Actividad 1 Ilia Foliar

ACTIVIDAD 1
1. ¿Qué es la foliación de documentos y cuál es su propósito?
2. ¿Definir que es folio recto y que es folio vuelto y graficarlos?
3. ¿Cuál es la diferencia entre paginar y foliar? ¿Justificar?
4. ¿Cuándo los documentos van a ser digitalizados será necesario foliarlos? ¿Por qué?
5. ¿Al interior de la unidad de conservación como debe estar la documentación que va a ser objeto
de foliación? ¿Justificar?
6. Las unidades de conservación simples se deben organizar por cada año o por varios años? ¿en
caso de ser anualmente como se folia una carpeta que tiene 450 folios, explicar el proceso?
7. ¿Cuáles son los materiales que utilizamos para foliar?
8. ¿Qué significa h y b hablando de los materiales de foliación?
9. Representar mediante un gráfico la foliación recta, vuelta, foliación en sentido horizontal,

vertical y error de folio?
10. ¿En una hoja se tienen adheridos varios recibos de compras, como debe ser la foliación?
11. ¿Qué es folio testigo o cruce de referencia? ¿Justificar?
12. ¿Dónde se deben guardar las radiografías o negativos, como debe ser la foliación de estos?
13. Que se debe hacer cuando hay folios sueltos y en blanco en una unidad de conservación?
¿Justificar muy bien?
14. Como se hacen con los documentos en soporte distinto al papel a la hora de foliar?
RESPUESTAS
1. Es uno de los respaldos técnicos y legales de la gestión administrativa. Esta actividad

(foliación) permite además ubicar y localizar de manera puntual un documento, se
requiere en los diferentes instrumentos de control y consulta, es un requisito ineludible
para la transferencia primaria (Archivo de Gestión al Archivo Central) y la secundaria
(Archivo Central al Archivo Histórico).
Foliar consiste en consignar números en orden consecutivo en el vértice superior de cada
folio (hoja), se debe numerar de manera consecutiva los folios de la unidad de
conservación, es decir, sin omitir, ni repetir números.
Su propósito es controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación (carpeta,
legajo, tomo etc.) y controlar la calidad, entendida ésta como el respeto al principio de
orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad
archivística.
2. Folio recto: primera cara de un folio, la que se enumera
Folio vuelto: segunda cara de un folio, la cual no se numera
3. Foliar no es lo mismo que paginar, pues no solo son términos diferentes sino también
conceptos distintos. Foliar consiste en consignar números en orden consecutivo en el
vértice superior de cada folio (hoja), a diferencia de paginar que sería consignar números
en cada una de las páginas o caras de la hoja. - Se debe numerar de manera consecutiva
los folios de la unidad de conservación, es decir, sin omitir, ni repetir números.
4. La Digitalización de los documentos les permite a las entidades mantener un sistema
optimizado y regulado con el fin de mejorar las capacidades de almacenamiento, custodia
y tratamiento de la información.
Es muy importante que la documentación que se va a digitalizar este foliada porque es la
manera de controlar la cantidad de folios y el orden que se les da, para facilitar el acceso a
la misma información.
5. La documentación que se encuentra en la unidad de conservación y que va a ser foliada
debe estar previamente clasificada, ordenada y depurada si es el caso, las de las oficinas
deben estar relacionadas en las tablas de retención documental (TRD), en los fondos
acumulados se foliará por la tabla de valoración documental (TVD), la ubicación correcta
de los documentos es aquella que respeta el principio de orden original es decir, que esté
de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción. El número uno (1)
corresponde al primer folio del documento que dio inicio al trámite, en consecuencia,
corresponde a la fecha más antigua.
6. Se organiza por año, para foliar una carpeta de 450 folios, lo primero es clarificar y ordenar
la documentación y depurar si es necesario, luego se empieza con la foliación de las hojas
del lado recto en la esquina superior derecha, iniciando por el número 1 así de manera
sucesiva hasta llegar al número 200 y se debe continuar con otra carpeta con el mismo
consecutivo que se lleva en la anterior empezando por el folio 201 hasta llegar al 250 y
dicha carpeta será enumerada 2 de 1, lo que quiere decir que la segunda será
continuación de la primera.
7. La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B. Otra
alternativa es el uso de bolígrafo (esfero) de tinta insoluble, pero el uso de este elemento
dificulta corregir una foliación mal ejecutada.
8. H son los lápices de grafito de trazo suave y los B son de mina blanda y son los que se
utilizan para el proceso de foliación.
9.
Cara recta y Vertical
Hoja vuelta Error de folio

Horizontal
10. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, a
ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el área de notas del
instrumento de control o de consulta las características del documento foliado: cantidad
de documentos adheridos, título, asunto y fecha de los mismos.
11. Es el elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en
caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que
puede contener notas de referencias cruzadas, siendo estas la nota que se hace con los
caracteres descriptivos que permitan el cruce de información para aquellos documentos
que su soporte requiere unas condiciones medioambientales especiales, diferentes a las
del papel de la unidad documental o expediente al que pertenecen.
Cuando en una unidad documental o un expediente se encuentran documentos tales
como: Impresos, diarios, revistas, medios magnéticos, usb, discos duros externos etc. se
procede a retirarlos de esa unidad dejando en su lugar la referencia cruzada y ubicando los
documentos en condiciones ambientales óptimas para ellos.
Los campos que debería tener una referencia cruzada como mínimo son: Fondo, sección,
subsección, serie, subserie, tipo de formato, el número que le corresponde en folios de la
unidad, fecha, tamaño y asunto.
12. Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben
colocarse en un sobre de protección y se hará la foliación al sobre antes de almacenar el
material para evitar marcas, dejando constancia en el área de notas del instrumento de
control o de consulta el contenido del sobre: cantidad, tamaño, color, título, asunto, fecha
y otros datos que se consideren pertinentes.
13. La documentación que ya se encuentra haciendo parte del acervo documental en Archivos
Históricos, cuyos folios estén sueltos y en blanco, se retirarán. Si por el contrario, se
encuentran empastados o cosidos deberán foliarse y se dejará la anotación respectiva en
el área de notas del instrumento de control o de consulta que tienen esta condición. La
foliación de este tipo de documentos debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y
blanda, tipo HB o B.
No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se
encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión o archivos centrales, pero sí dejar la
constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta.
No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una función
de conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de
fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por contacto.
14. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes, discos digitales –
CD´s-, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad
documental a la que pertenecen, en el área de notas del instrumento de control o de
consulta. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de
referencia.

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8. ¿Qué significa h y b hablando de los materiales de foliación?

9. Representar mediante un gráfico la foliación recta, vuelta, foliación en sentido horizontal,

11. ¿Qué es folio testigo o cruce de referencia? ¿Justificar?

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