EDUCACIÓN PARA EL TRABAJO CAFAM - CET Subdirección de

Institución de Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano: Resoluciones SED 1929 de junio de Educación
2002, 2020 de julio de 2002, 0102 de junio de 2010 y 180211 de diciembre de 2010. SGC
GUÍA DE APRENDIZAJE Versión 1

Curso Excel Avanzado.

Reconoce y utiliza las herramientas de organización, validación.
Competencia protección, análisis y optimización en el procesamiento de datos
a desarrollar. en Excel, para la correcta manipulación y disposición de los
mismos.

Objetivos de  Comprender las herramientas de validación de datos.

aprendizaje.  Conocer y manipular la herramienta análisis de hipótesis.

Reconocer y utilizar las herramientas de relleno, duplicado,

Resultado de
validación, análisis, enlistado y protección de datos, mediante el
aprendizaje
desarrollo de ejercicios prácticos, con el fin de disponer de los
esperado.
datos de una manera efectiva, sistemática y ordenada.

HERRAMIENTAS DE DATOS

1. TEXTO EN COLUMNAS

Cuando se quiere dividir un texto en varias celdas de una hoja de

Excel, se utiliza el asistente para convertir texto en columnas. Este
asistente ayudará a colocar cada palabra del texto en una columna
diferente.

Las utilidades de este asistente pueden ser muchas, algunos

usuarios lo utilizan para separar nombres y apellidos, otros lo usan
para preparar los valores que serán exportados a un archivo
separado por comas, entre otros.

Ejemplo:

En una celda (A1) se tiene la cadena de texto: “Curso de Excel Intermedio, Cafam”,
para dividirlo en celdas diferentes, realiza el siguiente procedimiento:

a) Selecciona la celda.
b) Haz clic en la ficha de >Datos, luego en el grupo de Herramientas de Datos
haz clic en el icono de >Texto en columnas.

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BOTÓN TEXTO EN COLUMNAS 1

Al pulsar el comando Texto en columnas, podrás ver el primer paso del

asistente, el cual te guiará en todo el proceso.

PASO 1 - ELEGIR TIPO DATOS ORIGINALES 1

c) En el paso 1 del asistente en Tipo de los datos originales debes seleccionar

la opción > Delimitados ya que existe un carácter, que es el espacio en
blanco, que delimita la separación de cada palabra que se desea colocar en
diferentes columnas. Y finalmente haz clic en > Siguiente.

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PASO 1 - ELEGIR TIPO DATOS ORIGINALES 2

d) En el paso 2 del proceso, debes elegir el carácter por el cual es necesario

hacer la división de la cadena de texto. En este ejemplo, es el Espacio en
blanco y la Coma, por lo tanto, debes seleccionar dichas opciones en la
sección > Separadores. Al marcar las opciones, la vista previa de los datos
mostrará la manera en que será dividido el texto de la celda A1. Haz clic en
> Siguiente.

PASO 2 - ELEGIR SEPARADOR 1

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En el paso final del proceso hay acceso a algunas configuraciones avanzadas

sobre el formato de los datos.

CONFIGURACIÓN IMPORTACIÓN DATOS 1

e) En Formato de los datos en las columnas, selecciona o marca la opción

General, modifica la celda Destino de manera que el texto dividido
comience en la celda $B$2, para este ejemplo.

PASO 3 - FORMATO DE DATOS 1

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f) Al pulsar el botón Finalizar, el texto de la celda A1 se dividirá en varias

columnas, colocando una sola palabra en cada una de ellas, como podrás
observar en la siguiente imagen:

RESULTADO TEXTO EN COLUMNAS 1

2. DIVIDIR NOMBRES Y APELLIDOS EN COLUMNAS

Ejemplo:

Se tiene una lista de nombres y apellidos de los participantes de un concurso en la

misma columna y se necesita separar los datos, para esto realiza el siguiente
procedimiento:

a) Selecciona el rango de datos.

b) Haz clic en la ficha de >Datos, luego en el grupo de Herramientas de Datos
haz clic en el icono de >Texto en columnas.
c) En el paso 1 del Asistente en Tipo de los datos originales debes seleccionar
la opción > Delimitados, ya que existe un carácter, que es el espacio en
blanco, que delimita la separación de cada palabra que se desea colocar en
diferentes columnas. Y haz clic en > Siguiente.

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SELECCIONAR CELDAS Y TIPO DATOS 1

d) En el paso 2 del Asistente marca en la sección Separadores > Espacio en

blanco. Al marcar la opción, la vista previa de los datos mostrará la manera
en que será dividido el texto de la celda A. Haz clic en > Siguiente.

TIPO SEPARADOR 1

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e) En el paso final, coloca la celda destino como la celda $B$2 y al pulsar el

botón Finalizar obtendrás el siguiente resultado:

RESULTADO CELDAS SEPARADAS 1

3. RELLENO RÁPIDO

En el relleno rápido o relleno de Flash, Excel trata de

adivinar algún patrón complejo de una columna
adyacente.
El comando de Relleno rápido está activado de forma predeterminada y rellena
automáticamente los datos cuando detecta un patrón. Sin embargo, si no funciona
según lo esperado, debes seguir estos pasos para comprobar si el comando está
activo.

 Haz clic en > Archivo > Opciones.

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 Haz clic en >Avanzadas y comprueba que la casilla Relleno rápido automático

esté activada.

VERIFICAR OPCIÓN RELLENO RÁPIDO 1

Para comprender mejor el concepto, realiza el siguiente ejemplo:

Se tiene una tabla con los nombres completos de los participantes a un torneo y se
requiere llenar los datos de las columnas de Apellido, Nombre e Iniciales, para ello:

a) Digita un par de ejemplos en la columna Participantes, para este caso en la

columna Apellido digita los apellidos de los dos primeros participantes,
luego ubícate en la celda inferior siguiente a los ejemplos.

b) Haz clic en la ficha de >Datos, luego en el grupo de Herramientas de Datos

haz clic en el icono de >Relleno rápido.

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BOTÓN RELLENO RÁPIDO 1

Automáticamente se rellenan las siguientes celdas de la columna de

Apellido, como se puede observar en la siguiente imagen:

RESULTADO RELLENO RÁPIDO 1

Otra forma de ejecutar el Relleno Rápido es:

 Digita en la primera celda de la columna Nombre un ejemplo.

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 En la segunda celda empieza a digitar el siguiente ejemplo y antes de

terminar de escribir, Excel te muestra una vista previa de lo que ha
adivinado.

OTRA FORMA RELLENO RÁPIDO 1

 Si estás de acuerdo presiona la tecla Enter y automáticamente se

completará toda la información, como se puede observar:

RESULTADO RELLENO RÁPIDO 2

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Para la última columna de Iniciales aplica el método abreviado del teclado para
el Relleno Rápido, el cual es: Ctrl + Shift + E, en algunos equipos es solamente:
Ctrl + E. Recuerda digitar en la primera celda el ejemplo de lo que deseas y
luego ubícate en la celda donde aplicarás el método.

REALIZAR PROCESO MANUAL 1

El resultado será:

RESULTADO PROCESO MANUAL 1

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4. QUITAR DUPLICADOS

Cuando en una lista de valores se tienen datos

repetidos y se quieren quitar los valores duplicados
puedes utilizar el comando Quitar duplicados que
se encuentra en la ficha Datos y dentro del grupo
Herramientas de datos.

BOTÓN QUITAR DUPLICADOS 1

Sin embargo, debes tener en cuenta que, al hacerlo, los valores duplicados de la lista
serán eliminados y los datos originales de la lista serán modificados.

Ejemplo:

Tienes una lista de países.

a) Selecciona el rango de celdas sobre el cuál aplicarás la acción.

b) Dirígete a la ficha Datos, y dentro del grupo Herramientas de datos, haz clic
sobre el comando > Quitar duplicados.

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SELECCIONAR CELDAS QUITAR DUPLICADOS 1

c) Aparecerá el cuadro de diálogo Quitar duplicados, donde:

 En la sección Columnas podrás seleccionar una o más columnas de datos.

 Para seleccionar todas las columnas rápidamente puedes hacer clic en
Seleccionar todo.
 Para quitar la selección puedes hacer clic en >Anular selección.
 Si los datos tienen encabezados de columna, deberás asegurarte de
marcar la caja de selección >Mis datos tienen encabezados de manera
que dicho valor sea omitido al remover los duplicados.

Recuerda que el comando se ejecutará sobre aquellas columnas que hayas

dejado seleccionadas en este cuadro de diálogo.

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OPCIONES COMPLEMENTO QUITAR DUPLICADOS 1

d) Haz clic en > Aceptar y Excel mostrará un mensaje indicando la cantidad de

valores duplicados que han sido encontrados y quitados, así como la
cantidad de valores únicos que permanecen. Y nuevamente haz clic en >
Aceptar.

MENSAJE FINALIZACIÓN QUITAR DUPLICADOS 1

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El resultado del comando será:

RESULTADO QUITAR DUPLICADOS 1

5. VALIDACIÓN DE DATOS

La validación de datos en Excel es una herramienta

que te ayudará a evitar la introducción de datos
incorrectos en la hoja de cálculo, de manera que
puedas mantener la integridad de la información en la base de datos, es decir, limita
lo que una persona pueda digitar, estandarizando los datos y permitiendo una mejor
estadística de éstos.

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Para comprender mejor el concepto, se realizará el siguiente ejemplo:

Se tiene un formato para el ingreso de los datos de los nuevos estudiantes (ver
imagen), para que al momento de digitar la información se realice de manera
correcta se van a limitar las columnas de Identificación, Edad, Celular y de Sexo,
para ello sigue este procedimiento:

FORMATO INGRESO DATOS 1

Limitar la columna de Identificación

Como los números de Identificación, no superan los 10 dígitos, esta columna se

limitarán así:
a) Selecciona la columna de Identificación, para ello bastará con hacer clic sobre
el encabezado de la columna.
b) Haz clic en la ficha >Datos, y dentro del grupo Herramientas de datos haz
clic en > Validación de datos.

* Tenga en cuenta que:

 Para aplicar la validación de datos sobre una celda específica, deberás asegurarte
de seleccionar dicha celda y posteriormente ir a la ficha Datos > Herramientas
de Datos > Validación de datos.
 Para aplicar el mismo criterio de validación a un rango de celdas, deberás
seleccionar dicho rango antes de ejecutar el comando Validación de datos y
eso hará que se aplique el mismo criterio para todo el conjunto de celdas.

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BOTÓN VALIDACIÓN DATOS 1

c) Al pulsar dicho comando se abrirá el cuadro de diálogo: Validación de

datos donde, de manera predeterminada, la opción Cualquier valor estará
seleccionado, lo cual significa que está permitido ingresar cualquier valor en
la celda. Sin embargo, puedes elegir alguno de los criterios de validación
disponibles para hacer que la celda solo permita el ingreso de un número
entero, un decimal, una lista, una fecha, una hora o una determinada
longitud del texto.

Para este ejemplo selecciona la opción de Longitud de Texto.

CUADRO DIÁLOGO VALIDACIÓN DATOS 1

d) En la caja de Datos, selecciona la condición > entre. En la imagen puedes

observar las otras opciones de condiciones que son las mismas que se usan
en la Función SI.

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SELECCIONAR CRITERIO VALIDACIÓN 1

e) Posteriormente vas a limitar la longitud de dígitos por medio de los cajones

de Mínimo y Máximo que automáticamente aparecen al seleccionar la
condición de Entre, las cuales para este ejemplo son: Mínimo 0 y Máximo
10, como se puede observar en la siguiente imagen:

OPCIÓN ADICIONAL VALIDACIÓN 1

f) Antes de hacer clic en aceptar verifique que la opción de Omitir blancos este
seleccionada, esto para que al momento de entrar en el modo de edición de
la celda se pueda dejar como una celda en blanco, es decir, se pueda pulsar
la tecla Entrar para dejar la celda en blanco.

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g) Por último, haga clic en > Aceptar.

Limitar la columna de Edad y Celular

Como en ambas columnas se deben digitar datos numéricos es necesario limitar los
datos para no permitir escribir texto, así:

a) Selecciona la columna de Edad, para ello bastará con hacer clic sobre el
encabezado de la columna.
b) Haz clic en ficha >Datos, y dentro del grupo Herramientas de datos haz clic
en >Validación de datos.
c) En el cuadro de diálogo de Validación de Datos en la caja de Permitir,
selecciona >Número entero.
d) En la caja de Datos, selecciona >Mayor que.
e) Automáticamente aparece la caja de Mínimo, donde digitarás cero (0), así
las celdas solo permitirán digitar números.
f) Haz clic en >Aceptar.

ESTABLECIENDO VALOR MÍNIMO 1

NOTA: Para la columna de Celular, realice el mismo procedimiento.

Limitar la columna de Sexo

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Para que exista una estandarización de datos y solo se pueda digitar o

seleccionar Femenino y Masculino, sin Hombre o Mujer se puede usar la opción
de > Lista, de la siguiente manera:

a) Selecciona la columna de Sexo, para ello bastará con hacer clic sobre el
encabezado de la columna.
b) Haz clic en la ficha >Datos, y dentro del grupo Herramientas de datos haz
clic en > Validación de datos.
c) En el cuadro de diálogo de Validación de Datos en la caja de Permitir,
selecciona > Lista.
d) En la caja de origen indica la lista de valores que deseas permitir dentro de
la celda, que en este caso es Femenino y Masculino.

* Se pueden colocar tantos valores como sea necesario y deben emplearse por el carácter
de separación de listas configurado en el equipo, ya sea la coma (,) o el punto y coma (;).

PARÁMETROS CRITERIO LISTA 1

e) Haz clic en > Aceptar. Al momento de hacer clic en el botón Aceptar podrás
confirmar que la celda mostrará un botón a la derecha donde podrás hacer
clic para visualizar la lista de opciones disponibles:

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RESULTADO CONFIGURACIÓN VALIDACIÓN 1

6. ELIMINAR VALIDACIÓN DE DATOS

Para eliminar una limitación hecha por Validación de Datos a una celda o a un rango,
deberás seleccionar dichas celdas, abrir el cuadro de diálogo Validación de datos,
pulsa el botón >Borrar todos y haz clic en > Aceptar.

BOTÓN BORRAR TODOS 1

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7. PERSONALIZAR MENSAJE DE ENTRADA

En el cuadro de diálogo de Validación de datos hay dos pestañas más, una de ellas
es Mensaje de entrada, el cual aparecerá cada vez que hagas clic sobre la celda a la
cual asignaste el mensaje.

Para crear el mensaje de entrada:

a) Selecciona la celda o el rango de datos.
b) Haz clic en la ficha >Datos, y dentro del grupo Herramientas de datos haz
clic en > Validación de datos.
c) Haz clic en la pestaña de >Mensaje de Entrada.
d) Tanto en la caja de Título como en la de Mensaje de Entrada, digita la
información que deseas que se visualice, por ejemplo:

MENSAJE DE ENTRADA 1

Al hacer clic sobre una celda de esta columna aparecerá el mensaje:

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RESULTADO MENSAJE ENTRADA 1

8. PERSONALIZAR MENSAJE DE ERROR

El Mensaje de Error sirve para informar a la persona que está digitando, que ingreso
un número o un texto que no corresponde según la limitación que se ha creado. Para
personalizar el mensaje debes ir a la pestaña Mensaje de error que se encuentra
dentro del mismo cuadro de diálogo Validación de datos.

MENSAJE DE ERROR 1

Existen tres tipos de Mensaje de Error, cada uno con un icono y botones diferentes:

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 Detener: No permite escribir ningún otro dato diferente al asignado por el

comando de Validación de datos. Mostrará los botones Reintentar, Cancelar
y Ayuda.
 Advertencia: Como su nombre lo indica, avisa a la persona que ha cometido
un error de digitación, permitiendo digitar la palabra. Mostrará los botones
Si, No, Cancelar y Ayuda.
 Información: Solo informará que está digitando algo mal, o el dato no es
permitido, dejando escribir la palabra. Mostrará los botones Aceptar,
Cancelar y Ayuda.

La caja de texto Título permitirá personalizar el título de la ventana de error, que de

manera predeterminada se muestra como Microsoft Excel. Y la caja de texto Mensaje
de error permitirá introducir el texto que deseas mostrar dentro de la ventana de
error.

Ejemplo:

CONFIGURADO MENSAJE DE ERROR 1

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RESULTADO INGRESO ERRADO DE DATOS 1

9. LISTAS DESPEGABLES DEPENDIENTES

Una de las características más útiles de validación de datos es la capacidad de crear

una lista desplegable que permite a los usuarios seleccionar un valor de una lista
predefinida. Las listas desplegables facilitan que los usuarios ingresen sólo datos
que cumplan con sus requisitos.
Hacer listas desplegables dependientes en Excel es fácil, todo lo que necesitas es
unos cuantos rangos nombrados y la fórmula INDIRECTA. Este método funciona
con todas las versiones de Excel 2016, 2013, 2010 y anteriores.

Paso 1. Escribir la información para la lista despegable: En primer lugar, escribe la

información que deseas que aparezcan en las listas desplegables, cada lista debe ir
en una columna aparte. Por ejemplo, estoy creando una lista desplegable de frutas
exportadas de Colombia a otros países, en la columna A se encuentra la información de
las frutas de exportación y las otras 3 columnas enumeran los elementos de las listas
despegables dependientes.

CELDAS PARA LISTAS DESPLEGABLES 1

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Paso 2: Asignar nombre a un rango de Datos: Ahora necesitas crear nombres al rango
de celdas para su lista principal y para cada una de las listas dependientes. Puedes
hacerlo seleccionando el rango de celdas de las listas y añadir el nombre
directamente en el Cuadro de nombre. Presta atención en no seleccionar el
encabezado de la columna.

 Lista principal: Selecciona el rango de celdas que contienen la información

de las frutas de exportación y nómbrala FRUTA.

ASIGNAR NOMBRE LISTA PRINCIPAL 1

 Lista dependiente # 1: Selecciona el rango de celdas que contienen la

información de los países a los que se exporta el Banano. Este rango de datos
debe nombrarse BANANO exactamente igual que la fruta de exportación
que está en la lista FRUTA.

NOMBRE LISTA DEPENDIENTE 1 1

 Lista dependiente # 2: Selecciona el rango de celdas que contienen la

información de los países a los que se exporta la piña. Este rango de datos
debe nombrarse PIÑA exactamente igual que la fruta de exportación que
está en la lista FRUTA.

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NOMBRE LISTA DEPENDIENTE 2 1

 Lista dependiente # 3: Selecciona el rango de celdas que contienen la

información de los países a los que se exporta la uchuva. Este rango de datos
debe nombrarse UCHUVA exactamente igual que la fruta de exportación
que está en la lista FRUTA.

NOMBRE LISTA DEPENDIENTE 3 1

Una vez terminada esta tarea tendré 4 rangos nombrados. Para ver esa lista
de rangos nombrados puedes ir a la ficha Fórmulas y hacer clic en el botón
Administrador de nombres.

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CUADRO DIÁLOGO ADMINISTRADOR NOMBRES 1

Si necesitas modificar o eliminar un grupo de celdas, el Administrador de

nombres, te permitirá realizar cualquier cambio.

Paso 3: Realizar la primera lista desplegable (principal): En la misma o en otra hoja

de cálculo, selecciona una celda en la que deseas que aparezca tu lista desplegable
principal. Ve a la ficha Datos, haz clic en Validación de datos y del cuadro de
dialogo Permitir selecciona la opción Lista y en el cuadro de Origen coloca el valor
“=FRUTA” que es el nombre del rango de las frutas.

GENERAR LISTA DESPLEGABLE 1

Como resultado, tendrás un menú desplegable en tu hoja de Excel similar a esto:

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RESULTADO LISTA DESPLEGABLE 1

Paso 4: Crear las listas desplegables dependientes: Selecciona una celda de la hoja
de cálculo y vuelve a aplicar la Validación de datos de Excel como se describe en el
paso anterior. Pero esta vez, en lugar del nombre del rango, introduce la siguiente
fórmula en el campo ORIGEN.
=INDIRECTO(A10)
Donde A10 es la celda con su primera lista desplegable (principal).

ASIGNAR FUNCIÓN INDIRECTO 1

Si la celda A10 está vacía, obtendrás el mensaje de error "El origen actualmente
evalúa un error. ¿Desea continuar?”, haz clic con seguridad en Sí y, en cuanto
selecciones un elemento del primer menú desplegable, verás las entradas
correspondientes a él en la segunda lista dependiente.

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RESULTADO VALIDACIÓN Y FUNCIÓN 1

Realiza los anteriores pasos para crear las demás listas despegables dependientes.

10. VALIDACIÓN DE DATOS PERSONALIZADA

Microsoft Excel tiene varias reglas de validación de datos integradas para números,
fechas y texto, pero sólo cubren los escenarios más básicos. Si deseas validar un
rango de celdas con sus propios criterios, crea una regla de validación personalizada
basada en una fórmula.
a) Selecciona la celda o rango de celdas para validar.
b) Abre el cuadro de diálogo Validación de datos. Para ello, haz clic en el botón
Validación de datos en la ficha Datos.
c) En la pestaña Configuración de la ventana de diálogo Validación de datos,
selecciona Personalizada en el cuadro Permitir e ingresa tu fórmula de
validación de datos en el cuadro Fórmula.
d) Haz clic en Aceptar.

CONFIGURACIÓN VALIDACIÓN PERSONALIZADA 1

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Opcionalmente, puedes agregar un mensaje de entrada personalizado y una alerta

de error que aparecerá cuando el usuario seleccione la celda validada o ingrese datos
no válidos, respectivamente.
A continuación, se realizarán algunos ejemplos de validación de datos
personalizadas para diferentes tipos de datos.

10.1 Validación de datos personalizada permitiendo sólo números

Ninguna de las reglas incorporadas de validación de datos en Excel atiende a

una situación muy típica cuando es necesario restringir a los usuarios el
ingreso de sólo números en celdas específicas. Pero esto se puede hacer
fácilmente con una fórmula de validación de datos personalizada basada en la
función ESNUMERO():

ESNUMERO: comprueba si el valor es número y devuelve verdadero o falso.

Se realizará un ejemplo para entender el concepto de validación de datos

personalizada para permitir solo números. La imagen muestra una tabla con
información de productos y se ingresará la cantidad de cada uno ellos que se
encuentran en bodega.

CELDAS VALIDACIÓN PERSONALIZADA 1

a) Selecciona la celda.
b) En el cuadro de dialogo Validación de datos en la ficha Datos,
selecciona Personalizada en el cuadro Permitir, ingresa la fórmula
ESNUMERO(C3) en el cuadro Fórmula.

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VALIDACIÓN CON FUNCIÓN ESNUMERO 1

Para que las demás celdas puedan utilizar la validación de datos creada
en la Celda C3, simplemente debes arrastrar la formula con el
controlador de relleno de Excel en las demás celdas.

RESULTADO VALIDACIÓN FUNCIÓN ESNUMERO 1

10.2 Validación de datos personalizada para permitir sólo texto

Si estás buscando lo contrario, para permitir sólo las entradas de texto en un

rango determinado de celdas, crea una regla personalizada con la función
ESTEXTO.

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VALIDACIÓN FUNCIÓN ESTEXTO 1

Para que las demás celdas puedan utilizar la validación de datos creada en la
Celda D6, simplemente debes arrastrar la formula con el controlador de relleno
de Excel en las demás celdas.

RESULTADO VALIDACIÓN FUNCIÓN ESTEXTO 1

10.3 Permitir que el texto comience con caracteres específicos

Si todos los valores de un determinado rango de celdas deben comenzar con

un carácter o subcadena de caracteres en particular, haz la validación de datos
de Excel basada en la función CONTAR.SI.
=CONTAR.SI(Celda;"texto*")
Por ejemplo, para asegurarte de que todos los pedidos están en una columna
A, deben empezar con el prefijo "AA-", "aa-", "Aa-" o "aA-" (sin mayúsculas),
define la regla personalizada con estos datos, la fórmula de validación será:

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VALIDACIÓN FUNCIÓN CONTAR.SI 1

RESULTADO VALIDACIÓN FUNCIÓN CONTAR.SI 1

Si no cumple con el criterio de la validación de datos, Excel presenta una

ventana de error.

MENSAJE INGRESO DATO ERRADO 1

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10.4 Fórmula de validación con la lógica o múltiples criterios

En caso de que hayan 2 o más prefijos válidos, agrega varias funciones

CONTAR.SI, de modo que tu regla de validación de datos de Excel funcione
con la lógica OR:

=CONTAR.SI(A2;"aa-*")+CONTAR.SI(A2;"bb-*")

CELDAS A VALIDAR 1

VALIDACIÓN VARIAS FUNCIÓN CONTAR.SI 1

10.5 Validación de datos personalizada con distinción de texto en mayúscula

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Si el asunto de carácter es importante, utiliza EXACT en combinación con la

función LEFT para crear una fórmula de validación con distinción entre
mayúsculas y minúsculas para las entradas que comiencen con texto específico:
=IGUAL(IZQUIERDA(celda; número de caracteres); texto)
Por ejemplo, para permitir que sólo aquellos ORDEN ID que comienzan con
letras exactas "AA-" (ni "aa-" ni "Aa-" están permitidos), utiliza esta fórmula:
=IGUAL(IZQUIERDA(A3;3);”AA-“)

CELDAS PROCESO VALIDACIÓN 1

VALIDACIÓN FUNCIONES IGUAL-IZQUIERDA 1

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10.6 Validación de datos para permitir sólo entradas únicas y no permitir

duplicados

En situaciones en las que una determinada columna o un rango de celdas no

deben contener duplicados, configura una regla de validación de datos
personalizada para permitir únicamente entradas únicas. Para ello, se utilizará
la clásica fórmula CONTAR.SI para identificar duplicados:

=CONTAR.SI(Rango, celda superior)<=1

Por ejemplo, para asegurarte de que sólo un identificador de pedido ORDEN

ID se introduce en las celdas A3 a A7, crea una regla personalizada con esta
fórmula de validación de datos, se recomienda que el rango seleccionado no
cuente con datos en el momento de la creación de la fórmula:

=CONTAR.SI($A$3:$A$7;A3)<=1

CELDAS VALIDACIÓN ENTRADAS ÚNICAS 1

Por favor, observa que se ha bloqueado el rango con referencias de celdas

absolutas (A$3:$A$7) y se utiliza una referencia relativa para la celda superior
(A2) para que la fórmula se ajuste correctamente para cada celda del rango
validado.

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RESULTADO VALIDACIÓN ENTRADAS ÚNICAS 1

11. CONSOLIDAR

El comando Consolidar permite, como su nombre lo

indica, consolidar los datos de diferentes hojas de Excel
en una sola hoja.

Ejemplo:
Las ventas de una lista de Productos del mercado del primer trimestre del año están
cada una en una hoja diferente, se necesita consolidar los datos para un informe.
Para ello realiza el siguiente procedimiento.

CELDAS DE HOJAS A CONSOLIDAR 1

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a) Crea una nueva hoja y desde allí haz clic en el botón Consolidar que se
encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Herramientas de datos.

BOTÓN CONSOLIDAR 1

b) Se mostrará el cuadro de diálogo Consolidar en donde debes seleccionar en

la lista que se despliega de la caja de Función, la función que desea realizar
al consolidar los datos, en este ejemplo se elegirá Suma.

DEFINIR FUNCIÓN CONSOLIDAR 1

c) Especifica cada uno de los rangos de las diferentes hojas. Puedes hacer clic
en el botón de selección de referencia para seleccionar los rangos fácilmente.

DEFINIR REFERENCIAS A CONSOLIDAR 1

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d) Una vez especificada la referencia debes pulsar el botón >Agregar. De la

misma manera se deben agregar cada una de las hojas hasta tener todas las
referencias enlistadas.

SELECCIONAR CELDAS CONSOLIDAR 1

e) Finalmente marca los cuadros de selección de rótulos en la Fila superior y

en Columna Izquierda de manera que los datos sean presentados
adecuadamente.

VERIFICAR REFERENCIAS A CONSOLIDAR 1

f) Al pulsar el botón >Aceptar, Excel realizará la consolidación de los datos.

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RESULTADO CONSOLIDACIÓN 1

12. ELIMINAR REFERENCIA

Para eliminar una referencia deberás abrir el cuadro de diálogo Consolidar,

seleccionar la Referencia a borrar, pulsar el botón >Eliminar y hacer clic en >
Aceptar.

BOTÓN ELIMINAR REFERENCIA CONSOLIDAR 1

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13. ANÁLISIS DE HIPÓTESIS

El comando de Análisis de Hipótesis se encuentra divido en

tres comandos: Administrador de escenarios, Buscar objetivo y
Tabla de datos, a continuación, se explicará cada uno.

13.1 Administrador de Escenarios

Este comando permite mostrar los cambios de un resultado cuando cambian los
datos. Para comprender el concepto se realizará el siguiente ejemplo:

Se tiene un cuadro con los ingresos y gastos de una persona, y la utilidad que al
final obtiene:

CELDAS ANÁLISIS HIPÓTESIS 1

a) Selecciona la ficha Datos y haz clic en el comando Análisis de hipótesis,

automáticamente se muestra una lista desplegable. Allí, selecciona la opción
Administrador de Escenarios.

BOTÓN ANÁLISIS DE HIPÓTESIS 1

b) Surge un cuadro de diálogo Administrador de escenarios, donde debes

empezar a agregar escenarios de acuerdo a tus necesidades.

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CUADRO DE DIÁLOGO ESCENARIOS 1

c) En el cuadro de diálogo Agregar escenario, debes digitar en la caja >Nombre

del escenario, un nombre acorde al cambio de escenario. En la caja de
>Celdas cambiantes selecciona la celda del dato que va a cambiar, en este
ejemplo será la celda de ingreso (B2). Y haz clic en >Aceptar.

MODIFICACIÓN ESCENARIO 1

d) En el cuadro de diálogo Valores del escenario que aparecerá luego de hacer

clic en Aceptar, digita el valor cambiante, en este ejemplo un valor mayor. Y
haz clic en >Aceptar.

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VALOR CAMBIANTE ESCENARIO 1

Agrega más escenarios ejecutando el mismo procedimiento del paso 3,

tantos como sea necesario, observa el ejemplo en la siguiente imagen:

CUADRO DIÁLOGO ADMINISTRADOR ESCENARIOS 1

* Se pueden modificar y eliminar los escenarios desde los botones con estos
nombres.

e) Haz clic en el botón > Resumen, para señalar la celda de Resultado.

RESUMEN ESCENARIO 1

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f) Al hacer clic en >Aceptar, aparecerá una nueva hoja en Excel con los
escenarios creados y sus resultados.

RESULTADO ESCENARIO 1

13.2 Buscar objetivo

El objetivo de la herramienta de Análisis de Hipótesis, Buscar objetivo es

resolver variables de una ecuación de dos incógnitas en la cual se conoce el valor
de una de las incógnitas, por ejemplo, ayuda a encontrar la tasa de interés más
alta que se deberá pagar por un préstamo.

Ejemplo:
Crea una tabla de amortización, donde al ir pagando un préstamo de $6.500.000,
deduciendo los intereses del 2% al final de la cuota número 12 el saldo quede en
cero.

CELDAS BUSCAR OBJETIVO 1

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Para resolver el ejemplo realice el siguiente procedimiento:

a) Selecciona la ficha Datos y haz clic en el comando Análisis de hipótesis,
automáticamente se muestra una lista desplegable. Allí, selecciona la opción
Buscar objetivo.

OPCIÓN BUSCAR OBJETIVO 1

b) Aparecerá un cuadro de diálogo que contiene 3 campos:

 Definir la celda: esta es la celda que

contendrá el resultado deseado que, en este
caso, será el saldo cero, por lo que la celda
sería G16.
 Con el valor: este es el resultado deseado,
para este ejemplo, Cero.
 Para cambiar celda: se trata de la celda
donde se ubicará la respuesta de la
búsqueda de objetivos (en este caso, la PARÁMETROS BUSCAR OBJETIVO
cuota). En el ejemplo, se usará la celda D5. 1

c) Al hacer clic en > Aceptar, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: haz

nuevamente clic en > Aceptar.

ESTADO BÚSQUEDA OBJETIVO 1

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El resultado será:

RESULTADO BUSCAR OBJETIVO 1

13.3 Tabla de datos

Ejemplo:
Se solicita un crédito hipotecario de $65.000.000 a pagar mensualmente en 20
años (240 mensualidades) a un interés del 3,50% anual, y se desea saber a cuánto
ascenderán los pagos para otros intereses.

CELDAS TABLA DE DATOS 1

* Ten en cuenta que en la celda del Pago mensual se debe usar la función Pago, como se puede
observar en la imagen anterior.

Para resolver este problema se debe crear una tabla donde el interés tome
distintos valores.

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INTERESES PRÉSTAMOS 1

a) Ubícate en la celda Pago mensual de la tabla, es decir en F6. Es

imprescindible situar el cursor en esa celda. Cuando los valores de la
variable (en este ejemplo, el interés del préstamo) se encuentran en una
columna, la fórmula que hay que usar como base para crear la Tabla de datos
debe estar situada, obligatoriamente, en la celda que se encuentra una fila
por encima de la lista y una columna a la derecha.
b) Debes elegir una celda vacía que Excel utilizará como celda de entrada para
los cálculos (será la E2). Esta celda se usará en el primer argumento de la
función PAGO, así en F6 se digitará:

INGRESAR FUNCIÓN PAGO 1

c) Selecciona el rango de la tabla de valores de interés (E6:F16), selecciona la

ficha Datos y haz clic en el comando Análisis de hipótesis,

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automáticamente se muestra una lista desplegable. Allí, selecciona la opción

Tabla de datos. Se mostrará el cuadro de diálogo Tabla de datos.

OPCIÓN TABLA DE DATOS 1

CELDAS ENTRADA TABLA 1

d) Puesto que la lista de datos está en una columna (E), se debe dejar en blanco
la caja de Celda de entrada (fila) y en la caja de Celda de entrada (columna)
digita o selecciona la celda vacía que había elegido (E2). Haz clic en
>Aceptar y el resultado será:

DEFINIR CELDA ENTRADA COLUMNA 1

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RESULTADO TABLA DE DATOS 1

14. PROTECCIÓN DE HOJAS

Para evitar que accidental o deliberadamente, otros usuarios cambien,

muevan o eliminen datos de una hoja de cálculo, puedes bloquear las
celdas de la hoja de cálculo de Excel y luego proteger la hoja con una
contraseña.

a) Elegir los elementos de celda que quieres bloquear

Los elementos que se pueden bloquear en una hoja desprotegida son:

 Fórmulas: Si no deseas que otros usuarios vean sus fórmulas, puedes
ocultarlas para que no se vean en las celdas o la barra de fórmulas.
 Rangos: Puedes permitir que los usuarios trabajen en rangos concretos
dentro de una hoja protegida. Para más información:

* Los controles ActiveX, los controles de formulario, las formas, los gráficos, los
gráficos SmartArt, los mini gráficos, las segmentaciones de datos, las escalas de
tiempo, entre otros, ya están bloqueados cuando se agregan a una hoja de cálculo.
Pero el bloqueo solo funcionará cuando se habilite la protección de la hoja.

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b) Habilitar la protección de hojas de cálculo

La protección de hojas de cálculo es un proceso de dos pasos: el primer paso

consiste en desbloquear las celdas que otros usuarios pueden editar y el segundo
proteger la hoja de cálculo con o sin contraseña.

c) Desbloquear las celdas que tienen que ser editables

Para desbloquear las celdas que tienen que ser editables, realice este
procedimiento:

1. En el archivo de Excel, selecciona la pestaña de la hoja de cálculo que quieres

proteger.
2. Selecciona las celdas que otros usuarios pueden editar. Para seleccionar
varias celdas no contiguas, presiona Ctrl + clic Izquierdo.

SELECCIONAR CELDAS PROTECCIÓN 1

3. Haz clic con el botón derecho en cualquier lugar de la hoja y selecciona

Formato de celdas.

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MENÚ CONTEXTUAL FORMATO DE CELDAS 1

4. Luego ve a la etiqueta Proteger y desactiva la opción Bloqueada.

DESHABILITAR OPCIÓN BLOQUEADA 1

EJEMPLO OPCIONES PROTEGER 1

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d) Proteger la hoja de cálculo

Una contraseña impide que otras personas quiten la protección de la hoja de

cálculo: es necesario escribirla para desproteger la hoja.
Los pasos que se detallan a continuación son necesarios para proteger la hoja:

1. En la pestaña Revisar, haz clic en >Proteger hoja, que se encuentra en el

grupo Cambios.

BOTÓN PROTEGER HOJA 1

2. En el cuadro de diálogo de Proteger hoja, en la lista Permitir a los usuarios

de esta hoja de cálculo, selecciona los elementos que quieres que los
usuarios puedan cambiar.

OPCIONES PROTEGER HOJA 1

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Las opciones que aparecen seleccionadas de manera predeterminada son

Seleccionar celdas bloqueadas y Seleccionar celdas desbloqueadas. Lo
que ambas opciones indican es que se está dando permiso a los usuarios de
seleccionar y copiar las celdas de la hoja. Si se desmarcan estas cajas de
selección entonces nadie podrá seleccionar las celdas sino solamente ver la
información en pantalla.

3. Si lo deseas, escribe una contraseña en el cuadro Contraseña para desproteger

la hoja: y haz clic en Aceptar. Vuelve a escribir la contraseña en el cuadro de
diálogo Confirmar contraseña y haz clic en Aceptar. Es fundamental que
recuerdes la contraseña. Si la olvidas, Microsoft no puede recuperarla.

ASIGNAR Y CONFIRMAR CONTRASEÑA 1

Cuando alguien escriba sobre las celdas bloqueadas aparecerá un Advertencia:

MENSAJE INGRESO DATOS INCORRECTOS 1

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