Ayuda S-48 - 2019
Ayuda S-48 - 2019
Ayuda S-48 - 2019
MANUAL DE AYUDA
revisión 2018-05-25
Cuenta con diferentes formas de liquidaciones ajustables a las necesidades del mercado colombiano
también cuenta con una interface muy sencilla de manejar y entender tanto para integradores como
para el usuario final.
S-48 le permitirá tener el control de todas las horas laboradas en la compañía y en coordinación con
lectores biométricos o de cualquier otro tipo de tecnología recolectará la información y la
almacenara en la robusta base de datos PostgreSql donde su límite será solo la capacidad del disco
de almacenamiento que pudiera tener el servidor donde se aloje.
A continuación encontrará la ayuda del sistema S-48 paso a paso de tal manera que al final usted
podrá ser experto en el manejo y operatividad del sistema.
El sistema S-48 cuenta con un acceso de nivel restringido por Usuario y Clave el cual dará acceso al
panel central donde están los 8 diferentes módulos de configuración, procesos y de reportes los
cuales son:
En este modulo el operador del sistema debe ingresar las 5 diferentes unidades organizativas que maneja S48 con el fin
de tener al empleado asignado en cada una de las estructuras que pueda manejar la compañía.
NOTA: No son campos obligatorios pero se recomienda que sean alimentados ya que para el tema de reportes grupales es
importante.
a- AREAS
b- DEPARTAMENTOS
c- DEPENDENCIAS
d- CENTRO COSTOS
e- GRUPO.
PASOS:
1. Ejecutar el modulo ORGANIZACION
2. Seleccionar el desplegable de Tipo de nivel según criterio a ingresar si es una Area seleccionara dicha opción.
4. El sistema despliega una ventana emergente donde debemos de ingresar el Código y Nombre del Área.
NOTA: el sistema genera un número de Código según sea el caso pero este se puede modificar a voluntad del operador.
MODULO DE EMPLEADOS
Este modulo maneja toda la información correspondiente a los Empleados que deben pasar por el registro de asistencia en
la compañía.
la carga de datos de estos Empleados al sistema puede manejar tres formas de importación:
1. Por interface uno a uno
2. Por archivo en Excel (con unas plantilla predeterminada).
3. Por Web Services (conexión remotas a plataformas de nomina que soporten este tipo de conexiones).
Como el modulo de Empleados es la base de información sobre los trabadores es muy importante que estos registros se
diligencien bien, ya que el no hacerlo el sistema puede mostrar información no deseada ó cruzada.
Por Interface:
1-Ejecutar el modulo de Empleados
2-Dar clic en el botón de Agregar parte derecha de la ventana
6. Guardar
7- Pestaña Datos de Consumo en esta pestaña debemos configurar ó aplicar todo lo relacionado con la forma en que el
sistema debe calcular los consumos de casino.
NOTA: Esta pestaña solo estará visible según versión de instalación
Pestaña Adicionales se configura si el empleado ingresado va a tener restricción a nivel de extras ó el tipo de
cálculo, para lo anterior el sistema maneja 4 formas y son:
a- Liq. Con Extras (Normal): es opción aplica para el personal que se le debe pagar extra tiempos.
b- Liq. Sin Extras (Restringidas): esta opción aplica para personal que debe marcar su ingreso y salida y saber sus
tiempos de asistencia y que no se les paga Extra tiempo por ej: personal Administrativo.
c- Liq. Solo Recargos: esta opción aplica para personal que labora tiempo adicional a su base de horas pero que no se les
paga extras y son Administrativos, pero si se les reconoce los tiempos nocturnos si fuesen trabajados.
d- Liq. Por Acumulado Semanal de Horas: (esta opción solo esta activa si la compañía trabaja estrictamente 48 horas
semanales ).
a
c
b
Adicionalmente en la pantalla principal en la parte inferior contiene información donde el usuario puede ver .
Esta pestaña informativa permite visualizar variables que son relevantes para el operador del sistema y complementar la
información del empleado.
Entre la información que encontramos tenemos Fotografía y la distribución organizacional como: Area, Departamento,
Dependencia, Centro de Costos y grupo .
También encontramos datos importantes como:
-Fecha de ingreso.
Pestaña Datos de Consumo (puede no ser visible según versión del sistema):
Esta pestaña informativa nos permite ver el tipo de política de consumo tiene asignado el empleado. Solo se encontrara
información si el sistema S-48 tiene activado el control de (Desayunos, Almuerzos, refrigerios etc). L a política de
consumo es la que determina que tipos de platos la persona tiene activos, en el modulo de Casino se explica a profundidad
todo lo relacionado con el control de Consumos.
Pestaña Importar Empleados Para ingresar empleados desde un excel debemos de dar clic en el botón (Generar
Plantilla de Excel), el sistema genera una venta donde se podrá ubicar la carpeta o lugar donde se quiera guardar dicha
plantilla en esta ventana nos pedirá el nombre con el cual deseamos identificar dicho Excel y por ultimo damos en
guardar.
Si queremos rastrear que pasó con nuestra importación de Empleados se recomienda seleccionar la 1ra opción ( Verificar
al final el LOG de cambios realizados .....) antes de importar la información.
Terminado el proceso de importación el sistema genera una grilla con la información con cada uno de los registros
cargados satisfactorios y no cargados.
El procedimiento es:
5
3
6
En este módulo se crean los diferentes turnos que la compañía tiene, es importante aclarar que de la buena configuración
de éstos, la liquidación de horas extras salga exitosa.
Fig. 1.0
Los pasos que hay que seguir para la creación del turno son:
1. ingresar al modulo de Jornadas
2. Dar clic en el Botón Nuevo.
3. Ingresar en el Ítem ID Jornada el numero de turno a crear.
4. En el Ítem Nombre de Jornada Ingresar nombre con que identificaremos al turno (se recomienda poner horario de
turno a crear ej: si vamos a crear uno que va de 06:00 a las 14:00 entonces ingresaremos como nombre 06:00 a las 14:00,
lo que permite un mejor seguimiento a troves de los reportes donde aparase el nombre del turno).
5. En el Item Tipo de Jornada debemos de seleccionar una de las siguientes opciones:
Normal: calcula los tiempos de modo diario (Genera Extras posteriores al fin del turno ).
Acumulado semanal (48 horas): calcula de modo acumulado de 48 H.(Genera Extras posterior a 48 horas trabajada a la
sema, el sistema reiniciara el contador a 48 empezando semana, no arrastra tiempo de la anterior semana).
6. Acumulado Diario (8 Horas): calcula horas extras después que el trabajador logre superar las 8 horas diarias, esta
opción aplica para turnos partidos donde el empleado se le programará por pareja de turnos x dia.
7. Confirmar los datos ingresados con el Botón Guardar.
El segundo parámetro que debemos configurar es (horarios), el horario es lo que nos permite asociar el código del turno
con los días de la semana en que esta activo el turno y las diferentes variables que permiten que dicho turno genere
resultados de horas extras y/o retardos entre otros, que mas adelante describiremos en detalle.
Entonces ya creado la jornada debemos seleccionar que días de la semana tienen el mismo horario de Ingreso y Salida ya
que ( las variables que vamos a configurar afectaran de modo homogéneo a estos días ).
Si entendimos el ejemplo entonces estando en la jornada creada seleccionamos los días de la semana, ubicados en la parte
izquierda de la ventana clic en Establecer Horario. Ver Fig 1.1
Fig.1.1
En Establecer Horario el sistema lanza una ventana emergente que debemos diligenciar. Ver Fig. 1.2.
d
Fig.1.2
i
e j
b
c f k
g
h m
Fig. 1.3
NOTA:
Ya configurado los horarios de los turnos el sistema está listo para usarlos en la programación de los Empleados.
El modulo de parámetros es un compilado de pestañas donde en cada una de ellas se manejan las diferentes
configuraciones que se deben realizar para que el aplicativo S
S-48
48 según la compañía donde se esté instalado.
- Conceptos. - Semanas.
- Periodos. - Otros.
- Novedades. - Nomina.
- Festivos.. - Grupo Turnos.
- Usuarios. - Recesos Múltiples.
- Consumos. - Ejecutables Adjuntos.
- Sucursales.
NOTA es posible que algunas características de esta pestaña no estén activas según versión instalada
ITEM DESCRIPCION
NOTA: Es posible que algunas características de esta pestaña no esté activas según versión instalada
En esta pestaña debemos de configurar los periodos de corte de liquidación de horas extras que se tiene en la compañía se
pueden configurar a discreción del administrador del aplicativo.
a continuación describiremos los pasos para su configuración.
1. seleccionar el desplegable Tipo la opción Novedades.
2.Dar clic en el Botón Nuevo y desplegara la siguiente ventana
En esta ventana configuramos un Código y un Nombre que identifique dicho periodo nuevo, y los calendarios que están
en la parte inferior es donde escogeremos las Fecha Inicial y la Fecha Final de dicho periodo.
3. Guardar
4. Configurar los periodos de paga (puede que no aplique según versión instalada)
los periodos de paga son fechas que el sistema tiene para exportar las horas Extras.
5. Seleccionar el desplegable Tipo la opción Paga.
6. Dar clic en el Botón Nuevo y desplegara la siguiente ventana
8. Configurar los periodos de Asignaciones ( puede que no aplique según versión instalada)
los periodos de paga son fechas que el sistema tiene para exportar las horas Extras.
9. Seleccionar el desplegable Tipo la opción Asignaciones.
10. Dar clic en el Botón Nuevo y desplegara la siguiente ventana
En esta ventana debemos asociar los periodos de novedades Vs periodos de Paga, esta asociación permite que al
momento de exportar la liquidación de extras y novedades horas se envíen según sus fechas correspondientes.
para hacer lo anterior el sistema tiene en la parte inferior tiene dos desplegables en la parte izquierda seleccionaremos el
periodo de Novedades y en la parte derecha el periodo de paga correspondiente.
11. Asignar
12. Fin de Proceso
En esta pestaña se ingresa todas las novedades tanto de días (Tipo ausentismos) y las novedades en horas (Tipo permisos ),
por lo tanto muy importante que se ingresen todas las novedades que se puedan manejar en la compañía, a continuación
describiremos el paso a paso del ingreso de estas novedades.
Como segunda opción del desplegable Tipo encontramos Justificaciones (puede que no aplique según versión
instalada).
En esta ventana vamos a ingresar las justificaciones Vs permisos.
La justificación son las razones por las cuales una persona toma los permisos o las ausencias,
los pasos para la creación son:
1. Ingresar al modulo de Parámetros.
2. Seleccionar la pestaña de Novedades.
3. Seleccionar Justificaciones en el desplegable de Tipo
4. Clic en el Botón Nuevo y el sistema desplegara la siguiente ventana
5. Ingresar en la caja de Texto rotulada como Comentario el nombre de la Justificación.
6. Guardar
PESTAÑA FESTIVOS
En este modulo vamos a ingresar todos los inicio de año los días festivos correspondientes a dicho año entrante.
esto es uno de los maestro importante no dejar pasar, ya que el sistema depende de esta información para liquidar los
tiempos como feriados
Este modulo está diseñado para configurar los diferentes ítems que nos permite la herramienta, para el control en casino
de (Desayunos, Almuerzo, Cenas y Refrigerios) a continuación haremos una descripción detallada de los procesos.
1. Ingresar al modulo de Parámetros.
2. Seleccionar pestaña Consumos
3. En la etiqueta Configuración encontraremos un desplegable con 3 opciones (Platos, Franjas y Política. ) y su función
es:
2-En esta ventana el sistema nos pedirá Código (este Id es solo de identificación).
3-Nombre es un nombre con el cual identificaremos la política en el modulo de Empleados.
4-Dar clic en el Botón Agregar y se desplegara la siguiente ventana (en esta ventana podemos ver que están los días de la
semana y el listado de franjas anteriormente creadas.
PESTAÑA USUARIOS (puede que no aplique algunas características según versión instalada)
A través de esta pestaña es donde ingresaremos los operadores del sistema y sus perfiles de accesos.
Los perfiles son los diferentes tipos de acceso a Módulos, Pestañas y/o Botones de acción.
el sistema S48 tiene 5 diferentes perfiles los cuales son:
a.- Administrador: perfil que está asignado solamente para el servicio técnico Evo.
b.- Admin. Local: perfil que está asignado solamente para el servicio técnico de la compañía implementadora.
C.-Supervisor Nivel 1: perfil está asignado para operadores con control total sobre todos los modulo (puede modificar
empleados, marcaciones, autorizar extras entre otros) según licencia
d.- Supervisor Nivel 2: perfil está asignado para operadores de solo consulta (puede tener acceso a todos lo modulo
licenciados pero sin control de poder hacer alguna modificación sobre el sistema).
e.- Supervisor Nivel 3: perfil mixto asignado operadores que tiene algunos modulo bloqueados para modificación.
S48 maneja Grupos de asignación para cargar empleados a un Operador del sistema determinado, esto lo que permite es
que un Operador no pueda ver o consultar personal de la compañía
También tenemos la asignación de Grupos: S48 tiene un método muy sencillo de asignación de
LOS SIGUIENTES SON LOS PASOS PARA LA CREACION DE OPERADORES Y SU ASIGNACION DE
PERFILES Y GRUPOS.
1 2
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5. Ingresaremos un email del operador (no es obligatorio ya que este dato se utiliza cuando S48 envía datos automáticos
como retardos, ausentismos entre otros. (Depende del tipo de licenciamiento adquirido).
6. seleccionar la ó compañías que tenga a cargo el operador.
7. seleccionar el o grupos que tenga a cargo el operador.
8. seleccionar el ó los turnos que el operador puede visualizar y programar. (Depende del tipo de licenciamiento
adquirido).
9. Dar clic en el botón Guardar para que los datos queden ingresados.
Cuando el sistema S-48 se configura para liquidar los tiempos de HORAS EXTRAS después de cumplir 48 horas a la
semana obligatoriamente , entonces en esta pestaña debemos de crear las semanas por año esto con el fin que el
aplicativo S-48 identifique en que semana va la liquidación y así poder llevar el conteo de las 48 horas x semana.
A continuación describiremos paso a paso para crear las semanas:
1. ingresar al Modulo de Parámetros.
2. Seleccionar pestaña Semana.
3. Dar clic en Generar y se desplegara la siguiente ventana.
5. Dar clic en el Botón Generar y confirmar los mensajes que se genera. (Al generar las semanas el sistema las visualiza
mostrando cuatro columnas, son:
En este modulo manejamos la funcionalidad con el sistema Ghestor ó con otro sistema con el que se integre. lo que
permite es enviar la liquidación de extra y novedades en unas horas predeterminadas , también permite controlar ó
restringir operaciones con las compañías registradas. a continuación se explicará sus diferentes funcionalidades.
Esta opción debemos de ingresar el ID de la empresa que tendrá alguna restricción estas pueden ser:
-No permitir cargar maestro de Empleados si seleccionamos este chec el operador NO podrá cargar en Excel los
Empleados, con el fin que éstos se deben sincronizar automáticamente cuando se ingresan los datos al sistema de Nomina,
lo que a la final se traduce que solo se ingresan datos en un solo software.
-No permitir que se generen justificaciones de ausentismo (Ver recuadro en Verde) si activamos este clec bloquea ya
que las justificaciones deben de ingresar de forma automáticamente desde el software de Nomina.
-CIERRE DE GESTIONES LOCALES: en este recuadro encontramos dos funcionalidades las cuales son:
Cantidad de Días Cerrados: esta opción maneja los días hacia atras en que el sistema permitirá que el operador pueda
hacer modificaciones en toda la plataforma (Editar, agregar, borrar etc.)
Configuración de Campos para Informes de Excel: Esta configuración afecta el reporte 21 en el modulo de reportes
-->pestaña Exportables
A través de esta configuración vamos a elegir que conceptos de liquidación y que novedades vamos a unificar para la
generación del reporte numero 21 , como el fin del reporte es mostrar un totalizado de datos de un conjunto de
conceptos de liquidación o de novedades.
3. Seleccionar (Conceptos de Liquidación) en la opción Tipo damos clic en el Botón Agregar el sistema generara una
ventana emergente
6. Confirmar y aceptar
2. en esta ventana debemos crear el grupo de conceptos de Novedades (Ausentismos), esto con el fin de agrupar todos las
novedades de tipo ausentismo que deseamos sumar bajo un mismo concepto o nombre.
NOTA: para lo anterior en el desplegable Tipo Seleccionaremos (Novedades de Ausentismo) luego damos clic en el
Botón Agregar y el sistema nos desplegara la siguiente venta.
En esta ventana ingresaremos el nombre con el cual vamos a ver los ausentismos para nuestro ejemplo (AUSENTISMOS
GENERALES) y marcaremos los conceptos de novedades de tipo ausentismos.
3.Por ultimo daremos clic en el Botón Guardar.
NOTA: finalmente podemos ver cómo queda los datos o grupos creados, en este ventana la columna Tipo podemos
distinguir si el grupo es pct. = (concepto de extras) ó nov. = (concepto de ausentismo).
En esta ventana ingresamos un grupo de conceptos de manejo en NOMINA, estos datos son esenciales para el reporte que
se exporta con el ID = 25 (Consolidado por Paga y CCosto Nomina Temporales) el cual está diseñado y orientado para el
personal indirecto en las fincas de Flores.
Dentro de los conceptos que se agrupan así:
Salario Mínimo.
Auxilio de Transporte.
Prestaciones Sociales.
Aportes a Seguridad Social.
Admon. Est-Promedios. Entre Otros.
cada ítem maneja una columna valor (el valor ingresado puede representarse en pesos o en porcentajes depende del tipo
del concepto de nomina).
Al final del proceso estos ítems el sistema los aplica contra las horas trabajadas del empleado según formula de la ley
colombiana para cálculo nominal.
NOTA: con este modulo no se pretende pagar o llevar todo lo relacionado con el empleado a nivel de nomina lo que
permite al operador es tener una pre nomina de costo por empleado básico.
NOTA: Recordemos que en las opciones de configuración la rotación se aplica solo para semana y Día,
la opción de Fijo es utilizado para fijar un turno al grupo o sea no se comportaría de forma rotativa, normalmente
se aplica para personal administración.
Para que este modulo este activo debe de activarse en ( Param. General --> Forma de obtener turno = Rotación)
Una de las funcionalidades de la plataforma S-48 es medir los tiempos muertos o de recesos que tuvieran lugar en una
compañía, para poder medir estos tiempos se desarrollo la pestaña RECESOS MULTIPLES, solo se maneja dos recesos
únicamente y un control de hora de almuerzo.
Lo anterior permite a la compañía controlar dos recesos que normalmente sería uno antes de la mañana y el otro en las
horas de la tarde esto para turno que manejen un horario de dia completo ej. (08:00 - 18:00).
Se debe crear por turno los respectivos recesos que se va a manejar.
Los pasos son:
-Seleccionar el turno que vamos a asignarle los recesos en el ítem Seleccionar turno
-Ingresar Hora de Salida y la Hora Entrada en el ítem Receso 1 "el formato debe ser hora militar" (este rango de horas
es el que se espera que las personas tomen su receso).
-En el ítem Minutos Asignados debemos ingresar los minutos que se tiene autorizado para tomarse en el receso este dato
el sistema lo utiliza para controlar y informar si la persona se tomó más del tiempo estipulado y así restarlo del tiempo
total laborado.
-Dar clic en el Icono Guardar
-Ingresar Hora de Salida y la Hora Entrada en el ítem Receso 2 "el formato debe ser hora militar" (este rango de horas
es el que se espera que las personas tomen su receso).
-En el ítem Minutos Asignados debemos ingresar los minutos que se tiene autorizado para tomarse en el receso este dato
el sistema lo utiliza para controlar y informar si la persona se tomó más del tiempo estipulado y así restarlo del tiempo
total laborado.
-Dar clic en el Icono Guardar
-Ingresar Hora de Salida y la Hora Entrada en el ítem Almuerzo "el formato debe ser hora militar" ( este rango de
horas es el que se espera que las personas tomen su Almuerzo).
-En el ítem Minutos Asignados debemos ingresar los minutos que se tiene autorizado para tomarse en el Almuerzo, este
dato el sistema lo utiliza para controlar y informar si la persona se tomó más del tiempo estipulado y así restarlo del
tiempo total laborado.
-Dar clic en el Icono Guardar
A continuación haremos una radiografía de las pantallas que se mostraran durante los módulos a revisar,
para una mejor lectura de las misma.
NOTA: es importante tener en cuenta la distribución de la ventana antes vista ya que todas las ventas de
los modulo (Programación, Reproceso, Préstamo de Personal, Repostes) son iguales.
Modulo donde el operador del sistema puede manejar programación de turnos y permisos en horas y ausentismos de
Empleados, autorizador de horas extras y Ajuste de liquidación
liquidación.
A continuación vamos a explicar por item ó (pestañas) las diferentes tareas que se deben hacer en cada una de ellas y su
funcionalidad.
Al ejecutar el modulo de Programación S-48
48 mostrará la siguiente ventana (según
egún versión algunas pestañas pueden no
estar activas)
PESTAÑA FECHAS: En esta pestaña aparece dos calendarios etiquetados con ((Desde - Hasta) estos calendarios el
operador los utilizará para seleccionar el rango de fechas que se quiere ejecutar las consultas.
PESTAÑA EMPLEADOS SIN PROGRAMACION: Esta pestaña el sistema nos mostrará según las personas seleccionadas
y el rango de fechas seleccionas que trabajadores NO tienen programación de turnos.
PESTAÑA PROGRAMACION NOVEDADES: Esta pestaña le permite al operador del sistema programar los Empleados
las novedades de tipo Ausentismo y/o horas pero de forma informativo (SOLO SE GRANABAN PERO NO SE
CRUZAN CON LOS EVENTOS REALES QUE PUDO HABER REALIZADO EL EMPLEADO)
PESTAÑA CONSULTA DE NOVEDADES: En esta pestaña el operador del sistema puede consular todas las novedades
que han sido programadas a los Empleados en un rango de fechas seleccionadas.
PESTAÑA AUTORIZACION EXTRAS: Esta pestaña está desarrollada para que los operadores del sistema puedan aprobar
las horas extras de los Empleados a cargo.
PESTAÑA AJUSTE DE LIQUIDACION: Esta pestaña fue desarrollada para ajustar liquidaciones de tiempos para la
nomina de Ghestor no aplica como estándar de la aplicación.
Este modulo esta dirigido para aplicar cambios de liquidación de los empleados ej: si una persona trabaja horas extras de
14:00 a 16:00 y por alguna razón se le va a pagar menos horas lo que se debe hace es ajustarle la hora final para nuestro
ejemplo sería 14:00 a 15:00 siendo este ultimo el rango de tiempo que se liquidará como hora extra.
NOTA: es importante que el operador tenga en cuenta que lo primero que debe hacer es ingresar el rango de
fechas a consultar seguido esto debe ingresar a la pestaña a consultar.
PESTAÑA PROGRAMACION DE JORNADAS : al ingresar a esta pestaña el operador se encuentra con una lista
de turnos y cuatro formas básicas de programación de turnos y otras configuraciones que ayudaran al operador a controlar
dicha programación. Los pasos son los siguientes.
1. Seleccionar Empleados y Fechas a programar
2. Seleccionar PESTAÑA PROGRAMACION DE JORNADAS.
Como hemos explicado anteriormente el sistema tiene diferentes modos de programar los turnos por eso
empezaremos con el más recurrente ó más usado.
3. Seleccionar el turno que vamos a programar
4. Seleccionar Generar Recálcalo de Liq. (Esta opción es opcional ya que se debe activar si en el rango de fechas
existen fechas pasadas al día de la programación).
5. Dar clic en al botón Programar.
6. El sistema pedirá confirmación y fin del proceso.
1 2
5
En resumen el Excel se genera con las personas seleccionadas Vs el rango de fechas seleccionadas por el operador.
Lo que se hace posterior a la generación es diligenciar con el numero de turno correspondiente cada día, ver Sig.
Imagen.
-El sistema empezará a leer he importar la malla de turnos y finaliza con un mensaje de confirmación el trabajo realizado.
Si se quiere revisar que la malla allá cargado satisfactoriamente podemos pasarnos a la pestaña de Consulta Programación,
seleccionar rango de fechas y empleados y dar clic en el botón Consultar, el sistema le mostrara los turnos programados
en una grilla.
La tercera forma de programación de los turnos es (turnos implícitos) el operador puede crear turnos de formar semi
automática y inmediata sin pasar por el modulo de turnos, esta forma es utilizada cuando la compañía donde se monta el
sistema debe crear turnos según el día a día de trabajo, sus horarios de trabajo no son tan estáticos como la mayoría de
compañías.
Lo anterior tiene una desventaja es que permite una gran de turnos que en algún momento sería muy difícil de mantener el
orden de los mismos.
Los siguientes son los pasos para la creación de turnos semi automáticos (Turnos Implícitos).
1. Seleccionar Empleados y Fechas a programar
2. Seleccionar PESTAÑA PROGRAMACION DE JORNADAS.
3. Seleccionar opción Activar del recuadro Turno Implícitos.
5. Ya visualizando que personas NO tienen turno programado el operador puede desde este ventana programar el turno y
los pasos son:
-Seleccionar la(s) personas a través de los recuadros (parte izquierda de la ventana).
-Ir a la pestaña de Programación Jornadas.
-Seleccionar el turno deseado.
-volver a la pestaña Empleados Sin Programación.
-Dar Clic en el Botón Programar.
-Confirmar el proceso
-Fin del proceso.
Días Consultados
formato (dd/mm/aaaa Número de turno Días no
programado Programados
5. Podemos exportar la programación consultada desde el Botón (Exportar Program. Y Novedades a Excel)
6. El sistema mostrará una ventana de opción donde nos pide seleccionar si el archivo lo queremos en
Formato Excel o CSV.
A través de esta pestaña el operador puede programar novedades en Días por ejemplo (Vacaciones, Sanciones,
ausentismos no remunerado, etc.) cualquier novedad que justifique un ausentismo.
El procedimiento para esta es:
1- Seleccionar el o los empleados a programar la novedad
2. Rango de fechas que se aplicara la novedad a programar.
3. Seleccionar la novedad
4. dar clic en el botón Programar.
5. El sistema a través de una ventana emergente informara si en este rango de fecha la o las personas tienen registro de
marcaciones (entrada ó salida) para que el operador tome una decisión si sigue con la programación de la novedad o la
rechaza.
6. Si la elección es seguir con la novedad el operador debe de dar clic en el Botón Continuar.
7. El sistema ejecuta la programación y genera un log de resultados donde mostrara el resultado final.
8. Seguir las instrucciones del sistema y Fin del proceso.
Ventana emergente
3
6
7
4
LOG DE CONFIRMACION
NOMBRE DE NOVEDAD
PROGRAMADA
EN ZONA MUESTA EL TIPO
DE NOVEDAD Y HAY 3 Y SON:
-AUSENTISMO
-ENTRADA
CANTIDAD EN HORAS DE LA -SALIDA
NOVEDAD PRGRAMADA
NOTA: para los casos de edición de los permisos en horas los pasos son los mismos antes mencionados solo cambia es
que muestra el rango de horas que afecta la novedad (solo informativo).
Ver siguiente imagen.
Eliminación de una novedad el paso es seleccionar el registro y dar clic en el Botón Eliminar, confirmar en la ventana
emergente y fin del proceso.
Hay compañías que no paga las horas extras directamente como se generan por el empleado si no que pasan por un nivel
de autorización, esto permite un control por parte del operador si las horas laboradas son las que se deben enviar a nomina
par ser pagadas o no. Esto ocurre la mayoría de veces por que el empleado puede quedarse a trabajar después del fin de su
horario para reponer tiempo pero lo el sistema lo interpretaría como extra.
Por lo descrito anteriormente por eso existe esta pestaña de autorización de horas extras.
A continuación describiremos los pasos para la autorización de horas Extras.
1-Seleccionamos la (s) personas que deseamos verificar sus horas extras.
2-Seleccionamos las fechas a consultaren la pestaña Rango de Fechas.
3. Seleccionamos la pestaña AUTORIZACION EXTRAS
4. Damos clic en el Botón Iniciar Autorizador de Tiempos Extras.
Se genera una ventana emergente
En la ventana emergente
podremos visualizar
que personas de las
Seleccionadas tienen
Horas Extras
5
Luego de a ver seleccionado el tipo de autorización S48 nos muestra el record de horas trabajadas de forma Edición con
el fin de hacer el ajuste necesario a dichas horas y su posterior grabación.
Los pasos son:
7-Doble clic sobre el registro de las horas a autorizar.
8-En la ventana emergente ingresaremos el valor a aprobar en la casilla vacía (formato HH:mm).
8
9-Dar clic en Botón Guardar
10. Al dar Guardar el sistema también nos presenta una ventana emergente donde debemos poner un breve mensaje donde
aclaramos el por que de la autorización si el operador ve que no se maneja este tipo de info. Solo debemos poner AUTO y
terminamos el proceso con el botón Aceptar.
11. Fin del proceso
10
4. El sistema mostrará la siguiente ventana donde se evidencia los días con su liquidación de horas extras en formato
horas y centro de costo donde aplica la hora, (el centro de costos donde se debe pagar la hora extra se realiza en el modulo
de préstamos de personal).
8. Posterior al botón Guardar se debe accionar el botón Ejecutar,, esto es muy importante ya que el sistema hace es
autorizar el envío de los registros seleccionados para sser
er enviados en las tramas que van al WS de Ghestor.
7 7. GUARDA EL CAMBIO DE LA
6. RECUADRO DONDE DEBEMOS INGRESAR EL NUEVO 8 8. ESTE BOTON APLICA LOS CAMBIOS
6 HORA AJUSTADA
VALOR DE LA HORA EXTRA A AUTORIZAR. DE LA HORA EXTRA, Y CONFIRMA EL
ENVIO DEL REGISTRO HACIA GHESTOR
MODULO REPROCESOS
En esta pestaña el sistema informa que empleados se han excedido en el máximo tiempo permitido para laborar, por
ejemplo si la plataforma está configurada para que laboralmente los empleados duren hasta 16 horas, si se sobrepasa de
este tiempo entonces el sistema no liquidara los tiempos y los reportará en esta ventana.
Los pasos son:
1. Seleccionar Rango de Fechas a Consultar.
2. Seleccionar el (los) empleados a consultar
3. Seleccionar pestaña TIEMPO EXTENSO.
4. Dar clic en el botón Consultar.
1 3
PESTAÑA CIERRE DE SISTEMA (es posible que no esté disponible según versión)
En esta pestaña podemos visualizar todos los registros por días de los empleados que NO REGISTRARON marcación
de SALIDA y por lo tanto el sistema ingresara su registro de salida automática para poder cerrar el ciclo del turno
trabajado y no quede huérfano el día.
Los pasos son:
1. Seleccionar el (los) empleados a consultar
PESTAÑA JUSTIFICAR AUX. MULTI (es posible que no esté disponible según versión)
En esta pestaña el operador puede asignarle a él ó los empleado(s) los días que no laboro con una o varias novedades
para justificar el ausentismo.
los siguientes son los pasos para realizar a tarea.
1. Seleccionar el o los Empleado(s).
2. Seleccionar el rango de fechas.
3. seleccionar la casilla Periodo (recuadro en rojo).
4. Dar clic en el Botón Consultar Ausentismos
El sistema visualizara todos los días los ausentismos encontrados en el rango consultado.
El sistema para programar o cruzar la(s) novedades de ausentismo tiene dos formas y son.
Por PERIDOS: el sistema permite aplicar la novedad a programar a todo un periodo a través de la columna PERIODO
Por Días: el sistema permite aplicar la novedad a programar día x día si para cada día fuese una novedad diferente.
-Seleccionaremos la casilla de PERIODO (resaltado e rojo) si queremos asignarle la misma novedad a un empleado en el
rango de días que el sistema genero entonces seleccionaremos la casilla y daremos Procesar Justificación.
- Al dar Procesar Justificación el sistema genera una ventana de confirmación afirmaremos con ok, posterior genera la
segunda ventana que trae todas las diferentes novedades que se pueden utilizar. la siguiente Imagen muestra todo el
recorrido.
3
SELECCIONAR SELECCIONAR EL DIA O LOS DIAS
PERIODO QUE APLICA LA NOVEDAD
6
HORA INICIAL Y FINAL DE LA
NOVEDAD
COLUMNA DE 5
NOVEDADES
INFORMA EL ACUMULADO DE HORAS
DE AUSENTISMO QUE LLEVA.
GENERA UNA ADVERTENCIA CUANDO
LLEGA AL MAXIMO PERMITIDO.
Como esta ventana tiene un manejo de varios pasos para programar estos son:
5. seleccionar la novedad a cruzar
6. Ingresar la hora Inicial y final de la novedad Ej: (permiso medico va de 06:00 - 08:00) (permiso personal va de 08:00-
14:00) con lo anterior el sistema monta dos novedades para el mismo día, si el caso fuera una sola novedad entonces solo
debemos de seleccionar la novedad he ingresar la hora inicial a las 06:00 hasta las 14:00).
7. Dar clic en el botón Cargar (el sistema cojera el rango de horas antes ingresadas y las asigna a la novedad seleccionada).
8. Dar clic en el botón Realizar Justificación (el sistema tomara todo lo realizado del paso 5 al paso 7 y lo enviara a la
Base de Datos y desaparece la grilla el registro de la persona que se ingreso la novedad.
Fin del proceso.
Programación de novedades por Días es la segunda forma de programar las novedades de ausentismos múltiples, los
pasos son los mismos que se explicaron anteriormente solo que en el paso 3 vamos a seleccionar el día o los días
(recuadro verde) que se programará la novedad.
PESTAÑA JUSTIFICAR AUS. IND (es posible que no esté disponible según versión)
En Esta pestaña el operador puede programar las novedades de ausentismo, el sistema mostrará en un rango de fechas
Según los empleados seleccionados los días que la persona no realizo una marcación de Entrada, por esta razón es muy
SELECCIONAR EL O LOS
2
EMPLEADOS A CONSULTAR
SELECCIONAR RANGO DE
3
FECHAS A CONSULTAR
SELECCIONAR LA NOVEDAD A
6
PROGRAMAR
PESTAÑA JUSTIFICAR PERMISOS (es posible que no esté disponible según versión)
NOTA: los anteriores pasos se deberán repetir según sea el caso de cada novedad por empleado.
A continuación se ilustra en una imagen los pasos antes mencionados.
2 SELECCIONAR EMPLEADOS
SELECCIONAR EMPLEADO 6
PESTAÑA AJUSTE DE FUNCIONES (es posible que no esté disponible según versión)
A continuación daremos los pasos y la ilustración de los mismos para una mejor comprensión.
1. Seleccionamos los empleados a consultar.
2. Seleccionamos la pestaña fecha y seleccionaremos el rango a consultar.
3. Seleccionamos la pestaña Ajuste de Funciones.
4. Dar clic en el botón Consulta.
3 SELECCIONAR PESTAÑA
1 SELECCIONAR EMPLEADOS AJUSTE FUNCIONES
2 4
SELECCIONAR RANGO DE FECHAS CLIC EN BOTÓN CONSULTAR
POSTERIOR AL PUNTO 4 SE LLENA LA GRILLA CON LAS ENTRADAS Y SALIDAS COMO SE VE EN LA IMAGEN
5
EL SISTEMA MUESTRA POR DAMOS CLIC EN VER LIQ EL
COLUMNA Y COLOR LA SISTEMA DEPLEGA UNA
FUNCION (VERDE = ENTRADA VENTANA DONDE NOS MUESTRA
ROJO = SALIDA) LOS TIEMPOS LIQUIDADOS Y EL
TURNO ASIGNADO.
VER IMAGEN RECUADRO ROJO
También el sistema puede permitir agregar un registro de marcación sea de Entrada ó Salida, lo anterior si el perfil del
operador así lo permite ya que recordemos que no todo las botoneras o funcionalidades estén permitidas para todos los
operadores del sistema S-48.
1
SELECCIONAR EMPLEADOS
SELECCIONAR PESTAÑA
2 3
SELECCIONAR RANGO DE FECHAS AJUSTE FUNCIONES
6 EL SISTEMA MOSTRARA LA SIGUIENTE VENTANA DONDE INGRESAR LA MARCACION FALTANTE EN TRES SENCILLOS PASOS
9 CLIC EN BOTÓN
ACEPTAR
SELECCIONAR LA FUNCION
8
FALTANTE (Entrada ó Salida)
3 SELECCIONAR PESTAÑA
CALCULO DE LIQUIDACION
1 SELECCIONAR EMPLEADOS OFFLINE
2
SELECCIONAR RANGO DE FECHAS
5
El sistema va visualizando una barra de progreso indicando la cantidad de empleados que va progresando
hasta llegar al 100%.
Fin de Proceso.
Este modulo permite ingresar permisos intermedios, este tipo de permisos son aquellos donde el empleados sale y entra de
permiso entre su jornada laboral.
Estos permisos se ingresan manualmente por el operador del sistema S-48 lo que permite llevar un control real de los tipos
de ausentismos generados por los empleados.
Los pasos para lo anterior son:
1. Seleccionar el empleado a programar la novedad.
2. Seleccionar la(s) fecha(s) que se le programará la novedad.
3. Seleccionar pestaña Permisos Intermedios.
4. ingresar Hora Inicial y Hora Final en que se tomo el permiso
5. Dar clic en el botón Generar Marcaciones de Permiso Intermedio.
6. Confirmar el proceso
7. Fin del Proceso.
1 SELECCIONAR EMPLEADOS
SELECCIONAR PESTAÑA
3
PERMISOS INTERMEDIOS
La pestaña Analizador fue diseñada para visualizar los datos más relevantes de liquidación tales como (marcaciones,
liquidación de extras, novedades en días, novedades en horas y préstamos de personal).
La información mostrada es de solo consulta y permite que el operador desde una sola ventana realice todo un
seguimiento del historial de los empleados.
Los pasos son:
LISTADO DE MARCACIONES
REALIZADAS
PERMISOS EN HORAS
Modulo desarrollado para llevar los tiempos de trabajo en tiempo positivo o tiempo negativo esto quiere decir que todo lo
que el empleado trabaje será sumado como un todo y todo lo que dejo de trabajo será sumado como un tiempo negativo. y
estos valores se cruzaran para saber si tiene tiempo positivo para pagar o negativo para descontar.
NOTA: este tipo de liquidación solo funciona con modalidad Integra y no se maneja discriminado el cálculo de tiempo.
También es importante tener en cuenta que este modulo está ligado con una parametrización que se debe hacer en el
modulo de PARAMETROS en la pestaña de Recesos Múltiples donde cada turno se debe asignar unos tiempos de
refrigerio y de almuerzo que se deben tener cuenta para los tiempos negativos.
3
CLIC EN BOTON EJE.C.COSTO 4 SELECCIONAR C. COSTOS DESTINO
SELECCIONAR EMPLEADOS 1
5
INGRESAR H.INICIAL Y H. FINAL
(tiempo de préstamo)
2
SELECCIONAR RANGO DE FECHAS
6 CLIC BOTON EJEC. C. COSTOS