Manual Proyecto
Manual Proyecto
Manual Proyecto
proyecto final
Introducción ................................................................................................................... 3
1. Definición del tema del proyecto ................................................................................. 4
2. Definición del problema .............................................................................................. 4
3. Análisis de la problemática (antecedentes) .................................................................. 4
4. Áreas Conceptuales..................................................................................................... 5
5. Contexto..................................................................................................................... 5
6. Reportes a entregar .................................................................................................... 5
6.1 El Reporte Técnico .................................................................................................... 5
6.1.1 Definición y delimitación del problema (título) ........................................................... 5
6.1.2 Antecedentes ............................................................................................................... 5
6.1.3 Objetivo del proyecto .................................................................................................. 6
6.1.4 Acta (o carta) constitutiva del proyecto ...................................................................... 6
6.1.5 Enunciado del alcance ................................................................................................. 8
6.1.6 Contexto en el que se desarrolla tu proyecto ............................................................. 9
6.1.7 Matriz de asignación de responsabilidades (MAR).................................................... 10
6.1.8 Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) y el cronograma de las actividades ......... 12
6.1.9 Fundamentación conceptual ..................................................................................... 13
6.1.10 Análisis de la problemática en el contexto .............................................................. 14
6.1.11 Propuesta de solución o cambio, incluyendo la factibilidad ................................... 14
6.1.12 Definición de índices para la supervisión del proyecto ........................................... 14
6.1.13 Cierre del proyecto .................................................................................................. 18
6.1.14 Conclusiones ............................................................................................................ 19
6.2 El Reporte de Proceso .............................................................................................. 20
6.2.2 Plan de trabajo ........................................................................................................... 21
6.2.4 Asesoría del profesor ................................................................................................. 23
6.2.5 Conclusiones personales............................................................................................ 23
El presente manual tiene como propósito servirte como una guía clara y específica que garantice
el correcto desarrollo de las evidencias del curso. Este documento desarrolla de forma ordenada
y secuencial los procedimientos, y consideraciones a seguir para cada actividad del proyecto, así
como proveer los contenidos del Reporte Técnico y Reporte de Proceso que se requieren para
evaluar el curso. El manual del proyecto final contiene las siguientes secciones:
Ten presente que los proyectos se identifican de varias maneras, a veces durante la planeación
estratégica de una organización, otras veces son el resultado de un grupo de personas que
deciden organizar un proyecto para encarar una necesidad particular. En muchas ocasiones el
tema ya viene dado, pero otras veces deberás definirlo; es en este último cuando empieza por
plantearse dónde vas a buscar información relacionada. Para la realización del tema del
proyecto, considera los siguientes puntos:
En este punto deberás encontrar la relación causa-efecto que presenta una situación susceptible
de ser mejorada. Se recomienda elaborar una tabla que describa:
Identifica las causas: busca los factores que dan origen a la problemática.
Identifica las consecuencias: éstas son resultado de la existencia de una problemática, las
puedes identificar través de sucesos concretos poco deseables y, en la mayoría de los
casos, relacionados entre sí.
Identifica antecedentes: es decir, hechos o situaciones que ya se han suscitado, cuya
explicación radica en la existencia de la problemática y aportan información para estimar
su magnitud y naturaleza.
Piensa en las soluciones: en la mayoría de los casos una solución son las acciones a tomar
para erradicar total, o parcialmente, una o varias causas de la problemática.
Generalmente una solución está asociada con la realización de un proyecto, y se podrán
tener múltiples soluciones para una misma problemática.
Incluye las áreas conceptuales clave que abarca el proyecto; por ejemplo, Tecnologías de
Información, Negocios, Ingeniería Industrial, Desarrollo de software, entre otras.
5. Contexto
En este apartado se definen los lugares, organizaciones o programas en los que se desarrollará el
proyecto.
6. Reportes a entregar
Para el desarrollo del proyecto, es necesario que entregues el Reporte Técnico y Reporte de
Proceso. A continuación se explica cada uno de ellos con el contenido de los mismos.
Adicional a estas secciones, puedes incluir una portada, índice, referencias y anexos.
6.1.2 Antecedentes
Para el proyecto tienes que preparar el alcance del mismo, el cual incluye los requerimientos del
cliente, define las tareas de trabajo o elementos principales, y proporciona una lista de
entregables y criterios de aceptación correspondientes que se pueden utilizar para verificar que
el trabajo y los entregables cumplen con las especificaciones. Es esencial establecer las
expectativas de los clientes en relación con el proyecto. A continuación se menciona el contenido
del alcance del proyecto:
b. Criterios de aceptación
La inclusión de las especificaciones o normas ayudará a garantizar la calidad del
entregable; incluye las medidas cuantitativas o referencias a las especificaciones,
normas o códigos que se establecen para cada entregable, ya que los criterios serán la
base para que el cliente determine que un entregable es aceptable. Algunos ejemplos
de criterios de aceptación pueden ser:
Una nueva línea de producción alcance 99% de actividad durante un periodo de
pruebas de 30 días.
Un sistema de información procese hasta 10 000 transacciones por segundo sin
ningún tipo de retraso en el tiempo de respuesta.
El texto de un folleto de marketing no exceda las 400 palabras y esté escrito para
un nivel de lectura y comprensión de quinto grado.
Este punto describe el ambiente en que operará tu proyecto a desarrollar. Conocerlo es de vital
importancia para la interpretación de cualquier evento, sea que éste se haya desarrollado en el
pasado, esté ocurriendo en el presente; o se vislumbre que ocurrirá en el futuro.
Se te pide identificar tanto el contexto interno como el externo. El contexto interno se refiere a
los elementos, subsistemas y condiciones en que se desenvuelve el comportamiento
organizacional y que tiene un impacto decisivo en el desenvolvimiento del proyecto. El contexto
externo se refiere al entorno, es decir, todo lo que rodea a tu proyecto; está formado por un
conjunto de grupos, agentes e instituciones con los que la organización tiene relaciones
significativas, relaciones no sólo de naturaleza económica, sino de cualquier tipo. Ejemplos de
estos grupos son los competidores, socios, autoridades, la comunidad, clientes, proveedores y
sindicatos, entre otros. Por lo tanto deberás identificar las variables que componen el contexto
(interno y externo) de tu proyecto. A continuación se presenta un ejemplo de variables de
contexto:
Una matriz de asignación de responsabilidades (MAR) define quién será la persona responsable del
trabajo. Es una herramienta empleada para designar a las personas responsables de realizar los
elementos de trabajo en la estructura de división del trabajo. También es una herramienta útil
porque recalca quién es responsable de cada elemento y muestra el papel que tiene cada persona
como apoyo en el proyecto en general.
Esta matriz muestra a todas las personas asociadas con cada elemento en la estructura de
división del trabajo, así como todos los elementos de trabajo asociados con cada persona. Sólo
una persona debe ser designada como líder o responsable principal de cada elemento de trabajo.
La designación de la responsabilidad principal a dos o más personas quizá cause confusión e
incremente el riesgo de que algunos trabajos queden “inconclusos”, debido a que cada persona
puede suponer que la otra hará el trabajo.
Este apartado pide que lleves a cabo la elaboración de una estructura de desglose de trabajo
(EDT) que defina todos los esfuerzos requeridos y la asignación de las responsabilidades a un
elemento definido de la organización, los pasos a seguir para elaborar una EDT son:
Paso 1. Definir el producto final del proyecto que deberá entregarse para
alcanzar el éxito del proyecto. Para tal fin te recomiendo hacer una
revisión completa de alcance del proyecto para asegurar la consistencia
entre los EDT y los requerimientos del proyecto.
Paso 4. Revisar y refinar la EDT hasta que los involucrados con el proyecto
estén de acuerdo que el proyecto planificado podrá completarse
satisfactoriamente.
Identificador de la actividad
Nombre de la actividad
Actividades predecesoras
Actividades sucesoras
Duración
Horas de trabajo
Costo
En esta sección tienes que elaborar una matriz que muestre la interrelación de todas las variables
de contexto identificadas a través de escenarios. Después, definir cuáles entornos son los más
propicios y cuáles resultaron adversos. Observa el ejemplo de la siguiente tabla.
Este punto tiene como objetivo servir de filtro para descartar aquellas alternativas que no
conducen a resultados aceptables. Una vez concluida la evaluación de la matriz, se debe elaborar
una lista de las alternativas seleccionadas que podrían dar solución a la problemática
identificada.
Por tanto, basándote en la información del punto anterior realiza un análisis crítico y elabora una
lista con las acciones sugeridas para mitigar un impacto negativo o para profundizar un escenario
favorable de tu proyecto.
Es importante definir los índices de tu proyecto, éstos te permitirán tomar decisiones y acciones
correctivas a tu proyecto basadas en información, para ello tendrás que generar todos los índices
que medirán el progreso y evolución de tu proyecto.
Para Larson (2011) los índices pueden considerarse como proporciones de eficiencia. Los índices
graficados sobre el ciclo de vida del proyecto pueden ser muy ilustrativos y útiles. Las tendencias
se identifican con facilidad para los productos a entregar y el proyecto completo. En la práctica,
Una forma de interpretar los índices es la siguiente: si el índice es igual a 1.00 (100 por
ciento) significa que el progreso corresponde a lo planeado; si el índice es mayor que 1.00
muestra un avance mejor que lo esperado; sin embargo, si el índice es menor a 1.00 sugiere
que el progreso es más bajo que el planeado y que merece atención.
b. Tipos de índices
Por otro lado, los índices de porcentaje de terminación del proyecto te servirán para
comparar el avance a la fecha hasta el final del proyecto. Este índice puede ser calculado de
dos formas:
El proceso para llevar a cabo la elaboración de los índices de supervisión del proceso se
muestra a continuación:
Una vez definidos los índices, debes definir cuáles serán las fuentes de información que
utilizarás para medir los índices.
Ten presente que si la evidencia de donde vas a recabar la información no está disponible,
tendrás que cambiar de índice por otro que resulte más fácil medir. Algunos ejemplos de
evidencia son los siguientes:
Encuestas de
Informes Registros
usuarios
A continuación se enuncian los pasos a seguir para definir los medios de verificación en el
proceso de seguimiento de un proyecto.
Paso 1. Describe los medios de información que servirán para medir los
índices.
El objetivo del cierre del proyecto es finalizar formalmente el proyecto, sin dejar cabos sueltos
de ningún tipo, tanto en lo relativo a la terminación de los productos entregables y su aceptación
por el cliente, la documentación del proyecto y su almacenamiento, como al finiquito desde el
punto de vista legal de los contratos. Este proceso es realizado por el administrador en estrecha
interacción con el cliente, permitiendo terminar todos los procesos asociados con la
administración del proyecto y retomar la verificación del alcance en su parte terminal para
realizar la entrega y constatar la aceptación formal por el cliente. En esta parte incluye el
formato de aceptación del proyecto, a continuación se presenta un ejemplo:
En esta parte se incluyen las lecciones aprendidas del proyecto, a continuación se muestra un
ejemplo:
1.1
1.2
1.3
1.4
Implementación
3.1
3.2
3.4
3.5
Observaciones
6.1.14 Conclusiones
Esta conclusión deberá justificar claramente, y basada en argumentos definir cuál es el mejor
escenario para el proyecto, y mostrar planes de acción si el escenario elegido falla.
Adicional a estas secciones, puedes incluir portada, índice y una sección de anexos.
Las expectativas del curso son suposiciones centradas en el futuro, es lo que se considera lo más
probable que suceda, y pueden o no ser realistas. Para evaluar este punto es necesario que se
agreguen todas las expectativas de los integrantes del equipo, por ejemplo:
Sari Dyck
Al iniciar cada materia el deseo por aprender algo nuevo es siempre la mayor expectativa, y esta
materia no fue la excepción, ya que esta materia es muy a fin a mi carrera profesional. La
experiencia de la maestra Angélica enriqueció la información que proporcionaron los temas del
curso, así como las aportaciones de cada uno de mis compañeros haciendo más el conocimiento
aprendido. En el transcurso de la esta asignatura se logró parte del objetivo, ya que la otra parte
la tenemos que aplicar en nuestra práctica educativa. En particular, en esta clase se amplió mi
cultura general conociendo un poco de los proceso financieros de los proyectos de innovación,
indispensable conocer para el logro de las metas planteadas.
Juan Reyes
El plan de trabajo sirve para mostrar cómo se completará la gestión de tu proyecto dentro del
tiempo y presupuesto (si existió) previsto. Imagina por un momento armar una bicicleta sin antes
haber leído las instrucciones, probablemente lo logres, pero representa una pérdida de tiempo,
invariablemente necesitarás encontrar tiempo para rehacer las cosas más adelante, lo mismo
pasará con tu proyecto sin un plan de trabajo, es como un barco sin timón. El siguiente ejemplo
presenta el plan del trabajo para el proyecto:
Después de definir las tareas del proyecto, hay que especificar qué integrantes del equipo son los
responsables de las mismas, ejemplo:
También pueden enviar capturas de pantalla de la colaboración por medios electrónicos, como el
correo electrónico.
Cada uno de los integrantes del equipo escribirá sus conclusiones en relación a las expectativas
de aprendizaje del curso, de manera individual.