Guía Unidad 5 Completada

Melany Valenzuela 100350654
GUIA DE ESTUDIO DE LA UNIDAD 5

ANÁLISIS, DISEÑO Y CONTROL DE FORMAS
Parte I: Formas
(Cap. 16 Kendall & Kendall, 10 de Catácora, 14 de Robert
Murdick)
1. ¿Qué son las formas o formularios? Son un documento, en el cual el usuario o

tenedor introducirá una serie de datos, que tenga a bien almacenar y organizar
acorde a una serie de categorías deseadas. Son los que dirigen el curso del trabajo
de los usuarios.
2. ¿Cómo se clasifican las formas?
a. Según su presentación:
● Simples: contienen una sola página.
● Compuestas: contienen más de una copia. Estos son de forma continua,
talonarios y por bloques.
b. Según su uso:
● Para originar una acción: ejemplo una factura.
● Para registrar una acción: ejemplo la entrada de diario.
● Para informar resultados: ejemplos el auxiliar de cuentas por cobrar y los
estados financieros.
c. Según su elaboración:
● Mecanizados.
● Semi-mecanizados
● Manuales
3. Usos de las formas.
● Sirven de medio para el registro de transacciones o eventos que ocurran en

un determinado periodo.
● Facilitan el flujo, procesamiento y análisis de información en la organización.
4. Ventajas y desventajas del uso de las formas.

La ventaja del uso de las formas es que los registros realizados se mantienen
históricos y
por lo tanto la posible pérdida de los datos se reduce.
En caso de que los registros no sean realizados de maneja constante, estos

podrían acumularse y luego generar atrasos que representarían para las
organizaciones las necesidades de desembolsar más recursos para el
procesamiento oportuno de estos.
5. Elementos que debemos de considerar para confeccionar una forma y su

definición e importancia.
Extremo superior o cabeza:
Se utiliza para los datos iniciales del formulario, como identificación del organismo,
título o denominación de la forma y otros. Representa la introducción respecto a la
acción que se va a desarrollar en el cuerpo del formulario.
Cuerpo del formulario:
Contiene el mayor grupo de datos del formulario, que son los que generan la acción
implícita los cuales se determinan, de acuerdo con la información que se desea
obtener, mediante la utilización de la forma. Se analizan las decisiones acerca de
los datos y la distribución siguiendo una secuencia lógica de colocación.
Extremo inferior o pie:
Contiene los datos de cierre o conclusión del formulario, firmas y sellos para aprobar
o conformar la información registrada en el cuerpo del mismo, y también se asienta
el código de registro.
6. Consideraciones o lineamientos de formato en el proceso de elaboración de

la forma.
● Función de las formas.

● Forma y momento de uso de la forma.
● Uso de copias y su distribución.
● Usuarios que intervienen en el proceso.
● Requerimientos para suplir las necesidades de las formas.
● Se debe tener un diseño fácil para su llenado y con precisión.
● Velar porque el diseño de los formularios esté en consonancia con los
objetivos. funciones para los que fueron creados.
● Hacer las formas atractivas.
7. Consideraciones o lineamientos de formato en el proceso de elaboración de
la pantalla.
a. Uso de colores:
● Negro sobre amarillo.
● Verde sobre blanco.
● Azul sobre blanco.
● Blanco sobre azul.
● Amarillo sobre negro.
b. Uso de iconos y bordes

c. Incluir botones de aceptar, cancelar y ayuda.
d. Listas desplegables.
e. Definir áreas de texto.
f. Mantener la pantalla simple.
8. Consideraciones de implementación y uso de las formas.
La persona que se asigna para llevar a cabo la implementación, mantenimiento y

control de las formas pertenece al nivel de control medio dentro de la estructura
organizacional y puede ser designado con varios nombres, dentro de los que se
encuentran:
a. Administrador de formas
b. Especialista en formas
c. Controlador de formas
d. Gerente de formas
e. Gerente de sistemas
Las funciones y responsabilidades del controlador de formas están enfocadas en el

control y diseño de estas, así como su mantenimiento. Algunas para detallar son:
● Definir especificaciones.
● Definir el diseño.
● Realizar las modificaciones de diseño y rediseño en el momento que lo
amerite.
● Velar por la eliminación de aquellas formas que no estén en uso.
● Establecer los mecanismos para introducir nuevas formas.
● Determinar los requerimientos para mantener un stock de inventarios de
formas para que estas siempre estén disponibles.
● Definir los niveles de distribución y por ende de las cantidades de copias que
estas tendrán.
9. Cuáles son los controles internos a considerar en el uso de las formas.

● Uso de copias, las cuales deberán ser distribuidas de acuerdo a los
interventores en los procesos.
● Uso de la comprobación de datos a través de la revisión de terceros no
involucrados al proceso de la captura de datos.
10.Recortar y pegar un modelo de una forma e indicar las partes principales

que posee el modelo.

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1. ¿Qué son las formas o formularios? Son un documento, en el cual el usuario o

2. ¿Cómo se clasifican las formas?

3. Usos de las formas.

● Sirven de medio para el registro de transacciones o eventos que ocurran en

● Facilitan el flujo, procesamiento y análisis de información en la organización.

4. Ventajas y desventajas del uso de las formas.

En caso de que los registros no sean realizados de maneja constante, estos

5. Elementos que debemos de considerar para confeccionar una forma y su

Extremo superior o cabeza:

Cuerpo del formulario:

Extremo inferior o pie:

6. Consideraciones o lineamientos de formato en el proceso de elaboración de

● Función de las formas.

b. Uso de iconos y bordes

8. Consideraciones de implementación y uso de las formas.

La persona que se asigna para llevar a cabo la implementación, mantenimiento y

Las funciones y responsabilidades del controlador de formas están enfocadas en el

9. Cuáles son los controles internos a considerar en el uso de las formas.

10.Recortar y pegar un modelo de una forma e indicar las partes principales

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