La Implementación de Sistemas de

Control de combustible y en área de

comedor de la gerencia de
Administración, finanzas y desarrollo
de personal de Acabados Talgo.

Memoria Descriptiva de Experiencia Profesional para obtener el título

de:

Licenciada en administración:

Presenta:

Iliana Cruz Silva

Julio 2019

Página 1
Resumen

Es importante precisar que en la Administración es importante el control, supervisión

y la obtención de grandes resultados con mínimos recursos, mismos que deben ir
acordes a las necesidades del lugar en donde se labora, apegándose a la misión,
visión y objetivo de la empresa, en virtud de que son piezas claves para el mejor
funcionamiento del lugar en donde laboramos
El poner en práctica el control en la administración conlleva a que todas las acciones
que se emprendan, serán para garantizar que las operaciones reales coincidan con
las operaciones planificadas, todos los involucrados de una organización tienen la
obligación de controlar; de tal manera, que el control es un elemento clave en la
administración.
Asimismo la labor de supervisión suele enmarcarse dentro de un esquema
organizativo, donde cada estamento responde a un nivel superior, siendo esta
actividad fundamental para el buen desempeño de la empresa.

Entre los múltiples objetivos que se le pueden exigir a una empresa, hay uno que
nunca estará a discusión: ser una organización rentable; es decir, tiene que ser una
entidad económica que obtiene ganancias, en forma consistente, tras producir y
vender un bien o servicio. Si no satisface dicha meta, una compañía, en realidad,
es otra cosa

En el presente trabajo se describirá las estrategias para el control y supervisión

implementadas en la vida laboral cotidiana y el impacto que se obtuvo en la
empresa.

Página 2
Índice
1.- Introducción ………………………………………………………………………..4

2.- Fundamento teórico …………………………...………………………………….5

2.1. Historia de la administración (control y supervisión)………………………….5

2.2. Importancia ……………………………………………………………………….7

2.3 Teoría clásica de la administración (Henri Fayol)……………………………..8

2.4 Administración científica del trabajo (Frederick w. Taylor)……………………9

3.- Nodo experiencial…………………………………………………………………10

3.1 Generalidades de la empresa………………………………………………..…10

3.2 Misión, visión, valores y principios …………………………………………….10

3.3 Estructura de la empresa ……………………………………………………….11

4.- Análisis de experiencia profesional……………………………………………..13

4.1. Área, cargo y fecha de ingreso…………………………………………………13

4.2. Funciones………………………………………………………………………...15

5.- Implementación del Sistema de control de uso de combustible y en el área

del comedor de Acabados Talgo………………………………………………..16

5.1. Antecedentes…………………………………………………………………….16

5.2. FODA …………………………………………………………………………….19

5.3. Cambios en la gerencia de administración y desarrollo de personal……...20

5.4 Implementación de sistema de control de uso de gasolina para vehículos

e insumos de comedor ………………………………………………………………20

5.5. Resultados ……………………………………………………………………….23

6.- Conclusiones……………………………………………………………………....25

7.- Bibliografía…………………………………………………………………………26

Página 3
1.- Introducción
Acabados Talgo, es una empresa enfocada en acabados, manejando estándares
de precisión y alta calidad en materiales, contando con un gran grupo de
profesionales de arquitectos, ingenieros, constructores, colocadores y pintores
profesionales.

Surge de la necesidad, de las constructoras de tener acabados de calidad en los

desarrollos más importantes a nivel nacional, centrándose la matriz en la Ciudad de
México, teniendo un recurso humano de 65 personas.

Es muy importante señalar que Acabados Talgo se consolida como una de las
Asociaciones en el ramo de construcción y acabados en el país de México, siempre
a la vanguardia respaldada de productos de construcción y acabado de alta calidad.

Ahora bien, la gerencia de administración finanzas y desarrollo de personal de

Acabados Talgo, entre sus objetivos es el garantizar que las operaciones reales
coincidan con las operaciones planificadas, en donde todos los involucrados de
tenemos la obligación, de cumplir con nuestras funciones encomendadas, de tal
manera que esto conllevara a cumplir con los objetivos de la Asociación.

Actualmente me encuentro laborando en Acabados Talgo Asociación Civil como

asistente administrativo, y una de mis responsabilidades es el control y supervisión
de la gasolina y comedor en la matriz ubicada en la ciudad de México, para lograr
un ahorro en el combustible y el comedor y brindar la misma calidad en los servicios
que se proporcionan.

En el presentare distintos métodos de control que definitivamente han sido claves

para mejorar el desempeño y resultados, reflejándose en ahorro, esto derivado de
observaciones que realice y la aplicación de herramientas que aplique y que no
habían sido consideradas por los propietarios para generar ahorro en Acabados
Talgo y que dicho ahorro pudiera ser invertido en otra área, situación que no se
había abordada en ningún momento durante el ejercicio de la administración de
Acabados Talgo.

A continuación, se detallan 3 de los objetivos principales de esta memoria

descriptiva:

- Demostrar que, a través de mi experiencia laboral he obtenido los

conocimientos teóricos y prácticos para obtener la licenciatura en
administración.

- Describir el proceso que siguió la gerencia de administración, finanzas y

desarrollo de personal de Acabados Talgo para introducir e implementar el
control de combustible y área de comedor en Acabados Talgo.

Página 4
 - Evidenciar el impacto que se ha logrado, los resultados y el reflejo en los
resultados en el servicio y ganancias, así como de poner en práctica y
establecer medidas de control y supervisión en las diversas área que se
verán reflejadas en la obtención de ganancias.

2.- Fundamento teórico

2.1 Historia de la administración (control y supervisión)

La historia de la administración es antigua y se corresponde con el hombre, a partir
del usó del razonamiento, cuando se erigieron las primeras ciudades delimitando y
estableciendo tareas, liderazgos, decisiones, planeaciones y se llevaron a cabo
acciones encauzadas a alcanzar un objetivo individual y social.

El hombre a lo largo de la historia ha buscado la forma de satisfacer sus

necesidades de alimento, vestido, vivienda, etc., alcanzando formas de organizarse
donde cada integrante ha cumplido con tareas de acuerdo a sus talentos. Por ello
desde tiempos primitivos, se ha observado la necesidad de organizar, dirigir y
controlar, pero enfocadas distintamente por cada sociedad, valiéndose de ellas
según su contexto y necesidades, concibiendo la evolución en las formas de
administrar.

Los antecedentes del control latino no tienen relación con el auditing y el controller,
más bien con el nomenclátor que realizaba el control de los esclavos y el censor,
como vigilante de la vida privada de los senadores, con objeto de cuidar el
patrimonio público frente a probables e indebidas apropiaciones. En algunas
reconstrucciones históricas se han confundido las funciones de administración y
control, porque éstas se han realizado con íntimas correlaciones, asunto que debe
ser descrito con algunos elementos adicionales de análisis.
Roma se formó hacia el Siglo VII a.c. y de su origen existen varias teorías; en su
primera etapa se conformó como una monarquía en la cual se sucedieron siete
reyes, tres tribus, trícios, ramnos y lucerinos, las cuales se dividían cada una en diez
curias, que integraban los comisios curiados, solo por patricios, gentes, excluyendo
a los plebeyos. Estos comisios cumplieron funciones de control político y social de
las instituciones, erigiéndose como el más claro antecedente del control fiscal
ejercido por los ciudadanos, elemento posteriormente consolidado como bastión de
la democracia.
Existió además en el control del culto, un colegio de pontífices bajo la dirección de
un sumo pontífice, título que desde el papado de León Magno fue reservado a los
papas. Los pontífices pertenecen a la casta superior de los sacerdotes; regulaban
la legislación religiosa y los preceptos rituales, determinaban el calendario y las
fiestas movibles, en una sociedad politeísta en que las relaciones sociales y

Página 5
espirituales estuvieron soportadas sobre la buena fe, importante elemento de la
formación del derecho civil y de los sistemas de control primitivos, posteriormente
sustituido por la desconfianza surgida de las tradiciones místicas hebraicas.
La monarquía trascendió a la República Romana, hacia el año 510 a.c., cuya
organización estatal se fundamentaba en el senado, las magistraturas y la asamblea
popular. La magistratura, cargo de alta jerarquía, ha sido constantemente
confundida con institución de control, a ella pertenecieron los cónsules, pretores
ediles o tribunos de la plebe y los cuestores, encargados del manejo de los asuntos
civiles de la ciudad y las provincias y del recaudo de tributos e ingresos en el caso
del cuestor, junto a ellos se desarrollaron el censor y el visador con funciones de
fiscalización.

Los monasterios eran establecimientos de economía cerrada que tenían

racionalizada su producción agrícola como ninguna otra institución; utilizaron el
sistema de corves al momento del cultivo de la tierra de fieles y tierra de Dios, la
que pertenecía al clero y en ella los siervos laboraban en forma gratuita.

Los métodos más perfeccionados de esta multidisciplinaria estructura se

desarrollaron en las ciudades-estados de Italia, transferidos después a todos los
países de la Europa Latina, como consecuencia importante de esa revolución del
conocimiento, el arte y la cultura que constituyó el renacimiento. España los apropió
y durante el reinado de Alfonso El Sabio, ordenó su aplicación en todas las colonias
españolas. Es por eso que en el proceso de conquista de América los personajes
indispensables de toda expedición fueron el guerrero, el contador, el geógrafo y el
cura doctrinero.
En sus comienzos el enfoque latino comportó una forma autoritaria de control, que
poco a poco fue dando campo a concepciones participativas, como consecuencia
de la influencia de la propiedad en su accionar. Al conformarse como control único,
actúa durante todo el tiempo, desarrollando de manera secuencial actividades
controladoras de carácter previo, perceptivo y evaluativo, en forma directa y
permanente, sobre la totalidad de los recursos empresariales, y en lo referente al
concepto de calidad vincula procedimientos de control de calidad, establecidos
como normas mínimas de protección del consumidor por parte del Estado.
El enfoque latino se sintetiza en una actividad de control de amplia cobertura,
protectora simultánea de los intereses estatales y de los propietarios del capital, con
objetivos de interés público, sin preocupación por la especialidad del control, pues
desde siempre se estructuró en la filosofía de la integralidad; sus objetivos son
garantizar la veracidad de los informes contables, proteger los intereses de los
propietarios, el Estado y la comunidad. La ejecución del control latino deriva del
poder del Estado, está investida de autoridad y ejercicio de potestad de censura,
hecho que lo tipifica como una escuela autoritaria, con objetivos básicos de
vigilancia y castigo.

Página 6
A partir de la Revolución Industrial a la fecha actual, la supervisión está presente en
todos los niveles de realización de las diversas actividades humanas, el trabajo de
los constructores no es la excepción, ya que encuentra en ella, el apoyo necesario
para garantizar en todas las etapas y elementos de la mecánica y la dinámica
administrativa para la realización de proyectos constructivos, que se cumpla con las
metas y los objetivos hasta obtener el producto final.
Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas
esenciales. Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás de que se les
unan para lograr el futuro surge de los pasos de la planificación y la organización.
Los gerentes al establecer el ambiente adecuado ayudan a sus empleados a hacer
sus mejores esfuerzos, en mi caso propuse a mi jefe inmediato el planteamiento,
organización, dirección y control de las operaciones de la empresa, a fin de lograr
los objetivos que esta persigue y así mismo, los pueda alcanzar.

Debemos tener claro que la dirección es aquel elemento de la administración en el

que se lograr la realización efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad
del administrador, ejercida a base de decisiones, ya sea tomadas directamente o
delegando dicha autoridad, y se vigila de manera simultánea que se cumplan en la
forma adecuada todas las órdenes emitidas y sus elementos son:

•El Jefe: Es aquel que tiene la función de dirigir.

•Los Dirigidos: Son a los que dirige el jefe.
•La Situación: Es el momento donde se lleva a cabo la dirección.
•Importancia: Estimula y dirige a las personas al logro de los objetivos, propuestas
o trabajos

2.2 Importancia.
La dirección es la parte esencial y central de la administración, a la cual se deben
subordinar y ordenar todos los demás elementos.

En efecto, si se prevé, planea, organiza, integra y controla, es sólo para bien

realizar. De nada sirven técnica complicadas en cualquiera de los otros cinco
elementos si no se logra una buena ejecución, la cual depende de manera
inmediata, y coincide temporalmente, con una buena dirección, en tanto serán todas
las demás técnicas útiles e interesantes en cuanto permitan dirigir y realizar mejor.

Y es que todas las etapas de la mecánica administrativa se ordenan a preparar las

de las dinámicas, y de éstas la central es la dirección; por ello puede afirmarse que
es la esencia y el corazón de lo administrativo.

Página 7
 2.3 Teoría clásica de la administración (Henri Fayol)

En 1916 surgió en Francia la denominada teoría clásica de la administración, que

se difundió con rapidez por Europa. Esta teoría se distinguía por el énfasis en la
estructura que debe tener una organización para lograr la eficiencia. En la teoría
clásica se parte de un todo organizacional y de su estructura para garantizar la
eficiencia de todas las partes involucradas, sean ellas órganos o personas. EL micro
enfoque individual de cada obrero con relación a la tarea se amplía enormemente
en la organización como un todo respecto de su estructura organizacional. Fayol,
ingeniero francés, fundador de la teoría clásica, parte de un enfoque sintético, global
y universal de la empresa, lo cual inicia la concepción anatómica y estructural de la
organización.

Fayol parte de la concepción de que toda empresa puede ser dividida en sus grupos
de funciones.
Funciones técnicas, relacionadas con la producción de bienes o servicios de la
empresa.
Funciones comerciales, relacionadas con la compresa, la venta o el intercambio.
Funciones financieras, relacionadas con la búsqueda y gerencia de capitales.
Funciones de seguridad, relacionadas con la protección y preservación de los bienes
y las personas.
Funciones contables, relacionados con los inventarios, los balances, los costos y
estadísticas.
Funciones administrativas, relacionadas con la integración de las otras como
funciones por parte de la dirección. Las funciones administrativas coordinan y
sincronizan las demás funciones de la empresa, y están siempre por encima de
ellas.

Fayol precisa que ninguna de las 5 primeras funciones tiene la tarea de formular el
programa de acción general de la empresa, constituir su cuerpo social, coordinar
los refuerzos ni armonizan sus acciones. Las funciones técnicas, comerciales,
financieras, de seguridad y contables, no gozan de dichas atribuciones, pues estas
constituyen otra función, designada, habitualmente con el nombre de
administración.

En la actividad este punto de vista de Fayol con respecto a las funciones básicas de
la administración ya han sido superadas.

Estas funciones hoy en día reciben el nombre de áreas de administración; las

funciones administrativas reciben el nombre de administración general; las
funciones técnicas se denominan área de producción manufactura o operaciones;
las funciones comerciales se llaman área de ventas o de marketing; las funciones
financieras se llaman área financiera, que incluyen las antiguas funciones contables,
las funciones de seguridad pasaron a un segundo plano y además surgió el área de

Página 8
recursos humanos.

Según Fayol, las funciones administrativas difieren claramente de las otras cinco
funciones básicas. Es necesario no confundirlas con dirección. Dirigir es conducir la
empresa, teniendo en cuenta los fines previstos y buscando obtener las mayores
ventajas posibles de todos los recursos de que ella dispone.

Las funciones administrativas no se concentran en la cima de la empresa ni son

privilegio de los directivos, sino que se distribuyen de manera proporcional entre los
niveles jerárquicos.

2.4 Administración científica del trabajo (Frederick w. Taylor)

Taylor es el fundador del movimiento conocido como organización científica del

trabajo. El pensamiento que lo guía es la eliminación de las pérdidas de tiempo, de
dinero, etc, mediante un método científico. Afirma que "el principal objetivo de la
administración debe ser asegurar el máximo de prosperidad, tanto para el
empleador como para el empleado".

Para el empleador, el máximo de prosperidad no significa la obtención de grandes

beneficios a corto plazo, sino el desarrollo de todos los aspectos de la empresa para
alcanzar un nivel de prosperidad. Para el empleado, el máximo de prosperidad no
significa obtener grandes salarios de inmediato, sino un desarrollo personal para
trabajar eficazmente, con calidad y utilizando sus dones personales. Taylor hace
una distinción entre producción y productividad: "la máxima prosperidad es el
resultado de la máxima productividad que, depende del entrenamiento de c/u".

Mi primer objetivo con el diseño de la implementación de sistema de control en el

combustible y área del comedor, es asegurar que exista una conexión concreta y
directa con los objetivos corporativos, la misión y visión de la empresa.

Mi segundo objetivo es establecer controles que permitan un reflejo táctil de ahorro,

dicha aplicación del sistema de control se logra a través de la observación y
diagnóstico, así como la retroalimentación entre colegas, partiendo de una
observación formal e informal como parte de una herramienta e aprendizaje social
y antropológica, en virtud de que a través de la observación es como se pueden
establecer estrategias y medidas de control.

3.- Nodo experiencial

A continuación, se detallaran los datos de la empresa en la que se ha desarrollado

la implementación de control y supervisión, misma en la que me encuentro
actualmente laborando.

Página 9
3.1 Generalidades de la empresa

Acabados Talgo es una empresa de acabados cuyo distintivo particular es que

maneja estándares de precisión y alta calidad en materiales, contando con un gran
grupo de profesionales de arquitectos, ingenieros, constructores, colocadores y
pintores profesionales.

En el año de 1998 el Sr. Marcelino Talayero, funda la empresa familiar que en el

día a día se ha ido acrecentando y convirtiéndose en una de las empresas más
importantes para proporcionar acabados a la construcción de grandes empresas.

Actualmente la Mtra. María del Pilar Talayero González, funge como propietaria y
representante legal de la empresa Acabados Talgo, dando debido seguimiento al
cumplimiento de objetivos que tiene la referida empresa en la que laboro.

3.2. Misión, visión, valores y principios

Por otra parte debo hacer mención sobre la misión, visión, valores y principios que
prevalecen en Acabados Talgo, mismos que a continuación detallo:

 Misión: Generar un gran valor proporcionando servicios de acabados a

inversionistas privados nacionales y extranjeros mediante procesos eficaces y
eficientes que sean referentes en la industria.

 Visión: Ser una empresa líder de acabados en la construcción por la

preferencia de los clientes y los sistema de trabajo con que opera, que le
permitan un crecimiento sostenido con la más alta rentabilidad en su giro,
cumpliendo estrictamente sus compromisos con los clientes y con la sociedad.
un referente en el mercado industrial como suministradores e instaladores de
acabados.

Valores:

Esfuerzo y tenacidad

- Respeto

- Autoestima racional

Página 10
 - Flexibilidad

- Trabajo en equipo

- Integridad

- Crecimiento

- Lealtad

Principios

- Confianza

- Compromiso

- Austeridad

- Iniciativa

- Entusiasmo, adaptación proactiva a los cambios

3.3. Estructura de la empresa

Para poder lograr una operación adecuada y óptima en Acabados Talgo, es necesario
distintas aras que permitan cumplir con el debido desarrollo de los rubros principales
que tiene como objetivo la empresa, todas ellas sumándose al objetivo, visión y misión
que tiene la empresa:

- Presidenta

- Vicepresidenta

- Gerente de administración, finanzas y desarrollo de personal

- Área de operatividad
- Área de proyectos

- Área jurídica

Página 11
A continuación, se incluye el organigrama de la empresa Acabados Talgo.

Organigrama 1 Presidenta

Vicepresidenta

Gerente de administración,
finanzas y desarrollo
personal

Area de operatividad Area de proyectos Area jurídica

Figura 1.- organigrama de la empresa Acabados Talgo.

Fuente: Acabados Talgo

A continuación se incluye el organigrama de la Gerencia de la administración,

finanzas y desarrollo de personal a la cual pertenezco.

Organigrama 2
Gerencia de administración,
finanzas y desarrollo
personal

Asistente administrativa

Secretaria

Finanzas Recursos humanos Recursos materiales

Figura 2.- organigrama de la empresa Acabados Talgo.

Fuente: Acabados Talgo

4.- Análisis de experiencia profesional

4.1. Área, cargo y fecha de ingreso

Página 12
El área laboral en la que se basa mi memoria descriptiva es en la Dirección de
administración, finanzas y desarrollo de personal de la empresa Acabados Talgo.

La gerencia de administración y desarrollo humano tiene como principales

funciones:

- Dirigir, controlar y administrar los recursos humanos, materiales y

financieros, para llegar al óptimo resultado en la utilización integral de los
mismos.

- Aplicar las políticas, normas y procedimientos que se establezcan para la

administración y desarrollo de los recursos humanos, asegurando el respeto
de los derechos y el cumplimiento de las obligaciones de todos los
trabajadores;

- Aplicar las normas y procedimientos para la selección y reclutamiento de

personal, así como aplicar la normatividad establecida en la Ley Federal del
Trabajo

- Tramitar, operar, controlar y registrar los movimientos de percepciones y

descuentos y demás documentos que acrediten la situación laboral de los
trabajadores de acuerdo a la normatividad vigente;

- Administrar, promover, coordinar y vigilar la correcta aplicación de los

sistemas de premios, estímulos y recompensas, así como proporcionar a los
trabajadores los beneficios y prestaciones económicas y sociales que
establecen las disposiciones aplicables.

- Revisar, en coordinación con el Departamento Jurídico, contratos inherentes

a compras y normas laborales internas de la empresa, así como difundirlas
al personal y vigilar su observancia, en coordinación con las unidades
administrativas competentes.

- Vigilar el cumplimiento y observancia de las disposiciones legales en materia

laboral y atender las peticiones, sugerencias y quejas que formulen los
trabajadores.

- Aplicar los lineamientos y mecanismos para la operación del sistema de

capacitación para el desempeño y desarrollo del personal técnico y
administrativo y profesional.

- Difundir, aplicar y cumplir las normas, políticas y procedimientos para el

funcionamiento, control y regulación de los sistemas de adquisición,
almacenamiento, distribución y control de bienes de activo fijo, artículos de

Página 13
 consumo y para la prestación de servicios generales y verificar su
cumplimiento; así como establecer las bases, lineamientos y mecanismos de
regulación que deben observar las Áreas y Unidades y Administrativas de la
empresa.

- Realizar presupuestos, compras y pago de materiales a proveedores.

- Establecer, coordinar y evaluar arrendamientos y servicios relacionados con

bienes muebles.

- Coadyuvar con el Departamento Jurídico en la elaboración de los contratos

de arrendamiento de inmuebles, de seguros de los bienes, de prestación de
servicios generales, de conservación y mantenimiento y para las Unidades
Administrativas de la empresa, así como vigilar y realizar el control de calidad
y los procesos de recepción y distribución de bienes e insumos de acuerdo
con las disposiciones existentes.

- Establecer, controlar, actualizar y acreditar el inventario físico de los bienes

inmuebles de la empresa o que tenga a su servicio y, en coordinación con el
Departamento Jurídico, tramitar su regularización y los instrumentos legales
que otorguen o concedan el uso o goce de dichos bienes; Así como realizar
e instrumentar los procedimientos administrativos respectivos para el alta,
baja y destino final de los bienes muebles de la empresa.

- Implantar, coordinar y evaluar los sistemas presupuestal y contable de la

empresa.

- Administrar las operaciones de ingresos, fondos y egresos que se realicen.

- Controlar y supervisar el combustibles que utilizan el personal delas distintas

áreas.

- Controlar y supervisar la administración del comedor de empleados de la

empresa Acabados Talgo.

El cargo que actualmente desempeño en Acabados Talgo es el de asistente

administrativo, dicho cargo lo desarrollo desde el año 2017 y anteriormente
tenía el puesto de auxiliar administrativo en el periodo de 2016 a 2017.

A pesar de que el presente trabajo se basa en mis actividades actuales, mis

funciones anteriores, así como mis experiencias laborales me ha brindado un
amplio conocimiento del área en que me desempeño.
4.2. Funciones

Página 14
Como asistente administrativo en la Gerencia de administración de desarrollo de
personal mi principal responsabilidad es el apoyo en el control y supervisión del uso
adecuado del combustible y del comedor de empleados de la empresa Acabados
Talgo, implementando estrategias adecuadas para el adecuado funcionamiento de
las mismas.

A continuación detallo mis funciones específicas:

- Apoyo en el diseño de sistema de control de compra y uso de combustible
de los vehículos e implementación de control de compras en el comedor de
la empresa Acabados Talgo.

- Apoyo en el diseño, desarrollo e implementación del Sistema de control de

compra y uso de combustible y control de compras para el área del comedor.

- Apoyo en la medición de efectividad, resultados e impacto de los controles

implementados en gasolina y área de comedor para empleados.

- Establecer las pautas a seguir en cada uno de los implementación delos

nuevos programas.

- Apoyar en la evaluación del desempeño de los miembros que forman parte

en la plantilla de conductores de vehículos de Acabados Talgo.

- Enlace en comunicación y gestión de las relaciones con otras áreas de

Acabados Talgo.

- Comunicación y gestión con los proveedores del área de comedor.

- Apoyo en la supervisión en la calidad de productos e insumos para el área

del comedor.

De dichas funciones se desprenden un número importante de tareas y actividades,

por lo que en el presente trabajo me enfocare en la implementación de sistemas de
control y supervisión en la compra y uso adecuado del combustible y del comedor
para los empleados de la empresa de Acabados Talgo.

5.- Implementación del Sistema de control de uso de combustible y en el área

del comedor de Acabados Talgo

5.1 Antecedentes

Página 15
Desde el año 1998 y hasta finales del 2016, la gerencia de administración y
desarrollo de personal no contaba con un proceso o herramienta que permitiera la
evaluación adecuada y objetiva del uso de la gasolina e insumos del área del
comedor, sumándose a ello la experiencia, cultura, edad y valores fueron
generando un decremento para la empresa sin darse cuenta los propietarios, toda
vez que había una confianza depositada en los empleados de la empresa que llevan
más de una década laborando para la misma y aparentemente cubrían las
expectativas laborales y lograban llegar al propósito de venta requerido

Es así que en el año 2016 al interior de la Dirección de administración y desarrollo

de personal, después de unos meses de observar la forma de trabajo me doy cuenta
que los métodos que están siendo utilizados no son los más adecuados para
administrar y ahorrar el uso del combustible e insumos del comedor, toda vez que
era un consume excesivo de gasolina y había muchos sobrantes de insumos
diariamente en el área del comedor.

En relación al combustible utilizaban vales de gasolina y había un desvió, en virtud

de que los conductores de los vehículos proporcionaban propina a los
despachadores de combustible sin previa autorización, utilizaban el vehículo para
realizar actividades personales en horarios laborables y no laborables y el extravió
de vales de gasolina sin justificación alguna, aunado a que no existía un control en
salidas y kilometraje de cada vehículo.
Sin previa autorización

En cuanto al área del comedor observe que compraban insumos sin tener un menú
de alimentos que estuvieran basados en austeridad, nutrición y cantidad en el
número de usuarios, sino por el contrario, la cantidad e insumos que se adquirían
eran conforme a deseos del área de cocina previa supervisión y análisis, no se había
considerado la trabajar con la colaboración de un nutriólogo para definir los menús
de alimentos que favorecieran al sano desarrollo y actividad de los empelados y se
realizaban alimentos sin considerar el número de empleados activos o presentes en
la empresa Acabados Talgo.

Por tales motivos es lo que dio origen a que hiciera del conocimiento mis
observaciones a mi jefe inmediato y sugerir la implementación de controles en el
área de combustible y comedor.

Es importante señalar que mis observaciones no fueron muy bien vistas por parte
del personal que llevaba varios años o décadas laborando en la empresa Acabados
Talgo, pero sin embargo mi intención era adecuada y con el objetivo de cuidar el
patrimonio de la empresa. Lo más importante era modificar completamente la
herramienta que se utilizaría, con el objetivo principal era que dichos cambios fueron
eficaces y objetivos, que los indicadores fueran positivos al momento de evaluarlos,
desde evaluar el desempeño de los conductores de los vehículos y comedor, hasta
el gasto en gasolina que estaba siendo utilizado por cada uno.

Página 16
Haciendo referencia a Douglas McGregor, quien fue una figura ilustre de la escuela
administrativa de las relaciones humanas de gran auge en la mitad del siglo pasado,
cuyas enseñanzas, muy pragmáticas por cierto, tienen aún hoy bastante aplicación
a pesar de haber soportado el peso de cuatro décadas de teorías y modas
gerenciales.

McGregor en su obra “El lado humano de las organizaciones” describió dos formas
de pensamiento de los directivos a los cuales denominó teoría X y teoría Y. Los
directivos de la primera consideran a sus subordinados como animales de trabajo
que sólo se mueven ante el yugo o la amenaza, mientras que los directivos de la
segunda se basan en el principio de que la gente quiere y necesita trabajar.

Teoría X

Las premisas de la teoría X son:

 Al ser humano medio no le gusta trabajar y evitará a toda costa hacerlo, lo cual
da pie a la segunda;
 En términos sencillos, la gente necesita que la fuercen, controlen, dirijan y
amenacen con castigos para que laboren

El individuo típico evitará cualquier responsabilidad, tiene poca ambición y quiere

seguridad por encima de todo, por ello es necesario que lo dirijan.

Teoría Y

Los directivos de la Teoría Y consideran que sus subordinados encuentran en su

empleo una fuente de satisfacción y que se esforzarán siempre por lograr los
mejores resultados para la organización, siendo así, las empresas deben liberar las
aptitudes Los supuestos que fundamentan la Teoría Y son:

 El desgaste físico y mental en el trabajo es tan normal como en el juego o el

reposo, al individuo promedio no le disgusta el trabajo en sí;
 No es necesaria la coacción, la fuerza o las amenazas para que los individuos
se esfuercen por conseguir los objetivos de la empresa.
 Los trabajadores se comprometen con los objetivos empresariales en la medida
que se les recompense por sus logros, la mejor recompensa es la satisfacción
del ego y puede ser originada por el esfuerzo hecho para conseguir los objetivos
de la organización.
 En condiciones normales el ser humano medio aprenderá no solo a aceptar
responsabilidades sino a buscarlas.
 La mayoría de las personas poseen un alto grado de imaginación, creatividad e
ingenio que permitirá dar solución a los problemas de la organización.

Página 17
Esta teoría sirvió para revisar y en dado caso cambiar el trato que se estaba
brindando a los empleados por parte de sus jefes inmediatos, así como la actitud
que estaban teniendo los empleados, toda vez que si un persona se siente a gusto
en sus labores se verá reflejado en la contribución de ahorro y menor afectación
ene patrimonio de la empresa.

A partir del análisis de la teoría, el área de recursos humanos inicia con una
encuesta de evaluación anónima a los empleados, en la que en un cincuenta por
ciento aproximadamente contestan los empleados que se encuentran laborando por
necesidad económica, por pagar deudas y que no reciben en ocasiones un trato
respetuoso por sus jefes inmediatos.

Aunado a lo anterior encontramos irregularidades que nos conllevaron a

implementar sistemas de control, mismas que a continuación detallo:

- Se realizó un arqueo a área responsable de vales de gasolina.

- Se verifico que no existía la revisión de gasto y comprobación del

combustible por vehículo, en virtud de que proporcionaban vales de
gasolina.

- Se constató el control de kilometraje y salidas por vehículo adscritos a la

empresa Acabados Talgo.

- Durante este proceso el personal tuvo reservas sobre los procesos, en virtud
de que no había claridad ni transparencia en los mismos.

- No existía un control en la gasolina y los propietarios de la empresa

Acabados Talgo, consideraron que por la confianza que existía con los
empleados que fungían como conductores de vehículos de la empresa y por
la amistad de años que habían generado, consideraron que no fuera
auditable, ni supervisado.

- Que en cuanto al área del comedor no se había aplicado alguna encuesta de

evaluación a los usuarios considerando los alimentos que consumían, así
como el trato hacia ellos.

- Que el área del comedor no consideraban la importancia de llevar un menú

diario asesorado por un especialista en nutrición, para que a su vez se viera
reflejado en el buen desempeño de los empleados.

- Que además el área encargada de realizar las compras de insumos para el

comedor no cuidaban el patrimonio de la empresa, ya que realizaban

Página 18
 compran sin considerar los proveedores que vendían más económico, ni los
productos de temporada que fueran acorde al menú adecuado.

- Que los empleados adscritos directamente al área del comedor no

consideraban la cantidad de alimentos que utilizarían, existiendo diariamente
un sobrante considerable y que a largo plazo se vería afectado el patrimonio
de la empresa Acabados Talgo, en virtud de que el brindar el servicio del
comedor como empleados es una prestación laboral.

5.2. FODA.-
Derivado de las observaciones, encuestas y resultados encontrados antes
descritos, elaboramos el FODA de planificación estratégica muy utilizada por las
empresas, consiste en realizar un análisis interno, revisando las fortalezas y
debilidades y un análisis externo, revisando las oportunidades y amenazas de la
empresa.
Partimos de que la palabra FODA, está creada a partir de las letras iniciales de los
términos que hemos mencionado:

 Fortalezas
 Oportunidades
 Debilidades
 Amenazas

Fortalezas
- Trabajo en equipo, excelentes Oportunidades
prestaciones, sueldo bien - Expansion de la oferta de
renumerado, sustentabilidad, servicios en el mercado de trabajo
pleno conocimiento del tema

Debilidades
Amenazas
- Falta de implementación de
- Que la implementación de un
medidas de control, falta de
nuevo control sea aceptado por el
supervisón, falta de
personal, falta de entusiasmo por
concientización al personal del
parte del personal, conclusiones
buen uso y racionalización de
de relaciones laborales.
bienes e insumos

Es necesario tener claros estos factores para poder anticiparnos y poder hacer
frente a las amenazas y aprovechar las oportunidades. Así es como desarrollamos

Página 19
una estrategia de negocio sólida y se tomaron decisiones teniendo en cuenta los
factores más importantes.

5.3 Cambios en la gerencia de administración y desarrollo de personal

Por lo que detalle anteriormente y otras razones, el gerente de administración y

desarrollo de personal presenta su renuncia al cargo, así como su asistente
administrativo, por lo que derivado de esta situación me ascendieron como
asistente administrativo, convirtiéndose el control del uso de gasolina y de insumos
del comedor una prioridad y responsabilidad en carácter de urgente.

Esto en virtud, de que las inconsistencias antes descritas estaban afectando al

patrimonio de la empresa, la calidad de los alimentos iba en descenso aunado y
finalmente no había un ahorro en dichas inversiones.

Todo el escenario en mención era idóneo para implementar cambios y aplicar

nuevos aprendizajes, por lo que nos dimos a la tarea en trabajar un proyecto a corto,
mediano y largo plazo para lograr el objetivo deseado.

5.4 Implementación de sistema de control de uso de gasolina para vehículos

e insumos de comedor

Como medida a corto plazo se utilizaron libros de registro a efecto de que cada
conductor que saliera de la empresa a ejercer funciones inherentes a su cargo,
debía registrar su salida y entrada, mismo cuadro que quedo de la siguiente manera:

Fecha Número Hora Número de Número de Nombre del Lugares Hora de Cantidad
económico de kilometraje al kilometraje conductor visitados regreso combustible
del salida salir al regresar que tiene el
vehículo vehículo

Se asignaron número económico para cada vehículo a efecto de identificarlo, se

determinaron saldos individuales por vehículo, horarios, productos y días
específicos de carga, además de llevar el control del rendimiento por kilometraje.

Asimismo como medida a mediano plazo implementamos el sistema de control por

medio de un chip ibutton que fue instalado en cada vehículo que representa que el
conductor del vehículo no entregue dinero en efectivo o vales de gasolina a la
estación de servicio para establecer combustible, simplificando el proveedor a
nosotros el proceso de compra, en virtud de que empezamos a laborar el sistema
facturación centralizada.

Página 20
Otro punto importante fue que este sistema de control de combustible consiste en
identificar el vehículo o conductor a la hora de abastecer combustible y que
podemos consultar las operaciones realizadas por los vehículos en tiempo real.

A continuación mencionare algunos de los grandes beneficios de la instalación del

chip ibutton a los vehículos:

 Rastreo satelital de alta precisión,

 Control de combustible de alta precisión
 Gestión de conductores y estilos de conducción.
 Video Seguridad móvil

Asimismo se realizaron talleres de capacitación y a los conductores de los

vehículos, concientizándolos a su vez de la importancia del ahorro en el
combustible y que el cuidar el patrimonio de la empresa se vería reflejado en
mejores prestaciones para los empleados así como mejores oportunidades de
trabajo, que obviamente se vería reflejado en el rubro familiar.

Por otra parte en el área del comedor e la empresa, primeramente aplicamos una
encuesta a los usuarios a efecto de tener un diagnostico real de la situación que
prevalecía en esa área, es así que a través de un estudio cualitativo nos damos
cuenta que no se estaba brindando un servicio de calidad y mucho menos era
eficiente, toda vez que no iba acorde con las políticas de la empresa, aunado a que
el sobrante diario de comida era excesivo.

Por lo expuesto en el párrafo anterior, la primera medida de control que

implementamos fue agregar el rubro de servicio de comedor en los recibos de
nómina con el objeto de identificar a los empleados que les correspondía esa
prestación y tener el número total preciso de los beneficiados.

La segunda medida de control fue la implementación de un reloj checador digital,

mismo que es un sistema tecnológico que nos sirven para tener precisión en la
información que requerimos.

Este sistema tecnológico nos permitió conocer con precisión la asistencia y el

horario que tomaban sus alimentos los empleados.

- Agilizo el proceso de días reales que consumieron alimentos los empleados.

- Las terminales de control de accesos y control de asistencia se encargan de
recoger los datos de entradas y salidas de los trabajadores y de almacenarlos
adecuadamente con las fechas y datos de los empleados.

Página 21
 - El reloj checador digital permite también almacenar los movimientos atípicos
que se producen alterando el ritmo normal del horario establecido checador.

- El reloj checador nos permite generar estadísticas sobre el número de

alimentos que se consumen en forma diaria y a su vez generar la planeación
de la compra de los insumos.

Por otra parte se realizó la contratación por honorarios de expertas en nutrición y

con ello tener el menú adecuado, mismo que es actualmente acorde a las
necesidades físicas y mentales de los empleados, para que a su vez se vea una
mejora en su desempeño.

Aunado a lo anterior realizamos un plan de control de compras, verificando en forma

semanal ofertas que había en autoservicios y la central de abasto y una vez que ya
teníamos el menú de forma semanal, la compra se hace en mayoreo y los insumos
nos cuestan mucho menos.

Por último se brindó una capacitación al personal adscrito de cocina y compras,

para que su desempeño fuera apegado a las políticas, misión y visión de la
empresa, concientizándolos a que laboren apegándose a valores y principios que
tiene establecidos la empresa y eso nos dará beneficios a todos.

Con lo expuesto en los párrafos anteriores, los beneficios y mejoras en la

operatividad y control por parte de la gerencia ala que pertenezco, han sido
evidentes, toda vez que hemos evolucionado el sistema de control transparente.

Esto ha generado entre todas las áreas y gerencias confianza y que lo promuevan,
además de que al finalizar el año fiscal se ha encontrado el ahorro pecuniario y se
evaluar la continuidad o nuevas herramientas para mejorar los controles aplicados.

5.5. Resultados

Con las medidas que implemente se lograron los siguientes resultados:

- Combustible

Página 22
 Inversión mensual en Inversión mensual en Inversión mensual en
combustible en ejercicio combustible en el combustible ene l
2016 ejercicio 2017 ejercicio 2018
$ 73,500 $ 58,000 $ 50,000

Gráfica 1

INVERSIÓN MENSUAL EN COMBUSTIBLE EN EJERCICIO

2018
$50,000
28%
2016
$ 73,500
40%

2017
$58,000
32%

Figura 2- Gráfica de la empresa Acabados Talgo.

Fuente: Acabados Talgo

Inversión mensual en Inversión mensual en Inversión mensual en

insumos del comedor en insumos del comedor en combustible en el
el ejercicio 2016 para 25 el ejercicio 2017 para 25 ejercicio 2018 para 25
empleados empleados empleados

Página 23
 $ 28,000 $ 23,000 $ 16,500

Grafica 2

INVERSIÓN MENSUAL EN INSUMOS DEL COMEDOR

EN EL EJERCICIO PARA 25 EMPLEADOS
2018
$16,500
24% 2016
$ 28,000
42%

2017
$23,000
34%

Figura 2- Gráfica de la empresa Acabados Talgo.

Fuente: Acabados Talgo

6.- CONCLUSIONES

A lo largo del presente trabajo he descrito el puesto en el que actualmente me

desempeño, es muy importante resaltar que el realizar este trabajo antes de obtener
mi título profesional es una muestra de que mis 23 años de experiencia laboral, me

Página 24
han dado la oportunidad de adquirir experiencia de manera formal e informal y que
mi carrera profesional ha sido primordialmente desarrollada en el área de control y
supervisión siempre con un enfoque de habilidades y competencias.

Durante el desarrollo del trabajo mencione los antecedes de la situación que

prevalecía en el uso del combustible para vehículos y en el área de comedor y que,
a través de nuevos controles, la gerencia a la que pertenezco ha logrado cambios
para beneficio de la empresa y los empleados.
Los comentarios generales del grupo de gerentes y personal adscrito, son en su
totalidad positivos, retroalimentando continuamente la nueva forma de laborar,
sumándose a la responsabilidad y debido seguimiento a los controles.
El impacto que el control de uso de combustible y área de comedor que se han
implementado, se ha visto reflejado en los resultados de ahorro y calidad en las
distintas áreas y que finalmente los controles aplicados están teniendo los
resultados previstos.
Es importante hacer mención que en cuanto al ahorro del combustible se obtuvo
hasta un cincuenta por ciento mensual y en relación al área del comedor se logró
un ahorro del veintisiete por ciento mensual, convirtiéndose datos en indicadores
positivos para la empresa.
Siendo esta información totalmente documentada, en el momento en el que se
aplique una auditoria podrán observar los especialistas que dichos cambios han
sido en beneficio de la empresa y que debemos seguir laborando con estándares y
métricas idóneas para el mejoramiento de la empresa.
Finalmente mencionare que en el presente trabajo demuestro que los sistemas de
control de uso de combustible y del área del comedor fueron pieza clave para el
ahorro en la empresa Acabados Talgo y que hemos sido referencia a seguir en
distintas empresas y dependencias gubernamentales, quienes se han sumado a
dichos controles
Y que el objetivo de este trabajo es demostrar que, a través de mi experiencia
laboral, he obtenido los conocimientos teóricos y prácticos para obtener la
licenciatura en administración.

7.- Bibliografía

Espinoza Sotomayor, Roberto. El fayolismo y la organización contemporánea

Visión Gerencial, núm. 1, enero-junio, 2009, pp. 53-62 Universidad de los Andes
Mérida, Venezuela Mayol.

Página 25
- Diógenes, Marco D. Taylor, cien años después Revista Venezolana de Análisis de
Coyuntura, vol. XIX, núm. 2, julio-diciembre, 2013, pp. 195-209.
- Dextre Flores, José Carlos y Del Pozo Rivas Raúl Sergio, Control de gestión o
gestión de control? Pontificia Universidad Católica del Perú Departamento
Académico de Ciencias Administrativas.
- Cruz Soto Luís Antonio, El concepto de poder en la administración, conta. Adm.
Vol. 58 no. 4, México oct.-dic 2013.

- Betancourt López Juan Manuel y Sánchez Batista C. Antonio, El control de gestión

y su impacto en la eficiencia 2015.

- Sánchez González José Juan, Origen y desarrollo del estudio de la administración

pública en México Convergencia vol.16 no.49 Toluca ene./abr. 2009.

Página 26