado.
En el cuadro de diálogo Ancho estándar, escriba una nueva medida de columna predeterminada.
Tenga en cuenta que cuando se cambia la altura o el ancho predeterminados de una columna o una
fila, las columnas y las filas que contienen datos o a las que se haya aplicado formato previamente
conservarán el formato.
Dar formato a hojas de cálculo 101
Figura 7-5
Las columnas de fecha y hora
ya no se ven en la hoja de
cálculo
3. Haga clic en cualquier celda. La línea verde desaparecerá, y el límite entre las columnas C y
F será una línea vertical doble (véase la Figura 7-6), que indica que existen columnas ocultas.
Figura 7-6
La línea límite vertical doble
indica que existen columnas
ocultas
4. Seleccione la fila 3. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del
botón Formato, señale con el mouse Ocultar y mostrar y seleccione Ocultar filas. Ahora,
la fila 3 está oculta.
5. Seleccione las filas 2 y 4. Haga clic con el botón secundario del mouse en la selección
y seleccione Mostrar. Ahora, la fila 3 está visible.
6. GUARDAR el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
102 Lección 7
Solución de Cuando seleccione las filas 2 y 4 para mostrar la fila oculta, debe seleccionarlas de forma que
problemas incluya las filas ocultas. Presione Mayúsculas cuando seleccione la fila 4, o seleccione la fila 2 y
arrastre para incluir la fila 4. Si selecciona la fila 2, presione Ctrl y luego haga clic en la fila 4. La
fila oculta no se mostrará. Asimismo, seleccionar solo los datos de las filas no soltará la fila oculta.
Una hoja de cálculo puede contener filas o columnas con datos de gran importancia o extraños que
no utiliza o no quiere que se muestren mientras está trabajando en otras áreas de la hoja de cálculo.
Ejecutar el comando Ocultar solo los ocultará de la vista, pero seguirán existiendo en la hoja de cálculo.
Para hacer visibles las filas ocultas, seleccione la fila que está encima y la fila que está debajo de la fila
o las filas ocultas y ejecute el comando Mostrar filas. Para mostrar las columnas ocultas, seleccione
las columnas adyacentes y siga los mismos pasos que se utilizaron para mostrar las filas ocultas.
Puede utilizar la función Ir a, explicada en la lección 1, para encontrar una fila o una columna
oculta y luego hacerla visible.
Figura 7-7
Datos transpuestos Datos originales
Datos
transpuestos
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para utilizarlo en el siguiente ejercicio.
USO DE TEMAS
Un tema del documento es un conjunto predefinido de colores, fuentes y efectos que se pueden
aplicar en una hoja de cálculo. Puede utilizar temas de documento para dar formato fácilmente a
un documento completo y darle una apariencia fresca y profesional. Los temas también se pueden
utilizar en otras aplicaciones de Office, como Microsoft Word y Microsoft PowerPoint, lo que
permite darle un aspecto uniforme a todos los documentos Office en cuanto a colores, fuentes y
efectos. Los efectos, tales como sombras o biseles, modifican la apariencia de un objeto.
Excel tiene varios temas de documento predefinidos. Al aplicar un tema a un libro, los colores, las
fuentes y los efectos que el tema contiene reemplazan cualquier estilo que ya estuviera aplicado en
las celdas o los rangos.
Tema Faceta
Figura 7-8
Galería de temas
104 Lección 7
6. Haga clic en Hoja2. Observe que la fuente también cambió en esa hoja.
7. Haga clic en la Hoja1 para volver a la hoja de cálculo principal. Haga clic en la pestaña
Inicio. Luego, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha del botón Estilos de celda para
visualizar la galería Estilos de celda. Observe que las combinaciones de color para los
diversos grupos cambiaron. Esto se debe a que se aplicó un nuevo tema de documento,
y varios estilos de celda integrados se crearon usando colores y fuentes del tema.
8. GUARDAR el libro como 07 Messenger Theme Solution y, a continuación, CERRAR el archivo.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para utilizarlo en el siguiente ejercicio.
El tema de documento predeterminado de Excel 2016 se llama Office. Los temas de documento
son coherentes en todos los programas de Microsoft Office 2016.
Si aplica un tema nuevo, cambiarán las fuentes y los colores, el color de las formas y SmartArt, las
tablas, los gráficos y otros objetos.
Recuerde que los estilos de celda se utilizan para aplicar formato a celdas o a rangos específicos de
una hoja de cálculo. Los temas del documento se utilizan para aplicar conjuntos de estilos (colores,
fuentes y efectos de relleno) a un documento completo.
Muchos estilos de celda integrados utilizan formato con reconocimiento de tema. Por lo tanto,
aplicar un tema nuevo determina qué fuentes y qué colores utilizan los estilos. Por eso notó un
cambio en la galería Estilos de celda después de aplicar el nuevo tema en el ejercicio. Sin embargo,
los estilos son independientes de los temas en el sentido de que se pueden cambiar los estilos sin
importar el tema aplicado a un documento.
Nota Cuando aplica un estilo de celda de encabezado a texto y, a continuación, aumenta el tamaño de
la fuente de esa celda, el tamaño de la fuente no cambiará después de aplicar un nuevo tema del
documento. Si no cambia el tamaño de fuente del texto de encabezado, aplica un estilo de celda
de encabezado y, a continuación, aplica un tema nuevo, el texto de encabezado se mostrará con el
tamaño de fuente predeterminado del nuevo tema.
Figura 7-9
Vista preliminar que
muestra líneas de
cuadrícula
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para utilizarlo en el siguiente ejercicio.
3. Haga clic en el cuadro de texto del encabezado central (donde aparece el texto de
marcador de posición “Agregar encabezado”). Haga clic en la pestaña Diseño de
Herramientas para encabezado y pie de página ahora que está activa. En el grupo
Elementos del encabezado y pie de página, haga clic en Nombre de hoja. El código
&[Pestaña] aparecerá en el cuadro de texto (véase la Figura 7-10).
Ir al pie de página, botón Pestaña Diseño de Herramientas para encabezado y pie de página
Figura 7-10
Adición de encabezado en la
vista de Diseño de página
Tres Cuadros de texto de encabezado: izquierda, centro y derecha Excel inserta un código de hoja
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para utilizarlo en el siguiente ejercicio.
Puede rellenar los encabezados y los pies de página seleccionando un elemento predefinido o
varios elementos predefinidos en Excel. Esto insertará códigos en el encabezado o el pie de página.
Cuando se imprime el libro, Excel sustituye estos códigos por la fecha actual, la hora actual, y así
sucesivamente. Puede ver la apariencia que tendrán los encabezados y los pies de página mediante
la Vista preliminar en la vista Backstage.
Muchos de los encabezados y pies de página predefinidos de Excel combinan un elemento o varios de
ellos. En el ejercicio anterior, insertó una entrada combinada haciendo clic en ella. A continuación,
puede personalizar la apariencia del encabezado o el pie de página en la vista Diseño de página.
Dentro de esta vista, una vez que tenga el encabezado o el pie de página seleccionado, podrá modificar
la apariencia del texto que contiene mediante el grupo Fuente de la pestaña Inicio. De esta manera,
puede cambiar opciones como el tipo de fuente o el tamaño, o agregar efectos especiales al texto.
Dar formato a hojas de cálculo 107
5. Haga clic en Vista preliminar. Aparecerá la ventana Vista preliminar. Haga clic en la flecha
derecha en la parte inferior de la pantalla para avanzar a la segunda página. Las cuatro
primeras filas de la hoja de cálculo aparecerán en la segunda página (véase la Figura 7-13).
Haga clic en la flecha izquierda para volver a la vista previa de la página 1.
Flechas de navegación
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Un salto de página es un divisor que divide una hoja de cálculo en páginas separadas para la
impresión. Excel inserta saltos de página verticales automáticos (que se muestran como una línea
discontinua) basados en el tamaño del papel, la configuración de los márgenes, las opciones de escalado
y las posiciones de cualquier salto de página manual (que se muestran como una línea continua) que
inserte. Excel brinda una ventana de Ver salt. Pág. en la que puede ajustar con rapidez los saltos de
página automáticos para lograr un documento impreso más deseable.
Figura 7-14
La Ver salt. Pág. muestra un
salto de página horizontal
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Use saltos de página manuales para controlar la ubicación de los saltos de página. Puede arrastrar un
salto de página automático a una nueva ubicación para convertirlo en un salto de página manual.
Otra forma de insertar un salto de página manual es hacer clic en una celda en la fila donde
quiera que ocurra el salto de página. Luego, haga clic en la pestaña Diseño de página. En el grupo
Configurar página, haga clic en Saltos y luego, en Insertar salto de página. Aparecerá un salto de
página horizontal.
3. En la parte inferior del menú, haga clic en Márgenes personalizados. Se abre el cuadro
de diálogo Configurar página en la pestaña Márgenes, como se muestra en la figura 7-15.
Figura 7-15
El cuadro de diálogo Configurar Configuración de
página, pestaña Márgenes márgenes
4. Cambie los márgenes izquierdo y derecho a 1.4. Esto hará que los márgenes sean más
ancho que lo normal.
5. Active la casilla Centrar en la página horizontalmente. El contenido de la hoja de cálculo
se imprimirá centrado entre los bordes izquierdos o derechos de la página.
6. Haga clic en Vista preliminar. La página se centrará de manera horizontal, como se ve en
la Figura 7-16.
Figura 7-16
La Vista preliminar muestra la
página centrada de manera
horizontal
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
El menú Márgenes incluye las configuraciones predefinidas Normal, Ancho y Estrecho. La configuración
de margen Normal es la predeterminada para un libro nuevo. Los márgenes más estrechos brindan
más espacio para los datos cuando imprime un libro, mientras que los márgenes más anchos dejarán
más espacio en blanco. También puede configurar márgenes personalizados en Excel.
Cuando haga clic en Márgenes personalizados al final del menú Márgenes, se abrirá el cuadro de
diálogo Configurar página con la configuración que ha sido aplicada a la hoja de cálculo activa.
Puede cambiar cualquiera de estas configuraciones para crear una configuración de márgenes
personalizados. Los márgenes de encabezado y pie de página de ajustarán automáticamente cuando
cambie los márgenes de la página.
Las hojas de cálculo que no completan una página completa pueden centrarse de manera vertical y
horizontal. De esa manera, se distribuye de manera uniforme el espacio en blanco de la página. Use
la pestaña Márgenes del cuadro de diálogo Configurar página para configurar estas características.
Para quitar rápidamente todos los saltos de página manuales de una hoja de trabajo, en la pestaña
Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en la flecha del botón Saltos y seleccione
Restablecer todos los saltos de página.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
La orientación es la manera en que aparece el libro o la hoja de cálculo en la hoja impresa. Existen
dos configuraciones: Vertical y Horizontal. La Vertical corresponde con la impresión vertical del
libro, y la Horizontal, con el aspecto horizontal. Todos los libros y las hojas de cálculo de imprimen
de manera predeterminada con orientación Vertical. Use la orientación Horizontal cuando el ancho
del área que quiere imprimir es mayor que el alto. Los datos son más fáciles de leer si todas las
columnas están en una sola página. Esto generalmente se puede conseguir cambiando la orientación
de la hoja de cálculo a Horizontal. Cuando no entren todos los datos en una página de impresión
al cambiar la orientación, puede estrechar o reducirlo utilizando las opciones de escalado de Excel,
que se describen en el siguiente ejercicio.
112 Lección 7
PASO A PASO Escalar una hoja de cálculo para ajustarla a una Página impresa
PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior.
1. Asegúrese de que Hoja1 esté activa y en la vista Normal.
2. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en el botón
Orientación y compruebe que esté seleccionado Vertical.
3. En el grupo Ajustar área de impresión, haga clic en la flecha Alto y seleccione 1 página. Se
reduce la escala de la hoja de cálculo para que todas las celdas quepan en la misma página.
4. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Imprimir. Observe
que todas las filas aparecen en la página y que el contenido es mayor de lo que era
previamente, tal como se muestra en la Figura 7-17. Cuando se reduce el resultado, se
contraen la altura y el ancho de manera proporcional.
Figura 7-17
Visualización de la hoja de
cálculo después de escalarla
para que se ajuste a una sola
página
CERRAR Excel.
Por lo general, una hoja de cálculo se escala para reducirla, de manera que se pueda imprimir en
una sola página. También puede ampliar la hoja para que los datos parezcan más grandes y llenen
más de una página impresa. Cuando los cuadros de ancho y alto están configurados en Automático,
puede hacer clic en las flechas del cuadro Escala para aumentar o disminuir el escalado de la salida
impresa. Cada vez que hace clic en la flecha, el escalado cambia en un 5%.
Nota La configuración del ancho y el alto debe establecerse en Automático si quiere especificar una escala,
como 75%.
Dar formato a hojas de cálculo 113
Evaluación de conocimientos
Proyectos
CERRAR Excel.
114 Lección 7
ORIENTACIÓN DE SOFTWARE
Administración de hojas de cálculo
Un libro de Excel es como una colección de todo aquello que se suele registrar sobre papel o guardar
en una carpeta que después se archiva en un armario. Un libro no tiene por qué incluir el contenido
de todo el gabinete, simplemente los registros que pertenecen a un tema. Así, por ejemplo, un
libro puede estar formado por las transacciones que tienen lugar durante un período de tiempo,
como una semana o un mes específico.
Una buena manera de dividir el libro en hojas consiste en desglosar las transacciones por subcategorías
por día, como los registros de un balneario. Otra opción consiste en que cada hoja represente un
determinado departamento de ventas. También se puede usar Excel para otros propósitos, además
de llevar un registro de las cuentas empresariales.
En esta lección, se familiarizará con la forma en la que puede manipular las hojas de cálculo dentro
de un libro, como si reorganizase el contenido de una carpeta de su escritorio. Los comandos de
esta lección se encuentran en el grupo Celdas y el grupo Editar, ambos en la pestaña Inicio (véase
la Figura 8-1).
115
116 Lección 8
Figura 8-1
Figura 8-2
Cuadro de diálogo Mover o
Copiar
Figura 8-3
Hoja de cálculo completa de los
servicios de balneario
118 Lección 8
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Cuando necesite una hoja de cálculo nueva con los estilos, el formato y las fórmulas que funcionan
bien en otra hoja de cálculo ya existente, es fácil copiar simplemente esa hoja y ubicarla en el lugar
correcto en el libro. Cuando sea preciso, copie la hoja ya existente antes de agregar datos en ella,
aunque esto no sea siempre posible. La hoja de cálculo que copió contiene un duplicado de los
datos que contiene la hoja ya existente, aunque puede eliminar fácilmente los datos sin quitar el
formato que quería copiar primero.
En el ejercicio anterior, utilizó dos métodos para copiar una hoja de cálculo y obtuvo un libro de
tres hojas. Excel asigna un nombre a cada hoja copiada, aunque probablemente solo se trate de uno
temporal, con el nombre de la hoja copiada seguido de un número entre paréntesis como, por
ejemplo, Lunes (3). Si opta por seleccionar el comando Mover o Copiar hoja del menú Formato se
mostrará un cuadro de diálogo con todas las opciones.
El segundo método es, más bien, un método abreviado en el que mantiene el puntero sobre la pestaña
de la hoja de cálculo mientras se presiona Ctrl y se mueve la hoja copiada a la nueva ubicación. En
la Figura 8-4, podemos ver que el puntero del mouse lo ayudará al señalar simbólicamente que está
copiando una hoja de cálculo. Puede utilizar cualquier método que prefiera.
Figura 8-5
Hoja de cálculo Miércoles
completa
7. GUARDAR el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
9. GUARDAR el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Nota La hoja de cálculo que ve cuando abre por primera un libro es la hoja que estaba activa cuando
guardó por última vez el libro, independientemente de dónde se encuentra dicha hoja en el orden
de pestañas.
Figura 8-6
Diferentes colores aplicados
a las pestañas de la hoja de
cálculo
7. GUARDAR el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Nota Si copia una hoja de cálculo cuya pestaña ya tiene color, dicho color se copiará en la nueva hoja de
cálculo junto con el contenido y el formato.
Nota Cuando un libro contiene hojas de cálculo ocultas, el comando Mostrar hoja está habilitado en el
menú Formato, mientras que el comando Mostrar está habilitado en el menú contextual cuando se
hace clic con el botón secundario del mouse en cualquier pestaña.
Para ocultar varias hojas de cálculo al mismo tiempo, abra la primera hoja que quiera ocultar,
mantenga presionada la tecla Ctrl y luego haga clic en la pestaña para cada hoja adicional que quiera
esconder. Luego, haga clic con el botón secundario del mouse sobre estas pestañas y haga clic en el
menú contextual Ocultar. Asimismo, puede mostrar únicamente una hoja de cálculo a la vez. Haga
clic con el botón secundario del mouse en cualquier pestaña visible y haga clic en Mostrar para que
aparezca el cuadro de diálogo Mostrar con la lista de hojas Mostrar hoja, donde podrá elegir una
hoja de cálculo para que sea visible.
3. Haga clic en Insertar hoja. Se creará una hoja de cálculo en blanco nueva y su pestaña se
insertará delante de la pestaña de la hoja activa (Miércoles). Excel le asignará un nombre
temporal que comenzará con Hoja y va seguido de un número.
4. Mueva la hoja de cálculo nueva hasta el final de la secuencia de pestañas.
5. Cambie el nombre de la hoja de cálculo nueva a Encuesta.
6. Vuelva a hacer clic en la pestaña de la hoja de cálculo Miércoles.
7. Haga clic en el botón Nueva hoja (+) de la derecha de las pestañas de la hoja de cálculo.
Se creará otra hoja de cálculo nueva con un nombre temporal, y esta vez, la pestaña se
insertará después de Miércoles.
8. Cambie el nombre de los Totales de esta hoja de cálculo nueva.
9. GUARDAR el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Nota Aunque Excel dispone de una manera segura de deshacer muchas de las cosas que se realizan por
error en los libros (por ejemplo, presionando Ctrl + Z para revisar los errores cometidos), no puede
deshacer la eliminación de una hoja de cálculo de un libro. Para evitar la pérdida de horas de
trabajo, guarde con frecuencia el libro y mantenga copias de respaldo. De esa manera, si elimina
por accidente una hoja de cálculo, al menos podrá recuperar una versión ligeramente más antigua
del archivo guardado.
Figura 8-8
Hoja de cálculo reformada
Figura 8-9
Hojas de cálculo en icono
vertical
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Supongamos que agrupó varias hojas de cálculo, tal como aprendió previamente. Cuando intenta
copiar o cortar datos de una hoja de cálculo de un grupo, Excel supone que está intentando extraer
dichos datos de todo el grupo. Entonces, cuando intenta pegar esos datos en una hoja de cálculo
única, no agrupada (quizás en otro libro), no puede lograrlo. Esto se debe a que Excel espera que
el área en la que pega datos tenga el mismo tamaño que los datos cortados o copiados, que en este
caso provienen de varias hojas. Sin embargo, si intenta pegar en un grupo de hojas de cálculo, que
es igual que el punto de donde proviene el área cortada o copiada, sí podrá realizar esta operación.
Nota Cuando hay poco espacio para que aparezcan todas las pestañas de hojas de cálculo en la barra
de pestañas, como es el caso de la Figura 8-9, las flechas de desplazamiento izquierda y derecha
aparecerán una junto a la otra en la esquina inferior izquierda de cada ventana. Utilice dichas flechas
para deslizar las pestañas a la izquierda o la derecha hasta que encuentre la que busca.
Está familiarizado con el vidrio de la ventana de su casa. En algunas aplicaciones de Windows, entre
ellas Excel, un panel es una porción de una ventana dividida. Muchas hojas de cálculo incluyen
una fila o más de celdas como etiquetas de columnas. Cuando agrega una gran cantidad de datos
a una hoja de cálculo, puede perder de vista esas etiquetas al desplazarse hacia abajo en la hoja de
trabajo. Excel le brinda una forma de inmovilizar partes de una hoja de cálculo en la pantalla para
que, cuando se desplace hacia abajo, o incluso cuando cambie la ampliación, no pierda la noción
de los elementos a los que se refieren las etiquetas.
Administración de hojas de cálculo 125
Figura 8-10
Zoom máximo en una hoja de
cálculo
5. Haga clic en la pestaña Vista y, en el grupo Zoom, haga clic en 100%. La hoja de cálculo
retomará la ampliación estándar. Desplácese hasta la parte superior de la hoja de cálculo
para que la fila 1 esté visible otra vez. De ser necesario, desplácese hacia la izquierda
para poder ver la columna A otra vez.
6. Seleccione la celda B8 una vez más, si es necesario. En la pestaña Vista, en el grupo
Ventana, haga clic en Inmovilizar y luego, en Inmovilizar paneles en el menú que
aparece. Las celdas ubicadas encima y a la izquierda de la celda seleccionada (B8) ahora
están inmovilizadas para el desplazamiento.
7. Deslícese hacia abajo para que la fila 33 se acerque a las etiquetas en la fila 7. Observe
que las filas 1 a la 7 se mantienen en su lugar (véase la Figura 8-11).
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Si estás acostumbrado a usar la rueda del mouse para desplazarse hacia arriba y hacia abajo, puede
utilizar la misma rueda mientras mantiene presionada la tecla Ctrl para acercarse (arriba) o alejarse
(abajo) a una hoja de cálculo.
Figura 8-12
Uso del cuadro de diálogo
Buscar y reemplazar
Imágenes prediseñadas cortesía de Microsoft
Administración de hojas de cálculo 127
Figura 8-13
Cuadro de diálogo Buscar y
reemplazar luego de utilizar
Encontrar todos
11. Haga clic en el primer elemento de la lista cuya entrada Hoja esté marcada como Martes.
Excel mostrará la hoja de cálculo Martes y seleccionará la celda M9, que contiene una
entrada por $420.00.
12. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo.
13. CERRAR las otras dos ventanas de libros que se encuentran abiertas. GUARDAR el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Solución de Cuando elige la opción Coincidir con el contenido de toda la celda del cuadro de diálogo Buscar
problemas y reemplazar, Excel omite las celdas cuyo contenido no coincide con el texto del cuadro Buscar
qué en su totalidad. Por ejemplo, en este caso una búsqueda de “Daniela” omitiría la celda que
contiene “Daniela H”, si la opción Coincidir con todo el contenido de la celda está seleccionada.
Figura 8-14
Cuadro de diálogo Buscar y
reemplazar con la pestaña
Reemplazar abierta
7. Haga clic en Reemplazar todos. Excel buscará todas las instancias de Micaela y agregará
una “h” en medio (corrección del error ortográfico del cliente) y, a continuación, le notificará
cuando haya finalizado el trabajo. Excel realizará un reemplazo.
8. Haga clic en ACEPTAR y haga clic en Cerrar.
Solución de Use Reemplazar todos solo cuando esté seguro de que necesita reemplazar todas las instancias
problemas de un texto o un elemento de los datos. Habrá ocasiones en las que necesite reemplazar solo
algunas instancias, pero no todas.
Administración de hojas de cálculo 129
Evaluación de conocimientos
Proyectos
Proyecto 8-2: Cambio de nombre a una hoja de cálculo, mostrar una hoja de cálculo,
ajustar ventanas.
Está ayudando a un local de revelado de fotos en un establecimiento local de suministros a
efectuar el seguimiento de las ventas adicionales que los empleados deben realizar para poder
seguir manteniendo abierta una tienda de revelado en la época de las cámaras digitales. En este
proyecto, cambiará el nombre de hojas de cálculo, mostrará una hoja de cálculo de formulario
oculta, organizará las ventanas en pantalla y realizará cambios.
ORIENTACIÓN DE SOFTWARE
Pestaña Datos
En la mayoría de los ejercicios de esta lección se utiliza la pestaña Datos de la cinta. Aunque en un
principio los programas de hoja de cálculo como Excel tenían como objeto servir de motores de
cálculo, a menudo es conveniente guardar registros y realizar cálculos en un mismo programa. Las
tareas de entrada de datos pueden ser aburridas y repetitivas, pero Excel facilita la importación de
Figura 9-1 datos existentes desde otras fuentes. Puede organizar y administrar los datos de manera apropiada
Pestaña Datos
una vez que los ingresó en un libro.
Importar desde orígenes que no sean Excel Pestaña Datos Eliminar filas duplicadas Agrupar filas o columnas en clústeres
En la Figura 9-1 se muestra la pestaña Datos con descripciones de muchas de las características que
se utilizan en esta lección.
132 132
Trabajo con datos y macros 133
IMPORTACIÓN DE DATOS
Cuando utiliza un libro que requiere un gran volumen de datos, es de gran ayuda contar con que esos
datos ya existen de alguna forma y que no sea preciso escribirlos manualmente. Si los datos que necesita
para un libro se originan fuera de Excel, Excel necesita ser capaz de importar esos datos de tal manera
que pueda comprender dónde empiezan y terminan las entradas en las celdas y dónde comienzan y
terminan los registros. Se pueden importar incluso archivos de texto simples, como .TXT o CSV, en
los que los valores están separados (delimitados) por comas, porque las comas actúan como postes, y
Excel los reconoce. Las complejas bases de datos relacionales constan de varias tablas y por lo tanto no
pueden ser importadas directamente. Así que el truco es ser capaz de abrir una conexión con la base
de datos (por ejemplo, un canal de comunicaciones) y transmitir las tablas específicas que necesita en
Excel, de manera que Excel pueda analizarlos (interpretar el carácter por carácter) fácilmente.
Figura 9-2
Asistente para importar texto
134 Lección 9
4. La vista previa muestra los encabezados desde la fila 3. Por lo tanto, para la opción
Comenzar a importar en la fila, elija 3. Haga clic en Siguiente.
5. En el paso 2 del Asistente, desactive Tabulación porque la vista previa no indica espacios
largos entre las cifras. Active Coma. Establezca el Calificador de texto en “ (comillas).
Desplácese hacia abajo por el panel Vista previa de los datos y observe ahora que Excel
encontró las separaciones de columnas entre las cifras. Haga clic en Siguiente.
6. En el paso 3 del asistente podrá establecer el tipo de datos para cada columna descubierta.
Haga clic en la primera columna del panel Vista previa de datos. A continuación, en
Formato de los datos en columnas, haga clic en Fecha. Haga clic en Finalizar.
7. En el cuadro de diálogo Importar datos que aparece a continuación (véase la Figura
9-3), deje ¿Dónde desea situar los datos? configurado en Hoja de cálculo existente.
Haga clic en ACEPTAR.
Figura 9-3
Cuadro de diálogos Importar
datos
10. Haga clic en la celda A2, escriba Abril de 2010 y presione Entrar.
11. Arrastre el controlador de relleno desde la celda A2 hasta la celda A34. Excel cambiará
las entradas de la columna A por los meses correctos.
12. Elimine las filas 35 a 40.
13. GUARDAR el libro en la carpeta de la Excel Lesson 9 como 09 Monthly Census Data
Solution.
HAGA UNA PAUSA. GUARDAR el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Trabajo con datos y macros 135
Nota En este ejercicio, utilizará un archivo de Microsoft Access, aunque no necesita tener Access instalado
en el equipo para continuar.
4. En el cuadro de diálogo Importar datos, haga clic en Tabla. En ¿Dónde desea situar los datos?,
haga clic en Hoja de cálculo existente y asegúrese de que el cuadro de texto diga =!$A$1.
5. Haga clic en ACEPTAR. Excel mostrará una tabla con formato (véase la Figura 9-6),
completa con los botones de Autofiltro en los encabezados, sobre los que aprenderá
más en esta lección en la sección “Uso de los filtros automáticos”.
Figura 9-6
Datos importados desde
una tabla de Access
136 Lección 9
HAGA UNA PAUSA. GUARDAR el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Solución de Con el tiempo, las carpetas donde solían residir archivos de datos antiguos pueden dejar de
problemas existir. Este es ciertamente el caso del archivo XML original desde el cual importó datos a la hoja
de cálculo. Algunas versiones del analizador XML de Microsoft verán esto como un “error”,
mientras que otras no. Diversos factores pueden contribuir al analizador XML que tenga su
equipo. En cualquier caso, no se trata realmente de un error, y no necesita preocuparse por ello.
Figura 9-7
Datos XML no coincidentes,
recién importados
5. Para corregir el problema, comience por mover los primeros nombres del rango de
celdas E23:E75 al rango B23:B75. Sobrescriba el contenido existente en la columna B.
6. Mueva los apellidos desde el rango de celdas H23:H75 al rango A23:A75. Sobrescriba el
contenido existente en la columna A.
7. Repita el proceso para los estados de la columna J que deberían estar en la columna E,
los códigos postales de la columna K que deberían estar en la columna F y los números
de teléfono de la columna I que deberían estar en la columna G.
8. Elimine las columnas H a L.
Trabajo con datos y macros 137
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Figura 9-8
Usar la pestaña Configuración
para especificar la regla de
validación
138 Lección 9
9. Haga clic en la pestaña Mensaje de entrada. Esta pestaña mostrará un mensaje siempre
que seleccione una celda en el rango validado.
10. Haga clic en el cuadro Título y escriba Regla.
11. Haga clic en el cuadro Mensaje de entrada y escriba Introduzca un código de área de
tres dígitos.
12. Haga clic en la pestaña Mensaje de error. Excel puede mostrar un mensaje de alerta de
error cuando un usuario intenta escribir datos que no son válidos.
13. Haga clic en el cuadro Título y escriba Error de entrada de datos.
14. Haga clic en el cuadro Mensaje de error y escriba Solo se reconocen los códigos de
área de tres dígitos. Este mensaje se mostrará en un cuadro de diálogo cada vez que se
realice una entrada no válida en la columna L. Ahora, el cuadro de diálogo debe aparecer
tal como se muestra en la Figura 9-9.
Figura 9-9
Configurar una advertencia
para cuando se infringe la regla
de validación
Figura 9-10
Hoja de cálculo con regla de
validación aplicada
HAGA UNA PAUSA. GUARDAR el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Trabajo con datos y macros 139
Nota Las reglas de validación de Excel solo corresponden a los datos nuevos que va escribiendo en el
libro, no a los datos que existían en el libro antes de crear las reglas.
Figura 9-11
Excel intenta hacer cumplir
una regla de validación
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Nota Sigue siendo posible que un valor no válido permanezca en una hoja de cálculo después de que el
sistema haya alertado al usuario de que no es válido. Por ejemplo, si en el paso anterior hubiera
hecho clic en Sí en lugar de No, el valor 61 seguiría en la columna E, incluso aunque no haya ningún
cliente con el número 61 en la columna A de la hoja de cálculo Lista de clientes. Posiblemente, de
esta manera puede escribir intencionalmente un nuevo paciente canino en la lista sin un dueño, si
desea agregar la información del dueño más adelante.
8. Haga clic en ACEPTAR. Excel responderá, con un cuadro de diálogo, que se eliminó un
conjunto de valores duplicados (el que acaba de escribir).
9. Haga clic en ACEPTAR para cerrar el cuadro de diálogo. Tenga en cuenta que se eliminó
la segunda instancia (inferior) de la entrada duplicada, en la fila 57.
HAGA UNA PAUSA. GUARDAR el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
ORDENAMIENTO DE DATOS
Ordenar un rango de datos en Excel ayuda a localizar los datos exactos que necesita. En algunos
aspectos, también puede ayudar a Excel a buscar ciertos datos para entradas en fórmulas (ver Lección
5), pero en su mayor parte la clasificación es para su beneficio. Por ejemplo, quizás quiera buscar
clientes en una tabla con el apellido en lugar que con el número de cliente arbitrario que no recuerda.
Cuando escriba un nuevo cliente, puede resultarle más fácil escribir el nombre en la parte inferior
de la lista y luego volver a ordenar en orden alfabético. De esta manera, no necesita introducir
manualmente una fila vacía en medio de la hoja de cálculo, en la ubicación alfabética adecuada.
Nota Si el orden se basa en una única columna en una tabla de Excel, puede seleccionar el rango de tabla
completo o cualquier celda en la columna que desea ordenar. Tenga cuidado de no seleccionar solo
una porción de la tabla (como una columna sola) antes de ordenar. Si lo hace, Excel solo ordenará
los datos seleccionados, y el resto de los datos permanecerá intacto y causará que se mezclen los
registros. Excel le advierte de esto antes de ordenar de esta manera.
Figura 9-13
Cuadro de diálogo Ordenar
12. Deje activada la casilla Mis datos tienen encabezados para que Excel no considere la fila
de encabezados como una entrada de datos.
13. Haga clic en ACEPTAR. La lista de clientes ahora está ordenada alfabéticamente, con
las personas que comparten el mismo apellido ordenadas alfabéticamente por nombre.
Aunque los números de cliente aparecen desordenados, los datos no han cambiado y la
base de datos conserva su plena integridad.
HAGA UNA PAUSA. GUARDAR el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
2. Haga clic con el botón secundario del mouse en la columna y luego en Insertar en el
menú contextual.
3. Con la columna E seleccionada, en la pestaña Datos, en el grupo Herramientas de datos,
haga clic en Validación de datos.
4. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en Borrar todo. Haga clic en ACEPTAR.
Solución de Cuando se crea una columna nueva a la derecha de la columna que está regida por una regla de
problemas validación de datos, la nueva columna adquiere la misma regla, aunque se haya creado con otro
objetivo. Para eliminar esta regla, seleccione la columna nueva, visualice el cuadro de diálogo
Validación de datos y haga clic en Borrar todo según lo demostrado anteriormente.
24. Haga clic en ACEPTAR. Ahora, la hoja de cálculo ordenada debe tener el aspecto que se
muestra en la Figura 9-15. Todos los animales “N” y “S” están agrupados juntos en la
parte superior, y los dos tipos se mezclan entre sí. Todos los animales no operados están
juntos en la parte inferior.
Figura 9-15
Hoja de cálculo con orden
basado en formato condicional
aplicado
HAGA UNA PAUSA. GUARDAR el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
FILTRADO DE DATOS
Cuando se busca información en Internet, se espera que el motor de búsqueda devuelva los datos
más pertinentes de la búsqueda en la parte superior de la lista. Del mismo modo que cualquier
base de datos, cuando solicita o consulta solo los registros que cumplan con criterios particulares,
espera ver solamente los datos pertinentes y que se filtren los datos irrelevantes o no coincidentes.
Con Excel, hay una forma de especificar formalmente los límites de su tabla de base de datos (decir,
“Esta parte de mi hoja de cálculo se debe considerar como una base de datos”) y de hacer que Excel
filtre solo aquellas filas que no corresponden a lo que busca. Esto no cambia la base de datos, y no
se eliminan todas las filas con un filtro. Solo las esconde temporalmente.
Figura 9-16
Menú de Autofiltro para una
columna numérica
5. Para ordenar la tabla por número de cliente, haga clic en Ordenar de menor a mayor.
Esto le brindará un acceso directo para ordenar.
6. Para mostrar solo los clientes con direcciones en Ohio, haga clic en la flecha desplegable,
junto a Estado. En el menú Autofiltro que aparece, desactive el cuadro (Seleccionar todo)
para desactivar todas las casillas y, a continuación, active OH tal como se muestra en la
Figura 9-17. Haga clic en ACEPTAR.
Figura 9-17
Menú de Autofiltro para una
columna de texto
146 Lección 9
HAGA UNA PAUSA. GUARDAR el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Cuando un Autofiltro está activo para que se vean los resultados filtrados en vez de la tabla completa,
Excel aplica una notación especial a los botones de Autofiltro y a los números de fila. Tal como
se muestra en la Figura 9-18, el botón de la columna utilizada para ordenar ahora contiene una
flecha hacia arriba, mientras que el botón de la columna utilizada en el filtro contiene un símbolo
de embudo.
Asimismo, observe que los números de fila son de color azul y no son consecutivos. Si presta
atención, verá que donde están ocultas las filas que no coinciden, Excel pone un límite doble entre
los números de las filas coincidentes, por ejemplo, entre las filas 17 y 20 y entre las filas 46 y 54.
Figura 9-19
Cuadro de diálogo Autofiltro
personalizado
11. Haga clic en ACEPTAR. Después de que desaparezca el cuadro de diálogo, Excel filtra
todas las entradas de la lista de pacientes en las que se sabe que el paciente recibió la
vacuna contra la hepatitis en el año 2016 o posteriormente. Quedan los animales de los
que se sabe que fueron vacunados en 2015 o anteriormente, o aquellos cuya fecha de
vacunación se desconoce.
12. Vuelva a hacer clic en el botón Filtro junto a Vacuna contra la hepatitis. En el menú,
posicione el mouse sobre Filtros de fecha y luego haga clic en Filtro personalizado.
13. En el segundo cuadro de lista que actualmente dice es igual a, elija la entrada en blanco
en la parte superior de la lista. Ahora el cuadro debe estar vacío.
14. Haga clic en ACEPTAR. La lista debe mostrar ahora solo los cinco animales de los que
se sabe que fueron vacunados en 2015 o en fechas anteriores, como se muestra en la
Figura 9-20.
15. Vuelva a hacer clic en el botón Filtro junto a Vacuna contra la hepatitis. En el menú, elija
Borrar filtro de “Vacuna contra la hepatitis”.
HAGA UNA PAUSA. GUARDAR el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
148 Lección 9
Figura 9-20
Hoja de cálculo con filtro
personalizado aplicado
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Las casillas marcadas con los símbolos más o menos se colocan a la izquierda de las filas agrupadas o
a sobre las columnas agrupadas. Cada uno puede contraer o expandir el contenido del grupo. En la
esquina superior izquierda se encuentran los botones de número que le permiten mostrar u ocultar
todo el contenido del grupo para un nivel determinado. Si tiene dos grupos situados precisamente
uno al lado del otro, dispone solo de dos niveles: la vista contraída y la ampliada. Pero puede tener
grupos dentro de grupos, y para cada nivel de agrupación que cree, Excel agregará otro número a
este banco de símbolos de esquema.
Nota Las filas y las columnas que incluya en un grupo deben ser aquellas que no quiere ver cuando
contraiga el grupo. Las filas de nombre de campo que identifican las celdas y las filas de totales que
muestran los subtotales no deben incluirse en los grupos.
2. Con la hoja de cálculo Lista de pacientes activa, en la pestaña Datos, en el grupo Ordenar
y filtrar, haga clic en Borrar.
3. Junto a ¿Perro o gato?, haga clic en el botón desplegable. En el menú, haga clic en
Ordenar de A a Z. Ahora, todos los gatos están agrupados en la parte superior, y los
perros, en la parte inferior.
4. Haga clic con el botón secundario del mouse en el encabezado de la fila 29, la fila en la
que aparece el primer perro. Haga clic en Insertar en el menú contextual.
5. Seleccione la celda H29. Escriba Número de gatos.
6. Seleccione la celda G29. Haga clic en la pestaña Inicio y luego, en el grupo Fuente, haga
clic en el botón Negrita para resaltar la cantidad que aparecerá en esta celda.
7. En la pestaña Inicio, en el grupo Editar, haga clic en la flecha desplegable Autosuma.
En el menú, haga clic en Contar números y, a continuación, presione Entrar. Excel
insertará una función en la celda que cuenta el número de celdas contiguas en la
columna directamente superior a la que contiene números. En este caso, los números
de propietarios para los clientes.
8. Agregue una función CONTAR similar para contar la cantidad de perros a la fila 59.
(Asegúrese de contar solo las filas para los perros). Aplique Negrita a la celda G59
y escriba Número de gatos en la celda H59.
9. Seleccione las filas 5 a la 28 (todos los gatos).
10. Haga clic en la pestaña Datos y luego, en el grupo Esquema, haga clic en el botón Agrupar.
Se agregará una línea indicadora de grupo a la izquierda de los marcadores de fila, y se
mostrará un símbolo de esquema en la fila que está justo debajo del final del grupo (véase
la Figura 9-21).
150 Lección 9
Figura 9-21
Hoja de cálculo con
grupos aplicados
Símbolo de esquema
11. Repita el proceso de los pasos 9 y 10 para los perros de las filas 30 a 58.
12. Para contraer el grupo de gatos, haga clic en el cuadro menos (véase la Figura 9-21)
junto a la fila 29, que contiene la cantidad de gatos. El control se convertirá en un cuadro
más, lo que indica que cuando hace clic en él se expandirá para mostrar las filas ocultas.
13. Contraiga el grupo de perros con el cuadro menos en la fila 59. Ahora, la hoja de cálculo
aparecerá completamente contraída (véase la Figura 9-22).
14. Haga clic en el botón Seleccionar todo (refiérase a la Figura 9-22). En la pestaña Datos,
en el grupo Esquema, haga clic en Mostrar detalle (el icono con el signo + verde a la
derecha del icono Grupo).
15. Seleccione las columnas B a F.
16. En el grupo Esquema, haga clic en el botón Agrupar. Se creará un nuevo grupo de
columnas.
17. Haga clic en el cuadro menos sobre la columna G para contraer el grupo de columnas.
Haga clic en el cuadro más que ocupa su lugar para expandirlo.
18. Seleccione las columnas B a G.
19. En el grupo Esquema, haga clic en el botón Desagrupar. Desaparecerá el grupo de
columnas.
HAGA UNA PAUSA. GUARDAR y CERRAR el libro. DEJE Excel abierto para usarlo en el
siguiente ejercicio.
Trabajo con datos y macros 151
Figura 9-23
Hoja de cálculo con esquema
HAGA UNA PAUSA. GUARDAR el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
152 Lección 9
Figura 9-24
Hoja de cálculo con esquema
y grupos contraídos
2. Haga clic en cualquiera de las cajas más (que substituyeron a las cajas menos) para
expandir el grupo al que están conectadas.
3. Para eliminar el esquema completamente, en la pestaña Datos, en el grupo Esquema,
haga clic en la flecha desplegable Desagrupar. En el menú, haga clic en Borrar esquema.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE y CIERRE el libro. DEJE Excel abierto para el siguiente ejercicio.
10. Haga clic en ACEPTAR. Excel inserta filas de subtotales para cada división de empresa,
agrupando los valores de consumo de datos para las tres regiones corporativas. Coloca
cada uno de los clústeres de fila de división en grupos. Luego crea un grupo más amplio
para el rango completo y agrega una fila de totales general al final. El resultado es una
hoja de cálculo con subtotal con un esquema de tres niveles (véase la Figura 9-26).
Figura 9-26
Hoja de cálculo con subtotales
calculados automáticamente
HAGA UNA PAUSA. GUARDAR y CERRAR el libro. DEJE Excel abierto para el siguiente ejercicio.
154 Lección 9
Nota Cuando elimina un esquema de un rango con subtotales automáticos, permanecen las filas de
subtotales que Excel insertó automáticamente. Así que para restablecer una hoja de cálculo a su
estado anterior a los subtotales, debe eliminar todas las filas de subtotales manualmente.
Figura 9-27
Dar formato como
menú Tabla
Trabajo con datos y macros 155
4. Haga clic en la muestra en la fila 4, columna 2 (Estilo de tabla medio 2). Aparecerá el
cuadro de diálogo Dar formato como tabla.
Nota Puede cambiar el formato de una tabla en cualquier momento usando el comando Dar formato de
tabla Solo verá el cuadro de diálogo Dar formato como tabla la primera vez que aplique formato a una
tabla. Esto cambiará de manera efectiva un rango estándar en una tabla. Después, solo tendrá que
seleccionar una celda dentro de la tabla para indicarle a Excela qué tabla desea volver a aplicar formatos.
5. Debido a que la referencia de las celdas en ¿Dónde están los datos de la tabla? es
precisa, no realice cambios y haga clic en ACEPTAR. Excel convertirá el rango de
datos en una tabla formal y aplicará el estilo que eligió, que incluye filas dispuestas
automáticamente con bandas que mantienen las bandas incluso cuando se ordenan las
filas. También se agregan controles de Autofiltro a la fila de nombres de campo.
6. Para aplicar el formato negrita automáticamente en la columna ubicada en el extremo
derecho de la tabla (ventas totales), haga clic en cualquier celda dentro de la tabla. En la
pestaña Diseño, en el grupo Opciones de estilo de tabla, haga clic en Última columna.
Nota El grupo Opciones de estilo de tabla también contiene una opción para aplicar bandas a columnas
en vez de aplicarlas a filas. Por ejemplo, puede desactivar Filas con bandas de este grupo y luego
activar Columnas con bandas.
HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
HAGA UNA PAUSA. GUARDAR el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Una vez que se asigna un título a una tabla, pueden usarse todos los nombres de las columnas en
una fórmula en lugar de las referencias de celda. El resultado es una fórmula que es más fácil de
leer e incluso de escribir. Así que, en lugar de una referencia de celda absoluta, como $B$2:$B$55,
puede usar una referencia como Inventario[Previo de venta]. Excel ya sabe que no debe tratar la
156 Lección 9
primera fila como valores, y cuando se agregan registros a la tabla, los resultados de la fórmula se
ajustan sin la fórmula incluso cuando se cambia.
NombreTabla[NombreCampo]
Componente Significado
NombredeTabla Nombre arbitrario que se da a una tabla, en lugar de su referencia como rango.
Puede tener más de una tabla en una hoja de cálculo, aunque no siempre es
cómodo.
Ejemplos: Ejemplos: Clientes, Retrasos en los pedidos, Problemas de cómics
Nota Excel reconoce cuatro constantes que se refieren a la misma área general de una tabla, que puede
usar aquí cuando sea aplicable para reemplazar el nombre del campo:
#Datos Conjunto de todas las celdas que contienen datos. Se excluyen la fila de encabezado
de la parte superior y las filas de totales o subtotales que puedan aparecer en la
parte inferior
#Totales El conjunto de todas las celdas donde aparecen los totales, generalmente la columna
de la derecha de la tabla donde se emplea una función SUMA
Cuando escribe una referencia de estilo de tabla dentro de una fórmula, Excel le da un acceso
directo. Al comenzar a escribir el nombre de la tabla o del campo, Excel muestra una lista de
nombres que puede agregar a la fórmula (incluidos los rangos con nombre). La Figura 9-28 muestra
su apariencia. En vez de escribir el resto del nombre, puede usar las teclas de dirección del teclado
para navegar por este menú hasta que se resalte el nombre que quiere (el nombre de la tabla) y luego
presione la tecla Tab. Se escribirá el nombre completo en la fórmula. Esto le ahorrará unos cuantos
segundos de tiempo.
Con el nombre de tabla escrito, cuando sea necesario referirse a un nombre de campo de la tabla,
puede empezar con el corchete izquierdo ( [ ). Excel mostrará una lista de todos los nombres de
campo que la tabla contiene. Use las teclas de dirección para resaltar el nombre de campo que está
buscando y, a continuación, presione la tecla Tab. Luego, escriba el corchete derecho ( ] ) para
completar la referencia.
Trabajo con datos y macros 157
Del mismo modo, cada vez que desee utilizar una de las cuatro constantes (#Todo, #Datos,
#Encabezados o #Totales), empiece por el signo almohadilla #. Excel mostrará la lista y, a
continuación, deberá resaltar la constante que desee y presionar la tecla Tab.
Nota Cuando resalte la entrada que desee en el menú, asegúrese de presionar la tecla Tab y no Entrar. La
tecla Entrar indica a Excel que la fórmula está completa y, en este punto, a menudo este no es el caso.
Nota Al referirse a un campo de nombre por el nombre en una fórmula que se utiliza dentro de la misma
tabla que el nombre del campo, se puede omitir el nombre de tabla. Por ejemplo, la referencia
Clientes[Apellido] se puede reemplazar simplemente por el apellido cuando la referencia está
dentro de la tabla Clientes.
HAGA UNA PAUSA. GUARDAR el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
4. Haga clic en la flecha desplegable que aparece en el lado derecho de la celda en blanco.
En el menú emergente (véase la Figura 9-29), haga clic en Promedio. Excel calculará el
precio medio por artículo de venta.
Figura 9-29
Adición de fórmulas
a la fila de totales
HAGA UNA PAUSA. GUARDAR el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
6. Seleccione la celda H88 (en la columna Artículos restantes) y escriba el valor 41.
Se actualizará la celda I88.
7. Seleccione la celda J88 (en la columna Precio de artículo) y escriba el valor 25.95.
Se actualizará la celda K88.
8. Seleccione cualquier celda de la fila 32.
9. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha desplegable Eliminar.
En el menú, haga clic en Eliminar filas de tabla. La fila 32 se eliminará y la tabla se
reducirá para ajustarse.
10. Seleccione cualquier celda de la columna I (N.° vendido).
11. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha desplegable Eliminar
y luego, en Eliminar columnas de la tabla. La Columna I se elimina y, en adelante,
los errores #REF! se generarán a lo largo de la columna Ventas totales, que contiene
fórmulas que hacían referencia a Cantidad vendida.
12. Mantenga seleccionada una celda de la columna I, haga clic en la flecha desplegable
junto a Insertar en el grupo de Celdas y, en el menú, haga clic en Insertar columnas de
tabla a la izquierda.
13. Cambie el encabezado de la celda I6 a N.° vendido.
14. Haga clic en la celda I7 y escriba la fórmula =[Artículos a mano]-[Artículos restantes].
Use los menús que se muestran cuando escribe cada corchete izquierdo [ para agilizar la
escritura. Observe que cuando presiona Entrar, Excel copia automáticamente la fórmula
por el resto de la columna. Normalmente no tiene que hacerlo manualmente para una
tabla.
15. Haga clic en la celda K7 y escriba la fórmula =[N.° vendido]-[Precio de artículo]. Esta vez,
al presionar Entrar, Excel no completará la fórmula en el resto de la columna porque no
completará automáticamente las celdas que no estén en blanco.
16. Complete la nueva fórmula Ventas totales hasta la fila 93, asegurándose de detenerse
antes de la fila de totales. La fórmula para el total general en la celda K94 ahora está fija.
17. Haga clic en la celda L7, fuera de la tabla.
18. Escriba la fórmula =[Ventas totales]/PROMEDIO([Ventas totales]). Observe que esta
vez no aparecen menús, ya que la celda activa no está dentro de la tabla. Después de
presionar Entrar, Excel no solo crea la fórmula, sino que amplía la tabla una columna
hacia la derecha y copia la fórmula hacia abajo en toda la columna L. Por ahora, Excel
le da a la nueva columna el nombre temporal Columna1 (véase la Figura 9-30).
Columna generada automáticamente
Figura 9-30
Columna anexada a una tabla
Figura 9-31
La fila de totales se ajusta
para mostrar los totales
por filas filtradas. Los otros
totales no se ven afectados
HAGA UNA PAUSA. GUARDAR y CERRAR el libro y DEJE Excel abierto para el ejercicio
siguiente.
Nota El filtro Superiores 10 elementos siempre muestra 10 artículos (a menos que la tabla tenga menos
de 10 registros). En comparación, el filtro de 10 mejores muestra todos los registros que componen
el 10% principal de los valores de la columna filtrada.
La fila de totales de una tabla filtrada ajusta su contenido de modo que las fórmulas reflejen solo las celdas
visibles (filtradas). La fórmula promedio de la celda J94 se ajusta para mostrar el precio promedio por
artículo solo entre los 10 principales. Sin embargo, mire más abajo en la sección de análisis. Las fórmulas
para Ventas totales, Ventas de productos solo para perros, y así sucesivamente, siguen refiriéndose a la
tabla completa, y no solo a la porción filtrada. Así que cualquier análisis que desee realizar mediante
filtrado debe realizarse en una fila de totales, que está incluida dentro del área de filtrado.
Nota Las excepciones a la regla sobre las referencias a una tabla fuera de una tabla filtrada son las constantes
#. Si la fórmula de la celda D98 del ejemplo es =SUMA(VentasMedicamentos[#Totales]) en lugar
de =SUMA(VentasMedicamentos[Ventas totales]), la fórmula se autoajusta para contar solo los
registros visibles, filtrados.
Trabajo con datos y macros 161
HAGA UNA PAUSA. GUARDAR el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
HAGA UNA PAUSA. GUARDAR el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
162 Lección 9
HAGA UNA PAUSA. GUARDAR y CERRAR el libro y DEJE Excel abierto para el ejercicio siguiente.
Figura 9-32
Hoja de cálculo con
segmentadores agregados
8. Para mostrar solo los tratamientos que se aplican al sistema endocrino, haga clic en
Endocrino en el segmentador Para su uso en. Tenga en cuenta que los filtros de ambas
herramientas de segmentación se aplican simultáneamente, de modo que debería ver
solo los tratamientos para el sistema endocrino para perros. El filtro de segmentación
resalta solo los criterios en uso para el filtro actual.
9. Para borrar los filtros con las herramientas de segmentación, haga clic en el botón Borrar
filtro en la esquina superior derecha de cada segmentador.
HAGA UNA PAUSA. GUARDAR y CERRAR el libro y DEJE Excel abierto para el ejercicio siguiente.
Nota Cuando se usa un botón de Autofiltro para una columna a fin de filtrar una tabla y existe un
segmentador para la misma columna, este mostrará el criterio que se usa en ese momento para ese
filtro. Sin embargo, el botón Borrar filtro del filtro de segmentación está desactivado. Para eliminar
este filtro, debe usar el botón Autofiltro.
Nota Excel graba solo aquellos pasos que tienen una repercusión directa sobre el contenido de la hoja de
cálculo. Para ser precisos, graba la repercusión de dichos pasos y no los comandos que han llevado
a la repercusión. Por ejemplo, si selecciona varias filas y columnas, Excel graba el hecho de que se
agrupen las filas y las columnas. Pero si amplía o contrae ese grupo, no lo graba porque esto no tiene
ninguna repercusión sobre la hoja de cálculo en sí. Sin embargo, existen excepciones como el filtro
y el orden de los rangos y las tablas, que Excel sí graba.
Figura 9-33
Cuadro de diálogo Grabar
macro
Trabajo con datos y macros 165
Solución de Si comete un error en un paso durante la grabación de la macro, no se preocupe. Haga clic en
problemas Detener grabación en el grupo Código de la pestaña Desarrollador. Luego, vuelva a comenzar
desde el Paso 6. Utilice el mismo nombre, y cuando Excel le pregunte si desea sobrescribir la
macro existente con el mismo nombre, responda Sí.
Figura 9-34
Subtotales personalizados
generados con macro
HAGA UNA PAUSA. GUARDAR el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Por motivos de seguridad, Excel ya no guarda las macros en sus archivos .XLS y .XLSX habituales.
Ahora, solo se puede guardar un libro habilitado para macros asignándole el tipo de archivo .XLSM
especial. De esta forma, las empresas que deseen evitar cualquier posibilidad de propagación de
malware pueden hacer cumplir directivas que eviten que se adjunten archivos .XLSM o se reciban
mediante correo electrónico.
Evaluación de conocimientos
Proyectos
GUARDAR y CERRAR este libro. DEJE Excel abierto para el próximo proyecto.
168 Lección 9
Uso de fórmulas para resumir Realizar operaciones lógicas con la función SUMAR.SI. 4.2.2
datos condicionalmente Realizar operaciones lógicas con la función CONTAR.SI. 4.2.4
Realizar operaciones lógicas con la función PROMEDIO.SI. 4.2.3
Agregado de funciones de Realizar operaciones lógicas con la función SI. 4.2.1
lógica condicional a las
fórmulas
Uso de fórmulas para Dar formato al texto usando las funciones DERECHA, IZQUIERDA Y MED. 4.3.1
modificar texto Dar formato al texto usando las funciones MAYUSC, MINUSC y NOMPROPIO. 4.3.2
Dar formato al texto usando la función CONCATENAR. 4.3.3
ORIENTACIÓN DE SOFTWARE
La pestaña Fórmulas
En esta lección, utilizará comandos de la pestaña Fórmulas para crear fórmulas y funciones, y así
resumir datos condicionalmente, buscar datos, aplicar lógica condicional y modificar un texto.
La pestaña Fórmulas se muestra en la Figura 10-1.
Se usa para aplicar la lógica Se usa para Se usa para crear fórmulas Crear y utilizar rangos con
condicional (SI, Y, O) modificar texto BUSCARV y BUSCARH nombre en las fórmulas
170 170
Usar fórmulas avanzadas 171
Uso de SUMAR.SI
La función SUMAR.SI solo calcula el total de aquellas celdas que cumplen un determinado
criterio o condición. La sintaxis de la función SUMAR.SI es SUMAR.SI(Rango, Criterio, Rango_
suma). Los valores que utiliza una función para realizar operaciones o cálculos en una fórmula se
denominan argumentos. Por lo tanto, los argumentos de la función SUMAR.SI son Rango,
Criterio y Rango_suma, que, cuando se utilizan juntos, crean una fórmula condicional en la que
se suman solo aquellas celdas que cumplen un criterio establecido. Las celdas de un rango que
no cumplen el criterio no se incluyen en el total. Si utiliza los números del rango de la suma, el
argumento Rango_suma no es necesario. Sin embargo, si utiliza los criterios para poner a prueba
los valores que se sumarán de otra columna, el rango se convertirá en los valores probados y el
Rango_suma determinará qué números se sumarán en las mismas filas que los criterios coincidentes.
En este capítulo, los argumentos opcionales se indican en cursiva.
Nota No es necesario que introduzca el signo de dólar o comas cuando escriba cantidades de dólares en el
cuadro de diálogo Argumentos de función. Si los escribe, Excel los quitará de la fórmula y devolverá un
valor preciso. Las celdas en la columna H donde escribió las fórmulas ya tienen formato para los datos.
5. Haga clic en ACEPTAR para aceptar los cambios y cierre el cuadro de diálogo. Verá
que $1,657,100 de los ingresos de diciembre de Fabrikam provienen de propiedades
valoradas por encima de $200,000.
6. Si, por algún motivo, necesita editar la fórmula, seleccione la celda que contiene la
función y haga clic en la pestaña Fórmulas, o en la barra de fórmulas, haga clic en el
botón Insertar función para volver al cuadro de diálogo Argumentos de función (véase
la Figura 10-3).
10. En el cuadro Criterio, escriba <3 % y presione Tab. Escriba los criterios que deben
buscarse en la columna E y busque los valores inferiores al 3 %.
11. En el campo Rango_suma, seleccione las celdas C5:C16. La fórmula de H6 es diferente
de la fórmula de H5. En H6, el rango de criterios es diferente del rango de suma. En H5,
el rango de criterios y el rango de suma son los mismos. En H6, SUMAR.SI comprueba
los valores de columna E que son inferiores al 3 % (E8 es el primero), busca el valor en la
misma fila y columna C (C8 en este caso) y lo agrega al total. Haga clic en ACEPTAR para
aceptar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo. Excel devuelve un valor de $1,134,200.
12. GUARDAR el libro.
Uso de SUMAR.SI.CONJUNTO
La función SUMAR.SI.CONJUNTO suma celdas en un rango que cumplen varios criterios. Es
importante señalar que el orden de los argumentos de esta función no sigue el mismo orden que
en SUMAR.SI. En una fórmula SUMAR.SI, el argumento Rango_suma es el tercer argumento,
mientras que en SUMAR.SI.CONJUNTO es el primer argumento. En este ejercicio, creará y
utilizará dos fórmulas SUMAR.SI.CONJUNTO, cada una de las cuales analiza los datos basándose
en dos criterios. La primera fórmula SUMAR.SI.CONJUNTO suma el precio de venta de las
propiedades que Fabrikam vendió por más de $200,000 y que estuvieron en el mercado durante
60 días o menos. La segunda fórmula suma las propiedades que se vendieron con una diferencia
inferior al 3 % del precio indicado en un plazo de 60 días.
Figura 10-4
La función SUMAR.
SI.CONJUNTO aplica dos
criterios o más
Solución de
problemas
12. Haga clic en ACEPTAR. Después de aplicar esta fórmula, Excel devuelve un valor de $433,000.
13. GUARDAR el libro.
Las fórmulas que utiliza en este ejercicio analizan los datos basándose en dos criterios. Puede
continuar agregando hasta 127 criterios para evaluar datos.
Uso de CONTAR.SI
La función CONTAR.SI cuenta la cantidad de celdas de un rango dado que cumplen una condición
específica. La sintaxis de la función CONTAR.SI es CONTAR.SI(Rango, Criterio). El Rango es
el rango de celdas que la fórmula contará, y los Criterio son las condiciones que deben cumplirse
para que se puedan contar las celdas. La condición puede ser una entrada de número, expresión
176 Lección 10
o texto. En este ejercicio, practicará el uso de la función CONTAR.SI dos veces para calcular la
cantidad de casas vendidas con un valor >=200,000. Los rangos que especifique en estas fórmulas
CONTAR.SI son los precios de las viviendas. El criterio selecciona solo aquellas casas con un valor
de $200,000 o superior.
Uso de CONTAR.SI.CONJUNTO
La fórmula CONTAR.SI.CONJUNTO cuenta la cantidad de celdas de un rango que cumplen
varios criterios. La sintaxis es CONTAR.SI.CONJUNTO(Rango_criterios1, Criterio1, Rango_
criterios2, Criterio2, ...). Puede crear hasta 127 rangos y criterios. En este ejercicio, realizará cálculos
basándose en criterios múltiples para la fórmula CONTAR.SI.CONJUNTO.
Figura 10-5
Argumentos y resultados
para la función CONTAR.
SI.CONJUNTO
Una celda del rango que identifique en el cuadro de diálogo Argumentos de función se cuenta solo
si todos los criterios correspondientes que especificó son VERDADERO para dicha celda. Si un
criterio hace referencia a una celda vacía, CONTAR.SI.CONJUNTO la tratará como un valor 0.
Nota Cuando crea fórmulas, puede utilizar los caracteres comodín, signos de interrogación (?) y asteriscos (*)
en los criterios. Un signo de interrogación coincide con cualquier carácter individual. Un asterisco
coincide con cualquier secuencia de caracteres. Si quiere buscar un signo de interrogación o un
asterisco real, escriba un acento grave (') delante del carácter.
Uso de PROMEDIO.SI
La fórmula PROMEDIO.SI devuelve la media aritmética de todas las celdas de un rango que
cumplen un determinado criterio. La sintaxis es similar a la de SUMAR.SI y es PROMEDIO.
SI(Rango, Criterios, Rango_promedio). En la sintaxis de PROMEDIO.SI, Rango es el conjunto de
celdas cuyo promedio quiere obtener. Por ejemplo, en este ejercicio, utiliza la función PROMEDIO.
SI para calcular el promedio de días que las propiedades valoradas en $200,000 o más estuvieron
en el mercado antes de que se vendieran. El rango de esta fórmula es B5:B16 (celdas que contienen
el valor de las casas que se vendieron). El criterio es la condición por la que quiere que se evalúen
las celdas; es decir, >=200000. Rango_promedio es el conjunto real de celdas cuyo promedio se va
a calcular; es decir, la cantidad de días que cada casa estuvo en el mercado antes de venderse. Al
igual que con la fórmula SUMAR.SI, el último argumento, Rango_promedio, es opcional si el rango
contiene las celdas que coinciden con los criterios y se utilizan para el promedio. En este ejercicio,
primero obtendrá el promedio de todas las celdas de un rango y después, el promedio condicional.
178 Lección 10
Uso de PROMEDIO.SI.CONJUNTO
Una fórmula PROMEDIO.SI.CONJUNTO devuelve el promedio (media aritmética) de todas
las celdas que cumplen varios criterios. La sintaxis es PROMEDIO.SI.CONJUNTO(Rango_
promedio, Rango_criterios1, Criterios1, Rango_criterios2, Criterios2, ...). En el siguiente ejercicio,
aprenderá a aplicar la fórmula PROMEDIO.SI.CONJUNTO para calcular el promedio de un
conjunto de números en los que se cumplen dos criterios.
En los siguientes enunciados se resume cómo se tratan los valores cuando se introduce una fórmula
PROMEDIO.SI o PROMEDIO.SI.CONJUNTO:
Uso de BUSCARV
La “V” de BUSCARV significa vertical. Esta fórmula se usa cuando el valor de comparación está en
la primera columna de una tabla. Excel revisa la primera columna hasta encontrar una coincidencia
y, a continuación, busca en una de las columnas de la derecha para encontrar el valor en la misma fila.
La sintaxis de la función BUSCARV es BUSCARV(Valor_buscado, Matriz_buscar_en, Indicador_
columnas, Ordenado). Vea la Figura 10-6 para obtener una explicación gráfica de la función.
individual
2) A continuación, va a col_index_num
Matriz_buscar_en es una tabla de texto, números o valores que se usa para la fórmula. Puede ser un
rango de celdas (A1:D5) o un nombre de rango (Comisión). Los datos de unamatriz de tabla
deben estar dispuestos en filas y en columnas. En el siguiente ejercicio, aplicará esta fórmula
para calcular las bonificaciones para los empleados. Cuando trabaja con argumentos y funciones
BUSCARV, debe tener en cuenta varios puntos clave:
180 Lección 10
9. Con el controlador de relleno en la celda E5, copie la fórmula en el rango E6:E11. Esto
calcula las tasas de bonificación de los demás agentes de ventas. Aparecerá el mensaje
de error #N/D en la celda E11, ya que no se dispone de un valor para los agentes que
estuvieron empleados durante menos de un año. (Los agentes pueden optar a una
bonificación solo después de un año de servicio completo).
10. Haga clic en la celda F5 y escriba =BUSCARV(B5,Bonificación,3). Observe que la
información en pantalla le proporciona información y le ayuda mientras avanza. Esta
fórmula buscará valores en la tercera columna del rango Bonificación. Presione Entrar.
11. Copie la fórmula de F5 en el rango F6:F11.
12. GUARDAR el libro.
Nota Introducir Verdadero como el argumento Ordenado devolverá el valor más cercano. Falso devolverá
solamente un valor exacto. Si omite el argumento Ordenado, como en el Paso 10 del ejercicio
previo, Excel asigna el argumento Verdadero cuando hace clic en ACEPTAR (aunque no aparezca
en la fórmula).
Uso de BUSCARH
La “H” de BUSCARH significa horizontal. BUSCARH busca un valor en la fila superior de una
tabla o una matriz horizontalmente y luego devuelve un valor en la misma columna desde una fila
especificada en la tabla o matriz. Utilice BUSCARH cuando los valores de comparación se ubican
en una fila en la parte superior de una tabla de datos y quiere buscar en una fila especificada (véase
la Figura 10-8). En el ejercicio siguiente, utilizará una fórmula BUSCARH para buscar estándares
para una casa.
182 Lección 10
Figura 10-8
Búsqueda horizontal
(BUSCARH) HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num)
HLOOKUP(“Pie”,Properties,3) = 1000
4 2 3 2000
5 3 3 2500
6 3 3 3000
Table_array es un rango llamado Properties
Tal vez sea difícil recordar la sintaxis de una función BUSCARH o BUSCARV. Siempre puede
utilizar el cuadro de diálogo Argumentos de función como ayuda para recordar el orden de los
argumentos de cualquier fórmula. Cuando haga clic en cada campo, revise las sugerencias que
aparecen a la derecha de cada cuadro, así como la explicación de debajo de los cuadros de argumento
que indican el objetivo de cada uno de los argumentos de la fórmula.
Usar fórmulas avanzadas 183
Uso de SI
El resultado de una fórmula condicional se determina mediante el estado de una condición específica
o la respuesta a una pregunta lógica. Una función SI configura una instrucción condicional para
probar datos. Dicha fórmula devuelve un valor si la condición especificada es verdadera y otro
valor si es falsa. La función SI requiere la siguiente sintaxis: SI(Prueba_lógica, Valor_si_verdadero,
Valor_si_falso) En este ejercicio, utilizará una función SI para determinar quién logró su objetivo y
puede optar por una bonificación por rendimiento.
7. Haga clic en el botón Opciones de autorrelleno en la esquina inferior derecha del rango y
elija Rellenar sin formato. Véase la Figura 10-9.
10. Haga clic en la celda H5 y utilice el controlador de relleno para copiar la fórmula a H6:H11.
11. En I5, escriba =SI($G$12=”Sí”,F5*D5,0) y, a continuación, presione Entrar.
12. Utilice el controlador de relleno de I5 para copiar la fórmula en I6:I11. Observe que
Cristian Lebron, el socio principal, no recibió una bonificación de agente y no había
ninguna bonificación para la Back Office.
13. Se obtuvo la venta pendiente final de $700,000 del año. En D5, escriba $3,900,000.
Observe que H5 y las cantidades de la columna I van de 0 a bonificaciones (véase la
Figura 10-10).
Figura 10-10
Las bonificaciones cambian
agregando ventas a D5
Uso de Y
La función Y devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son verdaderos y FALSO si uno
o varios argumentos son falsos. La sintaxis es Y(ValorLógico1, ValorLógico2, ...). En este ejercicio,
utilizará la función Y para determinar si las ventas anuales totales de Fabrikam cumplen su objetivo
estratégico y si el objetivo de ventas superó las ventas del año anterior en un 5 por ciento.
Descripción de fórmula
Figura 10-11
Argumentos de la función Y
Una vez más, la función Y devuelve un resultado VERDADERO solo cuando se cumplen las dos
condiciones de la fórmula. Por ejemplo, considere los resultados obtenidos en el ejercicio anterior.
Las ventas del segundo año superaron las ventas del año anterior; por lo tanto, la primera condición
se cumple. Las ventas del 2 año también superaron las ventas del primer año en un 5 por ciento.
Como ambas condiciones se cumplen, la fórmula devuelve un resultado VERDADERO.
Ahora considere los argumentos para las pruebas lógicas del año 3 (la fórmula de D6). Las ventas
no superaron el objetivo de ventas. Por lo tanto, el primer argumento devuelve el valor FALSO.
Sin embargo, las ventas sí superaron las ventas del año anterior en un 5 por ciento. Cuando solo se
cumple una condición, la fórmula devuelve FALSO.
Uso de O
Mientras que todos los argumentos de una función Y deben ser Verdaderos para que la función
devuelva un valor VERDADERO, solo uno de los argumentos de la función O debe ser Verdadero
para que la función devuelva un valor VERDADERO. La sintaxis de una fórmula O es similar
a la de una fórmula Y. Con esta fórmula, los argumentos deben evaluar en valores lógicos como
VERDADERO o FALSO o las referencias que contienen valores lógicos. En este ejercicio, se crea
una fórmula que evalúa si los agentes de ventas pueden optar a la bonificación de oficina de apoyo
cuando son nuevos o cuando no consiguieron la bonificación de ventas (menos de 4 años en la
empresa o no consiguió la bonificación de agente). La fórmula O devuelve VERDADERO si
alguna de las condiciones es Verdad.
186 Lección 10
Valor_lógico1 (B7>4) se evalúa como FALSO Valor_lógico2 (G7=“No”) se evalúa como VERDADERO
Figura 10-12
Argumentos de la función O
Es posible que esté familiarizado con el comando Cambiar mayúsculas y minúsculas de Microsoft
Word que le permite cambiar las mayúsculas o minúsculas del texto. De manera similar, en Excel,
puede usar las funciones NOMPROPIO, MAYUSC y MINUSC para capitalizar la primera letra
de cada palabra de una línea de texto o para convertir todos los caracteres en una línea de texto a
mayúsculas o a minúsculas. Esta sección le presenta un archivo de texto de una empresa de alarmas.
El archivo contiene mucha información útil, pero está codificado para el sistema de alarma en lugar
de para usarlo en una hoja de cálculo. El presidente de la empresa le ha pedido que conserve en
secreto el archivo porque contiene los códigos de cada empleado, aunque también le ha pedido que
utilice sus conocimientos de Excel para convertir la información a un formato utilizable.
Figura 10-13
Archivo original de
10 Fabrikam Alarm Codes
2. Seleccione las celdas A2:A8. Haga clic en la pestaña Datos y luego, en el grupo
Herramientas de datos, haga clic en Texto en columnas.
3. Se abrirá el asistente para convertir texto en columnas con Delimitados seleccionado
como valor predeterminado, ya que Excel reconoce que los datos del rango
seleccionado están separados por comas. Haga clic en Siguiente para pasar al siguiente
paso del asistente.
4. Seleccione Coma como delimitador. Si hay otros delimitadores activados, anule
su selección.
5. Haga clic en Siguiente y después haga clic en Finalizar.
6. Los datos se separarán en siete columnas. Para ayudar a identificar las columnas,
escriba el texto que se muestra en la fila 1 de la Figura 10-14. Aplique el estilo
Encabezado 3 al rango A1:O1 (Agregará datos a las columnas H:O en los próximos
ejercicios). Aumente el ancho de las columnas A:G si es necesario para que pueda ver el
contenido de la celda.
188 Lección 10
Escribir encabezados de columnas y darles formato Volver a medir las columnas para que entren los datos
Figura 10-14
El texto se convierte en
columnas
7. GUARDAR el libro.
Uso de IZQUIERDA
La función IZQUIERDA evalúa una cadena y toma cualquier número de caracteres del lado
izquierdo de la cadena. El formato de la función es IZQUIERDA(texto, Núm_de_caracteres).
La primera cadena del libro Datos de alarma contiene la extensión telefónica del empleado y el
número de planta, que se obtiene mediante la función IZQUIERDA.
Nota Puede ver los resultados de esto y los siguientes ejercicios en la Figura 10-15 más adelante en esta
lección.
Uso de DERECHA
La función DERECHA es prácticamente idéntica a la función IZQUIERDA, salvo que la función
devuelve el número de caracteres del lado derecho de la cadena de texto. En el archivo Códigos
de alarma, la primera columna convertida contiene el identificador de empleado de cinco dígitos
al final, mientras que el Código de alarma de la columna E contiene el mes de nacimiento del
empleado.
Usar fórmulas avanzadas 189
Uso de EXTRAE
Mientras que IZQUIERDA y DERECHA devuelven el número de caracteres que hay a ambos lados
de una cadena de texto, MED devuelve los caracteres del medio. Por este motivo, los argumentos
deben incluir la cadena Texto y luego, un punto de partida (Posición_inicial) y el número de
caracteres (Núm_de_caracteres). En la primera columna del archivo Alarma, hay códigos que
indican dos categorías diferentes de empleados.
Uso de ESPACIOS
A veces hay espacios adicionales en una celda, ya sea al final o al principio de la cadena, especialmente
después de convertir un archivo de texto como el archivo de alarma (vea las columnas SPFirst
y SPLast). La función ESPACIOS elimina caracteres a ambos extremos de la cadena. Solo hay un
argumento: Texto. Por lo tanto, la sintaxis de la función es ESPACIOS(Texto).
190 Lección 10
Uso de NOMPROPIO
La función NOMPROPIO utiliza mayúscula en la primera letra de una cadena de texto y en
cualquier otra letra del texto que siga cualquier carácter que no sea una letra. Todas las demás
letras se escriben en minúscula. En la sintaxis de NOMPROPIO(Texto), el Texto puede estar entre
comillas, en una fórmula que devuelve texto o en una referencia a una celda que contiene el texto
que quiere convertir a mayúsculas. En este ejercicio, utilizará NOMPROPIO para cambiar el texto
en minúsculas a texto con mayúsculas iniciales.
Nota La función NOMPROPIO establece mayúsculas en la primera letra de cada palabra en una cadena
de texto. Todas las demás letras se escriben en minúscula. Si hay un apostrofe dentro del texto, Excel
reconoce el apostrofe como un espacio y utiliza mayúsculas.
Uso de MAYUSC
La función MAYUSC le permite convertir texto a mayúsculas (todo en mayúsculas). La sintaxis
es MAYUSC(Texto), y Texto se refiere al texto que quiere convertir a mayúsculas. El texto puede
ser una referencia o una cadena de texto. En este ejercicio, convertirá a mayúsculas la categoría de
empleado (empcat1 y empcat2).
Usar fórmulas avanzadas 191
Uso de MINUSC
La función MINUSC convierte todas las letras mayúsculas de una cadena de texto en
minúsculas. INFERIOR no cambia caracteres a texto que no sean letras. Usará la fórmula
MINUSC en el siguiente ejercicio para convertir el texto a minúsculas para distinguir más
fácilmente una O (letra O) de un 0 (cero).
Uso de CONCATENAR
En algunos casos, es preciso combinar cadenas de texto. Use CONCATENAR para este propósito.
La sintaxis de la función es CONCATENAR(Texto1, Texto2, Texto3, ...). En este caso, combinará el
nombre y los apellidos en dos formatos diferentes para futuras combinaciones de correspondencia.
En el primer formato, utilizará una coma para separar el apellido y el nombre, pero como el carácter
puede cambiar a un punto y coma o a otro carácter, escriba la coma en una celda y utilice la
referencia de celda en la fórmula CONCATENAR.
192 Lección 10
Figura 10-15
Hoja de cálculo Fabrikam
completa
Evaluación de conocimientos
Proyectos
CERRAR Excel.
11
Usar fórmulas avanzadas 195
ORIENTACIÓN DE SOFTWARE
La pestaña Revisar
Microsoft Excel le proporciona varias capas de seguridad y protección que le permiten controlar
quién puede tener acceso a los datos de Excel y modificarlos. Los comandos de la pestaña Revisar
(Figura 11-1) le permiten proteger un archivo de libro completo, de modo que solo los usuarios
autorizados puedan ver o modificar los datos (el mayor nivel de protección). También puede
proteger determinados elementos de la hoja de cálculo o del libro para evitar que los usuarios
cambien, muevan o eliminen datos importantes de forma accidental o deliberada. La protección de
datos es especialmente importante cuando múltiples usuarios comparten y editan archivos.
5. Haga doble clic en el controlador de relleno de la celda G4 para copiar el rango en G5:G33.
Se ha asignado a todos los empleados un número de Id. de cinco dígitos aleatorio.
6. Mantenga seleccionado el rango G4:G33 y, en la pestaña Inicio, haga clic en Copiar. Haga
clic en la flecha Pegar y luego en Pegar valores.
Solución de La fórmula ALEATORIO.ENTRE generará un número aleatorio nuevo cada vez que se abra o se
problemas modifique un libro. Para conservar los números de identificación de empleado creados por la
fórmula, debe reemplazar la fórmula con los valores.
Figura 11-3
El cuadro de diálogo
Proteger hoja
12. Se le solicitará que confirme la contraseña. Vuelva a escribir L11!e01 y haga clic en
ACEPTAR. Acaba de crear y confirmar la contraseña que bloqueará la hoja de cálculo.
Las contraseñas deben ser seguras. Esto significa que todas las contraseñas distinguen
entre mayúsculas y minúsculas. Por lo tanto, debe escribir exactamente lo que se asignó
como contraseña, es decir, mayúsculas, minúsculas, números y símbolos.
13. GUARDAR y CERRAR el libro.
Nota La protección de elementos de la hoja de cálculo y del libro no debe confundirse con la seguridad
de contraseñas de nivel de libro. La protección de elementos no puede proteger un libro contra
usuarios malintencionados.
Protección de un libro
Asignar una contraseña es una manera eficaz de evitar que cualquier usuario que no sepa la
contraseña pueda abrir el libro. Para proteger un libro entero, puede exigir una contraseña para
abrir y ver el libro. También puede exigir una contraseña para abrir y leer el libro y otra contraseña
para modificar los datos del libro. Las contraseñas que se aplican a un libro entero ofrecen una
seguridad óptima para los datos.
Ahora, cualquiera que tenga acceso al sistema informático puede ver el libro 11 Payroll Data
Solution que guardó en el ejercicio anterior. Restringió la modificación del archivo, pero no
restringió el acceso a los datos. En este ejercicio, limitará el acceso al libro con una contraseña para
abrir el documento.
Las contraseñas de Excel pueden contener hasta 255 letras, números, espacios y símbolos. Las
contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas, por lo que debe escribir correctamente las
mayúsculas y las minúsculas. Si es posible, seleccione una contraseña segura que pueda recordar y no
tenga que escribirla. Una contraseña segura es una contraseña que combina letras mayúsculas
y minúsculas, números y símbolos. Un ejemplo es la contraseña de ejemplo L11!e01 que usó en
el ejercicio anterior. Sin embargo, se considera que una contraseña de 14 o más caracteres es más
segura. Las contraseñas que utilizan fechas de nacimiento, números de la dirección del hogar,
nombres de mascotas y elementos similares ofrecen poca protección para quien pueda buscar dicha
información en las redes sociales o en Internet.
Nota Es de importancia vital que recuerde las contraseñas asignadas a los libros o las hojas de cálculo. Si
se olvida de la contraseña, Microsoft no puede recuperarla. Si es preciso, escriba las contraseñas y
guárdelas en un lugar seguro, lejos de la información que desea proteger.
Asegurar los libros 199
Cuando proteja una hoja de cálculo, puede ocultar cualquier fórmula que no quiera que se vea en la
barra de fórmulas. Seleccione las celdas que contienen las fórmulas que desea ocultar. A continuación,
en la pestaña Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas, seleccione la casilla Oculto.
12. Para comprobar que no puede cambiar las opciones de la hoja de cálculo, haga clic con
el botón secundario del mouse en la pestaña Rendimiento y observe los comandos
atenuados.
13. Presione Esc y haga clic en la pestaña Archivo. Seleccione Guardar como y,
a continuación, haga clic en el botón Examinar.
14. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en el botón Herramientas. Se abrirá
el menú contextual (véase la Figura 11-4).
15. Seleccione Opciones generales. Se abrirá el cuadro de diálogo Opciones generales. En el
cuadro de diálogo Opciones generales, en el cuadro Contraseña de apertura, escriba
L11&E02. Aparecen círculos sólidos en el cuadro de texto a medida que escribe. Haga clic
en ACEPTAR.
16. En el cuadro de diálogo Confirmar contraseña, escriba nuevamente la contraseña y,
a continuación, haga clic en ACEPTAR. Debe escribir la contraseña exactamente igual
cada vez.
17. Haga clic en Guardar y luego, en Sí para reemplazar el documento. Como ahora el
documento está guardado, todos los que tengan la contraseña pueden abrir el libro
y modificar los datos contenidos en la hoja de cálculo Rendimiento, ya que dicha hoja
de cálculo no está protegida. Sin embargo, para modificar la hoja de cálculo Número
de seguridad social, el usuario también debe conocer la contraseña que utilizó para
proteger la hoja de cálculo en el primer ejercicio.
200 Lección 11
Figura 11-4
Utilice las opciones de
Herramientas del cuadro de
diálogo Guardar como para
restringir el acceso al libro
Cuando guardó el libro 11 Payroll Data Solution en el primer ejercicio de esta sección, todos
los que tuvieran acceso en la red o en el sistema del equipo podían verlo. Tal como vio al abrir el
archivo en este ejercicio, se podía ver el libro, pero no se podía modificar la hoja de cálculo Número
de seguridad social, con excepción de las celdas que estaban desbloqueadas. Si guardó el archivo
con otro nombre, dicho archivo también estaría protegido y no podría modificar los datos sin la
contraseña que protege dicha hoja de cálculo.
Asegurar los libros 201
Si protege la estructura de un libro, evitará que los usuarios vean hojas de cálculo que ha ocultado;
inserten hojas de cálculo nuevas; muevan, eliminen, oculten o cambien los nombres de las hojas
de cálculo. Si selecciona la casilla Ventanas en el cuadro de diálogo Proteger estructura y ventanas
impedirá que el usuario cambie el tamaño y la posición de las ventanas cuando se abra el libro.
En un libro de Excel, se pueden guardar varios tipos de datos ocultos e información personal.
Es posible que esta información no se vea inmediatamente cuando visualice el documento, pero
puede ser que otros la vean o recuperen la información. Esta información incluye lo siguiente:
• Comentarios y anotaciones: Esta información permite a otras personas ver los nombres de los
usuarios que trabajaron en el libro, sus comentarios y los cambios introducidos en el libro.
• Propiedades del documento e información personal: Las propiedades del documento están
constituidas por el autor, el tema y el título, así como por el nombre de la última persona que
guardó el libro y la fecha de creación del libro.
• Encabezados y pies de página: los encabezados y los pies de página pueden incluir el nombre
del autor, la fecha de creación del archivo, etc.
• Filas, columnas y hojas de cálculo ocultas: Las columnas pueden ocultarse para proteger los
datos relativos al salario y la seguridad social (Estados Unidos), la seguridad social (Canadá)
o el seguro nacional (Reino Unido). Antes de quitar columnas o filas ocultas, asegúrese de
que su eliminación no cambiará los cálculos en la hoja de cálculo.
Solución de Es buena idea realizar una inspección en una copia del libro, ya que tal vez no pueda restaurar
problemas el contenido oculto que eliminó en el proceso de inspección. Si intenta inspeccionar un
documento que tiene cambios sin guardar, se le pedirá que guarde el documento antes de
completar la inspección.
Figura 11-5
Cuadro de diálogo Inspector
de documentos
5. Haga clic tres veces en Quitar todo para Propiedades del documento e información
personal, Filas y columnas ocultas y Hojas de cálculo ocultas. Los encabezados y los pies
de página deben los únicos elementos ocultos restantes (véase la Figura 11-6).
Figura 11-6
Botón Quitar todo para
encabezados y pies de página
Botón Quitar
todo
6. Haga clic en el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Inspector de documentos.
7. GUARDAR el libro.
Cuando abrió el archivo en este ejercicio, contenía columnas ocultas, así como otra información
que no quería compartir con otros usuarios. Primero creó una copia del libro original ya que no
siempre es posible restaurar los datos que el inspector de documentos elimina. Por este motivo,
eliminó información importante de la copia; los datos completos se conservan en el libro original.
Si el libro original estaba protegido, la copia también lo estaría y algunos de los elementos del libro
no podrían cambiarse usando el inspector de documentos. En ese caso, es preciso desproteger
primero el libro para ejecutar el inspector de documentos.
Figura 11-7
Comando Marcar como final
3. Se abrirá un cuadro de mensaje de Excel que indicará que el libro se marcará como final
y se guardará. Haga clic en ACEPTAR.
4. Otro cuadro de mensaje de Excel explica que el documento se ha marcado como final.
Esto también significa que el archivo se ha convertido en archivo de solo lectura, lo
que significa que no se puede editar a menos que haga clic en el botón Editar de todos
modos. Haga clic en ACEPTAR. Observe la barra de información MARCADO COMO
FINAL en la parte superior de la hoja de cálculo. Un icono Marcado como final También
aparece en la barra de estado (véase la Figura 11-8).
Figura 11-8
Indicadores Marcado como final
El comando Marcar como final no es una característica de seguridad. Todo el que abra un libro que
haya sido marcado como final puede editar el documento eliminando el estado Marcar como final
del documento haciendo clic en el botón Editar de todos modos.
Puede desactivar el control de cambios haciendo clic en el botón Desproteger libro compartido, que
fue nombrado Proteger libro Compartir antes de acabar el ejercicio anterior.
Nota Desactivar el control de cambios eliminará el historial de cambios, así como el estado compartido
del libro, pero los cambios que ya se muestran en el documento se mantendrán hasta que los acepte
o los rechace.
Figura 11-9
Pestaña Avanzado en el cuadro
de diálogo Compartir libro
206 Lección 11
HAGA UNA PAUSA. GUARDAR el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Figura 11-10
Insertar cambios realizados
6. Haga clic en la celda A14 y escriba la siguiente información en cada una de las columnas:
Toro Daniel Funcionario de archivos Rehaga los buzones
Asegurar los libros 207
Figura 11-11
Control de cambios en una
hoja de cálculo
13. Mire las informaciones en pantalla para las demás celdas de las filas 14 y 15.
HAGA UNA PAUSA. GUARDAR el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
En una red, no puede ver los cambios realizados por otros usuarios hasta que todos hayan guardado
los cambios. Observe que cuando trabaja en un ambiente en red, puede hacer clic en Compartir libro
en el grupo Cambios y ver una lista de otros usuarios (en la pestaña Editar) que hayan abierto el libro.
En ocasiones se producen conflictos cuando dos usuarios editan un libro compartido e intentan
guardar cambios que afectan a la misma celda. Cuando el segundo usuario intenta guardar el libro,
Excel muestra el cuadro de diálogo Resolución de conflictos. Según las opciones que se establecieron
cuando se creó y se compartió el libro, puede mantener el cambio o aceptar el cambio realizado por
otro usuario.
También puede mostrar una lista que muestre cómo se solucionaron los conflictos en el pasado.
Esto se puede ver en otra hoja de cálculo que muestra el nombre de la persona que realizó el cambio,
cuándo y dónde fue hecho, qué datos se eliminaron o reemplazaron y cómo se resolvieron los
conflictos.
HAGA UNA PAUSA. GUARDAR el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Si reemplaza los datos de otro usuario y quiere restaurar los datos originales, debe rechazar el
cambio. Si en su lugar elimina el texto que introdujo como reemplazo de otro texto, dejará la celda
o el rango en blanco. Rechazar el cambio restaura la entrada que reemplazó.
HAGA UNA PAUSA. GUARDAR el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Asegurar los libros 209
También puede hacer clic en el botón Contraer diálogo en el cuadro Quién del cuadro de diálogo
Seleccionar cambios para aceptar o rechazar y seleccionar las celdas que contienen cambios. A
continuación, puede aceptar o rechazar los cambios en su totalidad. En este ejercicio, algunos
cambios se resaltaron por celda y otros se resaltaron por fila, y puede aceptar o rechazar cambios en
la celda o el rango seleccionado.
Cuando trabaje en un libro compartido que se guarda en una red, probablemente se producirán
conflictos cuando intente guardar un cambio que afecta a la misma celda que los cambios de otro
usuario. En el cuadro de diálogo Resolución de conflictos, puede leer la información sobre cada
cambio y los cambios conflictivos realizados por otro usuario. Las opciones establecidas en la pestaña
Avanzadas del cuadro de diálogo Compartir libro determinan cómo se solucionarán los conflictos.
Cuando se elimina el estado compartido de un libro, los cambios pueden realizarse como en cualquier
libro. Por supuesto, puede volver a activar el control de cambios, para compartir automáticamente
el libro.
Inserción de un comentario
Los comentarios constituyen una técnica útil para llamar la atención sobre datos importantes o
significativos y para proporcionar una visión del usuario que explica más acerca de los datos. Por
ejemplo, supongamos que se evalúa a los empleados de Contoso en función de tres medidas de
rendimiento. El director utilizará los comentarios para apuntar los incidentes relacionados con
dichas medidas. En este ejercicio, aprenderá a insertar comentarios.
HAGA UNA PAUSA. GUARDAR el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Contoso, Ltd. lleva a cabo una revisión anual del rendimiento de sus empleados. En este libro,
el director utilizará los comentarios para apuntar los eventos o acciones que quiere recordar
cuando realice las revisiones anuales de los empleados. Cuando agrega comentarios, Excel muestra
automáticamente el nombre que aparece en el cuadro Nombre de la configuración general de Office
en el cuadro de diálogo Opciones de Excel. Si no quiere usar un nombre, puede seleccionarlo en el
comentario y presionar Eliminar.
Visualización de un comentario
Cuando posiciona el puntero sobre el triángulo rojo que indica que una celda tiene un comentario
anexado, se muestra el comentario. Puede mantener visibles los comentarios seleccionados mientras
trabaja o bien puede mostrar todos los comentarios mediante los comandos del grupo Comentarios
de la pestaña Revisar. Los comandos Mostrar u ocultar comentario y Mostrar todos los comentarios
le permitirán mostrar u ocultar comentarios según sea necesario. Los comandos Anterior y Siguiente
le permitirán pasar de un comentario a otro sin seleccionar las celdas.
HAGA UNA PAUSA. GUARDAR el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Edición de un comentario
Los comentarios pueden editarse y aceptan formatos según sea necesario. Puede aplicar formato
un comentario usando la mayoría de las opciones de formato de la pestaña Inicio, en el grupo
Fuente. Sin embargo, los botones de Color de relleno y Color de fuente de la pestaña Inicio no
están disponibles para el texto del comentario. Para editar un comentario, seleccione la celda que
contiene el comentario y haga clic en Modificar comentario.
212 Lección 11
Figura 11-13
Botón Modificar comentario e
información en pantalla
HAGA UNA PAUSA. GUARDAR el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Eliminación de un comentario
Por supuesto, puede eliminar comentarios de un libro cuando ya no sean necesarios. A menos
que el libro esté protegido, cualquier usuario puede eliminar comentarios, por lo que si tiene un
libro con información confidencial o sensible, piense en protegerlo. En este ejercicio, aprenderá a
eliminar un comentario.
Evaluación de conocimientos
Proyectos
Figura 11-14
Creación del libro Tarjetas
de crédito
3. GUARDAR el archivo como 11 Credit Cards Solution para usarlo en los demás ejercicios.
4. Haga clic en la pestaña Archivo y la información se seleccionará automáticamente.
Haga clic en Proteger libro y elija Cifrar con contraseña.
5. En el cuadro de diálogo Cifrar documento, escriba 11P1!s5 y vuelva a escribir la misma
contraseña en el cuadro Confirmar contraseña.
6. GUARDAR y CERRAR el libro.
CERRAR Excel.
12 Creación de gráficos
Asegurar los libros 215
ORIENTACIÓN DE SOFTWARE
La pestaña Insertar
La pestaña Insertar contiene los grupos de comandos que utilizará para crear gráficos en Excel
(véase la Figura 12-1). Para crear un gráfico básico en Excel que pueda modificar y aplicar formatos
más adelante, empiece por introducir los datos del gráfico en una hoja de cálculo. A continuación,
seleccione los datos y elija un tipo de gráfico para mostrar gráficamente los datos. Simplemente
eligiendo un tipo de gráfico, un diseño y un estilo de gráfico (todos ellos se encuentran al alcance
del usuario en las pestañas Insertar y Herramientas de gráficos), obtendrá resultados de calidad
profesional al instante, cada vez que cree un gráfico.
Gráficos recomendados
216 216
Creación de gráficos 217
CREAR GRÁFICOS
Un gráfico es una representación gráfica de datos numéricos de una hoja de cálculo. Los valores
de datos se representan mediante gráficos con combinaciones de líneas, rectángulos verticales u
horizontales (columnas y barras), puntos y otras formas. Cuando desee crear un gráfico o cambiar
un gráfico ya existente, puede elegir entre 16 tipos de gráfico con numerosos subtipos y gráficos
combinados. Esto incluye cinco nuevos tipos de cuadros en Excel 2016: Rectánggulos, Proyección
solar, histograma, Cajas y bigotes y cascada. En la Tabla 12-1 se ofrece una breve descripción los
tipos de gráfico más utilizados de Excel.
Barra Útil para ilustrar las comparaciones entre Las categorías o el tiempo están a lo largo
elementos individuales cuando las etiquetas de los del eje vertical, y los valores, a lo largo del
ejes son largas. Los valores se representan como eje horizontal.
rectángulos horizontales.
Área Útil para enfatizar la magnitud del cambio en el Las categorías o el tiempo están en el eje
tiempo. Muestra las relaciones de las partes con la horizontal y, los valores en el eje vertical.
totalidad. Los valores se representan como áreas
sombreadas.
XY Es útil para mostrar las relaciones de un conjunto La variable independiente está
(Dispersión) numérico de datos en comparación con otro generalmente en el eje horizontal mientras
conjunto numérico de datos para ver si existe una que la variable dependiente está en el eje
correlación entre dos variables. vertical.
Gráfico de Útil para comparar tres conjuntos de valores. El primer valor es la distancia horizontal, el
burbujas segundo valor es la distancia vertical y el
tercer valor es el tamaño de la burbuja.
Cotizaciones Útil para ilustrar la fluctuación de las cotizaciones Para cada período de tiempo, hay de tres
en bolsa o los datos científicos cuando hay un a cinco números.
valor inicial, un valor final, un valor alto y un valor
bajo en cada período.
Superficie Útil para encontrar combinaciones óptimas entre Tanto las categorías como los valores son
dos conjuntos de datos. El trazado obtenido es numéricos.
similar a un mapa topográfico o un trozo de tela
tendido sobre puntos.
Radial Útil para mostrar múltiples variables para cada La primera columna es la etiqueta del
sujeto, estandarizado a la misma escala. Representa radio. La primera fila es la etiqueta de las
los valores como puntos que irradian en radios unidades. Los valores de cada unidad
desde el centro. descienden por cada columna a partir de
la segunda columna después de las
etiquetas de fila.
Cuadro Dos o varios tipos de gráfico como de líneas y
combinado columnas se muestran en un gráfico simple.
218 Lección 12
Nota Cuando crea una hoja de cálculo para un gráfico, normalmente el período de tiempo aparece en la
primera fila, y las categorías, en la primera columna. El botón Camiar entre filas y columnas que
aparece la pestaña Diseño permite cambiar la orientación de los datos tal como aparecen en el gráfico.
Existen dos enfoques para identificar los datos de una tabla. Si diseña eficientemente la hoja de
cálculo, puede seleccionar varios rangos a la vez que se convertirán en los diversos elementos del
gráfico. La segunda manera consiste en identificar el tipo de gráfico y después seleccionar los datos
de cada elemento del gráfico. En la primera parte de esta lección se trabajará con la selección de
rangos, mientras que en la segunda parte se estudiará cómo agregar y eliminar ciertos elementos
del gráfico.
Rango de datos seleccionado 2014 debe ser una etiqueta y no un segmento del gráfico circular
Figura 12-2
Gráfico circular creado
con datos incorrectos
1575 es un total y no debe ser un segmento Los números identifican los segmentos del gráfico circular
Creación de gráficos 219
5. Apunte al segundo segmento más grande y verá que el valor es de 1575, que es la
cantidad total. Ni la etiqueta de la columna (2014) ni la cantidad total de ventas deben
incluirse como segmentos del gráfico circular.
6. Haga clic en el espacio en blanco del gráfico y presione Eliminar. El gráfico se quita de la
hoja de cálculo.
Solución de Para eliminar un gráfico, haga clic en el espacio en blanco y, a continuación, presione la tecla
problemas Suprimir del teclado. Si hace clic en el gráfico o en otro elemento del gráfico y presiona Suprimir,
solo se eliminará el elemento seleccionado.
7. Seleccione B3:B7. Haga clic en la pestaña Insertar, en el grupo Gráficos, haga clic en
Circular y luego, en el primer gráfico circular en 2D. Se mostrarán los datos correctos,
pero es difícil interpretar el gráfico ya que las diversas partes solo están identificadas
con números.
Solución de Cuando inserte un gráfico en la hoja de cálculo, las pestañas Herramientas de gráficos (Diseño
problemas y Formato) se visualizan en la cinta de Excel. De forma predeterminada, la pestaña Diseño está
activa. Debe seleccionar la pestaña Insertar en la cinta cada vez que desee insertar un gráfico.
De B3 a B7 se determinan los
tamaños de los segmentos La primera celda de la segunda columna
del gráfico circular se convierte en el título del gráfico
Figura 12-3
Gráfico circular con rango
de datos correcto
10. Mueva el puntero del mouse a un punto en blanco del gráfico y arrástrelo para moverlo
debajo de los datos.
11. Haga clic fuera del gráfico, luego, en Archivo y luego en Imprimir. Observe que los
datos de Ventas anuales aparecen con el gráfico en la página.
12. Presione Esc y luego, haga clic en el Gráfico y elija Archivo, Imprimir. Ahora observe que
el gráfico aparece por sí mismo en la página.
Nota Si quiere imprimir solo un gráfico insertado en un libro, seleccione el gráfico antes de elegir Archivo,
Imprimir.
13. CREE una carpeta Excel Lesson 12 y GUARDAR el libro como 12 Charts Solution.
En este ejercicio se ilustra que la selección de datos del gráfico debe contener información suficiente
para interpretar los datos con solo echar un vistazo. Excel no distinguió entre la etiqueta de la
columna B y los datos que esta contenía cuando seleccionó únicamente los datos de la columna B.
Aunque la etiqueta tiene formato de texto porque la etiqueta de la columna era numérica, Excel lo
interpretó como datos que debían incluirse en el gráfico. Cuando amplió la selección para incluir
las etiquetas de fila, Excel reconoció correctamente 2014 como etiqueta y la mostró como título
del gráfico circular.
Cuando selecciona datos y crea un gráfico circular, el gráfico se coloca en la hoja de cálculo. Esto
se conoce como un gráfico insertado. Significa que se coloca en la hoja de cálculo en lugar de
colocarse en una hoja de gráfico diferente, una hoja que contiene solo un gráfico.
Mover un gráfico
Cuando inserta un gráfico, este se inserta de forma predeterminada en la hoja de cálculo. Puede
hacer clic en una esquina de un gráfico o en el punto medio de cualquier lado para visualizar los
controladores de tamaño (flechas blancas verticales, horizontales o diagonales de dos lados). Puede
utilizar los controladores de tamaño para cambiar el tamaño de un gráfico. Para mover el gráfico,
debe hacer clic en el espacio en blanco y arrastrar usando el puntero negro con cuatro puntas del
mouse. Tal vez quiera que se revise un gráfico junto con los datos de la hoja de cálculo o tal vez
quiera que el gráfico sobresalga. En este ejercicio, moverá un gráfico a una nueva hoja de gráfico
en el libro.
Si desea devolver el gráfico a la hoja Ventas, puede ir a la pestaña 2014 Circular, volver a hacer clic
en el botón Mover gráfico y en el cuadro Objeto en, seleccione Ventas (el nombre de la hoja).
Solución de Asegúrese de que no incluir la fila 8 de Ventas totales. Es habitual no incluir los totales en
problemas los gráficos de columnas y de barras. En algunos casos puede ser útil agregar una línea con
los totales como un eje separado a la derecha.
2. Haga clic en la pestaña Insertar y, en el grupo Gráficos, haga clic en Insertar gráfico de
columnas o de barras. En la lista desplegable, muévase a cada una de las opciones.
Al pausar una opción, Excel muestra una vista previa del gráfico en la hoja de cálculo,
y una descripción y consejos para el tipo de gráfico seleccionado. En Columnas 3D,
mueva a la primera opción. Como se muestra en la Figura 12-4, la Sugerencia muestra
que el tipo de gráfico es un gráfico de columna agrupada 3D. Excel sugiere utilizar este
tipo de gráfico para comparar valores cuando el orden de las categorías no es importante.
Nota Tómese un tiempo para estudiar los dos gráficos. En el gráfico de columnas, Café y expreso son en
gran medida las mayores fuentes de ingresos, aunque Accesorios de café los está alcanzando. En el
gráfico de líneas, observe que Café y expreso aumentan con el tiempo, pero que Accesorios de café
aumenta aún más rápidamente. Los artículos de panadería están disminuyendo, y las ventas de Deli
suben y bajan.
Los gráficos de columnas y de líneas proporcionan dos visualizaciones de los mismos datos. El tipo de
gráfico que elija dependerá del análisis que desea que el gráfico retrate. El gráfico circular, que muestra
los valores como parte de un todo, visualiza la distribución de las ventas durante un año. Los gráficos de
columnas también facilitan las comparaciones entre elementos, aunque también durante períodos de
tiempo. El punto fuerte de los gráficos de líneas consiste en que muestran las tendencias con el tiempo.
El gráfico de líneas que creó en este ejercicio incluye marcadores de datos para indicar las ventas
de cada año. El marcador de datos es una barra, un área, un punto, un segmento u otro
símbolo de un gráfico que representa un único punto de datos o un valor que tiene su origen en
una celda de una hoja de cálculo. Los marcadores de datos relacionados en un gráfico constituyen
una serie de datos.
3. Bajo Barras 3D, haga clic en el subtipo Barras agrupadas 3D. Los datos se muestran
en un gráfico de barras agrupadas y la pestaña Diseño está activa en la pestaña
Herramientas de gráficos.
4. Arrastre el gráfico de barras agrupadas a la izquierda, debajo de los datos de la hoja de
cálculo.
5. Seleccione las celdas A2:F7. En la pestaña Insertar, en el grupo Gráficos, haga clic en
Insertar gráfico de columnas o de barras.
6. Bajo Barra en 3-D, haga clic en el subtipo Barra 3D aplicada.
7. Coloque el gráfico de barras apiladas al lado del gráfico de Barra en 3-D. La hoja de
cálculo debería verse como en la Figura 12-6.
224 Lección 12
8. Haga clic en el botón Mover gráfico y, en el cuadro Hoja nueva, escriba Barra apilada y, a
continuación, haga clic en ACEPTAR.
9. Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo Ventas y en el gráfico de barras agrupado.
Haga clic en el botón Mover gráfico y, en el cuadro Hoja nueva, escriba Barra agrupada y
haga clic en ACEPTAR.
10. GUARDAR el libro.
El grupo Gráficos de la pestaña Insertar contiene nueve botones que conducen a varios tipos de
gráficos (incluido un tipo de gráfico combinado). Para crear uno de estos gráficos, seleccione los
datos de la hoja de cálculo, haga clic en el botón y elija una de las opciones de tipo de gráfico. Puede
seleccionar cualquier tipo de gráfico haciendo clic en el selector del cuadro de diálogo Gráficos
para abrir el cuadro de diálogo Insertar gráfico. Se visualizará Gráficos recomendados en la primera
pestaña. Haga clic en la pestaña Todos los gráficos del cuadro de diálogo tal como se muestra en la
Figura 12-7 para ver muestras de todos los tipos y subtipos de gráficos.
Cuando hace clic en un tipo de gráfico en el panel izquierdo del cuadro de diálogo, el primer gráfico
de ese tipo se selecciona en el panel derecho. También puede desplazarse por el panel de la derecha
y seleccionar cualquier subtipo de gráfico. Se muestran diferentes ejemplos para determinar si desea
que los datos se interpreten en filas o en columnas y filas.
Creación de gráficos 225
Figura 12-8
La pestaña Herramientas de
gráficos se activa cuando
se inserta un gráfico
226 Lección 12
Figura 12-9
Gráfico circular con
etiquetas junto a cada
segmento
3. Los colores del gráfico se determinan según el tema de la hoja de cálculo. Haga clic en
el botón Cambiar colores y mueva el puntero del mouse sobre cada una de las distintas
filas para ver la vista previa del cambio del gráfico circular.
4. Haga clic en Color 3 para realizar el cambio. Este cambio afecta solo al gráfico actual.
5. GUARDAR el libro.
Figura 12-10
Opciones de Diseño rápido
3. Haga clic en Diseño 5. La tabla de datos aparecerá bajo el gráfico. Los años (2014–2018)
actúan como etiquetas del eje x y como encabezados de la tabla de datos.
4. GUARDAR el libro.
También puede utilizar los botones de diseño de la derecha de un gráfico seleccionado para cambiar
el estilo y el color, y los elementos que deben aparecer en el gráfico. Haga clic en el gráfico y en el
primer botón, el botón Elementos de gráfico, para seleccionar los elementos que aparecerán en el
gráfico, tal como se muestra en la Figura 12-11.
Figura 12-11
Opciones de Elementos de
gráfico
228 Lección 12
Haga clic en el segundo botón, Estilos de gráfico, y elija qué estilo y color quiere. El tercer botón, Filtros
de gráfico, le permite filtrar los datos del gráfico para ver solo una porción de los datos fuente graficados.
En la siguiente lista se definen algunos de los elementos del gráfico cuyo formato puede modificar
manualmente en Excel. Estos elementos se ilustran en la Figura 12-12:
Seleccione el elemento del gráfico Área del gráfico Título del gráfico Etiquetas de datos Leyenda
Figura 12-12
Elementos de gráfico
Eje vertical Eje horizontal Área de trazado Series de datos Café y Espresso
Nota Para conocer los elementos de un gráfico, haga clic en la lista desplegable Elementos de gráfico en el
grupo Selección actual de la pestaña Formato y seleccione cada uno de los elementos en los gráficos
de muestra del libro.
Solución de Si tiene dificultades para visualizar el texto mientras escribe un nuevo título de gráfico o de
problemas eje, seleccione el cuadro de texto que contiene el título, haga clic en la barra de fórmulas (a la
derecha del botón fx), escriba el nuevo texto y presione Entrar.
7. GUARDAR el libro.
Serie de datos Café y Espresso seleccionada Efectos de forma, botón Opciones de bisel
Figura 12-13
Menú Efectos de forma
7. Haga clic en la primera opción de Bisel (círculo). Repita esta opción para cada una
de las series de datos.
8. Además de los botones Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos de forma,
también puede cambiar los elementos con el selector de cuadro de diálogo Estilos de
forma. Si es necesario, seleccione cualquier serie de datos en el gráfico columna. En
la pestaña Formato, en el grupo Estilos de forma, haga clic en el selector de cuadros
de diálogo Estilos de forma. El panel Formato de serie de datos se abre con el botón
Opciones de serie seleccionado.
9. Haga clic en cada uno de los tres botones de la etiqueta Opciones de serie y observe
las opciones. Haga clic en una de las columnas Accesorios de café.
10. Haga clic en el botón Relleno y línea, elija Relleno y seleccione Relleno con imagen
o textura entre las opciones.
11. Haga clic en la flecha desplegable Textura y elija la opción Mármol marrón.
12. GUARDAR el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el siguiente ejercicio.
Cuando use el mouse para señalar un elemento del gráfico, el nombre de dicho elemento aparecerá
en una Sugerencia. Puede seleccionar el elemento al que quiera aplicar formato haciendo clic en
la flecha situada junto al cuadro Elementos de gráfico en el grupo Selección actual en la pestaña
Formato. Esta lista es específica para gráficos. Cuando hace clic en la flecha, la lista incluirá todos
los elementos que ha incluido en el gráfico visualizado.
3. Haga clic en la flecha Más en el grupo Estilos de forma. Se abrirá la galería Estilos de forma.
4. Desplácese por los estilos de contorno hasta localizar Contorno coloreado – Azul, Énfasis 1.
5. Haga clic en Contorno coloreado - Azul, Énfasis 1. Es probable que no distinga el cambio
porque la línea es muy fina.
6. En el panel Formato del área del gráfico, haga clic en la flecha Borde para ampliar
esa sección.
7. Haga clic en la flecha Aumento de ancho, hasta llegar a 2.5 pt. Ahora podrá ver que el
contorno del gráfico tiene un borde azul claro.
8. Haga clic en la línea Café y expreso.
9. En el botón desplegable Color, en la sección Línea, elija Rojo oscuro.
10. GUARDAR el libro.
MODIFICAR UN GRÁFICO
A veces, el gráfico que agrega desde la pestaña Insertar y que modifica con el Diseño rápido y los
Estilos de gráfico no es exactamente lo que desea. Además de usar las características de creación
y diseño que se mencionaron anteriormente, puede modificar un gráfico al agregar o eliminar
elementos individuales o al mover o cambiar el tamaño del gráfico. También puede cambiar el tipo
de gráfico sin tener que borrar la tabla existente y crear un nuevo uno o cambiar la forma en que
Excel selecciona datos como elementos de datos cambiando filas por columnas.
232 Lección 12
Botón Elementos de gráfico Haga clic en la casilla activa para quitar un elemento
Figura 12-14
Elementos actuales del gráfico
4. Haga clic en el cuadro Títulos de ejes para marcar el cuadro y agregar un marcador de
posición de los ejes vertical y horizontal.
5. El título de los ejes en la parte inferior de la pantalla tiene indicadores de selección para
indicar que está seleccionado. Haga clic en la barra de fórmulas sobre el gráfico, escriba
Miles y luego presione Entrar.
6. Haga clic en la pestaña del gráfico Fila total, haga clic en el botón Elementos de gráfico,
y seleccione la opción Títulos de ejes. Esta vez se selecciona el título del eje vertical.
Puede hacer clic en cualquier marcador de posición de etiqueta para seleccionarlo si ya
está en un gráfico. Haga clic en la barra de fórmulas, escriba Miles para el título vertical y
presione Entrar.
7. Repita el paso anterior para agregar un eje vertical de Miles para el gráfico Fila de cafe
y el título del eje horizontal para el gráfico Barra agrupada.
8. Haga clic en la pestaña del gráfico Barra apilada, haga clic en el botón Elementos de
gráfico y seleccione la opción Etiquetas de datos. Aparecerán etiquetas para cada una
de las barras del gráfico.
9. GUARDAR el libro.
Cuando el mouse está en la serie, el gráfico resalta solo esa serie Botón Filtros de gráficos
Figura 12-15
Desactive la serie que no desee
que aparezca en el gráfico
Botón Aplicar
9. Repita el paso 8 para Café/Té empaquetado y Deli, y haga clic en el botón Aplicar.
234 Lección 12
10. Después de examinar el gráfico, tal vez decida que es mejor mantener todas las series
de datos. Repita los pasos 8 y 9 para revisar las series Panadería, Café/Té empaquetado
y Deli y haga clic en el botón Aplicar.
11. GUARDAR el libro.
Nota Es importante recordar que, sin importar si el gráfico está insertado en la hoja de cálculo o ubicado
en una hoja de gráfico, el gráfico está vinculado a los datos de la hoja de cálculo. Cualquier cambio
en los datos de la hoja de cálculo se refleja en el gráfico. Asimismo, si se eliminan los datos de la hoja
de cálculo, también se eliminará el gráfico.
Figura 12-16
Ventas anuales editadas
con nuevas categorías
4. Haga clic con el botón secundario del mouse en un área vacía del gráfico y elija
Seleccionar datos. Se abre el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos.
5. Haga clic en el botón Agregar y en el cuadro de Nombre de la serie, haga clic en la celda
A4. En el cuadro de Valores de la serie, elimine la entrada y arrastre sobre la hoja de
cálculo para seleccionar las celdas B4:F4.
6. Haga clic en ACEPTAR y luego, en el botón Subir varias veces para subir la etiqueta Café
espresso/prenium debajo de Café, como se muestra en la Figura 12-17.
Creación de gráficos 235
Figura 12-17
Agregue series de datos
adicionales con el cuadro de
diálogo Seleccionar origen de
datos
7. Repita los pasos 5 y 6 con Té empaquetado en A8 y los datos de B8:F8 para que la
etiqueta quede debajo de Café empaquetado. Haga clic en ACEPTAR para aceptar los
cambios y volver a la hoja.
8. GUARDAR el libro.
Opción de línea
Figura 12-18
Cambie el tipo de gráfico
con el tipo de gráfico
Cuadro combinado
10. Haga clic en ACEPTAR y edite el título del gráfico para que diga ¡GUAU! Estas son las
ventas de café expreso/premium.
11. Haga clic en la pestaña Formato y, en el grupo Insertar formas, haga clic en el botón
Flecha y arrastre la flecha desde el título del gráfico hasta la línea de Expreso. Use el
botón Contorno de forma para cambiar la flecha a Rojo y el Grosor a 3 pt.
12. GUARDAR el libro.
Ahora el eje horizontal muestra las categorías en vez de los años La leyenda muestra los años
4. GUARDAR el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el siguiente ejercicio.
Figura 12-20
Botón Análisis rápido
y Sugerencia
Figura 12-21
Vista previa de gráfico de
áreas apiladas
Pestaña del gráfico Más gráficos muestra los gráficos recomendados y todos los gráficos
Creación de gráficos 239
4. No agregaremos ningún gráfico del menú Gráficos en este momento. Haga clic en la pestaña
Minigráficos. Mueva el puntero del mouse para obtener una vista previa de la opción Columna.
Se mostrará un conjunto de pequeños gráficos de columnas en la columna G.
5. Haga clic en la opción Línea. Aparecerán una serie de líneas en la columna G de la hoja
de cálculo.
6. La fila 2 (años) no debe tener un minigráfico. Haga clic en la celda G2 y, en la pestaña
Diseño, haga clic en el botón Eliminar. Se eliminará el minigráfico de la celda. En la celda
G2, escriba Minigráficos y luego aplique el estilo de celda Título 3.
7. Haga clic en la celda G9. Utilice el controlador de relleno para arrastrar a la celda G10.
Aparecerá un minigráfico para el total.
8. Seleccione G3:G10 y haga clic en la pestaña Diseño. Existen varias opciones para hacer
con los minigráficos.
9. En el grupo Mostrar, haga clic en Punto alto y Punto bajo y, en la galería de estilo, elija
Estilo de minigráfico oscuro #3 (véase la Figura 12-22).
Nota La pestaña Diseño cambiará a Herramientas para minigráfico cuando tenga minigráficos seleccionados.
Tómese el tiempo para explorar las opciones de la cinta que se muestran en la Figura 12-22.
4. Vaya al segundo icono Sumar (con la columna naranja resaltada). Observe que la vista
previa de la hoja de cálculo cambia para mostrar los totales de la columna G.
5. Haga clic en la flecha de la derecha para ver más opciones. Obtenga una vista previa de
las opciones y vuelva a % del total.
6. Haga clic en la opción % del total (con la columna naranja resaltada). Haga clic en la
celda G3 y observe que la fórmula =SUMA(B3:F3)/SUMA($B$3:$F$7) aparece en la barra
de fórmulas.
7. En la celda G2, escriba Promedio y luego aplique el estilo de celda Título 3.
8. GUARDAR el libro.
3. Haga clic en la opción Escala de colores para elegir. Haga clic en una celda fuera del
rango para que el formato sea más claro. La hoja de cálculo tiene un formato en verde
para los valores más altos y en verde oscuro para el valor más alto. Los valores más
bajos están en rojo, y el valor más bajo aparece en rojo más oscuro.
4. GUARDAR y CERRAR el libro.
Un informe de Tabla dinámica y los Gráficos dinámicos están especialmente diseñados para:
Botón Tabla dinámica Botón Tablas dinámicas recomendadas Botón Gráfico dinámico
Figura 12-24
Cuadro de diálogo Tablas
dinámicas recomendadas
5. Haga clic en ACEPTAR y asigne el nombre Cuenta a la hoja nueva. Se abrirá el panel
Campos de tabla dinámica a la derecha de la pantalla, y los datos aparecerán en la
hoja de cálculo. Observe que los datos de Sin calificación están en blanco. Eso se debe
a que el número de filas se basa en la Calificación de escala, que está vacía para las
puntuaciones no disponibles. Probablemente desee cambiar el campo para contar en un
campo que tenga datos. Si revisa la pestaña TestData, todas las filas están rellenadas con
un grado para que pueda usar esta columna Grado y que se cuenten todas las filas.
Nota Cuando hace clic en cualquier celda vacía, el panel Campos de tabla dinámica desaparece. Para que
vuelva a aparecer, solo tiene que hacer clic en cualquier celda activa que muestre datos.
6. Vuelva a la hoja Contar y arrastre el campo Grado del panel Campos de tabla dinámica
hasta la sección VALORES.
7. Arrastre Cuenta de Calificación de escala desde la sección VALORES a la hoja de cálculo
para quitarlo. Observe que la fila Sin calificación ahora cuenta cada puntuación omitida.
8. Arrastre el campo Grado al área COLUMNAS. Aparecerán resumidos todos los grados.
9. Arrastre el campo Prueba al área FILTROS.
10. Ahora, la celda B1 muestra (todos). Haga clic en la flecha desplegable del filtro, elija
Matemática y haga clic en ACEPTAR.
11. Haga clic en la flecha desplegable de filtro otra vez y elija Reading. Haga clic en
ACEPTAR. Los datos deberán parecerse a los de la Figura 12-25.
Figura 12-25
Resultados de la tabla
dinámica
12. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 12 como 12 Test PivotTable Solution.
Después de crear el informe de Tabla dinámica inicial definiendo el origen de datos, organizando
los campos en la Lista de campos de la tabla dinámica y eligiendo un diseño inicial, puede realizar
tareas adicionales a medida que trabaja con el informe de Tabla dinámica y lo mejora.
Creación de gráficos 243
Tómese tiempo para explorar por su cuenta estas opciones para las Tablas dinámicas. La mayoría de
estas opciones están disponibles en el panel Campos de tabla dinámica o en la pestaña Herramientas
de tabla dinámica cuando seleccione cualquier celda de la Tabla dinámica.
Figura 12-26
Hoja de Gráfico dinámico
completada
Columnas Avanzado
y Insatisfactorio
reorganizadas
Evaluación de conocimientos
Proyectos
Figura 12-27
Datos para el gráfico circular
Creación de gráficos 245
Figura 12-28
Datos para el gráfico de
columnas
CERRAR Excel.
13
246 Lección 12
ORIENTACIÓN DE SOFTWARE
Las herramientas de texto y de ilustración de la pestaña Insertar
Excel no solo sirve para juntar números o almacenar filas y filas de registros. Contiene también un
conjunto de herramientas sólido que permite convertir datos en tablas; conceptos y procesos en
diagramas; y agregar fotos, formas y otros contenidos dibujados con el objeto de que las hojas de
cálculo sean más interesantes y se entiendan más rápidamente. En esta lección, se concentrará en los
diagramas, imágenes, formas y gráficos basados en texto, como WordArt y cuadros de texto, que se
usan para realzar una hoja de cálculo y ayudar a los usuarios que la ven a comprender su contenido.
La mayoría de los elementos gráficos que se pueden agregar a una hoja de cálculo de Excel se
generan desde la pestaña Insertar, mostrada en la Figura 13-1, en las ilustraciones y en grupos de
texto. Todo, desde imágenes, SmartArt, formas, cuadros de texto y WordArt se encuentra en estos
dos grupos de botones. Una vez que haya insertado el elemento gráfico que necesita, se visualizarán
herramientas para permitirle aplicar formatos, cambiar el tamaño y colocar para satisfacer sus
necesidades.
Figura 13-1
Grupos Ilustraciones y Texto
de la pestaña Insertar
247
248 Lección 13
INSERCIÓN DE IMÁGENES
Como dice el refrán, “una imagen vale más que mil palabras” y, en el caso de Excel, las imágenes
pueden valer varios miles de celdas llenas de texto y de números. Agregar fotos es fácil en Excel,
lo que lo ayudará a convertir una hoja de cálculo abrumadora, llena de números y texto, en algo
interesante de ver, de lectura atractiva y fácil de explorar.
Solución de Si no puede ver el archivo de imagen en el cuadro de diálogo Insertar imagen después de ir a la
problemas carpeta donde esta se guarda, haga clic en la lista desplegable Todas las imágenes a la derecha
del cuadro Nombre de archivo. Excel mostrará todos los formatos de archivo de imagen que
admite, como BMP, JPG, PNG, TIFF y muchas más.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Cuando inserta un gráfico en Excel, la esquina superior izquierda del gráfico se alinea con la celda
activa. Sin embargo, el gráfico aparece encima de la cuadrícula de la hoja de cálculo. Aunque es
posible que el gráfico cubra contenido de la cuadrícula, esto no afecta el contenido y en realidad el
gráfico no se inserta en ninguna celda de la hoja de cálculo. Puede mover el gráfico en la hoja de
cálculo sin que esto afecte a ningún dato existente ni a los demás gráficos insertados.
Si decide utilizar otra foto, seleccione la imagen actual y, en la pestaña Formato, en el grupo Ajustar,
haga clic en el botón Cambiar imagen. En el cuadro de diálogo Insertar imágenes, elija una imagen
alternativa para reemplazar la imagen seleccionada en la hoja de cálculo.
PASO A PASO Insertar una imagen mediante una búsqueda de imágenes de Bing
PREPÁRESE.USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la pestaña Insertar y luego, en el grupo Ilustraciones, haga clic en el botón
Imágenes en línea. Aparece el cuadro de diálogo Insertar imágenes (véase la Figura 13-2).
2. Haga clic en el cuadro Buscar en Bing a la derecha de Búsqueda de imágenes de Bing.
Adición de imágenes y formas a una hoja de cálculo 249
Figura 13-2
Cuadro de diálogo Insertar
imágenes
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Los metadatos consisten en información almacenada sobre imágenes, como palabras clave que
describen el contenido de la imagen, el nombre del fotógrafo, el tipo de imagen, la fecha en la que
la imagen fue tomada o la última vez que se editó, entre otros detalles. Cualquier búsqueda de
imágenes, ya sea a través de la búsqueda de imágenes de Bing o de un explorador web, se basa en
los metadatos almacenados sobre cada imagen para devolver resultados cuando un usuario busca
una determinada imagen.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para utilizarlo en el siguiente ejercicio.
Adición de formas
La función Formas ofrece ocho categorías de formas diferentes, junto con un grupo titulado Formas
usadas recientemente, de modo que pueda dibujar una y otra vez las mismas formas. Las categorías —es
decir Líneas, Rectángulos, Formas básicas, Flechas de bloque, Formas de ecuación, Diagrama de flujo,
Cintas y estrellas y Llamadas— proporcionan la capacidad de dibujar prácticamente cualquier forma.
Figura 13-3
Galería de formas
Botón Formas
Figura 13-4
Flecha de bloque dibujada en
una hoja de cálculo
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Cuando inserte una forma, la dirección hacia la que arrastre desde el punto de partida controlará
el tamaño de la forma y sus proporciones. Si quiere crear un cuadrado o un círculo perfectos,
mantenga presionada la tecla Mayús mientras arrastra, y dibujará una forma que tendrá el mismo
tamaño de ancho y de alto. Esto es aplicable a cualquier forma, aunque es fundamental en el caso
de los cuadrados y los círculos. El truco para usar con éxito esta técnica consiste en soltar el botón
del mouse y luego la tecla Mayús.
Cuando se dibuja una forma, tiene controladores blancos en el perímetro. Para los gráficos, un
controlador es un cuadro blanco en el lateral o en la esquina de la gráfica en el que se hace clic y
desde el que se arrastra para aumentar o disminuir el tamaño del gráfico. También puede hacer clic
dentro de un gráfico y arrastrarlo para moverlo, así como cambiar el color del relleno o del esquema.
Aprenderá los detalles de estos cambios de formato más adelante en esta lección.
Dibujo de líneas
Las líneas se pueden utilizar para señalar algo o para crear una conexión visual entre dos formas o
dos áreas de la hoja de cálculo. Puede dibujarlas en cualquier ángulo y de cualquier largo y, una vez
dibujadas, aplicar formatos para cambiar su apariencia.
Figura 13-5
Dibujo de la forma Estallido 1
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Puede aplicar efectos especiales a una forma haciendo clic con el botón secundario del mouse en la
forma y eligiendo Formato de forma en el menú contextual. Use las opciones del panel Formato de
forma para aplicar varios efectos especiales.
Adición de imágenes y formas a una hoja de cálculo 253
Figura 13-6
Escritura de texto en un cuadro
de texto
5. Haga clic en la celda A1 para desactivar el cuadro de texto y prepararse para el siguiente
ejercicio.
6. GUARDAR el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Uso de WordArt
¿Quiere agregar texto a la hoja de cálculo y llamar la atención de todo el mundo? WordArt, una
característica de Microsoft Office que combina palabras y efectos artísticos, puede ser justo lo
que necesita. Utilizando una amplia serie de rellenos coloreados preestablecidos, sombras paralelas,
contornos y apariencias 3D, WordArt facilita la creación de un objeto de texto especializado
rápidamente. Los puede utilizar para agregar frases como “¡Buen trabajo!” junto a cifras de ventas
altas o para incluir nombres de personal o de productos, o títulos cortos a la hoja de cálculo.
254 Lección 13
Figura 13-7
Galería de estilos de WordArt
Galería de WordArt
WordArt
Figura 13-8
WordArt en una hoja de cálculo
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para utilizarlo en el siguiente ejercicio.
Puede cambiar el estilo de WordArt con solo seleccionar el objeto de WordArt en la hoja de cálculo
y luego elegir otro estilo de la galería de estilos de WordArt en la pestaña Formato. Si quiere borrar
el estilo por completo y utilizar únicamente texto sin formato, elija Borrar WordArt de la galería de
estilos de WordArt de la pestaña Formato.
Figura 13-9
Galería de Estilos de forma
5. En la galería, seleccione Contorno claro 1, relleno coloreado - Rojo, Énfasis 2. Use las
sugerencias para ubicar este estilo.
6. Para cambiar el color de relleno de la forma, en el grupo Estilos de forma, haga clic en el
botón Relleno de forma. Aparece la paleta de colores.
7. En la paleta que está debajo de Colores del tema, seleccione Azul oscuro, Texto 2 en la
fila superior. El color de fondo del objeto cambia a azul oscuro.
8. Para cambiar el color del contorno de la forma, en el grupo Estilos de forma, haga clic en
el botón Contorno de forma. Aparece la paleta de colores.
9. En la paleta que está debajo de Colores del tema, seleccione Rojo, Énfasis 2 en la fila
superior. El color del contorno del objeto cambia.
10. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 13 como 13 Format Graphics Solution.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Además del color de relleno de una forma, también puede cambiar el contorno y los efectos de la
forma. Para aplicar un efecto de forma, en el grupo Estilos de forma, haga clic en el botón Efectos
de formas y seleccione un efecto en la galería que aparece. Sombra, Reflexión y Iluminado son
algunos de los efectos disponibles.
256 Lección 13
Figura 13-10
La forma de Estallido luego de
cambiar el tamaño
5. GUARDAR el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Para cambiar la longitud de una línea que ha dibujado, seleccione la línea y señale hacia uno de los
controladores. Cuando el puntero del mouse se convierta en una flecha de dos puntas, arrastre hacia
fuera para alargar la línea, o hacia el centro de la línea para acortarla. Para mantener la línea en un
ángulo de 90° o 45°, mantenga presionada la tecla Mayús mientras arrastra, y suelte el botón del
mouse antes de soltar la tecla Mayús.
Algunos polígonos, como las estrellas, las flechas de bloque o los triángulos, muestran más
controladores al seleccionarlos, además de los estándar blancos en las esquinas y en los laterales. Estas
formas también tienen otros controladores, que son cuadros amarillos para cambiar la profundidad
de los lados. Utilice estos cuadros amarillos para que la flecha de bloque sea más puntiaguda o para
profundizar los laterales de las estrellas. Si arrastra hacia adentro, los ángulos serán más agudos, y si
arrastra hacia afuera, los ángulos serán más obtusos o menos profundos.
Adición de imágenes y formas a una hoja de cálculo 257
Rotación de un gráfico
Puede cambiar la rotación de cualquier forma con el mouse, utilizando el controlador de giro que
aparece justo fuera de la forma, por encima del controlador lateral superior.
Figura 13-11
La forma de Estallido luego de
girarla
5. GUARDAR el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Figura 13-12
Pila de objetos superpuestos
© toddtaulman/iStockPhoto
3. En la pestaña Formato de herramientas de dibujo, en el grupo Organizar, haga clic en el
botón Traer adelante. El gráfico WordArt se mueve un nivel hacia arriba en la pila.
4. Haga clic en el botón de flecha Traer adelante y seleccione Traer al frente. El gráfico
WordArt aparece en la parte superior de la pila (Véase la Figura 13-13).
Figura 13-13
Ahora el gráfico WordArt está
en la parte superior de la pila
© toddtaulman/iStockPhoto
5. Mantenga seleccionado el gráfico WordArt y haga clic en el botón Enviar atrás para
moverlo un nivel hacia atrás. La forma Campaña de alimentos ahora se encuentra en la
parte superior.
6. GUARDAR el libro y CERRAR el archivo.
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para utilizarlo en el siguiente ejercicio.
¿Qué pasa si no puede ver la forma que está por debajo de otro gráfico de la hoja de cálculo? Use
el panel de selección. Para visualizarlo, seleccione cualquier gráfico y, en la pestaña Formato, en el
grupo Organizar, haga clic en el botón Panel de selección. El panel contiene una lista de los gráficos
en la hoja de cálculo activa. Para volver a apilar las formas usando este panel, arrástrelas por el
nombre hacia arriba o hacia abajo en la lista.
Si quiere alinear objetos, use el botón Alinear del grupo Organizar después de haber seleccionado
todos los gráficos que desee alinear. Selecciónelos primero (Mayúsculas + clic en los gráficos que
desee incluir en la alineación) y después haga clic en el botón Alinear para elegir entre alinearlos por
los laterales, las partes superiores, las inferiores o las centrales. Las opciones de distribución también
se encuentran en el menú desplegable Alinear. Si quiere mantener los objetos juntos al copiarlos
o al moverlos, seleccione Agrupar en las herramientas Organizar, justo debajo del botón Alinear.
Adición de imágenes y formas a una hoja de cálculo 259
Correcciones en un gráfico
Una de las fotos no se ve bien. Tal vez fue tomada con una cámara de baja calidad, está un poco
borrosa o bien demasiado oscura o demasiado clara. No necesita que esté perfecta, pero debe verse
mejor, más nítida, más clara y más profesional. Utilice las opciones Correcciones de la pestaña
Formato de Herramientas de imagen para corregir la iluminación y la nitidez. También puede
utilizar las opciones del panel Formato de imagen para introducir más correcciones.
Botón Correcciones
Figura 13-14
El menú Correcciones
proporciona comandos para
introducir cambios rápidos para
mejorar la foto
© Zurijeta/iStockPhoto
5. Para ajustar una foto que es demasiado oscura o demasiado clara, utilice la
configuración Brillo y contraste, también representada por miniaturas que muestran
la foto seleccionada en diferentes etapas de corrección. Mantenga el mouse sobre
cada una de las configuraciones para ver su efecto en la foto, pero no seleccione
ninguna configuración.
260 Lección 13
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
El panel Formato de imagen le permite realizar ajustes más precisos a una imagen. Para tener acceso
al panel Formato de imagen, en la parte inferior del menú Correcciones, haga clic en el comando
Opciones de correcciones de imágenes.
El panel Formato de imagen también incluye una configuración Recortar. Haga clic en esta opción
y escriba valores para el ancho y la altura deseados, y el desplazamiento (cantidad y ubicación del
recorte), o use la herramienta Recortar, que se encuentra en el grupo Tamaño de la pestaña Formato.
Con la herramienta Recortar, utilice los controladores de recorte, que se muestran en la Figura 13-15,
para recortar las partes no deseadas de la foto. Arrastre un controlador de recorte hacia adentro y
vuelva a hacer clic en el botón Recortar (o presione Esc) para quitar porciones de una foto.
Figura 13-15
Usar los controladores de
recorte para quitar porciones
de una foto
© Zurijeta/iStockPhoto
Área para ser recortada de la foto
Botón Color
Figura 13-16
El menú Color brinda una
serie de ajustes de color
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Figura 13-17
Elija entre más de 20 efectos
artísticos diferentes
© mangostock/iStockPhoto
3. Sitúe el puntero del mouse sobre cada efecto para ver su vista previa en la foto.
Seleccione el efecto Dibujo de línea.
4. Puede personalizar el efecto aplicado mediante el panel Formato de imagen. Para
mostrar el panel, ABRIR el menú Efectos artísticos y seleccione Opciones de efectos
artísticos. En el panel Formato de imagen que aparece a la derecha, en la sección Efectos
artísticos, mueva el control deslizante Tamaño de lápiz a la derecha para observar su
efecto en la foto y deténgase en el valor 28. A continuación, mueva el control deslizante
Transparencia hacia la derecha y deténgase en el valor 51%.
5. CERRAR el panel Formato de imagen.
6. GUARDAR el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Figura 13-18
Galería de Estilos de imagen
© mangostock/iStockPhoto
4. Seleccione Rectángulo sombreado, que probablemente se encuentra en la primera fila,
en la cuarta posición contando a partir de la izquierda. El estilo se aplica a la imagen.
5. Para cambiar el borde de la imagen, haga clic en el botón Borde de imagen, señale
Grosor y seleccione 3 pt.
6. GUARDAR el libro.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Para cambiar los efectos de una imagen, haga clic en la flecha del botón Efectos de la imagen y elija
un efecto de los que aparecen disponibles en las paletas. Para aplicar un diseño de imagen, haga
clic en el botón Diseño de imagen y selecciónelo en la paleta de 30 diseños de imágenes, leyendas,
conectores y más.
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
264 Lección 13
HAGA UNA PAUSA. DEJE Excel abierto para utilizarlo en el siguiente ejercicio.
• Mover y cambiar tamaño con celdas: Esta opción está desactivada de forma predeterminada,
pero si la selecciona (haciendo clic en el botón de opción), y cambia el ancho de las columnas
o la altura de las filas, el gráfico adyacente cambiará también. Si mueve las celdas de una sección
de la hoja de cálculo a otra sección, otra hoja de cálculo u otro libro, también se llevará el gráfico.
• Mover pero no cambiar tamaño con celdas: Esta opción, que está activada de forma
predeterminada, solo conecta el gráfico con datos adyacentes. Los cambios realizados en el
tamaño de las celdas no repercutirán en el tamaño del gráfico.
• No mover ni cambiar tamaño con celdas: Esta opción, también desactivada de forma
predeterminada, hace que los gráficos sean totalmente independientes del contenido de la hoja
de cálculo, se queden atrás si el contenido se mueve y no cambien el tamaño automáticamente
en respuesta al cambio de tamaño de las celdas de la hoja de cálculo.
• Imprimir objeto: Esta casilla está seleccionada de forma predeterminada. Simplemente significa
que si decide imprimir la hoja de cálculo o establecer un área de impresión que contenga el
gráfico, se imprime el gráfico.
• Bloqueado: Opción seleccionada de forma predeterminada. Ancla el gráfico a su actual
ubicación hasta que se desactive la opción Bloqueado. Sin embargo, tenga en cuenta que esta
opción no tiene ningún efecto a menos que la hoja de cálculo también esté protegida. Para
proteger la hoja de cálculo, vaya a la pestaña Inicio y, en el menú del botón Formato, elija
Proteger hoja. El cuadro de diálogo que se visualice le brindará opciones de protección.
• Bloquear texto: Esta opción solo pertenece a las formas que contienen texto o a los objetos
Cuadro de texto. Evita los cambios en el texto.
Flujo alternativo
Figura 13-19
Seleccionar un diagrama
SmartArt para ver una vista
previa y una descripción
del gráfico
6. Observe que cada diagrama muestra una vista previa y una descripción para ayudar a
tomar una decisión. Haga clic en ACEPTAR para empezar a crear el diagrama de flujo.
7. En el borde izquierdo del gráfico SmartArt, haga clic en el control de flecha para abrir
el panel Texto, si aún no se muestra. En el panel Texto, escriba los nombres de cada
paso del proceso (la primera viñeta) y las tareas relacionadas con cada paso (las viñetas
secundarias ubicadas bajo cada viñeta principal). Escriba el texto que se muestra en la
Figura 13-20. Excel crea el diagrama de flujo a medida que escribe el texto.
Figura 13-20
Gráfico de flujo alternativo
con texto
HAGA UNA PAUSA. CERRAR el libro y DEJE Excel abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
266 Lección 13
Cada diagrama SmartArt empieza por un número predeterminado de objetos. Puede agregar más
objetos rápidamente haciendo clic en el botón Agregar forma del grupo Crear gráfico de la pestaña
Diseño (bajo Herramientas de SmartArt). Si el diagrama también requiere texto además de la
etiqueta que aparecerá en la forma que está agregando, también dispone del botón Agregar viñeta.
Texto alternativo agregado a una forma de flecha Sección de texto alternativo del panel de formato de formas
Figura 13-21
Adición de texto alternativo
(Texto alt) a objetos para lograr
accesibilidad
Adición de imágenes y formas a una hoja de cálculo 267
HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
Figura 13-22
Comprobación de posibles
problemas de accesibilidad en
una hoja de cálculo
Evaluación de conocimientos
Proyectos
CERRAR Excel.
Adición de imágenes y formas a una hoja de cálculo 269
EXAMEN 77-727: EXCEL 2016
Número de Número
objetivo Habilidad de la matriz de lección
Crear y administrar hojas de cálculo y libros
1.1 Crear hojas de cálculo y libros
1.1.1 Crear libro 1, 2, 3
1.1.2 Importar datos desde un archivo de texto delimitado 9
1.1.3 Agregar hojas de cálculo a libros existentes 8
1.1.4 Copiar y mover hojas de cálculo 8
1.2 Navegar por hojas de cálculo y libros
1.2.1 Buscar datos en un libro 8
1.2.2 Navegar a una celda con nombre, un rango o un elemento 1
del libro
1.2.3 Insertar y eliminar hipervínculos 6
1.3 Aplicar formato a hojas de cálculo y a libros
1.3.1 Cambiar el color de las pestañas de las hojas de cálculo 8
1.3.2 Cambiar el nombre de una hoja de cálculo 8
1.3.3 Cambiar el orden de la hoja de cálculo 8
1.3.4 Modificar la configuración de la página 3
1.3.5 Insertar y eliminar columnas o filas 7
1.3.6 Cambiar temas del libro 7
1.3.7 Ajustar el alto de las filas y el ancho de las columnas 2, 7
1.3.8 Insertar encabezados y pies de página 7
1.4 Personalizar las opciones y las vistas de las hojas de cálculo y
de los libros
1.4.1 Ocultar y mostrar hojas de cálculo 8
1.4.2 Ocultar o mostrar filas y columnas 7
1.4.3 Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido 1, 3
1.4.4 Cambiar las vistas de un libro 1, 7
1.4.5 Cambiar las vistas de ventana 1, 8
1.4.6 Modificar las propiedades de un documento 2
1.4.7 Cambiar el aumento con las herramientas de zoom 8
272
Número de Número
objetivo Habilidad de la matriz de lección
Número de Número
objetivo Habilidad de la matriz de lección
Crear tablas
3.1 Crear y administrar tablas
3.1.1 Crear una tabla de Excel desde un rango de celdas 9
3.1.2 Convertir una tabla en un rango de celdas 9
3.1.3 Agregar o quitar filas y columnas de una tabla 9
3.2 Administrar estilos y opciones de tabla
3.2.1 Aplicar estilos a tablas 9
3.2.2 Configurar opciones de estilo de tabla 9
3.2.3 Insertar total de filas 9
3.3 Filtrar y ordenar una tabla
3.3.1 Filtrar registros 9
3.3.2 Ordenar datos en varias columnas 9
3.3.3 Cambiar el criterio de orden 9
3.3.4 Eliminar registros duplicados 9
Realizar operaciones con fórmulas y funciones
4.1 Resumir datos con funciones
4.1.1 Insertar referencias 4
4.1.2 Realizar cálculos con la función SUMAR 5
4.1.3 Realizar cálculos con las funciones MIN y MAX 5
4.1.4 Realizar cálculos con la función CONTAR 5
4.1.5 Realizar cálculos con la función PROMEDIO 5
4.2 Realizar operaciones condicionales con funciones
4.2.1 Realizar operaciones lógicas con la función SI 10
4.2.2 Realizar operaciones lógicas con la función SUMAR.SI 10
4.2.3 Realizar operaciones lógicas con la función PROMEDIO.SI 10
4.2.4 Realizar operaciones lógicas con la función CONTAR.SI 10
4.3 Aplicar formato a un texto y modificarlo con funciones
4.3.1 Aplicar formato al texto usando las funciones DERECHA, 10
IZQUIERDA Y MED
4.3.2 Aplicar formato al texto usando las funciones MAYUSC, 10
MINUSC y NOMPROPIO
4.3.3 Aplicar formato al texto usando la función CONCATENAR 10
274
Número de Número
objetivo Habilidad de la matriz de lección
Crear gráficos y objetos
5.1 Crear gráficos
5.1.1 Cree un nuevo gráfico 12
5.1.2 Agregar series de datos adicionales 12
5.1.3 Cambiar entre filas y columnas en los datos de origen 12
5.1.4 Analizar datos con Análisis rápido 12
5.2 Aplicar formato a un gráfico
5.2.1 Cambiar el tamaño de gráficos 12
5.2.2 Agregar y modificar elementos del gráfico 12
5.2.3 Aplicar estilos y diseños de gráfico 12
5.2.4 Mover gráficos a la hoja de gráficos 12
5.3 Insertar objetos y aplicar formato
5.3.1 Insertar cuadros de texto y formas 13
5.3.2 Insertar imagen 13
5.3.3 Modificar las propiedades de un objeto 13
5.3.4 Agregar texto alternativo a objetos para lograr accesibilidad 13
A series de datos 229–230 área de impresión, configuración 36–37
abrir aplicar área de trazado (elemento de gráfico) 228
archivos no nativos 133 estilos a formas 255–256 argumentos
Excel 2–3 formatos condicionales 92–95 Sintaxis de SUMAR.SI 172
acceder formatos de número 80–82 Argumentos de función, cuadro de
opciones de impresión 39–40 diálogo 173
plantillas 44–46
Aplicar formato como menú Tabla 154
Vista Backstage 36 arrastre de límites 99
aceptar cambios (control de cambios) 208 aplicar formatos
asignar palabras clave 32–33
activar o desactivar el control de celdas
Asistente para importar texto 133
cambios 204–205 ajustar texto 83–84
alinear contenido y aplicar sangría a atributos de carácter, aplicación 78–79
ADECUADO, función 190
contenido 74–75 atributos de carácter especiales,
Administrador de nombres 58 aplicación de formatos de número 80–82 aplicación 78–79
Administrador de reglas, aplicación de aplicar atributos de carácter 78–79 atributos de estilo 90
formatos condicionales 93–95 Cambio del Color de fuente 77–78 atributos de la celda
agregar colocación de bordes alrededor de las
filtrar datos 148–149
comandos para la barra de herramientas de celdas. 85
ordenar datos 142–143
acceso rápido 4 combinación y división de celdas 84–85
Autofiltro personalizado 146–147
comentarios en libros 210–212 Copiar formato 86–87
datos hipervinculados 90–92 Autofiltro personalizado, cuadro de
cuadros de texto 253–254
Elección de fuentes y de tamaños de diálogo 147
filas o columnas a tablas 158–159
fuente 75–77 Autorrelleno 25–27
formas en hojas de cálculo 250–252
saltos de página 108–109 estilos 88–90 Autosuma 12, 63
series de datos en gráficos 234–235 formatos condicionales 92–95
texto a formas 252–253 Inicio, pestaña 70 B
texto alternativo, imágenes 266–268 insertar/eliminar 71–73 barra de fórmulas, muestra de fórmulas 50
texto, gráficos 228–229 Opciones de pegado especial 87–88
Barra de herramientas de acceso rápido 3–4
agrupar rellenado de celdas con color 79–80
gráficos 225–228, 254–258 personalización 41–42
datos 149–151 bordes, aplicación alrededor de las celdas 85
apilar gráficos superpuestos 257–258
ajuste de texto (celdas) 83–84 Bordes, botón 86
aplicación y cambio de estilos 255–256
ALEATORIO.ENTRE, función 197 cambiar el tamaño 256 borrado del contenido de la celda 23–24
ALEATORIO, función 197 Diseño rápido 226–228 Botón Alineación central 74
Alineación superior, botón 74 Estilo rápido 226 Botón Alineación derecha 74
alineación vertical 74 formato manual 228–231
Botón Alineación izquierda 74
Alinear el contenido de la celda 74–75 girar 257–258
hojas de cálculo 97 botón Aplicar formato 231
Alinear en el medio, botón 74 Botón Cambiar fila/columna 218
encabezados y pies de página 105–106
Alinear en la parte inferior, botón 74 filas y columnas 98–103 Botón Compartir libro 204
altura, filas 99–100 líneas de cuadrícula 104–105 Botón Correcciones 259
ancho, columnas 99–100 preparar documentos para su
Botón Diseño de la imagen 263
ancho (columnas), cambio 20–21 impresión 107–113
temas 103–104 Botón Efectos de forma 263
anexo de datos a una hoja de cálculo 136–137
tablas, Estilo rápido 154–155 Botón Elementos de gráfico 227, 232
anotaciones 201 texto Botones de alineación 74
apilar gráficos superpuestos 257–258 cuadros de texto 253 Botones Insertar función 173
aplicación de formato manualmente al aplicar sangría al contenido de la celda 74–75
botón Estilos de gráfico 228
contenido de una celda 73–86 archivos de hoja de cálculo. Ver libros Botón Filtros de gráficos 228, 233
aplicación manual de formato a los archivos no nativos, abrir 133
gráficos 228–231 botón Hipervínculo 90
Área de Configuración de impresión (vista Botón Insertar gráfico de columnas 221
edición o adición de texto 228–229 Backstage) 39
líneas del borde 230–231 Botón Insertar WordArt 254
área de gráfico (elemento de gráfico) 228
275
276 Índice
copiado de anchos de columna 100 quitar duplicados 162 adición y traslado de saltos de
copiar formato de celda 86–87 ver datos con un filtro página 108–109
Correcciones de segmentación 162–163 configuración de la orientación 111–112
(Herramienta de imagen) 259–260 importar 133 establecer márgenes 109–110
Cortado y pegado de datos 31 abrir archivos no nativos 133 repetición de la impresión de títulos en
creación de rangos de celdas 58–60 anexo de datos a una hoja de filas y en columnas 107–109
cálculo 136–137
criterio de orden, tabla 161
datos externos 135–136 E
Cuadro de diálogo Argumentos de función Integridad 137–141 edición
BUSCARV 181 permiso para escribir valores específicos contenido de la celda 21–23
Cuadro de diálogo Buscar y reemplazar 126 en las celdas 139–140 propiedades de libro 32–33
Cuadro de diálogo Cambiar nombre de remoción de filas duplicadas de hojas de edición de arrastrar y colocar 29
grupo 43 cálculo 140–141
Edición, grupo 12
cuadro de diálogo Cambiar tipo de restricción de entradas de celdas a ciertos
tipos de datos 137 editar. Ver también modificación, cambio
gráfico. 236–237
macros 164–167 comentarios 211–212
Cuadro de diálogo Insertar imagen 249 texto, gráficos 228–229
grabar macros 164–166
Cuadro de diálogo Inspector de seguridad 166–167 Efecto artístico Boceto con lápiz 261
documentos 202 ordenar 141–144 Efecto artístico Pincel 261
cuadro de diálogo Ir a 9 atributos de la celda 142–143 Efecto Dibujo de línea
cuadro de diálogo Ir a Especial 9 criterio único 141–142 (Efectos artísticos) 262
Cuadro de diálogo Ordenar 142 múltiples criterios 141 Efectos 103
Cuadro de diálogo Proteger hoja 198 pegado 30–31
Efectos artísticos Cristal 261
resumen, función SUMA 63–64
Cuadro de diálogo Seleccionar tabla 135 Efectos artísticos
resumir condicionalmente, fórmulas
Cuadro de diálogos Importar datos 134 avanzadas 172–179 (Herramienta de imagen) 261–262
Cuadro de nombres 58 CONTAR.SI.CONJUNTO, Efectos de formas, botón 229, 255
Cuadro de texto, botón 229, 253 función 176–177 eje (elementos del gráfico) 228
cuadros de texto CONTAR.SI, función 175–176 elementos
PROMEDIO.SI.CONJUNTO,
agregar 253–254 agregar a gráficos 232
función 178–179
Aplicación de formato a texto 253 eliminación
PROMEDIO.SI, función 177–178
Cursiva, botón 78 contenido de la celda 23–24
SUMAR.SI.CONJUNTO,
función 174–176 eliminar
D cambios realizados 207–208
SUMAR.SI, función 172–174
datos seguridad 196–204 celdas 72–73
agrupar/desagrupar 149–151 Inspector de documentos 201–203 comentarios 212
búsqueda de datos en un libro, fórmulas marcado un documento como final. 203 filas/columnas 98–99
avanzadas 179–182 protección de hojas de cálculo 196–198 hojas de cálculo 122
BUSCARH, función 181–182 protección un libro 198–201 Eliminar duplicados, cuadro de diálogo 140
BUSCARV, función 179–181 selección de gráfico 220–222 encabezado de fila 99
Contracción de grupos de datos en un selección de gráficos 218–220 encabezado de la columna 99
esquema 152–153 subtotal en esquemas 152–154 encabezados 201
copiado 30–31 datos con esquema automático 151–152
mouse 29–31 insertar 105–106
datos, encontrar y reemplazar 126–128 encontrar datos, hojas de cálculo 126–128
entrar en hojas de cálculo 19–20
datos externos, importar 135–136 escritura
esquema automático 151–152
filtrar 144–149 datos hipervinculados, formato datos, hojas de cálculo 19–20
atributos de la celda 148–149 de celdas 90–92 fechas, hojas de cálculo 24–25
Autofiltro personalizado 146–147 DERECHA, función 188–189 referencias de celda relativas 53
filtro automático 144–145 desagrupar ESPACIOS, función 189–190
formato de tabla 154–164 datos 149–151 establecer márgenes 109–110
agregar o quitar filas o columnas 158–159 Diagrama de flujo alternativo 265 Estilo de trama, cuadro 79
aplicación de formatos a una tabla con dibujar líneas 251 Estilo imagen
un Estilo rápido 154–155
Diseño rápido (Herramientas de imagen) 262–263
cambiar el criterio de ordenación 161
conversión de una tabla en rango 163 Aplicación de formato a un gráfico 226–228 Estilo rápido
definición de un título para una Distribuido, botón 74 Aplicación de formato a un gráfico 226
tabla 155–157 dividir celdas combinadas 84–85 estilos
eliminación de estilos de las tablas. 155 Dividir, comando 6 aplicación a formas 255–256
Fila de totales, comando 157–158 dividir ventanas 6–7 aplicación de formato de celdas 88–90
filtrar registros 160–161 aplicación o cambio de gráficos 255–256
documentos
ordenar datos 161 Estilos de celda, galería 89
preparar para la impresión 107–113
278 Índice
Estilos, grupo 12 CONCATENAR, función 191–192 Grabar macro, cuadro de diálogo 164
Estilos rápidos, formato de tablas 154–155 convertir texto en columnas 187–188 grabar macros 164–166
etiquetas de datos DERECHA, función 188–189 gráfico de barras agrupadas 223
ESPACIOS, función 189–190
(elementos de gráfico) 228 gráfico de barras apiladas 223
INFERIOR, función 191–192
IZQUIERDA, función 188 gráfico de barras paralelas 223
F
MED, función 189 gráficos. Ver también imágenes
fechas SUPERIOR, función 190 aplicar formatos 225–228, 254–258
Escritura en hojas de cálculo 24–25 resumen datos en forma apilar gráficos superpuestos 257–258
Fila de totales, comando 157–158 condicional 172–179 aplicación y cambio de estilos 255–256
filas (hojas de cálculo) CONTAR.SI.CONJUNTO, cambiar el tamaño 256
cambiar entre filas y columnas 237–238 función 176–177 Diseño rápido 226–228
definición 3 CONTAR.SI, función 175–176 Estilo rápido 226
modificar la altura 99–100 PROMEDIO.SI.CONJUNTO, formato manual 228–231
ocultar/mostrar 101–102 función 178–179 girar 257–258
repetición de impresión de títulos 107–109 PROMEDIO.SI, función 177–178 construcción 217–225
filtrar SUMAR.SI.CONJUNTO, gráficos de barras 223–225
datos 144–149 función 174–176 Gráficos recomendados 222–223
atributos de la celda 148–149 SUMAR.SI, función 172–174 seleccionar datos 218–220
Autofiltro personalizado 146–147 Fuente, grupo 12 selección de gráfico para los
filtro automático 144–145 fuentes datos 220–222
registros de tabla 160–161 formato de celdas 75–77 tipos de gráficos 217
filtro automático 144–145 funciones Gráficos dinámicos 243–244
Herramientas de análisis rápido
personalizado 146–147 ADECUADO 190
formato condicional 240
formas ALEATORIO 197
minigráficos 237–239
definido 250 ALEATORIO.ENTRE 197
Totales 239
insertar en hojas de cálculo 250–252 BUSCARH 181–182
insertar en hojas de cálculo 248–250
formato condicional 240 BUSCARV 179–181
adición de texto a las formas 252–253
Formato condicional, menú 92 CONCATENAR 191–192
cuadros de texto 253–254
CONTAR 64–65
formato de archivo PDF/XPS 18 formas 250–252
CONTARA 64–65
Formato de celdas, cuadro de diálogo 5, 74–75 gráficos SmartArt 264–266
CONTARBLANCO 64–65
Formato de forma, panel 252 imágenes de archivo 248
CONTAR.SI 175–176
imágenes en línea 248–250
Formato de imagen, panel 260 CONTAR.SI.CONJUNTO 176–177
líneas 251
Formato de número, menú 80 DERECHA 188–189
mejoras gráficas 259–265
ESPACIOS 189–190
formatos condicionales, aplicación 92–95 texto alternativo 266–268
fórmulas avanzadas y 171
formatos de archivo WordArt 253–254
INFERIOR 191–192
guardado de libros 18–19 modificar 231–237
IZQUIERDA 188
formatos de número, aplicación 80–82 adición de series de datos 234–235
MAX 67–68
agregar elementos 232
fórmulas MAYUSC 190
cambiar el tamaño 235–236
avanzado. Ver fórmulas avanzadas MED 189
cambiar entre filas y columnas 237–238
mostrar 49–51 MIN 66–67
Cambio del tipo de gráfico 236–237
orden de operaciones 51–52 O 185–186
mover 220
rangos de celdas 58–61 PROMEDIO 65–66
Tablas dinámicas 241–243
referencias de celda absolutas 54–55 PROMEDIO.SI 177–178
gráficos circulares 217, 218–219, 220, 222
referencias de celda externas 56–58 PROMEDIO.SI.CONJUNTO 178–179
SI 183–184 gráficos combinados 217
referencias de celda mixtas 55–56
referencias de celda relativas 52–54 SUMA 63–64 gráficos de anillos 217
Fórmulas SUMAR.SI 172–174 gráficos de área 217
operadores de concatenación de texto 49 SUMAR.SI.CONJUNTO 174–176 gráficos de barras 217, 223–225
fórmulas avanzadas funciones de lógica condicional
gráficos de burbujas 217, 220
Adición de funciones de lógica adición a las fórmulas 183–187
gráficos de columnas 217, 220, 222
condicional 183–187 O, función 185–186
SI, función 183–184 gráficos de cotizaciones 217
O, función 185–186
funciones estadísticas 63–65 gráficos de dispersión 217
SI, función 183–184
búsqueda de datos en un libro 179–182 gráficos de líneas 217, 220, 222
BUSCARH, función 181–182 G gráficos de superficie 217
BUSCARV, función 179–181 galería de estilos de forma 231, 255 gráficos insertados 220
funciones y 171 Galería de estilos de WordArt 253 gráficos radiales 217
modificar texto 186–193 girar gráficos 257–258 Gráficos recomendados, botón 222–223
ADECUADO, función 190
Índice 279