Asp Control

ASPECTOS GENERALES DE CONTROL EN LAS UNIDADES
CONTABILIDAD Y CONTROL INTERNO

La Contabilidad debe contar con:
 Procedimientos escritos de las normativas fundamentales relativas a la
contabilidad (Plan de Cuentas a aplicar, contenidos de cuentas y
análisis específicos, procedimientos o tratamientos contables
específicos, etc.).
 Asesoramiento que recibe la entidad de su órgano superior de
dirección.
 Normas Generales de Contabilidad debidamente actualizadas.
 Si están definidas por escrito las funciones de cada puesto de trabajo
en el área de Contabilidad.
 Conocer el grado de automatización de los diferentes subsistemas.
Aspectos Contables y de Control

Efectivo en caja
 Existencia de documento emitido por la dirección de la entidad que
contenga la relación con los nombres, cargos y firmas de las personas
autorizadas para aprobar las operaciones de caja y los documentos
respectivos.
 Los responsables de cada fondo firmarán Acta de Responsabilidad
Material por la custodia de los recursos.
 Existencia de medidas de seguridad para la custodia y manejo del
efectivo.
 Se realizarán arqueos con evidencia del efectivo al los cajeros de línea
y/o cajeros centrales, con las respectivas Actas por diferencias en caja
por faltantes o sobrantes detectados, se elabora inmediatamente el
expediente correspondiente y que se contabiliza correctamente y la
aplicación de la responsabilidad material en el caso de faltantes de
recursos monetarios acorde a las regulaciones vigentes.
Inventarios
 Contar con Plan de Chequeo Periódico Rotativo de los medios
almacenados.
 Analizar el nivel de Inventario, determinar los días de existencias y
sus rotaciones.
 Evaluar el nivel de Compra - Ventas. Su comportamiento.
 Los almacenes tendrán seguridad y se encuentran limpios y
ordenados.
 Existencia del IPV y su actualización diaria, en las áreas de ventas y
elaboración.
 Chequeo de los saldos de IPV contra saldos de listados de
existencia.
 Realización del inventario mensual si se cumple lo establecido en el
manual de Normas y Procedimiento en su Capitulo VII de Inventarios.
 En los almacenes se emitirán emitido y firmado Actas de
Responsabilidad Material por los responsables y dependientes de
éstos, que permitan, la aplicación de dicha responsabilidad individual
o colectiva, en caso de faltantes, deterioros y pérdidas.
 Recepción de las mercancías se realiza al detalle como esta
establecido en el Manual de Normas y Procedimiento.
 Controlar las existencias de los productos en almacén a través de la
Tarjeta de Estiba y que las anotaciones en dichos modelos se
efectúan inmediatamente después de haberse realizado los
movimientos de cada producto.
 Definidos por escrito y los almacenes cuentan con listados de los
funcionarios (nombre, cargos y firmas) autorizados para solicitar las
entregas de productos y éstos se verifican.
 Los almacenes cuentan con documento escrito de los funcionarios,
(cargos, nombres y firmas) autorizados al acceso a éstos.
 Los productos, que como resultado de las operaciones productivas
sean declarados como producción terminada, estén amparados por
los documentos justificativos que correspondan y sean contabilizados
y controlados adecuadamente.
 Chequeo físico y sistemático de los útiles y herramientas en uso, el
área contable debe poseer control de estos bienes que le permitan
aplicar la responsabilidad material en caso de faltantes y pérdidas;
así como el uso de la cuenta Desgaste de Útiles y Herramientas
(cuando proceda).
 Las anotaciones en los registros para la contabilización de estas
operaciones son realizadas en el momento en que se originan las
mismas.
 Los procedimientos para las rebajas de precios se cumplen según las
indicaciones vigentes.
 Analizar los volúmenes de mercancías en Lento o Nulo Movimiento,
tratamiento y medidas tomadas para su disminución.
 Análisis de las Mermas, cumplimento del tratamiento realizado.
 Cumplir con los pedidos automáticos
 Análisis de los destinos realizados para las mercancías catalogadas
como Mermas.
 Cumplimento de las Normas de Almacenamiento.
 Cumplimiento de los requisitos de Calidad de los servicios de cada
instalación.
Tales como:
- Comunicación: Carteles, horarios, deberes y derechos del
consumidor, Ofertas, POS, etc.
- Profesionalidad: Aseo, uniforme, manipulación dominio de la
actividad, gestión de ventas, etc.
- Elementos Tangibles del servicio: correcta infraestructura,
funcionamiento de los equipos, correcto mobiliario, jabas, toldos,
bandejas en áreas de autoservicio, limpieza, buzón de quejas,
entorno, etc.
- Especificaciones del producto: Calidad aparente, temperaturas de
los productos, productos pulcros, marcas propias, porta precios,
etiquetas, etc.
- Fiabilidad: estantes llenos, potabilidad del agua, existencia de
productos estrellas, tratamiento comercial, ubicación de los display
de las cajas, entrega de ticket, ambientación con música, trampas de
grasas, no existencia de animales y vectores, etc.
- Seguridad: planes contra incendios, equipos verificados, buen
estado las rampas y escaleras, almacenamientos de productos
químicos, etc.
 Representación de las mercancías en las áreas de ventas,
 Cumplimiento del Objeto Social y los Certificados Comerciales.
Activos Fijos
 Se chequean periódicamente los Activos Fijos Tangibles.
 Actas por responsable de área en que se hagan constar todos y cada
uno de los Activos Fijos Tangibles en existencia bajo su control,
firmada.
 Las personas que tienen bajo su responsabilidad cada activo fijo,
reportarán cualquier movimiento de éstos (bajas, deterioros,
traslados, altas, faltantes y sobrantes, etc.)
 Efectuar las anotaciones en los documentos de control del área,
soportados por el documento correspondiente y debidamente
autorizado.
 Realizar conteo físico de estos medios cuando se sustituye al
responsable de un área, dejando constancia de la comprobación para
la fijación de la responsabilidad material.
 Efectuar chequeos físicos mensuales bajo la supervisión de personas
no responsabilizadas con el cuidado y control de estos medios y se
deja evidencia de los mismos.
 Las bajas por retiros o traslados estarán avaladas por los
documentos probatorios debidamente formulados de acuerdo con los
niveles de aprobación previstos, se deja evidencia del destino final de
los segundos y se contabilizarán correctamente estas operaciones,
sobre la base de los modelos elaborados de Movimiento de Activos
Fijos Tangibles, así como su correcta contabilización.
 Existencia de copias actualizadas de los Controles de Activos Fijos
Tangibles de cada área.
Costos y gastos
 Aplica un sistema que le permite conocer los costos de sus
producciones.
 Determinar las desviaciones de gastos desglosadas por conceptos, al
compararse los gastos reales con los de las fichas de costos
confeccionadas.
 Contar con fichas de costos actualizadas.
 Analizar periódicamente las informaciones de costo y de las causas
de las desviaciones determinadas y se analizarán estas por el
Consejo de Dirección.
 Contar con el Presupuestos de Gastos por áreas de responsabilidad
y se comparan estos con los gastos reales incurridos en las mismas,
analizándose las causas de las desviaciones detectadas.
 Compruebe que los gastos se registran al incurrirse y se analizan por
los elementos (conceptos) establecidos por las entidades.
 Verificar los precios de los productos y servicios prestados así como
de las mercancías vendidas han sido aprobados por el nivel
correspondiente.
 Correcto uso de las cuentas de gastos y su análisis por áreas,
centros de costo y elementos de gastos: Producción en Proceso,
Producción para Insumo y Gastos Indirectos de Producción.
RESULTADOS ECONÓMICOS Y FINANCIEROS

 Elaborar correctamente todos los estados financieros de acuerdo con su
periodicidad y fechas establecidas y que éstos se analizan por la
dirección de la misma.
 Verificar que el saldo de la cuenta Costo de Ventas se corresponde con
el determinado en el Estado de Costo de la Producción o de la Mercancía
Vendida.
 Analizar estados financieros para conocer su situación contable y
financiera, en caso de deterioro en el gasto por peso y/o CUC de ingreso
evaluar las medidas para su disminución.
 Tome nota de los cambios de importancia de los saldos que en ellos se
muestran y consulte con los funcionarios de la entidad los motivos de los
cambios financieros significativos detectados en el período.
COMERCIALIZACIÓN
 Análisis del cumplimiento de los principales indicadores asociados a la
eficacia del proceso, causas del incumplimiento y plan de acción para su
solución.
 Implantar un Sistema de Gestión Calidad para los productos y/o servicios,
cumplimiento de los indicadores asociados a la satisfacción del cliente.
 Revisar la aplicación y cumplimiento de la Política Comercial y de
Mercadotecnia, de precios y tarifas vigentes en el país (MFP, MEP y
MINCIN).
 Revisar la elaboración de fichas de costos.
 Revisar la elaboración de cartas tecnológicas.
 Verifique la cobertura de inventarios y rotación de los mismos. Examinar las
medidas tomadas para eliminar inventarios ociosos, si los hubiere.
PLANIFICACIÓN ECONÓMICA
 Controlar diariamente el Plan de ingresos y se analiza en los Consejos
de Dirección y con los trabajadores.

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