Nivel de Riesgo

Elaboración y Control de Documentos

PG-02-GI-01

1 Objetivo
Definir una metodología de control de los documentos del Sistema Integrado de Gestión (SIG) desde su
elaboración hasta su disposición final.

2 Alcance
Este procedimiento aplica a todos los documentos que integran el sistema de gestión de la Compañía y los
que se incorporen a partir de la implementación del SIG.

3 Consideraciones Generales
Documentos de referencia:

 ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad – punto 4.2.1 – Requisitos de la Documentación,

Generalidades y punto 4.2.3. Control de los Documentos,
 OHSAS 18001:2007 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – punto 4.4.5 –
Control de Documentos),
 ISO 14001:2004 Sistema de Gestión Ambiental – punto 4.4.5 – Control de Documentos.
Este procedimiento y su anexo anulan y reemplazan los siguientes documentos:
 PG-02-GC-01 “Elaboración de procedimientos”
 PG-02-GC-01-A1 “Formulario de procedimiento con diagrama de flujo”
 PG-02-GC-01-A2 “Formulario de procedimiento sin diagrama de flujo”
 PG-05-GC-02 “Control de los documentos”
 PG-05-GC-02-A1 “Documentos del sistema de calidad”
 PE-05-GC-02/01 “Control de los documentos en el sistema informático”
Todos los documentos actuales en el sistema de gestión a la fecha de emisión de este procedimiento, han
sido reemplazados a un nuevo formato de documentos de Archer, y ha sido cambiada su codificación
según se detalla en el anexo PG-02-GI-01-A2 “Tabla de Equivalencias” Revisión 00. Adicionalmente los
documentos que fueron descriptos en la “Tabla de Equivalencias” revisión 00, se emitieron con fecha 02
de Febrero de 2013, pero entraron en plena vigencia el 22 de Abril de 2013. Los documentos nuevos que
se creen a partir de esa fecha, serán registrados en las sucesivas revisiones de la “Tabla de
Equivalencias” descripta y su vigencia quedará definida a partir de la fecha de aprobación que se indica en
el índice de documentos y en la solapa de documentos aprobados.
4 Responsabilidades
Todo sector que emita documentos para regular sus actividades, incorpora dicho documento al sistema de
gestión respetando en un todo este procedimiento.

5 Procedimiento
En función a la importante cantidad de documentación generada por La Compañía, es necesario contar
con una metodología clara para asegurar un criterio uniforme en la generación, identificación, revisión,
aprobación, actualización, definición de cambios, disponibilidad, legibilidad, tratamiento de documentos
externos, disposición final, etc.
5.1 Identificación de los documentos
5.1.1 Identificación
Los procedimientos que definen la estructura del Sistema Integrado de Gestión se identifican y
organizan de la siguiente manera (ver este mismo procedimiento para ilustración):
Encabezado: Nivel de riesgo ----- tipo de letra: Arial, tamaño: 12

N° de Revisión 04 Elaborado por SSMAC

Fecha de Emisión 01/02/2013 Revisado por SSMAC
Fecha de Revisión 17/11/2016 Aprobado por VP de Operaciones
Página 1 de 9
 Nivel de Riesgo

Elaboración y Control de Documentos

PG-02-GI-01

Título del procedimiento ----- Tipo de letra: Arial, tamaño: 17

Codificación y n° según sector ----- tipo de letra: Times New Roman, tamaño: 15
Logo de DLS Argentina

Pie de página: N° de revisión Elaborado por

Fecha de emisión Revisado por
Fecha de revisión Aprobado por
Logo de: part of Archer
Todo lo que se indica anteriormente debe tener tipo de letra: Arial, tamaño: 7 y el contenido tipo de
letra: Arial, tamaño: 9.
Los documentos del sistema de gestión se identifican con un código alfanumérico y a continuación
se describe el nombre del documento de acuerdo a los siguientes ejemplos:
Tipo Ejemplo Aplicación

PG-02-GI-01 Elaboración y Control de

Procedimiento General Toda la Compañía
Documentos

Anexo General PG-02-GI-01-A1 Plantilla de Documento Toda la Compañía

Procedimiento Especifico
PE-04-PF-11-BO Entubación con Grúa Bolivia
para un país
Procedimiento Especifico
de otro procedimiento PE-04-DO-03/01 Documentación en el Equipo Toda la Compañía
general

Manual de la Calidad MC-02-GC-01 Toda la Compañía

PG-02-GI-01:
Los primeros dos caracteres alfanuméricos, indica que el documento es de cumplimiento obligatorio
para toda La Compañía (PG=Procedimiento General). Para la identificación de los documentos de
aplicación a nivel país se utiliza la sigla “PE” (PE=Procedimiento Especifico) en lugar de “PG”, e
incluye en la parte final de la codificación dos letras según el nombre del país (“AR”: Argentina,
“BO”: Bolivia, “BR”: Brasil, “US”: Estados Unidos) donde aplica. También puede utilizarse la sigla
“PE” para procedimientos que aplican a toda la Compañía, y donde se desarrollan estándares o
métodos de trabajo particulares a partir del establecido en un procedimiento general del cual este
deriva, Ej. el PE-03-SE-05/01 es un procedimiento específico del procedimiento general PG-03-SE-
05.

PG-02-GI-01:
Los dos dígitos siguientes, indican el proceso central de La Compañía al cual aplica el documento,
Ej. “PG-02” Gestión Integrada, “PG-03” Seguridad, Salud y Medio Ambiente”, “PG-04” Operaciones,
etc.

PG-02-GI-01:

N° de Revisión 04 Elaborado por SSMAC

Fecha de Emisión 01/02/2013 Revisado por SSMAC
Fecha de Revisión 17/11/2016 Aprobado por VP de Operaciones
Página 2 de 9
 Nivel de Riesgo

Elaboración y Control de Documentos

PG-02-GI-01

Las dos siglas siguientes, indican el subproceso al cual pertenece el documento, Ej. “PG-02- GI”
Gestión Integrada, ” PG-04-PF-11” Perforación.

PG-02-GI-01:
Los dos números siguientes identifican correlativamente los documentos de un mismo grupo. Ej.
“PG-02-GI-01” Elaboración y Control de Documentos, “PG-02-GI-02” Control de los Registros.

PG-02-GI-01-Ax:
Se utiliza para hacer referencia a los formatos que pueda generar el documento, se los denomina
Anexos y se los numera de forma correlativa como A1, A2,….An. Ej. “PG-02-GI-01-A1” Plantilla de
Documento.

MC-02-GC-01:
Los primeros dos caracteres alfanuméricos significa MC = Manual de la calidad, el resto es igual a
los ejemplos anteriores.

5.1.1.1. Procesos y Subprocesos

A continuación se detallan los procesos y subprocesos de La Compañía:

Nivel Proceso Subproceso Sigla

01 Directrices Políticas PO
Gestión Integrada GI
02 Gestión Integrada
Gestión de la Calidad GC
Salud, Seguridad y Medio Ambiente SM
Seguridad SE
03 Salud, Seguridad y Medio Ambiente
Salud SA
Medio Ambiente MA
Operaciones DO
Perforación PF
Terminación y Pulling TP
Inyección IN
Locación Seca LS
04 Operaciones
Wire Line WR
Ingeniería de Operaciones IO
Perforación Bajo Balance UB
Filtrado FI
Snubbing SU
Administración AD
05 Administración y Finanzas
Finanzas FI
06 Respuesta a Emergencias y Crisis Respuesta a Emergencias y Crisis RE
07 Comercial Comercial CO
Ingeniería de Equipos IE
Mantenimiento de Equipos ME
08 Ingeniería y Mantenimiento
Integridad Mecánica IM
Integridad Eléctrica EE
09 Recursos Humanos Recursos Humanos RH

N° de Revisión 04 Elaborado por SSMAC

Fecha de Emisión 01/02/2013 Revisado por SSMAC
Fecha de Revisión 17/11/2016 Aprobado por VP de Operaciones
Página 3 de 9
 Nivel de Riesgo

Elaboración y Control de Documentos

PG-02-GI-01

Nivel Proceso Subproceso Sigla

Gestión de Personal GP
Capacitación y Entrenamiento CE
Remuneraciones y Beneficios RB
Relaciones Institucionales RI
10 Informática y Sistemas Informática y Sistemas IT
Compras CO
Control de Calidad CC
Depósito DP
Adm. Bienes de Capital BC
Transporte TR
11 Logística
Comercio Exterior IE
Intendencia IN
Pasajes y Hoteles PH
Logística Inversa LI
Gerencia GL
12 Legales Legales LE

5.2 Redacción del Documento

Para la generación de un documento se utiliza como plantilla patrón el Anexo “A1”, el mismo está
definido en función a los siguientes lineamientos:
Procesador de textos: MICROSOFT WORD
Tipo de Letra: ARIAL
Tamaño de Letra: 10 máximo, por razones de espacio se puede usar tamaño 8 o 9 como en el caso de
este documento.
Orden del Texto: justificado
En el cuerpo del procedimiento, durante la descripción del proceso, se pueden utilizar gráficos, dibujos,
flujogramas, etc.
En caso de que sea necesario utilizar el flujograma, se incluye una breve explicación de cada paso.
Para su confección se utiliza la siguiente simbología:

Ítem Símbolo Descripción

1 Comienzo o Entrada al Procedimiento

2 Operación, Actividad

3 Decisión, Alternativa

4 Documento

5 Archivo

Conector dentro de la misma página, “A” significa a

6
A donde va

N° de Revisión 04 Elaborado por SSMAC

Fecha de Emisión 01/02/2013 Revisado por SSMAC
Fecha de Revisión 17/11/2016 Aprobado por VP de Operaciones
Página 4 de 9
 Nivel de Riesgo

Elaboración y Control de Documentos

PG-02-GI-01

Ítem Símbolo Descripción

Conector dentro de la misma página, “B” significa de
donde viene
B
7

A/B
Conector, “A” significa a que página va y “B” es el
8
punto adonde continúa

Conector, “C” significa de que página viene y “D” es

9 C/D
el punto de donde viene

10 Sistema People – Soft

11 Punto de Control

12 Fin del Procedimiento

5.2.1 Desarrollo del Documento

Incluye los siguientes ítems y detalles de la información:
1. Objetivo: Breve descripción de la finalidad del documento.
2. Alcance: Define las actividades, sistemas y lugares de La Compañía alcanzadas en el
proceso motivo del documento. En el caso que existan acciones específicas para un lugar en
particular se aclaran en este ítem.
3. Consideraciones Generales: Indica los antecedentes que sirvieron como base para el
desarrollo del documento respectivo. Incluye documentos de referencia como normas,
códigos, especificaciones, leyes e informes que se utilizan como antecedente.
4. Responsabilidades: Enumera aquí las responsabilidades del personal que interviene en los
procesos o subprocesos abarcados por la actividad regulada por el documento.
5. Procedimiento: Describe secuencialmente las actividades e interfaces necesarias para el
cumplimiento de la tarea o proceso previsto por el procedimiento.
6. Definiciones y Abreviaturas: Indica las definiciones y abreviaturas incluidas en el
documento y que son necesarias para un mejor entendimiento del mismo.
7. Especificidad: Describe las acciones específicas que debe realizar el lugar definido en el
alcance o cuando se determina una acción específica que aplique a una base o Región, sólo
cuando corresponda. Cuando no corresponda se indica “No corresponde”.
8. Control de Registros: Cuando corresponda se indica la forma de registro de las actividades
del procedimiento (evidencia de las tareas desempeñadas) y se incluye el formato a emplear
en cada caso (cuando aplique). Cuando no posea registros debe indicarse “No posee”.

Luego de terminada la redacción, el documento es preparado y aprobado respetando los niveles del
cuadro que se detalla a continuación:

N° de Revisión 04 Elaborado por SSMAC

Fecha de Emisión 01/02/2013 Revisado por SSMAC
Fecha de Revisión 17/11/2016 Aprobado por VP de Operaciones
Página 5 de 9
 Nivel de Riesgo

Elaboración y Control de Documentos

PG-02-GI-01

Documento Revisado Aprobado

Gerente de Integridad Operativa
Políticas Presidente LAM
/ SSMAC
Gerente de Integridad Operativa
Manual / Objetivos VP de Operaciones
/ SSMAC
Responsable de la carpeta y/o
VP de Operaciones o
Procedimientos del sistema Gerente de Integridad Operativa
Director del sector
/ SSMAC
Gerente de Integridad Operativa Gerente de Integridad Operativa
Registros / Formularios
/ SSMAC / SSMAC y/o VP de Operaciones
Gerente de Integridad Operativa Gerente de Integridad Operativa
Alertas
/ SSMAC / SSMAC y/o VP de Operaciones

5.2.2 Control de Cambios

Revisiones: Se numeran correlativamente con su fecha de vigencia en el pie de página en el lado
izquierdo.
La fecha de la revisión coincide con la fecha del envío del documento a la Cadena de Aprobación en
el SI (Sistema Informático). Los últimos cambios realizados estarán resaltados en amarillo en el
documento modificado y se quitará el amarillo de las modificaciones anteriores. En el caso que la
revisión del documento sea integral o más del 50% de su contenido, se reemplazará la metodología
anteriormente descripta por una nota aclaratoria en el punto 3 (consideraciones generales) del
procedimiento a modificar.
5.2.3 Control de los Documentos de Origen Externo
La actualización de los documentos externos puede mantenerse por varias vías, mediante
suscripción / contrato a una agencia / Compañía especializada en actualizaciones, (Ej.: Requisitos
Legales, Documentación Técnica utilizada por Ingeniería, Mantenimiento, etc.), o a través del
contacto directo con la fuente del documento por parte de la autoridad responsable en La
Compañía.
Cuando por requerimiento contractual, con algún cliente, se utilicen formatos y/o procedimientos del
cliente, se elabora un documento puente en el cual se especifican los alcances del uso de los
documentos. El documento puente es aprobado por la Gerencia de la Base afectada e Integridad
Operativa / SSMAC. Los registros o formularios del cliente que deban ser utilizados por los
empleados de La Compañía, se controlan según el procedimiento de Control de los Registros.
Los documentos externos que afectan al SIG deben ser cargados en el software de gestión IQuality
(apartado “Documentos Externos”, “Normas del Sistema”, “Registros”, “Certificaciones” o
“Alianzas”), si no fuese factible su almacenamiento electrónico, se registrará en el PG-02-GI-01-A3
“Listado de Documentos Externos“, para su identificación y control.

5.2.4 Documentos Obsoletos

Toda aprobación de una revisión de un documento en el sistema electrónico hace que la versión
anterior sea definida como obsoleta y sea automáticamente reemplazada por la nueva. Esto
asegura que al publicarse un nuevo documento o modificación de uno existente el mismo está de
inmediato disponible en los puntos de uso.
Para el caso de copias distribuidas en papel o medios electrónicos (CD, pendrive, etc.), es
responsabilidad de cada base recuperar las copias obsoletas y entregar la última versión.

5.3 Aprobación del Documento

N° de Revisión 04 Elaborado por SSMAC

Fecha de Emisión 01/02/2013 Revisado por SSMAC
Fecha de Revisión 17/11/2016 Aprobado por VP de Operaciones
Página 6 de 9
 Nivel de Riesgo

Elaboración y Control de Documentos

PG-02-GI-01

5.3.1 Lineamientos Corporativos

Toda persona que requiera elaborar o modificar un documento del SIG verifica que:

 No existe un documento corporativo que contenga la información que se requiere. Si existe pero
la información que contiene es parcial, solicita la modificación de ese documento para ajustar el
mismo a las necesidades.
 En el caso que existan documentos locales que contienen la información se unifica el documento
y se solicita la creación de un documento corporativo, asegurando que los documentos locales
sean reemplazados por el nuevo documento corporativo.
 En el caso que el documento que se quiere crear esté relacionado con un documento corporativo
existente pero que por su complejidad de cumplimiento en un determinado lugar o país (requisitos
legales o de clientes) no pueda ser contenido por el mismo, se debe exponer claramente las
razones por las cuales se requiere la creación del documento local y se propone la aprobación
corporativa y su inclusión en el SIG.
5.3.2 Ingreso del Documento nuevo o modificado al Circuito de Aprobación

1) Usuario (cualquier empleado habilitado en el sistema IQuality):

a. Detecta la necesidad de creación o modificación de un documento.
b. Comunica al responsable de su línea de forma escrita la necesidad de modificación o de
generación de un nuevo documento.

2) El Gerente del Proceso afectado por el nuevo documento:

a. Evalúa la solicitud del usuario, interactúa con el responsable de calidad local y con los
sectores potencialmente afectados por el documento nuevo o modificado.
b. El Director/Gerente de la línea, verificará el cumplimiento legal aplicable y el cumplimiento de
los contratos vigentes.
c. Incluye las modificaciones ya realizadas al documento, en el caso de “Modificación”, o el
documento nuevo basado en la plantilla PG-02-GI-01-A1, en el caso de “Generación de un
Documento”, y lo enviará a la Gerencia de Integridad Operativa / SSMAC.

3) Gerencia de Integridad Operativa / SSMAC

a. Analiza la solicitud de inclusión de un nuevo documento o modificación de uno existente,
verificando que:
i. Cumple con los lineamientos corporativos en cuanto a la forma del documento.
ii. No tiene un impacto negativo en el sistema de gestión y está alineado administrativamente
con el sistema, para esto puede interactuar con los gerentes de línea que considere
necesario.
b. Interactúa con el solicitante modificando, aprobando o rechazando la solicitud con la
justificación correspondiente.
c. Ingresa el documento al software de gestión IQuality.
d. En el caso que el documento presente características de “propuesta” abarcando procesos
que involucran varios sectores, se ingresará al foro de discusión, el mismo permanece por 2
semanas disponible para realizar comentarios y modificaciones.
En el caso que surjan modificaciones, se baja el documento del sistema, se realizan las
correcciones y se vuelve a subir.
Finalizadas las dos semanas el documento pasa a la cadena de aprobación de forma
definitiva con los aportes del foro (si los hubiera).

N° de Revisión 04 Elaborado por SSMAC

Fecha de Emisión 01/02/2013 Revisado por SSMAC
Fecha de Revisión 17/11/2016 Aprobado por VP de Operaciones
Página 7 de 9
 Nivel de Riesgo

Elaboración y Control de Documentos

PG-02-GI-01

e. En caso que el documento no pase por el foro, se envía a cadena de aprobación y luego se
difunde en el software IQuality a todo el personal involucrado en la lista de distribución vía
correo electrónico.

4) Aprobación
a. La aprobación se realizará conforme al punto 5.2.1 / 8 de acuerdo a la naturaleza del
documento, los intervinientes reciben la comunicación vía correo electrónico para la revisión
y aprobación en el sistema IQuality. El orden de aprobación es en primer lugar por parte del
responsable de la carpeta/sector y final por el Director del sector, VP de Operaciones o
Presidente. Si el documento fuera rechazado en cualquier instancia, quedará registrada la
acción y motivo en “Documentos Rechazados” (software IQuality).
b. El sistema informático, notificará a todo el personal de los sectores involucrados en la lista de
distribución, la incorporación o modificación del documento, una vez que fuera aprobado por
el último integrante de la cadena.
5.4 Administración Online – Offline
La Compañía cuenta con un sistema informático de administración del sistema de gestión, el cual se
encuentra a disposición online para el personal autorizado y es la única fuente de consulta oficial. En
esta plataforma informática se dispone de: políticas, procedimientos, manuales, estadísticas, registros
de no conformidades, planillas varias, etc.
Particularmente para las unidades operativas que no cuentan actualmente con un acceso a esta
plataforma online, por ejemplo los “equipos de Pulling”, se genera un CD con la información del sistema
de gestión con una frecuencia que depende de los cambios realizados. La documentación válida para
estas unidades operativas es la vigente en la última revisión del CD.

5.5 Nivel de Riesgo

Todos los procedimientos deben poseer en su margen superior izquierdo la herramienta “Nivel de
Riesgo”, la cual tiene el aspecto de un semáforo donde se pondera el nivel de criticidad de cada
procedimiento con respecto al proceso al que éste pertenece. Los redactores son los responsables de
establecer este nivel de criticidad, basándose en la siguiente referencia:

Procedimiento de Criticidad Alta

Procedimiento de Criticidad Media

Procedimiento de Criticidad Baja

Para ponderar el nivel de criticidad del semáforo, se tomará como referencia la política de SSMAC que
declara: Es prioritario un ambiente de trabajo seguro y saludable para sus empleados y contratistas,
protegiendo el medio ambiente de manera sustentable, utilizando para ello todos los recursos que La
Compañía dispone para tal fin. Ejemplo: Todos los procedimientos de perforación, terminación y pulling
deberían ser ponderados en el semáforo como rojo.

6 Definiciones y Abreviaturas
SIG: Sistema Integrado de Gestión.
SSMA: Seguridad, Salud y Medio Ambiente.
SGC: Sistema de Gestión de la Calidad.

N° de Revisión 04 Elaborado por SSMAC

Fecha de Emisión 01/02/2013 Revisado por SSMAC
Fecha de Revisión 17/11/2016 Aprobado por VP de Operaciones
Página 8 de 9
 Nivel de Riesgo

Elaboración y Control de Documentos

PG-02-GI-01

Documento: (ISO 9000:2005 punto 3.7.2): Información y su medio de Soporte.

Documento Externo: Documento que afecta al sistema de gestión pero se origina externamente a La
Compañía (Ej. Norma API, leyes, procedimientos de clientes, decretos, documentación técnica, etc.)
ISO: (International Organization for Standarization) Organización Internacional para la Estandarización
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Registro: Documento en el que se ingresan datos obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeñadas.
Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia del tema objeto de
la revisión para alcanzar unos objetivos establecidos.
SI: Sistema Informático: Plataforma electrónica adoptada por La Compañía para administrar y acceder a
los documentos del sistema de gestión.
Software: es un conjunto de programas, instrucciones y reglas informáticas que permiten ejecutar
distintas tareas en una computadora.

7 Especificidad
No corresponde.

8 Control de Registros
ARCHIVO Disposición
Nombre de los ¿Cómo lo
Registros ¿Quién lo ¿Dónde lo
Archiva e Tiempo Disponible
Archiva? Archiva?
Indexa?
Físico o
Plantilla de Responsable de la Unidad Hasta su
Electrónico
Documento Unidad Operativa Operativa o Se elimina
por código y actualización
PG-02-GI-01-A1 o Sector Sector
nombre
“Tabla de Integridad Electrónico
Sistema de
Equivalencias” Operativa / por código y Permanente Pasivo
Gestión
PG-02-GI-01-A2 SSMAC nombre

“Listado de Físico o
Responsable de la Unidad Hasta su
Documentos Electrónico
Unidad Operativa Operativa o Pasivo
Externos” por código y actualización
o Sector Sector
PG-02-GI-01-A3 nombre

N° de Revisión 04 Elaborado por SSMAC

Fecha de Emisión 01/02/2013 Revisado por SSMAC
Fecha de Revisión 17/11/2016 Aprobado por VP de Operaciones
Página 9 de 9