Tema 13. Automatización de Oficina. Herramientas Ofimáticas y Paquetes Integrados. Herramientas Ofimáticas de Uso Común PDF

TEMA 13. AUTOMATIZACIÓN DE OFICINA.
HERRAMIENTAS
OFIMÁTICAS Y PAQUETES INTEGRADOS.
HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS DE USO COMÚN
EN LA GENERALITAT VALENCIANA
13.1. Automatización de oficina. 13.2. Herramientas ofimáticas: Hojas de cálculo, Procesadores

de texto y Bases de datos. 13.3. Paquetes integrados. 13.4. Programas gráficos y de autoedición.
13.5. Herramientas ofimáticas de uso común en la Generalitat Valenciana.
Las características del software ofimático son las si-

13.1. AUTOMATIZACIÓN DE OFICINA guientes:
• Gran capacidad de almacenamiento de información.
• Facilidad de consulta y recuperación de la informa-
Las empresas necesitan guardar información sobre ción.
clientes, proyectos, empleados, etc. Para ello hacen uso de • Facilidad para modificar y tratar los datos.
los ordenadores y de las herramientas adecuadas que in- • Enorme potencia de cálculo.
corporan éstos con el fin de ser más productivos. • Capacidad para manejar información de todo tipo: tex-
tos, números, imágenes, sonidos, video, etc.
Se entiende por automatización de oficinas el conjunto
de tecnologías de la información y comunicación que per-
miten mejorar la productividad de los trabajos típicos de HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS:
oficina. HOJAS DE CÁLCULO,
13.2. PROCESADORES DE TEXTO,
Podemos definir la ofimática (oficina automática) como
BASES DE DATOS
la automatización de las tareas que se llevan a cabo en una
oficina. En algunos textos se utiliza la denominación de bu-
rótica como sinónimo de ofimática.
13.2.1. Herramientas ofimáticas
Las principales aplicaciones o herramientas que inclu-

yen los paquetes ofimáticos son las siguientes:
• El procesador de textos: sirve para escribir textos,
almacenarlos, recuperarlos, modificarlos y darles for-
mato.
• La hoja de cálculo: con la que se realizan cálculos ma-
temáticos, monetarios, científicos o estadísticos de una
manera rápida y sencilla. También se emplea para gene-
rar gráficos.
• Los gestores de base de datos: permiten almacenar y
consultar grandes conjuntos de datos.
• Los programas de presentaciones: utilizados para pre-
sentar proyectos o informes de una manera muy visual
y atractiva.
• Los programas de dibujo: permiten elaborar diseños
gráficos, montajes fotográficos, etc.
Figura 13.1. Paquete ofimático
• Los gestores de correo electrónico: sirven para enviar y
recibir mensajes escritos entre ordenadores.
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MANUAL CTO OPOSICIONES DE ENFERMERÍA
13.2.2. Herramientas ofimáticas • Asistente: al usuario se le presenta un asistente en un

cuadro de diálogo para que vaya eligiendo paso a paso
entre las diferentes opciones que se le van mostrando.
El proceso de incluir todas las funciones que poseen los • Asistente de ideas: el programa ofimático en ocasiones
programas ofimáticos (abrir, guardar, imprimir, cortar, co- sugiere alguna idea acerca de la tarea que se va a rea-
piar, pegar, insertar, corrector ortográfico…) generó un grave lizar (suele aparecer un asistente con un personaje, tal
problema: cómo poner todas estas posibilidades en manos como se muestra en la figura adjunta).
del usuario, sin que llegue a ser un auténtico quebradero • Tutorial: libro en formato electrónico que ofrece una des-
de cabeza. La solución vino con el uso de la interfaz gráfica cripción de las principales características y funcionalida-
de usuario (GUI), que permite que todas las tareas se pue- des del producto.
dan realizar más fácilmente mediante el ratón y no a base • Ayuda sensible al contexto: según estemos ejecutando
de comandos escritos. De esta forma aparecen en pantalla ciertas tareas dentro del programa serán accesibles algu-
los comandos de un programa mediante botones, colores, nas opciones, mientras que otras estarán desactivadas.
símbolos y ventanas.
Barras de botones
La interfaz tiene dos misiones principales:
• Informar al usuario acerca de los elementos que tiene a Consisten en un conjunto de iconos que poseen una se-
su disposición y para qué sirven. rie de funciones implantadas. Todos estos comandos se po-
• Ofrecer la posibilidad de elegir entre las distintas opciones. drían ejecutar mediante la barra de menús, pero de esta for-
ma resultan más accesibles, más rápidos y gracias al gráfico
Existen numerosos componentes que forman parte de del icono, más intuitivos. Estas barras de botones incluyen
todos los productos ofimáticos actuales. Vamos a describir las funciones que se emplean con mayor frecuencia.
a continuación alguno de ellos.
Cuadros de diálogo
Ayuda
Son ventanas donde se muestra al usuario varias opcio-
Todas las aplicaciones ofimáticas poseen un sistema de nes o posibilidades a escoger, de manera que la función
ayuda para poder aclarar dudas. Existen varios tipos de ayu- que se va a realizar resulte mucho más sencilla. Normal-
da, entre los que cabe destacar los siguientes: mente su funcionamiento no suele resultar complicado.
• Ayuda estándar: la más habitual y la que se utiliza con
mayor frecuencia. Suele incluir botones, ventanas, enla-
ces, índices, búsquedas temáticas, etc.
Lista Desplegable
Casilla de
verificación
Figura 13.3. Ejemplo de diálogo
Existen varios objetos posibles dentro de un cuadro de

Figura 13.2. Asistente diálogo (llamados controles):
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TEMA 13
• Botones de comando: ejecutan una determinada acción. Incrustación - vinculación de objetos

• Botones de opciones: presentan varias posibilidades,
teniendo que seleccionar uno de ellos. Una de las características principales de las aplicaciones
• Casillas de verificación: presentan diversas posibilida- ofimáticas es que se puede incluir información u objetos
des, pero esta vez se pueden elegir varias de ellas. creados con otras aplicaciones.
• Cuadros de texto: ofrece un recuadro para que poda-
mos escribir información dentro de él (por ejemplo para La técnica OLE (del inglés Object Linking and Em-
poner un nombre a un archivo). bedding, vinculación e incrustación de objetos) y DDE (Dy-
• Cuadros de número: que proporciona un espacio para namic Data Interchange, intercambio dinámico de datos)
que podamos escribir un valor numérico (por ejemplo, el permite compartir los datos entre distintas aplicaciones y
número de copias a imprimir). es utilizada en Windows. Gracias a ella, es posible vincular
• Cuadros de lista: es una lista que contiene diversas op- o incrustar información procedente de otras aplicaciones.
ciones, de forma que para seleccionar una de ellas se
hace clic con el botón izquierdo del ratón en su interior. • Para esta técnica son necesarios los siguientes elementos:
- Objeto: es una información que se crea con una apli-
Utilización de macrocomandos cación distinta a la que se utiliza y que se puede in-
sertar en ella.
Los macrocomandos son funciones que se ejecutan al - Archivo origen: archivo del cual procede el objeto.
pulsar de forma combinada dos o tres teclas. Un ejemplo - Archivo destino: archivo al cual se traslada el objeto.
típico de este tipo de macrocomandos son: Alt + X, Alt + C y - Vincular: un objeto vinculado es un puntero que se-
Alt +V, que se corresponden con cortar, copiar y pegar. ñala la posición que ocupan los datos en un archivo
de origen. Cuando se introducen cambios en dicho
Estos macrocomandos suelen ser siempre los mismos archivo, éstos se reflejan en el archivo destino (se
para todas las aplicaciones ofimáticas. Además, podemos puede especificar si dicha actualización se realizará
crear nosotros nuestra propia combinación de teclas para automática o manualmente).
realizar las funciones que queramos. Dado que los datos de un objeto vinculado se guar-
dan en el archivo de origen, los usuarios que necesi-
Importar – exportar ten editar (o actualizar) un vínculo deberán disponer
de la aplicación, tener acceso al archivo de origen y
• Importar: este componente permite reconocer docu- tener asignada la misma letra de unidad que el direc-
mentos o archivos que han sido creados por otros pro- torio que contiene los datos. Asimismo, si el archivo
gramas en nuestra aplicación ofimática. de origen se mueve o se elimina, el objeto vinculado
Existe incluso la opción de importar archivos de una he- tendrá que volver a crearse.
rramienta ofimática diferente a la que vamos a utilizar. - Incrustar: un objeto incrustado es una copia de la in-
Por ejemplo, podemos importar en un documento de tex- formación procedente de un archivo de origen; cuan-
to una gráficas que se hayan realizado con una hoja de do se introducen cambios en la información de dicho
cálculo. archivo, éstos no se reflejan en el objeto incrustado.
• Exportar: con esta opción, dejamos preparado el docu- Los usuarios que necesiten editar un objeto de este
mento o archivo para que pueda ser leído directamente tipo no precisarán acceder al archivo de origen. Los
por otra aplicación ofimática diferente. objetos incrustados requieren más espacio en la
base de datos que los objetos vinculados.
Zoom – vista preliminar
• Zoom: es la distancia a la que vamos a ver el documen- 13.2.3. Hoja de cálculo

to. Con esta herramienta podemos visualizar el archivo
desde lejos o acercarnos a él con una precisión muy ele-
vada. El cambio en la distancia a la que vemos el docu- Aparentemente, se podría decir que realiza las mismas
mento no implica que cambie dicho documento, tan sólo operaciones que una calculadora; sin embargo, las hojas de
lo vemos más cerca o más lejos. cálculo ofrecen una gran cantidad de ventajas sobre estas
• Vista preliminar: con este componente podemos ver en máquinas:
pantalla una reproducción con toda fidelidad de lo que • Se pueden almacenar las operaciones y recuperarlas
obtendremos al imprimir el documento. Este método de más adelante.
previsualización tiene un nombre informático muy carac- • Si nos equivocamos al introducir un dato, dentro de una
terístico: WYSIWYG (What You See Is What You Get), que serie de operaciones, es posible modificarlo sin repetir
quiere decir: lo que tú ves es lo que tú tienes. todo el proceso.
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• Permite realizar simulaciones, pudiendo cambiar datos No obstante, hay competidores como el Open Office
con el fin de observar los distintos resultados obteni- Calc, integrada en el paquete OpenOffice.org, de código li-
dos. bre (software libre). Los productos más novedoso son las
• Se pueden emplear en la creación de bases de datos, hojas on line como Google Spreadsheets, introducidas en
gráficas y documentos (facturas, presupuesto…) que in- junio de 2006.
tegren texto, imágenes, resultados de operaciones, etc.
Desarrollo de las hojas de cálculo
La primera hoja electrónica fue creada en el año 1978,

por Daniel Bricklin, y se llamó Visicalc. El programa le per-
mitía al usuario insertar matrices de cinco columnas y 20
filas. Posteriormente, el programa se fue modificando para
hacerlo más poderoso y práctico y así poder ser utilizado en
un microcomputador.
El mercado de las hojas electrónicas fue creciendo rá-

pidamente, a principios de la década de los 80 Visicalc fue
perdiendo auge entre los usuarios de la IBM-PC que usaban
microprocesadores Intel. Mitch Kapor creó LOTUS 1-2-3,
una hoja electrónica rápida que pronto se convirtió en el
estándar empleado en las industrias. Lotus no sólo hacía
el proceso más corto y fácil, sino que tenía un sistema de
referencia A1 (lo opuesto al sistema R1C1 de Visicalc), sino Figura 13.4. Logo LOTUS 1-2-3
que añadió gráficos para así posicionar las hojas electróni-
cas en el camino de ser el mejor paquete de presentación Componentes comunes de hojas de cálculo
visual de los datos.
Una hoja de cálculo es una estructura tabular de renglo-
Lotus fue la primera hoja electrónica en introducir las nes y columnas que permite una infinidad de aplicaciones.
celdas, los rangos y los macros. Una vez que se introducen los datos en la hoja de cálculo,
se pueden analizar y trabajar fácilmente con ellos.
Quattro Pro es un programa de planilla de cálculo desa-
rrollado originalmente por la empresa Borland International Está constituida por columnas, filas y celdas formadas
y, desde 1996, se incluyó en la compañía Corel Corporation, por la intersección de ambas. Las columnas se denomi-
como parte de su suite de oficina Corel WordPerfect Office. nan con letras y las filas se nombran con números ya que
Fue la principal competidora de Lotus 1-2-3. Comúnmente es fundamental la identificación para poder realizar la in-
se dice que Quattro Pro fue el primer programa en permitir serción de datos, de forma que las celdas se identifican
hojas múltiples en un solo archivo. con una letra, correspondiente a la columna y el número
correspondiente a la fila. El tamaño de las celdas es ajus-
Otra hoja de cálculo que también fue bastante empleada table, pero hay que tener en cuenta que cuando modifica-
en aquella época fue Framework. mos el ancho de una columna, cambiamos el ancho de
todas las celdas que están contenidas en esa columna.
El otro gran éxito de esa etapa fue Excel, creada original- Idéntica situación nos encontramos al modificar el alto de
mente para la 512k Apple Macintosh, en 1985. Excel fue una fila.
la primera hoja electrónica que usó una interface gráfica
con un menú de desplazamiento en la página y puntero de A la hora de introducir los datos, nos encontraremos con
mouse. Automáticamente se convirtió en la hoja electrónica que la hoja de cálculo asigna directamente el formato que
más fácil de usar, ya que no poseía la vieja interface de PC- hayamos designado, mientras que el formato de celda re-
DOS (el sistema operativo de IBM que muchos tenían en ferido al aspecto de la celda en sí, es también modificable,
ese momento). pudiendo trabajar con un conjunto de celdas (se denomina
"rango de celdas") aplicando una función a todo el conjunto.
Actualmente, Microsoft Excel domina el mercado de las
hojas de cálculo. Existen varias versiones de Excel tales Los principales elementos de trabajo son pues:
como: Excel 95, Excel 97, Excel 2000, Excel XP, Excel • Fila: conjunto de varias celdas dispuestas en sentido
2003, Excel 2007 o Excel 2010. horizontal.
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TEMA 13
Figura 13.5. Ejemplo de hoja de cálculo
• Título de fila: está siempre a la izquierda y nombra a las Por ejemplo, la celda que es la intersección de la fila 29
filas mediante números, que en el caso de Excel 97 van con la columna F, se denomina F29.
desde el 1 hasta el 65.536. • Rango: los rangos son una referencia a un conjunto de
• Columna: representa un conjunto de varias celdas dis- celdas de una hoja de cálculos. Se definen mediante le-
puestas en sentido vertical. tras y números. Se denomina mediante la celda de una
• Título de columna: se encuentra siempre arriba y nom- esquina del rango (generalmente, la superior izquierda),
bra a las columnas mediante letras, que en el caso de luego dos puntos y la esquina opuesta. Es decir, celda
Excel 97 van desde la A hasta la Z. Luego de la columna inicial y celda final del rango, separadas por dos puntos.
Z viene la AA, AB, AC, etc.; luego de la AZ viene la BA, la Por ejemplo, al rango que comprende las celdas C4, C5,
BB, la BC, etc.; y así sucesivamente. C6, C7, D4, D5, D6, D7, E4, E5, E6 y E7 se lo denomina
C4:E7.
Encabezados
de columnas Las funciones más usuales que se suelen realizar en
una hoja de cálculo son las siguientes:
• Introducción de datos: Dentro de una celda se puede
escribir un número, texto, fecha, o fórmula que se desee.
Encabezados
Para aceptar dicha información se pulsa Retorno.
de filas • Formato de celda: Se elige el ancho de columna y el alto
de fila, se elige el tipo de alineación, el formato, el tipo de
Figura 13.6. Elementos de una hoja de cálculo
letra, color, bordes, etc.
• Funciones: Se insertan funciones ya predefinidas por la
• Celda: es la intersección de una fila y una columna y en propia hoja de cálculo. Existen varios tipos: matemáti-
ella se introducen los gráficos, ya se trate de texto, núme- cas, trigonométricas, de fecha, de texto, estadísticas…
ros, fecha u otros datos. Una celda se nombra mediante Además suele existir la posibilidad de que un asistente
el nombre de la columna, seguido del nombre de la fila. vaya guiando al usuario para realizar este tipo de tareas.
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• Gráficos: se crean gráficos a partir de los datos introdu- Desarrollo de los procesadores de texto
cidos en las hojas de cálculo. Se pueden elegir diferen-
tes tipos: columnas, líneas, áreas, circulares… Hacia 1970 se lanzaron al mercado los primeros proce-
• Bases de datos: una hoja de cálculo puede servirnos sadores electrónicos de texto, que eran computadoras de-
para almacenar datos con vista a elaborar una base de dicadas, es decir, especializadas en el trabajo con textos.
datos. Se pueden crear listas, filtros, formularios, consul- Estas primeras máquinas permitían la manipulación de un
tas, búsquedas… texto mediante su visualización en una pantalla, de manera
• Macros: permiten agrupar en una sola las funciones que que resultaba posible corregir los errores antes de pasar al
vayamos a usar de una manera habitual, de tal forma proceso de impresión.
que al pulsar un botón determinado o una combinación
de teclas se ejecutarán todas las funciones juntas. En la década de los años 80 fueron lanzados al mer-
cado los primeros programas de procesadores de texto,
diseñados para usarse en computadoras personales (PC).
13.2.4. Procesadores de texto Eran simples editores que permitían mover palabras, cortar
párrafos, reacomodar textos y, a veces, alinear columnas
de texto, encabezados, resaltar en negritas y subrayar pa-
El procesador de textos es la herramienta ofimática labras.
más usada. Se emplea tanto en oficinas como en cual-
quier entorno, ya sea empresarial o doméstico. El conjunto Pronto aparecieron funciones agregadas a los procesa-
ordenador + procesador de textos + impresora ha despla- dores de texto, los correctores ortográficos, los diccionarios,
zado de manera clara y definitiva a la máquina de escribir. las macros (ejecución de tareas repetitivas). También se
crearon herramientas para la ordenación de listas, genera-
Un procesador de textos es un programa de aplicación ción de índices, tablas de contenido, aplicación de ecuacio-
que permite a un ordenador crear todo tipo de textos con el nes científicas y los métodos de línea roja (encontrar errores
fin de producir documentos escritos. con un simple vistazo).
Figura 13.7. Ejemplo de procesador de textos
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TEMA 13
Más adelante, los procesadores de texto comenzaron a

incluir funciones de creación y edición de todo tipo de grá-
ficos, hojas de cálculo, corrección gramatical, inserción de
hipertextos, lo que antes se tenía que hacer con diferentes
programas de diseño, de edición, hojas de cálculo, etc., e
incluso podemos elaborar objetos multimedia y publicarlos
en Internet.
Enumeremos, a continuación, los procesadores más co-

nocidos:
• El WORDSTAR, desarrollado por Micropro International,
emergió como el estándar de la industria en paquetes
de software. Prácticamente fue el primer procesador de
textos que fue utilizado en PCs. Se caracterizaba por uti-
lizar para las diversas operaciones un sistema de combi-
naciones de teclas, especialmente con la tecla “control”,
que obligaba a memorizar todas esas claves.
• El DisplayWrite fue el procesador incorporado en los sis-
temas de “mainframes” o computadores relativamente
grandes en las oficinas y empresas, suministrados por
la IBM. De funcionamiento más intuitivo que el WordStar Figura 13.8. Logotipo de MIcrosoft Word
inicial, también ha quedado de hecho casi en desuso.
• El WordPerfect fue seguramente el primer procesador
de uso ampliamente generalizado, especialmente en los • El Write es un procesador de texto muy simplificado, con-
computadores personales antes de difundirse el Windows tenido entre las aplicaciones que integran las versiones
como programa de operación básica de los mismos; y tam- 3.1 y 3.1 de Windows, utilizable para documentos relati-
bién en las primeras versiones del Windows (3.0 y 3.1). vamente cortos, tales como cartas comerciales; aunque
La versión 5.1 de WordPerfect, que se basaba directa- con suficientes posibilidades de variar diversos elemen-
mente en el sistema operativo DOS, fue el primer proce- tos como los tipos de letras, y otros.
sador ampliamente difundido, con el uso del ratón y de • El Notebook y el WordPad son también aplicaciones
los menús desplegables activados con el cursor o con la adecuadas para el procesado de textos, en un formato
tecla “Alt” en los que las opciones se seleccionaban con de codificación de texto genérico, bastante simplificadas
un cursor de desplazamiento horizontal. –especialmente el Notebook, ya que el WordPad es una
Posteriormente ha sido adquirido por la compañía Corel versión del Write contenida en Windows 95 y 98– que
(productora del CorelDraw para gráficos). sin embargo pueden utilizarse para operaciones senci-
• El AmiPro fue un procesador creado por la compañía Lo- llas de edición.
tus, productora de las primeras planillas electrónicas de • Notebook se caracteriza por tener una limitada capaci-
uso general, que si bien tuvo un uso extenso no ha sido dad en cuanto al tamaño de los documentos que admite;
mayormente utilizado en nuestro país. y como el Write y el WordPad, no habilitan la apertura
• El MS Works fue en realidad un paquete de programas simultánea de varios documentos.
para uso de oficina, presentado por la compañía Micro- • Open Office Writer. Procesador de textos que se incluye
soft, que comprendía un procesador de texto conjun- en el paquete de software ofimático OpenOffice.org, desa-
tamente con una planilla electrónica y un operador de rrollado bajo licencia GNU o “software libre”. Es gratuito, y
bases de datos. Existen en uso las versiones 3 y 4, pero existen versiones para distintos sistemas operativos.
en los últimos tiempos ha sido ampliamente suplantado
por el MS Word. Componentes comunes en los distintos
• El MS Word tuvo una versión que fue inicialmente pre- procesadores de texto
sentada como independiente (versiones Word 1.0 hasta
Word 6.0 y Word 95), pero inmediatamente ha sido inte- Veamos ahora algunas de las funciones típicas que tie-
grado al paquete llamado MS Office 97 (Word 97). nen en común los procesadores de texto.
En la actualidad parece ser el de uso más generalizado
en los ordenadores de uso personal o familiar, y en las A. La pantalla
oficinas privadas y públicas. Existen varias versiones de
Word, todas ellas exitosas: Word 97, Word 2000, Word La pantalla en los procesadores de texto suele aparecer
XP o 2002, Word 2003, Word 2007, Word 2010. divida en varias partes de arriba abajo:
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• Barra de título. Aparece el título del programa y del ar- • Borrado de datos: en un procesador es posible borrar
chivo en el que se está trabajando. tanto un carácter, como una palabra, una frase, un pá-
• Barra de menús. Aparecen las opciones del menú princi- rrafo o el documento entero. Para ello primero debe-
pal, que dan acceso a todas las funciones del programa. mos siempre seleccionar antes el texto que queremos
• Barra de herramientas. Compuesta por iconos que dan borrar.
acceso a las funciones más utilizadas del programa.
Pueden aparecer varias barras de herramientas a la vez. - Existen dos teclas principales de borrado:
• Área de edición. Apartado donde se escriben los docu- › Backspace o retroceso: elimina el texto que se
mentos. encuentra a la izquierda del cursor.
• Barra de estado. Aparece en la parte inferior de la pan- › Suprimir: elimina el texto que se encuentra a la
talla. En ella aparece información diversa sobre el do- derecha del cursor.
cumento, número de páginas, punto del documento en - Mover datos: consiste en trasladar texto de un lugar
el que se encuentra el cursor, etc. a otro. Se realiza con la función cortar (Ctrl + X), lle-
vando ese texto al portapapeles, para posteriormente
Además podemos encontrarnos con unas barras de hacer uso de la función pegar (Ctrl + V), colocando el
desplazamiento que se encuentran en los lados dere- texto allí donde el cursor estuviera situado.
cho e inferior de la ventana del documento. Se utilizan - Copiar datos: duplica texto de un lugar a otro. Se rea-
para desplazarse a otra parte del documento (arriba o liza con la función copiar (Ctrl + C) y posteriormente
abajo, o de izquierda a derecha). haciendo uso de la función pegar (Ctrl + V).
- Deshacer: invierte el último comando o elimina la últi-
B. Funciones de edición básica ma entrada que se haya escrito (Ctrl + Z). Se pueden
eliminar varias acciones al mismo tiempo.
• Introducción de datos: se puede introducir información
en cualquier parte del documento. Existen dos modos de • Funciones de letra: son funciones que se aplican a la
introducción de datos: letra de forma aislada (se puede aplicar a una letra, una
- Escribir: se va introduciendo texto, desplazando el palabra o un párrafo).
texto que ya había escrito hacia la derecha. - Tipo de letra, Fuente o Font: representa el tipo de le-
- Sobrescribir: el texto nuevo que se va introduciendo tra que vamos a usar para escribir el texto; por ejem-
va sustituyendo al texto antiguo. plo, Times New Roman, Arial, etc.
Barra de título Barra de menus Barra de formato Barra de herramientas

Reglas
Barra Horizontal
Barra de estado
Figura 13.9. La pantalla de los procesadores
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TEMA 13
- Cuerpo de letra: se refiere al tamaño de la letra. Ge- más distanciado del margen, excepto la primera
neralmente se mide en puntos. Ejemplo: 12 puntos. línea).
(1 punto equivale a 1/72 pulgadas).
- Estilo de fuente: aspecto visual que va a tener la - Alineación o justificación: posición que tiene el texto
fuente. Aquí entran conceptos tales como negrita, con respecto a un eje imaginario. Existen cuatro tipos
cursiva y subrayado. que se exponen seguidamente:
› Alineación izquierda: texto alineado a la izquierda.
- Cabe reseñar en este apartado las diferentes técni- › Alineación derecha: texto alineado a la derecha.
cas de generación de caracteres: › Alineación centrada: texto alineado al centro, ajus-
› Mapa de bits: el tipo de letra es una matriz de pun- tado a un eje imaginario supuestamente fijado en
tos o píxeles. Al aumentar el tamaño de los carac- el centro.
teres, estos puntos se hacen más evidentes y las › Alineación completa o justificada: el texto está
letras aparecen recortadas. alineado con dos ejes imaginarios, supuestamen-
› Vectorial y True Type: el tamaño de la letra se te fijados a cada lado del texto.
ajusta internamente por un sistema de vectores. › Tabulaciones: desplazan líneas individuales de tex-
Conserva siempre la misma resolución que sopor- to para que comiencen en un determinado punto
ten la pantalla e impresora. Se le suelen también de un renglón. Existen cinco tipos de tabuladores:
llamar fuentes escalables. izquierdo, centrado, derecho, decimal y de barra.
› Tipo de impresora: la impresora normalmente tra-
baja con los tipos que le envían las aplicaciones, - Columnas. Forma de distribuir la información esta-
pero también dispone de unos tipos propios. Con bleciendo una serie de marcas que van a servir de
estos tipos de letra se acelera mucho la impresión. tope. Existen dos tipos:
› Columnas tabulares: se introducen datos de iz-
Por último, resaltar que las aplicaciones MSDOS utilizan quierda a derecha.
la tabla de caracteres llamada ASCII, que consta de 256 › Columnas periodísticas: se introducen datos de
caracteres y que no contiene ni mayúsculas acentuadas arriba abajo. Cuando se termina la columna, se
ni otros caracteres necesarios para otros idiomas. En comienza la siguiente.
cambio, Windows utiliza el juego de caracteres de la ta-
bla ANSI, la cual sí que posibilita estas opciones. - Tablas: forma de encasillar información en una serie
de celdas, donde no hay un orden preestablecido a la
Cuando se cargan ficheros de texto creados con aplicacio- hora de escribir datos.
nes DOS, hay que realizar la oportuna transformación de - Numeración de líneas y páginas.
ASCII a ANSI, para evitar que en el texto aparezcan carac- - Tamaño de papel: el usuario puede indicar diferentes
teres extraños. tamaños de medidas, ya sean estándar o personali-
zadas. Por defecto se muestra el A4.
• Funciones de formato: son aplicadas al texto para cam- - Orientación: muestra la posición de la hoja a la hora
biar la apariencia en conjunto, no sólo a los caracteres, de ser imprimida. Puede ser de dos tipos:
sino principalmente a los párrafos y al documento ente- › Vertical.
ro. Las principales funciones son: › Horizontal o apaisada.
- Interlineado: distancia que separa las distintas líneas
de texto. Las opciones más habituales son sencillo,
espacio y medio y por último doble.
- Márgenes del documento: suelen ser cuatro, uno por
cada borde del papel, y sería la distancia desde dicho
borde hasta el comienzo del texto; aunque se ha aña-
dido uno más, que es el margen de encuadernación
(gutter) que se pone en el margen izquierdo.
- Sangría: distancia que existe entre el texto y el mar-
gen. Suele haber tres tipos de sangría:
› Izquierda: el texto se desplaza hacia la derecha.
› Derecha: el texto se desplaza hacia la izquierda.
› Especial: puede ser de dos tipos: sangría de pri-
mera línea (la primera línea guarda una mayor
distancia con respecto al margen que el resto
del texto) o sangría francesa (todo el texto está Figura 13.10. Tamaño y orientación del papel
237
- Encabezado y pie de página: en principio son ele- relaciones que se pueden usar. Permite usar conexiones
mentos fijos en todas las páginas, aunque se pueden muchos a muchos.
configurar. Su finalidad es expresar un determinado • Base de datos relacional: están formadas por tablas o
texto en todas las páginas, como por ejemplo el título estructuras bidimensionales que incluyen una sucesión
de un libro y su autor en el encabezado, y el número de registros del mismo tipo.
de página en el pie.
Desarrollo de las bases de datos
13.2.5. Bases de datos En la década de los años 60, y con la aparición de los
discos, se empezaron a crear las primeras bases de datos
que eran de tipo jerárquico y de red.
Una base de datos se define como un fichero en el cual
se almacena información (conjunto de datos homogéneo) En la década de los años 70, Edgar Frank Codd en su ar-
en campos o delimitadores, teniendo acceso a ella poste- tículo "Un modelo relacional de datos para grandes bancos
riormente tanto de forma separada como de forma conjunta. de datos compartidos" definió el modelo relacional y publicó
Se utiliza para recoger grandes cantidades de información. una serie de reglas para la evaluación de administradores
de sistemas de datos relacionales. Así nacieron las bases
Normalmente el número de campos (columnas) que se de datos relacionales.
pueden tener en una base de datos varía según las nece-
sidades, de forma que después se pueda explotar la infor- A partir de los aportes de Codd, el multimillonario Larry
mación de forma ordenada y separada, aunque el resto de Ellison desarrolló la base de datos Oracle, el cual es un sis-
la información sigue almacenada y guardada en la base de tema de administración de base de datos, que se destaca
datos. por sus transacciones, estabilidad, escalabilidad y multipla-
taforma.
Al conjunto de información contenida en la base de
datos y programas de aplicación para su creación, modifi- Las bases de datos relacionales con su sistema de ta-
cación, actualización, recuperación y realización de infor- blas, filas y columnas, pudieron competir con las bases de
mes escritos se denomina sistema de gestión de base datos jerárquicas y de red, ya que su nivel de programación
de datos (SGBD) o DBMS (de Database Management era bajo y su uso muy sencillo.
System).
Posteriormente, en la época de los ochenta también se
desarrollará el SQL (Structured Query Language) o, lo que
es lo mismo, un lenguaje de consultas o lenguaje declara-
tivo de acceso a bases de datos relacionales que permite
efectuar consultas con el fin de recuperar información de in-
terés de una base de datos y hacer cambios sobre la misma
de forma sencilla, además de analizar grandes cantidades
de información y permitir especificar diversos tipos de ope-
raciones frente a la misma información, a diferencia de las
bases de datos de los años ochenta que se diseñaron para
aplicaciones de procesamiento de transacciones.
En la década de los 90, la investigación en bases de da-

tos giró en torno a las bases de datos orientadas a objetos.
Figura 13.11. Sistema Gestor de Base de Datos (DBMS) Las cuales han tenido bastante éxito a la hora de gestionar
datos complejos en los campos donde las bases de datos
relacionales no han podido desarrollarse de forma eficiente.
Las distintas técnicas para definir las relaciones entre Así se desarrollaron herramientas como Access del paquete
datos han dado lugar a los distintos tipos de bases de datos: de Microsoft Office que marcan el inicio de las bases de
• Bases de datos jerárquica: maneja estructuras en árbol. datos orientadas a objetos.
Las relaciones son del tipo uno a muchos. Esta estructu-
ra se almacena usando punteros como enlace entre los En la actualidad, las tres grandes compañías que domi-
distintos registros. nan el mercado de las bases de datos son IBM, Microsoft y
• Bases de datos en red: no existe límite ni en el tipo ni Oracle. Por su parte, en el campo de internet, la compañía
en los registros que pueden intervenir en las distintas que genera gran cantidad de información es Google.
238
TEMA 13
Existe una gran variedad de software que permiten crear y cros, bien a través de un lenguaje de programación que
manejar bases de datos con gran facilidad: Microsoft Access contenga instrucciones específicas para el tratamiento
(en todas sus versiones), Lotus Approach, Paradox, Oracle. de información estructurada.
Componentes comunes en las bases de datos
Las principales características que tienen las bases de

datos son las siguientes:
• Independencia de los datos. Los datos no dependen del
programa, y por tanto cualquier aplicación puede hacer
uso de los datos.
• Disminución de la redundancia. Llamamos redundan-
cia a la existencia de duplicación de los datos, al reducir
ésta al máximo conseguimos un mayor aprovechamiento
del espacio y además evitamos que existan inconsisten-
cias entre los datos. Las inconsistencias se dan cuando
nos encontramos con datos contradictorios.
• Seguridad: Posibilidad de controlar el acceso a la infor-
mación, impidiendo su uso a personas no autorizadas.
• Acceso múltiple: Es posible que varios usuarios puedan Figura 13.12. Ejemplo de base de datos
utilizar la información almacenada en una misma base
de datos. • Por último hablamos de la indexación que es una for-
• Protección contra errores: Existen mecanismos de re- ma de organizar los datos dentro de una base de datos,
cuperación en caso de fallos del ordenador o del propio de forma que a la hora de buscar, consultar y manejar
usuario. los datos en general, se hace más fácil su manejo. Sería
• Se visualizan normalmente como una tabla de una hoja como un índice dentro de un libro para poder encontrar
de cálculo, en la que los registros son las filas y las co- una información determinada.
lumnas son los campos.
• Permiten realizar un listado de la base de datos.
• Permiten la programación a usuarios avanzados.
13.3. PAQUETES INTEGRADOS
Dentro de las bases de datos se distinguen diversos ti-
pos de objetos, entre ellos cabe destacar los siguientes:
• Tablas: son el objeto más importante de una base de da- Los paquetes informáticos integrados o suite ofimática
tos, ya que se utilizan para organizar y presentar la infor- son un conjunto de programas que se reúnen en un solo
mación. En realidad, una tabla sería una base de datos paquete y que proporcionan todos los servicios ofimáticos
simple, ya que siempre contiene un conjunto de datos que se han descrito en el apartado anterior. Este formato es
organizados. Cada tabla se compone de campos y regis- muy útil, ya que permite distribuir un conjunto de aplicacio-
tros, organizados en columnas y filas respectivamente. nes ofimáticas como procesador de textos, hoja de cálculo,
• Consultas: la información de las tablas se tratan me- base de datos, software de presentaciones y otras aplica-
diante consultas, que son filtros que empleando un de- ciones más pequeñas del mismo, integrándose todas ellas
terminado criterio seleccionan la información de una ta- perfectamente para poder realizar todas las tareas que son
bla para ser tratada. necesarias llevar a cabo en una oficina.
• Formulario: es una ventana que permite mostrar y editar
la información por medio de diferentes controles (boto- Una característica fundamental que ha de cumplir cualquier
nes, cuadros de texto, etiquetas, etc.). Los formularios aplicación ofimática es su portabilidad, es decir, la posibili-
en sí no almacenan la información, sólo permiten acce- dad de trasladar información hacia otros programas.
der a los datos que están guardados en una tabla.
• Informes: se crean para ofrecer una presentación perso-
nalizada de una determinada información. Los informes 13.3.1. Los diferentes tipos de paquetes integrados
permiten controlar el resumen de la información, agru-
par los datos y ordenarlos de la forma deseada.
• Programación/macros: los programas de gestión de La suite o paquete más conocido es Microsoft Office.
base de datos ofrecen algún tipo de programación para Esta suite integra todas las aplicaciones descritas de la em-
usuarios avanzados, bien mediante un lenguaje de ma- presa Microsoft:
239
• Procesador de textos Word. sitivas o empleando transparencias con un retroproyector.

• Hoja de cálculo Excel. Actualmente, estos medios han sido sustituidos por un or-
• Base de datos Access. denador conectado a un proyector multimedia que muestra
• Software de presentaciones PowerPoint. a mayor tamaño el contenido de la presentación que apare-
• Agenda y gestor de correo electrónico Outlook. ce en la pantalla del ordenador.
Otras suites ofimáticas conocidas son:

- Corel Wordperfect Office Suite.
- IBM Lotus Smartsuite.
- OpenOffice.org.
PROGRAMAS GRÁFICOS
13.4. Y DE AUTOEDICIÓN
13.4.1. Programas gráficos y de presentaciones
Un gestor de gráficos y presentaciones crea y manipula

imágenes y exposiciones informatizadas.
Figura 13.13. Ejemplo de programa de presentaciones
Los gestores gráficos permiten una representación grá-
fica de datos cuantitativos de operaciones realizadas en
la oficina. Estos gráficos hacen que los datos se vean más Entre las funcionalidades básicas que tienen estas apli-
interesantes y atractivos, y que sean más fáciles de leer y caciones están las siguientes:
evaluar. También pueden servir de ayuda en el análisis y la • Los paquetes gráficos incluyen filtros para importación/
comparación de datos. exportación de datos, gráficos, textos…
• Permiten inserción de imágenes gráficas, diagramas de
Después de crear un gráfico, éstos pueden ser mejora- barras y tablas.
dos y hacer hincapié en cierta información, agregando ele- • Permite el dibujo a mano alzada.
mentos para gráficos, como rótulos de datos, una leyenda, • Permiten todas las características incluidas en la barra
títulos, líneas de tendencia, líneas de división, etc. de herramientas dibujo (seleccionar y agrupar, rotar/gi-
rar, dimensionar, posicionar en primer o segundo plano).
Normalmente, estas aplicaciones muestran la posibili- • Se pueden manipular textos.
dad de comunicarse con otras (hojas de cálculo, bases de • Permiten efectos de transición entre las diapositivas,
datos, etc.) de donde se pueden obtener los datos cuya re- con el fin de conseguir una sensación de profesionalidad
presentación gráfica se desea, e incluso en muchos casos en la presentación.
aparecen integrados con dichas aplicaciones. • Existen fondos de página predeterminados.
• Asimismo, todos estos programas incluyen una amplia
Las aplicaciones de presentación generan una secuen- librería de gráficos.
cia de diapositivas, notas para el ponente y la proyección
del documento en la pantalla de un ordenador a modo de Los principales programas que han aparecido en el
película. Cada diapositiva puede estar formada por diferen- mercado son los siguientes:
tes tipos de objetos: textos gráficos, imágenes, vídeos, so- • Harvard Graphics: fue el primer programa que salió para
nidos, etc. presentaciones gráficas.
• Powerpoint: es el principal programa de presentaciones
Las presentaciones se emplean en campos muy diver- del mercado.
sos (exposición de trabajos, exposiciones comerciales, cam- • Picture it: programa de Microsoft que permite editar, re-
pañas publicitarias, etc.), pero siempre con el mismo propó- tocar y archivar las fotos digitales de forma sencilla.
sito, exponer algo a los demás. • Corel Draw Graphics Suite: paquete diseñado para el
entorno gráfico de Windows. Posee varios programas ta-
Antes de la aparición de este tipo de programas, las pre- les como: CorelDraw, CorelChart, CorelPhotopaint, Corel-
sentaciones se realizaban utilizando proyectores de diapo- Show y CorelMove.
240
TEMA 13
• Micrograph Designer: programa de ilustración para catálogo a color o un folleto informativo con alto contenido
Windows. gráfico.
• Graphic Works: paquete gráfico que incluye: Draw, Phto-
magic, Orgchart, Winchart y Slideshow. Las soluciones más profesionales para estos propósitos
• Lotus Freelance: programa para diseñar gráficos y pre- son los programas de DTP (de Desktop publishing o Autoedi-
sentar informaciones. Está incluido dentro del paquete ción). Estos programas tienen funciones mucho más avan-
Lotus SmartSuite Office. zadas para el diseño de las páginas, el manejo de bloques
• Adobe Photoshop: aplicación informática en forma de de texto, control tipográfico, gestión del color y colocación
taller de pintura y fotografía que trabaja sobre un lienzo de imágenes.
y que está destinado para la edición, retoque fotográfico
y pintura a base de imágenes de mapa de bits. La forma en que los programas DTP manejan el texto es
• Adobe Ilustrator: permite crear gráficos vectoriales dis- bastante diferente, y mucho más flexible que en un procesa-
tintivos para cualquier proyecto. dor. Los textos y gráficos se pegan como si fueran recortes que
se pueden mover libremente por la página, o de una página a
otra; reservarse al lado de la página, sobre la “mesa de traba-
13.4.2. Programas de autoedición jo”. El texto que no cabe en un bloque, fluye hacia otro bloque,
que se indica con el programa. Esto permite composiciones
complejas y creativas de texto e imagen, como las que tene-
Un procesador está pensado para documentos de ofi- mos en las revistas o catálogos; por otra parte, también puede
cina o correspondencia, informes, apuntes, etc., pero no automatizarse el flujo de texto para crear distribuciones más
para un uso intensivo de imagen o tratamientos especiales regulares y simples (como en el texto de un informe o un libro).
del texto. Por ejemplo, podríamos escribir fácilmente una
novela o un libro de poesía tal como se imprimiría, pero Algunos conceptos de los más comunes utilizados en los
difícilmente seríamos capaces de maquetar una revista, un paquetes de autoedición son:
Figura 13.14. Programa de autoedición
241
• Portada: primera página de una publicación. 2. Si está creado el acceso directo en el Escritorio, hacer
• Historia o cuento: colección de textos reconocidos como doble clic sobre dicho icono.
una unidad conexa. 3. Si está el icono incluido en la barra de Inicio rápido, ha-
• Sumarios: se utilizan para resumir las ideas generales de cer clic sobre él.
una página y romper así la linealidad de la misma. 4. Clic en el botón derecho → Nuevo → Documento de
• Esquematizador: es una herramienta que sirve de índice Word.
con el fin de guiar una publicación.
Los programas de autoedición más utilizados son:

• Adobe InDesign/Adobe Pagemaker: éste último llegó
hasta la versión 6.5, pero ha sido sustituido por InDesign
como herramienta de maquetación muy bien integrada
con programas de gráficos del mismo fabricante, y con
una interfaz semejante.
• QuarkXpress es estrictamente una herramienta profe-
sional, la que suelen utilizar en las imprentas. Según pa-
rece, el programa no sirve más que para publicaciones
impresas y tiene escaso o nulo soporte para edición de
html o para la pantalla.
• Corel Ventura es un viejo programa que después de
muchas vicisitudes fue adquirido por Corel. Algunas
versiones de CorelDraw (como la versión 5 de hace
unos años) incluían Ventura, pero ahora se vende por
separado.
HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS DE
13.5. USO COMÚN EN LA GENERALITAT
VALENCIANA Figura 13.15. Cómo iniciar Word
Una vez ejecutada la aplicación aparecerá la pantalla

13.5.1. Microsoft Word principal, sobre la que sitúan todos los elementos necesa-
rios para trabajar con Word.
Aunque ya vimos las características de la pantalla cuan-

Microsoft Word es el procesador de textos que viene in- do hablamos de los procesadores de texto en general, vol-
tegrado en el conjunto de aplicaciones MS-Office de Micro- vemos a repasar todos y cada uno de los elementos que nos
soft. Es un programa informático que permite crear diferen- podemos encontrar al abrir el programa.
tes tipos de documentos como cartas, informes, exámenes,
artículos de revistas, apuntes, libros, etc. Barra de título
Para utilizar cualquier aplicación ofimática, en primer lu- Indica el icono de la aplicación, el nombre del programa
gar es necesario que ésta se encuentre instalada en nues- y del documento que estamos utilizando y los botones Mini-
tro ordenador. mizar, Restaurar/Maximizar, Cerrar.
- Minimizar. Oculta la aplicación mostrando un icono
Para proceder a dicha instalación se utilizarán los dis- en la barra de tareas de Windows. Para volver a la
cos originales proporcionados por el fabricante. Se deben aplicación sólo será necesario hacer clic sobre dicho
seleccionar las opciones a instalar e introducir el código de icono.
licencia para autentificar nuestra copia de Microsoft Word. - Maximizar. La ventana pasa a ocupar la pantalla
completa.
Una vez instalada la aplicación, para empezar a utilizar- - Restaurar. Cuando la ventana está maximizada, este
la el primer paso será ejecutarla. Para ello existen varias botón devuelve el tamaño al estado que tenía ante-
maneras: riormente.
1. Clic sobre Inicio → Programas → Microsoft Word. - Cerrar. Cierra la aplicación.
242
TEMA 13
Barra de menús diferentes configuraciones de formato tales como negrita,

cursiva, subrayado, alineación, color, etc.).
Muestra los menús que podemos utilizar para trabajar
con el procesador de textos. Para desplegar el menú, situa- Regla
remos el ratón sobre la opción deseada y haremos clic con
el botón izquierdo o primario, inmediatamente observaremos Ofrece información sobre el ancho y el largo del docu-
como el menú se despliega mostrando todas sus opciones. mento y además permiten configurar parámetros como el
margen del documento, la sangría, las tabulaciones, etc.
Barra de herramientas
Barras de desplazamiento
Presenta un conjunto de botones que permiten trabajar
con el procesador de textos de una forma más rápida que Se utilizan para desplazarse por el documento sobre el
con los menús. Para utilizar cualquiera de las opciones dis- que estamos trabajando.
ponibles situaremos el puntero del ratón sobre el botón que
deseamos accionar y haremos clic con el botón izquierdo Área de trabajo o edición
del ratón, e inmediatamente la acción se llevará a cabo.
Es el lugar donde escribimos el texto de los documentos
Para visualizar las barras de herramientas, selecciona- que vamos a crear con el procesador de textos.
mos la opción del menú Ver → Barra de herramientas. Si el
nombre de la barra está marcado, entonces ya esta visible Barra de estado
en la ventana de Word, si no, basta con hacer clic sobre la
barra que necesitemos. Las barras más utilizadas son la Es- Ofrece información sobre el documento en el que es-
tándar (da acceso a funciones como guardar, imprimir, cor- tamos trabajando, por ejemplo, el número de página, la
tar, copiar, pegar) y la de Formato (que permite seleccionar sección, el número total de páginas, la distancia desde la
BARRA DE TÍTULO BARRA DE MENÚ BARRA DE HERRAMIENTAS
REGLAS
PANEL DE TAREAS
AREA DE
TRABAJO
BARRA DE DESPLAZAMIENTO
BARRA DE ESTADO
Figura 13.16. La ventana de Word
243
Figura 13.17. Ejemplo de barra de herramientas
parte superior de la página, la línea, la columna y si se en- Crear, abrir, guardar y salir de documentos de Word
cuentran activas algunas funciones especiales como la de
sobrescribir. Para crear un documento nuevo tenemos estas dos op-
ciones:
El desplazamiento por la ventana de Word
• Hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas.
Cuando escribimos un texto sobre el área de edición, • Ir al menú: Archivo → Nuevo… En cuyo caso aparece un
aparece una pequeña línea vertical que parpadea: es el cuadro de diálogo en el que debemos seleccionar Docu-
punto de inserción. El punto de inserción indica el lugar mento en blanco y hacer clic en Aceptar.
donde se va a escribir el texto que tecleamos. Al escribir
un texto, el punto de inserción se va desplazando hacia la Para abrir un documento ya existente tenemos estas
derecha. otras tres opciones:
Cuando llega al final de una línea, pasa automáticamen- • Hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas.
te a la siguiente línea, y así sucesivamente. Solo cuando • Ir al menú: Archivo → Abrir… En la lista desplegable
queramos cambiar de línea de forma manual, deberemos Buscar En, localizamos la carpeta en la que se encuen-
utilizar la tecla Enter. tra el documento y seleccionamos el nombre del archivo
que queramos abrir. A continuación hacemos clic sobre
Para movernos por el texto podremos utilizar el teclado el botón Abrir y el contenido del documento aparecerá en
de la manera siguiente: el área de edición.
• Utilizaremos los cursores. • Combinación de teclas Ctrl + A.
• Tecla Inicio. Nos lleva al principio de la línea en la que
estamos.
• Tecla Fin. Al pulsarla nos traslada al final de la línea en la
que nos encontramos.
• Tecla AvPág. Permite pasar a la ventana siguiente
cuando tenemos mucho texto escrito. No se correspon-
de exactamente con un avance de página de un docu-
mento.
• Tecla RePág. Permite pasar a la ventana anterior.
• También podemos utilizar el ratón, ya que al hacer clic
sobre el texto el puntero de inserción se colocará en el
sitio elegido.
Para rectificar un texto se pueden utilizar las siguientes

teclas: Figura 13.18. Abrir un documento en Word
• Supr. Borra el carácter que aparece a la derecha del pun-
to de inserción.
• Retroceso o Backspace. Elimina el carácter que se en- Word permite tener abiertos varios documentos de for-
cuentra a la izquierda del punto de inserción. ma simultánea. Para cambiar de uno a otro tenemos que
entrar en el menú Ventana y hacer clic sobre el nombre del
Debemos fijarnos si está activada la opción sobrescri- documento que se desea cambiar.
bir, ya que, si está activada, el nuevo texto que escribamos
reemplazará al anterior. Esta opción se activa y desactiva Para guardar un documento tenemos estas otras tres
con la tecla Insert o haciendo doble clic sobre el botón SOB opciones:
que aparece en la barra de estado. Cuando SOB aparece en
negro, indica que está activado, y si está en gris indica que • Hacer clic sobre el botón de la barra de herramien-
está desactivado. tas.
244
TEMA 13
• Ir al menú: Archivo → Guardar. Si es la primera vez que

guardamos un documento, y éste no tiene nombre, apa-
rece el cuadro de diálogo Guardar como… Si queremos
guardar dicho documento con un nombre diferente al Vista Normal Vista Esquema
que tiene, deberemos elegir la opción: Archivo → Guar-
dar como… Vista Diseño Web Vista Diseño de
• Combinación de teclas Ctrl + G. impresión
En este caso se nos mostrará un cuadro de diálogo en el
que debemos seleccionar:
Figura 13.19. Barra de herramientas. Vistas
- El nombre que asignaremos al archivo.
- La unidad y la carpeta en la que lo queremos guar-
dar. • Modo Vista Normal. Muestra los formatos de la fuente
y párrafo del documento. Permite ver los saltos de pá-
Este cuadro de diálogo se sitúa en la carpeta Mis Do- gina. En cambio no muestra cómo queda la página im-
cumentos por defecto, dado que lo habitual es almacenar presa, ni tampoco los encabezados ni pies de página.
los documentos en dicha carpeta; pero nosotros podemos Tampoco se muestran las figuras creadas con la barra
seleccionar cualquier otro lugar donde almacenarlo. de herramientas Dibujo, ni los márgenes o bordes de
columna.
La extensión que asigna Word a los documentos es .doc • Modo Vista Esquema. Permite ver la estructura del do-
de manera que cuando encontremos un archivo con esa ex- cumento: se muestra el contenido del archivo y es posi-
tensión sabremos que está elaborado con Word. En cambio ble organizarlo por niveles.
para las plantillas la extensión es .dot • Modo Vista Diseño Impresión. Permite ver los documen-
tos con gráficos u objetos, encabezados y pies de página,
Las siguientes veces que guardemos este archivo ya ten- notas a pie y al final, márgenes y bordes de columnas.
drá asignado el nombre, por lo tanto al guardar se reempla- Con este comando se verá el documento tal y como apa-
zará el anterior sin preguntarnos nada. recerá impreso.
• Modo Vista Diseño Web. Permite visualizar documentos
Para cerrar un documento tenemos estas otras tres op- tal y como aparecerán en la venta de un explorador de
ciones: Internet.
• Opción menú Archivo → Cerrar. Se cierra el documento
que tenemos activo. Si no se han guardado las últimas Opciones del menú Edición
modificaciones realizadas en el documento, el programa
pregunta si deseamos guardar los cambios. Word permite realizar gran cantidad de operaciones con
texto de un documento, por ejemplo buscar palabras, re-
• Hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana del emplazar, cortar, copiar y pegar un texto de un sitio a otro o
documento. Realiza la misma acción que en el apartado borrar un texto. Pero para ello lo primero que tenemos que
anterior. hacer es seleccionarlo.
• Opción menú Archivo → Salir. Para salir del proce-
sador. En el caso de que no se hayan guardado las Veamos ahora las diferentes formas de poder seleccio-
últimas modificaciones realizadas sobre el/los docu- nar un texto:
mentos que tengamos abiertos, el programa nos irá
preguntando si deseamos guardar los cambios reali- A. Deshacer
zados.
Esta función se utiliza para deshacer la última operación
• Hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana de la que hemos realizado; por ejemplo, si borramos una parte
aplicación. Realiza la misma acción que en el apartado del texto por error, podemos utilizar la función deshacer
anterior. para recuperar el texto perdido.
La visualización de documentos en Word Para utilizar la función deshacer podemos hacerlo de

tres maneras:
Los documentos de Word pueden desplegarse de dife- • Menú Edición → Deshacer
rentes formas en la ventana de aplicación. Para ver todas
las posibilidades nos posicionaremos en el menú Ver y ele- • Hacer clic en el botón de la barra de herramientas
giremos entre ellas o pulsaremos sobre el botón correspon- estándar.
diente en la barra de herramientas Vistas: • Utilizando la combinación de teclas Ctrl + Z.
245
Si utilizamos el botón de la barra de herramientas, des- • Menú Edición → Rehacer.

hará la última operación; si deseamos deshacer varias ope- • Hacer clic en el botón de la barra de herramientas
raciones, haremos clic sobre la flecha del botón y se des- estándar.
plegará el listado de operaciones que podemos deshacer. • Utilizando la combinación de teclas Ctrl + Y.
C. Cortar, copiar y pegar
En todos los sistemas Windows y en el resto de sistemas

se ha introducido el sistema OLE (Object Linking and Em-
bedding), que sirve para la vinculación e incrustación de ob-
jetos, permitiendo intercambiar información entre partes de
un documento. Este sistema se basa en la existencia de un
elemento denominado portapapeles, que es el encargado
de almacenar la información en los proceso de intercambio.
Figura 13.20. Opción Deshacer
B. Rehacer Texto
seleccionado
Posee la utilidad opuesta a la anterior, es decir, cuan- Cortar
do hacemos clic se rehace la última acción deshecha. Por Portapapeles Pegar Destino
supuesto, es necesario haber deshecho algo anteriormente Copiar
para poder utilizar esta función. Texto

seleccionado
Para utilizar la función deshacer podemos hacerlo de Figura 13.22. Funcionamiento del portapapeles
tres maneras:
SELECCIÓN MÉTODO IMAGEN
Seleccionar una palabra Doble clic sobre la palabra
Seleccionar un texto Clic y arrastre con el ratón
Clic en el margen izquierdo del documento

Seleccionar una línea
a la altura de la línea que vamos a seleccionar
Pulsar la tecla Ctrl y, manteniéndola pulsada,

Seleccionar una frase
hacemos clic en cualquier parte de la frase
Doble clic en el margen izquierdo del documento

Seleccionar un párrafo
o triple clic en cualquier parte del párrafo
Situar el punto de inserción al comienzo del texto

a seleccionar. Pulsar la tecla Mayúscula
Seleccionar con el teclado y manteniéndola pulsada nos desplazamos
con los cursores a izquierda, derecha, arriba
o abajo
Hacer triple clic con el ratón en el margen

izquierdo del documento, o en el menú
Seleccionar todo el documento
( GLFLy Q6 HOHFFLRQDUWRGRR F RQODF RP ELQDFLy Q
de teclas Ctrl + E
Figura 13.21. Opciones de selección de texto
246
TEMA 13
El funcionamiento básico consiste en seleccionar una Su funcionamiento se basa en una estructura llamada
parte de un documento, cortarlo o copiarlo con lo que lo LIFO (Last Input, First Ouput), que quiere decir que el úl-
desplazamos al portapapeles, situarnos en otro lugar y pe- timo que entra es el primero en salir, de tal manera que
garlo para introducir el contenido del portapapeles. el último recorte es el que se inserta al ejecutar la acción
• Cortar. Se utiliza para mover la selección al portapape- de pegar.
les, de manera que la selección se borra del documento
trasladándose a dicho elemento. Para acceder a este portapapeles: Menú Edición → Por-
• Copiar. Crea una copia de la selección en el portapape- tapapeles de Office.
les, mantiene el bloque seleccionado en su lugar original
y además crea la copia. E. Buscar
• Pegar. Inserta el contenido del portapapeles en la posi-
ción en la que nos encontremos con el cursor. Permite recorrer todo el documento en busca del texto
especificado en el cuadro de texto. Para acceder a la opción
Para cortar, copiar y pegar, podemos usar diferentes buscar, tenemos dos opciones:
procedimientos: • Menú Edición → Buscar.
• Utilizando el menú Edición y eligiendo una de las op- • Combinación de teclas Ctrl + B.
ciones.
• Utilizando la barra de herramientas estándar. F. Reemplazar
• Utilizando las combinaciones de teclas: (Ctrl +X, Ctrl +
C, Ctrl + V). Se utiliza para buscar un texto en un documento y re-
emplazarlo por otro. Para acceder a la opción Reemplazar,
tenemos dos opciones:
• Menú Edición → Reemplazar.
• Combinación de teclas Ctrl + L.
Cortar Copiar Cortar

Ctrl+X Ctrl+C Ctrl+V
Figura 13.23. Menú Edición y barra de herramientas (Cortar,

Copiar y Pegar)
D. Portapapeles de Office Figura 13.25. Buscar y Reemplazar
El portapapeles de Office es una mejora con respecto G. Ir a...

al portapapeles de Windows. En este caso, cada vez que
ejecutamos la acción de copiar o cortar, el portapapeles Permite ir a una parte determinada del documento, un
de Office conserva el contenido, creando un listado de número de página, un salto de sección, etc. Para acceder a
elementos que se han enviado al portapapeles, de ma- la opción Ir a, tenemos dos opciones:
nera que podemos seleccionar cualquiera de ellos para • Menú Edición → Ir a…
pegarlo. • Combinación de teclas Ctrl + I.
Formato Fuente
Portapapeles Portapapeles
Windows Office
El formato de la fuente se refiere a todas las característi-
cas que podemos asignar a una fuente o tipo de letra. Éste
se puede modificar antes de escribir el texto o cuando ya
Recorte_4
está escrito.
Recorte_3
Recorte
Recorte_2 En el primer caso seleccionamos el formato que que-
Recorte_1
remos, y después comenzamos a escribir el texto que lle-
vará el formato definido, mientras que en el segundo caso
seleccionamos primero el texto y después le asignamos el
Figura 13.24. Funcionamiento del portapapeles de Office formato.
247
Para acceder a todas las opciones relacionadas con la do, superíndice, subíndice, sombra, contorno, relieve,
fuente del texto, debemos ir al menú Formato → Fuente. grabado, versales, mayúsculas, oculto.
Figura 13.27. Ejemplos de efectos
Algunas de las opciones descritas en esta ficha se en-

Figura 13.26. Formato Fuente cuentran disponibles dentro de la barra de herramientas
Formato, así como mediante la combinación de teclas.
Existen tres secciones que aparecen en el cuadro de
diálogo:
• Fuente.
• Espacio entre caracteres.
• Efectos de texto.
Negrita Cursiva Subrayado
Tipo de letra Tamaño
Ctrl+N Ctrl+K Ctrl+S
Veamos con detalle la primera de las opciones. Dentro
de la ficha Fuente encontramos las siguientes opciones:
Figura 13.28. Barra de herramientas Formato
• Fuente: permite seleccionar el tipo de letra de entre los
disponibles. Estas letras se encuentran en una carpeta
especial de Windows llamada Fonts. Formato Párrafo
• Estilo de fuente: aquí se puede escoger el texto en negri-
ta, cursiva o ambas cosas a la vez. Un párrafo es un bloque de texto que termina con un
• Tamaño: aquí se selecciona el tamaño de la letra. Se punto y aparte. Generalmente el párrafo está formado
puede elegir de la lista o introducir directamente un va- por varias líneas. En este apartado se estudiarán las po-
lor numérico. sibilidades que hayamos en Word a la hora de tratar un
• Color de la fuente: podemos optar entre una paleta de párrafo.
colores que se abre al hacer clic sobre la lista desple-
gable. Para acceder al cuadro de diálogo formato, se utiliza el
• Estilo de subrayado: permite seleccionar diferentes menú Formato → Párrafo.
tipos de subrayados (solo palabras, punteado, doble,
etc.). Como podemos ver, dentro se encuentran dos fichas:
• Color del subrayado: en caso de que se haya elegido Sangría y espacio por una parte y Líneas y saltos de página
algún tipo de subrayado en la lista desplegable anterior, por otra.
se puede escoger el color que queramos.
• En la parte inferior se encuentran un conjunto de efec- Veremos, con más profundidad, los objetos de la primera
tos aplicables al texto tales como tachado, doble tacha- de las opciones.
248
TEMA 13
- Justificada. El carácter inicial de cada línea se ajusta

al margen izquierdo y el último carácter de cada línea,
si no es un punto y aparte, se ajusta al margen dere-
cho del documento.
Una forma más rápida de alinear un párrafo es utilizar

la barra de herramientas. Basta con situarse en el párrafo
que vamos a alinear y hacer clic sobre el botón que indica el
tipo de alineación que vamos a utilizar (o utilizar las teclas
de combinación correspondientes).
Izquierda Centrada Derecha Justificada

Ctrl+Q Ctrl+T Ctrl+D Ctrl+J
Figura 13.30. La alineación en Word
Figura 13.29. Formato Párrafo

• Sangría. Es el espacio en blanco que se deja entre los
márgenes y el texto. Las sangrías nos permiten organizar
• Alineación. Indica cuál será la posición del texto sobre visualmente un documento. Las opciones que nos pode-
la página. Existen cuatro tipos diferentes de alineación: mos encontrar son las siguientes:
- Izquierda. El primer carácter de cada línea se ajusta - Sangría izquierda. Hace que las líneas de párrafo se
al margen izquierdo del documento y el final de las separen del margen izquierdo. Para crearla, basta
líneas queda desajustado respecto del margen de- con teclear el número de centímetros de separación
recho. en el cuadro de texto Izquierda y hacer clic en Aceptar.
- Derecha. El último carácter de cada línea se encuen- - Sangría derecha. Hace que las líneas del párrafo se
tra ajustado al margen derecho del documento y el separen del margen derecho. Para crearla, basta con
comienzo de las líneas queda desajustado respecto teclear el número de centímetros de separación en el
del margen izquierdo. cuadro de texto Derecha y hacer clic en Aceptar.
- Centrada. Los caracteres de cada línea quedan cen- - Sangría de primera línea. Sólo afecta a la primera
trados respecto de los márgenes establecidos. El línea del párrafo. Indica la separación de la primera
texto aparece centrado, y el comienzo y final de cada línea del párrafo respecto del margen izquierdo del
línea quedan desajustados respecto del margen iz- documento. Para crearla, seleccionamos Primera
quierdo y derecho, respectivamente. línea en la lista desplegable Especial el número de
Sangría de primera línea Sangría izquierda Sangría derecha Sangría francesa
Figura 13.31. Los diferentes tipos de sangría
249
centímetros de separación en el cuadro de texto En. Para seleccionar cualquier viñeta haremos clic en el
No afecta al resto de las líneas del párrafo. cuadro de diálogo en la opción que deseemos. Si quere-
- Sangría francesa. También llamado texto colgante. mos seleccionar otro carácter diferente a los que apare-
Consiste en sangrar todas las líneas de un párrafo cen, nos situaremos en cualquiera de las opciones que
excepto la primera. Para crearla, seleccionamos la nos da y haremos clic en Personalizar…, donde podre-
opción Francesa en la lista desplegable Especial, y mos elegir la letra, el carácter o la imagen que se desee.
tecleamos el número de centímetros en el cuadro de
texto En.
Las sangrías también se pueden crear con el ratón y la

regla que aparece en la parte superior del área de edición.
Mediante la regla es posible cambiar las sangrías del

documento sin necesidad de entrar en los menús. Las san-
grías se pueden modificar con los triángulos de la regla.
Se cuenta con tres tipos, dos a la izquierda y uno a la

derecha y el cuadrado que se encuentra en la parte inferior
a la izquierda.
Los dos triángulos de la izquierda marcan la sangría de

la primera línea y la sangría francesa. El triángulo de la de-
recha marca la sangría de la derecha. Para modificar la san-
gría izquierda, se debe pulsar el botón cuadrado que hay en
la zona izquierda de la regla. Al pinchar sobre el cuadrado
se moverán los dos triángulos también. Figura 13.32. Viñetas
• Espaciado. Un documento no se organiza visualmente - Numeración. Funciona de la misma manera que las
sólo con las sangrías, también los espacios entre párra- viñetas, con la excepción que sólo se pueden utilizar
fos o entre líneas son fundamentales para dar dinamis- letras o números, y el valor de éstos se incrementará
mo, fluidez y armonía a los textos. Las opciones que nos automáticamente en función del párrafo sobre el que
podemos encontrar en Espaciado son las siguientes: nos situemos.
- Interlineado. Establece el espacio entre las líneas de Utilizando el botón Personalizar es posible seleccio-
texto que forman un párrafo. Existen varias opciones nar el formato que se va a emplear para la numera-
predeterminadas: ción de párrafos.
› Sencillo. Espacio normal.
› 1,5 líneas. Línea y media de espacio.
› Doble. Dos líneas de espacio.
› Mínimo. Mínimo espacio permitido.
› Exacto. Establece la distancia exacta.
- Espaciado entre párrafos. Indica el espacio que hay

que dejar antes y después de un párrafo. Existen dos
tipos:
› Anterior. Establece el espacio por encima de cada
párrafo seleccionado.
› Posterior. Establece el espacio por debajo de cada
párrafo seleccionado.
• Numeración y viñetas. Se utilizan para enumerar diferen-

tes párrafos, ya sea mediante algún tipo de símbolo, una
letra o un número. Para acceder a esta función debemos
hacer clic en el menú Formato → Numeración y viñetas.
- Viñetas. Permiten utilizar cualquier carácter o símbo-
lo para enumerar párrafos. Figura 13.33. Numeración
250
TEMA 13
Utilizando la barra de herramientas Formato podemos • Bordes y sombreado. Word permite crear marcos, líneas
activar la Numeración o Viñeta. Se activará la predetermi- y sombreados alrededor de un párrafo. Además pode-
nada o la última seleccionada. mos colocar un color o un tono de gris como fondo del
mismo. Con la ficha Borde de página podemos llegar a
seleccionar un borde para las páginas del documento.
Viñetas Para acceder a esta función debemos hacer clic en el
menú Formato → Bordes y sombreado.
- Bordes. A la izquierda podemos seleccionar el tipo
de marco que deseamos crear, el estilo de línea,
sólida, discontinua, etc., el color de la línea y el
ancho.
Numeración
Figura 13.34. Barra numeración y viñetas
• Esquema numerado. En ocasiones, las listas ordenadas

que debemos elaborar son más complejas, y dentro de
cada elemento podemos tener otras listas ordenadas,
por ejemplo, al crear el índice de un libro. Estas listas
que llevan varios niveles de ordenación reciben el nom-
bre de Esquemas numerados.
En el cuadro de diálogo aparece el valor correspon-
diente para la numeración del primer elemento de la
lista.
Cuando dentro de un elemento deseamos aumentar el

número de niveles de ordenación (por ejemplo, aumentar Figura 13.36. Bordes en Word
del 1 al 1.1), basta con hacer clic sobre el botón Aumentar
sangría. A la derecha podemos seleccionar si aplicaremos el for-
mato sobre una línea, o sobre el párrafo. También po-
En caso contrario, es decir, queremos disminuir el nivel demos utilizar los botones para seleccionar una línea
de numeración, debemos hacer clic sobre el botón Dismi- superior, inferior, izquierda, derecha o todas.
nuir sangría : La ficha borde de página es idéntica que la de Borde, con

la única diferencia de que aparece una lista desplegable
llamada Arte para poder colocar alrededor de la página
un borde artístico.
- Sombreado. Permite sombrear con un color que
utilizaremos como fondo del párrafo. Para colocar
un sombreado sobre un párrafo basta con selec-
cionar la pestaña Sombreado del cuadro de diá-
logo Bordes y sombreado. Aparecen tres listas de
valores:
› Relleno. Ofrece una posibilidad de utilizar como
fondo tonos de gris y los principales colores.
› Estilo. Word permite utilizar el color de relleno que
hemos elegido anteriormente o poder combinarlo
con otro. En este caso, Estilo permite elegir el por-
centaje que queremos que aparezca del otro color
en el fondo del texto. Si no tenemos elegido ningún
color de fondo, esta lista nos permite elegir entre
una gama de gires.
› Color. Permite elegir el color que vamos a combi-
Figura 13.35. Esquema numerado nar con el de relleno.
251
En este cuadro de diálogo es posible seleccionar el nú-

mero de columnas, partiendo de las preestablecidas, si-
tuadas en la parte superior, o introducir el número manual-
mente. También se puede elegir manualmente el ancho de
columnas y el espacio entre ellas, así como activar la opción
de línea entre columnas.
Las columnas predeterminadas se pueden ejecutar des-

de la barra de herramientas estándar, para ello tan sólo
hace falta hacer clic sobre el icono y se selecciona el núme-
ro de columnas sobre el menú que aparece.
• Tabuladores. Para crear varias columnas de datos en un

documento, los procesadores de textos incorporan una
herramienta especial denominada tabulador, con la que
Figura 13.37. Sombreado en Word
se establece el lugar donde se situarán dichas columnas.
Para acceder al cuadro de diálogo de los tabuladores de-
• Columnas. Permiten convertir cualquier documento a bemos hacer clic en el menú Formato → Tabulaciones.
los formatos de columnas existentes. El funcionamiento
resulta muy sencillo, se seleccionan el número de co-
lumnas y el formato de las columnas. Esta operación
se puede llevar a cabo sobre una parte del documento
seleccionado previamente o para el texto que se intro-
duzca a partir de la posición actual. Para acceder a esta
función debemos hacer clic en el menú Formato → Co-
lumnas.
Figura 13.38. Dos columnas

Figura 13.40. Tabulaciones en Word
En este cuadro se aprecia un campo denominado Tabu-

laciones predeterminadas. Este campo permite estable-
cer los centímetros que se desplazará el punto de inser-
ción al pulsar la tecla del tabulador del teclado (Tab).
Para establecer las tabulaciones debemos determinar el

tipo de tabulación que necesitamos e introducir las distan-
cias a las que fijaremos las tabulaciones. Para la distancia
introduciremos en el campo posición un valor numérico
Figura 13.39. Columnas en Word
con dos decimales y después haremos clic en el botón fijar.
252
TEMA 13
Para establecer el tipo de tabulación, se ha de determi- Las tabulaciones también se pueden fijar desde la
nar de qué manera se debe distribuir el texto sobre la regla horizontal, para ello se selecciona la tabulación
tabulación: en la parte superior izquierda de la regla y se hace
- Tabulación izquierda. El texto queda a la derecha de clic sobre la posición en la que se desea insertar la
la posición en la que se ha fijado la tabulación. tabulación.
Derecha
Centrado
Izquierda
- Tabulación derecha. El texto queda a la izquierda de
la posición en la que se ha fijado la tabulación. Figura 13.41. Los tabuladores en la regla horizontal
• Letra capital. Esta técnica se emplea para aumentar el

tamaño de la primera letra de un documento. Para reali-
zarlo, nos situamos sobre el párrafo en el que queremos
realizar la letra capital y accedemos al cuadro de diálogo
haciendo clic en el menú Formato → Letra Capital.
En dicho cuadro podemos seleccionar la forma que to-
- Tabulación centrada. El texto se distribuye centrado mará la letra capital y su distribución sobre el párrafo.
sobre la línea de la tabulación.
- Tabulación decimal. El texto se distribuye a la izquier-

da de la tabulación. Si se utilizan números, la parte
entera queda a la izquierda del punto, y la parte deci-
mal queda a la derecha.
Figura 13.42. Letra capital
• Cambiar Mayúsculas y minúsculas. Permite cambiar las

mayúsculas por minúsculas y otro conjunto de operacio-
- Tabulación barra. Es idéntica a la tabulación izquier- nes tales como:
da, pero añade una barra vertical en la posición en la - Tipo oración. Primera en mayúscula y el resto en mi-
que se inserta la tabulación. núsculas.
El Relleno se emplea para seleccionar algún carác- - Minúsculas. Todo en minúsculas.
ter que rellene el espacio desde la posición en la que - Mayúsculas. Todo en mayúsculas.
se presiona el botón tabulador y la siguiente tabula- - Tipo Título. La primera letra de cada palabra en ma-
ción. yúsculas.
253
Formato Página corrección gramatical. Además incluyen herramientas de

autocorrección que permiten realizar correcciones mientras
Los documentos generalmente contienen varias pági- se introduce el texto.
nas. Cuando se acaba la página donde estamos escribien-
do, el procesador de textos genera automáticamente una Por defecto, Word efectúa en ocasiones una corrección
nueva donde podemos continuar. automática mientras se escribe, al menos en los errores
más comunes por descuido. Pero el procedimiento más
Algunas veces, sin embargo, nos interesa pasar a otra común es seleccionar, dentro del menú Herramientas →
página sin haber terminado la anterior. Para ello utiliza-
mos la siguiente combinación de teclas: Ctrl + Enter o uti- Ortografía y gramática, o pulsar en su caso el botón
lizamos la opción de menú Insertar → Salto, eligiendo en de la barra de herramientas estándar.
el cuadro de diálogo correspondiente la opción Salto de
página. El corrector permite utilizar el diccionario propio de Word
o diccionarios creados por el usuario.
La base de cualquier corrector ortográfico es el diccio-

nario, que es un listado de palabras escritas correctamen-
te con el que compara todas las palabras del documento y
comprueba si se han escrito correctamente. En caso contra-
rio, mostrará todas las palabras que se parecen a las que
se hayan introducido, ya sea para seleccionar una de ellas
o para añadir esta palabra al diccionario.
Figura 13.43. Salto de página
Elementos de una página
Dentro de una página podemos distinguir las siguientes

partes: Figura 13.44. El corrector ortográfico en Word
• Márgenes. Delimitan el espacio disponible para escri-
bir el texto. El documento tiene cuatro márgenes que
se pueden modificar de forma independiente: superior, Las opciones que se encuentran en el cuadro de diálo-
inferior, izquierdo y derecho. Existe además un margen go y que aparecen al utilizar el corrector ortográfico son las
adicional llamado margen de encuadernación. siguientes:
• Párrafos. Son bloques de texto de longitud variable que • Omitir una vez. Deja la palabra tal y como está, pero la
termina con un punto y aparte. Un párrafo puede estar for- próxima vez que aparezca en el documento nos volverá
mado por un solo carácter o por muchas líneas de texto. a avisar.
• Encabezado de página. Una o dos líneas que se sitúan • Omitir todas. Omite esa palabra todas las veces que
al comienzo de todas las páginas del documento. aparezca en el documento.
• Pie de página. A diferencia del encabezado, se colocan • Agregar al diccionario. Añade la palabra a nuestro dic-
una o dos líneas al final. cionario personalizado.
• Cambiar. Sustituye la palabra por la que tenemos selec-
Herramientas de corrección: ortográfica y gramatical cionada en la parte inferior en el apartado Sugerencias.
• Cambiar todas. Si la palabra aparece en varios lugares
Todos los procesadores de texto actuales incluyen la del documento, las cambia todas de una vez.
posibilidad de realizar correcciones ortográficas sobre • Autocorrección. Agrega la corrección a la lista de Auto-
nuestros documentos, incluso algunos incluyen también la corrección (se verá más adelante).
254
TEMA 13
Otra forma de corrección ortográfica es el subrayado de camos una palabra de este tipo y cambia automáticamente,
las palabras mal escritas. Para ello, existen dos tipos de su- aparece un pequeño recuadro debajo de la palabra.
brayado:
• Rojo. La palabra que aparece subrayada está mal escrita,
o al menos no está incluida en ningún diccionario de Word.
• Verde. La palabra o palabras subrayadas tienen un error
gramatical, es decir, no concuerda el género, el número,
etc.
Autocorrección Figura 13.46. Deshacer correcciones automáticas
Esta función es la encargada de corregir ciertos errores

mientras se escribe (por ejemplo, cambia automáticamente Si colocamos el ratón en esa posición, aparece un botón y
“varco” por barco). al desplegarlo aparecen un conjunto de opciones tales como:
• Deshacer la corrección.
• Dejar de usar mayúsculas en la primera letra de las frases.
• Detener la corrección automática de esa palabra (elimi-
nándola de la lista).
Idioma
Lo principal para llevar a cabo una corrección es que el

procesador de textos conozca el idioma en el que debe rea-
lizar la corrección.
Figura 13.45. Autocorrección
Word tiene un listado de autocorrección en el que se Figura 13.47. Menú Idioma

pueden añadir las palabras que se reemplazarán automá-
ticamente por las indicadas. Además de palabras, también Word es capaz de diferenciar párrafos en diferentes
se pueden incluir símbolos (cambia (c) por ©). idiomas aplicando el idioma que se seleccione, pero en
ocasiones esto no es suficiente, por lo que incluye una
Para acceder al cuadro de diálogo de Autocorrección ha- opción para indicar el idioma del documento o del texto
remos clic en el menú Herramientas → Opciones de Auto- seleccionado.
corrección.
Para utilizar esta opción, haremos clic en el menú Herra-
Para utilizarlo se introduce el texto en Reemplazar, el texto mientas → Idioma. Analicemos este cuadro de diálogo con
por el que se reemplazará en la caja de texto Con y le damos al más detenimiento:
botón Agregar. Además existen otras opciones que vienen con • Definir idioma. En esta opción se selecciona el idioma
casillas de verificación por si queremos que también tengan del documento de entre todos los disponibles.
dichas funciones. Estas funciones son: corregir dos mayúscu- • Traducir. Permite traducir una palabra o un texto selec-
las seguidas, poner en mayúscula la primera letra de una ora- cionado a otro idioma.
ción, corregir el uso accidental de bloqueo de mayúsculas, etc. • Sinónimos. Busca los sinónimos asociados a la palabra
previamente seleccionada en el texto. Es posible buscar
Por último, comentar que existe la posibilidad de volver a también antónimos, tan solo debemos buscar en el des-
la palabra que se había escrito anteriormente. Cuando colo- plegable de Significados las palabras que lleven al final y
255
entre paréntesis (antónimo). También se puede obtener

un listado de sinónimos con la combinación de teclas
Mayúsculas + F7.
Figura 13.49. Autorresumen
Figura 13.48. Diccionario de sinónimos y antónimos
Otras herramientas de Word
Además de las herramientas de corrección, Word incluye

un conjunto de herramientas que permiten realizar diversas
tareas para facilitar la creación de documentos.
Todas estas herramientas se encuentran disponibles

dentro del menú Herramientas:
• Autorresumen. Esta herramienta utiliza un conjunto de Figura 13.50. Los macros de Word
reglas para obtener resúmenes. Su funcionamiento de-
pende del texto que se desea resumir.
• Contar palabras. Realiza un recuento de las palabras Asignaremos un nombre a la macro y especificamos si
del documento. Con esta opción se puede controlar la queremos asignar un botón en la barra de herramientas. Al
extensión del documento. aceptar, comenzará la grabación de la macro, mostrándose
• Control de cambios. Se utiliza fundamentalmente cuan- una barra de macros, y cambiando el cursor del ratón.
do se trabaja en red con un documento para comprobar
qué cambios van realizando otros usuarios.
• Macros. Una macro es un conjunto de acciones que se
pueden grabar para reproducir más adelante. Por ejem-
plo, podemos grabar una macro en la que se defina el
contenido de los encabezados y el pie de página, un tipo
de letra y un color, y cuando iniciemos un documento
nuevo ejecutarla para aplicar todo esto.
Básicamente una macro funciona como una grabadora,
almacena las operaciones que realizamos en el mismo or-
den en el que se realizan, se le asigna un nombre y cuan-
do se reproduce se repiten todas y cada una de las accio-
nes almacenadas en la secuencia en la que se grabaron.
Para iniciar la grabación de una macro, se accede a tra-
vés del menú Herramientas → Macro → Grabar nueva
macro. Figura 13.51. Listado de Marcos
256
TEMA 13
Para reproducir una macro, se accede al menú Herra- Aparecerá un cuadro de diálogo en el que se selecciona-
mientas → Macros en el que aparecerá un listado de rá la impresora que vamos a utilizar, y para indicar el núme-
las macros disponibles. ro de copias que queremos realizar y si deseamos imprimir
También es posible crear macros escribiendo código, todo el documento o sólo algunas páginas.
dado que las macros son programas. Para crear este • Impresión de páginas sueltas. Indicaremos sus respec-
tipo de macros es imprescindible conocer el lenguaje de tivos números separados por comas.
programación Visual Basic. • Impresión de páginas sucesivas. Indicaremos el primer
y el último número de dicho bloque de páginas separado
Imprimir en Word por un guion.
Como es lógico, buena parte de los documentos que es-

cribimos se imprimen para presentarlos o para revisarlos.
Es importante que la impresora se configure para el ordena-
dor y su sistema operativo.
Una opción muy importante que poseen los procesado-

res de texto es la de poder visualizar cómo va a quedar el
documento sobre el papel antes de imprimirlo. De esta for-
ma, si hay alguna cosa que no nos guste, se puede modifi-
car antes de enviar la información a la impresora.
Para ver el aspecto que tendrá (Vista Preliminar), hacemos

Figura 13.53. Imprimir en Word
clic sobre el botón de la barra de herramientas estándar
o utilizaremos la opción del menú Archivo → Vista preliminar.
Las tablas
Aparecerá en la pantalla la hoja sobre la que se va
a imprimir y el texto tal y como quedará escrito sobre el En ocasiones interesa colocar el texto dentro de una es-
papel. tructura cuadriculada formada por diferentes casillas (cel-
das) llamada tabla.
La vista preliminar proporciona una barra de herramien- Para insertar una tabla, elegiremos la opción del menú Ta-
tas que permite modificar la forma de visualización del do- bla → Insertar tabla.
cumento.
Figura 13.52. Vista preliminar Figura 13.54. Insertar tabla
Para imprimir el documento, se elegirá la opción del Aparece un cuadro de diálogo en el que indicamos el nú-
menú Archivo → Imprimir, o haremos clic sobre el botón mero de columnas y el número de filas que tendrá la tabla
que vamos a crear. También podemos indicar el ancho de
de la barra de herramientas estándar. También se las columnas, aunque si dejamos la opción Automático que
puede utilizar la combinación de teclas Ctrl + P. aparece por defecto, el procesador de textos dividirá el ancho
257
de nuestra página entre el número de columnas que hemos Podemos cambiar el aspecto de una tabla de forma au-
elegido y calculará el ancho que debe tener cada columna. tomática o de forma manual. Word proporciona un conjunto
de formatos predefinidos de tablas llamados autoformatos,
Como hemos comentado antes, cada una de las casillas que permiten cambiar la apariencia de nuestras tablas de
de la tabla se denomina celda. forma sencilla.
Cada celda es independiente de las demás, es decir, Para utilizar los autoformatos basta con seleccionar la ta-
puede tener formatos diferentes del resto de las celdas de bla y elegir la opción del menú Tabla → Autoformatos de
la tabla (diferente tipo de letra, tamaño, estilo, etc.). tablas. Aparece un cuadro de diálogo en el que se muestras
diferentes modelos, elegimos uno y hacemos clic en Aceptar.
Para rellenar una tabla, basta con situarnos en una cel-
da y teclear el texto que deseemos. Para pasar a la siguien- En ocasiones, los datos de una tabla deben aparecer or-
te celda se puede utilizar la tecla del tabulador (Tab), los denados. Para realizar esta operación, situamos el punto de
cursores o simplemente hacer un clic con el ratón. inserción en cualquiera de las celdas de la tabla y elegimos
la opción del menú Tabla → Ordenar. Aparecerá un cuadro
Para aplicar simultáneamente un formato a un conjunto de diálogo en el que se indicará si la tabla tiene encabezado
de celdas, se han de seleccionar previamente. La forma de o no. El encabezado es el título que lleva cada columna.
elegir partes de la tabla o la tabla en sí son las siguientes:
Una vez seleccionada la columna por la vamos a esta-
• Seleccionar una fila. Situarse con el cursor en una celda blecer el orden, automáticamente aparece el tipo de orde-
de esa fila y elegir la opción del menú Tabla → Selec- nación: texto, numérico y fecha. Debemos seleccionar tam-
cionar fila. También hacer clic con el ratón colocando el bién si la ordenación va a ser de tipo ascendente (de menor
cursor justo en la parte izquierda de la fila que queramos a mayor) o descendente (de mayor a menor).
seleccionar.
• Seleccionar una columna. Situarse con el cursor en una Los gráficos
celda de esa columna y elegir la opción del menú Tabla
→ Seleccionar columna. También podemos hacer clic También podemos incluir en nuestro documento elemen-
con el ratón poniéndonos el cursor justo en la parte su- tos gráficos para lograr un mayor impacto visual. Se pueden
perior de la columna que se quiera seleccionar. elaborar las imágenes y los gráficos con las propias herra-
• Seleccionar toda la tabla. Situarse con el cursor en mientas del procesador de textos, o bien insertarlos desde
cualquier celda de esa tabla y elegir la opción del menú archivos almacenados en el ordenador. Entre las opciones
Tabla → Seleccionar tabla. También podemos hacer más frecuentes se encuentran:
clic sobre el símbolo que aparece en la parte superior
izquierda de la tabla. • Inserción de autoformas. Las autoformas son un con-
junto de líneas, formas, flechas, diagramas, etc., que pro-
porciona Word para mejorar el aspecto de nuestros docu-
mentos. Para insertar una autoforma, podemos utilizar la
opción del menú Insertar → Imagen → Autoformas o el
botón Autoformas de la barra de herramientas de dibujo.
Figura 13.55. Autoformato de tablas Figura 13.56. Autoformas
258
TEMA 13
Al hacer clic en Autoformas, aparece un listado con las ricos, facilitando la posibilidad de efectuar desde sencillas
categorías disponibles: líneas, formas básicas, flechas operaciones matemáticas hasta complejas funciones.
de bloque, diagramas de flujo, cintas y estrellas y llama-
das. Cada categoría se compone de diferentes objetos Permite introducir datos de manera muy sencilla y rea-
o dibujos que podemos insertar en nuestro documento. lizar aquello que más nos interesa, sin olvidar la facilidad
• Inserción de WordArt. Word incluye la herramienta Wor- para corregir errores. Además proporciona la posibilidad
dArt que permite insertar en el documento un rótulo o de presentar los trabajos de manera vistosa, por ello,
texto artístico. Para insertar un rótulo podemos utilizar la conviene prestar atención a los formatos y sus combina-
opción Insertar → Imagen → WordArt o hacer clic en el ciones.
botón de la barra de dibujo. Facilita también la realización de simulaciones numéri-

• Inserción de ClipArts. Los ClipArts son imágenes crea- cas con el uso apropiado de las funciones que contiene,
das con otros programas que podemos utilizar en nues- permitiendo además presentar gráficos aclaratorios.
tros documentos. Microsoft Office incluye en la Galería
de imágenes de Microsoft un conjunto de imágenes cla- Por tanto, Excel es un programa eminentemente mate-
sificadas por categorías. Para insertar una imagen Cli- mático, de fácil manejo, que no descuida el aspecto de los
pArt en un documento elegiremos la opción del menú trabajos que de su uso se derivan. La extensión que tienen
Insertar → Imagen → Imágenes prediseñadas. los ficheros de Excel es .XLS.
• Inserción de gráficos o dibujos. Word permite insertar
en los documentos dibujos y gráficos que han sido crea- La ventana de Excel
dos con otros programas, capturados por medio de un
escáner, fotografías realizadas con cámaras digitales o Una vez instalada la aplicación, para empezar a utilizarla el
archivos gráficos de Internet. Para insertar una imagen primer paso será ejecutarla. Para ello existen varias maneras:
almacenada en un archivo, debemos elegir la opción del 1. Clic sobre Inicio → Programas → Microsoft Excel.
menú Insertar → Imagen → Desde archivo. 2. Si está creado el acceso directo en el Escritorio, hacer
• Inserción de diagramas. Word cuenta con una herra- doble clic sobre dicho icono.
mienta para construir diagramas y organigramas en un 3. Si está el icono incluido en la barra de Inicio rápido, ha-
documento, con el fin de poder mostrar de forma gráfi- cer clic sobre él.
ca información jerarquizada o para animar documentos.
Para insertar un diagrama, haremos clic en el menú In- Una vez ejecutada la aplicación aparecerá la pantalla
sertar → Diagrama… se desplegará un cuadro de diálo- principal, sobre la que sitúan todos los elementos necesa-
go con seis tipos de diagrama. Elegimos uno de ellos y rios para trabajar con Excel.
seguimos los pasos que se indican.
Existen cinco elementos que tienen las mismas caracte-
rísticas que los descritos en Word:
• Barra de título.
• Barra de menús.
• Barra de herramientas.
• Barras de desplazamiento.
• Barra de estado.
Barra de Estándar Barra de Formato

Barra de Fórmula
Figura 13.58. Galería de diagramas

Figura 13.59. Barras de herramientas de Excel
13.5.2. Excel A continuación describimos los elementos que son pro-

pios de Excel:
• Barra de fórmulas. Se utiliza para introducir información
Excel es un programa integrado en el paquete Office en la celda seleccionada, también permite modificar el
para Windows, que permite trabajar con elementos numé- contenido de una celda. En la parte izquierda de la barra
259
Barra del título Barra del menú
Barras de herramientas
Denominación de las
filas y columnas
Barras de navegación
por el documento
Hojas del documento
Panel de tareas
Figura 13.57. La ventana de Excel
de fórmulas, aparece un elemento desplegable que nos negra fina y pequeña. Es muy útil para copiar fórmulas y
indica la celda que tenemos seleccionada, llamado cua- rellenar datos de una planilla.
dro de nombres.
• Columnas. En esta zona aparece las letras que identifica Control de relleno
a cada columna (espacios verticales de la hoja de cálcu-
lo). La columna en la que se encuentra la celda activa
aparece destacada.
• Filas. Aparece la numeración de las filas (espacios ho-
rizontales de la hoja de cálculo). La fila en la que se en-
cuentra la celda activa aparece destacada.
• Celdas. Representa la unidad de trabajo de la hoja de Figura 13.60. Control de relleno
cálculo. Es la intersección de una columna con una fila.
Se identifica con la letra de la columna y el número de la Otros conceptos importantes dentro de Excel son:
fila (por ejemplo A1). • Libro. No es otra cosa que un archivo en el que se intro-
• Hojas de trabajo. En esta parte de la ventana aparecen ducen los datos. Un libro de Excel está compuesto por
las hojas que contiene el libro, y desplazándonos con el varias hojas de cálculo, desde 1 a 255 hojas.
ratón sobre ellas, al hacer clic, pasaremos a la hoja que
seleccionemos. El nombre de las hojas puede ser modifi- LIBRO
cado y también el número de hojas de nuestro libro. Por HOJA
defecto, aparecen tres hojas al comenzar un libro nuevo. COLUMNA
• Controlador de relleno. Pequeño punto de color negro FILA
que se encuentra en la esquina inferior derecha de la
CELDA
celda seleccionada. Cuando acercamos el ratón al con-
trolador de relleno, el puntero toma la forma de una cruz Figura 13.61. Estructura de Excel
260
TEMA 13
• Rango de celdas. Cuando se selecciona más de una rencia de las demás celdas ya que el borde de la misma
celda hablamos de un “rango”, por ejemplo, A1:B5. es de mayor grosor
Significa que afectamos a un rango formado por 10
celdas, ya que los dos puntos (:) significan “hasta”. En
cambio, si nombramos a un rango A1;B5 afectamos
sólo a 2 celdas (A1 y B5), ya que el punto y coma (;)
significa “y”.
Celda activa
El desplazamiento por la ventana de excel
A continuación, vemos las formas de desplazamiento en

Excel con el teclado:
• Cursor izquierdo. Se pasa de la celda activa a la que se
encuentra a la izquierda
• Cursor derecho. Se pasa de la celda activa a la que se
encuentra a la derecha
• Cursor arriba. Se pasa de la celda activa a la que se en- Figura 13.62. Ejemplo de una celda activa
cuentra encima
• Cursor abajo. Se pasa de la celda activa a la que se en- Una vez introducidos, se pulsará la tecla Intro o Tabulador,
cuentra debajo y en ese momento el contenido de la celda quedará grabado.
• Ctrl + izquierda. Se pasa de la celda activa a la primera
de la fila (A) Si se pretende modificar datos antes de ser grabados o
• Ctrl + derecha. Se pasa de la celda activa a la última de validados, se puede realizar de distintas formas:
la fila (IV) • Pulsando la tecla ESC del teclado
• Ctrl + arriba. Se pasa de la celda activa a la primera de
la columna (1) • Pulsando el icono de la barra de fórmulas
• Ctrl + abajo. Se pasa de la celda activa a la última de la Formatos en Excel
columna (65536)
• Inicio. Se pasa de la celda activa a la primera celda de Dar formato a las celdas es de las operaciones que per-
la fila (A) mite más cambios visuales en un documento, para ello exis-
• Fin. Se pasa de la celda activa a la que se encuentra a la ten muchas posibilidades según el tipo de dato, el estilo, el
última celda de la fila color, tamaño, etc.
• Ctrl + Inicio. Se sitúa la celda activa en la primera de la
hoja (A1) Así, seleccionando el menú Formato → Celda, aparece-
• RePág. Se mueve la celda activa una pantalla o ventana rá el siguiente cuadro de diálogo:
hacia arriba
• AvPág. Se mueve la celda activa una pantalla o ventana
hacia abajo
• Ctrl + RePág. Pasa a la hoja anterior
• Ctrl + AvPág. Pasa a la hoja siguiente
Introducción de datos en Excel
Los distintos tipos de datos que admite el programa Ex-

cel representan valores constantes o fórmulas.
Los valores constantes son aquellos que se introducen

directamente en la celda y pueden ser texto, número, fecha
y hora.
Para introducir los datos lo primero es seleccionar la cel-

da en la cual se desee estén contenidos. Para ello, se pue-
de realizar de dos formas:
• Haciendo clic sobre la celda que se desee activar
• Mediante las flechas de teclado, la celda activa se dife- Figura 13.63. Formato de celdas
261
Veamos cada una de estas fichas: Cuando se refiere al tamaño se despliega una amplia
• Números. Si se selecciona la solapa “números” se ob- gama de posibilidades, desde tamaño 8 en adelante.
tendrá una imagen como la anterior en la que se encuen- En cuanto al Color existe una amplia gama de colores en
tran las palabras: las que se puede escribir el contenido de la celda.
- Categoría
- Muestra
En la primera se selecciona sobre un extenso listado de

formatos según se desee dar a la celda. Al pinchar sobre
cada una de ellas, el propio cuadro de diálogo muestra una
pequeña descripción de la misma.
• Alineación. Se refiere a las diferentes posibilidades
que un valor (numérico, texto, etc.) puede tener en una
celda.
Existen las siguientes posibilidades de Alineación texto:
- Horizontal. Al desplegar esta ventana se puede elegir
qué aspecto se quiere dar al contenido de la celda o
las celdas seleccionadas; si centrado, a la derecha,
justificado, etc.
- Vertical. Permite elegir si en la celda se desea el texto
en la parte superior, inferior, centrada...
- La orientación permite colocarlos en diferentes po-
siciones, indicando el número de grados en que se
mostrará el texto.
Figura 13.65. Fuente de las celdas
• Bordes. Se encuentran todas las posibilidades referidas

al aspecto de las líneas que componen el perímetro de
las celdas seleccionadas.
Si se eligen las opciones preestablecidas tendremos:
- Ninguno. La celda no tendrá ningún contorno.
- Contorno. Sólo marca el perímetro de las celdas se-
leccionadas.
- Interior. Sólo genera borde entre las celdas seleccio-
nadas.
Figura 13.64. Formato de celdas
• Fuente. Ofrece distintas posibilidades para cambiar el

aspecto del dato ya sea en tamaño, color, estilo, tipo de
fuente, etc.
Así, en Fuente se puede elegir entre una gran cantidad
de tipos de letra cuya transformación se puede ir obser-
vando en vista previa.
En Estilo, podemos seleccionar si el contenido de la cel-
da debe estar en cursiva, en negrita, subrayado o en
ambas. Figura 13.66. Bordes de las celdas.
262
TEMA 13
En la opción Borde se marcan sólo aquellas líneas del

perímetro que interese (arriba, abajo, derecha, izquierda).
Para dar Estilo a las líneas, se deben tener las celdas
seleccionadas previamente. Éstas pueden variar desde
una línea de puntos hasta una doble línea, o desde una
línea muy fina a otra muy gruesa.
Con Color se puede proporcionar un color a los bordes y
tipos de línea seleccionados previamente.
• Tramas. Con esta opción se modifica el fondo de la cel-

da.
Figura 13.69. Fórmulas
Operaciones de cálculo en Excel
Para Excel, una fórmula es una ecuación que permite

realizar cálculos con los valores que tenemos ingresados en
la hoja de cálculo. Para que Excel identifique que estamos
solicitando que se realice un cálculo, toda fórmula debe co-
menzar con el signo = (igual). Para relacionar en una fórmu-
la los distintos valores que se utilizan en un cálculo, tene-
mos que usar operadores.
Los operadores básicos de Excel son:

• + SUMA.
• - RESTA.
• * MULTIPLICACIÓN.
• / DIVISIÓN.
En una fórmula podemos usar valores constantes, como

Figura 13.67. Sombreado de las celdas
por ejemplo, =5+2. El resultado será, por supuesto, 7; sin
embargo, si tuviéramos que cambiar esos valores, el resul-
Tipos de datos en Excel tado será siempre 7. En cambio, si en la fórmula se utilizan
referencias a las celdas que contienen los valores, el resulta-
Los distintos datos que se pueden introducir en una cel- do se modificará automáticamente cada vez que se cambien
da, se clasifican en dos tipos de valores: Valores constantes alguno o ambos valores. Por ejemplo, si en las celdas A1 y
o Fórmulas: B1 ingresamos valores constantes y los utilizamos en una
• Valores constantes: son los constituidos por números, fórmula para calcular la suma, podemos escribir =A1+B1 y,
textos, fechas u horas. de este modo, si modificamos cualquiera de esos valores,
el resultado se ajustará automáticamente a los valores que
encuentre en las celdas a las que se hace referencia en la
fórmula.
Figura 13.68. Valores constantes
• Fórmulas: expresiones matemáticas que se introducen

en una celda y que relacionan valores y fórmulas de
otras celdas para producir un resultado, por ejemplo, su-
Figura 13.70. Ejemplos de funciones
mar los valores de distintas celdas.
263
Cálculos combinados que contiene la fórmula, se cambia la referencia. Si se co-

pia la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta
Cuando en una misma fórmula se realizan diferentes ti- automáticamente. Por ejemplo, como se describe segui-
pos de cálculo, Excel resolverá las operaciones dentro de la damente:
fórmula con un determinado orden de prioridad, siguiendo
el criterio matemático de separación en términos.
=A1*B1
Si necesitamos obtener otro tipo de resultado, podemos =A2*B2
introducir paréntesis en la fórmula, para indicarle a Excel
que primero debe realizar los cálculos que se encuentran Figura 13.72. Ejemplo de referencia relativa
dentro de los paréntesis.
Una referencia absoluta de celda en una fórmula, como
• Orden de prioridad: el orden de prioridad que aplica Ex- $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicación
cel para realizar los cálculos básicos que encuentra en específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la
una misma fórmula es: fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se
- Cálculos entre paréntesis. copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta
- Negación. no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas fórmu-
- Porcentaje. las utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a
- Potencia. referencias absolutas. Por ejemplo, a continuación:
- Multiplicación y división.
- Suma y resta. RESIDUO
Operaciones de comparación
Se pueden comparar dos valores con los siguientes ope-

radores que se describen a continuación. Al comparar dos
valores con estos operadores, el resultado es un valor lógi- Figura 13.73. Ejemplo de referencia absoluta
co, bien verdadero o bien falso.
Operador de Para fijar las referencias absolutas se va a utilizar la te-

Significado Ejemplo cla F4.
comparación
= Igual a A1=b1
Funciones en Excel
> Mayor que A1>b1
< Menor que A1<b1 En Excel, una función es una fórmula que utiliza pala-
>= Mayor o igual que A1>=b1 bras específicas (previamente programadas) en una estruc-
<= Menor o igual que A1<=b1 tura determinada. Las funciones se utilizan para simplificar
<> Distinto de A1<>b1
los procesos de cálculo. Existen muchos tipos de funciones
en Excel, para resolver distintos tipos de cálculos, pero to-
Figura 13.71. Operadores de comparación
das tienen la misma estructura:
Referencias relativas y absolutas
Una referencia de celda es el conjunto de coordenadas = SUMA(A2:A6)

que ocupa una celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo,
la referencia de la celda que aparece en la intersección de NOMBRE DE
ARGUMENTO
SIEMPRE DEBE
la columna B y la fila 3 es B3. Se refiere, por tanto, a una COMENZAR CON
LA FUNCIÓN
celda o a un rango de celdas en una hoja de cálculo y se EL SIGNO =
puede usar en una fórmula de manera que Microsoft Office
Excel pueda encontrar los valores o datos para el cálculo de Figura 13.74. Formato de las funciones de Excel
la fórmula.
El argumento de una función es el ámbito de aplicación
Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se de la misma. Puede ser un rango de celdas, comparaciones
basa en la posición relativa de la celda que contiene la de celdas, valores, texto, otras funciones, dependiendo del
fórmula, de modo tal que si cambia la posición de la celda tipo de función y situación de aplicación.
264
TEMA 13
Excel clasifica a las funciones por categorías: Fecha, Ma- • =CONTARA (A1:A20). Se utiliza para conocer la cantidad
temáticas, Estadísticas, Lógicas, Financieras, etc. de celdas que contienen datos alfanuméricos (letras,
símbolos, números, cualquier tipo de carácter). Dicho de
Otra manera de insertar una función es utilizar el menú otra manera, se utiliza para conocer la cantidad de cel-
Herramientas, la opción insertar función, haciendo clic so- das que no están vacías.
bre ella aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: • =CONTAR.BLANCO (A1:A20). Se utiliza para conocer la
cantidad de celdas “en blanco”. Es decir, la cantidad de
celdas vacías.
• =CONTAR.SI (A1:A20; “> 7”). Se utiliza para contar la
cantidad de celdas que cumplen con una determinada
condición. Es decir, si se cumple la condición especifica-
da en el argumento, cuenta la cantidad de celdas exclu-
yendo las que no cumplen con esa condición.
Crear e insertar gráficos en Excel
El primer paso para crear un gráfico es partir de una ta-

bla; ésta debe contener los datos que el gráfico debe mos-
trar, cuando la tabla está creada se procederá de la siguien-
te manera:
• Seleccionamos toda la tabla, incluyendo las filas de tí-
tulos.
Figura 13.75. Insertar una función en Excel • En el menú Insertar, seleccionamos la opción Gráfico,
entonces se mostrará una ventana como la siguiente:
En este cuadro de diálogo podremos seleccionar cual-

quier función que utilicemos, se encuentran ordenadas por
categorías, en la parte izquierda aparecen todas las catego-
rías, incluyendo una que contiene las usadas recientemen-
te y otra en la que aparecerán todas las funciones, dentro
de la ayuda de Excel podremos obtener información acerca
del manejo de todas las funciones que tenemos a nuestra
disposición.
Tras seleccionar la función aparecerá otro cuadro de diá-

logo, en el cual podremos seleccionar el rango que contiene
los datos sobre los que queremos aplicar la función. Ésta se
insertará sobre la celda activa en el momento de ejecutar
la opción del menú.
Si modificamos los datos que se utilizan para la fórmula,

la fórmula se actualizará automáticamente, de forma que el
resultado depende de los valores que insertemos, en caso
Figura 13.76. Asistente para gráficos. Paso 1
de que el tamaño de la celda no permita mostrar el resulta-
do de la fórmula, en esa celda aparecerá “#########”; en
este caso debemos ampliar el tamaño de la celda para que En este cuadro de diálogo seleccionaremos el Tipo
la fórmula se visualice por completo. de gráfico entre los disponibles. Las posibilidades son
bastante amplias, pues existen gráficos de casi todos los
Funciones para contar datos tipos, columnas, barras, líneas, circulares, etc. Tras se-
leccionar uno de estos tipos, en la parte derecha de la
En Excel encontramos un grupo de funciones que se uti- ventana podremos seleccionar con más precisión el tipo
lizan para contar datos, es decir, la cantidad de celdas que de gráfico que crearemos dentro de ese grupo. Para este
contienen determinados tipos de datos. Estas funciones son: ejemplo, seleccionamos un grafico de columnas. Tras fi-
• =CONTAR (A1:A20). Se utiliza para conocer la cantidad nalizar la elección del tipo de gráfico se debe hacer clic
de celdas que contienen datos numéricos. en siguiente.
265
Una vez terminado, preguntará dónde queremos inser-

tar el gráfico. En caso de querer insertarlo dentro de un
recuadro en la hoja sobre la que trabajamos, selecciona-
remos como Objeto en, y en el desplegable, la hoja en la
que deseamos que aparezca. Si lo que queremos es crear
una hoja nueva que contenga el gráfico, seleccionaremos
en una hoja nueva; de esta manera, el gráfico ocupará una
hoja completa que tendrá el tamaño que esté definido en
la impresora.
Imprimir en Excel
En Excel existen varias técnicas de impresión, todas

ellas se pueden utilizar desde el menú Archivo → Imprimir
(Ctrl +P):
Figura 13.77. Asistente para gráficos. Paso 2 • Se puede seleccionar un rango de celdas que será el
mismo área de impresión.
Éste es el segundo cuadro de diálogo de gráficos, en • Se puede imprimir la hoja directamente.
él se puede seleccionar el rango de datos sobre el que se Lo más habitual es seleccionar un rango que se definirá
hará el gráfico; en este caso, el rango lo hemos seleccio- como Área de impresión, para, posteriormente, imprimirlo.
nado previamente, pero si se comete algún error, selec-
cionaremos de nuevo la tabla haciendo clic en el botón
que se encuentra a la derecha del cuadro de texto Rango
de datos.
En la parte superior de este cuadro aparece una pre-

sentación preliminar, con el aspecto que tendrá nuestro
gráfico una vez finalizado, y para continuar haremos clic en
Siguiente. En caso de que el gráfico que se muestre alcance
nuestras expectativas, podemos hacer clic en Terminar, con
lo que saltaremos directamente al último paso.
En este cuadro de diálogo podemos asignar un título a

nuestro gráfico, modificar los valores de los ejes, crear lí-
neas de división (con lo que el gráfico resultará más preci- Figura 13.79. Configuración de la página en Excel.
so), modificar la posición de la leyenda (dado que el propio
Excel genera una leyenda con las series de datos que le pro- Para realizar esta acción, iremos al menú Archivo →
porcionemos), modificar los rótulos de cada serie, e incluso Imprimir → Configurar página, iremos a la ficha Hoja y
añadir al gráfico la tabla con los datos del mismo. haremos clic sobre el botón de la derecha del cuadro de
texto denominado Área de impresión. Tras esto, se mos-
trará la tabla sobre la que seleccionaremos el área a im-
primir.
Dentro de Configurar página, también podemos asignar

un encabezado y un pie a nuestra página.
Por supuesto, también podremos definir los márgenes y

configurar el tamaño que tendrá la hoja.
13.5.3. Microsoft Access
Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de

Figura 13.78. Asistente para gráficos. Paso 3 datos, desarrollado por Microsoft y perteneciente a la suite
266
TEMA 13
Office, dirigido al usuario doméstico y a la pequeña y media- CAMPO
na empresa.
RUIZ SANCHEZ AZUCENA 74618546 PALMA DE MALLORCA REGISTRO
Un sistema de gestión de bases de datos es un soft- NOMBRE DNI PROVINCIA

ware específico, dedicado a servir de interfaz entre la GUTIERREZ VALERO VICTORIA 7438738 TOLEDO
base de datos, el usuario y las aplicaciones que la uti- JULVE VALERO MARIA PILAR 8956236 PALMA DE MALLORCA
ROMERALES SANCHEZ 3256874 OVIEDO
lizan. DOMINGO
RUIZ SANCHEZ AZUCENA 2639893 PALMA DE MALLORCA TABLA
Una base de datos conlleva un conjunto de datos homo- SANCHEZ BALON JESUS
SANCHEZ LORENZO MARIA
8456872
2566983
SANTANDER
OVIEDO
géneos, ordenados de una forma determinada; es decir, la SANCHEZ VALERO ANDRES 1238456 OVIEDO
guía telefónica es una base datos, la única diferencia entre VALERO SANCHEZ ANTONIO 4022011 TOLEDO
ésta y aquellas con las que vamos a trabajar es el soporte

SANCHEZ VALERO ANDRES 1238456 OVIEDO
donde se ubica, papel en vez de digital. SANCHEZ LORENZO MARIA 2566983 OVIEDO CONSULTA
ROMERALES SANCHEZ 3256874 OVIEDO
DOMINGO
(Tabla)
Figura 13.81. Objetos de Access: Campo,
Registro, Tabla y Consulta
(Fichero tradicional)
• Formularios. Un formulario es una ventana que per-
(Clientes)
mite mostrar y editar la información por medio de dife-
rentes controles (botones, cuadros de texto, etiquetas,
(Base de Datos) etcétera). El formulario en sí no almacena informa-
ción, sólo permite acceder a los datos que se guardan
en una tabla.
• Informes. El informe es resultado de una consulta
pero formateado para poder imprimirlo (generalmente
en una hoja A4). Se le puede añadir encabezado, pie
de página y texto libre. Se suele emplear para imprimir
listados.
Figura 13.80. Comparación entre fichero
tradicional y base de datos
Existen dos modos principales de trabajar con una base

de datos, el primero en modo Diseño y el segundo la Admi-
nistración.
Por supuesto, el diseño es muy importante y es anterior

a la administración que, constaría de la introducción y mo-
dificación de datos en una base.
Objetos de Access Figura 13.82. Objetos de Access: Formulario e Informe
Dentro de una base de datos existe una serie de partes

imprescindibles para el trabajo con dicha aplicación. • Fichero. Es el contenedor de todo lo anterior, toda esta
• Campos: espacio reservado para almacenar un dato información se almacena en un archivo con una exten-
(DNI, nombre, teléfono, etc.). Existen diferentes tipos de sión característica; en este caso, MDB.
datos para definir a un campo.
• Registros: conjunto de campos, es decir, cada una de Acciones básicas en Access: tablas, consultas, formula-
las filas de una tabla. rios, informes, páginas, macros y módulos
• Tablas: las tablas son el objeto más importante, se uti-
lizan para guardar información. Cada tabla se compone Iniciar un trabajo en Access y empezar a trabajar
de campos y registros. con una base de datos es muy sencillo: hacer clic en el
• Consultas: conjunto de datos filtrados de una tabla que menú inicio, señalar en el menú Todos los programas,
componen otra tabla. Por ejemplo, todos los registros submenú Microsoft Office y por último clic en Microsoft
cuya provincia sea Madrid. Access.
267
Figura 13.83. Ventana de Access

Figura 13.85. Creación de una tabla
En la barra de la derecha seleccionamos en Base de
datos en blanco. Access nos pedirá la ubicación donde el Para crear una tabla tenemos varias opciones, pero pri-
archivo de la base de datos se almacenará. meramente debemos pulsar sobre el botón Nuevo. Tene-
mos tres opciones a elegir que son las siguientes:
Las fichas que aparecen al iniciar una base de datos en • Crear una tabla en vista Diseño. Permite crear los cam-
blanco son las siguientes: pos manualmente y configurar el diseño de la tabla.
• Tablas. • Crear una tabla utilizando el asistente. El asistente
• Consultas. pide las características de los campos y de la tabla y la
• Formularios. genera automáticamente.
• Informes. • Crear una tabla introduciendo datos. Crea una nueva
• Páginas. tabla con formato de tabla. En la primera fila de la ta-
• Macros. bla aparecen los campos: Campo1, Campo2… Sobre los
• Módulos. cuales se escriben los nombres de los campos.
A. Las tablas En la ventana de diseño de tabla se definen los dis-

tintos campos que van a componer la estructura de la
Para empezar a trabajar con una base de datos primero tabla. La parte superior está compuesta por tres co-
es necesario crear las tablas. Dentro de cada una hay que lumnas:
definir los campos que contendrán la información. • Nombre del campo. En esta columna se escribe el nom-
bre del campo que va a tener.
En una tabla nos encontramos con registros y campos. • Tipo de dato. Determina la naturaleza del contenido que
Un campo es la descripción de nuestros registros. se introducirá posteriormente en el campo. Existen los
siguientes tipos de datos:
- Texto. Cualquier carácter de texto, número o signo de
Listín telefónico puntuación. Máximo de 255 caracteres.
Nombre Dirección Teléfono - Memo. Igual que el texto pero admite hasta 32.000
Fernández Ortiz,
Escorial, 5 915855544 caracteres.
Registro Manuel
- Numérico. Cualquier cifra con la que se vayan a reali-
González Sánchez, Desengaño, 21 985447876 zar cálculos matemáticos.
Juan
- Fecha/Hora. Admite valores fecha y hora desde 100
Rodríguez Gonzalez Malasaña, 3 915877744 hasta 9.999 años.
Campo - Moneda. Se usa para valores monetarios.
TABLA
- Autonumérico. Inserta un número que Access au-
Figura 13.84. Diferente entre campo y registro menta progresivamente cada vez que se agrega un
nuevo registro en la tabla. Los campos autonuméri-
Se puede ver cómo la información referida a una persona, cos no se pueden actualizar.
“un dato”, aparece en una fila de la tabla, a esto es a lo que se - Sí / No. Admite sólo los valores Sí o No (verdadero o
denomina registro. A cada una de las partes en las que hemos falso). Internamente lleva valores numéricos: No se
desglosado la información se le denomina campo, y al conjun- corresponde con 0 y Sí se corresponde con -1 (menos
to formado por todos los registros, se le denomina tabla. 1).
268
TEMA 13
- Objeto OLE. Contiene datos de diferente naturaleza,

hojas de cálculo de Excel, dibujos, imágenes, fiche-
ros de sonido, etc. Por ejemplo, para las fichas de los
empleados se introducirá en un campo de este tipo la
foto del empleado. Se asociará al campo un archivo
.jpg únicamente.
Figura 13.87. Propiedades de los campos
3. Título. El texto que se introduzca en esta propiedad será

el texto descriptivo del campo que aparecerá como en-
cabezado en la tabla, o delante del valor del campo al
diseñar Formularios o Informes.
Si se omite esta propiedad, Access utilizará como título
el nombre del campo correspondiente.
4. Valor predeterminado. El valor que se introduce en esta
propiedad, aparece en el campo al añadir un nuevo re-
gistro. Es útil en el caso de que un campo concreto tenga
el mismo valor para la mayoría de los registros que van
a ser introducidos. Por ejemplo, para el campo provincia
dentro de una tabla de clientes, si la gran mayoría de
nuestros clientes son de Valencia, podríamos establecer
Figura 13.86. Vista diseño de una tabla. como valor predeterminado Valencia.
5. Requerido. Se utiliza cuando se quiere establecer que
• Descripción. Es opcional. Se puede incluir una observa- sea obligatoria la introducción de un dato en el campo.
ción con respecto al campo. 6. Indexado. Al activar esta casilla con el valor en Sí, Access
crea un índice para el campo, lo que permitirá realizar
En la parte inferior se especifican las Propiedades de los búsquedas más rápidas en él. Si, por ejemplo, en un libro
campos que se han definido más arriba. Dependiendo del disponemos de un índice, se buscará más rápidamente
tipo de datos que se haya definido para el campo las pro- un determinado concepto que si no se dispone de índice.
piedades podrán contener distintos parámetros: En Access esta propiedad dispone de tres opciones:
1. Tamaño del campo. Es la longitud máxima del campo en a) No: es el valor por omisión, indica que no se creará
los textos (255). En el tipo Byte, cifras del 0 al 255. En ningún índice.
el tipo Entero cifras desde -32768 hasta 32768. En los b) Sí (con duplicados): crea un índice para el campo.
tipos Entero largo, Simple y Doble se consigue mucha a) Sí (sin duplicados): crea un índice único para el cam-
más precisión. po. De este modo se impide que existan dos registros
2. Formato. Permite establecer la forma en que se verán en la tabla con el mismo valor en este campo.
los datos introducidos en un campo. Determina la pre-
sentación de números, fechas, textos y valores Sí/No Una vez diseñados cada uno de los campos, el siguiente
en distintos formatos. Al acceder al cuadro de texto For- paso será grabar la tabla. Seleccionamos la opción Archivo
mato aparecerá, a la derecha del mismo, un diminuto → Guardar y luego elegimos un nombre para la tabla. Si
triángulo negro que indica lista desplegable. Al hacer clic no se ha elegido clave principal para la tabla, aparecerá el
sobre el mismo se muestran las distintas opciones de mensaje “No hay clave principal definida” y Access dará op-
formato, en función del tipo de dato contenido en el cam- ción a crear una automáticamente.
po del que se dispone. • Máscaras de entrada. Access permite predeterminar
El formato modifica simplemente el aspecto visual del máscaras de entrada, a modo de plantillas, para los
dato almacenado. En el campo se almacenan los valores campos del registro, de forma que al introducir la infor-
sin formato. mación, ya aparece el formato del campo. Esto puede
Se suele definir para campos numéricos y moneda el resultar muy útil para fechas, teléfonos, etc.
formato general. Para campos Fecha/hora se dispone • Claves principales. Una clave principal es un elemento
de varias posibilidades: fecha general, fecha corta, et- más de una tabla (sin ser un campo) formado por uno (lo
cétera. más sencillo y frecuente) o varios campos, que identifi-
269
can de forma exclusiva cada uno de los registros de la Se pueden conmutar ambas visualizaciones de forma
tabla. Los valores de los campos de una clave principal rápida a través de sus botones (esquina superior izquierda).
nunca se repetirán a lo largo de la tabla.
Establecer una clave principal presenta las siguientes - Vista Diseño: para visualizar y modificar el dise-
ventajas: ño del objeto seleccionado.
- Acelera las consultas.
- Al visualizar los registros de una tabla, aparecerán - Vista hoja de datos: visualización normal de
inicialmente ordenados por los valores de la clave tablas o consultas.
principal. - Las operaciones con los datos se van a realizar en la
- Access impide introducir un registro con la misma visualización Vista Hoja de datos. La Vista Diseño se
clave principal que otro ya existente, lo que impide utilizará para establecer los campos y sus propieda-
duplicaciones. des.
Las relaciones entre tablas precisan de una clave princi- • Relacionar tablas. Una base de datos relacional es
pal. El concepto de relaciones es un concepto avanzado aquella que permite relacionar varias tablas por un cam-
de Access. po común, de forma que, al acceder a una tabla, se ac-
- Para establecer una clave principal en una tabla los cede automáticamente al registro correspondiente en la
pasos a seguir son: tabla relacionada.
› Seleccionar la fila o filas de los campos cuyo valor Para establecer una relación necesitamos un requisito
o combinación de ellos se desea utilizar como clave indispensable: que las tablas a relacionar tengan un
principal. Para ello hay que hacer clic sobre el selec- campo en común, y éstos sean del mismo tipo de datos.
tor de fila, situado a la izquierda de la columna Nom- Esta operación se suele realizar normalmente una vez
bre del campo, y, si fuese necesario, mantener pul- definidas las tablas y antes de introducir registros en
sada la tecla Ctrl para seleccionar más de una fila. ellas, para que las reglas de relación empiecen a provo-
› Seleccionar la opción Clave principal del menú car su efecto. El diseño de una base de datos se plantea
para que, en la medida de lo posible, no se repitan cam-
Edición, o bien hacer clic sobre el botón , cla- pos entre las distintas tablas, ya que después se podrán
ve principal de la barra de herramientas. En el se- generar consultas o informes completos con todos los
lector de las filas seleccionadas se visualizará un datos ya relacionados.
icono en forma de llave, identificando los campos - Desde la ventana de la base se selecciona la opción
que se constituyen como clave principal. Editar → Relaciones, o pulsamos sobre el botón Re-
laciones.
• Visualizar una tabla. Existen dos posibilidades de visua-
lizar una tabla, el modo Vista Diseño (su estructura), que
es en el cual se ha creado la tabla, y el modo Vista Hoja
de datos (entrada y visualización de información), que
muestra los datos introducidos en la tabla establecién-
dolos en filas y columnas, cada campo en una columna y
cada registro en una fila.
Figura 13.89. Relacción de tablas
- En el cuadro Agregar Tabla, se agregarán todas las

Figura 13.88. Vista Hoja de datos de una tabla tablas de la base de datos que se van a relacionar.
270
TEMA 13
- Cerramos el cuadro de diálogo de Agregar Tabla. Al crear una nueva consulta, Access nos muestra una
- Para establecer la relación se debe pulsar sobre el ventana con la tabla o tablas sobre las cuales queremos
campo que vinculará la relación en la primera tabla y realizar dicha consulta. La cuadrÍcula sobre la cual vamos a
arrastrarlo hasta el mismo campo de la segunda tabla. establecer los criterios de nuestras consultas se llama QBE
(Query By Example, consulta según ejemplo).
Por último queda citar los tres tipos de relaciones que
pueden existir entre las tablas:
- Relación de uno a muchos. Es la relación más usual,
en ella cada registro de la primera tabla o tabla prin-
cipal puede tener más de un registro relacionado en
la segunda tabla o tabla relacionada.
- Relación de muchos a muchos. Cada registro de la
primera tabla o principal puede tener más de un re-
gistro relacionado en la segunda tabla, y cada registro
de la segunda tabla puede tener más de un registro
relacionado con la primera.
- Relación de uno a uno. En esta relación, cada regis-
tro de la primera tabla sólo puede tener un registro
enlazado en la segunda tabla y viceversa. Se trata del
tipo de relación menos frecuente.
Figura 13.91. Cuadrícula QBE para diseñar consultas
B. Las consultas en Access
Las filas de la cuadrícula QBE que se encuentran por
Las tareas básicas de gestión de una base de datos se debajo de la fila Campo permiten:
realizan diseñando consultas para localizar, agrupar, orga- • Establecer un orden de clasificación.
nizar o editar datos contenidos en las tablas. • Ocultar el campo si no queremos que aparezca en la
consulta
Las consultas permiten seleccionar registros que cum- • Establecer los distintos criterios de selección.
plen una serie de condiciones para hacer una serie de mo-
dificaciones. La fila Total, que permite usar cálculos de resumen, y la
fila Tabla, que muestra el nombre de la tabla, sólo estarán
• Opciones de Access para crear una consulta: visibles si se encuentran activadas las opciones Totales y
- Vista diseño: permite realizar una consulta sin la ayu- Nombre de tabla en el menú Ver.
da del asistente.
- Asistente para consultas sencillas: crea una consulta Básicamente existen cinco tipos de consultas:
automáticamente, según los campos seleccionados. • Consulta de selección. Es la más sencilla, se indican
- Asistente para consultas de referencias cruzadas: unos criterios para visualizar sólo lo que interesa de una
crea una consulta que muestra los datos con un for- tabla. Los datos aparecen en la Hoja de respuestas di-
mato compacto, parecido al de una hoja de cálculo. námicas que se asemeja a una tabla pero no lo es, sólo
- Asistente para consultas destinadas a buscar dupli- muestra los datos de una tabla o de varias tablas según
cados: crea una consulta en la que se buscan regis- los criterios de la consulta. También se puede utilizar
tros con valores duplicados en un campo. una consulta de selección para agrupar los registros y
- Asistentes para consultas destinados a buscar no- calcular las sumas, cuentas, promedios y otros tipos de
coincidentes: crea una consulta que busca registros totales.
que no tienen registros relacionados en otra tabla. Aunque la hoja de respuestas dinámica no es una tabla
se pueden introducir datos en las tablas a través de ella.
• Consultas de parámetros. Representa una consulta
que, cuando se ejecuta, muestra un cuadro de diálogo
propio que solicita información. Por ejemplo, criterios
para recuperar registros o un valor que se desea insertar
en un campo.
• Consulta de tablas de referencias cruzadas. Presenta
los datos con títulos en las filas y en las columnas; la
apariencia es la de una hoja de cálculo. De esta forma se
Figura 13.90. Opciones para crear una nueva consulta resume en muy poco espacio mucha información de una
271
forma muy clara. Las consultas de referencias cruzadas troducido un valor incorrecto. Además, puede hacer que Ac-
calculan una suma, una media, un recuento u otro tipo cess incluya datos automáticamente y presente los resulta-
de totales de datos. dos de cálculos. Con un solo clic se puede cambiar desde el
• Consulta de acciones. Conlleva la manera de modificar modo de presentación Formulario al modo de presentación
registros de una o varias tablas a través de una sola ope- Hoja de datos, que es una presentación tabular del mismo
ración. Existen cuatro tipos de consultas de acción: conjunto de registros.
- Consulta de eliminación. Elimina un grupo de regis-
tros de una o más tablas. • A la hora de crear un formulario, tenemos dos posibili-
- Consulta de actualización. Realiza cambios globales dades:
en un grupo de registros de una o más tablas. Se pue- - Crear un formulario en Vista Diseño. En ese caso di-
den cambiar los datos de las tablas existentes. señamos nosotros mismos las posibilidades de crea-
- Consulta de datos anexados. Agrega un grupo de ción del formulario.
registros de una o más tablas al final de una o más Existen diferentes elementos dentro del Diseño del
tablas. formulario:
- Consulta de creación de tabla. Crea una tabla nueva › La regla. Ayuda a colocar los controles en un de-
a partir de la totalidad o una parte de los datos de terminado punto del formulario.
una o más tablas. › La cuadrícula. Facilita la inserción de los controles
en determinados puntos del formulario.
• Consulta SQL. Una consulta SQL es una consulta creada › El cuadro de herramientas. Contiene las etique-
con una instrucción SQL. Se puede utilizar el lenguaje tas y controles que es necesario utilizar en el dise-
de consulta estructurado (SQL o Structured Query Lan- ño del formulario.
guage) para consultar, actualizar y administrar bases de › Los controles. Son objetos gráficos que se inclu-
datos relacionales, como Access. yen en el formulario para mostrar los datos de una
forma u otra, e incluso para mejorar la apariencia
C. Los formularios en Access del mismo. Cualquier elemento que esté dentro de
la cuadrícula puede ser considerado un control.
Existen diversas formas de insertar información en una Existen diferentes tipos de controles.
base de datos pero quizás la más flexible son los formularios. a) Según su función pueden ser: etiquetas, cua-
dros de texto, casillas de verificación, cuadros
Un formulario implica, a menudo, el mejor diseño para de lista o botones de comando.
introducir, cambiar y ver los registros de su base de datos. b) Según su modo de creación pueden ser:
Al diseñar un formulario se especifica la manera en que se • Dependientes. Control que toma el conteni-
presentan los datos. Al abrir un formulario, Access recupera do de un campo de la tabla.
los datos deseados de las tablas y los presenta de acuerdo • Independientes. Aquel que no se encuentra
con su diseño, ya sea en la pantalla o en formato impreso. asociado a un campo. Pueden presentar un
texto informativo, gráficos o imágenes proce-
dentes de otras aplicaciones.
• Control calculado. Aquel que presenta el re-
sultado de una expresión en lugar de los da-
tos almacenados. El valor es calculado cada
vez que cambia algún dato en la expresión.
Regla
Controles
Figura 13.92. Formulario en vista diseño
En un formulario es posible incluir listas de valores entre Etiquetas Cuadro de texto

los que puede elegir y usar colores para resaltar los datos
importantes y presentar mensajes que le indiquen si ha in- Figura 13.93. Elementos de un formulario
272
TEMA 13
- Crear un formulario utilizando un Asistente. Se Existen diferentes elementos dentro del Diseño del In-
puede crear rápidamente un formulario básico que forme y que coinciden casi en su totalidad con los que
muestre todos los campos y los registros de una tabla se han visto en Vista Diseño del Formulario.
o consulta, o también se puede crear un formulario - Crear un informe utilizando un Asistente. En este
personalizado que revele los datos de registros selec- caso, el asistente guía en la creación de las diferentes
cionados con un formato determinado. partes del informe. Es más sencillo, pero el usuario
Existen diferentes tipos de asistentes para crear for- tiene menos control en la creación del informe.
mularios:
› Columna simple. • Las diferentes secciones que forman parte de un infor-
› Tabular. me son las siguientes:
› Gráfico. - Encabezado del informe. Representa la zona donde
› Principal/subformulario. aparece el título del informe. Se asigna en el último
› Formulario automático. paso del asistente de creación de informes, como he-
mos visto anteriormente.
Por último, comentar que se pueden agregar encabeza- - Encabezado de página. Aparece al inicio de la pági-
dos y pies de página y eliminarlos de un formulario y de na. Si queremos incluir alguna etiqueta para que apa-
las páginas impresas de un formulario. Los encabezados y rezca al principio de cada página, se ha de hacer en
pies de página aparecen en la parte superior e inferior de la esta sección.
ventana Formulario y al principio y al final de la impresión. - Si hemos definido una agrupación al crear el informe,
el Encabezado de grupo contiene las etiquetas que
D. Los informes en Access van a aparecer al principio de cada grupo.
- En la sección Detalle del informe aparecerán los da-
Un informe se crea para ofrecer una presentación per- tos de los registros.
sonalizada de una determinada información. Los informes - El Pie de página incluye por lo general el número de
permiten controlar el resumen de la información, agrupar página o el número de página en que nos encontra-
los datos y ordenarlos de la forma deseada. mos de un total de páginas que tiene el documento.
- El Pie del informe incluirá las etiquetas o controles
• Los tipos de informes más comunes son los siguientes: en general que nos interesa que aparezcan en la últi-
- Informe Tabular. Muestra los datos en filas o en coma parte del informe. Por ejemplo, algún control cal-
lumnas pero suele agruparlos por uno o más valores culado que represente un total o algo similar.
del campo, calcula y muestra subtotales.
- Informe de Columnas. Muestra todos los campos
en una sola columna, generalmente alineada a la iz-
quierda de la página. Secciones de un
informe
- Etiquetas. Muestra los datos impresos como etique-
tas de correo.
Clientes Etiquetas de
Título del informe Campos y campos
Nombre Apellido Teléfono

Figura 13.95. Secciones de un informe
E. Las macros en Access
Cuadro de Herramientas
Ejecuta una acción o varias a la vez, que producen como
consecuencia la automatización de tareas comunes. Se
Figura 13.94. Elementos de un informe
puede automatizar cualquier función de Access para ser ini-
ciada con el teclado o con el ratón, abrir una tabla, consulta
• A la hora de crear un informe disponemos de dos posi- informe o formulario, etc.
bilidades:
- Crear un informe en Vista Diseño. En ese caso dise- Estas acciones se pueden realizar de manera individual o
ñamos las posibilidades de creación del informe. encadenarse unas a otras añadiéndolas en celdas seguidas.
273
Para crear una macro, se hace clic en la pestaña de la programación se realiza mediante los denominados mó-
ficha Macros y se presiona sobre el botón Nuevo. dulos.
Los módulos se asocian directamente a objetos tales

como formularios o informes, y éstos se crean y se asignan
a los eventos más comunes de los objetos mencionados.
También se pueden crear módulos independientes que
estarán visibles en la venta de base de datos en la ficha
Módulos.
Un módulo es una colección de declaraciones y procedi-

mientos de Visual Basic para aplicaciones que se almace-
nan juntos como una unidad.
Figura 13.96. Las macros en Access
En esta imagen encontramos dos secciones o áreas: Ac- BIBLIOGRAFÍA

ción y Comentario.
En Acción se encuentran todas las posibles ejecuciones de • Foro de formación. Excel y Access. Nivel Básico. 2011.
macros que tiene Access y en Comentario añadiremos una pe- • Foro de formación. Word. Nivel Básico. 2009.
queña descripción de la acción (esta parte es optativa). • La enciclopedia del estudiante. Aplicaciones informáti-
cas. 2005. Santillana.
F. Los módulos en Access • Pinillos Martín J,. Pinillos Rubio J.M. Auxiliares de la Fun-
ción Administrativa. 1996. Foro de formación.
Access permite realizar una programación basada en • Redal EJ. Tecnologías. Nivel básico. 2007. Santillana.
el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones) y esta
274

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TEMA 13. AUTOMATIZACIÓN DE OFICINA.

13.1. Automatización de oficina. 13.2. Herramientas ofimáticas: Hojas de cálculo, Procesadores

Las características del software ofimático son las si-

Las principales aplicaciones o herramientas que inclu-

13.2.2. Herramientas ofimáticas • Asistente: al usuario se le presenta un asistente en un

Figura 13.3. Ejemplo de diálogo

Existen varios objetos posibles dentro de un cuadro de

• Botones de comando: ejecutan una determinada acción. Incrustación - vinculación de objetos

• Zoom: es la distancia a la que vamos a ver el documen- 13.2.3. Hoja de cálculo

Desarrollo de las hojas de cálculo

La primera hoja electrónica fue creada en el año 1978,

El mercado de las hojas electrónicas fue creciendo rá-

Figura 13.5. Ejemplo de hoja de cálculo

Figura 13.7. Ejemplo de procesador de textos

Más adelante, los procesadores de texto comenzaron a

Enumeremos, a continuación, los procesadores más co-

Barra de título Barra de menus Barra de formato Barra de herramientas

Figura 13.9. La pantalla de los procesadores

En la década de los 90, la investigación en bases de da-

Componentes comunes en las bases de datos

Las principales características que tienen las bases de

• Procesador de textos Word. sitivas o empleando transparencias con un retroproyector.

Otras suites ofimáticas conocidas son:

13.4.1. Programas gráficos y de presentaciones

Un gestor de gráficos y presentaciones crea y manipula

Figura 13.14. Programa de autoedición

Los programas de autoedición más utilizados son:

Una vez ejecutada la aplicación aparecerá la pantalla

Aunque ya vimos las características de la pantalla cuan-

Barra de menús diferentes configuraciones de formato tales como negrita,

BARRA DE TÍTULO BARRA DE MENÚ BARRA DE HERRAMIENTAS

Figura 13.16. La ventana de Word

Figura 13.17. Ejemplo de barra de herramientas

Para rectificar un texto se pueden utilizar las siguientes

• Ir al menú: Archivo → Guardar. Si es la primera vez que

La visualización de documentos en Word Para utilizar la función deshacer podemos hacerlo de

Si utilizamos el botón de la barra de herramientas, des- • Menú Edición → Rehacer.

C. Cortar, copiar y pegar

En todos los sistemas Windows y en el resto de sistemas

Posee la utilidad opuesta a la anterior, es decir, cuan- Cortar

supuesto, es necesario haber deshecho algo anteriormente Copiar

para poder utilizar esta función. Texto

SELECCIÓN MÉTODO IMAGEN

Seleccionar una palabra Doble clic sobre la palabra

Seleccionar un texto Clic y arrastre con el ratón

Clic en el margen izquierdo del documento

Pulsar la tecla Ctrl y, manteniéndola pulsada,

Doble clic en el margen izquierdo del documento

Situar el punto de inserción al comienzo del texto

Hacer triple clic con el ratón en el margen

Figura 13.21. Opciones de selección de texto

Cortar Copiar Cortar

Figura 13.23. Menú Edición y barra de herramientas (Cortar,

D. Portapapeles de Office Figura 13.25. Buscar y Reemplazar

El portapapeles de Office es una mejora con respecto G. Ir a...

Figura 13.27. Ejemplos de efectos

Algunas de las opciones descritas en esta ficha se en-

- Justificada. El carácter inicial de cada línea se ajusta

Una forma más rápida de alinear un párrafo es utilizar