Guia Practica de Funciones en Excel
Guia Practica de Funciones en Excel
Guia Practica de Funciones en Excel
Microsoft Excel
Supongo que ya sabes que Excel cuenta con cientos de funciones con las que
puedes analizar, auditar y hacer un sinfín de cálculos diferentes. Muchas de estas
funciones de Excel las utilizamos a diario en nuestros empleos y otras están
diseñadas solo para pequeños grupos (financieros, estadísticos, ingenieros), que
realizan tareas muy específicas.
En esta guía no trataré todas las funciones de Excel. Dejaré a un lado las menos
utilizadas. y me ceñiré únicamente a las más usadas y más útiles. Para más
información sobre todas las funciones de hoja que tiene Excel te invito a que
visites la lista completa en la web de Microsoft.
¿Todavía no sabes qué pueden hacer por ti las funciones de Excel? Lee el artículo
hasta el final y te enterarás:
Gracias a las funciones de texto puedes manipular celdas que contienen cadenas
de texto. Estas funciones son algunas de las más importantes:
Función TEXTO
En la imagen puedes ver unos pocos ejemplos de formatos que se pueden crear.
Función CONCATENAR
Permite combinar el contenido de dos o más celdas (hasta 255) en una sola.
También puedes utilizar el operador de concatenación “&“. Yo personalmente
utilizo CONCATENAR porque le da a la fórmula un aspecto más “ordenado”.
=CONCATENAR(texto1,[texto2],[…])
Texto1, texto2…: Son las cadenas de texto que se van a unir. Sólo es obligatorio
el primer argumento, admitiéndose hasta 255.
Permite sustituir un texto por otro en una cadena de caracteres. Ten cuidado al
utilizarla, ya que diferencia entre mayúsculas y minúsculas.
En caso de que en vez de sustituir un texto por otro, quieras hacer una sustitución
según la posición del texto, debes utilizar REEMPLAZAR. La verdad es que apenas
he utilizado esta función. Cuando tengo que hacer alguna sustitución de texto,
utilizo la herramienta Buscar y Reemplazar (Ctrl + L).
=SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;num_repeticion)
Texto: Es el texto o la referencia a la celda donde se encuentra el texto a sustituir.
Texto_original: Es la cadena de texto que se reemplazará.
Texto_nuevo: Es el texto por el que se va a reemplazar el texto_original.
Num_repeticion: Es el número de la repetición que se sustituirá. Si escribes un 1,
se reemplazará solamente el texto la primera vez que se encuentre. Si escribes
un 2, se reemplazará la segunda, etc. En caso de dejar el argumento en blanco, se
sustituirán todas las repeticiones que se encuentren en el texto.
Ya has visto que TEXTO convierte números en texto. Pues VALOR hace lo opuesto:
intenta convertir texto en números. Digo “intenta” porque no siempre se
reconocen los formatos de texto.
=VALOR(texto)
Texto: Es el texto que quieres convertir en número.
Te pongo el mismo ejemplo que con TEXTO. Cuando extraes datos externos de
otros programas, a veces los valores numéricos tienen formato de texto, de forma
que no se pueden hacer operaciones matemáticas con ellos. La función VALOR
soluciona este problema.
Función IGUAL
Excel contiene tres funciones que son muy útiles para cambiar la apariencia del
texto de las celdas:
MAYUSC (texto): Transforma todos los caracteres del texto en letras mayúsculas.
MINUSC(texto): Transforma todos los caracteres el texto en letras minúsculas.
NOMPROPIO(texto): Convierte en mayúscula el primer carácter de cada palabra,
y en minúscula el resto.
En las tres funciones, el argumento texto puede ser una cadena de caracteres
entre comillas, una referencia a una celda que contenga texto o una fórmula que
devuelva un texto.
Funciones Y, O y XO
Función NO
Función SI
=SI(condicion;valor_si_verdadero;[valor_si_falso])
La función SI comprueba los criterios expresados en el argumento condicion, y
devuelve un valor (valor_si_verdadero) si se cumplen y otro valor (valor_si_falso)
si no se cumplen.
Por ejemplo, la fórmula =SI(A1<>””;”Bueno”;”Malo”), devuelve el valor “Bueno”
si la celda A1 no está vacía. Si A1 se encuentra vacía, devuelve “Malo”.
Un ejemplo algo más complejo: La
fórmula =SI(F4>9;”¡Perfecto”;SI(F4>6;”Bien”;SI(F4>3;”Mal”;”Muy
mal”))) devolverá “¡Perfecto!” si F4 contiene un número mayor que 9, “Bien” si
el valor se encuentra entre 6 y 9, “Mal”, si se encuentra entre 3 y 6 y “Muy mal”,
si es menor de 3.
Función SI.ERROR
SI.ERROR es una función muy útil que se utiliza para manejar los posibles errores
que se pueden dar en una fórmula.
Sumar es la operación matemática que más se utiliza. Excel cuenta con varias
funciones que te ayudarán en esto:
Función SUMA
Esta función devuelve la suma de los argumentos introducidos. Estos argumentos
pueden ser números, referencias de celdas o resultados de fórmulas que
devuelven números
=SUMA(número1;[número2];…)
La diferencia entre las funciones es que SUMAR.SI sólo puede evaluar una
condición mientras que SUMAR.SI.CONJUNTO, puede hacerlo hasta con 127. Será
complicado que llegues a exceder este número..
=SUMAR.SI(rango,criterio,[rango_suma])
=SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma;rango_criterios_1;criterio_1;[rango_criter
ios_2];[criterio_2];…)
Como ves, las dos funciones tienen los mismos tipos de argumentos pero su
sintaxis es ligeramente diferente:
Uno de los usos que le suelo dar es el de multiplicar cantidades por precios en un
listado de productos, para hallar el importe total.
Excel tiene dos funciones para generar números aleatorios. A simple vista parece
que no tienen mucha utilidad, pero sirven para muchas actividades: asignar
personas a grupos de forma aleatoria, ordenar datos aleatoriamente o crear
estudios de probabilidades.
Funciones de redondeo
¿Tienes que hacer algún tipo de redondeo a un número? Sin problemas, Excel
cuenta con un sinfín de funciones que permiten crear cualquier redondeo
imaginable:
La categoría estadística cuenta con muchas funciones para realizar todo tipo de
cálculos. Seguro que en alguna ocasión has tenido que contar un rango de celdas
o hallar el valor más alto de un grupo de números… Con Excel es posible realizar
estudios estadísticos complejos. A una escala más sencilla, esto es lo que podrías
llegar a necesitar:
Función BUSCARV
Función INDICE
INDICE es una de las pocas funciones de Excel que acepta dos sintaxis: una de
referencia y otra matricial. Ambas sintaxis tienen el mismo objetivo: encontrar un
valor en una matriz o rango de celdas, conociendo solo un número de columna y
de fila.
Esta función, junto con COINCIDIR, son las sustitutas perfectas para BUSCARV,
que además tienen una ventaja: la posibilidad de hacer búsquedas hacia la
izquierda.
Función COINCIDIR
Función INDIRECTO
¿El dato que estás buscando puede encontrarse en un rango de celdas o en otro?
INDIRECTO te ayuda a construir referencias de celdas dinámicas para que hagas
Función DESREF
TRANSPONER te permite cambiar las filas por columnas y las columnas por filas,
modificando así la posición de los datos. Se trata de una función matricial.
La sintaxis es muy sencilla, simplemente hay que aplicar la matriz que se desea
transponer. Pero previamente a introducir la fórmula, debes seleccionar el rango
de celdas de destino (ya transpuesto) donde quieres pegar los datos.
Las operaciones con fechas y horas suelen ser también bastante habituales
(tareas como sumar o restar días o tiempos, cálculos con días laborables o hallar
fechas en función de determinados parámetros).
FECHA: Para crear fechas recopilando los diferentes componentes (día, mes y
año).
FECHA.MES: Devuelve una fecha según un número de meses antes o después.
FECHANUMERO: Convierte una cadena de texto en una fecha.
En ocasiones puede que necesites conocer la hora y la fecha actuales para hacer
algún cálculo de vencimientos o de control horario.