Sistema Cotizacion

//Sistema de Cotización //
1 :
UNIVERSIDAD ARTURO PRAT.
DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA Y SISTEMAS DE
INFORMACIÓN.
ADIESTRAMIENTO COMPUTACIONAL PROFESIONAL.
PROFESOR: ARTURO PEÑA CRUZATT.
INTEGRANTES: ALICIA ESPINOZA GUZMÁN.

PEDRO FERNÁNDEZ CRUZ.
MARCEL GODOY SASAKI.
CAROLINA OLIVARES GUZMÁN.
NATALIA TORRES GONZÁLEZ.
FECHA DE ENTREGA: 21 DE AGOSTO DE 2.009.-
ÍNDICE
ENTREVISTA.....................................................................................................................5
1.-DESCRIPCIÓN GENERAL........................................................................................8
2 :
1.1.- Antecedentes Generales................................................................................8
1.1.1.-Reseña de la Empresa..................................................................................8
1.2.- Misión de la Empresa.....................................................................................9
1.4.-Nuestros Equipos...............................................................................................9
1.5.-Nuestro Personal................................................................................................9
2.0.- Análisis FODA.....................................................................................................10
FORTALEZAS..............................................................................................................10
DEBILIDADES..............................................................................................................11
OPORTUNIDAD...........................................................................................................11
AMENAZAS...................................................................................................................12
3.- DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA......................................................12
3.1.- SISTEMA ACTUAL..........................................................................................12
3.2- SISTEMA DESEADO........................................................................................14
3.3.- OBJETIVOS GENERALES............................................................................14
4.1.-MODELO CASCADA.........................................................................................16
5.- PLANIFICACIÓN Y ESTIMACIÓN......................................................................17
CARTA GANTT:...........................................................................................................18
6.- ESTUDIO DE FACTIBILIDAD.............................................................................19
6.1.- Análisis Técnico y operativo.....................................................................19
6.1.1.-Funcionalidad............................................................................................19
6.1.2.-Rendimiento..............................................................................................19
6.1.3.- Restricciones............................................................................................19
6.2.- Análisis Legal...................................................................................................20
6.3.- Análisis económico (costo / beneficio)................................................20
6.3.1.- Beneficios Tangibles o cuantificables (medibles en dinero):
.......................................................................................................................................20
6.3.2.- Beneficios Intangibles o Cualitativos............................................20
7.1.- Evaluación de posibles alternativas al proyecto.......................21
8.- DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS.........................................22
8.1.1.- Requerimientos Funcionales................................................................22
8.1.2.- Requerimientos No Funcionales..........................................................22
8.2.1.- Requerimientos de Sistema...............................................................23
8.2.2.- Requerimientos de Usuarios.............................................................23
CARTA DE ACEPTACIÓN........................................................................................25
9.- DISEÑO DE SISTEMA............................................................................................26
9.1.- HERRAMIENTA C.A.S.E:..............................................................................29
9.2.- FLUJO OPERATIVO MODELO ENTIDAD RELACIÓN (M.E.R.):....30
9.2.- DIAGRAMAS DE CONTEXTO.....................................................................31
9.3.- DIAGRAMA NIVEL UNO..............................................................................32
9.4.- DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS..........................................................33
10.- PLAN DE IMPLEMENTACIÓN..........................................................................34
GLOSARIO........................................................................................................................35
CONCLUSIÓN...................................................................................................................37
3 :
MANUAL DE USUARIO.................................................................................................38
4:
INTRODUCCIÓN
En un mundo competitivo y globalizado que cada día se torna más

feroz, es necesario automatizar los procesos de cualquier empresa, no
importando su tamaño; por lo cual queremos implementar en la empresa
un sistema de cotización en el que se especifique los requerimientos del
cliente y el valor de dicho servicio.
Esta automatización nos hará más competitivos frente a nuestras

competencias de negocios de servicios de limpieza industrial.
Dadas las especificaciones y conocimientos generales que se han

obtenido de la empresa, se ha deducido y concluido que el sistema a
implantar según los requerimientos de la empresa será una aplicación
para la gestión de cotizaciones. En el sistema se podrá ingresar los datos
pertinentes de clientes, insumos, stock, proveedores, costo de personal y
gastos generales. Esta aplicación de gestión nos ayudará a obtener
valores certeros al momento de entregar una cotización, y así minimizar
los errores.
5:
ENTREVISTA
1. ¿Porque necesita automatizar su empresa?
Hoy en día las empresas necesitan estar en línea y acorde a las

necesidades de nuestros clientes y del mercado.
2. ¿Cómo funciona su empresa actualmente?
La empresa en estos momentos no cuenta con un sistema, todos los

cálculos para cotizar son de manera manual a través de la información
guardada en kardex (facturas, cotizaciones anteriores, etc.); de los cuales
se extrae la información y se realiza una cotización estimativa. Además
para ver los stocks de insumos se realiza un conteo de los insumos
existentes a través de las facturas de compras y se reponen los faltantes.
3. ¿Cuál es su mayor dificultad con su método actual?
Al responder una cotización, no cuento con los valores reales de las

distintas áreas (proveedores, insumos, mano de obra directa, gastos, etc.);
lo que impide tener un valor real del costo del servicio.
4. ¿Si un cliente le solicita una rebaja a la cotización, sabría usted

cual es el valor máximo de descuento que podría hacer?
No, la verdad no lo sabría con tanta rapidez tendría que revisar toda
la información y calcular lo solicitado con un margen de tiempo
aproximado de varios días.
6:
5. ¿Si cotizan uno a más servicios y esta cotización sale aceptada
sabe con certeza los productos que tiene en stock y que debe
comprar?
No y muchas veces se puede cometer el error de comprar 2 veces el

mismo artículo.
6. ¿Si el servicio que se va a cotizar es de mayor envergadura, por

ejemplo Mall Calama, sabría usted cuanto deberá invertir en
capital de trabajo e inversión inicial?
No exactamente, lo más probable es que se estimaría un valor, pero

tendría un margen de error altísimo, es por eso que para cotizaciones de
gran envergadura prefiero no licitar.
7. ¿Sabe usted la cantidad de personal y cantidad extra de

personal al momento de licitar?
No al instante, tendría que revisar la información y documentos,

calculando en forma manual pero tomaría algo más de tiempo.
8. ¿Sabe usted la cantidad mínima de servicio que deberá realizar

para establecer un punto de equilibrio mínimo donde no tendrá
perdidas ni ganancias operacionales?
En estos momentos, no lo sé no cuento con un sistema para evaluarlo

en forma eficaz.
7:
9. ¿Sabe con exactitud la utilidad neta que le quedará por cada
servicio realizado o por realizar?
No exactamente, solo estimo valores para cubrir los gastos mínimos de

la empresa.
10. ¿Presupuesta y lleva un control de los ingresos y gastos de cada

servicio?
Sólo llevo las cuentas de las compras y ventas. Estas son archivadas en
Kardex.
8:
1.-DESCRIPCIÓN GENERAL
1.1.- Antecedentes Generales
1.1.1.-Reseña de la Empresa
Esta Empresa tiene su génesis a principios del año 2008, basado en

un anuncio solicitando servicios de aseo industrial. Para satisfacer esta
necesidad la dueña comienza su investigación sobre el giro de la actividad.
Licitando junto con las empresas competidoras, ofertando más que el
precio la calidad del servicio.
Por consiguiente así nace la empresa IQIQU Servicios, que en lengua

quechua significa Prosperidad, adjudicándose la licitación por los
próximos dos años.
En la actualidad la empresa cuenta con varios contratos vigentes

con empresas de gran renombre de la región: ACHS, Centro Odontológico
Sindicato N°1.
Contrato de Aseo Industrial para la Asociación Chilena de

Seguridad (2 años).
Comercialización de productos de aseo industrial y desodorización
de oficinas.
Aseo terminal de recintos clínicos.
9:
1.2.- Misión de la Empresa
Proveer a nuestros clientes espacios limpios y saludables, con

calidad en nuestros servicios.
1.3.-Visión de la Empresa
Ser reconocidos en el ámbito regional por la calidad de nuestros

Servicios, aportando como valor a nuestros clientes la mejor relación
costo/beneficios en el aseo industrial.
1.4.-Nuestros Equipos
Pulidoras multipropósitos (aspiración de agua, alfombra y

deshumecedora).
Maquina abrillantadora y lava alfombra.
Enceradora industrial (baldosas, parquet, cerámicas).
Aspiradoras industriales.
Carros mopa.
1.5.-Nuestro Personal
Supervisora de contrato.
Operarias de aseo.
Contables, Administrativos.
Adherentes ACHS, CCAF Los Andes.
10:
2.0.- Análisis FODA
FORTALEZAS
La calidad del servicio es lo esencial en la empresa.
Se cuenta con un buen nivel de maquinarias para estos servicios,

hidro-lavadoras, abrillantadoras, etc.
El personal es capacitada in situ para el buen manejo de las

maquinarias.
El personal es responsable en sus horarios y actividades.
Buenas relaciones humanas entre el personal y la

administradora de la empresa.
El funcionamiento de la empresa es analizado abiertamente por la

administradora en todas sus áreas.
El personal operativo tiene capacidad para desempeñar roles en

la empresa.
La administradora está atenta a las expectativas del cambio.

Manteniendo buena relación con sus clientes.
11 :
DEBILIDADES
Falta de credibilidad en la información que se obtiene. No se existe

ningún programa, menos un sistema para registrar datos de los
cargos del personal, alguna información de insumos, proveedores,
stock, registros de cotizaciones de servicios, futuros o históricos
clientes, etc. que maneje la empresa.
Para obtenerla es necesario validarla y procesarla en forma manual.

La problemática de una cotización se soluciona en parte por la
administradora quien realiza una cotización estimativa de acuerdo a
valores de cotizaciones anteriores, quedando muchas cosas
pendientes como por ejemplo: saber en forma inmediata si se cuenta
con el personal, insumos necesarios y las maquinarias disponibles
para realizar un nuevo servicio. Esta función debe descansar en un
sistema comprado o hecho a su medida y no en la administradora.
Lo que repercute en la credibilidad de su gestión.
OPORTUNIDAD
En la atención al cliente y sus requerimientos, se debe dar cada vez

más valor por lo que cancela. Por lo tanto el sistema debe reflejar
información confiable de acuerdo al mercado.
Desarrollar un software que facilite el trabajo, que esté todo en un

solo sistema el cual contenga toda la información necesaria, real y
oportuna para realizar una cotización fidedigna.
12:
El sistema permitirá que la empresa cuente con toda la información
necesaria para competir en nuevos mercados, así logrando nuevas
posibilidades de crecimiento.
AMENAZAS
al ser una empresa Pyme, el costo de los insumos tienen un valor

más elevado a diferencia de otras grandes empresas competidoras
que prestan el mismo servicio.
La competencia es fuerte, esto obliga a sistematizar toda la

información y procedimientos de la empresa. Para crear una ventaja
sustentable sobre los empresas competidoras.
3.- DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA
3.1.- SISTEMA ACTUAL
En estos momentos funciona de manera manual para:
Los cálculos de cotización.

Durabilidad de los insumos.
Gastos Generales y otros.
13:
Cálculos de cotización
Se estima un costo por persona incluyendo sueldo, imposiciones,

además insumos; librería, insumos locales, insumos industriales,
vestuario (E.P.P), gastos de maquinarias, depreciación de maquinaria,
utilidad dueña y de la empresa. El actual sistema no identifica a mayor
detalle y ni agrupa de forma eficiente los distintos costos que intervienen
en el proceso de cotización.
Durabilidad de los insumos
La forma de contabilizar o depreciar los insumos es anotar en una

hoja de papel tipo de registro cada artículo con su fecha de llegada, de
recepción, su utilización y su desecho.
Bajo esta perspectiva, nos damos cuenta que este proceso se está
realizando de forma muy intuitiva. Por lo cual nos orientaremos a
perfeccionar y profesionalizarlo. Además de no tener un historial de los
rendimientos de los insumos.
Gastos generales y otros.
Esta operación solo se estima en forma de porcentaje sobre el valor

de los sueldos más los insumos.
14:
3.2- SISTEMA DESEADO
El deseo es implementar a la administradora un sistema completo de

evaluación, seguimiento de propuesta y gastos operacionales y no
operacionales, para que sea utilizado y ayude en la toma de decisiones, de
tal forma que pueda contar con una base de datos electrónica que
entregue toda la información necesaria y actualizada de los posibles
clientes, funcionarios y control interno contable de las utilidades y
patrimonio de la empresa.
3.3.- OBJETIVOS GENERALES
El fin es que la administradora es que automatice procesos con el

objetivo de minimizar riesgos, llevar el control en todo aspecto de la
empresa; por lo cual empezaremos con:
Crear un sistema que incluya información real de los Costos

directos (costos en base a metros2); insumos (materiales de
limpieza industriales a utilizar por metro 2), gastos generales,
utilidades, flujos de efectivos y funcionarios necesarios para cada
licitación, obteniendo en forma inmediata y precisa un informe y
carta de presentación con los valores reales de una propuesta de
licitación.
Además debe incluir el nombre y Rut de los clientes mandantes.
El objetivo principal es la creación de un sistema con una tabla

maestra la cual se crearán los distintos servicios.
15:
4.- METODOLOGÍA
Metodología se refiere a los métodos de investigación que se siguen

para alcanzar una gama de objetivos en una ciencia. En resumen son el
conjunto de métodos que se rigen en una investigación científica o en una
exposición doctrinal.
Método es el procedimiento para alcanzar los objetivos y la

metodología es el estudio del método. La metodología dependerá, de esta
forma, de los postulados que el investigador considere como válidos de
aquello que considere objeto de la ciencia y conocimiento científico pues
será a través de la acción metodológica como recolecte, ordene y analice la
realidad estudiada.
A lo largo del desarrollo del sistema de cotización, los métodos a

utilizar serán: Entrevistas, Cuestionarios, Reuniones con tormentas de
ideas (BrainStorming) y Métodos de Modelo de Cascada, que es una
representación abstracta del proceso del software.
16:
4.1.-MODELO CASCADA
Mediante el modelo de cascada mostraremos la planificación

establecida por nuestro equipo de trabajo, para la creación del sistema de
abastecimiento y control de inventario. Esta planificación consta de cinco
etapas: investigación preliminar, definición de requerimientos, diseño del
software, construcción base de datos e interfaz, durante el desarrollo del
sistema, se especificarán en detalle estas etapas que a continuación se
presentan en la gráfica. (figura N°1):
Figura Nº 1: Proceso de Creación del Sistema de cotización (Modelo Cascada).

17:
5.- PLANIFICACIÓN Y ESTIMACIÓN
El proyecto cuenta con un grado de complejidad en su parte

operativa de construcción del sistema, por lo que hay que comenzar de
cero, creando un Modelo Entidad Relación con la ayuda de la herramienta
CASE. El cual estará formado por varias tablas, una principal que
centralizará toda la información de los valores necesarios para la
cotización a presentar.
Tiempo estimado: El tiempo estimado está dado en la siguiente carta.

18:
CARTA GANTT:
19:
6.- ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
6.1.- Análisis Técnico y operativo
6.1.1.-Funcionalidad
La empresa tiene un notebook, pero no le da la utilización que

necesita, por lo cual toda la gestión lo hace en forma primitiva (no siendo
profesional u acuciosa). La aplicación que se creará solventará esta
problemática.
6.1.2.-Rendimiento
La administradora que actualmente controla este proceso

manualmente será la encargada de manipular este nuevo sistema de
automatización.
6.1.3.- Restricciones
Este sistema va a contener las siguientes restricciones:
Para el manejo de este sistema, tendrá dos perfiles; uno maestro y

otro secundario, los cuales se manejaran con sus respectivos nombres de
usuarios y contraseñas. Por una parte el perfil maestro podrá dominar
todo tipo de transacciones, y el perfil secundario no podrá eliminar ni
modificar datos primarios; es decir, Tablas, Inventarios, Insumos,
Remuneración, etc.
20:
No obstante, debemos tomar en cuenta el punto de vista operativo de
lo que no se considerará en este sistema, como sistema de remuneraciones
y contabilidad; es decir será relevante su información como dato, pero no
habrá ningún proceso de transformación de estos datos.
6.2.- Análisis Legal
Nuestro sistema de información será original creado únicamente

para la funcionalidad de esta empresa basado en los requerimientos que
ellos indiquen y no afecta ninguna disposición legal de derecho de autor ni
derecho de marcas.
6.3.- Análisis económico (costo / beneficio)
6.3.1.- Beneficios Tangibles o cuantificables (medibles en

dinero):
Este proyecto se basa principalmente en la maximización de la

utilidades y la minimización de los costos; tanto fijos como variables, los
cuales con este nuevo sistema se verá realmente el alcance de la empresa
y como puede ser mejor administrada.
6.3.2.- Beneficios Intangibles o Cualitativos
Estará enfocado a evitar posibles pérdidas de insumos, y mal

utilización de las maquinarias (inducción dada in situ) a causa del
personal, como así también, respecto al vestuario. Otro punto a considerar
es mejorar considerablemente la eficiencia de la empresa, sus procesos, la
21:
elaboración de cotizaciones va ser mas pulcra y mas certera, así evitando
errores.
7.- ESTUDIO DE ALTERNATIVAS
7.1.- Evaluación de posibles alternativas al proyecto
Como posible alternativa al proyecto, se estudio la compra de un

sistema, que cumpliere con los requerimientos mínimos para la
organización, encontrándonos con un variado abanico de posibilidades, de
las cuales podemos nombrar:
A continuación presentamos un resumen del Proyecto de productos

y servicios, que conforman nuestra propuesta a sus requerimientos.
Pesos $
Linea Softland Business
Red / Tope 15 Usuarios Concurrentes 4,093,000
A este valor se le debe agregar el Iva
Servicio de Consultoría Pesos $

Básica (Con SMS)
Valor Exento de IVA 3,767,400
Servicio de Mantenimiento de Software (anual) UF Pesos $
Premium
34.50 722,768
A este valor se le debe agregar el IVA.
TOTALES Pesos $
Total Afecto 4,815,768
Total Exento 3,767,400
IVA 914,996
Valor total del Proyecto 9,498,164
* Recuperación Sence en base a los participantes por servicios 3,520,000
Costo del Proyecto para su Empresa 5,978,164
22:
* Softland Ingeniería Ltda. no aceptará devolución ningún producto o
servicio con posterioridad a los 90 días de realizada la compra.
Condiciones de pago hasta 3 meses sin interés:
Documentado con cheque o letra al momento del cierre de la venta.
El valor de la UF será actualizado al momento de la compra.
“ESTA COTIZACION TIENE UNA VALIDEZ DE 5 DIAS HABILES”
8.- DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS
8.1.1.- Requerimientos Funcionales
El sistema debe tener una base de datos que contenga las compras,
clientes, proveedores, maquinarias, servicios, MOD y GAV, obteniendo
resultados óptimos de valores en tanto compras como gastos; los cuales
serán reflejados en el valor oficial de la cotización, agilizando el tiempo de
respuesta de no más de 2 días hábiles.
8.1.2.- Requerimientos No Funcionales
El tiempo de respuesta para las consultas deberá ser inmediato.

La administradora será quien respalde la información una vez
terminado el turno.
23:
8.2.- Requerimientos de Sistema y Usuarios
8.2.1.- Requerimientos de Sistema
Este proyecto puede funcionar perfectamente con requerimientos

mínimos, se cuenta con un notebook (Hardware: Procesador Intel
Core Duo -Disco duro 160 Gb, RAM de 3 MB L2 Cache, Impresora);
otros requisitos tales como conexión a Internet, correo electrónico
personalizado de la empresa IQIQU.
8.2.2.- Requerimientos de Usuarios
Este sistema preverá dos tipos de perfiles de usuarios, los cuales se

detallan a continuación:
Perfil 1: Administrador(a)
Esta aplicación será utilizada principalmente por la

administradora, la cual será la encargada de todas las
funciones administrativas, actualizaciones, supervisiones
entre otras actividades. La mejor opción es realizar una
aplicación, que contenga todo tipo de información y de su
estado, que es y será demandada para cumplir las
expectativas de la empresa. Tendrá acceso a todas las base de
datos, la cual tendrá los privilegios de agregar, modificar y
eliminar.
24:
Perfil 2: Supervisor(a)
En la aplicación el supervisor(a) tendrá un acceso restringido en esta

aplicación, solo podrá revisar, consultar el stock y proveedores.
Cuando estos insumos sean insuficientes ayudará a emitir la
correspondiente orden reposición.
25:
Calama, 21 de Agosto 2009.-
CARTA DE ACEPTACIÓN
Nombre Empresa: IQIQU SERVICIOS, Rut: 13.331.599-3

y con domicilio en Finlandia Nº 2555, Calama; teniendo
conocimiento de sus requerimientos y solicitudes, se encuentra
esclarecida la propuesta para la creación de un sistema cotización y
Control financiero, de acuerdo a lo expuesto con anterioridad en la
entrevista, es necesario respuesta a la presente carta.

_____ ACEPTA
_____ NO ACEPTA
El desarrollo del proyecto se compromete a cumplir en todos sus

términos lo estipulado en las bases de la convocatoria.
Nombre de responsable de Proyecto:
GRUPO UNAP RUT: 77.777.777-7
Firma de la Empresa
26:
9.- DISEÑO DE SISTEMA
El sistema de control de cotización es un medio de resguardo y de

seguridad para la empresa IQIQU SERVICIOS, creando tablas con la
información específica en cada una de ellas, y una principal donde
obtendremos ítems valorizados para una cotización que satisfaga a
nuestros clientes. Utilizando para ello la herramienta C.A.S.E. A
continuación se detallan las siguientes tablas:
Con las maquinarias existentes, como también las posibles

compras de activos fijos como inversión inicial por posibles
trabajos que se necesite maquinaria extra o que el servicio
requiera una especial que no se encuentre en el inventario. Esta
tendrá la descripción de la maquina, serie, modelo, costo
histórico, año de fabricación, año de vida útil, años restantes,
valor residual, de lo cual estimara un valor de hora maquina
(H.M.)
El valor de los costo asociados a los insumos, nombre de estos,

registrados por códigos, cantidad, rendimiento y el valor neto de
la compra o de una cotización de compra, de los cuales se
mantendrá actualizada con los datos de los proveedores, RUT,
dirección, correos electrónicos y el plazo de pago.
Que incluya todas las variantes de los costos asociados a los

cargos de los funcionarios que harán el servicio. Estos son:
sueldo base, bonos, horas extraordinarias, asignación de
movilización, asignación de colación, vacaciones proporcionales;
indemnización por años de servicios, costo(porcentaje) de la
27 :
mutualidad, seguro de cesantía, como también otros egresos
eventuales, como aguinaldos de fiestas patrias y de navidad. Esto
me indicara el costo real de cada hora hombre (H.H.).
Con los gastos de administración y venta, de los cuales se basan

en el método de costeo directo. Esta tabla se nutrirá de los datos
entregados por la contabilidad de la empresa, entregados por un
contador outsourcing, de los cuales rescatamos, los gastos por
arriendos, comisiones por venta, sueldo empresarial, gastos por
transporte, gastos por librería, honorarios contador, etc., de los
cuales entregaran un valor basado en horas hombres. Este lo
llamaremos Horas gastos de Administración y ventas(H.G.A.V.)
Las unidades de medida serán: cada uno (C/U); metros cuadrados

(M²); litros (LT); kilos (KG); metros lineales (ML); horas (H); días (D); meses
(M); años (A).
La creación de estas cuatro fases principales, nos dará una

perspectiva más concreta de cuales son los costos más incidentes. Así
podemos tener ventaja competitiva con parte de la competencia, ya que
este sistema aunque es básico, aporta los siguientes informes para la toma
de decisiones:
Cotización, con los valores reales de costo, incluyendo utilidades, y

manteniendo un histórico de aquellas que fueron aceptadas como las
rechazadas.
28:
En el caso que la respuesta sea positiva, este sistema entregara un
informe con la cantidad de productos y maquinarias, que se tienen para
este servicio y otro con los insumos que deberán comprarse.
Como el sistema una de sus medidas es H.H., esto me dará el
calculo de las personas y los cargos necesarias para el buen desempeño de
esta actividad.
También entregara un informe de carácter financiero cash flow (flujo

de caja), el cual me indicara los ingresos y egresos de los flujos de efectivo
y efectivo equivalente y en que periodos podrían estar negativos, para los
cuales se tendrá que inyectar efectivo, ya sea como aporte de los socios o
financiamiento externo. Esta será una herramienta para considerar el
costo asociado a intereses proveniente a financiamiento de algún banco o
institución financiera, o en su defecto considerar el costo de oportunidad,
por el aporte a la caja social.
Otro informe será de resultado, el cual presupuestara los ingresos,

costos y gastos, para establecer cual es la utilidad neta, antes y después
de impuestos. Con esta herramienta podremos visualizar la utilidad neta y
saber con exactitud antes de entregar la cotización, si tales utilidades son
los beneficios cumplen con las expectativas de la empresa.
En general deseamos perfeccionar la forma de trabajar de la

Empresa para mejorar los procesos internos y la competitividad.
Además de realizar las proyecciones de ventas y gastos ordenando

de la empresa financieramente.
29:
9.1.- HERRAMIENTA C.A.S.E:
30:
9.2.- FLUJO OPERATIVO MODELO ENTIDAD RELACIÓN (M.E.R.):
31:
9.2.- DIAGRAMAS DE CONTEXTO
32:
9.3.- DIAGRAMA NIVEL UNO
33:
9.4.- DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS
34:
10.- PLAN DE IMPLEMENTACIÓN
El plan de implementación se realizará en forma Directa para así

almacenar toda la información y no arriesgarse a pérdidas o deterioros de
los documentos existentes archivados en kardex.
El sistema estará en periodo de prueba alrededor de un mes, para

que se pueda adaptar y saber si hay que hacer correcciones; con respecto
a esto se capacitará al personal sobre el uso del sistema.
35:
GLOSARIO
Software: el concepto de software va más allá de los programas de

cómputo en sus distintos estados: código fuente, binario o ejecutable;
también su documentación, datos a procesar e información de usuario es
parte del software: es decir, abarca todo lo intangible, todo lo "no físico"
relacionado.
Hardware: El hardware se refiere a todos los componentes físicos (que se
pueden tocar), en el caso de una computadora personal serían los discos,
unidades de disco, monitor, teclado, la placa base, el microprocesador, etc.
DFD: Diagrama de Flujo de Datos.
Integridad: se refiere a la corrección y completitud de los datos en una

base de datos.
Stock: es una voz inglesa que se usa en español con el sentido general de
existencias, reserva de alguna cosa disponible para un uso futuro.
Brainstorming: es una herramienta de trabajo grupal que facilita el

surgimiento de nuevas ideas sobre un tema o problema determinado. La
lluvia de ideas es una técnica de grupo para generar ideas originales en un
ambiente relajado.
Obsoletos: cuando se realiza la creación de una nueva versión los

productos anteriores quedan obsoletos.
Excedentes: es la parte de la producción que sobra o es restante. El

intercambio, que se llevaba a cabo con el excedente es la primera
36:
manifestación natural del comercio, que se representa así: Mercadería -
Mercadería
Abstracta: un principio por el cual se aísla toda aquella información que

no resulta relevante a un determinado nivel de conocimiento.
VPO: Vicepresidente Operacional.
Quadrem: entidad virtual encargada de comprar, para todos los usuarios.
E-Business: El comercio electrónico consiste en la compra y venta de

productos o de servicios a través de medios electrónicos, tales como el
Internet y otras redes de computadoras.
MOD: Mano de Obra Directa; este ítem corresponde a que los trabajadores
que están involucrados directamente en el desarrollo del servicio.
GAV: Gasto de Administración y Ventas; se refiere a los gastos que ayudan
al servicio, pero no son directos, tales como arriendo, pago sueldos
administrativos, gastos varios.
H.H.: Hora Hombre.
H.G.A.V.: Horas Gastos de Administración y Ventas.
E.P.P.: Equipo Protección Personal.
S.C.: Sistema de Cotización.

37:
CONCLUSIÓN
Hoy nos damos cuenta que no solo basta la tecnología por sí misma,
sino que mediante la tecnología de la información, obtenemos información
fundamental para minimizar las incertidumbres a la hora de realizar una
cotización, y que su utilización será para negociar con nuestros clientes,
proveedores, en futuros situaciones.
El proyecto permitió que visualizáramos la forma manual del trabajo

en empresa IQIQU, los cuales producen errores tanto en cálculos, como
existencias lo que provoca pérdidas a la empresa y aumenta el riesgo de la
misma.
Corrigiendo la situación actual, nos colocamos como meta poder

empezar con un sistema de cotización, que nos aclarará los procesos de
entrada y salida para poder hacer dicha cotización, éste sistema nos dará
información que facilitará la toma de decisiones a la dueña de la empresa.
Dejar en claro que ahora nos estamos enfocando en el modulo de

cotizaciones, pero nuestro proyecto mayor es hacer una ERP en la
empresa, para automatizar los sistemas de remuneraciones, inventario
contabilidad y otros.
38:
MANUAL DE USUARIO
Empresa
IQIQU SERVICIOS
Manual de Usuario
Sistema de Cotización
Agosto 2009
39:
ADMINISTRACIÓN DE LA CONFIGURACIÓN
FECHA 20 Agosto 2009
OTRAS
REFERENCIAS Plan de Pruebas y Resultados.
CÓDIGO S.C.
MATERIA Manual de Usuario del Sistema.
Detalle de uso del sistema

CONTENIDO incluyendo navegación en menús.
ANEXO No tiene anexos
PREPARADO POR Grupo UNAP
REVISADO Y APROBADO Empresa IQIQU Servicios.

POR
40:
DEFINICIÓN DEL MANUAL DE USUARIO
OBJETIVO
El objetivo del Manual de Usuarios es mantener un estándar de

documentación dentro del Proceso Ciclo de Vida del Proyecto de Software
para dar a conocer al usuario la forma de operar un sistema o producto de
software.
ALCANCE
El alcance del Manual de Usuario abarca a toda la área donde esta

dirigido la adquisición de Software.
USO DEL DOCUMENTO
La utilización del Manual de Usuario permite al usuario contar con una

guía para operar un sistema o producto en los ambientes tecnológicos, por
lo que su uso en el proceso Ciclo de Vida de Proyectos de Software es
obligatorio.
DESCRIPCIÓN
El Manual debe tener el siguiente contenido:

41:
INTRODUCCIÓN
El propósito de este documento es entregar al usuario una ayuda en el

entendimiento y uso del Sistema Automático de Ingreso de Datos de
Cotización de la Empresa IQIQU.
Este manual contiene instrucciones básicas para el uso de este sistema y

esta dirigido al Usuario del mismo. Se asume que el Usuario tiene
conocimientos básicos del manejo de PC y además conoce la naturaleza del
dato que debe ingresar o consultar.
Se explica como navegar por las distintas pantallas a través del menú del
sistema y la operación de ella misma, la operación de los distintos objetos,
como consultar, modificar e ingresar datos, la carga de datos, etc.
Objetivo.
 Ayudar al Usuario a comprender la funcionalidad y uso del

Sistema.
 Disminuir tiempos perdidos por algunos Usuarios por no disponer

de un manual que permita comprender de mejor forma la
funcionalidad del Sistema.
 Evitar errores al ingresar datos al Sistema al disponer de un

manual que le permita entender como realizar dicha tarea.

 Evitar el no uso del Sistema por parte del Usuario, por no tener
un manual que les permita conocer como trabajan las pantallas y
menús.
 Ser un ente recordatorio de funcionalidad y uso para cuando el

Usuario lo requiera (disponible en cualquier momento).
 Tener una Solución amistosa e intuitiva para el Usuario, con

acceso abierto a distintos Reportes
42 :
Índice
DEFINICIÓN DEL MANUAL DE USUARIO........................................................3

OBJETIVO.................................................................................................................3
ALCANCE...................................................................................................................3
USO DEL DOCUMENTO.......................................................................................3
DESCRIPCIÓN.........................................................................................................3
INTRODUCCIÓN..........................................................................................................4
Objetivo.......................................................................................................................4
DESCRIPCIÓN DE MÓDULOS................................................................................6
Menús Principal y Submenús de cada Módulo de Usuario......................6
Como Ingresar al sistema.................................................................................6
Navegación de los Menús..................................................................................6
Menú de Cotización.........................................................................................6
Icono de Informe Preliminar.........................................................................7
Menú de Ingreso del Cliente.........................................................................7
Menú de Ingreso de Proveedores................................................................8
Menú de Ingreso de Compras......................................................................8
Menú de Ingreso de Productos....................................................................9
Menú de Ingreso de Gastos Administrativos..........................................9
SubMenú de Ingreso de Gastos administrativos................................10
SubMenú de Ingreso de Maquinaria...................................................10
SubMenú de Ingreso de Material directo...........................................11
SubMenú de Ingreso de Gastos de Mano de Obra Directa..........11
43:
DESCRIPCIÓN DE MÓDULOS
Menús Principal y Submenús de cada Módulo de Usuario.
Como Ingresar al sistema.
Para entrar al Sistema, se debe hacer doble clic en el icono mostrado en

la figura, llamada Cotizacion v.0
Una vez en realizado lo anterior, se desplegara la siguiente ventana, en

la cual el Usuario podrá acceder a los módulos del menú principal que
le permitirá acceder a las distintas pantallas del Sistema.
Navegación de los Menús.
Menú de Cotización
44:
Una vez presionado el botón Cotización se desplegara la siguiente
ventana, en la cual el Usuario podrá ingresar los datos de la nueva
cotización, el cual tendrá un detalle para el ingreso de descripción del
servicio.
45:
Icono de Informe Preliminar
Una vez presionado el botón de vista preliminar se desplegara la

siguiente ventana, en la cual el Usuario podrá visualizar los datos de la
nueva cotización, el cual tendrá su detalle y valores totales para el
servicio.
46:
Menú de Ingreso del Cliente
Una vez presionado el botón Cliente se desplegara la siguiente ventana,

en la cual el Usuario podrá ingresar los datos de un nuevo cliente.
Menú de Ingreso de Proveedores
Una vez presionado el botón Proveedores se desplegara la siguiente

ventana, en la cual el Usuario podrá ingresar los datos de un nuevo
Proveedor.
47:
Menú de Ingreso de Compras
Una vez presionado el botón Compras se desplegara la siguiente

ventana, en la cual el Usuario podrá ingresar los datos de una nueva
compra de insumos.
Menú de Ingreso de Productos
Una vez presionado el botón Productos se desplegara la siguiente

ventana, en la cual el Usuario podrá ingresar los datos de un o varios
productos realizada en la nueva compra de insumos.
48:
Menú de Ingreso de Gastos Administrativos
Una vez presionado el botón Gastos Administrativos se desplegara la

siguiente ventana, en la cual el Usuario podrá ingresar los datos de
generales, tales como administración y ventas, maquinarias, Material
directo, Mano de obra de la empresa.
49:
SubMenú de Ingreso de Gastos administrativos
Una vez presionado el botón Gastos Administrativos se desplegara la

cada gasto que sea realizado.
SubMenú de Ingreso de Maquinaria
Una vez presionado el botón Maquinaria se desplegara la siguiente

ventana, en la cual el Usuario podrá ingresar los datos de cada
maquinaria que existe en la empresa.
50:
SubMenú de Ingreso de Material directo
Una vez presionado el botón Material Directo se desplegara la siguiente

ventana, en la cual el Usuario podrá ingresar los datos de cada gasto
de material de la empresa que realiza.
SubMenú de Ingreso de Gastos de Mano de Obra Directa
Una vez presionado el botón Mano de Obra Directa desplegara la

cada gasto que sea realizado.

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PROFESOR: ARTURO PEÑA CRUZATT.

INTEGRANTES: ALICIA ESPINOZA GUZMÁN.

FECHA DE ENTREGA: 21 DE AGOSTO DE 2.009.-

En un mundo competitivo y globalizado que cada día se torna más

Esta automatización nos hará más competitivos frente a nuestras

Dadas las especificaciones y conocimientos generales que se han

1. ¿Porque necesita automatizar su empresa?

Hoy en día las empresas necesitan estar en línea y acorde a las

2. ¿Cómo funciona su empresa actualmente?

La empresa en estos momentos no cuenta con un sistema, todos los

3. ¿Cuál es su mayor dificultad con su método actual?

Al responder una cotización, no cuento con los valores reales de las

4. ¿Si un cliente le solicita una rebaja a la cotización, sabría usted

No y muchas veces se puede cometer el error de comprar 2 veces el

6. ¿Si el servicio que se va a cotizar es de mayor envergadura, por

No exactamente, lo más probable es que se estimaría un valor, pero

7. ¿Sabe usted la cantidad de personal y cantidad extra de

No al instante, tendría que revisar la información y documentos,

8. ¿Sabe usted la cantidad mínima de servicio que deberá realizar

En estos momentos, no lo sé no cuento con un sistema para evaluarlo

No exactamente, solo estimo valores para cubrir los gastos mínimos de

10. ¿Presupuesta y lleva un control de los ingresos y gastos de cada

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Esta Empresa tiene su génesis a principios del año 2008, basado en

Por consiguiente así nace la empresa IQIQU Servicios, que en lengua

En la actualidad la empresa cuenta con varios contratos vigentes

Contrato de Aseo Industrial para la Asociación Chilena de

Proveer a nuestros clientes espacios limpios y saludables, con

Ser reconocidos en el ámbito regional por la calidad de nuestros

Pulidoras multipropósitos (aspiración de agua, alfombra y

La calidad del servicio es lo esencial en la empresa.

Se cuenta con un buen nivel de maquinarias para estos servicios,

El personal es capacitada in situ para el buen manejo de las

El personal es responsable en sus horarios y actividades.

Buenas relaciones humanas entre el personal y la

El funcionamiento de la empresa es analizado abiertamente por la

El personal operativo tiene capacidad para desempeñar roles en

La administradora está atenta a las expectativas del cambio.

Falta de credibilidad en la información que se obtiene. No se existe

Para obtenerla es necesario validarla y procesarla en forma manual.

En la atención al cliente y sus requerimientos, se debe dar cada vez

Desarrollar un software que facilite el trabajo, que esté todo en un

al ser una empresa Pyme, el costo de los insumos tienen un valor

La competencia es fuerte, esto obliga a sistematizar toda la

3.- DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA

3.1.- SISTEMA ACTUAL

En estos momentos funciona de manera manual para:

Los cálculos de cotización.

Se estima un costo por persona incluyendo sueldo, imposiciones,

Durabilidad de los insumos

La forma de contabilizar o depreciar los insumos es anotar en una

Gastos generales y otros.

Esta operación solo se estima en forma de porcentaje sobre el valor

El deseo es implementar a la administradora un sistema completo de

3.3.- OBJETIVOS GENERALES

El fin es que la administradora es que automatice procesos con el

Crear un sistema que incluya información real de los Costos

El objetivo principal es la creación de un sistema con una tabla