EL CONTROL INTERNO

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 INDICE

1. Definir el control interno y su aplicación a la Auditoria

2. Delimitar sus principales elementos

3. Establecer sus características y objetivos

4. Definir las técnicas para lograr su adecuada implementación

5.
5 Proponer algunos procedimientos para su evaluación a efectos de la
Auditoria financiera

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 Introducción

Definición

Puede definirse como (de forma amplia):

Aquel
A l conjunto d de elementos, normas y procedimientos di i t
encaminados a lograr la máxima eficacia en la gestión de la
empresa y, en definitiva al óptimo logro de sus fines.

El Control Interno comprende el plan de organización y todos

los métodos coordinados y medidas adoptadas en el negocio
para proteger sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad
de sus datos contables, promover la eficienciaeficiencia en laslas
operaciones y estimular la adhesión a las políticas ordenadas
por la gerencia.

AICPA

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Control Interno comprende:

• la estructura,
• las políticas,
• los procedimientos y,
• las cualidades del personal de una empresa,

tendentes a:

(1) proteger sus activos,

(2) asegurar la validez de la información,
(3)
(3)(3)promover la eficiencia en las operaciones,
(4) estimular y asegurar el cumplimiento de las
políticas y directrices emanadas de la Dirección.

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 Elementos del Control Interno

1. La estructura organizativa,
2. Las políticas y procedimientos operativos,
3. Las políticas y procedimientos contables
3.1. El proceso contable, comprende :

(1) las características de los medios o equipos empleados en el

proceso,
(2) el diseño de los registros, comprobantes...
(3)
( ) el circuito de la información y,
y
(4) el calendario de la información; es decir, los plazos y período en
que dicha información debe prepararse y suministrarse.

3.2. Los criterios de:

(1) inclusión, clasificación y descripción de las partidas

(2) valoración o cuantificación de las partidas

3.3. Los controles adicionales periódicos

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6
En definitiva,

“el sistema contable forma parte de los elementos de Control

Interno, pero un buen sistema de Control Interno no descansa
solamente en un sistema contable”.

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 Características del Control Interno adecuado

Definición de Responsabilidades, Autoridad, etc.

Las funciones de todo el personal y sus relaciones con el
resto de sus integrantes, deben establecerse de forma clara
y precisa.

Segregación de funciones:
Referentes a la
D i ió o autorización de
•Decisión d las operaciones.
i
Estructura •Custodia física de los activos.
Organizativa •Contabilización.

Nivel
Ni les Adecuados a lasl Facultades Otorgadas
Ot d .
Además de segregar es importante que se asignen a
personas que, por su capacidad, estén en condiciones de
llevarlas a cabo en forma eficiente.

Referentes a las Seguridad en la Gestión de los Activos.

Políticas y Por medio de la centralización de la gestión y/o el
Procesos acortamiento
i del proceso en ell cual llos activos están
á más
Operativos expuestos a sustracción o deterioro.
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8
 Capacidad de los Equipos de acuerdo con el volumen, tipo de operaciones y
las necesidades de información de la Gerencia para la toma de decisiones.
Diseño Eficiente de los Registros y Comprobantes de tal modo que
comprendan, de forma clara y precisa, toda la información necesaria para que
ésta pueda ser utilizada de manera eficiente.
Numeración Correlativa de los Comprobantes. Permite un mayor control
sobre el universo de los documentos, tendiendo a evitar que se omita el registro
de alguno de ellos.
Circuitos de Información Apropiados, lo cual, en determinadas
Referentes a las circunstancias, entraña un mayor grado de control.
Políticas y Integración de la Información. Cuando los mismos datos dan lugar a
Procedimientos información diversa es conveniente que se trate de integrar la totalidad de la
Contables información elaborada.
Frecuencia y Oportunidad de la Información Contable. El sistema debe
diseñarse de manera que la información sea suministrada con la frecuencia
necesaria y en el momento oportuno.
Criterios contables Razonables, y una clara política en cuanto activación de
gastos. Deben concordar con los Principios de contabilidad generalmente
aceptados.
Ejecución de controles Adicionales de Rutina.
La mayoría de la información contable es susceptible de controles adicionales de
rutina.

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 Independencia de Criterio.
Es necesario que dependa del nivel adecuado dentro de la
empresa (alto, pero no necesariamente el más posible).

Definición de Objetivos: si debe limitarse a la Auditoría

Referentes a la contable o comprender también la Auditoría operativa; qué
Auditoria grado de énfasis debe darse a la evaluación del sistema y
Interna preparación de recomendaciones para mejorarlo; nivel de
profundización en informática.

Campo de Acción Amplio, debe incluir a toda la empresa.

Organización y Métodos Apropiados, fundamental para

el logro de los objetivos enunciados.

Capacidad y Honestidad.
El sistema de Control Interno no se desarrollará de forma
Referentes al eficiente si los funcionarios y empleados de la empresa no
Personal poseen la capacidad y honestidad
honestidad necesaria para
para hacer frente
frente
a sus responsabilidades.
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Objetivos de Control Interno

OBJETIVOS BÁSICOS DE CONTROL INTERNO

1. Salvaguardia de activos y,
2. Fiabilidad de la información

OBJETIVOS DE CONTROL GENÉRICOS

Generales
Autorizaciones Salvaguardia Verificación y Clasificación
apropiadas física evaluación contable apropiada

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Objetivo operativo: Proceso de las transacciones
Reconocimiento de los hechos económicos
Aceptación de las transacciones Integridad
del procesamiento Integridad de los
informes
Integridad de los informes
Integridad de las bases de datos
Integridad de los enlaces

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 Técnicas de Control Interno

Son las técnicas necesarias para lograr los objetivos de control

1. Técnicas de Prevención,

Ejemplos:

• Autorización de todas las transacciones,

• Procedimientos de validación de datos previa a su proceso,

• Doble verificación de los datos introducidos en el ordenador,

• Segregación y rotación de funciones,

• Normas y procedimientos claramente definidos.

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2. Técnicas de Descubrimiento,

Ejemplos:

• Inventarios físicos de las existencias,

• Utilización de documentación prenumerada,

• Comparaciones de datos reales con presupuestos,

• Conciliaciones bancarias,

• Auditoría interna.

Las empresas deben establecer racionalmente las técnicas de

Control Interno en función de sus necesidades y objetivos.

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 Diseño

Caso 1

Estamos auditando un garaje dedicado a las reparaciones de automóviles. Antes de

estudiar el funcionamiento de su sistema de control interno con respecto a los cobros
de reparaciones al contado hemos de saber como debería estar organizado.

Se trata de proponer las que, a su juicio, podría ser unas medidas básicas de control
interno .

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Solución

 Cada trabajo deberá anotarse, al principio, en un parte de trabajo numerado

correlativamente.

 Los materiales, a medida que se precisen, deberán pedirse a los almacenes, y

al comprobante de trabajo deberá unirse una copia de la nota de salida. El
coste del material entregado deberá asentarse en la sección de cálculo de
coste del comprobante de trabajo.

 El tiempo empleado deberá anotarse en el parte de trabajo y contener una

referencia a las hojas de jornales devengados del empleado.

 Al terminarse el trabajo, deberá prepararse por duplicado una factura de venta.

‐ Ejemplar original: se entregará al cliente cuando recoja el vehiculo
‐ Ejemplar copia : a contabilidad

 Al efectuar el pago deberán utilizarse talonarios de recibos correctamente

controlados:
‐ Cuando el cliente pague, deberá entregársele el original
‐ La primera copia se utilizará para su anotación en el mayor
‐ La segunda quedará en el talonario a efectos de control.

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 Caso 2

El director financiero de una empresa auditada exigía que junto a los cheques
para la firma se le presentaran las facturas y demás comprobantes justificantes
de los pagos, anulados con el sello de «PAGADO».

El fin que perseguía era evitar que le vuelvan a presentar las mismas facturas
y comprobantes para justificar la firma de otro cheque, días después.

¿Es efectivo este procedimiento?

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 Caso 2

Solución

El procedimiento no es eficaz. Para que sea eficaz, las facturas y demás

justificantes de pago se han de anular con el sello de «PAGADO», en
presencia del director financiero, en el momento de la firma de los cheques.
(Si no se anulan, se pueden volver a presentar los mismos justificantes con
posterioridad; y si se presentan previamente anulados, también.)

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 Caso 3

¿Cuál sería la distribución apropiada de las obligaciones entre el departamento

de contabilidad, el financiero y cualquier otro departamento, para proporcionar
una protección adecuada de los pagos por cheque? En concreto:
a) Quién hace el cheque
b) Quién lo firma
c)) Quién hace
h la conciliación
ili ió periódica

Solución

 El departamento de contabilidad deberá llevar todos los registros contables de los

pagos realizados.
 Todos los cheques deberán estar firmados por el departamento financiero.
 Un tercer departamento (auditoría interna), distinto del de contabilidad y el financiero,
deberá recibir directamente los extractos del banco y conciliar las cuentas bancarias

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Caso 4

Imagine una pequeña empresa productiva que adquiere 3 tipos de materia prima para su transformación en
productos terminados.

Señalar los puntos esenciales que debería considerarse en el momento de proyectar la implantación de un
adecuado sistema de control interno para el almacén.

Solución

Puntos esenciales del sistema de control interno Existencias

En
E los departamentos
d t t de recepción
ió y expediciones se llllevarán
á registros auxiliares
ili de existencias
i t i
que controlen el movimiento de mercancías que entran y salen.

 El mayor general de existencias, que es la cuenta de control de los registros del apañado
anterior, será llevado por persona distinta y, a poder ser, en departamento diferente,
efectuándose contrastes periódicos.
Se realizarán periódicamente inventarios físicos, parciales, ajustándose los registros auxiliares
y de control por las diferencias.
Al menos una vez al año, se llevará a cabo un inventario físico total y valorado, que será
realizado por personas que no sean responsables del control del almacén durante el año.
 Prever un sistema que contemple la posibilidad de calcular, en cualquier momento, el coste de
la mercancía vendida y el de las mercancías en existencia.
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 Caso 5
Estamos ahora ante un minorista de cierto tamaño que sólo vende al contado.
Describir un sistema adecuado para el registro y control del efectivo recibido.

Solución

Es esencial que el personal de ventas no maneje el efectivo relacionado con las ventas, y esta obligación
debe recaer en un miembro del departamento de caja.

El sistema válido puede ser:

 Al realizarse una venta, el vendedor debe extender una nota de ventas por triplicado. Estas Notas deben
estar correlativamente numeradas en talonarios que contengan un numero estándar de notas.
 El primero y segundo ejemplar deberá llevarlos el cliente al cajero para el pago. El cajero pondrá el recibí
al ejemplar de encima y se lo devolverá al cliente.
 Al cliente deberá decírsele que se dirija de nuevo al vendedor. Las mercancías serán entregadas al
cliente
l por el vendedor
d é después
h b de haber examinado
é ésted la nota de ventas bí
con el recibí puesto por el
cajero.
 Los ejemplares del vendedor deberán resumirse diariamente y, si es preciso, se analizarán las
diversas ventas efectuadas. Esta información podrá utilizarse luego para reponer las existencias del
departamento.
 El ejemplar del cajero deberá asentarse en un diario de caja (si existe caja registradora las listas
que suministra), y, a efectos del cálculo de la comisión, se analizarán las ventas de los diversos
vendedores.

Una persona responsable deberá cotejar el resumen del vendedor con el total que figure para cada
vendedor en el diario de caja. Las discrepancias deberán investigarse inmediatamente.
 El dinero cobrado durante el día deberá entregarse al cajero principal. Los cobros totales de todos
los departamentos deberán ingresarse en el banco, intactos, tan pronto como sea posible.
Deberá recomendarse el uso de cajas de seguridad nocturnas para evitar que grandes cantidades
de dinero permanezcan hasta el día siguiente en el local.

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Cuando el cliente no puede llevarse la mercancía será necesario que el vendedor extienda una nota de
entrega por triplicado (estas notas deben numerarse correlativamente).
 El cliente conservará el original,
 la primera copia pasará al departamento de reparto y
 la segunda se conservará en el talonario para que quede constancia. Es aconsejable que también.
 Periódicamente: deberá hacerse el recuento de existencias en todos los departamentos.

Valorando a precios de venta:

 mercancías vendidas = las existencias iniciales + entregas a departamentos
 cobros = mercancias vendidas ‐ existencias finales

Las discrepancias deberán investigarse inmediatamente.

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Procedimientos de evaluación del Control Interno

L forma
La f más
á sencilla
ill de
d que se obtenga
bt información
i f ió acerca del
d l
funcionamiento del Control Interno de la empresa será:

• La indagación,

• La observación,

• La revisión de los manuales

manuales de
de contabilidad
contabilidad yyde
de
procedimientos e instrucciones internas y datos
similares de la empresa,

• Conversaciones con los ejecutivos de ciertas áreas de la

organización.

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Medios más utilizados para documentar adecuadamente el método de
evaluación del sistema de control interno

El cuestionario de Control Interno

Consiste en una encuesta sistemática, presentada bajo la forma de

preguntas referidas a aspectos básicos del sistema y en la que, que por lo
general, una respuesta negativa evidencia una ausencia de control

Método descriptivo

Este método se basa en la explicación detallada de las características del

sistema
i t que se está evaluando.
l d Normalmente se ddescriben
ib procedimientos,
registros, formularios, archivos, empleados y personas y departamentos que
intervienen en el sistema.

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Método de “flowcharts” o flujogramas

Se trata de un método destinado a simplificar la tarea de descripción de

de los
procedimientos y técnicas mediante el uso de gráficas de movimiento de
transacciones

Un diagrama de flujo de sistemas es una representación gráfica simbólica

de un sistema o serie de procedimientos mostrado cada uno de ellos de
forma secuencial. El diagrama de flujo proporciona al lector experimentado
una imagen clara del sistema, mostrando la naturaleza y secuencia de los
procedimientos, división
di i ió de responsabilidades,
bilid d fuentes y didistribución
ib ió de
documentos y tipos y situación de los registros de contabilidad. Walter et al.

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Permiten representar gráficamente:

1. El encadenamiento de las operaciones administrativas y contables,

precisando qué documentos básicos se utilizan, de qué servicios
emanan y quiénes son los que los realizan.

2. Es posible mostrar la separación de deberes, autorizaciones,

aprobaciones y verificaciones internas que tienen lugar dentro del
sistema
i t

Factores a tener en cuenta a la hora de diseñar un flujograma podrían

considerarse:
id

1. El circuito de la información que fluye a lo largo del proceso.

2. Los sectores que intervienen en el proceso (departamentos, secciones
o personas, según el grado de detalle que se quiera o pueda precisar).
3. Las operaciones que se realizan a lo largo del mismo (registrar,
comunicar, controlar, calcular, archivar, etc.).
4. Las características de los papeles que se utilizan (comprobantes,
(comprobantes
registros, informes, etc.).
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Estudio y evaluación del SCI

Los pasos que se deben dar en la revisión y evaluación del Control Interno y
procedimientos de contabilidad de una empresa son:

1. Determinar, mediante una revisión de los manuales y/o en base a

preguntas, qué procedimientos y controles se han establecido.
2. Verificar, por medio de una revisión de cierto número de documentos
y preguntando, si se cumplen los procedimientos establecidos.
Una vez que el auditor haya recopilado toda la información debería
prepararse un memorándum global de descripción del sistema.
3. Evaluar la eficacia de los procedimientos y controles para determinar
la
l fiabilidad que puede
d asignarse a los
l mismos.
4. Confirmar la evaluación de los procedimientos y controles mediante
una verificación en base a pruebas de algunas transacciones.
5. Seleccionar los procedimientos de Auditoria dependiendo de si
existen unos controles internos fuertes o débiles.
6. Hacer las recomendaciones oportunas a la dirección para la
introducción de mejoras en el sistema.

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7. Efectuar un proceso de seguimiento después de haber hecho estas
recomendaciones para determinar si han sido aceptadas y puestas
en práctica.
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 Pruebas de cumplimiento y sustantivas

Como indican las Normas de Auditoría:

La evidencia se obtiene mediante pruebas de cumplimiento y sustantivas. La evaluación de un
sistema de Control Interno de un cliente permite al auditor determinar si dicho sistema
contiene controles que, en el caso de que compruebe que están funcionando (pruebas de
cumplimiento) en el período auditado, afecten a la naturaleza, alcance y momento de la
aplicación de los procedimientos de Auditoría (pruebas sustantivas).

a) Las pruebas de cumplimiento

Son aquellas cuyo objetivo es obtener evidencia de que los procedimientos de Control Interno,
en los que el auditor va a basar su confianza en el sistema, están siendo aplicados en la forma
establecida.
 SSegún
ú l la norma, punto22.5.20,
20 ell auditor
di ddeberá
b á realizarlas
li l para asegurarsedde su:

Existencia -> El control existe.

Efectividad -> El control está funcionando con eficacia.

Continuidad -> El control ha estado funcionando durante todo el periodo.

Las técnicas que se emplean son:

1. Observación.
2. Entrevistas.
3. Examen de la evidencia documental de los controles.
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Pruebas de cumplimiento y sustantivas

b) Las pruebas de sustantivas

 Consisten en aquellas pruebas de detalle que se realizan sobre las transacciones y

saldos para la obtención de la evidencia relacionado con la validez y el tratamiento
contable; la idea de este tipo de pruebas es determinar eventuales errores que
estén implicados en el procesamiento de los datos contables con el objetivo de
analizar si los valores registrados son los correctos.

 Por ejemplo entre algunas pruebas sustantivas se tienen:

Provisión adecuada para las pérdidas de posibles cuentas incobrables.

Los listados de inventarios están recopilados, calculados, sumados de la forma

correcta y si estos listados reflejan la realidad de la contabilidad.

Analizar la manera como se contabilizaron las pérdidas de alguna inversión.

Determinar la autenticidad tanto de calidad como de cantidad los fondos en caja

y/o depósitos en bancos.

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