1- Libro de Caja

El libro de caja es una herramienta para la gestión de caja y movimientos de fondos.

Se utiliza para la contabilización de entradas y salidas de dinero y cheques.
Con esta herramienta se puede:

 Crear un libro de caja independiente para cada moneda

 Contabilizar en las cuentas de deudor, acreedor y mayor-
 Ejecutar varios libros de caja en una misma sociedad
 Cada libro se identifica con una clave

2- Operaciones
El Libro de caja es una de las operaciones contables que se pueden procesar en una
sola pantalla. En esta pantalla se pueden ingresar, visualizar, y modificar las
operaciones del libro de caja.
Estructura del libro de caja
Al ingresar a la Trx FBCJ se puede seleccionar el libro de caja sobre el cual se va a
operar:
Expliquemos la pantalla de arriba:
Selección de datos: en esta area se selecciona el periodo de tiempo o fecha
que corresponde al libro caja. Puede seleccionarse un día o un intervalo de
días.
Visualización de saldos: cada movimiento que se ingrese en el libro caja
reflejará el saldo de manera sumarizada en esta area de la transacción
informando cual es el saldo inicial, el total de ingresos, el total de gastos y el
saldo final del libro caja.
Solapara para ingreso de los movimientos: existen tres solapas en las
cuales se deberán ingresar las operaciones dependiendo de la categoría de la
operación.
Dentro del libro de caja se pueden tratar diferentes operaciones que se hayan
configurado utilizando las categorías de operaciones contables. A continuación
mencionaremos las categorías de operaciones contables estándares y sus
contabilizaciones.
 Otras Características

 Las entradas del libro de caja se pueden grabar de manera local en el libro caja

 Las operaciones pueden grabarse, copiarse o borrarse. Las entradas del libro
Caja grabadas se contabilizan en el libro mayor en un momento posterior, por
ejemplo, al final del día.

 Es posible imprimir las entradas del libro de caja que se han grabado (recibos)
además de las que se han contabilizado en el intervalo de tiempo. Los
formularios de impresión se seleccionar en el customizing.

 Se pueden visualizar los documentos subsiguientes que se han contabilizado

como resultado de entradas del libro de caja. También, se pueden copiar y
borrar entradas del libro de caja grabadas y no contabilizadas, y visualizar las
entradas del libro de caja borradas.

 También se pueden introducir cheques en el libro de caja.

 En SAP se puede introducir un documento de libro de caja con una partición de

documento. En otras palabras, un documento de libro de caja puede contener
varias cuentas con diferentes indicadores de impuestos y/o imputaciones
relativos a la contabilidad de costos. Por lo tanto, si se reenvía un documento
de libro de caja a la Gestión financiera, solo se creará un documento contable.
Ejecución / Contabilizaciones del Libro de
Caja
Ingresamos a la siguiente transacción

Código de
Árbol
Menú Transacción
SAP Finanzas  Gestión Financiera  Libro
Mayor  Contabilización  Contabilización FBCJ
Caja

Aparecerá la siguiente pantalla:

Debemos seleccionar el libro de Caja a utilizar con el botón

Después de colocar la sociedad y el libro de caja se le da enter .

 1.1. Reposición inicial de Fondo Fijo (Transferencia Bancaria o Efectivo)

Seleccionamos la pestaña “Ingresos efectivo”

Completar los siguientes campos:

Operación contable: REPOSICIÓN C/ TRANSF. o REPOSICIÓN C/ EFVO

Importe: Ingresamos el importe por el cuál queremos constituir el fondo fijo.
Libro Mayor: Se completa automáticamente. Determina la cuenta de mayor por la Operación
contable elegida.
Txt.: Texto libre

Una vez completados los campos mencionados apretamos Enter y seleccionamos el registro:
Seleccionamos el botón para contabilizar la reposición.

Al contabilizar, el status del registro se torna en color verde y se actualizan los saldos del libro
de caja

Podremos ver el documento generado seleccionando el botón

Para volver al Libro de Caja, presionamos el botón (F3).

1.2. Reposición inicial de Fondo Fijo (a través de Proveedor)

Seleccionamos la pestaña “Ingresos efectivo”

Completar los siguientes campos:

Operación contable: REPOSICIÓN C/ PROV (Tipo de operación contable: K)

Importe: Ingresamos el importe por el cuál queremos constituir el fondo fijo.
Libro Mayor: Se completa automáticamente. Determina la cuenta de mayor por la Operación
contable elegida.
Txt.: Texto libre
Acreedor: Nro. de proveedor al que se imputará el pago (Proveedor de Fondo Fijo).

Una vez completados los campos mencionados apretamos Enter y seleccionamos el registro:
Seleccionamos el botón para contabilizar la reposición.

Al contabilizar, el status del registro se torna en color verde y se actualizan los saldos del libro
de caja

Podremos ver el documento generado seleccionando el botón

Este documento puede ser pagado con el medio de pago que corresponda por las
transacciones de pagos (manual o automática) fuera de la funcionalidad de libros de caja.

Para volver al Libro de Caja, presionamos el botón (F3).

1.3. Contabilización de Gastos

Seleccionamos la pestaña “Gastos efectivo”

Completar los siguientes campos:

Operación contable: Seleccionar de las opciones disponibles el concepto del gasto que
queremos contabilizar (Tipo de operación contable: E). Por ej: LIBRERÍA Y PAPELERIA
Importe: Ingresamos el importe del gasto.
Libro Mayor: Se completa automáticamente. Determina la cuenta de mayor por la Operación
contable elegida.
Txt.: Texto libre
Centro Coste: Ingresar el centro de costo que corresponde.
Una vez completados los campos mencionados apretamos Enter y seleccionamos el registro:

Seleccionamos el botón para contabilizar la reposición.

Al contabilizar, el status del registro se torna en color verde y se actualizan los saldos del libro
de caja

Podremos ver el documento generado seleccionando el botón

Como se contabilizó imputando a una cuenta de resultado, aparecerá el siguiente pop up:

Vemos que aparecen dos documentos, uno corresponde al documento FI y el otro al

documento CO.

Seleccionamos el documento FI:

Para volver al Libro de Caja, presionamos el botón (F3).

 1.4. Pago a Proveedor

Seleccionamos la pestaña “Gastos efectivo”

Operación contable: CONTAB.ACREEDOR (Tipo de operación contable: K).

Importe: Ingresamos el importe del gasto.
Txt.: Texto libre
Acreedor: Nro. de proveedor al que se imputará el pago.

Una vez completados los campos mencionados apretamos Enter y seleccionamos el registro:
Seleccionamos el botón para contabilizar la reposición.

Al contabilizar, el status del registro se torna en color verde y se actualizan los saldos del libro
de caja.

Podremos ver el documento generado seleccionando el botón

1.5. Anular operación

Para anular un registro ingresado en el fondo fijo (esté contabilizado o no), se debe

seleccionar el registro a anular y presionar el botón

Aparecerá el siguiente pop up:

Ingresamos el motivo de anulación 01:

Enter

La entrada anulada aparecerá de la siguiente forma:

Podremos ver el documento generado seleccionando el botón

1.6. Imprimir diario

Seleccionando el botón se puede ver el reporte con todos los movimientos

que recibió el Libro de caja en un intervalo de fechas seleccionadas:
Configuración del Libro de Caja
Para configurar un nuevo libro de caja para una sociedad, debemos definir los
siguientes puntos:

Crear una cuenta de mayor

Se debe crear una cuenta de mayor especialmente para el libro caja. La cuenta debe
tener como particularidad el tilde de que solo contabiliza automáticamente. De esta
manera, el libro solo podrá recibir imputaciones por las operaciones realizadas
únicamente en la transacción del libro caja.

Determinar importe limite

Se debe determinar cuál será el importe limite que administrará el libro Caja. Cualquier
operación superior a este importe no podrá ingresarse.
 Definir Clases de Documento para libro Caja
Se deben crear las Clases de documento que se utilizarán en el libro Caja. Pueden
utilizarse Clases de documento ya existentes o crearse clases de documento
especialmente para el libro Caja. Se puede crear más de una clase de documento
para utilizar en los distintos tipos de operaciones que se registren.
Transacción: OBA7
Este punto del customizing nos lleva a la misma transacción, desde donde se crean
las clases de documento. Desde aquí solo se crea la clase de documento, en un paso
posterior se asigna a las operaciones del libro caja.
 Definir Rango de números para las operaciones del libro Caja
Como vimos cómo funciona el libro caja, las operaciones se graban en el libro pero no
necesariamente se contabilizan. Todas las operaciones que se graban en el libro se
registran con un número distinto del número de documento con el cual llegan a la
contabilidad principal. En este punto del customizing definimos el rango de números
que llevarán los movimientos generados dentro del Libro Caja

Transacción FBCJC1
 Crear Libro Caja
Una vez que hayamos cumplido con los pasos anteriores tendremos todos los
elementos que necesitamos para crear un nuevo Libro Caja

Transacción FBCJC0

En esta transacción deberemos completar los siguientes parámetros:

Sociedad: sociedad para la cual se va a crear el libro caja
Numero de libro: es la clave alfanumérica que identifica el libro Caja
Cuenta de mayor: es la cuenta de mayor que representa al libro Caja
Moneda: es la moneda en la cual se administrará el libro caja
Nombre del libro: texto que identifique al libro Caja
Libro Caja Cerrado: este campo se marca cuando un libro deja de utilizarse. A partir
de este tilde el libro se bloquea.
Clases de documentos: se deben definir las clases de documentos para las
siguientes operaciones:
 Contabilizaciones de cuenta de mayor
 Salida de pagos para acreedores
 Entrada de pagos de los acreedores
 Salidas de pagos para los deudores
 Entrada de pagos de los deudores
 Definir las operaciones del libro caja

Transacción FBCJC2

Para crear una operación contable, hay que ingresar los siguientes parámetros:

 La Sociedad en la que se utilizará la operación contable

 Numero de operación contable: a este número de operación se le asignará

una clase de operación. Puede haber más de un número de operación con la
misma clase de operación.

 La clase de operación contable ya están definidas y solo hay que seleccionar

la que corresponda

 C: Pago de cuenta bancaria ( Extracciones)

 B: Pago a cuenta bancaria ( Depósitos)
 R: Ingresos:
 E: Gastos
 D: contabilizaciones deudor
 K: contabilizaciones acreedor

 Clasificación de la operación comercial: Cada una de las operaciones debe

llevar una clasificación, la cual determinará en que solapa del Libro Caja se
debe ingresar la operación.

 Gastos Efectivo
 Ingresos Efectivo
 Ingresos Cheques
 Ingresos en efectivo / cheques
  Cuenta de mayor: se puede especificar cuál será la cuenta de mayor en la que
se contabilizará la operación. Para las categorías de operaciones contables
E,R, C y B, se puede fijar un indicador para permitir que la cuenta de mayor
para la operación contable se pueda modificar al registrar el documento. En
este caso, la cuenta de mayor solo es un valor de propuesta.
No se puede ingresar cuentas de mayor para las operaciones contables D y K

 Especificar indicadores de impuestos para las operaciones contables E

(gastos) y R (ingresos). No es un dato obligatorio. Si no se ha definido ningún
indicador de impuestos, se deberá especificar uno ( si la cuenta lo requiere) al
crear el documento.

 Texto que identifica la operación

 Se puede fijar un indicador que impide realizar más contabilizaciones para la

operación.

Una vez realizados todos estos pasos, estaremos en condiciones de utilizar el libro
Caja.