Capítulo 4: El sistema administrativo

Puede definirse al sistema administrativo como aquella función que por medio de un
conjunto integrado de procedimientos que prescriben tareas y que incluyen información y
decisión, hace posible la obtención de los objetivos de la organización.
Para cumplir con sus objetivos toda organización necesita contar, entre otras cosas, con
productos, tecnología, mercado, capital, personas. Aun cuando estos elementos sean
determinantes para el éxito organizacional, sin una función que los dirija adecuadamente,
de nada sirven.
El sistema administrativo de una organización debe entenderse como un sistema que, a
través del procesamiento de todos los elementos administrativos que surgen de la
realización de las tareas organizacionales, produce la información necesaria para todos los
niveles de la organización y provee los archivos y registros necesarios para generar aquella
información. Es el medio donde las políticas adoptadas por el nivel superior de la
organización se traducen en múltiples decisiones que resuelven problemas específicos
cotidianos que conforman la actividad de la organización.
Los sistemas administrativos son la práctica cotidiana de las tareas de la organización; su
interés radica en encontrar la solución a los problemas que surjan.

Funciones del sistema administrativo:

- Se transforma en el medio donde las decisiones estratégicas y políticas adoptadas por el
nivel superior de la organización, se traducen y operativizan en una multiplicidad de tareas
y decisiones que resuelven las rutinarias operaciones individuales.
- Transmite, registra y conserva los soportes de la información por medio de los cuales las
operaciones realizadas y las decisiones tomadas se comunican documentadamente.
- Realiza la captación, elaboración y transmisión de información hacia los centros
decisorios.
- Deberá facilitar el desarrollo de la organización hasta el punto que sus integrantes lo
deseen, facilitando el incremento del desarrollo de esos mismos participantes. Es
responsable de esta función tanto en condiciones estables como cambiantes, de modo
que también deberá ser capaz de aprender y adaptarse.
- Procesa la información de toda la organización: la que surge de las operaciones rutinarias
así como la que proviene del entorno organizacional. Esa información afecta a todas las
actividades y procesos permitiendo que las tareas sean cumplimentadas, así como
también, que a partir de ella pueda definirse su estrategia.
- Debe estar capacitado para captar la información que se genera en el exterior de la
organización pero que es relevante para su supervivencia:
- Identificar las oportunidades y amenazas del ambiente;
- Tomar las decisiones que sean necesarias;
- Mantener y mejorar el desempeño de la organización bajo condiciones estables o
cambiantes.
- Transformar el conocimiento tácito en explícito, creando los procesos necesarios. Es el
responsable de transformar al conocimiento en un activo organizacional valioso.
Sistemas administrativos eficientes:
El sistema administrativo debe ser eficaz, debe obtener los resultados previstos, debe
alcanzar los objetivos planeados. Si no es eficaz pone en peligro la supervivencia de la
organización misma.
Una vez alcanzada la eficacia, el sistema administrativo debe ser eficiente, obtener los
propósitos planeados pero contemplando que cumple con los mejores aspectos referidos
a su costo de operación, velocidad, seguridad, comunicación, entre otros aspectos.
Para operar con la máxima eficiencia, los sistemas administrativos deben:
1. Posibilitar la realización de las tareas y actos administrativos dentro de los plazos que se
consideran adecuados para su ejecución, con un costo compatible con la naturaleza de los
trabajos, y con un alto margen de seguridad.
2. Obtener una estructura de datos resumida periódicamente, de manera de proveer a
toda la organización de información que posibilite el desarrollo de las actividades y la
toma de decisiones.
3. Promover y alentar por medio de mecanismos adecuados, los objetivos últimos de la
organización, los de sus integrantes y los de su ambiente.

El sistema administrativo y la información:

La información se mueve por toda la organización pero lo hace bajo un esquema
formalmente determinado. Todo sistema administrativo depende de ese flujo de
información, denominado sistema de información.
Los sistemas de información son subsistemas de los sistemas administrativos, y su
responsabilidad es la de hacer fluir por toda la organización la información necesaria para
que cada componente pueda realizar sus actividades y tomar sus decisiones.
Componentes del sistema administrativo:
1. Conjunto de procedimientos: En los sistemas administrativos hay un flujo continuo de
tareas físicas que se ejecutan para realizar las actividades básicas. Este conjunto integrado
de procedimientos está compuesto por una secuencia de tareas que se realizan en los
distintos puestos de trabajo destinados a una misma finalidad específica última.
2. Personas: Ubicadas en los diferentes niveles de la organización y desarrollando diversas
funciones, ejecutarán tareas, tomarán decisiones, capturarán datos, convertirán esos
datos, información y ésta en conocimiento, y almacenarán y transmitirán datos,
información y conocimiento al resto de los participantes de la organización.
3. Sistema de información: Las transacciones rutinarias necesitan información operativa
para ser ejecutadas, y de ellas surgen datos e información que realimentan el sistema de
información permitiendo el funcionamiento operativo del sistema administrativo.
4. Recursos: Cada vez son menos las organizaciones que pueden mantenerse al margen de
contar con tecnologías electrónicas de procesamiento de datos. El desarrollo de las
nuevas tecnologías de información está conformando un escenario caracterizado por una
creciente integración entre los sistemas computarizados y las redes de comunicación.
Este último componente es el que más afecta el comportamiento de los otros y el que le
otorga características particulares al sistema administrativo.

El sistema administrativo y las nuevas tecnologías de la información:

La incorporación de nuevas tecnologías de la información afecta sensiblemente al sistema
administrativo otorgándole características especiales; los recursos tecnológicos impactan
sobre los otros elementos componentes del sistema administrativo:
1. Impacto sobre los procedimientos: Las nuevas tecnologías permiten eliminar tareas que
antes se realizaban en un procedimiento, así como introducir nuevas cambiando su
secuencia y estructura.
Las nuevas tecnologías modifican las posibilidades de supervisión y control en los
procedimientos, permitiendo supervisiones remotas, controles automáticos, mayor
acceso a las tareas realizadas por los subordinados, e integración de los sistemas de
control.
2. Impacto sobre las personas: Surge un incremento de las necesidades de aprendizaje
continuo como parte inseparable de trabajos enriquecidos que permiten mayor
autonomía y discreción por parte del trabajador.
El entorno físico normalmente mejora, aunque la profunda interacción que se produce
entre el hombre y la computadora en sus puestos de trabajo, aísla y genera “distancias”
entre los integrantes de la organización.
3. Impacto sobre el sistema de información: Las nuevas tecnologías de la información
permiten que los sistemas de información puedan procesar mayor cantidad de datos y de
mayor complejidad, además de potenciar comunicaciones más eficientes al reducir las
limitaciones especiales y geográficas. La cantidad de comunicaciones y vinculaciones
aumenta, permitiendo que mayor cantidad de información esté accesible para una mayor
cantidad de personas en la organización, puede producirse una sobrecarga de información
en las posiciones gerenciales superiores que podría llegar a entorpecer la toma de
decisiones y el diseño de estrategias.
Cuando se piensa en la incorporación de tecnología en los sistemas administrativos hay
que evitar caer en dos extremos:
1) Tratar de estar a la “última moda tecnológica”, haciendo lo mismo que se venía
haciendo anteriormente pero con nueva tecnología.
2) Modificar la manera de hacer las cosas simplemente porque una nueva tecnología
impone hacerlas de otra forma, sin analizar debidamente si esos cambios tienen sentido
desde la perspectiva del sistema administrativo y de la organización.
 Capítulo 5: El sistema de información
Definición:
1. Cada organización posee un sistema de información que, a su vez, contiene elementos
diferenciados. Cada uno de estos subsistemas de información componentes del sistema
de información, responde a necesidades específicas que surgen de las actividades,
procesos o decisiones de las distintas partes de la organización.
2. El sistema de información es un subsistema del sistema administrativo, al que sirve y
apoya para que éste pueda administrar la organización. Los sistemas de información
tienen como finalidad procesar entradas, transformar esos datos en información,
generara salidas en forma de reportes e informes, y crear y mantener archivos de datos
relacionados con la organización.
3. La información debidamente contextualizada, a la cual se le ha agregado experiencia y
reflexión, es conocimiento. Y éste representa el principal activo intangible de las
organizaciones.
4. Los sistemas de información deben adaptarse perfectamente a la organización que
sirven. Deben ser diseñados pensando en los objetivos que se intentan alcanzar y en las
estrategias que se definieron en ese sentido.
El sistema de información se define como el sistema formal de personas, equipos y
procedimientos, que en forma integrada y coordinada, y operando sobre un conjunto de
datos estructurados acorde con las necesidades organizacionales, capturan datos los
transforman en información, los almacenan y los distribuyen, a fin de apoyar las
actividades de las organizaciones tales como las operaciones, el control, la administración
y la toma de decisiones, necesarias para desarrollar la estrategia y lograr los objetivos
planteados.

Componentes de un sistema de información:

Recursos de hardware: Abarca no sólo a las máquinas, como las computadoras y otros
equipos, sino también a todos aquellos medios de datos, aquellos medios tangibles en los
cuales se graban los datos, desde las hojas de papel hasta los discos magnéticos.
Recursos de software: El equipo o hardware de la computadora debe manejarse con
software de computadora, conocido como programa del sistema; sin estos programas el
sistema no funcionaría. Por programa se entiende a la serie o conjunto de instrucciones,
métodos o procedimientos y lenguajes, que permiten usar la computadora; es un
conjunto de órdenes establecidas para controlar las operaciones de los sistemas de
cómputo de modo que se realice el procesamiento de los datos.
El software puede dividirse en dos categorías:
1) software del sistema, programa de sistema operativo, que controla y respalda las
operaciones de un sistema computacional;
2) software de aplicación, que son programas que dirigen el procesamiento para un uso
particular de computadores por parte de usuarios finales, como los programas de sueldos
y jornales.
Se incluye también al conjunto de instrucciones de procesamiento de información que
necesitan las personas: los procedimientos.
Recursos humanos: Las personas integrantes de una organización utilizan e integran los
sistemas de información, se los conoce como usuarios, aquella persona que es
responsable del ingreso de datos e instrucciones al sistema, o utiliza la información
producida por el sistema. Los usuarios directos son los que interactúan con el sistema
ingresando datos o recibiendo salidas. Los usuarios indirectos son los que aprovechan los
informes producidos por el sistema pero no interactúan directamente con el sistema.
Recursos de datos: Los recursos de datos de una organización se diferencian en bases de
datos y bases de conocimiento. Una base de datos es un conjunto integrado de datos
procesados y organizados, almacenados en diferentes tipos de registros.
Las bases de conocimiento incluyen conocimiento sobre una diversidad de circunstancias,
reglas y ejemplificaciones de casos sobre prácticas organizacionales que se consideran
como las mejores prácticas.
Recursos de redes: Pone el acento sobre la idea de que las redes de telecomunicaciones
son un componente fundamental en el diseño de los sistemas de información
contemporáneos.

Funciones básicas de los sistemas de información:

Entrada de los recursos de datos:
Recolección de datos: Los sistemas de información procesan entradas de datos: la
función de recolección de datos es la encargada de captar aquellos que se relacionan con
acontecimientos o hechos que atañen a la organización y a su ambiente. Consta de dos
etapas que son la captación de los datos y su registro.

Almacenamiento de los recursos de datos:

Permiten resguardar la memoria de la organización.
Archivo de datos: Los datos que fueron recolectados deben sistematizarse a fin de que
puedan ser utilizables por la organización, además de conservarlos físicamente y
resguardarlos adecuadamente: la creación y mantenimiento de los archivos cumple esa
función.
Dentro de la función de archivo de datos se encuentra la actividad de identificación de los
datos: Los datos archivados deben identificarse para posibilitar su posterior recuperación.
Clasificación de datos: Cuando se registra una transacción, se debe efectuar sobre ésta
una clasificación sobre la base de algún o algunos atributos, de modo que invocando a
posteriori dicho atributo, la información puede ser recuperada.
El objetivo es poder asociar un acontecimiento con otros que presentan semejanzas
significativas.
Recuperación: El objetivo de esta función es el de facilitar el acceso a la información
que se encuentra en la base de datos que depende del sistema de clasificación utilizado.
Uno de los aspectos clave de la recuperación de datos es el tiempo en que se efectúa, en
especial cuando las operaciones exigen que dicha recuperación se realice en tiempo real.

Procesamiento de datos en información:

Incluye todos los procesos que transforman los datos de entrada en salidas de
información. Esta función analiza, relaciona, calcula, clasifica, agrega, organiza y manipula
los datos convirtiéndolos en información para los usuarios finales.

Salida de los productos de información:

Toda salida de un sistema de información debe alcanzar uno o más de los siguientes
objetivos:
1. Expresar información relacionada con actividades pasadas, estado actual o
proyecciones para el futuro.
2. Señalar eventos importantes, oportunidades, problemas o advertencias.
3. Iniciar una acción.
4. Confirmar una acción.
Las funciones de los sistemas de información que se realizan dentro de la salida de los
productos de información son la compresión, la transmisión y la exposición de los datos.

Control del desempeño del sistema:

El control del desempeño del sistema representa una actividad importante para
mantenerlo dentro de un funcionamiento eficiente.
El sistema de información debe generar información de retroalimentación sobre las
actividades de entrada, procesamiento, salida y almacenamiento, de manera de poder
supervisar y evaluar si el sistema respeta los estándares de desempeño establecidos, y si
sus funciones básicas se están ejecutando correctamente.

Modalidades de procesamiento:
Procesamiento de transacciones en lotes: Se reúnen todas las transacciones de un mismo
tipo durante un período, y se procesan como un conjunto de transacciones. Todos los
datos y transacciones se codifican y reúnen en grupos antes de ser procesados. El
procesamiento es periódico.
Procesamiento de transacciones en línea: Cada operación entra en forma individual en el
sistema de cómputo. Si la operación se procesa de manera individual en el mismo
momento en que está ocurriendo, se dice que se procesa en línea o en tiempo real.

Clasificación de sistemas de información:

Sistemas de información orientados hacia las actividades organizacionales y la toma de
decisiones:
Una posible forma de diseñar un sistema de información consistiría en que por cada nivel
de actividad administrativa y por las operaciones, se estableciera un sistema
independiente, separado. Pero atendiendo a las definiciones dadas de las actividades
organizacionales, donde pudo observarse que aunque se produce una separación
conceptual las conexiones e interdependencias entre ellas son importantes y presentan
entre sí límites difusos, y por esos motivos, no es viable este esquema para el desarrollo
del sistema de información.
Otra alternativa mucho más factible es un diseño donde se cuente con un conjunto de
subsistemas en el que cada uno de ellos esté especializado en el procesamiento de un tipo
específico de información:
Sistema de procesamiento de transacciones (SPT): Tienen como objetivo mejorar la
eficacia y la eficiencia en el desarrollo de las actividades rutinarias de una organización.
Desempeña un papel vital en el respaldo de las operaciones de una organización, además
de ser el principal generador de información para los otros sistemas de la organización.
Al mismo tiempo que se realiza el procesamiento de las transacciones, se reúnen aquellos
datos que la organización considera más importantes o pertinentes referidos a esas
transacciones.
Los SPT proveen dos salidas: Una es la confección de documentos y la otra son los
informes de operaciones, resúmenes establecidos como salida rutinaria, que sintetizan la
información de las transacciones realizadas por el sistema.
Sistema de información administrativa (SIA): Realiza el manejo de los datos orientados a
tomar decisiones y resolver problemas por parte de los administradores.
El sistema se puede diseñar a fin de que prepare informes con una presentación y
contenidos especificados con anterioridad, en cada momento en que se necesite la
información.
El SIA provee no sólo información de transacciones, sino cualquier información que se
encuentre en la organización, como también aquella que puede ser de fuente externa, con
el fin de prestar apoyo a las actividades y decisiones administrativas.
Sistema de apoyo para la toma de decisiones (SAD): Está dirigido a aquellas decisiones
que no son de naturaleza recurrente y que posiblemente no vuelvan a presentarse. Ayuda
a directores y administradores a tomar este tipo de decisiones que implican situaciones
únicas.
El SAD debe tener mucha más flexibilidad y adaptabilidad que los otros sistemas de
información en lo referido al acceso a la base de datos y a otras fuentes externas de datos.
El usuario debe estar preparado para solicitar los informes que desea, tanto en su
contenido como en la forma de presentación, y el sistema debe ser capaz de producirlos.
El énfasis puesto en estos sistemas está en el “apoyo” y no en la automatización de las
decisiones. El SAD apoya, ayuda, pero de ninguna manera reemplaza el criterio del decisor
En consecuencia, sus principales características serían:
1. Es un sistema de apoyo para la toma de decisiones no muy estructuradas, donde si bien
parte del análisis puede sistematizarse en la computadora, resulta necesaria la
comprensión y criterio del decisor para dirigir y controlar el proceso.
2. El sistema no reemplaza el juicio del administrador.
3. La solución del problema se logra mediante la interacción entre el sistema y el usuario.
El SAD combina información de distintas fuentes tanto internas como externas, filtrando,
comprimiendo y rastrando información crítica, y trabajando con una base de modelos que
permita combinar información histórica con futura, accediendo a bases de datos con
información presente y con proyecciones futuras.

Sistemas expertos: Es un sistema de información que se basa en el conocimiento, y que

orienta la realización de tareas mal estructuradas, las que usualmente requieren
experiencia y conocimiento especializado. El sistema actúa utilizando su conocimiento
sobre un área específica, oficiando de consultor experto para los usuarios.
Los componentes de un sistema experto son una base de conocimiento y módulos de
software que efectúan interferencias sobre el conocimiento y que ofrecen respuestas a las
preguntas de los usuarios.
Los problemas que se presentan so no estructurados, y en ellos la información puede
estar incompleta o ser inexacta.
Sistemas de información orientados hacia las funciones organizacionales:
A un sistema de información también se lo puede clasificar y diseñar con relación a las
funciones organizacionales que utilizan su información. Las organizaciones tienen varias
funciones principales; éstas pueden organizarse en distinta forma en cada organización.
Las características distintivas de cada función determinan que éstas tengan necesidades
específicas de información, podría llegar a considerarse un sistema de información que
apoyara a cada una de ellas.
En consecuencia, cada subsistema funcional necesitaría su propia aplicación para poder
realizar todo el procesamiento de la información vinculada con dicha función, aunque esto
exija de una base de datos, una base de modelos y algunos programas que sean comunes
para todos los subsistemas, además de contar cada uno de ellos con sus propios archivos.
Dentro de cada subsistema funcional, habría aplicaciones para el procesamiento de las
transacciones, para el control operativo, para el control administrativo y para el
planeamiento estratégico.
Pero esta forma de diseño no resulta conveniente desde la perspectiva del costo que trae
aparejado. En la realidad se realiza un procesamiento que integre, como si fuese un solo
sistema, varias aplicaciones, vinculadas con alguna operatoria común, simplificando las
interconexiones entre estas aplicaciones y eliminando la posible duplicación de entrada en
la captura de datos.
 Capítulo 6: El estudio de sistemas
Definición:
El estudio de sistemas se refiere al proceso por medio del cual se examina la organización
o una parte de ella, con el fin de lograr eficacia, eficiencia o efectividad estableciendo
modificaciones en sus procedimientos, métodos de trabajo o estructura.

Diferentes enfoques sobre el estudio de sistemas:

El avance en las ciencias y en las disciplinas se desarrolló desde el enfoque denominado
analítico-mecánico, que refiere a la aplicación del método científico y al paradigma de las
ciencias físicas. El método científico hace referencia a la metodología analítica. Se ha
identificado al método analítico con el método científico, el que se caracteriza por ser
deductivo, va de lo general a lo particular.
A partir del inicio del siglo XX, este enfoque mecánico de la ciencia comenzó a decaer
puesto que no podía explicar satisfactoriamente las propiedades de los sistemas en los
campos social, conductual y biológico.
Así, comenzó a gestarse un pensamiento que proponía que la complejidad no podía
simplificarse, reducirse, analizarse, y que las interacciones no podían ignorarse o ser
tratadas linealmente. Este enfoque que considera a los problemas como un todo se llamó
enfoque de sistemas o pensamiento sistémico. A los sistemas complejos se los comenzó a
estudiar como un todo, como totalidades que son irreducibles.
El estudio de sistemas puede ser desarrollado bajo dos perspectivas diferentes, la del
enfoque analítico y la del enfoque sistémico.
El análisis comprende tres etapas:
1. El objeto bajo estudio se descompone, se toman sus partes separadamente.
2. Se trata de conocer o explicar las conductas o propiedades de cada una de las partes
separadamente.
3. Los conocimientos parciales obtenidos se agregan, estructuran y combinan para tratar
de conocer el objeto bajo estudio.
Este método resulta insuficiente y precario. No es posible la división de un sistema en sus
partes o elementos independientes puesto que:
1. Cada parte de un sistema tiene propiedades que se pierden cuando se separan del
sistema.
2. Cada sistema tiene algunas propiedades, esenciales, que no tiene ninguna de sus partes.
Pero para poder desarrollar desde el enfoque de sistemas el estudio de las organizaciones,
resulta necesaria una metodología que esté basada en el pensamiento sistémico.
Esta metodología debe satisfacer tanto los conceptos sistémicos como los analíticos, así
como también los factores situacionales o contingentes de las organizaciones.
En una metodología sistémica los pasos consisten en:
1. Identificar el sistema del cual el objeto que se va a estudiar es una parte o subsistema.
2. Explicar la conducta, propiedades o funciones del sistema o sistemas generales de los
que forma parte el objeto bajo estudio.
3. Explicar la conducta, propiedades o funciones del objeto bajo estudio, en términos de
sus funciones dentro del sistema o sistemas generales que lo contienen.
El siguiente cuadro muestra las etapas de uno y otro enfoque; comenzando con las del
pensamiento sistémico y continuando con las del analítico se obtiene una metodología
exhaustiva y perfectamente complementada.

Etapa Pensamiento Sistémico Pensamiento Analítico

Primera Identificar al suprasistema que Dividir en sus partes componentes
contiene al objeto bajo estudio. al objeto bajo estudio.
Segunda Explicar las conductas y Explicar o conocer las conductas o
propiedades del suprasistema que propiedades de las partes
contiene al objeto bajo estudio. separadamente.
Tercera Explicar la conducta y propiedades El conocimiento de cada parte se
del objeto bajo estudio teniendo combina para tratar de conocer el
en cuenta sus funciones dentro del objeto bajo estudio.
suprasistema.

Mejoramiento y rediseño de sistemas:

Como resultado de un estudio de sistemas pueden obtenerse afinaciones del diseño
actual de los sistemas, es decir, cambios parciales y poco significativos que buscan ajustar
el funcionamiento hacia un comportamiento cercano a un estándar o a la consideración
de su condición de operación normal, logrando un mejoramiento de sistemas, en tanto
que también es posible lograr transformaciones fundamentales que llevan a ignorar el
diseño actual y sus restricciones para concentrarse en un diseño totalmente nuevo.
- Mejoramiento de sistemas: Cuando se busca el mejoramiento de un sistema el
propósito que se persigue es el de ajustar su funcionamiento en busca de un
comportamiento que se acerque al determinado en su diseño original.
Por medio del mejoramiento de sistemas se atacan problemas relacionados con la no
satisfacción de los objeticos definidos para un sistema, con la dificultad para alcanzar los
resultados esperados, o con un funcionamiento que se aparta del inicialmente planteado.
El mejoramiento no cuestiona los objetivos, las funciones, la estructura y los procesos del
sistema estudiado, sino que opera sobre soluciones incrementadas, graduales, sostenidas
en el statu quo imperante.
- Rediseño de sistemas: Supone un proceso creativo que cuestiona los supuestos sobre los
que se diseñaron los sistemas estudiados, con el fin de volcar sobre ellos soluciones
innovadoras. Cuestiona la naturaleza misma de los sistemas y sus funciones en el
suprasistema.

Etapas del estudio de sistemas:

Se tomará como base la metodología del ciclo de vida, la que se ampliará para hacer
intervenir en ella al enfoque sistémico.
Una metodología que contemple estos requisitos debe comenzar con la realización de una
síntesis, que permita tener una visión global, integral y generalizada del objeto bajo
estudio. Esta síntesis delineará el marco del estudio de sistemas, dentro de cuyos límites
desarrollará sus actividades.
Una vez definida la situación deberá procederse a recolectar la información necesaria para
abordar el estudio, la que deberá clasificarse y procesarse. Esta etapa de análisis permitirá
efectuar las recomendaciones para mejorar o rediseñar el sistema.
Una vez concluido el análisis debe procederse nuevamente a elaborar una síntesis, que en
este caso se denomina diseño. El análisis determina qué hace o qué debería hacer el
sistema, en tanto que el diseño determina cómo alcanzar el objetivo. En esta etapa se
aprecia la necesidad de diseñar soluciones integrales y generales, teniendo como
referencia el total del conjunto.
El estudio de sistemas continúa con la etapa de implementación. Todo trabajo relativo al
estudio de sistemas debería culminar con la implementación de las modificaciones o del
nuevo sistema. Una vez instalado y en funcionamiento el sistema debe realizarse un
seguimiento y verificación de que su operación se encuentra dentro de los parámetros
establecidos originalmente.

Función del estudio de sistemas:

Puede definirse al estudio de sistemas como el proceso que permite determinar las
necesidades de información para la toma de decisiones y el desarrollo de las actividades
administrativas de cada nivel de la organización, y en el cual se estudian los
procesamientos de transacciones, con el objetivo de aumentar la eficiencia general y la
efectividad de las organizaciones.
Las actividades específicas que se desarrollan en un estudio de sistemas son:
1. Entender situaciones en las cuales se supone o sospecha que puede aumentarse la
eficiencia o efectividad organizacional.
2. Determinar las necesidades y características de información que los centros de
decisiones requieren para el proceso de toma de decisiones.
3. Establecer qué tipos de informes y reportes se requieren para desarrollar las demás
actividades administrativas.
4. Obtener información sobre las operatorias y procedimientos rutinarios con el fin de
establecer con precisión cómo trabajan.
5. Examinar críticamente la situación actual para detectar errores o fallas que puedan
subsanarse, elaborando un estado del problema.
6. Determinar las alternativas posibles ponderando en cada una su aporte a la solución de
los problemas y la relación costo-beneficio de su implementación.
7. Diseñar el sistema o las modificaciones que satisfagan todos los objetivos considerados
durante el desarrollo del estudio de sistemas.
8. Verificar cómo se implanta el sistema o sus modificaciones por parte del personal de
línea, estableciendo los mecanismos necesarios para permitir el seguimiento de la
implementación y el posterior mantenimiento del sistema.

Metodologías para el estudio de sistemas:

Un estudio de sistemas se apoya en una metodología y en un conjunto de herramientas y
técnicas que permiten desarrollar las etapas necesarias para llevar a cabo todo el trabajo.
Una metodología se define como una disposición lógica y secuencial de pasos y
procedimientos orientados hacia el desarrollo de una tarea.
Una buena metodología debe ser un elemento que oriente el desarrollo del estudio de
sistemas más que un conjunto rígido e inflexible de pasos o reglas que hay que seguir en
un orden determinado.
Hay tres enfoques metodológicos diferentes:
1. Metodología del Ciclo de Vida Ampliada.
2. Metodología del Análisis Estructurado.
3. Metodología del Diseño Evolutivo (o Desarrollo Prototipos)
Tal vez la más difundida y conocida de las metodologías sea la del ciclo de vida, que
tradicionalmente se la considera compuesta por cinco etapas: Estudio Preliminar,
Relevamiento, Análisis, Diseño e Implementación.
Esta concepción de la metodología responde al enfoque analítico, debiéndose reconocer
que utilizarla con ese esquema en sistemas complejos, genera resultados no satisfactorios.
Es por eso que la metodología del ciclo de vida ampliada reemplaza la primera etapa que
sólo definía formalmente el estudio, e incorpora una actividad de síntesis con un alcance
más amplio.
En esta etapa de síntesis se definirá al objeto bajo estudio en función de su inclusión en
uno o más sistemas mayores que lo contienen.
La metodología del análisis estructurado contienen todos los elementos como para
realizar un completo estudio de sistemas per es habitual que se utilicen sus fundamentos
de análisis en forma independiente o como ayuda o complemento en otras metodologías.
También el análisis estructurado va a tener que complementarse con una etapa de síntesis
que le permita complementar la visión analítica que predomina en su concepción.
La metodología del diseño evolutivo consiste en la construcción de prototipos
desarrollados con gran participación de los usuarios, en donde se prueban ideas y
sugerencias relacionadas con un nuevo sistema. Este método es particularmente efectivo
cuando no se pueden conocer o definir las necesidades de información de un nuevo
sistema, o cuando la situación que ser presenta es tan novedosa que no existe experiencia
anterior que pueda servir de antecedente.

Capítulo 7: Actividades y herramientas para el estudio de sistemas

Actividades y herramientas de relevamiento de información:
Para reunir los datos relacionados con los sistemas se realizan actividades de relevamiento
que representan distintas formas de llevar a cabo acciones sistemáticas para conseguir
información.
Entrevistas: Consiste en una reunión de dos o más personas donde una de ellas es el
hombre de sistemas, que por medio de una conversación reúne información que
verbalmente proporciona el entrevistado. La entrevista es una actividad que se realiza
durante todo el desarrollo del estudio de sistemas.
Cuestionarios: Son documentos compuestos por preguntas, referidas y relacionadas con
el tema que se está investigando. Son utilizados cuando existe la necesidad de entrevistar
a mucha gente y es posible utilizar preguntas directas y concisas.
Revisión de registros y documentación: Existen organizaciones en las que por su grado
de formalización se pueden encontrar registros donde se acumula información sobre las
actividades y las funciones. La información contenida en estos registros puede ayudar al
hombre de sistemas a aproximarse al conocimiento de tales actividades y operaciones con
las cuales no se encuentra muy familiarizado. Está revisión le proporcionará información
sobre cómo debería actuar la organización, lo que no asegura que esté actuando
realmente de esa manera.
Observación personal: Se trata de un examen que se realiza en el mismo sitio donde se
está realizando las operaciones, las que el hombre de sistemas visualiza con el objetivo de
obtener información en la misma fuente y en el mismo momento en que la información se
produce.

Actividades y herramientas de registración de la información:

Como consecuencia de la aplicación de las técnicas de relevamiento de información, se
obtiene como resultado una gran cantidad de datos referentes a los elementos
investigados, que deben ser registrados y sistematizados para evitar su pérdida y facilitar
la organización de los detalles obtenidos.
Árboles de decisiones: Se expresa mediante un diagrama que refleja una sucesión
encadenada de condiciones y acciones. Toma el nombre de árbol porque a partir de un
punto inicial de decisión las diferentes alternativas forman los brazos que a medida que
vayan contemplando nuevas condiciones, van generando bifurcaciones que se asemejan a
ramas, llegando finalmente a la acción a tomar en el final de cada combinación de
condiciones.
Tablas de decisión: Son matrices donde se vuelcan en columnas y renglones las
condiciones y las acciones. Cada tabla se construye con cuatro secciones que adoptan la
siguiente distribución:

Condiciones Reglas de decisión

Identificación de las condiciones Valores de las condiciones
Identificación de las acciones Acciones a tomar

Las tablas en las que los valores de las condiciones están limitados a sólo dos (SI y NO) más
alguna situación de indiferencia, se conocen como tablas de entrada limitada.
Cuando las condiciones de una tabla pueden asumir más de dos valores (SI Y NO) se dice
que la tabla es de entrada extendida. En vez de figurar SI y NO van a figurar todos los
valore que puede tener cada condición.
En una misma tabla pueden combinarse características de las dos formas anteriores, éstas
son llamadas tablas de entrada mixta.
Lenguaje estructurado: Por medio de esta técnica se evitan descripciones ambiguas de
acciones y condiciones, lográndose una clara definición de las reglas de decisión. Como no
se utiliza ningún tipo de diagramación especial, sino sólo una forma especial de presentar
las declaraciones, esta técnica es de rápida construcción y aplicación.
Esta forma de presentar la lógica de los procesos de un sistema es útil no sólo para el
análisis de decisiones, sino también para el diseño de sistemas, ya que sus estructuras se
adaptan para el desarrollo de programas.
Estructura secuencial: Comprende a los pasos o instrucciones dentro de un proceso,
que no dependen de ninguna condición para ser llevados a cabo, y que no presentan
repeticiones o ramificaciones dentro de ellos.
Estructura decisional: Cuando ante una condición se puede emprender más de una
acción, es necesario utilizar la estructura decisional. Cada acción puede ser un conjunto de
declaraciones secuenciales, o una repetición de procesos u otra decisión.
Estructura iterativa: En algunos procedimientos se encuentran operaciones que se
repiten una y otra vez hasta que se logre un determinado resultado o mientras se
presenten ciertas condiciones.
Diagramas: Son representaciones simbólicas, modelos abreviados de los sistemas de las
organizaciones.
Representan esquemáticamente por medio de un conjunto de símbolos convencionales y
de reglas de construcción, las principales características de los sistemas reales, con una
simplificación que permite realizar sobre aquellos el análisis que lleva a concluir sobre su
funcionamiento, detectando errores o fallas que afecten su efectividad o eficiencia.
Tipos de diagramas:
Diagramas de bloque: Por medio de los diagramas de bloque es posible tener una visión
sintética de un sistema y de la manera en que funciona. Se diseñan mostrando los
elementos que componen el sistema pero sin profundizar en las particularidades que se
relacionan con la ejecución de los trabajos; sólo se describen sus partes básicas que
relatan las entradas de información, los procesos que se realizan sobre esas entradas, los
archivos que se utilizan y las salidas que se tienen.
Son utilizados cuando se está comenzando un estudio de sistemas y se intenta tener una
visión global del sistema estudiado.
Estos diagramas no utilizan símbolos especiales, sólo se basan en la disposición orgánica
de sus elementos, mostrándolos dentro de rectángulos unidos por flechas que indican el
flujo del proceso.
Diagramas de Encadenamiento Sectorial: Por medio de estos diagramas se pueden
representar circuitos o rutinas administrativas; Su aplicación puede ser útil en aquellos
casos en que se necesita una exposición resumida de procedimientos poniendo de
manifiesto sus elementos más representativos, pero sin profundizar en las
particularidades de ejecución de las operaciones.
Se construye estableciendo tantas columnas como departamentos, secciones o áreas de la
organización se quieren representar. Son muy utilizados cuando el estudio de sistema se
orienta hacia un rediseño, porque permiten mostrar globalmente un proceso. Para su
graficación, se utilizan los siguientes símbolos:

OPERACIÓN: Representa una actividad o un conjunto de ellas; en cada

círculo se enuncia una función o actividad pero sin determinar la secuencia
de pasos que se deben realizar para ejecutarla.
FORMULARIO: Representa formularios, pero sin identificar la cantidad de
copias.

FLUJO DE INFORMACIÓN: Encadena la secuencia de operaciones indicando

la orientación del flujo de información.

Cursogramas: Son la representación gráfica de las rutinas o procedimientos

administrativos.
En ellos se muestran los sectores, los soportes de información y de los procedimientos
vinculados, surgen con claridad omisiones, reiteraciones o superposiciones, además de la
utilización de cada soporte de información así como las operaciones y controles
realizados.
Los cursogramas administrativos se utilizan tanto en la fase de relevamiento, a fin de que
la información obtenida quede registrada, como en la fase de diseño, donde cumplen la
función de mostrar el sistema propuesto.
1) Simbología:

SÍMBOLO DENOMINACIÓN DESCRIPCIÓN

OPERACIÓN Acción de elaboración, modificación o
incorporación de información o
decisión.
CONTROL Acción de verificación.

DEMORA Toda detención transitoria del

proceso en espera de un
acontecimiento determinado
ARCHIVO TRANSITORIO Almacenamiento sistemático en
forma temporaria de elementos
portadores de información
ARCHIVO DEFINITIVO Almacenamiento sistemático en
forma permanente de elementos
portadores de información.
DESTRUCCIÓN Eliminación de la información, se
destruya o no el elemento portador
de ella.
 ALTERNATIVA Indicar que en el procedimiento
pueden originarse distintos cursos de
acción.
FORMULARIO U OTRO Elemento portador de la información.
SOPORTE DE
INFORMACIÓN
PROCESO NO Conjunto de acciones que se
REPRESENTADO desconocen o que no interesa o no es
necesario representar.
TRASLADO El desplazamiento físico del elemento
portador de información. Cuando se
coloca vertical, une símbolos de una
misma columna (área o sección) y
cuando es horizontal, significa un
traslado físico entre distintas áreas de
responsabilidad.
TOMA DE Desplazamiento de la información sin
INFORMACIÓN el desplazamiento físico de los
elementos que intervienen en el
proceso.
CONECTOR Nexo entre procedimientos o
procesos.

Diagramas de sistemas: Los tipos anteriores de diagramas son propios de cualquier

sistema de información; los diagramas de sistemas son propios de aquellos sistemas que
usan PED.
Cuando se está usando un cursograma para registrar un sistema que tiene PED, el
diagrama muestra todos los procedimientos realizados por el hombre, pero cuando
interviene el PED, sólo se representan las entradas de datos y las salidas de información
en una columna que representa un sector o función determinada.
El diagrama de sistemas expondrá con claridad los medios de entrada y de salida, la
descripción sintética que permita la identificación de los programas que intervienen, y los
soportes de archivos utilizados. Un diagrama de programa muestra las actividades
específicas desarrolladas dentro de los mismos programas, las que debe seguir la
computadora al procesar esos programas en particular.

Símbolos para medios de entrada-salida

DISCO MAGNÉTICO Representación de un archivo

soportado en disco.
MEMORIA DE ACCESO Datos almacenados en un archivo de
SECUENCIAL tipo secuencial.
 MEMORIA DE ACCESO Datos que son accesibles en forma
DIRECTO directa.
DOCUMENTO Datos legibles.

ENTRADA MANUAL Datos en aquellos casos que los

soportes sean de cualquier tipo con
los cuales la información se ingresa
manualmente.
REPRESENTACIÓN Datos cuto soporte es cualquiera de
VISUAL aquellos en los cuales las
informaciones son visualizadas por
voluntad del operador con una
pantalla de video o un indicador en
línea.

Símbolos de proceso

PROCESO Cualquier clase de

funciones del
procesamiento realizado
por una computadora.
PROCESO PREDEFINIDO Proceso no definido en
forma específica en el
diagrama.
OPERACIÓN MANUAL Operación o proceso
realizado por una persona
fuera de la línea.
DECISIÓN Cualquier punto en el
proceso donde se deba
tomar una decisión.
 Capítulo 8: Metodología del ciclo de vida ampliada
Esta metodología permite manejar el estudio como un proyecto en el cual cada una de las
etapas del desarrollo está bastante bien definida.
La metodología esencialmente analítica del ciclo de vida se basa en la suposición de que
mejorando el desempeño de cada una de las partes de un sistema por separado, mejora el
funcionamiento del conjunto. Cuando se analiza la perspectiva sistémica se advierte que
este presupuesto de trabajo no permite generar las respuestas más adecuadas a los
problemas de los sistemas complejos.
El enfoque sistémico a través de su mirada extrospectiva de los sistemas define que
ninguna parte de un sistema debería ser cambiada sin entender primero cómo impactará
sobre el conjunto y luego de determinar si el efecto resultante será beneficioso.
La metodología del ciclo de vida ampliada permitirá definir, en su primera etapa de
síntesis y a partir de la aplicación en ella del enfoque sistémico, si el estudio de sistemas
deberá orientarse hacia el mejoramiento o hacia el rediseño.
 Etapas y fases de la metodología del ciclo de vida ampliada:
La metodología del ciclo de vida ampliada consta de seis etapas que están formadas por
distintas fases, en las que se aplican herramientas que permiten desarrollar actividades de
las que se obtienen resultados concretos

Etapa Fases Actividades y herramientas Resultados

Síntesis -Investigación sistémica -Entrevistas -Identificación y definición del

-Observación y visitas objetivo de estudio
-Revisión de documentos, -Integración del equipo
antecedentes e información -Formulación del Panorama
ambiental Sincrético
-PERT, CPM Y GANTT -Evaluación de factibilidades
-Aceptación o rechazo del
estudio

Relevamiento -Investigación detallada -Entrevistas -Entendimiento y conocimiento

de información -Cuestionarios del objeto bajo estudio
-Revisión de registros y
documentación
-Observación directa
-Árboles de decisión
-Tablas de decisión
-Lenguaje estructurado
-Diagramas
Análisis -Análisis, evaluación y -Técnica del interrogatorio -Conclusiones sobre el sistema
determinación de -Preguntar ¿Por qué? Cinco actual
requerimientos veces - Determinación de
-Evaluación del sistema con requerimientos del nuevo
relación a: sistema
-Capacidad
-Comunicación
-Costos
-Competitividad
-Control interno
Diseño -Diseño general -Estudios de factibilidad: -Definición de las
-Diseño detallado -Técnica especificaciones funcionales de
-Económica diseño:
 -Operativa -Salidas
-Organizacional -Archivos
-Diagramas de flujo, de -Procesos
sistemas, de programas. -Entradas
Cursogramas. Manuales y -Diseño físico
normas. Organigramas -Diseño del sistema social
-Prueba del sistema
Implementación -Planeamiento y -PER, CPM, GANTT -Programa de implementación
programación de la -Modalidades:
implementación -Trabajo en paralelo
-Capacitación y -Reemplazo directo
entrenamiento del -Sistema piloto
personal -Arranque por fases
-Conversión del sistema
Seguimiento -Seguimiento y -Visita y observación directa -Control y ajuste del sistema
mantenimiento -Consultas específicas