Documentos Comerciales

Son los comprobantes o constancias escritas de las operaciones comerciales

realizadas por una empresa.
¿Qué operaciones puede realizar? Las principales son: comprar, vender, pagar y
cobrar; pero puede realizar otras como fabricar e invertir.

Funciones de los documentos comerciales

Función Contable
Dejan constancia escrita de las operaciones realizadas; respaldan la exactitud de las
operaciones registradas en los libros de contabilidad (Fuente de Registración).

Función Jurídica
Son un medio de prueba frente a cualquier problema que se presente (precisan la
relación jurídica entre las partes).

Función de Control
Individualiza a las personas que intervienen en las negociaciones, estableciendo
responsabilidades.

Función Impositiva
Los comprobantes respaldan lo registrado en los libros de comercio obligatorios y lo
manifestado en las declaraciones juradas, también facilitan la fiscalización que se
realiza mediante las inspecciones.

Archivo y Conservación
Las personas deben guardar el comprobante correspondiente a cada una de las
operaciones que realiza; deben ser contabilizados, es decir registrados en los libros de
comercio y luego archivados por orden de emisión; por ley, deben ser conservados
durante 10 años, a partir de la fecha de emisión.

Comprador – Vendedor
ORDEN DE COMPRA
Es el comprobante que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor,
indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago, lugar y forma de entrega.
También se la llama "Nota de Pedido".
Formas de emisión
Original: para el vendedor.
Duplicado: para el comprador.

REMITO
Es el comprobante que confecciona el vendedor y acompaña la entrega de
mercaderías.
Formas de emisión
Original: para el comprador.
Duplicado: para el vendedor (firmado por el comprador).
Triplicado: para la empresa de transporte (firmado por el comprador).

FACTURA
Es el documento que el vendedor entrega al comprador, indicando el importe de las
mercaderías vendidas o prestación de servicio realizada.
Formas de emisión
Original: para el comprador.
Duplicado: para el vendedor.

TICKETS
Cumple la misma función que la Factura. Lo emite el vendedor por medio de
máquinas registradoras (autorizadas por la AFIP) y se lo entrega al comprador. En
la memoria de la máquina queda el duplicado de la operación realizada.
Las máquinas registradoras emisoras de ticket, deben estar autorizadas por la
AFIP, que es el ente de control fiscal.

NOTA DE DÉBITO
Es el documento que envía el vendedor al comprador comunicándole que aumentó
su deuda por motivos que en el mismo comprobante se especifican.
Motivos
 Gastos a cargo del comprador abonados por el vendedor (fletes, comisiones,
etc.).
  Por haberse facturado de menos (cantidad o precio).
 Por el cobro de intereses.

Formas de emisión
Original: para el comprador.
Duplicado: para el vendedor.
Importancia
Comprador: le sirve para registrar el aumento de su deuda.
Vendedor: le permite salvar errores ajustándolos a la realidad y registrar el importe
a su favor.

NOTA DE CRÉDITO
Es el documento que envía el vendedor al comprador comunicándole que disminuyó
su deuda por motivos que en el mismo comprobante se especifican.
Motivos
 Devolución de mercaderías por parte del comprador.
 Por haberse facturado de más (cantidad o precio).
 Por bonificaciones, quitas o descuentos no realizados.
 Rescisiones de operaciones.

Formas de emisión
Original: para el comprador.
Duplicado: para el vendedor.

Importancia
Comprador: le sirve para registrar la disminución de lo que adeuda en cuenta
corriente.
Vendedor: le permite salvar errores ajustándolos a la realidad y registrar una
disminución en la cuenta corriente del comprador.

RECIBO
Es el documento que entrega el vendedor al comprador como constancia de haber
recibido dinero, cheque u otros valores en forma de pago total o parcial de lo
adeudado.
Formas de emisión
Original: para el comprador o pagador.
Duplicado: para el vendedor o beneficiario (el que recibe).
 Importancia
Comprador: es un medio de prueba, certifica que pagó. Además, le sirve como
medio de registro y control de la salida o egreso de dinero u otros bienes.
Vendedor: medio de registración y control de los ingresos de dinero u otros bienes.
Clases de Recibos
 De Sueldos y Jornales.
 De Alquileres.
 De Cancelación de facturas y Notas de Débito.
 Otros.
Datos que no pueden faltar en la confección de un recibo
 Lugar y fecha de emisión.
 La palabra recibí o recibo.
 El nombre de la persona que paga.
 El monto o cantidad que se recibe en números y letras.
 La forma en que se recibe el pago (efectivo, cheque, mercaderías, etc.).
 Motivo del pago.
 Firma y aclaración de la persona que recibe el pago.

RESUMEN DE CUENTA
Es el documento que entrega el vendedor al comprador detallando las operaciones
realizadas en cuenta corriente (compra, pagos, notas de débito y crédito si
existieran) y el saldo adeudado. El resumen de cuenta puede ser enviado
periódicamente (quincenal o mensualmente). A veces lo solicita el comprador. No
es obligación del vendedor emitir un resumen de cuenta. Es una gentileza.
Formas de emisión
Original: para el comprador.
Duplicado: para el vendedor.

PAGARÉ
Es el documento por el cual una persona se compromete a pagar a otra una suma
de dinero a una fecha cierta o determinada. Es una promesa de pago.
Protesto
Es el acto por el cual el beneficiario o tenedor de un documento deja constancia
ante un escribano público que el pagaré no ha sido pagado o abonado a su
vencimiento.
Sin Protesto
Los pagarés que traen impreso la cláusula "sin protesto", permiten al beneficiario o
tenedor iniciar juicio por cobro sin realizar previamente el trámite de protesto. Es
 decir, no necesitan que el escribano certifique que el pagaré ha vencido y el librador
no lo canceló.
Cuando el librador paga el pagaré, se le debe devolver dicho documento comercial.

Sellado
Los pagarés están sujetos a un impuesto nacional de sellos, que se paga por medio
de estampillas fiscales que se adhieren al mismo. El sellado debe realizarse dentro
de los 15 días de su emisión. Si el beneficiario necesitara hacer juicio para cobrar el
pagaré porque el librador no pagó al vencimiento, además del sellado deberá
abonar una multa por mora.

CHEQUE
Es una orden de pago librada contra un banco en el cual el librador tiene fondos
depositados a su orden en cuenta corriente o autorización para girar en descubierto,
o emitir cheque con fecha diferida.
Tipos de cheques
 Cheque común o tradicional: se utiliza como medio de pago. El término de
presentación de pago es de 30 días corridos, a partir de su emisión. El que lo
recibe podrá cobrarlo por ventanilla, depositarlo en su cuenta bancaria o
endosarlo.
 Cheque de pago diferido: es utilizado como instrumento de crédito. El
término de presentación de pago es de 30 días corridos a partir de su fecha
de pago. Se puede endosar y podrá ser emitido en plazos de 1 a 360 días.

Girar en descubierto
Significa librar cheques sin tener fondos o dinero suficiente, previa autorización del
banco.

Formas de Emisión
Al portador: es aquel en el que no se menciona el nombre del beneficiario, puede
dejarse el lugar en blanco o escribir "al portador".
A favor de una determinada persona:
 Cláusula "a la orden" o sin ella: ejemplo, " Páguese este cheque a Fulano
Pérez..." El beneficiario podrá cobrarlo en ventanilla, depositarlo en su cuenta
corriente o caja de ahorro o entregarlo a un tercero; en todos los casos se
realiza esta transferencia por endoso.
 Cláusula "no a la orden": ejemplo: "Páguese este cheque No a la orden de
Fulano Pérez...". Este cheque no se puede transferir a un tercero mediante
 endoso, sólo puede cobrarlo el beneficiario, es decir Fulano Pérez, (por
ventanilla o depositándolo en cuenta corriente o caja de ahorro).

Cheque Cruzado
Es el que lleva dos líneas paralelas transversales en el ángulo superior izquierdo. No
se puede cobrar en ventanilla, por lo tanto, debe ser depositado en cuenta corriente o
caja de ahorro. En la práctica comercial se suele cruzar el cheque por razones de
seguridad.

Endoso
El número de endosos es limitado: un endoso para el cheque común y dos endosos
para el cheque diferido. Los endosantes son solidariamente responsables ya que con
su firma garantizan que conocen la procedencia de los fondos, es decir que el librador
tiene dinero depositado y el banco podrá pagar.

Dato: desde enero de 2005, los cheques miden 18 cm. de ancho por 7,6 cm de alto,
son de color celeste matizado con verde, y el logotipo del banco sólo aparece en el
margen izquierdo.

Cheque del Viajero - Travelers Cheques

Es el cheque que emite el banco a su propio cargo y a favor de una persona
determinada, que puede ser cliente o no de la entidad financiera. Este cheque puede
hacerse efectivo en la casa central o sucursales del país o en el exterior.
Este cheque lo adquiere el viajero para evitar los riesgos que significa el traslado de
dinero en efectivo, no tienen fecha de vencimiento y se emiten en diferentes monedas.

Cliente – Banco

NOTA DE CRÉDITO BANCARIA O BOLETA DE DEPÓSITO

Es el documento que el banco entrega a su cliente (sellado por el cajero)
declarando haber recibido dinero (pesos, cheques u otros valores) en calidad de
depósito en cuenta corriente o en caja de ahorro.
Importancia
Para el Cliente: permite controlar y contabilizar el depósito realizado.
Para el Banco: sirve para acreditar en la cuenta del cliente el dinero depositado.
Clasificación de los Depósitos
Según la disponibilidad de los valores depositados
 Depósito a Plazo fijo.
 Depósito en Cuenta Corriente.
  Depósito en Caja de Ahorro.

Según el beneficiario del depósito

 A la orden individual.
 A la orden conjunta.
 A la orden recíproca o indistinta.

Según los valores depositados

 Pesos.
 Dólares u otra moneda.

TARJETAS PLÁSTICAS
La tarjeta es un medio de pago personal e intransferible que puede ser utilizada de la
misma forma que el dinero en efectivo en los comercios adheridos al servicio.

 Tarjeta de compra: exige el pago total de la liquidación mensual (resumen)

emitida por la institución bancaria o propietaria de la tarjeta. Ejemplo: American
Express.
 Tarjeta de crédito: otorga la posibilidad de financiar parcialmente las compras
efectuadas, mediante un cargo mensual por el monto adeudado.
 Tarjetas de Débito: es un medio de pago en los comercios adheridos,
produciéndose el débito automático en la cuenta; para ello es necesario que el
usuario tenga previamente una caja de ahorro y dinero depositado en la misma
por un importe superior al débito.
 Tarjeta o Cuenta Integrada: varias instituciones bancarias ofrecen una
combinación de servicios que posibilitan manejar los ahorros y consumos en una
sola cuenta, permitiendo operar con: Cuenta Corriente en pesos, Caja de ahorro
en pesos, Tarjeta de Débito y Tarjeta de Crédito.