CONTABILIDAD II

TEMA 1
EL EFECTIVO
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Capítulo I – El Efectivo

Contenido:

-Concepto de efectivo.
-Fondos.
-Conciliación bancaria y partidas en conciliación.
-Métodos de conciliación bancaria.
-Ejercicios resueltos y propuestos.

Objetivo General: Conocer los aspectos teóricos y prácticos relacionados con el

efectivo y la preparación de la conciliación bancaria.

Concepto de efectivo

El efectivo es el activo que tiene mayor uso para cualquier organización, ya que
representa el medio de intercambio más apropiado para realizar las distintas
operaciones. La familia de monedas y billetes que emite el Banco Central de
Venezuela conforman el corazón del efectivo en el país, y el mismo, puede estar
reflejado en distintas formas equivalentes, como por ejemplo: los depósitos en
cuentas corrientes.

Para que el efectivo sea considerado como un activo de la empresa, es necesario que
le pertenezca a la misma, y que esté accesible para honrar sus compromisos
inmediatos.

Según Meigs Johnson y Meigs Walter, en su obra titulada Contabilidad – 1988,

establecen lo siguiente: “cualquier medio de intercambio que un banco acepte como
depósito puede incluirse en la cuenta de efectivo” pp. 291.

Las monedas y billetes de curso legal en el país, los depósitos en cuentas corrientes
y los cheques sin restricciones para su cobro son considerados como efectivo. Ahora,
existen casos en los cuales la empresa no tiene el dinero accesible de forma
inmediata para cumplir con sus compromisos, por lo cual, no se puede considerar como
efectivo. Ejemplo: un cheque con fecha adelantada de cobro o una cuenta corriente en
un banco intervenido.
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Fondos

Las empresas suelen realizar ciertos tipos de pagos en forma regular y permanente;
por lo cual, deciden aplicar como política administrativa: la separación de una parte
del efectivo para así garantizar la cancelación de este tipo de compromisos. A esta
separación de efectivo, se le conoce como fondo de efectivo. Algunos de los fondos
más utilizados por las empresas son el fondo para caja chica y el fondo de nómina.

Normalmente los pagos en efectivo realizados por las empresas suelen efectuarse
mediante la emisión de cheques, con la finalidad de prevenir robos o pérdidas de
efectivo; sin embargo, para realizar pagos menores resulta más cómodo apartar una
determinada suma de dinero, que sea suficiente para tal fín. A este apartado se le
conoce como fondo de caja chica.

Etapas del Funcionamiento del Fondo de Caja Chica:

1.-) Apertura: Para la apertura de la caja chica, se debe preparar un cheque a favor
de la persona encargada de su manejo. El encargado cobra el cheque, y lleva la
totalidad del efectivo a la empresa. A continuación se presenta el correspondiente
asiento contable:

-X-

Caja Chica xxx

Banco xxx

Para registrar apertura de caja chica.

2.-) Uso de la caja chica: Cada Bolívar que sale de la caja chica, está destinado a
cubrir gastos menores de la empresa, y éstos se deben justificar por medio de
facturas o comprobantes. El encargado de caja chica no debe canjear cheques, ni
aceptar vales de empleados, sin la respectiva autorización.
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3.-) Reembolso de caja chica: La caja chica debe ser repuesta a su monto inicial cada
cierto tiempo, específicamente cuando el efectivo de la caja ha llegado a un nivel
mínimo establecido. Para reponer la caja, se emite un cheque a nombre del encargado
de la misma, por una cantidad equivalente al total de Bolívares que salieron de la
caja desde el último reembolso. Los comprobantes que soportan las salidas del
efectivo, deben ser marcados o sellados como verificados, en el momento de realizar
la reposición de la caja chica. A continuación se presenta un asiento contable del
caso:

-X-

Fletes en compras xxx

Gastos de servicios xxx

Gastos artículos de oficina xxx

Gastos de transporte xxx

Banco xxx

Para registrar la reposición del fondo fijo de caja chica.

Conciliación Bancaria y partidas en conciliación

La conciliación bancaria es un documento financiero preparado por un contador público

o por lo general por un tenedor de libros, el cual, resulta sumamente útil para el
control y la contabilización de los movimientos de efectivo de cualquier empresa. La
preparación de este documento se inicia con una comparación exhaustiva entre: el
estado de cuenta preparado por el banco, donde la empresa tiene su efectivo, y el
mayor auxiliar de bancos perteneciente a la contabilidad de la empresa.

Una vez finalizadas las actividades comparativas, los resultados de las mismas se
presentan de una forma muy clara y precisa en la conciliación bancaria; para así,
aclarar los motivos por los cuales no coincide la información del banco con la de la
empresa.

Según Donald E. Kieso y Jerry J. Weygandt, en su obra titulada Contabilidad

Intermedia – 1.995 establecen lo siguiente: “Una conciliación bancaria es una cédula
que indica y explica todas las diferencias entre los registros de efectivo del banco
y los de la compañía. Si la diferencia es resultado sólo de las transacciones que aún
no ha registrado el banco, se considera

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que los registros de la empresa son correctos. Pero si alguna parte de la diferencia
se debe a otras cosas, será necesario ajustar los registros de la empresa, los del
banco o ambos” pp. 354.

Las principales razones por las cuales el saldo según el banco no coincide con el
saldo según libros de la empresa se conocen como partidas en conciliación, y ellas
son:

-Depósitos que se encuentran pendientes por ser registrados en la información

del banco.

-Cheques emitidos y que aún no han sido cobrados por sus beneficiarios, por lo
cual, el banco todavía no los ha deducido de la cuenta de la empresa.

-Cargos o abonos que el banco le realiza a la empresa por distintos motivos,

pero que todavía no han sido contabilizadas por la empresa.

-Errores u omisiones del banco y/o la empresa.

Métodos de conciliación bancaria

Existen tres (3) métodos para preparar la conciliación bancaria, los cuales son:
saldos correctos, saldos encontrados y cuatro columnas. En todos los métodos se deben
presentar en forma detallada, las partidas en conciliación que se identifiquen de la
comparación hecha entre: el estado de cuenta bancario y el mayor auxiliar de bancos
de la empresa.

En el método de saldos correctos, el objetivo principal es: calcular el saldo que

deberían reflejar tanto la empresa como la institución financiera al final de cada
mes. Para alcanzar este objetivo, es necesario partir de los saldos que presentan
ambas organizaciones a fin de mes, para luego, sumarles y/o restarles cada una de las
partidas pendientes de registro y proceder a corregir (por suma y resta) los posibles
errores u omisiones que hayan cometido cada una de las organizaciones.

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Empresa ABC
Conciliación Bancaria al dd/mm/20XX
Banco XY - Cta cte N° 0805 0864 7901000 57233
Saldos Correctos

Saldo final de la empresa XXX

Más: Notas de crédito no contabilizadas XXX
Menos: Notas de débito no contabilizadas (XXX)
Más o Menos: Errores u omisiones de la empresa XXX
Saldo correcto de la empresa XXX

Saldo final del banco XXX

Más: Depósitos no abonados por el banco XXX
Menos: Cheques no cobrados (XXX)
Más o Menos: Errores u omisiones del banco XXX
Saldo correcto del banco XXX

El método de saldos encontrados, busca específicamente explicar por qué el saldo que
refleja el estado de cuenta enviado por el banco, es distinto al saldo presentado por
la empresa en su mayor auxiliar. Para aclarar esta diferencia, al saldo final del
estado de cuenta mensual bancario, se le deben sumar las notas de débito no
registradas por la empresa y los depósitos no abonados por el banco, por otro lado,
se le restan las notas de crédito no contabilizadas por la empresa y los cheques no
debitados por el banco. Posteriormente se suman y/o restan los posibles errores u
omisiones que haya cometido el banco y los posibles errores u omisiones que haya
cometido la empresa; para finalmente, encontrar el saldo del mayor auxiliar de la
empresa.

Este método de saldos encontrados, se puede aplicar al contrario, es decir, desde el

saldo del mayor auxiliar de la empresa, hasta encontrar el saldo del estado de cuenta
bancario; para ello, se debe tomar en cuenta el uso debido de los signos de suma y
resta, de manera que se logren encontrar los saldos.

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Empresa ABC
Conciliación Bancaria al dd/mm/20XX
Banco XY - Cta cte N° 0805 0864 7901000 57233
Saldos Encontrados

Saldo según estado de cuenta bancario XXX

Más: Depósitos en tránsito XXX
Notas de débito no registradas XXX
Menos: Cheques en tránsito (XXX)
Notas de crédito no registradas (XXX) XXX
Más o menos: Errores u omisiones del banco (XXX)
Más o menos: Errores u omisiones de la empresa XXX
Saldo según mayor auxiliar de la empresa XXX

El método de cuatro columnas utiliza un par de columnas para la empresa y otro par
para el banco. La columna izquierda de cada ente se identifica como: debe y la
columna derecha como: haber. Luego se presentan los saldos finales de cada ente; a
los cuales, se les deben realizar aumentos o disminuciones, como consecuencia de las
partidas en conciliación ya identificadas. Finalmente se totalizan el debe y el haber
de cada institución, para así obtener los saldos correctos.
 Empresa ABC
Conciliación Bancaria al dd/mm/20XX
Banco XY - Cta cte N° 0805 0864 7901000 57233
Cuatro Columnas
Empresa Banco
Descripción
Debe Haber Debe Haber
Saldos finales XXX XXX
Notas de crédito no contabilizadas XXX
Notas de débito no contabilizadas XXX
Depósitos no abonados por el banco XXX
Cheques no cobrados XXX
Errores u omisiones de la empresa XXX XXX
Errores u omisiones del banco XXX XXX
Sub - totales XXX XXX XXX XXX
Saldos finales correctos XXX XXX

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Ejercicios resueltos

Ejercicio N° 1

La empresa El Constructor, C.A. crea el 15/07/2.010 un fondo para ser manejado como
caja chica por Bs. 800,00 , sólo para cancelar gastos menores o iguales a Bs. 100,00.

El 15/07/2.010 se cancela por servicio de Luz Bs. 98,00

El 16/07/.2.010 se cancela por el servicio de agua Bs. 85,00

El 18/07/2.010 se cancela Bs. 95,00 por material de oficina

El 21/07/2.010 se cancela por artículos de aseo Bs. 82,00

El 22/07/2.010 se paga factura por mantenimiento a la computadora Bs. 100,00

El 25/07/2.010 se cancela por taxis Bs. 80

El 29/07/2.010 se le emite un vale a la secretaría por Bs. 60

El arqueo de la caja chica al 31/07/2.010 refleja Bs. 180 en monedas y billetes.

Se Pide: Realizar los asientos necesarios en el libro diario.

Solución:

Gastos para la segunda quincena de Julio de 2.010 = Bs. 600,00

Efectivo al 31 / 07 / 2.010 = Bs. 180,00

Total Gastos y Efectivo = Bs. 780,00

Fondo de caja chica = Bs. 800,00

Faltante de caja chica = Bs. 20,00

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Libro Diario - El Constructor C.A.

2.010 Cuentas y Explicaciones Debe Haber

Julio 15 **1**
Caja Chica 800,00
Banco 800,00
Para registrar la apertura de caja chica.
Julio 31 **2**
Servicios públicos 183,00
Gasto artículos de oficina 95,00
Gasto por material de limpieza 82,00

Mantenimiento a equipos de computación 100,00

Transporte de personal 80,00

Cuentas por cobrar - empleados 80,00

Banco 620,00
Para registrar reposición de caja chica.
Totales Iguales … 1.420,00 1.420,00
Nota: Las cuentas por cobrar – empleados incluyen los 60,00 Bs. del vale de la
secretaría y los 20,00 Bs. que se le deben cobrar al custodio de la caja chica, por
el faltante generado en el manejo de la caja durante la segunda quincena de Julio de
2010.

Ejercicio N° 2

Preparar la conciliación bancaria de la empresa Abasto Pérez por el método de saldos

correctos y hacer los asientos correspondientes, con la información suministrada a
continuación:

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Banco de Venezuela
2.011 Descripción Ref. Debe Haber Saldo
Abril 1 Depósito N° 1600 23.400 23.400
" 4 Cheque N° 45221 5.200 18.200
" 4 Cheque N° 45222 494 17.706
" 6 Depósito N° 1601 8.320 26.026
" 8 Cheque N° 45223 2.080 23.946
" 8 Cheque N° 45224 741 23.205
" 12 Depósito N° 1602 18.590 41.795
" 18 Cheque N° 45225 4.810 36.985
" 20 Cheque N° 45226 2.080 34.905
" 22 Depósito N° 1603 481 35.386
" 25 Cheque N° 45227 1.716 33.670
" 26 Cheque N° 45228 2.990 30.680
" 27 Depósito N° 1604 5.980 36.660
" 28 Cheque N° 45229 949 35.711
" 29 Depósito N° 4676 2.119 37.830
" 29 Depósito N° 1605 2.392 40.222
" 29 Depósito N° 1606 1.833 42.055
 ABASTO PÉREZ – Cta Cte N° 0102 0151 7850466 12951

2.011 Descripción Debe Haber Saldo

Abril 1 Depósito N° 1600 23.400 23.400
" 4 Cheque N° 45221 5.200 18.200
" 6 Depósito N° 1601 832 19.032
" 8 Cheque N° 45223 2.080 16.952
" 12 Depósito N° 1602 1.859 18.811
" 18 Cheque N° 45224 7.410 11.401
" 22 Depósito N° 1603 481 11.882
" 25 Cheque N° 45226 2.080 9.802
" 27 Cheque N° 250 962 8.840
" 27 Depósito N° 1604 5.980 14.820
" 29 Cheque N° 45228 2.990 11.830
" 30 N.D. N°100541 - Chequera 17 11.813
" 30 N.C. N°2567 - Intereses 140 11.953
" 30 Cheque N° 45227 1.716 10.237

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Información adicional:

-El cheque N° 250 lo cargó al banco a dicha cuenta corriente por equivocación.

-El depósito N° 1602 fue registrado por el banco en forma errónea.

-El depósito N° 1601 de Bs. 832 corresponde al cobro de una factura a un

cliente, y el mismo fue registrado en los libros de la empresa en forma
errónea.

-El depósito N° 4676, correspondiente a la cuenta corriente del Banco del Sur,
fue registrado por la empresa por equivocación en esta cuenta.

-El cheque N° 45224 fue registrado por el banco en forma errónea.

Nota: El ejercicio resuelto N° 2 fue tomado y modificado del texto: El efectivo y la

conciliación bancaria de Ligia Margarita Rodríguez Paredes – ULA 2001, pp. 234
Solución:

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 Abasto Pérez
Conciliación Bancaria
Banco de Venezuela – Cta Cte N° 0102 0151 7850466 12951
Cuatro Columnas
Al 30 /04 / 2.011

Empresa Banco
Descripción
Debe Haber Debe Haber

Saldos al 30 / 04 / 2.011 42.055,00 ---- ---- 10.237,00

Cheque N° 45222 - No cobrado ---- ---- 494,00 ----

Depósito N° 1601 - Error (B) 832,00 (M) 8.320,00 ---- ----

Cheque N° 45224 - Error ---- ---- (B) 741,00 (M) 7.410,00

Depósito N° 1602 - Error ---- ---- (M) 1.859,00 (B) 18.590,00

Cheque N° 45225 - No cobrado ---- ---- 4.810,00 ----

Cheque N° 45229 - No cobrado ---- ---- 949,00 ----

Depósito N° 4676 - Banco del Sur ---- 2.119,00 ---- ----

Depósito N° 1605 - No abonado ---- ---- ---- 2.392,00

Depósito N° 1606 - No abonado ---- ---- ---- 1.833,00

Cheque N° 250 - Error ---- ---- ---- 962,00

N.D. N° 100541 - Chequera ---- 17,00 ---- ----

N.C. N° 2567 - Intereses 140,00 ---- ---- ----

Sub - Totales 43.027,00 10.456,00 8.853,00 41.424,00

Saldos Correctos 32.571,00 32.571,00

Nota: Las letras (M) y (B) que se ubican al lado izquierdo de algunos montos de la
empresa y el banco, indican que se debe eliminar de los registros el monto malo (M) o
incorrecto y ser sustituido por el monto bueno (B) o correcto.

Actividad: Ejercicios de selección múltiple.

-Encierre con un círculo la letra que contiene su respuesta elegida.

-Cuatro respuestas malas eliminan 1 buena.

1-Una cuenta en un banco intervenido, representa para una empresa. . .

a-Una inversión
b-Efectivo
c-Ninguna de las anteriores

2-En una cuenta bancaria se pueden depositar. . .

a-Euros
b-Cheques con fecha adelantada
c-Cheques pertenecientes a cuentas canceladas

3-La empresa ABC disponía en su cuenta bancaria de Bs. 42.500, y emitió un cheque por
Bs. 5.000. El beneficiario del cheque lo cobró inmediatamente, quedando
disponibles. . .

a-Bs. 47.500
b-Bs. 37.500
c-Bs. 50.500

4-Comercial Torres tiene un saldo en su cuenta bancaria de Bs. 34.000. Si Comercial

Torres decide realizar un depósito por Bs. 6.000, su nuevo saldo sería de. . .

a-Bs. 40.000
b-Bs. 28.000
c-Bs. 30.000

5-Una nota de crédito emitida por un banco a un cliente, le genera. . .

a-Un incremento en el saldo

b-Un efecto nulo
c-Una disminución en el saldo