Microsoft Project

La mejor forma de aprender cómo funciona

Microsoft Project es empezar a usarlo para
realizar tareas básicas de administración de
proyectos.
MS Project 2013
Contenido
 Capítulo I
Introducción a Microsoft Project
 Capítulo II
Uso del Microsoft Project
 Capítulo III
Administrar Riesgos
 Capítulo IV
Administrar Proyectos
 Capítulo V
Configurar Proyecto
 Capítulo VI
Recursos
 Capítulo VII
Control de Costos
 Capítulo VIII
Seguimiento

MS Project 2013
Capítulo I

Introducción

Para muchas personas, aprender a

usar Microsoft Project significa
aprender también los principios de la
administración de proyectos. Ambas
cosas van de la mano.

MS Project 2013
¿ Qué es MS Project ?

Microsoft Project es una herramienta útil en la

administración de proyectos, permitiendo observar
de forma conjunta la interacción entre procesos,
técnicas y metodologías, teniendo en cuenta
tiempos y recursos, facilitando su principal
representación gráfica: Diagrama de Gantt.

El Diagrama de Gantt es una vista predefinida que

muestra las tareas de proyecto en su lado izquierdo y
barras gráficas correspondientes a las duraciones de
las tareas en el lado derecho.
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Objetivos de MS Project

1. Crear un plan de proyecto real y eficaz

2. Gestionar el proyecto y ajustarlo a los cambios

durante su proceso

3. Evaluar el proyecto

4. Contar con un Diagrama de Gantt

5. Diagrama de Red

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¿ Qué es un Proyecto ?

Un proyecto es una planificación de

actividades que se encuentran
íntegramente relacionadas y persiguen
un mismo objetivo claro y conciso.

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Ciclo de Vida del Proyecto

Se refiere a la etapa de
Inicio Se identifica la necesidad y
entregas y se comprueba si el
se define la situación a
proyecto satisface la necesidad
enfrentar.
a cubrir.

Cierre Proyecto Plan

Es una fase organizativa que

La aplicación de las técnicas busca como resultado crear el
para llevar a cabo las plan del proyecto (Propuesta,
Ejecución
actividades, con monitoreo y Tareas, Calendario, Costos).
ajustes a la planificación.

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Elementos del Proyecto

 Tareas:
Se requieren para completar un
proyecto y definen el ámbito del
objetivo mismo.

 Hitos:
Representan un evento o condición,
que marca la finalización de un
grupo de tareas relacionadas o la
finalización de una fase del
proyecto.

 Recursos:
Los constituye cualquier espacio o
elemento para llevar a cabo el
proyecto.
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Características Principales

Realizar un seguimiento de los Planes y Evaluarlos

 Asignar recursos

 Comparar versiones de planes de

proyecto

 Evaluar los cambios

 Realizar un seguimiento del rendimiento

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Características Principales

Comunicar de manera eficaz

 Generar informes predefinidos

 Dar formato a los informes

personalizados e imprimirlos

 Presentar los datos de proyecto

en otros programas

 Compartir planes de proyecto

MS Project 2013
Funcionalidad

Utilización
Gestión de
de
Proyectos
Calendarios

Diferentes
Diagramas Asignación
de MS de Recursos
Project

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Funcionalidad
Cada tarea necesita tener asignados todos
los recursos necesarios para llevarla a cabo. Asignación
de
Recursos

MS Project 2013
Funcionalidad
Diagrama de Gantt

Diferentes
Diagramas
de MS
Project

MS Project 2013
Funcionalidad
Diagrama de Red

Diferentes
Diagramas
de MS
Project

MS Project 2013
Funcionalidad
Mediante un calendario se puede:

 Crear o modificar días laborables o no laborables en

un calendario estándar

 Crear nuevos calendarios base

 Asignar calendarios base distintos a los recursos

Utilización de
Calendarios

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MS Project

Novedades

Microsoft Project presenta nuevas

características que pueden mejorar
de manera significativa el modo en
que administra, programa y ve los
proyectos.

MS Project 2013
Novedades

Interfaz Project incorpora varias

características para mejorar de
mejorada forma significativa la forma en que
se muestra un proyecto y se trabaja
con él.

Los menús y barras de

herramientas han sido
reemplazados por la cinta
de opciones.

MS Project 2013
Novedades

Cinta de Opciones
Le ayudará a encontrar fácilmente los comandos que
necesita para completar una tarea. Los comandos están
organizados en grupos lógicos, que se reúnen a su vez
en pestañas

todas las fichas y grupos de la cinta se pueden

personalizar. Si su organización tiene características
exclusivas de su negocio, puede agruparlas en su propia
ficha de la cinta.
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Novedades
Backstage
Contiene los mismos comandos básicos
disponibles en el menú Archivo de las versiones
anteriores de Microsoft Project para abrir,
guardar e imprimir archivos de proyecto.

El comando Opciones que antes se encontraba en el menú

Herramientas se ha movido a Backstage. Este comando
abre el cuadro de diálogo Opciones de proyecto en el que
podrá introducir, revisar o modificar las preferencias que
controlan la forma en que se muestra y trabaja Microsoft
Project.
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Novedades
Comandos
rápidos

Puede encontrar los comandos

de uso más frecuente con un solo
clic, es decir, haciendo clic con el
botón secundario del mouse. Al
hacerlo sobre cualquier elemento
de la vista, como barras, celdas
de tabla o gráficos, se mostrará
una mini barra de herramientas
con una lista en la que se
incluyen los comandos usados
frecuentemente.

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Novedades
Opciones de Visualización

Nuevas características de visualización

para ayudarle a entender con mayor
claridad el rendimiento de su equipo y
dónde están sobre asignados. Project
también puede ayudar a que usted y otros
miembros de su organización vean el
panorama completo (y posibles problemas
de recursos) con la vista:

 Organizador de equipo y
 Escala de tiempo.
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Novedades
Organizador de equipo
La vista Organizador de equipo podrá saber con un simple vistazo, en
qué están trabajando los miembros de su equipo y mover tareas de una
persona a otra. También puede mostrar y asignar trabajo que no está
asignado, mostrar sobre asignaciones y ver nombres de tareas como así
también nombres de recursos, todo en una vista.

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Novedades
Escala de tiempo
Se muestra automáticamente encima de otras vistas y muestra una
introducción concisa de toda la programación. Puede agregar tareas a la
escala de tiempo e incluso imprimirla para crear un atractivo informe
resumido del proyecto completo. También puede pegarla en un mensaje
de correo electrónico para enviar un informe instantáneo y de forma
sencilla.

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Novedades
Personalización de vistas
Manipular las vistas en Project casi
siempre ha sido algo complicado. Ya
no. Eche un vistazo a las nuevas
formas en las que puede organizar
cómo se presenta y se controla su
proyecto.

Agregar nuevas columnas

Solo haga clic en el encabezado Agregar
nueva columna en el extremo derecho de
la vista de hoja y escriba o seleccione el
nombre de una columna. También puede
cambiar el nombre de una columna
existente rápidamente con solo hacer clic
en el título y escribir un nombre de columna
distinto.
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Novedades
Control deslizante del Zoom

Permite acercar o alejar la parte de fase

temporal de una vista con el control deslizante
del zoom en la barra de estado. Simplemente
mueva el control deslizante a la derecha para
acercar la programación (muestra intervalos más
reducidos, como días u horas) o a la izquierda
para alejarla (muestra intervalos más
prolongados, como semanas o meses).

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Novedades
Programación controlada por el usuario

Project incorpora varias mejoras para

optimizar el control sobre la
programación. También puede crear
tareas iniciales en Microsoft Excel o
Word y pegarlas en Project sin tener que
cambiar el formato.

Programación Manual
Project incorpora un cambio importante en la programación de
los proyectos:
 Los cambios en factores como las dependencias de tareas y
el calendario del proyecto ya no ajustan las fechas de tareas
de manera automática al programar manualmente una
tarea.
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Novedades

Programación Manual (Cont.)

 Puede colocar una tarea
programada manualmente en
cualquier parte de la programación
y Project no la moverá.

 La programación automática en las

versiones anteriores de Project
pueden desactivar la función de
programación manual para alguna
tarea específica, o bien para todo el
proyecto.

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Novedades

Tareas inactivas
Puede dejar tareas inactivas y aún así
conservarlas en el proyecto. Las tareas
inactivas contienen por lo general
información necesaria (como datos
reales e información de costos) que
puede resultar muy valiosa para fines
de archivo.
Tareas de resumen descendentes
 No están limitados a crear subtareas para después reunirlas en
tareas de resumen. En Project, puede crear tareas de resumen
primero y estás pueden tener fechas que no tienen que coincidir
necesariamente con las fechas de resumen de las subtareas.

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Novedades
Tareas de resumen descendentes (Cont.)
 Puede dividir los proyectos en fases de alto nivel según la escala
general de tiempo y el presupuesto. Esto significa que las fechas de
los elementos de trabajo individuales no tienen que coincidir
necesariamente con las fechas de las fases de alto nivel.

Comparación de versiones de Project

La característica para comparar versiones de Project
incluye ahora barras de Gantt e imágenes gráficas
que le ayudarán a ver claramente en que se
diferencia una versión del proyecto de otra.

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Capítulo II

Utilidad de MS Project

En esta presentación va obtener

información detallada acerca de
las ventajas de usar Project frente
a otros programas y, después,
comience a usarlo para realizar
tareas básicas de administración
de proyectos.

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Uso del MS Project
 Administración de proyectos ó Planes del
proyecto.

 Ajustar la programación de su proyecto en

fechas, dependencias y asignaciones de
recursos.

 Generar rápidamente informes visuales

que integren tablas dinámicas, gráficos,
diagramas dinámicos.

 Integrar datos de Excel.

 Personalizar su MS Project para satisfacer

sus necesidades.

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Utilización

Diagrama de Gantt

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Utilización
Opciones Tabla de Barra de Escala
de Menú Tareas Herramientas Temporal

Área de Gráfico de
Gantt

Barras de Desplazamiento

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Utilización
Escala Temporal

Barra de Herramientas

Tabla de Tareas

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Utilización
Guía de Proyectos
 Representan cantidades de trabajo
 Tareas o Subtareas
 Funciones más importantes

Establecer Establecer
duraciones dependencias

Asignación de
recursos

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Utilización
Organización de Tareas en un Esquema

Tarea de Resumen:
Estas tareas representan los capítulos en los que se compone el proyecto

Subtareas:
Son tareas que figuran por debajo de las tareas de resumen.

Aplicar sangría:
Se aplicará la subtarea a
la tarea de resumen y la
tarea se colocará en
negrilla.

Anular sangría:
Se desprenderá la
subtarea de la tarea de
resumen y la tarea no
estará en negrilla.

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Utilización
Establecer Dependencias

Dependencia Fin a Comienzo (FC):

La tarea sucesora no puede comenzar hasta que finalice
la predecesora.

Dependencia Comienzo a Comienzo (CC):

La tarea sucesora no puede comenzar hasta que
comience la predecesora.

Dependencia Fin a Fin (FF):

La tarea sucesora no puede finalizar hasta que finalice la
predecesora.

Dependencia Comienzo a Fin (CF):

La tarea sucesora no puede finalizar hasta que comience
la predecesora. Es un vínculo muy poco usado.

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Utilización

Menú de Seguimiento

MS Project 2013
Utilización
Recursos

Factores
 Disponibilidad
 Costos

Tipos
 Trabajo
 Material

MS Project 2013
Utilización

Menú de Recursos

MS Project 2013
Utilización
Ajustar la Vista
Agregar una columna Agregar columnas a una vista de proyecto permite
controlar la información que se ve. También es
posible ocultar una columna para proteger
información confidencial.
Inspeccionar la tarea Por más sencillo que sea usar MS Project, los
proyectos pueden complicarse. Inspeccione
problemas de programación manteniendo el mouse
sobre una tarea o usando el Inspector de tareas en
la ficha Tarea.
Filtrar una vista Filtrar una vista permite quitar los elementos que
estorban en una programación para poder
concentrarse en tareas o recursos específicos.
Ordenar la información del proyecto Ordenar la información permite organizar las tareas
o recursos numérica o alfabéticamente para detectar
problemas de programación a través de tendencias
que se pueden crear.
Agrupar información del proyecto Agrupar la información permite clasificar las tareas o
recursos para poder ver información relacionada en
el mismo lugar.
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Utilización
Tipos de Informes

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Utilización

MS Project 2013
Crear un Proyecto

Configurar un Proyecto

Una vez terminada la planeación

inicial, o si aún no ha empezado,
use Microsoft Project para crear y
configurar su plan de proyecto.
Podrá usar las sólidas
características de Project para
administrar su proyecto de forma
más eficaz.
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Crear un Proyecto

La forma habitual de comenzar a usar Project es crear

un nuevo plan de proyecto en blanco. O bien, puede
basar el nuevo archivo en un proyecto o plantilla
existente que contenga tareas o recursos parecidos a
los que necesita.

Crear un nuevo Comience con una hoja en blanco que podrá rellenar
proyecto posteriormente con tareas, recursos y otra información
de la programación.
Abrir un proyecto Aproveche las ideas de otros proyectos usando un
proyecto existente, o bien una plantilla existente como
base de su proyecto.
Abrir un archivo desde Project 2010 abre proyectos creados con versiones
una versión anterior anteriores de Project; sin embargo, es posible que la
conversión afecte a algunas características.

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Crear un Proyecto
Crear un nuevo proyecto
1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Nuevo.
2. Asegúrese de que la opción Proyecto en blanco esté activada
y, a continuación, haga clic en Crear en el panel derecho.

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Crear calendarios
Cuando tenga una idea más clara sobre lo que debe
hacer y cómo se relacionan entre sí todas las partes
del proyecto, podrá comenzar a ajustar la
programación. Puede establecer calendarios para
todo el proyecto, para tareas específicas y para
recursos que trabajen en el proyecto.

Mediante un calendario se puede:

 Crear o modificar días laborables o no laborables en un calendario

estándar

 Crear nuevos calendarios base

 Asignar calendarios base distintos a los recursos

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Crear calendarios

Puedes definir excepciones únicas o específicas, crear

un calendario de tareas para tareas individuales.

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Crear calendarios
Períodos laborables y No laborables
Utilizar tiempos de trabajo predeterminados para estos días.
Elija los días que deben usar los períodos laborables de lunes a
viernes de 8:00 am. a 12:00 pm. y de 1:00 pm. a 5:00 pm., los
periodos no laborables en fines de semana.

Establecer días como tiempo de descanso.

Elija los días en los que no se puede programar ningún trabajo.
Los cambios que realice se reflejarán en todos los meses del
calendario.

Establecer días en estos períodos laborables específicos.

Para establecer los períodos laborables para los días
seleccionados a lo largo de la programación, especifique las
horas a las que desea que comience el trabajo en los cuadros
Desde y las horas en las que desea que finalice el trabajo en los
cuadros Hasta.
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Crear calendarios
Descripción General de Calendarios
Project usa varios calendarios para determinar la
disponibilidad del recurso y la forma en que se
programan las tareas:

 Calendario del proyecto

 Calendario de recursos
 Calendario de tareas
 Calendario base

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Crear calendarios
Vista de Calendario

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Taller 1 y 2

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