INSTITUTO

ADMINISTRACIÓN DE TECNOLÓGICO
OPERACIONES
FECHA DE ENTREGA: DE ORIZABA
10 DE NOVIEMBRE INGENIERÍA INDUSTRIAL
DEL 2014

UNIDAD IV
“ADMINISTRACIÓN
DE ALMACENES”
TRABAJO:
INVESTIGACIÓN DE
CAMPO EN
EMPRESA LOCAL
ALUMNOS:
CRUZ DECTOR
JAVIER
PRIETO ORTIZ
FRANCISCO
SÁNCHEZ SÁNCHEZ
VICTOR ALFONSO
VIVERO
HERNANDEZ
VICTOR
CATEDRÁTICO:
MARTIN OROPEZA
LARGHER
ÍNDICE

Contenido
INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 3
1.- PLANTEAMIENTO DEL ESTUDIO .................................................................... 4
1.1 OBJETIVOS ................................................................................................... 5
1.1.1 OBJETIVO GENERAL: ............................................................................ 5
1.1.2 OBJETIVO ESPECIFICO ........................................................................ 5
1.2 CAFIVER (Historia, localización y organización)............................................ 6
1.3 ENFOQUE ESTRATÉGICO DE LA EMPRESA ............................................. 9
1.3.1 PRODUCTOS, COBERTURA Y CLIENTES .......................................... 10
1.4 CARACTERIZACIÓN DEL ÁREA DE ALMACENES ................................... 11
2.- MARCO TEÓRICO .......................................................................................... 11
2.1 CONCEPTO Y FUNCIONES BÁSICAS DEL ALMACÉN ............................. 11
2.2 TIPOS DE ALMACÉN .................................................................................. 12
2.3 MANEJO FÍSICO DE LOS INVENTARIOS .................................................. 13
2.3.1 RECEPCIÓN ......................................................................................... 13
2.3.2 ÁREA DE ALMACENAMIENTO............................................................. 13
2.3.3 ÁREA DE ENTREGA ............................................................................. 13
2.4 MANTENIMIENTO DE REGISTROS ........................................................... 14
2.4.1 TARJETA DE CONTROL DE EXISTENCIA DE MATERIALES ............. 14
2.5 LOCALIZACIÓN DE ALMACENES .............................................................. 14
2.6 EQUIPO DE ALMACÉN ............................................................................... 15
2.7 SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS .............................. 15
2.7.1 CLASES DE INVENTARIOS ................................................................. 16
3.- REPORTE ........................................................................................................ 17
3.1 RECEPCIÓN DE MATERIA PRIMA............................................................. 18
3.2 ALMACENAMIENTO ................................................................................... 19
3.3 SURTIDO DE MATERIA PRIMA .................................................................. 20
3.4 INVENTARIO E IDENTIFICACIÓN DE LA MATERIA PRIMA...................... 21
CONCLUSIONES.................................................................................................. 23
RECOMENDACIONES ......................................................................................... 24
ANEXO .................................................................................................................. 24

1
1. Manejadores de Bases de Datos ................................................................... 24
1.1 Adaptive Server Enterprise (ASE) ............................................................ 24
1.2 InterBase .................................................................................................. 25
1.3 Microsoft Access ....................................................................................... 25
1.4 Microsoft Excel ......................................................................................... 26
1.5 My SQL ..................................................................................................... 26
1.6 Oracle ....................................................................................................... 27
2. Software para la Gestión de Capital Humano ................................................ 27
2.1 Epicor........................................................................................................ 27
2.2 OrangeHRM .............................................................................................. 28
2.3 Tress ......................................................................................................... 28
3. Software para Ventas y Marketing ................................................................. 29
3.1 Adempier ...................................................................................................... 30
3.2 Oasis ERP ................................................................................................ 30
3.3 OpenXpertya ............................................................................................. 30

2
INTRODUCCIÓN

La administración de operación es una rama fundamental para la ingeniería

industrial. Es aquí donde se estudian temas fundamentales referentes al estudio
de la producción y de sistemas de almacenamiento.
El almacén, en la actualidad es un recurso de gran importancia para las empresas
porque otorga la posibilidad de tener mercancía disponible en todo momento.
Poseer un almacén es una ventaja y no un mal como es pensado por muchos
autores, ya que, si en cierto modo representa un costo, en realidad representa la
ventaja de tener disponibilidad y recursos en todo momento sabiendo administrar
correctamente el capital.
En este trabajo se estudiara la gran importancia de un almacén con un caso real.
Este trabajo se basa en la visita a una industria local, específicamente a un
almacén para conocer las operaciones que se realizan, las formas de registro, los
formatos y los procedimientos que hace la empresa para mantener el inventario,
así como las ventajas que ofrece.
Al final este trabajo se obtendrá los siguientes resultados:
 Conocer la planta CAFIVER, su historia, organización, misión, visión y
valores
 Conocer la importancia de la empresa en la región y para el país.
 Conocer los fundamentos de la administración de almacenes
 Conocer el caso real del manejo y administración de almacenes en la
empresa CAFIVER.

3
1.- PLANTEAMIENTO DEL ESTUDIO

El siguiente estudio se realiza con la intención de entender de mejor manera los

conceptos de la administración de almacenes pues en la empresa este aspecto es
de los más importantes. El estudio se realizó en una empresa local dentro del área
de almacenes, con el objetivo de entender de mejor manera los siguientes
aspectos.
 ¿Cómo funcionan los almacenes?
 ¿Cómo operan?
 La importancia de los inventarios
 Mobiliario y el registro y todas las operaciones que se llevan a cabo dentro
de un almacén.
Estos son los principales objetos del estudio realizado. Al comprender estos
aspectos básicos, se tendrá una mejor visión acerca de la administración de
almacenes.
El estudio fue realizado en la empresa CAFIVER S.A. de C.V.

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1.1 OBJETIVOS
1.1.1 OBJETIVO GENERAL:
El objetivo general de la investigación es investigar y analizar la importancia
de la administración de un almacén, las operaciones que se llevan a cabo
así como la selección del equipo de manejo y almacenamiento.
1.1.2 OBJETIVO ESPECIFICO
El objetivo específico de la investigación es conocer de manera clara el
funcionamiento de un almacén real de una empresa, conocer las formas de
registro de las operaciones y el método de almacenamiento.

5
1.2 CAFIVER (Historia, localización y organización)

CAFIVER, originalmente llamada Cafés Industrializados de Veracruz, fue fundada

en 1985. Se originó mediante una coinversión México-Alemana al 50% de
participación. Por el grupo mexicano, participó un grupo de inversionistas
exportadores de café buscando la diversificación con productos de mayor valor
agregado a través del café descafeinado. Por el grupo Alemán, la farmacéutica
Boehringer-Ingelheim que buscaba el suministro de cafeína para su refinación y
aplicación en dicha industria. A partir del año 2000, CAFIVER se convierte en una
empresa 100% mexicana.

Todas sus líneas de negocios giran en torno a la industrialización,

comercialización y servicio del café.
El café verde descafeinado fue la primera línea de negocios de la empresa. Inició
sus operaciones exportadoras en 1988, cuenta con instalaciones industriales
versátiles, que le permiten procesar mediante los procesos de Cloruro de Metileno
y Acetato de Etilo.

Derivado de la disponibilidad de materia prima e inventarios, la línea de negocios

de café verde nació casi a la par del descafeinado.
Con la idea de continuar participando con productos de mayor valor agregado, en
1998 aparece la línea de "Coffee Service". Hoy día uno de los principales
proveedores del mercado doméstico institucional, caracterizándose por ofrecer
productos de primera calidad, así como un servicio de café especializado. Se
atienden a grandes cadenas de hoteles y restaurantes a nivel nacional, así como
oficinas corporativas y comedores industriales. Actualmente cuenta con cerca de
700 clientes distribuidos en más de 50 ciudades en todo el país.

El café soluble es un producto que CAFIVER empezó a comercializar desde 1995.

Dado el dinámico crecimiento de las ventas, en el año 2003 se tomó la decisión de
invertir en una planta solubilizadora para elaborar este producto. A partir del 2005,
con dicha inversión y tecnología de punta, CAFIVER ha producido el café soluble
en instalaciones industriales propias, ofreciendo café soluble del tipo Spray Dried
(polvo).

6
Con esta planta, CAFIVER se convirtió en una empresa global que participa en los
mercados internacionales, comercializando sus productos en cuatro continentes.
MERCADO

CAFIVER participa tanto en el mercado nacional como el internacional.

En México, ofrecemos servicio a todo el país, contando en nuestra línea Coffee
Service con 5 oficinas de atención y servicio al cliente en ciudades estratégicas
tales como: México, D.F., Guadalajara, Puerto Vallarta, Cancún y oficina matriz en
Orizaba, Veracruz.
En el mercado internacional exportamos a 4 continentes. Contamos en Norte
América con nuestra oficina de ventas ubicada en Miami. Para el resto del mundo
la atención y gestión se realiza directamente en oficina matriz.

LOCALIZACIÓN

Camino a Potrerillo S/N

Fraccionamiento Ojo de Agua
Orizaba, Veracruz, México C.P. 94450

7
Organización
La organización de la empresa está representada por el siguiente organigrama

El primer nivel de la organización está constituida por la dirección general, la cual

maneja las acciones principales de la empresa.
El departamento de marketing es el encargado del diseño de los productos que se
van a lanzar al mercado.
El departamento de producción es el encargado de producir los productos que se
manejan en la empresa.
El departamento de financiación es el encargado del capital para la producción.

8
1.3 ENFOQUE ESTRATÉGICO DE LA EMPRESA

MISIÓN: CAFIVER es una empresa líder en el ramo de la producción de café

tostado, molido, soluble, aglomerado, envasado, cafeína cruda y café verde. Tiene
como misión ofrecer al público una amplia gama de productos del café, siempre
con la mejor calidad y servicio al cliente.
VISIÓN: Ser la empresa líder en la región y en el estado en la producción de café
de distintos tipos, enfocado siempre con una visión de mejora continua para
satisfacer a los clientes.
Valores: Estamos conscientes de la importancia relevante de hombres y mujeres
en toda la ruta del café, consideramos que el trato digno y la calidad de vida son
factores fundamentales que debemos promover para el bienestar de nuestra
gente. También, debemos de actuar de tal forma que nuestro impacto al medio
ambiente sea el mínimo posible. Contamos con programas sociales en
nuestras fincas, promoviendo el desarrollo y educación de nuestra gente.
También, contamos con autogeneración de parte de nuestros requerimientos
energéticos a través de una caldera de biomasa que nos permite minimizar el
impacto ambiental. En nuestras fincas, combinamos el cultivo con árboles
maderables que ofrecen un mejor ambiente para promover la biodiversidad.
Política de calidad: CAFIVER es una empresa comprometida con la calidad en
los procesos de producción por lo que se encuentra certificada bajo la
normatividad ISO 9001 referente a los sistemas de gestión de calidad. Además
que se encuentra bajo la certificación Q-GRADER la cual es una certificación muy
importante especializada en las cualidades de calidad del café.

9
1.3.1 PRODUCTOS, COBERTURA Y CLIENTES

CAFIVER ofrece una amplia gama de productos como:

 Café tostado
 Café soluble
 Café descafeinado
Se ha consolidado como una empresa líder en la región y muy importante por ser una de
las principales del país. Posee clientes en el país, así como en Estado Unidos y la unión
Europea.

10
1.4 CARACTERIZACIÓN DEL ÁREA DE ALMACENES

El área de almacenes está caracterizada por su uso. En esta empresa, los

almacenes están distribuidos estratégicamente de manera descentraliza, es decir,
se encuentran por separado y en ubicación especifica. Los almacenes que posee
la planta son 5 los cuales son:
 Materia prima (Beneficio seco)
 Almacén de Coffee service
 Almacén de café soluble
 Almacén de materiales cítricos
 Almacén de materias primas
Estos almacenes son de gran utilidad para el sistema de producción que realizan.

2.- MARCO TEÓRICO

2.1 CONCEPTO Y FUNCIONES BÁSICAS DEL ALMACÉN
A lo largo de los años, y conforme evoluciona el fenómeno logístico, el concepto
de almacén ha ido variando y ampliando su ámbito de responsabilidad. El almacén
es una unidad de servicio y soporte en la estructura orgánica y funcional de una
empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo,
custodia, control y abastecimiento de materiales y productos. Hoy por hoy lo que
antes se caracterizaba como un espacio dentro de la organización que tenía el
piso de hormigón, es una estructura clave que provee elementos físicos y
funcionales capaces de incluso generar valor agregado.
Almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una
empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo,
custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.

Aunque el derrotero de funciones de un almacén depende de la incidencia de

múltiples factores tanto físicos como organizacionales, algunas funciones resultan
comunes en cualquier entorno, dichas funciones comunes son:

 Recepción de Materiales.
 Registro de entradas y salidas del Almacén.
 Almacenamiento de materiales.
 Mantenimiento de materiales y de almacén.

11
  Despacho de materiales.

Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y

contabilidad.
2.2 TIPOS DE ALMACÉN

 Almacenes de materias primas: Este tipo de almacenes normalmente están

situados cerca de la nave de producción o el sitio donde se utilizarán estos
materiales para ser transformados.

 Recepción
 Almacenamiento
 Entrega

 Almacenes de productos terminados: Como su nombre lo dice, son

almacenes exclusivos para el producto terminado y su función es de regulador.
Es el almacén que normalmente es el de mayor valor económico de todos los
existentes, por el que el primer objetivo es el de mantener el índice de rotación
lo más alto posible.
 Recambios: Este almacén es el dedicado a los repuestos; es un almacén que
está dirigido a almacenar las necesidades de mantenimiento.
 Materiales auxiliares: Es el dedicado a los materiales auxiliares que se
utilizan en la producción.

 Lubricantes.
 Grasa.
 Combustible.
 Estopas.
 Papel.
 Etiquetas.

 De Devoluciones: Aquí llegan devoluciones de los clientes. En él se separan y

clasifican los productos para reproceso, desperdicio, y entrada al almacén.
 Almacén de Material de Desperdicio: Los productos, partes o materiales
rechazados por el departamento de control de calidad y que no tienen
salvamento o reparación, deben tener un control por separado; éste queda, por
lo general, bajo el cuidado del departamento de control de calidad. Siendo el
renglón de rechazos y material de desperdicio un elemento que afecta
directamente los costos de fabricación, debe destinársele un almacén de
control.
 Almacén de Materiales Obsoletos: Los materiales obsoletos son los que han
sido descontinuados en la programación de la producción por falta de ventas,
por deterioro por descomposición, o por haberse vencido el plazo de
caducidad.

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 La razón en este caso para tener otro almacén separado del de materias
primas es que los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios
disponibles para lo que sí es de utilidad.

2.3 MANEJO FÍSICO DE LOS INVENTARIOS

2.3.1 RECEPCIÓN

El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o
demora, requiere de la correcta planeación del área de recepción y de su óptima
utilización. La recepción es el proceso de planificación de las entradas de
unidades, descarga y verificación tal y como se solicitaron mediante la
actualización de los registros de inventario.

Condiciones que impiden el flujo rápido:

 Espacio de maniobras restringido o inadecuado.

 Medios de manejo de materiales deficientes.
 Demoras en la inspección y documentación de entrada.

El objetivo que persigue toda empresa es obtener rapidez en la descarga y lograr

que la permanencia de la mercancía en el área de recepción sea la mínima
posible.

2.3.2 ÁREA DE ALMACENAMIENTO

La planeación del área de almacenamiento, por espacios destinados a cada grupo

de materiales o mercancía con características similares, requiere un conocimiento
pleno del producto y de las condiciones que exige su resguardo, protección y
manejo. Enseguida se dan algunas recomendaciones:

 Para aminorar el riesgo de incendio.

 Evitar la corrosión
 Evitar que los productos se dañen.
 Evitar el deterioro de los productos.

2.3.3 ÁREA DE ENTREGA

La mercancía que ha sido tomada del área de almacenamiento y llevada al área

de entrega debe:

 Ser trasladada con el medio mecánico más adecuado

 Ser acompañada de un documento de salida, una nota de remisión, una
factura, o una factura de remisión.
 Ser revisada en calidad y cantidad, mediante el cotejo de la mercancía con
el documento de salida

13
  Los materiales para envoltura y empaque deben haberse surtido del
almacén de material auxiliar, con suficiente anticipación y cantidad.
 Las mesas, básculas y las herramientas de fleje, de engomado, y útiles
necesarios deberán tener un área ordenada que facilite las maniobras de
manejo de los productos y de empaque.

2.4 MANTENIMIENTO DE REGISTROS

El sistema de llevar datos de las existencia en los almacenes, en una tarjeta, fue
introducido por, C. E. Woods (New York, 1908). Desde entonces, en una gran
mayoría de empresas se ha empleado el mismo diseño de tarjeta, con pocas
modificaciones pero que proporciona los mismos datos.

2.4.1 TARJETA DE CONTROL DE EXISTENCIA DE MATERIALES

Este sirve por ejemplo para llevar un control para cada tipo de producto que
compone la cuenta mercadería y de esta forma se logra un mayor control en las
unidades mantenidas en la bodega como de los valores unitarios y totales
asignados.

2.4.1.1 MÉTODOS DE VALORACIÓN

 PEPS: Consiste en valorizar como costo de mercaderías las unidades más

antiguas que se encuentran en la bodega o como las siglas lo señala.
 UEPS: En este caso se valoran en el costo de las mercaderías las unidades
más resientes ingresadas a la bodega como la sigla lo señala.

2.5 LOCALIZACIÓN DE ALMACENES

La localización o ubicación de un almacén es una decisión estratégica, puesto que

afecta a casi todos los departamentos de la empresa e influye directamente en los
costes.

Una vez ubicado el almacén en un lugar determinado, se debe gestionar la

capacidad del mismo; esto es, hay que decidir qué tamaño ha de tener, pues
cuanto más grande sea, mayor será el coste; ahora bien, si es demasiado
pequeño, tal vez no se pueda almacenar la cantidad suficiente de productos
demandados, por el cual motivo podría producirse una rotura de stock. Por todo
esto la elección de la capacidad del almacén se convierte en una de las decisiones
estratégicas de la empresa.

Por supuesto, se debe tener en cuenta que a largo plazo la empresa pueda verse
en la necesidad de expandir dicha capacidad o, al contrario, contraerla debido a
las variaciones de la demanda. En el primer caso cabrían dos soluciones posibles,
ampliar el almacén o alquilar otro; en el segundo caso, las soluciones serían las de

14
vender el almacén y adquirir o alquilar otro nuevo, o dar un uso alternativo a la
parte sobrante del almacén en cuestión, solución ésta que es la más habitual.

La capacidad de un almacén no se mide por la superficie o el volumen que ocupa,

sino por unidades de almacenaje, normalmente palés, aunque también se pueden
contabilizar por cajas, bandejas.... Por ello es normal que dicha capacidad vaya en
función del tipo de estanterías que se vayan a utilizar, así como de la maquinaria
precisa.
2.6 EQUIPO DE ALMACÉN

Selección de mobiliario y equipo de almacén En el sistema total de manejo de

materiales, el almacenamiento incluye instalaciones, equipo, personal y técnicas
requeridas para recibir, almacenar y embarcar materia prima, productos en
proceso y productos terminados. Las instalaciones, equipo y técnicas para
almacenamiento varían mucho según la naturaleza del material que se va a
manejar. Las características del material como tamaño, peso, durabilidad,
duración (vida) en estantería y tamaño de los lotes son factores a tomar en cuenta
para el diseño de un sistema de almacenamiento y para resolver los problemas
relacionados.

El mobiliario y equipo de almacén se clasifican en dos tipos:

 Equipo estático. Es aquel que se encuentra fijo en un determinado lugar, el

cual carece de movimiento para trasladar material y solo sirve como
deposito, por ejemplo el silo que tiene como uso más común almacenar
materia a granel.
 Equipo dinámico. Tiene la capacidad de transportar materiales de un lugar
a otro dentro del almacén. Dichos equipos se clasifican en dos tipos:

o Equipo con movimiento y sin traslado. Son equipos que se fijan al

suelo del edificio y presentan la ventaja de permitir un transporte
continuo de materiales de flujo constante.
o Equipo con movimiento y traslado. Son equipos con movimiento
propio, es decir, se trasladan de un lugar a otro del almacén al
mismo tiempo que transportan la materiales.

2.7 SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

Un inventario representa la existencia de bienes muebles e inmuebles que tiene la

empresa para comerciar con ellos, comprándolos y vendiéndolos tal cual o
procesándolos primero antes de venderlos, en un período económico
determinado. Deben aparecer en el grupo de Activo Circulante.

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2.7.1 CLASES DE INVENTARIOS

De acuerdo a las características de la empresa encontramos cinco tipos de

inventarios.

2.7.1.1 INVENTARIO DE MERCANCÍAS

Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea

comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser
modificados. En esta Cuenta se mostrarán todas las mercancías disponibles para
la Venta. Las que tengan otras características y estén sujetas a condiciones
particulares se deben mostrar en cuentas separadas, tales como las mercancías
en camino (las que han sido compradas y no recibidas aún), las mercancías dadas
en consignación o las mercancías pignoradas (aquellas que son propiedad de la
empresa pero que han sido dadas a terceros en garantía de valor que ya ha sido
recibido en efectivo u otros bienes).

2.7.1.2 INVENTARIO DE PRODUCTOS TERMINADOS

Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o

industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos
elaborados.

2.7.1.3 INVENTARIO DE PRODUCTOS EN PROCESO DE FABRICACIÓN

Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o

industriales, los cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su
cuantificación se hace por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de
fabricación, aplicables a la fecha de cierre.

2.7.1.4 INVENTARIO DE MATERIAS PRIMAS

Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos, pero
que todavía no han recibido procesamiento.

2.7.1.5 INVENTARIO DE SUMINISTROS DE FÁBRICA

Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no pueden ser
cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.).

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3.- REPORTE

La empresa CAFIVER es una empresa líder en la producción de café de diferentes

presentaciones. La empresa cuenta con diferentes almacenes para los diferentes
productos con los que se cuentan. Los almacenes con los que cuenta la planta
son:
 Materia prima (Beneficio seco)
 Almacén de Coffee service
 Almacén de café soluble
 Almacén de materiales cítricos
 Almacén de materias primas
El almacén que se analizó en este trabajo fue el de materia prima, el cual tiene el
nombre de Beneficio seco. En este almacén es donde se recibe toda la materia
prima, que en este caso son los granos de café. Este almacén es de gran
importancia porque es aquí donde se realiza el proceso de limpiado de los granos,

17
empacado, almacenado y surtido a los departamentos siguientes como lo son los
de Tostado y Molido.
UBICACIÓN:

Este almacén como puede observarse es el de mayor tamaño, dado que las
cantidades de granos que se reciben son bastante grandes. Este almacén cuenta
en la entrada de granos con una serie de tolvas donde se depositan todos los
granos para que de ahí se ingresen al almacén.

3.1 RECEPCIÓN DE MATERIA PRIMA

El almacén tiene el nombre de Beneficio seco, en el cual se reciben todos los

granos. Los granos son llevados al almacén por medio de camiones. Los
camiones traen los granos los cuales son depositados en una fosa de cemento, la
cual está unida a las tolvas de recepción. Una vez depositados, las tolvas
comienzas a jalar los granos para introducirlos al almacén. El área de recepción
de la materia prima está conformado básicamente por las tolvas y una serie de
mallas que tienen por objetivo limpiar los granos.
El proceso de recepción del material inicia con la entrega de la documentación del
pedido. La documentación consiste en la factura del pedido de granos de café y el
formato CF-FOR-HOJA DE ARRIBO DE MATERIA PRIMA. En este documento
se capturan los datos de la recepción como son: cantidad, calidad, tipo de grano,
fecha de recepción, lugar de origen. Una vez que ya se han recibido los

18
documentos y verificado que la cantidad sea la correcta, se depositan los granos
en la fosa de cemento, de la cual serán extraídos los granos por las tolvas y
mediante un mecanismo de tubos de aire los granos son transportados a una serie
de mallas que por medio de accionamiento mecánico, producen un movimiento
oscilatorio el cual tiene por objetivo limpiar los granos de toda materia de desecho
que no sirva para el proceso. Dicho material consiste en hojas, palos, piedras y
cascarillas del café. Una vez realizado el proceso de limpieza, las mallas están
programadas para hacer un movimiento de inclinación para depositar los granos
en un embudo, el cual dirige los granos a los costales donde se almacenarán loas
granos. Estos costales reciben el nombre de TONSACK, los cuales son costales
que tienen una capacidad de aproximadamente 450 kg. Cuando se están
llenando los TONSACK, el departamento de calidad realiza una toma de muestra
representativa de la cantidad que se recibió. La inspección consiste en tomar una
muestra representativa de la cantidad que se recibe. En esta muestra se examinan
los tipos de granos presentes como por ejemplo granos fermentados, granos
vanos, grano grado 1 (el tipo más adecuado).
El área donde se llenan los TONSACK es un área específica para realizar las
maniobras y las descargas. Cuando los TONSACK son llenados se mueven
mediante un montacargas operado por una persona especializada, la cual llevará
el café al área de almacenamiento. Cabe destacar que cuando se ingresa el café
es registrada la cantidad y se asigna un código a cada costal para llevar el control
de las existencias.

3.2 ALMACENAMIENTO

Una vez que ya han sido llenados los sacos con el café, son dirigidos mediante
montacargas al área de almacenamiento, la cual consiste en una bodega de
grandes dimensiones que posee un pasillo central para el paso del personal y del
montacargas para acomodar el material correspondiente. El almacén está
fabricado con material que hace que la temperatura en el interior se adapta a la
exterior, ya que los granos de café no necesitan condiciones específicas para su
almacenamiento. La única condición es que no exista una humedad excesiva,
porque esto puede afectar la calidad del grano, volviéndolo inadecuado para su
uso.
La forma de organización de los sacos de café TONSACK es estibarlos uno sobre
otro, pero solo con 2 niveles de estiba, ya que el peso de los sacos puede hacer

19
que se caigan o se dañen los sacos. Esto es una medidas de prevención para
evitar daños en la materia. Para acomodarlos primeramente se utilizan una
tarimas llamadas PALLET, las cuales son tarimas de madera con medidas de 1.20
m x 1.20 m (medias estándar). Una vez colocadas las PALLET, se procede a
colocar los TONSACK de manera vertical sobre ellas mediante la ayuda del
montacargas. Una vez que se ha completado el primer nivel de estiba, se procede
a colocar de igual manera el segundo nivel mediante el montacargas. Este
proceso se repite tantas veces como TONSACK se estén recibiendo.
El almacén es el lugar donde se almacenan los insumos necesarios para la
producción y es indispensable llevar el registro de todos los movimientos
(entradas, salidas y existencias) para un óptimo funcionamiento. En CAFIVER, el
registro de estas operaciones en el área de almacenamiento se hace por medio
del formato CF-FOR-12 HOJA DE EXISTENCIAS, la cual es una hoja de registro
de existencias en almacén en done se registran todas las operaciones.
El área de almacenamiento solamente está destinada para almacenar los
TONSACK, por lo que no se tiene una división en el área. El almacén, cumpliendo
con las respectivas normas de seguridad en cuanto a prevención de incendios,
cuenta con extintores en el área de almacenes, como lo dicta la norma oficial
mexicana NOM-002-STPS-2010. En total existen 4 extintores en el área de
almacenamiento para asegurar que en caso de conato de incendio pueda
combatirse debidamente, asegurando la integridad de la materia prima.
Una vez que se han almacenado correctamente, se distribuirá el material
dependiendo de las requisiciones del departamento de producción.

3.3 SURTIDO DE MATERIA PRIMA

El surtido a producción es un proceso de gran importancia para todas las

empresas, ya que en la cadena de producción es el paso lógico siguiente. En
CAFIVER, el proceso de surtido, registro y todas las operaciones referentes a este
apartado se explican a continuación.
Una vez que ya se tiene la existencia en el almacén de materia prima, el
departamento de producción, que consiste en el proceso de tostado del grano,
realiza la requisición de la cantidad que necesita para el proceso productivo. Esto
se realiza mediante el formato CF-FOR-REQUISICIÓN DE MATERIA, el cual es
un formato donde se solicita la cantidad de materia para el proceso. El formato es

20
muy similar al de una requisición viajera estándar. El método de surtido a
producción es mediante el método PEPS, el cual indica que las primeras entradas
al almacén de materia prima son las primeras salidas al departamento de
producción. Este método garantiza que la materia surtida a producción es la más
fresca. Esto es parte de la política de calidad que maneja la empresa, ya que
como se recodará, se encuentra bajo la certificación ISO 9001, por lo que es una
empresa comprometida con la calidad en los procesos de producción.
El surtido de las requisiciones se realiza mediante montacargas mecánicos, los
cuales estiban el tamaño de materia que se necesita y lo lleva al departamento de
tostado y molido, para que continúe el proceso de fabricación. Para completar la
operación de surtido de materia, el jefe de almacén debe registrar la salida de la
materia prima mediante el formato CF-FOR-HOJA DE SALIDA DE MATERIA
PRIMA. Este formato registra la cantidad de granos que son requeridos por el
departamento de tostadores. Una vez completado este proceso se termina el ciclo
de la materia en el almacén de materia prima, que en este caso es el Beneficio
Seco. Con esto se logra comprender el proceso de entrada-almacenamiento-
salida de un almacén, y se comprende cual es el proceso, la forma de registrar las
operaciones y a continuación se explica el proceso de inventario e identificación
del producto.

3.4 INVENTARIO E IDENTIFICACIÓN DE LA MATERIA PRIMA

El inventario es un registro donde se muestran todas las existencias físicas de los

productos que se manejan en una empresa. Es de gran importancia el manejo de
inventario porque en este es donde se encuentran los fallos en la administración y
manejo de los materiales. En CAFIVER, el inventario se realiza de la siguiente
manera:
El inventario comienza desde el registro de todas las entradas y salidas del
almacén. Este registro lo manejan los encargados de almacén en un formato
llamado Catalogo de materia prima, el cual contiene las existencias en el

21
almacén, así como los registros de entradas y salidas. Este registro sirve como un
pre-inventario para facilitar el proceso de inventario normal.
El inventario oficial se realiza mensualmente, iniciando actividades los días 29, 30
y 31 dependiendo del mes. Esto se hace porque al inicio de cada mes ya deben
saberse cuales son las existencias que hay en el almacén. Los encargados de
realizar el inventario son principalmente el gerente y el asistente administrativo de
la planta, quienes presencian el acto de contar físicamente con ayuda de los
trabajadores que se encuentran laborando. El procedimiento para realiza el
inventario es el siguiente.
 Se procede a entra a la base de datos y registros de la empresa, el cual es
un software llamado SAP, en el cual se registran todos los catálogos de
materia prima de todos los encargados. En este sistema se encuentran
todos los movimientos de toda la planta, por lo que deben seleccionarse
solamente los registros del beneficio seco.
 Una vez que se obtienen los registros del SAP, se procede a contar
físicamente las existencias del almacén.
 En caso de que exista alguna discrepancia, sobre todo respecto a faltantes,
se procede a analizar los movimientos que aún no han sido registrados por
diversos motivos. En caso de que no existan registros donde encontrar el
material faltante, se procede a rastrear el faltante e investigar la causa de la
desaparición. Las causas pueden ser:
1. Olvido de registrar los movimientos.
2. Robo.
3. Mal registro de entrada.
4. Deterioro de la materia y desecho de la misma.
Una manera de facilitar los registros es mediante la identificación de los productos
por diversos métodos. En el beneficio seco, el método de identificación de los
TONSACK es mediante un código de letras y números el cual está conformado de
la siguiente manera:

C/S/D/100/001/FECHA DE ENTRADA/VC/DC
DONDE:
 C: Coffee service
 D: Planta descafeinado
 S: Planta soluble
 100: número de registro en el SAP
 001: Numero de TONSACK, este número va aumentando.
 VC: Café verde
 DC: Café descafeinado

22
Los aparatados iniciales solamente puede ir una letra en cada código, al igual que
la terminación. Un ejemplo de este código es:
C/100/002/03112014/VC
 Este código de identificación quiere decir que ese TONSACK está
destinado a la planta de Coffe service por tener al inicio la letra C.
 El 100 es un número constante, ya que es el número de registro en el
sistema SAP.
 El numero 002 significa que el TONSACK es el número 2 de ser empacado.
 La terminación 03112014 es referente a la fecha de entrada, por lo que se
interpreta que el TONSACK entró al almacén el dia 3 de noviembre del
2014.
 La terminación VC es referente a la clasificación del grano. En este caso
indica que es café verde.

CONCLUSIONES

Como ya se observó, la administración de operaciones y sobre todo, la

administración de almacenes es un tema de gran importancia para el ingeniero
industrial, ya que se debe tener un manejo óptimo para minimizar lo más posible
los costos.
Dentro de esta investigación se considera que los objetivos de la investigación se
cumplieron adecuadamente ya que en este trabajo analizamos y comprendimos la
importancia de la administración de los almacenes, así como entendimos las
operaciones, y el método de registro.

23
De igual manera los objetivos específicos se atendieron y se cumplieron, ya que
conocimos el verdadero funcionamiento del almacén.
Los resultado obtenidos sin fueron los que se plantearon al inicio por lo que se
concluye que esta investigación fue muy enriquecedora e importante para
nosotros como estudiantes.
Concluimos el conocimiento del funcionamiento de un almacén es muy importante
para cualquier empresa que desee tener un desarrollo adecuado y maximizar las
utilidades reduciendo costos con ayuda del almacén.

RECOMENDACIONES

Para entender de mejor manera esta investigación se hacen las siguientes

recomendaciones
 Leer la unidad 4 del temario de administración de operaciones, así como el
marco teórico de esta investigación.
 Para entender mejor el funcionamiento e importancia de CAFIVER, se
recomienda visitar la página oficial www.cafiver.com asi como la
presentación disponible en el siguiente enlace:
http://es.slideshare.net/ericchamadali/cafiver-sa-de-cv
 Se recomienda leer el anexo de software de inventarios para comprender
de mejor manera como se lleva a cabo.

ANEXO

SOFTWARE PARA LA ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN

1. Manejadores de Bases de Datos

1.1 Adaptive Server Enterprise (ASE)

Es el motor de bases de datos (RDBMS) insignia de la compañía Sybase. ASE es
un sistema de gestión de datos, altamenteescalable, de alto rendimiento, con

24
soporte a grandes volúmenes de datos, transacciones y usuarios, y de bajo costo,
que permite:

 Almacenar datos de manera segura

 Tener acceso y procesar datos de manera inteligente
 Movilizar datos

1.2 InterBase
Es un sistema de gestión de bases de datos relacionales (RDBMS) desarrollado y
comercializado por la compañía Borland Software Corporation y actualmente
desarrollado por su ex-filial CodeGear.
Interbase se destaca de otros DBMS's por su bajo consumo de recursos, su casi
nula necesidad de administración y su arquitectura multi-generacional. InterBase
corre en plataformas Linux, Microsoft Windows y Solaris.

1.3 Microsoft Access

Es un programa sistema de gestión de base de datos relacional creado y

modificado por Microsoft para uso personal en pequeñas organizaciones. Es un
componente de la suite Microsoft Office, aunque no se incluye en el paquete
"básico". Una posibilidad adicional es la de crear ficheros con bases de datos que
pueden ser consultados por otros programas. Dentro de un sistema de
información, entraría dentro de la categoría de gestión, y no en la de ofimática,
como podría pensarse. Este programa permite manipular datos en forma de tablas

25
(la cual es la unión de filas y columnas), realizar cálculos complejos con fórmulas y
funciones, incluso dibujar distintos tipos de gráficas.

1.4 Microsoft Excel

Es una aplicación distribuida por Microsoft Office para hojas de cálculo. Este
programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente
en tareas financieras y contables.

1.5 My SQL
SQL es un lenguaje formal declarativo, estandarizado ISO, para manipular
información en una base de datos. SQL es un acrónimo (Structured Query
Language) ya que la ISO lo define con nombre oficial Data base Language SQL.
El SQL es un lenguaje de acceso a bases de datos que explota la flexibilidad y
potencia de los sistemas relacionales permitiendo gran variedad de operaciones
en éstos últimos.
Es un lenguaje declarativo de "alto nivel" o "de no procedimiento", que gracias a
su fuerte base teórica y su orientación al manejo de conjuntos de registros, y no a

26
registros individuales, permite una alta productividad en codificación y la
orientación a objetos.

1.6 Oracle
Descripción Oracle es un sistema de gestión de base de datos relacional (o
RDBMS por el acrónimo en inglés de Relational Data Base Management System),
desarrollado por Oracle Corporation, Se considera a Oracle como uno de los
sistemas de bases de datos más completos, destacando:
* Soporte de transacciones
* Estabilidad
* Escalabilidad
* Soporte multiplataforma.

2. Software para la Gestión de Capital Humano

2.1 Epicor
Administración del Capital Humano La Administración de Capital Humano (HCM)
se refiere a soluciones de administración del activo más valioso de la organización
sus empleados en una manera estratégica y coherente.
Ofreciendo Soluciones para Alcanzar sus Metas de Negocio Epicor provee un
conjunto robusto de software, flexible y configurable, de recursos humanos,
nómina y desarrollo de empleados que:

27
  Ofrece un valor de negocios mayor al agilizar la totalidad del ciclo de vida
del empleado
 Maneja reclutamiento y selección, administración de capacitación,
programas de beneficios y administración de desempeño
 Provee un gran cantidad de información y consejo a todos los empleados
vía accesos de autoservicio
 Promueve la eficiencia operativa al permitir que la totalidad de la fuerza de
trabajo se enfoque en objetivos clave de la compañía
 Contiene una poderosa aplicación de inteligencia de negocios que permite
el análisis estratégico de tendencias clave del negocio para planear y tomar
decisiones eficientemente

2.2 OrangeHRM

La gestión del capital humano en las empresas cada día ha cobrado una mayor
importancia. La necesidad de aprovechar al máximo su potencial, se ha convertido en una
necesidad en estos tiempos. Hoy en día existen herramientas que nos ayudan, en
múltiples actividades relacionadas con la gestión del capital humano, tal es el caso de
OrangeHRM Open Source el cual es un sistema de información de que nos facilita la
gestión de recursos humanos, además proporciona una amplia gama de características
para la gestión de la organización fundamentalmente el capital humano.

2.3 Tress

Sistema TRESS es la única solución en el mundo que desde su diseño combina

de manera transparente para el usuario final funcionalidad para la administración
de recursos humanos, nómina y control de asistencia. Esta ventaja de diseño,
aunada a la experiencia y enfoque de Grupo Tress Internacional en los mercados
de México y América Latina, ha permitido que nuestros cientos de clientes

28
obtengan substanciales ventajas competitivas y experimenten los siguientes
beneficios tangibles:
 Cálculo de obligaciones de acuerdo a la normatividad existente.

 Solución local para compañías globales con múltiples plantas que

requieren de integraciones con sistemas corporativos ERP, HRMS, MRP,
etc.

 Flexibilidad para configurar las políticas particulares de cada empresa.

 Fácil generación y administración de reportes por usuarios mediante

fórmulas configurables y exportación a diversos formatos y enlace directo
con Microsoft Office.

 Derechos de acceso por grupos, empleados confidenciales, campos

restringidosy bitácoras de cambios y procesos ejecutados.

 Arquitectura de tres capas para operar en redes LAN, WAN o Internet,

soportando esquemas multiempresa para cientos de usuarios y decenas de
miles de empleados.

 Facilidad de uso que permite a los usuarios un alto nivel de autosuficiencia

incrementando el valor que reciben de Sistema TRESS y reduciendo los
costos de operación al minimizar la necesidad de soporte técnico interno o
de Grupo Tress Internacional.

3. Software para Ventas y Marketing

29
3.1 Adempier
Es un proyecto guiado por la comunidad la cual desarrolla y soporta una solución
de código abierto para negocios del mismo nombre, la cual ofrece la funcionalidad
de Planificación de recursos empresariales, Administración de la Relación con los
Clientes y Administración de la Cadena de Suministro (derivado de sus siglas en
inglés: ERP, CRM, SCM respectivamente).
Funcionalidad de negocios de Adempiere
ADempiere cubre las siguientes áreas de negocio:
 Administración Planeación de Recursos (ERP)
 Administración de la Cadena de Suministro (SCM)
 Administración de la Relación con los Clientes (CRM)
 Análisis del Desempeño Financiero
 Solución Integrada de Punto de Venta (TPV - POS)
 Tienda Web Integrada

3.2 Oasis ERP

Descripción
Es una aplicación de código abierto de gestión empresarial del tipo ERP destinada
a empresas de pequeño y mediano tamaño.
Oasis está desarrollada en PHP-GTK y PostgreSQL. Actualmente se encuentra
disponible en español e inglés en su versión 3.0.7.

3.3 OpenXpertya

30
El propósito de Open Xpertya es cubrir ampliamente, y muy de cerca, todas
aquellas necesidades de gestión que una empresa de tamaño medio o grande
podría tener. Es la planificación global de todos los recursos de la empresa.

31