“LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LA EMPRESA”

Taller 2

Presentado por:
Julian David Salcedo Perilla ID 649158
Sandra Milena Suárez Talero ID 732702
Andrea Esperanza Tellez Garcia ID 733407
Yesica Paola Tovar Castillo ID 227957

Tutor:
Carlos Andres Bedoya

Corporación Universitaria Minuto de Dios-Uniminuto UVD

Facultad de ciencias empresariales
Programa Administración de Empresas
Bogotá DC
2020
 Enterprise Resource Customer Relationship Balanced Scorecard (BSC) Sistema de Gestión
planning (ERP) Management (CRM) Documental (SGD)

Concepto Sistemas de planificación de Traducido significa: Gestión de El Balanced Scorecard (BSC) o El sistema de Gestión
General recursos empresariales (ERP) las relaciones con los clientes. Cuadro de Mando Integral es una documental (SGD) Programas
es un conjunto de programas metodología utilizada para definir y de gestión de bases de datos
integrados que automatizan Sistema relacionado con hacer seguimiento a la estrategia de que disponen de una tecnología
las principales actividades clientes, orientada en la gestión una organización. idónea para el tratamiento de
organizacionales, mejorando comercial, marketing, servicio El BSC se basa en un correcto documentos científicos,
la eficiencia y competitividad postventa y de atención al equilibrio y alineación entre los culturales y técnicos.
de las compañías. cliente. elementos de la estrategia global y Que nos permite coordinar y
los elementos operativos de la controlar actividades
misma. Los elementos globales son: específicas que afectan a la
la misión (nuestro propósito), la creación, la recepción, la
visión (a qué aspiramos), los valores ubicación, el acceso y la
centrales (en qué creemos), las preservación de los
perspectivas y los objetivos. Por su documentos.
parte, los elementos operativos son:
los indicadores clave o KPI (ya sean
indicadores inductores o de
resultado) e iniciativas estratégicas
(proyectos que lo ayudan a alcanzar
sus objetivos).
Contexto La historia de la ERP se En los años 80’ fue el El uso del ordenador en la
Histórico inicia en 1913, el ingeniero nacimiento de los primeros Para la década de los 80, Robert gestión documental se inicia en
Ford Whitman Harris CRM y el desarrollo de bases Kaplan, profesor emérito de la práctica a partir de las
desarrolló el modelo de de datos para empresas, las Desarrollo de Liderazgo en la grandes bibliotecas nacionales
cantidad económica de cuales fueron complejas y Escuela de Negocios de Harvard, anglófonas, la biblioteca del
pedido. El fabricante de obtenerlas necesitaba de mucho inició una investigación sobre el congreso de los Estados
herramientas Black and tiempo y dinero. En 1986 se desempeño de las compañías. Unidos de América y la British
Decker en 1964 se convirtió lleva a cabo la creación de los Descubrió que las mediciones Library, que en los años 60 del
en la primera empresa en gestores de contactos, mientras basadas únicamente en una siglo xx crean programas de
adoptar una solución de que en 1989 Jon Ferrara crea perspectiva financiera eran bases de datos conocidos como
planificación de requisitos Goldmime y desarrolla el insuficientes a la hora de hacer un MAC (Machine Readable
materiales (MRP) que primer SFA (Sales Force análisis del estado real de las Cataloguing) o catalogación
combinaba los conceptos de Automation) el cual está compañías y por lo tanto eran leíble por ordenador. Poco
EOQ con una computadora orientado a pymes. Estas insuficientes a la hora de buscar tiempo después se comienza
central.MRP siguió siendo el aplicaciones incluyen herramientas que permitieran una también a usar registros
estándar de fabricación hasta contactos, oportunidades de optimización del desempeño. computarizados para
que se desarrolló la venta y pronósticos de inventariar documentación
planificación de recursos de facturaciòn. Las compañías no tenían un método administrativa en soporte de
fabricación (llamada MRP II) que condujera todos los esfuerzos papel.
en 1983. MRP II ofrecía En los años 90’ se implantaron organizacionales hacia la
“módulos” MRP II también en la gran empresa como consecución de las metas planteadas Durantes siglos, la gestión
ofrecía una buena visión soluciones integradas. El inicialmente. Las compañías no documental fue y a sido
sobre cómo se podía término CRM acuñado por contaban con una visión del dominio exclusivo de los
aprovechar el software para Tom Siebel da un nuevo panorama integral del modo de administradores, archiveros y
compartir e integrar los datos concepto “software para la organización de la compañía y, por bibliotecarios, cuya
de la empresa y fomentar la gestión de las relaciones con lo tanto, no había claridad de la herramientas básicas eran los
eficacia operativa. A medida los clientes, venta, marketing y manera en que cada miembro debía libros, registros, carpetas
que la tecnología informática soporte”. En 1993 Nace Siebel, archivadores, cajas y
evoluciona en las décadas de líder mundial del CRM ofrece actuar. estanterías en donde se guardan
1970 y 1980, se desarrollaron productos “e-business”. En los documentos los
conceptos similares a los de 1995 Call-center, datos Bajo estos presupuestos, en el año (audiovisuales y los
MRP II para administrar las almacenados y de difícil 1992 el profesor Robert S. Kaplan documentos en soporte
actividades comerciales más acceso. 1996 a 1998 Software junto a su colega, el profesor David magnéticos u ópticos), los
allá de la fabricación. Se ERP, con procesos de contacto P. Norton crean la metodología que ficheros o kárdex que permiten
incorporaron datos sobre la con el cliente. En 1999 Marc hoy se conoce como el Balanced hacer referencias cruzadas y
actividad financiera, la Benioff funda Salesforce, Scorecard (BSC) o Cuadro de una larga lista de técnicas de
administración de las Software 100% Cloud, el Mando Integral (CMI) en su recuperación de información
relaciones con los clientes y alquiler del software llega al traducción al español. El método mediante sistemas de
los recursos humanos. En mundo con buen costo y baja BSC se presentó ese mismo año en codificación y clasificación.
1990, los analistas de demanda, basado en el SaaS la edición de enero/febrero de la
tecnología le habían puesto (Software as a Service). revista Harvard Business Review Cuando el uso de las
un nombre a esta nueva basándose en un trabajo hecho para tecnologías de información y
categoría de software de una empresa de semiconductores. comunicación se hizo común
administración comercial: Posteriormente, para el año 1996, en la administración pública y
planificación de recursos Kaplan y Norton publican el libro privada, con el inicio de las
empresariales.Desde la “The Balanced Scorecard: bases de datos y la aparición de
década de 1990 hasta Translating Strategy into Action” en los procesadores de textos y
En los años 00’ decada basada
principios del siglo XXI, la el que desarrollan a profundidad el otras aplicaciones ofimáticas, y
en la “Burbuja.com”, ofrecian
adopción de ERP creció en método Balanced Scorecard y su sobre todo con la llegada del
los CRM mas economicos y
gran medida. Al mismo funcionamiento. correo electrónico, surgió la
basados en redes Windows pero
tiempo, los costos de la sin estrategias. En el 2001 necesidad de capturar y
implementación de un Si bien la aparición de la conservar también documentos
surge Sage CRM fusión de metodología Balanced Scorecard
sistema de ERP. La varias empresas para pequeñas que nacen, viven y mueren en
tecnología de ERP se está fechada en el año 1992, hay un formato eléctrico.
y mediana empresas. En el antecedente de esta metodología en
mantuvo en evolución hasta 2002 Microsoft se convierte en
adoptar el Internet, que la década de 1930 en Francia. El
el actor principal de CRM + Tableau de Bord, en español Cuadro
proporciona nuevas ERP, adicional a esto se estimó
características y funciones, de A Bordo o Panel de
que el 65% de las Administración, es un sistema de
como el análisis integrado. implantaciones de CRM son
Hoy en día los nuevos fallidas por lo que se dudó de gestión estratégica que tomó fuerza
modelos ingresan a la nube su efectividad. A finales de la en Francia y fue el primero en
de ERP actual, construida dècada Salesforce se ubica proponer un análisis de indicadores
para la era digital abarca las como líder mundial con tanto financieros, como no
tecnologías móviles, sociales, Cloud+SFA+Sencillo. financieros para medir el desempeño
analíticas y las últimas de una organización.
tecnologías emergentes. En los años 10’ se implementa
el Cloud al CRM local lo que
significa que no se necesitaba
de un Software pesado de los
CRM para los equipos, sino que
se podía acceder a la
plataforma CRM en la nube. En
el 2011 se catalogo como
software de de comunicación
empresarial y las empresas
pagaban cada suscripción. En el
2013 sistema multiplataforma
(acceso disponible en
dispositivos móviles) naciendo
el concepto de “CRM Social”.
En el 2015 nace SumaCRM
(CRM para pequeñas
empresas).
Beneficios, Un sistema totalmente Aplicación que permite
Contribució integrado centralizar en una misma base 1. Transformación de la visión en 1. Mayor productividad:
n y Fines, con capacidad para de datos las interacciones de objetivos medibles: Una de las Eficacia y eficiencia en la
Para Un racionalizar los diferentes empresa y clientes persona funciones principales de búsqueda y recuperación de
Compañía procesos y flujos de trabajo. natural o juridica. metodología BSC consiste en documentos y expedientes.
La capacidad de compartir traducir la visión de la organización Acceso rápido y seguro a la
fácilmente datos entre Simplifica tareas repetitivas. en acciones concretas que puedan información de la empresa
diferentes departamentos en desarrollarse y medirse. Con este reduciendo los tiempos de
una organización. Se adapta al crecimiento de la fin, una de las herramientas más búsqueda de información y por
Mejora de la eficiencia y los empresa. importantes que introduce el Cuadro consiguiente de respuesta.
niveles de productividad. de Mando Integral son los
Mejor seguimiento y Compartir y maximizar el indicadores (KPI’s) que ayudan a 2. Ahorro de Costes: En
previsión. conocimiento acerca de una ligar la estrategia de una general se reducen los espacios
Reducción de los costes. cliente para, de esta forma organización con los planes de donde preservar la
Mejora del servicio al cliente. entender y atender sus acción. documentación, ya que no está
Abarca las tecnologías necesidades y requerimientos. 2. Alineación de toda la estrategia: en papel, con los diferentes
móviles, sociales, analíticas El BSC permite traducir la visión de ahorros que esto también lleva
teniendo la información en Permite gestionar de manera una organización en acciones asociados (archivar, imprimir,
tiempo real desde cualquier más sencilla campañas de concretas que ayudan al fotocopiar y buscar)
parte del mundo. captación y fidelización de cumplimiento de metas. La
Toma de decisiones rentables clientes. 3. Ahorro de Tiempo: Al
metodología a línea todos los
con perspectivas que le tener toda la documentación en
elementos que componen la
ayudan a maximizar las Genera más oportunidad de un solo repositorio y con las
planeación estratégica: Los
ganancias y los márgenes. venta, agilizando la gestión, mismas reglas de descripción,
indicadores están alineados con las
con datos actualizados en creación, clasificación, captura,
iniciativas estratégicas, del mismo
tiempo real y procesos de venta etc. toda la documentación es
modo que las iniciativas lo están con
óptimos. más fácil de encontrar y
los objetivos y las líneas
recuperar, agilizando las tareas
estratégicas.
Facilidad en segmentación de dentro de la organización y de
sus clientes permitiendo así una 3. Estimulación de respuestas a los clientes.
mejor atención en la venta o transformaciones estratégicas: Uno Además, al ser ya un
de los beneficios más importantes documento electrónico también
después de la misma.
del BSC, y al que no suele dársele se gana tiempo evitando todo
Herramienta que no entorpece mucha relevancia, es la capacidad el proceso de archivado de los
la operación de la empresa, a de aprendizaje que promueve. La documentos físicos.
razón que no es de realización metodología del Cuadro de Mando
manual, restando tiempo para Integral fortalece el aprendizaje por 4. Mejora del ROI:
labores como la venta, atención medio de lo que se conoce como el Numerosos estudios ya
al cliente o tareas de marketing. “double-loop learning” o realizados demuestran que
aprendizaje de doble bucle en existe una mejora del ROI al
español. Usualmente, cuando una implantar un gestor
organización detecta un error en documental ya que se reducen
alguna de sus operaciones la corrige los costes, aumenta la calidad y
inmediatamente, pero no suele se da una respuesta segura a las
investigar por qué ha existido esta demandas documentales de la
falla. organización mejorando la
4. Da estructura a su estrategia: productividad.
Las organizaciones con frecuencia
5. Homologación: En muchas
hablan sobre el desempeño
ocasiones una misma tarea
organizacional (y la estrategia) de
puede ser realizada de
maneras muy variadas, algo que
diferentes maneras por
contrasta con lo que ocurre en otros
diferentes personas,
ámbitos de gerencia como lo es la
departamento que imposibilitan
gestión de recursos humanos o
poder medirlas de una forma
financiera. En consonancia con ello,
eficaz. Con un gestor
existen muchos enfoques diferentes
documental que administre tus
para la gestión y la ejecución
procesos, se pueden unificar
estratégica. El Balanced Scorecard
los procedimientos para
es una forma estructurada y lógica
realizar todas las tareas,
de ayudar a los líderes de su
estableciendo un mismo
organización a garantizar que todas
modelo para toda la empresa,
las áreas de la organización estén
esto permitirá poder cuantificar
cubiertas de una manera fácil de los resultados de dichas tareas.
entender.
5. Mantiene su estrategia a la vista 6. Mejora en los procesos: La
y como foco de la generación de automatización de los procesos
estadísticas: Dentro del BSC es permite el control del propio
esencial realizar la revisión proceso y de los documentos
periódica de su estrategia, y esto que se generan en ellos, lo que
solo puede hacerlo si su estrategia mejora los tiempos de
está organizada. Las reuniones de tramitación y gestión. Esto
análisis estratégico o RAEs en provoca un aumento de la
forma mensual o trimestral, eficacia del trabajador además
combinadas con una actualización de poder gestionar la
anual de la estrategia, le trazabilidad y auditoría de
garantizarán que vuelva a todos los procesos de trabajo
referenciar su estrategia con de la empresa.
regularidad y la vuelva el foco de su
7. Cumplimiento de las
proceso de generación de
normativas de seguridad:
estadísticas e indicadores clave.
Trabajar con un gestor
documental ya trae implícito el
cumplimiento de varias
normativas de seguridad.

8. Reducción del riesgo

profesional: Manejar grandes
volúmenes de papel implica un
riesgo de perderlo, duplicarlo,
el deterioro e incluso
siniestros. Un buen sistema de
gestión documental, como
BKMplus, tiene las medidas de
 solución antes estos riesgos,
con la premisa de decir adiós al
papel.

9. Movilidad: La incesante y
continua mejora de las
tecnologías ha determinado
que la movilidad sea un
elemento indispensable en el
día a día, es decir, estar
conectados en cualquier
momento y en cualquier lugar
y en el mundo empresarial
desarrollan plataforma 100%
web para poder adaptarse y
cumplir con este requisito.

10. Preservación a largo

plazo de los documentos
electrónicos: El empuje de las
nuevas tecnologías y la clara
tendencia actual es llegar a la
oficina sin papeles y que todos
los documentos desde que
nacen sean electrónicos.

Área Tales como Esta aplicación desempeña

Específica producción,logística, finanzas múltiples funciones y tareas La empresa amplía su capacidad de El archivo ofrece apoyo interno
De Acción y contabilidad, ventas y para la gestión de diferentes medición y monitoreo, permitiendo en la toma de decisiones para
En Una recursos humanos. áreas en la empresa o que todos los puntos relevantes de la el trabajo diario y asegura una
Compañía Administración de: institución, las áreas básicas
● Clientes son: cadena de producción se puedan preservación adecuada del
● Capital humano medir. Esto también aporta patrimonio histórico y
● Capital financiera - Área de ventas: importantes mejoras en la documental de la organización.
● Productos - Área de atención al comprensión por parte de toda la Asimismo, tiene un importante
● Proyectos cliente. empresa, de cómo se evaluará la papel en la calidad y la imagen
● Comercio electronico - Área de marketing estrategia definida por la dirección, de la organización, por los
● Cadena de hasta el punto donde cada empleado siguientes motivos:
suministros participa en el proceso. Esto se hace
● Riesgos empresariales a través de la elaboración de los 1. Evita la pérdida de la
● Ventas llamados mapas estratégicos. documentación, ya que
● Producción todos los documentos están
● Análisis de negocios integrados e identificados
en un único sistema.

2. Evita la pérdida de
tiempo en la recuperación
de la documentación.

3. Permite el control de
accesos y de seguridad de
la información de los
documentos, e impide que
terceras personas accedan a
los contenidos.

4. Establece un ciclo de
vida de la documentación y
posibilita su destrucción de
un modo seguro y
certificado.
 5. Establece la
colaboración entre los
diferentes órganos de la
institución para una óptima
gestión del SGD.

CONCLUSIONES

1.¿La importancia de las aplicaciones de la informática?

RTA: Gracias a la llegada y evolución de la informática la vida es más fácil, pues en el ámbito empresarial no es para menos ya que nos permite
almacenar, procesar y transmitir la información y de esta manera trabajar de forma más efectiva, agilizando procesos, optimizando tiempos y
simplificando para su análisis y posterior toma de decisiones, esto contribuye a que las empresa sean más competitivas y dependiendo de las
tecnologías que utilicen, lleven la ventaja en el mercado, y por ende las ganancias y su posicionamiento sean mejores.
2.¿Las competencias y conocimientos que adquirieron en el desarrollo de esta actividad y la relación que tiene con su papel o rol
profesional?
RTA: Las competencias y conocimientos que adquirimos al momento de realizar esta actividad se relación en todos los aspectos de nuestro
perfil profesional y el aprendizaje de Enterprise resource plannig (ERP), Cuestomer Relationship management (CRM), Balanced scorecard
(BSC) Y sistema de gestión documental (SGD), nos permiten adaptar nuevos retos y tareas con los datos pertinentes para así identificar los
problemas, con el objetivo de identificar los beneficios y ventajas generando motivación en la importancia del trabajo para así satisfacer al
cliente; el control y la capacidad de crítica es tomar decisiones lógicas de forma parcial e irracional al igual proponer soluciones creativas e
innovadoras con enfoques modernos, pero sobre todo se debe generar compromiso con el trabajo propio y el de la empresa logrando el éxito en
las actividades actuales y futuras.

REFERENCIAS

http://www.jggomez.eu/D%20Bdr_Erp/1%20Temas/A%20BDR%20ERP%20Empresa%202013.pdf
https://www.elegircrm.com/crm/que-es-un-crm
https://www.universidadesvirtuales.com.co/articulo/areas-principales-del-crm
https://www.tecnologias-informacion.com/erp.html
https://www.oracle.com/mx/applications/erp/what-is-erp.html#link2
https://www.epicor.com/es-mx/erp-systems/epicor-erp/?utm_source=google&utm_medium=paidsearch&utm_term=sistema%20de%20gestion
%20empresarial%20erp&utm_content=g-c&utm_campaign=70134000001cTed&gclid=CjwKCAiA98TxBRBtEiwAVRLquzyBGWrrgv0
https://www.sumacrm.com/soporte/historia-del-crm-hasta-la-actualidad
https://www.uoc.edu/portal/es/arxiu/gestio-documental/que-es/index.html
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1993/mayo/qu_es_un_sistema_de_gestin_documental.html
https://gestiondocumentalparagentenormal.com/2009/09/05/breve-historia-de-la-gestion-documental-de-la-wikipedia-45/
https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/thumb/f/f9/BalanceScorecard-Esquema.svg/400px-BalanceScorecard-Esquema.svg.png