Manual Administrativo Contable FINAL TOTAL 26618

MANUAL ADMINISTRATIVO
CONTABLE
Fecha Junio 2018
MANUAL Página 1 de 71
ADMINISTRATIVO CONTABLE Versión Segunda
Aprobación del Manual

En consideración de lo solicitado para el diseño, elaboración e implementación del presente Manual Administrativo
Contable, se expresa y ratifica su valides por la Asamblea General, de MuJER, con las atribuciones que le confieren los
Estatutos de acuerdo al artículo dieciséis incisos d y e que indican adoptar las decisiones que sean necesarias y oportunas
para la realización de las actividades de las Asociación, como máxima autoridad.
MANUAL ADMINISTRATIVO CONTABLE

Asociación Mujeres por la Justicia Educación y el Reconocimiento.
MuJER
Asamblea General Firma

Junta Directiva
Saturnina Chavajay Hernández
Nelly Beatriz De León de Bámaca
Ana Alicia Xol Maquím
Sayda Patricia Ramírez Enriquez
Yanira Margarita Ortíz García
Franely Carolina Gregorio (ua)
Piedad Estrada
Representantes de la Asamblea
Noemi Méndez Tobar
Judith Esperanza Godinez Campos
Mayra Olivia Cano de Guerra
Equipo de Trabajo
Flor de María Peña Juarez
Carlos Antonio Sandoval Luceroj
Ruth Elizabeth Xitumul Córdova
Observaciones:
El presente Manual fue elaborado con la participación de integrantes de la Asociación MuJER, a través de la
consultoría realizada por Lcda. Martha Herminia Guerrero Soza con asesoría y cofacilitación de Lcda. Dinora Gramajo
en representación de G.G.M.
Recomendaciones:
El presente Manual debe ser revisado de forma periódica para efectuar las posibles modificaciones que apliquen
según las variaciones en crecimiento y desarrollo de la Asociación además de la legislación vigente.
Elaborado en: Revisado en: Autorizado e:
Junio de 2016 Mayo 2018 Junio 2018
Fecha Junio 2018
INDICE
¡Error! Marcador no definido.
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................................. 5
OBJETIVOS ..................................................................................................................................................... 6
Objetivo General ............................................................................................................................................ 6
Objetivos Específicos ...................................................................................................................................... 6
Responsables:................................................................................................................................................. 6
MARCO LEGAL ............................................................................................................................................... 6
ORGANIGRAMA GENERAL ............................................................................................................................. 7
CONDICIONES ACTUALES .............................................................................................................................. 8
I.APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS .......................................................................................................... 9
II.INGRESOS ................................................................................................................................................. 11
1. Emisión de Recibo de Donación ........................................................................................................... 11
1.1. Como se registran estos ingresos ..................................................................................................... 11
1.2. Para la elaboración de los recibos de donación deben cumplir con los siguientes lineamientos: .... 12
1.3. Los recibos anulados......................................................................................................................... 12
1.4. Los depósitos .................................................................................................................................... 12
2. Ingreso por Medio de Cheques: ........................................................................................................... 12
3. Ingreso en efectivo: .............................................................................................................................. 13
4. Reporte De Ingresos ............................................................................................................................. 13
5. Elaboración de Depósitos Bancarios ..................................................................................................... 13
III. EGRESOS ................................................................................................................................................. 14
1. Condiciones: ......................................................................................................................................... 14
2. Pagos. ................................................................................................................................................... 14
2.1. La recepción de facturas ............................................................................................................... 14
2.2. Los pagos a proveedores .............................................................................................................. 14
2.3. Procedimiento de pagos ............................................................................................................... 15
2.3.1. Revisión de facturas .................................................................................................................. 15
2.3.2. Contraseña de pago: ................................................................................................................. 15
2.4. Entrega de Cheques: ..................................................................................................................... 16
Fecha Junio 2018
IV. PROCEDIMIENTOS CONTABLES .............................................................................................................. 17

1. Emisión de Cheques ............................................................................................................................. 17
2. Retenciones del Impuesto Sobre la Renta ............................................................................................ 17
3. Condición de emisión de cheques por anticipo: ................................................................................... 18
I. REGISTROS CONTABLES ............................................................................................................................ 19
1. Generales ............................................................................................................................................. 19
2. Archivos ................................................................................................................................................ 19
2.1. Archivo Físico ................................................................................................................................ 19
2.2. Archivo Digital............................................................................................................................... 20
3. Control de Caja Chica o Fondos Fijos. ...................................................................................................... 21
3.1. Procedimiento de Manejo de Caja Chica ........................................................................................... 21
4. Cuentas por Cobrar .............................................................................................................................. 23
4.1. Anticipo sobre sueldos y honorarios a colaboradoras ................................................................. 23
4.2. Anticipo para viáticos. .................................................................................................................. 23
CUADRO DE VIATICOS NACIONAL C-1 .................................................................. 25
CUADRO DE VIATICOS AL EXTRANJERO C-2................................................................................................. 26
4.3. Generación de cuentas por pagar y cobrar entre proyectos ........................................................ 27
5. Compras de bienes o servicios.............................................................................................................. 27
6. Control de Cuentas Por Pagar ............................................................................................................... 28
6.1. Proveedores * ............................................................................................................................... 28
6.2. Contratos establecidos * .............................................................................................................. 28
6.3. Préstamos * ................................................................................................................................. 28
6.4. Prestaciones Laborales ................................................................................................................. 28
6.5. Retenciones .................................................................................................................................. 29
6.6. El archivo ...................................................................................................................................... 29
7. Conciliaciones Bancarias ....................................................................................................................... 30
8. Control de Activos Fijos ........................................................................................................................ 31
8.1. Generales:..................................................................................................................................... 31
8.2. Adquisiciones ................................................................................................................................ 31
8.3. Adquisición de Activos por Internet.............................................................................................. 32
8.4. El tipo de cambio .......................................................................................................................... 33
8.5. Mantenimiento de Los Activos Fijos. ............................................................................................ 33
Fecha Junio 2018
8.6. El uso de los vehículos .................................................................................................................. 34

8.7. De Sus Depreciaciones: ................................................................................................................. 34
8.8. Registros de Activos ...................................................................................................................... 34
Ejemplo: C-3 ................................................................................................................................................ 35
8.9. Retiros de Activos ......................................................................................................................... 35
Ejemplo: C-4 ................................................................................................................................................ 35
8.10. Traslado de Activos: .................................................................................................................. 36
9. Inventarios ............................................................................................................................................ 36
9.1. Método de Inventario ................................................................................................................... 37
9.2. Procedimiento: ............................................................................................................................. 37
9.3. Son sujetos de inventario los siguientes rubros:........................................................................... 38
10. Presupuesto ...................................................................................................................................... 38
10.8. Presupuesto a Gestionar........................................................................................................... 39
10.9. Presupuestos de la Cooperación............................................................................................... 39
11. Estados Financieros .......................................................................................................................... 40
12. Tipos de Diferencial Cambiario ......................................................................................................... 41
13. Normas y Contrataciones de Personal .............................................................................................. 42
13.4. Procedimiento de Contratación ................................................................................................ 43
13.5. RESCISIÒN DE CONTRATOS ....................................................................................................... 45
14. Nómina y Forma de Pago.................................................................................................................. 45
15. Días de Asueto .................................................................................................................................. 46
16. Vacaciones ........................................................................................................................................ 46
17. De La Maternidad ............................................................................................................................. 46
18. Permisos ........................................................................................................................................... 47
Fecha Junio 2018
INTRODUCCIÓN
Para entender factores que orientan al área administrativa a tomar decisiones, en consenso
con las áreas Programáticas y Sistemas de la Asociación, tomando en cuenta la
modernización y aplicación de las distintas políticas contables y de administración a nivel
nacional e internacional, la Asociación Civil Mujeres por la Justicia, Educación y el
Reconocimiento establece mecanismos y procedimientos que permiten la eficiencia de
aplicación de los recursos Financieros, Tecnológicos y gestión de personal.
Este manual registra las políticas internas de la Asociación, que establece las distintas
normas y procedimientos para las diferentes gestiones que se realizan tales como: solicitar
y liquidar fondos, compras de materiales mobiliario y equipo, contratación de servicios,
contratación de personal, procedimientos de registro de respaldo administrativo y financiero.
Por el carácter de Asociación Civil que contempla la institución en sus Estatutos debe ser
utilizado el método de lo Devengado Percibido, es decir que se registran los ingresos cuando
se reciben y los gastos cuando se conocen según lo estipula la ley del impuesto sobre la
renta.
MuJER es una Asociación comprometida con la sociedad guatemalteca y como parte de ese
compromiso debe cumplir a cabalidad con las leyes.
Fecha Junio 2018
OBJETIVOS
Objetivo General
El sistema Administrativo Financiero es responsable de brindar apoyo en los aspectos administrativos,
financieros y la facilitación de la logística en las áreas programáticas con el fin de facilitar el
cumplimiento del quehacer institucional.
Objetivos Específicos
Establecer un marco normativo sustentado en los principios de simplificación y modernización de
funciones que permitan al Sistema Administrativo optimizar y aprovechar el Recurso Humano,
Financiero y Tecnológico de la Asociación.
Responsables:
El cumplimiento del presente manual es responsabilidad de la Coordinación de Sistemas Responsable
del Sistema Administrativo contable, acompañado por la supervisión de la Junta Directiva y Dirección
Ejecutiva.
MARCO LEGAL
Ley de Impuestos Sobre la Renta-Decreto 26-92 del Congreso de la República
Código Procesal Penal-Decreto 51-92 del Congreso de la República
Código de Trabajo-Decreto 1441 del Congreso de la República
Ley del Impuesto al Valor Agregado-Decreto 27-92 del Congreso de la República
Ley de Organizaciones no Gubernamentales-Decreto 02-2003 del Congreso de la República
Ley de Lavado de Dinero u Otros Activos-Decreto 37-2001 del Congreso de la República
Ley para prevenir y Reprimir el Financiamiento-Del Terrorismo art. 20 Función de la de Intendencia de

Verificación Especial-Decreto 58-2005 del Congreso de la República.
Fecha Junio 2018
ORGANIGRAMA GENERAL
ASAMBLEA GENERAL
CONSEJO TECNIO
CONSULTIVO
JUNTA DIRECTIVA
DIRECCION
EJECUTIVA
COORDINACION DE COORDINACIÓN DE
PROGRAMAS SISTEMAS
PROGRAMA DE PROGRAMA DE Sistema Sistema de

PROGRAMA LEER ES PROGRAMA DE PREVENCION DE LA Administrativo Fortalecimiento
ATENCION, ASESORIA Y
PODER FORMACION Y VIOLENCIA CONTRA LA Financiero Institucional
ACOMPAÑAMIENTO
CAPACITACION MUJER INTEGRAL
MHG Junio 2018

Fecha Junio 2018
CONDICIONES ACTUALES
La Asociación MuJER, es una asociación sin ánimo de lucro regida según lo establecido en la Ley del
Impuesto Sobre la Renta en su capítulo IV (de las Exenciones), artículo 6 inciso c, que expresa lo
siguiente, están exentas de impuestos: las rentas que obtengas las asociaciones o fundaciones no
lucrativas legalmente autorizadas e inscritas como exentas ante la administración tributaria, que
tengan por objeto la caridad, beneficencia, asistencia o el servicio social, culturales, científicas, de
educación e instrucción, artísticas, literarias, deportivas, políticas, profesionales, sindicales, gremiales,
religiosas, colegios profesionales; siempre que la totalidad de los ingresos que obtengan y su
patrimonio provengan de donaciones o cuotas ordinarias o extraordinarias y que se destinen
exclusivamente a los fines de su creación y en ningún caso distribuyan, directa o indirectamente
utilidades o bienes entre sus integrantes. De lo contrario no serán sujetos de esta exención.
MuJER se encuentra exenta mediante resolución número SAT-GRC-DRG R-2016-03-01-001928, de

los siguientes rubros:
a. Impuesto al Valor Agregado: únicamente por los aportes donaciones, pagos por el derecho
de ser miembros y las cuotas periódicas que reciba; así mismo, por la prestación de servicios
sociales y educativos siempre y cuando no tenga por objeto el lucro.
b. Impuesto Sobre la Renta: únicamente por los ingresos provenientes de donaciones o cuotas
ordinarias o extraordinarias.
c. Impuesto de Solidaridad: por ser una entidad no lucrativa.
d. Impuesto de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial para Protocolos, por los
documentos que contengan actos o contratos gravados.
No proceden los siguientes rubros de exenciones
a. Impuesto al Valor Agregado: en cuanto a la adquisición de bienes y servicios que efectué, por
ser consumidor final del impuesto
Fecha Junio 2018
I. APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS
La importancia de las cuentas bancarias y el orden en su manejo son fundamentales para el control
de los movimientos de los recursos económicos y/o financieros.
1. La apertura de las cuentas bancarias deben realizarse de acuerdo con los lineamientos
establecidos por la Super Intendencia de Bancos.1
1.1 La apertura de las cuentas bancarias se realizará de acuerdo a las especificidades de cada
uno de los Proyectos marco, a los requerimientos de las Agencias de cooperación y las
necesidades de la Asociación MuJER.
2. Las Cuentas bancarias se aperturan con tres firmas autorizadas, mediante Acta de autorización
de Junta Directiva.
3. Para el manejo adecuado de los recursos financieros es necesario que las cuentas bancarias,
contengan firmas autorizadas de las siguientes personas: Dos integrantes de Junta Directiva,
una Encargada de Proyectos y un integrante de administración. (Presidenta, Tesorera
Responsable del Sistema Administrativo Contable y Directora Ejecutiva)
3.1: Al momento del cese de labores, finalización de contrato y término del periodo de Junta
Directiva, se notificara inmediatamente al Banco por medio de carta.
3.2: La Junta Directiva designará en reunión extraordinaria a la nueva o nuevas firmante.
4. Los cheques deben llevar dos de las tres firmas registradas para su validez. Las firmas
registradas deben clasificarse en A (para Junta Directiva) y B (para las Coordinaciones de
Programas y Sistemas). Todo cheque emitido debe contener como mínimo una firma
clasificación A.
5. Los estados de cuentas y correspondencia bancaria se reciben en la sede de la oficina

registrada, la secretaria o recepcionista deberá trasladar sin abrir a Contabilidad por medio del
Libro de Correspondencia, en el cual anotará los datos necesarios para el debido control.
1
Decreto Numero 18-2002
Fecha Junio 2018
Prohibiciones:
a) Apertura y manejo de cuentas a título personal con nombre de colaboradoras, profesionales

contratadas o particulares para manejo de fondos de la Asociación.
b) Las cuentas bancarias de la Asociación son de uso exclusivo para el manejo de recursos
económicos y financieros, por lo que no deben efectuarse transacciones por parte de terceras
personas u organizaciones afines.
c) Utilizar los recursos económicos o financieros de la cuenta bancaria de un proyecto para cubrir
necesidades ajenas a la Asociación.
Fecha Junio 2018
II. INGRESOS
Se considera ingreso a todo valor monetario o en especie, otorgado en calidad de donación

provenientes de agencias de cooperación, a título personal, iniciativa privada, fondos
gubernamentales, o productos provenientes del proyecto de sostenibilidad de MuJER.
1. Emisión de Recibo de Donación

El recibo de donación es el documento que respalda la recepción y el registro de los movimientos
que se generen en la cuenta de ingresos monetarios de la Asociación.
Todo ingreso debe ser documentado y respaldado por un recibo de donación
1.1. Como se registran estos ingresos
1.1.1 El único comprobante de recepción de dinero y valores es el recibo de donación pre

impreso y pre numerado.(FM-01).
1.1.2 Para su validez debe contener:
 Los datos generales de la persona o institución que efectúe la donación
 Su valor en números y letras
 Fecha de emisión y recepción
 Explicación clara del concepto
 Firma de la persona responsable
 Sello de la Asociación.
1.1.3 Los recibos pierden validez legal al contener cualquier alteración que ponga en duda
su descripción o contenido, al momento de incurrir en un error, el mismo debe ser
anulado por medio de sello establecido.
1.1.4 El control de los Recibos de Donación, estará a cargo de la Contadora General, que
es responsable de efectuar el registro y reporte de los mismos.
1.4.1. Deben ser emitidos en forma correlativa.
1.4.2. No podrá iniciar un nuevo talonario hasta haber concluido con el anterior.
Fecha Junio 2018
1.2. Para la elaboración de los recibos de donación deben cumplir con los siguientes
lineamientos:
1.2.1. Emitir un original y dos copias
1.2.2. El original para la persona o entidad que efectúe la donación o pago
1.2.3. Duplicado rosado para contabilidad y reporte de ingresos.
1.2.4. Duplicado amarillo para archivo.
1.3. Los recibos anulados deben reportarse e incluirse en el correlativo y reporte de ingresos
del día, incluyendo el original.
1.4. Los depósitos se efectúan en la cuenta que corresponda al proyecto que recibe la donación
o a la cuenta de Fondos propios de la Asociación, según lo indique su procedencia.
1.4.1.1. El recibo de donación debe contener el número de boleta que acredita su depósito
bancario.
2. Ingreso por Medio de Cheques:
2.1. Todos los cheques recibidos deben estar emitidos a nombre de Mujeres por la Justicia,
Educación y el Reconocimiento. Con el indicativo de NO NEGOCIABLE
2.2. Para su depósito debe endosarse con el sello restrictivo a favor del Banco en el cual se
efectúa, conteniendo:
2.2.1. Número de cuenta
2.2.2. Banco que corresponda
2.2.3. Nombre de la cuenta.
2.2.4. Firma respectiva.
Prohibiciones
Sin excepción alguna, los cheques a nombre de la Asociación deben ser depositados,
por lo que no pueden ser cambiados por la Representante Legal.
Fecha Junio 2018
3. Ingreso en efectivo:
3.1. El efectivo no podrá ser utilizado de manera inmediata sin darle cumplimiento a lo
establecido en los numerales del 1 al 3 de lo relacionado a los ingresos de fondos y
depósitos bancarios.
Toda donación, debe quedar bajo resguardo de la persona autorizada por administración en la caja
de seguridad o lugar específico.
4. Reporte De Ingresos
Las pólizas son la base para elaborar los reportes de ingresos, en la alimentación del sistema
contable.
4.1. El objetivo del reporte de ingresos es informar a la Junta Directiva y a la Administración,
de la disponibilidad con la que cuenta la Asociación, para la implementación de las
actividades comprendidas en el marco de cada uno de los proyectos.
4.2. El reporte de ingresos debe ser emitido de forma mensual por la contadora general.
4.3. Contenido del reporte de ingresos:
4.3.1. Fecha de emisión del recibo de donación
4.3.2. Fecha del depósito y numero de boleta
4.3.3. Datos del donante
4.3.4. Monto
4.3.5. Proyecto asignado
4.4. El reporte debe entregarse a Responsable de Sistemas, con los comentarios y
observaciones pertinentes para el informe general a entregar a Junta Directiva.
5. Elaboración de Depósitos Bancarios

El depósito es el resultado de colocar los aportes monetarios recibidos por diversos conceptos en
una cuenta bancaria específica para su disponibilidad y control.
5.1. Al recibir el efectivo o cheques se debe generar el depósito bancario correspondiente,

que será enviado al Banco de forma inmediata o el día hábil siguiente de su recepción.
5.2. Cada aporte debe registrase en boleta independiente colocando el número de recibo de
donación que corresponde.
Prohibiciones: Los ingresos deben ser reportados intactos y no utilizarse para otros fines.
Fecha Junio 2018
III. EGRESOS
Se considera como egreso todo movimiento contable que represente salidas de efectivo de las
cuentas bancarias y caja chica.
1. Condiciones:
1.1. Las solicitudes de efectivo iguales o mayores a Q. 150.00 deben ser cubiertas a través de
la emisión de cheques.
1.2. Los pagos menores de Q. 150.00 se efectúan de caja chica, con la respectiva autorización.
1.3. los cheques deben elaborarse simultáneamente con su voucher y codificación contable
respectivamente, verificando el correlativo correspondiente.
1.4. Los cheques, deben ser emitidos a nombre de la razón social o nombre comercial que se
encuentre registrado en la factura o persona encargada de la actividad.
1.5. Los cheques emitidos deben llevar el sello de “NO NEGOCIABLE”.
1.6. Para que un cheque sea pagado debe llevar dos de las firmas autorizadas.
Prohibiciones: Emitir cheques al portador.
2. Pagos.
Se considera como pago todo egreso generado a través de la emisión de un cheque o efectivo,
para la cancelación de gastos o servicios. Se consideran como documentos contables los
siguientes: facturas legalmente autorizadas, formularios de pago de impuestos, contratos
legalizados.
2.1. La recepción de facturas se realizan los días miércoles y jueves en horario de oficina.
2.2. Los pagos a proveedores se realizan los días viernes en horario de oficina contra
presentación de la contraseña
Fecha Junio 2018
2.3. Procedimiento de pagos:

2.3.1. Revisión de facturas:
2.3.1.1. Se reciben por la Secretaria-Recepcionista verificando que los documentos
contengan los siguientes requisitos.
a. Nombre: Asociación Mujeres por la Justicia, Educación y el Reconocimiento.
b. Dirección: La que se encuentre registrada ante Superintendencia de Administración
Tributaria SAT
c. NIT: 9391673-6
d. Concepto: Toda factura debe tener detalle del bien, producto o servicio adquirido.
e. Valor: en letras y números
f. Sello del régimen fiscal al que se encuentra inscrita.
g. No deben contener alteración alguna
2.3.2. Contraseña de pago:

Una vez verificada la información de la factura se emite contraseña de pago, entregando
original al proveedor y copia al responsable de la adquisición junto con la factura. (xx)
Observaciones:
En los casos que a solicitud del donante los documentos deban ser emitidos a su nombre,
se informara de manera inmediata a los encargados de la ejecución de dichos fondos.
No se emitirán contraseñas si los documentos presentan alteraciones de cualquier tipo por
consumo o ausencia de cualquier requisito establecido en el artículo 34 del Reglamento a
la Ley del Valor Agregado2.
2.3.3. El documento se traslada al responsable de la adquisición para su confirmación y

verificación que corresponda al producto, bien o servicio solicitado.
2
Artículo 34. Las facturas especiales a que se refiere el artículo 52 de la Ley, deberán contener como mínimo los requisitos siguientes: 1. La denominación factura
especial. 2. Numeración correlativa. En aquellas numeraciones que tengan también una identificación de serie, ésta deberá constar de un máximo de tres caracteres.
3. Nombre completo y nombre comercial del contribuyente emisor, si es persona individual; razón social y nombre comercial si es persona jurídica. 4. NIT del emisor.
5. Dirección del establecimiento u oficina donde se emite el documento. 6. Fecha de emisión del documento. 7. Nombre completo del vendedor o prestador del servicio,
persona individual, a quien se le emite la factura especial. 8. NIT del vendedor o prestador de servicios. En caso de que éste no tenga NIT, se dejará constancia del
número de su cédula de vecindad. 9. Dirección del vendedor o prestador de servicios, a quien se le emite la factura especial. 10. Descripción de la venta, prestación de
servicio o de los arrendamientos y de sus respectivos valores. 11. Descuentos concedidos. 12. Cargos aplicados con motivo de la transacción. 13. Precio total de la
operación. Los datos a que se refieren los numerales del 1 al 5, siempre deben estar impresos en la factura especial elaborada por la imprenta.
Fecha Junio 2018
2.3.4. El responsable de la adquisición integra la documentación de control interno que se

establece en el párrafo de compras y adquisiciones numeral cinco en los casos
correspondientes, plasmando su firma de verificación y presentando la solicitud de
cheque.
2.3.5. Con la solicitud de cheque y contraseña, se traslada a contabilidad para elaboración
del cheque.
2.3.6. Previo a emitir cheques, contabilidad debe verificar la disponibilidad de los recursos
contra el detalle de pagos pendientes para obtener autorización de Coordinación
Administrativa.
2.3.7. Los cheques emitidos se trasladan a Administradora para su revisión.
2.3.8. Contabilidad es responsable de obtener firmas.
2.3.9. La aprobación final y firma de los cheques está a cargo de las personas autorizadas
en el banco, después de verificar que cumplan con los requisitos establecidos en el
inciso 1.3 al 1.8 de procedimientos contables para la emisión de cheques.
2.4. Entrega de Cheques:

Deben cumplir los siguientes pasos:
2.4.1. Presentar contraseña,

2.4.2. Identificación personal.
2.4.3. En el caso que el cheque este emitido a nombre de una tercera persona, debe estar
debidamente identificada, presentar carta de autorización (cuando aplique) posterior
a la confirmación del beneficiario vía correo electrónico o telefónico.
2.4.4. El proveedor o su representante debe firmar el voucher, colocando fecha, nombre de
quien recibe y número de identificación personal.
2.4.5. Colocar a la factura el sello de cancelado o emitir el comprobante correspondiente y/o
recibo de caja.
Fecha Junio 2018
IV. PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Se denominan procedimientos contables al método de registro de las operaciones del sistema de

Contabilidad de la Asociación.
1. Emisión de Cheques
1.1. Se emitirán cheques el día viernes de cada semana.

1.2. Para cantidades mayores a Q. 150.00 se seguirá el procedimiento establecido para la
emisión de cheques, cualquier cantidad menor, se cubrirá con fondos de caja chica.
1.3. El voucher debe contener los siguientes requisitos: número de cuenta bancaria,
nombre del banco emisor, numero de cheque, lugar y fecha de emisión, datos del
beneficiario, explicación, motivo o justificación del pago, codificación contable, monto
en números y letras, moneda de emisión, firmas de elaboración, revisión y
autorización.
1.4. El Sistema Administrativo Financiero debe revisar lo siguiente:
1.4.1. Recepción del servicio o bien adquirido
1.4.2. Comprobante con nombre, dirección y número de identificación tributaria
correctos.
1.4.3. Fecha dentro del periodo fiscal que se ejecuta.
1.4.4. Sin alteraciones de ningún tipo
1.4.5. Cumplimiento de los requisitos legales y fiscales.
1.4.6. Cálculos y sumas correctas.
2. Retenciones del Impuesto Sobre la Renta
2.1. Se procederá a efectuar la retención del ISR sobre las facturas mayores a dos
mil quinientos quetzales (Q. 2,500.00 excluyendo el Impuesto al Valor Agregado,) o a las
que indiquen que son afectas a retención sin importar el monto3.
3
Articulo46 Ley del Impuesto Sobre la Renta y artículos 34 y 35 de su reglamento.
Fecha Junio 2018
2.2. Los cheques deben emitirse a nombre de la razón social o nombre comercial, que
indique la factura, contrato o documento de respaldo.
2.3. Toda documentación debe ser sellada o razonada con los siguientes datos:
Numero de cheque, Nombre del proyecto y fecha de emisión del cheque.
3. Condición de emisión de cheques por anticipo:
Se considera como anticipo la erogación previa al cumplimiento de prestación de un servicio o

adquisición de un bien.
3.1. Se cumple con lo establecido en el inciso anterior con la excepción de los

documentos de respaldo.
3.2. Para solicitud de cheques por anticipo de viáticos, actividades, materiales y pago
de honorarios de facilitadoras, el responsable de la actividad debe presentar como
documentos de respaldo, cotizaciones y planificación de la actividad que
acompañen a la solicitud de erogación fondos.
Fecha Junio 2018
I. REGISTROS CONTABLES
Se trata de la anotación que se realiza en un libro de contabilidad digital o físico que registrar un
movimiento económico generado a partir del cumplimiento de las obligaciones generadas.
1. Generales
1.1. La partida de egresos se efectuara con base al registro de la emisión de cheques,

liquidación de caja chica, anticipos o cualquier otro movimiento generado a partir de la
elaboración de un registro contable.
1.2. Los registros deben efectuarse en el programa contable Vinci, manteniendo los
procedimientos e indicaciones establecidos en el manual de usuario.
2. Archivos
Un archivo es el conjunto ordenado de documentos físicos y electrónicos, organizados para su

localización eficiente.
2.1. Archivo Físico
2.1.1. Por cuenta bancaria independiente

2.1.2. Voucher: Original con documentación de soporte., en Orden ascendente de
correlativos de cheques., Ver anexo xx
2.1.3. Todo Cheque anulado deben incluirse en el archivo de correlativos.
2.1.4. Facturas pendientes de pago: archivo provisional de pagos pendientes,
2.1.4.1. Una vez cumplido el procedimiento de liquidación de fondos (ver anexo
cuatro), se ordena por fecha ascendente.
2.1.4.2. Se procede a la identificación del rubro al que corresponda el gasto.
2.1.4.3. El archivo se realiza por proyecto.
2.1.4.4. En los casos que el pago al proveedor del bien o servicio deba ser cubierto por
más de un proyecto, se procederá a sacar una copia certificada por el contador
Fecha Junio 2018
y la original se archivará en la carpeta del proyecto que cubra el mayor

porcentaje.
2.1.5. La contadora es responsable de la custodia de chequeras y vouchers, los que deben
colocarse en un lugar seguro e inaccesible para personas no autorizadas.
2.2. Archivo Digital
2.2.1. Contabilidad
2.2.1.1. Todo archivo debe ser guardado en el disco “C:”

2.2.1.2. Cada proyecto debe contar con una carpeta específica, la cual incluye
subcarpetas de: correspondencia, contabilidad, propuestas y
presupuestos e informes.
2.2.1.3. El nombre de cada archivo debe estar separado por guiones bajo sin
espacio entre cada palabra, ejemplo Manual_Administrativo_Contable.
2.2.1.4. El back up contable debe realizarse al final de cada semana, colocando en
el nombre del archivo Backup institucional, fecha y hora. Ejemplo
Backup_institucional_07sep2016_1101 y guardarse en la carpeta del disco
“C:” Respaldos Vinci55 y 00-AsociacionMujerCompleto.
2.2.1.5. A la carpeta de Respaldo Vinci55 debe realizarse una copia de seguridad
en un disco duro externo cada semana, siguiendo los lineamientos
establecidos.
2.2.2. Administrativo
2.2.3. Todo archivo debe ser guardado en el disco “C:”

2.2.4. Cada programa o sistema clasificara las carpetas de acuerdo a la necesidad e
importancia.
2.2.5. El nombre de cada archivo debe estar separado por guiones bajos, sin espacio entre
cada palabra ejemplo Manual_de_Organización.
2.2.6. El back up administrativo debe realizarse al final de cada semana, colocando en el
nombre del archivo Backup nombre del programa, fecha y hora.
Fecha Junio 2018
Ejemplo Backup_leerespoder_07sep2016_1101 y guardarse en la carpeta del disco “C:”

Respaldos.
2.2.7. A la carpeta de Respaldo debe realizarse una copia de seguridad en un disco duro
externo cada quince días, siguiendo los lineamientos establecidos.
2.2.8. Las copias de seguridad estarán bajo la custodia de la Coordinación de Sistemas o
la persona que se designe para el efecto.
El responsable de realizar las copias de seguridad debe velar que sea eliminada la copia de la
fecha anterior para no generar acumulación de archivos.
3. Control de Caja Chica o Fondos Fijos.
Cantidad relativamente pequeña de dinero en efectivo que se asigna a un programa o sistema,

para desembolsos menores, que generalmente se lleva bajo el sistema de fondo fijo; el monto de
los gastos que se realizan con este fondo son tan pequeños que no es conveniente pagarlos con
cheques.
La Caja Chica tiene como objetivo principal, acelerar los procesos en compras o gastos menores
a ciento cincuenta quetzales (Q. 150.00), El fondo permanente será de tres mil quetzales máximo
(Q. 3,000.00)
3.1. Procedimiento de Manejo de Caja Chica
3.1.1. La apertura de la Caja Chica se hará mediante Acta de Junta Directiva, donde indica
el monto y la persona designada como responsable para el manejo de la misma.
3.1.1.1. El responsable de manejo de caja chica debe presentar copia del Acta de
Junta Directiva para la emisión de cheque.
3.1.1.2. Los fondos de caja chica deben ser emitidos de los fondos institucionales y
posteriormente registrados donde correspondan.
Fecha Junio 2018
3.1.2. Contablemente se cargara al rubro del catálogo de cuentas denominado caja chica.
3.1.3. Rubros autorizados para el uso de caja chica:
3.1.3.1. Extracción de basura
3.1.3.2. Gastos de librería
3.1.3.3. Copias
3.1.3.4. Agua pura
3.1.3.5. Pasajes
3.1.3.6. Pan.
3.1.3.7. Alimentación/Voluntarias.
3.1.3.8. Hospedaje,
3.1.3.9. Cualquier otro rubro autorizado que no supere el monto establecido.
3.1.4. El responsable llevará un registro auxiliar donde detalle las facturas, montos, destino
y solicitante. (las anotaciones deben ser inmediatas a la entrega del efectivo).
3.1.5. Los fondos de caja chica serán liquidados utilizando el formato FM-04.
3.1.6. Se liquida al momento de haber erogado el ochenta y cinco por ciento de su monto.
3.1.7. Los cheques se emiten a nombre de la responsable del manejo de caja chica por el
monto total que indica la liquidación.
3.1.8. La liquidación debe estar respaldadas por los documentos que soportan el gasto
efectuado.
3.1.9. La Contadora debe revisar los documentos incluidos en la liquidación para verificar
que cumplan con los requisitos de ley.
3.1.10. Los gastos para los que sea necesaria la entrega del dinero previo a la adquisición
del bien o servicio, deben estar respaldados por un vale, autorizado por la
Responsable de Programas o Sistemas.
3.1.11. La Contadora efectuará de forma constante arqueos para su debido control, el cual
debe quedar firmado por las partes involucradas, a la vez verificará que los gastos
tengan coherencia con el que hacer institucional. Formato
3.1.12. Los faltantes deben ser reintegrados de forma inmediata y los sobrantes depositados
en la cuenta respectiva.
3.1.13. El registro contable de los gastos se hace en la emisión del cheque.
Fecha Junio 2018
Prohibiciones:
1. El cambio de cheques personales del efectivo en caja.
2. El pago de servicios mayores al monto autorizado.
3. Anticipo de honorarios.
4. Préstamos personales.
4. Cuentas por Cobrar
Es la suma que adeudan colaboradoras y clientes a la Asociación, por situaciones diversas.

Este rubro comprende los derechos pendientes de lo siguiente:
4.1. Anticipo sobre sueldos y honorarios a colaboradoras
4.1.1. La Administradora será la responsable de autorizar los anticipos, cumpliendo los

requisitos:
4.1.2. Solicitud por escrito.
4.1.3. El anticipo se efectúa por medio de cheque.
4.1.4. Todo anticipo se descontara del próximo pago
4.1.5. El procedimiento para la emisión será el mismo de los pagos.
4.1.6. Los Archivos y registros deben contar con un documento auxiliar como cuenta corriente,
para el control de los anticipos.
4.1.7. El registro contable se efectúa al momento de emitir el cheque
Prohibición:
Solo podrán realizarse un anticipo por mes y por situaciones de emergencia.
4.2. Anticipo para viáticos.
Son gastos de viáticos las asignaciones destinadas a cubrir los desembolsos por hospedajes,
alimentación y otros gastos, para el cumplimiento de comisiones autorizadas.4
4
Articulo 2 Acuerdo Gubernativo 106 del 31-05-2016
Fecha Junio 2018
4.2.1. La encargada de la actividad será el responsable de efectuar la solicitud de viáticos, que

debe estar autorizada por la responsable de cada programa o sistema cumpliendo los
siguientes requisitos.
4.2.2. Se solicitan por procedimiento de solicitud de cheque y de acuerdo a la tabla de viáticos.
4.2.3. Los recursos entregados deben ser liquidados al siguiente día hábil o un máximo de ocho
días, de finalizada la actividad, en el formato indicado.
4.2.4. Si existiere sobrante como parte de la liquidación, debe depositarse en la cuenta de
origen, el día hábil siguiente que recibe la liquidación.
4.2.5. No se autorizan viáticos a las personas que tengan liquidaciones pendientes.
4.2.6. Documentos autorizados para soporte de viáticos: Factura y hoja de viáticos anexo xxxx
4.2.7. No se aceptan documentos posterior a la fecha de realizada la actividad.
4.2.8. Los documentos que soportan los gastos deben llenar los requisitos que establece la ley.
4.2.9. Cuando una actividad se cancela los viáticos deben ser devueltos de manera inmediata
y en su totalidad.
4.2.10. En los casos que por fuerza mayor (accidente, asalto etc.) no se cuente con los
documentos de soporte, el encargado de la actividad debe presentar una carta detallada
de lo acontecido ante la Junta Directiva, para determinar el procedimiento
a realizar.
Observaciones
Cuando una actividad sea cancelada por falta de planificación y se generen penalizaciones o
cualquier otro tipo de gastos, estos correrán a cuenta de la persona encargada de la actividad.
4.2.11. Los anticipos se deben establecer en un registro auxiliar como cuenta corriente, para
el control y su respectiva cancelación.
Fecha Junio 2018
MANUAL Página Página 25 de 71
CUADRO DE VIATICOS NACIONAL C-1
ASOCIACION MUJERES POR LA JUSTICIA, EDUCACIÓN Y EL RECONOCIMIENTO

CUADRO DE VIATICOS PARA VIAJES DENTRO DE GUATEMALA
(Cifras expresadas en Quetzales)
Unidad de
Medida Centro Norte Sur Oriente Occidente
Minimo Máximo Minimo Máximo Minimo Máximo Minimo Máximo Minimo Máximo
Alimentación
Desayuno Por Tiempo 20.00 25 25.00 30.00 20.00 25.00 20.00 25.00 30.00 35.00
Almuerzo Por Tiempo 25.00 35 30.00 40.00 25.00 35.00 25.00 35.00 40.00 50.00
Cena Por Tiempo 20.00 25 25.00 30.00 20.00 25.00 20.00 25.00 30.00 35.00
Transporte
Transporte Terrestre Por Viaje 10.00 20.00 65.00 150.00 30.00 50.00 30.00 50.00 65.00 150.00
Combustible
Diesel
Automoviles, Picks Up, Jeep,

Paneles Camionetillas y Otros
Similares
De 4 Cilindros Por Kilometro 1.04 1.04 1.04 1.04 1.04 1.04 1.04 1.04 1.04 1.04
Gasolina
Automoviles, Picks Up, Jeep,

Paneles Camionetillas y Otros
Similares
Hospedaje
Hospedaje Por Noche 75.00 125.00 125.00 175.00 75.00 125.00 100.00 150.00 100.00 150.00
Fecha Junio 2018
CUADRO DE VIATICOS AL EXTRANJERO C-2

ASOCIACION MUJERES POR LA JUSTICIA, EDUCACIÓN Y EL RECONOCIMIENTO
CUADRO DE VIATICOS PARA VIAJES FUERA DE GUATEMALA
(Cifras expresadas en Dolares)
Unidad de
Medida Centro America Norte America Sur America Europa
Minimo Máximo Minimo Máximo Minimo Máximo Minimo Máximo
Alimentación
Desayuno Por Tiempo 5.00 10.00 5.00 10.00 10.00 15.00
Almuerzo Por Tiempo 7.00 15.00 10.00 15.00 20.00 25.00
Cena Por Tiempo 5.00 10.00 5.00 10.00 10.00 15.00
Transporte
Transporte Terrestre Por Boletó 65.00 100.00
Transporte Aereo 500.00 1,000.00 1,300.00
Hospedaje
Hospedaje Por Noche 30.00 50.00 35.00 50.00 60.00 100.00
Viaticos de Bolsillo
Viaticos Por Persona 25.00 40.00 50.00 100.00 50.00 100.00 100.00 200.00
Fecha Junio 2018
4.3. Generación de cuentas por pagar y cobrar entre proyectos
4.3.1. Cuando por situaciones especiales se origine una cuenta por pagar/cobrar a nombre de
terceros o entre proyectos, se debe seguir el procedimiento de pagos originado por una
solicitud de cheque.
4.3.2. Debe llevarse el registro con el detalle: fecha, descripción de compra, adquisición o
servicio contratado, numero de cheque o ajuste con el que fue generada la cuenta por
pagar/cobrar, monto. Este control debe efectuarse cada cierre mensual.
4.3.3. Todo compromiso adquirido no debe exceder de treinta días calendario para su
cumplimiento.
5. Compras de bienes o servicios
Toda relación de compras y contrataciones, determina derechos y obligaciones que deberán ser
reguladas con el fin de establecer los lineamientos exactos para resguardar la correcta aplicación
y debida ejecución de cada caso.
5.1. Para su ejecución debe contar con la asignación presupuestaria y los fondos disponibles, es
responsabilidad de contabilidad la verificación previa.
5.2. Las compras o contrataciones que excedan de mil quinientos quetzales Q.1,500.00 ó el
equivalente a doscientos dólares americanos USD 200.00, deberán adjuntarse tres (3)
cotizaciones.
5.3. Para su autorización debe presentarse a contabilidad un cuadro comparativo con los
siguientes requisitos:
5.3.1. Fecha de elaboración, descripción del bien o servicio requerido
5.3.2. Detalle de cada cotización: precio y cantidad
5.3.3. Recomendación, indicando porque se sugiere la adquisición del bien o servicio con
determinado proveedor.
5.3.4. Nombres y firmas de: quien elabora, revisa y autoriza la compra.
5.3.5. Para la adquisición final debe cumplirse con el proceso de solicitud de cheque
establecido en los Procedimientos Contables numeral 4.1
Fecha Junio 2018
5.4. Las cotizaciones podrán ser efectuadas por la Secretaria-Recepcionista o el auxiliar

contable en apoyo a los programas y sistemas.
5.5. Las cotizaciones y requisiciones se deben incluir en el voucher como documento de respaldo
y verificación del proceso efectuado.
6. Control de Cuentas Por Pagar
Son consideradas cuentas por pagar todas las obligaciones o compromisos que debe cumplir la
Asociación originada por los siguientes rubros:
6.1. Proveedores *
La Contadora General debe verificar las facturas pendientes de pago, efectuar las partidas
o pólizas de previsión del periodo y actualizar la integración de cuentas por pagar.
6.2. Contratos establecidos *

La Contadora General debe revisar los contratos y obligaciones de pago, efectuar las
partidas o pólizas de previsión del periodo y actualizar la integración de cuentas por pagar
bajo su responsabilidad y respectivo programa (aunque no tenga el requerimiento de cobro
del mismo)
6.3. Préstamos *
La Contadora General debe programar los compromisos regulares antes de su fecha de
vencimiento para evitar moras; cualquier sanción quedara bajo su responsabilidad, debe
efectuar las partidas o pólizas de previsión del periodo y actualizar la integración de cuentas
por pagar
6.4. Prestaciones Laborales

6.4.1. Contabilidad debe realizar la provisión para el pago de prestaciones laborales
acorde a lo establecido por las leyes vigentes.
6.4.2. Realizar la reserva física de los fondos en una cuenta específica, para cubrir las
prestaciones futuras.
Fecha Junio 2018
6.5. Retenciones
6.5.1. Contabilidad revisa y concilia todas las retenciones efectuadas y verifica el
cumplimiento de los pagos en los tiempos que establece la ley vigente.
6.5.2. Retenciones posibles:
6.5.2.1. Impuesto sobre la renta sobre servicios.
Se realizara la retención de acuerdo a lo que establece el artículo 46 de la
Ley del Impuesto Sobre la Renta y Artículos 35 y 37 de su reglamento.
6.5.2.2. Impuesto Sobre la Renta e IVA sobre facturas especiales
Se emite factura especial en los casos que el proveedor del bien o servicio no cuente con la misma,
aplicando el 17% en los casos menores de Q. 30,000.00 y 19 % en los casos que exceda este monto.
La original se entrega al proveedor y copia al archivo contable.
6.5.2.3. Impuesto sobre la renta a empleados en relación de dependencia con

ingresos anuales superior a Q. 60,000.00. La retención fija establecida.
6.5.2.4. El registro se efectúa al realizar los pagos a los beneficiarios y los pagos
de retención contra la provisión correspondiente.
6.5.2.5. Los pagos de retenciones realizadas durante el mes calendario deben
efectuarse durante los primeros diez días hábiles del mes calendario
siguiente o lo indicado en la calendarización publicada por la
Superintendencia de Administración Tributaria SAT
6.6. El archivo
Debe realizarse en forma ordenada donde se incluyan las originales de las declaraciones
mensuales, las copias de las retenciones efectuadas y sus boletas de pago
correspondientes en orden cronológico ascendente.
Fecha Junio 2018
7. Conciliaciones Bancarias
Las conciliaciones bancarias son el procedimiento mediante el cual se determinan los saldos
reales de las cuentas bancarias, determinando cheques cobrados, cheques flotantes, cheques
anulados, depósitos, notas de crédito y débito. El objetivo es unificar los registros auxiliares y el
estado de cuentas con el propósito de detectar errores y efectuar su corrección dentro del
tiempo que establece la ley.
7.1. Deberán efectuarse mensualmente dentro de los tres días posteriores a la recepción del
estado de cuentas.
7.1.1. En caso de no recibir el estado de cuentas, durante los primeros diez días de cada
mes, la contadora debe solicitar al banco copia del mismo para efectuar su conciliación.
7.1.2. En caso que se cuente con banca electrónica, la contadora imprimirá el estado de
cuentas durante los primeros diez días de cada mes para efectuar su conciliación.
7.2. La conciliación debe unificarse contra el saldo del estado de cuentas del banco y el
registro auxiliar contable.
7.3. El formato de la conciliación bancaria debe contener:
Fecha de elaboración, nombre y número de cuenta, mes al que corresponde la
conciliación, saldos iníciales, detalle de cheques flotantes, total de débitos y créditos y
saldos finales.
7.4. Debe ser firmado por La Contadora General, la Administradora, y la Tesorera.
7.5. Todos los elementos de conciliación exceptuando los cheques flotantes deben ser
analizados y archivados en forma inmediata.
7.6. Los cheques flotantes después de seis meses deben ser anulados y registrarse en una
cuenta de pasivo.
7.7. Los intereses que devenguen las cuentas deben registrarse contablemente y su
ejecución procederá acorde a los requerimientos de cada proyecto.
7.8. Los Estados de Cuentas deben archivarse en el lugar asignado y en orden cronológico,
incluyendo conciliación bancaria e impresión del libro de bancos.
Fecha Junio 2018
7.9. Los cheques pagados y documentos de respaldo se conservan durante el periodo de

imposición de la ley equivalente a cinco años, al completar el tiempo establecido se
analizan los documentos y solo se guardan aquellos que por caso especial o condición
legal sea indicado.
8. Control de Activos Fijos
8.1. Generales:
Todos los bienes muebles e inmuebles propiedad de MuJER, son considerados Activos
Fijos y se encuentran destinados a su utilización en el desarrollo cotidiano.
8.1.1. La Contadora General o la persona a la que se designe elabora y entrega tarjetas

de responsabilidad y custodia de los Activos con especificación de los mismos, a
las personas o programas que hacen uso de ellos, responsabilizándolos del
cuidado, uso, solicitud de mantenimiento del bien, así como la pérdida de estos-
.La persona designada firma de enterada y acepta la custodia parcial o total del
Activo así como el estado en que se encuentre y las condiciones que la
administración o la Junta Directiva determinen como responsabilidad por el
deterioro, destrucción, pérdida, hurto o robo del mismo por descuido.
8.1.2. Los Activos fijos deben llevar adherido, el código de la nomenclatura del proyecto
que proporciono los fondos para su compra.
8.2. Adquisiciones
8.2.1. Se consideran Activos Fijos, todas aquellas adquisiciones que tenga una vida
útil mayor de un año.
8.2.2. La adquisición de Activos fijos por montos mayores a los Q. 1,500.00 o
USD 200.00 es necesario realizar 3 cotizaciones de distintos proveedores.
Fecha Junio 2018
8.2.3. Elaborar un cuadro comparativo (Formato FM-04) indicando la razón de la

selección del proveedor. Si alguna agencia de cooperación solicita requisitos
específicos para la compra de Activos, se procede de acuerdo a sus
lineamientos.
Si el bien a adquirir tuviera características específicas y su distribución fuera por un único
proveedor, debe quedar indicado en el cuadro comparativo.
8.2.4. Las Adquisición de Activos Fijos debe realizarse de acuerdo a los presupuestos
establecidos en cada uno de los proyectos, siguiendo lo establecido en el párrafo
de Compras de bienes y servicios.
8.2.5. Los bienes a adquirir con el proyecto de Fondos Propios serán autorizados por la
Junta Directiva y siguiendo lo establecido en el párrafo de Compras de bienes y
servicios. Todo Activo Fijo debe contar con una tarjeta de responsabilidad que
debe contener:
8.2.5.1. Datos generales del Activo, (Nomenclatura contable) estado del Activo,
responsable, fecha de entrega, firma del responsable y firma de la
Contadora General.
8.3. Adquisición de Activos por Internet
8.3.1. La adquisición de Activos fijos por Internet podrá realizarse de acuerdo a los
presupuestos establecidos en cada proyecto o de acuerdo a las necesidades de
la Asociación. Estas adquisiciones deben estar autorizadas por la Administradora
por las siguientes razones:
8.3.1.1. Falta del producto en el mercado guatemalteco.
8.3.1.2. Mejor Precio o condiciones de pago.
8.3.1.3. Productos con mejor calidad y garantía
La persona encargada de compras debe realizar un prorrateo del costo de importación del activo, que
incluya todos los gastos del producto a importar, hasta llegar al costo puesto en oficina, (esto es CIF
costo, seguro y flete) más derechos de importación, gastos aduanales, acarreos locales y cualquier
otro gasto consular o aduanal que requiera la importación y tomarlo en consideración en el cuadro
comparativo, antes de la adquisición.
Fecha Junio 2018
8.3.1. El encargado debe seguir los procedimientos establecidos en este manual para
las compras de bienes y servicios.
8.4. El tipo de cambio

A utilizar cuando se realice una operación con tarjeta de crédito vía Internet es el que el
banco local emisor de la tarjeta proporcione ese día. Para el reintegro de los gastos se
adjuntará copia del estado de cuenta de la tarjeta resaltando el débito de la compra
realizada.
PROHIBICIONES.
Segregar la adquisición de activos fijos para evitar el procedimiento de

cotizaciones y elaboración del cuadro comparativo.
8.5. Mantenimiento de Los Activos Fijos.
8.5.1. Las Coordinaciones y Responsables de los Programas y Sistemas son las

encargadas de velar por el buen uso que se le dé a los Activos asignados a cada
persona.
8.5.2. El Sistema de Administración por medio de un técnico especializado debe realizar un
mantenimiento preventivo a los Activos por lo menos 2 veces al año o cuando el Activo
lo amerite.
8.5.3. El mantenimiento de los vehículos se hace de acuerdo a la bitácora de la agencia o
Taller de mantenimiento.
8.5.4. Cuando la reparación se haga necesaria por descuido, mal manejo, dolo o
inexperiencia, el valor de ésta corre a cuenta de la persona asignada.
8.5.5. Los Activos fijos de la Asociación que cuenten con accesorios, estará prohibido
remover temporal o permanentemente éstos para ser colocados en otro Activo fijo.
La persona que incumpla con esta disposición debe cubrir el pago total de la reparación
o la adquisición de otro de igual valor, si el accesorio o el equipo sufren daños o
deterioro.
Fecha Junio 2018
8.5.6. La reparación o mantenimiento de los Activos que no prolonguen la vida útil de los
mismos deben registrarse como gasto del período.
8.6. El uso de los vehículos

Los vehículo de la Asociación queda completamente bajo la responsabilidad de la persona
que lo maneje, los daños ocasionados en los mismos por negligencia o descuido, multas
por infracciones a las leyes de tránsito y cualquier otro gasto por falta de atención, están
sujetos al pago de los mismos .
Nota: El sistema de Administración debe elaborar un manual para el buen uso de los vehículos
como parte de los sistemas de control.
8.7. De Sus Depreciaciones:
8.7.1. Los Activos fijos e inmuebles que MuJER posee, se deprecian anualmente utilizando
las tasas señaladas en el capítulo IV Articulo 19 de la Ley del ISR o con los porcentajes
que la administración de la Asociación considere convenientes.
8.7.2. Las depreciaciones utilizan el método de Línea recta. Si MuJER considera necesario,
se debe proceder al cambio de método siguiendo los lineamientos que establece la ley
del ISR.
8.7.3. Si se contará con más de un Activo de la misma clasificación, estos se depreciarán de
forma individual.
8.7.4. MuJER puede reevaluar sus Activos fijos después que estos se han depreciado en su
totalidad (Capítulo IV Articulo 14 incisos a-b-c-d- de la Ley del ISR).
8.8. Registros de Activos
8.8.1. Los Activos fijos adquiridos por la Asociación son registrados en la contabilidad de la
Asociación o del proyecto específico, siempre que hayan cumplido con los requisitos
establecidos en este manual.
Fecha Junio 2018
8.8.2. El registro se debe realizar al finalizar el mes contable al que corresponde la

adquisición, calculándoles las depreciaciones conforme los porcentajes máximos
legales establecidos en la ley del ISR.
Ejemplo: C-3
% Máximo
Nombre del Precio de Desecho Valor a Legal. Valor en
Activo No. Unidades Adquisición 5% Depreciar 33.33 Libros
Computadora 1 1,000.00 50 950.00 316.635 633.37
8.8.3. La Junta Directiva puede establecer otro porcentaje de depreciación menor al

establecido en la Ley del ISR, dejando constancia en Acta.
8.9. Retiros de Activos
8.9.1. A los Activos registrados contablemente se les podrá dar de baja por las siguientes
razones: pérdida, daño total, daño sin posibilidad de reparación y Venta.
8.9.2. Para realizar la baja de un Activo, se procederá a la elaboración de un documento
auxiliar donde se indique lo siguiente: tipo de Activo, valor de costo, monto total de las
depreciaciones, valor actual en libros, código contable y motivo de la baja.
8.9.3. Toda baja de Activos debe ser aprobada por Junta Directiva mediante Acta.
8.9.4. Contabilidad dará de baja al Activo en el registro contable correspondiente, aplicando
contra el patrimonio de la Asociación el resultado financiero de la operación.
Ejemplo: C-4
Patrimonio Q. 50.00
Depreciación Acumulada Q. 950.00
Activo Fijo Q. 1,000.00
Baja de Activo por
Depreciación total
Fecha Junio 2018
8.10. Traslado de Activos:
8.10.1. El traslado de Activos Fijos se realizará cuando estos sean adquiridos con fondos
provenientes de proyectos aprobados por la cooperación internacional, iniciativa
privada o fondos gubernamentales.
8.10.2. Si no hubiera traslado, los Activos se mantendrán en los registros contables como
Activos fijos en cada contabilidad correspondiente hasta que finalice el proyecto.
8.10.3. Si las cláusulas del convenio firmado indican que los Activos adquiridos con fondos
del proyecto pertenecen al proyecto mismo, estos permanecerán en la contabilidad
hasta su depreciación final y con el valor de desecho designado del cinco por ciento
(5%) del valor total del Activo aprobado en acta de Junta Directiva.
8.10.4. Si las cláusulas del convenio no dan indicación alguna respecto al destino de los
Activos adquiridos con fondos del proyecto, estos pasaran a formar parte del Inventario
de Activos institucionales.
8.10.5. Cualquier traslado que se realice a la contabilidad Institucional, debe contar con la
carta de donación de Activos por parte de la Agencia de Cooperación.
8.10.6. Este traslado se realizará mediante acta de Junta Directiva indicando lo siguiente:
nombre y tipo de Activo, costo inicial, valor de desecho, monto total de depreciaciones,
valor actual en libros.
8.10.7. El Activo se registrará en la contabilidad institucional con los mismos datos con
que fueron dados de baja en el proyecto finalizado.
9. Inventarios
Se le denominan inventarios al listado de bienes y cosas valorables que pertenecen a una persona,
empresa o institución, con el objetivo de conocer el patrimonio real y tener el control de los bienes o
Activos en propiedad.
La toma de inventarios físicos se realiza cada año, correspondiendo al tiempo del cierre contable o a
requerimiento de alguna parte interesada. Las diferencias deberán ser investigadas y corregidas con
Fecha Junio 2018
autorización y conocimiento de la Junta Directiva, Coordinaciones de Programas y Sistemas y

Dirección Ejecutiva.
9.1. Método de Inventario
9.1.1. Codificación de Activos:

La codificación de Activos se realizará en relación a los códigos que determina la nomenclatura del
sistema contable Vinci.
Datos que debe contener la codificación:
9.1.1.1. Código asignado en los Activos
9.1.1.2. Proyecto a que pertenece
9.1.1.3. Tipo de Activo
9.1.1.4. Número del Activo
9.1.2. Toma física de inventarios:

9.1.2.1. Las fechas de inventarios se encuentran programadas en el Plan
Operativo Anual
9.1.2.2. Contabilidad en coordinación con las Responsable de Programas y
Sistemas se encargan de realizar y supervisar la toma del inventario
con el equipo de su área.
9.1.2.3. Los formatos para su realización se encuentran en el anexo xx, los
que deben ser llenados según el instructivo adjunto con las fechas
programadas y el equipo de trabajo notificado.
9.2. Procedimiento:
9.2.1. Los formatos deben ser llenados con lapicero, cualquier corrección debe ser
encerrada entre paréntesis, según procedimientos contables.
9.2.2. Cada hoja de inventario debe ir numerada
9.2.3. Al finalizar, cada hoja debe llevar la firma y los datos de la persona responsable.
Fecha Junio 2018
9.3. Son sujetos de inventario los siguientes rubros:
9.3.1. Materiales
9.3.1.1. Papelería y útiles de oficina
9.3.1.2. Materiales para programas y sistemas
9.3.1.3. Activos fijos
9.4. Clasificación de activos fijos:

9.4.1. Mobiliario y Equipo
9.4.2. Equipo de computación
9.4.3. Equipo tecnológico
9.4.4. Vehículos
9.4.5. Herramientas
10. Presupuesto
Se considera presupuesto al cálculo y negociación anticipada de los ingresos y egresos de una

actividad económica durante un periodo determinado, por lo general en forma anual 5.
MuJER es una Asociación Civil sin ánimo de lucro, por tal motivo se hace necesario que su
presupuesto anual de inversión en procesos de formación, dotación y personal sea financiado a
través de propuestas y presupuestos de la cooperación internacional, así como del proyecto de
sostenibilidad. Se hace necesaria la creación de normas y procedimientos de control interno para la
elaboración del presupuesto anual y de cada proyecto a gestionar.
10.1. La elaboración de todo presupuesto debe ir plenamente vinculado a las directrices

establecidas en el Plan Estratégico y Plan Operativo Anual.
10.2. Para su elaboración se encuentran el formato FM.06 como guía.
10.3. Integración del presupuesto
5
https://es.wikipedia.org/wiki/Presupuesto
Fecha Junio 2018
10.3.1. Cada Programa o Sistema debe elaborar su presupuesto anual acorde a

las necesidades del área a su cargo.
10.3.2. El presupuesto anual institucional es elaborado tomando como base los
datos históricos de los presupuestos anuales y planes operativos de cada uno de
los Programas y Sistemas.
10.4. El Sistema Administrativo financiero en Coordinación con la Dirección Ejecutiva y la
Coordinadora de Programas, son las Responsables de consolidar los presupuestos de
los Programas y Sistemas para obtener El presupuesto institucional anual.
10.5. La proyección de los costos y gastos fijos anuales, toma como base lo pagado durante
los últimos 6 meses trabajados del ejercicio, aumentando un 5% de inflación.
10.6. Los pagos por contratación de personal se proyectan con base en las planillas más
recientes (3 meses atrás), con el apoyo de las Coordinaciones en relación a posibles
altas y bajas en el personal, así como reajustes de pagos que se tengan planificados.
10.7. El Presupuesto debe incluirse en el Plan Operativo Anual, que debe presentarse tres
meses antes de concluir cada período fiscal, con el objetivo de apoyar la gestión de
recursos necesarios para la Asociación.
10.8. Presupuesto a Gestionar

Con el presupuesto aprobado para ejecución el siguiente año calendario, se obtiene un panorama
general de los proyectos a realizar. Si existe saldo negativo, se debe priorizar la gestión ante la
Cooperación, tomando como referencia los rubros y líneas presupuestarias donde se encuentran las
necesidades de fondos, procurando los recursos necesarios para cubrir la totalidad.
10.9. Presupuestos de la Cooperación

Todo presupuesto que forme parte de una propuesta de proyecto a presentar a la Cooperación, debe
ser elaborado y aprobado conjuntamente con el personal técnico que realiza la propuesta narrativa,
tomando como base los formatos de presupuesto designados por el Sistema Administrativo Financiero
o la Agencia de Cooperación.
El presupuesto para cada proyecto se elabora en moneda nacional (quetzales), si es requerido por la
agencia de Cooperación también en moneda extranjera.
Fecha Junio 2018
La Responsable del Sistema Administrativo Financiero debe agregar una columna con el tipo de
cambio real proporcionado por el Banco de Guatemala al momento de ingresar el desembolso, ya que
se toma como base para determinar el diferencial cambiario en relación a lo presupuestado.
Si el tipo de cambio es establecido por la agencia de Cooperación, este se tomará como base para
determinar las diferencias en el presupuesto en relación al diferencial cambiario.
11. Estados Financieros

Estados financieros son los reportes que reflejan la situación económica y financiera de la
Asociación el Estado de Situación General y Estado de Resultados deben presentar información
fidedigna, ser del rol de la entidad, basada en las Normas Internacionales de Información
Financieras (NIIF) y leyes fiscales.
11.1. Los estados financieros son elaborados en los primeros quince días calendario posterior
al mes que finaliza.
11.2. Se elaboran estados financieros por proyecto, y se emiten estados financieros

consolidados de la Asociación mensualmente, con cuadre exacto de los mismos para la
elaboración de la declaración de ISR anual.
11.3. Los estados financieros deben indicar: nombre del Estado Financiero, período, tipo de
moneda utilizada, Detalle del Estado Financiero información pertinente, nombre, firma y
sello de la Contadora General , nombre y firma de la Tesorera, nombre y firma de la
Administradora y en su ausencia la Representante Legal.
11.4. Deben adjuntarse a los Estados Financieros los reportes de las integraciones de las
Cuentas por cobrar y por pagar.
11.5. El archivo digital de los registros contables debe realizarse en carpetas separadas por
proyectos y una consolidada, debiendo incluir Estados Financieros: Estado de situación
General y Estado de Resultados, Libro de bancos, Libro de Diario, pólizas de ajustes,
Libro Mayor, Balance de gastos del periodo contable, y una hoja electrónica donde
resalte los gastos realizados en cada mes contable y los saldos o disponible a la fecha.
Fecha Junio 2018
11.6. Informes Financieros

El informe financiero es el reporte detallado de ingresos y gastos que indica la situación real de la
Asociación para informar a la Junta Directiva y la Cooperación, La Administradora en coordinación
con la Tesorera debe presentar un informe de la Situación financiera Institucional a la junta Directiva
del año fiscal finalizado, durante los primeros 60 días del año en curso. Si por situación especial
se requiriera un avance para realizar gestiones, este se debe solicitar a la Administradora con
tres semanas de anticipación.
11.6.1. La presentación de informes financieros para la Cooperación se realizará

de acuerdo a los formatos establecidos por esta, caso contrario, la Administradora
los presentará de acuerdo al formato institucional establecido
11.6.2. Los informes deben tomar como base el saldo inicial el último Estado de
Situación financiera del proyecto del periodo finalizado, luego se deben integrar
los gastos del periodo en operación.
11.6.3. Si existiera una diferencia entre el Informe financiero y el Estado de
situación financiera, esta debe corresponder a los cheques en circulación que no
están integrados en la contabilidad por procedimientos de fecha.
11.6.4. Si un informe se presenta en moneda extranjera, es necesario reflejar el
diferencial cambiario
12. Tipos de Diferencial Cambiario
12.1. Variación por tipo de cambio en relación al presupuesto

12.2. Variación por cambio tipo de moneda
12.3. Si existe una variación presupuestaria a favor en el tipo de cambio al momento de
ingresar la transferencia, todo gasto debe emitirse al tipo de cambio en que se presentó
el presupuesto aprobado. Esta variación se verá reflejada en el formato de Ejecución
Presupuestaria, ya que el presupuesto se habrá ejecutado en su totalidad, pero todavía
contaremos con un disponible en el banco.
Fecha Junio 2018
12.4. Si como resultado de las operaciones totales en las transferencias resulta un saldo a
favor en la variación presupuestaria, se debe solicitar a la agencia de cooperación la
autorización para la utilización de dicha variación en las actividades propias del proyecto
en ejecución.
12.5. Si existe una variación presupuestaria en contra, en el tipo de cambio al momento de
ingresar la transferencia, todo gasto debe emitirse al tipo de cambio en que ingresó. Esta
diferencia se verá reflejada en el formato de Ejecución Presupuestaria, ya que existirán
pequeños montos pendientes de ejecutar. Estas disparidades corresponderán a la
variación cambiaria en contra.
12.6. Si como resultado de las operaciones totales en la transferencia resulta un saldo negativo
en la variación presupuestaria, este se debe integrar en el informe financiero a presentar
a la cooperación.
12.7. En ambos casos debe abrirse una cuenta en el Activo y Pasivo del Estado de Situación
Financiera, donde se reflejen las variaciones presupuestarias.
12.8. En ningún caso debe considerarse la variación cambiaria a favor, como una ganancia.
13. Normas y Contrataciones de Personal
13.1. La Asociación MuJER debe estudiar cada proyecto aprobado y a ser presentado acorde
a las necesidades de la contratación de personal específico para el cumplimiento de las
actividades y resultados. Para tal acción se hace necesario crear mecanismos de control
interno que reflejen un ejercicio de contratación transparente y competitiva. el proceso
de selección y contratación debe realizarse en coordinación entre Junta Directiva,
Dirección Ejecutiva y Administradora.
13.2. Se considera Relación Laboral a toda aquella vinculación fáctica entre patrono y
trabajador, que cumple las condiciones establecidas en el artículo 18 del Código de
Trabajo, donde se obtiene un beneficio económico de parte del trabajador y se encuentra
regulada por normas jurídicas que establecen los derechos y obligaciones de cada uno
de ellos.
Fecha Junio 2018
13.3. El Estado de Guatemala a través del Ministerio de Trabajo y las entidades que regulan
los ingresos y egresos del Estado, únicamente reconocen a dos tipos de personas como
prestadoras de servicios.
13.3.1. Las personas que laboran en relación de dependencia y que se encuentran
inscritos legalmente en el Registro de Patronos y Trabajadores (RPT).
13.3.2. Las personas prestadoras de servicios que emiten facturas por los mismos,
inscritos legalmente en la Superintendencia de Administración Tributaria bajo el
régimen que consideren conveniente.
13.4. Procedimiento de Contratación
13.4.1. El equipo designado en el inciso 13.1 debe tomar como como base para la
contratación de personal, los Términos de Referencia establecidos en el Manual
de Puestos.
13.4.2. Antes de realizar una convocatoria a nivel externo, la Junta Directiva debe
privilegiar la optación al cargo de cualquier persona a nivel interno y de la
Asamblea que considere cumple con los requisitos.
13.4.3. La Convocatoria del puesto puede realizarse a través de los siguientes
medios (Internet, Radio, TV, Prensa).
13.4.4. La administradora en coordinación con la Secretaria recepcionista harán
entrega de la solicitud formal de Empleo a las aspirantes al momento de presentar
la papelería correspondiente al puesto.
13.4.5. Recibidas las Hojas de Vida de las y los aspirantes, se procede a estudiar
detenidamente los expedientes, si a la convocatoria acuden un número
significativo de aspirantes, se realiza una primera selección de tres hojas de vida.
Posterior a la selección se realizarán las entrevistas necesarias, la verificación de
hoja de vida y evaluaciones si se consideran necesarias.
13.4.6. Los expedientes de las candidatas seleccionadas deben ser trasladadas a
la Junta Directiva para emitir el dictamen final sobre la contratación. Si surgen
inquietudes respecto a la toma de decisión, la Junta Directiva puede apoyarse en
la opinión de la Dirección Ejecutiva o La Administradora.
Fecha Junio 2018
13.4.7. La decisión de la contratación se realiza por mayoría absoluta y queda

registrada en el Libro de Actas de Junta Directiva, indicando cuales son los puntos
que se toman en cuenta para la contratación de dicha persona.
13.4.8. La notificación a la candidata selecciona se hace por medio de un correo
electrónico. Para dejar evidencia del proceso realizado.
13.4.9. La administración toma como período de prueba dos meses para la
contratación final del personal, esto se debe hacer del conocimiento de la
interesada. Después de transcurridos el período establecido, la administración
procede a la formulación de un contrato de trabajo o de prestación de servicios,
donde se especifiquen los compromisos y obligaciones de la contratada, fecha de
la duración del contrato y el pago a acordado.
13.4.10. La Administración debe abrir un expediente para cada persona contratada,
quedando como compromiso actualizar el mismo cada año, con información
importante para la Institución: CV, títulos y diplomas, llamadas de atención,
reconocimientos, solicitudes de permiso para ausentarse del trabajo, bonos,
beneficios, y otros.
13.4.11. El expediente es un archivo de uso exclusivo de la administración, por lo
que no está permitido el préstamo de ninguno de los documentos que forman
parte de él.
13.4.12. Si la persona contratada esta en relación de dependencia, el contrato de
trabajo es presentado al Ministerio de Trabajo dentro de los treinta días calendario
siguientes a la elaboración del mismo, se debe tener presente el
obtener el sello de recibido de la oficina de recepción de documentos del
Ministerio. La copia del contrato sellado es archivada en el expediente de la
empleada.
Fecha Junio 2018
13.5. RESCISIÒN DE CONTRATOS
13.5.1. La Junta Directiva de MuJER, puede rescindir un contrato de forma

inmediata cuando se evidencie la participación dela contratada en hurto de
materiales o de información, fraudes, estafas, agresiones físicas, verbales o
discriminatorias y cualquier otra que se establezca en el Reglamento Interno.
13.5.2. Cualquier recesión de contratos debe quedar establecida en Acta de Junta

Directiva indicando los motivos por el cual se rescinde dicho contrato.
14. Nómina y Forma de Pago
14.1. La Asistente de Contabilidad es la responsable de elaborar lel reporte de pago.

14.2. La Contadora General debe revisar el reporte asegurándose que los datos ingresados
correspondan a los acordados. Si existieran descuentos por conceptos de adelantos,
préstamos u otros, deben indicarse en la nómina presentada.
14.3. La Contadora General será la responsable de realizar la carga de los pagos por medio
de cheque o banca electrónica.
14.4. La Administradora es la responsable de autorizar y realizar el pago de la nómina.
14.5. Todo el proceso de elaboración, revisión y autorización de la nómina debe contener la
firma de los responsables que participaron en el proceso.
14.6. Todo pago debe contener los documentos de soporte necesarios, tales como informes,
planillas, productos.
14.7. Si el pago se realiza a través de un sistema electrónico, la Contadora General debe
proceder a la impresión de la misma, estableciendo un apartado para que los interesados
firmen, como proceso de consentimiento del monto acreditado.
14.8. El pago de servicios profesionales o técnicos será determinado por los acuerdos y
productos establecidos en el contrato.
Fecha Junio 2018
Si la Asociación cuenta con sistema electrónico de pagos, será función de la Junta Directiva
asignar a los responsables y los niveles de seguridad para su implementación. Al momento
que se aplique este procedimiento, se realizará un anexo de modificación al Presente Manual,
integrando los pasos a seguir para su efectiva implementación.
15. Días de Asueto
15.1. Los días de asueto se establecen según el Código de Trabajo Art. 127
En Guatemala son días de asueto con goce de salario para los trabajadores particulares: el
1.o de enero; el jueves, viernes y sábado santos; el 1.o de mayo, el 30 de junio, el 15 de
septiembre, el 20 de octubre, el 1.o de noviembre, el 24 de diciembre, medio día, a partir de
las 12 horas, el 25 de diciembre, el 31 de diciembre, medio día, a partir de las 12 horas y el
día de la festividad de la localidad.
15.2. El patrono está obligado a pagar el día de descanso semanal, aun cuando en una misma
semana coincidan uno o más días de asueto y cuando coincidan un día de asueto pagado
y un día de descanso semanal.
16. Vacaciones
Toda colaboradora de la Asociación tiene derecho al goce de quince días hábiles de vacaciones
según lo establece el código de trabajo.
17. De La Maternidad
Toda colaboradora de MuJER que se encuentre en relación de dependencia tiene derecho a los
beneficios que otorga el Ministerio de trabajo por maternidad, según lo establece el código de Trabajo
en su artículo 152 y 153. Dicho período da beneficio de 30 días pre-natales y 54 días post-natales
quedando registrados mediante un memorando, el cual se archiva en el expediente de la interesada.
Si la Colaboradora se encuentra como prestadora de servicios técnicos, se deben establecer acuerdos

con la Administración para la entrega de los productos establecido en el contrato.
Fecha Junio 2018
18. Permisos
Para las personas contratadas en relación de dependencia, para cualquier tipo de permiso o Licencia
se procederá de acuerdo a los Lineamientos establecidos en el Reglamento Interno de MuJER.
Fecha Junio 2018
ORGANIGRAMA OPERATIVO
DIRECCION EJECUTIVA
Directora Ejecutiva y de Programas
COORDINACION DE PROGRAMAS COORDINACION DE SISTEMAS

Coordinadora de Programas Coordinador de Sistemas
PROGRAMA LEER ES PODER SISTEMA ADMINISTRATIVO

Responsable Programa LEP FINANCIERO
Educadora Alfabetización Responsable Administrativa
Educadora Primaria Contador(a)
Educadora Nivel Medio Asistente de contabilidad
Secretaria/Recepcionista
Encargada de Mantenimiento
PROGRAMA DE FORMACION Y
CAPACITACION SISTEMA DE FORTALECIMIENTO
Responsable de Programa FYC INSTITUCIONAL
Educadora de Ingles
Instructora de Computación Responsable del Sistema FI
Instructora de Bisutería Asistente
PROGRAMA ATENCION, ASESORIA

Y ACOMPAÑAMIENTO INTEGRAL
Responsable del Programa AAAI
Trabajadora Social
Psicóloga
Abogada
Procuradora
Medica
Enfermera
PROGRAMA DE PREVENCION DE LA
VIOLENCIA CONTRA LA MUJER
Responsable del Programa PVCM
Educadora del programa
Comunicadora
Fecha Junio 2018
ANEXOS
Fecha Junio 2018
EJEMPLO DE SELLO DE DEPÓSITO
Para depositar a la cuenta

No._______________en el
Banco_______________ a
nombre de
_______________________
(f)__
__________________________
__________
Ejemplo de sello de documentos pagados
PAGADO
Cheque No.___________
Proyecto_____________
Fecha_______________
Fecha Junio 2018
FM-01
Recibo de Donación
Monto en Quetzales: Sin importar en que moneda se haya realizado el desembolso, se utilizará la moneda nacional para
el registro de cualquier donación. Si no existe un depósito para tomarlo como referencia de su monto en moneda nacional,
se procede a tomar como referencia el tipo de cambio que establece el banco de Guatemala en la fecha que corresponda.
Lugar y Fecha: Fecha del momento en que se recibió el desembolso.
Recibimos de: Nombre de la Persona o Entidad pública o privada que haya realizado la donación.
Dirección: Dirección de la Persona o Entidad pública o privada registrada para recibir notificaciones. Si el desembolso
fuera de una persona extranjera, se coloca la dirección de procedencia de los recursos o la que indiquen en su efecto.
Cantidad: Monto en letras de la donación recibida,
Por concepto:Aquí detallamos el motivo por el cual se está recibiendo la donación. Si el concepto corresponde al
desembolso de un proyecto, se debe detallar el nombre y número del proyecto así como el número de desembolso
Fecha Junio 2018
Cheque, Banco, Valor o Efectivo: Datos generales del cheque que se está recibiendo, si el cheque proporcionado esta en
moneda extranjera, en el cuadro de valor, colocamos el monto, si el desembolso fue en efectivo, indicarlo en el cuadro
correspondiente.
Fecha Junio 2018
FORMA FM-02
SOLICITUD DE FONDOS
Fecha de la Solicitud 5 3 2016 Fecha de la Actividad 8 3 2016
Dia Mes Año Dia Mes Año
Nombre de la Actividad Camina del Día Internacional de la Mujer
Lugar de la Actividad Centro Histórico
Descripción No. De Unid. Costo Unitario Costo Total
1 Alimentación 36 25.00 900.00
2 Transporte 4 25.00 100.00
10
11
12
13
14
Total de la solicitud 1,000.00
Observaciones
Nombre del Solicitante Firma de Autorización
Firma No. De Cheque o Tranferencia

Fecha Junio 2018
Guía para el llenado de los Formatos de la Asociación MuJER
Solicitud de Fondos
Fechas: Aquí colocamos la fecha de la solicitud y la fecha de la actividad.
Nombre de la Actividad: Aquí colocamos el tipo de actividad que se realizará, por ejemplo: Pago de
Honorarios, Compra de Materiales, Viáticos…
Lugar de la Actividad: Este espacio es para tener referencia sobre el lugar donde se realiza la
actividad, en la mayoría de los casos, que servirá para pago de proveedores o servicios, colocaremos
como referencia Sede de MuJER
Descripción: Aquí colocamos el tipo de bien o servicio que queremos adquirir, si son materiales por
unidad o por kit, Honorarios, alimentación, transporte, Hospedaje.
Número de Unidades: La cantidad de servicios o productos que adquiriremos, Ejemplo: si la

descripción es Alimentación, en número de unidades colocamos 3. Esto nos indica que serán 3
tiempos de alimentación los que deseamos adquirir.
Costo Unitario: Este es el precio que pagaremos por cada uno de los servicios o productos que
adquiriremos. Si no conocemos el monto exacto del producto o servicio que necesitamos adquirir, se
proceden a colocar valores aproximados. Si la adquisición es un servicio, este se regirá a lo acordado
en el contrato del servicio o factura del proveedor.
Costo Total: Resultado de multiplicar el numero de unidades por el costo unitario.
Total de la solicitud: Resultado de la suma de cada una de las líneas de los costos totales
Observaciones: La solicitud la puede realizar el encargado de programas o las Direcciones de

Programas o Sistemas. En este espacio colocaremos si el cheque debe emitirse a nombre de una
persona distinta a quien realiza la solicitud.
Firmas: Espacio reservado para la persona que solicita los fondos la actividad y la persona que la
autoriza la solicitud para que sea presentada a Contabilidad.
No. De Cheque o Trasferencia: Aquí colocamos el número del documento que se emitió para dar
cumplimiento al requerimiento de la solicitud de fondos.
Cada línea corresponde a un producto, bien o servicio que se necesita adquirir.
Queda prohibida la modificación del presente documento, si su requerimiento sobrepasa la cantidad

de líneas, debe utilizar otra solicitud.
Fecha Junio 2018
Cta. No.
FORMA FM-03
Cheque No.
Descripcion del Pago
Codigo Contable Descripcion DEBE HABER
Hecho Por Revisado Por Autorizado por Recibi Conforme
Firma:
Nombre:
No. De Documento:
Fecha Junio 2018
Cheque Voucher
Los datos requeridos en el cheque voucher los emite el programa contable Vinci versión 5.0.
Número de Cuenta: Debe indicar que cuenta bancaria se está emitiendo los cheques.
Descripción del Pago: Debemos indicar el motivo por el cual se emite el cheque, este debe ser lo
más detallado posible.
Código Contable: Este es el número que indica la nomenclatura contable institucional y que se
encuentra en el programa Vinci versión 5.0
Descripción: La que se encuentra detallada en la nomenclatura contable institucional y que debe

coincidir con el código contable.
Hecho por, Revisado por, Autorizado por: Iníciales de las personas responsables que participan en
el proceso administrativo. Estas personas son asignadas de acuerdo a sus funciones dentro del
organigrama institucional y cuya información debe ser ingresada al programa contable.
Firma, Nombre y Número de Documento: Información obligatoria de la persona que recibe el

cheque.
Para la emisión del cheque, se debe seguir los procedimientos establecidos en el manual de usuario
del Programa Vinci versión 5.0.
Fecha Junio 2018
FORMA FM-04
LIQUIDACION DE FONDOS
FECHA DE LA ACTIVIDAD 8 de Marzo

VALOR DEL CHEQUE 1,000.00
CHEQUE No. 1212
ACTIVIDAD Caminata del Dia Internacional de la Mujer
Tipo de No. De Fecha del NIT Nombre del Proveedor Descripción Monto Saldo
Documento Documento Documento
Saldo Iniciao 1,000.00
Factura 121314 07/03/2016 131415-7 Restaurante los Mil Sabores 36 tiempos de alimentación 900.00 100.00
Planilla Sin Nimuero 07/03/2016 CF María Escobar Transporte de zona 1 a Zona 2 25.00 75.00
325.00
Hecho Por: Flor de Maria Peña Total Recibido 1,000.00
Revisado Por: Teresa Elizabeth Colocho Total Gastado 325.00
Fecha de Revision: 09 de Marzo del 2016 Valor a reintegrar 675.00

Fecha Junio 2018
Liquidación De Fondos
Fecha de la Actividad: Fecha en que fue realizada la actividad, esta fecha debe coincidir con la que
se establece en la forma FM-01
Valor del Cheque: Aquí colocamos el valor del cheque que fue emitido para cubrir los costos por
servicios o productos
No. De Cheque: Numero del cheque que nos fue entregado para cubrir los costos por servicios o
productos. La información del Valor del Cheque y del No. de cheque, deben coincidir con los datos
emitidos por el programa Vinci versión 5.0
Actividad: Motivo por el cual fue emitido el cheque, debe coincidir con la información que se
proporcionó en la forma FM-01
Tipo de documento: Debemos indicar si el documento recibido por el bien, servicio o producto es una
factura, recibo, envío, formulario o planilla de Viaticos.
No. de documento: El numero de la factura, recibo, envío o formulario. Si el documento es una

Planilla de Viáticos, se procede a colocar únicamente “Planilla”
Fecha del documento: La que indica el documento que recibimos por el pago del bien, servicio o
producto
NIT del proveedor: El que indica la factura, si el documento que recibimos es un recibo, envío,
formulario o planilla de viáticos colocamos C/F
Nombre del proveedor: El que indica la factura, envío o formulario. Si el documento es un recibo,
colocamos el nombre de la persona que firma el recibo. Si el documento es la planilla de viáticos,
colocamos el nombre de la persona beneficiaria con el aporte.
Descripción: El que indica el documento, si el detalle es extenso, debe colocarse un resumen del
bien, servicio o producto que se adquirio.
Monto: Valor total del documento. Si este incluye algún tipo de cargos o descuentos, debe indicarse
el valor final
Saldo: Esta es la cantidad que resulta saldo inicial (valor del cheque) menos el valor de cada
documento, lo que nos daría como resultado un nuevo saldo.
Total recibido: Monto del valor del cheque que recibimos para cubrir las necesidades de la actividad.
Fecha Junio 2018
Total gastado: Sumatoria total de los documentos recibidos
Valor a reintegrar: Diferencia existente entre el total recibido menos el total gastado. Si existe un
remanente del monto total entregado, este debe ser devuelto con la liquidación. Si el saldo es negativo,
debe quedar reflejado para que contabilidad realice los procedimientos que indica el manual.
Hecho por: Nombre y firma de la persona responsable de realizar la actividad. Debe ser el mismo
responsable a quien le fue emitido el cheque.
Revisado por: Nombre y firma del responsable designado por la administración para realizar este
proceso.
Fecha de revisión: Fecha en la cual fue revisada la liquidación por parte del responsable designado
por la administración para realizar el proceso.
Observaciones: Cada línea de la liquidación de fondos corresponde a un documento, por lo que la

revisión ya no procede al momento de utilizar dos líneas para detallar un mismo documento.
Fecha Junio 2018
FORMA FM-05
CUADRO COMPARATIVO PARA LA ADQUISICION DE BIENES O SERVICIOS
Caracteristicas Proveedor 1 Proveedor 2 Proveedor 3

Datos Generales del Bien o Servicio a Adquirir Nombre: Distribuidorora Flores Nombre: Compumaster Nombre: Distribuidora 3D
Moneda: Quetzales Moneda: Quetzales Moneda: Quetzales
Computadora Portatil, 15" Disco Duro1TB. 4 Computadora Marca Dell, Pantalla Computadora Marca HP, Pantalla Computadora Compac, Pantalla
megas Memoria RM, Windows, Office de 15", Disco Duro de 1TB, Camara de 15", Disco duro de 1TB, 15", Disco duro de 1TB, Camara
Integrada, Windos 10, Incluye Office Camara Integrada, Windows y Integrada, Windows 10, office,
Office, Procesador AMD, Garantia Procesador AMD Turion II P520
1 año Dual core, procesador 4 GB,
garantia de 1 año por desperfectos
de fábrica. Incluye Mouse
Costo del Bien o Servicio 5,500.00 5,500.00 600.00

Descuento 275.00 600.00
Valor final del Bieno o Servicio 5,500.00 5,225.00 5,400.00
Observaciones: Se recomienda la adquisición del producto con el proveedor Distribuidora 3D por las siguientes razones 1) da una descripción mas amplia
del producto. 2) cuenta con garantia de fábrica 3) cuenta con el servicio técnico necesario para el mant
Referencias del Proveedor Nombre Numero Telefonico Correo electronico

Distribuidora Flores Jorge Escobar 55545352 [email protected]
Compumaster Antonio Lemus 56575859 [email protected]
Distriubuidora 3D Mariana Ordoñez 22211314 marianaordoñ[email protected]
(Firma de quien elabora) (Firma de quien Revisa ) (Firma de quien Autoriza )
Nombre Josefina Reyes Nombre Paulina Gutierrez Nombre Abigail Hernandez
Puesto Dirección de Programas Puesto Contadora General Puesto Dirección de Sistemas

Fecha Junio 2018
Cuadro Comparativo
Características: Aquí se detalla las generalidades del bien, servicio o producto que se desea adquirir
Proveedores: De acuerdo a la solicitud, se procede a detallar lo que indica la cotización enviada por el
proveedor interesado.
Valor del Bien, servicio o Producto: Valor total del bien, servicio o producto. Si la cotización incluye valores
por separado de las partes que integran el bien, se debe proceder a la sumatoria total. Si el bien contiene
cargos o descuentos debe indicarse.
Observaciones: Aquí indicamos las razones por las cuales se recomienda adquirir el bien, servicio o producto
con determinado proveedor
Datos Generales del proveedor: Datos de las personas con las que se tuvo comunicación para realizar el
proceso de cotización
Nombre, puesto y firma: Datos de las personas responsables de participar en el proceso de elaboración,
revisión y autorización del cuadro comparativo. Estas personas son las designadas por la Dirección de Sistemas
para realizar los procesos.
Fecha Junio 2018

Fecha Junio 2018
ASOCIACIÓN MUJERES POR LA JUSTICIA EDUCACIÓN Y EL RECONOCIMIENTO

FORMATO DE PRESUPUESTO FORMA FM-06
NOMBRE DEL PROYECTO:
PERIODO DE EJECUCIÓN:
MONEDA:
Unidad de No. de
RUBRO Medida unidades Costo Unitario Costo Total
1 Costos Indirectos
1. 1 Personal
1.1.1 Salarios
1.1.1.1 Dirección Ejecutiva Por Mes 12 10,000 120,000
1.1.1.2 Dirección de Sistemas
1.1.1.3 Contador General
1.1.2 Servicios Técnicos
1.1.2.1 Responsable de Programa
1.1.2.2 Responsable de Mantenimiento
Subtotal Personal
1. 2 Gastos de Funcionamiento
1. 2.1 Alquiler de las Instalaciones
1. 2.2 Materiales y Utiles de Oficina
1. 2.3 Pago de Servicios
Subtotal Gastos de funcionamiento
1. 3. Gastos de Mantenimiento
1. 3.1 Mantenimiento de Vehiculos
Subtotal Gastos de Mantenimiento
Total Costos Indirectos
2 Costos Directos
2.1 Viáticos
2.1.1 Viaticos Talleres
2.1.1.1 Alimentación Por Tiempo 10 20.00 200.00
2.1.1.2 Transporte Por Viaje 3 50.00 150.00
2.1.1.3 Hospedaje Por Noche 3 100.00 300.00
2.1.2 Viaticos Capacitaciones
2.1.3 Viaticos Encuentros
Subtotal Viaticos
2.2 Materiales
2.2.1 Materiales para Talleres
2.2.2 Materiales para Capacitaciones
2.2.3 Materiales para Encuentros
Subtotal Materiales
2.3 Monitoreo & Evaluación
2.3.1 Monitor
2.3.2 Asistente de Monitore
Subtotal Monitoreo & valuación
2.4 Honorarios Facilitadoras
2.4.1 Facilitadoras de Talleres
2.4.2 Facilitadoras de Capacitaciones
Subtotal de Honorarios Facilitadoras
3. Otros Costos
3.1 Auditorias
3.2 Consutorias
Subtotal Otros costos
Gran Total
Firma: Firma: Firma:
Elaborado Por: Revisado por Autorizado Por
Puesto: Puesto: Puesto:

Fecha Junio 2018
Presupuesto
Datos Generales: Corresponde a los datos generales de la Asociación y del proyecto, Programa o sistema al
que corresponde el presupuesto.
Rubro: El nombre de cada rubro debe corresponder al que indica la nomenclatura general y se establecerá de
acuerdo a las necesidades de cada Programa o Sistema.
Unidad de Medida: Indicamos si nuestro presupuesto se medirá por mes, por viaje, por cena, por producto de
acuerdo a lo que indica el rubro.
Número de Unidades: Esto se determinará a la duración del proyecto al que se presente la propuesta. Si el
presupuesto corresponde a un Programa o Sistema, este se regirá de acuerdo a lo que indica el Plan Operativo
Anual
Costo Unitario: Valor de cada uno de los bienes o servicios que se desean adquirir durante la vida del proyecto
o durante la vigencia del presupuesto.
Costo Total: Resultado de multiplicar el número de unidades por el costo unitario.
Firmas: Datos de las personas responsables de participar en el proceso de elaboración, revisión y autorización
del presupuesto. Estas personas son las designadas por la Dirección de Sistemas para realizar los procesos.
Observaciones Generales: Queda prohibida cualquier modificación a los formatos presentados.

Fecha Junio 2018
REPORTE DE INGRESOS FM - 07
Periodo _____________ al ________________ del ___________
Recibo No. Nombre Concepto Cuenta a cargar Valor
Total De Ingresos Del Periodo

Ingresos Acumulados Según Reporte Anterior
Ingresos Acumulados Del Mes
Detalle de las boletas de depósito adjuntas:
No. Banco Valor
Total
Elaborado por ______________ Revisado por ___________________
Operado por _______________ Fecha____/_____/_____
Original
Copia
Fecha Junio 2018
Reporte de Ingresos
Periodo: Fecha que se está reportando
Recibo: Numero del Recibo de Donación que fue proporcionado al momento de recibir un
desembolso o donación en efectivo.
Nombre: Nombre Comercial o Razón Social al que fue emitido el Recibo de Donación
Concepto: Motivo por el cual se giró el Recibo
Cuenta a Cargar: Cuenta que será cargada en la Nomenclatura Contable
Valor: Monto total del recibo.
Total de Ingresos del período: Suma total de los recibos emitidos en el periodo que se está
reportando. Esta información debe coincidir con la contabilizada.
Ingresos acumulados según reporte anterior: Sumatoria total de los montos acumulados en los
reportes del mismo mes presentados con anterioridad.
Ingresos acumulados del mes: Sumatoria total de los ingresos acumulados según reporte anterior
más los ingresos que se están reportando
Detalle de las boletas de depósito adjuntas. Detalle de los documentos que soportan la
cancelación de los recibos proporcionados. Esta información debe ser la misma que refleja el módulo
de bancos en la contabilidad.
Firma y Fecha: Nombre y firma de las personas que participaron en el proceso de elaboración,
revisión y aprobación del documento
Fecha Junio 2018
INFORME DE DISPONIBILIDAD FM 08
Periodo _____________ al ________________ del ___________
Banco Banco
Descripción No. No. Total
Saldo Anterior
(+) Deposito del periodo
(+) Notas de crédito
(-) Cheques emitidos
(-) Notas de Debito
Otros
Saldo Actual
Observaciones
Elaborado por ______________ Revisado por ___________________
Operado por _______________ Fecha____/_____/_____

Fecha Junio 2018
Original
Copia
Informe de Disponibilidad
Período: Fecha del período que se está reportando

Saldo anterior: Monto total del efectivo en Caja chica y en bancos con el cual se inicia el periodo
contable.
Depósitos: Sumatoria total de los depósitos realizados en el periodo contable reportado
Notas de crédito: Sumatoria total de los créditos por intereses que genere la cuenta más
transferencias recibidas en el periodo o mes contable.
Cheques emitidos: Sumatoria total de los cheques emitidos durante el periodo o mes contable
reportado.
Notas de débito: Sumatoria total de las transferencias realizadas a otras cuentas, débitos por ISR
de los intereses bancarios y pagos de servicios si se realizan por banca electrónica.
Otros: Sumatoria de cualquier movimiento reflejado en la contabilidad y estado de cuenta.
Saldo actual: Resultado de realizar las operaciones según lo refleja el formato.
Observaciones: Espacio reservado para realizar cualquier aclaración a la información
proporcionada.
Firma y fecha: Nombre y firma de las personas que participaron en el proceso de elaboración,
revisión y aprobación del documento

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