UNIDAD 2: - TECNICA DE ANALISIS ORGANIZACIONAL.

2.1 Teoria de organizacional formal

1.- ¿Qué significa el término “organización”?

Son entidades sociales compuestas por dos o más individuos con la finalidad de cumplir
metas y objetivos.

2.- ¿Explicar la finalidad de la organización formal, describir sus elementos y las

respectivas relaciones conceptuales?

La estructura intencional de funciones en una empresa formalmente organizada

 Sistema operativo
 Sistema directivo

 Un conjunto de reglas y procedimientos bien definidos: que son diseñados

previamente con el fin de obtener alguna meta u objetivo.
 Objetivos y estrategias: en la organización formal se definen las metas a corto y
largo plazo junto con las estrategias para alcanzarlas.
 Status simbólico: la estructura de la organización formal entrega un determinado
estatus a los miembros de acuerdo a su posición y poder relativo.
 Actividades definidas: la organización define las actividades propias de cada
miembro de la organización. se establecen obligaciones y límites.
 Canales de comunicación: existen canales de comunicación definidos que deben
estar acorde con la jerarquía y procedimientos propios de la organización.
 Procedimientos de coordinación: se definen procedimientos y mecanismo para la
coordinación de actividades de los distintos miembros de la organización.

3.- ¿Cuáles son los principales aportes de la teoría de la organización formal?

 Organización informal
 Motivación
 Liderazgo
 Dinámicas de grupo
 Relaciones humanas
 Administración participativa
 Cambio
 Cultura organizacional

La primera de estas teorías es la clásica, burocrática o mecanicista como se le conoce

también, y su creación y desarrollo surge por el aporte de varias personalidades entre las
que se destacan uno de sus precursores, Adam Smith cuya contribución sobre los
aspectos relacionados con la división del trabajo tuvieron incidencia en la economía del
tiempo y del trabajo, Robert Owen con sus argumentos sobre el mejoramiento de las
condiciones de vida y de trabajo y la influencia de estos en el incremento de la
producción y las utilidades.
4.- ¿Cuál es la importancia de desarrollar una metodología para el diseño
organizacional?

La Metodología de Diseño Organizacional responde a la introducción de formas

organizativas basadas en el diseño de procesos, la estrategia y la gestión por
competencias; integradas con los sistemas y tecnologías de la información. El modelo
de diseño tiene como objetivo fundamental brindar una herramienta que permita diseñar
una organización de nueva creación al tiempo que se va construyendo, sustentado en
una plataforma integrada.

2.2 Departamentalizacion y asignacion de atividades. -

1.- ¿Qué es departamentalización?

Consiste en la sectorización de los objetivos, actividades, procesos, personal y recursos

de la organización, a través de la aplicación de la división del trabajo y la
especialización.

2) ¿Cuáles son los criterios más usados en la departamentalización?

 Departamentalización por propósito

o Por producto
o Por cliente
o Por localidades
 Departamentalización por proceso
 Departamentalización por funciones

3) Cuáles son las ventajas y desventajas de cada uno de los criterios de la

departamentalización?

 Departamentalización por propósito

Ventajas: Focaliza la acción sobre el producto. Facilita la especialización por producto.

Mejora la coordinación de las funciones. Proporciona formación para los futuros
directores. Aumenta la diversificación de la empresa.

Desventajas: Requiere más trabajadores de alta dirección, Dificulta la centralización de

las funciones económicas, Problemas de control para la dirección general.

 Departamentalización por cliente

Ventajas: Estimula la especialización El cliente tiene la impresión de ser el único.

Facilita el conocimiento de cada tipo de cliente.

Desventajas: Difícil coordinación de demandas o puestas de un mismo cliente. Requiere

un staff muy especializado. Es difícil orientar la agrupación por clientes dentro de una
empresa.

 Departamentalización por localidades

Ventajas: La responsabilidad se coloca en niveles superiores. Aprovecha los mercado
locales Mejora la coordinación regional. Proporción a una ocasión para la formación de
directores generales

Desventajas: Requiere personal de más alto nivel. Dificulta la centralización de las

funciones. Se dificulta el control de la empresa.

2.3 Relaciones organizativas. -

1.- ¿Cuáles son los niveles de autoridad y grados de responsabilidad?

La responsabilidad gerencial en la jerarquía de autoridad no se debe utilizar para señalar

y acusar a los miembros del plantel por ser incompetentes. Una jerarquía claramente
definida crea un camino de responsabilidad para cada proyecto y actividad que se
realiza dentro de la empresa. La jerarquía de autoridad en una organización está
diseñada para beneficiar a la empresa y a los empleados. La empresa crece con la fuerza
de un plantel gerencial competente, y los empleados buscan a los gerentes para ofrecer
el desarrollo de su carrera. Una jerarquía también es un método de mantenimiento para
la integridad gerencial. Cuando alguien se convierte en gerente, debe probar que es
competente o va a experimentar una rotación de personal. La jerarquía de autoridad en
una organización es importante para el éxito sostenido de la empresa.

2.- ¿Cuáles son los diferentes tipos de relaciones formales (coordinación)?

 La estabilidad y constancia de las relaciones formales pueden conducir ala

rigidez y a la inflexibilidad de la organización lineal.
 No se responde de manera adecuada a los cambios rápidos y constantes de la
sociedad moderna.
 Esta basada en la dirección única y directa, puede volverse autoritaria.
 Enfatiza en la función de la jefatura, de mando y la exagera, pues supone la
existencia de jefes capaces de hacerlo y saberlo todo.
 La unidad de mando hace del jefe un generalista que no puede especializarse en
nada.
 A medida que la empresa crece, la organización lineal condice inevitablemente a
la congestión, en especial enlos niveles altos de la organización.

2.4 Organización formal

1) ¿Cuáles son los diferentes tipos de organizaciones formales?

 Organización Lineal: Constituye la forma estructural más simple y antigua, pues

tiene su origen en la organización de los antiguos ejércitos y en la organización
eclesiástica de los tiempos medievales. El nombre organización lineal significa
que existen líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad entre superior
y subordinados. De ahí su formato piramidal.
 Organización Funcional: Es el tipo de estructura organizacional que aplica el
principio funcional o principio de la especialización de las funciones. Muchas
organizaciones de la antigüedad utilizaban el principio funcional para la
 diferenciación de actividades o funciones. El principio funcional separa,
distingue y especializa: Es el germen del staff.
 Organización Línea-Staff: El tipo de organización línea-staff es el resultado de
la combinación de los tipos de organización lineal y funcional, buscando
incrementar las ventajas de esos dos tipos de organización y reducir sus
desventajas.
 Comités: Reciben una variedad de denominaciones: comités, juntas, consejos,
grupos de trabajo, etc. No existe uniformidad de criterios al respecto de su
naturaleza y contenido. Algunos comités desempeñan funciones administrativas,
otros, funciones técnicas; otros estudian problemas y otros sólo dan
recomendaciones.

2) Identificar sus ventajas y desventajas de organizaciones formales

Ventajas

 El trabajo manual es parte del trabajo intelectual, cada uno ejerce su papel de
forma separada.
 La presión sobre el jefe es menor, ya que la organización cuenta con un gran
número de especialistas que se encargan de los departamentos que componen la
empresa
 La división del trabajo es organizada y clara.
 Los encargados de cada uno de los trabajos están especializados.
 La eficiencia de los trabajadores es grande.

Desventajas

 Puede haber confusión y conflicto si no se respeta el principio de unidad de

mando.
 Es difícil identificar y establecer la responsabilidad de cada uno.
 No hay una clara definición de la autoridad.
 En algunas ocasiones, al contar de estructuras complejas se carece de
especialización.

2.5 Autoridad y responsabilidad

1) Distinguir entre autoridad, poder e influencia

Existen dos conceptos contrarios de autoridad. El primero, que a veces recibe el nombre
de concepto clásico, se refiere al derecho de dirigir las actividades de otros. Los
gerentes, en virtud de su posición y responsabilidad, reciben el derecho de dirigir las
actividades laborales de sus subordinados.

El segundo concepto de autoridad, que algunas veces se llama concepto de aceptación,

designa las decisiones tomadas por los empleados para cumplir las instrucciones dadas
por los gerentes. De acuerdo con este punto de vista los que desempeñan papeles de
subordinados imparten autoridad a las directrices de los superiores si optan por
obedecerlas. Autoridad y responsabilidad en las organizaciones son dos conceptos que
van de la mano.
Otros dos conceptos nos ayudan a ir más allá de la autoridad, en particular del concepto
clásico de ella, y explican las diferencias de respuesta ante la autoridad. Nos referimos
al poder y la influencia. La influencia se manifiesta en el cambio de comportamiento de
un individuo resultante de las actuaciones de otro. El poder es la capacidad de ejercer
influencia. Para que haya influencia, es necesario que algún tipo de poder confiera
fuerza a la autoridad.

El trabajo en las organizaciones se lleva adelante en una situación de poder e influencia.

Interactúan entre si las personas dotadas de poder con diversas formas o títulos de
autoridad. La misión del directivo consiste en interpretar correctamente esas realidades
y reunir suficiente poder para influir en la consecución de los objetivos
organizacionales.

2) Analizar los dos puntos de vista más importante de la autoridad

El análisis del poder y la autoridad ha ido cobrando cada vez mayor importancia por ser
un mecanismo de control y de coordinación necesario para la consecución de los fines y
objetos de la organización.

La organización es un sistema que integra a un grupo de individuos por ello es necesario

una regulación del comportamiento y una coordinación en las actividades, de modo que
aumente la predisposición de las conductas.

3) Analizar las ventajas de la delegación, porque los directivos dudan en delegar y

los principios que puedan ayudarlos a delegar de manera efectiva

Podemos definir la delegación como el proceso que nos permite conferir a un

colaborador el encargo de realizar una función, concediéndole autoridad y la libertad
necesarias para su ejecución, pero conservando siempre la responsabilidad final sobre el
resultado. La delegación es una de las principales herramientas directivas y que requiere
de una técnica adecuada, optimizar su tiempo y el de los subordinados. Que usted sea el
jefe no significa que sea la persona más indicada para hacer determinadas tareas, ni que
la empresa le pague por ello. Los gestores más eficaces tienen una gran habilidad para
delegar funciones y deberes a otros, y para asegurarse que esas funciones se llevan a
cabo con éxito. Delegar es importante para su carrera, dada la cantidad de tiempo que
puede ahorrar delegando.

2.6 Ámbito de control

1.- ¿Explicar porque los directivos necesitan el control?

En toda organización moderna, la conducción es posible gracias al logro de acuerdos

entre las personas que integran el equipo dirigente. Para administrar, los
administradores o gerentes conducen de forma racional las actividades de la
organización, ya sea con o sin fines de lucro.
Ello implica la planeación, organización, dirección y el control de todas las actividades,
funciones o tareas. Sin planes de acción bien llevados, las organizaciones jamás tendrían
condiciones para existir y crecer.

2) ¿Qué factores determinan el ámbito del control?

Establece un conjunto de elementos de análisis que justifican la necesidad de enfocar

los sistemas de control en función de la Estrategia y la Estructura de la organización, y
de otorgarle al sistema de información, elementos de análisis cuantitativo y cualitativo,
elementos financieros y no financieros, resumidos todos en los llamados factores
formales y no formales del control.

Significa además la importancia de la existencia de un sistema de alimentación y

retroalimentación de información eficiente y eficaz, para la toma de decisiones
generadas del sistema de control de gestión sistémico y estratégico, a través de los
Cuadros de mando.

3) ¿Cuáles son las consecuencias previsibles de llevar el control?

 Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier

organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece
productos o servicios nuevos que captan la atención del público. Surgen
materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos
gubernamentales. La función del control sirve a los gerentes para responder a las
amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los
cambios que están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.
 Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los
consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra
muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos
productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad no solo
esperan velocidad, sino también productos y servicios a su medida.
 Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener
ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administración
japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar todos los
movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y contraproducente.
Ohmae, advierte, en cambio, que el principal objetivo de una organización
debería ser "agregar valor" a su producto o servicio, de tal manera que los
clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del consumidor. Con
frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad por encima de la
medida lograda aplicando procedimientos de control.
 Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea hacia
la administración participativa también aumenta la necesidad de delegar
autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no
disminuye la responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la
índole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite que el
gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o
participación en el trabajo.

4) ¿Qué medidas se pueden adoptar en el ámbito de control?

La aplicación del control a una unidad, elemento, proceso o sistema puede generar
distintos beneficios y logros, sin embargo, su aplicación indistintamente del proceso que
se quiera "controlar" es importante porque establece medidas para corregir las
actividades, de forma que se alcancen los planes exitosamente, se aplica a todo; a
unidades, a personas, y a los actos, determina y analiza rápidamente las causas que
pueden originar desviaciones, para que no vuelvan a presentar en el futuro, localiza los
sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen las
medidas correctivas, proporciona información acerca de la situación de la ejecución de
los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse en el proceso de planeación,
reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores, su aplicación incide directamente en la
racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la
productividad de todos los recursos de la empresa.